SICAU - UTEQ

UNIDAD DE ADMISIÓN Y REGISTRO

ADMINISTRACIÓN SICAU

Km 1 ½ Vía Quevedo-Santo Domingo de los Tsáchilas, Quevedo – Los Ríos. Telf.: (05) 275 1430 www.uteq.edu.ec

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA MATRICULACIÓN SICAU - UTEQ

Código: MPM-SICAU-002 Número de Páginas: 31

Página 1 Fecha: Marzo de 2016

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA MATRICULACIÓN

SICAU - UTEQ

ELABORADO REVISADO APROBADO ADMINISTRACIÓN SICAU Ing. Alex Fiallos Barrionuevo Analista de TICs Ing. Bladimir Cedeño Salazar Analista de TICs

UNIDAD DE ADMISIÓN Y REGISTRO Lcdo. Harold Escobar Terán Coordinador de Admisión y Registro

VICERRECTORADO ACADÉMICO Ing. Guadalupe Murillo Campuzano Vicerrectora Académica

OBSERVACIÓN DE APROBACIÓN







Contenido 1. Objeto .............................................................................................................................. 3 2. Alcance ............................................................................................................................ 3 3. Definiciones .................................................................................................................... 3 4. Marco Legal .................................................................................................................... 3 5. Consideraciones y Responsabilidades ............................................................................. 4

5.1. Cronograma de Matriculación en el SICAU ............................................................ 4 5.2. Periodo de matrículas ............................................................................................... 4 5.3. Costos por Créditos .................................................................................................. 5 5.4. Sobre matrícula en línea y entrega de documentos .................................................. 5 5.5. Requisitos de matrícula: ........................................................................................... 6 5.6. Colores de carpetas manilas ..................................................................................... 7 5.7. Sobre atención en las oficinas administrativas del SICAU ..................................... 7 5.8. Sobre valores a pagar (pérdida de gratuidad) .......................................................... 8

6. Procedimiento.................................................................................................................. 8 6.1. Matrícula a través del SICAU .................................................................................. 8 6.2. Activación de Cuenta de Usuario ............................................................................ 9 6.3. Para Ingresar a la cuenta del SICAU ..................................................................... 11 6.4. Actualización de Datos Personales y Socioeconómicos ........................................ 13 6.5. Inscripción de la matrícula en el SICAU ............................................................... 18 6.6. Confirmación de la Matrícula ................................................................................ 22 6.7. Requisitos de matrícula: ......................................................................................... 23 6.8. Los documentos deben ir en el orden establecido. ................................................ 24 6.9. Terceras Matrículas ................................................................................................ 24 6.10. Estudiantes procedentes de otras carreras o de otras universidades................... 25 6.11. Para dar de baja o anular Matrículas .................................................................. 26 6.12. Para cambiarse de paralelo ................................................................................. 27 6.13. Para agregar Unidades de Aprendizaje por primera ocasión ............................. 27 6.14. Para agregar Unidades de Aprendizajes por segunda ocasión ........................... 28 6.15. Para eliminar Unidades de Aprendizajes ........................................................... 28 6.16. Solicitud de Matrículas especiales ..................................................................... 29







1. Objeto

Establecer el Manual de Procedimientos para normar el proceso de matriculación en la Universidad Técnica Estatal de Quevedo

2. Alcance

El alcance de este Manual está orientado a estudiantes de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.

3. Definiciones

SICAU.- Sistema Informático de Control Académico Universitario Créditos.- Es una valoración arbitraria de una materia según su importancia dentro de la carrera y está en relación al número de horas dictadas. Matrícula ordinaria.- Matrícula que se encuentra dentro del proceso normal de Matriculación. Matrícula extraordinaria.- Matrícula que esta fuera de la programación ordinaria y sujeta un costo en USD por crédito. Matrícula especial.- Matrícula que esta fuera de la programación ordinaria y extraordinaria, también está sujeta a un costo en USD por crédito y deberá estar aprobada por el Consejo Universitario. PPA.- Primer Período Académico SPA.- Segundo Período Académico Matrícula en línea.- Proceso a través de un sistema informático que deberá ser manipulado por el estudiante que se matriculará en la UTEQ

4. Marco Legal

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos Instructivo de Matriculación de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo Reglamento de Semestralización y Créditos de la Universidad Técnica Estatal

de Quevedo Manual de Procedimiento para solicitudes al SICAU-UTEQ







5. Consideraciones y Responsabilidades

5.1.Cronograma de Matriculación en el SICAU

Se debe considerar las actividades para el proceso de matriculación según el Calendario Académico vigente de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, donde se detallan las fechas de matrículas ordinarias, extraordinarias y especiales, para las modalidades de estudios presencial y semipresencial.

Para fines administrativos, el siguiente cuadro representa el cronograma de inscripciones en el SICAU:

Fecha Último

dígito de cédula

Semestres Tipo Matrícula

Primer día de matriculación Todos 10 y 9 Ordinarias

Segundo día de matriculación Todos 8 y 7 Ordinarias

Tercer día de matriculación Todos 6 y 5 Ordinarias

Cuarto día de matriculación Todos 4 y 3 Ordinarias

Quinto día de matriculación Todos 2 y 1 Ordinarias

Desde el sexto al último día de matriculación ordinaria

Todos Todos Ordinarias

Según lo establecido en el Calendario Académico vigente

Todos Todos Extraordinarias

Según lo establecido en el Calendario Académico vigente

Todos Todos Especiales

De acuerdo con el art.4 del INSTRUCTIVO DE MATRICULACIÓN EN LA

UTEQ, bajo ninguna circunstancia se permitirá la matriculación de estudiantes una vez concluidos los plazos establecidos.

