Sistema de Base de Datos de Control de Historial Academico

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BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN

TESIS DE DIPLOMADO

SISTEMA DE CONTROL DE HISTORIAL ACADÉMICO

Que para obtener el título de:

LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN.

PRESENTA:

Alejandra Salazar Cajica

Bajo la Asesoría de:

M.C. Alma Delia Ambrosio Vázquez. Puebla, Pue. Noviembre 2003

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C O N T E N I D O INTRODUCCIÓN. 1 ANTECEDENTES. 2 OBJETIVOS. 2

1.2.1 Objetivo General. 2 1.2.2 Objetivos Específicos. 2

JUSTIFICACIÓN. 2 CAPITULO 1. Bases de datos relacionales. 3

1.1 Modelo Entidad-Relación. 3

1.1.1 Relaciones. 4 1.1.2 Atributos. 5 1.1.3 Identificadores únicos (UID). 5

1.2 Normalización. 6

1.2.1 Dependencia Funcional. 7 1.2.2 Formas Normales. 8

CAPITULO 2. Descripción de la información del Programa de Tutorías. 12 CAPITULO 3. Diseño del Sistema de Control de Historial Académico. 29

3.1 Introducción. 29

3.1.1 Referencias al Sistema. 29 3.1.2 Objetivos. 29 3.1.3 Restricciones. 30

3

3.2 Descripción de la Información. 30

3.2.1 Representación del flujo de información. 31 3.2.2 Representación del contenido de información. 32 3.2.3 Representación de la estructura de información. 43

3.2.3.1 Entidades y Atributos. 45 3.2.3.2 Relaciones del Modelo Entidad-Relación. 55

3.2.4 Descripción de la interfaz del sistema. 60

3.3 Descripción Funcional. 61

3.3.1 Partición funcional. 61 3.3.2 Descripción funcional. 62

3.3.2.1 Narración del procesamiento. 62 3.3.2.2 Restricciones y limitaciones. 66 3.3.2.3 Requerimientos de funcionamiento. 66 3.3.2.4 Restricciones en diseño. 68 3.3.2.5 Diagramas. 69

3.4 Criterios de Validación. 72

3.4.1 Límites de funcionamiento. 72 3.4.2 Clases de pruebas. 72 3.4.3 Respuesta esperada. 72 3.4.4 Restricciones especiales. 72

CAPITULO 4. Conclusiones. 73

4.1 Alcances Logrados. 73 4.2 Aportación. 73 4.3 Perspectivas. 73

BIBLIOGRAFÍA. 74

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INTRODUCCIÓN El programa de tutorías académicas se estructuró con el propósito de contar con la participación de los tutores en la orientación y asesoría de los programas académicos del nuevo modelo académico del Sistema de Créditos. Este programa tiene como base la interacción alumno-docente, a través de asesoría y orientación del modelo académico del Sistema de Créditos, el reconocimiento de los problemas académicos y la toma de decisiones de manera reflexiva, responsable y oportuna para el futuro académico y profesional del estudiante. Entre los objetivos particulares del programa de tutorías se encuentran: Brindar asesoría a los estudiantes en la toma de decisiones en las rutas posibles dentro de los mapas curriculares, para mejorar las probabilidades de éxito, Asesorar sistemáticamente al estudiante en la selección de cursos particulares, así como en la elección de destinos terminales de titulación, Orientar profesionalmente a los estudiantes en las opciones que le ofrece el programa académico en sus diferentes niveles terminales, el mercado de trabajo y posibles estudios de posgrado y finalmente contribuir en la detección de problemas curriculares y retroalimentar los programas académicos. [1, 1995] Para poder proporcionar una orientación adecuada se lleva un historial académico del alumno, este debe permitir estar al tanto de manera actual y oportuna, de la situación actual del estudiante en la licenciatura que cursa, permitiendo de esta forma que el tutor pueda orientarle de la mejor manera, así como el alumno pueda tomar sus propias decisiones con la mayor objetividad posible. Por otro lado, el hecho de llevar esta documentación de forma manual, puede conducir a varias desventajas respecto a su administración. El presente proyecto se basa en el programa de tutorías académicas de la Facultad de Ciencias de la Computación de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, de donde se toman documentos como son el Modelo del Programa de Tutorías Académicas, Ficha de Identificación del Alumno, Mapa Curricular y finalmente el Reglamento de Procedimientos y Requisitos para la Admisión, Permanencia y Egreso de los Alumnos de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Por lo anterior es de vital importancia que la Facultad de Ciencias de la Computación pueda contar con un sistema de base de datos que contenga la información relacionada con el programa de tutorías académicas, permitiendo con dicha automatización que el proceso de control de información de los alumnos del programa de tutorías, se lleve a acabo de manera actual y oportuna, y haya confianza y disposición en los datos que se manipulen, cabe recalcar que el sistema está orientado al uso individual por tutor.

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ANTECEDENTES A la fecha no existe dentro de la Facultad de Ciencias de la Computación de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, un sistema que contenga alguna relación con respecto a este nuevo proyecto, el asesoramiento del tutor con respecto al alumno se realiza de manera personal y con los documentos pertinentes. OBJETIVOS 1.2.1 Objetivo General. Implantar un sistema que lleve el control del historial académico de los alumnos de la Licenciatura de la Facultad de Ciencias de la Computación, orientado al manejo de información individual por tutor y por sección, así como otros aspectos de relevante importancia permitiendo tener el control automatizado que ofrezca esta documentación. 1.2.2 Objetivos Específicos.

Ofrecer un control de la información.

Proporcionar a los tutores una forma rápida y eficaz de realizar consultas del historial académico del alumno.

Crear un entorno agradable y de fácil manejo para cualquier tipo de usuario.

Implantar una base de datos compacta, rápida, menos laboriosa y actual.

JUSTIFICACIÓN La información generada como consecuencia del programa de tutorías académicas es muy valiosa, pero hasta este momento los datos son dispersos y difíciles de controlar por lo tanto este proyecto se justifica ampliamente debido a que con la automatización de este proceso en el Control del Historial Académico de los Alumnos de la Facultad de Ciencias de la Computación existirá un ahorro sustancial de tiempo, tanto para tutores como tutoriados, así como una mejor administración en el proceso cursativo de los alumnos.

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CAPITULO 1. Bases de datos relacionales. [2, 1999] Una base de datos es una colección de datos interrelacionados que contienen datos específicos y de cierta manera organizados, para lograr una búsqueda rápida y un menor tiempo en la recuperación de la información. Generalmente una base de datos almacena información acerca de una organización o empresa determinada. Los sistemas de bases de datos deben proporcionar la fiabilidad de la información almacenada, a pesar de las caídas del sistema o los intentos de acceso sin autorización. Si los datos van a ser compartidos entre diversos usuarios, el sistema debe evitar posibles resultados anómalos. Las ventajas de utilizar un sistema de bases de datos, es que una base de datos es compacta, rápida, menos laboriosa y actual. Ofreciendo a la empresa un control centralizado de la información. Existe una amplia base teórica de las bases de datos relacionales. Esta base teórica ayuda al diseño de las bases de datos relacionales y al procesamiento eficiente de las peticiones de los usuarios de información de la base de datos. Una base de datos relacional consiste en un conjunto de tablas, a cada una de las cuales se le asigna un nombre exclusivo. Cada fila de la tabla representa una relación entre un conjunto de valores. El usuario del sistema de bases de datos puede consultar esas tablas, insertar, borrar y modificar las tuplas. Existen dos métodos que son de relevante importancia para el diseño de bases de datos: el modelo entidad-relación y la normalización. 1.1 Modelo Entidad-Relación. [2,3, 1999] El modelo de datos entidad- relación (E-R) se basa en una percepción del mundo real que consta de un conjunto de objetos básicos llamados entidades y de relaciones entre estos objetos. El modelo está pensado principalmente para facilitar el diseño permitiendo la especificación de un esquema de la empresa. Tal esquema representa una estructura lógica general de una base de datos. Esta estructura general se puede expresar gráficamente mediante un diagrama E-R. Una entidad es una cosa u objeto en el mundo real que es distinguible de otros objetos. Por ejemplo una persona es una entidad. Las entidades se describen en una base de datos mediante un conjunto de atributos. Una relación es una asociación entre varias entidades. Un conjunto de entidades es la totalidad de las entidades del mismo tipo que comparten las mismas propiedades o atributos. Las propiedades de las entidades son llamadas atributos, los valores para esos atributos están en un dominio de valores. Un atributo o conjunto de atributos

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cuyos valores identifican únicamente cada entidad en un conjunto de entidades es llamado una �llave� o �clave�. El modelo entidad-relación categoriza todos los elementos de un sistema como una entidad (una persona, lugar o cosa) o una relación entre entidades. Ambas construcciones son representadas por la misma estructura, una tabla. La aplicación del modelo entidad-relación requiere los siguientes pasos:

Primero identificar las entidades del sistema y construir una tabla para representar cada entidad.

Posteriormente identificar las relaciones entre las entidades y las tablas

actuales extendidas o crear tablas nuevas para representar estas relaciones. 1.1.1 Relaciones. Una entidad es un objeto que existe y es distinguible de otros objetos. Se realiza la distinción asociando con cada entidad un conjunto de atributos que describen el objeto. Una relación es una asociación entre diferentes entidades. Por ejemplo, un alumno tiene relación con un tutor y un tutor tiene relación con un alumno, por la tanto las relaciones son bi-direccionales, como se muestra en la siguiente figura que ilustra el ejemplo.

Figura 1.1 Las relaciones Bi-direccionales. Ejemplo de una relación. Las relaciones se expresan de la siguiente manera:

Una línea entre dos entidades. Existen dos tipos de líneas:

Obligatorio - debe ser Opcional - tal vez

Grado, rango o condición:

Uno y sólo uno Uno o más

ALUMNO TUTOR

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Existen tres tipos de relaciones:

Relaciones Uno-a-Uno: Hay un grado de uno y sólo uno en ambas direcciones.

Relaciones Muchos-a-Uno: Una relación tiene un grado de uno o más en una dirección y uno y solamente uno en la otra dirección.

Relaciones Muchos-a-Muchos: Hay un grado de uno o más en ambas

direcciones. Usualmente son opcionales en ambas direcciones. 1.1.2 Atributos. Los atributos son información acerca de una entidad que necesita ser conocida o descrita. Los atributos pueden ser de dos tipos:

Obligatorios. Estos atributos siempre deben tener un valor y se representan con un *.

Opcionales. El atributo puede ser opcional es decir puede tener valor o no y se marcan con o.

Los atributos quizá aparecen como:

Palabras descriptivas y frases o nombres. Frases preposicionales (por ejemplo, cantidad de salario para cada

empleado). Nombres posesivos y pronombres (por ejemplo, nombre del empleado).

