Roles Y Responsabilidades Lecciones Aprendidas V1.3

César Serrano

PMP, MCP Senior Project Manager

Agenda Contexto

Conceptos

Problemática

Soluciones: Acciones Pro-Activas

Acciones Re-Activas

César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

Contexto

Coordinación Clave del éxito

Todos contemplamos de manera natural como intervienen diferentes roles en diferentes ocasiones para lograr alcanzar unos objetivos Algunos ejemplos de equipos de trabajo compuestos por roles bien definidos son: - Fútbol: equipo formado por 11 jugadores (1 portero, defensas, centrales,

delanteros…) - Equipo quirúrgico: equipo formado por cirujanos, anestesistas,

enfermeras, limpiadores, … - Orquesta: equipo formado por 1 director y diferentes grupos de

instrumentos (cuerda, aire, percusión…) - Empresa: formada por el equipo directivo, responsables de área, jefes

de equipo, trabajadores…


Contexto

Coordinación Clave del éxito

Coordinación Ejemplo 1 Coordinación Descoordinación Ejemplo 2 Descoordinación

http://www.youtube.com/watch?v=l_bV5EUG9_0

http://www.youtube.com/watch?v=KoiNKpAYEAo


http://www.youtube.com/watch?v=KoiNKpAYEAo

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Conceptos Conceptos generales

Ciclo de vida de un proyecto

Roles implicados en el proyecto


Conceptos: Generales Rol: La porción del proyecto para la que la persona es

“accountable”

Autoridad: El derecho a actuación (decisiones, aprobaciones, organización de la ejecución)

Responsabilidad: Trabajo que se espera de esta persona sea desarrollado

Competencia (o Skill): Capacidad requerida para que se completen las actividades asignadas


Conceptos: Ciclo de vida de un proyecto

Equipo «Delivery»

Equipo de Ventas Prospección

Oportunidades Cualificación

Preparación y Defensa

Propuesta Aprobación

Equipo Soporte - Operaciones

Mantenimiento Correctivo

Mantenimiento Evolutivo

Inicio Ejecución Cierre


Conceptos: Ciclo de vida de un proyecto Cada rol tiene diferentes competencias en este ciclo de vida

Ojo en las transiciones entre roles !

No todos los participantes tienen la misma autoridad en todos los estados

El mismo participante puede asumir más de un role

Responsabilizarse y Comunicar cualquier cosa que no encaje


Conceptos: “Standard Titles” Management roles

Services Leadership Managers

Regional Managerss

Account Managers

Industry Practice Managers

Territory Sales Managers

Strategic Managers

Engagement Managers…

Advisory roles Program Management Office

Technical Quality Office…

Project Team PMO Manager Program Manager Project Manager Architect Analyst/Functional

Consultant Developer Tester Support….


Conceptos: Roles implicados Responsable de proyecto: Margen, Plazos, Alcance

Responsable funcional (Recogida de requerimientos y probador de las características funcionales)

Lider Técnico: Revisión y Quality (probador de temas no funcionales: “los ity”)

Desarrollador: Implementador de la funcionalidad

Probador: Revisión y pruebas del desarrollo

Operaciones y Soporte

Nota: Los «ity» son los «usability», «reliability», «security»…


Problemática ¿Quién hace qué? VS. ¿Quién puede hacer qué?

¿Quién decide qué? VS. ¿Quién se responsabiliza de qué?

¿Quién interviene cuándo? Coordinar actuaciones


Problemática ¿Quién hace qué? vs. ¿Quién puede hacer qué?

Inadecuada composición de los equipos de proyecto: faltan roles en el equipo o quien ejecuta el rol no está capacitado. Identificar necesidades no cubiertas en las etapas iniciales del proyecto y hacer seguimiento estrecho de aquellos recursos de los que tengamos dudas

Carencia de algún conocimiento/skills (p.e. analistas funcionales «reales» que comprendan del negocio). Identificar las necesidades no cubiertas y exponerlas para su corrección inmediata

No se ha comunicado claramente al inicio de proyecto las responsabilidades y tareas a cada miembro. Comunicar Visión del proyecto y las expectativas que deben cubrirse


Problemática ¿Quién decide qué? vs. ¿Quién se responsabiliza de qué?:

Carencia de matriz de roles y responsabilidades aceptada por todas las partes. Definir la matriz y compartirla con el equipo. Todos deben dar su compromiso.

Ojo con los “GAPs” o “desiertos”: Actividades que deben realizarse y que no tienen un claro “owner” (solapan más de un role). Por lo general no se realizan o no se realizan bien. Identificar «el responsable» de cualquier actividad del proyecto por pequeña que sea y evitar ambigüedades.

Ojo con las tareas que debe realizar el cliente y que se incluyen en el master plan. Es posible que luego nuestro cliente no las cumpla o se retrase en su entrega. También puede decidir trasladar la responsabilidad al equipo de proyecto. Consensuar con el cliente sus tareas y conseguir su compromiso como si de otro miembro más del equipo se tratase.

Gestión del equipo de la Cuenta para evitar “Compromisos impuestos” por razones de negocio. Consensuar los compromisos «ajenos» al proyecto y buscar apoyos para poder abordarlos si estratégicamente interesa acometerlos.


Problemática ¿Quién interviene y cuándo? Coordinar

actuaciones Roles clave no ejecutados por una única persona (líder

técnico), se pasan la «patata caliente» entre ellos. Asignar un Único responsable

Gestión de externos (partners) y su trabajo dentro del proyecto, tanto en Fixed Fee como en T&M Seguimiento de las actividades de los recursos ajenos como si fueran propios

No hay vision compartida (“shared vision”) desde el inicio de proyecto Gastar tiempo comunicando esta visión al equipo de proyecto, será tiempo bien empleado


Acciones PRO-Activas Establecer la Autoridad del Responsable de proyecto

Identificar , evaluar y comunicar los Riesgos asociados

Definir la Matriz de roles y responsabilidades (RAM)

Identificar Solapes y Gaps

Consensuar la RAM entre todos los participantes

Control y Seguimiento de su cumplimiento

•Definir y seguir el PLAN de comunicación

•Identificar las Necesidades de skills del proyecto •Verificar que los participantes son adecuados

A R RAM PLAN N


Acciones RE-Activas – Las 3 «C´s»

Responsable de proyecto que establece los mecanismos que permitan:

Comunicar la problemática de forma interna

Consensuar e informar de las Decisiones que se vayan a aplicar

Compartir las Decisiones con el cliente

Algunos ejemplos:

Incumplimiento de compromisos -> Parada de proyecto y/o aplicación de penalizaciones Sustitución o reemplazo de recursos Incorporar perfiles “desaparecidos” y necesarios Rechazo de trabajo que no tenga la calidad adecuada Ejecutar la “Accountability” Imposiciones e injerencias externas: Autoridad para Decir “NO”

El PM tiene en su mano mover ficha César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

El hombre común contempla lo que no es inevitable y decide que es inevitable

El hombre sabio contempla lo inevitable y decide que no es inevitable...

(Zhuangzi) César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

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