SAP Datos de Proveedores

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Finanzas y Activos Fijos

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Maestro de Proveedores

Plan de Formación y documentación

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Preparado por:

Revisado por:

Revisado por: INIA



INDICE

1. Introducción ....................................................................................................................... 4



1. Introducción La finalidad de este documento es conocer el proceso de alta y mantenimiento de proveedores que INIA lleva a cabo.

2. Descripción general. El proceso comprende no sólo el alta de los proveedores del INIA sino también su mantenimiento por los responsables correspondientes (fichas de datos maestros). No se abrirán los acreedores como cuentas de mayor ya que se tratarán por la contabilidad auxiliar. En el módulo de Cuentas a pagar se mantiene la contabilidad auxiliar referente a proveedores. La creación de proveedores en SAP no se limita a una numeración sino que es necesario rellenar una serie de campos clave tanto a nivel centralizado como a nivel de sociedad. Estos campos a rellenar vienen determinados por los grupos de cuentas. El grupo de cuentas es un concepto dentro de la estructura de SAP por el que se agrupan los proveedores que existen de cara a una codificación determinada y al mantenimiento de unos determinados datos maestros. Los datos a completar a nivel centralizado serán básicamente datos de dirección, criterios de búsqueda, NIF, y otros datos de identificación del proveedor. A nivel de sociedad se mantendrán datos como la cuenta asociada, datos bancarios, condición de pago, vías de pago, indicador de retención, etc. Se mantendrá, al nivel de dato maestro, la relación entre un tercero que es a la vez deudor y acreedor. Si modifica un registro maestro, el sistema graba las modificaciones en un log y genera información de modificación. En cada campo se graba el evento en el que se efectuó el cambio, el nombre del usuario y el anterior contenido del campo.

3. Creación de Proveedor Transacción: FK01 Ruta: Finanzas > Gestión Financiera > Acreedores > Datos Maestros > Crear



En esta pantalla siempre se introducirán los datos de acceso. La sociedad es INIA y en el grupo de cuentas se introducirá Z001 si se trata de un proveedor de la unión europea o Z002 si se trata de un proveedor extranjero. INTRO

En la pantalla anterior introducimos los datos de dirección que se estructuran en Nombre, Concepto de Búsqueda, Dirección Calle y Comunicación. En el apartado Nombre introduciremos el nombre del proveedor En el apartado Concepto de Búsqueda (Denominación breve utilizada en Ayudas para búsqueda de proveedores) introduciremos el valor que corresponda de acuerdo a la siguiente tabla:



1 ADMINISTRACION 2 COMUNIDADES AUTÓNOMAS 3 UNIVERSIDADES 4 EMPRESAS 5 CORPORACIONES LOCALES (+DIPUTACIONES) 6 ENTIDADES SIN FINES DE LUCRO 7 OTROS ORGANISMOS PUBLICOS. OPIS. 8 PERSONAS FISICAS 9 OTROS

En el apartado Dirección Calle introduciremos los datos relativos a su domicilio. El campo Distrito no es necesario introducirlo. En el apartado Comunicación introduciremos los datos relativos la forma de contacto. El campo Idioma siempre introduciremos Español, a pesar de que sea extranjero. Para pasar a la siguiente pantalla pulsamos sobre el icono de la flecha amarilla derecha.

En esta pantalla introduciremos los datos de control que se estructuran en Control de Cuentas, Información Fiscal y Datos de Referencia. En Control de Cuentas introduciremos datos en caso de que sea necesario. El campo cliente se utiliza cuando el proveedor es al mismo tiempo un cliente. Habría que introducir el código de cliente y en el cliente el código de proveedor. La Clave de Grupo es un campo que de momento no hay que rellenar. En Información Fiscal introduciremos los datos fiscales. En el campo Número de Identificación Fiscal introduciremos el NIF y en el campo NIF Comunitario introduciremos el mismo NIF precedido de las siglas del país. En Datos de Referencia introduciremos el Sector Institucional de acuerdo con la siguiente tabla y pasamos de página.



10 Estado 11 Org.Autonomos Admini 12 Org.Auts.no Administ 13 Seguridad Social 14 Corporación Local 15 Comunidad Autónoma 16 Otros Entes Públicos 17 Empresas Públicas 18 Empresas Privadas 19 Fams e Insts no lucr 20 Exterior 99 Sin especificar

En esta pantalla introduciremos los datos relativos a la cuenta bancaria siempre que se tenga previsto pagar mediante la norma CSB43. Introduciremos el país del banco, la clave de banco consiste en los ocho dígitos de la entidad financiera y la oficina, el titular en caso de que no sea el mismo que el proveedor y los dígitos de control. Pulsando sobre Dat. Banco podremos visualizar los datos del banco. Si nos posicionamos en la línea del banco y pulsamos Borr. Dat. Banc borraremos toda la línea. Si el banco ya estaba dado de alta en el sistema al pulsar INTRO pasamos a la siguiente pantalla. En caso de que el banco no haya sido creado con anterioridad en el sistema, al pulsar INTRO o cambiar de pantalla nos pedirá los datos propios de ese banco según se muestra.



