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SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
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SECRETARÍA DEL
AYUNTAMIENTO
DIRECTORIO INTERNO
Verónica Trujano Zúñiga
Secretaria del Ayuntamiento
Subdirector Técnico
Subdirector de Normatividad
Martín Rivera Aguilar Coordinador de Oficialías del Registro Civil
José Luis Tapia Altamirano
Departamento de Archivo General Municipal
Francisco Pérez Toríz Departamento de Sistemas de Información y Bienes Patrimoniales
José Luis Salazar Guerrero
Departamento de la Junta Municipal de Reclutamiento
Departamento de Normatividad y Reglamentación
Departamento Técnico de Cabildo
CONTENIDO
I. PRESENTACIÓN.
II. ANTECEDENTES.
III. FUNDAMENTACIÓN LEGAL.
IV. MISIÓN.
V. VISIÓN.
VI. OBJETIVO.
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA.
VIII. ORGANIGRMA
IX. ATRIBUCIONES Y FUNCIONES.
X. GLOSARIO DE TÉRMINOS.
I. PRESENTACIÓN
El presente Manual de Organización pretende exponer con detalle de una manera clara y objetiva la estructura organizacional de la Secretaría del Ayuntamiento, señalando los diferentes niveles jerárquicos y puestos que conforman ésta dependencia administrativa, permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la conforman con el propósito fundamental de evitar la duplicidad de las funciones. Conocer las líneas de comunicación y jerarquía proporcionando los elementos necesarios tendientes a coadyuvar con la Presidencia Municipal, el Cuerpo Edilicio y las áreas administrativas que conforman esta Administración Municipal a elevar la calidad y eficiencia en la prestación de servicios y solución de problemáticas sociales. Este documento es de observancia general y es útil como instrumento de información y consulta en todas las áreas que conforman esta Secretaría, como lo son las Subdirecciones Técnica y de Normatividad, las Oficialías del Registro Civil, así como los Departamentos de Archivo General Municipal, Sistemas de Información y Bienes Patrimoniales, Junta Municipal de Reclutamiento, Técnico de Cabildos y de Normatividad. Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada año o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito. Por último, es importante hacer patente, lo indispensable de que el Secretario del Ayuntamiento tenga un amplio conocimiento de su territorio municipal, de sus necesidades, de sus carencias y también de sus propias fortalezas, así como en todo lo relacionado al manejo y estudio de sus facultades y atribuciones administrativas y legales, lo que va a permitir agilizar los estudios y soluciones tendientes a la satisfacción de las necesidades prioritarias de la misma comunidad y del manejo claro de la administración, partes esenciales y básicas para coadyuvar con las unidades administrativas que la conforman y autoridades federales y estatales para elevar la eficacia y eficiencia proyectada. Verónica Trujano Zúñiga
Secretaria del Ayuntamiento
II. ANTECEDENTES
Si bien no podemos deslindar a la Secretaría del Ayuntamiento con la aparición y creación del propio Ayuntamiento, es menester considerar algunos puntos importantes, entre muchos que existen para nuestro municipio, he aquí algunos que se consideran relevantes para poder ubicar a nuestra Unidad Administrativa. Al culminar la caída del imperio Azteca se inicia la repartición de tierras entre los españoles. Chalco viene a ser promulgada Provincia Real de Chalco. Se confirma como generadora de tribus para la orden dominica y el marquesado de Cortés quien toma posesión de la provincia y después pasa a manos de Nuño de Guzmán.
Durante el siglo XIX, los hechos más sobresalientes son: al consumarse la Independencia, se promulga la Constitución de 1824 formándose el Estado Libre y Soberano de México con los Distritos de Acapulco, Cuernavaca, Huejutla, México, Apaxco, Toluca, Tula y Tulancingo; a la vez los partidos de Chalco, Coyoacán, Cuautitlán, Ecatepec, Mexicaltzingo, México, Tacuba, Teotihuacán, Texcoco, Xochimilco y Zumpango.
