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SGC Manual Ventas
Versión 6.7.0
2021
Manual SGC – Ventas
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CONTENIDO
VENTAS .............................................................................................................................................. 4
FACTURACIÓN ................................................................................................................................. 4
FACTURA ............................................................................................................................... 5
CONTROL DE BORRADO DE ÍTEMS EN FACTURA MANUAL .................................. 10
NOTAS DE CRÉDITO .......................................................................................................... 13
NOTAS DE DEBITO............................................................................................................. 15
VENTAS RAPIDAS .............................................................................................................. 16
REMITOS DE ENTREGA POR NÚMERO DE SERIE ....................................................... 19
REMITOS .............................................................................................................................. 21
ORDEN DE VENTA ............................................................................................................. 22
PRESUPUESTOS .................................................................................................................. 23
FACTURACIÓN (PRESUPUESTOS) .................................................................................. 24
FACTURACIÓN MASIVA DE REMITOS .......................................................................... 25
FACTURA POR CONCEPTO .............................................................................................. 26
NOTA DE CREDITO GUÍA DE DESPACHO ..................................................................... 29
NOTA DE CRÉDITO POR CONCEPTO SOBRE GUÍA DE DESPACHO ........................ 30
VENTAS EN SUCURSALES ............................................................................................... 31
CREDITOS INTERNOS / DEBITOS INTERNOS ............................................................... 32
FACTURA DE DISTRIBUIDORES ..................................................................................... 32
PEDIDOS MOVILES ........................................................................................................................ 33
GENERACIÓN DE ARCHIVOS .......................................................................................... 33
CARGA DE PEDIDOS .......................................................................................................... 34
AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS ......................................................................................... 37
PREPARACIÓN DE ARTÍCULOS PESABLES .................................................................. 41
GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR LOTE/ VEND. .................................... 42
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES POR LOTE/VENDEDOR ....................................... 43
GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR ZONA .................................................. 44
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES PENDIENTES ......................................................... 45
AUDITORIA DE PEDIDOS ................................................................................................ 46
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA .................................................................................................. 47
MODALIDAD OPERATIVA ............................................................................................... 48
AFIP ....................................................................................................................................... 49
INTERFASE DE DISPOSITIVOS PDA ........................................................................................... 50
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LOGISTICA & DISRIBUCIÓN ........................................................................................................ 51
ARMAR REPARTO POR VENDEDOR .............................................................................. 51
ARMAR REPARTO POR ZONA ......................................................................................... 54
GESTIÓN MOVIL REPARTOS ........................................................................................... 57
MEGACONSOLIDADO ....................................................................................................... 59
DESCARGA DE REPARTO ................................................................................................. 61
REALIZAR CIERRE DE REPARTO ................................................................................... 62
CONTROL DE CARGA ................................................................................................................... 75
CONTROL DE CARGA POR CLIENTE ............................................................................. 76
CONTROL DE CARGA POR HOJA DE RUTA ................................................................. 78
CONTROL DE CARGA POR PEDIDO EN HOJA DE RUTA ........................................... 80
CAMBIAR PEDIDOS DE HOJA DE RUTA ................................................................................... 80
HOJAS DE RUTAS GENERADAS POR PERÍODO ...................................................................... 82
CONTROL DE CIERRES DE HOJAS DE RUTAS ......................................................................... 83
ROTULAR CAJAS POR DESPACHO ............................................................................................. 83
DESCARGA DE REPARTO............................................................................................................. 84
ACTIVAR HOJAS DE RUTAS CERRADAS .................................................................................. 85
CONSULTA/ ANULACIÓN DE COMPROBANTES ..................................................................... 86
CAMBIO DE CONDICIÓN DE VENTA ......................................................................................... 88
REIMPRIMIR DE COMPROBANTES ............................................................................................ 89
CONSULTA DE COMPROBANTES POR CLIENTE .................................................................... 90
ENVIO DE INFORMACIÓN A SUCURSALES ............................................................................. 90
ANEXO .............................................................................................................................................. 93
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VENTAS
El menú Ventas permite registrar todas las operaciones que estén relacionadas con el egreso de mercadería de un
determinado depósito, como también generar comprobantes Internos (Créditos / Débitos) que han sido definidos
para corregir saldos en las cuentas de los clientes sin involucrar movimientos de mercadería.
Fig. 1 - Menú Ventas
Como se puede observar en la Figura 1, el presente menú está dividido en seis secciones. Las cuatro primeras están
directamente relacionadas con los procesos vinculados a la venta como: la facturación, el armado de los repartos y su
posterior rendición, las correcciones de errores de facturación y la consulta de los diferentes comprobantes por
clientes.
Las dos últimas secciones tienen que ver con el envío de información a las sucursales y con el registro y control de los
movimientos de dinero por diferentes conceptos.
FACTURACIÓN
Permite generar los documentos que respaldan operaciones con clientes: ventas, créditos, débitos, entrega de
mercadería, presupuestos, tanto en casa central como en una sucursal.
La moneda que se utilizará en la generación de comprobantes es la que se ha definido como Divisa Local.
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Fig. 2 – Facturación
FACTURA
A continuación se introducirán los pasos necesarios para confeccionar una factura de venta. Primeramente el SGC
solicita el número de cliente al que se le emitirá la factura. En el caso de no conocerlo, permite realizar la búsqueda
por Nombre, dirección o CUIT, mediante el icono de búsqueda de la barra de herramientas o el botón Buscar
contenido en la pantalla.
Fig. 3 – Ventas (Emisión de Facturas)
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Una vez identificado el cliente, el SGC muestra sus datos principales.
Grupo Cliente:
Esta información es la que se cargó en el Administrador de Clientes y no puede modificarse en este apartado.
Grupo Opciones de Venta:
El SGC automáticamente muestra la Condición de Venta, Lista de precio y Descuento que se le asignaron al cliente en
el momento del alta al igual que con la opción Desdoble. Cuando el cliente tiene Desdoble, es decir que más de un
vendedor lo atiende y le ofrece un conjunto puntual de productos, es posible delegar la tarea de control al SGC para
impedir que el vendedor seleccionado comercialice un producto que no tiene autorizado vender.
Grupo Reparto:
Aquí se indica si la mercadería será enviada por repartidor o bien retirada por el cliente.
Para quienes emiten facturas electrónicas por la opción de VENTAS \ FACTURACIÓN de manera constante, se agregó
una opción para la Facturación Manual (para puntos de venta con facturación electrónica), que permite que la
autorización fiscal se realice con posterioridad a la generación del comprobante. De esta manera, se aceleran los
tiempos de facturación para obtener la autorización de CAE posteriormente por la opción VENTAS/ FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA. Para ello, se debe activar manualmente la opción FE Off Line.
La autorización de Grupo de Productos se realiza mediante la opción Archivos\Vendedores\Aprobar Grupo de
Artículos para Venta.
Si el cliente no tiene desdoble, este control no se lleva a cabo puesto que se asume, que el vendedor puede
comercializar con este cliente toda la cartera de productos. Todas estas condiciones pueden ser modificadas
dependiendo de cada venta en particular.
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En el caso que la venta se haya realizado con la condición vencimientos fijos, el SGC preguntará cuántos vencimientos
se utilizarán. Una vez seleccionada habilitará la cantidad necesaria de módulos de fechas para colocarlas en forma
manual, tal como se observa en Fig. 4
Fig. 4 – Cantidad de Vencimientos
Antes de continuar con la opción Ventas se debe seleccionar el vendedor, un depósito del cual se retirará la
mercadería y, si se desea, algún mensaje a ser impreso en el comprobante. En caso de ingresar una nota, solo será
para el comprobante corriente, quedando en blanco para el próximo. Si el cliente tuviese preestablecido un mensaje
en el maestro de clientes, aparecerá en este campo al momento de facturarle.
Grupo Hoja de Ruta:
Se utiliza para agregar comprobantes de ventas para ser rendidos en una Hoja de Ruta que ha sido previamente
generada pero aún no cerrada, caso contrario el SGC impide esta operación.
La opción No Imprimir se utiliza básicamente, cuando por algún motivo el comprobante ha tenido que ser
confeccionado manualmente, por ejemplo, ante un corte de energía. Posteriormente, cuando el sistema se
restablece, es necesario registrar la venta en el sistema sin la necesidad de imprimir el comprobante.
Completado estos parámetros, mediante la opción Ventas, se procederá a confeccionar la factura como se observa en
la Figura 5.
Fig. 5 – Comprobante de Venta (FACTURA A)
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También, se incorporamos al sistema de Facturación Manual (realizado por operador), indicadores de información
para Precios de Oferta y productos incorporados por facturación de Combos
Sólo podrán ser cargados los códigos de los productos o servicios y la cantidad de unidades vendidas. El resto de la
información el SGC la proporcionará de manera automática. Es muy importante tener en cuenta que, los precios y
porcentajes de descuentos, no se pueden modificarse desde la interfase Facturación y, a su vez, sólo podrán ser
administrados por personal autorizado.
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En el caso de que un producto tenga el precio de oferta habilitado, se verificará si el cliente puede ser beneficiario de
ese precio para lo cual existen dos alternativas posibles que controlan la aplicación del precio de oferta. La primera, se
encuentra en el Maestro de Clientes donde existe una opción que autoriza al mismo a recibir precio de oferta o no. La
segunda alternativa, se establece en el producto (sección precios) y especifica si la oferta es válida para clientes con
descuento al pie de factura. De este modo, si el cliente tiene un descuento, el producto le será facturado al precio de
lista que le corresponda.
La carga del código del producto puede realizarse de dos formas, por Código de Barras (PLU) o utilizando el Código
que se le ha asignado internamente. Si no se conoce o recuerda el Código Interno del producto, está disponible la
opción de Búsqueda (Buscar F2).
Para Borrar una Fila, primero debe haber sido completada, posteriormente debe seleccionarse y proceder a borrar
con la opción proporcionada por el botón Borrar Fila (F5) el cual se activa al momento de seleccionarla. También,
puede cancelar la facturación de un ítem, ingresando el valor 0 (cero) en el campo Cantidad y presionando la tecla
Enter. De este modo, la línea será borrada de forma automática.
A medida que se van ingresando líneas en la Factura, el SGC calcula automáticamente el IVA, impuestos internos,
descuentos y percepción de Ingresos Brutos, dependiendo de la situación tributaria del cliente al que se le esté
realizando la venta, considerando que los productos pueden tener impuestos internos y/o una alícuota de IVA
diferencial, como así mismo, si la empresa es agente de percepción de IIBB. La cantidad de ítems que pueden ser
ingresados en un comprobante de venta, dependen fundamentalmente de la capacidad física que tenga el
comprobante que se utiliza, lo cual se indica en la opción Archivos\Sistemas\Corrección de Nros. De Comprobantes.
La opción Cancelar permite eliminar el comprobante que se está generando.
El SGC no procesa la cancelación de manera inmediata sino que antes consultará al operador, brindando la
oportunidad de tomar otra alternativa en caso de considerarlo necesario. Dependiendo de cómo haya sido
configurada la seguridad del SGC, puede negarse la posibilidad de que cualquier operador cancele el comprobante si
ya empezó la confección del mismo, debiendo solicitar a un usuario autorizado, el cual deberá introducir su nombre
de usuario y contraseña para proceder a la cancelación. Lo mismo ocurre para el borrado de productos el cual también
puede requerir autorización.
Fig. 6 – Requerimiento de Autorización para Cancelar Comprobante o Borrar una Línea
Finalizada la carga de ítems, es posible almacenar el comprobante mediante la opción Guardar (F6) la cual realizará
todas las registraciones e imprimirá el comprobante automáticamente en la impresora que haya sido configurada
previamente o a través del controlador fiscal que corresponda.
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CONTROL DE BORRADO DE ÍTEMS EN FACTURA MANUAL
Cuando se incorporan productos bonificados durante la facturación, se incorporó un control que impide borrar el
artículo con cargo para dejar solamente el bonificado.
Cuando se intenta borrar el artículo que genero la bonificación automáticamente se elimina el registro del artículo sin
cargo.
En el siguiente ejemplo, el registro 3 genero una bonificación automática del registro 4, cumpliendo con lo definido en
bonificación de al vender 24 unidades del articulo 100 D.F. TALL ELICHETTE 9X500G se bonifiquen 2 unidades del
mismo producto.
Al borrar el registro número 3, el SGC borrara automáticamente el registro número 4 evitando de este modo dejar
solamente la bonificación, que sería un caso no deseado.
Por el contrario, si el operador decidiese eliminar la bonificación no se impedirá el caso.
