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SGC Manual Cuentas a Cobrar

2020

Manual SGC – Cuentas a Cobrar

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CONTENIDO

CUENTAS A COBRAR .................................................................................................................................................. 3

RECIBOS ..................................................................................................................................................................... 3

RECIBOS REGISTRADOS POR PERÍODO ...................................................................................................................... 7

ANULACIÓN DE RECIBOS ........................................................................................................................................... 8

ESTADO DE CUENTA POR CLIENTE ............................................................................................................................ 9

COMPOSICIÓN DE CUENTA POR CLIENTE ................................................................................................................ 12

DESCOMPENSACIÓN DE NOTA DE CRÉDITO ............................................................................................................ 14

ESTADO DE CUENTA GENERAL ................................................................................................................................. 14

DEUDORES POR VENT .............................................................................................................................................. 16

COMPENSACIONES DE NOTAS DE CRÉDITOS ........................................................................................................... 16

ESTADO DE CUENTA POR VENDEDOR ...................................................................................................................... 17

ESTADO DE CUENTA POR VENDEDOR Y ZONA......................................................................................................... 18

ESTADO DE CUENTA POR VENDEDOR Y DÍAS DE VISITAS ........................................................................................ 19

CONSOLIDAR ESTADOS DE CUENTA ........................................................................................................................ 19

DIFERENCIA DE TIPO DE CAMBIO ............................................................................................................................ 20


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CUENTAS A COBRAR

Este módulo tiene por objeto administrar y controlar la deuda de clientes con la empresa. Ofrece diferentes

informes que permiten controlar eficientemente los vencimientos, planificar las cobranzas y controlar

morosidad. A su vez, proporciona los elementos necesarios para la aplicación de cobros sobre comprobantes

pendientes de cancelación, así como también, informes de control y auditoría.

Fig. 1 – Menú Cuentas por Cobrar.

RECIBOS

Permite registrar los recibos de cobro a clientes, aplicando su importe sobre cada comprobante abonado.

El sistema provee dos tipos de recibos: oficiales e internos; los recibos oficiales son aquellos comprobantes

legales que se entregan al cliente como comprobante de pago. Los recibos internos, son utilizados dentro de la

empresa y tienen por objeto solucionar temas administrativos.

Como se puede observar en la figura 2, la interfase que permite generar un recibo contiene cinco divisiones:

Consultar Recibos

Tipos de comprobantes

Apertura de pago por monedas

Cheques

Resumen del Recibo.

En el caso de que se desee generar un recibo interno se debe tildar Guía y el procedimiento es el mismo que el

que se describe a continuación para recibo oficial.

Al ingresar el número de cliente, el SGC inmediatamente lista todas las facturas -con sus montos totales y

parciales- pendientes de cobro. A su vez, se podrá acceder al detalle del mismo, haciendo clic en el botón que se

encuentra ubicado a la derecha del tipo de comprobante. Se deberán, ingresar los montos recibidos por moneda

realizándose la conversión de manera automática a la divisa que se haya definido como moneda local.


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Fig. 2 – Generación de Recibo.

En el caso, de que se reciban cheques como medio de pago, primero deberán cargarse en el sistema, haciendo

clic en la opción Registrar Cheques, que se encuentra ubicada en el extremo inferior derecho, ingresar los datos

del valor recibido y luego hacer clic en Guardar. Si se deseará ingresar un nuevo valor, se lo hace mediante la

opción insertar del menú, caso contrario se elige Salir.

El apartado correspondiente a Informe de Estado se completará cuando el valor sea aplicado ya sea a una

Orden de Pago o Depositado en una cuenta bancaria(Figura 3).

Fig. 3 -Ingreso de Recibo


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Para imputar los valores ingresados al recibo que se está generando, se lo hace mediante la opción seleccionar

cheques. Como lo presenta la figura 4, el SGC listará todos los valores disponibles entregados por el cliente y

se deberá seleccionar el que se desea aplicar al presente recibo tildando la opción incluir. A medida que se

van ingresando los diferentes medios de pago, el sistema va calculando automáticamente el Saldo disponible

por aplicar.

Fig. 4 – Selección de Cheques

En el caso de que el saldo supere el importe adeudado por el cliente, el SGC lo informará permitiendo, en caso

de ser necesario, la corrección de los importes ingresados. A su vez, puede existir un saldo pendiente de

aplicar, que podrá observarse en el Cuadrante Saldo a Cuenta y pueden haberse ingresados pagos parciales

por hojas de ruta, los cuales quedaran vinculados al recibo, pudiendo visualizarse en el cuadrante

denominado Hoja de Ruta. Luego, y de acuerdo a la figura 5, deberá procederse a seleccionar los

comprobantes sobre los que se desea imputar pagos.