En 1861, la Cabecera Municipal es nombrada Villa y se le imponen los apellidos de "Díaz Covarrubias" en homenaje a Juan Díaz Covarrubias” poeta militar estudiante de medicina Juan Díaz Covarrubias, fusilado en Tacubaya.
En 1890 el presidente de la República Mexicana, el Gral. Porfirio Díaz colocó la primera piedra para el primer Palacio Municipal y en 1893 fue inaugurado por el mismo mandatario.
En cuanto al movimiento revolucionario de 1910, el Municipio de Chalco tuvo algunos enfrentamientos entre zapatistas y carrancistas, los cuales toman la iglesia de Ayotzingo, la incendian en dos ocasiones, fusilan a varios hombres, ultrajan mujeres; en Chalco los zapatistas destruyen los archivos parroquiales, parte de la iglesia y algunas casas.
Para 1979 en los terrenos desecados del lago de Chalco da comienzo el asentamiento humano más grande de Latinoamérica conocido como Valle de Chalco con más de 500,000 habitantes en la primera etapa. Es por eso que la cabecera municipal es elevada a la categoría de ciudad, en marzo de 1989, después del 30 de noviembre de 1994 los habitantes de la región del Valle de Chalco luchan por su separación en busca de una identidad y mejores condiciones de vida, para ello se creó el municipio 122 denominado Valle de Chalco Solidaridad.
A lo largo de su fundación, creación y cambios del propio Municipio, la Secretaría del Ayuntamiento ha sido parte fundamental, pues en el marco jurídico se contempla como directriz de los asuntos políticos, sociales y administrativos que aquejan a la sociedad Chalquense.
En la actualidad la Secretaría del Ayuntamiento ha evolucionado a tal grado que la Ley Orgánica la coloca como pilar en la toma de decisiones propias del Ayuntamiento, y si bien no forma parte del Cabildo, es pieza importante en este rubro, pues como señalamos al principio, Secretario del Ayuntamiento debe conocer su propio territorio, sus carencias,
necesidades y también sus fortalezas, todo con miras a un mejor desarrollo y progreso de la sociedad Chalquense. Por lo anterior, actualmente se ha solicitado que el Secretario del Ayuntamiento tenga la certificación en la materia, la cual debe ser acreditada a través del Instituto Hacendario del Estado de México, Instituto que está a la vanguardia de los cambios y proyectos de la Administración Pública en general.
III. FUNDAMENTO LEGAL
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución del Estado Libre y Soberano de México.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.
Ley Orgánica Municipal del Estado de México.
Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.
Código Financiero del Estado de México.
Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.
Reglamento de la Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.
Reglamento Interior de Cabildos 2016-2018.
Plan de Desarrollo Municipal 2016-2018.
Bando Municipal 2016.
IV. MISIÓN
Llevar a cabo el cumplimento a sus atribuciones y tareas tendientes a coadyuvar con la Administración Pública Municipal, ajustándose estrictamente a las disposiciones legales enmarcadas en su ámbito de competencia y en apego a lo establecido en al Plan de Desarrollo Municipal, con la finalidad de ofrecer un servicio eficaz y eficiente con calidez humana y cercano a la gente.
V. VISIÓN
Ser una Dependencia sólida con bases, para llevar a cabo el cumplimiento de sus tareas que por ley le corresponden, con el propósito de ser un área honesta y transparente en la prestación de sus servicios, digna de confianza y credibilidad, brindando una respuesta satisfactoria a las demandas de la ciudadanía.
VI. OBJETIVO
Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia en cada servicio proporcionado, sin perder de vista el trato humano, coadyuvando al establecimiento de una cultura de legalidad en el ámbito municipal, mediante el análisis, reforma y expedición del Bando Municipal, Gacetas de Gobierno y Reglamentos aplicables al Municipio.
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
1.0 Secretaría del Ayuntamiento 1.1.1 Coordinación de Oficialías del Registro Civil.
1.1. Subdirección Técnica.
1.1.1. Departamento de Archivo General Municipal. 1.1.2. Departamento de Sistemas de Información y Bienes Patrimoniales. 1.1.3. Departamento de la Junta Municipal de Reclutamiento.
