SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL … · hoja de vida vs. requisitos De acuerdo al...
37
INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO OFICINA DE CONTROL INTERNO Fecha de presentación: 31/08/2016
Transcript of SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL … · hoja de vida vs. requisitos De acuerdo al...
INFORME DE
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL
CIUDADANO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Fecha de presentación: 31/08/2016
1
FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Componente: Gestión del Riesgo de Corrupción. Mapa de Riesgos de Corrupción.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO
FECHA RESPONSABLES
MONITOREO Y REVISIÓN
Procesos / Objetivo
Riesgo OCI NIVEL DE
CUMPLIMIENTO %
CONTROLES
Acciones asociadas al control
Periodo de ejecución
Acciones Registro
1. PLANEACIÓN DE LA GESTION
AMBIENTAL OBJETIVO:
Orientar Estratégicamente
todos y cada uno de los Procesos, tendientes al
cumplimiento de la misión y proyección
de la visión mediante la
formulación y ejecución de los
planes y programas de la entidad de
forma que se ejecuten las
políticas, planes y programas
Inadecuada aplicación de
los recursos de inversión en
proyectos que no contribuyan
al cumplimiento de la misión institucional
Procesos de inducción y reinducción
Cada vez que ingresa un
funcionario de nivel directivo
En reinducción de acuerdo a
la normatividad cada 2 años y/o cuando
haya cambio normativos
1. Actualización del manual de inducción de acuerdo a los
requerimientos de la norma. 2. Manual de funciones y
competencias laborales
3. Código de ética
Soporte de las
inducciones y reinducciones realizadas por
medio de listado de asistencia
Cada que se presente una
novedad
TALENTO HUMANO
La oficina de talento
Humano direcciona
dentro de un esquema de planificación los controles
aquí descritos y se
encuentran debidamente soportados
100%
2
nacionales en materia ambiental definidos por la ley
aprobatoria del Plan Nacional de
Desarrollo y del Plan Nacional de
Inversiones o por el MINISTERIO DEL
MEDIO AMBIENTE, así como los del
orden regional que le hayan sido
confiados conforme a la ley, dentro del
ámbito de su jurisdicción.
3
3- Planeación y Ordenamiento
Territorial Ambiental OBJETIVO:
COORDINAR Y ORIENTAR LA
ORDENACION DE CUENCAS
HIDROGRAFICAS Y EL TERRITORIO, LA GESTION DEL
RIESGO, LA PLANIFICACIÓN
DE LOS INSTRUMENTOS ECONOMICOS E IDENTIFICACIÓN
DE AREAS AMBIENTALMENTE ESTRATEGICAS
PARA SU DESARROLLO
SOSTENIBLE EN LA JURISDICCION.
Procesos de Planificación del Territorio sesgados a intereses
particulares
1. Conceptos técnicos
realizados con un equipo
interdisciplinario 2. Procesos de
reinducción 3. Socialización
de las Determinantes Ambientales
1. Cada vez que se
presente una solicitud para evaluación y concertación
ambiental territorial
2. En reinducción de acuerdo a la normatividad cada 2 años y/o cuando
haya cambio normativos
3. Una vez se construyan o se actualicen
las Determinantes
ambientales
1. Actualización de las
Determinantes Ambientales 2. Conceptos
técnicos integrales
generados por un equipo
interdisciplinario
1. Soporte de las
reinducciones realizadas por
medio de listado de asistencia
2. Conceptos técnicos
3. Listado de Asistencia a
la socialización
de las determinantes ambientales
Cada que se presente un cambio de
normatividad
Cada vez que alleguen
documentos de ordenamiento territorial para
evaluar y concertar
ambientalmente
TALENTO HUMANO
SUBDIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN AMBIENTAL
Los proceso de reinducción
se realizan conforme a los lineamientos
normativos y a las
necesidades del servicio;
de igual forma en el año 2013 se realizó la
socialización de las
determinantes ambientales y en el plan de acción Por una Región Viva 2016-
2019 quedó la actualización
de dichas determinantes ambientales
100%
4
4- Gestión de Trámites y Servicios
Ambientales OBJETIVO :
Otorgar concesiones,
permisos, autorizaciones y
licencias ambientales para el
uso, aprovechamiento o movilización de los recursos naturales
renovables o para el desarrollo de
actividades que afecten o puedan afectar el medio
ambiente y ejercer el control del uso,
movilización y comercialización de
los mismos.
