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GOBIERNO DE LA CIUDALCra.B a No. 10-65 Tel. 3813000 www.bogota.gov .

Secretaria General ll.iALCA LDIA MAYOR DE BOG0TA D-C-

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asttra: ENTIDADES DISTRITALESSecretaría

GENERAL'-` 8 a ' C TRALOf IA DE BO OTA D.C.

DIRECTIVA N° 005

Para: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOSADMINISTRATIVOS, DIRECTORES DE INSTITUTOS, UNIDADESADMINISTRATIVAS ESPECIALES Y ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS,EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL, VEEDURÍADISTRITAL Y RECTOR DE ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

De: ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

Asunto: DIRECTRICES PARA PREVENIR CONDUCTAS IRREGULARESRELACIONADAS CON INCUMPLIMIENTO DE LOS MANUALES DEFUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS Y LA PÉRDIDA DE ELEMENTOS YDOCUMENTOS PÚBLICOS.

Por primera vez en la historia de la administración distrital se cuenta con la informaciónconsolidada originada en los expedientes disciplinarios tramitados por las dependencias decontrol disciplinario interno. Esta información reposa en el "Sistema Distrital deInformación Disciplinaria" y . se convierte en insumo fundamental para la adopción depolíticas y estrategias tendientes a atacar los focos generadores de conductas irregulares delos servidores distritales.

Para la extracción, organización, análisis metodológico de esta información y supresentación y asesoría a la alta dirección distrital tendiente a la expedición de políticas yestrategias preventivas para mejorar la gestión distrital, se creó el Subcomité de AsuntosDisciplinarios del Distrito Capital (Resolución No. 367 de 2007).

En la sesión del 31 de marzo de 2008, esta instancia, luego de analizar la información quereporta el Sistema Distrital de Información Disciplinaria, determinó que, en vista de la grancantidad de información (correspondiente a aproximadamente 22.000 expedientesdisciplinarios), y bajo el esquema de la unidad de materia, era indispensable quemetodológicamente se priorizara el análisis de variables que, por su cobertura, frecuencia eimpacto, afectan en mayor medida la gestión distrital, así:

a. En cuanto a las tipologías disciplinarias, se estableció como constante, que lasconductas que generan la mayor cantidad de actuaciones disciplinarias en el distrito son, ensu orden:

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GENERAL CONTRALORA DE BXczTA D.0.

005Incumplimiento de manuales de funciones y de procedimientos.Pérdida de elementos o documentos.

b. En relación con la forma de culpabilidad, se concluye que la gran mayoría deconductas, que han sido objeto de esta clasificación por parte del operador disciplinario, serealizan bajo la modalidad culposa, es decir, son originadas en la negligencia, imprudencia oen el desconocimiento de la normatividad que regula la función de cada servidor( Constitución Política, leyes, reglamentos internos, manuales de funciones y deprocedimientos).

c. Analizado el perfil de los investigados, se establece que el mayor porcentaje deprocesos se concentra en la gestión adelantada por los niveles asistencial y profesional.

Así las cosas, se puede concluir que el mayor porcentaje de procesos disciplinariosadelantados por las dependencias de control disciplinario interno del distrito (equivalenteaproximadamente a una tercera parte del total de expedientes tramitados), se origina enconductas relacionadas con el incumplimiento de los manuales funciones y procedimientos ycon la pérdida de elementos o documentos.

Adicionalmente, se evidencia que la mayoría de estas conductas son originadas en lanegligencia o el desconocimiento de la normatividad aplicable, concentrándose dichoincumplimiento,principalmente en servidores de los niveles asistencial y profesional.

En consecuencia, en aras de dar aplicación rigurosa a los principios orientadores de lafunción administrativa, optimizar la gestión distrital y salvaguardar la responsabilidad de losservidores distritales, se hace indispensable que cada una de las entidades distritales adoptemecanismos tendientes a atacar las causas de dichos fenómenos.

En tal virtud, todas las entidades distritales deberán diseñar y aplicar estrategias queatiendan a sus necesidades y especificidades, pero que como mínimo contengan laimplementación de las siguientes medidas:

1. Frente a la pérdida de elementos y documentos

1.1. Frente a la pérdida de elementos:

- Verificar que los manuales de procedimientos relacionados con el manejo de bienespropendan, no solamente por su- eficiente y oportuna utilización, sino también por su efectivasalvaguarda.

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GENERAL^CONTR ,L{ íA DE BC =TA D.C.

005- Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen losriesgos sobre los activos de la entidad.

- Establecer sistemas efectivos de actualización y control de inventarios.

- Asegurar que se disponga de los medios de conservación y seguridad indispensables parala salvaguarda de los bienes que forman parte del mobiliario de las oficinas y puestos detrabajo, con especial énfasis en los sitios donde se almacenen elementos.

- Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban queden claramente detalladaslas obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades delcontratista estableciéndose su rigurosa aplicación en caso de pérdida de elementos.

- Incorporar en los contratos, en los cuales, teniendo en cuenta su objeto, sea necesarioponer al servicio de los contratistas elementos públicos, cláusulas relacionadas con laconservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro opérdida.

- Con el propósito de disminuir el impacto originado en la pérdida de elementos se deberáhacer seguimiento a la constitución, vigencia y cobertura de las pólizas de seguros de losbienes de la entidad.

- Diseñar y aplicar una estrategia de capacitación en la cual se haga especial énfasis en estatemática.

1.2. Frente a la pérdida de documentos:

- Verificar la implementación y revisar el efectivo cumplimiento de las normas archivísticas yde conservación de documentos.

- Verificar que los manuales de funciones y de procedimientos relacionados con el manejode documentos garanticen, no solamente su eficiente y oportuno trámite, sino también suefectiva salvaguarda.

