S R Calificación Esc. Sec. Lic. A L M Instituto ...

S R y C C Sistema de Registro y Control de Calificación Esc. Sec. Lic. A L M

1

Instituto Tecnológico de Tuxtla Gutiérrez Chiapas

Proyecto Residencia

Licenciatura en Informática Presentan

Carlo Eduardo Santiago Mendoza Manuel Antonio Sánchez Náfate

José miguel Niño José

Nombre del proyecto

SRyCC (sistema de registro y control de calificaciones)

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; Enero 2010


2

INDICE

PAGINAS

INTRODUCCIÓN 1

I.- JUSTIFICACIÓN 3

II.- OBJETIVOS 4

III.- CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DONDE SE PARTICIPO 5

IV.- PROBLEMAS A RESOLVER PRIORIZANDOLOS 11

V.-ALCANCES Y LIMITACIONES 12

V.1.- Alcances 12

V.2.- Limitaciones 12

VI.-FUNDAMENTO TEÓRICO 13

VI.1.-Marco teórico conceptual 13

VI.2.-Marco teórico especifico 18


3

VII.-PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 24

VII.1.-Investigación preliminar. 24

VII.2.- Determinación de los requerimientos del sistema. 25

.

VII.3.- Diseño del sistema. 26

VII.4.- Desarrollo del software. 26

VII.5.- Prueba del sistema. 26

VII.6.- Implementación y evaluación. 27

VII.7.- Elaboración de informe. 27

VIII.-RESULTADOS, PLANOS, GRAFICAS, PROTOTIPOS 28

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 49

Conclusiones 49

Recomendaciones 50

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA 51

ANEXOS 52


4

INTRODUCCIÓN

Actualmente en las empresas, dependencias de gobierno e instituciones educativas se

maneja la sistematización de la información ya que es una herramienta informática que

facilita el manejo de la información indispensable para las empresas, reduce tiempo y

costo haciéndolas más productivas.

¿Por qué contar con la sistematización de la información?

Toda empresa tiene que estar actualizada ya que pueden llegar a hacer más

competitivas en el mundo laboral, como ejemplo los bancos, tiendas departamentales

como Wal-Mart, Samborn's, Liverpool entre muchas más que cuentan con sistemas de

bases de datos para el manejo de sus mercancías y personal, dentro de las

instituciones educativas que cuentan con sistemas de información están el Tecnológico

de monterrey campus Tuxtla, Tecnológico de Tuxtla Gutiérrez, centros de bachilleres de

Chiapas y centros de bachillerato industrial y de servicios entre otras dependencias

educativas.

Las empresas y dependencias que no cuenta con una sistematización de

información quedan obsoletas, las empresas deben de ser dinámicas y actualizarse

conforme a las necesidades de las demandas.

Por lo consiguiente nos dimos a la tarea de realizar una investigación para llevar a cabo

un proyecto de residencia en la escuela secundaria Lic. Adolfo López Mateos.

Como primer Paso: se tuvo una reunión con el director de la institución educativa a

quien nos dirigimos para su autorización de llevar a cabo dicho proyecto y darnos a la

tarea de hacer el análisis e investigación y encontrar los problemas graves de la

institución.


5

Segundo Paso: se reunió al personal administrativo quienes comentaron que se le

hacía muy difícil y laborioso manejar la información de los alumnos manualmente,

detectando que era el problema más grave que tiene la institución.

Tercer Paso: se tomo la decisión de seleccionar el departamento más afectado siendo

este el departamento de control escolar, que lleva acabo el manejo de información de

las calificaciones de alumnos con ayuda de una PC y de cuadernos especiales llenados

manualmente, pero esto no resuelven los problemas en un cien por ciento a la

institución, en cuanto a tener la información a tiempo y en orden, teniendo como

consecuencia la poca eficiencia del personal y el desgaste del mismo, ya que invierte

mucho tiempo en la realización de las operaciones del departamento.

Por lo anterior se detecta la problemática dándole inmediata atención, teniendo en

cuenta la importancia del manejo de las calificaciones de los alumnos y el registro de

las mismas para hacer un reporte anual y la impresión de las boletas bimestrales.

Para ello es necesario la sistematización de información de calificaciones de alumnos

con ello concluimos la importancia de estar actualizados en cuanto a tecnología de la

información.

Detectando la problemática de la institución es necesario saber si la institución cuenta

con un sistema que ayude al buen funcionamiento de la información, con ello se percata

de que existe un sistema de la (SEP, Secretaria de Educación Pública), el cual contiene

datos de alumnos inscritos en la institución así como promedios, el final de cada año.

Este sistema no resuelve las necesidades de la institución teniendo en cuenta lo

anterior.

Se determinó hacer un proyecto que abarcara la información de calificaciones,

exclusivo para el área de control escolar.

Dicho proyecto lleva el nombre de “SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE

CALIFICACIONES DE LA ESC. SEC. FED. LIC. ADOLFO LÓPEZ MATEOS “.


6

I.-JUSTIFICACIÓN

El SRyCC (sistema de registro y control de calificación) se implementará en el

departamento de control escolar de la escuela secundaria Lic. Adolfo López Mateos

como un apoyo para el personal en el control de calificaciones de los alumnos durante

cada ciclo escolar, dando como resultado la optimización del tiempo y esfuerzo que

normalmente se realiza en el departamento. Este permitirá mejorar y modificar el

proceso que actualmente se realiza, como pasar información manualmente de un

documento a otro y transportar información mediante memorias USB (memorias

portátiles) y que a su vez esté diseñado para que se pueda integrar con los proyectos

futuros de la institución.

