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SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA DESPACHO DEL SECRETARIO DE HACIENDA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL AUDITORÍA NÓMINA

Bogotá D. C., 28 de octubre de 2016

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Secretaria Distrital de Hacienda Distrital Beatriz Elena Arbelaez Martinez

Jefe Oficina Control Interno José Ignacio León Florez Jefe Oficina

Grupo de Trabajo

Victor Manuel Hernández Herrera Profesional Especializado 222 24 Auditor Líder Kitson Ricardo Castaño Espinosa Profesional Especializado 222 27 Auditor de Apoyo Victor Manuel Muñoz Castelblanco Profesional Universitario 219 14 Auditor de Apoyo

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CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN 5

1. PLAN DE AUDITORÍA 6

2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA 7

Repuesta Área Auditada al Informe Preliminar 7

2.1 Verificar documentación SIG relacionada con el tema. 8

2.1.1 Cumplimiento de los parámetros para la creación, actualización y dada de baja de documentos

9

CPR-85 Gestión administrativa del talento humano 10

Observación 1 Procedimiento 85-P.01 Gestión de situaciones administrativas 10

Observación 2 Procedimiento 85-P.02 Liquidación de salarios y prestaciones sociales de funcionarios de la Secretaria Distrital Hacienda

11

Hallazgo 1: El documento Guía salarios y prestaciones no se encuentra incluido en el Sistema integrado de Gestión – Calidad.

11

2.2 Verificar liquidación de los conceptos devengados por nivel salarial. 12

2.2.1 Liquidación de devengados de pago mensual 12

Caso 51.897.326 nómina mes de mayo 2016: Revisión liquidación salario mes de Mayo 2016 por solicitud presentada en junio de 2016 funcionaria con C.C. 51.897.326.

13

Hallazgo 2: Se aceptan parcialmente las anotaciones del Área Auditada y son unificados los

hallazgos 2, 4 y 5, del informe preliminar, así:

Error en la liquidación de nómina de una funcionaria en encargo con factores de su cargo original, identificada con C.C. 51.897.326.

Error en la liquidación de días trabajados en diciembre 2015, liquidación de 3 días siendo 2 días, Nómina de enero 2016 - Funcionaria C.C. 35.413.935

Mayor liquidación de devengados - Funcionaria C.C.: 52.966.455

14

Consideraciones del Equipo de Auditoria 14

Caso 51.842.592 nómina enero 2016: Liquidación de devengados en nómina de enero 2016 con factores de la vigencia anterior (2015).

15

Hallazgo 3: Error en la liquidación de asignación básica mensual y prima 15

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CONTENIDO

Página

técnica nómina mes de enero 2016 funcionaria identificada con C.C. 51.842.592

Caso funcionaria C.C. 35.413.935 quien reingresa a la entidad el 29-dic-2015 luego de renuncia desde el 01-oct-2009, Mayor liquidación de días trabajados en diciembre 2015, Asignación Básica Mensual y Prima de antigüedad nómina de enero 2016.

15

Caso Funcionaria C.C.: 52.966.455 Liquidación de devengados con factores de una vinculación anterior

17

2.2.2 Liquidación Prima Técnica 19

2.2.3 Liquidación Licencia de Maternidad 19

2.2.4 Liquidación Prima Secretarial 19

Hallazgo 4: No se evidenció la implementación de controles eficientes para atender la liquidación de la nómina de los meses de octubre y noviembre de 2015 generando inconsistencias en su liquidación originadas en una falta de una planeación integral que permitiera atender las situaciones administrativas derivadas de:

22

Consideraciones del Equipo de Auditoria: 23

2.3 Verificar liquidación del concepto de deducciones por nivel salarial 23

2.4 Verificar liquidación de retiro. 24

Conclusión 25

Recomendaciones 26

Relación de Tablas e Imágenes 27

Relación Observaciones / Hallazgos 28

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INTRODUCCIÓN El Subsecretario General Doctor Hector Mauricio Escobar Hurtado mediante comunicación con numero de CORDIS 2016IE13290 del 27 de junio de 2016 solicita una auditoría al proceso de liquidación de nómina, en razón a las reclamaciones presentadas por funcionarias que devengan la prima secretarial y que por motivo de haber sido encargadas les fue retirado este devengado en el mes de mayo 2016, el cual fue liquidado y pagado durante seis meses desde noviembre 2015 a abril 2016 sin tener derecho, con el fin de evaluar la situación y establecer las razones de haberse presentado esa inconsistencia.

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1. PLAN DE AUDITORÍA Objetivo: Revisión de los procedimientos de Liquidación de salarios y prestaciones sociales los funcionarios en la nómina de la Secretaria Distrital de Hacienda. Objetivos Específicos:

- Verificar la documentación SIG relacionada con el tema. - Verificar liquidación de los conceptos devengados por nivel salarial. - Verificar liquidación del concepto de deducciones por nivel salarial. - Verificar liquidación de retiro de funcionarios. - Evaluar la recepción y aplicación de novedades al procedimiento de

liquidación de salarios. Alcance: El universo a evaluar será la liquidación de Salarios y prestaciones sociales desde el mes de noviembre 2015 hasta junio de 2016. Muestra El tamaño de la muestra será tomado del universo a mayo de 2016 de funcionarios en nómina, estableciéndose el 5% equivalente a 62 registros a evaluar discriminados de la siguiente manera: - 3 Directivos, - 2 Asesores, - 19 Prof. Especializado, - 22 Prof. Universitario, - 6 Técnico, - 10 Asistencial Período de ejecución: Iniciación: Lugar: Bogotá, Subdirección de Talento Humano

Fecha: 19 de julio de 2016

Finalización: Lugar: Bogotá, Subdirección de Talento Humano Fecha: 23 de Septiembre de 2016

Entrega de Informe Final: Fecha: 28 de octubre de 2016

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2. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó de acuerdo con el procedimiento 71-P-02 de auditorías de gestión y a las normas de auditoría generalmente aceptadas, las cuales incluyen, indagaciones y obtención de evidencias, encaminadas a recopilar la información necesaria para apoyar las conclusiones. El criterio para la selección de la muestra consistió en la consulta de los soportes físicos de novedades de noviembre 2015 a abril 2016, con esta información se generó una relación de funcionarios que presentaron situaciones administrativas que afectasen la liquidación de sus nóminas, posteriormente mediante selección aleatoria fueron relacionados 62 registros de acuerdo a lo establecido en el plan de auditoría (detalle en papel de trabajo 1). Situaciones administrativas que generan cambios en la liquidación de la nómina de funcionarios: • Solicitudes de funcionarios