1.1.3 Identificadores únicos (UID). Cada entidad debe ser identificada, un identificador único (UID) es una combinación de atributos y relaciones que sirven para identificar una instancia de una entidad. Puedes especificar el identificador único durante el análisis, pero cada entidad debe tener un identificador único en orden para empezar a designar. Los identificadores únicos se marcan con #. En la figura 1.2 podemos observar el identificador único de la Entidad ALUMNOS.

Figura 1.2 Figura que muestra como asignar un identificador único.

ALUMNOS

# matrícula

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Existen dos tipos de identificadores únicos: 1. Identificadores Únicos Simples. Una entidad pueda ser fácilmente identificada

por un solo atributo. Es decir, debes preguntarte que necesita el negocio, tiene o quiere usar una clave, entonces esa clave úsala como el identificador único. Si la clave no existe entonces realiza preguntas en el departamento para encontrar como diferencian entre las instancias.

2. Identificadores Únicos Compuestos. En más de una ocasión puedes encontrar

un identificador único hecho de más de un atributo o una combinación de atributos y relaciones. Considerar como identificar una persona sin usar un código o clave generada, el nombre o apellido no es suficiente. Si sumamos la fecha de nacimiento aún no es suficiente si está considerando una gran parte de la población. Si agregamos la dirección probablemente debería ser suficiente para identificar una persona en específico, entonces el identificador único estaría formado de los siguientes atributos:

# Nombre. # Apellido. # Fecha de nacimiento. # Dirección.

Debemos marcar todos los atributos que forman un identificador único compuesto con el símbolo #.

1.2 Normalización. [4, 2002] La teoría de la normalización es una ayuda que proporciona un procedimiento riguroso para el diseño de bases de datos. Una base de datos mal diseñada puede funcionar inicialmente pero puede mostrar anomalías en el almacenamiento debidas al agrupamiento indiscriminado de los campos cuando se efectúan en los archivos las operaciones de inserción, actualización o eliminación. Con el procedimiento de normalización, un archivo conceptual se representa como una tabla de dos dimensiones llamada relación: La forma más simple para representar datos mediante una tabla. El método basado en la normalización supone que el análisis de sistemas produce una lista de los campos de datos de la aplicación y las relaciones entre ellas para que posteriormente sea el proceso de normalización el que separe los campos que identifican identidades de aquellos que sólo las describen. La normalización es un proceso para convertir una tabla que tiene ciertos problemas a dos o más tablas que no tienen problemas. Y lo que es más importante

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la normalización puede usarse como lineamiento para verificar lo deseable y lo correcto de las tablas. Cada columna de la tabla contiene datos referentes un atributo. Algunas filas se denominan tuplas, y las columnas se llaman atributos. Para que una tabla sea una afinidad debe cumplir ciertas restricciones. Primero las celdas de la tabla deben ser de valor único; no se permite repetir grupos ni tener arreglos como valores. Todos los ingresos en cualquier columna (atributo) deben ser del mismo tipo. Si una columna contiene matrículas del alumno de la Facultad de Ciencias de la Computación debe haber matrículas de alumno para cada hilera de la tabla. Cada columna posee un nombre único, en una tabla no pueden ser idénticas dos hileras (tuplas). Las relaciones normalizadas se agrupan en cuatro categorías llamadas formas normales FN siendo cada nivel una descomposición más completa de una relación que la del nivel anterior. El propósito del proceso de normalización es quitar las cualidades indeseables de una relación que puedan causar anomalías en el almacenamiento cuando se efectúen operaciones de actualización en la base de datos. Antes de describir el proceso de la normalización, se debe descubrir la manera de determinar la forma normal de una relación a partir de su relación de atributos conocida como �dependencia funcional�. 1.2.1 Dependencia Funcional. Una dependencia funcional es una relación entre uno o más atributos. Suponga que si le da el valor de un atributo se puede obtener (o buscar) el valor de otro. Por ejemplo si se conoce el valor de una matrícula se puede hallar el nombre del alumno. Si esto es cierto, se puede decir que nombre del alumno es funcionalmente dependiente de matrícula del alumno. En términos generales, el atributo Y es dependiente del atributo X si el valor de X determina el valor de Y, o puesto de otro modo, si se conoce el valor de X, se puede obtener el valor de Y. Tal dependencia se simboliza:

X Y 1.2.2 Formas Normales. Primera Forma Normal (1FN). Una relación está en la primera forma normal (o 1FN) si todos los campos en cada registro contienen un solo valor tomado de sus dominios respectivos. El dominio de un campo es el rango de valores permitidos

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para el campo. Por ejemplo, si los valores del campo QTY son enteros positivos entre 1 y 99, el dominio QTY es el conjunto de enteros 1, 2,..., 99. Normalización y verificación de la relación 1FN. Las anomalías de almacenamiento se pueden atribuir a la presencia de uno o más campos no-clave que no son total y funcionalmente dependientes de la clave principal. Afortunadamente, las anomalías de almacenamiento de la relación 1FN se pueden eliminar con el siguiente procedimiento:

i) Quitar de la relación 1FN todos los campos no-clave que no sean totalmente dependientes de la clave primaria.

ii) Guardar los campos no-clave que fueron quitados en relaciones nuevas y adecuadas.

El procedimiento de la división de una relación en dos o más relaciones más pequeñas en base a las relaciones de atributos se llama proceso de normalización. Los detalles son:

Paso 1. Escoger una clave primaria que pueda representar de manera única cada registro en la relación. Paso 2. Construir un diagrama de dependencia funcional describiendo las relaciones entre los atributos. Paso 3. Dividir la relación 1FN de tal manera que todos los campos no-clave en cada relación dividida sean total y funcionalmente dependientes de la clave primaria.

Segunda Forma Normal (2FN). Una relación es o pertenece a la segunda forma normal si es 1FN y cada atributo no-clave de la relación es total y funcionalmente dependiente de su clave principal. Normalización y verificación de una relación 2FN. Las anomalías de almacenamiento en una relación 2FN son causadas por la dependencia transitiva de no-claves en su clave primaria. Por tanto, una de las soluciones al problema es eliminar la dependencia transitiva de la relación 2FN almacenando las no-claves que son transitivamente dependientes de la clave primaria en una relación nueva y adecuada.

Paso 1. Examinar cada atributo no-clave de la relación para determinar si es funcionalmente dependiente de otra no-clave. Paso 2. Crear una nueva relación para almacenar la no-clave transitivamente dependiente, y su determinante.

Tercera Forma Normal (3FN). Una relación es 3FN, si es 2FN y ningún atributo no-clave en la relación es funcionalmente dependiente de algún otro atributo no-clave.

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Codd dio la definición original de 3FN en 1972. Se le corrigió posteriormente y la definición revisada 3FN se conoce como la forma normal Boyce/Codd (BFCN), una relación es BFCN si cada determinante en la relación es una clave aspirante. Como se mencionó anteriormente, si existe algún atributo que resulte ser total y funcionalmente dependiente de otro, se le llama determinante. Una clave aspirante (candidate key) es un atributo o un grupo de atributos cuyo contenido puede representar de manera única a cada registro de una relación. Cuando en una relación hay más de una clave aspirante, una de las claves aspirantes se designa como la clave primaria. En la mayoría de los casos, cuando una relación es 3FN también es BFCN. Sin embargo, la definición BFCN es más restrictiva que la 3FN. En otras palabras, cuando una relación es 3FN, no es necesariamente BFCN. La situación ocurre cuando dos claves aspirantes sobrepuestas están contenidas en una relación. Anomalías debidas a la dependencia de valores múltiples. Generalmente, un proceso de normalización termina cuando todas las relaciones derivadas pertenecen a la tercera forma normal. Sin embargo, si una relación contiene dependencias de valores múltiples, es necesaria una normalización posterior. Dada una relación, el atributo A de esta relación se dice ser dependiente de multivalores (DMV) del atributo B si un rango específico de valores del atributo A está determinado por un valor particular. La dependencia multivalores es un caso especial de la dependencia funcional. La DMV de A en B se expresa:

B A La flecha doble indica que B define valores múltiples en A. Tratamiento de la dependencia de valores múltiples. La redundancia de los datos causada por la dependencia multivalores se puede eliminar siguiendo uno de los dos siguientes métodos.

i) Crear una nueva relación para cada atributo DMV. Cuando el número de valores repetidos en un DMV es muy grande, se puede crear una nueva relación para el atributo DMV y su clave principal.

ii) Reemplazar un atributo DMV con atributos funcionalmente dependientes (DF). Si la cantidad de valores distintos en un atributo DMV es un número específico y pequeño, entonces cada uno de los valores del atributo DMV se puede representar por un atributo dentro del mismo registro.

La diferencia básica entre los dos tratamientos está en la manera en que se almacenan los distintos valores para un atributo DMV. Con el primer método se crea una nueva relación para un atributo DMV, y los distintos valores que ocurren

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en un campo DMV se agregan verticalmente �como registros- a la nueva relación. En el segundo método, los distintos valores ocurrentes se agregan horizontalmente en un número fijo de campos. La limitante de este método es que no se reserva espacio para un número indefinido de colores. Por otro lado, el primer método permite la futura expansión de nuevos valores insertándolos como nuevos registros. El precio de conseguir flexibilidad para acomodar nuevos valores del atributo se pagó con la creación de una nueva relación y el almacenamiento redundante del campo de conexión. Cuarta Forma Normal (4FN). Una relación esa 4FN (cuarta forma normal) si es BFCN y no contiene dependencias multivalores. Una manera de entender una DMV no trivial consiste en explicar primero qué es una DMV trivial. Sea R una relación con campos A, B, C. La relación se llama trivial si una combinación de valores A y B determina los valores de C. La DMV se expresa:

(A,B) C

En otras palabras, una combinación de A y B multidetermina a C. Usando la misma relación R(A,B,C), ocurre una dependencia multivalor de A, y C también es dependiente multivalor de A:

Así, una relación debe contener una clave compuesta que consiste al menos en tres campos subclave antes que pueda ocurrir una DMV no trivial. Por tanto, una relación 3FN con clave primaria con menos de tres atributos principales es automáticamente 4FN. Una dependencia multivalor no trivial también es llamada dependencia unión-binaria no trivial. En circunstancias normales no se requiere más normalización después de 3FN, porque ya se han tomado en cuenta los atributos DMV durante la etapa inicial de la normalización para derivar un archivo plano 1FN. La figura 1.3 resume las etapas del proceso de normalización.

A

B

C

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Figura 1.3 Niveles de Normalización.

Sin normalizar Datos almacenados redundantementeen un archivo no plano.

La relación tiene registros por separado paracada valor en cada campo del registro ocada campo de un registro contiene unsolo valor.

Cada c lave depende total y funcionalmentede su c lave principal.

Ninguna no-c lave depende indirec tamentede su c lave principal, y cada determinantees c lave aspirante.