El SRyCC estará proyectado para el turno matutino de la institución como una prueba

de inicio y posteriormente se implementará en ambos turnos.

El SRyCC también traerá beneficios a la institución en muchos aspectos como la

reducción de uso de materiales y esfuerzo del personal para el control de calificaciones.


7

II.-OBJETIVOS

GENERAL

Desarrollar el diseño e implementar un sistema computarizado capaz de registrar y

controlar las calificaciones (SRyCC) de los alumnos inscrito dentro de la institución con

la finalidad de poder sistematizar los procesos de entrega de boletas y así ser más

eficientes.

ESPECIFICOS

Analizar el procedimiento que se lleva a cabo actualmente para la realización de

los registros de calificaciones.

Registrar los alumnos de nuevo ingreso para un mejor control del área.

Asignar materias a los alumnos de acuerdo a su nivel dentro de la institución.

Registrar calificaciones de manera computarizada para una mayor confiabilidad.

Generar boletas bimestrales de manera automatizada.

Generar cualquier tipo de reporte que el sistema requiera.


8

III.- CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DONDE SE PARTICIPO

NOMBRE DE LA EMPRESA Ó INSTITUCIÓN

Esc. Sec. Lic. Adolfo López Mateos

GIRO DE LA EMPRESA Ó INSTITUCIÓN

Servicio educativo publico

NOMBRE DEL TITULAR

Mtro. Adelfo Arévalo Mota

DIRECCIÓN

8va y 9na Pont. Entre 3ra Sur, Col. Centro.

TELÉFONO

(961) 60 3 26 02

MISIÓN

Proporcionar las condiciones necesarias con carácter formativo para que los jóvenes

alumnos concluyan la educación secundaria, de tal manera, que adquiera las

herramientas para aprender a lo largo de la vida, reflexionar, tener un sentido crítico,

desarrollar todas sus competencias de los conocimientos adquiridos, para mejorar las

condiciones de vida y satisfacer sus necesidades en armonía con su entorno natural y

social.

VISIÓN

Establecer condiciones institucionales y sociales para la formación integral de la

condición humana, sustentada sobre normas de calidad y competitividad que demanda

la sociedad del conocimiento. Responsabilidad, respeto y tolerancia.


9

ACTIVIDADES, FUNCIONES Y METAS DE LA INSTITUCIÓN

La educación secundaria es la que tiene como objetivo capacitar al alumno para

proseguir estudios superiores o bien para incorporarse al mundo laboral. Al terminar la

educación secundaria se pretende que el alumno desarrolle las suficientes habilidades,

valores y actitudes para lograr un buen desenvolvimiento en la sociedad. En particular,

la enseñanza secundaria debe brindar formación básica para responder al fenómeno de

la universalización de la matrícula que se tiene en la institución.

ACTIVIDADES, FUNCIONES Y METAS DEL ÁREA EN DONDE SE LLEVÓ A CABO

EL DESARROLLO DEL PROYECTO

1.-Clasificar, registrar y depurar la documentación escolar y la generada por el plantel.

2.-Despachar la correspondencia escolar que se requiera y elaborar una relación de la

misma.

3.-Vigilar, organizar y mantener actualizado el archivo de los documentos recibidos o

generados en el plantel; abrir expedientes y llevar minutario y registro de los

documentos.

4.-Elaborar los documentos relacionados con los trámites de control escolar que deban

efectuarse para regularizar o comprobar la situación del alumno del plantel.

5.-Facilitar la consulta de los expedientes que solicite el personal directivo.


10

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN

DIRECTOR

SUBDIRECTOR

- DIRECTOR

- SUBDIRECTOR -ORIENTADOR -ASESOR DE GRUPO -JEFE LOCAL DE CLASE -ALUMNADO -ASOCIACIÓN DE PADRES DE FAMILIAS

-PROFESORES DE ENSEÑANZA -AYUDANTE DE LABORATORIO

-ORIENTADOR -MEDICO ESCOLAR -TRABAJADOR SOCIAL -PREFECTO

-CONTROLADOR

-OFICIAL ADMINISTRATIVO -CONSERJE -VELADOR -AUXILIAR DE INTENDENCIA


11

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN EN ÉL ÁREA DONDE SE LLEVÓ A

CABO EL DESARROLLO DEL PROYECTO

DIRECCIÓN

SUBDIRECCIÓN

SERVICIOS DOCENTES

SERVICIOS DE ASISTENCIA EDUCATIVA

SERVICIOS GENERALES Y

ADMINISTRATIVOS

CONSEJO TÉCNICO ESCOLAR


12

UBICACIÓN FÍSICA DE LA DEPENDENCIA

La Escuela Secundaria Lic. Adofo Lopez Mateos se encuentra localizada en la ciudad

de Tuxtla Gutierrez, Chiapas. Ubicada en la sigiente dirección.

DIRECCIÓN

8va y 9na Pont. Entre 3ra Sur, Col. Centro.

REFERENCIA: a tres cuadras al sur poniente del parque de la marimba de la capital

chiapaneca.

TELÉFONO

(961) 60 3 26 02

CROQUIS DE UBICACIÓN:


13

RESUMEN DE LA INFRAESTRUCTURA DE EQUIPO DE CÓMPUTO, EN CUANTO A

HARDWARE Y SOFTWARE

Actualmente la institución cuenta con 8 equipos de cómputo que son utilizados por el

personal administrativo las características de los equipos son:

Hardware: 80gb. en disco duro, 512Mb. en memoria Ram,

1.8Gb. En microprocesador Celeron, Antena de red inalámbrica, monitor de 17

pulgadas,

Mouse, teclado, bocinas.

