Sesión 7 Gestión Del Alcance

8/20/2019 Sesión 7 Gestión Del Alcance

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Gestión del alcance del proyecto

Curso Gestión de Proyectos PMI:

Sesión 7

2016-0

FACULTAD DE

GESTIÓN Y

ALTA DIRECCIÓN


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INTRODUCCION

Fuente: PMBOK (5ª. Ed.)

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https://www.youtube.com/watch?v=M0w2MPQpoZc

El caso del Corredor Azul.

https://www.youtube.com/wat

ch?v=gWXNp91ssu8


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3Fuente: PMBOK (5ª. Ed.)

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INTRODUCCION


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Planificar la Gestión del Alcance

Recopilar Requisitos

Definir el alcance Crear el EDT(WBS)

Validar el alcance

Controlar el alcance

Dinámica

Agenda

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• Incluye todos los procesos para garantizar que el proyecto

incluya TODO el trabajo requerido y UNICAMENTE el

trabajo requerido, para completarlo con éxito.

• El objetivo principal es definir y controlar qué se incluye yqué NO se incluye en el proyecto.

Conceptos

Gestión del Alcance


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“No se debe de bañar en oro un proyecto”

Rita Mulcahy ́ s


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• El cumplimiento exitoso del alcance del producto es medido contra losrequisitos; el alcance del proyecto es medido contra el plan de

dirección del proyecto.

Conceptos

Alcance del

producto

Alcance del

proyecto

Las características y

funciones que describen

un producto, servicio y/oresultado

Es el trabajo realizado

para entregar un

producto, servicio o

resultado con lasfunciones y

características

especificadas


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SEGUIMIENTO YCONTROL

RecopilarRequisitos

Validar el Alcance

Controlar el Alcance

Definir elAlcance

Crear el EDT(WBS)

Planificar la gestión delalcance

PLANIFICACIÓN

Enunciado del Alcance EDT Diccionario del EDT

LÍNEA BASE DEL ALCANCE


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Documenta el alcance en sutotalidad, incluyendo elalcance del proyecto y del

producto. Describe de manera

detallada los entregables del

proyecto y el trabajo necesario

para crear esos entregables

Principales componentes:

• Descripción del alcance del

proyecto

• Descripción del alcance del

producto

• Criterios de aceptación

• Entregable

• Exclusiones del proyecto

• Restricciones

• Supuestos

Enunciado del Alcance del Proyecto

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Descomposición jerárquica del

alcance total del trabajo a

realizar por el equipo del

proyecto para cumplir con los

objetivos del proyecto y crear

los entregables requeridos

Características:

• Cada nivel descendente de la EDT

representa una definición cada vez

más detallada del trabajo del

proyecto.• A los entregables de último nivel se

les llama paquetes de trabajo.

• Debe ser posible asignar un

responsable a cada paquete de

trabajo sin que existan

ambigüedades.

Crear la EDT

EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

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Crear la EDT

¿Porqué no utilizar una lista en lugar del EDT?

El EDT garantiza que ningún

paquete de trabajo se olvideEl EDT se crea con la

participación del equipo y los

interesados

Visualmente, el EDT permite

revisar todo el trabajo del

proyecto y recordarlo con

mayor facilidad El ordenamiento jerárquico

del EDT, permite ver las

relaciones entre entregables

La lista no permite desglosar

el trabajo del proyecto en

piezas suficientemente

pequeñas para cuantificar el

esfuerzo

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Crear la EDT

Documento que

proporciona información

detallada sobre los

entregables, actividades y

programación de cada uno

de los componentes de la

EDT


• Identificador de código de cuenta.

• Descripción del trabajo.

• Supuestos y restricciones.

•

Organización responsable.• Hitos del cronograma.

• Actividades asociadas al cronograma.

• Recursos necesarios.

• Estimaciones de costos.

• Requisitos de calidad.

• Criterios de aceptación.

• Referencias técnicas.• Información sobre acuerdos.