- Reforzar el sistema de control interno tal manera que se definan y minimicen los riesgosde pérdida o destrucción de la documentación pública.

- Establecer los mecanismos de recepción y trámite de documentos, que permitan realizarcontrol, hacer seguimiento y determinar el responsable de los mismos.

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Secretaria General 2 1ALCALINA MAYOR DE BOGOTA O-G-

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N CONTRALORIA DE B OTA

- Incluir dentro de la estrategia de capacitación diseñada, esta temática.

2. Frente al incumplimiento de manuales de funciones y de procedimientos.

- Revisar que los manuales de funciones y de procedimientos no sólo consulten lasnecesidades de cada entidad, sino que sean claros para los servidores responsables de suaplicación.

- Realizar una estrategia comunicacional, a través de medios físicos o electrónicos, quegarantice el acceso de los servidores a sus manuales de funciones y de procedimientos, asícomo a sus actualizaciones.

- Verificar que en la estrategia de capacitación diseñada se haga énfasis en la aplicaciónrigurosa de los manuales de procesos y de procedimientos.

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios diseñará un modelo de capacitación enmateria disciplinaria, diferenciado por niveles de cargos y que atienda a las tipologíasdetectadas, el cual será suministrado a las oficinas y dependencias de control disciplinariointerno de las diferentes entidades distritales, quienes a su vez serán las encargadas,conjuntamente con las dependencias de talento humano, de diseñar y aplicar una estrategiaque permita la inducción y reinducción de sus servidores. Esta estrategia deberá diseñarseantes del 31 de julio de 2008 y desarrollarse en el transcurso del mismo año.

Se reitera que, ante la evidencia clara de que los servidores públicos desconocen lanormatividad que regula su actividad, en especial sus manuales de funciones y de procesosy procedimientos, lo cual constituye la principal fuente de conductas irregulares de losservidores distritales, la estrategia que se adopte debe incluir un fuerte componente decapacitación y socialización al respecto.

Teniendo en cuenta el tamaño de las entidades y la estructura de las dependencias decontrol disciplinario, la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios, previa solicitud formal,podrá apoyar la realización de estas capacitaciones.

Las oficinas de control interno dispondrán en sus planes de auditoría, seguimiento yevaluación lo pertinente para verificar el cumplimiento de los lineamientos contenidos en estaDirectiva y serán las encargadas de informar los resultados al Subcomité de AsuntosDisciplinarios del Distrito Capital.

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Secretaria GeneralALCAIDIA MAYOR DE BOGOTA O.C.

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Trdmíte: CIRCULAR h•íad!G: DEVUELTOA OFICINA

005 ALCALDÍA MAYO

Rcd!crs g lirexcrs 0 DE BOGOTÁ D.C.

Secretaría °: ENTIQADEB DI8TF2!TALE8

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A más tardar el 31 de julio del año en curso todas las entidades distritales deberán remitir, através de sus oficinas de control interno de gestión y con destino a la Secretaría Técnica delSubcomité de Asuntos Disciplinarios del Distrito Capital en cabeza del Director Distrital deAsuntos Disciplinarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, uninforme contentivo de las actuaciones programadas y realizadas para dar cumplimiento a lapresente directiva.

El Subcomité de Asuntos Disciplinarios consolidará la información remitida por las entidadesdistritales y presentará ese informe al Comité Sectorial de Gestión Pública. Adicionalmente,antes de terminar la presente vigencia se analizará la información que reposa en el SistemaDistrital de Información Disciplinaria para medir el impacto de las medidas adoptadas.

Cordialmente,

SAMUEL MORENO ROJASAlcalde Mayor

C.C. Contralor Distrital de Bogotá D.C.Personero Distrital de Bogotá D.C.

Proyectó: Wilmar Darío González — Libia Magali Duque — Miguel Díaz PradaRevisó: Wilmar Darío González B.Aprobó: Subcomité de Asuntos Disciplinarios del Distrito Capital

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ALCALDÍA MAYOR

O Os DE BOGOTÁ D.C.

Secretaría

GENERAL

MEMORANDO

CódigoDependencia 2214200

Para DR. YURI CHILLÁN REYESSecretario General

De DIRECTORA JURÍDICA DISTRITAL YSUBDIRECTORA DE CONCEPTOS

Asunto Proyecto de Directiva que previene las causas de conductas queoriginan sanciones disciplinarias

No. de radicación Trámite Actividad3-2008-13623 Revisión de Legalidad3-2008-13731

Respetado doctor Chillán:

El Director Distrital de Asuntos Disciplinarios de esta Secretaría remitió un Proyectode Directiva, que contiene "Directrices para prevenir conductas irregularesrelacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientosy la pérdida de elementos y documentos públicos"? para la firma deLseñor AlcaldeMayor.

La información que sirvió de insumo para el Proyecto de Directiva fue repo rtada por,,.el Sistema Distrital de Información Disciplinaria, el cual fue adoptado mediante elDecreto 284 de 2004. A su vez, ese Decreto previó la constitución de una ComisiónDistrital de Control Disciplinario, cuya creación se difirió hasta tanto el Sistemaestuviera implementado en cada una de las entidades distritales.

Para dar cumplimiento a esa previsión, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de.Bogotá expidió lá Resolución 367 de 2007,' rmediante la cual..creó el Subcomité de*Control Disciplinario que funciona actualmente y está integrado por los Jefes deControl Disciplina rio de todas las Secretarías, del Departamento Administrativo del

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Secretaría

GENERAL

Se rvicio Civil, un representante de las Empresas Sociales del Estado, y unrepresentante de las Entidades' Descentralizadas de acuerdo al tema que trate elSubcomité. Entre las funciones asignadas al mismo se encuentra la de apoyar yasesorar a la Administración Distrital en materia disciplinaria.