- Ajuste prima técnica, - Disminución de base

gravable Rete Fuente, - Licencias - Revisión de nómina

• Incapacidades

• Reliquidaciones

• Encargos

• Comisiones

• Vacaciones

• Horas Extras

• Retiros

• Licencias Maternidad

• Suspensiones (Sanciones Disciplinarias)

• Libranzas, Embargos

Posteriormente se procede a la verificación para el periodo noviembre 2015 a junio 2016 de la liquidación de los conceptos devengados (asignación básica mensual, prima técnica, prima de antigüedad, entre otros), así como también las deducciones (aportes salud, aportes pensión, retención en la fuente, entre otros) y en algunos casos las liquidaciones por situaciones administrativas como horas extras, licencia de maternidad, vacaciones o liquidación de retiro. Se contó con usuario de acceso a la aplicación para la obtención de información y verificación de liquidaciones. Repuesta Área Auditada al Informe Preliminar Con Radicación 2016IE21214 del 18 de octubre de 2016 la Subdirección de Talento Humano mediante memorando presenta las observaciones al informe preliminar, así: respecto de la Observación 1 presenta objeción a lo identificado, sobre las observaciones 2 y 3 no se manifiesta objeción alguna, es aceptado el hallazgo 3 y se solicita reconsiderar los hallazgos 1, 2, 4, 5 y 6, solicitando su retiro.

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En la misma comunicación es solicitado un espació con el Auditor Líder para exponer ampliamente las observaciones, por lo cual el día 24 de octubre de 2016 a las 11:00 am se llevó acabo mesa de trabajo en el despacho del Subdirector de Talento Humano actividad que contó con la participación del Equipo de Auditoria (Líder y auditores de apoyo), por la Subdirección de Talento Humano: Oscar Javier Cruz Martinez. Jackeline Peña Bernal, Andrés Ruiz Reyes y José Willington Martinez Barrero, con las siguientes conclusiones: La Observación 1 se traslada como recomendación, los Hallazgos 2, 4 y 5 son unificados en el Hallazgo 2, los Hallazgos 1, 3 y 6 se mantienen, la respuesta concreta para cada caso a la solicitud del Área Auditada será relacionada después de cada ítem modificado o ratificado Por lo anterior, respecto de la numeración tanto de observaciones como de hallazgos del informe preliminar estos se ajustan y modifican quedando: observación 2 pasa a observación 1 y observación 3 a observación 2, respecto de los hallazgos: Con la unificación de los hallazgos 4 y 5 en el hallazgo 2, el hallazgo 6 del informe preliminar quedaría como hallazgo 4 y los hallazgos 1, 2 y 3 conservan la numeración inicial del informe preliminar. 2.1. Verificación documentación SIG relacionada con el tema. La reconocimiento in-situ de la documentación SIG de la Subdirección de Talento Humano para evaluar su uso y aplicación contó con el acompañamiento de dos funcionarios designados por el subdirector. Este ejercicio de evaluación inició con una revisión previa de la documentación existente en el SIG-Calidad de la entidad sobre el proceso de nómina, con el siguiente inventario (ver tabla 1 Relación de documentación SIG asociada al proceso de nómina):

TABLA 1

Relación de Documentación SIG asociada al proceso de Nómina

CODIGO TIPO

DOCUMENTO TITULO DOCUMENTO VIGENCIA

CPR-85 PROCESO Gestión Administrativa del Talento Humano 03/11/2015

85-P-01 PROCEDIMIENTO Gestión de situaciones administrativas 03/11/2015

85-P-02 PROCEDIMIENTO Liquidación de salarios y prestaciones sociales de funcionarios de la secretaria distrital hacienda

24/02/2016

85-P-03 PROCEDIMIENTO Retiro del servicio 03/11/2015

85-F.01 FORMATO Solicitud de comisión de servicios al interior y/o exterior/ de estudios al interior/exterior

03/11/2015

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TABLA 1

Relación de Documentación SIG asociada al proceso de Nómina

CODIGO TIPO

DOCUMENTO TITULO DOCUMENTO VIGENCIA

85-F.02 FORMATO Solicitud de comisión para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción

03/11/2015

85-F.03 FORMATO Solicitud de licencia 03/11/2015

85-I-01 INSTRUCTIVO Tramite de comisiones 03/11/2015

85-I-02 INSTRUCTIVO Tramite de licencias 03/11/2015

85-I-03 INSTRUCTIVO Tramite de vacaciones 03/11/2015

85-I-04 INSTRUCTIVO Tramite de permisos 03/11/2015

85-I-05 INSTRUCTIVO Reconocimiento de prima técnica 24/02/2016

85-I-01 INSTRUCTIVO Tramite de comisiones 03/11/2015

85-F.04 FORMATO Programación de vacaciones 03/11/2015

85-F.05 FORMATO Aplazamiento de vacaciones 03/11/2015

85-F.06 FORMATO Suspensión de vacaciones 03/11/2015

85-F.07 FORMATO Solicitud de permiso 03/11/2015

85-F.08 FORMATO Relación horas extras laborales 03/11/2015

85-F.09 FORMATO Autorización horas extras laborales 03/11/2015

85-F.10 FORMATO Constancia de entrega 03/11/2015

85-F.11 FORMATO Solicitud revisión de nóminas 03/11/2015

85-F.12 FORMATO Solicitud de reconocimiento o reajuste de prima técnica

24/02/2016

2.1.1 Cumplimiento de los parámetros para la creación, actualización y dada de baja de documentos

La revisión documental SIG incluyó los siguientes documentos: Caracterización de proceso CPR-85 Gestión administrativa del talento humano, los Procedimientos 85-P-01 Gestión de Situaciones Administrativas, 85-P-02 Liquidación de salarios y prestaciones sociales de funcionarios de la Secretaria Distrital Hacienda y 85-P-03 Retiro del Servicio, junto con los formatos respectivos. También fue considerada la información relacionada con los indicadores asociados al proceso CPR-85 incorporada en el aplicativo SIG link http://sig.shd.gov.co/.

