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____________________________ SESIÓN ORDINARIA Nº 169-2013

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REUNIÓN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO

SESIÓN ORDINARIA Nº 169-2013

24 DE ABRIL DEL 2013

Acta de la reunión ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las doce horas con cinco minutos del veinticuatro de abril del dos mil trece. Presentes los señores diputados Víctor Emilio Granados Calvo, Presidente; Rita Chaves Casanova, Primera Secretaria; Xinia Espinoza Espinoza, Segunda Secretaria. Asimismo estuvo presente el señor Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo.

ARTÍCULO 1.- Se leen las actas de las sesiones ordinaria Nº 167-2013 y extraordinaria

Nº 168-2013, celebradas por el Directorio Legislativo el 16 y 18 de abril del 2013 y previo a su aprobación la diputada Xinia Espinoza Espinoza deja constando su voto en contra de la aprobación de la sesión Nº 168-2013 por cuanto considera que el acuerdo original en el que se cancelan las giras del 18 al 21 de abril del 2013, debido a los procesos distritales del Partido Liberación Nacional debió mantenerse.

Hechas las anteriores aclaraciones se aprueban las actas de las

sesiones ordinaria Nº 167-2013 y extraordinaria Nº 168-2013, celebradas por el Directorio Legislativo el 16 y 18 de abril del 2013.

ARTÍCULO 2.- Se conoce oficio As. Leg. 258-2013, con fecha 19 de abril del 2013, suscrito por la señora Reyna J. Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere a la consulta planteada por el señor Pedro Solano García, en oficios DDA-029-04, DDA-035-04 y DDA-036-04, respecto a varias dudas relacionadas con los 500 litros de combustible que mensualmente la Asamblea Legislativa le asigna a cada diputado.

Sobre el particular, la señora Marín Jiménez indica lo siguiente:

1. La consulta se canaliza fundamentalmente sobre la potestad que tiene la Administración para fiscalizar el cómo, cuándo y en qué forma utilizan los señores diputados el combustible asignado por ley, así como el facilitar dicha información a terceros.

2. Unido a lo anterior, se les solicita estudiar el tema planteado en oficio DF-0168-03-2013, suscrito el 20 de marzo por la señora Silvinia Trejos Solano, Directora a.i. del Departamento Financiero en ese momento, consultado si dicha dirección puede tomar medidas de control en el sentido de garantizar los 500 litros mensuales de combustible a los diputados, utilizando como punto de partida los



saldos existentes en las tarjetas de combustible para ajustar los 500 litros mensuales y si se puede restringir el monto máximo por cada compra de gasolina, limitándolo a un equivalente de dinero de 60 litros.

Se agrega en dicha nota que, técnicamente el Banco de Costa Rica puede implementar esta limitación, para que no se registren compras como las actuales, que van desde los ¢ 135.000 a los ¢ 600.000, por no ser posible que un vehículo pueda ser abastecido en una sola compra con esos montos exorbitantes.

3. En respuesta a lo anterior, se debe tomar en consideración que la

norma específica para el otorgamiento de combustible otorgado a los diputados, lo encontramos señalado en el artículo 5 de la Ley de Remuneración de los señores diputados, donde expresamente se establece que “Los diputados dispondrán de una cuota mensual de quinientos libros de combustible, para uso discrecional en vehículos automotores”. El otorgamiento de dicha cantidad de combustible por parte de la Asamblea Legislativa, no se les concede como un privilegio a su investidura de diputados, sino, como una ayuda para facilitarles el buen ejercicio de sus funciones. Lo anterior, considerando que dentro de sus labores es usual que visiten las comunidades que representan, muchos de los cuales se encuentran en zonas alejadas del recinto parlamentario. Ayuda que es congruente con lo estipulado en el artículo 113 de la Constitución Política, donde se establece:

“La ley fijará la asignación y las ayudas técnicas y administrativas que se acordaren para los diputados”

En concordancia con lo anterior, cabe destacar que este tipo de ayuda proporcionada por la institución, no se agota con los 500 litros de combustible por mes, ya que también se ponen a su disposición varios vehículos con chofer que pueden utilizar en sus giras, así como otros tipos de apoyo administrativo, los cuales la Sala Constitucional y la Procuraduría General de la República han señalado reiteradamente, que tales ayudas no se deben considerar como parte del salario. Sobre el tema, consideran importante adjuntar copia del dictamen de la Procuraduría General de la República, Nº C-021-2012, del 20 de enero del 2012, donde se refiere al tema, concluyendo que:

“1) La asignación a los legisladores de una cuota de combustible constituye una de las “ayudas técnicas y administrativas” de las que habla la norma 113 constitucional.



2) Dicha “ayuda” no tiene naturaleza retributiva-salarial (dictamen C-277-2011 op.cit). 3) Y está estrechamente vinculada al ejercicio efectivo del cargo de diputado y su necesidad de desplazarse, en razón de sus especiales funciones o lugares alejados del recinto parlamentario. 4) En el contexto aludido, resulta jurídicamente improcedente que una vez finalizado el período constitucional de cuatro años por el que fueron electos, se pretenda que quienes fueron diputados puedan seguir haciendo uso de la asignación de quinientos (500) litros de combustible que el artículo 5 de la Ley Nº 7352 les confiere; esto aún en el caso de que al finalizar dicho periodo les quede algún remanente de la cuota de combustible correspondiente al último mes de su gestión. 5) Admitir lo contrario implicaría una eventual desviación de poder (art. 131 de la Ley General de Administración Pública).

Para mayor abundamiento en el tema, también adjuntan copia del dictamen de la Procuraduría General de la República Nº C-277-2011 del 9 de noviembre del 2011, en el que se explica sobre el régimen de remuneración de los diputados y la improcedencia de catalogar el suministro de combustible como salario en especie, concluye:

“Con fundamento en lo expuesto, es criterio de esta Procuraduría que no es posible incluir el suministro de combustible dentro de los rubros a tomar en cuenta para el cálculo del aguinaldo de los señores diputados. Ello debido a que de conformidad con el artículo 113 de la Constitución Política, existe una reserva legal con respecto a la retribución que se acordare para estos funcionarios, sin que se encuentre vigente norma alguna de ese rango que prevea tal posibilidad. Por el contrario, el artículo 9 de la Ley de Salarios de la Administración Pública –aplicable a todo el sector público- dispone que a las aplicaciones no dinerarias no es posible atribuirles naturaleza salarial”.

Para la obtención del combustible, por acuerdo existente entre la Asamblea Legislativa y el Banco de Costa Rica, esta última le entrega a cada diputado una tarjeta de débito a su nombre, para que a título personal la utilice única y exclusivamente para la compra de combustible y esta sea utilizada en el cumplimiento de sus labores en torno al cargo que ostenta.



Al estipularse en el artículo 5 de la Ley 7352 que dicho combustible es para uso discrecional y considerando que esta institución lo otorga para facilitarles el buen ejercicio del cargo, implica que dicha discrecionalidad se aboca a su utilización sin necesidad de rendir cuentas respecto a la cantidad diaria a utilizar, la gasolinera escogida para su obtención, el vehículo que esté utilizando, o el tipo de combustible (diesel, gasolina plus o súper), razón por la que no existe autorización para darle otro uso diferente al aquí señalado. La tarjeta entregada a los señores diputados es denominada por el Banco emisor (Banco de Costa Rica), como “tarjeta parametrizada”, significando ello que su utilización se encuentra restringida solamente para la adquisición de combustible en las gasolineras del país, el cual deberá ser adquirido por el propio diputado quien tendrá que firmar el voucher de compra, porque el uso de la tarjeta es a título personal, al igual que cualquier otra tarjeta de débito. En tal sentido, si con la tarjeta parametrizada se estuviere adquiriendo en las gasolineras bienes distintos al combustible, o personas diferentes al señor diputado estuvieran haciendo uso de dicha tarjeta, tendría que existir un acuerdo previo entre la gasolinera y el diputado, acuerdo que sería ajeno y contrario a la directriz y restricción impuesta por el Banco de Costa Rica y por lo establecido en el artículo 5 de la Ley de marras, ya que tanto los señores de las gasolineras como los diputados, tienen claro que por seguridad, el uso de esta es a título personal como cualquier tarjeta de débito y el diputado mejor que nadie debe conocer que la ayuda que la Asamblea Legislativa le está concediendo por medio de la tarjeta parametrizada, es únicamente para la compra de combustible, por ser es la ayuda señalada en el supracitado artículo 5. Ahora bien, el suministro de combustible con lo que la Asamblea Legislativa se comprometió por ley a otorgarle a los señores diputados, es con 500 litros mensuales y queda a discrecionalidad de ellos el utilizarla total o parcialmente. No se indica en la ley qué procede hacer en caso de que el legislador no requiera de los 500 libros mensuales, lo único claro es que terminada su gestión, también termina esa ayuda, por lo que cuando el diputado deje su cargo, por cualquier causa, el remanente de dinero que pueda haber quedado en la tarjeta parametrizada a él asignado, el Banco de Costa Rica está obligado a reintegrarlo a la Institución. Se indica en el referido oficio del Departamento Financiero, que les llama la atención la existencia de compras por montos que oscilas entre los ¢ 135.000 a ¢ 600.000, señalando que a ningún vehículo le cabría dicha cantidad de combustible en una sola compra. No obstante, salvo que existan pruebas que nos demuestren lo contrario, con base en el principio de buena fe, debemos suponer que no se



está cometiendo ninguna anomalía o haciendo mal uso de esa ayuda. Lo anterior pro cuando podría darse el caso, por ejemplo, en que al diputado se le concediera en alguna gasolinera una línea de crédito para cada cierto tiempo, confeccionar un solo tiquete de venta todas las compras de combustible realizadas durante ese lapso. Sobre la consulta de limitar a los diputados la compra de combustible a un máximo de 60 litros por transacción y la de considerar cada mes el saldo existente en la tarjeta para solamente reajustar el monto para completar los 500 litros (par que no sea acumulativo), sólo se podría hacer si los legisladores decidieran autoregularse creando el Reglamento a la Ley respectiva o bien, reformando la Ley de Remuneración de Diputados, mientras no exista una norma que así lo establezca, no podría aplicarse las restricciones propuestas por el Departamento Financiero. Respecto a brindar información a terceros sobre cómo, cuándo y en qué forma utilizan los diputados los 500 litros de combustible asignados por ley, recordamos que ese mismo cuerpo legal establece la discrecionalidad en el uso de esta, por lo que es potestad de ellos decidir el cuándo y dónde. Respecto a la forma de utilización, también queda a discrecionalidad del diputado, en el entendido de que debe ser solamente para el buen desarrollo del ejercicio del cargo. En tal sentido, esa es la información que podría brindarse a terceros.

SE ACUERDA: Solicitar al Departamento de Asesoría Legal que

integre el criterio emitido mediante oficio As. Leg. 258-2013 dentro del procedimiento ordenado por el Directorio Legislativo en el artículo 2 de la sesión Nº 167-2013, referente a la investigación para determinar la supuesta responsabilidad de varios funcionarios del Departamento Financiero en la entrega de un informe sobre el consumo de combustible al periodista Esteban Mata. ACUERDO FIRME. -419-

ARTÍCULO 3.- Se conoce oficio ML-JF-CGF-58-2013, con fecha 15 de abril del 2013,

suscrito por el diputado Carlos Góngora Fuentes, Jefe de Fracción del Partido Movimiento Libertario, mediante el cual informa que en la sesión No. 37 de la jefatura de fracción, celebrada el 15 de abril del 2013, se tomó el siguiente acuerdo:

“En relación con el oficio D.E. 478-2013, realizar el cese del

nombramiento del señor Luis Fernando Córdoba Carmona, cédula 1-1210-0289, en el puesto Nº 013897 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 16 de abril del 2013.