Fig - Selección de fila con articulo bonificado
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Fig. Factura con artículo de bonificación borrado
CCOONNTTRROOLLEESS DDEE CCOONNSSIIDDEERRAACCIIÓÓNN
En el módulo de Ventas se llevan a cabo controles automáticos sobre Cuentas Corrientes, Comprobantes Impagos en
Mora y de Inventario.
Si la condición de venta es Cuenta Corriente, se controla que el saldo adeudado por el cliente no supere el límite de
crédito otorgado oportunamente a través de la opción Archivos\Clientes\Clientes, en el campo límite de crédito. Si el
saldo del cliente supera el límite otorgado, se solicitará una autorización, como se observa en la Figura 6.
El usuario autorizante debe tener el permiso para aprobar créditos excedidos, asignado a través de
Archivos\Usuarios\Ingreso\Modif. Accesos en el campo Autoriza Ventas p/Créditos Excedidos, todo esto antes de
ingresar a la interfase donde se especifican los productos.
También, en esta interfase, se realiza un control sobre los comprobantes impagos en mora. En el maestro de clientes
se puede establecer el plazo máximo permitido de mora para cada cliente, independientemente del importe que
adeude, en el campo “Días tolerados de mora para permitir facturar”. Si, al momento de la venta, el comprobante se
emite en Cuenta Corriente y el cliente adeuda al menos un comprobante cuya cantidad de días de mora supere el
valor permitido, la venta será denegada. Para solucionar este problema el cliente deberá cancelar el/los
comprobante/s adeudado/s mediante la carga de un recibo (Cuentas a Cobrar\Recibo) o bien, el administrador
deberá ampliar los días tolerados.
Puede ocurrir también que durante la emisión del comprobante, el saldo del cliente más el importe del comprobante
confeccionado supere el límite de crédito, por lo que nuevamente podrá requerirse la autorización correspondiente o
bien el administrador podrá incrementar el límite de crédito previamente asignado en el maestro de clientes.
El Control de Stock se realiza tres veces en el proceso de elaboración de la factura. Una vez, cuando se digita el código
del artículo, donde se verifica que haya disponibilidad, caso contrario se informa que no hay stock. El siguiente control
se realiza cuando se carga la cantidad de unidades requeridas, en el caso de ser mayor a la disponible, no permitirá
seguir adelante. El tercer control se realiza al momento de Guardar el comprobante dado que, como el SGC permite
facturar a más de un usuario a la vez, puede darse el caso que otra persona esté facturando el mismo producto y
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confirme primero el comprobante, modificando la cantidad disponible en depósito, o bien el stock puede cambiar por
ajustes de inventario o compras.
CASOS ESPECIALES
Facturación de Bonificaciones
Pueden realizarse bonificación durante la venta mediante la entrega de mercadería sin cargo.
El proceso de facturación es similar al explicado precedentemente. La diferencia radica en que al facturar un producto
que se encuentra bonificado, el SGC automáticamente facturará a precio cero (sin cargo) el producto con el que se
bonifica la compra, no pudiéndose modificar en esta interfase la cantidad ni el precio, con lo que se asegura que no se
otorgarán productos bonificados que no hayan sido definidos previamente por el Administrador a través
Archivos\Gestión de Artículos\Administrar Artículos (Figura 7).
Fig. 7 – Comprobante de Venta: Producto Bonificado
Facturación de Artículos vendidos por Peso.
En el caso de que el artículo que se factura sea Vendido por Peso, no se podrá ingresar por Código Interno sino que se
deberá utilizar el Código de Barras (PLU) emitido por Balanza Electrónica, el cual contiene toda la información
necesaria para poder llevar a cabo la venta.
Habilitar Precios Durante la Facturación
En el caso de necesitar habilitar el campo de precio, por ejemplo para emitir comprobantes vinculados a una licitación
donde se han pactado precios con anterioridad, se puede habilitar este campo de dos maneras posibles. La primera,
es habilitando al usuario desde la administración de permisos, colocando en el campo Precios Manuales en el
Facturador en Sí. De este modo, para todos los productos/servicios vendidos se solicitará el precio.
IMPORTANTE: Cuando se habilita esta funcionalidad todos los precios ofrecidos por el SGC corresponden a precios
netos. Debe tenerse especial cuidado cuando se utiliza durante la emisión de comprobantes a clientes cuya situación
de IVA corresponde a Consumidor Final o Monotributo, puesto que el importe de IVA debe incluirse en el precio.
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En el caso de utilizar esta funcionalidad para clientes Responsables Inscriptos, tal consideración no es necesaria puesto
que el IVA se calcula al pie de factura.
La segunda manera es, activarla desde la solapa Artículo/ Parámetros/ Ingresar precios manualmente en SI. Esta
opción es válida producto por producto.
Fig. 8 – Carga Manual de Precio
NOTAS DE CRÉDITO
Permite emitir Notas de Crédito por devolución de productos, error en la facturación, etc., con salida a Controlador
Fiscal, o por impresora no fiscal, detallando la lista de productos, etc.
La forma de proceder y la pantalla para el cargado de la misma, es igual a la de Emisión de Factura descripta
precedentemente, tal como puede observarse en la Fig.9.
Es importante tener presentes algunas particularidades sobre la generación de la Nota de Crédito. Una vez
seleccionado el cliente y las condiciones que en se realizó la venta, se debe indicar el Motivo que genera la Emisión de
la N/C. Los conceptos entre los que se puede elegir deben haber sido previamente definidos en la interfase
CONCEPTOS DE ANULACIÓN Y MOTIVOS DE NOTAS DE CRÉDITO en el Módulo ARCHIVO/CONCEPTOS DEFINIDOS POR
EL USUARIO.
Cuando la N/C corresponde a una factura emitida por reparto, por ejemplo en el caso de devolución de mercadería,
podrá ser incorporada a la Hoja de Ruta correspondiente, siempre y cuando esta no haya sido cerrada, para lo cual se
deberá especificar el Número de la misma en el cuadro correspondiente. De este modo, es posible cuadrar los
movimientos realizados por el repartidor en cada reparto, permitiendo conciliar los importes que debe rendir.
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Fig. 9- Emisión de Notas de Créditos
En el caso de continuar con la generación de la N/C y no haber asignado un número de Hoja de Ruta,
automáticamente, el SGC consultará si la N/C pertenece o no a un reparto ya generado.
Una vez elegida la opción Ventas, se confecciona la N/C donde, al igual que en el caso de la factura sólo se podrán
cargar los códigos de los productos y la cantidad de unidades vendidas, proporcionando el SGC el resto de la
información de manera automática.
La forma de Borrar Fila y las opciones Buscar, Cancelar y Guardar, operan de la misma forma que la explicada en
Emisión de Factura.
Fig. 10 – Generación de Nota de Crédito
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En el Menú Procesos, en la interfase Listados de Control Diario se pueden listar todos los comprobantes de Notas de
Créditos emitidos en un periodo de tiempo determinado (Figura 11).
Fig. 11 – Notas de Crédito Emitidas
NOTAS DE DEBITO
Las Notas de Débito no modifican el stock puesto que se generan por un detalle descriptivo ingresado por el operador.
Se utilizan para modificar, en la cuenta de un cliente, valores monetarios por razones diversas, como por ejemplo:
cobro de intereses por mora, rechazo de cheques, etc., como se puede observar en la Figura 12.
Una vez identificado el cliente y establecidas las condiciones de la N/D en el Grupo Opciones de Venta, se continúa con
la confección de la misma a través de la opción Ventas.
Como se observa en la Figura 13, manualmente se incorpora el Concepto en el campo Detalle de la N/D, y el importe
de la misma. También, puede importar las descripciones codificadas en el maestro de artículos para su posterior
edición mediante el icono resaltado en la misma figura. Al igual que en el caso de Factura y Nota de Crédito,
dependiendo del cliente, el SGC realizará el cálculo de impuestos correspondientes aunque también podrá modificar
la tasa fiscal por línea.
La forma de Borrar Fila y las opciones Cancelar y Guardar, operan de la misma forma a la explicada en Emisión de
Factura.
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Fig. 12 – Generación de Nota de Debito
Fig. 13 – Nota de Débito
VENTAS RAPIDAS
Este modulo, está enfocado para líneas de caja donde generalmente la emisión de comprobantes se realiza a un
cliente determinado como puede ser un Consumidor Final, manteniendo constante ciertos parámetros requeridos por
el SGC al momento de realizar una venta.
La configuración para la utilización de este modulo, se realiza desde el menú Archivos + Sistema + Seteo de
Facturación Rápida (Ver manual de Archivos)
Para generar una venta, directamente se procede a escanear el PLU de los artículos o a la identificación de los mismos
por los diferentes códigos o el buscador, sin necesidad de seleccionar datos de cliente, deposito, vendedor, etc. Que si
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requiere los módulos de Ventas + Facturación, ya que toda esta información debe haber sido establecida en la
parametricacion con anterioridad (Figura 14).
Fig. 14- Ventas Rápidas
Al finalizar la venta, se guarda el comprobante presionando la tecla de Función F6 o bien realizando clic sobre la
opción Guardar de la barra de Menú.
En caso de tener que cancelar una línea de venta (o cancelar el comprobante), se debe seleccionar el registro, luego
presionar F5 y se solicitará autorización, en caso que el operador que se encuentre en línea de caja no tenga permisos
para quitar o cancelar ventas (Administración de Usuarios).
El usuario que autorice eliminar un artículo del comprobante en curso, o cancelar el comprobante en su totalidad,
puede identificarse mediante su usuario y contraseña, o bien mediante la lectura del código de barra de su tarjeta de
identificación.
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Según como se encuentre configurado el perfil del usuario, la identificación por defecto de los artículos podrá auto
configurarse por Barras (PLU) o Código interno, como así también activarse la opción de Vuelto para determinar cual
es el cambio que debe entregarse al cliente, según como realice el pago.
Al guardar el comprobante, se muestra la opción de apertura de pago, donde se detalle en que moneda se realiza,
calculando además el vuelto que se debe entregar al cliente.
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REMITOS DE ENTREGA POR NÚMERO DE SERIE
En esta interfase se realiza el remito que acompaña a la factura cuando se ha realizado una venta de productos donde
es necesario especificar sus Números de Serie. Un ejemplo muy común se presenta en la venta de productos
informáticos donde los números de serie son utilizados para las Garantías de Venta (RMA).
Como muestra la Figura 15 se lista, para un cliente determinado, todos los comprobantes generados a su nombre,
indicando si poseen o no remitos asociados. Posteriormente, se selecciona aquél que contiene el/los producto/s que
se desea registrar (se puede/n corroborar a través del botón que figura a la derecha del número del documento).
Fig. 15 - Generación de Remito de Entrega por Nros. de Serie
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Mediante la opción Generar Remitos el SGC permite registrar los números de serie de/los producto/s ya sea de forma
manual o con lector de código de barras, Figura 16. En el caso de que el Código de Barra no pueda ser leído por el
scanner o no sea legible, pueden consultarse los códigos disponibles a través del botón que figura a la derecha del
cuadro de edición.
Fig. 16 – Vinculación de Nº de Serie a una Factura Determinada
Finalizada la carga de los números de serie requeridos se procederá a Guardar y como es norma, antes de confirmar
definitivamente la operación el SGC brinda la posibilidad de corroborar la información cargada y corregir si fuera
necesario (Figura 17).
Fig. 17 – Confirmación de Carga de Nº de Serie
Al finalizar, como se observa en la Figura 18, se informa el Número de Comprobante.
Fig. 18 – Nº de Remito Generado
Por último podrá imprimirlo (Figura 19A), al finalizar la generación del remito puede verse la asociación entre ambos
comprobantes como se observa en la Figura 19B.
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Fig. 19A – Remito Asociado a Factura A
Fig. 19B - Vinculación entre Factura y Remito
REMITOS
La emisión de Remitos sirve como comprobante de entregada de mercadería, permitiendo la descarga de stock y su
posterior facturación.
Como se puede observar en la Figura 20 y 21 la interfase correspondiente al procedimiento de confección de remitos
es similar a la que se presenta en Emisión de Facturas. Fundamentalmente difieren del Remito de Entrega por Partes,
en que en esta etapa el remito se genera con anterioridad a la Factura. Posteriormente, estos remitos podrán ser
facturados mediante la opción Facturación Masiva de Remitos.
