SENA Diagrama Frank Ac.1
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SENA. ACTIVIDAD 1.ADMNISTRACIÓN DOCUMENTAL.APRENDIZ:Frank Alexander Giraldo López.
Elaborar un diagrama de flujo considerando los procesos que implica la administración documental.
Lugar: Hospital San Juan de Girón.NIT: 890203242-7Departamento : SantanderCiudad: Bucaramanga. Municipio: Girón.
La administración documentos se aplica en los documentos y a conservarlos depende a la T.R.D.
Actividades que realizan según la Ley 594 de 2000. Título II Art 5/6.
Elaboración de documentos y recepción de los mismos.Aplican Tablas de Retención Documental aprobada por el comité de archivos de la Empresa.Conservación y Restauración del acervo.Organización de fondos acumulados.
Se aplican las T.R.D. y procede a la eliminación de documentos, mediante un Acta de eliminación y las transferencias dependen del calendario de la empresa.
Artículo 22. Procesos Archivísticos.
Según la ley 594 del 2000.
Hospital San Juan de Girón/ Archivo de Historias Clínicas.
Pertenece a la Dependencia de Estadística.
Las historias clínicas, se organizan cronológicamente y/ o se elabora un rótulo, según el soporte.
Para el caso del Archivo Central pertenece a la Dependencia de Administración.
La gestión de documentos bajo el concepto de Archivo Total, se aplican procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Procesos archivísticos.Homogenización.Normalización.Salvaguarda.
Patrimonio documental.
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1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.
2. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
En el Archivo clínico se crean los expedientes de la historia clínica y reciben los documentos del paciente (Datos personales), las consultas, exámenes que el doctor le manda.
Administración documental.
El funcionario responsable del Archivo de las Historias Clínicas es denominado: Auxiliar de Estadística, quien registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los documentos que llegan, con un número de
radicado y firma el recibido. En el archivo central se hace el mismo proceso respetando el principio de orden original y de procedencia.
El funcionario aplica la T.R.D. y procede a clasificar la información de acuerdo al nivel de conservación.
Se Elabora y verifica el cronograma anual de transferencias, verifican periódicamente fechas programadas en el Cronograma, informan a las dependencias sobre transferencia primaria, se Organiza la Documentación a Archivar.Transferencia primaria de los documentos: Diligencia de Formato Único de Inventario Documental Radicación con el equipo radicador (Numero, Hora y Fecha).Tabla de Retención Documental aprobada por el comité de archivos de la Empresa.No hace Inventario de los expedientes.
Título IV & V art 21/26
Gestión de documentos
Auxiliar de Estadística es el responsable de la organización de archivos de gestión. Y todos aquellos documentos objeto a transferencia Documental al Archivo Central.
Se organizan
de acuerdo a la T.R.D.
Se ordenan los expedientes en carpetas de cartulina o cartón, teniendo en cuenta que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la respectiva rotulación, manteniendo el principio de orden original, folian los documentos.
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3. TRAMITE DE DOCUMENTOS.
El Archivo central se recibe expedientes de las dependencias de las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas y cajas).
El funcionario aplica, elabora y aplica la T.R.D.
En el Archivo Central.
Identificación de los expedientes para conservación total. Y/o
Almacenamiento de la documentación.
Según lo dispuesto Ley 594 de 2000.(www.archivogeneral.gov.co.)Se cumplen ciertos aspectos.
Titulo VI & VIII
Los funcionarios reciben la documentación para el respectivo trámite, préstamo, control y vigilancia.
Normalización
T. IV: Art. 19. En el Archivo de historias clínicas y Central Incorporan tecnologías en la administración y conservación de sus archivos, medios técnicos, electrónico, informático, que ayudan a la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
Creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.
Cuando se solicitan prestamos de expedientes al archivo Central. El funcionario verifica la información, y procede a realizar su búsqueda, responde a la solicitud, y procede a prestar la información solicitada.
FIN