Nombrar al señor Víctor Manuel Campos Campos, cédula 4-127-008, en el puesto Nº 013897 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 16 de abril del 2013, en el despacho de la diputada Mireya Zamora”.

SE ACUERDA: Con base en la solicitud planteada por el diputado Carlos Góngora Fuentes, Jefe de Fracción del Partido Movimiento Libertario, mediante oficio ML-JF-CGF-58-2013 y a la luz de los acuerdos tomados por esa bancada en la sesión Nº 37, celebrada el lunes 15 de abril del 2013, tomar las siguientes disposiciones: 1. Cesar el nombramiento del señor Luis Fernando Córdoba

Carmona, cédula 1-1210-0289, en el puesto Nº 013897 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 16 de abril del 2013.

2. Nombrar al señor Víctor Manuel Campos Campos, cédula 4-127-008, en el puesto Nº 013897 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 16 de abril del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

El señor Campos Campos estará destacado en el despacho de la diputada Mireya Zamora Alvarado. ACUERDO FIRME. -394-

ARTÍCULO 4.- Se conoce oficio FRN-056-13, con fecha 2 de abril del 2013, suscrito por

el diputado Carlos Avendaño Calvo, Jefe de Fracción del Partido Restauración Nacional, mediante el cual solicita al Directorio Legislativo realizar los siguientes movimientos de personal:

1. Cesar el nombramiento del señor Óscar Zúñiga Miranda, cédula No.

1-1337-035, en el puesto No. 030586 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 1 de mayo del 2013.

2. Nombrar a la señorita Alejandra Arce Ledezma, cédula No. 1-1349-093, en el puesto No. 030586 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

SE ACUERDA: Tomar las siguientes disposiciones: 1. Cesar el nombramiento del señor Óscar Zúñiga Miranda, cédula

No. 1-1337-035, en el puesto No. 030586 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 1 de mayo del 2013.

2. Nombrar a la señorita Alejandra Arce Ledezma, cédula No. 1-1349-093, en el puesto No. 030586 de Asesor de Fracción Política 1R, a partir del 1 de mayo de 2013 y hasta el 30 de abril del 2014. ACUERDO FIRME. -386-



ARTÍCULO 5.- Se conoce correo electrónico del Departamento de Recursos Humanos

en el que informan que el señor Isidro Vargas Alvarado, entregó el día 18 de abril del 2013, los documentos necesarios para que se pueda abrir su expediente personal, con lo cual completa los requisitos para ocupar el puesto No. 000005 de Agente de Seguridad.

Por lo anterior se solicita dejar sin efecto los oficios remitidos con

respecto al tema.

SE ACUERDA: Con base en la información remitida por parte del Departamento de Recursos Humanos en el que se corrobora que el señor Isidro Vargas Alvarado cuenta con los requisitos para ocupar el puesto Nº 000005 de Agente de Seguridad, ratificar el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 40 de la sesión Nº 162-2013. Asimismo, se acuerda dejar sin efecto el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 9 de la sesión Nº 167-2013, en el que se solicita al Departamento de Asesoría Legal emitir criterio con respecto al tema. ACUERDO FIRME. -402-

ARTÍCULO 6.- Se conoce oficio JF-PLN-313-2013, con fecha 22 de marzo del 2013,

suscrito por el diputado Fabio Molina Rojas, Jefe de Fracción del Partido Liberación Nacional, mediante el cual indica que en la reunión ordinaria de la fracción No. 43, celebrada el lunes 22 de abril del 2013, en el punto 3 del orden del día “Movimientos de personal de confianza de la fracción”, se conoció y aprobó lo siguiente:

1. Nota del señor Luis Felipe Dobles Junqueira, con fecha 15 de abril

del 2013, en la cual solicita su cese debido a que fue nombrado en el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, a partir del 1 de mayo del 2013. ACUERDO:

Cesar el nombramiento del señor Luis Felipe Dobles Junqueira, cédula 1-1055-0945, en el puesto Asesor Especializado AR, puesto No. 108950, a partir del 30 de abril del 2013.

2. Oficio EAP-92-2013 del diputado Edgardo Araya Pineda, en el cual

solicita realizar los siguientes movimientos de personal:

Cesar el nombramiento del señor Luis Enrique Araya Araya, cédula No. 2-442-246, en el puesto No. 048149 de Asesor de Fracción Política 1, a partir del 30 de abril del 2013.



Nombrar al señor Luis Enrique Araya Araya, cédula No. 2-442-246, en el puesto No. 102006 de Asesor Especializado BR, a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

Nombrar a la señora Karla Lara Arias, cédula No. 1-1259-088, en el puesto No. 048149 de Asesor de Fracción Política 1, a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

SE ACUERDA: Con base en la solicitud planteada por el diputado Fabio Molina Rojas, Jefe de Fracción del Partido Liberación Nacional, mediante oficio JF-PLN-313-2013 y a la luz de los acuerdos tomados por esa bancada en la sesión Nº 43, celebrada el lunes 22 de abril del 2013, tomar las siguientes disposiciones:

1. Cesar el nombramiento del señor Luis Felipe Dobles Junqueira, cédula No. 1-1055-0945, en el puesto No. 108950 de Asesor Especializado AR, a partir del 30 de abril del 2013.

2. Cesar el nombramiento del señor Luis Enrique Araya Araya, cédula No. 2-442-246, en el puesto No. 048149 de Asesor de Fracción Política 1, a partir del 30 de abril del 2013.

3. Nombrar al señor Luis Enrique Araya Araya, cédula No. 2-442-

246, en el puesto No. 102006 de Asesor Especializado BR, a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

4. Nombrar a la señora Karla Lara Arias, cédula No. 1-1259-088, en

el puesto No. 048149 de Asesor de Fracción Política 1, a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

Los funcionarios Araya Araya y Lara Arias estarán destacados en el despacho del diputado Edgardo Araya Pineda. ACUERDO FIRME. -387-

ARTÍCULO 7.- Se conoce oficio JF-PASE-087-2013, con fecha 22 de abril del 2013,

suscrito por el diputado Martín Monestel Contreras, Jefe de Fracción del Partido Accesibilidad sin Exclusión, mediante el cual solicita prorrogar el nombramiento de la señorita Cinthia Calvo Flores, cédula 1-1227-515, en el puesto No. 102014 de Asistente de Fracción Política 1, hasta el 1 de julio del 2013.

SE ACUERDA: Prorrogar el nombramiento de la señorita Cinthia Calvo Flores, cédula 1-1227-515, en el puesto No. 102014 de Asistente de Fracción Política 1, a partir del 1 de mayo y hasta el 1 de julio del 2013. ACUERDO FIRME. -392-

ARTÍCULO 8.- Se conoce nota con fecha 15 de abril del 2013, suscrita por la señora

Zaida Martínez Rodríguez, cédula Nº 7-078-292, mediante la cual



presenta la renuncia al puesto Nº 000197 de Profesional 2 B, a partir del 1 de mayo del 2013, en el cual fue nombrada y destacada en la oficina del diputado Manuel Hernández Rivera, mediante sesión No. 12-2010, artículo 9.

Por lo anterior solicita que se realicen las gestiones necesarias y se le

cancelen los extremos laborales que le corresponden, de conformidad con la legislación vigente.

SE ACUERDA: Aceptar la renuncia presentada por la señora Zaida

Martínez Rodríguez, cédula Nº 7-078-292, en el puesto Nº 000197 de Profesional 2 B, a partir del 1 de mayo del 2013.

Asimismo se acuerda cancelarle a la señora Martínez Rodríguez los extremos laborales que a la fecha le corresponden. ACUERDO FIRME. -396-


Claudia Garnier Arias, cédula Nº 1-529-225, puesto Nº 055824 de Técnico 2, mediante la cual solicita prorrogar el permiso sin goce de salario del 1 y hasta el 31 de mayo del año en curso, con el fin de seguir atendiendo las clases en la Universidad Iberoamericana en México D.F. Esta solicitud cuenta con el visto bueno del señor Mario Martínez Bolívar, Director del Departamento de Servicios de Salud. _________________ Nota: El puesto Nº 055824 de Técnico 2 se encuentra ocupado por sustitución por la

señora Karen Yasney Artavia Herrera, destacada en el Departamento de Servicios de Salud.

SE ACUERDA: Prorrogar el permiso sin goce de salario otorgado a la señora Claudia Garnier Arias, cédula No. 1-529-225, en el puesto Nº 055824 de Técnico 2, con el propósito de que atienda asuntos personales. Rige a partir del 1 y hasta el 31 de mayo del 2013. ACUERDO FIRME. -388-


Natalia Pérez Quirós, cédula Nº 1-943-397, puesto Nº 009863 de Profesional 2 B, mediante la cual solicita al Directorio Legislativo una prórroga de hasta dos años del permiso sin goce de salario que se le otorgó mediante artículo 31 de la sesión Nº 111-2011, del 26 de abril del 2012. Indica la señora Pérez Quirós que cuenta con el visto bueno del señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional. _______________ Nota: El código de la señora Pérez Quirós es ocupado por sustitución por el señor

Hervey Badilla Rojas desde el 16 de mayo del 2012.



SE ACUERDA: Prorrogar por un año el permiso sin goce de salario otorgado a la señora Natalia Pérez Quirós, en el puesto Nº 009863 de Profesional 2B. Rige a partir del 26 de abril del 2013. En virtud de lo anterior automáticamente se prorroga el nombramiento del señor Hervey Badilla Rojas en dicho código hasta el retorno de la propietaria. ACUERDO FIRME. -389-

ARTÍCULO 11.- Se conoce nota con fecha 22 de abril del 2013, suscrita por el señor César Berrios Palma, cédula Nº 1-1016-346, puesto Nº 564892 de Ujier, mediante la cual solicita al Directorio Legislativo un permiso con goce de salario por quince días, a partir del 22 de abril del 2013, con el propósito de atender los cuidados especiales que requiere su hijo recién nacido.

Lo anterior en virtud de que la salud del niño se agravó y tuvo que ser

internado en cuidados intensivos del Hospital de Niños y aunque ya fue dado de alta, en el hogar debe colaborar con su esposa para cumplir con las recomendaciones médicas dadas.

SE ACUERDA: De conformidad con las premisas contenidas en los artículos 3 y 4 de la Ley Nº 7739, Código de la Niñez y la Adolescencia, que constriñe al Estado a adoptar las medidas administrativas, legislativas, presupuestarias y de cualquier índole, para garantizar la plena efectividad de los derechos fundamentales de las personas menores de edad, otorgar permiso con goce de salario al señor César Berrios Palma, cédula -1-1016-346, en el puesto No. 564892 de Ujier, con el propósito de que colabore con los cuidados especiales de su hijo. Rige a partir del 22 de abril del 2013 y hasta por 15 días naturales. ACUERDO FIRME.-403-

ARTÍCULO 12.- Se conoce oficio DAFV-47-04-2013, con fecha 2 de abril del 2013,

suscrito por la diputada Alicia Fournier Vargas, Presidenta de la Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios, mediante el cual solicita, con carácter de urgencia, la intervención del Directorio Legislativo a fin de que analice la situación de la secretaria de la Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios. Lo anterior, porque el Directorio Legislativo nombró en propiedad al señor Edgar Coto Grijalba, a partir del 1 de abril del año en curso, en el puesto de Jefe de Área, puesto que se encuentra destacado en la secretaria de la comisión en comentario. Al respecto, no deja de ser una preocupación esta situación dado que llega una persona con poca experiencia en el manejo del SIL, de administración de personal y de manejo de expedientes legislativos, entorno que genera desconfianza sobre el futuro manejo de la comisión.