La adopción de la Directiva y su contenido se analizó en la sesión del Subcomité deAsuntos Disciplinarios del Distrito, celebrada el 31 de ma rzo de 2008, cuyasconclusiones se registraron en el Acta No. 002 de esa fecha. A dicha reuniónasistieron los Jefes de Asuntos Disciplinarios de las siguientes entidades distritales:Secretaría Distrital de Integración Social, Secretaría Distrital de Gobierno, SecretaríaDistrital de Ambiente, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría General delDistrito, Secretaría Distrital de Planeación y Secretaría de Educación del Distrito.

Es de mencionar que el Acta No. 002 del Subcomité de Asuntos Disciplinariosregistra como ausentes a los jefes de Control Disciplinario de seis entidadesdistritales: Secretaría de Desarrollo Económico, Secretaría Distrital del Hábitat,Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Depo rte, Secretaría Distrital de Salud ySecretaría Distrital de Movilidad y el Depa rtamento Administrativo del Servicio Civil.

De otra pa rte, el documento cuenta con dos títulos,:

El primero establece medidas tendientes a evitar la pérdida de elementos y dedocumentos en las entidades distritales, tales como, la verificación de los manualesde funcionamiento en cuanto se relacionan al manejo de bienes y documentos,reforzar el sistema de control interno frente a la conservación de bienes ydocumentos, establecer sistemas efectivos de actualización y control de inventariosen cuanto a los bienes y el control y seguimiento de los documentos.

El segundo título contiene directrices para las entidades distritales a fin de superar elincumplimiento de manuales defunciones y de procedimientos, como por ejemplo,revisar los manuales para establecer que en efecto cumplen las necesidades de laentidad y que están redactados en forma clara para los servidores públicos; buscarla difusión de los manuales y verificar que en la estrategia de capacitación seenfatice en el obligatorio cumplimiento de los mismos.

En consecuencia, se estima procedente que eC_Señor,. Alcalde_ Mayor - suscriba elproyecto de acto administrativo sometido a su consideración, mediante el cual seirrmparten directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con el

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Secretaría

GENERAL

incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida deelementos y documentos públicos.

Atentamente,

ART' YANETH VELENO QUINTER AMPAR D L PILAR LEÓN SALCEDO

Anexo: Proyecto de Directiva en cinco (5) foliosEstudio previo y antecedentes en dieciocho (18) folios

Proyectó: Sandra Mejía Garcíar,Revisó: Amparo León SalcedoAprobó: Ma rtha Yaneth Veleño Quintero

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2211600-FT-011. Versión 04


INGRESO Y REPARTOCORRESPONDENCIA

DIRECCION JURIDICAVENC. -May-O8

No. RADICACION CDI 3-2008-13731

OTROS RADICADOS 3FECHA DE RECEPCION CDI 8-may-08FECHA DE RECEPCION OFICINA 8-may-08DESPACHO REMITENTE DIRECCIÓN JURÍDICA DISTRITAL

N° FOLIOS 23 folios

TIPO DE TRAMITE [j TERMINO PARA RESOLVER (DIAS) 8

AsuntosPROCEDENCIA ESPECIFIQUE

disciplinarios

ASUNTO proyecto de directiva a traves de la cual se impa rten instrucciones a entidadesdistritales para atacar las causas de las princ. Conductas irregularidades de los

RESPONSABLE 5 dí`o,, q^ Cc Oc{ o"-oSOBSERVACIONES. I URGENTE 1 Q'

Para su información

Estudiar onceptuar

nca e del as nto

P e irme

Coordinar respuesta con

Hablar conmigo del asunto .

Asistir

Para archivar

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Firma del abogado que recibe

Firma de la Secretaría que recibe

08/05/2008 03:51 p.m.

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3-2008-13623No. RA DICA CION CDI

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N° REGISTRO INTERNO 1564

FECHA DE RECEPCION CDI 07-may-08

FECHA DE RECEPCION OFICINA 07-may-O8REMITENTE DESPACHO SECRETARIA. GENERALN° FOLIOS 23F

NOMBRE DEL SOLICITANTE 0

TIPO DE TRAMITE [ Qtros 30 TERMINO PARA RESOL VER (D 145) 30

PROCEDENCIA r3Gabinete DistritalSECRETARÍA GENERAL ASUN

-Li J_ESPECIFIQUE DISCIPLINARIOS

ASUNTO: Proyecto Directiva para firma de/A/ca/de Mayor

RESPONSABLE Instrucciones Dra. Verónica González

OBSERVACIONES

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OVD-i^ tíl ^v ^cî^^c1n

Oficina CDI Por favor remitir esta con radicación a/Despacho de la Secretaría General. Gracias

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ARCHIVADO EN,

NPR/2004

14:2507/05/2008

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DE BOGOTÁ D.C. ü.>s r:c^. ^ ^4r^ ' RETASO ct E tes._.Secretaría

GENERAL

MEMORANDO

Código 2210113DependenciaPara Dr. YURI CHILLAN REYES

Secretario GeneralDe Director Distrital de Asuntos Disciplinarios

Asunto Proyecto directiva para firma del Alcalde MayorNo. de radicación Trámite Actividad

Cordial saludo.

De manera comedida me permito remitir para su revisión y tramite ante el señorAlcalde Mayor, el proyecto de directiva a través de la cual se imparteninstrucciones a las entidades distritales para atacar las causas de las principalesconductas irregulares de los servidores distritales. Al efecto, me permito poner a suconsideración los siguientes antecedentes:

1. Mediante Decreto 284 de 2004, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá,se creó la Comisión Distrital de Asuntos Disciplinarios, la cual tendría comopropósito analizar la información consolidada en el Sistema Distrital deInformación Disciplinaria, pero difiriéndose su funcionamiento al momentoen que el sistema en mención estuviera implementado en la totalidad deentidades distritales.