Diccionario de la EDT

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APO

Reuniones

Juicio de Expertos

Plan para laDirección delProyecto

Acta deConstitución

Plan de Gestiónde los

Requisitos

Plan deGestión del

Alcance

5.1 Planificar la Gestión de Alcance

Planificar la Gestión de

Alcance

FactoresAmbientales

Fuente: PMBOK (5ª. Ed.)12/20


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Salida: Plan de Gestión del Alcance

Describe cómo será definido,

desarrollado, monitoreado,

controlado y verificado el

alcance del proyecto.


• Descripción de cómo se gestionará el

alcance del proyecto.

• Responsables de aprobación formal de

los entregables del proyecto.• Descripción de cómo se gestionarán los

cambios al alcance y las aprobaciones a

los mismos.

• Definición de cambios que pueden ser

aprobados sin revisiones.

• Planes que son afectados al haber

cambios en el alcance.



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Plan de Gestiónde los Interesados

Plan de Gestióndel Alcance

Plan deGestión delos

Requisitos

5.2 Recopilar los requisitos

Acta deConstitución

Registro deInteresados

• Entrevistas

• Grupos focales

• Talleres facilitados

• Técnicas grupales de creatividad

y de toma de decisiones

• Cuestionarios y encuestas

• Observaciones

• Prototipos

• Estudios comparativos

•

Diagramas de contexto• Análisis de documentos

Documentaciónde Requisitos

Matriz deTrazabilidad de

Requisitos



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Herramientas y Técnicas

• Método formal o informal de descubrir información de los interesados

• La forma más frecuente se lleva a cabo mediante preguntas preparadas

o dirigidas en forma espontánea, y registrando respuesta

• Las entrevistas a menudo son conducidas uno a uno, pero pueden

involucrar uno o más entrevistadores y/o varios entrevistados

¿Quiénes son los

usuarios del proyectos?

¿Qué debería incluir

como mínimo?

¿Cuáles son las

restricciones que

pueden afectar el

proyecto?

¿Para qué se necesita

el proyecto?

Entrevistas


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• Reúne interesados pre calificados y expertos en el tema para aprender

sobre su expectativas y actitudes en relación a un producto, servicio o

resultado único propuesto.

• Un moderador entrenado conduce la reunión y guía al grupo a través

de discusiones interactivas diseñadas para ser conversación de grupo,

más que una entrevista uno a uno.

Focus Group


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• Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales claves

para definir los requerimientos del producto.

• Los talleres son considerados una técnica primaria para definir

rápidamente los requisitos funcionales (cross), y para reconciliar ladiferencias de los interesados debido a la naturaleza de la interacción

del grupo.

• Las sesiones bien dirigidas pueden construir confianza, así como

fortalecer las relaciones y mejorar la comunicación entre los

participantes, lo cual puede incrementar el consenso de los

interesados.

Talleres Dirigidos (workshop)


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• Son organizadas para identificar requerimientos del producto y del

proyecto. Tenemos:

• Tormenta de ideas: usado para generar y recolectar múltiples

ideas de los requerimientos del producto.

• Técnicas de grupos nominales: esta técnica mejora la tormenta de

ideas con un proceso de votación usada para priorizar las ideas

más útiles.

• Mapas mentales: las ideas creadas de una tormenta de ideas

individual se consolidan y se grafican para reflejar lo común y sus

diferencias, así como generar nuevas ideas.

• Diagrama de afinidad: esta técnica permite gran número de ideas

que serán clasificadas en grupo para que así sean analizadas.

• Análisis de decisión multicriterio: técnica que utiliza una matriz de

decisiones para proveer un método sistemático para establecer

criterios como niveles de riesgos, incertidumbre y valoración, y

asó evaluar y clasificar muchas ideas.

Técnicas de Creatividad de grupo


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• Proceso de evaluación de múltiples alternativas para futuras acciones,

estas técnicas pueden ser usadas para generar y priorizar los

requerimientos del producto.

• Hay múltiples métodos para lograr una decisiones de grupo, por

ejemplo:

• Unanimidad

• Mayoría

• Pluralidad: el grupo más grande decide aún su no se alcanza

mayoría

• Dictatorial: un individuo toma la decisión.

