SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROCESO DE...

GRF-I-002 V.01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE PAGOS

20/01/2016


GRF-I-002 V.01

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 4

2. OBJETIVO ............................................................................................................................ 4

3. ALCANCE ............................................................................................................................. 4

4. RESPONSABLE ..................................................................................................................... 4

5. DEFINICIONES ..................................................................................................................... 4

6. MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 6

7. GENERALIDADES................................................................................................................. 6

8. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DEL REGISTRO PRESUPUESTAL .................. 7

8.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP .................................................. 7

8.2 Comunicación radicada dirigida por el Ordenador del Gasto ................................ 7

9. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DE PAGO ..................................................... 9

9.1. Adquisición de Bienes ............................................................................................ 11

9.2. Suministro de Combustible ................................................................................... 12

9.3. Otros Servicios en General (Aseo, Vigilancia, Pasajes Aéreos, Consultoría) ....... 12

9.4. Servicios Públicos ................................................................................................... 13

9.5. Servicios de Obra Civil e Interventoría .................................................................. 14

9.6. Honorarios Contratistas Servicios Personales ...................................................... 15

9.6.1. Certificación clasificación tributaria del contratista ................................ 17

9.6.2. Documentos requeridos para disminuir la base de retención en la

fuente ........................................................................................................ 17

9.7. Gastos de Viaje Contratistas y Viáticos Funcionarios ........................................... 19

9.7.1. Viajes a Nivel Nacional ............................................................................. 19

9.7.2. Viajes al Exterior ...................................................................................... 20

9.8. Prestaciones Sociales Definitivas .......................................................................... 20

9.9. Préstamos Compra de Vivienda, Liberación de Gravamen o Mejoras Locativas 21

9.10. Préstamos sobre ahorros Fondo de Vivienda ....................................................... 21

9.11. Préstamos calamidad doméstica ........................................................................... 22

9.12. Reembolsos a Funcionarios por concepto de servicio médico asistencial ......... 23

9.13. Trámite de pago adscritos al Servicio Médico Asistencial.................................... 23


GRF-I-002 V.01

9.14. Liquidación y Pago Cesantías ................................................................................. 23

9.15. Devolución de Ahorros Fondo de Vivienda .......................................................... 24

9.16. Nómina ................................................................................................................... 25

9.17. Pagos de Seguridad Social ..................................................................................... 25

9.18. Deducibles .............................................................................................................. 25

9.19. Préstamos Educativos ............................................................................................ 26

9.20. Gastos de Traslado de Empleado Público ............................................................. 26

9.21. Auxilio Educativo ................................................................................................... 26

9.22. Adquisiciones de Bienes y/o Servicios realizados por Bolsa Mercantil ............... 27

9.23. Convenios ............................................................................................................... 32

9.24. Sentencias .............................................................................................................. 32

9.25. Sena Proveedor Sena ............................................................................................. 33

9.26. Documentos para devolución de retenciones practicadas .................................. 33

9.27. Impuestos ............................................................................................................... 33

10. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS ................................ 33

10.1. Legalización anticipos viáticos ............................................................................... 34

11. REQUISITOS LEGALES LAS FACTURAS DE VENTA Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES ...... 34

11.1. Facturas de Venta .................................................................................................. 34

11.2. Documento Equivalente ........................................................................................ 35


GRF-I-002 V.01

1. INTRODUCCIÓN

El presente instructivo describe los documentos requeridos para realizar el trámite de los

pagos de las obligaciones adquiridas por parte de la Entidad, permitiendo a los responsables

del proceso del trámite de pago a nivel nacional, realizar una verificación previa que garantice

el trámite correcto de pago en un tiempo adecuado.

2. OBJETIVO

Determinar la documentación requerida para realizar el trámite de pago de todas las

obligaciones del Sena, con el fin de facilitar la revisión y verificación de los soportes necesarios

para efectuar el trámite respectivo en los pagos que efectúa la Entidad.

3. ALCANCE

Este Instructivo está dirigido a todas las obligaciones que afecten los recursos financieros del

SENA generadas por las diferentes modalidades de pago de la entidad y aplica para la

Dirección General para cada una de las Subunidades ejecutoras a nivel nacional y para

Regionales y Centros de Formación que por delegación tramitan procesos que impliquen pago

por parte de la Entidad, con el apoyo de las áreas administrativas.

El proceso inicia con la recepción de los documentos y culmina con la entrega de las

obligaciones con sus respectivos soportes al área de Tesorería.

4. RESPONSABLE

Director (a) Administrativo y Financiero.

5. DEFINICIONES

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL – CDP: Es un documento de gestión

financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una

apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Son aquellos que tienen por objeto atender las

necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas por


GRF-I-002 V.01

la Constitución y la Ley. Estos egresos están conformados por los Gastos de Personal,

Gastos Generales y Transferencias.

ORDENADOR DEL GASTO: Los ordenadores de gastos son los órganos competentes

para dictar actos administrativos por los cuales se contraen compromisos con el Estado.

PERSONA JURÍDICA: Ente capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones civiles y

ser representado judicial y extrajudicialmente.

PERSONA NATURAL: todo individuo de la especie humana cualquiera que sea su edad,

sexo o condición. Las personas naturales pueden pertenecer al régimen común o al

régimen simplificado del Impuesto a las ventas.

RUBRO DE GASTOS: corresponde al código de la posición presupuestal de gastos y se

originan en los macro procesos de gastos.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual se perfecciona el

compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no

será desviada a ningún otro fin. En esta operación se indica claramente el tercero con

el cual se suscribió el contrato, el número de contrato, el valor y el plazo de las

prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso

presupuestal.

RUBRO PRESUPUESTAL: es el código que se asigna a cada concepto de ingresos,

costos, gastos e inversiones para el registro de la ejecución presupuestal de la entidad,

el cual se encuentra asociado al catálogo de cuentas.

SERVICIOS DE OBRA CIVIL E INTERVENTORÍA: Los contratos de obra de acuerdo a la

definición establecida por la Ley 80 de 1.993, son aquellos celebrados para la

construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de

cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la

modalidad de ejecución y pago.

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera, que permite a la Nación a través

del Ministerio de Hacienda y Crédito Público consolidar la información financiera de

las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control

de la ejecución presupuestal y financiera de las entidades pertenecientes al

Presupuesto General de la Nación.


GRF-I-002 V.01

6. MARCO NORMATIVO

Ley 4 de 1976, Por la cual se dictan normas sobre materia pensional de los sectores

público, oficial, semioficial y privado y se dictan otras disposiciones

Ley 80 de 1993pPor la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública.

Ley 119 de 1994 por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA,

se deroga en decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones.

Decreto 111 de 1996 Ley Orgánica de Presupuesto contenida

Ley anual de presupuesto

Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones legales.

Leyes que regulan la Contabilidad del Estado y normas que rigen los recursos del

Tesoro.