Recibir prebendas
económicas por
favorecimiento en
otorgamiento de permisos,
autorizaciones y trámites,
quejas presentadas y
controles y seguimientos
realizados
1. Auditorías sorpresivas en
campo 2.
Fortalecimiento de los principios y valores éticos
3. Agilidad en los procedimiento
internos
1. De acuerdo al plan anual de auditorías
internas 2.
Socialización de principios y valores éticos a través del
código de ética de la
Corporación 3. Reinducción
de los procedimiento
s
1. Auditorías realizadas
2. Socializaciones del código de
ética 3. Procesos de
reinducción realizados
1. listado de asistencia
2. Evidencia de la
socialización del código de
ético 3. Informe de
Auditoría
De acuerdo al cronograma
OFICINA DE CONTROL INTERNO TALENTO HUMANO
La oficina de control interno consolidó el
plan anual de auditoría interna
avalado por el comité de
coordinación de control interno las auditorías
están planeadas en el ii semestre de 2016; sin
embargo existen
auditorías sorpresivas pero en este periodo no se
ha desarrollado
ninguna.
No presenta nivel de medición
porque no se han ejecutado aún auditorías por
parte de la OCI
5- Gestión de Talento Humano
OBJETIVO:
Administrar el talento humano
formulando políticas y directrices
encaminadas a propiciar el
desarrollo del
Expedición de certificaciones
y bonos pensionales
con información no
real, para el favorecimiento del solicitante.
1. Revisión de las hojas de vida 2. Revisión de las bases de datos con la
información del funcionario
3. Avalado por la subdirectora
Cada vez que se presente
Soportes de la revisión de las hojas de vida y expedición del
certificado
Certificados TALENTO HUMANO
Se realiza este proceso al momento en que se
presente el evento y se le
da cumplimiento
100%
5
personal y su bienestar
Plan de
capacitaciones y de incentivos dirigidos y con favoritismos.
1. Comité de bienestar y
capacitación 2. Consolidación y aplicación del
plan de capacitación ; el
cual se ha construido través
de encuestas
Al inicio del año para la
consolidación del plan
Cada vez que se reúna el
comité
Actas de comité de bienestar y capacitación
Plan de capacitación
estructurado y ejecutado
Plan de Capacitación
Actas de comité
suscritas
TALENTO HUMANO
Se está ejecutando
conforme a lo planteado en
el Plan institucional
de capacitación
100%
Manipulación indebida de
hojas de vida para beneficios
particulares.
1. socialización del código de
ética 2. Soportes de análisis de la
hoja de vida vs. requisitos
De acuerdo al cronograma
Realización de la socialización del código de
ética y soporte de análisis de las hojas de
vida vs. requisitos exigidos
Listado de asistencia y/o soportes de la socialización
TALENTO HUMANO
Se han realizado
actividades que fortalecen los principios y valores éticos
de la Corporación
100%
6- Gestión de Recursos
Financieros OBJETIVO:
Administrar adecuadamente los recursos financieros de la Corporación a
través las actividades
relacionadas con el presupuesto, tesorería y
contabilidad para proveer información útil para el control y
Favorecimiento a terceros
agilizando los pagos sin el llenos de los
requisitos
1. Software que no permite omitir
pasos en el procedimiento 2. Verificación
de los requisitos para el trámite de cuentas en
las áreas involucradas.
3. Socialización del código de
ética 4. Auditorías
internas 5. Conciliaciones
1. Cada vez que se realice
un pago 2. Las
conciliaciones bancarias se
realizan mensualmente 3. De acuerdo al Plan anual de auditorias
1. Verificación de requisitos
para el pago de cuentas
2. Informe de las
conciliaciones bancarias
3. Auditorías internas
1. Formato de verificación de
requisitos 2.
Conciliaciones bancarias realizadas
3. Informe de auditorías
CONTABILIDAD OFICINA DE CONTROL INTERNO
El proceso de conciliación
presenta demoras; los
otros dos puntos se les
da cumplimiento
70%
6
la toma de decisiones dentro de la corporación.