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Fig. 20 – Emisión de Remitos
Fig. 21- Emisión de Remitos
ORDEN DE VENTA
Permite a los vendedores confeccionar documentos de venta, para que una vez generados, una cajera pueda
procesarlos indicando los medios de pago pactados con el cliente. Los vendedores acceden al módulo de VENTAS \
FACTURACIÓN \ ORDEN DE VENTA para confeccionar el documento según los productos vendidos.
Luego, el operador en caja, cuenta con un visualizador de documentos generados (distribuidos por sucursal), donde
puede consultar el cliente afectado y la mercadería vendida (Figura 22 A y 22B)
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Fig. 22A- Orden de Venta
Al seleccionar la orden de venta, el SGC precargara los datos del cliente interviniente y permitirá facturarlo haciendo
clic en Aceptar, realizando en ese momento los registros en caja, la descarga de inventario, entre otros (Figura 22B)
Fig. 22B- Orden de Venta
PRESUPUESTOS
Permite realizar presupuestos de productos o servicios a clientes y no modifica el Stock. Como muestra la Figura 23, la
interfase correspondiente a la emisión de presupuestos es similar a la que se presenta para la Emisión de Facturas,
con igual procedimiento de confección del documento, con la única diferencia que el Presupuesto no puede ser
incorporado a una Hoja de Ruta ya emitida.
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Fig. 23 – Ventas - Emisión de Presupuesto
FACTURACIÓN (PRESUPUESTOS)
Esta Interfase permite facturar presupuestos, evitando tener que reingresar los datos contenidos en el mismo. Bastará
con seleccionar el presupuesto que se desee facturar, para precargarlos y por ultimo emitir el comprobante de venta
correspondiente, tal como lo muestran las siguientes imágenes (Figura 24A y 24B)
Fig. 24A- Facturación Presupuesto
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Fig. 24B- Facturación Presupuesto
FACTURACIÓN MASIVA DE REMITOS
Permite facturar, sin modificar el stock y de manera automática, todos los pedidos que han sido entregado mediante
remito, con la posibilidad de discriminarlos por DEPÓSITO. Esto, permite a cada sucursal procesar los documentos
generados en vez de hacerlo de forma masiva
La Figura 25 muestra el listado de todos los remitos pendientes de facturación, el que se obtuvo mediante la opción
Actualizar. El/los comprobante/s a facturar se pueden seleccionar de a uno marcándolo en el espacio asignado en la
columna Seleccionar que se encuentra a la derecha de la figura; o bien, se pueden seleccionar masivamente utilizando
la opción Todos que se ubica en el grupo Selección. Asimismo, se deberá seleccionar el depósito al cual pertenecen
los remitos que se desean facturar.
Como se observa, los remitos se encuentran agrupados por cliente, y se especifica para cada uno la valorización en
moneda local. Si el listado resultara extenso es posible aplicar los criterios de filtrado u ordenamiento que se explica
en el manual de Exportación y Filtros
Una vez elegido el/los remito/s, se deberá realizar un clic en la opción Facturar, y se procederá a generar dicho
comprobante de venta.
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El SGC, una vez más, consultará antes de confirmar la operación y si no existe corrección alguna, procederá a imprimir
la Factura correspondiente. Este procedimiento realiza además, la vinculación entre remitos y facturas, y cambia el
estado de los remitos para que no puedan ser facturados nuevamente.
Fig. 25 – Facturación Masiva de Remitos
FACTURA POR CONCEPTO
El SGC brinda la posibilidad de facturar conceptos que no han sido codificados previamente o que no pueden
estandarizarse como sucede, por ejemplo, en el caso de los servicios profesionales, por lo que dichos conceptos deben
ingresados manualmente por el usuario.
El proceso de facturación, en esta interfase y como muestra la Figura 26, es similar a la desarrollada al comienzo del
Capítulo.
Las diferencias que se deben tener en cuenta son:
El usuario debe estar vinculado a una caja en la cual Retira el Cliente (Cajas\Administración de Cajas) para no
enviar a reparto comprobantes que no guardan relación con el inventario.
El comprobante no será incorporado en Hoja de Ruta.
El producto o servicio a facturar no será ingresado ni por Código Interno ni de Barras, sino que se deberá realizar
una descripción manual del mismo (Figura 27), aunque podrá también utilizar descripciones de productos a
servicios codificados a través del icono de búsqueda.
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El precio debe ser ingresados manualmente.
La tasa de IVA por defecto es la que corresponde a la situación impositiva del cliente, pero puede ser modificada
por línea del comprobante para considerar diferentes alícuotas.
Fig. 26 – Ventas por Conceptos (Emisión de Factura)
El SGC realizará el cálculo de impuestos correspondientes e imprimirá el Comprobante por Controlador Fiscal o
mediante impresora no fiscal.
Los comprobantes generados fuera de reparto, se listan a través del informe que se encuentra en Procesos\Listados
de Control Diario\Comprobantes sin Hoja de Ruta.
Fig. 27 –Factura por Conceptos
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GUIA DE DESPACHO
Permite registrar movimientos de mercadería en el sistema a través de este documento. El procedimiento para su
generación es similar al utilizado para generar las facturas en el SGC, el cual ha sido explicado con anterioridad (Figura
28 y 29). Igual que las facturas, el documento tiene impacto en el stock de la empresa y en la cuenta corriente de los
clientes.
Fig. 28- Guía de Despacho.
Fig. 29- Ingreso de Productos en la Guía de Despacho.
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NOTA DE CREDITO GUÍA DE DESPACHO
Permite generar Nota de Crédito de Guía de Despacho, produciendo modificaciones en el stock. La forma de proceder
es la misma que la descripta para la generación de facturas (Figura 30 y 31)
Fig. 30- Nota de Crédito de Guía de Despacho
Fig. 31- Ingreso de Productos en NC Guía de Despacho
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NOTA DE CRÉDITO POR CONCEPTO SOBRE GUÍA DE DESPACHO
Permite generar Notas de Crédito por diferentes conceptos que no hayan sido codificados previamente, y que el
usuario deba ingresar manualmente. Tales conceptos pueden ser por ejemplo; los descuentos por volumen, diferencia
de precio, etc.
El proceso de generación de este documento, es similar al empleado para generar las facturas por conceptos,
explicado con anterioridad (Figura 32 y 33).
Fig. 32- Nota de Crédito por Concepto
Fig.33-Ingreso de Concepto en la NC
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VENTAS EN SUCURSALES
Hay ventas que pueden realizarse en sucursales o puntos de venta cuyos comprobantes son generados mediante
talonario de facturación manual. Esta interfase (Figura 34) permite ingresar esos comprobantes para luego ser
incorporados al Libro IVA Ventas. Para ello, debe seleccionar el tipo de Comprobante, ingresar su Número Fiscal,
indicar el cliente y la condición de venta. Luego, se ingresa el importe neto de la venta y el descuento.
En la parte inferior de esta ventana se listan los comprobantes ingresados por período. En el caso de ser necesaria la
anulación de algún comprobante, se puede realizar a través de la columna Estado cambiándolo a Comprobante
Anulado.
Fig. 34 – Carga de Comprobantes Manuales
Posteriormente, en el Libro IVA Ventas, los comprobantes ingresados a través de esta interfase, serán listados
agrupados por sucursal, como puede observarse en la Figura 35.
Fig. 35 – Extracto de Libro IVA Ventas
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Se agregaron funcionalidades que permiten modificar comprobantes que se hayan generado por sistemas externos o
talonarios manuales. Además, la opción Transferir, permite mover estos comprobantes al módulo concentrador
permitiendo que estos documentos pasen a la cuenta corriente del cliente, y que puedan ser tratados como un
documento generado por el SGC.
Se debe considerar, que los comprobantes que pasaran a Cuenta Corriente deben tener una condición de venta
vinculante con esa situación.
Una vez cargados los comprobantes, y en caso de error, pueden modificarse los datos en la grilla inferior y luego hacer
clic en el botón Grabar. Para transferir documentos al módulo concentrador, deben marcarse haciendo clic sobre el
mismo + ctrl clic + sifht clic y luego presionar el botón Transferir.
Una vez transferidos los comprobantes al módulo concentrador, los mismos pueden ser tratados como cualquier otro
documento, pudiendo Anularse, Cambiar Condición de Venta o aplicar pagos en caso de ser cuenta corriente.
Los comprobantes de Contado no se registrarán en caja, acción que deberá realizarse en forma manual en caso de ser
necesario.
CREDITOS INTERNOS / DEBITOS INTERNOS
Los comprobantes internos (Créditos / Débitos) han sido definidos para corregir saldos en las cuentas de clientes. A su
vez, los Débitos Internos se utilizan para cargar saldos iniciales de cuenta corriente de clientes cuando se realiza la
migración de datos desde otra aplicación al SGC. Ambos comprobantes, por ser internos, no generan movimientos en
los libros de IVA y presentan la flexibilidad, al igual que la emisión de facturas por conceptos, de cargar descripciones
no codificadas.
La forma en que se confeccionan estos comprobantes, es similar a la descripta en Emisión de Nota de Débito.
FACTURA DE DISTRIBUIDORES
Considera todos los comprobantes incluidos en una Hoja de Ruta cerrada, y permite refacturarlos tomando en cuenta
los descuentos del cliente sub distribuidor, para incorporarla al líquido producto. Para realizar tal procedimiento se
deberá ingresar el período de referencia, código interno del cliente y hacer clic en la opción Actualizar. De este modo,
el SGC mostrará todas las Hojas de Rutas cerradas en el período de tiempo señalado, se procederá a seleccionar la que
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se desea facturar y por último se hará clic en la opción Guardar. Así mismo, el sistema ofrece la posibilidad de simular
importes de facturación activando la opción SIMULAR IMPORTES (Figura 36).
Fig. 36- Factura a Distribuidores
PEDIDOS MOVILES
GENERACIÓN DE ARCHIVOS
Permite generar los archivos que el vendedor visualizará en el equipo móvil al inicio de cada jornada, siendo los
mismos; Artículos, Clientes y Stock. Tal como lo muestra la siguiente imagen el SGC posibilita parametrizar cada uno
de ellos, activando o desactivando las diferentes opciones.
A su vez, permite comunicar los objetivos de venta y manejo de portafolio a Gestión Móvil V-3, que por defecto se
mostrarán desactivados ya que el cálculo de estadísticas requiere de un tiempo de procesamiento determinado.
La opción Aviso de Fin Facturación, permite indicar que todos los pedidos que están en el web han sido procesados
(Figura 38)
Fig. 38- Datos para Toma de Pedidos
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La opción de combos permite ver desde el Sistema de Pedidos Móviles el detalle de los artículos que compone el
combo, Con ello el vendedor podrá visualizar los productos dentro de un combo con sus respectivas cantidades y
descuentos.
Una vez realizada la configuración de cada archivo, se deberá hacer clic en el icono representado como dispositivo
móvil, procediendo a almacenar los archivos que luego serán subidos a la página web.
CARGA DE PEDIDOS
Permite realizar la importación de Pedidos desde Gestion Movil o aplicaciones de pedidos externas al SGC para ser
validados y facturados. Al descargar los pedidos se incorporan en simultáneo todos los datos del lote que puede
contener PEDIDOS, NO COMPRA y COBRANZAS.
Para Pedidos de Gestion Movil, el SGC ofrece la posibilidad de visualizar todas las visitas que se encuentren
"pendientes" de ser procesadas, ofreciendo dos vistas posibles por vendedor o zona.
Los pedidos por vendedor, permite visualizar las visitas ordenadas bajo este criterio, mientras la opcion por zona,
visualiza los pedidos por zona grografica del cliente sin importar el vendedor que realizo la venta.
Una vez obtenidos los pedidos pendientes, pueden ser seleccionados de forma individual o grupal. El criterio de
seleccion dependera de cuales de los pedidos pendientes se deseen procesar segun la prioridad de facturacion que el
operador desee.
Luego de seleccionar los pedidos, pueden descargarse mediante la opcion "Descargar pedidos" lo cual procedera a
obtener los pedidos desde Gestion Movil generando un nuevo lote dentro del SGC para su posterior procesamiento.
Los pedidos descargados, ya no se volveran a visualizar. Si por algun motivo se necesitara volver a procesarlos, se
debera acceder a Gestion Movil Pedidos y descargar el lote nuevamente desde la opcion Archivos / Historial de
descarga.
