SIC-P-010 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CARTERA DE INVERSIONES EN CURSO.pdf

SIC-P-010 Procedimiento de Seguimiento y Control - Rev 2.doc Copyrights © 2009 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados

CORPORACION NACIONAL DE COBRE DE CHILE

CODELCO - CHILE

Procedimiento para Seguimiento y Control de la Cartera de Inversiones en curso

SIC-P-010

(Rev. 2)

07 de Junio de 2011

CORPORACION NACIONAL DE COBRE DE CHILE GERENCIA DE EVALUACION DE INVERSIONES

Y CONTROL DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CARTERA DE INVERSIONES

EN CURSO

Procedimiento Doc Nº. : SIC-P-010 Rev. : 2 Fecha : 07 / 06 / 11Página : 2 de 23


INDICE 1. REFERENCIAS................................................................................................................................3

2. OBJETIVOS .....................................................................................................................................4

3. ALCANCE Y APLICACION .............................................................................................................5

4. DEFINICIONES ................................................................................................................................7

5. RESPONSABILIDADES..................................................................................................................8

6. SEGUIMIENTO Y CONTROL: FACTORES DE EXITO DE LOS ESTUDIOS Y PROYECTOS.....9

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS ..............12

7.1. Herramientas de Buenas Prácticas para Seguimiento y Control ...............................14

8. ANEXOS.........................................................................................................................................17

8.1. Pantalla de Evaluación SSCI ..........................................................................................17

8.2. Informe de Avance (típico) .............................................................................................18

8.3. Ejemplo de Revisión Independiente (Seguimiento & Control) - Alcance ..................20

8.4. Formato Informe de Visita a Terreno.............................................................................22

9. REVISIONES..................................................................................................................................23




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1. REFERENCIAS

En la elaboración del presente procedimiento se han considerado como referencia los lineamientos y definiciones, sobre control y seguimiento, establecidas en los siguientes documentos:

El Sistema de Inversión de Capital (SIC-M-001): este documento establece que todos los compromisos y las oportunidades para Inversión de Capital serán informados a la GEI quien es la responsable de utilizar los informes ejecutivos y de avance para analizar y consolidar la gestión y control de la cartera mediante sus propios informes para el CE y el CFPI.

El Manual de Gestión y Control de Cartera (SIC-M-006): este documento

establece las Políticas y Procedimientos aplicables para la Presentación de Informes y Administración de la Cartera de Proyectos, así como la metodología utilizada para facilitar la Presentación de Informes de la Cartera de Proyectos.

El Instructivo para la elaboración de un Informe Mensual de un estudio o proyecto

(SIC-I-120).




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2. OBJETIVOS

Los objetivos de este Procedimiento son: 2.1 Establecer y definir las herramientas que utilizará el 3er Nivel de control de la

Corporación (Control Cartera de Inversiones de Codelco). 2.2 Definir los procesos de recopilación, análisis y presentación de información para

el Sistema de Seguimiento y Control de Inversiones (SSCI).

2.3 Definir una metodología para evaluar la información recolectada desde los Estudios y Proyectos.




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3. ALCANCE Y APLICACION

En cualquier momento, la Cartera de Inversión contendrá, por un lado, un número de estudios (potencial de proyectos a ejecutar), y por otro lado proyectos que ya se encuentran en ejecución. Para el seguimiento y control de cada inversión en curso (ya autorizada), se distinguen 3 (tres) niveles de control, cada uno con una misión de acuerdo a la organización a la cual pertenece el contralor. A continuación, se detallan las características de cada nivel de control: Este Procedimiento deberá utilizarse para gestionar la información que permita realizar el Seguimiento y Control de 3er Nivel de todas las inversiones ya autorizadas (Estudios en desarrollo y Proyectos en ejecución). Se establece que las tareas necesarias para el desarrollo de la actividad de seguimiento y control son las siguientes:

Seguimiento y control de los indicadores de Seguridad & Medio Ambiente Seguimiento y control del Alcance Técnico (cumplimiento de lo autorizado para la

etapa en desarrollo) Seguimiento y control del Alcance de Gestión (cumplimiento de lo autorizado

para la etapa en desarrollo con su impacto para la futura operación)

Jefe Estudio / Gerente Proyecto

Informe Mensual

Control y Seguimiento de:

-Seguridad y Sustentabilidad

-Costo (anual y total)

-Plazo (avance físico, hitos)

-Alcance técnico (control de cambios)

-Calidad (operación, mantención)

-Oportunidades y Alertas

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, y calidad del proyecto autorizado.

