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Sistema de envío de datos al Registro del CMBD Manual de Usuario


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Índice 1. Cómo entrar al sistema ...........................................................3 2. Validar ...............................................................................5 3. Historial .............................................................................9 4. Informe de Actividad ............................................................ 11 5. Cerrar trimestre .................................................................. 13 6. Ayuda .............................................................................. 15 7. Cambiar contraseña ............................................................. 15 8. Salir del sistema ................................................................. 16


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1. Cómo entrar al sistema

Se accede al sistema a través del Portal de Salud de la Junta de Castilla y León:

http://www.saludcastillayleon.es/ El sistema esta disponible tanto en el subportal “Profesionales” como en el subportal “Empresas”.

El acceso a cada uno puede realizarse haciendo clic en los iconos correspondientes a cada

subportal. En el menú lateral izquierdo podrá encontrar el enlace a la sección “Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD)” que contiene el acceso al sistema en el contenido que lleva por título “Acceso a la aplicación”. El contenido es el siguiente:

En la misma, podrá identificarse para acceder al sistema. En el campo etiquetado como “Usuario”, introduzca su NIF. En el campo “Contraseña”, introduzca la contraseña para la aplicación. Una vez haya introducido un nombre de usuario y contraseña válidos, pulse “Comenzar sesión” para acceder al sistema. Puede cancelar la operación pulsando “Cancelar” antes de cargarse la pantalla de bienvenida. Es necesario estar dado de alta en el sistema para poder acceder. Si el usuario introducido o la contraseña no son válidos, verá el siguiente mensaje: ERROR: Usuario no válido o clave incorrecta. Usuario = XXXX Nº intentos fallidos 1. Dispone de 3 intentos para acceder a la aplicación, por motivos de seguridad.


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Si los datos de usuario y clave son correctos, se muestra por defecto la siguiente pantalla:

En dicha pantalla, puede ver en la parte superior el siguiente menú:

Dicho menú le permite acceder a las siguientes funcionalidades del sistema, las cuales se explican en el presente manual: - Validar - Historial - Informe de Actividad - Cerrar trimestre - Ayuda - Cambiar contraseña - Salir del sistema Por defecto, la funcionalidad que se muestra una vez hemos accedido al sistema es “Validar”, debido a su importancia dentro de la aplicación.


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2. Validar Esta funcionalidad, la cual se carga por defecto al acceder al sistema, permite la validación de los ficheros XML definidos en el manual de procedimiento, y la posterior recogida de los informes de errores asociados. Además de entrar por defecto a esta funcionalidad una vez se haya identificado en el sistema, también puede acceder a la pantalla de envío y validación de ficheros a través de la opción “Validar” del menú”:

Podrá ver la siguiente pantalla (idéntica a la mostrada en el apartado anterior):

Pulse “Examinar” para seleccionar el archivo que desea enviar.


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Una vez pulsado dicho botón, se abrirá una ventana para realizar la selección del archivo:

Una vez seleccionado, pulse “Enviar archivo” para comenzar la validación:

Si el nombre del fichero es incorrecto, o el fichero esta corrupto o mal comprimido, se mostrará un mensaje donde se notifica la causa del error. Corrija el fichero según el mensaje, y vuelva a enviar.


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Si el fichero es correcto, aparecerá una barra de progreso que indica que la validación se esta realizando:

Dependiendo del número de episodios enviados, la validación podría llevar varios minutos. Espere a que el sistema termine de procesar el archivo completo. Una vez se haya realizado el procesamiento y validación del archivo podrá ver la siguiente pantalla:

Como puede ver, se muestra en pantalla la siguiente información: - Tipo: Es el tipo de fichero que acaba de validar, dependiendo de si los episodios son

hospitalarios (CMBD_AH) o ambulatorios (CMBD_PAE). - Incidencias: Porcentaje de errores detectados respecto al total de atributos

analizados.