La relac ión no contiene c laves aspirantessobrepuestas.

La relación no contiene dependencias multivalores no triviales.

1a. forma normal

2a. forma normal

3a. forma normal

BFCN

4a. Forma normal

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CAPITULO 2. Descripción de la información del Programa de Tutorías. La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, ofrece un plan designado para tutorías, el cual permite al alumno, contar con el apoyo de un tutor que los guíe de manera eficaz dentro del curso de la oferta curricular. Los instrumentos de apoyo para el programa de tutorías académicas son: Modelo del Programa de Tutorías Académicas, Ficha de Identificación del Alumno, Mapa Curricular y el Reglamento de Procedimientos y Requisitos para la Admisión, Permanencia y Egreso de los Alumnos de la BUAP. Modelo del Programa de Tutorías Académicas. En este parte podemos encontrar las funciones del tutor, la organización de los alumnos para el programa de tutorías y la metodología de trabajo. [1, 1995] Funciones del Tutor. [1, 1995]

Proporcionar a los estudiantes asesoría académica en la selección de cursos, que les permita trazar una ruta de opción dentro del mapa curricular que responda a sus expectativas.

Conocer el desempeño académico de los estudiantes.

Identificar las deficiencias del plan de estudios y de los programas de apoyo de infraestructura que estén impidiendo el desarrollo correcto de los estudiantes y la conclusión de la carrera

Promover una relación profesional efectiva entre los tutores y los estudiantes.

Identificar oportunamente las condiciones que impidan continuar algún curso para contemplar la solicitud de baja del alumno, evitando así un impacto en el promedio ponderado y/o la permanencia en la institución.

Retroalimentar a las Comisiones de Seguimiento y Evaluación Curricular de las Unidades Académicas con el fin de que se consideren los problemas curriculares detectados en la práctica, mediante reuniones periódicas.

Apoyar a los Secretarios Académicos en la planeación de la oferta de cursos para los cuatrimestres regulares y los cursos de verano.

Analizar las estadísticas relacionadas con el aprovechamiento escolar de los alumnos.

Mantener informado al coordinador de tutores y al Secretario Académico de la escuela o facultad, mediante reportes (uno al mes iniciado el cuatrimestre y uno al finalizar el mismo).

Planear sus actividades contemplando sesiones colectivas o individuales

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con los alumnos.

Registrar los datos del alumno en los expedientes informatizados que le permitan contar con los datos para hacer un seguimiento continuo de su aprovechamiento escolar.

Organización de los alumnos para el programa de tutorías. [1, 1995]

Se programarán actividades colectivas e individuales con los alumnos y el tutor, consultándolo para:

La elección de la ruta que podrá seguir a través del mapa curricular de la carrera correspondiente y los ajustes pertinentes según el progreso, aptitudes, habilidades y preferencias individuales.

La elección de los cursos del siguiente cuatrimestre para su orientación sobre la pertinencia de los mismos.

Conveniencia de solicitar baja en cursos que pueda afectar el promedio ponderado.

Sobre factores negativos de su rendimiento académico para abordar el problema, el análisis y la posible solución.

Preferentemente los alumnos estarán asignados a un tutor desde su ingreso hasta su egreso de la carrera.

Metodología de Trabajo. [1, 1995]

Para lograr un buen desarrollo de las actividades del tutor se hace necesario el manejo adecuado de:

Entrevista.

Reuniones Grupales.

Encuestas.

Observación.

Reuniones de Trabajo.

Cursos, talleres, conferencias etc. Ficha de Identificación del Alumno. Esta ficha consiste en el registro de datos del alumno y es la que se muestra a continuación: [5, 1995]

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BENEMÉRITA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE PUEBLA

VICERRECTORIA DE DOCENCIA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Programa de Tutorías Académicas Registro de Alumnos

FICHA DE IDENTIFICACIÓN Nombre: Sexo: Matrícula: Nacionalidad: Edad: Dirección: Teléfono: Padre o Tutor: Teléfono1: Dirección1: Ocupación1: Puntaje en examen de admisión: ¿Practica otra actividad? Trabaja: Practica algún deporte: ¿Otra? ¿Cuántas horas le dedica? Por día: Por semana: Si padece enfermedades de importancia especificarlas detalladamente. Diabetes: Crisis epilépticas: alergias: otras: REGISTRO DEL NIVEL ACADÉMICO INMEDIATO ANTERIOR. Año de ingreso a la escuela o facultad de la B.U.A.P. Escuela de Procedencia: Tipo de escuela oficial: Privada: Tecnológica: Tipo de bachillerato: General: Especializado: Promedio: ¿Recibió becas? ¿Qué tipo de becas? ¿Recibió orientación vocacional sobre la carrera elegida? ¿Cuál fue la fuente de información? ¿Por qué eligió la carrera? REGISTRO DE INFORMACIÓN ACADÉMICA ACTUAL. Número de cursos en que está inscrito en el cuatrimestre actual. Número de créditos intentados: ¿Tiene beca? ¿Tuvo? Tipo de beca: Número de bajas en el cuatrimestre: Número de bajas en toda la carrera: Promedio Ponderado:

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Promedio ponderado en el cuatrimestre anterior: Nombre, código y créditos de los cursos en que está inscrito: CURSO1: CURSO2: CURSO3: CURSO4: CURSO5: CURSO6: CURSO7: CURSO8: CURSO9: REGISTRO DE POSIBLES CAUSALES DE BAJA DE UN CURSO. Nombre del curso: Causa: REGISTRO DE INCIDENCIAS ESPECIALES DEL ALUMNO. Descr. REGISTRO DE ENTREVISTAS CON EL ALUMNO. ENTR. 1: ENTR. 2: ENTR. 3: ENTR. 4: OBSERV: Mapa Curricular. Se detallan los niveles básico y formativo de la carrera así como el total de créditos, como se muestra en la siguiente figura. [6, 2000]

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Figura 2.1 Mapa Curricular.

Reglamento de Procedimientos y Requisitos para la Admisión,

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Pertenencia y Egreso de los Alumnos de la BUAP. El tutor puede guiarse en este Reglamento para asesorar al alumno durante su estancia y para su egreso de la FCC. Este reglamento fue aprobado por el H. Consejo Universitario en Sesión Extraordinaria de fecha 27 de mayo de 1998 y su contenido es el siguiente. [7,1998]

TITULO PRIMERO Disposiciones Generales

Artículo 1.- Es alumno de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla - en lo sucesivo la Universidad- quién, habiendo sido seleccionado a través del proceso de admisión, se inscriba en alguna de sus Unidades Académicas cumpliendo con los requisitos establecidos por la Institución en el plan de estudios correspondiente. Artículo 2.- Este Reglamento tiene por objeto normar la admisión, permanencia y egreso de los alumnos de la Universidad, en los niveles de enseñanza media superior y superior. Artículo 3.- Los alumnos de la Universidad, estarán sujetos a los derechos y obligaciones que establecen la Ley de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, el Estudio Orgánico y los Reglamentos que emanen de estos Ordenamientos. Artículo 4.- Los alumnos de posgrado, de educación continua y de educación a distancia estarán sujetos a lo establecido en el artículo anterior, al reglamento correspondiente y a las disposiciones emitidas por autoridad competente.

TITULO SEGUNDO De la Admisión

Capítulo Primero De los Aspirantes

Artículo 5.- Todos los aspirantes a ingresar a los diferentes niveles educativos que imparte la Universidad, deberán sujetarse al proceso de admisión bajo el principio de igualdad de oportunidades, con la única salvedad de lo dispuesto en el presente Reglamento para los egresados de las Preparatorias de la Universidad con distinción al Mérito Académico, prevista por el mismo. Artículo 6.- Para concursar en el proceso de admisión, deberán cumplir con los requisitos y procedimientos que se señalen en la Convocatoria que para tal efecto publique la Institución.

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Artículo 7.- Son requisitos indispensables para concursar en el proceso de admisión, los siguientes:

a) Haber concluido el nivel inmediato anterior al que se solicita el ingreso. b) Presentar la documentación de carácter oficial que al respecto señale la

convocatoria. c) Acreditar un promedio mínimo de 7 (siete) de calificación para los

aspirantes provenientes de instituciones educativas del estado de Puebla. d) En el caso de los aspirantes provenientes de otras entidades federativas o

de otro país, deberán acreditar como mínimo un promedio de 8 (ocho), o su equivalente para los extranjeros, en el nivel inmediato anterior al que solicitan el ingreso.

e) Realizar el pago de derechos para el registro de exámenes de admisión. f) Presentar Certificado Médico de Salud expedido por el Hospital

Universitario o por alguna institución oficial del sector salud dentro de los 30 días anteriores a la fecha de presentación.

g) Cubrir los requisitos específicos que cada Unidad Académica determine para cada uno de los planes de estudio que imparte.

Artículo 8.- Los aspirantes a ingresar a la Universidad, únicamente podrán concursar para ingresar:

a) A una Preparatoria. b) A una Preparatoria y una Sub-profesional. c) A una Licenciatura. d) A una Licenciatura y una Sub-profesional.

Capítulo Segundo De la Selección de los Aspirantes

Artículo 9.- La selección de los aspirantes a ingresar a la Universidad, tendrá dos modalidades:

a) Para los aspirantes a ingresar a una Licenciatura o Sub-profesional,procedentes de las escuelas Preparatorias de la Universidad con distinción al Mérito Académico previsto en el presente Reglamento y que hayan concursado en el proceso de admisión, tendrán derecho a incorporarse a alguno de los planes de estudio que ofrece la Universidad, de acuerdo a las normas que rijan este procedimiento.

b) Para el resto de aspirantes, la selección se hará de acuerdo a la mayor puntuación obtenida en los exámenes de admisión, ponderada con el promedio general obtenido en el nivel inmediato anterior al que se solicita el ingreso.

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Artículo 10.- En cada Unidad Académica se destinará hasta el 15 % del total de su matrícula de ingreso de cada licenciatura para los estudiantes con distinción al Mérito Académico a que hace referencia el inciso.

a) del artículo anterior. Artículo 11.- La selección de aspirantes con Distinción al Mérito Académico, se hará de acuerdo a la mayor puntuación obtenida en los exámenes de admisión, ponderada con el promedio general obtenido en el bachillerato. Cuando su número rebase el 15% reservado para ellos, podrán ingresar a cualquier Unidad Académica que no haya rebasado este porcentaje. Artículo 12.- El número de aspirantes aceptados se sujetará al cupo que establezca el Plan General de Desarrollo de la Universidad y a lo establecido en el Plan General de Desarrollo de cada Unidad Académica.

Capítulo Tercero De la Inscripción

Artículo 13.- Los aspirantes aceptados para ingresar y tener la calidad del alumno de la Universidad, deberán cumplir íntegramente con los siguientes requisitos:

a) Sujetarse al calendario de inscripción. b) Presentar los documentos establecidos en la convocatoria de inscripción. c) Pagar los derechos de inscripción.

