Sistema de administración de documentos
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Cuando hablamos de administración de documentos en una empresa hablamos de todos los procesos que con llevan administrar el flujo de documentos de una organización, como son la recuperación, la búsqueda, indexación, la seguridad donde deben de guardarse y cuanto tiempo debemos permanecer con ellos. Aplicando principios de racionalización y economía.
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Cuando hablamos de administración de documentos en una empresahablamos de todos los procesos que con llevan administrar el flujo dedocumentos de una organización, como son la recuperación, labúsqueda, indexación, la seguridad donde deben de guardarse y cuantotiempo debemos permanecer con ellos. Aplicando principios deracionalización y economía.
software de administración de documentos
Empresa de Administración Documental
VS.
Una empresa puede escoger entre varias opciones para facilitar esteprocedimiento, pero principalmente pueden escoger entre dos opciones.
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de Documentos
La empresa adquiere un producto y un
servicio, realiza una inversión una única
vez.
La empresa contrata un servicio y se
compromete a un contrato por tiempo
casi indefinido
VS.
Existen diferencias puntuales entre ambos métodos que a continuaciónmostraremos
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de Documentos
Se ofrece una solución al disminuir el consumo
de papelería en la empresa, y en el
almacenamiento de documentos.
Se sigue generando la misma cantidad de
papelería pero ya no se almacena en la
empresa.
VS.
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de Documentos
Se automatiza todos los procesos de
administración como eliminar
documentos, archivarlos, buscarlos, visualizarlos, todo esta aun clic
de distancia y se prescinde del error
humano
Todo el proceso lo realiza la empresa contratada, por lo general algunos
procesos extras como entregar un documento para que lo verifiquen
tiene un costo adicional.
VS.
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de Documentos
Seguridad en los sistema de
administración de documentos se tiene
un absoluto control de todo el proceso que se
ha realizado con un documento, permitiendo encontrar errores o anormalidades en el
procedimiento
Los documentos no están a la mano de la empresa , y dificulta tener mayor control
sobre ellos.
VS.
Herramienta invaluable al momento de llevar auditorias, ya que se
puede visualizar cualquier
procedimiento y documento
rápidamente
Se necesita el traslado desde el lugar donde se
guardan los documentos hasta
donde esta la empresa es efectivo pero no
más eficiente
VS.
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de Documentos
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de Documentos
Se pueden realizar modificaciones o
mejoras en el sistema para que se adapte
mejor a las necesidades de la
empresa
La empresa puede mejorar l servicio pero el proceso nunca cambiara siempre será el mismo.
VS.
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de Documentos
El Software se convierte en un valor
agregado para la empresa , porque
aumenta su eficiencia y cumple las normas de
calidad ISO 9001
Es simplemente un contrato con otra
empresa no aporta a más del servicio algo
más a la empresa
VS.
Software de administración de documentos
Empresa de Administración de DocumentosVS.
En conclusión al comparar unsoftware de administración dedocumentos con una Empresa deAdministración de Documentospodemos ver que ambas opcionesson eficaces pero una es muchomás eficiente que la otra.
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