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- Fecha en la que se ha realizado la validación. - Episodios: Número de episodios analizados en el XML enviado. - Informes: En esta sección dispone de enlaces a los siguientes informes y archivos:

o XML: Se trata del XML original remitido para validación. Puede utilizarlo para comprobar a posteriori los datos enviados. Para descargarlo o visualizarlo pulse el enlace siguiente:

El archivo está comprimido en un paquete de tipo ZIP.

o Resumen: Se trata de un resumen en PDF con información de los errores

detectados, porcentaje de altas con errores, tipo de fallos detectados (ausencia o error), etc. Para descargarlo o visualizarlo pulse el enlace siguiente:

Se muestra un ejemplo del aspecto del mismo en el anexo I. o Errores: Se trata de un paquete ZIP que contiene 2 ficheros de errores en

formato RTF, uno para la parte clínica y otro para la parte administrativa. Este informe en formato texto le permite saber exactamente en qué episodio concreto y qué dato contiene un error. Para descargarlo o visualizarlo pulse el enlace siguiente:

Los ficheros tienen el siguiente aspecto:

Cada línea viene precedida de una cabecera que permite identificar el episodio al que pertenece ese error:


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La cabecera, delimitada entre corchetes, esta formada por:

- Núm. Historia. - Código de identificación del paciente. - Fecha de alta (AH) o Fecha de contacto (PAE).

Utilice este informe para corregir el XML enviado tantas veces como crea conveniente hasta alcanzar el menor porcentaje de incidencias posible. NOTA: Algunos episodios podrían ser descartados en caso de ser repetidos, de contener valores vacíos para campos de identificación, o de no pertenecer al periodo adecuado También es posible que el fichero esté mal construido. En ese caso, se mostrará la siguiente pantalla:

Una construcción errónea del XML no permite al sistema analizarlo, por lo que el número de episodios tratados es 0. En este caso, en el informe de errores, puede ver el tipo de fallos que invalida el XML, como por ejemplo, un parámetro mal escrito o un cierre de etiquetas mal efectuado. Corrija los fallos hasta que el fichero sea analizable y vuélvalo a validar para comprobarlo.

3. Historial Todas las acciones realizadas en el sistema (tanto “Validar” como “Cerrar trimestre”) se almacenan en un historial que puede consultar, en formato lista con filtro. Para acceder al historial, pulse sobre el botón “Historial” del menú superior:

Podrá ver la siguiente pantalla:


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Las acciones de validación, se muestran en un tono azulado, mientras que las acciones de cierre de trimestre, de las que hablaremos más adelante, se muestran en un tono naranja. La información que se muestra para cada una de las acciones es análoga a la mostrada después de una validación finalizada con éxito, es decir, “Tipo”, “Incidencias”, “Fecha”, “Episodios” e “Informes”. Puede utilizar el filtro superior para consultar la información que le resulte interesante. Los campos por los que puede filtrar son los siguientes:

- Tipo: Filtra por episodios hospitalarios (CMBD_AH) o ambulatorios (CMBD_PAE). - Acción: Filtra por acciones de “Validación” o “Cierre de trimestre”. - Fecha: Permite filtrar las acciones realizadas entre dos fechas concretas. Puede

utilizar los calendarios ( ) para rellenar estos campos más fácilmente - Incidencias: Puede filtrar entre dos porcentajes de incidencia concretos. - Episodios: Permite filtrar las acciones con un número de episodios entre un rango

determinado. Seleccione los valores del filtro que considere oportunos, y pulse “Buscar” para obtener el listado que desee. Por defecto, el sistema muestra todas las acciones realizadas para su centro, sin aplicar filtro alguno.

4. Informe de Actividad

Acompañando al envío de los datos al Registro del CMBD y como requisito indispensable para el cierre del trimestre, se deben enviar los informes de actividad, tanto para las altas hospitalarias como para los procedimientos ambulatorios especializados. Estos informes deben reflejar el número episodios atendidos durante el periodo correspondiente y su distribución por servicio o especialidad. A continuación se describe el procedimiento para la realización de dichos informes. Para acceder a esta sección, pulse sobre el botón “Inf. Actividad” del menú superior:

Si es la primera vez que accede, podrá ver la siguiente pantalla:


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Al no existir ningún informe creado, se muestra el mensaje “No existen registros con los parámetros especificados”. Pulse cualquiera de los siguientes botones inferiores para crear un nuevo informe vacío:

NOTA: El sistema mostrará exclusivamente los botones para crear informes correspondientes a la actividad que lleve a cabo su centro.

Se desplegará un formulario como el siguiente:

Puede ver el informe completo en los anexos II y III, tanto para actividad ambulatoria como hospitalaria.


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Rellene los datos de acuerdo con la actividad para ese periodo y utilice los botones inferiores para realizar la opción que desee:

- Imprimir: Permite obtener una versión imprimible en PDF del informe actual. - Guardar: Guarda un borrador del informe para continuar en otro momento. Esta

opción no confirma los datos de forma definitiva. - Volver consulta: Cierra la ventana emergente.