2. A finales del año 2007 se cumplió con este requisito, motivo por el cual elComité Sectorial de Gestión Pública creó y reglamentó el Subcomité deAsuntos Disciplinarios del Distrito Capital (Resolución 367 de 2007), cuyoobjeto principal es la extracción, organización y análisis metodológico de lainformación disciplinaria, como insumo para la expedición de políticas yestrategias tendientes a atacar los focos generadores de conductasirregulares de los servidores distritales.

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Secretaría

GENERAL

3. En la sesión del 31 de marzo del año en curso, esta instancia, luego deanalizar la información que repo rta el Sistema Distrital de InformaciónDisciplinaria (aproximadamente 22.000 expedientes disciplinarios, entreactivos y terminados), evidenció la presencia de una serie de variables, quepor su cobe rtura, frecuencia e impacto afectan en mayor medida la gestióndistrital y por ende es impo rtante abordarlas de manera urgente,enfocándose en ellas la directiva proyectada.

4. Es de anotar que en la elaboración de la directiva no solo pa rt iciparon losintegrantes del Subcomité de Asuntos Disciplinarios del Distrito Capital,amplios conocedores de la situación disciplinaria del distrito, sino quetambién se contó con la colaboración de administradores públicosvinculados a la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, expertos enformulación de políticas públicas.

5. Anexo al presente, adicional al proyecto de directiva, encontrará eldocumentos contentivo del estudio previo realizado que sirvió de soporte ala directiva, así como copia del acta de segunda sesión de Subcomitédonde, entre otros aspectos, se concluye acerca de la necesidad de acudira la presente estrategia preventiva.

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WILMR'DA 9NZA1EZ BURITICADirector Dis x^tos DisciplinariosSecretar' nlcoSubcomité de Asuntos Disciplinarios del Distrito Capital

Anexo: Lo anunciado en 21 folios.

Proyectó: Wilmar D. González BuriticáRevisó: Wilmar D. González Buriticá

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Secretaría

GENERAL

ACTA DE SUBCOMITE DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS DEL DISTRITO

ACTA No. 002

FECHA: 31 de marzo de 2008

HORA: 2:00 p.m.

LUGAR: Auditorio tercer piso Sede calle 53

ASISTENTES:

JAIRO MONCADA CAMARGOJefe Oficina de Asuntos . Disciplinarios

SECRETARIA DISTRITAL DEINTEGRACION SOCIAL

LIA ROSA ARANGO HINCAPIEJefe Oficina de Asuntos Disciplinarios

SECRETARIA DISTRITAL DEGOBIERNO

WILMAR DARIO GONZALEZ BURITICASecretario Técnico

SECRETARIA GENERAL DELDISTRITO

ANA LUCY CASTROJefe Oficina de Control Disciplinario

SECRETARIA DISTRITAL DEPLANEACION

ANDREA AYALA QUINTANA MANUEL GERMAN MARTINEZSubsecretaria General y de Control Jefe Oficina de control Disciplinario

Disciplinario - SECRETARIA DE EDUCACION DELSECRETARIA DISTRITAL DE DISTRITO

AMBIENTE

FANNY FERNANDEZJefe Oficina de Control Disciplinario

SECRETARIA DISTRITAL DEHACIENDA

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Secretaría

GENERALINVITADOS:

HECTOR FERRERDirector Unidad De Investigaciones

EspecialesPERSONERÍA DISTRITAL DE BOGOTÁ

AUSENTES:

MARTHA MADRID MALOSubsecretaria de Desarrollo Económico

y Control DisciplinarioSECRETARIA DE DESARROLLO

ECONOMICO

YANETH SUAREZ ACEROSubsecretaria General y de Control

DisciplinarioSECRETARIA DISTRITAL DE

CULTURA, RECREACION Y DEPORTE(Se excusó formal y previamente)

NATALIA ESCOVAR LOZANOSubdirectora de Gestión Corporativa y

de Control DisciplinarioDEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

GEMMA EDITH LOZANODirección-de Gestión Corporativa y

Control DisciplinarioSECRETARIA DISTRITAL DEL

HABITAT

JUAN E. VARELA BELTRANSubsecretaría de Salud y de Control

DisciplinarioSECRETARIA DISTRITAL DE SALUD

Jefe de Control DisciplinarioSECRETARIA DISTRITAL DE

MOVILIDAD(No había sido designado para el

momento de la sesión)

Concurren con voz pero sin voto:

LUZ MARINA MELOAsesora

SECRETARIA DISTRITAL DECULTURA, RECREACION Y DEPORTE

ELKIN PAUL RODRIGUEZAbogado- Contratista

SECRETARIA DISTRITAL DELHABITAT

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GOBIERNOOLLA MUDAD

04

Información: Línea 1952211600-FT-008. Versión

Cra. 8a No. 10 - 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co



Secretaría

GENERAL

ALBA LUCIA BASTIDAS MARIA CECILIA REYESJefe Oficina Jurídica Asesora

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO GICELLA HURTADODEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL Profesional Especializado

SECRETARIA DISTRITAL DE SALUDMARIA VICTORIA GALLEGO

ProfesionalSECRETARIA DISTRITAL DE

MOVILIDAD

ORDEN DEL DIA:

1°. Verificación de Quórum2°. Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior3°. Repaso general de la metodología a aplicarse4°. Elección del representante de las Empresas Sociales del Estado5

0. Elección del representante de las entidades descentralizadas del Distrito.

6°. Presentación consolidada de las principales tipologías7°. Definición de la política a adoptar.8° Acciones Claves Acordadas — Responsable — Fecha9° Plan de seguimiento — Actividades programadas — Actividades ejecutadas

DESARROLLO:

1°. Verificación del quórum.