Artículo 14.- A cada uno de los aspirantes aceptados, una vez inscrito, deberá asignársele un tutor académico. Artículo 15.- De manera excepcional y realizada la inscripción al bachillerato, dentro de un lapso que no deberá exceder los primeros diez días hábiles del ciclo escolar, se podrán realizar cambios mediante permutas de alumnos entre las diferentes Unidades Académicas del nivel, previa autorización de la Dirección de Unidad Académica respectiva. Artículo 16.- A partir del segundo cuatrimestre, el alumno de subprofesional o profesional deberá reinscribirse en cada curso, asesorado por su Tutor Académico, eligiendo entre el mínimo y el máximo de créditos establecidos para el periodo en cada plan de estudios. Artículo 17.- La prioridad de selección para el alumno que se reinscribe al segundo cuatrimestre dependerá de su ubicación en el listado de aceptados a la Universidad.

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TITULO TERCERO De la Permanencia

Capítulo Primero Disposiciones Generales

Artículo 18.- Permanencia es el plazo o periodo que la Universidad fija para cursar un plan de estudios a partir del ingreso, y concluye con la acreditación total de dicho plan. Artículo 19.- El periodo máximo de permanencia para acreditar el plan Curricular será:

a) Bachillerato y Subprofesional 4 años. b) Licenciatura 7.5 años.

Artículo 20.- El periodo mínimo de permanencia para acreditar el plan Curricular será:

a) Bachillerato y Subprofesional 3 años. b) Licenciatura 3 años.

Artículo 21.- El alumno podrá cursar los créditos correspondientes a su elección en la Unidad Académica donde se oferten las materias incluidas en su plan de estudios, teniendo derecho a elegir sección. Artículo 22.- La prioridad de la elección dependerá del Promedio General alcanzado por el alumno, computado hasta el periodo inmediato anterior al recién concluido. Artículo 23.- Al finalizar el primer ciclo escolar anual, el alumno deberá acreditar el 51% de los créditos establecidos por cada plan de estudios para dicho año, en caso contrario se le dará de baja de la Institución. Artículo 24.- El alumno tendrá derecho a que se le otorgue permiso para suspender temporalmente sus estudios hasta por dos semestres en el caso del bachillerato o dos cuatrimestres en el nivel subprofesional o profesional, consecutivos o no, los cuales no se computarán como tiempo de permanencia, siempre y cuando exista autorización de la Dirección de la Administración Escolar por causa plenamente justificada, debiendo para ello solicitarlo por escrito con copia a la Unidad Académica. Artículo 25.- Cuando el alumno haya aprobado menos del 51% de los créditos

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totales o asignaturas que comprenden el plan de estudios en:

a) años para Bachillerato y Subprofesional; b) y medio años para nivel Licenciatura;

Causará baja en el plan de estudios que esté inscrito y se podrá incorporar a los programas de rescate que establezca su Unidad Académica. En caso de que no se ofrezcan, la baja será de la Institución. Artículo 26.- Al alumno se le dará de baja del plan de estudios, cuando habiendo cursado el 51% de los créditos o asignaturas que comprenden dicho plan, no acredite en promedio general aritmético mínimo de 7 (siete). Artículo 27.- El promedio General, es el resultado de dividir la suma total de las calificaciones obtenidas en los cursos, entre el número de éstos. Artículo 28.- Una vez inscrito en algún curso, el alumno no podrá hacer cambios de sección, permitiéndose sólo las bajas académicas por curso en los próximos 30 días naturales siguientes a la fecha de inicio de clases, mediante solicitud escrita a la Dirección de la Administración Escolar, con copia a su Unidad Académica. En los cursos de verano las bajas deberán realizarse dentro de los siete días naturales siguientes a la fecha de inicio de clases. Artículo 29.- El alumno podrá utilizar sus bajas académicas por curso, siempre y cuando éstas no lo sitúen por debajo del mínimo de créditos de cada cuatrimestre que señale el plan de estudios. Artículo 30.- A l alumno que no curse los créditos mínimos señalados en el plan de estudios correspondiente durante dos cuatrimestres consecutivos por causas imputables a él, se le dará de baja de la Institución. Artículo 31.- Únicamente se autorizará la apertura de cursos cuyas secciones tengan inscritos un mínimo de 15 o un máximo de 40 alumnos, excepto en aquellos casos en que se justifique plenamente un número diferente. Artículo 32.- Al alumno de bachillerato que reprueba más de tres asignaturas al concluir el semestre será dado de baja de la Institución.

Capítulo Segundo De los Planes y Programas de Estudio

Artículo 33.- Para efectos de este Reglamento, se entenderá por plan de estudios al conjunto de asignaturas necesarias para obtener un certificado, título, diploma o grado.

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Artículo 34.- Por programa de estudios se entenderá: el contenido sistemático de cada una de las asignaturas que integran un plan de estudios.

Capítulo Tercero De los Cursos

Artículo 35.- Curso es una unidad de enseñanza-aprendizaje en la que se ofrece un conjunto programado de conocimientos teóricos y/o prácticos, mediante metodologías, apoyos didácticos y procedimientos de evaluación específicos. Artículo 36.- Los cursos de bachillerato se dividen en: I. Por su duración:

a) Ordinarios. Son aquellos que se imparten durante un semestre.

b) de Nivelación.

Son aquellos que se efectúan a la conclusión de cada semestre escolar, con una duración de 5 semanas trabajando de lunes a sábado, conforme a las siguientes condiciones:

I. Sólo podrá asistir el alumno que no haya reprobado más de 3 asignaturas del

curso ordinario, y que haya cubierto un mínimo del 70% de asistencias a dicho curso.

II. Se tomarán en la Unidad Académica que se designen las autoridades competentes.

III. El alumno que repruebe más de un curso de nivelación será dado de baja de

la Institución. II. Por su carácter:

a) Obligatorios. Son aquellos a los que el plan de estudios le señala este carácter.

b) Optativos.

Son aquellos que el alumno elige libremente de acuerdo con la oferta de la Unidad Académica.

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Los cursos en el nivel subprofesional y profesional se dividen en: I). Por su duración:

a) Cuatrimestrales: Son aquellos que se imparten en un período de 16 semanas de clases.

b) De Verano:

Son aquellos que se imparten en el periodo de verano con una duración de 8 semanas de clases.

II). Por su objeto de Estudio:

a) De Materias Comunes: Son aquellos que se imparten en un período de 16 semanas de clases.

b) Del Tronco Común Universitario:

Son cursos cuatrimestrales o de verano, de carácter obligatorio, que forman parte del plan de estudios y que tienen por objeto complementar la formación integral y de alta competitividad del alumno.

Artículo 37.- Un ciclo escolar anual comprende tres periodos para la instrumentación de contenidos programáticos: dos cuatrimestres de 16 semanas cada uno y un periodo de verano de 8 semanas.

Capítulo Cuarto De la Acreditación

Artículo 38.- Crédito es la unidad de valor que se otorga al trabajo académico realizado por un alumno en un tiempo determinado. Artículo 39.- La unidad de valor de una asignatura, se contabiliza de la siguiente forma:

Una hora clase/teoría/semana/curso corresponde a 2 créditos. Una hora clase práctica/semana/curso corresponde a un crédito.

Artículo 40.- El Modelo Académico resultante de la valoración a base de créditos, se denominará Sistema de Créditos y su adopción es obligatoria para todas las Unidades Académicas.

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De la Acreditación en el Bachillerato Artículo 41.- Para acreditar cada asignatura el alumno deberá: a) Cumplir con los requisitos de Evaluación establecidos por el plan de estudios. b) Cumplir con un mínimo del 80% de asistencia a clases. c) Aprobar con una calificación mínima de 6. Artículo 42.- En los promedios donde se obtengan calificaciones decimales se asentará el consecutivo superior, siempre y cuando sea aprobatoria y el decimal sea de 0.5 en adelante. Artículo 43.- Las oportunidades para acreditar una asignatura son: un curso ordinario y dos cursos de nivelación. Artículo 44.- Al alumno de bachillerato que presente deficiencias en alcanzar los objetivos de aprendizaje, contará con la asesoría académica por el docente que determine la Unidad Académica, recibiéndola obligatoriamente.

De la Acreditación en el nivel profesional y subprofesional Artículo 45.- La acreditación de cursos en el Sistema de Créditos en el nivel superior, estará conformada por las diferentes formas de evaluación establecidas en cada plan de estudio. Estás, deberán contemplar para su implementación formas de evaluación continua del aprendizaje y/o exámenes finales. Artículo 46.- La acreditación de cursos en el Sistema de Créditos en el nivel superior, estará conformada por las diferentes formas de evaluación establecidas en cada plan de estudio. Estas, deberán contemplar para su implementación formas de evaluación continua del aprendizaje y/o exámenes finales. Las evaluaciones tendrán por objeto determinar el grado en que se cumplen los objetivos de aprendizaje y la comprensión y dominio de las temáticas de los programas de estudio, por lo que se sujetará a lo dispuesto por éstos. Artículo 46.- Son requisitos indispensables para tener derecho a examen:

a) Cumplir con las actividades académicas y cargas de estudio asignadas que señale el plan de estudios.

b) Asistir como mínimo al 80% de las sesiones para tender derecho a exentar por evaluación continua y/o presentar el examen final en ordinario o extraordinario.

c) Asistir como mínimo al 70% de las sesiones para tener derecho a examen extraordinario.

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Artículo 47.- El alumno que tenga derecho a examen ordinario, podrá decidir libremente no presentarse al mismo sin que esto repercuta en su derecho al extraordinario y en su acreditación del curso, la que tendrá un sólo reporte de calificación. Artículo 48.- Las oportunidades para acreditar una asignatura, son: curso, recurso y curso de verano, utilizados indistintamente. Artículo 49.- La calificación mínima para considerar un curso acreditado será de 6 (seis) dentro de una escala numérica de 5 (cinco) a 10 (diez). Artículo 50.- Al alumno de licenciatura se le asignará un tutor, que será un docente responsable de orientarlo adecuadamente en la toma de decisiones académicas y administrativas inherentes al sistema de créditos. Artículo 51.- El alumno tendrá derecho a recusar a su tutor, ante el Secretario Académico de su Unidad, por causa plenamente justificada. En este caso, se le asignará un nuevo tutor.

TITULO CUARTO Del Egreso

Capitulo Primero Disposiciones Generales

Artículo 52.- Egreso es el acto de cumplir íntegramente los requisitos señalados en el plan de estudios correspondiente.

