Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del...

Secretaría de Administración y FinanzasSecretaría de Administración y FinanzasProyecto de Simplificación AdministrativaProyecto de Simplificación Administrativa

Reporte del Estado del ProyectoReporte del Estado del Proyecto

22-08-2011

Universidad Veracruzana

Avances del Proyecto

Proceso 40 trámites 20 trámites prioritarios

Informe al: 30/04/11 30/05/11 17/08/11 30/04/11 30/05/11 17/08/11

Administración de Recursos Humanos (10 Trámites)

10% 40.5% 57% 20% 42.% 48%

Administración de Recursos Financieros (24 Trámites)

19.3% 50.4% 54.5% 23.6% 60% 65%

Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites)

57.7% 68.3% 82.5% 66.3% 70.7% 78.8%

Total 29.2% 53.1% 64.7% 36.6% 57.6% 63.9%

Fecha de Reporte Lunes 22 de Agosto2011

Periodo Reportado Junio-Agosto 2011


Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo USIIU-DSIA

Pruebas CapacitaciónImplantación

-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico

Solicitud de constancias

Pago de sueldos y prestaciones

Préstamo personal

Autorización de condonación

Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina

Entrega de la nomina para pago

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

60%

30%

60%

60%

90%

90%

30%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)

Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)

Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )

Pago directo a proveedores

Transferencias y reprogramación presupuestal

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

65%

65%

65%

90%

65%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





-Autorización de cuotas para eventos autofinanciables-Patronatos y Fideicomisos

Cobro de cuotas y aranceles

Expedición de recibos oficiales

Constancia de sueldos y salarios

Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

51%

40%

40%

40%

90%




(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora


Diagrama Flujo





Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Transferencias de bienes muebles

Retiro de bienes en desuso

Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios

90%

90%

90%

90%

67.6%


Prioridad trámite Resumen

1Registro de Bienes Muebles • Se realizan ajustes finales.

• Prueba final de funcionalidad jueves 25 de Agosto.

• Liberación al día siguiente.• Inicio del programa de capacitación

Transferencias de bienes mueblesRetiro de bienes en desuso

2 Requisición (Gestores y Beneficiarios)

3 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales• Se corrigen aspectos operativos detectados en

la Prueba piloto.

4

Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) • Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de

simplificación el 11 de Agosto• Se crearon los grupos de trabajo• Se llevó a cabo la primera reunión de trabajo el

Miércoles 23 de Agosto para evaluar alcance• Próxima reunión Miércoles 30 de Agosto

Vale (Solicitud y Reposición)

Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición)

Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios)

5 Retiro de personal• En proceso su propuesta de simplificación

6Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal

7 Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios) • Se presentarán propuestas al USIIU y DSIA la próxima semana8 Autorización de Condonación


Prioridad trámite Resumen

9 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables

• En proceso su propuesta

10Movimientos de personal académico (vía SISPER)

11Revisión de Cargas Académicas

12Patronatos y Fideicomisos

13 Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios)• Se presentará propuesta al USIIU y DSIA la

próxima semana

14Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios) • En proceso su propuesta

15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario)

16

Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina

• Su propuesta está terminada y no requiere de servicios de automatización.

• Es un documento que da a conocer cómo hacer una solicitud guía operativa

• Determinar fecha de comunicación

17 Entrega de la Nómina para Pago• En etapa de prueba final la cancelación de

cheques y entrega de la nómina


Prioridad Trámite Resumen

18Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios)

• En proceso su propuesta19

Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos

20 Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios)

21 Entrega de cheques en caja

22 Mantenimiento de Vehículos • En revisión la propuesta de simplificación

23 Renta de Vehículos • En proceso su propuesta

24 Renta de Autobuses

25 Control y pago de Servicios Básicos • Aún no se inicia


Problemas

SAF El sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado

SIIU Emitir una circular que permita a la USIIU y a la DSIA atender prioritariamente el Proyecto de Simplificación Administrativa y que cualquier otra solicitud, será presentada previamente a la SAF para su autorización, si es que procede.

Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio

Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio


Seguimiento Agosto-Septiembre

En proceso Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento.

En proceso Concluir la etapa de prueba de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de capacitación, basado en un programa

En proceso Dar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA

En proceso Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación


57%

40%3%

TRÁMITES PRESENTADOS A LA USIIU Y DSIA

Trámites propuestos

Trámites por proponer

Trámites cuya propuesta es documental

1623

1


Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)

Registro de Bienes Muebles

1

1

Transferencias de bienes muebles 1

Retiro de bienes en desuso 1

Requisición (Gestores y Beneficiarios) 2 2

Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales 3 2

SUMA 7

* Gestores y Beneficiarios

Trámites presentados a la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)

Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)

1

3

Vale (Solicitud y Reposición) 2

Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios 4

Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 2

SUMA 11


Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIA Prioridad No. De trámites (*)

Préstamo personal (Gestor y Beneficiario)7 2

Autorización de condonación8 1

Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario) 13 2

SUMA 5

* Gestores y Beneficiarios

Total de trámites del Proyecto de Simplificación 40 100%

Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA

23 58%

Firma autógrafaLa legislación Mexicana no ha definido el concepto de firma autógrafa. La costumbre la se identifica como un signo del puño y letra de una persona

Una firma electrónica es una cierta tecnología que permite la identificación de una persona en el contexto de un ambiente de medios electrónicos

La UNAM ha desarrollado y opera en la actualidad una Infraestructura de Clave Pública ICP basada en el concepto técnico-jurídico de la firma electrónica avanzada.

La UNAM estableció una ICP en su interior. Esta ICP prevé la existencia de:•Una autoridad certificadora que expide certificados digitales a los miembros de la comunidad universitaria;•Una autoridad registradora encargada de llevar el registro electrónico de los certificados digitales expedidos por las autoridades certificadoras;• Agentes certificadores, los cuales son miembros de la comunidad universitaria acreditados por la agencia registradora y están encargados de identificar a los titulares solicitantes de certificados digitales


El que confía en la validez de la firma

Función de certificación

Creador de la clave del firmante

La función de certificación, en ocasiones, la puede realizar la parte o entidad que confía en la validez de la firma


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