1.2. Subdirección de Normatividad. 1.2.1. Departamento de Normatividad y Reglamentación. 1.2.2. Departamento Técnico de Cabildos.
VIII. ORGANIGRAMA
IX. ATRIBUCIONES O FUNCIONES
SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
Objetivo:
Dar cumplimiento y seguimiento a todos los acuerdos emitidos por el cuerpo edilicio en las sesiones de cabildo.
Atribuciones:
I. Asistir a las sesiones del Ayuntamiento y levantar las actas correspondientes; II. Emitir los citatorios para la celebración de las sesiones de cabildo, convocadas
legalmente; III. Dar cuenta en la primera sesión de cada mes, del número y contenido de los
expedientes pasados a comisión, con mención de los que hayan sido resueltos y de los pendientes;
IV. Llevar y conservar los libros de actas de cabildo, obteniendo las firmas de los asistentes a las sesiones;
V. Validar con su firma, los documentos oficiales emanados del Ayuntamiento o de cualquiera de sus miembros;
VI. Tener a su cargo el archivo general del Ayuntamiento; VII. Controlar y distribuir la correspondencia oficial del Ayuntamiento, dando cuenta
diaria al Presidente Municipal para acordar su trámite; VIII. Publicar los reglamentos, circulares y demás disposiciones municipales de
observancia general; IX. Compilar leyes, decretos, reglamentos, periódicos oficiales del estado, circulares y
órdenes relativas a los distintos sectores de la administración pública municipal; X. Expedir las constancias de vecindad, de identidad o de última residencia que
soliciten los habitantes del municipio, en un plazo no mayor de 24 horas, así como las certificaciones y demás documentos públicos que legalmente procedan, o los que acuerde el Ayuntamiento;
XI. Elaborar con la intervención de la Síndica el inventario general de los bienes muebles e inmuebles municipales, así como la integración del sistema de información inmobiliaria, que contemple los bienes del dominio público y privado, en un término que no exceda de un año contado a partir de la instalación del Ayuntamiento y presentarlo en Cabildo para su conocimiento y opinión. En el caso de que el Ayuntamiento adquiera por cualquier concepto bienes muebles o inmuebles durante su ejercicio, deberá realizar la actualización del inventario general de los bienes muebles e inmuebles y del sistema de información inmobiliaria en un plazo de ciento veinte días hábiles a partir de su adquisición y presentar un informe trimestral al cabildo para su conocimiento y opinión;
XII. Integrar un sistema de información que contenga datos de los aspectos socioeconómicos básicos del municipio;
XIII. Ser responsable de la publicación de la Gaceta Municipal, así como de las publicaciones en los estrados de los Ayuntamientos;
XIV. Las demás que le confieran esta Ley y disposiciones aplicables.
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
Funciones:
1. Coordinar y supervisar las actividades del personal que conforma la Secretaría del Ayuntamiento;
2. Coordinar y supervisar la adecuada administración del recurso humano; así como de los recursos financieros y materiales asignados a esta Secretaría;
3. Apoyar la capacitación y asesoría técnica del personal administrativo en los programas y áreas, que permitan que el trabajo sea más eficiente, eficaz y con calidad;
4. Coadyuvar en forma total al buen funcionamiento administrativo de la Secretaría; 5. Las demás actividades que le sean solicitadas por el Secretario del Ayuntamiento.