Por los motivos expuestos es que solicita, en el marco de la legalidad, y por la buena administración de esta Asamblea Legislativa que el Directorio Legislativo estudie los escenarios posibles para asegurar que el personal con experiencia y con años en el puesto, pueda permanecer en el Departamento dirigiendo las comisiones como corresponde, pero en forma específica, con el conocimiento para poder enfrentar la materia tan especial que ve la Comisión de Hacendarios, como trámite de presupuesto de la República. SE ACUERDA: Informar a la diputada Alicia Fournier Vargas que el nombramiento del señor Edgar Coto Grijalba, obedeció al proceso de concursos internos realizado en la Institución. Asimismo, este órgano colegiado instruye a la Dirección del Departamento de Comisiones para que brinde al funcionario la inducción debida y el acompañamiento requerido para que pueda adaptarse a la brevedad al nivel de exigencia del puesto. -404, 420-

ARTÍCULO 13.- SE ACUERDA: Ampliar el acuerdo tomado por el Directorio

Legislativo en el inciso 1, artículo 28 de la sesión Nº 165-2013, para que se lea de la siguiente manera:

“Ampliar el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 7 de la sesión Nº 146-2012, con el propósito de autorizar el uso de redes sociales y Youtube en el equipo del señor Ricardo Agüero Salazar, Director del Departamento de Servicios Parlamentarios.” -390-

ARTÍCULO 14.- Se conoce recurso de revocatoria con apelación en subsidio presentado

por el señor Danilo Alfonso González Alvarado, funcionario del Departamento de Archivo, Investigación y Trámite, contra el contenido de la resolución DRH-PA-496-03- 2013, emitida y notificada el 14 de marzo de 2013, a las 17 horas con quince minutos, con base en los siguientes argumentos: Conforme al derecho que le asiste solicitó reasignación al puesto que ocupa en propiedad N° 000105, Profesional 1 B, en virtud de que cuenta con la experiencia requerida, grado profesional y requisitos legales para optar por el grado de Profesional 2 B. Asimismo, la complejidad de las funciones asignadas y el grado de responsabilidad inherente a su fiel desempeño, han variado sustancialmente, lo que le permite reclamar el derecho que le asiste a ser reasignado al nivel propuesto. El grado de dificultad en la realización de las investigaciones se ha tornado cada vez más complejo, y esto por la diversidad de leyes y normas que se tienen que analizar cada vez que se ordena un estudio, lo



que implica un grado mayor de exigencia en el cumplimiento de las labores encomendadas, lo que no se estima ni valora en el estudio que hace nugatoria su solicitud. Un ingrediente que es fundamental para el análisis del caso que nos ocupa y que no considera ni valora el técnico encargado, tiene relación directa con la aplicación y exigencia del uso de herramientas tecnológicas y el conocimiento que se requiere para el fiel desempeño del cargo, lo que no fue analizado en el estudio denominado informe técnico N° 002-2013, esto en virtud de que el Manual de procedimientos para la reasignación de puestos de la Asamblea Legislativa, es inadecuado a las condiciones actuales. Como adición a lo anterior la labor se ha tornado cada vez más compleja, en virtud de que se tienen que duplicar esfuerzos, al tener que ordenar las investigaciones tanto desde la óptica tecnológica como la manual tradicional, ya que no se cuenta aún con una base de datos totalmente depurada tecnológicamente y que contenga toda la información que se requiere, a efectos de lograr la certeza de los datos para la elaboración de los informes técnicos, los que no pueden contener inconsistencia y mucho menos falsedades. Las consecuencias del “error” han variado sustancialmente en virtud de la calificación legal que se le viene dando a estas, siendo cada vez más punitivas como efecto de la modernización de las leyes aplicables, multiplicándose el grado de responsabilidad por los resultados que se derivan del “error”; lo que no se valora en el estudio de cita, en gran medida por la obsolescencia que padece la herramienta aplicada para la elaboración del estudio de reasignación, herramienta que se ha quedado en el ostracismo, a diferencia de la actualización que se le viene dando a la normativa para aplicar castigo ante el “error”, donde no se guarda un equilibrio, lo que violenta los principios de equidad y justicia. Con vista en las disposiciones contenidas en el Manual Descriptivo de Clases de la Asamblea Legislativa, el rechazo a su solicitud no se ajusta a lo dispuesto en dicho manual, máxime que no se realiza el estudio bajo el principio de actualidad que debe imperar, ante la ausencia de norma actualizada que permita la aplicación del principio de razonabilidad, ausente el caso que nos ocupa. Por otro lado, el Manual de funciones de la Asamblea Legislativa establece lo siguiente para la clase Profesional 1, niveles A y B:

“Sus actividades resultan, predominantemente, en insumos para lo interno del mismo departamento.” Mientras que para la clase (Profesional 2, niveles A y B)“ sus acciones sobrepasan los límites departamentales, por lo tanto su afectación se puede definir a nivel institucional y más allá”



Con base en lo anterior, es claro que sus actividades resultan predominantemente en insumos no solo para lo interno del Departamento, sino que también hacia lo externo, como en verdad lo es; máxime si se toma en cuenta que el SIL, (Sistema de Información Legislativo) es consultado desde otras instituciones del Estado (Contraloría General de la República y Sala Constitucional, además de por supuesto, que se reflejan también en el Portal Legislativo. COLOFÓN

Siendo conteste con la realidad, las labores desarrolladas y ejecutadas por el suscrito en el Departamento de Archivo, se han tornado cada vez más complejas e implican un altísimo grado de responsabilidad, donde las consecuencias de error podrían causar daños y atrasos incalculables y un enorme perjuicio a la imagen institucional, a los intereses de los usuarios y propiamente al Estado; razones por las cuales las actividades deben ser realizadas con un altísimo grado de profesionalismo, cuidado, esmero y bajo la aplicación y empleo de los principios técnicos y jurídicos que rigen la materia y conforme las consideraciones anteriores, con fundamento en lo que establece el obsoleto Manual Descriptivo de Clases de la Asamblea Legislativa, así como las exigencias del entorno y la aplicación de la hermenéutica jurídica, solicita que se revoque el acto administrativo por medio del cual se le niega la reasignación y se reasigne al puesto de Profesional 2 B conforme a derecho, a la realidad actual y a las exigencias de la época. PETITORIA Ante las consideraciones de hecho y de derecho expuestas solicita declarar con lugar el recurso y que se revoque el acto administrativo contenido en la resolución DRH-PA-496-03-2013, emitida y notificada el 14 de marzo de 2013, a las 17 horas con quince minutos. Asimismo, solicita que se ordene reasignar su puesto en propiedad y se ubique como Profesional 2 B, con base en los argumentos esgrimidos y como en derecho corresponde. En caso de que el recurso de revocatoria sea rechazado, solicita que se eleve la apelación al superior para su resolución en definitiva.

Asimismo, se conoce oficio DRH-PA-739-04-2013, con fecha 18 de abril del 2013, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual adjunta copia de la resolución Nº 02-2013 de fecha 18 de abril de 2013 y sus orígenes, con la cual se atendió el recurso de revocatoria planteado por el señor Danilo González Alvarado, portador de la cédula 2-372-702 contra lo



indicado en el oficio DRH-PA-496-2013 e informe Nº 02-2013 sobre el estudio del puesto Nº 000105 que ocupa el funcionario en propiedad. En virtud de que ese departamento mantiene el criterio vertido mediante dicho estudio, y que el funcionario González Alvarado presenta de manera conjunta la apelación en subsidio, remite dicha documentación para el trámite correspondiente ante el Directorio Legislativo.

Departamento de Recursos Humanos. San José, a las 14 horas del día 18 de abril del dos mil trece. Diligencia de atención de revocatoria y apelación en subsidio interpuesta por Danilo González Alvarado, cédula Nº 2-372-702, mediante escrito recibido en este Departamento, contra la recomendación emanada en el informe técnico Nº02-2013 y comunicada mediante oficio DRH-PA-496-2013 del 14 de marzo del 2013, con respecto a la no procedencia de la reasignación solicitada del puesto Nº 000105 de la categoría Profesional Nivel 1B a una clase superior. CONSIDERANDO: Primero: Que el señor Danilo González Alvarado, cédula Nº 2-372-702, funcionario del Departamento de Archivo, presentó en el mes de octubre del 2012 cuestionario de solicitud de estudio de reasignación, fundamentado en su consideración de que dicho puesto había sufrido un cambio sustancial y permanente de funciones por lo que correspondía la realización del estudio referido. Segundo: Que atendiendo su solicitud, ese departamento emite el informe técnico Nº02-2013 el mes de febrero de 2013, y mediante oficio DRH-PA-496-2013 de fecha 14 de marzo del 2013 se le comunica y se adjunta copia del informe citado en el cual se recomienda mantener la clasificación del puesto Nº 000105 como Profesional 1 B. Tercero: Que mediante oficio, recibido en ese departamento el 13 de abril de 2013, el señor González Alvarado presenta recurso de revocatoria y apelación en subsidio contra lo resuelto en el informe técnico 02-2013 y comunicado mediante oficio DRH-PA-496-2013, según los siguientes argumentos: Que la complejidad de las funciones asignadas y el grado de responsabilidad inherente a su desempeño, han variado sustancialmente. Que el grado de dificultad en la realización de las investigaciones se ha tornado cada vez más complejo, y esto por la diversidad de leyes y normas que se tienen que analizar cada vez que se ordena un estudio, lo que implica un grado mayor de exigencia en el cumplimiento de las labores encomendadas, lo que no se estima ni valora en el estudio correspondiente. Que no se considera ni se valora, la aplicación y exigencia del uso de herramientas tecnológicas y el conocimiento que se requiere para el fiel desempeño del cargo, que el manual de puestos institucional es inadecuado en las condiciones actuales. Que la labor se ha tornado cada vez más compleja, en virtud de la duplicación de esfuerzos, al tener que ordenar las investigaciones desde el punto de vista tecnológico como el manual –tradicional, ya que no se cuenta con una base de datos totalmente depurada tecnológicamente y que



contenga toda la información que se requiere, a efectos de lograr la certeza de los datos para la elaboración de los informes técnicos. Que las consecuencias del error han variado sustancialmente en virtud de la calificación legal que se le viene dando a las mismas, siendo cada vez más punitivas como efecto de la modernización de las leyes aplicables, multiplicándose el grado de responsabilidad por los resultados que se derivan del error. Aspecto que no se valora en el estudio de cita, en gran medida por la obsolescencia que padece la herramienta aplicada para la elaboración del estudio de reasignación. Es importante indicar que en el Reglamento del Estatuto del Servicio Civil, en el Reglamento para la clasificación y valoración de puestos y en el Manual de Procedimientos para las reasignaciones de puestos de la Asamblea Legislativa, se define la reasignación como el “Cambio que se opera en la clasificación de un puesto con motivo de variación sustancial y permanente en sus tareas y responsabilidades” (La negrita no es del original). Para la realización del estudio que nos ocupa, se contó con información del cuestionario para la clasificación de puestos y de la entrevista auto aplicada, solicitada recientemente (durante el mes de agosto del 2012) instrumentos cuya información se encuentra debidamente oficializada con las firmas de las personas involucradas, la interesada, el director del departamento respectivo, todo ello bajo fe de juramento de que la información aportada es correcta. Tal y como se indica puntualmente en el informe, las actividades que se desarrollan actualmente en el puesto Nº 000105, no evidencian diferencia sustantiva, con respecto a las actividades analizadas en momentos anteriores cuando se determinó o confirmó la clasificación que tiene el puesto actualmente. (Informe Técnico Nº 8-2008 de enero de 2008, Estudio de Reasignación del puesto ocupado por el funcionario Danilo González Alvarado) mediante el cual obtuvo un aumento en su clasificación de Profesional A a Profesional B a partir del 1 de marzo de 2008. Es necesario indicar que la reasignación de un puesto requiere como presupuesto esencial la presencia de la variable del cambio sustancial y permanente de funciones. La cual no se aprecia en el caso que nos ocupa. Considera el funcionario que las nuevas labores, responsabilidades, preparación académica y experiencia son concordantes con lo definido para la clase de Profesional 2, de acuerdo con los cambios que se han dado en el Departamento de Archivo. Con respecto a ello, tales funciones fueron consideradas y analizadas en el estudio de reasignación anterior de este puesto, también lo relativo a la utilización de las nuevas tecnologías de información, comunicación e inserción en los Sistemas Informáticos. En cuanto a las funciones adicionales, en el Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos se indica que el aumento del volumen de trabajo no se considera cambio sustancial de funciones (artículo 16), y no configura el presupuesto esencial para dar fundamento a la reasignación pretendida. Con respecto a estas actividades, si bien es cierto ya fueron consideradas cuando dicho puesto se clasifico como Profesional Nivel 1B, es importante señalar que la utilización de herramientas tecnológicas y del recurso del correo electrónico, es parte de la evolución de la función pública, ello no implica un cambio sustancial en las funciones. Igual comentario



