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Los documentos electrónicos de archivo

Contexto: la Administración Electrónica

Conceptos básicos y particularidades

Elementos de un sistema de gestión de documentos electrónicos

Normativa para la gestión de documentos electrónicos

Estado de la cuestión en la UA

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Algunas notas sobre Legislación y normativa

- Planes europeos: e-Europa; i2010 (2005-2010).- Ley 30/92 de RJAP y PAC (art. 45): los documentos electrónicos

“gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación…”

- Ley 59/2003 de firma electrónica- Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los

servicios públicos.- RD de desarrollo de la LAECSP: Esquema Nacional de

interoperabilidad (enero 2010)

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Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios

Públicos

- Derechos de los ciudadanos a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos (art. 6)

- La sede electrónica- Creación de la figura del Defensor del usuario de la A.E. - Admisión de los sistemas de firma electrónica que garanticen

la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. (Ley 59/2003 de Firma Electrónica). Interoperabilidad y plataforma de verificación de revocación de certificados.

- Registros electrónicos (Cap. III, Sección 1ª, art. 24- )- Gestión electrónica de los procedimientos

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Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

Plazos de implantación:- AGE y organismos públicos vinculados o

dependientes de ésta: a partir del 31 de diciembre de 2009.

- CCAA y entidades de Administración Local: a partir del 31 de diciembre de 2009, siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.

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Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Cap. IV. De los documentos y los archivos electrónicos

Art. 29. Documento administrativo electrónico- Las AAPP podrán emitir por medios electrónicos los documentos

administrativos… siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas.

- Incluirán referencia temporal (a través de medios electrónicos) cuando la naturaleza del documento lo requiera. (Sellado de tiempo).

La definición de documento electrónico en esta ley (Anexo):

“Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.”

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Art. 30. Copias electrónicas

- Igual consideración que copias auténticas, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración y previa comprobación de la firma electrónica y en su caso sellado de tiempo.

- Copias electrónicas realizadas por las AAPP de documentos emitidos por éstas en soporte papel.

- Imágenes electrónicas de documentos privados aportados por los ciudadanos a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y conservación.

- Posibilidad de destrucción de originales de documentos en soporte papel de los que las AAPP hayan efectuado copias electrónicas…

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Art. 31. Archivo electrónico de documentos

2) “Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato…o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.

3) Medidas de seguridad que garanticen: integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación. Asegurar la identificación de los usuarios, el control de accesos y protección de datos.

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Art. 32. Expediente electrónico

- Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo.

- Foliado mediante índice electrónico firmado por el órgano… para garantizar su integridad y permitir su recuperación.

- Derecho del interesado a obtener copia del mismo.

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Los documentos electrónicos de archivo.Definición

“Información en soporte informático registrada, producida o recibida en el

inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio” (ICA-CIA).

Las características que identifican un documento como documento de archivo no varían al cambiar de formato.

Sin embargo, presentan unas particularidades que hacen necesaria la adopción de políticas y estrategias específicas por parte de las organizaciones para asegurar su organización, conservación y acceso a lo largo de su ciclo de vida.

Necesidad de crear archivos electrónicos completos, manejables y accesibles a través del tiempo, que puedan servir como evidencia de las organizaciones.

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Los documentos electrónicos.Particularidades

- Elevado volumen de documentos producidos

- Dispersión en el almacenamiento de la información (disquetes, discos duros, soportes ópticos, bases de datos…) y distintos tipos de ficheros (temporales, acumulativos, etc.)

- Dependencia tecnológica (hardware y software).

- Uso extendido de programas y formatos informáticos propiedad de empresas del mercado.

- El grado de separación del contenido, la estructura y el contexto crece a medida que los documentos informáticos son más complejos (documentos compuestos, distribuidos y/o dinámicos).

Problemática de Identificación, localización y control

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Ante la problemática de Identificación, localización y control

DIRECTRICES

Identificar desde su origen los documentos electrónicos que constituyen archivo (intervención “a priori”)

Establecer criterios para su selección y captura.

Recoger la información técnica necesaria para su acceso.

Definir el ciclo de vida = Evaluación documental (valores primarios y secundarios) y establecimientos de criterios de conservación y/o eliminación).

Normalizar los programas y formatos en uso en una organización (preferentemente software libre y formatos abiertos)

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La facilidad de copia y modificación de los documentos informáticos hace necesario el establecimiento de medidas para:

• Controlar el contexto de creación del documentos y la legitimidad de la autoría para asegurar su fiabilidad.