Como se puede observar, el recibo muestra el Saldo Inicial adeudado, el Importe aplicado, el Saldo pendiente

de pago y, si existe, dinero pendiente de ser aplicado. Posteriormente se procederá a Guardar. En el caso de

que haya quedado un saldo sin ser aplicado el SGC consultará si se desea reservar para pagos futuros quedando

como saldo a favor en la cuenta del cliente, como se observa en la parte inferior de la figura 6.


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Fig. 5 – Aplicación de Pagos.

Antes de guardar la operación, se deberá ingresar el Número de Recibo, si se ha cobrado con un documento

pre- numerado, y de esta forma quedará asociado en el SGC con el mismo número de recibo que se le

entregará al cliente.

Fig.6 – Datos Resumen del Recibo.

Si la cobranza se realizara mediante un recibo generado por el SGC, se configura la numeración automática, y

enumerará de manera correlativa, la carga de recibos, como se visualiza en el caso ejemplo. Luego, se deberá

Guardar el recibo y se podrá observar el comprobante pudiendo ser impreso (Figura 7).


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Fig. 7 – Recibo Oficial.

También, es posible la aplicación de pagos desde el proceso de cierre de hoja de ruta. Dichas cobranzas,

quedan vinculadas al repartidor mediante la hoja de ruta que se ha rendido. Los valores rendidos, se

informarán en el grupo Datos del Recibo, Hoja de Ruta.

RECIBOS REGISTRADOS POR PERÍODO

Permite consultar todos los recibos oficiales e internos que se han generado en un período de tiempo

previamente establecido, a los cuales se podrá acceder, haciendo clic en el icono ubicado a la derecha del

número interno del comprobante.

Como se observa en figura 8, los recibos se presentan listados, ordenados por vendedor indicando la fecha de

generación, código y nombre del cliente, tipo y número interno del recibo, usuario que lo generó, número de

la Hoja de Ruta, saldo a cuenta, si lo hubiere, importe aplicado, y por último importe total. A su vez, informa la

cantidad de recibos generados por el por vendedor, el total de importe anulado y el monto total

correspondiente al período de referencia.


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Fig. 8 – Extracto de Listado de Recibos Generados por Período.

ANULACIÓN DE RECIBOS

Permite anular recibos realizando las reversiones correspondientes. Sólo se deberá ingresar el tipo y número

de recibo que se desea anular, el SGC lo mostrará para que el operador lo pueda verificar y luego se procederá

hacer clic en la opción Anular que figura en la parte superior derecha de la pantalla, como se observa en la

figura 9.

De esta manera, se revierten las operaciones de cobro quedando en la cuenta del cliente como pendiente de

pago los documentos que fueron cancelados por este recibo.

Los recibos anulados se podrán visualizar en el informe de consulta Recibos Registrados por Período, de

modo tachado, tal como se observa en la figura precedente.


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Fig. 9 – Anulación de Recibos.

ANULACION DE ORDEN DE PAGO

Esta opción permite revertir un pago realizado a proveedores en caso de sido mal confeccionado. La anulación

revertirá los movimientos de la orden de pago original regresando fondos a caja en caso de haber pagado en

efectivo, devolviendo los cheques en cartera cuando se utilizan cheques de terceros y anulando los

certificados de retención que pudieran estas asociados.

Cuando se anule una orden de pago en una fecha posterior a la de su generación y en el caso de haber

utilizado fondos de caja la anulación provocara un asiento en la caja diaria especificando los fondos que se

ingresan

ESTADO DE CUENTA POR CLIENTE

Esta interfase, presenta un informe que permite visualizar al día de la fecha todos los comprobantes generados

sobre un cliente, tales como: facturas, notas de créditos, o recibos oficiales. Asimismo, muestra fecha de

vencimiento y emisión, días de vencimientos, número fiscal, días de mora, tipo de comprobante, número

interno, importe total de comprobante y saldo total de la cuenta del cliente a la fecha. A su vez, permite acceder

a cada uno de los comprobantes, haciendo clic en el icono ubicado a la derecha del número interno (Figura10).