Decreto 1189 de 1988 el cual se reglamenta parcialmente la Ley 75 de 1986, el Decreto

2503 de 1987 y se dictan otras disposiciones en materia tributaria.

Decreto 1165 de 1996 por el cual se reglamentan los artículos 437-2, 615, 616-1, 616-

2, 617, 618 y 618-2 del Estatuto Tributario.

Decreto 522 de 2003 por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 788 de 2002 y el

Estatuto Tributario.

Decreto 2674 de 2012 por medio del cual se reglamenta el Sistema Integrado de

Información Financiera.

Decreto 1070 del 28 de mayo de 2013, por el cual se reglamenta el Estatuto Tributario.

Decreto 3032 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario

Resolución 92 de 2015 por la cual se reglamenta los gastos de viaje para los

Contratistas del SENA

Estatuto Tributario

Acuerdo 05 de 2012 SENA

7. GENERALIDADES

Los documentos soporte para la afectación de los recursos del SENA son autorizados por parte

de los ordenadores del gasto y se tramitarán a través del proceso de cadena presupuestal

(compromiso, obligación y pago).

El ordenador del gasto suscribe la respectiva obligación, la persona encargada en el área de

presupuesto realiza el registro presupuestal y el supervisor autoriza mediante acta suscrita por

las partes o informe de ejecución entregado por el contratista, el pago originado en

cumplimiento de la contratación realizada.


GRF-I-002 V.01

En el SENA, de conformidad con lo establecido en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996, que

recopila las normas del estatuto orgánico del presupuesto, “Todos los actos administrativos

que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad

previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los

recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá

indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación

es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

En consecuencia el artículo en mención manifiesta que: ninguna autoridad podrá contraer

obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la

autorización previa del CONFIS o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras

y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados. (Subrayado

fuera de texto)

8. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DEL REGISTRO PRESUPUESTAL

Para realizar el registro presupuestal se cumplirá con los requisitos y soportes que se indican

a continuación:

8.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP

Este se remite por parte de los ordenadores del gasto al área de presupuesto al momento de

solicitar el registro presupuestal del compromiso.

Para su trámite se requiere remitir al Coordinador del Grupo de Presupuesto en la Dirección

General, Coordinador Grupo Mixto e Intercentro o Centro, según el caso, comunicación

radicada de la solicitud del CDP, en la que conste el objeto para el cual se requieren los recursos

presupuestales, código(s) del (los) rubro(s) presupuestal(es) , valor por rubro y total de la

solicitud.

8.2 Comunicación radicada dirigida por el Ordenador del Gasto

El Ordenador del Gasto, remite comunicación radicada por ON BASE al Coordinador del Grupo

de Presupuesto en la Dirección General, Coordinador Grupo Mixto e Intercentro o Centro,

según el caso, acompañada de los documentos soporte para autorizar pagos de:


GRF-I-002 V.01

Servicios públicos: Presentar las facturas originales con fecha de vencimiento vigente

para pago.

Excedentes de servicio médico: Presentar los soportes que autorizan el pago con la

firma del Ordenador del Gasto

Impuestos: Presentar formularios originales con fecha vigente para pago.

Adiciones en tiempo y valor de comisiones de servicios. : Presentar formato orden de

viaje con la respectiva liquidación y agenda de labores. En el caso de las comisiones al

exterior remitir adicionalmente resolución firmada por el Director de Promoción y

Relaciones Corporativas o por el Director General, formato de autorización enviado

por el SENA a la Presidencia de la República solicitando la aprobación de esta comisión

y carta de aprobación emitida por la Presidencia de la República con el respectivo aval.

Pago de excedentes de seguros de bienes: Se presenta la relación de los siniestros y

valores a pagar por parte del SENA, debidamente autorizados y firmados por el

ordenador del gasto.

NOTA: Cuando el beneficiario del pago sea proveedor nuevo en la Entidad, adicionalmente se

anexará fotocopia legible del RUT o C.C. del tercero según el caso y certificación de cuenta

bancaria.

Para los casos en los cuales el proveedor se encuentre creado en la base de terceros, pero haya

cambiado de cuenta bancaria, se anexa la nueva certificación.

a. Resoluciones

Corresponden a los Actos Administrativos emitidos por los Ordenadores del Gasto para el

reconocimiento de salarios y prestaciones sociales, sentencias judiciales, servicios personales,

y otros, casos en los cuales el Coordinador Administrativo de la Dirección Regional o Centro

según el caso, dará el visto bueno garantizando su adecuada liquidación.

Para claridad en el texto de la resolución se referencia el beneficiario, tipo y número de

documento, objeto del reconocimiento, número de CDP que soporta los recursos

presupuestales y valor a pagar. Así mismo este documento irá firmado por el Ordenador del

Gasto, con los vistos buenos pertinentes, tener un consecutivo y la fecha en la cual se firmó el

acto.

b. Actas Comité de Vivienda

Cuando los comités de vivienda a nivel nacional aprueban los préstamos de vivienda a los

funcionarios y Trabajadores Oficiales vinculados al Fondo de Vivienda del SENA, se expiden las


GRF-I-002 V.01

correspondientes actas, con las cuales se efectúa el registro presupuestal por cada

beneficiario.

Estas actas referenciarán el número de CDP con el cual amparan los recursos presupuestales

para atender los préstamos de vivienda, estarán firmadas por el Ordenador del Gasto, con los

vistos buenos pertinentes, tener un consecutivo y la fecha en la cual se firmó el acto.

c. Contratos de Bienes y Servicios

Los documentos contractuales establecidos en virtud de las Ley 80 de 1993 y 1150 de 2007,

son en su mayoría los documentos con los cuales se tramita la adquisición de bienes y servicios

que requiere la Entidad. Estos son elaborados por cada área que lo requiera, con la firma del

Ordenador del Gasto respectivo y con las garantías que exige la Ley

NOTA: Se incluyen las ofertas aprobadas en procesos contractuales liderados por la Bolsa

Mercantil y Colombia Compra Eficiente. Para su recepción y registro en presupuesto contendrá

en su descripción entre otros el nombre del beneficiario, NIT o C.C, objeto claro, valor total y

forma de pago, número de CDP que ampara el compromiso, certificación de cuenta bancaria

vigente, copia del R.U.T si es persona jurídica o fotocopia de la C.C. si es persona natural,

original del CDP que ampara el proceso contractual o copia cuando del CDP se deriven varias

contrataciones.

d. Adiciones de Contratos

Cuando las partes acuerden modificaciones en contratación que afecten los valores

establecidos en los contratos inicialmente firmados, el área que los origina allega dichos

documentos se radican por ON BASE a presupuesto o quien haga sus veces a fin de efectuar el

registro de la imputación presupuestal correspondiente, evitando entre otras cosas hechos

cumplidos.

e. Convenios

Una vez realizado el registro presupuestal con base en los documentos contractuales

mencionados anteriormente, se genera la impresión de este registro desde el aplicativo SIIF

NACION, el cual se suscribe por el Coordinador Administrativo de la dependencia

correspondiente, cumpliendo así con uno de los requisitos para iniciar la ejecución contractual.

9. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL TRÁMITE DE PAGO


GRF-I-002 V.01

El ordenador del gasto o el supervisor responsable del contrato o convenio envía por ONBASE,

comunicación radicada solicitando adelantar el trámite de pago; esta comunicación se remite

al Coordinador del Grupo de Contabilidad o al Coordinador del Grupo de Presupuesto, según

corresponda en la Dirección General, o a quienes hagan sus veces en las Regionales y/o Centros

de Formación.

Cuando el trámite de pago no tenga como soporte un documento contractual, el comunicado

se remite directamente al Coordinador del Grupo de Presupuesto, para la expedición del

respectivo compromiso presupuestal. Esto aplica específicamente para el trámite de los pagos

que se relacionan a continuación:

Nómina

Prestaciones sociales

Cesantías

Devolución de ahorro Fondo de Vivienda

Seguridad social

Préstamos de calamidad doméstica

Deducibles

Reembolsos a funcionarios por concepto de servicio médico y pago de parqueadero

Servicios públicos

Sentencias

Impuestos

Para procesar pagos diferentes a los relacionados en la lista anterior, el comunicado de ON

BASE se remite directamente al Grupo de Contabilidad.

Dicho comunicado independientemente de que se remita al Grupo de Contabilidad o al Grupo

de Presupuesto, contiene la siguiente información:

Nombre del beneficiario del pago

Número del documento contractual o acto administrativo

Valor del pago a realizar

Rubros presupuestales que se afectan

Número de la factura si aplica

Número del registro presupuestal

Descripción del pago

En la comunicación se hace referencia a los documentos que se adjuntan para adelantar el

pago, según lo pactado en la cláusula forma de pago del documento contractual, cuando se

trate de contratos de adquisición de bienes y servicios o para el caso de convenios, en los


GRF-I-002 V.01

cuales se remiten los anexos tales como el acta de inicio, acta parcial, certificación de recibo a

satisfacción, informe de actividades, entre otros.

Una vez enviado el radicado por ON BASE se remite la documentación físicamente al Grupo de

Contabilidad o al Grupo de Presupuesto según corresponda. Adicionalmente, cuando se trate

de pagos de contratos o convenios, se entrega copia de esta documentación al área de Gestión

Documental o quien haga sus veces, para que ésta sea digitalizada y archivada en la respectiva

carpeta del contratista o conviniente.

A continuación se indicarán los documentos requeridos para cada caso, según el tipo de pago

que se encuentre tramitando. Una vez remitido tales documentos, el Grupo de Contabilidad

en la Dirección General o el funcionario responsable en las Regionales y Centros de Formación

realiza el proceso de causación contable y la generación de la obligación, la cual pasa a proceso

de firmas y autorización correspondientes. Finalmente si el proceso de firmas es culminado

exitosamente, este pasa a la tesorería para pago junto con la totalidad de los documentos.

9.1. Adquisición de Bienes

El pago de cuentas por concepto de compra de bienes, maquinaria y equipo, suministros,

papelería, entre otros, se soporta con la siguiente documentación:

Comunicación radicada dirigida por el ordenador del gasto.

Reporte de compromiso presupuestal de gasto.

Factura de venta en original y una copia, cumpliendo con todos los requisitos de

ley o documento equivalente.

Nota de entrada al Almacén de los elementos.

Certificación de recibo a satisfacción firmada por el supervisor del contrato.

Copia del documento contractual. Se incluyen los adicionales y modificaciones si

los hubiere.

Copia de las pólizas exigidas.

Acta de aprobación de garantía.

RUT expedido por la DIAN actualizado para el momento de su presentación con la

información personal y tributaria actualizada y su fecha de impresión no mayor a

30 días.

En el caso de que la adquisición se haya efectuado a una persona natural se remite

soporte del pago de su seguridad social.

Certificación bancaria no mayor a 30 días del proveedor.

Para los contratos que requieran constitución de fiducia se adjunta certificación

bancaria de la misma.


GRF-I-002 V.01

Certificación del pago de los aportes parafiscales no mayores a 30 días, firmada por

el Revisor Fiscal o Representante Legal.

En el caso de los pagos parciales adjuntar cuadro control de la ejecución

presupuestal donde indiquen el valor por afectar para cada uno de los rubros y el

saldo actual del compromiso.

Cuando se esté tramitando el pago de un anticipo, serán requeridos todos los documentos

mencionados anteriormente, excepto la factura de venta o documento equivalente.

Para la legalización de estos anticipos es necesario que al momento de solicitar el pago parcial

o total de la factura de venta o documento equivalente emitido por el proveedor, en estos

figure la relación de bienes, amortizando el valor del porcentaje pactado como anticipo.

9.2. Suministro de Combustible

El pago de cuentas por suministro de combustible, está soportado con la siguiente

documentación:

Radicado ON BASE.



ley, o documento equivalente.

Tiquetes de consumo generados por los surtidores de combustible que demuestren

el suministro del mismo.

Certificación firmada por el supervisor del contrato, en la cual ratifique el recibo a

satisfacción de este servicio.

Copia del documento contractual. Se incluyen los adicionales y modificaciones si

los hubiere.



RUT actualizado expedido por la DIAN, con la información tributaria actualizada.

Certificación bancaria no mayor a 30 días del proveedor.

Certificación de los aportes parafiscales no mayores a 30 días, firmada por el

Revisor Fiscal o Representante Legal.




9.3. Otros Servicios en General (Aseo, Vigilancia, Pasajes Aéreos, Consultoría)


GRF-I-002 V.01

Los documentos a anexar por los contratistas por concepto del pago de prestación de servicios

y los cuales se verifican previamente por los supervisores de contrato antes de radicar en el

área contabilidad, a fin de evitar devoluciones y demoras en el trámite de la obligación son los

siguientes:

Radicado ON BASE.



ley o documento equivalente.

Actas de avance y/o ejecución del contrato de acuerdo con lo pactado en el

documento contractual.


Copia del documento contractual. Incluyendo los adicionales y modificaciones si los

hubiere.


En el caso de que el servicio se haya efectuado por parte de una persona natural se

remite soporte de pago de su seguridad social.

RUT actualizado expedido por la DIAN, con la información personal y tributaria

actualizada.

Certificación bancaria no mayor a 30 días

Para los contratos que requieran constitución de fiducia, adjuntar certificación











figure la relación de servicios, amortizando el valor del porcentaje pactado como anticipo.

9.4. Servicios Públicos

El pago de servicios públicos son erogaciones por concepto de servicios de acueducto,

alcantarillado, recolección de basuras, energía, gas natural, telefonía pública, telefonía móvil

celular, telefonía satelital, internet, televisión satelital o por cable y servicios que utiliza la


GRF-I-002 V.01

Entidad para el desarrollo de su objetivo. Para el trámite de este pago se requieren los

siguientes documentos:

Radicado ON BASE.