Una vez haya guardado al menos un borrador, se mostrará un nuevo botón junto a los anteriores:

- Enviar: Esta opción le permite confirmar los datos, de forma que se enviará una copia electrónica de los mismos a la base de datos del sistema. Los informes enviados no podrán modificarse. El nombre de gerente es obligatorio. Una vez realizada esta acción, imprima una copia en papel y envíela firmada por correo postal a la dirección que consta en el propio informe. Siga las instrucciones del sistema para realizar el envío correctamente.

En la pantalla de informes de actividad, a medida que cree nuevos informes, podrá ver un historial de los mismos. Los informes guardados pero no enviados (borradores), se muestran en un tono azulado, mientras que los informes guardados y enviados, se muestran en un tono naranja:

En el historial de informes, se muestra la siguiente información:

- Tipo: Hospitalario o Ambulatorio. - Estado: Enviado o no enviado (borrador). - Fecha: Fecha de última modificación del informe. - Episodios: Número de episodios declarados en el informe.


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- Informe de actividad: Incluye el enlace para acceder al informe. En caso de que el

estado del informe sea “Enviado”, se abrirá sólo para lectura, mientras que si el estado es “No enviado”, el informe se abrirá con posibilidad de modificarlo.

5. Cerrar trimestre

Es necesario realizar la acción de cierre de trimestre para confirmar que los últimos datos validados son los correctos y los que pasarán a formar parte de la Base de Datos del sistema. Para acceder a la funcionalidad de cierre de trimestre, pulse sobre el botón “Cerrar trimestre” del menú superior:

Una vez haya accedido a esta sección, deberá seleccionar qué datos desea cerrar:

Una vez haya seleccionado un botón, podrá ver la siguiente pantalla:

En la misma, puede ver los datos que se dispone a consolidar con el cierre de trimestre, con un formato similar al de las pantallas de validación o historial. Si esta de acuerdo con los datos que se van a enviar, pulse el botón “Cerrar trimestre”. Se mostrarán dos ventanas de confirmación:


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Si confirma ambas ventanas, podrá ver la siguiente pantalla:

Además de la información que ya estaba disponible en pantallas anteriores, como la validación o el historial, puede acceder a un informe de cierre de trimestre (pulsando en el enlace “Cierre”):

El aspecto del mismo se muestra en el anexo IV. Dicho informe también estará disponible en las acciones de cierre de trimestre del historial. Las siguientes situaciones no permiten realizar el cierre de trimestre:

- No existe alguno de los informes de actividad correspondientes al periodo en curso. - No hay datos validados en el periodo actual. - Los datos del trimestre ya están cerrados.


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- Esta intentando cerrar el trimestre fuera de los periodos de envío. - Existen episodios descartados en la validación.

En cualquiera de los cuatro casos se mostrará un mensaje de error.

6. Ayuda

Puede acceder a la versión más reciente del manual a través del botón del menú:

Se desplegará una ventana que le permite abrir o guardar en su disco duro el manual de ayuda:

7. Cambiar contraseña Se accede a esta funcionalidad a través del botón del menú:

Se muestra la siguiente pantalla:


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Para cambiar la contraseña del usuario con el que hemos entrado deberemos pulsar la opción “Cambio de contraseña” que aparece en todo momento en la aplicación, arriba a la derecha. Realice las siguientes acciones para modificar su contraseña:

1º La contraseña actual (dentro del campo “Contraseña actual”). 2º La nueva contraseña (dentro del campo “Nueva contraseña”). 3º Confirmar la contraseña (dentro del campo “Repita la nueva contraseña”). 4º Pulsar aceptar.

Si la operación se ha realizado con éxito, podrá ver el siguiente mensaje:

Contraseña modificada correctamente

8. Salir del sistema Una vez desee cerrar su sesión en el sistema, utilice la opción “Salir” del menú superior:

Podrá ver el siguiente mensaje:

La sesión se ha cerrado correctamente. Una vez cerrada la sesión tendrá que entrar de nuevo al sistema con su DNI y password si desea abrir una nueva sesión.