Software: Sistema Operativo Windows Xp Profesional, Office 2003, Adobe Reader,

entre otros.


14

IV.-PROBLEMAS A RESOLVER PRIORIZANDOLOS

Actualmente el proceso de registro de calificaciones se realiza de forma manual en un

concentrado, lo cual genera pérdida de tiempo y gasto de materiales.

La búsqueda de calificaciones de los alumnos egresados o dados de baja de la

institución no se localizan fácilmente puesto que se encuentran archivados de forma

manual y esto hace que genere más tiempo de búsqueda.

En el departamento de control escolar se realizan los reportes de calificaciones

bimestrales, la captura de los datos de las boletas bimestrales se realiza en maquinas

de escribir mecánicas.


15

V.-ALCANCES Y LIMITACIONES

De acuerdo a las necesidades que se presentan en la institución para llevar a cabo el

sistema de registro y control de calificaciones, es necesario tomar en cuenta los

alcances y limitaciones.

V.1.-ALCANCES

Contar con una base de datos que contenga los registros de alumnos.

Contará con el registro de las calificaciones de los alumnos.

Controlará las calificaciones bimestrales o de acuerdo a las necesidades del

usuario.

Manejará un historial académico de cada alumno.

Imprimirá boletas bimestrales de alumnos para entregárselos a los tutores.

Imprimirá el historial académico de alumnos si se requiere.PE

El sistema estará implantado en la red local.

El acceso al sistema estará restringido mediante una cuenta de usuario personal

esto servirá para que otros personas no tengan acceso al sistema.

V.2.-LIMITACIONES

El sistema de base de datos solo estará en la máquina del encargado de control

escolar.

La impresión de boletas originales de acuerdo al estándar de la SEP queda

restringido por decisión del director, ya que estas tienen un folio.

El sistema será local sin acceso a internet ya que solo se usará en la red local de

la institución.


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VI.-FUNDAMENTO TEÓRICO

VI.1.-MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para llegar a un

objetivo común. Aunque existen una gran variedad de sistemas, la mayoría de ellos

pueden presentarse a través de un modelo formado por cinco bloques básicos:

elementos de entrada, elemento de salida, sección de transformación, mecanismo de

control y objetivos. Tal y como muestra la siguiente figura, los recursos acceden al

sistema a través de los elementos de entradas para ser modificado en la sección de

transformación. Este proceso es controlado por el mecanismo de control con el fin de

lograr el objetivo marcado. Una vez se ha llevado a cabo la transformación, el resultado

sale del sistema a través de los elementos de salida.

Entrada de información

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere

para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las

manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras

que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros

sistemas o módulos.

Objetivos

Mecanismo de control

Entrada Transformación Salida

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml


17

Almacenamiento de información El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene

una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la

información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser

almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de

almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o

diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de información

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una

secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos

introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.

Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en

información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible,

entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a

partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un

año base.

Salida de información

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información

procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las

impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los

plotters, entre otros.


18

EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.

El ciclo de de vida del desarrollo de sistema (SDLC, Systems Development Life Cycle),

es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya premisa principal consiste en

que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especifico de actividades del

analista y el usuario.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

Esta primera fase del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de

identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del

resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un

problema que no era el que se debía resolver.

La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un

negocio. A continuación, en conjunto con otros miembros de la organización, el analista

determina con precisión cuales son los problemas.

Determinación de los requerimientos de información.

La siguiente fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de

información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los

requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como

las entrevista, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de

cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del

comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y su entorno de oficina, al

igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos.

C

1.45M

1.00M

0.14M

PASILLO


19

Análisis de las necesidades del sistema.

La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las

necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian

al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el

uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y salidas de

las funciones del negocio en una forma grafica estructurada. A partir de los diagramas

de flujo de datos desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados

en el sistema, a si como sus respectivas especificaciones.

Diseño del sistema recomendado.

En la fase de diseño del sistema de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza

información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema

de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que

aseguran que los datos que ingresen al sistema sean correctos. Además, el analista

facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante técnicas

adecuadas de diseño de formularios y pantallas.

Desarrollo y documentación del software.

En la quinta fase de ciclo de desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera

conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario.

Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los

diagramas de estructura, los diagramas de nassi-Shneideman y de pseudocódigo. El

analista se vale de una o más de esta herramienta para comunicar al programador lo

que se quiere programar.


20

Prueba y mantenimiento del sistema.

Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para

asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con

las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

El mantenimiento de sistemas es el mantenimiento continuo después del inicio del

funcionamiento. Cuando se elaboran planes para la estrategia de información, las

organizaciones no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la

fase más prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas. Las implicaciones del

volumen de trabajo para mantenimiento para los planes de estrategia de información en

una organización es un tema que merece atención especial. La estructura de

organización necesita flexibilidad para apoyar el mantenimiento de los sistemas

IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA.

La implementación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los

usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para

utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin

embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el

ambiente diferente con el paso de las semanas y los meses.


21

VI.2.-FUNDAMENTO TEÓRICO ESPECÍFICO

LENGUAJES A UTILIZAR

SQL

El Lenguaje de consulta estructurado Structured Query Language) es un lenguaje

declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos

tipos de operaciones en éstas. Una de sus características es el manejo del álgebra y el

cálculo relacional permitiendo efectuar consultas con el fin de recuperar -de una forma

sencilla- información de interés de una base de datos, así como también hacer cambios

sobre ella.

