Municipalidad Provincial del Callao / ABAMP

SELECCIÓN DOCUMENTALII

Javier Vargas Perales

En términos sencillos

Es el acto por el cual se eligen los documentos para su conservación permanente o su eliminación

En sentido estricto

Evaluación. Etapa en que se estudian los valores.

Selección en sí. Etapa en que se eligen los de más valor.

Expurgo, depuración o descarte. Etapa en el que se declara como innecesario un documento.

Eliminación. Etapa de destrucción.

La Selección y el Expurgo son una consecuencia de la evaluación o valoración de los documentos.

El expurgo se corresponde con la eliminación responsable.

¿Qué es Selección Documental?

Para el archivero Manuel Vásquez, la “Selección documental consiste en un estudio de valores: el valor para la administración que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la investigación del pasado (valor mediato o secundario).

Según el Diccionario de Terminología Archivística, Selección es la “operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración”.

Para nosotros, la selección documental es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus periodos de retención, en base a los cuales se formulará el PCD.

¿Qué es Selección Documental?

Técnicas de Selección

Son métodos directos que han sido utilizados y aún se siguen utilizando para la valoración y selección de documentos, pero no como regla general ni única.

• Por tipos documentales

• Por la antigüedad de los documentos

• Por su uso e interés administrativo

• Por su pertenencia a un nivel del organigrama

• Por series documentales

• A criterio de los empleados

Procedimientos de …

La Selección como una actividad profesional y metódica

Debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Identificación de las Series Documentales.

• Conocimiento del Nivel de Archivo en que debe realizarse la Selección.

• En qué momento del Ciclo Vital de los Documentos se realiza la Selección.

• Conocer cuáles son los valores que posee el documento de archivo.

• Contar con una Comisión o Comités Especializados para la valoración y selección de documentos.

Procedimientos ...

Procedimientos ...

1. Cuadro de Clasificación de Documentos (CCD)

PERS/00 PERSONAL01. Legajo de personal02. Planilla de remuneraciones02.01. Activos02.02. Pensionistas

03. Control de asistencia04. Licencias05. Cuadro de asignación de personal06. Comisiones especiales07. Programas de capacitación08. Presupuesto analítico de personal ©

09. Correspondencia interna09.01. Abastecimientos09.02. Planificación y presupuesto

10. Correspondencia externa10.01. Ministerio de Economía y Finanzas10.02. EsSALUD

Procedimientos ...

2. Conocimiento del Nivel de Archivo donde debe practicarse la selección documental.

• Archivos de gestión?

• Archivos periféricos?

• Archivo Central?

• Archivo Intermedio?

• Archivo Histórico?

Procedimientos ...

3. Estudio de las fases del Ciclo Vital de los Documentos. Saber en qué momento del ciclo vital se practica la selección.

Ciclo vital de los documentos

Estudio de las sucesivas etapas por la que pasa el documento de archivo desde su producción hasta su conservación definitiva o su destrucción.

Desde el punto de vista de la selección documental, el principio archivístico del proceso documental o ciclo vital de los documentos, establece tres fases o edades, cronológicas diferentes, durante su existencia.

Procedimientos ...

Fases del ciclo vital de los documentos

1ra FASE O EDAD: De formulación, producción y trámite del tipo documental

∙ Momento de formulación y producción del tipo documental

∙ Momento de trámite

2da FASE O EDAD: Administrativa

• Momento de vigencia administrativa

• Momento de plazo precaucional de conservación

3ra FASE O EDAD: Histórica o permanente

Procedimientos para realizar la Selección...

4. Análisis de los distintos Valores que posee una serie documental, valor administrativos, jurídico, contable, histórico (para la investigación histórica, social, económica, etc.)

Valor del documento. Es el interés que presenta un documento de archivo para la institución que lo ha producido, la persona que inicia o es destinatario de dicho documento y para la futura investigación.

Michel Duchein dice que es “... esencial para la valoración de los documentos, saber exactamente quién lo ha producido, en qué circunstancias, en el marco de qué proceso, con qué fin, para qué destinatario, cuándo y cómo ha sido recibido por éste; y por qué vías ha llegado a nosotros ...”

Procedimientos ...

Los documentos de valor temporal

Los documentos de valor temporal (eventual, pasajero o provisional), son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido los fines que los originó.

• Interesa a la institución productora y a la persona.

• Presentan este valor durante las facetas: administrativa, legal, fiscal, contable, científico-tecnológico.

• Existe durante: trámite, vigencia administrativa y plazo precaucional de conservación.

• Es evaluada por un comité especial.