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Anexo I

Sistema de envío de datos al Registro del CMBDInforme resumen de la validación

Los episodios ambulatorios que registran las incidencias que se enumeran acontinuación, han de ser reenviados correctamente para que los datos tenganvalidez y puedan pasar a formar parte del Registro del CMBD. Recuerde que el envíorealizado no tiene validez mientras no se realice el cierre del trimestre.

IDENTIFICACIÓN DE LA VALIDACIÓN

Datos del centro

Nombre del centro: Hospital

Código: CMBD

Datos de la validación

Tipo de fichero: CMBD-PAE

Año: 2010

Periodo: 1º Trimestre

Fecha del envío: 15/04/2010

RESUMEN DE LA VALIDACIÓN

Episodios codificados TOTAL %

Episodios codificados totales 760 -

Episodios codificados válidos 0 0%

Episodios codificados con errores 760 100%

Episodios almacenados en la base de datos TOTAL %

Episodios almacenados correctamente 0 0%

Episodios descartados 760 100%

INCIDENCIAS DETECTADAS

Incidencias detectadas en los datos de identificación

ERROR AUSENCIA TOTAL ENVÍO ANTERIOR DIFERENCIA

Tipo de actividad sanitaria 0 0 0 0 0%

Identificación del centro 760 0 760 760 0%

Número de historia 0 0 0 0 0%

Identificación del paciente 92 0 92 92 0%

Fecha de nacimiento 0 0 0 0 0%

Sexo 0 0 0 0 0%

Municipio 0 0 0 0 0%

Código postal 0 0 0 0 0%

Zona Básica de Salud 0 20 20 20 0%

Incidencias detectadas en los datos no clínicos


Fecha de contacto 0 0 0 0 0%

Número de autorización 0 0 0 0 0%

Financiación de la asistencia sanitaria 0 0 0 0 0%

Petición del contacto 0 0 0 0 0%

Identificación del centro de petición 0 0 0 0 0%

Identificación del servicio 0 0 0 0 0%

Identificación del médico responsable 0 0 0 0 0%

Destino tras el contacto 760 0 760 760 0%

Identificación del centro de traslado 0 0 0 0 0%

Incidencias detectadas en los datos clínicos


Diagnóstico Principal 1 1 2 2 0%

Diagnósticos Secundarios 0 0 0 0 0%

Procedimientos Diagnósticos yTerapeuticos

0 0 0 0 0%

Causas Externas de Enfermedad(Códigos E)

0 0 0 0 0%

Morfología de las Neoplasias (CódigosM)