merece lo relacionado con la inclusión activa en los sistemas informáticos institucionales y actividades conexas, las cuales también han sido consideradas en estudios y homologaciones anteriores, cabe recordar que el puesto Nº 000105 ostenta actualmente una clasificación de profesional 1B, enmarcada dentro del conjunto de labores que desarrolla y que se ajustan y configuran dentro del perfil de la clasificación que ostenta el señor González Alvarado. Finalmente indica que cuenta con las condiciones académicas y de experiencia requeridas para la clase solicitada, en este sentido, se reitera que en el procedimiento de reasignación intervienen las variables de funciones que se desarrollan, con respecto a ellas debe demostrarse la presencia de un cambio sustancial y permanente, además de la necesidad institucional o un cambio estructural en la dependencia organica en que se desarrollen las labores. Dichos cambios estructurales en las dependencias únicamente se implementan ante el estudio de la estructura del Departamento de Archivo por parte del Departamento de Desarrollo Estrategico, ente legitimado para estudiar y proponer cambios en las organizaciones departamentales, situación que no se da en este caso particular. En este sentido la actualización de los estudios de puestos, son necesarios para que respondan a las nuevas necesidades institucionales, plasmadas, tanto en modificaciones, como en las actividades que se realizan, los objetivos que se persiguen y en las clasificaciones que se ostentan Que las funciones desarrolladas por el funcionario Danilo González Alvarado, (tramitación de expedientes desestimados, con base en lo establecido en los artículos 81 bis, 95 y 96 bis, 106, 119, 164, 168 y 206 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, diseño de procedimientos internos, evacuación de consultas, entre otros), por el nivel de dificultad, responsabilidad, las repercusiones y consecuencias del error, cumplen y se ajustan a lo que establece el Manual de Clases de Puestos para los puestos Profesionales específicamente en el grado de Profesional Nivel 1B, de conformidad con los requisitos académicos, legales y de experiencia para dicha clase. Cuarto: Que de la argumentación expuesta por el señor González Alvarado, no se encuentran, ni determinan elementos que evidencien el cambio sustancial y permanente de funciones requerido para que opere una reasignación. Desde el momento en que fue asignado en la categoría de Profesional Nivel 1B, lo que realmente se da es un aumento en la cobertura de las funciones mencionadas previamente, como consecuencia del incremento de personal y las demandas institucionales. Quinto: Que una vez analizados los argumentos expuestos por el señor González Alvarado, esta dependencia, apegada al principio de legalidad de la Administración Pública, al artículo 16 de la “Ley General de la Administración Pública” que indica: “… 1. En ningún caso podrán dictarse actos contrarios a reglas unívocas de la ciencia o de la técnica, o a principios elementales de justicia, lógica o conveniencia.” Bajo los preceptos emanados mediante diferentes pronunciamientos de la Procuraduría y la Contraloría General de la República, respecto a la sana disposición de recursos públicos y la interpretación restrictiva en materia presupuestaria a que estamos sometidos por imperativo legal, y al de salvaguarda del erario conferido a los jerarcas de la administración activa, se mantiene la recomendación de clasificación del puesto Nº 000105 ocupado en propiedad por el señor Danilo González Alvarado.



POR TANTO, EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS RESUELVE: Artículo 1.- Confirmar en todos los extremos lo indicado en el informe técnico Nº 02-2013 con respecto al puesto Nº 000105, ocupado en propiedad por el funcionario Danilo González Alvarado, cédula Nº 2-372-702 ubicado en el Departamento de Archivo, Investigación y Trámite. Por lo tanto se mantiene la clasificación del puesto Nº 000105, como Profesional Nivel 1 B. Artículo 2.- Se declara sin lugar el recurso de revocatoria en primera instancia, se traslada copia de esta resolución y sus orígenes al Directorio Legislativo para que se atienda lo relacionado con la apelación en subsidio. Artículo 3.- Se traslada copia de esta resolución al señor González Alvarado.

SE ACUERDA: Con el propósito de que emita el criterio correspondiente, trasladar al Departamento de Asesoría Legal, copia del recurso de revocatoria con apelación en subsidio presentado por el señor Danilo Alfonso González Alvarado, contra el contenido de la resolución del Departamento de Recursos Humanos emitida mediante oficio DRH-PA-496-03- 2013. -405-

ARTÍCULO 15.- Se conoce nota con fecha 8 de abril del 2013, suscrita por el diputado

Rodolfo Sotomayor Aguilar, Jefe de Fracción del Partido Unidad Social Cristiana, mediante la cual solicita elevar a conocimiento del Directorio Legislativo el siguiente acuerdo tomado por esa bancada, en reunión ordinaria celebrada el día lunes 8 de abril del 2013. En el artículo 1 del orden del día, se conoció y aprobó la solicitud del diputado Luis Alberto Rojas Valerio para nombrar al señor Hans Rojas Otárola, cédula No. 1-1536-886, en el puesto No. 015146 de Asesor Especializado B, a partir del 15 de abril del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

SE ACUERDA: Con base en la solicitud planteada por el diputado Rodolfo Sotomayor Aguilar, Jefe de Fracción del Partido Unidad Social Cristiana, mediante nota con fecha 8 de abril del 2013 y a la luz de los acuerdos tomados por esa bancada en la sesión ordinaria celebrada el lunes 8 de abril del 2013, nombrar al señor Hans Rojas Otárola, cédula No. 1-1536-886, en el puesto No. 015146 de Asesor Especializado B, a partir del 15 de abril del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014. El señor Rojas Otárola estará destacado en el despacho del diputado Luis Alberto Rojas Valerio. ACUERDO FIRME. -395-



ARTÍCULO 16.- Se conoce oficio DEI-049-2013, con fecha 18 de abril del 2013, suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual remite para consideración del Directorio Legislativo el oficio DEI- 041-04-2013 de esta fecha, suscrito por el señor Milton Madriz Cedeño, Subdirector de esa dependencia.

Se refiere el señor Madriz Cedeño a los oficios Direc.0184-03-2013, con fecha 5 de marzo de 2013 y el Direc.0197-03-2013 con fecha 7 de marzo del 2013, suscritos por el señor Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo, mediante los cuales traslada requerimiento de criterio por parte del Directorio Legislativo a ese departamento. Al respecto, y en virtud de que ambos acuerdos de Directorio Legislativo guardan relación con la misma unidad orgánica, en este caso el Departamento de Servicios de Salud, se procederá a mancomunar las consultas y emitir la opinión técnica en esta misma misiva, de forma que el máximo órgano disponga de las recomendaciones pertinentes para la correspondiente toma de decisiones.- 1.- ARTÍCULO 34 DE LA SESIÓN ORDINARIA NO. 164-2013, CELEBRADA POR EL DIRECTORIO LEGISLATIVO EL 27 DE FEBRERO DE 2013.

SE ACUERDA: Trasladar al Departamento de desarrollo Estratégico Institucional, copia del oficio AL-21-2013, suscrito por el diputado Martín Monestel Contreras, en el que solicita criterio técnico de esa unidad administrativa, con respecto a la creación de un Departamento de Bienestar y Salud Ocupacional en la Asamblea Legislativa. Lo anterior, con el propósito de que emita criterio correspondiente.- ACUERDO FIRME

1.1 Antecedentes y análisis de la situación:

Mediante oficio VP AL-21-2013, el diputado Martín Monestel Contreras indica como antecedente, que por acuerdo de Directorio, el 31 de julio del 2012, el máximo órgano solicita criterio al Departamento de Asesoría Legal sobre la recomendación de crear un Departamento de Bienestar y Salud Ocupacional y que para efectos de equiparar criterios, se le solicite al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional.- De forma paralela, se indica en dicho oficio que el artículo 300 del Reglamento a la Ley 6727 de Riesgos de Trabajo, señala que “…toda empresa que ocupe, permanentemente, más de cincuenta

trabajadores está obligada a mantener una oficina o departamento de salud ocupacional…”. Es oportuno aclarar que los términos mencionados de oficina o departamento tiene un concepto genérico y deben ser adaptados a las nomenclaturas y niveles jerárquicos establecidos a lo interno de cada Institución.

Que mediante oficio As. Leg. 532-2012, del 18 de julio de 2012, la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, emite criterio en relación con el requerimiento hecho por el Directorio Legislativo en la sesión ordinaria No. 128-2012, donde concluye que: “Así las cosas, es criterio de esta Asesoría Legal que el deber



fundamental de la Institución es implementar una instancia encargada de la salud ocupacional, brindarle las condiciones presupuestarias requeridas para su efectivo funcionamiento y mantenerla en el pleno ejercicio de las labores que les han sido normativamente asignadas, sin que esto implique la obligación de brindarle una determinada categoría dentro de su esquema organizacional, como lo pretende el solicitante; condición que de todas formas es producto de valoraciones técnicas y de conveniencia y oportunidad ajenas a las competencias de este Despacho”. De lo anterior se puede desprender que siendo el deber fundamental de la Institución implementar una instancia encargada de la salud ocupacional, ésta ha cumplido con ello al asignar esta responsabilidad al Departamento de Servicios de Salud.

Que la legislación nacional centra la responsabilidad de la salud ocupacional en los empleadores, y para ello define claramente la figura de Oficina o Departamento de Salud Ocupacional, como la unidad administrativa que debe lograr la reducción de accidentes y enfermedades laborales. El reglamento sobre las oficinas o departamentos de salud ocupacional define a estas como: “Unidad administrativa dedicada a la organización de la prevención, cuya finalidad es de promover y mantener el más alto nivel de bienestar físico, mental y social de los trabajadores en general.”; como se aclaró antes, el término mencionado de oficina o departamento tiene un concepto genérico y deben ser adaptados a las nomenclaturas y niveles jerárquicos establecidos a lo interno de cada institución, así las cosas a nivel institucional, la Asamblea Legislativa encargó de esta responsabilidad al Departamento de Servicios de Salud, para cumplir con la normativa mencionada. Este mismo reglamento define las tareas y deberes de estas oficinas. Para efectos de este proceso, se han ordenado en dos categorías, de acuerdo con la afinidad, a saber:

Actividades de evaluación de riesgos incidentes y accidentes. En esta se agrupan todas las actividades en que se relacionan evaluaciones de salud ocupacional, estas requieren la presencia de profesionales en ese tema que con base en su formación y expertiz puedan generar evaluaciones certeras y oportunas.

Planificación, coordinación y control. Se concentran en este grupo aquellas actividades de gestión y planificación basadas en la información para la toma de decisiones. Esta información además se procesa y almacena como parte de las actividades de este grupo, esta información debe ser utilizada para generar reportes, planes de acción y actividades de coordinación de carácter institucional y local.

