Siatemas Administrativos Resumen (1)

8/17/2019 Siatemas Administrativos Resumen (1)

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Sistemas administrativos1. ConceptoSon un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas,

recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos técnicos: métodos,

procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan entre sí con el

objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo

aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son producción,

nanzas, mercadotecnia, etc. ara que de manera inte!ral la empresa

viva, evolucione " se desarrolle.La utilización de los sistemas administrativos parece ser el método más

adecuado para el logro de los objetivos centrales de cualquier organización.l termino administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de

in!ormación o que la genera a través de una terminal de una computadora o

!ormulario, etc."i quisiéramos identi#car los tipos de actividades que comprende un sistema

administrativo podr$amos distinguir los subsistemas de compras, pagos,

producción, ventas % cobranzas. l sistema contable concentra la in!ormación

operativa % como !orma central tenemos el sistema de in!ormación gerencial.&' ')*+- L) *-/--0+)

#lementos$uando hablamos de los elementos de un sistema administrativo hablamos de:

personas, recursos !$sicos e in!ormación.1. personas: ubicadas en distintos niveles % con distintas atribuciones, entre

ellas directivo, gerentes, empleados, obreros, especialistas, que tendrán

distintas competencias % seg1n la actividad espec$#ca de su nivel, cada uno

tendrá sus tiempos para captar, procesar, conservar % transmitir in!ormación.2. recursos físicos: compuesto por edi#cios, instalaciones, maquinarias,

computadoras, materia prima, herramientas, !ondos. La empresa los podrá

tener disponibles o los incorporará del ambiente. "erán procesados a través de

los distintos subsistemas (los 2 sist3.3. Información: elemento administrativo por e4celencia. s la materia prima de

la administración. "in ella no es posible la toma de decisiones. s el elemento

que emplearán por igual procesadores humanos % electrónicos.

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%unciones del sistema administrativo$ La !unción del sistema

administrativo será la de atender simultáneamente a la ejecución de

actividades seg1n sus objetivos (e#cacia3 % al costo de esas actividades

(e#ciencia3 o hacerlas correctamente, tambien a la seguridad de los bienes %

valores involucrados (control interno3 % a las necesidades de in!ormación parala toma de decisiones (in!ormación gerencial3.

&acer las cosas que se deben 'acer$ los sistemas administrativos serán los

encargados de especi#car los pasos a seguir, las normas que deben cumplirse

para asegurar la calidad % la vinculación entre los distintos procesos a #n de

cumplir con las metas establecidas. ) medida que se tengan en cuenta los

recursos, se atenderá a la e#ciencia.6 "e deben establecer metas como un objetivo cuanti#cable.

6 eben de#nirse los niveles de decisión correspondiente.6 eben compatibilizarse entre si % tener un orden de pre!erencia.6 eben contemplar la relación de la empresa con su medio.

(elación costo benecio$ un sistema será más e#ciente que otro cuando

pueda ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con

métodos mas simples o utilizar medios electrónicos. 0ero la relación insumo6

producto se deberá considerar, además otros recursos como el costo del

procesamiento electrónico, del personal, de los !ormularios, espacios de

archivos, etc.

#l control interno$ es por naturaleza interno al sistema que integra, tiene

como #nalidad prevenir errores, anomal$as o !raudes. "us objetivo son:6 #cacia de los procedimientos % controles6#ciencia operativa.6 "eguridad en los bienes % valores involucrados.6 on#abilidad de la in!ormación.

*l!unos de los requerimientos del sistema para lo!rar estos objetivos

serán$6 "eparación de !unciones6 )signación de responsabilidades6 7iveles de autorización6ocumentación de los traslados de bienes % valores.6 ise8os de !ormularios % archivos.6 7ormas de seguridad in!ormática6 7ormas respecto del personal interviniente6 0untos de control6 'egistros contables.

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+o requerimientos de información$ La caracter$stica de los sistemas

administrativos es la captura de datos sobre las operaciones, para luego

procesarlos seg1n los requerimientos de in!ormación, para ir estructurando la

pirámide in!ormativa. asta que apareció la computadora la in!ormación eraproporcionada por la contabilidad. La aparición de computadoras ha ampliado

la captura % el procesamiento de datos, ampliando la base del control

operacional % gerencial. s importante que al dise8ar un sistema administrativo

se tengan en cuenta las salidas de in!ormación requeridas % además que se

atienda a la !orma de presentación de dicha in!ormación. La in!ormacion para

la gerencia además, debe ser resumida, esquemática % signi#cativa. *ormas:6 )nálisis de los desv$os. i!erencias entre datos reales % presupuestados.6 +ndicadores. iden comportamiento de ciertas variables respecto de otras.

0ueden ser: comparativos. volutivos. ombinados.studios de los sistemas administrativos. Los estudios surgen en base al

crecimiento de la empresa donde las divisiones de trabajo son a1n mas

complejas. "e buscan estandarizar puestos %


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6edios electrónicos de procesamiento.)spectos personales:6 &ision global6 0redisposición al cambio.6 reatividad6 apacidad anal$tica.

6)ctitud realista, sentida com1n % predisposición.6 0erseverancia6 )ptitud para las relaciones humanas.

. Sistema de control internoonjunto de normas, controles % consideraciones que el ente deberá adoptar

para cumplir con su objetivo de evitar la comisión de errores y fraudes. Ganar

seguridad y conabilidad en la operatoria de la organización.ontribu%e al cuidado del patrimonio del ente, protegiéndolo de aquellas

situaciones que puedan a!ectar la continuidad de sus operaciones. /iende a la

prevención de anomal$as, manteniendo el nivel de e#cacia % e#ciencia.