Control de 1er Nivel

VP / GPRO

Informe ejecutivo




-Plazo (avance físico)

-Alcance técnico

-Alertas

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, y calidad de los proyectos de la cartera VP/GPRO.

Control de 2do Nivel

- Informe Mensual para el CE.

- Informe mensual para el Directorio

Entregable

GEI (DECP)Responsable





-Alcance de Gestión

-Alcance técnico (desviación de lo autorizado)

-Aseguramiento de las Promesas

- Economics

-Alertas

Alcance

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, calidad, y captura de VAN del total de la cartera de proyectos de la Corporación.

Objetivo


Jefe Estudio / Gerente Proyecto

Informe Mensual





-Alcance técnico (control de cambios)

-Calidad (operación, mantención)

-Oportunidades y Alertas

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, y calidad del proyecto autorizado.


VP / GPRO

Informe ejecutivo




-Plazo (avance físico)

-Alcance técnico

-Alertas

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, y calidad de los proyectos de la cartera VP/GPRO.

Control de 2do Nivel

- Informe Mensual para el CE.

- Informe mensual para el Directorio

Entregable

GEI (DECP)Responsable





-Alcance de Gestión

-Alcance técnico (desviación de lo autorizado)

-Aseguramiento de las Promesas

- Economics

-Alertas

Alcance

Asegurar el cumplimiento del alcance, plazo, monto, calidad, y captura de VAN del total de la cartera de proyectos de la Corporación.

Objetivo





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Seguimiento y control del Costo (anual y total) Seguimiento y control de Plazo (avance físico, hitos) Seguimiento y control del Aseguramiento de las Promesas (cumplimiento de la

participación del Cliente para asegurar el fluido traspaso a Operaciones) Seguimiento y control de los Economics (impacto de desviaciones internas y

externas que puedan influir en los resultados del Negocio) Estas tareas corresponden al seguimiento y control de los aspectos críticos de cada estudio y proyecto. Se reconoce que la Cartera de Inversiones contiene inversiones de distintas tipologías, por lo cual la aplicación de este Procedimiento depende de los aspectos críticos que son razonablemente posibles evaluar. Además, la justificación por lo cual se autoriza una inversión, definirá la aplicabilidad de evaluar el aspecto crítico Economics. A modo de ejemplo:

Inversiones asociados a plantas de procesos con o sin obras mineras – todos los aspectos críticos evaluables;

Inversiones tipo Aportes a Negocios (PAN) – dependerá de la modalidad del aporte, y el nivel participativo de Codelco, lo cual permitiría o no observar/conocer el estado del proyecto. En caso que no sea posible contar con observación/conocimiento en forma regular (mensual), el seguimiento de 3er Nivel se restringirá al flujo de caja;

Inversiones tipo Exploraciones – debido a las características de estas actividades, el seguimiento de 3er Nivel se restringirá a los aspectos críticos Costo y Plazo;

Inversiones tipo Obras Mineras de Gastos Diferidos (AGD) – debido a las características de estas actividades, el seguimiento y control se restringirá a los aspectos críticos Costo y Plazo;

Inversiones tipo Investigación e Innovación Tecnológica (IIT) – dependerá del alcance de cada inversión, en base a lo cual se decidirá cuales aspectos críticos son razonables evaluar;

Inversiones tipo Servicios e Infraestructura (PSA) - dependerá del alcance de cada inversión, en base a lo cual se decidirá cuales aspectos críticos son razonables evaluar;

Inversiones tipo Tecnologías de Información, Telecomunicaciones y Automatización (TICA) - dependerá del alcance de cada inversión, en base a lo cual se decidirá cuales aspectos críticos son razonables evaluar.




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4. DEFINICIONES

DEFINICION DESCRIPCION

Cartera de Inversiones Un conjunto de estudios en desarrollo (potenciales proyectos) y/o de proyectos en ejecución, no importando su fuente de financiamiento.

Clase Principal a) Estudio, que si bien no ha requerido de la autorización nivel Directorio para su desarrollo, apunta a un Proyecto Clase Directorio, en base al monto de inversión estimado.

b) Proyecto en ejecución, que si bien no ha requerido de la autorización nivel Directorio para su ejecución, se considera que es estratégico para la Corporación.

