SENA + TRABAJOINSTRUCTOR RICARDO ROAABRIL - 2014ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL1JORNADA DE CAPACITACIONTEMARIO:

1)CRUZE DE DATOS (ACCESS EXCEL)2)COMBINACION DE CORRESPONDENCIA3)CARTA COMERCIAL4)GRAFICOS WORD - EXCELACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL2Un Poco de HistoriaACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL3ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALBASES DE DATOS.

Brevedesarrollohistrico

1950: Uso de las cintas magnticas, las cuales son un tipo de medio o soporte dealmacenamientode informacin que se graba en pistas sobre una banda plstica con un material magnetizado, generalmente xido dehierroo algn cromato.

1960: Uso de los discos, este soporte poda consultar la informacin directamente, sin la necesidad de saber dnde estaban los datos en el disco.Nace elmodelode base de datosJerrquica, el cual enlaza los registros en forma de estructura de rbol.Tambin se desarrolla el modelo de base de datos deRed, en el cual la principal diferencia era que un nodo tenga varios padres.

1970: Edgar Frank Codd, da los conceptos de las Base de DatosRelacionales, que se basan en relaciones las cuales se podan considerar en forma lgica como Tuplas, propuestos en "Las doce reglas de Codd", diseado para definir qu requiere unsistemade administracin de base de datos, a partir de estos aportes se desarrollo la base de datosOracle. Ellenguajems habitual para las consultas a base de datos relacionales es elSQL.

1980: Las base de datos relacionales logran posicionarse en elmercadode base de datos con sus sistema tablas, filas, columnas, adems se dan diversasinvestigacionesparalelas como las base de datos orientada a Objetos

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALCONCEPTO.

Una Base de datos es una estructura De datos cuya informacin es Homognea , es decir todos los datos son de la misma naturaleza o del mismo tema, esta informacin esta totalmente organizada en Tablas las cuales poseen Filas y columnas , y sus elementos caractersticos que son los Registros, campos y Datos.

Registro: Fila o Conjunto de Filas

Campo: Espacio Asignado para la Informacin (Celda)

Dato: La Informacin introducida en la base de datos. (Nombres, apellidos, Direccion, Etc)Introduccion a Microsoft AccessEl Gestor Simple de Bases de Datos de MicrosoftACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL6ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALQue es Microsoft Access?

Microsoft Access es un Programa Gestor de Base de datos , creado por la casa desarrolladora, Microsoft actualmente la Mayor Productora de los Sistemas Operativos para Pc, Cuando Hablamos de Gestor de Bases de datos, estamos hablando de Un Software que permite la Creacin, Eliminacin , Administracin y Manipulacin Estructurada de los datos a Gran Escala dentro de una base de datos, aadindole ciertas caractersticas a los datos para que sean consultados y a su vez transformados en datos maestros o principales para poderlos relacionar con otras tablas que hacen parte de un Sistema de archivos de Bases de datos.

Los elementos que conforman una base de datos en Access son.

1. Tablas: Coleccin de datos2. Consultas: Acciones con los datos3. Formularios: Presentacin de los datos4. Reportes o Informes: Impresin de los datos5. Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos o acciones.6. Mdulos o Procedimientos: Definicin de procedimientos comunes, variables pblicas.ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALACCEDIENDO AL ENTORNO DE ACCESS

Ficha o Men ArchivoPanel de ObjetosPanel de TrabajoVistasGrupo FormatoComando NumeroACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALProcedimiento Para abrir Microsoft Access

Ingrese al Men Inicio de Windows

A continuacin Dar Clic en Todos los Programas Seleccionar Microsoft Office Access

Abril el Programa. (Clic Para Abrir)

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL

Para Crear una nueva Base de datos en Blanco Hacer lo Siguiente:

Clic Men Archivo

Clic en Nuevo

Clic en Base de datos en BlancoACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPara Crear una nueva Tabla en Blanco Hacer lo Siguiente:

Clic Men Crear

Clic en Tabla

Clic Derecho Guardar Tabla

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALImportar Datos: En Access se pueden crear archivos Vinculados o no Vinculados directamente desde Excel u otro Archivo de Bases de datos para la creacin de nuevas Bases de datos.

Importacin de un Archivo en Excel No Vinculado.

En Access se Pueden Importar (Traer Archivos) Datos de Excel directamente a una tabla creada en Access, creando una base de datos con una copia de esa informacin , lo cual si la manipulamos o editamos no creara cambios en el archivo original.