Técnicas de tomas de decisiones de grupo


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• Grupo de preguntas escritas para acumular rápidamente información

desde un gran numero de entrevistados.

• Los cuestionarios y/o encuestas son más apropiados para grandes

audiencias, cuando los encuestados están geográficamente dispersas, y

cuando es apropiado un análisis estadístico.

Cuestionarios y encuestas

• Poseen una manera directa de ver a los individuos en torno y cómo

ejecutan sus trabajos o tareas y de realizar procesos.

• Es de particular ayuda para procesos detallados cuando las personas

que usan el producto tiene dificultad o son reacios para articular sus

requerimientos.

Observaciones


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• Método que permite obtener una retroalimentación fácil sobre los

requerimientos, al proveer un modelo del producto esperado antes de

construirlo.

• Los prototipos permiten a los interesados experimentar con el modelo

final, en lugar de discutir sobre representaciones abstractas de susrequerimientos.

Prototipos

• Involucra comparar prácticas actuales o planeadas, tales comoprocesos y operaciones de organizaciones semejantes a fin de

identificar mejores prácticas, generar ideas de mejoras, y proveer una

base para medir rendimientos

Benchmarking


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• Permiten visualizar el alcance del producto mostrando el sistema de

negocio (proceso, equipo, sistema) y cómo otras entidades como

personas y otros sistemas interactúan con este.

• Muestran entradas al sistema de negocio, el actor que provee la

entrada y salida desde el sistema de negocio y el actor recibiendo lasalida.

Diagrama de contexto


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• Es usado para identificar requerimientos mediante el análisis de

documentación existente de la organización.

• Ejemplos de documentos que ser revisados son:

• Planes de negocio

•Acuerdos

• Documentos de marketing

• Diagramas de flujo de los procesos

• Modelos de datos lógicos

• Documentación de sistemas

Análisis de contexto


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Describe cómo los

requisitos individuales

cumplen con las

necesidades de negocio

del proyecto.


• Requerimientos funcionales y no

funcionales.

• Requerimientos de calidad.

• Requerimientos de soporte y capacitación.

• Niveles de servicio, desempeño,seguridad, cumplimiento, etc.

• Criterios de aceptación.

• Supuestos, dependencias y restricciones.

• Impacto en otras área o entidades

externas

Salida: Documentación de Requisitos

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D fi i l l


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TalleresfacilitadosJuicio de Expertos


Acta de

Constitución

Actualizacionesa los documentosdel proyecto

GeneracióndeAlternativas

Enunciado del Alcance

5.3. Definir el alcance

Definir el alcance

Activos de los

procesos dela organización

Análisis delproducto

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Crear la EDT


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Documentación deRequisitos

Juicio deExpertos


Enunciadodel Alcance

Línea base del Alcance

5.4 Crear la EDT

Crear la EDT

FAE y APO

Descomposición


Enunciado del

Alcance EDT

Diccionario del

EDT

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Validar el Alcance


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Matriz de Trazabilidadde Requisitos

Inspección



Técnicasgrupales detoma dedecisiones

5.5. Validar el alcance

Validar el Alcance

Entregables verificados

Datos deDesempeñodel Trabajo

Entregables aceptados

Solicitudes de Cambio

Información del

Desempeño delTrabajo


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Controlar el


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Documentación deRequisitos


Matriz deTrazabilidadde Requisitos

Información deDesempeño delTrabajo

Datos deDesempeño delTrabajo

Análisis de Variación

Actualizaciones

a los documentosdel proyecto, a losactivos de laorganización y alplan de dirección delproyecto

5.6. Controlar el alcance

Controlar el

alcance

APO

Solicitudes

de Cambio

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HASTA AQUÍ!


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HASTA AQUÍ!

¿ Qué hemos aprendido hoy ?

El Área de conocimiento de Gestión de Alcance incluye 6procesos

Planificar la Gestión de Alcance.

Recopilar requisitos.

Definir el Alcance.

Crear el EDT.

Validar el alcance.

Controlar el alcance.

La Línea base de Alcance incluye 3 elementos: Enunciado delAlcance, EDT, Diccionario del alcance.

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