Capitulo Segundo Del Egreso del Bachillerato

Artículo 53.- Para egresar del bachillerato se requiere: Haber cubierto la totalidad de las asignaturas del Plan de estudios, en los tiempos y formas establecidas en este Reglamento. Artículo 54.- Existen dos niveles de distinción al egresado:

a) �Distinción al Mérito Académico�. Es la que se otorga al alumno con

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promedio general de 9 a 10, en cursos ordinarios. b) �Distinción a la Calidad Académica�, Es la que se otorga al alumno con

promedio general de 8.0 a 8.9, en cursos ordinarios.

Capitulo Tercero Del egreso del nivel Subprofesional y Profesional

Artículo 55.- Para egresar del nivel Subprofesional y Profesional, se requiere:

a) Haber cubierto los créditos establecidos en el plan de estudios, en los tiempos y formas establecidos en este Reglamento.

b) Haber realizado el Servicio Social. Conforme lo establezca el Plan de Estudios.

c) Cumplir las demás disposiciones que fijen los reglamentos correspondientes.

Titulación Artículo 56.- Titulación es la acción de obtener el título profesional, habiendo cumplido con el plan de estudios y los requisitos establecidos en este Reglamento, dentro del lapso de cinco años posteriores a la fecha de haber acreditado la totalidad de las asignaturas del plan de estudios. Artículo 57.- Los egresados de la Universidad, podrán titularse de las siguientes formas:

a) Examen Profesional. b) Titulación Automática.

Examen Profesional Artículo 58.- Para tener derecho a la titulación mediante Examen Profesional, el egresado deberá haber cumplido con lo establecido en el presente Reglamento. Artículo 59.- Cumplir con los requisitos establecidos por el Departamento de Exámenes Profesionales de la Dirección de la Administración Escolar. Artículo 60.- La modalidad del examen profesional, dependerá de lo establecido en el plan de estudios correspondiente. No podrá considerarse como examen

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profesional la modalidad que implique sólo conocimientos generales.

Titulación Automática Artículo 61.- Por titulación automática se entiende un proceso excepcional para obtener el título de Licenciatura para aquellos egresados con un Promedio General mínimo de 8.5 (ocho punto cinco) y que además no hayan recursado asignaturas y cumplan los requisitos establecidos en el artículo 58 y 59 de este Reglamento.

Distinción Cum Laude Artículo 62.- Es la distinción académica otorgada por la Institución a los egresados con trayectoria académica sobresaliente y que cumplan con los siguientes requisitos:

a) Haber cursado la Licenciatura en un periodo de 3 a 5 años. b) Haber obtenido un Promedio General Aritmético mínimo de 9.0 (nueve). c) No haber recursado. d) Presentar y defender ante un jurado en forma brillante, un trabajo de

investigación relevante, calificado como tal por la academia correspondiente.

e) Cumplir con los procedimientos administrativos previos que al respecto establece el Departamento de Exámenes Profesionales de la Dirección de Administración Escolar.

Distinción Cum Laude Artículo 63.- Es la distinción académica otorgada por la Institución a los egresados con excelente trayectoria académica y que además cumplan con los siguientes requisitos:

a) Haber obtenido un Promedio General mínimo de 9.5 (nueve punto cinco).

b) Todos los requisitos señalados es el artículo 62. Artículo 64.- Para la expedición del título, registro y cédula profesional, es requisito cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Dirección de Administración Escolar.

TRANSITORIOS Artículo Primero.- El presente Reglamento entrará en vigor a partir del día siguiente de su publicación en la Gaceta Universidad, órgano oficial de la

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Benemérita Universidad Autónoma de Puebla y sus efectos regirán plenamente a partir de la generación que ingrese a la Universidad en 1998. Artículo Segundo.- Se abroga el Reglamento de Ingreso, Permanencia y Egreso de los Alumnos de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Artículo Tercero.- Quedan derogados los acuerdos y disposiciones de autoridad universitaria que se opongan al presente Reglamento. Artículo Cuarto.- Los alumnos ya inscritos en la Universidad al entrar en vigor el presente Reglamento tendrán derecho a los beneficios del mismo, cuando sea procedente.

32

CAPITULO 3. Diseño del Sistema de Control de Historial Académico. 3.1 Introducción. La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, cuenta actualmente con un programa de tutorías mediante el cual cada alumno tiene asignado un tutor que lo orienta en la selección de materias, así como en posibles desavenencias que puedan ocurrir, de acuerdo al plan de ingreso, permanencia y egreso de nuestra universidad. El trabajo del diseño del sistema comienza ubicando los requerimientos del usuario, que deberá cumplir el sistema de base de datos. Por lo tanto fue necesario recopilar la información relacionada con el programa de tutorías de la Facultad de Ciencias de la Computación, información que se explica detalladamente en el Capítulo 2. El programa de tutorías académicas establece que cada alumno tiene asignado un tutor que lo orienta en la selección de materias, así como en posibles desavenencias que puedan ocurrir, de acuerdo al plan de ingreso, permanencia y egreso de nuestra universidad. Para poder proporcionar una orientación adecuada se lleva un historial académico del alumno, este debe permitir estar al tanto de la situación actual del estudiante en la licenciatura que cursa, permitiendo de esta forma que el tutor pueda orientarle de la mejor manera, así como el alumno pueda tomar sus propias decisiones con la mayor objetividad posible. 3.1.1 Referencias al Sistema. La fuente de información (hasta el momento) es documentación proporcionada por la Facultad de Ciencias de la Computación como son:

Modelo del Programa de Tutorías Académicas. Ficha de Identificación del alumno. Informe de mapa curricular. Reglamento de Procedimientos y Requisitos para la Admisión, Pertenencia y

Egreso de los Alumnos de la BUAP. 3.1.2 Objetivos. Objetivo General. Desarrollar un sistema que lleve el control del historial académico de los alumnos de la Licenciatura de la Facultad de Ciencias de la Computación, orientado al manejo de información individual por tutor, así como otros aspectos de relevante importancia mediante una base de datos que permita representar la densa información.

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Objetivos Específicos. Los objetivos del sistema de control de historial académico son:

Diseñar un sistema acorde a los requerimientos de usuario.

Implantar un sistema, capaz de centralizar la información.

Realizar consultas en tiempo óptimo.

Crear un sistema con un entorno agradable y de fácil manejo para cualquier tipo de usuario.

3.1.3 Restricciones. Hardware:

Procesador Pentium 150 Mhz (mínimo), recomendado 200 Mhz o más. Espacio en disco duro 5 Mb. 32 Mb Ram (mínimo), recomendado 64 Mb o más. Unidad de Cd-Rom.

Software. El sistema deberá ser utilizado bajo el entorno de Windows 98 o posterior,

ya que el sistema se diseño bajo esta plataforma. El sistema esta orientado al manejo de información individual por tutor.

3.2 Descripción de la Información. El sistema de control de historial académico tiene como objetivo fundamental estar al tanto de la situación actual del estudiante, de esta forma el tutor puede orientarle de la mejor manera posible. El sistema deberá contener lo siguiente: Mapa curricular. Formado por los cursos o asignaturas que integran el

programa académico de la Licenciatura de Ciencias de la Computación. Tutores. Información relacionada con el tutor como su clave y nombre. Ficha de Identificación por alumno. Formada por los datos generales del

alumno, registro de información del nivel académico anterior, registro de información académica actual (cursos, bajas y entrevistas).

3.2.1 Representación del flujo de información.

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Figura 3.1 Diagrama de Flujo de Datos. Nivel 0. La consulta al sistema está protegida por una sección de seguridad donde le indica al usuario que escriba su nombre y contraseña, posteriormente el sistema se encarga de capturar la consulta, dicha consulta entra a la base de datos y obtenemos el resultado vía interfaz (ver figura 3.2).

Figura 3.2 Diagrama de Flujo de Datos. Nivel 1. 3.2.2 Representación del contenido de información.

SISTEMA

Consulta (Tutor)

Resultados

en Interfaz

Información

de Mapa Curricular, Periodos, Tutores,

Ficha de Identificación del Alumno (Cursos, Bajas y Entrevistas).

Consulta al Sistema

Historial Académico

Resultados en interfaz

B.D

Seguridad

35

La pantalla inicial del sistema de control de historial académico se muestra en la siguiente figura.

Figura 3.3 Pantalla inicial del sistema.

En la figura anterior el usuario debe introducir su nombre y contraseña, posteriormente debe oprimir el botón Entrar o bien el botón Salir. Al oprimir el botón Entrar, se desplegará la siguiente figura que comprende el menú principal del sistema.

Figura 3.4 Menú Principal del sistema.

Observamos que en la figura anterior aparecen varias opciones dentro del menú principal como son:

36

Mapa Curricular. Formado por dos opciones que se muestran en la siguiente

figura.

Figura 3.5 Opciones del menú mapa curricular.

Cambios Materias. En esta parte podemos dar de alta todas las materias que integran la Licenciatura de Ciencias de la Computación y realizar modificaciones (ver la figura 3.6).

Figura 3.6 Pantalla Cambios Materias del menú mapa curricular.

Consultar Materias. En esta sección podemos consultar todas las materias (divididas por niveles) que integran la Licenciatura de Ciencias de la Computación.

- Nivel Básico. Ver figura 3.7.

37

Figura 3.7 Pantalla Consultar Materias del menú mapa curricular,

carpeta Nivel Básico.

- Nivel Formativo. Ver figura 3.8.

Figura 3.8 Pantalla Consultar Materias del menú mapa curricular, carpeta Nivel Formativo.

- Materias Optativas. Ver figura 3.9.

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Figura 3.9 Pantalla Consultar Materias del menú mapa curricular,

carpeta Materias Optativas. Periodos. La pantalla periodos permite dar de alta los periodos que van a

transcurrir, ver la siguiente figura.

Figura 3.10 Pantalla Periodos del menú principal.

Tutores. La pantalla tutores contiene datos relacionados con el tutor como:

clave, nombre, horario y lugar de tutorías, ver la siguiente figura.

39

Figura 3.11 Pantalla Tutores del menú principal.

Mapa Curricular. Formado por tres opciones que se muestran en la siguiente

figura.

Figura 3.12 Opciones del menú Ficha de Identificación.

Datos Generales. En esta sección encontraremos los datos generales del alumno como: nombre, matrícula, dirección y teléfono. Dicha pantalla se divide en varias carpetas como son:

- Datos Generales. Ver figura 3.13.

40

Figura 3.13 Pantalla Datos Generales del menú ficha de identificación,

carpeta Datos Generales.

- Datos Padre/Tutor. Ver figura 3.14.


carpeta Padre/Tutor. - Otras Actividades. Ver figura 3.15.

41


carpeta Otras Actividades.

- Enfermedades. Ver figura 3.16.


carpeta Enfermedades.

- Nivel Académico Anterior. Ver figura 3.17.

42


carpeta Nivel Académico Anterior.

- Orientación Vocacional. Ver figura 3.18.