0 0 0 0 0%


Anexo II

INFORME DE ACTIVIDAD

Datos del centro

Nombre Hospital

Identificador CMBD

Nombre del Gerente o Director

Datos del envío

Tipo de los datos Altas hospitalarias

Año de los datos 2009

Periodo de los datos 3º Trimestre

Episodios por Servicio Asistencial

Análisis Clínicos 0 Medicina Interna 0

Angiología / Cir. Vascular 0 Medicina Intensiva 0

Alergología 0 Medicina Nuclear 0

Anestesia y Reanimación 0 Medicina Preventiva 0

Anatomía Patológica 0 Nefrología 0

Banco de sangre 0 Neonatología 0

Bioquímica Clínica 0 Neurofisiología Clínica 0

Cardiología 0 Neumología 0

Cirugia Cardiaca 0 Neurocirugía 0

Cirugía Gral. y de Digestivo 0 Neurología 0

Cirugía Maxilofacial 0 Obstetricia y Ginecología 0

Cirugía Pediátrica 0 Obstetricia 0

Cirugía Plástica 0 Oftalmología 0

Cirugía Torácica 0 Oncología Médica 0

Dermatología 0 Oncología Radioterápica 0

Digestivo 0 Otorrinolaringología 0

Endocrinología 0 Pediatría 0

Farmacología clínica 0 Psiquiatría 0

Farmacia 0 Radiología 0

Genética 0 Rehabilitación 0

Ginecología 0 Reumatología 0

Geriatría 0 Traumatología 0

Hospitalización a domicilio 0 Unidad de Cuidados Paliativos 0

Hospital de día 0 Unidad del Dolor 0

Hematología Laboratorio 0 Urgencias 0

Hematología 0 Urología 0

Inmunología 0 Unidades de extracción y trasplante 0

Laboratorios 0 Unidades de desintoxicación 0

Microbiología y Parasitología 0

Total

Total de altas hospitalarias por servicioasistencial

0


Anexo III

INFORME DE ACTIVIDAD

Datos del centro

Nombre Hospital

Identificador CMBD

Nombre del Gerente o Director

Datos del envío

Tipo de los datos Procedimientos ambulatorios especializados

Año de los datos 2009

Periodo de los datos 3º Trimestre

Episodios por Servicio Asistencial

Análisis Clínicos 0 Medicina Interna 0

Angiología / Cir. Vascular 0 Medicina Intensiva 0

Alergología 0 Medicina Nuclear 0

Anestesia y Reanimación 0 Medicina Preventiva 0

Anatomía Patológica 0 Nefrología 0

Banco de sangre 0 Neonatología 0

Bioquímica Clínica 0 Neurofisiología Clínica 0

Cardiología 0 Neumología 0

Cirugia Cardiaca 0 Neurocirugía 0

Cirugía Gral. y de Digestivo 0 Neurología 0

Cirugía Maxilofacial 0 Obstetricia y Ginecología 0

Cirugía Pediátrica 0 Obstetricia 0

Cirugía Plástica 0 Oftalmología 0

Cirugía Torácica 0 Oncología Médica 0

Dermatología 0 Oncología Radioterápica 0

Digestivo 0 Otorrinolaringología 0

Endocrinología 0 Pediatría 0

Farmacología clínica 0 Psiquiatría 0

Farmacia 0 Radiología 0

Genética 0 Rehabilitación 0

Ginecología 0 Reumatología 0

Geriatría 0 Traumatología 0

Hospitalización a domicilio 0 Unidad de Cuidados Paliativos 0

Hospital de día 0 Unidad del Dolor 0

Hematología Laboratorio 0 Urgencias 0

Hematología 0 Urología 0

Inmunología 0 Unidades de extracción y trasplante 0

Laboratorios 0 Unidades de desintoxicación 0

Microbiología y Parasitología 0

Episodios por tipo de actividad sanitaria

Cirugía ambulatoria 0 Estudios del sueño 0

Hemodinámica cardiaca 0 Radiología intervencionista 0

Implante marcapasos/desfibrilador 0 Radioterapia 0

CPRE diagnóstico o terapéutica 0 Hospital de día médico 0

Total

Total de procedimientos ambulatorios especializados por servicioasistencial

0

Total de procedimientos ambulatorios especializados por tipo deactividad sanitaria

0


Anexo IV

Sistema de envío de datos al Registro del CMBDInforme de cierre de trimestre

IDENTIFICACIÓN DEL CIERRE

Datos del centro

Nombre del centro: Hospital

Código: CMBD

Datos del cierre

Tipo de fichero: CMBD-PAE

Año: 2010

Periodo: 1º Trimestre

Fecha del cierre: 14/04/2010

RESUMEN DEL CIERRE

Episodios codificados TOTAL %

Episodios codificados totales 760 -

Episodios codificados válidos 0 0%

Episodios codificados con errores 760 100%

Evolución de altas codificadas por trimestres TOTAL INCREM.

1er Trimestre 760 -

2º Trimestre - -

3er Trimestre - -

4º Trimestre - -

COMPARACIÓN CON INFORME DE ACTIVIDAD

Altas declaradas en el informe de actividad

Altas declaradas: 10

Porcentaje de altas codificadas: 7600%

INCIDENCIAS DETECTADAS

Incidencias detectadas en los datos de identificación

INCIDENCIAS TRIMESTRE ANTERIOR DIFERENCIA

Tipo de actividad sanitaria 0 - -

Identificación del centro 760 - -

Número de historia 0 - -

Identificación del paciente 92 - -

Fecha de nacimiento 0 - -

Sexo 0 - -

Municipio 0 - -

Código postal 0 - -

Zona Básica de Salud 20 - -

Incidencias detectadas en los datos no clínicos


Fecha de contacto 0 - -

Número de autorización 0 - -

Financiación de la asistencia sanitaria 0 - -

Petición del contacto 0 - -

Identificación del centro de petición 0 - -

Identificación del servicio 0 - -

Identificación del médico responsable 0 - -

Destino tras el contacto 760 - -

Identificación del centro de traslado 0 - -

Incidencias detectadas en los datos clínicos


Diagnóstico Principal 2 - -

Diagnósticos Secundarios 0 - -

Procedimientos Diagnósticos yTerapeuticos

0 - -

Causas Externas de Enfermedad (CódigosE)

0 - -

Morfología de las Neoplasias (Códigos M) 0 - -

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