Que el artículo 62 del Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa, da sustento a la temática de salud ocupacional al indicar: “El departamento de salud elaborará e impulsará el programa de salud ocupacional que cubra todas las dependencias de la Institución, de conformidad con el artículo 288 del Código de Trabajo y demás legislación vigente sobre la materia”.

Que efectivamente existe un Reglamento de Seguridad e Higiene de la Asamblea Legislativa, del 10 de febrero de 2004, que señala en su artículo No. 5 que “La responsabilidad en cuanto a supervisión, capacitación, implementación y demás acciones



relativas a la salud ocupacional e higiene, le corresponderán al Departamento de Servicios de Salud, por medio del Área de Salud Ocupacional, la cual podrá coordinar con los distintos departamentos y unidades para que se dé un efectivo cumplimiento de las normas contenidas en este Reglamento y las dictadas por el Sector Salud”. Llama la atención que se mencione en dicho reglamento, que estas responsabilidades le corresponden al Área de Salud Ocupacional, siendo que dicha unidad orgánica no existe, y no se conoce de estudio o criterio técnico que sustente lo reglamentado.

Que con vista en el Manual de Estructura y Funciones de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, en el acápite vigente relativo al Departamento de Servicios de Salud, no se visualiza estructuralmente ninguna unidad orgánica relativa a la salud ocupacional, salvo la mención del término como una de las funciones del departamento y una función específica del Área de Atención Integral e Investigación, que lo nombra solamente en el acápite No. 8. Es menester señalar que el departamento de Servicios de Salud cuenta con la siguiente estructura orgánica interna:

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE SALUD

Que la oficina que tiene a su cargo la materia de salud ocupacional en la Asamblea Legislativa ha desarrollado un Plan de Salud Ocupacional para el período 2011-2014, el cual se encuentra en funcionamiento y busca enfocarse como una actividad multidisciplinaria que promueve y busca proteger la salud de los colaboradores de la Asamblea Legislativa. Que actualmente y conforme ha constatado la Unidad de Desarrollo Organizacional del Departamento de Desarrollo Estratégico, lo que se conoce como “Unidad de Salud Ocupacional” ha recaído en un solo funcionario (señor Eduardo Moya Monge) y que no tiene funcionarios a cargo. Tampoco ha sido creada esa unidad orgánica mediante acuerdo de Directorio u otra vía establecida en la normativa respectiva.- Que las funciones, actividades y tareas que desarrollan, se hacen al amparo de un programa o planes de trabajo que no se precisan en la documentación formal y oficial de la Institución, salvo la señalada en los puntos anteriores.- 2.- ARTÍCULO 14 DE LA SESIÓN ORDINARIA NO. 160-2013, CELEBRADA POR EL DIRECTORIO LEGISLATIVO EL 27 DE FEBRERO DEL 2013.

SE ACUERDA: Con el propósito de que emita el criterio correspondiente, trasladar al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, copia de la nota suscrita por la funcionaria Gabriela Fernández Salgado, en la que solicita



que se adjudique formalmente la coordinación del Servicio de Enfermería del Departamento de Servicios de Salud, en su condición de doctora en enfermería 2. ACUERDO FIRME

2.1 Antecedentes y análisis de la situación Mediante nota sin número de oficio con fecha 13 de agosto, la señora Gabriela Fernández Salgado, enfermera del Departamento de Servicios de Salud, solicita al Directorio Legislativo se le “adjudique formalmente la coordinación del Servicio de Enfermería del Departamento de Servicios de Salud”.- Esta solicitud la fundamenta en el hecho de que “no se cuenta con esta imperiosa coordinación, exponiendo al personal subordinado a confusiones de carácter laboral y al riesgo de cometer errores que consecuentemente afectan la calidad de vida del usuario y en otros casos condiciones de salud irreversibles para el paciente debido a la carencia de planificación, supervisión, coordinación y evaluación”. Indica además que la ausencia de una coordinación conlleva a una confusión del desempeño de responsabilidades de los procesos, además de que hay ausencia de una “línea jerárquica formal”.- Que mediante oficio CECR-Fiscalía-83-2012, con fecha 5 de noviembre de 2012, el señor Pablo Valverde Hernández, Fiscal del Colegio de Enfermeras y Enfermeros de Costa Rica, remite al salir Mario Martínez Bolívar, Director del Departamento de Servicios de Salud, informe de Inspección en apego al artículo 47, inciso m, del Reglamento a la Ley No. 2343, Ley Orgánica del Colegio de Enfermeras de Costa Rica. En lo que interesa, en dicho informe se indica que:

“…2. Instar a los encargados de coordinar los Servicios de Salud de la Asamblea Legislativa a mejorar los procesos de trabajo que se relacionan con el Servicio de Enfermería, brindando mayor apoyo al recurso humano del profesional de enfermería existente, pues la carga laboral es muy considerable y agotadora” “…4. Un servicio de enfermería debe estar coordinado por el profesional de enfermería y no por un ente o personas ajenas a la profesión de enfermería”. “…5. Establecer dentro de las funciones de la enfermera profesional, la supervisión del personal auxiliar, esto establecida en el artículo 160 del reglamento a la ley No. 2343”.

Debe destacarse lo indicado en los numerales 4. y 5., referente a que el trabajo de enfermería debe ser coordinado por una persona profesional en enfermería y que corresponde a esta la supervisión del personal auxiliar. Que mediante oficio CECR-Fiscalía-53-2013, con fecha 4 de febrero de 2013, el señor Pablo Valverde Hernández, Fiscal del Colegio de Enfermeras de Costa Rica, remite a la señora Gabriela Fernández Salgado, enfermera del Departamento de Servicios de Salud, “Criterio de la fiscalía del Colegio de Enfermeras de Costa Rica para ocupar puesto de enfermería en el Servicio de Salud de la Asamblea Legislativa”. En lo que concierne, este criterio indica en el punto No. 4 que “se recomienda a la institución a la que pertenece a brindarle todo el apoyo técnico y administrativo para que potencie sus conocimientos y establezca cada día más, un mejor servicio de enfermería para el bien del funcionario de la Asamblea Legislativa, independiente a disciplinas ajenas a enfermería a como establece la legislación vigente en el



país (Ley General de Salud, Ley Orgánica del Colegio de Enfermeras de Costa Rica No. 2343 y su reglamento, Estatuto de Servicios de Enfermería Ley 7085 y su reglamento)”. Que el artículo 160 del Reglamento a la Ley 2343, indica que:

“Artículo 160.- Supervisión de las personas Auxiliares de Enfermería. Las personas Auxiliares de Enfermería de los ámbitos públicos y privado, trabajarán bajo la coordinación y supervisión continuas de profesionales en enfermería en todos los horarios y niveles de atención en salud que brinden los establecimientos dedicados a ofrecer servicios en el área de la salud”.

Que con vista en el Manual de Estructura y Funciones de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, en el acápite vigente relativo al Departamento de Servicios de Salud, no se visualiza estructuralmente ninguna unidad orgánica relativa a servicios de enfermería, salvo la mención del término como una más de las funciones del departamento y una función específica del Área de atención integral e investigación, que lo nombra solamente en el acápite No. 8. En la parte estructural es importante recordar el organigrama interno ya señalado en punto 1.1 de este criterio, del cual se desligan solo dos áreas.- Que conforme a los informes de fiscalización supracitados, la señora Gabriela Fernández Salgado, licencia E-2729, efectivamente ejerce labores de supervisión y coordinación y de acuerdo a la normativa, además de las funciones propias de su cargo, debe supervisar el equipamiento de los consultorios, procesar y esterilizar el material utilizado en todos los procesos de la unidad, procedimientos de laboratorio y toma de electrocardiogramas. Estas funciones entre otras están enmarcadas en el artículo 20 de la Ley 7085, Estatuto de Servicios de Enfermería. Que de conformidad con la Ley No. 5395, Ley General de Salud y su reglamento, debe hacerse observancia plena a los protocolos de prestación de servicios de salud, de forma que la vida humana, y en este caso la de los usuarios del servicio, no pueda ser puesta en peligro. Para este fin, la Institución mediante la unidad organizacional respectiva, en este caso el Departamento de Servicios de Salud, debe contar con la debida organización interna, de forma que los procesos y subprocesos, tareas y actividades estén debidamente delimitados y jerarquizados con respecto a niveles de responsabilidad, aspecto que en materia de prestación de servicios de salud tiene que estar debidamente normalizado.- Que en concordancia al punto anterior, la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno, así como las Normas de Control Interno para el Sector Público, son claras en establecer los niveles de responsabilidad del sistema de control interno, así como lo relativo al ambiente de control, como lo indica el inciso d) del artículo No. 13: “d) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que todos los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad

con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable”. En este sentido conviene recordar que las estructuras organizacionales tienen precisamente el propósito de establecer la distribución del trabajo, determinar las relaciones de jerarquía, los niveles de autoridad y responsabilidad en la operación organizacional, de ahí que es importante observar que el Departamento de Servicios de Salud, parece tener una estructura organizacional que no responde a los diversos



procesos que opera y al ordenamiento jurídico y técnico que tiene que ver con la salud humana. 3. RECOMENDACIONES 3.1.- En relación con el punto No. 1 de este informe, se recomienda al Directorio Legislativo, dada la inexistencia de una estructura organizacional especializada, y conforme a la normativa existente en la materia, proceder a la creación del Área de Salud Ocupacional, la cual tendrá a su cargo lo atinente a la materia, señalado en los acápites del punto No. 1 de este informe. Se recomienda además proceder a nombrar a un Profesional Jefe 1, que cumpla con los requisitos de rigor, de conformidad con lo que establezca el Departamento de Recursos Humanos.- 3.2.- En relación con punto No. 2 de este informe, y en apego a la normativa citada en los respectivos acápites, así como a los informes de Fiscalía del Colegio de Enfermeras de Costa Rica, se recomienda al Directorio Legislativo proceder a la creación del Área de Servicios de Enfermería. Se recomienda además, proceder a nombrar a un Profesional Jefe 1, que cumpla con los requisitos de rigor, de conformidad con lo que establezca el Departamento de Recursos Humanos.- 3.3.- En virtud de que el Área de Atención Integral e Investigación no cuenta actualmente con una jefatura, bajo el principio de ambiente de control emanado de la Ley General de Control Interno, se recomienda proceder al eventual nombramiento de un Profesional Jefe 1, que deberá ser especialista en el campo de las ciencias de la salud, y que cumpla con los requisitos de rigor, de conformidad con lo que establezca el Departamento de Recursos Humanos.- 3.4.- Dada la clara evidencia de que el Departamento de Servicios de Salud cuenta con una estructura organizacional y funcional desactualizada, misma que potencialmente puede hacer que su operatividad sea ineficiente y en consecuencia poner en peligro la salud de los usuarios de dicho servicio, se recomienda al Directorio Legislativo instruir lo pertinente a la administración, para que se realice un estudio de ingeniería organizacional, y con ello subsanar las debilidades y distorsiones administrativas que podrían estar emanando de dicha estructura.- El presente criterio fue elaborado con el apoyo y asesoría de la Unidad de Desarrollo Organizacional del Departamento de Desarrollo Estratégico (D.E.I.).

Se conoce nota con fecha 24 de abril del 2013, suscrita por la señora Gabriela Fernández Salgado, cédula Nº 1-684-755, mediante la cual se refiere al estudio realizado por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional Nº 049-2013, en donde se indica la necesidad de implementar el Área de Atención Integral e Investigación, la cual está contemplada en el organigrama del Departamento de Servicios de Salud. A este respecto, solicita tener en cuenta su nombre para dicha plaza toda vez que tiene sobrados requisitos y experiencia profesional para ocupar



dicho puesto y así dar cumplimiento con lo establecido en el mencionado estudio, que indica la necesidad de nombrar dicha jefatura de área.