Bancarias dentro de los tiempos establecidos
7- Gestión de Archivo y
Correspondencia OBJETIVO:
Administrar, conservar y vigilar la
gestión de la documentación
producida y recibida por la Corporación en desarrollo de su
misión.
Sustracción, eliminación o manipulación
indebida de los documentos
de archivo en cualquiera de
sus fases (gestión, central,
histórico)
1. Existe un protocolo
enmarcado en un
procedimiento para el préstamo de documentos.
Al momento de solicitar los documentos
Software actualizado
Planillas de software
Cada vez que se requiera
CENTRO DE DOCUMENTOS
Se realiza conforme a los procedimiento enmarcados dentro del sistema de
gestión integral y de acuerdo a los parámetros del software
100%
7
8- Gestión de Compras y
Contratación OBJETIVO: Apoyar
la Gestión integral para la adquisición
de los recursos, bienes y servicios, cumpliendo con los requisitos legales y aquellos definidos por la Corporación.
Estudios previos y
Pliegos de condiciones
sesgados para favorecer a
terceros
1. Se realiza la revisión del
estudio previo verificando que cada una de las dependencias encargadas de su elaboración
cumplan con los criterios técnicos,
financieros y jurídicos con el fin de que estén ajustados a la normatividad
legal, en caso de incumplimiento
se hace la respectiva
devolución con las
observaciones pertinentes.
2. Se da cumplimiento a los procesos de publicidad de los
procesos de contratación;
decepcionando y absolviendo la
totalidad de observaciones
que se hagan al
Cada vez que el proceso de contratación
se lleve a cabo en sus
diferentes etapas
1. Estudios previos
revisados conforme a los
criterios técnicos,
financieros y jurídicos con el fin de que estén ajustados a la normatividad
legal. 2. Publicación
de los procesos de contratación de acuerdo a la
normatividad 3. Evaluación de propuestas conforme a las
condiciones establecidas en
los pliegos.
1. Estudio previo
debidamente aprobado por
los responsables. 2. Verificación en SECOP de la publicación. 3. verificación Evaluación de
las propuestas.
RESPONSABLES DE
PROYECTAR LOS ESTUDIOS
PREVIOS OFICINA
ASESORA JURIDICA
La oficina jurídica
cumple con todos los
filtros expuestos en
este mapa
100%
8
pliego de condiciones o invitaciones
públicas garantizando el
acceso y participación de los interesados. 3. Se establecen criterios en los
pliegos de condiciones y en las invitaciones
públicas, objetivos de
participación y selección de
oferentes y se realizan las
correspondientes evaluaciones de propuestas
en cumplimiento de dichos requisitos.
9
9- Gestión de Recursos Físicos
OBJETIVO: Apoyar
logísticamente la planeación y
adquisición de bienes y servicios de la Corporación
Autónoma Regional de la Orinoquia,
mediante el mantenimiento
locativo, el buen uso de las instalaciones, la administración y
custodia de los bienes y entrega de
insumos.
Manipulación de inventarios fuera de los parámetros legales con
beneficio privado.
1. Software que no permite omitir
pasos en el procedimiento 2. Inventario distribuido a personal de
planta. 3. Procedimiento
y Protocolos establecidos 4. Auditorías
sorpresivas para verificar
existencias 5. Política de autocontrol
realizan verificación de existencias por parte de la Jefe
de Recursos Físicos
1. El registro del software se
realiza de acuerdo al
reporte de una novedad
2. Auditorías internas
sorpresivas de verificación de
existencias son anuales y cuando sean
requeridas por la dirección
general
1. Actualización del software 2. Informe de
auditorías internas
3. Informe de verificación de existencias por parte de la jefe
de recursos físicos
1. Planillas de software
2. informe de auditorías internas
RECURSOS FÍSICOS
ALMACÉN OFICINA DE CONTROL INTERNO
El Software fue
actualizado; se encuentra funcionando
pese a que al principio fue
un poco dispendioso
pero se realizó el
acoplamiento de manera eficiente, la
Jefe de recursos
físicos realiza auditorías
esporádicas al área de
almacén y la oficina de
control interno realiza
anualmente una
verificación del inventario en cierre de
vigencia y una auditoría
conforme a lo descrito en el Plan anual de
auditorías
100%
10
11- Gestión de Cartera
OBJETIVO:
Recaudar, conforme a la ley, las
contribuciones, tasas, derechos,
tarifas y multas por concepto del uso y
aprovechamiento de los recursos
naturales renovables, en el
territorio de su jurisdicción con
base en las tarifas establecidas por la Corporación o las
definidas en procesos
sancionatorios
Cohecho durante el proceso de
Cobro Coactivo con
el fin de provocar la
Prescripción de
obligaciones
1. Base de datos actualizada de
todos los procesos con su correspondiente
estado. 2. Darle
cumplimiento a los
procedimientos de cobro coactivo
De acuerdo a los procesos aperturados
1. Base de datos
actualizada 2.
