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SERVICIOS ARCHIVISTICOSSERVICIOS ARCHIVISTICOS

Tercera ParteTercera Parte

MECANISMOS DE CONTROL INSTITUCIONAL

1. Verificar las prestaciones de servicios archivísticos2. Verificar la regularidad de la atención de los servicios

archivísticos solicitados.

Como señala la norma sobre Servicios Archivísticos, el OAA o Archivo Central, establecerán los procedimientos de los servicios, verificando si se están realizando en forma adecuada y de acuerdo a lo establecido a nivel institucional.

Como resumen, debemos señalar que el proceso de Servicio Archivístico, forma parte de un conjunto de medidas establecidas por el S.N.A para la defensa y conservación del Patrimonio Documental de la Nación y pueda ser servido al público en forma adecuada.

ACTIVIDAD DE INVESTIGACION

Al dar el servicio debemos asumir que estamos brindando al usuario el Patrimonio Documental de la Nación y que el usuario también es partícipe de su defensa y conservación.

* Averigüe entre los trabajadores de su archivo (pasantes) si conocen la base legal que sustenta el Servicio Archivístico, señalar qué normas.* Varias de estas normas tienen varios años de vigencia. ¿Ud. cree que deberían actualizarse?. Explique sus razones

. Las Instituciones que no permiten la consulta libre o restringen sus fondos son Instituciones eclesiásticas y más concretamente archivos de conventos y de ordenes religiosas, en especial de carácter femenino. . Una parte de la documentación se halla todavía en manos de la institución que le dio origen, siendo por eso de acceso restringido. . Celo o desconfianza infundado de algunos organismos que prefieren guardar sus documentos ellos mismos, por temor a sustracciones o al no tenerlos ordenados ni descritos.. Aplicación exagerada del carácter secreto, confidencial o reservado de documentos perteneciente a ciertas instituciones estatales.. Falta de capacidad física del AGN para poder recibir los documentos que deben ser transferidos de otras instituciones, al no disponer de espacios suficientes.. Desconocimiento del rol que desempeñan los archivos históricos, por lo que el público no exige su apertura.

NO ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

“Disposición de la documentación que contiene el Archivo por medio de la

DIFUSION y el SERVICIO”.

LIMITACIONES SOLUCIONES

- Falta de normatividad - Establecer reglas de acceso - Archivos desorganizados - Apertura de los Archivos

- Carácter secreto, confidencial - Establecer reglas para acceder de documentos a documentos reservados

- Restricciones al acceso - Archivos organizados y con Instrumentos Descriptivos

- Desconfianza de los encargados

ACCESIBILIDAD

Servicios Archivísticos.-Servicios Archivísticos.- El Servicio es el fin de toda una El Servicio es el fin de toda una serie de procesos técnicos, que sirve para poner a disposiciónserie de procesos técnicos, que sirve para poner a disposiciónde diferentes tipos de usuarios la información contenida en los de diferentes tipos de usuarios la información contenida en los archivos.archivos.

SERVICIOS – USUARIOS - DIFUSION

Importancia del Servicio.- Importancia del Servicio.- A A través del servicio que se través del servicio que se presta, el usuario tendrá una visión del mismo y debemos tratar presta, el usuario tendrá una visión del mismo y debemos tratar de contribuir a que esta imagen sea positiva;de contribuir a que esta imagen sea positiva; lo que lo que representará que nuestra labor se está efectuando representará que nuestra labor se está efectuando eficientemente, pese a las limitaciones que se tienen en los eficientemente, pese a las limitaciones que se tienen en los archivos.archivos.

Necesidad de Reglamentar los serviciosNecesidad de Reglamentar los servicios.- .- PPara los ara los diversos servicios que prestan los archivos es necesario que diversos servicios que prestan los archivos es necesario que éstos cuenten con normas internas que especifiquen cómo éstos cuenten con normas internas que especifiquen cómo deber ser la prestación del serviciodeber ser la prestación del servicio. El OAA es el encargado de . El OAA es el encargado de establecer establecer qué servicios brinda el archivo, cómo se dará, qué qué servicios brinda el archivo, cómo se dará, qué formatos se usarán, cuál es el pago por los servicios, etc.formatos se usarán, cuál es el pago por los servicios, etc.

TIPOS DE USUARIOS DE ARCHIVO

El que sabe qué documento necesita y conoce los modos para conseguirlo.

El que conoce el tema o temas que necesita, pero desconoce los medios para su consecución.

El que no sabe lo que necesita.

De nada sirve archivos organizados por personal capacitado, si la

existencia y el contenido de sus documentos permanecen ignorados por sus usuarios y el público en general.

Un folleto publicitario, con información general sobre el archivo, sus

fondos y servicios, que sea breve, de fácil lectura, ilustrado y dirigido al mayor número posible de usuarios, es un modo eficaz de difusión.

Las visitas guiadas también sirven para acercar los archivos a los ciudadanos y darles a conocer el servicio que prestan.

Las exposiciones de documentos históricos que están dirigidas a todo tipo de público y su efecto más positivo consiste en atraer a esa gran parte de la población y de archiveros que de, otro modo no se acerca al archivo.

NECESIDAD DE DIFUSION

Consulta.- es el servicio más frecuente requerido en un archivo. Estas

búsquedas de Información se dan a través de lo que el archivo le pueda ofrecer al usuario para facilitar la localización de aquellos documentos que le sean útiles.

Reprografía y Reproducción.- cuando se reproduce un documento, sea por cualquier método de reprografía (v. gr. fotocopias) se permite a los investigadores y demás usuarios internos y externos, hacer uso de los documentos fuera del archivo y sin que los originales sufran pérdida o deterioro por manipulaciones innecesarias. Sin embargo cada archivo en su reglamento de servicios establecerá las restricciones particulares por razones legales, de conservación, administrativas, etc., para brindar este servicio. Hay casos que se da a investigadores una fotocopia simple, pero a los usuarios particulares se les expide según sea el caso, copia certificada, copia simple, testimonio de documentos; tales como las escrituras de los protocolos notariales (venta, traspaso, testamento, etc.), y otros tipos documentales, que son utilizados en trámites para la defensa de derechos ciudadanos. También se efectúan transcripciones paleográficas, peritaje diplomático, constancias.

FORMAS DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS

Préstamo.-Préstamo.- es aquel servicio de es aquel servicio de los archivos que implica la salida los archivos que implica la salida temporal de documentos de un temporal de documentos de un archivo con fines administrativos, archivo con fines administrativos, legales o de difusión cultural.legales o de difusión cultural.

ExposicionesExposiciones.-.- son exhibiciones son exhibiciones de documentos que eventualmente de documentos que eventualmente o periódicamente hacen los archivos o periódicamente hacen los archivos con fines de educación archivística con fines de educación archivística y cultural, sin fines de lucro y a y cultural, sin fines de lucro y a veces con fines publicitarios.veces con fines publicitarios.

Los archivos de gestión y periféricos prestan los servicios señalados, principalmente de consulta y necesitan saber cómo va el trámite de un expediente. Al estar en constante consulta un documento es necesario que esté debidamente organizado, para que al ser transferido al archivo siguiente – Archivo Central, el servicio se pueda brindar en forma oportuna.

COMO SE COMPONE EL COMO SE COMPONE EL SERVICIOSERVICIO

LA PROXIMA SESION,LA PROXIMA SESION,

GRACIAS.GRACIAS.