Debido a que, siendo las 2:00 p.m., concurrieron personas de las entidades con vozpero sin voto, se considera que aún no existe quórum deliberatorio por lo que elsecretario técnico recomienda aplazar el inicio de ' la sesión hasta las 2:30 p.m.,esperando la presencia de los demás integrantes del subcomité.

Siendo las 2:30 p.m. se hacen presentes otros integrantes por lo que se establece elquórum necesario para deliberar y decidir.

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GOBIERNO lE LA CIUDAD

Cra. 8a No. 10 - 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 1952211600-FT-008. Versión

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Decretarla

GENERAL2°. El Secretario Técnico procede a la lectura del acta correspondiente a la primerasesión del Subcomité a Asuntos Disciplinarios la cual fue aprobada por losasistentes.

3° Repaso general de la metodología a aplicarse

Dado que dentro de los asistentes del día de hoy se encuentran funcionarios que noparticiparon en la primera sesión se hizo necesario hacer en recuento general de lametodología para el análisis bajo la cual va a operar esta instancia

4°. Elección del representante de las Empresas Sociales del Estado en el Subcomité

El Secretario Técnico informa sobre la necesidad de elegir un representante por lasEmpresas Sociales del Estado procede a presentar el estudio de las condiciones delas dependencias de control disciplinarios de las Empresas Sociales del Estado,destacando información tal como cantidad de procesos, conformación, tamaño delas entidades y conocimiento del derecho disciplinario o proactividad frente a lasactividades del Distrito.

Interviene la doctora Lia Rosa Arango Hincapié Jefe de la Oficina de AsuntosDisciplinarios de la Secretaría de Gobierno indicando que el Hospital Engativá tieneoficina constituida, frente a lo cual el doctor Wilmar González aclara que si bien tieneoficina, al igual que el Hospital Rafael Uribe Uribe, las mismas no están en cabezade un jefe sino de un asesor, con lo cual se concluye que no están adecuadas a lanormatividad al efecto.

El doctor Jairo Moncada Camargo, Jefe de la Oficina de Control Disciplinario de laSecretaría de Integración Social, expresa que se debe tener en cuenta que no seimponga el representante, sino que sean directamente las ESES las que elijan surepresentante.

Se somete a votación la moción propuesta por el doctor Moncada y la totalidad delos participantes con voto la aprueban.

5°. Elección del representante de las entidades descentralizadas del Distrito.

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GENERALTeniendo en cuenta que la moción presentada en el punto anterior aplica también eneste caso, se procede a someter a votación la propuesta del doctor Moncada, la cualtambién es aprobada.

Se deja constancia que la Secretaría Técnica dispondrá lo necesario para realizar laelección de los representantes de las ESES y del sector descentralizado en lascondiciones aprobadas por el Subcomité.

6°. Presentación consolidada de las principales tipologías

De la información que se presentó en la primera sesión se puede establecer que sedeben analizan tres variables fundamentales dentro de este proceso de definición depolítica disciplinaria, a saber:

1. Tipologías disciplinarias (Conductas irregulares)2. Formas de incursión en las conductas (Dolo o Culpa)3. Perfil de los cargos de los servidores investigados

El análisis de los datos permite referenciar las conductas irregulares másreiterativas; de una parte el incumplimiento del manual de funciones oprocedimientos (21% de los casos) y de otra la pérdida o daño de documentos oelementos propiedad del Estado (17% de los casos).

Adicionalmente, el análisis de la información estadística de la gestión de los asuntosdisciplinarios del distrito arroja como resultado que el mayor porcentaje de procesosse concentra en la gestión adelantada por los niveles asistencial y profesional.

La tendencia estadística también permite evidenciar que cerca del 65% de losprocesos disciplinarios, adelantados históricamente por las dependencias de controldisciplinario interno del distrito donde se ha clasificado la forma de culpabilidad, tieneorigen culposo, bien sea por conductas negligentes o por la inaplicación de lanormatividad que regula la función.

Para verificar que estos resultados, que consultan la información disciplinaria desdeel nacimiento de las dependencias de control disciplinario (año 1995), sigan vigentesen la actualidad se extractó la información disciplinaria de las mismas variables, perotomando como periodo de medición entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2007

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GENERALvalidándose los resultados (salvo en relación con los perfiles de cargos, dondeaparece en el primer lugar el profesional y, en segundo, el asistencial,manteniéndose de todas formas estos dos perfiles de cargos como los másinvestigados).

De acuerdo con lo anterior se puede concluir que:

La negligencia, imprudencia o la inaplicación de la normatividad que rige lafunción de los servidores distritales es la principal generadora de conductasirregulares en el distrito, siendo las más reiterativas (aproximadamente el 40%de los expedientes disciplinarios), la violación de manuales de funciones y deprocedimientos y la pérdida de elementos y documentos, concentrándose elmayor porcentaje de investigaciones en servidores del nivel asistencial yprofesional.

Nótese como la inaplicación de la normatividad que regula la función de losservidores distritales no solo se constituye en uno de los elementosgeneradores de las conductas culposas (inaplicación de normas de obligatoriocumplimiento), sino que también se configura como la principal tipologíadetectada (violación de manuales de funciones y de procedimientos), motivopor el cual se considera indispensable que se revise de manera estructural, nosolo la forma en que cada entidad elabora sus manuales sino los mecanismosadoptados para que sus funcionarios los conozcan y los apliquenadecuadamente.

Se hace evidente entonces que el desconocimiento de la normatividad queregula la actividad de los servidores públicos, con especial énfasis en susmanuales de funciones y de procesos y procedimientos, son la principal fuentede conductas irregulares en el distrito y por ende las estrategias a adoptarsedeben incluir un fuerte componente de capacitación y socialización alrespecto.

7°. Definición de la política a adoptar.