Busco e importo el Archivo de Excel y lo cargo en Access

El archivo de Excel , es ahora un archivo nuevo en la base de datos de Access, totalmente independiente de su copia originalACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

1) Clic en el Men Datos Externos2) Clic en el Comando o Botn ExcelACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

3) Aparecer una ventana como esta, la cual tendr seleccionada la opcin Importar el origen de datos a una nueva tabla de la base de datos actual, es decir Buscaremos el archivo de Excel en nuestra pc y automticamente Access lo convertir en una nueva tabla de la base de datos4) Buscaremos el archivo que se creara como nueva tabla de la BD, le damos clic al Botn Examinar para buscar.ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

5) Despus de buscar el archivo en la ubicacin correspondiente, le damos clic en Abrir para que Access comience la importacin del archivo de ExcelACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

6) Nos damos cuenta que Access cargo la ruta donde esta el archivo que seleccionamos.

7) Luego le damos clic en Aceptar para empezar la ImportacinACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

8) Access nos ayuda a importar los datos con un asistente, llamado Asistente para importacin de Hojas de Calculo9) Si nos podemos dar cuenta en el archivo de Access con el que vamos a trabajar se encuentran varias Hojas de calculo, solo vamos a importar la Hoja con la que deseamos trabajar, en este caso importare la Hoja 110)Le damos Clic en SiguienteACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

11) Seleccionamos la Opcin Primera Fila contiene encabezados de columna, es decir con esta opcin habilitamos o creamos los encabezados (Descripcin del campo) de cada registro en la BD.12)Le damos Clic en Siguiente

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

13) En el men Opciones de campo , podemos modificar tan la descripcin del campo como , el tipo de dato que se encuentra en dicho campo, esta opcin no la modificaremos.14)Le damos Clic en Siguiente

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

15) En la siguiente ventana nos mostrara una serie de opciones donde podemos crear una clave principal para relacionar las tablas en nuestra base de datos, Access toma por defecto la Opcin Permitir a Access agregar la clave principal OJO! NO HABILITAREMOS ESTA OPCION, POR QUE VAMOS A REALIZAR COMBINACIONES DE DATOS. Por ende escogemos la Opcin Sin clave Principal 16)Le damos Clic en Siguiente

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

17) Ya hemos terminado con la exportacin de los datos a Excel18)Le damos Clic en Finalizar

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

19) Access nos pide que si deseamos guardar los pasos de importacin, le decimos que no dejando esta opcin sin seleccionar20)Le damos Clic en Cerrar

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO

21) Finalmente hemos importado un archivo de Excel no vinculado a AccessACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALImportacin de un Archivo en Excel Vinculado

Esta Opcin Nos permite incorporar Directamente el archivo de Excel a Access, es decir , en esta opcin estamos Manipulando y editando Directamente los datos que estn en el archivo de Excel en Access, es por esto que es recomendable hacer un Back-Up del Archivo (Guardar una Copia)

Se importa el archivo y se carga en AccessEl archivo que se importo , sigue enlazado directamente a Excel, aunque Access este trabajando sobre el, es por esto que si hacemos cualquier modificacin, hagamos copia del archivo originalACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

1) Clic en el Men Datos Externos2) Clic en el Comando o Botn ExcelACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

3) Aparecer una ventana como esta, en la cual seleccionaremos la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, es decir Buscaremos el archivo de Excel en nuestra pc , la nica diferencia con el paso anterior es que el archivo seguir enlazado a excel4) Buscaremos el archivo que se creara como nueva tabla de la BD, le damos clic al Botn Examinar para buscar.ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

5) Verificamos que se cargue la ruta donde se encuentra el archivo6) Damos Clic en Aceptar

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

7) Access nos ayuda a importar los datos con un asistente, llamado Asistente para Vinculacin de Hojas de Calculo8) Nos damos cuenta que de igual manera nos va a mostrar las hojas de calculo del archivo, debemos seleccionar como en el procedimiento anterior la hoja que vamos a enlazar o vincular desde Excel.9)Le damos Clic en SiguienteACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

10)Clic en esta opcin para que los encabezados de cada columna nos diga la descripcin de los registros11)Le damos Clic en Siguiente

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

11) Vemos que Access a terminado de Vincular el archivo de Excel a la base de datos con la cual estamos trabajando.12)Le damos Clic en Finalizar

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

13) Si el proceso de vinculacin del archivo ha sido correcto nos saldr el siguiente mensaje en la pantalla y le damos Clic en Aceptar y culminaremos el proceso de vinculacin de datos.