-dentidad del sistema de control internos % debe ser interno al sistema que sirve % a la empresa u organización que

alberga, teniendo por #nalidad prevenir situaciones que puedan perjudicar al

patrimonio o !uncionamiento de la empresa. aracter$sticas

• s preventivo % continuo• sta unido a sistemas administrativos % contables de la organización• sta incorporado al dise8o de la estructura, procedimientos % sistemas

administrativos.• 7o es esporádico ni e4terno al sistema al que sirve.• #ciencia operativa• "eguridad en materia de in!ormación.• =tiliza la relación costo6 bene#cio para determinar la pro!undidad de los

controles a e!ectuar.

*le4ibilidad % plasticidad del sistema de control interno: el sistema de control

interno deberá tener bases dinámicas que permitan un ajuste periódico a las

nuevas realidades % necesidades, sin dejar de apuntar a brindar el apo%o queel desarrollo de negocios empresarios necesita. La silueta administrativa estará

dada por las normas % procedimientos que se ha%an de#nido.

ormas !enerales " ormas particularesormas !enerales$

?


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6formación de un ambiente de control. s la norma básica % !undamental,

siendo un requisito indispensable en cualquier sistema de control. "igni#ca que

ninguna operación quede sin controlar % este hecho se di!unde entre los

integrantes de la organización.

!vitar zonas disputadas o tierras de nadie: traen como consecuencias la

generación de con


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6 quien registra no maneja dinero.6quien maneja dinero no maneja bienes.l t$pico control cruzado es el que hace contadur$a.

6 &renumeración 'imprenta( de los formularios utilizados: el objetivo que se

persigue es6evitar salteos de n1meros o su asignación a más de un juego de ejemplares.6 di#cultar la comisión de maniobras anómalas, por ejemplo sustituir un

ejemplar por otro.6 !acilitar controles de correlatividad numérico6 cronológica.6!acilitar controles de seguimiento de !ormularios en su curso interno % e4terno.Las !acturas tienen pre numeración obligatoria por reglamento.La norma alcanza a órdenes de pago, partes de ingresos % egresos de !ondos,

planillas de cobranzas, etc.

6)ontrol num*rico de formularios en las distintas receptoras 'control de

integridad(: es necesario que ha%a continuidad numérica en los comprobantesal emitirse % que los sectores receptores se aseguren de haber recibido la

totalidad de los comprobantes. e esta manera nos aseguramos de que ning1n

ejemplar se ha%a perdido.

6)ontrol de correlatividad num*ricocronologica: veri#car ante la emisión de un

nuevo n1mero de un determinado !ormulario, que la !echa sea similar o

posterior a la del n1mero precedente. La importancia recae en la comisión de

errores % omisiones, % los !uertes cuestionamientos que puede hacer la )*+0.

&iolando el código de comercio.

!+istencia de determinadas funciones: operativas, de control y asesoramiento.

ualquier sector de la )dministración, desarrolla tantas !unciones de tipo

operativas, como de control % de asesoramiento. )unque no todos los sectores

las tienen desarrolladas en similar proporción: ha% algunos eminentemente

operativos, otros de control % otros de asesoramiento. 7o se debe propender al

equilibrio dado a que se desvirt1a la naturaleza del área % perder e#ciencia. j

compras: operativo: pedidos internos, selección de proveedores, seguimientode compras. ontrol: calidad % cantidad de mercader$as pedidas en almacenes.

)sesoramiento: sobre la naturaleza % calidad de ciertos productos.

#n-lisis de riesgos%cobertura de seguros%an-lisis de conveniencia: se

recomienda no contratar seguros hasta no analizar la conveniencia de su

contratación. "eguros:

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6obligatorios: seguro para cada empleado que trabaja en relación de

dependencia, por le%es % convenios colectivos de trabajo. "eguro de vida para

cada empleado.6cobertura de dinero, en caja o transito.6 cobertura de inmuebles (incendio3, muebles % 1tiles (incendio % robo3 e

instalaciones (incendio3.6 seguros contra accidentes. 7o solo para el personal sino también para

terceros que la visitan que pudieran ocasionar los elementos de la empresa.

6ependencia entre sectoresD el sector que ejerce control no debe depender del

sector controlado. "e propone que el sector de control se ubique en el nivel

superior o similar al sector controlado, pudiendo regular su independencia,

imparcialidad % autoridad.

6'evalorizacion de la !unción de archivo: ha sido esta !unción bastantedesvalorizada. "in embargo esta !unción es mu% importante porque si esta bien

archivada la in!ormacion podr$a recuperarse en el momento oportuno.

Eene#cios:6!ácil % pronta recuperación de la in!ormación.6evitar riesgos de pérdidas de documentación.6evitar deterioro de documentación.6 realizar la !unción de manera oportuna % sin atrasos.

custodia de formularios sin utilizar: los talonarios de cheques o recibos por

ejemplo, deberán ser guardados en un lugar cerrado % bajo la responsabilidadde un !uncionario de jerarqu$a para el manejo de !ondos. l !uncionario deberá

llevar un registro de de la numeración de todos los talonarios no utilizados. La

entrega de talonarios en blanco deberá e!ectuarse solo ante la rendición de

talonarios %a utilizados.

otación interna del personal afectado a -reas sensibles: es utilizado para

prevenir los e!ectos indeseados de que las personas permanezcan por periodos

prolongados en el mismo lugar, lo que podr$a dar lugar a desviaciones en el

ejercicio de sus !unciones.