De acuerdo con lo expuesto en precedencia se hace necesario que se diseñe unaestrategia o se defina una política o directriz acerca del cumplimiento de losmanuales de funciones y de procedimientos y la perdida de elementos odocumentos, por lo que desde la Secretaría Técnica del Subcomité de Asuntos

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GENERALDisciplinarios se elaboró un proyecto de Directiva que les fuera remitida junto con elanálisis de la información y que se somete a consideración de los miembros.

El doctor Héctor Ferrer informa que de acuerdo con la encuesta aplicada por laPersonería Distrital la tipología mas investigada por los controles internosdisciplinarios del Distrito Capital es las presuntas irregularidades en contrataciónestatal.

El doctor Wilmar González aclara que de acuerdo con la información que reporta enel Sistema Distrital de Información Disciplinaria es un tema que merece serconsiderado porque sigue en orden de importancia a los dos propuestos en estasesión. Precisando además que se priorizaron para ser analizados los reportesrelacionados con las principales tipologías, la forma de culpabilidad. Se hace énfasisen que el análisis respectivo y el proyecto de directiva fueron elaborados por ungrupo interdisciplinario incluyendo administradores públicos y abogados. De otraparte se hace énfasis en la necesidad de un acto administrativo proferido por elAlcalde Mayor ya que la problemática a atacar tiene dos características especiales:

1. Ha sido constante en el transcurso del tiempo (1995 a 2007)2. Cobija transversalmente a todas las entidades del Distrito.

La doctora Lía Rosa asegura que debe tenerse en cuenta en manos de quién seencuentran los bienes, porque en muchos casos son contratistas sobre los que notenemos facultad para investigar. El doctor González le aclara que dentro del textode la Directiva se propuso precisamente una estrategia que cobija a los contratistasde prestación de servicios.

El doctor Manuel Germán Martínez señala que de las actividades propuestas en laDirectiva para la Secretaría de Educación del Distrito es muy difícil llevarla a caboteniendo en cuenta que la planta es de 34 mil funcionarios, que no considera quedeba estar ligado al Subcomité sino que se debe crear un esquema específico decapacitación, por lo que solicita dar un tratamiento especial a la Secretaría deEducación.

La doctora Lía Rosa manifiesta que la Secretaría de Gobierno cuenta confuncionarios para brindar capacitación pero que considera que no pueden losfuncionarios de la Oficina de Asuntos Disciplinarios de allí dedicar tiempo a ello porcuanto el número de expedientes es numeroso, que prefiere que los abogadosdediquen su tiempo al trámite de procesos.

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Secretaría

GENERAL

La doctora Andrea Ayala interviene afirmando que hay entidades que son pequeñasdonde las cargas laborales son agobiantes, y que la función disciplinaria es anexa ouna de las tantas que debe cumplir un mismo funcionario por lo que desarrollaractividades de capacitación sería muy complicado.

La doctora Fanny Fernández manifiesta que es impo rtante capacitar pero que laSecretaría de Hacienda dentro del plan de acción de la dependencia ha propuestoacudir incluso a una vídeo conferencia de normas mas relevantes, con lo cual cadaentidad no tendría que organizar la capacitación sino que se hace una sola a niveldistrital correspondiendo a las entidades acondicionar el espacio para que se puedarecibir la vídeo conferencia.

El doctor Moncada manifiesta que retomando la posición del doctor Martínez sedebe analizar el tamaño de cada entidad para saber si se compromete o no a lacapacitación de todos sus funcionarios, que de acuerdo con el plan de acción parapoder capacitar a los funcionarios de integración social tardaría muchas sesiones,que tan solo con un mes que lleva en el cargo puede afirmar cuáles son sus mayorestipologías investigadas, que para el caso de la Secretaría de Integración Social esirregularidades en la atención a usuarios, por ello considera que se debe revisar si secuentan con herramientas para trabajar, tales como inducción y reinducción, por elloconsidera que el plazo que da la directiva es muy corto. Además que considera quese debe posponer la directiva, que no ve la necesidad de correr con la firma de ladirectiva, que se debe contar con el apoyo además de al Procuraduría General de laNación, considera valioso fortalecer las inducciones y reinducciones, no se sabe sise aumentó o no si ha disminuido o no la tipología respecto a esas capacitacionespara determinar cómo ha afectado esa capacitación. Por último pone a disposiciónel listado de publicaciones efectuado por la Secretaría de Integración Social dandolectura a su contenido.

El doctor Wilmar González manifiesta que se debe tener en cuenta que no se tratade la tipología particular de las entidades, sino que se trata de una labor transversal,que si se revisan los datos por entidad en algunas la tipología aparece de primera,de segunda o tercera, que otras tipologías son posibilidades de capacitaciónparticular de cada entidad que sabrá cuáles son los temas específicos que deben serabordados, cada entidad debe tener libertad de gestión.

La doctora Lía Rosa interviene manifestando que si bien tiene poco tiempo puedeobservar que en la Secretaría de Gobierno existe una problemática grande en

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GENERALrelación con las querellas, que tienen una problemática muy específica en relacióncon las Alcaldías Locales, que tienen una gran fuente de investigaciones en elmanejo de recursos por pa rte de las Alcaldías Locales entre otros por la falta dedescentralización administrativa. El doctor Wilmar le manifiesta que la temática dedescentralización administrativa y en general la propuesta respecto de la Alcaldíashace pa rte de una problemática distinta.

La doctora María Cecilia Reyes asesora de la Secretaría de Salud manifiesta querevisando el POA hay puntos enfáticos sobre el autocontrol donde se tienenelementos importantes sobre talento humano, directamente relacionados con si selos funcionarios se están actualizando, si en realidad conozco o no mis funcionespara determinar si puedo no ejercer mi autocontrol.