Lenguaje SQL está compuesto por comandos, cláusulas, operadores y funciones de

agregado. Estos elementos se combinan en las instrucciones para, crear, actualizar y

manipular las bases de datos.

EL XAMPP

XAMPP, un instalador de Apache, PHP y la base de datos MySQL, que permite contar

con estos programas correctamente configurados, sin tener que preocuparnos en los

pormenores de cada uno.

Lo que realmente hace especial a XAMPP es que tiene distribuciones para distintos

sistemas operativos: Linux, Windows, Mac OS X y Solaris. Así que podemos utilizarlo

casi en cualquier sistema operativo que podamos tener.

Instala básicamente los siguientes programas:

• MySQL 5.0.41

• PHP 5.2.2

• PHP 4.4.7

• PhpMyAdmin 2.10.1


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ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS A UTILIZAR

PhpMyAdmin es una herramienta escrita en PHP con la intención de manejar la

administración de MySQL a través de páginas web, utilizando Internet. Actualmente

puede crear y eliminar Bases de Datos, crear, eliminar y alterar tablas, borrar, editar y

añadir campos, ejecutar cualquier sentencia SQL, administrar claves en campos,

administrar privilegios, exportar datos en varios formatos y está disponible en 50

idiomas. Se encuentra disponible bajo la licencia GPL.

PhpMyAdmin es un proyecto de más de diez años con base de código estable y

flexible.

Características

Interfaz Web intuitiva

Apoyo a las características más MySQL:

o buscar y borrar bases de datos, tablas, vistas, campos e índices

o crear, copiar, eliminar y cambiar el nombre de alterar las bases de

datos, tablas, campos e índices.

o Mantenimiento de servidores, bases de datos y tablas, con

propuestas sobre la configuración del servidor.

o ejecutar, editar y marcar cualquier SQL-declaración, incluso lotes de

consultas.

o gestión de usuarios y privilegios de MySQL

Importar datos de CSV y SQL

Administración de múltiples servidores

PhpMyAdmin es un programa de libre distribución en PHP, creado por una comunidad

sin ánimo de lucro, que sólo trabaja en el proyecto por amor al arte.

http://es.wikipedia.org/wiki/MySQL


23

DB DESIGNER

DB Designer for MySQL es un sistema de desarrollo visual previsto para el diseño,

modelado, creación, modificación e ingeniería reversa de base de datos de forma

potente y fácil.

No solo acelera y clarifica el proceso de creación de bases de datos sino que también

simplifica su mantenimiento.

Designer for MySQL te permite construir tu base de datos trabajando con

representaciones gráficas de tablas, columnas, relaciones, etc. en un ambiente visual

fácil de entender.

LENGUAJE DE PROGRAMACION

VISUAL STUDIO C#

C♯ (pronunciado si sharp en inglés) es un lenguaje de programación orientado a objetos

desarrollado y estandarizado por Microsoft como parte de su plataforma .NET, que

después fue aprobado como un estándar por la ECMA e ISO.

Su sintaxis básica deriva de C/C++ y utiliza el modelo de objetos de la plataforma.NET

el cual es similar al de Java aunque incluye mejoras derivadas de otros lenguajes (entre

ellos Delphi).

La creación del nombre del lenguaje, C♯, proviene de dibujar dos signos positivos

encima de los dos signos positivos de "C++", queriendo dar una imagen de salto

evolutivo del mismo modo que ocurrió con el paso de C a C++.


24

Aunque C♯ forma parte de la plataforma.NET, ésta es una interfaz de programación de

aplicaciones (API); mientras que C♯ es un lenguaje de programación independiente

diseñado para generar programas sobre dicha plataforma.

Microsoft Visual C# 2008 es un lenguaje de programación diseñado para crear una

amplia gama de aplicaciones que se ejecutan en .NET Framework. C# es simple,

eficaz, con seguridad de tipos y orientado a objetos. Con sus diversas innovaciones, C#

permite desarrollar aplicaciones rápidamente y mantiene la expresividad y elegancia de

los lenguajes de tipo C.

Visual Studio admite Visual C# con un editor de código completo, plantillas de proyecto,

diseñadores, asistentes para código, un depurador eficaz y fácil de usar, además de

otras herramientas. La biblioteca de clases .NET Framework ofrece acceso a una

amplia gama de servicios de sistema operativo y a otras clases útiles y adecuadamente

diseñadas que aceleran el ciclo de desarrollo de manera significativa.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las

oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración gerencial en

muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las

máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a los listados

basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los programas de

organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década de

1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy

sofisticados.

2


25

Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad de

completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las

oficinas para ser completadas por especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten que

personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando

antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a

imprentas profesionales.

Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en

computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios

introduzcan, almacenen y utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran

sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

Tipos de programas para la automatización de las oficinas.

Un catálogo típico de programas para la automatización de las oficinas puede incluir

algunos de los siguientes productos:

o Procesador de palabras

o Hoja de cálculo

o Base de datos

o Programa editorial

o Administrador de proyectos

o Presentaciones

o Administrador de archivos de cómputo

o Correo electrónico

o Explorador de internet

o Editor de internet

o Organizador personal

o Sistema de administración financiero

o Sistema de administración personal


26

Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a

elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos,

los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo,

como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Registro de calificaciones para escuelas.