En esta pantalla introduciremos los datos del banco que conozcamos, posteriormente se pueden ampliar mediante la transacción FI02. Para ampliar los datos del domicilio del banco pulsamos sobre el icono del sobre y rellenamos los datos correspondientes. Una vez terminado pasamos a la pantalla de pagos. Y continuamos a la siguiente pantalla.

En esta pantalla introduciremos los datos de gestión de cuenta de contabilidad. En el apartado Gestión de Cuenta introduciremos como Cuenta Asociada la 400000, en clave de clasificación introduciremos para todos los proveedores el código 003 lo que implica que en el



campo asignación de las contabilizaciones se introducirá la fecha de documento. En el indicados de cajero introduciremos una S si será pagado por caja y una N si no. En los datos de referencia introduciremos como Nº cta anterior el numero de proveedor que tengamos en SIC y en el campo Nº de personal introduciremos el número de empleado cuando el proveedor sea un empleado. En el apartado de datos propuestos para informes fiscales introduciremos los campos de acuerdo a estas tablas. Una vez terminado pasamos a la siguiente pantalla. Relac. Admon Activd. Económica

1 Orgs. de la Admon Gral Estado 10 Agropecuarias 2 CCAA de la Admón. del Estado 11 Pesqueras 3 Seguridad Social 20 Industria extractiva 4 Ents territs: Autons.y local 30 Petroleo y derivados 5 Contratistas de obras 31 Electricidad

19 Resto particulares 20 Exterior 99 Sin especificar

En la pantalla de Pagos de Contabilidad introduciremos los datos necesarios para la ejecución del programa de pagos. En el apartado Datos de Pago introduciremos 0001 como Condición de pago para efectuar pagos inmediatos sin descuentos y marcaremos el campo Verif. Fra. Dob. Para que el sistema verifique que no se introducen 2 facturas con el mismo campo de referencia en un mismo proveedor con una misma fecha de documento y moneda. En el apartado Pagos Automáticos Indicaremos todo lo referente a pagos automáticos. El campo Vía de pago indica como se ha de pagar y desde dónde se ha de pagar. Así tenemos:



1 Transferencia BBVA C.Pagadora C Pago cheque manual T Transferencia B.España Marcaremos Pago Unico cuando que ramos que el sistema haga un solo pago al proveedor sumando todas sus facturas. Marcaremos Com. Con Deudor cuando queramos que el sistema haga un neteo entre las partidas del proveedor y las del cliente asociado. En caso de que queramos bloquear al proveedor para el pago introduciremos el indicador A en el campo Bloqueo de Pago. Los campos Banco Propio y Clave de Agrupación no son aplicables a INIA. Pasamos a la siguiente pantalla. La pantalla de correspondencia se utiliza para la comunicación de extractos de cuenta y otras cartas pero su funcionalidad no es aplicable a INIA. Pasamos a la siguiente pantalla.

En esta pantalla indicaremos los datos referentes a las retenciones cuando sea aplicable. En el campo Tipo de Retención siempre se introducirá ZI, el indicador será de acuerdo a la siguiente tabla Z1 Indicador de retención 18% INIA Z2 Indicador de retención 9% INIA Z3 Indicador de retención 2% INIA -Jornales Siempre marcaremos el indicador de Sujeto e introduciremos el NIF. Esta es la última pantalla del proceso de creación del maestro de un proveedor. Antes de finalizar el proceso el sistema nos pregunta si queremos grabar los datos.

4. Modificación de Proveedor



Transacción: FK02 Ruta: Finanzas > Gestión Financiera > Acreedores > Datos Maestros > Modificar La funcionalidad de esta transacción es muy similar a la de creación diferenciándose solamente en la primera pantalla donde hay que indicar el número de proveedor a visualizar.

Además de introducir el número SAP te permite que le indiques los datos que se han de modificar, los de dirección, los de control, o todos. Solamente se pueden modificar los campos que están con el fondo en blanco, los que están en gris no son susceptibles de modificación. SAP permite tener un control de los cambios efectuados en el sistema. Así, si estamos posicionados en un campo y pulsamos Modificaciones Campo dentro del menú Entorno, el sistema nos mostrará una pantalla con los valores que han pasado por ese campo.

Esta pantalla nos dice que el 20-11-02 el campo calle (donde teníamos posicionado el cursor) paso de ser 111111 a ser 222222. Haciendo doble clic sobre la línea podemos acceder a más información de quien lo hizo y a que hora. Si queremos saber todas las modificaciones que se han producido en un proveedor pulsaremos Modificaciones Cuenta dentro de Entorno.

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