Figura 3.18 Pantalla Datos Generales del menú

ficha de identificación, carpeta Orientación Vocacional Anterior.

Información Académica Actual. En esta sección encontraremos la información del cuatrimestre que cursa el alumno. Dicha pantalla se

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divide en cuatro carpetas como son:

- Información. Ver figura 3.19.

Figura 3.19 Pantalla Información Académica Actual del menú Ficha de identificación, carpeta Información.

- Cursos. Ver figura 3.20.

Figura 3.20 Pantalla Información Académica Actual del menú

Ficha de identificación, carpeta Cursos.

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- Bajas. Ver figura 3.21.

Figura 3.21 Pantalla Información Académica Actual del menú

Ficha de identificación, carpeta Bajas.

- Entrevistas. Ver figura 3.22.

Figura 3.22 Pantalla Información Académica Actual del menú Ficha de identificación, carpeta Entrevistas.

Fotos. En esta sección podemos dar de alta y modificar las fotos del alumno ver la siguiente figura.

45

Figura 3.23 Pantalla Fotos del Alumno.

Usuarios. En esta sección podemos dar de alta los usuarios que están

autorizados para iniciar una sesión con el sistema, ver la siguiente figura.

Figura 3.24 Pantalla Usuarios.

3.2.3 Representación de la estructura de la información.

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Para llegar a la implantación del Sistema de Control de Historial Académico es necesario aplicar la Ingeniería del Software, de la cuál se utilizó la metodología del ciclo de vida clásico o en cascada (ver figura 3.25), de esta forma el sistema cumplirá con los requerimientos del usuario. [9, 1993]

Figura 3.25 El ciclo de vida clásico (o �modelo en cascada�).

Después de organizar la información se aplicaron los pasos de creación del diagrama entidad-relación y los pasos de normalización, mismos que garantizan la consistencia y no redundancia de la información contenida en la base da datos. El modelo de datos entidad-relación (E-R) está basado en una percepción del mundo real que consta de un conjunto de objetos básicos llamados entidades y de relaciones entre estos objetos. Una entidad es una <<cosa>> u <<objeto>> en el mundo real que es distinguible de otros objetos. Por ejemplo cada inmueble es una entidad. Las entidades se describen en una base de datos mediante un conjunto de atributos. Una relación es una asociación entre varias entidades. Dentro de la estructura del sistema de control de historial académico existe información considerada sólo para representación en el sistema por lo tanto no forma parte del modelo entidad-relación, dicha información es la siguiente:

a) Reglamento de Procedimientos y Requisitos para la Admisión, Permanencia y Egreso de los Alumnos de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.

Las entidades del sistema de control de historial académico son: ALUMNOS, INF_ACADEMICA, PERIODOS, ENTREVISTAS, MAPA_CURRICULAR, y CURSOS. El modelo entidad-relación para el del sistema de control de historial académico de los alumnos de la Licenciatura de la Facultad de Ciencias de la Computación, se muestra en la siguiente figura.

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

Ingenieríadel sistema

Análisis

Diseño

Codificac ión

Prueba

Mantenimiento

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Figura 3.26 Modelo Entidad-Relación correspondiente a al Sistema de Control de Historial Académico.

3.2.3.1 Entidades y Atributos.

Entidad ALUMNOS. Se refiere a todos los datos relacionados con el alumno y

que se encuentran en el documento que corresponde a la ficha de identificación.

ALUMNOS # * matrícula o foto o enfermo_obs * nombre o diabetes * dirección o epilépticas * nacionalidad o alergias * sexo o otras * edad * año_ingreso o teléfono * esc_procede * padre_tutor o esc_oficial * dirección1 o esc_priv o teléfono1 o esc_tecno * ocupación o bachi_gral * puntaje_admisión o bachi_espe o otra_activ o promedio * trabaja * recibio_becas * practica_deporte o tipo_becas o otra * orien_voca o horas_dedica o fuente_infor o por_día * porque_carrera o por_semana * clave_tutor

INF_ACADEMICA # * matrícula # * clave_periodo * num_cursos_inscritos * num_creditos_aprobados * num_creditos_intentados o tipo_beca o num_bajas_cuatri o promedio_ponderado o causales_de_baja o incidencias_especiales

TUTORES # * clave_tutor * nombre_tutor * horario_tutorías * lugar_tutorías # * clave_periodo

ENTREVISTAS # * matrícula # * clave_periodo * fecha * resultado/observaciones

CURSOS # * matrícula # * clave_periodo # * código_materia * estado_materia

MAPA_CURRICULAR # * codigo-materia * nombre_materia * horas_teoría * horas_práctica * total_creditos * requisito

PERIODOS

# * clave_periodo

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La siguiente figura muestra la entidad ALUMNOS y sus atributos.

Figura 3.27 Entidad ALUMNOS y sus atributos.

Atributos:

# * matrícula Atributo llave de la entidad ALUMNOS. Atributo obligatorio.

o foto

Corresponde a la foto del alumno. Atributo opcional.

* nombre

Corresponde al nombre completo del alumno. Atributo obligatorio.

* direccion Se refiere a la dirección del alumno. Atributo obligatorio.

* nacionalidad


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Corresponde a la nacionalidad del alumno. Atributo obligatorio.

* sexo

Se refiere al sexo del alumno. Atributo obligatorio.

* edad

Corresponde a la edad del alumno. Atributo obligatorio.

o telefono

Indica el número de teléfono del alumno Atributo opcional, el alumno puede tener o no teléfono.

* padre_tutor

Se refiere al nombre del padre o tutor del alumno. Atributo obligatorio.

* direccion1

Se refiere a la dirección del padre o tutor del alumno. Atributo obligatorio.

o telefono1

Indica el número de teléfono del padre o tutor del alumno. Atributo opcional, el padre o tutor puede o no tener teléfono.

* ocupacion

Corresponde al nombre de la ocupación del padre o tutor del alumno. Atributo opcional, el padre o tutor puede o no tener teléfono.

* puntaje_admisión

Indica el puntaje del examen de admisión del alumno. Atributo opcional, el padre o tutor puede o no tener teléfono.

o otra_activ

Se refiere si el alumno practica alguna otra actividad. Atributo opcional, el alumno puede o no practicar otra actividad.

* trabaja

Indica si el alumno trabaja. Atributo obligatorio, el alumno puede contestar si o no trabaja.

o practica_deporte

Indica si el alumno practica algún deporte.

50

Atributo obligatorio, el alumno puede contestar si o no practica algún deporte.

o otra

Indica si el alumno realiza alguna otra actividad. Atributo opcional.

o horas_dedica

Se refiere a cuantas horas le dedica a su actividad. Atributo opcional, el alumno puede o no tener dicha actividad.

o por_dia

Cuantas horas dedica por día a su actividad. Atributo opcional, el alumno puede o no practicar otra actividad.

o enfermo_obs

Explicar detalladamente si padece enfermedades de importancia. Atributo opcional, el alumno puede o no padecer enfermedades.

o diabetes

El alumno puede padecer diabetes. Atributo opcional, el alumno puede o no padecer diabetes.

o epilepticas

El alumno puede padecer crisis epilépticas. Atributo opcional, el alumno puede o no padecer crisis epilépticas.

o alergias

El alumno puede ser alérgico. Atributo opcional, el alumno puede o no ser alérgico.

o otras

El alumno puede padecer alguna otra enfermedad. Atributo opcional, el alumno puede o no padecer otra enfermedad.

* año_ingreso

Indica el año de ingreso del alumno a la BUAP. Atributo obligatorio, el alumno debe proporcionar el año de ingreso.

* esc_procede

Corresponde al nombre de la escuela de procedencia. Atributo obligatorio, el alumno debe proporcionar el nombre de la

escuela de procedencia. o esc_oficial

51

El alumno puede proceder de una escuela oficial. Atributo opcional, el alumno puede o no proceder de una escuela

oficial. o esc_priv

El alumno puede proceder de una escuela privada. Atributo opcional, el alumno puede o no proceder de una escuela

privada. o esc_tecno

El alumno puede proceder de una escuela tecnológica. Atributo opcional, el alumno puede o no proceder de una escuela

tecnológica. o bachi_gral

Especificar si su bachillerato fue de tipo general. Atributo opcional, el alumno puede o no proceder de un bachillerato

de tipo general. o bachi_espe

Especificar si su bachillerato fue especializado. Atributo opcional, el alumno puede o no proceder de un bachillerato

especializado. * promedio

Especificar el promedio de su escuela de procedencia. Atributo obligatorio, el alumno debe conocer su promedio.

* recibio_becas

Indica si el alumno recibió alguna beca en su anterior escuela. Atributo obligatorio, el alumno debe saber si obtuvo alguna beca.

o tipo_becas

Especificar el tipo de beca otorgado. Atributo opcional, el alumno pudo o no recibir becas.

* orien_voca

Indica si el alumno recibió orientación vocacional sobre la carrera elegida.

Atributo obligatorio, el alumno recibió o le faltó orientación. o fuente_inf

Especificar el tipo de fuente de información. Atributo opcional, el alumno pudo o no recibir orientación vocacional.

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* porque_carrera Indica porque el alumno eligió la carrera. Atributo obligatorio, el alumno debe indicar porque eligió dicha

carrera. * clave_tutor

Atributo llave de la entidad TUTORES, llave ajena, indica la clave del tutor asignado al alumno.

Atributo obligatorio. Entidad INF_ACADEMICA. Corresponde al registro de la información

académica actual del alumno.

Figura 3.28 Entidad INF_ACADEMICA y sus atributos.

Atributos: * matrícula

Atributo llave de la entidad ALUMNOS, llave ajena. Atributo obligatorio, la información académica pertenece a un

alumno y debe tener una llave. * clave_periodo

Atributo llave de la entidad PERIODOS, llave ajena, indica la clave del periodo a la cual pertenece dicha información académica.

Atributo obligatorio. * num_cursos_inscritos

Indica el número de cursos a los que se inscribió el alumno dentro del cuatrimestre o periodo actual.

Atributo obligatorio.


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* num_creditos_aprobados Indica el número de créditos aprobados por el alumno en el periodo

actual. Atributo obligatorio.

* num_creditos_intentados

Indica el número de créditos intentados por el alumno al iniciar el periodo actual.

Atributo obligatorio. o tipo_beca

Corresponde al tipo de beca recibida. Atributo opcional, pudo o no tener alguna beca.

o num_bajas_cuatri

Indica el número de bajas en el cuatrimestre. Atributo opcional, el alumno pudo no haber dado de baja ningún

curso. * promedio_ponderado

Indica el promedio ponderado del alumno. Atributo obligatorio.

o causales_de_baja

Indica el motivo de las bajas realizadas en el cuatrimestre. Atributo opcional, el alumno pudo no haber dado de baja ningún

curso. o incidencias_especiales

Corresponde al registro de incidencias especiales del alumno durante el cuatrimeste.