Factura de venta en original y una copia.

Certificación de recibo a satisfacción.

9.5. Servicios de Obra Civil e Interventoría

Para efectuar el pago de este tipo de contratos es necesario realizar la solicitud con los


Radicado ON BASE.



ley. Actas de avance y/o ejecución del contrato de acuerdo con lo pactado en el

documento contractual.


Copia del documento contractual. Incluyendo los adicionales y modificaciones si los

hubiere.



RUT actualizado expedido por la DIAN, con la información personal y tributaria

actualizada.

En el caso de que el servicio se haya efectuado por parte de una persona natural,

remitir soporte de pago de su seguridad social.

Certificación bancaria no mayor a 30 días.

Para los contratos que requieran constitución de fiducia, adjuntar certificación







Es importante señalar que en las facturas de venta para los contratos de obra por concepto de

construcción de bien inmueble, el valor del impuesto a las ventas (I.V.A) se cobrará sobre los

honorarios o sobre la remuneración del servicio que corresponda a la utilidad obtenida por el


GRF-I-002 V.01

constructor. En el caso que el contratista no establezca el valor de los “honorarios” se definirá

la “utilidad”, la cuál será la base para liquidar el impuesto.





figure la relación de servicios, amortizando el valor del porcentaje pactado como anticipo.

9.6. Honorarios Contratistas Servicios Personales

Los documentos que anexan los contratistas por concepto del pago de prestación de servicios

personales son los siguientes:

DOCUMENTO PRIMER PAGO PAGOS

POSTERIORES

Planilla de cobro de honorarios

debidamente diligenciada y firmada por el

contratista, el supervisor del pago y el

ordenador del pago.

Adjuntar original y copia Adjuntar original y

copia

Informe de Actividades mensual. Adjuntar original Adjuntar original

Planilla de pago de seguridad social

efectivamente pagada y correspondiente

al mes del cobro.

Adjuntar copia Adjuntar copia

Certificación para establecer la categoría

tributaria del contratista

Adjuntar original No requerida

Certificación de la cuenta AFC y

consignación efectuada, la cual

corresponde al período objeto de cobro,

solo si desea acogerse a este beneficio

para disminuir las base de retención en la

fuente.

Adjuntar original

certificación y

consignación

Adjuntar copia

certificación y

original

consignación

Certificado de la cuenta de aportes

voluntarios y recibo de consignación de

estos aportes, efectuados durante el

periodo objeto de cobro, solo si dese

acogerse a este beneficio para disminuir la

base de retención en la fuente.

Adjuntar original de la

certificación y copia de

la planilla de aportes

Adjuntar copia de la

certificación y copia

de la planilla de

aportes


GRF-I-002 V.01

Certificado de intereses de vivienda,

corrección monetaria o costo de leasing

para vivienda pagados en el año anterior,

solo si desea acogerse a este beneficio

para disminuir la base de retención en la

fuente.

Adjuntar original Adjuntar copia

Certificado de pagos efectuados por

contratos de prestación de servicios a

empresas de medicina prepagada o por

seguros de salud pagados en el año

anterior, solo si desea acogerse a este

beneficio para disminuir la base de

retención en la fuente.

Adjuntar original Adjuntar copia

Certificado de ARL. Adjuntar original No requerida

Certificado de salud ocupacional. Adjuntar original No requerida

Factura de Venta (solo para Régimen

Común).

Adjuntar original y copia Adjuntar original y

copia

Acta de liquidación cuando se efectúe

liquidación anticipada del contrato.

Adjuntar copia en el

periodo de pago en el

que ocurra este evento


periodo de pago en

el que ocurra este

evento

Acta de suspensión en el evento que se

genere este tipo de situaciones.





periodo de pago en

el que ocurra este

evento

Acta de adición o prorroga cuando se

presente alguno de estos dos eventos.





periodo de pago en

el que ocurra este

evento

Resolución del contratista cuando se

encuentre pensionado.

Adjuntar copia No requerida

Certificado de ORIONS en cero requerido

para el último pago, el cual se tramitará

con el Grupo de Almacén

No aplica Adjuntar copia en el

último pago

El contratista suministra al área de contabilidad la planilla y sus anexos en original y copia, es

decir entregará dos paquetes, uno en original y el otro que será una copia del primer paquete.


GRF-I-002 V.01

El informe de actividades se adjunta únicamente en la copia, la cual se direccionará al Grupo

de Administración de Documentos, para su respectiva digitalización.

9.6.1. Certificación clasificación tributaria del contratista

Cada año y/o como anexo al primer cobro, el contratista persona natural suministra una

certificación en original, firmada por él mismo bajo la gravedad de juramento, en la cual

indique su clasificación en la categoría de “empleado” para efectos tributarios y su obligación

de declarar renta por el año gravable inmediatamente anterior, con el fin de determinar el

sistema de retención que se le aplicará. Esto en cumplimiento lo establecido con el art. 1 del

Decreto 1070 de mayo 28 de 2013 y art. 6 del decreto 3032 de 2013. Esta certificación será

suministrada una sola vez en forma anual. Este formato se encuentra en la plataforma de

CompromISO GRF – F- 043 Formato Certificación Clasificación Tributaria del Contratista.

9.6.2. Documentos requeridos para disminuir la base de retención en la fuente

La misma normatividad señalada anteriormente establece que los contratistas personas

naturales que pertenezcan a la categoría de “empleados” podrán disminuir la base de

retención en la fuente, con los siguientes cinco (5) conceptos:

a) Préstamos concedidos para adquisición de vivienda o costo financiero pagado en

contratos de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda

del contratista: suministra el certificado expedido por la Entidad Financiera en

original, por concepto de los pagos realizados por: intereses, corrección monetaria

o costo financiero, pagado durante el año anterior junto con la planilla mensual,

anexar copia de la misma, para efectos de realizar control de la información

suministrada.

Respecto a la planilla, en el campo en el cual ingresa la deducción, el valor a

disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos

certificados en doce (12) o en el número de meses a los cuales corresponda el pago.

No serán aceptadas certificaciones de pagos por intereses que se estén realizando

en el año corriente o certificaciones de años diferentes a la vigencia

inmediatamente anterior, excepto para los casos en que el crédito inicie en la

misma vigencia. Esta certificación se entrega a más tardar el 15 de abril de cada año

y será válida por un año a partir de dicha fecha, la misma se anexa a la planilla de

cobro en el respectivo mes que la suministre y una copia en las planillas de cobro

de los meses posteriores.