Clase Directorio Estudio o Proyecto que ha sido aprobado por el Directorio de la Corporación.

RI (SC) Revisión Independiente (Seguimiento & Control).

VAF Vicepresidente de Administración y Finanzas, a la cual pertenece la GEI.

GEI Gerencia de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos.

VP Vicepresidencia de Proyectos.

GPRO Gerencia de Proyectos (o símil, área Divisional a cargo de desarrollar estudios y ejecutar proyectos dentro la División).

DECP Dirección de Evaluación y Control de Proyectos Divisional, o su símil en la División.

SSCI Sistema de Seguimiento y Control de Inversiones, plataforma mediante lo cual se captan los datos de las inversiones en curso desde SAP, y se preparan los informes correspondientes al control de 3er Nivel.




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5. RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDAD FUNCION / PAPEL

CCP Se informa de los Informes de Avance de la Cartera de Inversiones para Estudios de Prefactibilidad y Factibilidad.

Steering Committee Se informa del estado de avance de los proyectos estructurales y toma decisiones de punto de vista estratégico para cada proyecto de esta cartera.

CE Se informa de los Informes de Avance de la Cartera de Inversiones para oportunidades de inversión bajo estudio y proyectos en ejecución, en forma mensual.

CFPI Toma conocimiento de los Informes de Avance de la Cartera de Inversiones Clase Directorio para verificar cumplimiento con los resultados comprometidos.

Gerencias de Proyectos Suministra informes sobre el estado y pronóstico de los Estudios en desarrollo y Proyectos en ejecución.

Elabora y mantiene (actualiza) los Manuales y Procedimientos del SIC.

GEI

Recibe informes del estado del Estudio/Proyecto, evalúa y compila los Informes de Avance de la cartera de inversiones en curso.

Jefe de Estudio / Gerente de Proyecto

Suministra informes1 sobre el estado y pronóstico de los Estudios en desarrollo, así como de los Proyectos en ejecución.

1 Ver “Instructivo para la elaboración de un Informe Mensual de un estudio o proyecto” (SIC-I-120)




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6. SEGUIMIENTO Y CONTROL: FACTORES DE EXITO DE LOS ESTUDIOS Y PROYECTOS El seguimiento y control de inversiones es vital para la Corporación, ya que esto permite informar al Dueño cuál es la probabilidad de que se cumplan las promesas que sustentaron la autorización, y además, el estado actual de desempeño. Se entenderá por Seguimiento la obtención y análisis de la información sobre el desempeño hasta el momento en que se realiza la revisión/evaluación. Se usará como base de referencia y comparación la planificación total autorizado (comparación con lo anual será solamente referencial para el análisis). Entre otras actividades, se deberá:

Consolidar datos de desempeño real Identificar variaciones/desviaciones Proyectar desempeño hacia el futuro

A su vez, se entenderá por Control a la toma de acción(es) basado en la información entregada por el seguimiento, esto es actuar sobre el o los factores y/o causas que están produciendo variaciones. La gestión del control diario de un proyecto (1er Nivel) está radicada en el grupo ejecutor del estudio/proyecto quien es el responsable del progreso de las actividades relacionadas. No obstante este control de 1er Nivel, es indispensable que exista el Control a un nivel corporativo (GEI-DECP) de contraparte, que, basado en los datos reales informado por el ejecutor, opine sobre las proyecciones a término emitidas por los ejecutores, a través de revisiones periódicas. Finalmente, esta instancia de control corporativo (3er Nivel), emita una visión independiente al Ejecutor sobre la proyección a término mediante informe dirigido a la alta dirección de la Corporación. Para ello, esta visión se construye sobre la base de las evaluaciones específicas de los indicadores definidos como de éxito para el desarrollo de un estudio/proyecto: Seguridad y Medio-Ambiente; Alcance Técnico, Alcance de Gestión, Costo; Plazo; Aseguramiento de Promesas y Economics. Cada uno de estos factores se define como:

a) Seguridad y Medio-Ambiente: evalúa la gestión de la Seguridad y Medio Ambiente. La Seguridad se mide mediante la tasa de accidentalidad (Índice de Frecuencia) acumulativa a la fecha de evaluación respecto a la meta fijada por la Corporación para el año en el cual se autorizan los fondos. La gestión de este criterio contempla además, la tasa de gravedad (Índice de Gravedad), tipo de accidentes, registro mensual de accidentes e incidentes,