Atributo opcional, el alumno pudo o no tener incidencias. Entidad PERIODOS. Corresponde a la tabla que almacena los datos

relacionados con los periodos dentro de la institución académica.

Figura 3.29 Entidad PERIODOS y sus atributos.

Atributos:

PERIODOS # * clave_periodo

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* clave_periodo

Atributo llave y se refiere a la clave del periodo asignada a cada uno de los periodos.

Atributo obligatorio, el periodo debe tener una clave. Entidad TUTORES. Corresponde a los datos como su horario y cursos

asignados de cada uno de los tutores que se encuentran en la Facultad de Ciencias de la Computación de la BUAP.

Figura 3.30 Entidad TUTORES y sus atributos.

Atributos: * clave_tutor

Atributo llave y se refiere a la clave asignada a cada uno de los tutores. Atributo obligatorio, el tutor debe tener una clave.

* nombre_tutor

Corresponde al nombre del tutor. Atributo obligatorio, el tutor siempre debe tener un nombre.

* horario_tutorías

Indica el horario que tiene asignado para realizar sus tutorías. Atributo obligatorio, el tutor debe tener un horario para tutorías.

* lugar_tutorias Corresponde al lugar donde se realizan las tutorías. Atributo obligatorio, el tutor debe tener un lugar para realizar sus

tutorías. * clave_periodo

Atributo llave de la entidad PERIODOS, llave ajena, indica la clave del periodo asignado al tutor.

Atributo obligatorio.


55

Entidad ENTREVISTAS. Corresponde al registro de cada una de las entrevistas que el tutor realiza con el alumno.

Figura 3.31 Entidad ENTREVISTAS y sus atributos.


Atributo llave de la entidad ALUMNOS, llave ajena. Atributo obligatorio, la entrevista debe tener una llave.

* clave_periodo

Atributo llave de la entidad PERIODOS, llave ajena, indica la clave del periodo dentro del cual se realiza la entrevista.

Atributo obligatorio. * fecha

Indica la fecha de la entrevista. Atributo obligatorio.

* resultado/observaciones

Corresponde al resultado que arrojo la entrevista del tutor con el alumno.

Atributo obligatorio, el tutor debe escribir el resultado de la entrevista.

Entidad MAPA_CURRICULAR. Corresponde al registro de cada una de las

materias y el derecho para cursar cada una de las mismas, así como el total de créditos asignados, las horas de teoría y de práctica asignadas.


56

Figura 3.32 Entidad MAPA_CURRICULAR y sus atributos.

Atributos: * codigo_materia

Atributo llave, corresponde al código para identificar la materia. Atributo obligatorio, la materia tiene asignado un código.

* nombre_materia

Corresponde al nombre de la materia. Atributo obligatorio.

* horas_teoria

Indica las horas asignadas para la teoría de cada una de las materias. Atributo obligatorio.

* horas_practica

Indica las horas asignadas para la práctica de cada una de las materias.

Atributo obligatorio. * requisito

Indica el requisito para cursar dicha materia. Atributo obligatorio.

Entidad CURSOS. Corresponde a la tabla que almacena los datos

relacionados con los cursos que toma el alumno cada periodo.


57

Figura 3.33 Entidad CURSOS y sus atributos.


Atributo llave de la entidad ALUMNOS, llave ajena. Atributo obligatorio.

* clave_periodo

Atributo llave de la entidad PERIODOS y se refiere a la clave del periodo del cuatrimestre, llave ajena.

* codigo_materia

Atributo llave de la entidad MAPA_CURRICULAR, corresponde al código para identificar la materia que cursa el alumno, llave ajena.

Atributo obligatorio, la materia tiene asignado un código. * estado_materia

Corresponde al estado de la materia, aprobada o reprobada. Atributo obligatorio, la materia tiene asignado un estado.

Entidad REGLAMENTO. Únicamente servirá de consulta por lo tanto es una

entidad aislada de nuestro modelo entidad-relación.

Figura 3.34 Entidad REGLAMENTO.

3.2.3.2 Relaciones del Modelo Entidad-Relación.

CURSOS # * matrícula # * clave_periodo # * código_materia * estado_materiaa

REGLAMENTO

58

Relación TUTORES-ALUMNOS. Cada TUTOR puede tener uno o muchos ALUMNOS designados para darles

tutorías.

1) Un TUTOR puede tener uno o muchos ALUMNOS. Relación Obligatoria.

2) Un ALUMNO puede tener sólo un TUTOR. Relación Obligatoria.

En la siguiente figura podemos observar la relación entre las entidades TUTORES y ALUMNOS.

Figura 3.35 Relación Uno a Muchos entre las entidades TUTORES y ALUMNOS.

Relación TUTORES-PERIODOS.

1) Un TUTOR puede tener uno o muchos PERIODOS. Relación Obligatoria.



MUCHOS UNO

Relación Obligatoria

59

2) Un PERIODO puede tener uno o muchos TUTORES.

Relación Obligatoria. En la siguiente figura podemos observar la relación entre las entidades TUTORES y PERIODOS.

Figura 3.36 Relación Muchos a Muchos entre las entidades TUTORES y PERIODOS.

Relación ALUMNOS-ENTREVISTAS.

1) Un ALUMNO puede tener cero, una o muchas ENTREVISTAS. Relación Opcional.

2) Una ENTREVISTA puede pertenecer a un solo ALUMNO. Relación Obligatoria.

En la siguiente figura podemos observar la relación entre las entidades ENTREVISTAS y ALUMNOS.

MUCHOS


PERIODOS

# * clave_periodo

MUCHOS

Relación OBLIGATORIA

ALUMNOS # * matrícula o foto o enfermo_obs * nombre o diabetes * dirección o epilépticas * nacionalidad o alergias * sexo o otras * edad * año_ingreso o teléfono * esc_procede * padre_tutor o esc_oficial * dirección1 o esc_priv o teléfono1 o esc_tecno * ocupación o bachi_gral * puntaje_admisión o bachi_espe o otra_activ o promedio * trabaja * recibio_becas * practica_deporte o tipo_becas


UNO OBLIGATORIO

60

Figura 3.37 Relación Muchos a Uno entre las entidades ALUMNOS y ENTREVISTAS.

Relación ENTREVISTAS-PERIODOS.

1) Una ENTREVISTA pertenece a un solo PERIODO. Relación Obligatoria.

2) Un PERIODO puede tener 0, 1 o muchas ENTREVISTAS. Relación Opcional.

En la siguiente figura observamos la relación entre las entidades ENTREVISTAS y PERIODOS.

Figura 3.38 Relación Muchos a Uno entre las entidades ENTREVISTAS y PERIODOS. Relación ALUMNOS-INF_ACADÉMICA.

1) Un ALUMNO puede tener 0, 1 o muchas INF_ACADEMICA dentro de su estancia en la Universidad. Relación Opcional.

2) Una INF_ACADEMICA pertenece a un solo ALUMNO. Relación Obligatoria.

UNO OBLIGATORIO



CERO, UNO O MUCHOS OPCIONAL

61

En la siguiente figura observamos la relación entre las entidades ALUMNOS e INF_ACADEMICA.

Figura 3.39 Relación Uno a Muchos entre las entidades ALUMNOS e INF_ACADEMICA.

Relación INF_ACADÉMICA-PERIODOS.

1) Cada INF_ACADEMICA pertenece a un solo PERIODO. Relación Obligatoria.

2) Cada PERIODO puede tener 0, 1 o Muchas INF_ACADEMICA. Relación Opcional.

Observar la relación en la siguiente figura.



UNO OBLIGATORIA

0, 1 o MUCHOS OPCIONAL

ALUMNOS # * matrícula o foto o enfermo_obs * nombre o diabetes * dirección o epilépticas * nacionalidad o alergias * sexo o otras * edad * año_ingreso o teléfono * esc_procede * padre_tutor o esc_oficial * dirección1 o esc_priv o teléfono1 o esc_tecno * ocupación o bachi_gral * puntaje_admisión o bachi_espe o otra_activ o promedio * trabaja * recibio_becas * practica_deporte o tipo_becas u otra * orien_voca o horas_dedica o fuente_infor o por_día * porque_carrera o por_semana * clave_tutor

UNO OBLIGATORIA

0, 1 o MUCHOS OPCIONAL


62

Figura 3.40 Relación Muchos a Uno entre las entidades INF_ACADEMICA y PERIODOS.

Relación INF_ACADÉMICA-CURSOS.

1) Cada INF_ACADEMICA de un alumno puede tener 0, 1 o Muchos CURSOS. Relación Opcional.

2) Un CURSO puede pertenecer a 0, 1 o Muchas INF_ACADEMICA. Relación Opcional.


Figura 3.41 Relación Muchos a Muchos entre INF_ACADEMICA y CURSOS.

Relación CURSOS-MAPA_CURRICULAR.

1) Un CURSO pertenece a un solo Código de Materia. Relación Obligatoria.

2) Un Código de Materia pertenece a un solo CURSO. Relación Obligatoria.


CURSOS # * matrícula # * clave_periodo * código_materia * estado_materia

O, 1 o Muchos, OPCIONAL

O, 1 o Muchos, OPCIONAL

63


Figura 3.42 Relación Uno a Uno entre CURSOS y MAPA_CURRICULAR. 3.2.4 Descripción de la interfaz del sistema. La interfaz del sistema se manejará solamente por medio de pantallas, es decir, el usuario va a interactuar con el sistema por medio de menús y botones, con los cuales se podrán capturar datos y efectuar consultas a la base de datos del sistema de control de historial académico.


CURSOS # * matrícula # * clave_periodo * código_materia * estado_materia

Uno a Uno OBLIGATORIO

64

3.3 Descripción Funcional. 3.3.1 Partición Funcional. Los módulos que se consideran necesarios para la solución del sistema de control de historial académico son los siguientes:

3.3.2 Descripción Funcional. En esta sección explicaremos brevemente el funcionamiento de cada módulo que

ALTAS

Materias (Mapa Curricular)

Periodos Tutores Alumnos (Ficha de

Identificación). Fotos Usuarios

BAJAS Materias (Mapa

Curricular) Tutores Alumnos

MODIFICACIONES Materias (Mapa

Curricular) Periodos Tutores Alumnos (Ficha de

Identificación). Fotos

CONSULTAS Materias (Mapa

Curricular) Alumnos

Sistema de Control de Historial Académico

65

conforma el sistema de control de historial académico, con lo cual nos daremos una idea de su funcionamiento interno.

3.3.2.1 Narración del Procesamiento. Todo el sistema esta compuesto por módulos mencionados, los cuales se dividen a su vez en diversos submódulos. Cada uno de ellos se explica a continuación. ALTAS. En este módulo se da de alta información para el sistema de control de

historial académico, como se muestra en el siguiente organigrama.