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Al indagar por la documentación de los conceptos que son liquidados en la nómina de la entidad, la Subdirección de Talento Humano suministró el documento Guía salarios y prestaciones sociales, el cual no se encuentra codificado en el SIG. CPR-85 Gestión administrativa del talento humano El proceso solo cuenta con un indicador documentado “INCONSISTENCIAS DE NÓMINA PRESENTADAS”, enfocado a la medición de la liquidación de la nómina (85-P-01), no son monitoreados los productos generados en los procedimientos 85-P-01 Gestión de Situaciones Administrativas y 85-P-03 Retiro del Servicio. El indicador mencionado se encuentra enfocado a medir la confiabilidad de las nóminas generadas siendo esta solo una de las características establecidas para las salidas del proceso, no se está midiendo la oportunidad para la generación de la nómina y lo relacionado con la gestión de situaciones administrativas (novedades) y la liquidación de retiro de funcionarios respecto de las características esperadas de esos productos Objetivo del proceso se encuentra construido con agrupación de los objetivos redactados de los procedimientos que lo conforman siendo extenso y con palabras repetitivas y no permite identificar su razón de ser en forma general, esto de acuerdo a lo estipulado en el formato 01-F.03 de documentación de Procesos del Procedimiento 01-P-01 control de documentación del SIG y más específicamente en el sentido que “Describa la razón de ser, la finalidad, el para qué se desarrolla o existe este proceso. Respecto del alcance del proceso se indica que solo inicia con radicaciones de funcionarios, sin embargo fueron identificadas actividades que no son radicadas (horas extras. resoluciones de ingreso, retiros, aprobación de primas técnicas, vacaciones, libranzas, incapacidades) especialmente lo relacionado con documentos que hacen trámite interno en la subdirección, además y como se encuentra definido el concepto del alcance en el SIG el cual describe: “la delimitación del ciclo integral del proceso identificando la actividad inicial y la actividad final, de acuerdo con el objetivo del mismo” no es señalado lo que respecta a la actividad final, como es el archivo de la documentación soporte ya sea en las historias laborales o en las carpetas de gestión, no siendo claro si forma parte del proceso. Finalmente, respecto de las entradas al proceso y la documentación asociada, se evidenció que el formato 85-F.12 “Solicitud de reconocimiento o reajuste de prima técnica”, no se encuentra identificado como elemento de entrada. Observación 1 Procedimiento 85-P.01 Gestión de situaciones administrativas: No se pudo identificar en la documentación de procedimiento los tiempos establecidos para el trámite interno de los productos generados como solicitudes de vacaciones, horas extras, retiros, prima técnica entre otros, así como tampoco se señala expresamente el hito,

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enlace, evento, llamado o actividad que integra el flujo de esa información con el procedimiento 85-P-02 en el cual se documenta la incorporación de novedades en la aplicación PERNO para su liquidación. Observación 2 Procedimiento 85-P.02 Liquidación de salarios y prestaciones sociales de funcionarios de la Secretaria Distrital Hacienda: El objetivo del procedimiento solamente hace referencia a los pagos de nómina realizados mediante consignación en cuenta, sin estar especificado lo relacionado a la nómina de las personas que es pagada en cheque o por otro medio. El área tiene el compromiso de documentar lo relacionado al trámite y ejecución de las libranzas y su incorporación a la nómina y es fundamental también incorporar la documentación de los lineamientos para la liquidación y pago de Horas Extras, para tener completos todos los aspectos relacionados con el procedimiento y que afectan la liquidación de la nómina, Hallazgo 1 (No son aceptadas las anotaciones del área auditada y se mantiene el Hallazgo): El documento - Guía salarios y prestaciones sociales -, en donde son especificadas las competencias para la fijación de salarios y prestaciones sociales, marco normativo general para salarios y prestaciones sociales, así como los factores constitutivos de salario, otros conceptos salariales, descuentos, retención en la fuente e indemnizaciones del servicio entre otros, no se encuentra incluido en el Sistema Integrado de Gestión – Calidad. Consideración del Equipo de Auditoria: Según lo señalado en la NTCGP 1000:2009 en el Numeral 7.5.1. Control de la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas, debiéndose incluir cuando sea posible a) la Disponibilidad de la información que describa las características del producto y/o servicio y b) disponibilidad de instrucciones de trabajo cuando sea necesario, en concordancia con los numerales: 4.1 de Requisitos Generales, literal d) la entidad debe asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para a poyar la operación y seguimiento de los procesos y 4.2.3 Control de documentos, para evitar el uso de información obsoleta o desactualizada y asegurar la legibilidad y fácil acceso a la información necesaria para la elaboración del producto y/o servicio. Por otro lado este equipo de auditoria estableció claramente que el documento Guía salarios y prestaciones sociales es actualmente usado por lo cual impacta la ejecución del

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servicio, siendo necesario que sea referenciado de manera oficial mediante su inclusión en el SGC de la entidad. 2.2. Verificar liquidación de los conceptos devengados por nivel salarial. Para efectos de abordar este objetivo se identificaron los conceptos que en la entidad son manejados en el ítem de devengados y que son especificados en el documento Guía salarios y prestaciones sociales y son discriminados a continuación: Pago Mensual

Asignación Básica Prima de antigüedad

Gastos de representación Prima técnica Subsidio de alimentación Auxilio de transporte Horas extras, dominicales y festivos

Pago Eventual

Prima Semestral (Junio) Prima de Navidad (Diciembre)

Bonificación por servicios prestados (Mes de nómina del año cumplido) Bonificación por Permanencia (Pago en enero después de 5 años de permanencia)

Viático Vacaciones

Prima de Vacaciones Bonificación por recreación Intereses de Cesantía

Otros conceptos salariales Prima secretarial Reconocimiento por coordinación 2.2.1 Liquidación de devengados de pago mensual Para adelantar esta actividad se contó con usuario de consulta en el aplicativo PERNO y acceso al archivo físico de la nómina mensual del periodo de evaluación (noviembre 2015 a junio 2016), información con la cual se verificó la liquidación de los conceptos de devengados especialmente los de liquidación mensual (Asignación básica, Prima de