Procedimiento cumplidos
1. Base de datos
2. Formatos del sistema de gestión
integral conforme al
procedimiento de cobro coactivo
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
El proceso de gestión
disciplinaria dio
cumplimiento a cada uno de
los requerimientos del sistema de gestión de
la calidad
100%
11
12- Gestión TICS OBJETIVO:
Disponer de sistemas de información
orientados a los objetivos de la
Corporación, así como salvaguardar
la memoria institucional en
medio magnético.
Incumplimiento de las
políticas de seguridad de
manera negligente y/o
con intencionalidad
1. Backups de la información
2. Filtrado de paquetes.
3. Antivirus Actualizados. 4. Auditorías
Internas.
1. La Información Financiera - Diariamente.
B-Información Usuarios -
Incremental diariamente. 2 - Filtrado paquetes -
Diariamente Todo el tiempo
(IPCOP). 3. Antivirus - Diariamente.
Información Salvaguardada.
IPCOP implementados para el filtrado de paquetes.
Antivirus activos y actualizados en los equipos de cómputo.
Log de registro de
Backup para base de datos e información.
Reglas de IPCOP. Visor de
Sucesos de cada equipo (Antivirus).
ÁREA DE
SISTEMAS
La oficina de sistemas siempre
propende por la seguridad
de la información y
ha ido avanzando en
controles eficientes que permitan tener un alto grado de confianza
en cuanto a la protección de la seguridad.
80%
13- Comunicación OBJETIVO:
Fortalecer la imagen institucional a través de la divulgación de
las acciones corporativas a los grupos de interés
internos y externos
Uso indebido de los canales y medios de
información y comunicación para favorecer
intereses particulares
1. Plan de medios definido
2. Implementación
del plan de medios
3. Autorización de contenidos a
publicar
1. La definición del plan de medios se realiza a
principio del año
2. La operativización de acuerdo al
plan establecido 3. Cada vez que se va
publicar un contenido
1. consolidar el plan de medios
2. Puesta en marcha del plan
de medios
1. Plan de medios
2. Soportes de las
acciones realizadas 3. Noticias publicadas
OFICINA DE
PRENSA
La oficina de prensa tiene
consolidado el plan de
medios el cual es aprobado por el comité
directivo
100%
12
15- Evaluación Independiente
OBJETIVO: Evaluar
objetivamente el Sistema Gestión
Integral, así como la gestión, resultados
de retroalimentación de clientes de la
Corporación, con el fin de orientar a las dependencias en la
identificación y planteamiento de
soluciones, promoviendo el mejoramiento continuo y el fomento de la
cultura de autocontrol.
Informes de Auditoría Internas
subjetivas ajustadas a los
intereses de los
responsables del proceso Auditado.
1. Plan anual de auditorías internas
2. Ejecución del Plan anual de
auditorías internas por
encima del 90% 3. Capacitación
auditores internos
4. Estrategias de autocontrol
1. De acuerdo al cronograma de auditorías
internas 2. De acuerdo
al plan de mejoramiento de autocontrol
1. Realización de auditorías
internas 2. Realización de estrategias de autocontrol 3. Realización
de capacitaciones a los auditores
internos
1. Informes de auditorías
2. Soporte de las
estrategias realizadas en
cuanto a política de autocontrol 3. listado de asistencia
OFICINA DE CONTROL INTERNO
La oficina de control interno consolida el
boletín informativo
OCINOTICIAS el cual ha
venido siendo una
herramienta para fortalecer el autocontrol por otro lado se tiene un
plan de mejoramiento
hacia este punto.
