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Manual de Cambios

Módulo de Logística

Versión 5.9.2

SIGA - ML

Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA

________________________________________________________________________________________ Manual de Cambios SIGA - ML v 5.9.2 -2-

ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 3

II. ACTUALIZACIÓN DE VERSIÓN ............................................................................... 3

III. PROGRAMACIÓN ................................................................................................. 3

III.1 Cuadro de Necesidades - Registro C.N. por Centro de Costo .................................. 3

III.2 PAO Actualizado ................................................................................................. 4

III.3 Estudio de Mercado ............................................................................................ 5

IV. PEDIDOS .............................................................................................................. 7

IV.1 Registro del Pedido ............................................................................................. 7

Validación del Registro del Bien /Servicio en el Cuadro de Necesidades ......... 9

Validación del Stock de Almacén.................................................................... 9

Validación a Nivel Marco Presupuestal (PIM) – Nivel Específica del Gasto .... 11

Validación del Marco PIM – Nivel Genérica del Gasto ................................... 12

IV.2 Autorización de Pedidos .................................................................................... 14

V. ADQUISICIONES ................................................................................................. 14

V.1 Secuencia de la Fase ......................................................................................... 14

VI. GESTIÓN PRESUPUESTAL .................................................................................... 15

VI.1 Programación de Compromiso Anual (PCA) ........................................................ 15

VI.2 Certificaciones .................................................................................................. 16



I. INTRODUCCIÓN

La versión 5.9.2 del Módulo de Logística del 26 de marzo del 2012, ha sido desarrollada para incluir los cambios y modificaciones efectuados al Sistema por los nuevos requerimientos y cambios en los Sub Módulos Programación, Pedidos, Adquisiciones y Gestión Presupuestal. En el Sub Módulo Programación se ha incorporado una opción de búsqueda que facilitará la rápida ubicación de un Centro de Costo en el Registro del Cuadro de Necesidades. Asimismo, en el Plan Anual de Obtención Actualizado (P.A.O. Actualizado) se ha implementado el botón “Detalle de Pedido” que muestra la Consulta de Pedidos. En el Sub Módulo Adquisiciones en la opción Secuencia de la Fase se ha realizado un cambio en el filtro Tipo B/S, en relación a la opción S.N.P. que solo se mostrará hasta el año 2009, para las Secuencias Anulación, Anulación por Error, Rebaja y Ampliación. En el Sub Módulo Gestión Presupuestal el Reporte de Cadenas Priorizadas de la Programación del Compromiso Anual se han incorporado tres filtros de búsqueda por Fuente, Meta y Clasificador de Gasto para un mayor detalle. Asimismo, en la opción Certificaciones, en Datos del Documento se ha incluido el filtro Tipo que permite una búsqueda por OC/OS, Contrato o Viático.

II. ACTUALIZACIÓN DE VERSIÓN

Al actualizar la presente Versión el Sistema validará que la Base de Datos se encuentre en la Versión 5.9.1 del Módulo de Logística, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

III. PROGRAMACIÓN

III.1 Cuadro de Necesidades - Registro C.N. por Centro de Costo

En la ventana Cuadro de Necesidades / Registro C.N. por Centro de Costo, se han incorporado las opciones de búsqueda de Centros de Costo por Código, Centro de Costo y Descripción.



Para realizar una búsqueda el Usuario deberá seleccionar el criterio de búsqueda requerido: Código, Centro de Costo o Descripción e ingresar el texto correspondiente y dar enter.

III.2 PAO Actualizado

En la opción Plan Anual de Obtención Actualizado, se ha implementado el botón Detalle de Pedido , que muestra la ventana de consulta de los pedidos relacionados a un PAO Actualizado.

Para la Consulta de Pedidos del PAO, el Usuario deberá seleccionar un PAO Actualizado y dar clic en el botón , a continuación el Sistema mostrará la ventana Detalle de Pedidos por P.A.O.



III.3 Estudio de Mercado

En la opción Estudio de Mercado / Registro de Estudio de Mercado / Compras Externas, se ha incorporado en la Búsqueda de Proveedores en el campo Estado el tipo “Otros”, del Sub Módulo Tablas / opción Proveedores. Esta opción se puede asignar a aquellas personas naturales o jurídicas a quienes se les solicitarán cotizaciones para el Estudio o Indagación de Mercado, pero el Sistema no considerará dichas cotizaciones para el cálculo del Valor referencial, solo las mostrará.