SE ACUERDA: Por razones presupuestarias y de conveniencia y

oportunidad institucional, avalar parcialmente la recomendación planteada por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional mediante oficio DEI-049-2013 y en consecuencia tomar las siguientes disposiciones:

1. Con base en el criterio vertido por el Departamento de Asesoría

Legal mediante oficio As. Leg. 532-2012, mantener la estructura de la Unidad de Salud Ocupacional tal y como ha venido trabajando hasta el momento.

2. En apego a los informes vertidos por la Fiscalía del Colegio de Enfermeras de Costa Rica, crear el Área de Servicios de Enfermería.

La jefatura de dicha área estará a cargo de la funcionaria Gabriela Fernández Salgado, cédula Nº 1-684-755 para lo cual se solicita al Departamento de Recursos Humanos que efectúe el estudio de reasignación del puesto Nº 030629 de Profesional 2B, ocupado en propiedad por la servidora. ACUERDO FIRME. -406-

ARTÍCULO 17.- Se conoce oficio DRH-PA-730-04-2013, con fecha 17 de abril del 2013,

suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual, en respuesta al acuerdo del Directorio Legislativo tomado en la sesión 166-2013, celebrada el 9 de abril del 2013, indica lo siguiente: El oficio DRPPP 158-13, suscrito por la señora Karla Granados Brenes, Directora del Departamento de Relaciones, Públicas Prensa y Protocolo, fue recibido en esa instancia el 28 de febrero del 2013, con el oficio donde la funcionaria Damaris Ulloa Montoya plantea recurso de revocatoria con apelación en subsidio en contra del oficio DRH-PA-277-2012. A la fecha de entrega del oficio DRPPP 158-13, ya se había realizado el estudio de reasignación de la señora Ulloa Montoya y se había presentado el informe técnico 001-2013, por esta razón no se pudo tomar en cuenta en el estudio ni en el informe; sin embargo en la revocatoria con apelación en subsidio presentada por la servidora, esa dependencia revisó dicho oficio y se evidenció que la señora Directora Karla Granados realiza una descripción de lo que ya manifestó en las entrevistas realizadas y lo que supuestamente “quiso decir”. Se comparó con lo expuesto en la apelación presentada, demostrándose que seguían la



misma línea de argumentación, por lo que se da respuesta a estas interrogantes en la resolución de Recursos Humanos PA-01-2013. En cuanto a cuáles son las variables o aspectos que se toman en cuenta para definir si un cambio es o no sustancial y si se cuenta con algún instrumento para valorar esos cambios, indica que el funcionario a cargo del estudio tiene los siguientes instrumentos para apoyarse en la realización del análisis, de manera que le permitan dar recomendaciones de manera objetiva: Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, Manual de Procedimientos para las Reasignaciones de Puestos, Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, Manual Descriptivo de Clases de la Asamblea Legislativa Puestos Administrativos, Manual de Funciones y Estructura de la organización, así como la normativa que sobre el tema emite la Dirección General de Servicio Civil y la estructura organizativa departamental aportada por el Departamento de Desarrollo Estratégico. Además para determinar si existe un cambio sustancial o no en sus funciones, se realiza un estudio general de las actividades y de las funciones asignadas al puesto y sus procesos. Este estudio abarca las siguientes variables: La dificultad: Es la forma en que realiza las tareas, la magnitud y la

dificultad profesional de estas. La responsabilidad o compromiso del funcionario en la realización de

sus tareas, cumplimiento de objetivos y metas institucionales y departamentales que abonen a una responsabilidad directa a un nivel profesional medio o alto. Estas responsabilidades a nivel de tareas o actividades, relaciones de trabajo, por equipo, materiales y valores, documentos e información confidencial.

Condiciones de trabajo ambientales e infraestructura en que se

desempeña el puesto.

Consecuencias de error, errores que se cometan en la ejecución de las funciones asignadas, considerándose si pueden ser detectados y corregidos sin problemas trascendencia. Además ver si estos causan daños, atrasos o pérdidas materiales.

Supervisión, grado de independencia con que se ejecutan las

funciones el tipo de instrucciones, el tipo de supervisión que recibe y la forma en que se evalúa el trabajo. Grado de independencia para organizar y ejecutar el trabajo. Toma de decisiones a nivel profesional.

Requisitos, legales, académicos y de experiencia.



Todo esto se compara con las funciones que se dijo conformaban el puesto anteriormente.

Es importante indicar que estas variables se encuentran en las entrevistas, en la documentación aportada y solicitada, además, en los cuestionarios que llena el funcionario en el proceso del estudio. En conclusión, basándose en estas consideraciones es donde el analista define la clasificación del puesto, o en este caso, el cambio sustancial o permanente de funciones. De igual forma debe recordarse lo señalado en el artículo 16 del Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos de la Asamblea Legislativa que indica que el aumento en el volumen de trabajo no se identifica como variación sustancial y permanente en las tareas de un puesto que justifique una reasignación. En este mismo sentido se refiere el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, artículos 105,110 y 111. SE ACUERDA: Avalar la siguiente resolución: CONSIDERANDO:

1. Que en el artículo 15 de sesión ordinaria Nº 134-20102, se instruyó al

Departamento de Recursos Humanos, se realizara un nuevo estudio en vista de que el anterior había sido valorado con un formulario desactualizado.

2. Que realizado el nuevo estudio las valoraciones por parte del Departamento de Recursos Humanos son sujetas de controversia, en razón, de que las afirmaciones realizadas por la Directora del Departamento de Relaciones, Públicas, Prensa y Protocolo, son interpretadas presuntamente de manera errónea por parte del ente técnico encargado de la reasignación.

3. Que la señora Karla Granados, remite el oficio DRPPP-158-13, en el

cual hace una serie de observaciones a la entrevista realizada, en cual evidencia entre otras cosas lo siguiente: aclara cuáles son las funciones asignadas, establece que lo que se da es una supervisión general y no supervisa directamente todos los aspectos de la actividad, pues esa es labor del responsable, que tiene a su cargo las decisiones y es su obligación sacarla adelante. Aclara que la Dirección conoce el informe final que le entrega el responsable, pero no interviene en los aspectos relacionados con la ejecución. Indica que cuando se refiere a la evaluación de objetivos se refiere a la totalidad, reafirma que la planificación de la actividad es responsabilidad de la persona encargada. Indica que todos los aspectos relacionados con la planificación, organización, coordinación y ejecución corren bajo la responsabilidad del encargado de la actividad. Afirma que la señora



Ulloa tiene a cargo supervisión de personal de fotografía, así como la planificación, atención y cualquier otro detalle que tenga que ver con esta función. Indica que en la organización y planificación de las actividades a su cargo no hay un procedimiento establecido (con excepción de las conferencias de prensa), establece que la consecuencia del error son graves desde el punto de vista económico como en imagen de la institución, las soluciones deben ser adoptadas por la persona encargada. Respecto al nivel académico indica que la funcionaria es Bachiller en Relaciones Públicas y licenciada en Comunicación de Mercadeo y que resulta determinante la experiencia y la experticia e indica que la funcionaria tiene más de 10 años de experiencia en relaciones públicas.

4. Que el órgano colegiado para mejor resolver consulta al Departamento

de Recursos Humanos si tomó en cuenta el oficio DRPPP 158-13, con el fin de establecer si había sido tomado en cuenta para resolver la solicitud de reasignación de la funcionaria.

5. Que mediante oficio DRH-PA-730-04-2013, con fecha 17 de abril del 2013, suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, se indica que: “a la fecha de entrega del oficio DRPPP 158-13, ya se había realizado el estudio de reasignación de la señora Ulloa Montoya y se había presentado el informe técnico 001-2013, por esta razón no se pudo tomar en cuenta en el estudio ni en el informe; sin embargo en la revocatoria con apelación en subsidio presentada por la servidora, esa dependencia revisó dicho oficio y se evidenció que la señora Directora Karla Granados realiza una descripción de lo que ya manifestó en las entrevistas realizadas y lo que supuestamente “quiso decir”. Se comparó con lo expuesto en la apelación presentada, demostrándose que seguían la misma línea de argumentación, por lo que se da respuesta a estas interrogantes en la resolución de Recursos Humanos PA-01-2013”. (la negrita no corresponde al original)

6. Que el informe técnico Nº 001-2013 de enero de 2013, no recomienda

la reasignación a Profesional 2, por estimar el Departamento de Recursos Humanos que no existe un cambio sustancial y permanente de funciones y responsabilidades.

RESULTANDO

1. Que de conformidad con el apartado de consideraciones del informe Técnico

001-2013 se desprende los siguiente:

a. Que en el último párrafo del inciso b) se indica que el DRPPP tiene en trámite un estudio reorganizativo, el cual no ha sido aprobado institucionalmente. Sobre este punto cabe indicar que esta valoración aunque fue correcta en su momento, en este momento carece de veracidad, ya que la nueva estructura fue avalada por el Directorio



Legislativo, con lo cual queda claro que esa valoración se encuentra desactualizada.

b. Sobre el punto d) en el punto iv. indica el informe que la dirección supervisa permanentemente lo cual queda demostrado que no es correcto de conformidad con el oficio DRPPP-158-13. Asimismo, queda claro en el oficio de cita que la planificación de la actividad en particular es responsabilidad de la persona encargada y no en da en conjunto con la dirección del departamento, de igual forma se demuestra que los funcionarios deben tener total control sobre las actividades a su cargo (planificar, organizar, coordinar y ejecutar). Según se indica en el inciso c) del oficio DRPPP-158-13, se indica que la funcionaria tienen personal a cargo, y el informe indica sólo labores de coordinación.

c. Respecto al punto v. la señora Granados en el oficio DRPPP-158-13, indica que lo que ella quiso decir es que los errores que se producen durante la planificación o durante el mismo acto, son subsanados por la persona encargada, afirmación que niega lo establecido en el informe 001-2013.

d. Con relación al punto viii. Indica el informe del Departamento de

Recursos Humanos que la jerarca del DRPPP, manifestó que se requería un Licenciado en Relaciones Públicas. Sin embargo, en el oficio DRPPP-158-13, la señora Granados manifiesta que indicó que era relativo y que era más determinante la experiencia y la experticia en el campo de las relaciones públicas, asimismo reconoce la licenciatura de la funcionaria y su experiencia de más de 10 años en el labores de relaciones públicas.

2. Que de conformidad con el apartado de análisis del informe Técnico 001-

2013 se desprende los siguiente: Que se hace una evaluación errónea respecto al indicar que el nivel decisorio recae en la Dirección de Departamento, ya que según se desprende del oficio DRPPP-158-13, se indica claramente que la funcionaria Ulloa Montoya posee nivel decisorio durante el desarrollo de las distintas actividades, encargándose no solamente de la planificación y coordinación, sino de todos los aspectos relacionados con la ejecución de los mismos y los eventuales medidas que se tengan que tomar para que la actividad pueda transcurrir con normalidad, lo que implica que la funcionaria tenga que tomar decisiones inmediatas. Esta situación estima este órgano colegiado se produce en gran medida porque muchos de los eventos suelen programarse en horas de la noche en donde la señora directora del Departamento no se encuentra presente, de allí que ante cualquier eventualidad la funcionaria debe coordinar las acciones correspondientes para lograr que la actividad transcurra con buen suceso.