SUBDIRECCIÓN TÉCNICA
Funciones:
1. Coordinar, organizar y supervisar las actividades de los departamentos de Archivo General Municipal, Control Patrimonial y Junta Municipal del Reclutamiento;
2. Acordar con el Secretario el despacho de los asuntos que le sean encomendados e informarle de las actividades que realicen las áreas administrativas a su cargo;
3. Coordinar las actividades a efecto de que sean aplicados los lineamientos, reglamentos y políticas para la asignación, control y resguardo de los bienes muebles e inmuebles propiedades del Ayuntamiento;
4. Disponer de lo necesario en coordinación con la Subdirección de Normatividad para la realización de las sesiones de Cabildo y en su caso de las comisiones edilicias;
5. Supervisar, coordinar y planear las funciones de la Junta Municipal de Reclutamiento, así como la actualización de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles;
6. Supervisar y coordinar la expedición de las constancias de domicilio, identidad, origen y no afectación de bienes patrimoniales en coordinación la Dirección de Desarrollo Urbano Municipal;
7. Supervisar la emisión de las certificaciones de los documentos emanadas de la Administración Pública Municipal;
8. Disponer de lo necesario para la celebración de actos cívicos; 9. Supervisar y coordinar la administración de los recursos humanos con los que
cuenta la Secretaría del Ayuntamiento; 10. Supervisar y coordinar los recursos materiales a efecto de optimizar el gasto
corriente de la Secretaría; 11. Coordinar con las áreas administrativas adscritas a la Secretaría las acciones
necesarias para brindar respuesta a la ciudadanía;
12. Coordinar con la Subdirección de Normatividad la publicación y distribución de la Gaceta Municipal, Reglamentos, Circulares y demás disposiciones de observancia general;
13. Apoyo en la elaboración de la nueva reglamentación municipal y en la adecuación de la reglamentación vigente;
14. Formular y proponer al secretario los proyectos de programas anuales de actividades y presupuestos que le correspondan;
15. Emitir los dictámenes, opiniones e informes que le sean solicitados por el Secretario; 16. Suscribir los documentos relativos a sus atribuciones y aquellos que le sean
asignados por atribución de sus funciones; 17. Representar a la Secretaría del Ayuntamiento en sesiones y asuntos que el
Secretario le encomiende; 18. Someter a consideración del Secretario los estudios, proyectos y acuerdos internos
relacionados con las áreas administrativas bajo su responsabilidad; 19. Rendir por escrito los informes de las actividades realizadas por las áreas
administrativas a su cargo en los periodos que les sean requeridos; 20. Asesorar al Secretario del Ayuntamiento, Regidurías y a las distintas dependencias
de la Administración Pública Municipal que así lo requieran; 21.- Las demás que le confieren las disposiciones aplicables y el Secretario del Ayuntamiento en el ámbito de sus atribuciones.
SUBDIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD.
Funciones:
1. Coordinar la organización, preparación y seguimiento de las sesiones de Cabildo; 2. Coordinar la elaboración de las actas de Cabildo, su impresión y su integración en
los libros de actas; 3. Supervisar la debida integración del archivo de apéndices de las sesiones de
Cabildo; 4. Supervisar y coordinar las certificaciones de acuerdos, actas, documentos derivados
de las actividades del Ayuntamiento en sesiones de Cabildo; 5. Coordinar la integración elaboración y seguimiento del informe mensual que
presenta el Secretario del Ayuntamiento; 6. Coordinar la elaboración, publicación y distribución de la Gaceta Municipal,
reglamentos, circulares y demás disposiciones de observancia general; 7. Verificar y coordinar la compilación de leyes, decretos, reglamentos, periódicos
oficiales del estado y circulares relativas a los diferentes sectores de la Administración Pública Municipal;
8. Apoyar en la elaboración de la nueva reglamentación municipal y en la adecuación de la reglamentación vigente;
9. Asesorar al Secretario del Ayuntamiento, regidurías y a las distintas dependencias de la administración pública municipal que lo requieran;
10. Representar a la Secretaría del Ayuntamiento en sesiones y asuntos que el
Secretario encomiende; 11. Coordinar la organización, preparación y seguimiento de las sesiones de cabildo; 12. Desarrollar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia.