!vitar rotación interna acelerada del personal: no es una situación normal %

puede ocasionar que el personal se desvincule al poco tiempo de tomar

servicios. "e produce que el personal no encuentre la estabilidad para que sus

tareas de sus !rutos. l hecho de la reiteración de la capacitación %

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entrenamiento del personal a!ectado % sus costos de adaptación también lo

agotan.

egistraciones claras, adecuadas y al día: la registración de las operaciones

debe ser en !orma cronológica % con el detalle que requiere el código de

comercio. ebiéndose encontrar actualizada para que se pueda ejercer el

control % análisis de cuentas a través del sistema contable. s importante

contar con un plan de cuentas acorde a las necesidades % que permita ma%or

segregación respecto de las operaciones que controlamos.

6/ecanismos o canales para reclamos de los clientes: ste mecanismo podr$a

materializarse a través de un libro de quejas o !acilitando el reclamo de

clientes a través de un servicio especialmente creado. e esta !orma la

gerencia podr$a controlar mejor los inconvenientes operativos de las distintasáreas de la empresa e4puestas a brindar servicios a clientes % disponer

mecanismos de corrección.

6 ormas particulares:"on las que están dedicadas a cada área. omprenden grupos singulares

claramente di!erenciados. )plicaciones distintas:6 7ormas de control interno relativas a la estructura de la organización % a la

separación de !unciones.67ormas de control interno relativas a las medidas de control para evitar la

comisión de errores que atenten contra el patrimonio de un ente, o sobre lacontinuidad de sus operaciones, claro ejemplo son el recuento de la mercader$a

recibida % su control de calidad.6 mejoramiento de procedimientos % rutinas administrativas.6 umplimiento de disposiciones % normas legales.6 edidas concretas que mejoran la e#ciencia administrativa. jemplo:

aprovechar un !ormulario proveniente de un cliente para hacerlo circular

internamente como si !uera nuestro.

/. Sistema " proceso de control

=n sistema de control tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo

con las e4pectativas o con!orme !ue planeado, organizado % dirigido, se8alando

las !allas % errores con el #n de repararlos % evitar que se repitan.

onstando de > partes:

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#stablecimiento de #stándares$ Los estándares son criterios establecidos

contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la e4presión de

las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que

el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.

Los estándares pueden ser !$sicos % representar cantidades de productos,unidades de servicio, horas6hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o

pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o

inversiones; u otros términos de medición.

0edición de desempeo$ "i el control se #ja adecuadamente % si e4isten

medios disponibles para determinar e4actamente que están haciendo los

subordinados, la comparación del desempe8o real con lo esperado es !ácil.

eber$a hacerse de !orma anticipada para evitar desviaciones.

Corrección de desviaciones$ "i como resultado de la medición se detectan

desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones % establecer nuevos

planes % procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Los

administradores pueden corregir o modi#car sus planes o metas.

*nalitica de ne!ocios0one a disposición del gerente % quienes toman las decisiones un análisis

avanzado de una !uente de datos que las organizaciones recopilan para tomar

mejores decisiones repecto al rumbo de la organización. "e sistematiza mejor

la recopilación % disposición de los datos para que la empresa responda con

ma%or agilidad a los cambios del mercado.

untos de control clave, estándares " puntos de referenciaLos estándares son puntos de re!erencia respecto de los cuales se mide el

desempe8o real o esperado. l gerente debe establecer puntos de atención

especial % luego vgilarlos para asegurarse de que toda la operación procede

seg1n lo planeado. l principio de control de puntos clave es uno de los mas

importantes %a que establece que el control e!ectivo requiere de la atención de

aquellos !actores decisivos para evaluar el desempe8o en relación con los

planes.

2ipos de estándares de puntos clave$1. "isicos: "on medidas no monetarias % comunes a nivel operativo. 0ueden

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de combustibles por caballo de !uerza por hora, etc. /ambién pueden re


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hacerse justo a medida que se desv$an los planes. 0ero sucede una cuestión,

como lo dice el gra#co de retroalimentación, la in!ormación en tiempo real no

permite un control en tiempo real, %a que es probable que el análisis de la

causa de la desviación, el desarrollo de programas de corrección % su

instrumentación, lleve tiempo. sto no quita importancia a la pronta medicióndel desempe8o, que !acilitará la identi#cación de desviaciones % llevarán a la

toma de medidas de corrección en !orma más rápida.

Control preventivo o anticipado$ para un control e!ectivo, los

administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les

in!orme sobre los problemas potenciales % permita tomar las medidas

correctivas antes de que surjan esos problemas. n la práctica se pre#eren los

datos históricos (lo que %a sucedió3 % la retroalimentación, aunque con lo que

%a sucedió nada se pude hacer.

Corrección anticipativa en los sistemas 'umanos$ ha% muchos ejemplos.

j: conductor que sube la colina % acelera más.

Sistemas de corrección anticipativa en relación con los de

retroalimentación: monitorean los insumos de un proceso para averiguar si

son los planeados, si o es as$, estos o quizás el proceso se modi#can para tener

el resultado deseado. La realimentación, en este caso, está del lado de los

insumos del sistema para que puedan hacerse las correcciones necesariasantes de que se vean a!ectados los resultados. &' ')*+-

+a corrección anticipativa en la administración$ =n ejemplo es el sistema

de planeación de inventarios, de esta manera, si se ejerce el control, se pueden

identi#car las variables del sistema: unas con e!ecto positivo % otras con e!ecto

negativo. =na desviación del insumo planeado, puede generar un resultado no

planeado, a menos de que se haga algo a tiempo. 7o todas las perturbaciones

respecto de los insumos son tenidas en cuenta ni vigiladas, por ejemplo la

quiebra de un proveedor es una variable inesperada. s necesario un control

de las perturbaciones.

