ROTARY E-CLUB

Los Rotary e-clubes

Luego de seis años de prueba como concepto piloto, durante

el cual se fundaron y evaluaron catorce Rotary e-Clubes, y

luego de la decisión histórica del Consejo de Legislación

2010 de Rotary International, que convierte a este tipo de

clubes en parte permanente de Rotary, se detalla aquí algo de

información al respecto.

¿Qué es un Rotary e-Club?

Un Rotary e-Club es como cualquier Rotary Club tradicional, y la única diferencia

es que sus miembros se reúnen “conectados en línea a la red” para coordinar

proyectos de servicio y disfrutar de la amistad con otros rotarios. El concepto de

Rotary e-Club fue considerado como parte del programa de Nuevos Modelos, y la

idea original de estos clubes surgió en el Rotary Club de Boulder, Colorado,

Estados Unidos.

La presencia del socio en un Rotary e-Club se garantiza por la participación del

mismo en las reuniones semanales. En algunos e-Clubes, el socio debe cumplir

con un mínimo de horas de servicio por mes. Estas horas de servicio consisten en

la participación del socio en proyectos del club, a través de comunicaciones

escritas durante la semana, actividades personales del socio para coordinar

proyectos, visita a clubes rotarios tradicionales, y otras actividades asociadas a la

organización y la vida del club.

Las actividades de los Rotary e-Clubes están basadas en las

comunicaciones electrónicas, teléfono e Internet. Una de las

misiones de los Rotary e-Clubes es conectar, informar e inspirar a

sus socios y visitantes, muchos de los cuales están de viaje, o en

ciudades alejadas, o en circunstancias personales que les impiden

cumplir con las normales tradicionales de asistencia.

Los Rotary e-Clubes generan “programas” (artículos) en sus páginas

Web que sirven como vehículo para que los rotarios del mundo

visiten esa página, lean los artículos, y dejen sus comentarios,

constituyendo esto por si mismo en una compensación de asistencia

para visitantes rotarios, y sin necesidad de que ese rotario visitante

deba asistir a la reunión cibernética del E-Club.

La compensación de asistencia por medio de la visita a la página

Web de un Rotary e-Club fue aprobada por el Consejo de

Legislación de 2004. La misma indica que se dará por compensada

la asistencia de un rotario al visitar la página Web de un club

interactivo por el término de 30 minutos. El visitante luego deja un

mensaje, el que es recibido en forma automática por el Secretario

del Rotary e-Club, el que envía un correo al visitante y a su club,

confirmando la compensación de asistencia.

Planificación y establecimiento de un Rotary E-Club.

Alcance mundial de los socios. Servicio Mundial

Los socios de los Rotary e-Clubes están ubicados en distintos

países alrededor del mundo. Estos socios, y algunos visitantes,

contribuyen miles de dólares por año a proyectos en las

localidades de residencia de los socios, y en otros países en donde

se necesita la ayuda.

El propósito de un Rotary e-Club es poder extender el alcance de

Rotary y permitir que lideres de la comunidad, profesionales y

comerciantes en cualquier distrito rotario, puedan participar en

Rotary, en circunstancias en las cuales de otro modo no podrían

cumplir con los requisitos tradicionales de asistencia.

La imposibilidad de cumplir con los requisitos de asistencia a un

club rotario tradicional puede deberse a compromisos

profesionales y laborales excesivos, viajes muy extendidos,

imposibilidad de trasladarse debido a problemas de salud o

discapacidad, o lugar de residencia muy alejado del sitio en

donde existe un club rotario tradicional.

Un Rotary e-Club no es un club “virtual”. Los Rotary e-Clubes

son clubes reales formados por rotarios comprometidos que

trabajan en proyectos rotarios concretos. Los Rotary E-Clubes

utilizan Internet como una herramienta para coordinar sus

proyectos.

Las 5 metas de todo Rotary e-Club

.

La Junta Directiva de Rotary International estableció estas

5 metas que deben aplicarse a todos los Rotary e-Clubes:

•Utilizar Internet para retener a rotarios que de otro modo

se habrían alejado de Rotary.

•Utilizar Internet para atraer a nuevos socios rotarios.

•Utilizar Internet para facilitar la realización de reuniones.

•Utilizar Internet para coordinar proyectos de servicio.

Utilizar Internet para crear una atmosfera de

compañerismo que reúna a una comunidad de rotarios

unidos en el mismo ideal

Las características exitosas de los Rotary e-Clubes.

- Claridad de propósito.

- Compromiso con la excelencia.

- Liderazgo.

- Adecuada Planificación organizacional.

- Proyectos y actividades significativos.

- Contacto permanente entres sus miembros.