COORDINACIÓN DE OFICIALÍAS DEL REGISTRO CIVIL
Funciones:
1. Realización de actos y hechos del estado civil de las personas, como lo son
nacimientos, matrimonios, defunciones, divorcios, rectificación de actas y
reconocimientos;
2. Celebrar matrimonios, conforme a los requisitos establecidos por Ley;
3. Registrar notas complementarias en libros original y duplicado en el momento de
registrar la partida, para subsanar errores mecanográficos y alteraciones;
4. Emitir certificados de partidas registradas en libros que se encuentran bajo su
custodia o en la base de datos de Registro Civil;
5. Emitir informes y certificaciones sobre los registros que tienen bajo su custodia o
que se encuentran en la base de datos, atendiendo el requerimiento de autoridad
competente o los inscritos;
6. Recibir trámites administrativos de inscripción o corrección de partidas, para su
remisión a la Dirección de Registro Civil;
7. Cumplir las normas que regulan las condiciones y requisitos para el registro de
nacimientos, reconocimientos, matrimonios, divorcios y defunciones;
8. Cumplir las disposiciones administrativas emitidas por autoridades superiores;
9. Registrar las partidas conforme a la solicitud y pruebas presentadas en los libros
creados para este objeto, revisando, exhibiendo y leyendo su contenido antes de
firmarlas;
10. Fijar la identificación de la oficialía de forma permanente en el frontis de su oficina
e informar el horario de atención;
11. Fijar en lugar visible de su oficina el arancel establecido y cumplirlo estrictamente;
12. Entregar a la Dirección de Registro Civil los libros debidamente organizados en
un plazo no mayor de 15 días de efectuado el último registro del libro;
13. Conservar en buen estado los libros a su cargo y administrar la base de datos de
forma correcta;
14. Atender a los usuarios de forma respetuosa, oportuna y responsable;
15. Mantener limpia su oficina;
16. Asistir a su Oficialía en los días laborales y cumplir el horario;
17. Utilizar el material valorado cumpliendo las normas e informar sobre el destino de
los certificados que emita;
18. Atender y gestionar en su oportunidad la compara de papelería oficial
correspondiente al papel seguridad y los formatos para el asentamiento de los
actos y hechos del estado civil de las personas;
19. Atender de manera oportuna y gestionar el trámite sobre la encuadernación de
libros correspondiente al tanto de oficialía y que estarán dentro del inmueble de
la misma;
20. Asistir a reuniones de trabajo en la que sean convocados a la Oficina Regional
y/o a la Subdirección del Registro Civil y/o a la Dirección General del Registro
Civil, según sea el caso;
21. Asistir a los cursos de capacitación en los que sean convocados a la Oficina
Regional y/o a la Subdirección del Registro Civil y/o a la Dirección General del
Registro Civil, según sea el caso;
22. Orientar al público usuario sobre los requisitos exigidos para cada registro e
informar para solucionar cada problema;
23. Mantener actualizado el inventario de los libros a su cargo y los documentos de
prueba;
24. Emitir los certificados requeridos por personas con interés legal o autoridades
administrativas o judiciales;
25. Recibir trámites administrativos y efectuar el seguimiento de los mismos hasta su
conclusión;
26. Informar a las personas sobre el derecho a la identidad;
27. Informar a la Dirección de Registro Civil sobre las estadísticas de inscripciones de
nacimientos, reconocimientos, matrimonios y defunciones;
28. Exhibir su credencial;
29. Ejercer las funciones de notarios electorales cuando el Organismo Electoral los
designe.
30. Desarrollar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia.
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL
Funciones:
1. Organizar, conservar, custodiar y difundir el acervo del Archivo General Municipal; 2. Ofrecer los servicios de biblioteca, hemeroteca; 3. Promover acciones para enriquecer el archivo histórico; 4. Asesorar y apoyar a las dependencias o unidades administrativas en el diseño de
procedimientos internos, para el manejo y administración del Archivo de Trámite; 5. Formar parte del Sistema Estatal de Archivos; 6. Formar parte del Comité de Archivos Municipales de México; 7. Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las
funciones correspondientes al Archivo; 8. Formular los dictámenes, opiniones e informes que le sean solicitados por
autoridades superiores;
9. Presentar a la Secretaría del Ayuntamiento los proyectos de programas y presupuestos necesarios para el desempeño de las funciones que tiene encomendadas el Archivo General Municipal;
10. Asesorar técnicamente en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos de la Administración Municipal;
11. Comunicar a los titulares de las dependencias o unidades administrativas que le envían documentación, de las irregularidades que detecte y las recomendaciones sobre su manejo;
12. Vigilar para efectos de préstamo y consulta de documentos administrativos, que su trámite sea realizado directamente por el titular de la Dependencia o Unidad Administrativa solicitante y en el caso de documentos históricos, exclusivamente para efectos de consulta por la parte interesada;
13. Constatar el ingreso de documentos conforme al procedimiento determinado; 14. Autorizar el préstamo de documentos, así como la salida de los mismos; 15. Realizar periódicamente la depuración del Archivo Administrativo, previa valoración
documental y autorización del Consejo; 16. Indicar a los titulares de las dependencias o unidades administrativas, por medio de
una circular, el procedimiento de transferencia de los documentos al Archivo General Municipal;
17. Autorizar la expedición de copias simples de la documentación que sea susceptible de préstamo y de acuerdo a la normatividad que se tenga o se establezca;