100%
16- Gestión Disciplinaria
OBJETIVO: Evaluar
objetivamente el desarrollo del
Proceso de control disciplinario a fin de prevenir, corregir y sancionar aquellas actuaciones que contravienen con
los deberes y obligaciones de los funcionarios de la
Favorecimiento a los sujetos
procesales dentro del proceso
disciplinario.
Comunicar la apertura de
investigación de cada proceso a la Procuraduría General de la
Nación. En caso de archivar la
investigación se comunica a la
parte quejosa a fin de que
instaure recurso de apelación si a
1. Cada vez que se inicia un proceso. 2. cada vez
que se profiera el acto
administrativo. 3. De Acuerdo al cronograma
de Plan de Auditorías Internas
1. Realización de auditorías
internas 2.
Comunicaciones a procuraduría de apertura de
proceso 3.
Comunicación en caso
archivada la investigación
1. Los oficios de
comunicación que reposan
en los respectivos
expedientes. 2. Informe de
Auditoria Interna
OFICINA DE CONTROL INTERNO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
Se realiza la respectiva
comunicación a la
Procuraduría cuando se finiquita un proceso.
100%
13
Corporación, promoviendo la
eficiencia, efectividad y la ética de los funcionarios
frente a las actuaciones propias
de su cargo.
bien lo tiene. Auditorias por
parte de la oficina de control
interno de gestión. El
ejercicio del poder preferente por parte de la Procuraduría
cuando esta lo considere
pertinente a fin de salvaguardar
el debido proceso.
14
Componente: RIESGOS
Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones Responsable Fecha de Cumplimiento
Verificar, adecuar y Socializar a todos los funcionarios de CORPORINOQUIA, la Política de la administración del riesgo y de la nueva metodología de administración del riesgo de corrupción 2015 De ser el caso y de haberse presentado adecuaciones a la política de administración del riesgo, realizar los ajustes a que haya lugar y socializarla dejando evidencia de la gestión
Se consolidó el mapa de riesgos de corrupción conforme a los lineamiento normativos y a la última actualización
100% Subdirección de Planeación Ambiental Profesional Especializado
Primer Semestre 2016
Socializar a los servidores públicos de CORPORINOQUIA la nueva metodología de administración del riesgo
Se realizó la correspondiente socialización de la metodología y se realizaron mesas de trabajo para efectuar la consolidación del documento
100%
Subdirección de Planeación Ambiental Profesional Especializado
Primer Semestre 2016
15
Programar grupos de trabajo con los dueños de los procesos (16) para la implementación de las acciones.
Se llevaron a cabo las mesas de trabajo con los líderes de cada proceso y su equipo de trabajo
100%
Subdirección de Planeación Ambiental Profesional Especializado Control Interno y líderes de procesos
Primer Trimestre 2016
Consolidación del mapa de riesgos de corrupción
Se tiene plenamente definido el mapa de riesgos con todo el análisis pertinente.
100%
Subdirección de Planeación Ambiental Profesional Especializado
Primer Trimestre 2016
Realizar seguimiento y acompañamiento a la implementación de las acciones de identificación de riesgos de corrupción
Se hizo cuando se realizó el trabajo en los grupos
100%
Jefe de Control Interno Primer Semestre 2016
Diseñar y poner en marcha las estrategias para para que los funcionarios y contratistas conozcan, debatan y formulen sus observaciones al Mapa de Riesgos de CORPORINOQUIA
Se hizo por dependencia y con mesas de trabajo independientes por cada una de las áreas
100%
Subdirección de Planeación Ambiental Profesional Especializado Área de Sistemas
Primer Semestre 2016
16
Generar e implementar las acciones para que la ciudadanía, usuarios y los interesados externos conozcan y manifiesten sus observaciones al Mapa de Riesgos de CORPORINOQUIA
Se realizó la respectiva publicación del borrador del mapa de riesgos de corrupción y un link para que manifestaran las consideraciones a que haya lugar
100%
Subdirección de Planeación Ambiental Profesional Especializado Área de Sistemas
Primer Semestre 2016
Generar las políticas de operación dentro del proceso de administración del riesgo, incluyendo los mecanismos para su ajuste
Se proyectó la actualización del manual de políticas de operación
100%
Líderes de Procesos Subdirección de Planeación Ambiental Profesional Especializado
Primer Semestre 2016
Generar un informe sobre la efectividad del seguimiento a cada una de las actividades definidas en el primer componente
La oficina de control interno cumple con los plazos establecidos en la ley.