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antigüedad, Gastos de representación, Prima técnica, Subsidio de alimentación, Auxilio de transporte, Horas extras, dominicales y festivos), para los 62 funcionarios de la muestra (papel de trabajo 1), identificando los siguientes casos: Caso 51.897.326 nómina mes de mayo 2016: Revisión liquidación salario mes de Mayo 2016 por solicitud presentada en junio de 20216 funcionaria con C.C. 51.897.326, evidenciando la siguiente situación: En el mes de Mayo de 2016 la funcionaria se encuentra encargada como profesional

especializado 222-24 según resolución 632 del 29 de octubre de 2015 y se le liquidó como

si estuviera en su cargo original (profesional universitario grado 18), de la misma manera

se le realizaron descuentos que ascienden a la suma de $762.552.oo, como si desde abril

estuviera en el grado 18 y se le hubiera pagado un mayor valor en ese mes (la diferencia

de valores entre un grado 24 y un grado 18), en la imagen 1 que se aprecia a continuación

la consulta en PERNO sobre actos administrativos proferidos a la funcionaria con C.C.

51.897.326.

IMAGEN 1

Consulta PERNO Actos Administrativos / Cargo Actual

C.C. 51.897.326

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En el desprendible de pago del mes de junio de 2016 se evidencia que se corrigió la asignación básica mensual para el grado vigente en el cual se encuentra encargada la funcionaria y fueron liquidados los conceptos descontados erradamente por la suma de $732.552.oo. Aunque se observó que se hicieron acciones para corregir el error, el área auditada debe realizar un análisis de causas que originaron esta situación y formule acciones correctivas que mitiguen estas causas y no se vuelvan a presentar. Hallazgo 2: Se aceptan parcialmente las anotaciones del Área Auditada y son unificados los hallazgos 2, 4 y 5, así:

- Error en la liquidación de nómina de una funcionaria en encargo con factores de su cargo original, identificada con C.C. 51.897.326, generando un menor valor pagado por $762.552 en el mes de mayo 2016 (Ver caso página 13).

- Error en la liquidación de días trabajados en diciembre 2015, liquidación de 3

días siendo 2 días, Nómina de enero 2016 - Funcionaria C.C. 35.413.935 con liquidación de Asignación Básica Mensual del empleo que desempeñaba en vinculación anterior y Prima de antigüedad habiendo perdido este derecho por solución de continuidad, mayor valor pagado que asciende a $222.210.oo (Ver caso página 15).

- Mayor liquidación de devengados - Funcionaria C.C.: 52.966.455 para los meses

de enero y febrero de 2016 con factores de una vinculación anterior y no pago días laborados de diciembre 2015, por un valor total de $430.783.oo (Ver caso página 17)

Consideraciones del Equipo de Auditoria Si bien es cierto que en algunos casos la Subdirección de Talento Humano identifico y corrigió el error (C.C. 35.413.935 y 52.966.455) no fue evidenciado que se hayan adelantado gestiones para identificar las causas por las cuales se presentaron las inconsistencias, en el caso de la funcionaria con C.C. 51.897.326 no fue identificada la inconsistencia en las verificaciones de la Subdirección de Talento Humano, pues las acciones para corregir fueron iniciadas por la solicitud presentada por la funcionaria afectada. Por corresponder a situaciones similares se procede a la unificación de estos casos, en el Hallazgo 2.

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Caso 51.842.592 nómina enero 2016: Liquidación de devengados en nómina de enero 2016 con factores de la vigencia anterior (2015), con un menor valor pagado de $133.144.oo. La funcionaria profesional especializada 222-27 que se encontraba encargada renunció al

encargo el día 19 de enero de 2016 volviendo a su cargo original, profesional especializado

222-24 (Resolución 030 de 2016)

En la consulta de la liquidación en PERNO de la nómina del mes de enero de 2016 se

puede observar que se liquidaron 19 días como Profesional Especializado 222 grado 27 y

los siguientes 11 días restantes fueron liquidados con la asignación básica mensual para

profesional especializado 222-24 vigencia 2015 (Decreto Distrital 013 de 2015) por valor de

$1.149.974 y no con la asignación básica correcta para la vigencia 2016 (Decreto Distrital

035 de 2016) que debió ser por $1.245.077 (ver: Tabla 2 - Cálculos Liquidación

Devengados - Mes de enero 2016 - C.C. 51.842.592), lo que afectó los demás conceptos

dependientes de este factor como es la prima técnica y aportes a la seguridad social.

TABLA 2

Cálculos Liquidación Devengados - Mes de enero 2016 C.C. 51.842.592

19 DÍAS PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222-27

(2016)

11 DÍAS PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222-24

(2016)

11 DÍAS PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222-24

(2015) DIFERENCIA ($3.669.291 / 30

días)*19 días ($3.395.666/30 días)*11

días =($3.136.294 /30

días)*11 días

SUELDO BÁSICO $2.323.884 $1.245.077 $1.149.974 $95.103

PRIMA TÉCNICA

$929.553 $498.031 $459.989 $38.041

TOTAL $133.244

Hallazgo 3: Error en la liquidación de asignación básica mensual y prima técnica nómina mes de enero 2016 funcionaria identificada con C.C. 51.842.592 con renuncia a encargo el 19 ene 2016, la liquidación parcial de cargo original fue realizada con factores de 2015 (11 días) generando un menor valor de $133.244.oo. No se evidenció en las revisiones del periodo auditado que se hubiera corregido la diferencia señalada. Caso funcionaria C.C. 35.413.935 quien reingresa a la entidad el 29-dic-2015 luego de renuncia desde el 01-oct-2009, Mayor liquidación de días trabajados en diciembre 2015, Asignación Básica Mensual y Prima de antigüedad nómina de enero 2016 con factores del cargo que desempeñaba en el 2009, generando un mayor valor liquidado de $222.210.oo.

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La funcionaria laboró en la entidad en un grado profesional especializado 222-24 hasta el

30 de septiembre de 2009, Resolución 0777 del 29 de septiembre de 2009, como se puede

apreciar en la imagen 2 de consulta PERNO retiro de la funcionaria.