Tabla Proveedores

Para visualizar la funcionalidad el Usuario deberá:

a. En la ventana Listado de Estudio de Mercado, dar clic en el ícono .



b. El Sistema mostrará la ventana Generación de Solicitud de Cotización, donde deberá dar clic en la pestaña Compras Externas luego dar clic derecho para para insertar a los Proveedores clasificados como Otros al Estudio o Indagación de Mercado.

c. Seguidamente el Sistema mostrará la ventana Búsqueda de Proveedores, donde deberá marcar con check aquellas Personas Naturales ó Jurídicas clasificados como Otros que se

requieran y dar clic en el botón grabar , para incluir a los participantes seleccionados.

d. Finalmente los postores quedarán incluidos en la relación para realizar los Estudios o Indagaciones de Mercado.



IV. PEDIDOS

IV.1 Registro del Pedido

En la opción Pedidos de Compra de B/S se han incorporado validaciones para controlar el flujo del Registro de Pedidos con mensajes dirigidos al Usuario. Se adjunta como parte del anexo 1 el flujograma del Procedimiento de Registro del Pedido para mayor detalle y comprensión de las validaciones incorporadas.

Para activar la validación en el Registro de Pedidos el Usuario deberá:

a. En el Módulo de Administración en la ventana Tablas / Parámetros Ejecutora, activar el parámetro “Validación de Registro de Pedido no Programado”, para el control de la ejecución

del Registro y Autorización de los ítems de los Pedidos y dar clic en el ícono .

Nota: Para proceder con la activación del parámetro “Validación de Registro de Pedido no Programado”, es necesario tener configurado el campo FF / Rubro en el Registro de Pedidos.



b. Seguidamente el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

c. Responder Sí para finalizar.

Validación del Precio del Bien en el Catálogo-Precio

En la opción Pedidos de Compra de Bienes cuando el Usuario realice el registro de un Pedido de Compra de Bien el Sistema validará el precio del ítem seleccionado, si este no se encuentra registrado en el Catálogo Precio, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Nota: Si el Usuario no tiene acceso al Catálogo Precio, deberá coordinar con el Área de Abastecimiento o con el encargado del Catálogo en la UE.

Esta funcionalidad no aplica en el Registro de Pedidos de Compra de Servicios.



Validación del Registro del Bien /Servicio en el Cuadro de Necesidades

Al realizar un Pedido de Compra de Bien / Servicio, el Sistema validará los ítems del Cuadro de Necesidades por Meta, Fuente de Financiamiento y Tarea, si se encuentran registrados en el Cuadro de Necesidades, el Sistema mostrará la ventana Justificación mediante el cual solicitará al Usuario el registro de la “Justificación” para la compra del Bien/Servicio, tal como se muestra a continuación:

Validación del Stock de Almacén

Al realizar el Registro de Pedido, el Sistema validará la cantidad solicitada del Bien con el Stock del Almacén. Si la cantidad es menor o igual al Stock del Almacén, el Sistema no mostrará ningún mensaje y se continuará con el registro del Pedido de Compra o del Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), para su atención en el Almacén, de lo contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje:



a. Seguidamente deberá dar clic en el botón Aceptar para continuar con la secuencia y el Sistema mostrará el siguiente mensaje, al que deberá dar Aceptar.

b. El siguiente paso es el VB del Jefe, para lo cual deberá dar clic en el botón , y el Sistema presentará el siguiente mensaje:

Nota: El Sistema permite que el Pedido pase a V°B°, a pesar que el Pedido de B/S supera el Stock de Almacén, lo que significa que la validación no cancela el Registro del Pedido.

Esta funcionalidad no aplica en el Registro de Pedidos de Compra de Servicios.



Validación a Nivel Marco Presupuestal (PIM) – Nivel Específica del Gasto

Al realizar el Registro de Pedido de Compra de un Bien / Servicio y dar clic en el ícono ,el Sistema validará si el ítem cuenta con Saldo Presupuestal a Nivel Específica del Gasto del Marco PIM, de no contar con Saldo se mostrará el siguiente mensaje al Usuario:

a. Seguidamente dar clic en el botón Aceptar y el Sistema mostrará una segunda ventana donde

indicará la verificación del Saldo Presupuestal. Dar clic en Aceptar para continuar.

b. Registrado el Pedido el siguiente paso es el VB del Jefe, para lo cual deberá dar clic en el

botón y el Sistema mostrará el siguiente mensaje, al cual deberá responder dando clic en el botón Aceptar.



c. Seguidamente el Pedido pasará de estado Pendiente a VB Jefe.

Nota: El Sistema permite que el Pedido pase a V°B°, a pesar que el Pedido de B/S no cuente con Saldo Presupuestal en el Marco PIM a Nivel Específica del Gasto, lo que significa que la validación no cancela el Registro del Pedido.

