Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 16 junio de 2010INF-DGAI-018-2010

Licenciado Desiderio Soto Sequeira.Director General de Aduanas

ASUNTO: Servicios preventivos de advertencia sobre instalaciones físicas de la Aduana Central

Estimado Desiderio:

Como parte del estudio Evaluación del control interno en la importación definitiva de vehículos que está realizando el Lic. Walter Lobo Ramírez, se efectuó una visita a la Aduana Central el día 09 de junio del 2010, donde se realizó dentro de otras actividades, una inspección física de las instalaciones, con participación del Lic. Miguel Vega Segura Subgerente de la Aduana Central, y la Sra. Gabriela Jiménez Boulanger, funcionaria de esta Auditoría Interna.

De los resultados de la inspección física, se observaron algunas situaciones relacionadas con la seguridad y la protección física de las instalaciones, las personas, los equipos y la información, que consideramos son susceptibles de mejorar, dentro del proceso continuo de fortalecimiento del sistema de control interno de la Aduana Central.

En aras de brindar una asesoría constructiva y oportuna, se procede a comunicarle las siguientes condiciones de las instalaciones físicas de la Aduana Central, ubicada en el Cantón de Goicoechea, San José, a efecto de que se valoren y se tomen las medidas correctivas que proceden.

1. Área Externa:

1.1. El rótulo que identifica las instalaciones de la Aduana Central no presenta una ubicación adecuada, debido a que está en un costado de la entrada principal y con árboles que lo rodean, lo que dificulta su visualización desde de la calle principal.

1.2. Las áreas verdes de la entrada principal se encuentran descuidadas con el zacate demasiado alto, lo que da un mal aspecto de la Aduana y por ende del Ministerio de Hacienda.

2. Área de las oficinas 2.1 Existen rótulos indicando “Extintor” sin embargo, los extintores de incendio no están

ubicados donde corresponde. 2.1. Carece de letreros de señalización de oficinas en pasillos, puertas de entrada y salida del

edificio, indicación de salidas y áreas de seguridad para casos de emergencia.”2.2. La iluminación eléctrica no es la adecuada, ya que existen balastros, fluorescentes, en

malas condiciones.

3. Planta Eléctrica 3.1. Se cuenta con una planta eléctrica, sin embargo se indicó, que se contaba únicamente con

el combustible necesario para calentarla; ya que se han presentado problemas con las tarjetas de combustible que se contemplan únicamente lo de vehículos.

3.2. El portón de acceso a la planta eléctrica se encontraba con un cilindro a la entrada y algunos materiales en desuso que dificultan la apertura del portón.

4. Áreas de Archivos Documentales 4.1. Pasillo con muebles atravesados que dificultan la circulación de personas.4.2. Fluorescentes quemados.4.3. Existen muebles para efectuar reuniones dentro del área del archivo documental.

INF-DGAI-018-2010 Pág. 1 de 5

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

4.4. Se almacenan en esta área los extintores de incendio, los cuales están vencidos a marzo 2009.

5. Bodega5.1. Existen documentos, muebles en desuso, suministros, papelería, muestras para laboratorio

en desorden y mezclados.

6. Otros aspectos:

6.1. No existe un lugar específico y apropiado para custodia de muestras (a devolver, analizadas, pendientes de analizar), no están debidamente rotuladas y en lugares específicos como estanterías en orden de cuales están para ser analizadas, o para devolver. Asimismo no se indica cuales de las muestras son tóxicas, u alguna otra condición.

6.2. No se tiene un área específica para el archivo de muebles en desuso ya que se observaron algunos en las aceras interna del edificio.

6.3. Caja de breaker con los cables expuestos a la entrada del edificio.6.4. El lugar destinado para que los clientes esperen ser atendidos es insuficiente y el mobiliario

se encuentra en malas condiciones, lo que afecta la imagen.

7. Área del Servidor 7.1. Se indicó por parte del Subgerente de la Aduana que existe el problemas de instalación

eléctrica en las UPS, según informes técnicos de visita N°001401 del 10 de julio 2007 del Área Administrativa, y N° 096663 del 06 de junio del 2010 se recomienda revisar el cableado eléctrico, sin embargo, aún no se ha dado solución a este aspecto.

Es necesario atender los problemas expuestos relacionados con el ambiente de trabajo, infraestructura e instalaciones físicas de la Aduana Central, ya que de lo contrario se estarían asumiendo riesgos en cuanto a los siguientes aspectos:

Detrimento del ambiente laboral de los funcionarios en perjuicio de la salud, rendimiento, concentración y seguridad física lo que consecuentemente afectaría que la labor se realice de manera eficiente y eficaz.Pérdida de información, daño o pérdida del equipo de cómputo y/u otros bienes.Daños en las instalaciones físicas por malas instalaciones eléctricas e hidrantes no ubicados Pérdida de imagen institucional.Efectos en los procesos de recaudación y fiscalización que realiza esa Aduana.

A continuación, se muestran algunas fotografías en donde se presentan las situaciones mencionadas.

INF-DGAI-018-2010 Pág. 2 de 5

Foto 1 Las áreas verdes de la entrada principal se encuentran descuidadas con el zacate demasiado alto

Foto 1 Rotulo Ministerio mal ubicado y con poca visibilidad calle principal

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

INF-DGAI-018-2010 Pág. 3 de 5

Foto 3 Existen rótulos indicando “Extintor” los mismos no están

Foto 2 Carece de letreros de señalización en pasillos, puertas de entrada y salida del edificio

Foto 5 La iluminación eléctrica no es la adecuada ya que existen balastros, fluorescentes, en malas condiciones.

Foto 6 Cuenta con una planta eléctrica, sin embargo se indicó, que se contaba únicamente con el combustible necesario para calentarla

Foto 7 El portón de acceso a la planta eléctrica se determinó que se encontraba con un cilindro a la entrada y algunos materiales en desuso que dificultaron la apertura del portón.

Foto 8 Pasillo con muebles atravesados que dificultan la circulación de personas

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

En razón de lo anterior, estimamos conveniente se revise las condiciones expuestas y se mejoren, conforme lo que establece la Ley 8292 Ley General de Control Interno cuyo objetivo es: a) Proteger y conservar el patrimonio público, b) garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones, c) cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

INF-DGAI-018-2010 Pág. 4 de 5

Foto 11 Área de bodega presenta desorden

Foto 13 Área de Bodega muestras para laboratorio en un lugar no adecuado.

Ilustración 9 Se almacenan en esta área, los extintores de incendio con fecha de vencimiento de marzo 2009

Ilustración 10 Área de bodega presenta desorden

Foto 12 Caja de breaker con los cables expuestos a la entrada del edificio

Dirección General de Auditoría Interna “Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

También sobre esta materia se debe considerar el Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda, que prevé diversa normativa sobre las condiciones físicas mínimas que debe mantener la institución, deberes y derechos de los funcionarios y del patrono.

Por lo anterior, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8292, Ley General de Control Interno, como parte de los servicios de esta Auditoría, procedemos a comunicarle la necesidad de que se valore y tomen las medidas correctivas que proceden, considerando que las situaciones expuestas son indicadores de riesgo para las instalaciones, los funcionarios, el equipo, y el servicio que brinda la Aduana Central.

Para efectos de la fiscalización que nos corresponde ejercer, le solicitamos, de conformidad con las disposiciones de la Ley 8292 General de Control Interno, comunicar a esta Auditoría Interna en un plazo de diez días las acciones que se tomen con relación a estas condiciones.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

c. Estudio 013-2010 importación vehículos

OSA/OMA/wlr/gjb

INF-DGAI-018-2010 Pág. 5 de 5