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO

13) Nos damos cuenta que la tabla creada tiene un icono de Excel, esto quiere decir que el archivo que vamos a editar la copia original del archivo que esta vinculado a Access, por eso se recomienda guardar una copia del archivo.ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALCampos Combinados nico Registro (2 ARCHIVOS)

Aplicaciones :

Cuando tenemos Distintos archivos en Excel o Access (BASES DE DATOS) y queremos filtrar un nico campo combinado que es comn en esos archivos

EJ: Archivos Grandes en los cuales se desea Buscar un campo en comn (Cedula, fecha de pago, N de Factura) y filtrarla en el otro archivo que posee los mismos campos para comparacin de los datos.

Archivo en Excel de las Facturas No pagas del 2000-2010.xlsProceso de Filtrado en Access para buscar campos combinados para un nico registro que coincidaArchivo en Excel de las facturas pagas en 2010.xlsACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALProcedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida.

Clic en el Men Crear

Clic en el Comando Diseo de Consultas que se encuentra dentro del Grupo Consultas

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALProcedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida.3) Aparecer una pantalla como esta, daremos Clic Derecho, sobre el rea gris y escogemos la Opcin Mostrar Tabla, y tomamos las dos tablas que vamos a combinar dando clic a ambas.

4) Luego tomamos el campo o los campos que deseamos combinar, lo haremos arrastrando el campo de la tabla 1 al campo de la tabla 2, en este caso arrastraremos el campo Cedula de la tabla Hoja1 al campo CC de la tabla 2008

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALProcedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida.5) Al momento de arrastrar el campo se formara una unin entre estos campos con una lnea entre las tablas

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALProcedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida.

6) Para acceder a la propiedades de la combinacin de estos campos, damos doble clic o Clic derecho sobre la lnea para que nos salga el siguiente cuadro

7) Luego tomamos la primera Opcin que dice : Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales

8) Luego Filtramos colocando la tabla destino en la cual se va a realizar la combinacin, SIEMPRE, debemos colocar la tabla que contiene todos los registros para que nos tome Solo los registros que coinciden con la tabla que ya los tiene. En este caso mi tabla destino ser Hoja 1

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALProcedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida.9) Como sabemos que la tabla destino objeto de la combinacin es Hoja1, hacemos un filtro o Consulta en la cual agregamos todos los campos de la Hoja1 seleccionando Hoja1.*, esto ubicando la barra despegable que se encuentra el la cuadricula, el asterisco * quiere decir que me esta seleccionando todos los campos de esa tabla Hoja1

10) Luego debajo de la opcin Campo, seleccionamos la tabla destino objeto de la combinacin la cual es Hoja1

11) Luego damos clic en Ejecutar

ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIALProcedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida.11) Luego de realizar los pasos anteriores nos mostrara en la consulta que estamos modificando el resultado del procedimiento de combinacin de los campos

12) Ahora con la combinacin realizada procederemos a guardar dicha consulta, le damos Clic Derecho Guardar y luego nos saldr un recuadro Guardar Como y le daremos un nombre a nuestra consulta o simplemente le podemos dejar Consulta1

13)Hemos finalizado el proceso de combinacin de campos.

Microsoft WordHistoriaACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL40WORD AYUDA EMPRESARIAL HISTORIA

Surgi por la necesidad de crear un Programa capaz de Realizar y procesar el texto requerido para crear documentos, las grandes empresas necesitaban la rapidez y confiabilidad de un programa capaz de corregir los errores de digitacin, y acelerar el proceso documental para llevar el control de dichas corporaciones. La primera versin de Word fue creada en el ao 81, pero realmente su despegue fue en los aos 90, por su interfaz amigable

Word fue el primer procesador de texto que le mostraba de manera anticipada al usuario el formato final del documento con la tcnica WYSIWYG (What You See Is What You Get) que significa lo que estas viendo es lo que estas obteniendo , Microsoft Word es actualmente (2009) lder absoluto en ese sector del mercado, contando con alrededor de 500 millones de usuarios (cifras de 2008); y si bien ya ha cumplido sus 25 aos, contina su liderazgo

WORD AYUDA EMPRESARIALFUNCIONES DE WORD

Editar textos y aadirle diversas Caractersticas desde crear un prrafo simple , a disear una Portada de una Revista o trabajo

Una interfaz amigable y segura que permite manipular nuestro texto, hasta proteger la informacin de nuestro documento

La capacidad de crear grficos realmente completos integrados con informes o cualquier otro tipo de documento importante

Un entorno realmente Amigable y practico para realizar nuestras tareas diarias dentro del software