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cantidad de horas hombres sin accidentes, cantidad de horas hombres remanentes (para visualizar la tendencia del Índice de Frecuencia), y visualización de prácticas de seguridad en terreno. El componente Medio Ambiente se mide revisando los Incidentes Ambientales que se produzcan, así como el cumplimiento de hitos relacionados como son los Estudios de Impacto Ambientales (EIA) o Declaraciones de Impacto Ambiental (DIA), cuando corresponda.

b) Alcance Técnico: Este criterio se refiere a la concordancia de lo ejecutado en el proyecto con lo especificado y aprobado1, en el ámbito ingeneril. Se mide a través de una comparación entre lo ejecutado y lo autorizado, principalmente por el análisis de los cambios de diseño que impactan capacidad, ubicación, especificaciones de equipos principales.

c) Alcance de Gestión: Este criterio se refiere a la concordancia de lo ejecutado en el proyecto con lo especificado y aprobado1 en el ámbito de diseño organizacional, diseño de la confiabilidad operacional de los procesos, activos y personas. Se mide principalmente a través de una comparación entre lo ejecutado y lo autorizado.

d) Costo: Este criterio se refiere al presupuesto autorizado2 para el

estudio/proyecto. Se entiende como presupuesto autorizado el monto originalmente autorizado, o en el evento que se trate de un proyecto Reformulado, al monto autorizado en su reformulación. Los montos indicados y evaluados se indicarán en la moneda vigente del año de control. A raíz de ello, se mide la desviación que se proyecta al término. En la evaluación de este criterio, se contempla además el sistema de control en uso por el estudio/proyecto, la organización responsable de las actividades de control, los registros de cambios (autorizados o no), reclamos recibidos y/o que se estiman se van a recibir, el avance físico/financiero, nivel de contingencia disponible, estado de actividades de ingeniería y, cuando corresponda, visualización de las obras realizadas en terreno.

e) Plazo: Este criterio se refiere al plazo autorizado1 para el desarrollo del estudio o para la ejecución del proyecto. A raíz de ello, y en base de la fecha real de inicio3, se mide la desviación que se proyecta a término. En la evaluación de este criterio se contempla además el sistema de planificación y programación en uso, la organización responsable de las actividades de control, sustento del programa de trabajo del estudio, o del programa de ejecución respecto al programa de entrega de equipos y programas de construcción de los contratistas (programa de hitos relevantes), reclamos

2 Ver “Procedimiento toma de decisión en el sistema de inversiones” (SIC-P-101) 3 La fecha de inicio autorizado corresponde a la indicada en la nota que autoriza el inicio del desarrollo del estudio/proyecto por el Tomador de Decisión




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recibidos y/o que se estiman que se van a recibir por atrasos, holgura disponible, y, cuando corresponda, visualización de las obras realizadas en terreno.

f) Aseguramiento de las Promesas: Este criterio se refiere a la concordancia de lo ejecutado en el estudio/proyecto con lo especificado y aprobado1 en el ámbito del traspaso de un proyecto a operaciones (la puesta en marcha, la participación del Cliente) y el estado de condicionantes/recomendaciones que quedaron pendientes al autorizarse la inversión. Se mide a través de observación del nivel de involucramiento del Cliente, la razonabilidad de los planes de puesta en marcha, y la verificación del avance respecto a los condicionantes.

g) Economics: Este criterio se evaluará solamente para aquellas inversiones que fueron autorizados con justificación rentabilidad. Se refiere al mejoramiento o empeoramiento de los indicadores económicos indicados al momento de la autorización. Dichos cambios podrían surgir de factores externos (precio insumos/productos, etc.), o factores internos (resultados de estudios de trade-off, mayor inversión, atraso en fecha de término, etc.). Se mide con el ejecutor y el cliente interno, a través de una re-evaluación económica a término de un trade-off study, por parte del ejecutor, con el apoyo – en conceptos – de la GEI.