IMAGEN 2

Consulta PERNO Retiro 29 de septiembre de 2009

Funcionaria C.C. 35.413.935

Ingresa nuevamente a la planta de la entidad el día 29 de diciembre de 2015 a un cargo profesional especializado grado 21, según Resolución 045 del 23 de diciembre de 2015, perdiendo continuidad por transcurrir más de 15 días fuera de la nómina del Distrito, ver imagen 3 consulta PERNO .

IMAGEN 3

Consulta PERNO Nombramiento 23 de diciembre 2015

Funcionaria C.C. 35.413.935

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En el mes de enero de 2016, se le liquida la Asignación Básica Mensual (ABM) establecida en el Decreto Distrital 035 de 2016 de $3.395.666.oo para el cargo de Profesional Especializado 222-24, siendo la Asignación Básica Mensual correcta de Profesional especializado 222-21 (nuevo nombramiento) por valor de $3.274.261.oo. Adicionalmente, se le fue liquidada prima de antigüedad del 5% de la ABM por valor de 184.904.oo sin tener derecho a ella, ya que por existir solución de continuidad entre el retiro 01 octubre 2009 y el nuevo ingreso a la entidad 29 diciembre de 2015, pierde este derecho. Además, a esta misma funcionaria le fue registrada en forma errada la fecha de ingreso en el sistema PERNO, fecha de 28-dic-2015 siendo correcta el 29-dic-2015, esto afectó la liquidación de la nómina de enero 2016, ya que diciembre 2015 fue calculado como si hubiera laborado 3 días con un valor de $302.416.oo y no por 2 días como realmente debió haber sido liquidado por valor de $201.611. El ajuste de la fecha fue realizado mediante RQ2016_211_164 el día 18 de febrero de 2016. Consolidando una diferencia por mayor valor pagado de $222.210.oo (ver: Tabla 3 Liquidación diferencias pago días laborados diciembre 2015 - Funcionaria C.C. 35.413.935)

TABLA 3

Liquidación diferencias pago días laborados diciembre 2015 Funcionaria C.C. 35.413.935

CONCEPTO VALOR

LIQUIDADO VALOR CORRECTO

A LIQUIDAR DIFERENCIA

Liquidación Nómina de Enero 2016 $3.395.666 $3.274.261 $121.405

Liquidación días trabajados Diciembre 2015 $302.416 $201.611 $100.805

Total $222.210

Fue evidenciado que se adelantaron las acciones para corregir el error en la nómina de febrero 2016, sin embargo es conducente darle un tratamiento como hallazgo con el fin de que el área auditada realice un análisis de las causas que originaron esta situación y formule acciones correctivas para que vuelva a presentar este tipo de inconsistencias. Caso Funcionaria C.C.: 52.966.455 Liquidación de devengados con factores de una vinculación anterior, para los meses de enero y febrero de 2016., con un mayor valor pagado de $613.506.oo La funcionaria identificada con C.C. 52.966.455 se retiró por renuncia de la entidad de un

grado profesional especializado grado 222-21 el 2 de diciembre de 2015 y volvió a

ingresar a la planta el 29 de diciembre de 2015 a un cargo profesional universitario grado

18 según resolución 048 de 2015 perdiendo continuidad.

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IMAGEN 4

Consulta PERNO Consolidada Actos Administrativos Funcionaria C.C. 52.966.455

Se evidenció en los desprendibles de pago de los meses de enero y febrero de 2016 a la funcionaria se le liquido la nómina con una asignación básica mensual de un Profesional Especializado 222-21 es decir $3.274.261, siendo su vinculación como Profesional Universitario 219-18, el cual ocupa actualmente con una asignación de $2.967.508, establecido en Decreto Distrital 035 de 2016. Durante dos meses a la funcionaria se le canceló un adicional de $306.753 mensual, para un monto total de mayor valor pagado de $613.506.oo, por otro lado en la nómina de enero 2016 no le fueron liquidados los dos días que trabajo en diciembre 2015 por valor de $181.723.oo; en la nómina del mes de marzo 2016 se realizan los ajustes correspondientes, por lo cual el mayor valor pagado finalmente quedó en la suma de $430.783.oo, según se puede observar en la Tabla 4 Liquidación diferencias mayores valores pagados enero y febrero 2016 - Funcionaria C.C. 52.966.455..

TABLA 4

Liquidación diferencias mayores valores pagados enero y febrero 2016 Funcionaria C.C. 52.966.455

CONCEPTO VALOR A DESCONTAR

Valor cancelado adicional enero y febrero de 2016

-$613.506

Valor pendiente a pagar a la funcionaria por los 2 días laborados de diciembre de 2015

$182.723

Total descontado en el mes de marzo 2016 -$430.783

Aunque se evidencia que se hicieron acciones para corregir el error en marzo de 2016, se deja el hallazgo con el fin de que el área auditada realice un análisis de causas que

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originaron esta situación y formule acciones correctivas que mitiguen estas causas y no se vuelvan a presentar. 2.2.2 Liquidación de Prima Técnica: La liquidación de la prima técnica fue verificada para la totalidad de los funcionarios de la muestra que tienen derecho a la misma, evidenciándose que su liquidación es correcta. 2.2.3 Liquidación de Licencia de Maternidad: De la muestra fue seleccionada una funcionaria identificada con C.C. 63.559.014 que durante el periodo auditado de noviembre 2015 a junio 2016 se encontraba en licencia de maternidad. Se analizó tanto la liquidación de los valores devengados como las deducciones para las liquidaciones efectuadas durante el periodo de licencia de maternidad de diciembre 2015 a marzo 2016. Para realizar esta labor se contó con el acompañamiento del funcionario de nómina de la Subdirección de Talento Humano, elaborándose las correspondientes liquidaciones manuales mensuales, obteniendo los resultados de cada factor devengado los cuales fueron comparados con el resultado arrojado por aplicación PERNO, evidenciando que las liquidaciones efectuadas de manera manual coincidieron con las que arrojó la aplicación, por lo cual no hay anotación específica sobre este ítem. 2.2.4 Liquidación Prima Secretarial La nueva estructura de la Secretaría Distrital de Hacienda contemplada en el Decreto 600 del 22 de diciembre de 2014 suprime los cargos secretario y secretario ejecutivo del nivel asistencial, cargos que tenían derecho a la liquidación y pago de una prima secretarial, según lo señalado en el Artículo 3° del Acuerdo 092 del 26 de junio de 2003, los funcionarios del nivel asistencial que fueron incorporados a la nueva planta como auxiliares administrativos, conservan el derecho adquirido del pago de la prima señalada. Producto del proceso de encargos a una de las funcionarias con el derecho adquirido de liquidación y pago de prima secretarial le fue retirado este devengado desde noviembre de 2015 por el encargo en un grado superior, por lo cual presenta reclamación. La Subdirección de Talento Humano al revisar el caso encuentra que el derecho a la liquidación de la prima secretarial se conservará hasta la incorporación en la nueva planta y que no corresponde liquidarla en caso de encargo en un grado superior, como respuesta a la negativa de la entidad la funcionaria solicitante informa que existen otras funcionarias en la misma situación a las cuales se les está liquidando este concepto y se encuentran encargadas, por lo anterior la Subdirección de Talento Humano procede a realizar las revisiones pertinentes y adelanta los ajustes propios para corregir esta situación.