GRF-I-002 V.01

Es de aclarar que en caso que el crédito hipotecario se encuentre a nombre del

contratista y otra persona, es necesario informar por escrito al SENA cual es el

porcentaje de participación a tener en cuenta para calcular el valor a deducir.

b) Certificación de pagos por medicina prepagada y seguros de salud: El pago

efectuado durante el año inmediatamente anterior por concepto de medicina

prepagada o seguros de salud, los cuales impliquen protección al contratista, su

cónyuge, sus hijos y/o dependientes, se puede deducir de la base de retención,

para el contratista clasificado en la categoría de empleado. Para obtener este

beneficio se suministra el original de la certificación expedida por la empresa de

medicina prepagada vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud o por la

respectiva compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de

Colombia, certificando los pagos realizados durante el año inmediatamente

anterior y junto con la planilla mensual anexar copia de la misma, para efectos de

realizar control de la información suministrada.

Respecto a la planilla, en el campo en el cual ingresa la deducción, el valor a

disminuir mensualmente será el resultado de dividir el valor de los pagos

certificados en doce (12) o en el número de meses a los cuales corresponda el pago.

No serán aceptadas certificaciones de pagos por estos conceptos que se estén

efectuando en el año corriente o certificaciones de años diferentes a la vigencia

inmediatamente anterior. Esta certificación se entrega a más tardar el 15 de abril y

será válida por un año a partir de esta fecha, la cual se anexa a la planilla de cobro

en el mes que la suministre y una copia en las planillas de cobro de los meses

posteriores.

c) Aportes a fondos de pensiones voluntarias y cuentas de ahorro para el fomento de

la construcción (AFC): Los aportes realizados por el contratista a fondos de

pensiones voluntarias y a cuentas de ahorro para el fomento de la construcción

(AFC), no serán parte de la base de retención en la fuente y se tomarán como renta

exenta.

Para efectos de aplicar este beneficio el contratista proporcionará certificación en

original expedida por parte de la Entidad en la cual está realizando el aporte. En

esta certificación la Entidad indicará el número de la cuenta AFC y/o de los aportes

voluntarios que está realizando y su calidad de cuenta activa.


GRF-I-002 V.01

Adicionalmente y de forma mensual se anexa copia de dicha certificación y original

de la respectiva consignación que efectúa por los valores aportados durante el año

corriente.

Así mismo, se tiene en cuenta que la consignación realizada corresponda al mismo

período de cobro de la planilla.

d) Aportes obligatorios al sistema de seguridad social: Los aportes a seguridad social

efectuados mensualmente por concepto de salud, pensión y A.R.L, serán

deducibles de la base de retención. Para este beneficio se adjunta copia de la

planilla con el recibo de pago en el cual se evidencie el recaudo por parte de la

entidad correspondiente.

Este soporte se anexa a la planilla de forma mensual. Es indispensable que los

supervisores verifiquen la veracidad de la información de aportes a seguridad

social, ingresando el número de cédula a las bases de datos de: EPS, Fondos de

Pensiones y ARL, en la cual está inscrito el contratista.

9.7. Gastos de Viaje Contratistas y Viáticos Funcionarios

9.7.1. Viajes a Nivel Nacional

El desplazamiento de los Contratistas a ciudades fuera del domicilio contractual para el

desarrollo de su objeto contractual, conlleva a sufragarle los gastos de viaje que se le

reconocerán de acuerdo a lo previsto en la Resolución No. 01232 de 2013.

En el caso de los viáticos para funcionarios, es una asignación que se realiza por autoridad

competente, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, visitas, cumplir

funciones especiales y asistir a reuniones, en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo;

se incluyen los invitados especiales.

Para pago de gastos de viaje de los contratistas y el anticipo de viáticos a funcionarios que se

deban tramitar dentro del territorio nacional es necesario remitir los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.

Reporte compromiso presupuestal del gasto.

Tres copias del formato orden de viaje.

Agenda de labores.

Cuando se requiera tramitar un valor adicional a la comisión que se encuentre realizando el

funcionario o contratista, por efectos de que su labor se vaya a extender a un mayor número


GRF-I-002 V.01

de días, es necesario que el ordenador del gasto envíe un radicado por ON-BASE, al área de

presupuesto, realizando la solicitud de ampliación de la comisión, la cual se realiza durante el

desarrollo de la misma, remitiendo los siguientes documentos:

Orden de viaje inicial con la liquidación de saldo a favor.

Informe de comisión.

Una vez culminada la comisión y en el caso que el valor inicialmente pagado al contratista no

haya sido suficiente para cubrir el viaje realizado, se gestiona el pago del excedente, anexando

los documentos que se indican a continuación:

Orden de viaje inicial con la liquidación de la legalización.

Facturas que justifiquen el valor que generó el mayor valor a pagar.


9.7.2. Viajes al Exterior

Para tramitar el pago de comisiones al exterior se remiten los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.


Resolución firmada por el Director de Promoción y Relaciones Corporativas o por

el Director General.

Formato de autorización enviado por el SENA a la Presidencia de la República

solicitando la aprobación de esta comisión.

Carta de aprobación emitida por la Presidencia de la República avalando la

comisión.

9.8. Prestaciones Sociales Definitivas

Este pago corresponde a un reconocimiento adicional al salario y en favor de los funcionarios

que se liquidan al momento de su retiro de la Entidad. En este tipo de pagos se incluyen los

ajustes a las prestaciones por el efecto de un incremento salarial. Para el trámite de pago de

prestaciones sociales de los funcionarios públicos de la Entidad se requieren los siguientes

documentos:

Radicado ON BASE.


Fotocopia cédula de ciudadanía.

Resolución donde indican los valores a pagar y las deducciones si proceden.


GRF-I-002 V.01

Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará.

9.9. Préstamos Compra de Vivienda, Liberación de Gravamen o Mejoras Locativas

Son aquellos concedidos por el Fondo Nacional de Vivienda del SENA a sus afiliados en las

siguientes modalidades:

Compra de vivienda construida o lote para construir.

Construcción de vivienda en lote de propiedad del servidor público.

Liberación total o parcial del gravamen hipotecario, sobre la vivienda del servidor

público, siempre y cuando haya sido constituido únicamente con ocasión de su

adquisición o construcción.

Mejoras locativas en la vivienda de propiedad del servidor público.

Para el trámite de préstamos de compra de vivienda, liberación de gravamen o mejoras

locativas del fondo de Vivienda, se requieren los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.


Aval de presupuesto expedido por la oficina de vivienda de la Dirección General.

Acto administrativo donde indican los valores a pagar y las deducciones si

proceden.

Promesa de compraventa o escritura pública.

Acta de adjudicación del préstamo.

Copia de la cédula del servidor público ampliada al 150%.

Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará: en caso de compra

corresponderá a la del vendedor. En caso de liberación de gravamen hipotecario

será la cuenta bancaria de la entidad financiera.

9.10. Préstamos sobre ahorros Fondo de Vivienda

Son aquellos otorgados a los servidores públicos del SENA mientras permanezcan vinculados

como ahorradores activos al Fondo de Vivienda de la Entidad, los cuales se podrán solicitar

para los siguientes fines:

Compra de vivienda construida.

Compra de lote para construcción.

Construcción de vivienda en lote de propiedad del servidor público.

Liberación total o parcial del gravamen hipotecario sobre la vivienda del servidor

público.