(equisitos del sistema de corrección anticipada$5. análisis del sistema de planeación % control e identi#ca las variables de

insumos mas importantes.9. desarrollar modelo de sistemas.

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>. antener el modelo actualizado, que los insumos representen la realidad.?. recopilar datos sobre las variables de insumos para utilizarlos en el sistema.2. evaluar las variaciones de los datos de insumos reales con los planeados.C. /omar medidas.

Control del desempeo !eneral$ motivos.

5. debe aplicarse el control general al igual que la planeación general.9. la descentralización de la autoridad, crea unidades casi independientes que

deben estar sujetas a un control general para evitar un caos de independencia

completa.>. el control general permite medir el es!uerzo total de un gerente de área de

manera integral.uchos controles generales en negocios son #nancieros.

Control de p5rdidas " !anancias$ el estado de ingresos sirve para cumplir

importantes objetivos de control. 0orque de los ingresos % porque de los

egresos. l estado de pérdidas % ganancias muestra todos los ingresos % gastos

de un periodo de tiempo determinado, es un verdadero resumen de los

resultados de las operaciones del negocio.l propósito del control de pérdidas % ganancias es contribuir al é4ito del

negocio. "i el propósito del negocio es generar utilidad, cada parte de la

empresa debe contribuir a él.

6imitaciones del control de p*rdidas y ganancias: padece de costo contable %

las transacciones en papel. "e puede encarecer el control si se lo lleva

demasiado lejos.

)ontrol mediante el rendimiento de la inversión: mide el é4ito absoluto %

relativo de una compa8$a o cualquiera de sus unidades, mediante el $ndice de

ganancias respecto de la inversión de capital.

*uditorías administrativas " empresas contables$ uno de los desarrollos

mas sigi#cativos ha sido su ingreso en el campo de los servicios

administrativos de tipo asesor. omo puede haber con


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!ormal. l control de lan se basa en normas, valores compartidos,

comportamientos esperados % otras variables culturales.

(equisitos de los controles efectivos6 #daptar los controles a los planes y puestos: los controles deben re


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Las hojas deberán ser encuadernadas por cada 5II hojas o por semestre

cuando no se alcance la cantidad.

lazos para re!istrar$ dentro de los primeros 52 d$as corridos del mes

inmediato siguiente a aquel en el cual se ha%a producido la emisión o

recepción de la documentación. '+ registración de documentación de cada

mes, el d$a hábil inmediato anterior a aquel en el cual corresponda presentar

BB mensual de +&).

6onde " por cuanto tiempo conservar comprobantes " re!istros$

deberán permanecer a disposición de la )*+0 en el domicilio #scal del

contribu%ente o responsable. Las copias % originales de los comprobantes % los

libros deberán ser conservados en archivo. l '/- 'L)7/)'+- L)

LJ 0'-++7/- /'+E=/)'+-, establece que deberán conservarse

hasta 2 a8os después de haber prescripto el per$odo #scal a que se re#eren.

sta obligación se e4tiende a los libros % registros.

'emito, gu$a o documento equivalente: dos a8os.

Los originales % las copias de los comprobantes que por error no ha%an sido

empleados serán inutilizados mediante la le%enda )7=L)-.

Sujetos respecto de la re!istración

6"ujetos que e!ect1en registraciones que les permitan con!eccionar los estados

contables.

6 "ujetos que no e!ect1en registraciones que les permitan con!eccionar estados

contables

Kómo deben llevarse los libros

6 7o alterar en los asientos el orden progresivo de las !echas % operaciones que

deben hacerse.

6 7o dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas

a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones.

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6 7o hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las

equivocaciones % omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un

nuevo asiento hecho en la !echa en que se advierta la omisión o error.

6 7o tachar asiento alguno

6 7o mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la

encuadernación % !oliación.

)nte el incumplimiento total o parcial de estos requerimientos ha% sanciones.

Controladores scales

La )dministracion *ederal de +ngresos 01blicos )*+0. s el organismo encargadode recaudar los tributos nacionales inspeccionar el correcto cumplimiento de

las obligaciones de los contribu%entes, aplicar normas tributarias % controlar elcomercio e4terior.

+a *%- está compuesta por$

+: dirección general impositiva

): dirección ral de aduana

'"": dirección ral. de recursos de la seguridad social.

67-: combate la evasión impositiva, es decir cuando el contribu%ente e!ect1a

!alsas declaraciones a #n de disminuir su carga tributaria. sto lo hace:

omitiendo declarar parte o todas sus ventas o prestaciones de bs % svs.

+ncrementando sus costos o gastos. "imulando quebrantos. n el caso de

monotributistas, cuando se encuadran dentro de una categor$a menor a la que

correspond$a tributar. /ambién ha% evasión cuando el contribu%ente

directamente no se inscribe en )#p.

n torno a cumplir estos objetivos, la )*+0 estableció que los responsables que

desarrollen ciertas actividades económicas se encuentren obligados a emitircomprobantes por sus operaciones mediante la utilización de controladores

scales. La a#p los implementó para la adecuada aplicación del principio de

lealtad comercial. La vulneración a este principio se da cuando los

contribu%entes se apropian indebidamente mediante ocultamiento de

operaciones, de impuestos contenidos en el precio de sus transacciones. stos

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equipos tienen caracter$sticas tales que aseguran la inviolabilidad de la

memoria que recepta los datos relacionados con las operaciones, en !unción de

los comprobantes emitidos.