Validación del Marco PIM – Nivel Genérica del Gasto

Asimismo, el Sistema validará el Saldo Presupuestal a Nivel Genérica del Gasto, en caso esta superará el Marco PIM a nivel Genérica del Gasto se mostrará el siguiente mensaje:

a. Para continuar deberá dar clic en el botón Aceptar para continuar con la secuencia. Seguidamente el Sistema mostrará los siguientes mensajes de la verificación del Marco PIM a nivel Genérica del Gasto:



b. El siguiente paso es el VB del Jefe, dar clic en el botón , a continuación el Sistema mostrará el siguiente mensaje, el cual aceptamos.

Nota: El Pedido queda en estado Pendiente, ya que la validación realizada a Nivel Genérica del Gasto cancela el Registro del Pedido. El Sistema no permitirá pasar el Pedido de B/S al Estado VB Jefe.

c. Luego al dar clic en el botón Aceptar, el Sistema mostrará el siguiente mensaje al que deberá

responder Si, para que el Sistema muestre la información del Marco Presupuestal a Nivel Genérica del Gasto.

d. Finalmente el Sistema mostrará el Reporte de Cadenas sin Saldo Presupuestal por Pedido, el

cual permite analizar a Nivel Genérica de Gasto, cuanto es el monto faltante, ya que si no se cuenta con Saldo a Nivel Genérica no permite realizar VB Jefe. Asimismo, el Reporte contiene la siguiente información: Genérica del Gasto, Saldo Presupuestal Disponible, Monto Estimado y Monto Faltante.



IV.2 Autorización de Pedidos

En la ventana Autorización de Pedidos, se ha incorporado las opciones de búsqueda de Centros de Costo por Sede, Responsable, Nº de personas, Bienes Pendientes y Servicios Pendientes, tal como se muestra a continuación:

Para realizar la búsqueda, el Usuario deberá seleccionar el criterio de búsqueda, ingresar datos y dar enter. Seguidamente, el Sistema mostrará los registros encontrados.

V. ADQUISICIONES

V.1 Secuencia de la Fase

En la opción Secuencia de la Fase se ha modificado el filtro Tipo B/S, el cual mostrará la opción S.N.P. solo hasta el año 2009 para las Secuencias Anulación, Anulación por Error, Rebaja y Ampliación tal como se muestra a continuación:



VI. GESTIÓN PRESUPUESTAL VI.1 Programación de Compromiso Anual (PCA)

En la opción Reporte PCA de la ventana Programación de Compromiso Anual (PCA), se han incorporado los filtros por Fuente de Financiamiento/Rb, Meta y Clasificador del Gasto para el Reporte Cadenas Priorizadas – PCA.

Para visualizar los filtros del Reporte Cadenas Priorizadas – PCA el Usuario deberá:

a. En la ventana Programación de Compromiso Anual (PCA) dar clic en el ícono , y el Sistema mostrará la ventana Reporte PCA.

b. Seleccionar el tipo de Reporte, la Fuente de Financiamiento/Rb, la Meta y el Clasificador del

Gasto.

Nota: Para seleccionar todos, marcar check en el casillero .



c. Finalmente dar clic en el ícono para visualizar el Reporte Cadena Priorizada –PCA que contiene los datos de la Fuente de Financiamiento, el Rubro, la Meta y el Clasificador de Gasto según la selección realizada.

VI.2 Certificaciones

En la opción Certificaciones, en Datos del Documento se ha incorporado el filtro Tipo que permite la búsqueda por OC/OS, Contrato o Viático, en donde:

− Tipo: Filtro que permite seleccionar el tipo de documento a buscar: Orden de Compra, Orden de Servicio, Contrato o Viático.

− Nro. Documento: Campo donde se registra el número del Documento.

Para visualizar esta funcionalidad el Usuario deberá:

a. En la ventana Certificaciones / Datos del Documento seleccionar el Tipo del Documento, registrar el Nro. del Documento y dar enter. Seguidamente el Sistema mostrará el resultado de la búsqueda realizada:



b. Dar clic en el ícono , para visualizar la búsqueda realizada por el Nº de Documento.



ANEXO 1

Flujograma del Procedimiento de Registro del Pedido con las validaciones incorporadas.

http://www.mef.gob.pe/contenidos/servicios_web/conectamef/Anexo1.pdf

Jr. Junín 319, Cercado de Lima, Lima - PerúCentral: (511) 311 5930

www.mef.gob.pe

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