100%
Jefe de Control Interno 10 Mayo/16 10 Sept/16 Enero 2017
17
Componente: Rendición de Cuentas
Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones Responsable Fecha de Cumplimiento
Identificar y dar a conocer a los servidores públicos los criterios para la generación de datos y reportes de actividades en pro del cumplimiento de las metas físicas del Plan de Acción de la vigencia a reportar,
No se ha realizado medición de cumplimiento dado que lleva un mes de aprobado el Plan de Acción "Por una Región Viva" 2016-2019
100%
Se consolidó el informe de seguimiento del Plan de Acción de conformidad a los lineamientos del plan
Subdirección de Planeación may-16
Identificar y proponer los espacios y mecanismos para el diálogo con los usuarios para atender las incertidumbre, dudas e inquietudes frente a la socialización del seguimiento al cumplimiento del Plan de Acción
Se dio cumplimiento a la audiencia pública para el plan de acción 2016-2019 Por una Región Viva
100% Soportes en la Secretaría General
Subdirección Planeación Ambiental Secretaria General
Segundo Semestre 2016
Diseñar e implementar una estrategia encaminada a aumentar la participación ciudadana desde una cultura institucional.
Se encuentra en proceso de diseño e implementación
N/A
Secretaría General Segundo Semestre 2016
18
Programar y realizar informe de análisis de la trazabilidad de la participación ciudadana en la rendición de cuentas.
Se encuentra en proceso de programación y ejecución
N/A
Secretaria General Anual
Realizar auditorías internas enfocadas al cumplimiento de las estrategias del componente de rendición de cuentas
Está definido en el Plan Anual de Auditorías Vigencia 2016
100%
La auditorías internas cumplen con la ley de transparencia y son publicadas en la Página Web y en la red de la corporación
Jefe de Control Interno Anual
19
Componente: Mecanismos para Mejorar la atención al Ciudadano.
Componente Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones Responsable Fecha de Cumplimiento
Formular acciones que fortalezcan el nivel de importancia e institucionalidad del tema de servicio al ciudadano a su interior, reforzando el compromiso de la Alta Dirección,
Capacitaciones de servicio al Cliente, valores y principios. Mejorar las instalaciones de la Corporación
Se han realizado capacitaciones de servicio al cliente a los funcionarios
100% Se realizó una capacitación de servicio al cliente
Comité Directivo Vigencia 2016
Fortalecer las acciones de comunicación entre la dependencias que lidere la mejora del servicio al ciudadano al interior de la Corporación
Se consolidó el plan de medios que permite tener una articulación más fluida en las comunicaciones entre las dependencias Puesta en marcha del plan de medios
Se consolidó el plan de medios
100%
El plan de medios se consolidó y se encuentra en la oficina de prensa
Comité Directivo Vigencia 2016
20
Realizar un Autodiagnóstico para identificar los ajustes requeridos a los espacios físicos de atención y servicio al ciudadano para garantizar su accesibilidad de acuerdo con la NTC 6047.
Consolidar el diagnóstico de la estructura física de la Corporación vs. necesidades Necesidades solventadas
Se realizó el diagnóstico; la corporación tiene claramente definidas las necesidades expuestas.
50% Subdirección Administrativa y Financiera
Vigencia 2016
Implementar instrumentos y herramientas para garantizar la accesibilidad a las páginas web de las entidades (Implementación de la NTC 5854).
Actualizar la Página web Generar una estrategia desde el área de sistemas que permita la accesibilidad a otras entidades
Se realizó la actualización de la página web de la Corporación
100% Área de Sistemas jun-16
21
Implementar y/o fortalecer los sistemas de información que faciliten la comunicación de los usuarios y accesos a ella.
Generación de una estrategia que permita el fortalecimiento de la comunicación entre la Corporación y los usuarios.