El doctor González afirma que con base en las ideas o necesidades pueden seresas u otras propuestas dependiendo los recursos del Distrito, porque no essolamente en el ámbito de la capacitación sino que se requiere una estrategiaintegral.

La doctora Gicella Hurtado manifiesta que se han definido estrategias tanto internascomo externas a nivel de cargos que han generado resultados muy útiles.

El doctor Wilmar reconoce que en Distrito existen operadores disciplinarios quetienen experiencia extensa, que vienen adelantando actuaciones o expedientes, porello la experiencia que ha tenido la Secretaría General es un esquema decapacitación por niveles de acuerdo con el nivel y tipo de faltas, utilizando lenguajesencillo, se ha publicado una cartilla con casos investigados y decididos, por ello sehan adelantado conversatorios por la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios,por lo que la propuesta con la directiva es entregar un esquema de capacitación quesea útil para todas las entidades del Distrito.

El doctor Moncada propone que para el próximo comité se alleguen los temas conque se puede contar como apoyo por parte de la Secretaría General.

La doctora Fanny Fernández manifiesta que si se puede hacer una sola charlatrayendo un experto con lo que sería un esfuerzo general y no de cada entidad.

El doctor Wilmar menciona que la experiencia de la Secretaría General es que lacapacitación focalizada es más útil y efectiva.

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GENERALEl doctor Moncada propone que se busque apalancamiento para que el Alcaldeapoye la estrategia de prevención recomendada aquí, entre otras cosas para quecada secretario impulse de manera concreta cada sector.

Se concluye entonces acerca de la necesidad de aplazar la fecha para presentar laestrategia de capacitación para el 31 de julio, así como de dejar abierta la posibilidadde que cada entidad, según su tamaño, sus especificidades, sus fortalezas ydebilidades, diseñe su propia estrategia de capacitación.

Se somete entonces a consideración del Subcomité la aprobación del proyecto dedirectiva propuesta, una vez se incorporen las inquietudes mencionadas, siendovotada favorablemente por los integrantes.

El secretario técnico somete a votación la moción de ampliar el plazo lo que se votade manera unánime para que se corra la fecha para la entrega de la informaciónhasta el 31 de julio, previo el diseño del esquema de capacitación por parte de laDirección Distrital de Asuntos Disciplinarios.

El doctor Wilmar asegura que el apoyo del Alcalde está dado con la firma de laDirectiva, que igualmente le corresponde a las cabezas de sector hacer seguimientoo diseñar estrategias para coordinar o apoyar la actividad de capacitación en susentidades adscritas o vinculadas.

Tema para la siguiente sesión:

El doctor Wilmar González expone quesesión del subcomité es lo relacionadoadministrativa.

la problemática a abordar en la próximacon derecho de petición y contratación

El doctor Moncada propone hacer seguimiento a la Directiva, se debe buscar lo quese pueda hacer de acuerdo a sus posibilidades

8°. ACCIONES CLAVES ACORDADAS REPONSABLE FECHA1 Modificar la redacción de la Directiva en

cuanto que el propósito a 31 de julio de 2008 esdiseñar una gran estrategia de capacitación porcada entidad distrital.

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2. Presentar informe sobre decisiones anuladaso demandada ante la jurisdicción contenciosaadministrativa.

ACTIVIDADES PROGRAMADASEJECUTADASEJ

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9°. PLAN DESEGUIMIENTO

CONVOCATORIA:

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Proyectó: LIBIA MAGALI DUQUE BRAVORevisó: WILMAR DARIO GONZALEZ BURITICA

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Decretara

GENERAL

SUBCOMITE DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS DEL DISTRITO CAPITAL

SEGUNDA SESIÓN

MARZO 2008

ANTECEDENTES:

En la primera sesión del Subcomité se presentó información extraída del SistemaDistrital de Información Disciplinaria, correspondiente al periodo comprendido entreel 1 de enero de 1995 y el 31 de diciembre de 2007, la cual, debido a su extensión,hace indispensable que metodológicamente se prioricen datos que por su frecuenciae impacto afectan de mayor manera la gestión distrital.

Es así como se analizan tres variables fundamentales, a saber:

1. Tipologías disciplinarias (Conductas irregulares)2. Formas de incursión en las conductas (Dolo o Culpa)3. Perfil de los cargos de los servidores investigados

El análisis de los datos permite referenciar las conductas irregulares másreiterativas; de una parte el incumplimiento del manual de funciones oprocedimientos (21%) y de otra la pérdida o daño de documentos o elementospropiedad del Estado (17%).

Adicionalmente el análisis de la información estadística de la gestión de los asuntosdisciplinarios del distrito arroja como resultado que el mayor porcentaje de procesosse concentra en la gestión adelantada por los niveles asistencial (29%), y profesional(20%).

La tendencia estadística también permite evidenciar que cerca del 65% de losprocesos disciplinarios, donde se ha clasificado la forma de culpabilidad,adelantados en el distrito, tiene origen culposo, bien sea por conductas negligentes opor la inaplicación de la normatividad que regula la función.

Para verificar que estos resultados, que consultan la información disciplinaria desdeel nacimiento de las dependencias de control disciplinario (año 1995), sigan vigentes

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Secretaría

GENERALen la actualidad, se extractó la información disciplinaria de las mismas variables,pero tomando como periodo de medición entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de2007, validándose los resultados (salvo en relación con los pe rfiles de cargos dondeaparece en el primer lugar el profesional y, en segundo, el asistencial,manteniéndose de todas formas estos dos pe rfiles de cargos como los masinvestigados) :

De acuerdo con lo anterior se puede concluir que:

La negligencia, imprudencia o la inaplicación de la normatividad que rige lafunción de los servidores distritales es la principal generadora de conductasirregulares en el distrito, siendo las más reiterativas (aproximadamente el 40%de los expedientes disciplinarios), la violación de manuales de funciones y deprocedimientos y la pérdida de elementos y documentos, concentrándose elmayor porcentaje de investigaciones en servidores del nivel asistencial yprofesional.