• Conservar la integridad del documento a lo largo de su ciclo de vida para controlar su autenticidad.

Problemática de control de fiabilidad y autenticidad

Firma digital y Sellado de tiempo

(A medio plazo hay que tener en cuenta su problemática para archivos permanentes debido al plazo de revocación y tecnología de encriptación)

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Los documentos electrónicos.Particularidades.

Doble problemática:

Conservación física de los soportes (ver recomendaciones del manual de archivos de la UA)

Conservación del contenido ( causas: cambio de formatos, obsolescencia de los programas, sistemas operativos, equipos…)

Problemática de conservación de los soportes y los contenidos

• Intervención “a priori” (programas, modelos de formatos normalizados, estrategias según ciclo de vida de los documentos…)

• Intervención “a posteriori” (migración a formatos de conservación: pdf-A(ISO19005), XML (ejem.: Open Document-ISO/IEC 26300).

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Sistema de gestión de documentos electrónicos



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Un sistema de gestión y preservación de documentos electrónicos se enmarca en el sistema de gestión de documentos corporativo (Norma ISO/UNE 15489).

Elementos del sistema

Políticas de gestión de los documentos

Ciclo de vida

Clasificación

Metadatos

Plan de preservación (migración)

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METADATOS para la gestión de documentos

Norma ISO/UNE 23081-Definición

Datos que recogen el contexto, estructura y contenido con el fin de posibilitar la producción, registro, clasificación, acceso, conservación

y valoración de los documentos a lo largo del tiempo..

Asociados permanentemente al documento más allá de la aplicación que los genere, recogiendo el contexto en que se han producido y

sus relaciones con otros documentos, así como el historial de eventos.

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Tipo Metadatos en un sistema de gestión de documentos electrónicos

a) Metadatos de descripción: contenido, estructura y contexto

b) Metadatos administrativos: se utilizan para la gestión y administración.

c) Metadatos técnicos: requisitos técnicos de acceso

d) Metadatos de uso: nivel de utilización y tipos de usuarios

e) Metadatos de conservación: para gestionar la preservación de los documentos

Pueden o no generarse automáticamente y acompañan a los e-documentos a lo largo de todo su ciclo de vida

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Las estrategias de preservación digital de documentos dependerán de:

Los valores

El ciclo de vida

Necesidades de acceso

Necesidad de incorporar requisitos archivísticos en las aplicaciones de gestión corporativas, en el proceso de creación y archivado (captura) de los documentos electrónicos y en las aplicaciones

informáticas de archivado permanente o a largo plazo.

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Preservación y acceso a medio y largo plazo. Varias posibilidades

Mantenimiento en el sistema original y eliminación en el calendario previsto.

Copia o traspaso a ficheros históricos planos (previa documentación de su formato y estructura)

Conservación permanente: copia en ficheros históricos en formato XML con su correspondiente DTD.


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Normativa sobre documentos electrónicos

RD 4/2010 de 8 de enero. Esquema Nacional de Interoperabilidad

Cap. 10. Recuperación y conservación del documento electrónico.

Art. 21. Condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico:

Medidas organizativas y técnicas.

Creación de repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes a los archivos convencionales, que cubran el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.

Desarrollo y actualización de normas técnicas de interoperabilidad (Comité Sectorial de Administración Electrónica del Mº de Presidencia).

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En fase de publicación (BOE): Catálogo de estándares Digitalización de documentos Documentos y expedientes electrónicos Esquema de metadatos de documentos electrónicos Protocolos de intermediación de datos

En fase de redacción: Política de gestión de documentos electrónicos

Normas técnicas del ENI

(Esquema Nacional de Interoperabilidad)

RD 4/2010 de 8 de enero. ENI

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E-Administración en la UA

Antes de 2010- Punto de usuario de firma digital de la AVC- Cursos de formación sobre firma digital y LAECSP

2010- Vicerrectorado de Tecnología, Secretaria General y Gerencia.- Comisión de Administración Electrónica- Plan Director de Administración Electrónica- Adquisición de la plataforma SIGEM (Empresa Cesser)- Estudio de primeros procedimientos- Reglamentos de registro electrónico y sede electrónica

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E-Administración en la UA

2011- Desarrollo de la primera fase del Plan director de Administración Electrónica Registro electrónico: presentación de escritos Configuración plataforma SIGEM

Gestor documental Alfresco (software libre)

Primeros procedimientos y programación de siguientes procedimientos Formación del personal Plan de comunicación

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SEDE ELECTRÓNICA DE LA UA

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