KMuiénes están obligados a usar los controladores #scales Muienes e!ect1en

ventas, locaciones % prestaciones de svs masivas a consumidores #nales. J

además otros responsables que por la actividad que desarrollan se encuentren

obligados e4pl$citamente por la normativa emitida por )*+0.

*inalmente el controlador #scal es un equipamiento homologado por la )*+0.

0rovisto a los usuarios % proveedores que el organismo autoriza.

l controlador #scal inclu%e tmb las impresoras #scales. aracter$sticas del

equipamiento:

6 emoria no volátil inalterable e inaccesible para el responsable, en la cual se

almacenará el detalle % los totales de las operaciones realizadas.

6 -torga much$sima seguridad con relación al resguardo de los datos

almacenados en las memorias.

6 La memoria #scal debe estar cubierta % adherida a la parte interna del

aparato de modo de impedir su remoción sin que queden evidencias de ello.

6permite la transmisión de los datos registrados en la memoria del * en !orma

remota a bases centrales de )*+0.

Comprobantes que emite un C%$

5 !acturas

9 tiques

> tiques !acturas

? nota de venta

2 notas de debito

5C


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)rroja: cinta testigo (que se imprime simultáneamente3, omprobante diario de

cierre N en el que se imprimen los datos acumulados correspondientes a las

operaciones e!ectuadas diariamente, comprobante de auditoria que imprime

los datos e4tra$dos de la memoria #scal.

+os 2ic4et emitidos por los controladores scales deben estar

identicados por un lo!otipo scal. l logotipo #scal está compuesto de las

siglas C% 67-, que aparecen en la parte in!erior izquierda de los comprobantes.

Controladores scales " obli!ación tributaria

La obligación tributaria es la relación o el v$nculo entre dos sujetos "/)-

(nacional, provincial, municipal3 % +=))7-" (contribu%entes6personas

!$sicas o jur$dicas3.

La )*+0 es el organismo tributario a nivel nacional. La relación antes

mencionada !aculta al estado a e4igir al ciudadano el cumplimiento de las

obligaciones. 4isten obligaciones de dar o de hacer. Las de dar implican:

pagar impuestos, pagar tasas, pagar contribuciones especiales. Las de hacer

implican: onotributista e4hibir la identi#cación (categor$a % quien es3 % el

comprobante de pago. 0resentar BB de impuestos. 0resentar BB

in!ormativas. umplir con los requisitos !ormales #jados por la )*+0.

+os controladores scales permiten cuanticarla obli!ación de dar del

contribu"ente, "a que facilita la determinación acerca de cuánto debe

pa!ar de impuestos.

Las obligaciones de hacer que se relacionan con el uso de los * "-7:

6 La emisión de comprobantes por todas las operaciones

6 el no uso de otro medio de !acturación

6 0ermitir la reparación de los aparatos solo con proveedor inscripto o

autorizado por la a#p.

6 0ermitir el acceso al * del servicio autorizado % personal de la a#p

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6 0agos a proveedores.6 'egistraciones contables de las operaciones de compras % pagos.

6escripción del circuito$ los bloques de operaciones son:5. detección de la necesidad de compras.9. "elección del proveedor % adjudicación de la compra

>. 'ecepcion control % almacenamiento?. ontrol de compra % registración.

0ara comprender el circuito, es necesario utilizar la herramienta de

cursograma, que representará grá#camente el circuito administrativo.

1 6etección de la necesidad de compras /odas las compras de bienes superiores a un determinado monto deben

realizarse por escrito. Las solicitudes de compras se originan en dos sectores:

almacenes, donde se registra una !alta en el stocQ % en cualquier otro sector de

la empresa para productos sin stocQ.)rt$culos con stocQ: el sector almacenes es el encargado de emitir un pedido de

reaprovisionamiento.

)rt$culos sin stocQ: pueden ser distintos bienes de uso, consumos especiales

para eventos determinados, etc. Los distintos sectores emitirán a tal #n un

!ormulario de solicitud de compra.

L$mites para la autorización de compras. Los l$mites deben ser precisos %

relacionados tanto con un nivel jerárquico como con la especialidad del!uncionario que pueda autorizar la compra.

. Selección del proveedor " adjudicación de la compra'ecibidos los originales de los !ormularios de pedido de reaprovisionamiento %

solicitudes de compras que le env$an el sector almacenes % los demás.

ompras procede a:6 cotejar las #rmas insertas en los !ormularios con registro de autorizaciones %

#rmas6 onsultar el registro de proveedores con el objeto de seleccionar aquellos con

naturaleza más a!$n a la naturaleza del pedido, para proceder a solicitarles

cotización. #l pedido de cotización se realiza por escrito % la cotización del

proveedor también se recibe por este medio. n los casos de compras

peque8as % simples no se requieren consulta de precios a proveedores.=na vez recibidas las cotizaciones, se realiza una evaluación, no solo

considerando el precio, sino también la calidad, condiciones de pago % plazos

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de entrega. "e adjudica la compra emitiéndose la 8rden de Compra. "i la

cotización es por telé!ono, también se comunica la compra de esta manera,

solo que internamente si se emitirá una orden de compra que circulara para

ver las condiciones de contratación % demás.

Solicitud de cotización a distintos proveedores$ generalmente e4iste un

l$mite de importe peque8o, debajo del cual no se considera necesario pedir

cotizaciones. 0ara los casos de compras ma%ores, si será necesario solicitar

cotizaciones por escrito que contengan los siguientes datos: cantidad % calidad

requerida, precios, impuestos que gravan la operación % que deben !acturarse

en !orma agregada, condiciones de pago, !echas de entrega, plazo de

mantenimiento de la o!erta % garant$as.Las compras por montos importantes se hacen por concurso de precios, a

través de licitaciones p1blicas o privadas, la empresa emite pliego decondiciones, los proveedores presentan propuestas en sobre cerrados

depositados en una urna. La adjudicación de compra a un proveedor que no

o!erto el menor precio debe estar plenamente justi#cada.