GRF-I-002 V.01

Mejoras locativas en la vivienda del servidor público.

Pago de impuesto predial y valorización de vivienda del servidor público y gastos de

escrituración.

Educación para el servidor público o sus dependientes.

Para el trámite de préstamos sobre ahorros del fondo de vivienda, se requieren los siguientes

documentos:

Radicado ON BASE.


Solicitud del servidor público.

Resolución concediendo el préstamo sobre ahorro.

Aval de presupuesto expedido por la oficina de vivienda de la Dirección General.


Certificación bancaria del servidor público.

9.11. Préstamos calamidad doméstica

Son aquellos otorgados en disposición del Acuerdo 05 de 2012, entendiéndose por

calamidad doméstica: incendios, robos y daños graves en la vivienda del empleado, la

grave enfermedad del cónyuge y de los hijos del empleado casado o de los padres del

empleado soltero, los cuales impliquen un gasto urgente e inmediato por parte del

empleado para atenderlos y que afecten gravemente la estabilidad de la economía

familiar.

Los documentos requeridos para el trámite de este tipo de pagos son los siguientes:

Radicado ON BASE.


Solicitud del servidor público.

Resolución expedida por el ordenador del gasto donde se especifique el valor, la

cuota y el plazo.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

Certificación bancaria.


GRF-I-002 V.01

9.12. Reembolsos a Funcionarios por concepto de servicio médico asistencial

Estos reintegros se autorizan cuando las cuantías sean superiores al 5% del salario mínimo

legal vigente y solamente se reconocerá en casos de urgencias certificadas por los especialistas

o en su defecto de la entidad hospitalaria, de acuerdo con la Resolución 1684 de 2013.

El valor cancelado por el servidor público o pensionado por concepto de servicio o atención en

salud de su beneficiario, será reembolsable cumpliendo con los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.


Carta de solicitud del funcionario

Carta del médico auditor del Grupo de Servicio Médico Asistencial avalando el

reembolso.

Facturas originales y fórmulas soportes del reembolso solicitado.

Resumen clínico de la atención prestada.

Planilla con la relación de los funcionarios.

9.13. Trámite de pago adscritos al Servicio Médico Asistencial

El trámite de pago correspondiente a la atención de los beneficiarios de los servidores públicos,

en el servicio médico asistencial prestado por parte de terceros, requiere los siguientes

documentos:

Radicado ON BASE.


Factura en original y una copia la misma.

Certificación de recibo a satisfacción firmada por el Supervisor del contrato.

Certificación de aportes parafiscales.

Relación de servicios prestados al beneficiario que incluye nombre e identificación

del paciente, número y fecha de orden de atención, concepto de atención y valor

total facturado.

9.14. Liquidación y Pago Cesantías

Este pago se efectúa a los servidores públicos del SENA afiliados al Fondo Nacional de Vivienda

de la Entidad, correspondiente a un mes de salario por cada año de servicio prestado y

proporcionalmente por fracción de año, el cual puede ser solicitado parcialmente previo al

cumplimiento de los requisitos exigidos y para los siguientes fines:


GRF-I-002 V.01

Compra de vivienda sobre planos o compra de lote para edificar.

Construcción de vivienda en lote de su propiedad o de su cónyuge o compañero (a)

permanente.

Mejoras en el inmueble de su propiedad o de su cónyuge o compañero (a)

permanente.

Liberación de gravamen hipotecario constituido por el Servidor público o su

cónyuge o compañero (a) permanente, sobre el inmueble de su propiedad, en favor

de alguna entidad financiera.

Para adelantar estudios de educación superior del Servidor público, su cónyuge o

compañero (a) permanente, o sus hijos.

El avance parcial de cesantías y la liquidación definitiva requiere los siguientes documentos:

Radicado ON BASE


Solicitud del servidor público mediante comunicación radicada al Director de la

respectiva Regional.

Aval de presupuesto expedido por la oficina de Vivienda de la Dirección General.

Cuando se trate de liquidación y pago definitivo no requiere solicitud del

funcionario y se tramitara su liquidación definitiva con el acto administrativo de

desvinculación.

Resolución de liquidación y avances o la de pago definitivo, donde indican los

valores a pagar y las deducciones si son procedentes.


Copia de la cédula de ciudadanía del beneficiario del pago cuando se deba efectuar

endoso.


9.15. Devolución de Ahorros Fondo de Vivienda

El pago por concepto de devolución de ahorros requiere los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.


Solicitud del servidor público mediante comunicación radicada al Director de la

respectiva Regional, manifestando su retiro voluntario como ahorrador del Fondo

Nacional de Vivienda del SENA.

Aval de presupuesto expedido por la oficina de Vivienda de la Dirección General.

Acto administrativo correspondiente a la devolución.



GRF-I-002 V.01


9.16. Nómina

Este pago se realiza a los funcionarios de planta de la Dirección General, Regionales y Centros

de Formación Profesional y a los aprendices patrocinados por un período laborado. Incluye

igualmente el pago de las mesadas pensionales. Para tramitar este pago se requieren los


Radicado ON BASE.


La nómina en la cual se reflejen devengados y deducciones, con sus respectivos

anexos soporte.

Cuadro de homologación de deducciones.

Cuadro detallado de deducciones por Regional y funcionario.

Cuadro detallado de devengados y deducciones.

Relación detallada de las retenciones en la fuente con base y tarifa.

9.17. Pagos de Seguridad Social

Se refiere a las obligaciones que la Entidad como empleador tiene que realizar legalmente,

relacionadas con el bienestar social y correspondiente a los aportes por concepto de pensión,

salud y aportes parafiscales. El trámite de pago de la seguridad social requiere los siguientes

documentos:

Radicado ON BASE.


Cuadro detallado por Entidad del aporte patronal (E.PS., cajas de compensación,

fondos de pensión, A.R.L e I.C.B.F).

Las planillas de liquidación del SOI.

9.18. Deducibles

Corresponde a las cuentas de cobro o facturas que se tramitan para el reconocimiento de los

excedentes en virtud de los bienes asegurados siniestrados.

Radicado ON BASE.


Facturas liquidadas de los valores a favor de las aseguradoras.


GRF-I-002 V.01

RUT.


9.19. Préstamos Educativos

Corresponde a dineros que en virtud de la convención colectiva de trabajadores oficiales se

hace a los trabajadores, mediante resolución motivada, previa evaluación del Ordenador del

Gasto.

Radicado ON BASE.


Resolución.


Fotocopia cedula de ciudadanía.

9.20. Gastos de Traslado de Empleado Público

Para el caso de gastos de traslado de empleado público se requieren los siguientes

documentos:

Radicado ON BASE.


Resolución.


Fotocopia cedula de ciudadanía.

9.21. Auxilio Educativo

Para el presente caso se requieren los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.


Resolución del Ordenador del gasto.

Certificación bancaria del pensionado beneficiario.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del pensionado.