- Relaciones armoniosas.

- Desarrollo de la membresía.

- Contacto muy cercano con su distrito rotario.

- Uso adecuado de las tecnologías disponibles.

La denominación "Rotary e-Club" no es "Rotary ciber

club".

La Junta Directiva de Rotary International recomendó en

2004 que no se utilizara la denominación ciber club y

que en su lugar se usara e-club. La razón de esta

premisa se basa en que Rotary, como ONG, debe

continuar con el protocolo de denominación de las

Naciones Unidas: egovernment, etrade, ecommerce,

ebanking, etc.

La Junta Directiva de Rotary International aprobó esta

recomendación y definió una directiva por medio de la

cual los e-clubes no serán llamados ciber-clubes.

El sitio y el lugar de reunión de un Rotary e-Club.

Un Rotary e-club tiene una página Web pública abierta a visitantes y en la cual se

permite compensar asistencias, y un lugar de reunión separado, exclusivo para

sus socios, y cerrado a visitantes que no sean invitados a acceder.

La seguridad en Internet es de vital importancia. Los Rotary e-clubes deben

proteger a sus miembros de cualquier actividad fraudulenta en Internet que pueda

comprometer la seguridad y privacidad de sus socios.

El lugar de reunión separado aloja información de los socios, las minutas de las

reuniones, proyectos de servicio, información financiera del club, etc., que solo

los socios pueden ver y leer.

La seguridad de la información debe ser prioritaria en un Rotary e-club. Muchos

países tienen estrictas normas de privacidad relacionadas con la obtención,

disposición, exposición, uso y acceso a información personal.

El lugar de reunión no crea una versión de sociedad secreta de un

Rotary Club. El lugar de reunión ofrece a sus miembros acceso a

información las 24 horas del día. El lugar de reunión permite a los

socios mantenerse informados, conectados e inspirados. Se

recomienda dar al Gobernador de Distrito un acceso como usuario

permanente.

Las reuniones de los clubes rotarios tradicionales deben ofrecer

programas de calidad, disertantes, desarrollo de programas de

servicio que entusiasmen a los socios y que generen

oportunidades de amistad. El lugar de reunión de un e-club debe

ofrecer el mismo nivel de calidad.

Software para realizar reuniones semanales de los Rotary e-clubes.

Existen hoy en día distintos programas para reuniones “on line”, con

distintos grados de tecnicismo: desde los sitios tradicionales de chat

en donde los rotarios escriben, hasta los más avanzados que ya

ofrecen la posibilidad de escribir, hablar, y verse por cámaras, todo al

mismo tiempo.

Al decidir que tipo de software se utilizará en el club, es necesario

considerar que no todos los países tienen la misma calidad de

Internet, lo que puede perjudicar el acceso de algún socio ubicado en

un país con dificultades de conexión. En este sentido se recomienda

comenzar con los software más comunes, y solo avanzar en la

mejora tecnológica en la medida en que todos los socios puedan

hacerlo desde sus respectivos lugares de residencia.

Los software comunes para reuniones de chat tienen un

costo anual mínimo que permite a los Rotary e-clubes operar

sin grandes gastos. Algunos de estos chats permiten hasta

100 usuarios a la vez.

Aún cuando esto no es una ley escrita, se reconoce que

durante el primer año por lo menos el 50% de los socios del

Rotary e-club deben ser rotarios o ex-rotarios. Un rotario que

se suma a un nuevo Rotary e-club como socio fundador,

renunciará a su club tradicional. Se considera también que la

primera Junta Directiva de un nuevo Rotary e-club debe estar

formada en un 100% por rotarios o ex-rotarios. Algunos e-

clubes del proyecto piloto de 2004 tuvieron experiencias

contradictorias al conformar sus Juntas Directivas con

miembros que no tenían experiencia en Rotary, en algunos

casos sacrificando la filosofía rotaria y teniendo dificultades

para comprender la Misión y Valores de Rotary.

Al tiempo que se recomienda que en los Rotary e-clubes se

acepten ex rotaractianos del mismo modo en que se promueve

su incorporación a clubes rotarios tradicionales, se recuerda

que los ex –rotaractianos deben cumplir con los mismos

requisitos de incorporación que tienen para incorporarse a un

club tradicional

Pertenecer a un Rotary e-club.

Asociarse a un Rotary e-club no es una decisión sencilla. Los

requerimientos para la admisión de un socio son las mismas

que para un club tradicional, y no se espera que la afiliación a

un Rotary e-club sea una forma de dedicar menos energías a

Rotary. El compromiso es el mismo. Para aceptar rotarios de

clubes tradicionales, algunos e-clubes requieren además

varias cartas de recomendación.