Es importante esta mención, ya que el informe del Departamento de Recursos Humanos señala que la responsabilidad y complejidad se deposita en la Dirección, basándose en lo que supuestamente señaló la Directora de Departamento, sin embargo, lo que se desprende del oficio DRPPP-158-13, es contrario a esta valoración del Departamento de Recursos Humanos. Desde el punto de vista de la variación sustancial y permanente de tareas y responsabilidades, se extrae del citado oficio que la funcionaria tiene personal a cargo, los supervisa, se encarga de esa unidad, sus tareas son mayores y el grado de responsabilidad aumenta no sólo en función del aumento de las tareas, sino desde el punto de vista de la responsabilidad que ostenta en el manejo de las actividades, las cuáles pueden transcurrir durante horas que trascienden los horarios de la institución, lo que conlleva una nivel de complejidad mayor para adoptar soluciones, en virtud de que no se cuenta con el soporte del departamento de informática, servicios generales u otro que pueda satisfacer algún requerimiento imprevisto. Sobre este particular y bajo la misma línea de pensamiento el informe del Departamento de Recursos Humanos señala que se aprecia un aumento en la cobertura de las funciones, pero no se demuestra que corresponden a un nivel de clasificación mayor, por cuanto indica que el desarrollo de las actividades no requiere análisis, síntesis, creatividad o iniciativa dentro de las actividades complejas. Esta valoración no es compartida por el órgano colegiado ya que la funcionaria es la que en el desarrollo de la actividad tiene que suplir deficiencias, tomar decisiones creativas para lograr el normal curso de la actividad, tener capacidad de síntesis acerca de los requerimientos que se presentan in situ por parte de los promotores de la actividad. Asimismo, queda demostrado que la consecuencia de los errores tendrá que asumirla el funcionario encargado y lógicamente será solidario el Director del Departamento, el cual podría tener una responsabilidad incluso hasta menor, en razón de que las decisiones que se tomen son inmediatas del funcionario durante el desarrollo de la actividad. Por otro lado, el Departamento de Recursos Humanos al referirse a la clase profesional se enmarca en las funciones de la clase que ocupa la funcionaria y no se indica de que manera incumple o no reúne los requisitos de la clase a la que aspira la funcionaria (Profesional 2A) Es irrisorio comparar las funciones con la clase actual, lo que se pretende de un estudio de reasignación, es que indique porqué razones sus funciones no cumplen con la clase solicitada, no enmarcar las funciones de la clase que se ostenta, esto por cuanto cualquier persona que pretenda una reasignación lógicamente deberá de cumplir con los requisitos a la clase a la cual pertenece.

3. De conformidad con el apartado de conclusiones del informe 001-2013, se indica que de acuerdo con el análisis de las funciones y responsabilidades asignadas a la funcionaria Damaris Ulloa, conformadas por la Directora del



Departamento de Relaciones, Públicas, Prensa y Protocolo y con base en el estudio las funciones se ajustan a la clase Profesional 1B. Sin embargo, como se ha demostrado a lo largo de esta resolución los argumentos esgrimidos y fundamentados en las supuestas afirmaciones de la jerarca departamental, no se ajustan a los extremos del oficio DRPPP-158-13, situación que demuestra no solamente que no fueron valorados como el propio Departamento de Recursos Humanos lo reconoce, sino que forman parte sustancial para dirimir los puntos controvertidos.

POR TANTO: Este Directorio en virtud de los argumentos esgrimidos, acuerda reasignar el puesto de la funcionaria Damaris Ulloa Montoya de Profesional 1 B a Profesional 2A. -466-

ARTÍCULO 18.- Se conoce oficio USV-219-2013, con fecha 10 de abril del 2013, suscrito por la señora Magaly Camacho Carranza, Jefa de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, mediante el cual remite para su debida aprobación y trámite, el nombre de los agentes de seguridad que disfrutarán de su periodo de vacaciones, para los meses de abril, mayo y junio del 2013, así como también el nombre de los funcionarios que los sustituirán, con el fin de que sea elevado al Directorio Legislativo.

Asimismo solicita autorizar permiso sin goce de salario para el

funcionario Guillermo Valenciano Solís, del 20 de mayo al 16 de junio del 2013. Los funcionarios sustitutos se encuentran realizando vacaciones y cumplieron con lo estipulado en el acuerdo de sesión ordinaria Nº145-2009, celebrada por el Directorio Legislativo el 22 de abril de 2009, artículo 25, donde cumplieron con el perfil del Manual de Puestos, exámenes psicológicos para laborar en Seguridad, así como la idoneidad en el uso de armas, evaluados y aprobados por el licenciado Carlos Arguedas Rodríguez, Psicólogo del Departamento de Salud.

Godofredo Ureña Rubí, céd. 1-07530712

Funcionario Cédula Nº Puesto Cargo Periodo

Marvin Cruz López 5-146-601 94144 Agente de Seguridad 22 de abril al 19 de mayo 2013

Francisco José Morales Martínez, céd. 3-423-472


Guillermo Valenciano Solís 4-132-263 78854 Agente de Seguridad 20 de mayo al 16 de junio 2013 (permiso sin goce de salario)



Bernal Quesada Sáenz, céd. 2-518-517


Carlos González Pérez 1-1115-957 356479 Agente de Seguridad 6 al 19 de mayo 2013

Jose Jaubert Salguera 1-1332-503 78895 Agente de Seguridad 20 de mayo al 2 de junio 2013

Guillermo Valenciano Solís, céd. 4-132-263


Roy Brenes Jiménez 1-738-516 14620 Supervisor de turno 20 de mayo al 16 de junio 2013

SE ACUERDA: 1. Nombrar al señor Godofredo Ureña Rubí, cédula No. 1-753-712,

en el puesto No. 094144 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Marvín Cruz López, cédula No. 5-146-601, quien disfrutará de su período de vacaciones del 22 de abril al 19 de mayo del 2013.

2. Otorgar permiso sin goce de salario al señor Guillermo Valenciano Solís, cédula No. 4-132-263, en el puesto No. 078854 de Agente de Seguridad. Rige a partir del 20 de mayo al 16 de junio del 2013.

3. Nombrar al señor Francisco José Morales Martínez, cédula No. 3-423-472, en el puesto No. 078854 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Guillermo Valenciano Solís, cédula No. 4-132-263, quien disfrutará de un permiso sin goce de salario. Rige a partir del 20 de mayo al 16 de junio del 2013.

4. Nombrar al señor Bernal Quesada Sáenz, cédula No. 2-518-517,

en el puesto No. 356479 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor Carlos González Pérez, cédula No. 1-1115-957, quien disfrutará de su período de vacaciones a partir del 6 al 19 de mayo del 2013.

5. Nombrar al señor Bernal Quesada Sáenz, cédula No. 2-518-517,

en el puesto No. 078895 de Agente de Seguridad, en sustitución del señor José Jaubert Salguera, cédula No. 1-1332-503, quien disfrutará de su período de vacaciones a partir del 20 de mayo al 2 de junio del 2013.

6. Nombrar al señor Guillermo Valenciano Solís, cédula 4-132-263,

en el puesto No. 014620 de Supervisor de Turno, en sustitución del señor Roy Brenes Jiménez, cédula No. 1-738-516, quien disfrutará su período de vacaciones a partir del 20 de mayo al 16 de junio del 2013. ACUERDO FIRME. -391-



ARTÍCULO 19.- Se conoce recurso de reconsideración presentado por el señor Luis Paulino Castro Porras, contra el acuerdo tomado por Directorio Legislativo donde se deniega la solicitud de recalificación de su puesto, por las siguientes razones:

Hechos:

1. El día 7 de febrero del presente año solicitó al Departamento de Recursos Humanos proceder a realizar el estudio correspondiente para la recalificación de su plaza, como un mecanismo válido basado en la celeridad procesal ya que de antemano conocía que sería el Directorio Legislativo el que finalmente toma una decisión en esta materia.

2. El Departamento de Recursos Humanos contesta en términos no propios de la

Administración Pública pues únicamente atina a definir su concepto de recalificación y “punto y seguido” procede a indicar que “lastimosamente” en este caso no procede atender tal solicitud. Es claro que debió darse una resolución fundamentada y razonada y no simplemente la recomendación de solicitar reasignación de puesto. Es claro que el suscrito solicita recalificación de sus funciones y la reasignación procede solo cuando se verifica un cambio sustantivo y permanente de funciones; caso este último que no ocurre en la especie.

3. Se procede a solicitar el 20 de febrero del 2013, como corresponde en Derecho, ante

el Directorio Legislativo la misma petitoria con la solicitud adicional de prescindir de la solicitud ante Recursos Humanos pues ya este Departamento se adelantó con su criterio.

“Que este servidor labora en la Asamblea Legislativa desde hace más de 10 años, desempeñando labores profesionales como politólogo y abogado; trayectoria que supera las exigencias establecidas en la normativa a efecto de solicitar la recalificación de su puesto N° 001569.

Que la competencia para resolver las solicitudes de recalificación son propias del Directorio Legislativo y que basta que éste compruebe que las funciones profesionales que desempeña este servidor corresponden a profesional 2B y descarte que la labor de Actualización Normativa corresponde a una actividad propia de técnica aprendida como corresponde al nivel profesional 1B. Que a fin de cumplir esta competencia el Directorio Legislativo solicita criterio al Departamento de Recursos Humanos, criterio que no es vinculante. Que habiendo solicitado este servidor el respectivo criterio al Departamento de Recursos Humanos el día 7 de febrero de los corrientes y que el día 12 de febrero el Director de Recursos Humanos responde negativamente la petición.

Por todo lo anterior solicito que este Directorio Legislativo tenga por cumplido el reguerimiento de criterio del Departamento de Recursos Humanos y en cumplimiento pleno de la normativa correspondiente proceda a resolver la petición de Recalificación del Puesto N° 001569” (subrayado y negrita del suscrito)



4. No obstante la petitoria de prescindir del criterio de Recursos Humanos el Directorio lo

solicitó y el Departamento de Recursos Humanos mediante oficio DRH-PA-512-03-2013 reitera lo señalado en el oficio DRH-PA- 252-02-2013 en el sentido de que no procede la recalificación y sugiere una solicitud de reasignación de la plaza que ocupa.

Comentario: En razón del debido proceso, garantía constitucional, el Departamento de Recursos Humanos para resguarda y autotutelar el interés público debió proceder al estudio de rigor para valorar si procede la petitoria es decir, si corresponde una revaloración de las funciones del petente a partir de criterios como el grado de complejidad, manejo del riesgo, consecuencias del error (iniciales en cada trabajo como responsable final), cumplimiento de requisitos objetivos y subjetivos, normativas específicas. Inclusive, se vería como natural y lógico consultar a los jefes del petente que se relacionen con el trabajo cotidiano del suscrito, Don Luis Guillermo Vargas y Don Sergio Ramírez, ambos profesionales en Derecho. Obsérvese que en sendas ocasiones el Departamento de Recursos Humanos niega la solicitud de evacuar técnicamente la prueba y realizar el contradictorio del procedimiento administrativo, es decir confrontar cada argumento con la normativa existente.

Pruebas:

1. Notas indicadas en hechos 1, 2, 3, y 4 de este escrito, que obran en su poder.

2. Expediente personal: Experiencia Legislativa, años de incorporación al colegio respectivo,

años de cumplir la función de actualizar normas. También allí se encuentra el proceso de ubicación de la plaza en de profesional b a profesional 1 B, sin mediar estudio.

3. Copia de “Informe Técnico N° 017-2007” (nuevo Manual Descriptivo de Puestos

Administrativos, mediante homologación Elaborado por la Psicóloga Susana Quirós, Setiembre 2007), estudio donde se señala que Recursos Humanos ubicó esta actividad como propia de técnica aprendida (ver página 16 segundo párrafo) porque partió de un dato falso que consiste en indicar que actualizar es digitar y recabar información cuando corresponde a un proceso intelectual que requiere de mucho conocimiento dada la técnica legislativa y la interpretación de la Constitución Política que se exige cotidianamente.