18. Proponer a la Secretaría del Ayuntamiento la capacitación del personal asignado;
19. Desarrollar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia.
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y BIENES PATRIMONIALES
Funciones:
1. Llevar a cabo el inventario de bienes muebles e inmuebles, a fin de coordinarse con las áreas involucradas en el Control Patrimonial;
2. Ser responsable directo en las sesiones del Comité del patrimonio inmobiliario Municipal, así como la elaboración de las actas respectivas;
3. Coordinar las actividades inherentes al patrimonio municipal con las áreas correspondientes;
4. Elaborar, actualizar y depurar el inventario de bienes muebles e inmuebles municipales;
5. Coordinar con las áreas respectivas a efecto de actualizar la cuenta pública municipal;
6. Desarrollar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia.
DEPARTAMENTO DE LA JUNTA MUNICIPAL DE RECLUTAMIENTO (SMN)
Funciones:
1. Coordinar y programar ante la 37 B Zona Militar con cede en el Municipio de Temamatla, todo lo concerniente a la expedición de cartillas y trámites relativos al Servicio Militar Nacional;
2. Promover y difundir la información necesaria a la población a efecto de que lleven a cabo los trámites para el Servicio Militar Nacional de la Clase que corresponda;
3. Coordinar con la 37 B Zona Militar los informes mensuales respectivos, que detallen los trámites llevados a cabo con respecto al Servicio Militar Nacional;
4. Coordinar y establecer el procedimiento enmarcado en la reglamentación legal para la tramitación de documentos para el desarrollo del SMN;
5. Llevar a cabo el control de expedientes personales, así como el registro en los libros respectivos de las personas que solicitan realizar el Servicio Militar Nacional;
6. Coordinar con la 37 B Zona Militar el Sorteo Anual de los conscriptos de la clase respectiva, anticipados, remisos y mujeres voluntarias, para determinar su situación a efecto de llevar a cabo el Servicio Militar Nacional;
7. Coordinar el apoyo correspondiente a la 37 B Zona Militar, la entrega de las Cartillas Liberadas de la clase a que corresponda a los conscriptos que cumplieron con el Servicio Militar Nacional;
8. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.
DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD Y REGLAMENTACIÓN Funciones:
1. Llevar a cabo la compilación de las leyes y reglamentos vigentes en el Municipio de Chalco, así como verificar los ordenamientos estatales y federales con relación al Municipio;
2. Organizar toda ley y reglamento de forma física e impresa, a efecto de difundirla en todas las áreas pertenecientes a la Presidencia Municipal;
3. Verificar la vigencia y aplicación con el propósito de contar con el padrón actualizado;
4. Coordinar la elaboración y corrección de la Gaceta Municipal; 5. Coordinar la depuración del acervo normativo y reglamentario del Ayuntamiento; 6. Coordinar y apoyar con el análisis jurídico de la documentación remitida a la
Secretaría del Ayuntamiento; 7. Asesorar y apoyar a los integrantes de la Administración Pública a la correcta
interpretación de los ordenamientos jurídicos; 8. Coordinar el acervo y archivo de las Gacetas publicadas que tengan injerencia con
el Municipio; 9. Las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia.