Registro de Calificaciones es un programa destinado escuelas, su función es almacenar

las notas y calcular promedios.

Utiliza un sistema de base de datos basado en archivos lo que le permite ser usado por

más de una persona.


27

VII. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS

VII.1.-INVESTIGACION PRELIMINAR

La investigación preliminar sirve principalmente para poder ver la verdadera situación

del problema, los alcances que proporcionara dicha investigación así como el resultado

que se obtendrá de la misma.

La investigación preliminar en primer punto se enfoca en la localización del problema

en cuestión, se debe verificar desde un punto de vista general la situación que la

empresa tiene en el desarrollo de alguna actividad donde se requiera un mayor

requerimiento en la tecnología.

Una vez determinado la situación que afecta el desarrollo de dicha empresa se

analizará de forma muy específica los tipos de situaciones y problemas que aqueja

dicha organización esto se llevará a cabo mediante diversas herramientas que nos

ayudarán en la obtención de resultados estas herramientas pueden ser entrevistas,

encuestas, indagatorios todo este tipo de herramientas nos arrojarán un resultado ya

sea satisfactorio o no,

Y así poder concretar del porque de la situación que afronta dicha empresa y

posteriormente poder sacar conclusiones para dar opciones de resolver dicho

problema.

En el caso de la institución educativa nos enfocamos a investigar los problemas que ha

prevalecido al paso del tiempo, siempre enfocándonos a la rectitud y responsabilidad de

la misma “secundaria Lic. Adolfo López Mateo”.


28

El primer paso fue localizar el problema en general y realizar un análisis de los

problemas que causan al hacer el proceso de registro de calificaciones dentro de la

institución, en particular en el departamento de servicios escolares, debido a que

contaban con un sistema de registro y control de calificaciones manual muy antiguo

que hacía muy laborioso el trabajo debido a esto se planteo la idea de elaborar un

nuevo sistema computarizado que tenga la capacidad de optimizar los recursos

necesarios y agilizar el trámite en el proceso de boletas.

VII.2.-DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMAS

Una de las herramientas utilizadas en la investigación fue una entrevista (ANEXO 1)

donde se elaboraron diferentes tipos de pregunta enfocadas y dirigidas a recolectar la

mayor información a cerca de la problemática que encierra el sistema manual actual de

registro y control de calificaciones ,donde se pudo comprobar que el sistema se hacía

con mayor esfuerzo y demasiado tiempo

Este tipo de herramientas que utilizamos como la entrevista nos ayudo a poder detectar

los puntos que causaban dicho problema obteniendo una buena cantidad de

información en la situación para poder intervenir en la solución del problema mediante

un sistema tecnológico computarizado que ayudara en la optimización y agilización en

el proceso de elaboración de boletas.


29

VII.3.-DISEÑO DEL SISTEMA

Para crear el diseño del sistema nos dimos a la tarea de hacer prototipos de las

interfaces graficas en borradores de acuerdo a las necesidades que se requieren

resolver, los prototipos se desarrollaron en papel para después poder implementarlos

en la computadora con el programa de visual estudio C# interfaz grafica.

VII.4.-DESARROLLO DEL SOFTWARE

Es en esta etapa donde nos damos la tarea de programar el sistema de acuerdo a las

interfaces creadas anteriormente. Para poder programar las interfaces se debe de

conocer cómo debe de elaborar el sistema en sí, en la programación como en las

interfaces nos damos a la tarea de crear prototipos pero en la programación se hace un

seudocódigo por cada interfaz a programar.

VII.5.-PRUEBA DEL SISTEMA

Con la programación terminada al cien por ciento del sistema nos enfocamos a la tarea

de poner a prueba el sistema llenando la base de datos desde el sistema con datos de

alumnos inscritos, capturando alumnos de primer año hasta tercero con la finalidad de

que el sistema soporte gran cantidad de datos y que opere de acuerdo a las

expectativas del usuario final, con ello nos dimos también a la tarea de vaciar la base

de datos eliminando todos los registro antes capturados esto se hizo con la finalidad de

que el sistema no tenga fallas de programación ya que estando vacía la base de datos

pudieran surgir algunos errores, efectivamente surgieron algunos errores de

programación en las interfaces dándonos oportunidad de localizar los errores y

resolverlos para que el sistema funcione eficazmente.


30

VII.6-IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN

En la implementación del sistema su utilizo un servidor que tiene la escuela donde

alojamos la base de datos para que el sistema este en red, se instalaron en las 8

maquinas del personal administrativo que va a usar el sistema ya instaladas las

aplicaciones del sistema, posteriormente pasamos a otro punto la capacitación del

personal donde el personal administrativo de ambos turnos se les dio una explicación

de que es un sistema y sus ventajas, posteriormente se les enseño como manejar el

sistema SRyCC, y así poder manejarlo correctamente.

VII.7.-ELABORACIÓN DE INFORME

Durante todo el transcurso del proyecto fuimos recabando información útil para crear

nuestro informe de residencia ya que cada periodo de tiempo entregamos una parte a

nuestro asesor de residencia quien nos ayudaba con las dudas y revisaba el proyecto

para que este fuera acorde al tiempo señalado en el cronograma de actividades.