Si en lugar de obtener y descargar los pedidos mediante las opciones descriptas, se quiera descargar los archivos
utilizando las opciones propuestas por Gestion Movil Pedidos, la importacion de los mismos se debe realizar utilizando
la opcion Seleccionar, que permitira buscar el archivo de pedidos descargado previamente en la PC, para luego hacer
clic en Procesar, lo cual generara un lote para su posterior procesamiento. Cada visita será identificada por una marca
de color en el caso de compras será verde y en el caso de no compras será rojo
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Se incorpora un reporte para auditar los pedidos importados al SGC donde se podrá visualizar por sucursal y vendedor
toda la información relevante
La interfaz permite visualizar el total de pedidos por día de la sucursal, del vendedor y el detalle de cada pedido.
Además se puede acceder al documento de venta con el que cada pedido fue facturado.
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En caso de realizar la importacion de un archivo descargado ya sea por la aplicación de Gestion Movil o de alguna
aplicación externa de pedidos, la importación se realiza en una sola etapa, haciendo clic en la opción Seleccionar y
seguiendo la ruta de almacenamiento donde se descargaron los pedidos utilizando el navegador web tal como lo
muestran las siguientes figuras.
Fig. 39- Importacion de Pedidos
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Una vez seleccionado el archivo a importar, se deberá hacer clic en la opción Procesar, y aparecerá la siguiente
ventana
Al hacer clic en la SI, el SGC informará el número de lote generado, que en este caso, es el Lote Nº 32, tal como lo
muestra la siguiente imagen
AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS
Permite la autorización de lotes de pedidos por parte del operador, realizando una simulación de facturación en
función de que se cumplan las reglas comerciales definidas, por ejemplo: si el cliente tiene como condición de venta
cuenta corriente y presenta exceso en el límite de crédito o en los días de mora por falta de pago, el sistema
automáticamente procederá a bloquear ese pedido y solo podrá autorizarlo el operador que tenga permiso para
realizar tal acción. Esto se podrá chequear en Archivos/Usuario/Ingreso. Modif. De Accesos y se debe encontrar
tildada la opción Autoriza Crédito para el operador responsable de autorizar los pedidos.
Para efectuar la autorización de pedidos que han sido descargados previamente desde la pagina web, se deberá
seleccionar el lote que se desea procesar, el depósito al cual corresponde y luego hacer clic en el icono Actualizar
ubicado en la barra de herramientas. De esta manera, el sistema procederá a mostrar una grilla como la que se
observa en la siguiente imagen (Figura 40).
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Fig. 40- Autorización de Pedidos
En la presente grilla se podrán visualizar los pedidos correspondientes al lote seleccionado, en este caso el lote Nº 787
y que pueden corresponder a uno o varios vendedores, según la opción que se haya elegido para descargarlos,
pudiendo ser: Últimos, Por Vendedor y Zona, Por vendedor y Día, Por Zona y Por Vendedor. A su vez, se puede
observar la siguiente información: código interno y nombre de cada de uno de los clientes que han realizado pedidos,
condición de venta definida, tipo de comprobante a emitir, lista de precio aplicada, descuentos fijos y máximos de los
productos solicitados y la valorizacion del pedido efectuado.
En el caso de que el pedido posea observaciones, se alerta al operador que los autoriza a través de la activación de la
opción respectiva para que pueda tomar las acciones que correspondan según lo indicado por el vendedor. Para ello,
se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna de Observaciones y se abrirá una ventana con lo registrado por
el vendedor, tal como se observa en la siguiente figura (Figura 41)
Fig. 41- Observación Registrada por el Vendedor
En caso de querer visualizar el pedido de un cliente en particular, se deberá hacer doble clic en el nombre del mismo y
automáticamente el sistema se posicionará en la opción Detalle Pedidos, pudiendo observarse número de pedido,
nombre y código interno del cliente y los productos solicitados. En nuestro ejemplo, se observa el pedido Nº 4,
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realizado por el cliente 17104 Sereno María, cuyo valor es de $146, 23. Si se deseará observar los pedidos de todos los
clientes bastará con hacer clic en icono Mostrar Todo.
En nuestro ejemplo, el sistema marca como anomalía que para el artículo 491 TANG PERAX18 se ha solicitado una (1)
unidad, pero el mismo presenta faltante de stock, por lo que no hay cantidades para aprobar y esto se resalta en color
rojo. En este caso, es posible reemplazar este artículo por otro semejante, haciendo clic en el icono ubicado a la
derecha de la descripción del mismo, y se abrirá la ventana que permitirá seleccionar el producto por el que se desea
reemplazarlo (Figura 42).
Fig. 42- Detalle de Artículos Pedidos
La opción Detalle por Artículos: Ofrece un detalle de los artículos solicitados en los diferentes pedidos y la distribución
de los mismos por cada cliente. A su vez, esta opción permite visualizar fácilmente a qué cliente se vendió un producto
determinado y los descuentos aplicados al artículo (Figura 43).
Fig. 43- Distribución de Artículos por Clientes
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En el caso de querer visualizar un pedido específico, se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna respectiva
y se podrá acceder al mismo. En nuestro ejemplo se observa el pedido Nº 8 del lote 787, realizado por el cliente 29191
Cejas Daniela (Figura 44).
Fig. 44- Detalle de Pedido
Por su parte, la opción Agregar/Reemplazar, permite reemplazar los artículos que se deseen de forma masiva, con la
condición de que los productos sustitutos no se encuentren solicitados en el pedido. Para ello, se deberá seleccionar
el artículo que se desea sustituir, el producto que lo reemplazará, y hacer clic en la opción Reemplazar. Con esta
opción, también es posible agregar productos al pedido, para lo cual se deberá seleccionar el código y las cantidades
del artículo y hacer clic en la opción Agregar.
Una vez confirmada estas operaciones el sistema automáticamente reprocesará el lote de pedidos (Figura 45)
Fig. 45- Agregar/Reemplazar Artículos
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Se pueden realizar controles de manera masiva a través de las siguientes opciones:
- Control de Mínimos: controla que las cantidades de los artículos no se encuentren por debajo de la cantidad
mínima al valor previsto.
- Normaliza Descuento: controla que los descuentos aplicados no superen los máximos permitidos, y en el
caso de ser así, el SGC los llevará de inmediato al descuento máximo definido.
- Normaliza Cantidades: controla que las cantidades cumplan con el agrupamiento de productos definido, por
lo que si un producto no cumple con la venta agrupada, el SGC lo llevara al inmediato al superior. Si la venta
mínima es de seis unidades agrupada de a seis, y el vendedor cargó nueve unidades, el SGC lo llevará a 12
unidades.
- Aplicación Descuento Máximo: En esta opción el SGC registra cual es el descuento máximo permitido y lo
aplica para los artículos autorizados.
En caso de querer observar todos los artículos o los que presentan faltantes de stock bastará con hacer clic en las
opciones Mostrar Todo, Faltantes Stock
PREPARACIÓN DE ARTÍCULOS PESABLES
Permite definir de manera exacta el peso de los productos que componen el pedido para generar el correspondiente
documento de venta, pudiendo observarse una planilla por ARTÍCULO (Figura 46A) o por PEDIDO (Figura 46B)
Fig. 46A- Planilla por Artículos
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Fig. 46B- Planilla por Pedido
GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR LOTE/ VEND.
Permite facturar masivamente un lote de pedidos, para lo cual se deberá seleccionar el lote que se desea facturar, y al
hacer clic en la opción Actualizar se listaran los pedidos contenidos en el mismo. En la grilla se puede observar: código
interno y nombre del cliente, condición de venta que posee y tipo de comprobante que se le debe generar, como asi
tambén es posible visualizar un pedido especifico, cancelarlo o bien reveer la autorizacion del mismo, haciendo clic en
el icono ubicado en las respectivas columnas. Una vez que el operador considere que no hay modificaciones para
realizar estará en condiciones de facturar haciendo clic en icono Guardar, ubicado en la barra de herramientas.
En nuestro caso ejemplo, se facturará el lote Nº 786, que corresponde al depósito Central, el cual fue el recibido el
18/06/2014 y contiene 20 (veinte) pedidos (Figura 47)
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Fig.47- Facturación de Pedidos
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES POR LOTE/VENDEDOR
Permite imprimir los comprobantes pendientes con la misma modalidad que han sido generados previamente; por
lote o por vendedor. Para ello se deberá seleccionar el lote a facturar, hacer clic en Actualizar, y el SGC mostrará
todos los documentos pendientes de impresión, brindando la posibilidad de que el usuario a través de los criterios de
selección pueda; imprimir la totalidad de los comprobantes, activando la opción TODOS, o imprimir los diferentes
tipos de documentos generados, haciendo clic en la opción NINGUNO, y luego seleccionar el tipo de documento que
desea imprimir. Esto, dependerá del modo en que se haya configurado el sistema de impresión de los comprobantes
(Figura 48).
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Fig. 48- Impresión de Comprobantes por Lote.
Una vez seleccionado los documentos a imprimir, se deberá hacer clic en la opción Guardar y el sistema mostrará la
siguiente ventana procediendo a la impresión de los respectivos comprobantes de ventas.
GENERAR COMPROBANTES DE VENTA POR ZONA
Permite generar los comprobantes de ventas por zona y por vendedor. De este modo, el SGC ofrece la posibilidad de
facturar los pedidos que el usuario desee, tildando la columna respectiva, cancelar la operación o enviar nuevamente
los pedidos al proceso de autorización haciendo clic en el icono ubicado en la columna REVEER AUTORIZACIÓN (Figura
49)-
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Fig. 49- Facturación de Pedidos por Zona
IMPRESIÓN DE COMPROBANTES PENDIENTES
Permite imprimir todos los comprobantes pendientes que han sido generados con anterioridad. Para ello, se deberá
ingresar al menú, hacer clic en la opción Actualizar, y el SGC mostrará todos los documentos de impresión, brindando
la posibilidad de que el usuario a través de los criterios de selección, pueda imprimir la totalidad de los comprobantes
Activando la opción TODOS, o los diferentes tipos de documentos generados haciendo clic en la opción NINGUNO y
luego seleccionando el tipo de comprobante que desea imprimir. Esto dependerá de cómo se haya configurado el
sistema de impresión de los mismos (Figura 50).
Fig. 50- Impresión de Comprobantes Pendientes
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AUDITORIA DE PEDIDOS
Proceso que muestra los artículos de un lote de pedidos que no pudieron facturarse, informando el motivo de no
facturación. De esta manera, por ejemplo el SGC brinda la posibilidad de re facturar aquellos artículos que quedaron
pendientes. Para obtener la auditoria de un lote de pedidos deberá seleccionar el lote a auditar, hacer clic en la opción
Actualizar, y el SGC mostrará la siguiente ventana (Figura 51).
Fig. 51- Auditoria de Pedidos
La auditoria muestra solamente lo que ha podido facturarse de cada pedido, individualizando qué línea del mismo no
puso ser procesada. A modo de ejemplo la siguiente pantalla muestra la siguiente información:
Del pedido Nº 9, el SGC no pudo facturar las líneas 2 y 9 , pedido que corresponde al cliente 27065, quien solicito una
unidad de los códigos de los artículos 603 y 461, no pudiendo ser facturados por encontrarse con stock agotado.
Los motivos de no facturación pueden ser varios:
Stock agotado.
Producto de baja en el depósito.
Producto de baja.
Producto no autorizado para la venta para el vendedor.
Producto no encontrado.
Producto no incorporado al depósito.
Producto de baja en el depósito.
Producto facturado por menor cantidad de lo pedido.
A su vez, el SGC permite visualizar tanto el pedido como el comprobante de venta haciendo clic en los respectivos
iconos ubicados a la derecha del número interno. También a través de la opción Compara, es posible observar en
simultaneo el pedido y la factura pudiendo realizarse la correspondiente comparación (Figura 52).
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Fig. 52-Comparativa de Pedidos
Cuando la empresa tiene la modalidad de preparar lotes de pedidos por pedido, el SGC ofrece la posibilidad de
generar un pre-consolidado. El mismo permite generar un listado de carga de un lote en particular, y de esta manera,
optimizar los tiempos de recolección en el depósito para abastecer a cada uno de los pedidos. Para la generación de
este documento de control, se deberá activar la opción correspondiente y hacer clic en la opción Actualizar (Figura
53)-
Fig. 53- Pre consolidado de Lote de Pedidos
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Permite gestionar la autorización de AFIP de los documentos de ventas fiscales utilizando Web Services.
Este repositorio mostrara todos los documentos pendientes de obtener autorización fiscal, es decir asignar a cada
comprobante su número de CAE y la fecha de vencimiento del mismo.
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Recordamos que los puntos de venta se definen en la opción Archivos / Sistema / Puntos de Venta, en donde cada
punto de venta tiene configurado un tipo de servicio.