Se encuentra en proceso de diseño
100%
Se encuentra operando el chat corporativo con
un equipo multidisciplinario
en donde se le pueda dar
respuesta a cada una de las
inquietudes de los usuarios
Área de Sistemas Vigencia 2016
Implementar mecanismos para revisar la consistencia de la información.
Generación de una estrategia que permita el fortalecimiento de la comunicación entre la Corporación y los usuarios.
Se encuentra en proceso de diseño
100% Área de Sistemas Vigencia 2016
22
Definición de protocolo que permita medir resultados de los indicadores de desempeño de los canales de atención; así mismo consolidar estadísticas sobre tiempos de espera, tiempos de atención y cantidad de ciudadanos atendidos.
Generación de una estrategia que permita el fortalecimiento de la comunicación entre la Corporación y los usuarios.
Se encuentra en proceso de diseño
100% Comité Directivo Vigencia 2016
Fortalecer las competencias de todos los servidores públicos en temas de atención al ciudadano.
Capacitaciones de servicio al Cliente, valores y principios.
Se ha realizado una capacitación de servicio al cliente
100%
El soporte se puede ver en la oficina de talento humano
Área de Talento Humano Vigencia 2016
23
Promover espacios de sensibilización para fortalecer la cultura de servicio al interior de la Corporación.
Capacitaciones de servicio al Cliente, valores y principios.
Se ha realizado una capacitación de servicio al cliente
100%
El soporte se puede ver en la oficina de talento humano
Área de Talento Humano Vigencia 2016
Fortalecer los procesos de selección del personal
Procedimientos actualizados
Se realizaron la actualización a los procedimientos propios de la gestión del talento humano
100% Área de Talento Humano Vigencia 2016
Programar y realizar la evaluación de desempeño
La evaluación de desempeño se realizará conforme a los lineamientos de la normatividad
Se realizó la evaluación de desempeño
100% Área de Talento Humano Vigencia 2016
Programar en el Plan Institucional de Capacitación.
Realizar la programación del plan institucional de capacitación
Se realizó la programación tomando como referencia el aporte de los funcionarios
100% Soporte plan anual de capacitación
Área de Talento Humano Vigencia 2016
24
Establecer y/o fortalecer un reglamento interno para la gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
Crear un reglamento interno para las peticiones, quejas y reclamos
Procedimiento de retroalimentación el cliente
100% Oficina de control interno Vigencia 2016
Gestionar la incorporación dentro del reglamento interno sobre los mecanismos para dar prioridad a las peticiones presentadas por menores de edad y aquellas relacionadas con el reconocimiento de un derecho fundamental
Crear un reglamento interno para las peticiones, quejas y reclamos
Procedimiento de retroalimentación el cliente
100%
Comité Directivo Vigencia 2016
25
Elaborar periódicamente informes de PQRSD para identificar oportunidades de mejora en la prestación de los servicios.
Consolidar el informe de retroalimentación del cliente
Se consolidó el informe de retroalimentación del cliente del II trimestre de 2016
100%
Oficina de control interno Trimestral
Identificar, documentar y optimizar los procesos internos para la gestión de los trámites y otros procedimientos administrativos, validando la efectividad de los protocolos a través de auditorías.
Procedimientos actualizados
Se realizó la actualización de los procedimientos de conformidad a todos los procesos del sistema de gestión de calidad
100%
Líderes de Procesos Responsable del Sistema de Gestión Integral
dic-16
26
Realizar campañas informativas sobre la responsabilidad de los servidores públicos frente a los derechos de los ciudadanos.
Se consolidó el plan de medios que permite tener una articulación más fluida en las comunicaciones entre las dependencias porque permite articular el quehacer diario de la Corporación Puesta en marcha del plan de medios
Se consolidó el plan de medios
100%
Talento Humano dic-16
Caracterizar a los ciudadanos - usuarios - grupos de interés.
Procedimientos actualizados
Se realizó la actualización
100%
Comité Directivo dic-16
27
Realizar periódicamente mediciones de percepción de los ciudadanos respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta institucional y el servicio recibido, e informar los resultados a la alta dirección con el fin de identificar oportunidades y acciones de mejora.
Consolidar el informe de retroalimentación del cliente
Se consolidó el informe de retroalimentación del cliente del ii trimestre de 2016
100%
Jefe de la Oficina de control interno
Trimestral
28
Componente: Mecanismos para la Transparencia y el Acceso a la Información.