31

VIII. RESULTADOS, PLANOS, GRÁFICAS, PROTOTIPOS

DISEÑO DE LA BASE DE DATOS


DIAGRAMA DE CONTEXTO 13 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Consulta datos del alumno Consulta de promedio bimestral Consulta de boletas Captura de calificaciones Captura de ciclo escolar 1.- Cambio de contraseña 2.- Registro de profesores 3.- Captura datos de alumnos 4.- Captura de ciclo escolar 5.- Define grado y grupo alumno 6.- Captura de calificaciones 7.- Consulta de boletas 8.- Consulta datos del alumno 9.- Consulta promedio bimestral 10.- Impresión de boletas 11 12 11.- Solicita historial 12.- Impresión de Historial 13.- Solicita boleta bimestral 14.- Impresión de boletas

ASESORES JEFE DE CONTROL ESCOLAR

SistemaRegistroyControlCalificacion

TUTOR


USUARIOS GRADOS GRUPOS ALUMNOS

BOLETAS

CICLO ESCOLAR

BOLETAS GRUPO

JEFE DE CONTROL ESCOLAR

AUTENTIFICA

USUARIO

1.0

CAPTURA

GRADO Y

GRUPO DEL

ALUMNO

5.0

CONSULTA

DATOS

ALUMNOS

8.0

CAPTURA

DATOS DEL

ALUMNO

2.0

CAPTURA DE

CALIFICACIO

NES

3.0

IMPRESIÓN

DE BOLETAS

BIMESTRALES

7.0

CONSULTA DE

BOLESTAS

BIMESTRALES

4.0

ASIGNA

ASESOR DE

ALUMNOS

10.0

CAPTURA

DE CICLO

ESCOLAR

8.0


DIAGRAMA NIVEL CERO

_________ BOLETAS

SOLICITA

BOLETAS

BIMESTRAL

13.0 ASESORES

SOLICITA

HISTORIAL

ACADÉMICO

10.0

ALUMNO


__________ USUARIOS _________ ALUMNOS

CREAR

1.1

ACTUALIZAR

1.2

QUITAR

1.3


CAPTURA

2.1

BAJA

2.2

ACTUALIZA

2.3

IMPRIME

DATOS

2.4



_________ BOLETAS_

__________

ALUMNOS_ _________ BOLETA_ __________ ALUMNOS_ _______ Boletas_ ______ Grado_ ______ Grupo_ _______ Alumno

CONSULTA DE

BOLETAS BIMESTRALES

4.1

SOLICITA HISTORIAL

ACADÉMICO 10.1

ALUMNOS


SOLICITA BOLETAS

13.1

ASESORES


37

DICCIONARIO FISICO DE DATOS

Tablas Nombre del campo Tipo Ancho Descripción

Alumnos Id Alumno entero 11 Código de alumno

Alumnos Nombres texto 50 Nombre de alumno

Alumnos Ap_paterno texto 50 Apellido del alumno

Alumnos Ap_materno texto 50 Apellido del alumno

Alumnos Curp texto 50 curp del alumno

Alumnos Domicilio texto 50 Domicilio del alumno

Alumnos Colonia texto 50 colonia del alumno

Alumnos Teléfono texto 50 teléfono del alumno

Alumnos Población texto 50 población del alumno

Alumnos Estado texto 50 estado del alumno

Alumnos Lugar_naci texto 50 lugar de nacimiento

Alumnos Fecha_naci date fecha de nacimiento

Alumnos Id_Tutor entero 11 Código del tutor migrante

Alumnos Activo entero 2 si el alumno esta activo o esta inactivo

AlumnosXgrupo Id_AlumnosXgrupo entero 11 Código de alumnosxgrupo

AlumnosXgrupo Id_Grupo entero 11 código migrante de grupos

AlumnosXgrupo Id_Alumno entero 11 código migrante de alumnos

AlumnosXgrupo Id_Materia entero 11 código migrante de materias

Asesores Id asesor entero 11 código de asesor

Asesores Nombres As texto 50 Nombre de asesores

Boletas Id_Boleta entero 11 código de boletas

Boletas Id_AlumnosXgrupo entero 11 código migrante de alumnosxgrupo

Boletas Id_Materia entero 11 código migrante de materias

Boletas Id_Unidades entero 11 código migrante de unidades

Boletas Conducta texto 50 conducta del alumno

Boletas Inasistencia entero 11 inasistencia del alumno

Boletas Aprovechamiento entero 11 Aprovechamiento del alumno

Ciclo_escolar Id_cicloescolar entero 11 código del ciclo escolar

Ciclo_escolar Inicio date inicio del ciclo escolar

Ciclo_escolar Fin date fin del ciclo escolar

Ciclo_escolar Turno texto 30 turno de la institución

Grados Id_Grado entero 11 código de grados

Grados Id_cicloescolar entero 11 código migrante del ciclo escolar

Grados Nombre_Grado texto 50 Nombre del grado

Grupos Id_Grupo entero 11 código del grupo

Grupos Id_Grado entero 11 código migrante de grados

Grupos Nombre_Grupo texto 50 Nombre del grupo

Grupos Id_Asesor entero 11 Código migrante de asesor

Materias Id_Materia entero 11 código de materia


38

Tablas Nombre del campo Tipo Ancho Descripción

Materias Nombre_Materia texto 50 Nombre de la materia

Materias Id Grado entero 11 código migrante de grados

Materias Materia taller entero 11 código para asignar taller o materias generales