(e!istro de comportamiento$ permite !acilitar la evaluación de los

proveedores convocados en base a comportamiento en anteriores cotizaciones.

Selección$ es tarea delicada. 'equiere de una adecuada documentación que

permita dejar plasmados los motivos de la elección.*djudicación de la compra " su comunicación$ las adjudicaciones de

compras importantes se realizan emitiendo un !ormulario de -rden de ompra.

ediante el cual se le comunica al proveedor que su o!erta ha sido aceptada %

se solicita proveer mercader$a solicitada. La orden de compra va al proveedor,

otra a contadur$a, otra a recepción % otra queda en compras.s necesario que todos los documentos estén prenumerados. sta

prenumeración !acilita el control de recepción por parte de los destinatarios, es

de vital importancia l control que realizan los sectores de:6 compras, respecto de la solicitud de compras % pedido de aprovisionamiento6 contadur$a % recepción, respecto a órdenes de compra emitidas.

(evisión de precios por personas ajenas al sector$ se realiza para evitar

que los proveedores se pongan de acuerdo respecto de los precios. l control

por parte de un sector ajeno evita estas situaciones.

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/ (ecepción$ control " almacenamientoLa entrega de mercader$a se produce en el sector de 'ecepción, quien ante

esta circunstancia, emite un in!orme de recepción. 0uede e4istir un control de

calidad antes de la recepción. stos comprobantes le servirán a compras para

registrar la conclusión de la operación % al sector contadur$a, para las tareas deregistración.'ecepción % recuento de mercader$as: n el in!orme de recepción se contienen

todos los datos re!erentes a la cantidad % calidad de los bienes recibidos as$

como la !orma de entrega.ontrol de calidad: se aconseja dejar constancia de control de calidad, se

aconseja hacerlo con posterioridad.)lmacenamiento de la mercader$a: cuando almacenes recibe la mercader$a lo

hace acompa8ado del in!orme de recepción % el remito del proveedor. La

copias de remito e in!orme de recepción se env$an a contadur$a.'egistración de la operación: se realiza para llevar un control % establecer un

e#ciente seguimiento de la compra.

9 Control de compra " re!istración$l sector ompras va recibiendo la documentación de todas las operaciones6 -rden de compra (duplicado36 -reden de compras +nterna (original36+n!orme de recepción (original36 'emito del proveedor (duplicado3.uando recibe la !actura del proveedor se procede a su registración % control.)s$ se arma el legajo de ompras con toda la documentación antes

mencionada

)dmisión de !acturas 1nicamente originales: /esorer$a % ontadur$a no deben

proceder a la liquidación % pagos de legajos cu%a documentación no estuviera

constituida por comprobantes originales. l riesgo es que se pague dos veces.0ara identi#car duplicados o !otocopias deberán contener las le%endas

=0L+)-, /'+0L+)- seg1n corresponda. - si es !otocopia se pone -0+)6.

ontrol de !acturas de proveedores: l control deberá versar en base a los

siguientes datos:6cantidad6 calidad6 precios6 cálculos6 +va e impuestos adecuadamente

aplicados6 condiciones de pago.

'egistración de la deuda, aprobación del pago de !acturas: cumplidos todos los

requisitos de control se procede a la registración de la deuda.

95


22/31

ontrol de !acturas de servicios: Los precios de servicios tales como publicidad

% los honorarios son controlados en !unción de contratos #rmados o cartas

propuestas de presupuestos emitidos por el proveedor % aprobados por la

empresa. n los servicios recurrentes el proveedor emite una !actura mensual.

)0+/=L- ? P 0)-"La !unción de pagos consiste en la cancelación de obligaciones contra$das

originadas con motivo de compras, svs recibidos, sueldos. "e hará én!asis en

los pagos de compras.

6escripción del circuito$

6 5 determinación de la !echa de vencimiento de la !actura % la emisión deorden de pago.

69 misión del heque

6> istribución de la documentación % registración de pago.

1 determinación de la fec'a de vencimiento de la factura " la emisión

de orden de pa!o

onsiste simplemente en la emisión de la orden de pago en !unción del legajo

de compras, una vez que se ha detectado como pró4ima la !echa de

vencimiento de la !actura del proveedor, suponiendo que no e4istendi#cultades, suponiendo que no e4isten di#cultades #nancieras para disponer

el pago. '-')' -- "/)E) -0="/- L L)B- -0')".

#misión del C'eque

/esorer$a recibe el legajo de ompras % la -rden de 0ago (original % duplicado3,

% luego de e4aminar la documentación se procede a emitir el heque. 0ara que

el cheque tenga validez es necesario que el tesorero coloque la primera #rma.

La documentación que compone el legajo de ompras es anulada con un sello0))-6 *), de !orma tal que sea presentada en otra oportunidad. n

conjunto con la -rden de 0ago % el heque se derivan al gerente

administrativo.