Componente Actividades programadas Actividades cumplidas % de avance Observaciones Responsable Fecha de Cumplimiento
Verificar y Validar la Publicación de la información mínima obligatoria sobre la estructura orgánica de la Corporación.
Consolidación de un cronograma de los informes que se deben publicar en la Página Web Seguimiento de la OCI
Se consolidó el cronograma de informes de la CAR
100% Líderes de Procesos Permanente
Publicación de información mínima obligatoria
Consolidación de un cronograma de los informes que se deben publicar en la Página Web Seguimiento de la OCI
Se consolidó el cronograma de informes de la CAR
100% Líderes de Procesos Área de Sistemas
Permanente
29
Divulgación de datos abiertos (datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos)
Generación de un plan de trabajo
En proceso de ejecución y verificación
20% Líderes de Procesos Área de Sistemas
Permanente
30
Publicar la información sobre contratación pública
Realizar la publicación de la información de contratación pública conforme a la normatividad
Permanente 100% Área de Jurídica Permanente
Publicar y divulgar la información establecida en la Estrategia de Gobierno en Línea
Realizar la publicación de la información de gobierno en línea conforme a la normatividad
Permanente 100% Área de Sistemas Permanente
31
Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información. Se especificará el valor unitario de los diferentes tipos de formato y se soportará dentro de los parámetros del mercado, teniendo como referencia los precios del lugar o la zona de domicilio de la entidad.
Realizar un análisis de aplicabilidad del principio de gratuidad
Se cuenta con un acto administrativo que soporta el cobro de fotocopias de la información requerida
100% Comité Directivo Abril de 2016
Revisar los estándares del contenido y oportunidad de las respuestas a las solicitudes de acceso a información
Definir directrices a cada subdirector
Procedimientos estandarizados dentro del sistema de gestión de la calidad
100% Comité Directivo Abril de 2016
32
pública, verificando:
Generar las políticas de operación para la Implementación del registro o inventario de activos de Información, el esquema de publicación de información y el Índice de Información Clasificada y Reservada, divulgarlas e implementarlas.
Se definirán las políticas de operación en el manual de políticas de operación
Se realizó la actualización del manual dando un enfoque a la implementación del registro o inventario de activos de información.
100% Líderes de Proceso Abril de 2016
33
Realizar el seguimiento a la efectividad en la implementación del registro o inventario de activos de Información, el esquema de publicación de información, y el Índice de Información Clasificada y Reservada
Consolidar los informes de seguimiento PAAC
Presentación de los informes de seguimiento al PAAC
100% Jefe de Control Interno Sgto. PAAC
Articular los instrumentos de gestión de información con los lineamientos del Programa de Gestión Documental.
Revisión y actualización de los procedimientos de gestión documental
Procedimientos actualizados
100% Secretaria General Marzo de 2016
34
Diseñar los mecanismos y Divulgar la información en formatos alternativos comprensibles.
Realizar una revisión de los formatos, procesos y procedimientos que hacen parte integral del sistema de gestión integrado
Sistema de Gestión integral actualizado
100% Líderes de proceso Mayo de 2016
Adecuar y/o fortalecer los medios electrónicos
Fortalecer a las dependencias con la tecnología necesaria
Se ha realizado el fortalecimiento de la tecnología en toda la corporación
70% Subdirección de Planeación Ambiental Área de Sistemas.
Primer trimestre del año.
Definir Grupos étnicos, culturales o en condición de discapacidad a los que atiende la institución
Actualización del Manual de gestión integrado
Se realizó la actualización el manual de gestión de calidad
100% Comité Directivo Vigencia 2016
35
Diseñar un mecanismo de seguimiento al acceso a información pública, generando un informe de solicitudes de acceso a información el cual debe contener: 1. El número de solicitudes recibidas. 2. El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. 3. El tiempo de respuesta a cada solicitud. 4. El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información
Consolidación de un mecanismos a través de los medios electrónicos para vislumbrar este informe para la toma de decisiones
En proceso de actualización
20% Comité Directivo Vigencia 2016
36
Elaboró
LILIANA AGUDELO CIFUENTES Jefe De La Oficina De Control Interno