Esta opción, considera la autorización de comprobantes generados desde puntos de venta tipo WSFE (Web Service
Factura Electrónica).
MODALIDAD OPERATIVA
Los comprobantes serán enviados al autorizador de AFIP de forma masiva mediante la opción , pudiendo
resultar dos situaciones:
a) Todos los comprobantes en la bandeja son autorizados
b) Algunos o ninguno de los comprobantes son autorizados
Fig. 54- Facturación Electrónica
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Para el caso a), una vez autorizados, los comprobantes pasan a la sección derecha, “Comprobantes Autorizados sin
imprimir”, desde donde se pueden enviar al circuito de impresión para obtener las copias que se pre configuraron en
la opción Archivos / Sistema / Corrección de números de comprobantes, haciendo clic en el icono de la
impresora .
Para el caso b), los comprobantes autorizados pasan a la sección de impresión (ídem al caso a)), y para los no
autorizados AFIP devolverá el error fiscal que impide la autorización del comprobante, cuyo mensaje puede
visualizarse haciendo clic en la linterna que se muestra en la columna Error del panel Izquierdo, generalmente se trata
del primer comprobante que queda en la lista.
Según el código de error devuelto por AFIP, la situación puede ser corregida, por ejemplo, en el caso que se haya
registrado un cliente con un CUIT no válido, en cuyo caso se puede corregir el mismo desde el administrador de
clientes y luego se reintenta la autorización. En caso que el caso no sea salvable, se deberá Anular el comprobante
rechazado, para luego poder solicitar autorización de los siguientes comprobantes que puedan estar pendientes en la
bandeja.
Los errores podrán visualizarse en la parte inferior de la columna ubicada a la izquierda de la pantalla pudiendo
observarse haciendo clic en el icono ubicado en la columna ERROR y los mismos son tipificados por el mencionado
organismo.
AFIP
Se flexibilizo la autorización de facturas electrónicas, estas otorgan CAE a los contribuyentes no empadronados, dados
de baja o que se encuentran inhabilitados por detección de emisión de facturas apócrifas. Se destaca esta situación,
ya que en muchos casos se asume erróneamente que AFIP no autorizara los comprobantes cuando el receptor tenga
inconveniente fiscal.
Para saber que contribuyentes pueden encontrarse enmarcados en lo explicado anteriormente, se podrá realizar una
consulta de auditorio donde se visualizara las observaciones devueltas por AFIP tal como muestran las siguientes
imágenes.
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A modo de ejemplo se muestra una comprobante de factura A de un contribuyente no existente en el padrón de AFIP,
en estos casos se deberá chequear el CUIT del mismo, darlo de baja o cambiar si situación fiscal para evitar generar
nuevos comprobantes. SGC avisara al obtener autorizaciones con observaciones para que el operador pueda consultar
más detalle del reporte.
Para evitar este tipo de inconveniente SGC brinda la opción que permite consultar en el padrón de AFIP que se
encuentra en Administrador de Clientes de esta manera se podrá asegurar que el contribuyente se encuentra dado de
ALTA. Para más información en página 37 del manual Archivos Manual SGC- Archivos.docx
INTERFASE DE DISPOSITIVOS PDA
Permite sincronizar todas las operaciones que se hayan realizado desde este dispositivo para que el SGC lo incorpore y
proceda a la registración de las mismas. Estas operaciones pueden ser: Generación de comprobantes, Cobranzas y
Rendiciones. Para realizar este procedimiento bastará con hacer clic en opción Sincronizar (Figura 55)
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Fig. 55- Interfase Dispositivos PDA
LOGISTICA & DISRIBUCIÓN
Administra los repartos y la etapa de distribución. Optimiza el trabajo del depósito en armado de pedidos, organizado
mediante la confección de Consolidados de Mercaderías. A su vez, permite realizar cierres de reparto, administrar la
mercadería que reingresa al depósito, tratamiento de comprobantes de ventas pendientes de entrega y la liquidación
de comisiones a vendedores y repartidores.
ARMAR REPARTO POR VENDEDOR
El armado de reparto tiene por objetivo, agrupar un conjunto de pedidos, que luego de ser facturados, serán
procesados mediante esta opción para generar por un lado la documentación de entrega y por otro, la información
necesaria para que el personal de depósito pueda preparar la mercadería que debe cargarse.
Para confeccionar un reparto se deberán agrupar comprobantes de venta, pudiendo incluir más de un vendedor por
reparto. Al hacer clic en el icono de Actualizar, se listarán los vendedores que tienen comprobantes pendientes de ser
incorporados en una Hoja de Ruta y el detalle de comprobantes pertenecientes a cada uno, tal como se observa en la
Figura 56.
Al seleccionar un vendedor, se seleccionarán todos los comprobantes que se han facturado a su cuenta, y también se
puede marcar y desmarcar comprobantes de forma individual.
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Fig. 56 – Armado de Repartos por Vendedor
Finalizada la selección de comprobantes, se deberá elegir el repartidor y las facturas correspondientes a su reparto,
posteriormente se presiona la opción Generar, y automáticamente el SGC consultará si el Repartidor elegido es
correcto. En el caso de que finalmente el repartidor que haya entregado la hoja de ruta resultara diferente al
seleccionado en esta etapa, podrá cambiarse durante el proceso de Cierre de Hoja de Ruta.
Como resultado de este proceso se genera por un lado, una “Hoja de Ruta” numerada consecutivamente,
conteniendo los comprobantes a entregar, clasificados por vendedor y condición de venta, en la cual primero se listan
los comprobantes de contado y luego los de cuenta corriente (Figura 57).
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Fig. 57 – Hoja de Ruta
Asimismo, se genera un informe “Consolidado” que contiene un detalle de todos los productos que deben ser
cargados para este reparto. De esta forma, se logra hacer más eficiente el proceso de recolección de productos dentro
del depósito. Además, se especifican la cantidad de bultos cerrados que deben cargarse y la cantidad de unidades
sueltas. A su vez, el archivo consolidado se divide por grupo de artículos lo cual permite a diferentes personas trabajar
sobre el mismo consolidado simultáneamente (Figura 58).
Fig. 58 – Consolidado de Hoja de Ruta
Además de generar Repartos, también es posible consultar Repartos anteriores, se hayan o no cerrado. Para ello, solo
se debe colocar el número de Hoja de Ruta que se desea consultar en el cuadro que figura como Consultar Reparto
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(Figura 56) y presionar el botón asociado. Se podrá consultar y volver a imprimir la Hoja de ruta, el Consolidado y el
Consolidado de Devolución que se comentará más adelante.
ARMAR REPARTO POR ZONA
Permite armar el reparto según las diferentes zonas asignadas a cada vendedor. La ventaja de esta modalidad, es que
resulta útil por ejemplo, en los casos en que las zonas no estén bien delimitadas y el vendedor deba atender
diferentes zonas el mismo día. Tal como se explico en el apartado anterior, al hacer clic en la opción Actualizar se
listarán los comprobantes pendientes de ser incorporados en una Hoja de Ruta según la zona que le corresponda a
cada vendedor (Figura 59).
Fig. 59- Reparto por Zona
Al seleccionar un vendedor, se seleccionarán cada uno de los comprobantes que se han facturado su cuenta,
pudiendo también marcarse y desmarcarse comprobantes de forma individual. Una vez finalizada la selección de
comprobantes, se deberá elegir el repartidor y los documentos correspondientes a su reparto, presionar la opción
Generar, y el SGC consultará si el repartidor es el correcto. En el caso de que finalmente el repartidor que haya
entregado la hoja de ruta resultará diferente al seleccionado en esta etapa, podrá cambiarse durante el proceso de
cierre de Hoja de Ruta.
Como resultado de este proceso se genera una Hoja de Ruta, numerada consecutivamente que contiene los
comprobantes a entregar, clasificados por vendedor y condición de venta, pudiendo visualizarse primero los
comprobantes de contado y luego los de cuentas corrientes (Figura 60).-
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Fig. 60- Hoja de Ruta
Asimismo, se genera un consolidado que contiene el detalle de todos los productos que deben ser cargados en el
reparto. De esta forma se logra hacer más eficiente el proceso de recolección de artículos en el depósito. Además, se
especifican la cantidad de bultos cerrados que deben cargarse y la cantidad de unidades sueltas. A su vez, el
consolidado se divide por grupo de artículos, lo que permite que diferentes personas trabajar simultáneamente sobre
el mismo consolidado (Figura 61)
Fig. 61- Consolidado
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MEGACONSOLIDADO
Permite agrupar varios consolidados en uno y de esta manera optimizar el tiempo en el armado del reparto. Cuando
se entrega al depósito múltiples consolidados en forma simultánea, el personal debe recorrer el depósito tantas veces
como consolidados tenga. Esta opción, evita tal situación ya que agrupa la mercadería de todos los consolidados
seleccionados permitiendo en un único recorrido recolectar la mercadería que abastece al resto de los mismos.
Para realizar tal procedimiento, se deberá ingresar la fecha de referencia, hacer clic en el icono Actualizar, ubicado en
la barra de herramientas, y el SGC automáticamente mostrará una grilla con la siguiente información: fecha y Nº de las
diferentes Hojas de Rutas en el período de tiempo seleccionado, Nombre y Nº del repartidor, código interno del
cliente, importe total, días de tránsito y estado de la Hoja de Ruta, tal como se observa en la Figura 62.
Fig. 62- Mega consolidado
Luego, se procederá a seleccionar las Hojas de Rutas que se desean agrupar y por último se deberá hacer clic en el
icono imprimir (Figura 63).
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Fig. 63- Impresión de Mega consolidado
GESTIÓN MOVIL REPARTOS
REPARTOS MÓVIL, es una nueva aplicación de GEO MÓVIL que permite el seguimiento de Repartos según las rutas
asignadas. Esta opción permite comunicar a GEO MÓVIL las Hojas de Ruta para el posterior seguimiento y control.
¿Qué hace REPARTO MOVIL?
Con REPARTO MÓVIL, el repartidor podrá seleccionar a través de una Aplicación específica para teléfonos, las Hojas de
Ruta a cargar que se le hayan asignado. Mediante la selección de las HR, se podrá conocer la ubicación de cada
vehículo, el nivel de avance del reparto, la hora de entrega de los pedidos, conocer si el repartidor efectivamente
visito al cliente cuando éste informa que el cliente no quiso el pedido, y saber si el recorrido realizado tiene relación
con los clientes de la HR. Como se puede observar, esta App ofrece múltiples beneficios tales como;
Optimizar el cumplimiento de las entregas de los pedidos.
Poseer menos devoluciones de mercaderías.
Realizar un mejor uso de los vehículos de la empresa, lo que se traduce en un AHORRO IMPORTANTE para la
misma, ya que evita que el repartidor recorra kilómetros innecesarios, y por ende se produzca un menor
desgaste del vehículo.
Controlar la visita a TODOS los clientes.
Permite al repartidor llegar con facilidad al cliente, cuando éste no conoce la zona, ya que por
GEOREFERENCIA puede pedirle a la App que lo guie, y con esto se logra que los reemplazos de choferes sea
mucho más sencillo.
A su vez, esta opción permite comunicar el SGC con Gestión Móvil, informando los Motivos de NO ENTREGA que serán
utilizados por el repartidor cuando un pedido no sea recibido en forma total o parcial. Además, envía las Hojas de Ruta
pendientes de entrega para su posterior monitoreo en la web o para informar sobre la finalización administrativa de
Cierres de Reparto.
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Los menues de LOGISTICA se agruparon bajo el menú LOGÍSTICA & DISTRIBUCIÓN, el cual contiene los siguientes
conceptos:
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Armado de Repartos por Zona
Armado de Repartos por Vendedor
Repartos automáticos
Gestión Móvil Repartos
Mega consolidado
Descarga de Reparto
Realizar Cierre de Reparto
MEGACONSOLIDADO
Permite agrupar varios consolidados en uno y de esta manera optimizar el tiempo en el armado del reparto. Cuando
se entrega al depósito múltiples consolidados en forma simultánea, el personal debe recorrer el depósito tantas veces
como consolidados tenga. Esta opción, evita tal situación ya que agrupa la mercadería de todos los consolidados
seleccionados permitiendo en un único recorrido recolectar la mercadería que abastece al resto de los mismos.