Microsoft WordCombinacion de CorrespondenciaACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL43WORD AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

El procedimiento para Combinar la correspondencia de una carta es la siguiente:

Ir a la Ficha CorrespondenciaIr al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia y despus Ir al comando Iniciar Combinacin de Correspondencia Seleccionar la Opcin Cartas

WORD AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

El procedimiento para Combinar la correspondencia de una carta es la siguiente:

Ir a la Ficha CorrespondenciaIr al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia y despus Ir al comando Iniciar Combinacin de Correspondencia Seleccionar la Opcin Cartas

WORD AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

Para seguir combinando correspondencia en la opcin cartas debemos crear o asignar la lista de destinatarios que se desplegaran al final de haber terminado y combinado los campos de dichos destinatarios.

El procedimiento es el siguiente:

Ir a la Ficha CorrespondenciaIr al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia Ir al comando Seleccionar Destinatarios Seleccionar la Opcin Escribir una lista nueva

WORD AYUDA EMPRESARIALDespus de haber realizado dicho proceso nos saldr un recuadro como el siguiente:

Este parte de la ventana nos describe los campos o elementos a Insertar.Esta opcin nos permite crear otra fila de campos o elemento a insertarNos permite eliminar una fila de elementos o campos que no queremos insertarNos permite agregar un campo no existente dentro de la base de datos de WordLe damos clic para aceptar los cambiosWORD AYUDA EMPRESARIALLuego del procedimiento anterior y haber digitado todos los destinatarios al darle aceptar, se nos abrir una ventana para guardar la ubicacin de nuestro archivo.

El siguiente paso despus de esto es el siguiente:

Ir al men CorrespondenciaIr al grupo Escribir e insertar CamposIr al comando Insertar Campo combinadoSeleccionar la lista de los campos combinados: Tratamiento, cargo, nombre Etc

WORD AYUDA EMPRESARIALPara finalizar el procedimiento de combinacin y correspondencia de cartas hay que combinarlas como ultima opcin de este proceso el cual es el siguiente:

Ir al Men CorrespondenciaGrupo Vista previa de ResultadosTomamos todos los registros combinadosIr al Grupo FinalizarDar clic en el Botn Finalizar y combinarDar clic en la opcin editar documentos individuales

1234 y 56WORD AYUDA EMPRESARIALLuego se nos abrir la siguiente Ventana:

Le damos la opcin de todos para que combine todos los registros y cree todos los documentos combinados y as habremos terminado este proceso de Combinacin de correspondencia en WordMicrosoft WordCarta ComercialACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL51WORD AYUDA EMPRESARIALPROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

Conceptos previos Reglas Icontec Norma 3393

Mrgenes para esta norma:

Mrgenes Superior : 3 y 4 Cm Inferior: 2 y 3 Cm Lateral Derecho: 2 y 3 Cm Lateral Izquierdo: 3 y 4 Cm

Interlineado 1,5

Espacios Entre Titulo y Prrafo 2 Espacios (2 Enter)

Elementos de la Carta comercial: Nit, Consecutivo, fecha, tratamiento, nombres y apellidos, cargo, nombre de la empresa, direccin, ciudad, saludo, texto, saludo de despedida, firma ( nombres y apellidos, cargo o N de documentacin si es una persona ordinaria , rubrica

Link Carta1, Link Carta 2, Link Diapositivas.

WORD AYUDA EMPRESARIAL

TRABAJANDO CON EL ENTORNO

Microsoft Word tiene tres caractersticas principales en su entorno: 1) La Ficha que es el men que contiene las opciones generales; 2) el grupo que a su vez es un submen que posee ciertos comandos que realizan cierta accin dentro de nuestro software; 3) el comando que es un Botn que cumple un rol especifico y modifica el entorno de nuestro procesador de texto EMPEZANDO CON EL TEXTO

Los estilos indican, el tipo de fuente, color y tamao predeterminado para nuestros ttulos y prrafosLa fuente permite darle una caracterstica nica a nuestro texto, cambindole , el color, tipo de escritura y el tamao, entre otras propiedades, esto puede ser a nuestro gustoEsta opcin nos modifica la organizacin del texto dentro de un prrafo, podemos justificarlo, centrarlo, alinearlo a la izquierda o la derecha, darle un interlineado o espacio entre los renglones del prrafo, entre otra propiedadesEsta opcin de Word nos permite buscar un texto dentro de todo el documento, remplazar una palabra, o hacer una seleccin total o parcial del contenido del textoWORD AYUDA EMPRESARIAL