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El valor pagado como prima secretarial a las funcionarias con este derecho y que al ser encargadas no debió ser liquidado se presentó durante los meses de noviembre 2015 y hasta abril 2016 ascendiendo a la suma de $3.463.076.oo (tres millones cuatrocientos sesenta y tres mil setenta y seis pesos mcte.), en el mes de mayo 2016 la Subdirección de Talento Humano realiza los ajustes necesarios: deja de liquidar la prima secretarial y comienza a descontar los mayores valores pagados, quedando un saldo total pendiente de recuperar al mes de septiembre de 2016 de $778.305.oo. Con el fin de adecuarse a las restricciones en materia de descuentos / endeudamiento que tiene la aplicación PERNO y que son de carácter legal (Sueldo Básico Devengado menos Salud menos Pensión dividido en 2) los mayores valores pagados durante los seis meses de los encargos fueron descontados durante los seis meses siguientes (mayo-octubre de 2016, a excepción de los casos cuyo nivel de endeudamiento no lo permitió, como son los de las siguientes funcionarias con saldo a 31 de septiembre de 2016 de: - C.C. 51.726.400 saldo $40.516.oo, - C.C. 51.665.118 saldo $76.871.oo, - C.C. 20.410.981 saldo $206.078.oo, y C.C. 51.618.520 saldo $119.920.oo (ver: Tabla 5 Relación de funcionarios con derecho a Prima Secretarial en encargo - Balance al mes de septiembre 2016).

TABLA 5

Relación de funcionarios con derecho a Prima Secretarial en encargo

Balance al mes de septiembre 2016

# IDENTIFICACIÓN ENCARGO PRIM

SEC

TITULAR VALOR DEVOLUCIÓN

NUEVO SALDO CODIGO GR CODIGO GR

1 41.716.870 407 27 43.049 407 19 249.067 33.822

2 52.550.795 407 24 40.988 407 19 237.145 32.203

3 41.796.247 407 27 43.049 407 22 249.067 33.822

4 51.693.363 407 24 40.988 407 19 237.145 32.203

5 52.088.651 407 27 43.049 407 24 249.067 33.822

6 51.726.442 407 27 43.049 407 19 249.067 33.822

7 35.331.336 407 27 43.049 407 16 249.067 33.822

8 41.667.118 407 27 43.049 407 19 249.067 33.822

9 51.714.254 407 27 43.049 407 19 249.067 33.822

10 51.726.400 407 26 43.046 407 19 249.052 40.516

11 51.665.118 407 27 43.049 407 16 249.067 76.871

12 20.410.981 407 27 43.049 407 19 249.067 206.018

13 51.618.520 407 27 43.049 407 16 249.067 119.920

14 51.592.463 407 27 43.049 407 19 249.067 33.822

TOTALES 3.463.076 778.305

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Al tratar de establecer las causas que originaron las inconsistencias presentadas respecto del pago de la prima secretarial, se evidenció que en los meses de octubre y noviembre de 2015 se incrementó la carga de trabajo del área de nómina por la conjunción de diversas situaciones administrativas que serán especificadas a continuación.

- Entrada en vigencia de la nueva planta e incorporación de funcionaros (Decreto 600 de 2014)

- Terminación de encargos en curso 2 de noviembre de 2015

- Inicio de proceso de encargo 3 de noviembre de 2015

- Terminación de vinculación de temporales 31 de octubre de 2015

- Incorporación de provisionales. 1 de noviembre de 2015 Lo anterior generó un gran volumen novedades a la liquidación de la nómina, así:

- Reubicación de funcionarios de planta por terminación del proceso de encargos en curso.

- Reubicación de Funcionarios de planta por inicio de nuevo proceso de encargos.

- Terminación y liquidación de la nómina de planta temporal.

- Incorporación de los funcionarios vinculados como Provisionales Adicionalmente se continúa atendiendo los movimientos y novedades normales de nómina, tales como:

- Liquidación de Vacaciones

- Registro de Incapacidades

- Liquidación de Horas Extras

- Licencias no remuneradas

- Licencias de Maternidad También el Área de nómina presentó traslado de funcionarios ya sea que ingresaron o fueron trasladados a otras dependencias, lo anterior originado por la modernización de la planta y el proceso de encargos de 2015. Para atender algunas de estas situaciones la Subdirección de Talento Humano de forma previa y con la suficiente anticipación adelantó un plan con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación y la Dirección de Informática y Tecnología (Líder técnico e ingenieros de apoyo aplicativo PERNO) para la entrada en vigencia del Decreto 600 de 2014 Por el cual se establece la planta de cargos de la Secretaría Distrital de Hacienda, originada por rediseño y modernización organizacional adelantado en la administración 2012-2016