GRF-I-002 V.01

9.22. Adquisiciones de Bienes y/o Servicios realizados por Bolsa Mercantil

a. Comisión:

La comisión es el valor correspondiente al servicio prestado por el Comisionista,

por su actuación y gestión en la Bolsa para adquirir los bienes y/o servicios

solicitados por la Entidad.

El registro presupuestal se solicita a nombre del comisionista, con cargo al CDP

destinado para el proceso de negociación con la Bolsa Mercantil.

El soporte para la solicitud del registro será el contrato de comisión, la carta de

intención y los comprobantes de negociación de operación de mercado abierto.

Para tramitar el pago de la comisión se remite por ON BASE junto con el reporte de

compromiso presupuestal los siguientes documentos:

PRIMERA ETAPA:

Al cierre de la rueda de negociación se gira el anticipo pactado en el contrato para lo

cual se requiere:

R.U.T

Certificación bancaria del comisionista.

Contrato de Comisión

Carta de intención

Comprobantes de operación de mercado abierto

Formato resumen establecido por el SENA de los comprobantes de operación de

mercado abierto. GRF- F-042- Formato comprobante de operación de mercado

abierto por el comisionista comprador.

Certificación de los pagos efectuados por el Comisionista al Sistema de Seguridad

social y parafiscales.

SEGUNDA ETAPA:

Una vez recibido a satisfacción los bienes y/o servicios solicitados a través de la bolsa

mercantil se amortiza el anticipo y se gira el respectivo saldo para lo cual se requiere:

Factura del servicio cobrado por el Comisionista

Certificación del supervisor del contrato delo recibido a satisfacción del servicio

prestado por el comisionista.


GRF-I-002 V.01

Certificación de los pagos efectuados por el comisionista al sistema de seguridad

social y parafiscales.

Nota de entrada de almacén de los bienes recibidos a satisfacción.

b. Servicio de Registro

Valor correspondiente al servicio prestado por la Bolsa Mercantil de Colombia S.A.

El registro presupuestal se solicita a nombre de la BOLSA MERCANTIL DE

COLOMBIA S.A., con cargo al CDP destinado para el proceso de negociación con

la bolsa.

El soporte para la solicitud del registro será la carta de intención y los

comprobantes de negociación de operación de mercado abierto.

El pago se realiza en su totalidad, al finalizar la rueda de negociación, es decir

cuando se hayan seleccionado los proveedores que cumplen con los requisitos

para el suministro de los productos a la Entidad.

Para tramitar el pago del servicio de Registro se remite junto con el reporte de

compromiso presupuestal, los siguientes documentos:

UNICA ETAPA:

Al cierre de la rueda de negociación se gira el 100% de lo calculado en los

comprobantes de operación de mercado abierto para lo cual se requiere:

R.U.T

Certificación bancaria de la bolsa mercantil.

Carta de intención



mercado abierto. GRF- F-041- Formato comprobante servicio de registro.

Certificación de los pagos efectuados por la bolsa al sistema de seguridad social y

parafiscales.

c. Asiento en Cámara

Valor correspondiente al servicio prestado por la Cámara de Compensación de la

Bolsa Mercantil.


GRF-I-002 V.01

El registro presupuestal se solicita a nombre de la Cámara de Compensación de

la Bolsa Mercantil, con cargo al CDP destinado para el proceso de negociación

con la bolsa.



El pago total se realizará al finalizar la rueda de negociación, es decir cuando se

hayan seleccionado los proveedores que cumplen con los requisitos para el

suministro de los productos a la Entidad. No requiere endoso ya que el

beneficiario es la Cámara.

Para tramitar el pago del asiento en Cámara se remite junto con el reporte de

compromiso presupuestal los siguientes documentos:

UNICA ETAPA:

Al cierre de la rueda de negociación se gira el 100% de lo calculado en los

comprobantes de operación de mercado abierto para lo cual se requiere:

R.U.T

Certificación bancaria d3e compensación de la bolsa mercantil S.A.

Carta de intención



mercado abierto. GRF- F-040- Formato comprobante asiento en Cámara.

Certificación de los pagos efectuados por la Cámara al sistema de seguridad social

y parafiscales.

Bienes y/o Servicios (Anticipos y Pago de Saldos a los Proveedores)

Valor correspondiente a los bienes y/o servicios suministrados por los proveedores

seleccionados en la rueda de negociación.

El registro presupuestal se solicita a nombre de cada uno de los proveedores

seleccionados en la rueda de negocios.

El soporte para la solicitud del registro será cada uno de los comprobantes de

negociación de operación de mercado abierto.

El pago se realiza a través de la figura del endoso en dos partes: al finalizar la

rueda de negociación y cuando se reciben a satisfacción los bienes y/o servicios

adquiridos. El endoso se realiza porque los recursos se giran directamente a la

Cámara de Compensación.


GRF-I-002 V.01

Para tramitar estos pagos se remite junto con el reporte de compromiso

presupuestal los siguientes documentos:

PRIMERA ETAPA:

Al cierre de la rueda de negociación se giran las garantías y los anticipos pactados en

la carta de intención para lo cual se requiere:

R.U.T

Certificación bancaria de los proveedores seleccionados en los comprobantes de

operación de mercado abierto.

Carta de intención



mercado abierto. GRF- F-039- Formato comprobante proveedor seleccionado.

Certificación de los pagos efectuados por la Cámara al Sistema de Seguridad social y

parafiscales.

SEGUNDA ETAPA:

Una vez recibido a satisfacción los bienes y/o servicios solicitados a través de la bolsa

mercantil se amortizan los anticipos y garantías para girar el respectivo saldo para lo

cual se requiere:

Factura de compra emitida por el proveedor.

Certificación del supervisor del contrato del recibido a satisfacción de los bienes y/o

servicios suministrados por el proveedor.

Nota de entrada de almacén de los bienes recibidos a satisfacción.

Certificación de los pagos efectuados por la Cámara de compensación al sistema de

seguridad social y parafiscales.

d. Garantías


GRF-I-002 V.01

Las garantías corresponden al depósito exigido en efectivo por la Bolsa Mercantil

como respaldo del proceso de negociación que se llevará a cabo.

El registro presupuestal se solicita a nombre de los proveedores seleccionados

en la rueda de negocios.



El pago total del valor de las garantías pactadas se realizará en su totalidad, a

través de la figura del endoso al finalizar la rueda de negociación, es decir

cuando se hayan seleccionado los proveedores que cumplen con los requisitos

para el suministro de los productos a la Entidad. El endoso se realiza porque los

recursos se giran directamente a la Cámara de Compensación.

La carta de intención es el documento en el cual la Entidad manifiesta la intención

de adquirir bienes y/o servicios a través de la Bolsa Mercantil, la cual emitirá el

Grupo de Contratación. Esta carta discrimina los datos del CDP, el precio máximo

de compra de los bienes y/o servicios, el precio máximo de la comisión a pagar IVA

incluido, sobre el valor final que se negocie y el plazo del contrato de comisión, los

porcentajes de anticipos pactados y garantías, el plazo y sitio para entrega de los

bienes y tiempos para realizar los pagos y las funciones del comisionista.