Organigrama 1 Módulo Altas del Sistema.

Altas de Materias. En esta submódulo se dan de alta todas las materias que integran el mapa curricular de la Licenciatura de Ciencias de la Computación de la F.C.C. de la B.U.A.P.

Altas de Periodos. Aquí se realiza el alta de los periodos, por ejemplo:

PRIM2003, se refiere al periodo primavera del año 2003.

MATERIASMapa Curricular

PERIODOS

TUTORES

Datos Generales

Información Académica Actual

ALUMNOSFicha de Identificación

FOTOS USUARIOS

ALTAS

66

Altas de Tutores. En esta sección se dan de alta los datos de los maestros

de la Facultad asignados en el programa como tutores. Altas de Alumnos. Esta sección contempla al alta de todos los datos que

conforman la ficha de identificación del alumno, por lo tanto la sección de altas se divide en dos partes:

- Datos generales del alumno y - Finalmente la información académica actual (cuatrimestral).

Altas de Fotos. En esta sección se dan de alta las fotos de los alumnos. Altas de Usuarios. Aquí se realiza el alta de los usuarios que tendrán

acceso al sistema con sus respectivas contraseñas..

BAJAS. En este módulo se da de baja información del sistema de control de historial académico, como se muestra en el siguiente organigrama.

Organigrama 2 Módulo Bajas del Sistema.

Bajas de Materias. En esta submódulo se dan de baja cualquiera de las materias que integran el mapa curricular de la Licenciatura de Ciencias de la Computación de la F.C.C. de la B.U.A.P.

Bajas de Tutores. En esta sección se dan de baja cualquiera de los tutores

que ya no corresponden al programa de tutorías.

Bajas de Alumnos. En esta sección se dan de baja cualquiera de los alumnos que ya no necesiten estar dentro de la base de datos.


TUTORES ALUMNOS

BAJAS

67

MODIFICACIONES. En este módulo se actualiza o modifica información del sistema de control de historial académico, como se muestra en el siguiente organigrama.

Organigrama 3 Módulo Modificaciones del Sistema.

Modificaciones de Materias. En esta submódulo se modifican datos de las materias que integran el mapa curricular de la Licenciatura de Ciencias de la Computación de la F.C.C. de la B.U.A.P.

Modificaciones de Periodos. Aquí se realiza la modificación de los

periodos.

Modificaciones de Tutores. En esta sección se modifican los datos de los maestros de la Facultad asignados en el programa como tutores.

Modificaciones de Alumnos. Esta sección contempla la modificación de los datos que conforman la ficha de identificación del alumno, por lo tanto la sección de modificaciones se divide en:


Modificaciones de Fotos. Podemos realizar cambios de las fotos de los

alumnos.


PERIODOS

TUTORES

Datos Generales



FOTOS

MODIFICACIONES

68

CONSULTAS. En este módulo se actualiza o modifica información del sistema de control de historial académico, como se muestra en el siguiente organigrama.

Organigrama 4 Módulo Consultas del Sistema.

Consultas de Materias. En este submódulo se consultan las materias que integran el mapa curricular de la Licenciatura de Ciencias de la Computación de la F.C.C. de la B.U.A.P, divididas por nivel básico, formativo y materias optativas.

Consultas de Alumnos. Esta sección contempla la consulta de los datos

que conforman la ficha de identificación del alumno, por lo tanto la sección de consultas se divide en dos partes:


3.3.2.2 Restricciones y Limitaciones. El sistema debe ser utilizado bajo el entorno de Windows98 o posterior. La configuración del área de la pantalla deberá ser de 800 x 600 píxeles. El sistema utiliza sólo los formatos de archivo (fotos de alumnos) .jpg, .gif y

.bmp. El usuario debe proporcionar su nombre de usuario y su contraseña para iniciar

una sesión con el sistema de control de historial académico.


Datos Generales



CONSULTAS

69

En el caso de los módulos que componen el sistema, estos cubren con las

necesidades básicas que se requieren para su total funcionamiento. 3.3.2.3 Requerimientos de Funcionamiento.

En esta sección se explican los requerimientos de funcionamiento y se aplican de la siguiente forma: Módulo Altas.

El usuario debe introducir los siguientes datos para dar de alta la información en la base de datos. Altas Materias: Código, nombre, horas teoría, horas práctica, total de

créditos y el requisito de la materia. Altas Periodos: Clave del periodo compuesto del periodo y el año, es decir

PRIM2003, VER2003, OTO2003 y así sucesivamente. Altas Tutores: Clave del tutor, nombre del tutor, horario de tutorías, lugar

de las tutorías y la clave del periodo.

Altas Alumnos (Ficha de Identificación):

- Datos Generales: Matrícula, foto, nombre, dirección, nacionalidad, sexo, edad, teléfono, padre/tutor, dirección, teléfono y ocupación del padre/tutor, puntaje en examen de admisión a la BUAP, práctica otra actividad, trabaja, práctica algún deporte, otra, cuántas horas le dedica, por día, por semana y finalmente si padece enfermedades de importancia explicarlas detalladamente.

- Nivel Académico Anterior: Año de ingreso a la BUAP, nombre de la

escuela de procedencia, tipo de escuela, tipo de bachillerato, promedio, si recibió becas, tipo de becas, recibió orientación vocacional, fuente de información, explicar porque eligió la carrera y la clave del tutor.

- Información Académica Actual: Matrícula, clave del periodo, número de cursos inscritos, número de créditos aprobados, número de créditos intentados, tiene beca, tipo de beca, número de bajas en el cuatrimestre, promedio ponderado, causales de baja e incidencias especiales y finalmente introducir el código de todos los cursos en los cuales esta inscrito el alumno.

70

Altas Fotos: Matrícula del alumno y ubicación de la foto.

Módulo Bajas.

El usuario debe introducir los siguientes datos para dar de baja las materias, tutores o alumnos de la base de datos. Bajas Materias: Código de la materia. Bajas Tutores: Clave del tutor.

Bajas Alumnos (Ficha de Identificación):

- Datos Generales: Matrícula del alumno.

Módulo Modificaciones.

El usuario debe introducir los siguientes datos para modificar la información en las pantallas que integran el sistema. Modificaciones Materias: Código de la materia. Modificaciones Periodos: Clave del periodo. Modificaciones Tutores: Clave del tutor.

Modificaciones Alumnos (Ficha de Identificación):

- Matrícula del alumno.

Altas Fotos: Matrícula del alumno. Módulo Consultas.

El usuario debe introducir los siguientes datos para modificar cada uno de los módulos. Consultas Materias: Código de la materia. Consultas Periodos: Clave del periodo.

71

Consultas Tutores: Clave del tutor.

Consultas Alumnos (Ficha de Identificación):

- Datos Generales: Matrícula del alumno.

Consultas Fotos: Matrícula del alumno.

3.3.2.4 Restricciones en Diseño. Un alumno no puede darse de alta (ficha de identificación) si no tiene asignado

el tutor o no se han dado de alta los tutores. En la información académica actual del alumno no puede darse de alta un

alumno si no se han dado de alta sus datos generales. No puede darse de alta la información académica del alumno si no ha sido dado

de alta el periodo. En la información académica actual del alumno no puede agregarse algún curso

si no ha dado de alta las materias del mapa curricular.

72

3.3.2.5 Diagramas.

Figura 3.43 Diagrama del Sistema de Control de Historial Académico.

73

MATERIAS. Diagrama de los módulos de la pantalla Materias.

PERIODOS. Diagrama de los módulos de la pantalla Periodos.

TUTORES. Diagrama de los módulos de la pantalla Tutores.

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PERIODOS

74

ALUMNOS (Datos Generales). Diagrama de los módulos de la pantalla Alumnos.

ALUMNOS (Información Académica Actual). Diagrama de los módulos

de la pantalla Alumnos.

FOTOS (Alumnos). Diagrama de los módulos de la pantalla Fotos.

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ALUMNOSDatos Generales

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ALUMNOSInformación Académica Actual

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FOTOS

75

3.4 Criterios de Validación. La efectividad del Sistema de Control de Historial Académico se podría medir con más precisión, a partir de que sea utilizado por cada uno de los tutores de la Facultad de Ciencias de la Computación, con el fin de obtener resultados más precisos sobre su funcionamiento e incluso para la mejora del mismo. Finalmente se espera que el sistema cuente con las bases de diseño correctas para lograr el objetivo por el que fue realizado. 3.4.1 Límites de funcionamiento. El Sistema de Control de Historial Académico cumple con los requerimientos del usuario, manteniendo un control centralizado de la información. 3.4.2 Clases de pruebas. Las pruebas para comprobar el buen funcionamiento del sistema consistieron en crear una base de datos con información que se maneja con respecto al programa de tutorías de la Facultad de Ciencias de la Computación (L.C.C.). Esta información sirvió para probar cada uno de los módulos que integran el sistema. 3.4.3 Respuesta esperada. El sistema ofrece un control centralizado de la información, de una forma sencilla y fácil de manipular, con un entorno agradable y de fácil manejo para cualquier tipo de usuario. Debido a las continuas revisiones de la información, permitió que el sistema se desarrollara bajo los requerimientos del usuario y con esto finalmente alcanza los objetivos planteados. 3.4.4 Restricciones especiales. El sistema fue diseñado de manera simple, de tal forma que no requiere de ningún tipo de dispositivo especial, funciona simplemente con los requerimientos indicados.

76

CAPITULO 4. Conclusiones. 4.1 Alcances Logrados. Con el estudio de la teoría de las bases de datos y la normalización, se obtuvieron las bases de diseño para el sistema, el cuál permite tener un control sobre el historial académico basado en el programa de tutorías de la Licenciatura de Ciencias de la Computación de la Facultad de Ciencias de la Computación de la BUAP. Se mostró también que la teoría sobre diseño y normalización funciona para el buen rendimiento , consistencia y no redundancia de la Base de Datos, asimismo que la combinación de la Ingeniería del Software y diseño de la Base de Datos pueden garantizar la efectividad de un sistema. 4.2 Aportación. El tutor tendrá un control individual sobre la información de sus tutoriados, lo que permite proporcionar una orientación adecuada al tener el historial académico del alumno en el sistema. Las bases de diseño obtenidas para el sistema de control de historial académico se pueden utilizar para otras tesis que utilizan bases de datos. 4.3 Perspectivas. El Sistema podría ser sometido a un análisis crítico para la mejora del mismo, sugerencia podría instalarse en Internet.

77

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[6, 2000] Facultad de Ciencias de la Computación, Dirección General de Educación Superior, Vicerectoría de Docencia, BUAP. �Mapa Curricular Licenciatura de Ciencias de la Computación�.

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[11] Cornell Gary. �Manual de Referencia, Visual Basic 6.0�, Editorial Mc Graw Hill.

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