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En la opción de CUENTAS POR COBRAR/ ESTADO DE CUENTA POR CLIENTE se modificó el informe para contener

la deuda integral de la Casa Central y sus Sucursales.

A su vez, el SGC ofrece como criterio de Agrupación, la posibilidad de listar solo la deuda de una sucursal,

quitando el tilde “Agrupar Sucursales”


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También, es posible obtener el detalle consolidado de Estado de Cuenta divido por sucursal, utilizando las

opciones de agrupación correspondientes “Agrupar Sucursales – Detallar x Suc.”

Se reformuló, el informe de composición de cuenta corriente para incluir el concepto de Sucursales.


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COMPOSICIÓN DE CUENTA POR CLIENTE

Proceso que construye el saldo de cuenta corriente del cliente, analizada desde el Debe y el Haber, para un

período de tiempo determinado. Esta interfase, presenta un informe (detallado o resumido) en el que se

visualizan, según el período de tiempo referenciado, todos los comprobantes emitidos en cuenta corriente:

Facturas, Notas de Créditos, Notas de Débitos y Recibos, accediendo a cada uno de ellos, al hacer clic en el

icono ubicado a la derecha del respect ivo número interno. Se presentan los recibos asociados a una factura y

al final del informe el saldo resultante del período de tiempo consultado (Figura 11).


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Fig. 11 – Composición Cta. Cte. Por Cliente

Se reformuló, el informe de composición de cuenta corriente para incluir el concepto de Sucursales.

Fig. 12 – Composición Cta. . Cte. Por Sucursales


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DESCOMPENSACIÓN DE NOTA DE CRÉDITO

Desde este menú, también es posible realizar la descompensación de Notas de Crédito, revirtiendo las

respectivas operaciones. Para realizar este procedimiento, bastará con acceder a la Nota de Crédito haciendo clic

en el icono ubicado a la derecha del número interno del comprobante, tal como lo muestra la imagen anterior, y

luego se deberá hacer clic en la opción Compensa (Figura 12).

Fig. 12- Nota de Crédito

Una vez visualizado el detalle de la compensación de la Nota de Crédito, deberá marcar el comprobante que

desea descompensar y hacer clic en la opción Guardar, revertiendo de este modo, dicha operación (Figura 13)

Fig. 13- Detalle de Compensación de Nota de Crédito

ESTADO DE CUENTA GENERAL

Este menú presenta un informe que permite visualizar al día de la fecha y de manera Detallada o Resumida, el

saldo en cuenta corriente por proveedor.

En el caso del informe Detallado, presenta el saldo pendiente de pago de cada cliente (vencido y a vencer)

especificando número interno, fecha de emisión, fecha de vencimiento, días de mora, número fiscal, tipo de

comprobante, condición de compra, moneda, tipo de cambio, importe total. A su vez, presenta un cuadro

resumen por cliente que muestra el Saldo vencido y el porcentaje que este representa en el total del cliente,


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cantidad de días de mora promedio que posee, y el saldo total . Al final del informe se presenta este mismo

resumen pero para la empresa en su totalidad (Figura 14).

Fig. 14 – Extracto de Informe General por Cliente: Detallado.

En caso, de seleccionar el criterio Resumido, se visualizará la información de manera sintética, ya que el

informe solo presenta el código interno, nombre y apellido del cliente, provincia, localidad, dirección, teléfono y

saldo total del cliente. Al final del informe se presenta el saldo total de la empresa a la fecha, como

puede observarse en la figura 15.


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Fig. 15 – Extracto de Informe General por Cliente: Resumido.

DEUDORES POR VENT

Permitirá visualizar la deuda de cuentas corrientes de clientes por cobrar a una fecha determinada. Además,

ofrece posibilidades de filtrado de documentos para el armado de balance contable. Para observar el respectivo

informe, se deberá ingresar la fecha sobre la cual se desea consultar, tildar la opción Todos, Fiscales u Otra y

hacer clic en el icono de Actualizar, ubicado en la barra de herramienta, tal como se observa en la figura 16.

Fig. 16- Deudores por Venta

COMPENSACIONES DE NOTAS DE CRÉDITOS

Las notas de Crédito generadas en cuenta corriente descuentan saldo a favor del cliente. Mediante este proceso

se especifica sobre qué comprobantes (Facturas/Débitos) se desea descontar el saldo de una Nota de Crédito.