Para realizar tal procedimiento, se deberá ingresar la fecha de referencia, hacer clic en el icono Actualizar, ubicado en
la barra de herramientas, y el SGC automáticamente mostrará una grilla con la siguiente información: fecha y Nº de las
diferentes Hojas de Rutas en el período de tiempo seleccionado, Nombre y Nº del repartidor, código interno del
cliente, importe total, días de tránsito y estado de la Hoja de Ruta
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Fig. A
Luego, se procederá a seleccionar las Hojas de Rutas que se desean agrupar y por último se deberá hacer clic en el
icono imprimir
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DESCARGA DE REPARTO
Permite Controlar los productos que por algún motivo retornan del reparto, siendo descargados nuevamente en el
depósito. Esta operación genera un informe de descarga posibilitando que la administración tome conocimiento de la
mercadería descargada en el depósito y por la cual se deberá generar las respectivas Notas de Créditos o Anulaciones,
al momento de realizar el cierre de reparto. Este procedimiento resulta de gran utilidad porque le permite a la
administración constatar efectivamente la mercadería descargada en el depósito.
Para proceder con el control de descarga de reparto, se deberá ingresar al menú, hacer clic en la opción Actualizar, y
el SGC listará todas las hojas de rutas pendientes de descarga, tal como lo muestra la siguiente imagen (Figura 64)
Fig. 64- Hoja de Rutas Pendientes de Descarga.
Una vez seleccionada la hoja de ruta que se desee descargar, se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna
Procesar, accediendo a la siguiente interfase (Figura 65). Luego, se deberá hacer lectura del código de barra de cada
artículo descargado, pudiendo observarse en la grilla principal el código y descripción de los mismos e ingresar
manualmente la cantidad de los productos.
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Fig. 65- Descarga de Reparto
Una vez escaneados todos los productos descargados se deberán hacer clic en la opción Guardar, y el SGC informará
que los datos han sido almacenados con éxito, procediendo a imprimir el informe de descarga (Figura 66).
Fig. 66- Informe de Descarga de Reparto
REALIZAR CIERRE DE REPARTO
Al finalizar la entrega de cada reparto se procesa administrativamente cada Hoja de Ruta, plasmando las novedades
indicadas por el repartidor, ya sea anulando, cambiando la condición de venta, generando Notas de Crédito por
devolución u omisión de descuentos otorgados, aplicando pagos a comprobantes en cuenta corriente o traspasando
pedidos entre hojas de rutas. Como resultado final de este proceso el sistema indicara cuanto es el dinero a rendir por
el repartidor y cuál es la mercadería que debería haberse descargado en el depósito
En esta interfase, tal como se observa en la Fig. 67, el SGC lista todas las Hojas de Ruta pendientes de cierre,
agrupados por repartidor.
De esta manera, puede apreciarse la siguiente información:
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Número de Hoja de Ruta.
Datos del repartidor asignado.
Descarga realizada: si el indicador se visualiza en rojo indica que no se han realizado descarga de mercadería
en el depósito para la hoja de ruta, por el contrario, si aparece en verde indica que se ha descargado
mercadería del reparto que los clientes han rechazado.
Fecha de reparto.
Pedidos: la cantidad de pedidos que integran esa Hoja de Ruta.
Importe Total de la Hoja Ruta.
Procesar Hoja: permite finalmente realizar el procesamiento de novedades de la hoja de ruta (Figura 68)
Fig. 67 – Cierre de Repartos
Con anticipo: si el indicador se visualiza en rojo es porque no se han realizado anticipos de entrega de
efectivo previos a la rendición del reparto, mientras que si aparece en verde es porque se registraron
anticipos de cierre de hoja de ruta. Tal como lo muestra la siguiente imagen, se debe especificar el importe
del anticipo, en este caso es de $1000, Guardar, y luego Aceptar.
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Fig. 68- Anticipo de Cierre de Hoja de Ruta
Como se puede observar en la Figura 69, se muestran los comprobantes que deben ser rendidos por el Repartidor
pertenecientes a la Hoja de Ruta. Según lo ocurrido durante el reparto, se podrá las acciones que se encuentran bajo
la barra de operaciones Anula, Pendiente, NC y C Vta., para lo cual deberá hacerse clic en las correspondientes
pestañas.
Fig. 69 – Rendición de Hoja de Ruta
En el caso de seleccionar la opción de Anular, se ingresará a la siguiente interfase (Figura 70), que muestra el
comprobante de venta generado y al hacer clic en Anular, el SGC consulta al usuario si está seguro de anular el
comprobante seleccionado. Esta opción está restringida solamente para comprobantes internos. En caso que el
cliente haya rechazado el total del pedido y de tratarse de un documento fiscal, deberá anularse generando una Nota
de Crédito. Por este motivo la opción anular se encontrará habilitada soló para los documentos internos
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Fig. 70- Anulación de Comprobante
Cuando un comprobante haya sido generado de contado y se haya autorizado la entrega en cuenta corriente deberá
utilizarse la opción Cambio de Condición de Venta. Se accede a la siguiente interfase (Fig. 71), que muestra el número
interno del comprobante de venta seleccionado, fecha de emisión, importe total, código y nombre del cliente y las
condiciones de ventas disponibles. Deberá seleccionarse la condición de venta apropiada y luego Guardar.
Fig. 71- Cambio de Condición de Venta
La opción NC permite generar notas de crédito correspondiente a la anulación total o parcial de un comprobante.
Para ello debe seleccionarse el comprobante de venta original y deberá seleccionarse los artículos dentro del
comprobante que han sido rechazados. Luego debe aplicarse la opción borrar fila (F5) que quitará las filas no
seleccionadas. Luego debe especificarse la cantidad devuelta debiendo modificarla en caso de tratarse de una
devolución parcial.
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Se visualiza el comprobante original sobre el que se realizará la nota de crédito
Se selecciona los productos que han sido devueltos, luego presionando F5 se quita los productos recibidos
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Se visualiza los productos que han sido devueltos
En caso de tratarse de una devolución total (rechazo del pedido por parte del cliente) deberá seleccionar el motivo de
rechazo sin quitar ningún registro de la factura original.
Tener en cuenta que el tipo de NC que va a generarse depende del tipo de documento original.
En el caso de los COMBOS, el SGC no permite hacer devoluciones parciales, se deberá seleccionar el combo completo
para generar la Nota de Crédito, tal como puede observarse en la siguiente imagen (Figura 72). A modo ejemplo el
cliente no podría devolver solamente el producto de la fila 11 ya que este pertenece a la venta de combo por lo que el
sistema seleccionara de forma automática todos los artículos pertenecientes al combo
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Fig. 72- Nota de Crédito (Combo)
En caso de hacer modificaciones de cantidades en la devolución, se validará que las cantidades devueltas
correspondan a un combo completo. Por ejemplo, se pretenden devolver 8 unidades, cuando el combo involucra 5
unidades del producto Código 14 (Figura 73A)
Fig. 73A- Nota de Crédito (Combo)
En caso de devolver 5 unidades del códigos 14, el SGC detecta que se estaría devolviendo un combo completo (Figura
73B).
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Fig. 73B- Nota de Crédito (Combo)
Al confirmar, se harán los ajustes correspondientes para quitar las cantidades del resto de los productos que
componen el combo.
Una vez finalizado el proceso de modificación o control de toda la Hoja de Ruta, se elige la opción Guardar. Y luego se
visualiza en la Figura 74, como se accede a la tercera etapa del proceso de Cierre de Reparto en la cual el SGC indicará
los siguientes datos:
Numero de la HR.
Código, nombre y apellido del repartidor.
Grupo datos Cierre de Reparto:
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Indica importe total de la HR, importe neto, importe de comprobantes anulados (en caso de existir), y el importe
de comisión del repartidor.
Grupo Apertura de Pago por Moneda:
En esta sección se ingresara el total rendido por el repartidor en Pesos, Depósitos Bancarios, Retenciones o
transferencias.
Grupo Control de Rendición:
Permite realizar el control, en función del total a rendir, sumando el importe de cheques recibidos y los anticipos
de cierre de HR rendidos (si los hubiere), lo que conformará la rendición actual. En caso de existir diferencia entre
el total a rendir y el total entregado, también podrá observarse en esta sección.
En el proceso de cierre de reparto, se automatizo la comunicación con el sistema GEO MÓVIL REPARTOS, para
informar el cierre administrativo de los mismos. Cuando esta acción se lleva a cabo, la HR se cierra en GEO MÓVIL y el
repartidor no podrá volver a seleccionarla.
Fig. 74 – Cierre de Reparto Geo Móvil
Fig. 75– Cierre de Reparto
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Una vez ingresado el efectivo y los valores recibidos se procederá a cerrar la Hoja de Ruta, para lo cual el SGC
mostrará las siguientes figuras.
El dinero que ingresa a través del Menú Cierre de reparto, se verá reflejado en el Módulo CAJA Y FONDOS/CAJA,
donde quedan registrado los ingresos y egresos de cada caja. La Figura 75, muestra los movimientos de la Caja
Reparto, en la cual puede observarse en Ingresos a caja, la rendición de la HR 848, ingresando un importe de $2.229,
02.
Fig. 76- Movimientos de Caja
Al Cerrarse una Hoja de Ruta, y que se hayan hecho devoluciones el SGC imprime de forma automática el Consolidado
de Devolución como lo muestra la Figura 76, que corresponde a la mercadería que debe descargarse como resultado
de dicho procesamiento.
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Fig. 77 –Consolidado Devolución por Hoja de Ruta
En el consolidado de Devolución puede apreciarse las siguientes columnas, que detallan a continuación:
Cantidad Devolución: corresponde a la suma de las NC y las Fact. Anuladas correspondientes al reparto agrupados por
artículos.
Cantidad Descargada: Corresponde a la cantidad de mercadería física recepcionada en el depósito.
Control de descarga, permite controlar la mercadería faltante y sobrante, que deberá cruzarse con los comprobantes
anulados o NC generadas por la administración.
Tal como se observa en la Fig. 77, para el artículo ALF. TERR. GLASEADO SIMPLE 48x 38 G, tiene 5 unidades de
devolución, por las cuales se generó una NC. Estas unidades no han sido descargada en el depósito, o en el control que
se realiza en el depósito no se han ingresado al sistema como descargada, lo cual origina un faltante.
Cobranza fuera de HR
Este parámetro permite realizar cobranzas desde el cierre de repartos a comprobantes que ya no pertenecen a la Hoja
de Ruta que se está cerrando, se puede acceder a la opción Pagos donde se pueden realizar pagos a clientes para
comprobantes de la HR que se está cerrando o a comprobantes generados en otro momento, salvo que el importe
aplicado será rendido en el cierre de la HR.
Para esto se agrego una columna adicional “Cobranza fuera de HR” que sumariza las imputaciones de pagos de los
comprobantes afectados al cierre de repartos que no pertenecen al mismo
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Se puede ver el caso de una aplicación de pago al cliente 2615 desde el cierre de hora de ruta 748, como se puede
observar es posible aplicar un pago sobre cualquier comprobante del cliente ya que el parámetro Cobranza fuera de
HR se encuentra seteado en el valor Todos por lo que se puede encontrar habilitados todos los comprobantes de HR
diferentes
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Los pagos que afectaron a los comprobantes que no son del reparto son detallados en la columna Cobranza fuera de
HR. Mientras que los que comprobantes que no pertenezcan a la HR no serán considerados para el pago del
repartidor
PEDIDOS POR ROLL CONTEINER
En este concepto un roll conteiner (carro contenedor) va a contar con un número limitado de cajas de tamaño fijo que
estarán numeradas, en donde el personal de depósito ira colocando mercadería en cada una de ellas sin saber en
principio a quien pertenece cada caja.
Este concepto se basa en la volumetría de los productos para que el SGC pueda conocer qué espacio ocupa cada
producto y por ende cuanto espacio requiere un pedido del cliente. Al conocer la volumetría de cada pedido, la
propuesta es que tomando un roll conteiner, personal de depósito pueda preparar en simultaneo varios pedidos,
haciendo una distribución de la mercadería en cada una de las cajas que el sistema le indique.
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Para ello SGC provee un modulo que proporciona un listado de preparación de pedidos, en la indicará cuantas
unidades de un producto debe cargarse en el carro y en que cajas debe distribuirse.
Por cada salida del roll conteiner para la preparación de pedidos, se genera un reporte que contiene un número
identificatorio, y el listado de la mercadería necesaria para abastecer los pedidos.
La particularidad es que se detalla en que cajas el operador debe colocar cada producto, puesto que como
mencionamos antes, un conjunto de estas cajas estará vinculada a un cliente para que finalizada la etapa de
recolección de mercadería se deje el roll conteiner en una isla de control para que el pedido sea verificado.
En este punto el operador de control, cuenta con otro reporte en el que se le indican que cajas pertenecen a un
cliente para que proceda a realizar el control del pedido como se describe en las opciones de Control de Carga por
Cliente.