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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO DE ESTUDIOS Y PROYECTOS

Todos los estudios y proyectos pertenecientes a la Cartera Corporativa deben grabar el flujo del presupuesto autorizado en SAP. La validación de este radica en la Subgerencia de Gestión de Inversión. Asimismo, se debe grabar el avance físico mensual programado, y otros datos relacionado con seguimiento (hitos, meta de seguridad, etc.). Una vez que se está desarrollando la etapa, el SSCI extraerá los datos correspondientes al mes de control, en forma automática desde SAP. La fecha de extracción se establece como el 17 de cada mes, pero podría ser adelantada dependiendo de las necesidades de la alta dirección de la Corporación. Una vez que los datos están disponibles en el SSCI, se puede proceder a la Evaluación de cada inversión, de acuerdo a los perfiles definidos en el sistema. Existen 3 (tres) posibles clasificaciones de las inversiones: a) Directorio; b) Principal; c) Otro. Las inversiones de clase Directorio serán Evaluados por:

o el Consultor Principal de la GEI cuando el Ejecutor es la VP; o el Jefe de Control de la DECP divisional correspondiente cuando el Ejecutor

no es la VP; luego serán Validados y Revalidados por el SCCP, para proceder con la preparación y emisión del informe correspondiente, Las inversiones de clase Principal serán Evaluados por:

o El Consultor Principal correspondiente de la GEI cuando el Ejecutor es la VP; o ingenieros del área de control de la DECP divisional correspondiente cuando

el Ejecutor no es la VP, bajo la supervisión del Jefe de Control de la DECP; luego, serán Validados por el SCCP, para proceder con la preparación y emisión del informe correspondiente, Las inversiones de clase Otro serán Evaluados por ingenieros del área de control de

la DECP correspondiente, sin la necesidad de una Validación. Para los casos en que la inversión corresponda a un estudio/proyecto clase Directorio o Principal, el Evaluador valida y agrega comentarios a los parámetros en revisión. Para ello, se apoya en reuniones formales y/o informales con Jefes/Gerentes de Proyectos, visitas a terreno, y Revisiones Independientes (Seguimiento & Control) cuando aplica, e informe mensual emitido por el equipo ejecutor. El Validador pueda conformarse con los comentarios puestos por el Evaluador, o previo a conversación con el Evaluador, podría cambiar y/o agregar comentarios. De esta forma, la Visión que emita la GEI se considera colegiada, ya que participaron en la preparación del informe la DECP y la SCCP. La información quedará a disposición de los roles Cliente y Ejecutor para su visualización. A su vez, el formato multimedia del informe se publicará al sitio seguro




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desarrollado para estos fines en forma automática desde el SSCI. En el evento que el CE lo estime conveniente, la GEI repasará el informe multimedia en forma presencial. El CE (mediante el VAF) ratificará la visión entregada por la GEI, o bien solicitará modificaciones, para que se prepare y emita el informe para los Directores. Esta actividad queda a cargo de la SCCP, mediante el perfil de Revalidador en el SSCI. El formato multimedia del informe se publicará al sitio seguro desarrollado para estos fines en forma automática desde el SSCI. En el evento que el CFPI y/o el Directorio lo estime conveniente, la GEI repasará el informe multimedia en forma presencial. La Visión que emita la GEI al CE– y la Administración al Directorio– debe indicar el estado general de la inversión, el cual se determina del efecto ponderado del estado de cada una de las variables establecidas, es decir: S&MA, Alcance Técnico, Alcance de Gestión, Costo, Plazo, Aseguramiento de las Promesas, y Economics. Este estado, tanto general para la inversión como para cada una de las variables, se enmarca dentro de la siguiente clasificación: Verde : Alta probabilidad de Cumplimiento Limón : Sin alta probabilidad de Cumplimiento Amarillo : Baja probabilidad de Cumplimiento Naranjo : Mediana probabilidad de Incumplimiento Rojo : Alta probabilidad de Incumplimiento La Visión que se emite debe estar fundamentada y para ello se pueden utilizar distintas herramientas4 que se presentan en el siguiente capítulo. La estructura general del proceso de preparación y emisión de los informes de avance se indica en la Figura 1.

4 Ver Anexos




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7.1. Herramientas de Buenas Prácticas para Seguimiento y Control

Para la actividad de seguimiento, existen herramientas con distintos objetivos y distinto nivel de profundidad que permite al rol Contralor cumplir con su mandato. Sin embargo, un punto clave en el control Corporativo de la cartera de proyectos es contar con datos uniformes y confiables del proyecto. Para poder contar con estos parámetros, se hace necesario disponer de un lazo a nivel funcional entre la Casa Matriz (donde reside el control de la cartera corporativa) y las DECPs en las divisiones (donde se generan los datos de los estudios/proyectos). Estas DECPs cumplen con las funciones similares a las del Centro Corporativo, esto es, evaluación de inversiones y control de proyectos. Se sugiere que la visión esté basada en lo siguiente: 1. Informe Mensual; Documento correspondiente al informe emitido por el Ejecutor en

forma regular, y que de cuenta del estado de la inversión desde su punto de vista. Los lineamientos para la elaboración se encuentran en el SIC-I-120 (Instructivo para la elaboración de un Informe Mensual de un estudio o proyecto).