99


23/31

l gerente )dministrativo coloca la segunda #rma al heque, generalmente

como medida de control coloca un tilde en el sello %a puesto. La

documentación se deriva luego a contadur$a.

misión de cheques con dos #rmas on la #nalidad de aumentar el control, se

requieren de dos #rmas, al momento de la emisión del heque, para aumentar

su validez. eneralmente la empresa le comunican al banco las #rmas

correspondientes con las combinaciones. La lista ) contiene la #rma de los

principales. La E la de tesoreros % gerentes. eneralmente es valida la #rma de

uno de ) % otro de E. o os ).

láusulas de la emisión d cheques: Los cheques deber$an emitirse con la

cláusula no a la orden, seguida del nombre del bene#ciario. "i !uera al portador

puede ser riesgoso porque la empresa no sabrá el nombre del bene#ciario #nal.ediante esta clausula se persigue que el cheque sea cobrado 1nicamente por

el bene#ciario.

heques anulados: Los cheques anulados deberán ser adheridos al talon de la

chequera. Eajo ning1n punto los cheques anulados deben destruirse, de esta

!orma se inhabilita la posibilidad de controles posteriores.

ustodio de talonarios de cheques sin utilizar: la custodia deber$a caer en el

!uncionario ajeno al manejo de los !ondos. La entrega de chequeras en blanco

deberá e!ectuarse solo ante la rendición de las chequeras %a utilizadas. 0ara

seguir orden cronológico % evitar que se den cheques de chequeras que no

están en uso.

'etenciones de los pagos: 0agos como alquileres, honorarios % otros deben

su!rir retenciones impositivas.

0ago de +mpuestos % argas sociales: se deben hacer para evitar sanciones de

organismos de control impositivo % previsionales. )*+0.

ontrol numérico de las Rrdenes de 0ago por parte de los sectores receptores:

la prenumeración permite el control de recepción por parte de los sectores

destinatarios. l principal control lo deben llevar el sector de /esorer$a %

ontadur$a.

9>


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$as prestablecidos para la emisión % #rma de cheques % pagos a proveedores:

"e #jan d$as para aprovechar la e#ciencia administrativa.

/ 6istribución de la documentación " re!istración de pa!o$

La documentación recibida del gerente )dministrativo se distrubu%e asi:

6 heque: al proveedor.

6 Legajo de compras: se archiva en ompras.

6 -rden de pago original: se archiva en 0agos. "e registra previamente en libro

diario

6 -rden de pago duplicado: "e archiva en /esorer$a.

uando el proveedor env$a el recibo -#cial, es adherido al original de la orden

de pago en el archivo contable de pagos.

'ecibo de pago emitido por el proveedor: "e recomienda e4igir el recibo a los

proveedores.

rogaciones a realizar a través de un sistema de !ondo #jo: aja chica de

juventud acordarse. 0orque e4iste, monto má4imo de compra, monto del

!ondo, reposición, listado de gastos con documentación respaldatoria para justi#car, pedido de aumento, !orma de pago de S.

)0+/=L- 26 &7/)" J =7/)" ) -E')'

Las ventas son el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa

trans#ere a la otra o a un * un bien o presta un svs % recibe a cambio un

precio pactado, a través de una promesa de pago que será generalmente en

dinero.

6escripción del Circuito$

65 'ecepción % aprobación del pedido

6 9 espacho de la mercader$a

6 > *acturación, registración % control

9?


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6? "eguimiento % control de pedidos.

1 (ecepción " aprobación del pedido

=n cliente puede realizar un pedido ante la visita recibida por parte de un

vendedor de la empresa o mediante un llamado tele!ónico. l caso máscomplejo es aquel en que las ventas se producen en cuenta corriente, %a que

en los casos de ventas al contado, la mercader$a no es despachada hasta que

no se veri#que la acreditación de los cheques recibidos en la cuenta corriente

de la empresa.

Los vendedores materializan el requerimiento mediante una 7-/) 0+-

o 0+-. La parte administrativa de &entas registra al cliente en la base de

datos, controla cantidad, calidad, códigos % precios, plazos, etc. n los casos de

ventas a créditos se realiza un ma%or control.

olocación de pedidos: Los vendedores de la empresa reciben los pedidos de

los clientes. on el objeto de evitar con!usiones, la nota de pedido debe estar

aprobada por escrito por el cliente. ándoles una copia de ese !ormulario, con

el valor que corresponde. Los destinatarios de los !ormularios serán:

6 liente

6 )dministración de ventas6 *acturación

6 misor

La nota de 0edido gralmente contiene: 71mero % nombre del cliente. ódigo

del vendedor. ódigo del producto solicitado. antidad. 0recio unitario.

ondiciones de vta. Lugar de entrega. *echa de entrega.

)probación !ormal del pedido: =no de los inconvenientes más comunes es el

rechazo por cliente ine4istente. n muchas ocasiones sucede por haberprocesado el pedido sin dar de alta al cliente, en el caso de que sea nuevo

cliente. -tros de los motivos, son las discrepancias entre los montos surgidos

de las listas de precios % las vigentes al momento de la !acturación.

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ontrol de créditos: aunque se trate de ventas al contado, el cliente puede

presentar atrasos en pagos de compras anteriores. ste sector deberá #jar un

l$mite de crédito má4imo a e!ectuar a cada cliente. e !orma de proteger a la

empresa. ste control tiene el objetivo de otorgar crédito solo a aquellos

clientes que estén en condiciones de pagarlo

ontrol de créditos: utilización del sistema de módulos: este sistema permite

mantener los l$mites má4imos en el tiempo teniendo en cuenta la in


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espacho % reparto de mercader$a: La hoja de ruta es la que sirve porque tiene

in!ormacion para controlar el proceso de entrega de mercader$a al cliente.

ontiene datos del repartidor % del veh$culo entre otros.

/ransporte de mercader$asD riesgosD seguros: La mercader$a transportada está

e4puesta a varios peligros que implican da8os. s conveniente contratar

seguros que cubran los riesgos. "i no se contrata seguro es importante

ponerlo bajo la responsabilidad del comprador.