Nótese como la inaplicación de la normatividad que regula la función de losservidores distritales no solo se constituye en uno de los elementosgeneradores de las conductas culposas (inaplicación de normas de obligatoriocumplimiento), sino que también se configura como la principal tipologíadetectada (violación de manuales de funciones y de procedimientos), motivopor el cual se considera indispensable que se revise de manera estructural, nosolo la forma en que cada entidad elabora sus manuales sino los mecanismosadoptados para que sus funcionarios los conozcan y los apliquenadecuadamente.

Se hace evidente entonces que el desconocimiento de la normatividad queregula la actividad de los servidores públicos, con especial énfasis en susmanuales de funciones y de procesos y procedimientos, son la principal fuentede conductas irregulares en el distrito y por ende las estrategias a adoptarsedeben incluir un fuerte componente de capacitación y socialización alrespecto.

Por lo tanto es necesario definir un derrotero para establecer las estrategias deintervención frente a estas circunstancias.




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GENERALOBJETIVO:

Garantizar la efectividad los principios y fines previstos en la ley para el ejercicio dela función disciplinaria generando una estrategia que permita disminuir la ocurrenciade conductas disciplinables relacionadas con y el incumplimiento a los manuales defunciones y de procedimientos y con la pérdida de elementos y documentos.

EJES Y ESTRATEGIAS SOBRE LOS CUALES SE VA A TRABAJAR:

Los ejes dentro de los cuales se mueve la política en materia de prevención deconductas disciplinarias se dividen en dos aspectos:

1. Adoptar medidas tendientes a reducir la pérdida de elementos ydocumentos.

Medidas para evitar y prevenir la pérdida de elementos:

- Verificar que los manuales de procedimientos relacionados con el manejo debienes garanticen, no solamente su eficiente y oportuna utilización, sino también suefectiva salvaguarda.

- Reforzar el sistema de control interno tal manera que se definan y minimicen losriesgos sobre los activos de la entidad.

- Establecer sistemas efectivos de actualización y control de inventarios.

- Asegurar que las oficinas y puestos de trabajo dispongan de los medios deconservación y seguridad indispensables para la salvaguarda de los bienes a sucargo, con especial énfasis en los sitios donde se almacenen elementos.

- Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban queden claramentedetalladas las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y lasresponsabilidades originadas en su incumplimiento, verificándose su rigurosaaplicación en caso de pérdida de elementos.

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GENERAL- Incorporar en los contratos, donde, teniendo en cuenta su objeto, sea necesarioponer al servicio de los contratistas elementos públicos, disposiciones relacionadascon la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder porsu deterioro o perdida.

- Incluir, con especial énfasis, esta temática dentro de las actividades de inducción yreinducción para los servidores públicos de la entidad.

- Con el propósito de disminuir el impacto originado en la perdida de elementos sedeberá hacer seguimiento a la constitución, vigencia y cobertura de las pólizas deseguros de los bienes de la entidad.

Medidas para evitar la pérdida de documentos:

- Verificar la implementación y revisar el efectivo cumplimiento de las normasarchivísticas y de conservación de documentos.

- Verificar que los manuales de funciones y de procedimientos relacionados conel manejo de documentos garanticen, no solamente su eficiente y oportunotrámite, sino también su efectiva salvaguarda.

- Reforzar el sistema de control interno tal manera que se definan y minimicenlos riesgos de pérdida o destrucción de la documentación pública.

- Establecer los mecanismos de recepción y trámite de documentos, quepermita realizar control, hacer seguimiento y determinar el responsable de losmismos.

- Incluir esta temática dentro de las actividades de inducción y reinducción paralos servidores públicos de la entidad.

2. Adoptar medidas tendientes a asegurar la existencia, difusión ycomprensión de los manuales de procesos y de funciones que elservidor público requiere para su adecuado desempeño:

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- Garantizar a través de medios físico o electrónico se suministre a susservidores de manera permanente su manual de funciones y procedimientos.

- Revisar que los manuales de procesos y procedimientos sean adecuados yentendidos por el servidor público responsable de la ejecución de las tareastendiendo en cuenta el nivel ocupacional y el perfil.

- Revisar la oportunidad, contenidos, pe rtinencia y el impacto del proceso decapacitación.

- Verificar la realización de una inducción adecuada y oportuna para todos losservidores.

ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios diseñará un modelo de capacitaciónen materia disciplinaria, diferenciado por niveles de cargos y que atienda a lastipologías detectadas, el cual será suministrado a las oficinas y dependencias decontrol disciplinario interno de las diferentes entidades distritales

Las dependencias de control disciplinario interno, conjuntamente con lasdependencias de talento humano, serán las encargadas de diseñar y aplicar unaestrategia que permita la inducción y reinducción de sus servidores. Esta estrategiadeberá diseñarse antes del 30 de junio y desarrollarse en el transcurso del año.

Las demás actividades, adicionales a las de capacitación, señaladas en estadirectiva serán desarrolladas por las dependencias respectivas de cada entidad.

Las oficinas de control interno de gestión o quienes hagan sus veces dispondrán ensus planes de auditoría, seguimiento y evaluación lo pertinente para verificar elcumplimiento de las directrices contenidas en esta Directiva.

Responsables del análisis consignado en este documento:

WILMAR DARÍO GONZÁLEZ B. Director Distrital de asuntos DisciplinariosLIBIA MAGALI DUQUE BRAVO. Asesora Dirección Distrital de Asuntos DisciplinariosMIGUEL DÍAZ PRADA, Adm. Público Dirección Distrital de Desarrollo InstitucionalALEJANDRO LOBO. Adm. Público Dirección Distrital de Desarrollo Institucional

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