El contrato de comisión es el que suscribe la Entidad con el Comisionista y que

representará a la Entidad para la adquisición de bienes y/o servicios. Una vez la

Bolsa Mercantil seleccione el comisionista comprador, el área de contratos

elaborará el respectivo documento contractual, incluyendo la información

necesaria para este tipo de contratos.

El Comprobante de Operación de Mercado Abierto, es el comprobante expedido

por la Bolsa Mercantil al cierre de una rueda de negociación, es decir una vez

seleccionados los proveedores y formalizados los precios de adquisición. El

comprobante contiene los siguientes datos:

Fecha de la rueda de negociación

Número de operación

Datos del comprador

Datos del vendedor

Descripción del producto

Cantidad

Precio


GRF-I-002 V.01

Detalle: en el cual se relaciona el valor de los productos adquiridos, IVA del

producto, servicio de registro, comisión a pagar, IVA de la comisión, costo y

valor del IVA del asiento en Cámara

El formato resumen de comprobantes de operación de mercado abierto, es un

formato establecido por el SENA, en el cual se resumirán y agruparán los

comprobantes de operación de mercado abierto por cada subunidad ejecutora y

por cada proveedor seleccionado en la rueda de negociación, para facilitar el

proceso del registro presupuestal, especialmente cuando se trate de contratos

centralizados en la Regional y se adquieran bienes que serán destinados para los

Centros. Este formato se presentará por separado por cada uno de los beneficiarios

de cada concepto de pago (comisionista, bolsa mercantil, Cámara de Compensación

y proveedores), consolidando el valor de la negociación final efectuada con cada

uno una vez culminada la rueda de negocios. (Ver anexo 12.3)

9.23. Convenios

Para el trámite de pago de convenios se requieren los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.

Reporte compromiso presupuestal de gasto.

Copia del convenio.

Adjuntar el aval de la interventoría donde indiquen la ejecución parcial o total del

convenio y autorizan el respectivo desembolso.

Indicar en la comunicación radicada el valor para amortizar, cuando corresponda al

trámite de desembolsos posteriores.

Certificación de ejecución financiera y recibo a satisfacción de lo pactado en el

convenio, firmada por el Supervisor para los convenios que no cuentan con aval de

interventoría.





9.24. Sentencias

El trámite de pago de sentencias requiere los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.



GRF-I-002 V.01

Resolución donde indican los valores a pagar y las deducciones si son procedentes.


9.25. Sena Proveedor Sena

En estos casos, para el trámite se requiere:

Radicado ON BASE.


Factura Centro de Formación Profesional que presto el servicio.

9.26. Documentos para devolución de retenciones practicadas

De acuerdo al decreto 1189 de 1988 cuando la Entidad practique a sus proveedores de bienes

y servicios mayores valores de retención o cuando se practiquen sin existir la obligación de

hacerlo por la calidad del contribuyente, en este caso se podrá realizar el respectivo reembolso

cumpliendo con los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.

Solicitud escrita del afectado con las pruebas pertinentes.

Certificación emitida por el afectado en la cual manifieste que la retención no ha

sido ni será imputada en sus declaraciones.

Copia de la factura de venta o del documento equivalente en el cual se efectuó la

retención.

Copia de la obligación en la cual se evidencie el registro de la deducción.

R.U.T

Cuenta por pagar no presupuestal


9.27. Impuestos

El trámite de pago de impuestos predial y vehículos requiere los siguientes documentos:

Radicado ON BASE.


Formulario original del impuesto.

Certificación bancaria de la cuenta a la cual se desembolsará

10. DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LEGALIZACION DE ANTICIPOS


GRF-I-002 V.01

10.1. Legalización anticipos viáticos

Los documentos requeridos para la legalización de viáticos se describen a continuación:


Formato de la orden de viaje con la liquidación de la respectiva legalización y

aprobada por del ordenador del gasto.

Tiquetes aéreos o terrestres utilizados.

Facturas de otros gastos.

Las facturas que soporten otros gastos, específicamente para el caso de capacitaciones o

compra de tiquete aéreos, se expiden a nombre del SENA y discriminar el valor del impuesto

a las ventas, si hubiese lugar al mismo.

11. REQUISITOS LEGALES LAS FACTURAS DE VENTA Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES

11.1. Facturas de Venta

Para la expedición de facturas de venta por parte de los contratistas o proveedores clasificados

en régimen común, se tienen en cuenta los requisitos indicados en el Artículo 617 del Estatuto

Tributario, el cual establece:

“Art. 617 del Estatuto tributario: Requisitos de la factura de venta. Para efectos

tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en

entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los

bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva

de facturas de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.


GRF-I-002 V.01

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d)

y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,

tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el

contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas

registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden

cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá

numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios

necesarios para su verificación y auditoría.”

11.2. Documento Equivalente

El documento equivalente a la factura, se establece para operaciones que se realicen con

comerciantes, importadores o prestadores de servicios que no estén obligados a facturar. El

documento equivalente a la factura es suministrado por el comprador, cuando el vendedor es

una persona natural no comerciante o inscrita en el régimen simplificado, según lo indica el

Art. 3 del Decreto 522 de 2003.

No están obligados a facturar de acuerdo al Artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 y al Art. 616-

2 Estatuto Tributario los siguientes:

Los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial.

Los responsables del régimen simplificado.

Los comerciantes de productos excluidos y los prestadores de servicios excluidos,

siempre que no superen los topes establecidos para pertenecer al régimen

simplificado.

Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural

comprimido, en lo referente a estos productos.

Las empresas que presten el servicio de transporte público urbano o

metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.

Quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esta actividad.

Personas naturales con vínculo laboral.

Personas que solo venden bienes excluidos o presten servicios no gravados,

siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingreso para pertenecer al régimen

simplificado.

Los documentos equivalentes a la factura, según el Decreto 1001 de 1997 y el Art. 616-1 del

Estatuto Tributario son los siguientes:

Los tiquetes de máquina registradora.

Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.


GRF-I-002 V.01

Los tiquetes de servicio de transporte de pasajeros.

Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de

educación reconocidos por el Gobierno.

Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de

pago.

Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de

inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de

pensiones y de cesantías.

Factura electrónica.

Factura impresa por computador.

Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.

La nómina donde consten los descuentos efectuados a los trabajadores, originados

en la venta de bienes o prestación de servicios por parte del empleador.

La factura impresa por computador y la factura electrónica especificarán la Resolución de la

DIAN que autoriza esta clase de facturación.

De acuerdo al decreto 1165 de 1996 el documento equivalente cumplirá los siguientes

requisitos:

Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios.

Apellidos, nombre y NIT y/o identificación de la persona natural beneficiaria del

pago o abono.

Numeración que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

Fecha de la operación, concepto, valor de la operación.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROCESO DE...

Documents

Transcript of SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA PROCESO DE...