CONTROL DE CARGA
Estas funcionalidades permiten controlar la mercadería que sale a distribución mediante la identificación de los
productos por su código de barras, para asegurar que lo facturado sea exactamente lo que se cargara para
distribución y que no salga mercadería de más o de menos.
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El SGC ofrece varios métodos que pueden aplicarse según como la empresa realice la logística:
1. Control de Carga por Cliente.
2. Control de Carga por Hoja de Ruta.
3. Control de Carga por Pedido en Hoja de Ruta.
Este proceso de logística básicamente permite cargar la mercadería en furgones a granel (es decir toda la mercadería
sin identificar que es para cada cliente) o bien cargar los pedidos ya preparados. La diferencia radica en identificar
dónde se invierte más tiempo para preparar pedidos, si en el depósito o en el reparto:
Se debe tener presente que para realizar tal control, la empresa deberá contar con los siguientes elementos:
A. Al menos una PC ubicada en el depósito.
B. Un lector de código de barra.
C. Conexión de red para conectarse al SGC
D. Impresora rotuladora, en el caso de realizar el control de carga por pedido en Hoja de Ruta.
CONTROL DE CARGA POR CLIENTE
Esta opción permite controlar pedidos que saldrán a reparto y que no han sido incluidos en ninguna Hoja de Ruta y se
preparan para cada cliente. Una vez que se identifica al cliente, el SGC localizará los comprobantes pendiente de
distribución y le permitirá al operador escanear la mercadería que se ha separado para el cliente en cuestión.
Luego, de terminar de escanear, se podrá validar si la mercadería escaneada coincide finalmente con lo facturado. Si
hay SOBRANTES O FALTANTES, se indicará para cada caso y se deberá quitar o agregar hasta que la coincidencia sea
del 100%. Una vez verificado y valido el pedido, se estará en condiciones de embalar la mercadería en cajas o bolsas y
pedir al SGC que emita los rótulos identificatorios a la entrega. La obtención de rótulos solo se produce si el pedido ha
sido controlado y validado de forma satisfactoria.
En el caso de que existan faltantes de stock en el depósito y el pedido no puede completarse, la administración deberá
generar la Nota de Crédito correspondiente luego de la cual, el sistema no solicitara dicha mercadería pudiendo cerrar
el control.
Para realizar este control de carga, se deberá ingresar el código interno del cliente, hacer clic en Actualizar y el SGC
mostrará todos los documentos de venta correspondiente al cliente seleccionado. A medida que se realiza la lectura
del código de barra de cada uno de los productos facturados, se visualizará en la grilla principal el código interno y
descripción de los mismos debiendo ingresarse manualmente la cantidad de cada artículo. Una vez concluido este
proceso se deberá hacer clic en la opción Guardar, tal como lo muestra la siguiente imagen (Figura 78)
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Fig. 78- Control de Carga por Cliente
Luego, al hacer clic en Aceptar, el SGC ofrece la posibilidad de observar las diferencias entre los productos cargados y
los facturados. Para ello, se deberá hacer clic en el icono respectivo, y se visualizarán todos los artículos faltantes,
detallando las cantidades pedidas, las cargadas y las diferencias entre ambas, en el caso de que las hubiera (Figura 79A
y 79B).
Fig. 79A- Control de Carga con Diferencias
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Fig. 79B- Visualización de Artículos Faltantes
CONTROL DE CARGA POR HOJA DE RUTA
Permite controlar pedidos que se cargan a granel, es decir por Hoja Ruta. Para realizar tal procedimiento se deberá
ingresar el número de hoja de ruta, hacer clic en Actualizar y el SGC mostrará todos los documentos de venta
contenidos en la hoja de ruta seleccionada. A medida que se realiza la lectura del código de barra de cada uno de los
productos facturados, se visualizará en la grilla principal el código interno y descripción de los mismos debiendo
ingresarse manualmente la cantidad de cada artículo. Una vez concluido este proceso se deberá hacer clic en la opción
Guardar (Figura 80).
Fig. 80- Control de Carga por Hoja de Ruta
Luego, al hacer clic en Aceptar, se realizará la validación pudiendo haber sobrantes/faltantes/Ok. En el caso de exista
diferencias entre los productos cargados y los facturados el SGC ofrece la posibilidad de que el operador puedan
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identificarlas. Para ello, se deberá hacer clic en el icono respectivo, y se visualizarán todos los artículos faltantes,
detallando las cantidades pedidas, las cargadas y las diferencias entre ambas en el caso de que las hubiera (Figura 81A
y 81B).
Fig. 81A- Control de Carga con Diferencias
Fig. 81B- Visualización de Artículos Faltante
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CONTROL DE CARGA POR PEDIDO EN HOJA DE RUTA
Esta opción permite realizar controles más exhaustivos, en la cual primero se podrá validar la mercadería de la Hoja de
Ruta y luego, hacer la preparación de los pedidos hasta completar la lista que la componen. Para ello, se deberá
ingresar el número de la hoja de ruta, hacer clic en Actualizar y el SGC mostrará todos los clientes incluidos en la hoja
de ruta. Luego, se deberá seleccionar el cliente, hacer la lectura de los códigos de barra de los productos facturados al
mismo (los que podrán ir visualizándose en la grilla ubicada a la derecha), e ingresar manualmente la cantidad de cada
artículo. Una vez concluido este proceso se deberá hacer clic en la opción Guardar.
En el caso de que exista diferencia entre lo facturado y lo cargado a reparto el SGC lo mostrará en la grilla inferior,
detallando descripción del producto, cantidad pedida, cargada, y la diferencia entre ambas, en el caso de las hubiera
(Figura 82)
Fig. 82- Control de Carga por Pedido en Hoja de Ruta
CAMBIAR PEDIDOS DE HOJA DE RUTA
Si por algún motivo el cliente no pudo recibir el pedido en un reparto, este podrá ser entregado en un reparto
posterior. Para ello, se deberá realizar el traspaso de un pedido de la hoja de ruta original a una nueva hoja de ruta.
Vale aclarar, que la nueva hoja de ruta aún no deberá haberse cerrado, sino el SGC informará que la operación no se
puede realizar. Para realizar tal procedimiento, se deberá elegir el tipo de comprobante e ingresar su número interno,
y hacer clic en el icono ubicado a la derecha del mismo. Al consultar, podrá observarse la Hoja de Ruta Actual donde
se encuentra y la Cantidad de Traspasos que ese pedido ha tenido (Figura 83)
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Fig. 83 – Cambiar pedidos de Hoja de Ruta
Luego, se deberá ingresar el número de Hoja de Ruta Destino y hacer clic en la opción Transferir, apareciendo la
ventana que puede visualizarse en la siguiente imagen (Figura 84).
Fig. 84 – Cambio de Pedidos de Hoja de Ruta (Resumen del Cambio)
Al hacer clic en la opción Si, y si la nueva Hoja de ruta está habilitada el SGC informará que “el comprobante ha
cambiado de Hoja de Ruta con éxito” y se obtendrá un detalle de la operación realizada, como se puede observar en
la siguiente imagen
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En el ejemplo expuesto, se selecciono la factura A, con numero interno 2573, cuya hoja de ruta actual es la HR Nº 768,
y contiene un traspaso, debido a que proviene de la HR Nº 769.
Cuando el número de cambios realizados para un determinado pedido alcance el máximo permitido, el SGC lo
informará para que, ante la próxima devolución, este sea anulado. Tres veces es el máximo fijado pre configurado por
el SGC.
HOJAS DE RUTAS GENERADAS POR PERÍODO
Permite consultar las hojas de rutas generadas en un período de tiempo determinado. Para ello, se deberá ingresar el
período de referencia y hacer clic en la opción Actualizar. De este modo, se podrá visualizar fecha y número de la hoja
de ruta, código y nombre del repartidor, vendedor, cantidad de pedidos, importe total, fecha de rendición, cantidad
de días de transito y el estado de las misma (Figura 85)
Fig. 85- Hojas de Rutas Generadas por Período
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CONTROL DE CIERRES DE HOJAS DE RUTAS Permite controlar como retorna a la empresa el total del pedido facturado; pudiendo ser: Efectivo, en comprobantes
en Cta. Cte., Notas de Crédito, Comprobantes anulados, y la diferencia en la rendición en caso de que exista. Para
observar este informe, bastará con ingresar el período de tiempo a consultar y hacer clic en la opción Actualizar
(Figura 86)
Fig. 86- Control de Cierre de Repartos
ROTULAR CAJAS POR DESPACHO
Permite definir la cantidad de rótulos a imprimir en función de los bultos en que se embala el pedido del cliente. Para
ello, se deberá ingresar o buscar el código interno del cliente para el cual el SGC traerá por defecto el nombre del
mismo y el vendedor asignado, y luego se deberá colocar las cantidades de bultos que componen el pedido del cliente.
Como puede observarse en la siguiente imagen (Figura 87) al final de la grilla se muestra la cantidad total de clientes y
la cantidad de etiquetas a imprimir según los bultos a despachar.
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Fig. 87- Rótulos de Cajas
DESCARGA DE REPARTO
Permite Controlar los productos que por algún motivo retornan del reparto, siendo descargados nuevamente en el
depósito. Esta operación genera un informe de descarga posibilitando que la administración tome conocimiento de la
mercadería descargada en el depósito y por la cual se deberá generar las respectivas Notas de Créditos o Anulaciones,
al momento de realizar el cierre de reparto. Este procedimiento resulta de gran utilidad porque le permite a la
administración constatar efectivamente la mercadería descargada en el depósito.
Para proceder con el control de descarga de reparto, se deberá ingresar al menú, hacer clic en la opción Actualizar, y
el SGC listará todas las hojas de rutas pendientes de descarga, tal como lo muestra la siguiente imagen (Figura 88)
Fig. 88- Hoja de Rutas Pendientes de Descarga.
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Una vez seleccionada la hoja de ruta que se desee descargar, se deberá hacer clic en el icono ubicado en la columna
Procesar, accediendo a la siguiente interfase (Figura 89). Luego, se deberá hacer lectura del código de barra de cada
artículo descargado, pudiendo observarse en la grilla principal el código y descripción de los mismos e ingresar
manualmente la cantidad de los productos.
Fig. 88- Descarga de Reparto
Una vez escaneados todos los productos descargados se deberán hacer clic en la opción Guardar, y el SGC informará
que los datos han sido almacenados con éxito, procediendo a imprimir el informe de descarga (Figura 89).
Fig. 89- Informe de Descarga de Reparto
ACTIVAR HOJAS DE RUTAS CERRADAS
Este proceso permite activar una HR ya cerrada con el fin de revertir los asientos en caja y corregir un posible error
cometido durante la rendición de dinero. Este proceso no revierte operaciones realizadas en los documentos como
anulaciones, notas de crédito, cobranzas o pedidos pendientes.
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Para activar una hoja de ruta debe colocarse el periodo de consulta para listar las hojas de rutas cerradas, luego
seleccionar la hoja de ruta que se pretende abrir y por ultimo guardar. Esta quedara disponible para volver a cerrarse,
teniendo en cuenta que los asientos en caja se realizaran con la fecha vigente que tenga el SGC (Figura 99)
Fig.99- Activar Hojas de Rutas Cerradas
CONSULTA/ ANULACIÓN DE COMPROBANTES
Permite anular comprobantes de ventas que han sido rechazados por el cliente o mal facturados, y de este modo se
podrá llevar adelante el proceso de anulación, el cual revertirá todos los movimientos iniciales de Caja, Libro de IVA,
Comisiones, Ventas y Stock, entre otros. Este proceso se realiza a través de la interfase que muestra la Figura 100, en
la cual se deberá especificar el tipo y número interno o fiscal del comprobante.
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Fig. 100 – Anulación de Comprobantes de Ventas
Al hacer clic en la pestaña Visualizar y Anular, se accede al comprobante que se desea consultar (Figura 101).
Fig. 101– Visualización de Comprobante para Anular
Para Anular el comprobante, se deberá seleccionar el motivo de anulación y luego hacer clic en Anular confirmando
la operación.
Los motivos de anulación pueden definirse dinámicamente por el usuario a través de la opción Archivos/Conceptos
definidos por el usuario/ Concepto de Anulación y N/C de ventas.
En donde se muestra el comprobante por pantalla puede observarse que algunos artículos cuentan con un rectángulo
verde en el lateral izquierdo. Esto significa que estos productos han sido agregados al comprobante de venta
mediante la facturación de un combo.