Representantes Id_representantes entero 11 código de representantes

Representantes NombreR texto 50 Nombre del representante

Representantes Puesto texto 50 puesto que ocupa el representante

Tutores Id_Tutor entero 11 código de tutor

Tutores NombresT texto 50 Nombre del tutor

Tutores Domi_part texto 50 Domicilio del tutor

Tutores Dom_trab texto 50 Domicilio de trabajo

Tutores Grado_estudio texto 50 Grados de estudios

Tutores Ocupacion texto 50 Ocupación del tutor

Tutores Tel_par texto 50 teléfono del tutor

Tutores Tel_Trab texto 50 Teléfono donde trabaja el tutor

Tutores Activo entero 2 código para ver si el tutor existe o no

Unidades Id_Unidades entero 11 código de unidades

Unidades Descripción texto 50 Nombre del bimestre asignado

Usuarios Id_Usuarios entero 11 Código de usuario

Usuarios Nombre texto 50 Nombre del administrador o secretaria

Usuarios Usuario texto 50 Nombre del usuario asignado

Usuarios Contraseña texto 50 Contraseña del usuario

Usuarios Tipo entero 11 código para asignar un administrado u otros


i

DISEÑO DE SISTEMA INICIO DE SESION

Al inicio del sistema proporciona una ventana de inicio de sesión para los usuarios

donde se anotara la cuenta de usuario correspondiente ya sea administrativo o

secretaria (1) posteriormente ingresara su contraseña asignada (2) y finalmente

accesar al ciclo escolar correspondiente (3) y así poder ingresar al sistema.

Una vez ingresado al sistema se mostrara la pantalla principal con un menú de las

funciones más principales a realizar en el sistema.

1

2

3


ii

REGISTRO DE ALUMNOS NUEVO INGRESO Y REINGRESO

Uno de los menú principales, es el menú de alumnos dentro de esto

encontraremos los submenú registro de alumnos para poder registrar los

alumnos de nuevo ingreso o de reingresos donde nos mostrará la siguiente

pantalla.

REGISTRO DE ALUMNOS

Al principio tenemos dos opciones crear un nuevo registro de alumno o buscarlo

directamente desde la base de datos si ya ha estado inscrito alguna vez.


iii

CON LA OPCIÓN NUEVO

Una vez seleccionado la opción nuevo, nos dedicamos a ingresar los datos del

nuevo alumno que se inscribirá con todos los datos que se piden tanto del

alumnos como del tutor.

Una vez ya ingresado todos los datos se guardaran directamente a la base de

datos con la opción guardar donde nos advertirá con un mensaje si deseamos

imprimir la responsiva o simplemente guardarlo. (ANEXO 2)


iv

CON LA OPCIÓN BUSCAR

Si el alumno ya fue inscrito alguna vez tendremos la opción de buscarlo

mediante una opción de búsqueda que nos aparecerá si lo queremos buscar

mediante dos opciones nombre o curp, una vez localizado lo seleccionaremos

para verificar si sus datos están correctos y así poderlo imprimir (ANEXO 2).

Por último tenemos la opción eliminar algún alumno si así se desea, siempre con

una advertencia si en realidad se quiere eliminar o no.


v

ASIGNACIONES DE MATERIA, TALLER, ASESORES.

En esta opción del menú nos muestra las asignaciones que tendrán todos y cada

uno de los alumnos inscritos dentro de la institución así como son materias,

talleres y asesores de acuerdo a su grado y grupo respectivamente.

ASIGNACIÓN DE MATERIAS

En esta herramienta asignaremos las materias generales de cada grado que le

corresponda donde tendremos las opciones de nuevo, actualizar, eliminar y

cancelar.


vi

ASIGNACIÓN DE TALLER

Primeramente se verifica si esta el taller dentro de la lista de talleres, si en dado

caso no se encontrara tenemos la opción de agregar taller mediante al opción

editar donde nos aparece una nueva herramienta donde tenemos las opciones de

nuevo, guardar, eliminar o cancelar para los talleres.

Posteriormente se realizaran la búsqueda de alumnos que se inscribirán dentro

del algún taller, esto será mediante una herramienta que nos permitirá buscar a los

alumnos para poder asignarles sus respectivo taller.


vii

ASIGNACIÓN DE ASESORES

Una vez ya establecidos los grados y los grupos que se tendrán en el ciclo escolar

se hará la asignación de asesores por cada grupo.

Mediante le botón agregar tendremos la opción de capturar a nuevos asesores

que no estén asignados como asesor, mediante una herramienta donde podremos

tener las opciones de nuevo, actualizar o eliminar si así lo desea.

Mediante el botón aceptar se irá asignando a cada uno de los grupos su asesor

que haya escogido y se irá colocando mediante una lista de asesores con sus

respectivo grado y grupo.


viii

REGISTRO DE CALIFICACIONES, IMPRESIÓN DE BOLETA BIMESTRAL E HISTORIAL ACADEMICO

En esta opción del menú se muestra los diferentes submenús para poder registrar

las calificaciones, imprimir y generar un historial de cada uno de los alumnos

inscritos dentro de la institución.


ix

REGISTRO DE CALIFICACIONES.

En esta herramienta se asignaran la conducta, inasistencia y aprovechamiento

de cada alumno de acuerdo a su materia correspondiente y a su grado, grupo y

bimestre que se está cursando en ese instante.

IMPRESIÓN DE BOLETAS

Las boletas se imprimirán de acuerdo al grado, grupo y bimestre que se está

cursando en esos momentos así podremos obtener las boletas por cada alumno

inscrito. (ANEXO 3)


x

HISTORIAL ACADÉMICO:

En esta herramienta nos mostrara el historial académico referente a los 3 años

cursado dentro de la institución por cada alumno una vez mostrada se imprimirá

el historial para ver las calificaciones de los 3 años. (ANEXO 4)


xi

REGISTROS DE CICLO ESCOLAR, GRADOS Y GRUPOS, USUARIOS

Esta herramienta únicamente podrá usarlo el administrador ya qué será el único

que podrá registrar el ciclo escolar, los grados, grupos y los usuarios

correspondientes.