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“Bogotá Humana”, con un alcance que cubrió lo relacionado con la documentación de calidad en el SIG, adecuación de la nueva estructura y su nomenclatura en el aplicativo PERNO y distribución de cargos e incorporación de funcionarios de planta, a pesar que se evidencia la mención de la implicación del tema de la prima secretarial ante los cambios de asistenciales (con prima secretarial) y su incorporación como auxiliares administrativos, no se le dio alcance a la incidencia de este tema respecto del proceso de encargos. De la misma forma, no fue evidenciado que la administración hubiera realizado actividades como mesas de trabajo con las dependencias responsables del proceso (Despacho Secretario, OAP, OACR y los funcionarios del Área Responsable del Proceso) conducentes al diseño de un plan de contingencia integral incluyendo los otros hechos que se presentarían para el mismo periodo (octubre-diciembre 2015) y que la entidad tenia plena certidumbre de su ocurrencia, como: finalización de encargos en curso, finalización de la vinculación de temporales, asignación de nuevos encargos e incorporación de la planta provisional. Respecto de la finalización de la vinculación de temporales y la incorporación de provisionales, el aplicativo PERNO tiene restricciones cuando se liquidan funcionarios por terminación de vinculación (temporales) y son reincorporados con otro tipo de vinculación (provisionales) de un día para otro sin solución de continuidad, siendo importante anotar que esas restricciones obedecen a mecanismos de seguridad normales para el manejo de la información en una aplicación de este tipo, esas restricciones llevaron a la solicitud de ajustes mediante requerimiento como el solicitado el 9 de diciembre de 2015: “Se requiere para el cálculo de la prima de navidad de diciembre de 2015 de planta de personal, restar el valor de la prima de navidad liquidada y pagada por nómina adicional número 2 de octubre de 2015 al personal temporal quienes conservan la continuidad. Por lo anterior se envía por correo el archivo con la relación de los funcionarios, por cédulas y posiciones.” Finalmente, la principal objeción que se encontró y que fue transmitida por parte de funcionarios involucrados en estos procesos fue la falta de comunicación clara y oportuna respecto del retiro de funcionarios de la planta temporal, los funcionarios incorporados a la planta provisional y los encargos asignados en el mes de noviembre de 2015, lo que impidió obtener sus aportes por las implicaciones que se pudieran presentar en la liquidación de la nómina. Hallazgo 4: No se aceptan las anotaciones del área auditada manteniéndose el hallazgo:

No se evidenció la implementación de controles eficientes para atender la liquidación de la nómina de los meses de octubre y noviembre de 2015 generando inconsistencias en su liquidación originadas en una falta de una planeación integral que permitiera atender las situaciones administrativas derivadas de: - Entrada en vigencia de la nueva planta e incorporación de funcionaros (Decreto 600 de 2014), -Terminación de encargos en curso 2 de noviembre de 2015, - Inicio de proceso de encargo 3 de

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noviembre de 2015, - Terminación de vinculación de temporales 31 de octubre de 2015, - Incorporación de provisionales. 1 de noviembre de 2015, lo que generó inconsistencias como la liquidación y pago de un mayor valor de $3.463.076 por concepto de prima secretarial en 14 funcionarias que al ser encargadas les debían suspender ese pago hasta que retornen a sus cargos de origen.

Consideraciones del Equipo de Auditoria: La Subdirección de Talento Humano al no ser competente para haber realizado anotaciones a este hallazgo, debió dar traslado a la alta gerencia en la medida que conocidas las causas (falta de planeación integral, análisis en mesas de trabajo para la situación de coyuntura y la falta de comunicación de las decisiones de la alta dirección con los funcionarios encargados), se generaron las inconsistencias presentadas, las cuales no fueron detectadas por la STH, si no evidenciadas por uno de los funcionarios (cliente / usuario) al reportar el error detectado en la liquidación de su nómina y además que en los meses de octubre y noviembre 2015 se presentaron situaciones administrativas que generaron ajustes nominas posteriores como en diciembre 2015, enero 2016 e inclusive en junio 2016 Un planificación integral ante situaciones de coyuntura permitirá planificar los movimientos de personal para el 2017 (terminación de proceso de encargos 2017, posesión de nuevos funcionarios convocatoria 328 y retiro de provisionales) que puedan originar inconsistencias como las presentadas en los meses de octubre y noviembre 2015. 2.3 Verificar liquidación del concepto de deducciones por nivel salarial Los descuentos se encuentran catalogados en tres tipos según el origen de la autorización o el destino de los valores deducidos, estos son. Aportes / Deducciones Legales - Aportes Pensión - Aportes Salud - Régimen de Solidaridad

- Retención en la fuente Por orden Legal - Embargos (Cuota Alimentaria / Orden Judicial) Autorización Trabajador (Libranzas, Afiliaciones) - Deudas pago por libranza

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- Afiliaciones Sindicatos - Cuotas Cooperativas En términos generales se pudo establecer que las liquidaciones de los rubros de deducibles se encontraron concordantes con los parámetros establecidos de liquidación, a excepción de los casos presentados con inconsistencia en la liquidación de la asignación básica mensual (ABM), ya que al depender de este factor arrojara cálculos que no corresponden a la situación administrativa real del funcionario Para comprobar los conceptos de deducibles de tipo legal como: Aportes de salud, aportes de pensión, régimen de solidaridad y retención en la fuente, se adelantó con el acompañamiento del funcionario del área la liquidación manual y al compararla con la liquidación del sistema PERNO no se encontraron diferencias. 2.4. Verificar Liquidación de Retiro Para este tema fue revisada la liquidación de dos funcionarios, uno vinculado de carrera que renunció por jubilación (régimen antiguo) C.C. 12.113.091 y otro con vinculación de libre nombramiento y remoción C.C. 79.332.763 (régimen ley 100) a quien le fue aceptada la renuncia protocolaria. Para efectos de la liquidación, se contó con el acompañamiento del funcionario del área y obtenida la liquidación manual y realizar la comparación con la que efectuó la aplicación PERNO encontrando que lo valores son coincidentes.

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Conclusión:

- Se evidenció compromiso por parte de los funcionarios del área de nómina para el uso y aplicación de la documentación en calidad del proceso, procedimientos e instructivos relacionados con sus actividades, sin embargo la dependencia debe robustecer los controles internos respecto del flujo de información, responsables y tiempos esperados para cada tipo de trámite.