Al hacer clic en el rectángulo verde, que indica que el producto pertenece a un combo, el SGC ofrece la posibilidad de
que el usuario acceda a la Información sobre el combo que le dio origen, tal como lo muestra la siguiente imagen.
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CAMBIO DE CONDICIÓN DE VENTA
Permite cambiar la condición de venta de un documento ya generado, para lo cual deberá, ingresarse el número y tipo
de comprobante al que se le desea cambiar la condición de venta y hacer clic en Actualizar. Inmediatamente, la
pantalla de la derecha muestra el número interno del comprobante de venta, fecha de emisión, importe total, código
y nombre del cliente y las nuevas condiciones de ventas. Bastará, con seleccionar la nueva condición de venta y luego
hacer clic en Guardar.
En el caso de optar por la condición vencimientos fijos, se habilitarán los campos de fechas para indicar en forma
manual, los diferentes vencimientos.
Fig. 103 – Cambiar Condición de Venta
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REIMPRIMIR DE COMPROBANTES
Muchas veces, por problemas de la impresora o por pérdida de comprobantes ya emitidos, es necesario imprimirlos
nuevamente. La forma de hacerlo es a través de un procedimiento muy sencillo, tal como lo muestra la siguiente
interfase (Figura 104).
Fig. 104 – Reimprimir Comprobantes de Venta
Para ello, se deberá seleccionar el tipo de comprobante e ingresar el número fiscal o interno desde, hasta, indicar la
cantidad de copias y hacer clic en Reimprimir y luego en la opción SI.
El SGC ofrece dos alternativas, una imprimir el comprobante por medio de una impresora virtual o impresión en papel,
o bien guardar la copia en un archivo solo texto si se ha seleccionado la opción Imprimir en Archivo.
Cabe aclarar que la reimpresión de comprobantes respeta el formato del formulario para el cual haya sido
desarrollada la impresión (Figura 105).
Fig. 105 – Modelo de Comprobante
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CONSULTA DE COMPROBANTES POR CLIENTE
Permite listar diferentes comprobantes emitidos a un cliente específico, en un período de tiempo determinado,
permitiendo ver el contenido de cada uno de ellos. Para realizar tal procedimiento se deberá ingresar el código
interno del cliente, ingresar el período de referencia y hacer clic en la opción Actualizar. De este modo, el SGC listará
todos los comprobantes emitidos al cliente seleccionado, pudiendo acceder a cada uno de ellos haciendo clic en el
icono que figura a la derecha del número interno del comprobante (Figura 106)
Fig. 106– Consulta de Comprobantes por Cliente
ENVIO DE INFORMACIÓN A SUCURSALES
Es posible enviar información a sucursales donde también se utilice el SGC como sistema de gestión comercial. De este
modo, se podrá considerar la posibilidad de no tener un sector administrativo si concentra todas las compras en casa
central y distribuye mercadería a sucursales. Para ello, es necesario generar cada sucursal como un cliente en el SGC
de casa central.
b
Fig. 107– Menú Envío de Información a Sucursales
Una vez generada la facturación, puede enviarse los comprobantes en formato electrónico. La misma, será procesada
por cada sucursal a través de la opción COMPRAS\RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA.
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Este módulo realiza la registración de productos nuevos, la actualización de precios de costo y venta, y la registración
de los comprobantes recepcionados en compras. Así, las facturas de venta emitidas en casa central se transforman en
comprobantes de compra en cada sucursal, cargando el inventario correspondiente.
La interfase que muestra la Figura 108, permite seleccionar los comprobantes que se desean enviar a la sucursal los
que pueden filtrarse por período de venta. Si ya hubiesen sido enviados con anticipación, se visualizarán tachados con
la fecha específica de envío. De igual modo, el SGC permite enviarlos nuevamente dado que pudo suceder algo con el
archivo enviado como por ejemplo, que lo borren cuando lo reciben o eliminen el mail. Por el contrario, el SGC que lo
recibe, no procesa dos veces el mismo comprobante de venta, ya que si encuentra que lo ha recibido, indica con qué
comprobante de compra lo registró para que se vinculen los comprobantes en casa central. Una vez seleccionados los
comprobantes se procederá a hacer clic en la pestaña Adjuntar Info Primaria.
Fig. 108 – Envío de Comprobantes a Sucursales
Completado este procedimiento con cada una de las sucursales a las que se les quiere realizar el envío, se procede a
seleccionar la opción Finalizar Envío, la cual registra toda la información complementaria necesaria para que pueda
ser procesado en la sucursal.
Una vez enviada la información a la sucursal y procesada, cada sucursal remite nuevamente, a casa central, el archivo
que recibió previamente mediante la opción Control de Proceso en Destino.
Este proceso verifica los comprobantes que se procesaron en la sucursal y vincula cada comprobante de venta con el
respectivo comprobante de compra con que se registró en la sucursal.
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Al concluir este proceso es posible visualizar el resultado mediante la opción Informe de Control.
Como puede observarse en la Figura 109, se muestra cada comprobante enviado con su respectivo comprobante de
registración en la sucursal, con la fecha en que fue procesado.
Fig. 109– Control de Envío de Comprobantes
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ANEXO
Durante el proceso de autorización de las facturas electrónicas, es posible que se presenten errores tipificados por la
AFIP, cuya descripción de validación se detalla a continuación:
CÓDIGO DE ERROR
DESCRIPCIÓN DE LA VALIDACIÓN
10001 Cantidad de registros de detalle de la factura/lote de ingreso <CantReg> sea mayor que 0.
10002 Cantidad de registros de detalle de la factura/lote de ingreso <CantReg> sea igual a lo informado en cabecera de la factura/lote de ingreso
10003
Cantidad de registros en detalle mayor a valor permitido. Consulte Método FECAERegTotXRequest para obtener cantidad máxima de registros por cada Requerimiento.
10004 Campo <PtoVta> debe estar comprendido entre 1 y 9998.
10005 Campo <PtoVta> debe estar habilitado para Régimen RECE.
10006 Campo CbteTipo debe estar comprendido entre 1 y 999.
10007
Campo CbteTipo sea: -01, 02, 03, 04, 05,34,39,60,63, para los clase A -06, 07, 08, 09,10, 35, 40,64, 61 para los clase B.
10008 Campo <CbteDesde> se encuentre entre entre 1 y 99999999.
10009 Campo <CbteDesde> sea igual a Nro de Comprobante hasta (CbteHasta) para comprobantes tipo B mayores a 1000$.
10010 Campo <CbteHasta> se encuentre entre 1 y 99999999.
10011
Campo <CbteHasta> sea mayor o igual a <CbteDesde>para comprobantes tipo B menores a 1000$.
10012 Para comprobantes clase A, el campo CbteDesde sea igual al campo CbteHasta.
10013 Para comprobantes clase A, el campo DocTipo tenga valor 80 (CUIT).
10014
Para comprobantes clase B y CbteHasta distinto a CbteDesde el resultado de la operación ImpTotal / (CbteHasta –CbteDesde +1) <1000$.
10015
Para comprobantes tipo B en pedidos múltiples o facturas individuales < 1000$ el campo DocNro observe lo siguiente: Si el campo DocTipo sea igual a 99, el campo DocNro podrá ser cero (0). Para facturas individuales, si el campo DocTipo es 80, 86 u 87, deberá verificarse que el número consignado se encuentre en los padrones de la AFIP. Si el campo DocTipo es distinto de 80, 86 u 87, deberá verificarse que se ingrese uno de los valores devueltos por el método FEParamGetTiposDoc y que se informe el campo DocNro. Para pedidos individuales tipo B con montos superiores a 1000$ el campo DocTipo sea igual a algunos de los valores devueltos por el método FEParamGetTiposDoc.
10016
El campo CbteFch podrá ser: -Nulo o comprendido en el rango N y N+5 siendo N la fecha de envío del pedido de autorización, para Concepto= 01 Productos. -Para Concepto 02, 03 el campo CbteFch puede ser nulo o comprendido en el rango N-10 y N+10 siendo N la fecha de envío del pedido de autorización. -Deberá ser mayor o igual al del último comprobante emitido para ese tipo y punto de venta.
10017 El campo DocNro para comprobantes Tipo A deberá ser un valor registrado en el padrón de AFIP, en condición activa.
10018 De enviase el tag <IVA> El objeto <AlicIva> es obligatorio.
10019
El campo Id en AlicIVA es obligatorio y debe ser alguno de los devueltos por el método FEParamGetTiposIva.
10020 El campo BaseImp en AlicIVA es obligatorio y debe ser mayor a 0 cero
10021 El campo Importe en AlicIVA es obligatorio, mayor o igual 0 cero.
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10022 El campo Id en AlicIVA no debe repetirse. Deberá totalizarse por alícuota.
10023 La suma de los campos <importe> en <IVA> debe ser igual al valor ingresado en ImpIVA.
10024 El objeto <Tributo> es obligatorio si se incluye el objeto <Tributos>.
10025
El campo <Id> en <Tributo> es obligatorio y debe ser alguno de los devueltos por el Método FEParamGetTributos.
10026 El campo <BaseImp> en <Tributo> es obligatorio y debe ser mayor a 0 cero.
10027 El campo <Alic> en <Tributo> es obligatorio, mayor o igual 0 cero.
10028 El campo <Importe> en <Tributo> es obligatorio, mayor o igual 0 cero.
10029 La suma de los importes en <Tributo> debe ser igual al valor ingresado en <ImpTrib>.
10030
El campo <Concepto>es obligatorio y debe corresponder con algún valor devuelto por el Método FEParamGetTiposConcepto 1 -Productos. 2 -Servicios. 3 -Productos y Servicios.
10031 El campo "fecha desde del servicio a facturar" <FchServDesde> es obligatorio si se informa "fecha hasta del servicio a facturar" <FchServHasta> y/o "fecha de vencimiento para el pago"<FchVtoPago>.
10032 El campo "fecha desde del servicio a facturar" <FchServDesde> no puede ser posterior al campo "fecha hasta del servicio a facturar"<FchServHasta>.
10033
El campo "fecha hasta del servicio a facturar" <FchServHasta> es obligatorio si se informa "fecha desde del servicio a facturar" <FchServDesde> y/o "fecha de vencimiento para el pago"<FchVtoPago>.
10034 El campo "fecha hasta del servicio a facturar" no puede ser anterior al campo "Fecha desde del servicio a facturar".
10035 El campo "fecha de vencimiento para el pago" <FchVtoPago> es obligatorio si se informa "fecha desde del servicio a facturar"<FchServDesde> y/o "fecha hasta del servicio a facturar"<FchServHasta>.
10036 El campo "fecha de vencimiento para el pago"<FchVtoPago> no puede ser anterior o igual a la fecha de proceso del comprobante.
10037 El campo <MonId> es obligatorio y debe corresponder a algún valor devuelto por el método FEParamGetTiposMonedas.
10038 El campo <MonCotiz> es obligatorio, mayor a 0.
10039 El campo <MonCotiz>es obligatorio, e igual a 1 cuando se trate de MonId=PES.
10040
De enviarse el tag <CbtesAsoc>, entonces el campo "código de tipo de comprobante" <CbteTipo> a autorizar tiene que ser 02, 03, 07 o 08. Para 02 y 03 pueden asociarse los tipos de comprobante 01, 02 y 03, para 07 y 08 pueden asociarse 06, 07 y 08.
10041 De enviarse el tag <CbtesAsoc> se verificara la validez del comprobante relacionado.
10042 El campo <Desc>en Tributo es obligatorio cuando se informe <Id> = 0.
10043 El campo "Importe neto no gravado" <ImpTotConc>. No puede ser mayor al Importe total de la operación<ImpTotal>ni menor a cero (0).
10044 El campo "importe exento" <ImpOpEx>. No puede ser mayor al Importe total de la operación ni menor a cero (0).
10045 El campo "Importe neto gravado" <ImpNeto>. No puede ser mayor al Importe total de la operación <ImpTotal> ni menor a cero (0).
10046 El campo "Importe de tributos" <ImpTrib>. No puede ser mayor al Importe total de la operación ni menor a cero (0).
10047 El campo "Importe de IVA" <ImpIVA>. No puede ser mayor al Importe total de la operación ni menor a cero (0).
10048 El campo “Importe Total” <ImpTotal>, debe ser igual a la suma de ImpTotConc + ImpNeto + ImpOpEx + ImpTrib+ ImpIva.
10049 Los campos <FchServDesde>, <FchServHasta>, <FchVtoPago>, es obligatorio cuando el campo <Concepto> es igual a 2 o 3.