2. Revisiones Independientes: Revisiones externas al Ejecutor, se podrán realizar en la

etapa de Estudio de Factibilidad o de Ejecución del proyecto.

3. Reuniones: Por parte del personal de la DECP y/o personal de la GEI con los Jefes de Estudios/Gerentes de Proyectos, para poder conocer de primera fuente el estado de avance, intercambiar opiniones sobre las proyecciones a término y/o profundizar temas que se estiman necesitan aclaración.

4. Visitas a Terreno: Por personal de la DECP y/o personal de la GEI, a las faenas de

los proyectos en Ejecución, para constatar en forma personal el estado de avance.




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Figura 1 – Proceso de Preparación y emisión de Informes de Avance

Autoriza VAF

- Informe de Avance Cartera Personal

- Proyectos aprobados por el Directorio - Proyectos Principales

- Otros

- Sistema de Seguimiento & Control de Inversiones

Evalúa DECP

Valida GEI

SAP

Evalúa Ing. DECP

Valida DECP

Informe de Avance Comité Ejecutivo

(D)+(P)

Informe de Avance Directorio

(D)

Re-valida GEI

IA CP(D)+(P)

Clases (D) / (P) Clase (O)

IA CP(O)

Herramientas de Control

PROYn PROY1 ESTUDIO2 Herramientas de Control

- Informe Opcional

- Informe Mensual

- Entorno SSCI

- Entorno Cartera Personal - Flujo de información oficial dentro la GEI

- Flujo de información adicional, proporcionada por las distintas herramientas de control disponibles

SSCI

IA CP

D P

O

SSCI

¿CLASE?Directorio (D) Principal (P) Otro (O)

¿EJECUTOR?

División (DIV) V. Proyectos (VP)

Ejecutor (DIV)

Evalúa GEI

Ejecutor (VCP)

Clase (D)




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Informe de Avance: es el informe cuyo contenido y formato se ha aprobado por el Directorio según Resolución Nº23/2005 de fecha 1 de agosto de 2005, y modificado según presentación de la GEI al Presidente del Comité de Inversiones del Directorio de fecha de Septiembre 2009. Posteriormente, con fecha de Octubre 2010, se instruye al GEI emitir en forma mensual el informe correspondiente al Directorio.

Este Informe se basa en las siguientes fuentes para su emisión: Datos SAP: Proyecto informa estado actual y proyección a término. Informe Mensual: Proyecto describe su estado actual e indica áreas de alertas y

oportunidades. Equipo Consultor Principal GEI/DECP Divisional:

o Revisa información o Observa obras en desarrollo o Consulta el Cliente o Emite comentarios sobre las proyecciones

Servicios de especialistas en Programación y Control para realizar Revisiones Independientes (Seguimiento & Control) cuando corresponda, a los Estudios de Factibilidad y proyectos en la etapa de Ejecución.

Análisis de la GEI: se analiza e interpreta toda la información disponible y emite su visión sobre la proyección a término al Comité Ejecutivo.

Comité Ejecutivo instruye a la SCCP mediante el Vicepresidente de Administración y Finanzas que se emita el informe al Directorio.

Las actividades que se mencionan en el documento y aquellas adicionales que pueden ser utilizados por cada área se presentan en los siguientes anexos.




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8. ANEXOS 8.1. Pantalla de Evaluación SSCI




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8.2. Informe de Avance (típico)




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8.3. Ejemplo de Revisión Independiente (Seguimiento & Control) - Alcance A continuación se indica el Objetivo y Alcance que se debe solicitar a los consultores cuando corresponde realizar esta actividad: Estimado _________: El proyecto ________________ de la División __________ se encuentra actualmente en ejecución. De acuerdo al Sistema de Inversión de Capital (SIC), se requiere de una opinión independiente sobre el avance del proyecto. Es por eso que Codelco solicita a ___________ una cotización para realizar dicha revisión. En términos generales, la revisión tiene que:

1. detectar desviaciones entre lo programado y lo real en curso, a un hito predeterminado; en caso de detectar desviaciones pronunciarse sobre la existencia o no de una falla fatal introducida por una(s) de esta(s) desviación(es), pero sin profundizar a cabalidad en el aspecto técnico, sólo en base a conocimiento experto;

2. catalogar las desviaciones en termino de a) baja, b) media, c) alta criticidad; 3. destacar los riesgos remanentes de mayor relevancia de punto de vista del inversionista, es decir,

del negocio, en base a las desviaciones catalogadas como c), en punto 2.; 4. recomendar acciones/practicas que podrían ayudar a eliminar o mitigar los riesgos remanentes,

destacados en punto 3. El SIC además establece que para la realización de una revisión independiente, se debe comparar el Plan de Ejecución (PEP) autorizado y el último Informe Mensual emitido por el proyecto. Para ayudarles con la preparación de la oferta, les adjuntamos:

· el PEP autorizado; · el último Informe Mensual emitido por el proyecto; · un estándar para la presentación de Primeros Hallazgos (ver definición más abajo); · el índice del informe a entregar.

Quedamos a la espera de su oferta técnica-económica, lo que debería indicar:

I. Equipo revisor, señalando claramente quien será el líder del grupo – se requieren los CV de cada profesional que participe (excluyendo el personal de soporte);

II. Calendario de trabajo. Favor considerar que las actividades a considerar como mínimo son: 1. lectura e interiorización de los documentos; 2. ronda de entrevistas con el Gerente de Proyecto y su grupo ejecutor (posiblemente contratistas

principales); 3. una breve presentación tipo .ppt, denominada “Primeros Hallazgos”, dentro de tres días de haber

concluidas las reuniones con el Gerente de Proyecto y su grupo ejecutor, a presentar en la Casa Matriz;

4. el informe preliminar dentro de una semana de la presentación de los Primeros Hallazgos, y; 5. el informe final una vez recibidos y analizados los comentarios de Codelco al informe preliminar

(se estiman no más de cinco días hábiles una vez emitido el informe preliminar). El proyecto se está ejecutando en _____________, favor incluir en la oferta la visita a terreno;




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III. Precio de los servicios profesionales y gastos asociados, a Suma Alzada (traslado Santiago-terreno lo proveerá Codelco), indicando además la cantidad de horas-hombres sobre la cual se hace la oferta. A modo de referencia solamente, favor incluir un listado de tarifas para las categorías de profesionales propuestos.

NOTA: Favor notar que la documentación adjunta es de carácter confidencial y es de propiedad intelectual de Codelco Chile y se le proporciona solamente con el fin de apoyarles con su oferta. Favor restringir la difusión del material y en caso de no adjudicarse el servicio se solicita su eliminación permanente de sus sistemas. Atte.......




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8.4. Formato Informe de Visita a Terreno

Nombre Proyecto :.......... Código API : ...... Presupuesto Total : kUS$ ..... Presupuesto Anual: kUS$ ... Fecha Inicio Autorizada: ….. Plazo Autorizado: ………meses [Fecha Término Autorizada: ...........] Alcance :................................

Participantes: Copias:

Objetivo:

Recorrido: (se pueden incluir fotografías y llevar un registro en imágenes del proyecto)

Alertas Estado General Proyecto

Seguridad & MA: El IF de seguridad es levemente menor a la meta. No obstante, ya hay +40ACTP’s, por lo cual se está en la zona de peligro de un accidente grave

Alcance Técnico: No se observan desviaciones de lo autorizado. No hay registros de cambios de ingeniería.

Alcance de Gestión: No aplica a este proyecto.

Costo: El monto acumulado gastado a ....

Plazo: El avance físico real esta debajo de lo programado. Además, es el segundo mes consecutivo que esta brecha se incrementa.

Aseguramiento de las Promesas: El alcance del proyecto no ..

Economics: Próxima evaluación económica programada para mes siguiente dado que se estima terminar el Estudio de Trade-Off relacionado a ........

Formato B9

INFORME DE VISITAS A TERRENO

FECHA: ..................... LUGAR:




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9. REVISIONES

REVISION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

0 Versión Oficial 28 de Julio de 2006

1 Se incorpora el uso del SSCI 29 de Septiembre de 2008

2 Se hace separación de criterios de evaluación, por tipología de inversión;

Se actualiza texto en base al nuevo formato del Informe de Avance al CE y Directorio.

Actualización global en base a los cambios organizacionales.

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