- Se pudo evidenciar no obstante las inconsistencias señaladas en el presente informe, que el sistema de nómina en la Secretaria Distrital de Hacienda integrado por los funcionarios del área, los ingenieros de sistemas (líder técnico e ingenieros de apoyo) y la aplicación PERNO, ha tenido un comportamiento satisfactorio respondiendo a los retos que las diversas circunstancias de una entidad del tamaño e importancia de la SDH les ha planteado, evidenciándose un alto compromiso y actitud de servicio tanto en el talento humano involucrado como del apoyo técnico y un buen funcionamiento de la aplicación PERNO. Por otro lado, se observó que la mayoría de inconsistencias obedecieron a liquidaciones con factores de vinculaciones anteriores, siendo importante implementar controles para estos casos y evitar que se materialicen nuevamente errores de este tipo.

- La identificación de los principales hitos que afectan las situaciones administrativas de los funcionarios y su consignación en un cronograma, permitirá planear recursos, flujos de información y actividades para atender los acontecimientos que eventual o periódicamente afectan la liquidación de la nómina.

- Como la liquidación de deducciones depende directamente de la liquidación de los devengados, todas las inconsistencia que se presenten es estos deben revisarse y ajustarse correspondientemente.

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Recomendaciones: 1. El área de nómina de la Subdirección de Talento Humano debe contar con los debidos

aislamientos físicos de sus áreas de trabajo que garanticen la seguridad y confidencialidad de la información que allí es manejada. Entre los datos necesarios para atender el proceso de nómina se encuentra información de carácter confidencial de los funcionarios que laboran en la entidad la que reposa en las hojas de vida, esta información llega hasta la órbita personal de cada uno de ellos; como enfermedades, procesos familiares, situación económica y disciplinaria entre otras, por lo cual la seguridad de la información debe ser garantizada en forma especial.

2. La entidad debe elaborar y contar con un Plan Anual de Planta de Personal y Nómina

en donde se contemple además de lo relacionado con la suministro de recursos para la provisión de personal mediante concurso de méritos Circular 20161000000057 de 2016 de la CNSC., la panificación de la disposición de recursos tanto técnicos como humanos ante el incremento del volumen de operaciones por novedades a la nómina originado en eventos tales como: terminación de encargos, incorporación de nuevos funcionarios en provisionalidad, incorporación de funcionarios en situación de periodo de prueba por convocatoria 328 de 2015, liquidaciones de vacaciones en periodos pico, identificando así de forma preventiva para cada vigencia las situaciones administrativas que puedan afectar a la dependencia y los procesos relacionados con el personal.

3. La entidad debe tener en cuenta lo presentado con la prima secretarial de los ahora

auxiliares administrativos para que los funcionarios que tengan este derecho adquirido una vez regresen a sus cargos originales, conserven dicho derecho.

4. Debe aclararse en la documentación del CPR-85 la mediciones existentes para la

totalidad de los productos generados por los procedimientos asociados al proceso, la redacción del objetivo, alcance al igual que la identificación de todos los elementos de entrada del proceso CPR-85 no son completamente claros por lo cual deben ser revisados.

Jose Ignacio León Florez Jefe Oficina Control Interno

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Relación de Tablas e Imágenes

Concepto Descripción Pagina

Tabla 1 Relación de Documentación SIG asociada al proceso de Nómina 8

Imagen 1 Consulta PERNO Actos Administrativos / Cargo Actual

C.C. 51.897.326 13

Tabla 2 Cálculos Liquidación Devengados - Mes de enero 2016

C.C. 51.842.592 15

Imagen 2 Consulta PERNO Retiro 29 de septiembre de 2009

Funcionaria C.C. 35.413.935 16

Imagen 3 Consulta PERNO Nombramiento 23 de diciembre 2015

Funcionaria C.C. 35.413.935 16

Tabla 3 Liquidación diferencias pago días laborados diciembre 2015 Funcionaria C.C. 35.413.935

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Imagen 4 Consulta PERNO Consolidada Actos Administrativos Funcionaria C.C. 52.966.455

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Tabla 4 Liquidación diferencias mayores valores pagados enero y febrero 2016 - Funcionaria C.C. 52.966.455

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Tabla 5 Relación de funcionarios con derecho a Prima Secretarial en encargo - Balance al mes de septiembre 2016

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28 71-F.05 V.3

Relación de Observaciones / Hallazgos

Concepto Descripción Responsable Pagina

Observación 1 Aceptadas las anotaciones del área auditada se traslada a Recomendaciones.

Subdirección de Talento Humano 10

Observación 2

Procedimiento 85-P.01 Gestión de situaciones administrativas: En la revisión de lo documentado para el procedimiento 85-P-01 no se pudo identificar el enlace, evento o actividad que integra en el flujo de información el procedimiento 85-P-02

Subdirección de Talento Humano 10

Observación 3

Procedimiento 85-P.02 Liquidación de salarios y prestaciones sociales de funcionarios de la Secretaria Distrital Hacienda: El objetivo del procedimiento solamente hace referencia un tipo de pago

Subdirección de Talento Humano 11

Hallazgo 1 El documento “Guía salarios y prestaciones sociales” no se encuentra incluido en el Sistema Integrado de Gestión – Calidad.

Subdirección de Talento Humano 11

Hallazgo 2

Son aceptadas parcialmente las anotaciones del Área Auditada siendo unificado con los Hallazgos 4 y 5

Error en la liquidación de nómina de una funcionaria en encargo con factores de su cargo original, identificada con C.C. 51.897.326.

Error en la liquidación de días trabajados funcionaria C.C. 35.413.935 en diciembre 2015 con liquidación de 3 días siendo 2 días,

Mayor liquidación de devengados para los meses de enero y febrero de 2016 funcionaria C.C.: 52.966.455 con factores de una vinculación anterior y no pago días laborados de diciembre 2015, por un valor total de $430.783.oo

Subdirección de Talento Humano

/ Dirección de Informática y Tecnología.

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Hallazgo 3 Error en la liquidación de asignación básica mensual y prima técnica nómina mes de enero 2016 funcionaria identificada con C.C. 51.842.592

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Hallazgo 4

No se evidenció la implementación de controles eficientes para atender la liquidación de la nómina de los meses de octubre y noviembre de 2015 generando inconsistencias en la liquidación de la nómina originadas en una falta de una planeación integral que permitiera atender las situaciones administrativas derivadas

Subdirección de Talento Humano / Subsecretaria

General Despacho de la

Secretaria

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