Como se observa en la siguiente imagen, se presenta a la derecha, todos los comprobantes sobre los cuales es

posible aplicar la Nota de Crédito, la que puede o no haberse generado a partir del comprobante

seleccionado. Para ello, se deberá ingresar el código del proveedor, o bien hacer clic en el icono Buscar de la

barra de herramientas, seleccionar la NC y la Factura que se desea compensar, hacer clic en Guardar, y

automáticamente el SGC informará que la NC restará saldo al comprobante. Luego, el SGC informará que no hay

más NC para compensar (Figura 17).


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Fig. 17 – Compensación de Notas de Crédito.

ESTADO DE CUENTA POR VENDEDOR

Permite llevar un control de las cuentas corrientes administradas por cada uno de los vendedores. Como se

observa en la figura 18, es posible seleccionar un vendedor por vez o solicitar el estado de las Cuentas Corrientes

de todos los vendedores de la firma haciendo clic en la opción Actualizar. Al hacerlo, se listarán todos los

comprobantes pendientes de cobro de cada uno de los clientes del vendedor, pudiendo observarse; código,

nombre y apellido del cliente, fecha de emisión, días de plazo, fecha de vencimiento, tipo de comprobante y

número interno, número fiscal, días de mora, importe total, saldo y saldo acumulado por cliente. A su vez, se

puede ver un resumen del estado de la cartera de clientes en cuenta corriente del vendedor seleccionado (Figura

19)

Fig. 18 – Selección de Vendedor


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Fig. 19 – Estado de Cuenta Corriente por Vendedor.

En el caso de solicitar el estado de las Cuentas Corrientes de todos los vendedores, el SGC emitirá de una sola

vez un informe igual al descripto precedentemente en forma desagregada para cada uno de ellos.

ESTADO DE CUENTA POR VENDEDOR Y ZONA

Permite consultar el estado de las cuentas corrientes de cada uno de los vendedores discriminando las zonas

geográficas de los clientes que poseen comprobantes pendientes de pago. Como puede observarse en la figura

20 el presente informe muestra un estado parcial por zona y el general del vendedor que coincidirá con el

importe obtenido en la figura 19. El proceso de selección del/los vendedor/es que se desea/n consultar es igual

al descripto en el apartado anterior

Fig. 20– Estado de Cuenta por Vendedor y por Zona.

En el caso de solicitar el estado de todos los vendedores, el SGC emitirá el mismo informe de la figura 20, para

cada vendedor, presentando al final el saldo total que presenta la cuenta corriente de la empresa.


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ESTADO DE CUENTA POR VENDEDOR Y DÍAS DE VISITAS Permite consultar el estado de las Cuentas Corrientes de cada uno de los vendedores en función de los días de

visitas a los clientes que adeuden comprobantes. Como se puede observar, en la figura 21 este informe muestra

el estado de cuenta del vendedor, 03 Marita, según el día de visita miércoles, asignado al cliente Carletti

Hermanos S.R.L. El proceso de selección del/los vendedor/es que se desea/n consultar es igual al descripto en el

apartado anterior.

Fig. 21- Estado de Cuenta por Vendedor y Días de Visitas

CONSOLIDAR ESTADOS DE CUENTA

Este informe lista todos los clientes que tienen saldos en cuenta corriente sin importar el vendedor ni la zona a

la que pertenecen. Para ello, se deberá seleccionar el vendedor/res manteniendo presionada la tecla ctrl o

todos los vendedores de la empresa presionando el botón correspondiente, y a su vez seleccionar si son

clientes con o sin desdoble, posibilitando la generación de informes por separado, como lo muestra la figura 22.

Fig. 22– Selección Tipo de Cliente para Informe de Cta. Cte. Consolidado. Los datos que muestra el informe son los mismos que se describieron en apartados anteriores, presentando al

final el resumen por empresa, como se puede observar en la figura 23.


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Fig. 23 – Extracto Consolidado de Cuenta Corriente.

DIFERENCIA DE TIPO DE CAMBIO

Este informe se utiliza en el caso de que la Empresa opere con moneda extranjera como divisa local.

Presenta -para un período determinado- las diferencias en pesos que se generan en el momento del cobro de

una venta a plazo, debido a las variaciones periódicas que sufre el tipo de cambio.

Como muestra la figura 24, se presenta el código, nombre y apellido del cliente, los datos de la factura y del

recibo y los valores del tipo de cambio utilizado en cada uno de los comprobantes, indicando al final la

diferencia total correspondiente al período de tiempo solicitado.

Fig. 24 - Extracto Informe Diferencia de Tipo de Cambio

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