DEPARTAMENTO TÉCNICO DE CABILDOS. Funciones:
1. Coordinar todo lo concerniente a la organización de las sesiones de Cabildo; 2. Coordinar y supervisar la entrega oportuna de la documentación necesaria a los
integrantes del Cuerpo Edilicio, para la celebración de las sesiones de Cabildo; 3. Supervisar y corregir el contenido de las actas de Cabildo previa impresión e
integración en los Libros de Cabildo; 4. Recabar todas y cada una de las firmas de los integrantes del Cuerpo Edilicio en las
actas correspondientes; 5. Informar a las áreas involucradas sobre los acuerdos de cabildo tomados
previamente, previa autorización del Secretario del Ayuntamiento; 6. Coordinar y emitir las certificaciones de acuerdos, actas y documentos derivados de
las sesiones de Cabildo; 7. Asesorar al Secretario del Ayuntamiento para llevar a cabo el cumplimiento de las
atribuciones relacionadas al Cabildo; 8. Integrar y coordinar la información mensual que se envía a la Contraloría del Poder
Legislativo, relacionada a las sesiones de Cabildo ordinarias y extraordinarias llevadas a cabo;
9. Remitir la respuesta correspondiente al área solicitante sobre la actividad del Cabildo;
10. Coordinar con el Departamento de Normatividad y Reglamentación lo concerniente a la publicación de la Gaceta Municipal;
11. Custodiar y archivar los libros de Cabildo; 12. Coordinar y agendar las actividades del salón de expresidentes, a las áreas que lo
soliciten; 13. Control y Archivo de los oficios de Cabildo; 14. Elaboración y seguimiento del informe que se presenta al Cabildo relativo a los
asuntos turnados a las Comisiones Edilicias; 15. Las demás que determine el Secretario del Ayuntamiento.
IX. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Cabildo.- Órgano máximo de autoridad en el Municipio, al que le corresponde la definición
de las políticas de la Administración Pública, referente a leyes y reglamentos aplicables al Municipio. Gaceta.- Documento Oficial encargado de divulgar los decretos emitidos por la autoridad. Estrados.- un lugar alto dentro de un salón de actos o de audiencias, para destacar lo que
allí sucederá y pueda ser visto por todos los presentes. Decreto.- Resolución o decisión que toma una persona y un organismo con autoridad para ello. Provincia.- Lugar de un edificio público donde se fijan ciertos edictos para ser consultados
por los interesados. Villa.- Localidades entre cinco mil y quince mil habitantes, servicios públicos, servicios médicos, equipamiento urbano, hospital, mercado, cárcel, panteón; y centros educativos de enseñanza primaria y media superior.
X. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
______________________
RÚBRICA
Verónica Trujano Zúñiga Secretaria del Ayuntamiento
______________________ RÚBRICA
Roció Guerrero Álvarez
Encargada de la Dirección de Administración
ACTA DE CABILDO NO. FECHA DE APROBACIÓN:
XI. APROBACIÓN
RÚBRICA Juan Manuel Carbajal Hernández Presidente Municipal de Chalco
RÚBRICA
Verónica Trujano Zúñiga Secretaria del Ayuntamiento
ACTA DE CABILDO NO. FECHADE APROBACIÓN:
XII. ACTUALIZACIÓN
Manual de Organización de la Dirección de la Secretaría del
Ayuntamiento de Chalco, México; Septiembre del 2016.
Primera Edición.
SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
Secretaria del Ayuntamiento
Verónica Trujano Zúñiga
Roció Guerrero Álvarez
Encargada de la Dirección de Administración
Serie Manuales Administrativos
HISTORIAL DE CAMBIOS
NP. # Acta de Cabildo
Fecha Acuerdo
1. 12 18/MAR/16
Se le da la jerarquía de Dirección a el área de Protección Civil desprendiéndose a su vez de la Secretaría del Ayuntamiento
2. 12 18/MAR/16 Las oficialías del Registro Civil pasan a formar parte de la estructura orgánica de la Secretaría del Ayuntamiento
3. Aprobación del Manual de Organización