4pedición: 0uede !uncionar como un sector de transito de la mercader$a que

va desde almacenes de la empresa hasta los depósitos de sus clientes

ontrol de entrega de la mercader$a solicitada por el cliente: para este control,

una de las copias del remito, se les enviará al sector e4pedición.

/ %acturación, re!istración " control

l sector !acturación, en !unción de los remitos por mercader$as entregadas %

de los precios % condiciones de venta contenidos en la nota de pedido, procede

a emitir las correspondientes !acturas, las !acturas se distribu%en de la

siguiente manera:

-riginal: cliente

uplicado: contadur$a

/riplicado: cobranzas

uadruplicado: se activa en el sector.

*acturación: proceso por el cual se liquidan las ventas realizadas

determinando sus correspondientes importes. "e recomienda con!eccionar la

!actura cuando la venta quede per!eccionada.

0recios % condiciones de ventas: se recomienda una sola lista de precios para

todos los clientes, di!erenciándolos solo a través de boni#caciones %

descuentos especiales.

9F


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0re numeración de las !acturas: es obligatorio para *acturación o documento

semejante.

ontrol de !acturación: =n sector ajeno deberá controlar la integridad %

corrección de las !acturas. ontadur$a es el sector que tiene mejores

condiciones en hacerlo. ontrola: la correlación del remito con la !actura, % los

importes de las !acturas.

'egistración der la operación: a cargo del sector contadur$a.

7otas de venta al contado: dicho !ormulario está amparando tres operaciones

distintas, la entrega, la !acturación % la cobranza. La nota de venta hace a las

veces de remito, !actura % recibo.

"eparación de !unciones: estamos ante

La entrega de mercader$a.

*acturación de la venta

obranza de la venta

9 Se!uimiento " control de los pedidos

Las notas de pedido irán siendo dadas de baja a medida que la empresa va%acumpliendo con las entregas, a tal #n que la administración de ventas reciba

de e4pediciones una copia de los remitos para cumplir con este control.

)0+/=L- C6 -E')7N)"

La operación de cobranzas: se re#ere a la percepción e!ectiva del precio

pactado en la operación de venta.

escripción del circuito6.

5 obranzas mediante cobradores

9 obranzas por correspondencia

> control % depósito de la recaudación

9G


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? ontrol % registración de la operación al #n del d$a

1 Cobranzas mediante cobradores

mite el !ormulario del listado de cobranzas para casa cobrador, indicando las

!acturas % clientes que cada uno tiene por objetivo cobrar. 0ara ello se entregaal cobrador dos copias del listado % una de cada *actura. )nte el pago del

cliente el cobrador recibe el precio -#cial, entregando al clinte el original. La

totalidad de la cobranza es rendida en tesorer$a.

0lanilla de cobranzas: se llena con todas las !acturas asignadas al cobrador

como objetivo de la cobranza.

'ecibo provisorioD recibo o#cial: "e pueden emitir recibos provisorios al cobrar,

para posteriormente emitir el recibo de#nitivo u o#cial. 0ara ahorrar tiempo se

recomienda emitir solo recibos de#nitivos.

'ecibos anulados: todas las copias deberán inutilizarse % archivarse

conjuntamente en el talonario correspondiente, con el objeto de asegurar que

no se ha realizado uso indebido.

Cobranzas por correspondencia

La correspondencia es abierta por la secretaria de erencia eneral, quiensepara las cartas comunes de los pagos realizados por correspondencia. Los

cheques son enviados directamente a tesorer$a para su depósito. =na de las

copias de la planilla listado de valores recibidos por correspondencia

intervenida por tesorer$a es enviada al sector cobranzas, quien tras la consulta

de deuda anal$tica, procede a emitir los recibos o#ciales.

/ control " depósito de la recaudación

n este bloque tesorer$a es el sector l$der que se encarga de depositar tanto lascobranzas recibidas por cobradores como las recibidas por correspondencia.

=na copia de la lista, habilitará al sector cobranzas para emitir los recibos

o#ciales.

9H


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Eoletas de depósito: copia del detalle de valores depositados. La empresa se

debe quedar con una copia de los valores depositados, en caso de no ser asi se

di#cultara la posibilidad de revisiones % controles posteriores de las

operaciones de caja.

0arte de ingresos: tiene dos partes:

6 la primera se consignan los totales de cobranzas.

6 La segunda los totales de los depósitos realizados.

Los montos deben coincidir.

ustodia de talonarios de 'ecibos: deberán hacerlo sectores ajenos al manejo

de !ondos.. 0ara entregar un talonario nuevo, es necesaria la entrega de untalonario completos %a utilizado.

2odos los formularios deben estar prenumerados.

9 Control " re!istración de la operación al n del día

) medida que se van emitiendo, los 'ecibos -#ciales pasan por uentas

orrientes dependiente del sector de contadur$a, quien registra en las #chas de

uentas orrientes. l control es en !unción de la documentación que recibe de

los di!erentes sectores: el parte de ingresos, las boletas de depósitos, el recibo

o#cial, listado de cobranzas % valores recibidos por correspondencia. =na vez

controlados, contadur$a procederá a e!ectuar las registraciones

correspondientes en caja % bancos.

-tras modalidades de cobranzas:

6 0or mostrador: combinación de cobranza por correspondencia % cobranza por

cobradores. 7o presenta di#cultad alguna.

6 ) través de bancos: debe llevar estricto control de los datos identi#catorios de

los clientes.

)0+/=L- F6 -7/'-L +7/'7- 7 L )') /"-''+)

>I


31/31

l Trea de tesorer$a es mu% sensible %a que por ella

Siatemas Administrativos Resumen (1)

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