5.2. Periodo de matrículas

De acuerdo al Reglamento de Semestralización y Créditos de la UTEQ, a partir del periodo 2013-2014 las matrículas son semestrales y por créditos. El año lectivo se dividirá en dos periodos académicos (PPA Primer Periodo Académico y SPA Segundo Periodo Académico) y en cada uno de ellos habrá un proceso de matriculación. Por tanto este proceso de matrícula solo aplica para el periodo que está por iniciarse.







Es importante conocer que las matrículas serán por créditos, es decir cada

Unidad de Aprendizaje tendrá un número definido de créditos en la malla curricular, y los costos por pérdida de gratuidad estarán en función del número de créditos de la Unidad de Aprendizaje.

5.3. Costos por Créditos

El costo por créditos se aplicará para estudiantes incurran en casos de pérdida de la gratuidad, como se establece en la siguiente tabla:

5.4.Sobre matrícula en línea y entrega de documentos

Solo deberán acercarse a entregar documentos a la ventanilla de la Unidad de Admisión y Registro, los estudiantes que incurran en los siguientes casos: 1) Que ingresen a la UTEQ por primera vez.- Es decir estudiantes que

provienen de nivelación o estudiantes que vienen de otras universidades, en estos casos, el estudiante debe acercarse con los requisitos establecidos en el literal 6.7 de este Manual de Procedimiento.

2) Que les reflejen valores a pagar en el Comprobante de Matrícula impreso en el SICAU.- En este caso deberán entregar el Comprobante de Matrícula (2 copias) y el certificado de depósito bancario (3 copias)

Los estudiantes que no incurran en los casos anteriores, deberán enviar los requisitos escaneados en UN SOLO DOCUMENTO PDF al correo [email protected].

Matrícula

Costo por Crédito en Matrícula Ordinaria ($)

Costo por Crédito en Matrícula Extraordinaria o Especial ($)

Más del 60% créditos

Menos 60% créditos

Más del 60% créditos

Menos 60% créditos

Matrícula por primera ocasión

0,00 2,00 2,00 4,00

Matrícula por segunda ocasión

6,00 6,00 6,00 6,00

Matrícula por tercera ocasión

15,00 15,00 15,00 15,00







El documento PDF, para enviarlo al correo [email protected], deberá llevar como nombre del archivo el siguiente formato:

# cédula-apellidos y nombres del estudiante en mayúsculas, ejemplo:

1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf

El ASUNTO del correo deberá llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero antepuesto el nombre de la carrera, ejemplo:

ASUNTO: Ingeniería Industrial 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO

NOTA: Los estudiantes que provienen de otras carreras de la UTEQ, deberán

acercarse a entregar documentos a la ventanilla de la Unidad de Admisión y

Registro, solamente si les reflejen valores a pagar en el Comprobante de

Matrícula impreso en el SICAU, caso contrario seguirán el procedimiento de

enviar los requisitos escaneados en UN SOLO DOCUMENTO PDF al correo

[email protected].

5.5. Requisitos de matrícula:

En caso de Estudiantes provenientes del Curso de Nivelación o de otra universidad:

Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU, firmado por el estudiante (original y 2 copias).

Depósito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores a pagar).

Copia de Cédula y papeleta de votación vigente (a color) Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) Certificado Médico y Odontológico otorgado por un Centro de Salud Pública Copia a color del Título de Bachiller 1 Foto a color tamaño carnet Original y copia del acta de grado que lo acredite como bachiller de la

república En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS

En estos casos el estudiante deberá entregar la carpeta con los documentos físicos en la Unidad de Admisión y Registro de la UTEQ. (Los colores de las carpetas se

indican en el numeral 5.6 de este Manual de Procedimiento)







En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ:

Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF:

Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU, impreso y firmado por el estudiante.

Cédula y papeleta de votación vigente Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS

En este caso, el documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo [email protected]

5.6. Colores de carpetas manilas

Los estudiantes provenientes del curso de nivelación o de otra universidad deberán traer una carpeta colgante de los colores que se especifican a continuación:

FACULTAD/UNIDAD COLOR DE CARPETA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS VERDE

FACULTAD DE CIENCIAS AMBIENTALES AMARILLO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES CELESTE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERIA ROJA

FACULTAD DE CIENCIAS PECUARIAS BEIGE

UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA AZUL

NOTA: ADICIONALMENTE DEBERAN TRAER UNA CARPETA COLGANTE DE

COLOR AMARILLO PARA TODAS LAS FACULTADES

5.7. Sobre atención en las oficinas administrativas del SICAU

No hay atención del personal administrativo del SICAU a estudiantes de forma personal. Toda consulta, reclamo o sugerencia lo deberán hacer los estudiantes al correo [email protected], indicando su número de cédula, nombres y apellidos completos y el problema, reclamo o sugerencia. Los administradores del SICAU le







contestarán al mismo correo electrónico. Incluya todos los datos que crea conveniente pero sea breve y conciso en la explicación de su inconveniente.

5.8. Sobre valores a pagar (pérdida de gratuidad)

Solo deben salir valores a pagar en dos situaciones:

1) Cuando se está matriculado en materias por segunda o tercera ocasión 2) Cuando está matriculado en menos del 60% de los créditos posibles

correspondiente a un semestre, es decir, cuando se matricula en pocas materias de un semestre.

Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor a pagar. Escriba un correo a [email protected], para que le indiquen si su valor a pagar está correcto. El correo debe ser enviado dentro de los plazos de matrículas.

6. Procedimiento

6.1. Matrícula a través del SICAU

El proceso de matriculación se realizará mediante el SICAU, al mismo que se puede acceder a través de la página principal de la UTEQ: www.uteq.edu.ec

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