REGISTRAR CICLO ESCOLAR

Se asigna un nuevo ciclo escolar si así se requiere o se puede actualizar o

simplemente eliminar. Los ciclos escolares se enlistaran dentro de un cuadro

donde veremos el inicio y fin del ciclo escolar respectivamente.


xii

REGISTRAR NUEVOS GRADOS Y GRUPOS

Esta herramienta es para poder agregar los grados y grupos si así se requiere

dentro del sistema.

REGISTRO DE USUARIOS

En esta herramienta nosotros podremos registrar los usuarios mediante las

opciones de nuevo, ya sea como administradores o secretarias para poder

deslindar obligaciones dentro de esta herramienta tenemos las opciones de

consulta, actualizar y eliminar.


xiii

REGISTRO DE DIRECTIVOS

En este menú tenemos el menú de representantes donde se registraran los

subdirectores que darán su autorización dentro de la boletas.

REGISTRO DE REPRESENTANTES

En esta herramienta tenemos las opciones de nuevo, actualizar, eliminar y

cancelar donde se irán asignando los representantes dentro de una lista si así

se requiera.


xiv

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Durante la investigación preliminar del proyecto se plantearon diversos puntos a

tratar especialmente el problema más significativo que es el de la elaboración de

las boletas bimestrales, ya que estas son elaborados manualmente y esto hace

que a la institución le genere gastos, tiempo de elaboración y desgaste del

personal.

Efectivamente este problema se resuelve con la implementación del proyecto de

residencia SRyCC. El cual es un sistema que cuenta con el registro de alumnos,

registro de calificaciones y la elaboración de boletas bimestrales e historial

académico.

Durante la realización del proyecto se hicieron varias pruebas al sistema para que

este arroje los resultados esperados y especificados anteriormente.

Al personal administrativo quienes son los que elaboraran con el sistema, se les

impartió un curso de capacitación y se les obsequio un manual de usuario para

cualquier duda que pueda surgir posteriormente.


xv

Recomendaciones

El SRyCC, fue creado con la finalidad de facilitar la elaboración de boletas y

registro de calificaciones de la institución, cabe de mencionar que el sistema tiene

cuentas de usuario y administrador quien es el que llevara el control de cuantos

usuarios son registrados en el sistema para que puedan trabajar con el sistema.

Cada usuario deberá ser capacitado antes, para poder empezar a utilizar el

sistema, para que pueda hacer buen uso del funcionamiento del SRyCC y no

dañarlo ya que este produciría perdida de información valiosa para la institución.

El sistema fue creado pensando en los avances tecnológicos para un

mejoramiento en la institución, remplazando los procesos manuales con el nuevo

sistema SRyCC, ya que esto puede llegar a actualizar el sistema periódicamente o

darle un seguimiento adaptándose a las nuevas necesidades de la institución.


xvi

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

6° EDICIÓN

KENDALL & KENDALL

RUNGERS UNIVERSITY

SCHOOL OF BUSSINESS-CAMDEN NEW JERSY

PEARSON PRETICE HALL

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION

JEMES A. SEM

2° EDICION

GEORGIA STATE UNIVERSITY

MC GRAW HILL

FUNDAMENTO DE BASE DE DATOS

4° EDICION

SILBER CHAT KORTH SUDARSHAN

MC GRAW HILL

PROGRAMACION EN WINDOWS CON VISUAL BASIC. NET

CHARLES PET ZOLD

MC. GRAW HILL

INTRODUCCION A SQL PARA USUSARIOS Y PROGRAMADORES

2° EDICION

THOMSON

ENRIQUE VIVERO CORNELIO


xvii

ANEXO 1

Escuela Secundaria “Lic. Adolfo López Mateos”

Objetivo de la entrevista: Recabar el máximo de información con el fin de entender

cuáles son los procesos del departamento de control escolar y detectar el principal

problema.

1. ¿Cuáles son las funciones del departamento?

2. ¿Qué procesos son los más frecuentes que realizan y cada cuanto lo llevan a

cabo?

3. ¿Cuáles son los pasos para hacer el proceso?

4. ¿Cuántas personas son las encargadas de realizar el proceso?

5. ¿Actualmente cuales son las herramientas para el apoyo de los procesos?

6. ¿La institución cuenta con algún sistema de base de datos?

7. ¿Todo el personal encargado de llevar a cabo el proceso sabe utilizar la PC?

8. ¿Qué es lo más laborioso del proceso?


xviii

ANEXO 2: IMPRESIÓN DE RESPONSIVA

Documento establecido para los alumnos y los tutores para la responsabilidad de los tutores con los alumnos.


xix

ANEXO 3: IMPRESIÓN DE BOLETAS POR BIMESTRE

Nos muestra las boletas por bimestre de cada alumno con el respectivo grado y grupo que está cursando.


xx

ANEXO 4: IMPRESIÓN DEL HISTORIAL ACADÉMICO


i

Cronograma preliminar de actividades

Periodo: Agosto-Diciembre del 2009

ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1.- Investigación Preliminar. P

R

2.- Determinación de los requerimientos del sistemas.

P

R

3.- Diseño del sistema. P

R

4.-Desarrollo del software. P

R

5.- Prueba de sistema. P

R

6.-Implementaciòn y evaluación. P

R

7.- Elaboración de informe P

R

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