Petición: Solicita proceder a recalificar su puesto haciendo la aclaración que no ha cambiado funciones que ameriten un estudio de reasignación de plaza sino una recalificación por las funciones propias de la actividad de actualización normativa que por su complejidad, consecuencias del error, previa verificación del cumplimiento de los requisitos de rigor; como cinco años de incorporación al Colegio de Abogados, cinco años de cumplir las funciones de actualización normativa, los requisitos institucionales.

SE ACUERDA: Con el propósito de que emita el criterio correspondiente, trasladar al Departamento de Asesoría Legal el recurso de reconsideración presentado por el señor Luis Paulino Castro Porras, contra el acuerdo tomado por Directorio Legislativo



donde se deniega la solicitud de recalificación de su puesto. ACUERDO FIRME. -407-

ARTÍCULO 20.- Se conoce oficio DSB-117-04-2013, con fecha 18 de abril del 2013, suscrito por la señora Edith Paniagua Hidalgo, Directora del Departamento de Servicios Bibliotecarios, mediante el cual, en su compromiso como directora hace del conocimiento la afectación en la prestación de los servicios que ha sufrido esa dependencia debido al traslado de plazas, que de manera inconsulta se ha dado hacia otros departamentos administrativos de la Institución. Después de la conformación del actual Directorio, tuvieron una reunión donde se les dio la grata noticia de que los directores contarían con apoyo en la gestión administrativa y, en algunos casos, han sido beneficiados con esta política; sin embargo, en las últimas semanas se han tomado varios acuerdos de Directorio que permiten los traslados presupuestarios de 4 plazas profesionales de la Biblioteca a otros departamentos (Geovanni Rodríguez Rodríguez, Profesional 2A, código 89944, Hazel Ramírez Calderón Profesional 2B, código 9275, Hazel Araya Villalobos, Profesional 1B código 078964 y Manrique McCalla Vaz, código 002433, Profesional 1A) lo que implica un debilitamiento de los profesionales en las distintas áreas, que incrementa el riesgo de no brindar servicios oportunos en la atención de consultas que los diputados realizan tanto al Centro de Información Estadística (CEI) como al Centro de Investigación Legislativa (CEDIL). Resulta de suma importancia el traslado de los últimos dos códigos de profesionales al departamento de Financiero, pues con esta política dejan al CEI sin personal que continúe con el trabajo de la crónica parlamentaria, lo cual implica la cuantificación de la legislación almacenada en bases de datos desde 1992 para uso de los diputados y público en general, así como la imposibilidad de seguir atendiendo consultas de despachos de diputados, de tipo estadístico y de indicadores nacionales como funciones principales del centro. Por lo anterior, esta dirección con todo respeto realizó las respectivas recomendaciones de perfil para los puestos profesionales del CEI que no han sido tomadas en cuenta. Si bien es cierto, el Directorio Legislativo realizó nombramientos con recurso humano de muy alto perfil, lo que resulta muy satisfactorio; continúa sin comprender las razones técnicas que fundamentan el traslado presupuestario de las plazas del CEI a otros departamentos, dado que el debilitamiento de este Centro redunda de manera directa en el soporte de información e investigación que los diputadas requieren en su gestión y que ustedes mismos son conocedores de su calidad. Su inquietud va en el sentido de que ni los mismos funcionarios nombrados en estos códigos, han mostrado una negativa en trabajar en



el ámbito de la investigación parlamentaria en el CEI; en consecuencia, tales decisiones resultan sorpresivas tanto para dichos funcionarios como para esa Dirección. Una de las funciones primordiales que posee ese Departamento de Servicios Bibliotecarios, Documentación e Información es la de apoyar la labor legislativa de los diputados y en ese sentido, están dirigidos todos los servicios del Departamento con una clara política de servicio personalizado y virtual que facilite el acceso de los servicios a los diputados, funcionarios y público, especialmente por la ubicación física actual de esta Biblioteca parlamentaria y porque quieren desempeñar un papel esencial en los avances del Parlamento. Con el avance de la tecnología el concepto tradicional de biblioteca parlamentaria cambió y por ello, este Departamento en su interés por ofrecer a los diputados información clave, ya sea con los recursos existentes en la Asamblea o externos como instituciones públicas y parlamentos, con el fin de proveer el nivel más alto de servicios solo comparado con los ofrecidos en parlamentos como el de Chile y el Estados Unidos de Norteamérica; habían logrado la consolidación de dos centros especializados en investigación, con infraestructura sólida en tecnologías de información y un recurso humano interdisciplinario idóneo en investigación. En tanto, el recorte en recurso humano especializado a estos centros los hace retroceder en sus metas de proveer valor agregado a nuestros servicios. Estos centros tienen ya un reconocimiento internacional en otros parlamentos, tanto así, que próximamente tendrán la visita de una delegación del Parlamento de Paraguay donde viene el licenciado. Ramón Solís, Director del Centro de Investigación Legislativa de la Cámara de Diputados y la licenciada Nurimar Samudio, coordinadora de la Dirección de Estadísticas de la honorable Cámara de Diputados, a conocer el funcionamiento de los centros de investigación y el apoyo que ofrecen a los parlamentarios. Con el recorte de recurso humano, especialmente los últimos dos, el CEI está prácticamente sin personal, dejándolos en una clara desventaja. Apela al buen juicio y apoyo a la investigación parlamentaria para que se revise y reconsidere el retorno de los dos últimos códigos trasladados al Departamento Financiero, para que el CEI continúe su funcionamiento y especialización en beneficio de continuar brindando asesoría parlamentaria y pública en materia de información. SE ACUERDA: Informar a la señora Edith Paniagua Hidalgo, Directora del Departamento de Servicios Bibliotecarios que este Directorio Legislativo, mediante artículo 45 de la presente sesión y en aras de mantener la proporción y la equidad en las decisiones adoptadas, dispuso nombrar por sustitución a la señorita Marlin



Castillo Garro, a fin de que colabore con las labores que se llevan a cabo en esa dependencia. En virtud de lo anterior, se da por recibido el oficio DSB-117-04-2013. ACUERDO FIRME. -408-

ARTÍCULO 21.- Se conoce oficio PAC-CMP-GCM-0067-2013, con fecha 8 de abril del

2013, suscrito por la señora Gisselle Campos Mayorga, mediante el cual, con instrucciones del diputado Claudio Monge Pereira, solicita autorización para utilizar el salón de Expresidentes y el Plenario Legislativo, con el propósito de celebrar el "Segundo encuentro - foro de adultos mayores". Dicha actividad se realizará el viernes 20 de setiembre del 2013 de 8:30 a.m. a 2 p.m. Asimismo se requiere de sonido, una pantalla que permita observar lo que ocurre dentro del salón del Plenario y que pueda ser observado por quienes se encuentran en el salón de Expresidentes, un fotógrafo, micrófonos, sillas para 150 personas, espacio para refrigerio y uno o dos ujieres para atenderlo. SE ACUERDA: Posponer para una próxima sesión que celebre este Órgano Colegiado la solicitud planteada por el diputado Claudio Monge Pereira, tendiente a que se autorice el uso del salón de Expresidentes y el Plenario Legislativo, con el propósito de celebrar el "Segundo encuentro - foro de adultos mayores" el viernes 20 de setiembre del 2013 de 8:30 a.m. a 2 p.m.

ARTÍCULO 22.- Se conoce oficio D.E.I.-36-04-2013, con fecha 1 de abril del 2013, suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual, de conformidad con el informe de Auditoría Interna No. 14-2012 y el acuerdo de Directorio Legislativo No. 18, aprobado en la sesión ordinaria No. 153-2013, referente a “Estudio sobre las jefaturas de área existentes en el Departamento de Desarrollo estratégico Institucional y personal a su cargo”; presenta para conocimiento y trámite pertinente, el informe DEI-03-03-2013 “Análisis de la Unidad de Desarrollo Organizacional del

Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, con el propósito de determinar su ubicación y operación más conveniente; según mandato dictado en el artículo 18, sesión No. 153-2013, del Directorio Legislativo e Informe No. 14-2012 de la Auditoría Interna.”.-

El informe citado es un acápite que había quedado pendiente de la anterior reorganización que fue objeto ese departamento y donde quedó pendiente la creación del Área de Ingeniería Organizacional, unidad orgánica que es clave en el desarrollo y elaboración de estudios y criterios, mismos que son demandados por la Institución en procura siempre del ajuste y alineamiento funcional y estructural de la Asamblea Legislativa, conforme a las nuevas corrientes administrativas.-



A continuación se presenta un extracto de dicho informe:

CONCLUSIONES.

Con base en los análisis de carácter conceptual, metodológico, legal, y elementos atinentes a los estudios organizacionales, se arriba a las siguientes conclusiones: 1. Siendo el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional el órgano institucional competente en

materia de estructura organizacional y responsable de velar por el cumplimiento de la normativa en esta materia, resulta contraproducente y contradictorio que su estructura interna no responda a los procesos desarrollados en este departamento y que se aparte de la normativa que el mismo DEI debe velar porque se respete y se practique correctamente.

2. En la operatividad del DEI se desarrollan tres procesos sustantivos, por tanto completamente diferenciados por sus productos, actividades y clientes, a saber: proceso de planificación y evaluación, proceso de control interno y gestión del riesgo y proceso de ingeniería de sistemas organizacionales; por lo que la estructura interna del DEI debe soportarse sobre tres unidades orgánicas internas ejecutoras de esos procesos con el mismo nivel jerárquico (áreas).

3. En concordancia con la anterior conclusión, con la normativa vigente y las corrientes modernas en esta materia, la propuesta de revisión parcial de la estructura organizacional del DEI debe considerar modificar la Unidad de Desarrollo Organizacional para que se denomine correctamente Área de Ingeniería Organizacional como responsable de la gestión de la ingeniería de sistemas organizacionales.

4. No resulta oportuno, ni necesario, en la revisión y propuesta alterar las funciones y actividades aprobadas para el Área de Planificación y Evaluación y para el Área de Control Interno y Valoración del Riesgo.

RECOMENDACIONES.

Considerando los antecedentes del estudio, la determinación de procesos indicada en el análisis de la situación actual y las conclusiones a las que se arriba en este estudio, así como las consideraciones del Informe No. 14-2012 de la Auditoría Interna, relativo a “Estudio sobre las jefaturas de área existentes en el Departamento de Desarrollo estratégico Institucional y personal a su cargo”, se plantean las siguientes recomendaciones. Actualizar lo planteado en el Informe No.OyM-04-2010, aprobado por el Directorio Legislativo y vigente para el DEI, de manera que se ajuste como se indica adelante (se subraya la modificación) con respecto a la redacción de algunos apartados o enunciados departamentales y algunas funciones de la Dirección, de acuerdo con el uso del nuevo concepto de ingeniería de sistemas organizacionales en lugar del de desarrollo organizacional. Se recalca que estas modificaciones no afectan lo aprobado y vigente en relación con el Área de Planificación y Evaluación y el Área de Control Interno y Valoración del Riesgo. Modificaciones propuestas al informe No.OyM-04-2010:

Misión

"Somos un equipo altamente especializado que asesora a los órganos superiores y gerenciales de la Institución, en los procesos de gestión estratégica, planificación, evaluación, ingeniería de sistemas organizacionales, control interno y gestión del riesgo, a nivel estratégico y operativo, mediante los planes institucionales, políticas, métodos, técnicas e instrumentos de trabajo que les permitan cumplir de manera eficiente y eficaz con sus atribuciones y responsabilidades. "



Visión

"Seremos un departamento altamente posicionado y empoderado en los procesos de gestión estratégica, planificación, evaluación, ingeniería de sistemas organizacionales, control interno y gestión del riesgo, a nivel estratégico y operativo, para la mejora continua y la calidad de los procesos institucionales". Objetivo estratégico

Proporcionar la asesoría y los elementos técnicos necesarios para el desarrollo de los procesos de gestión estratégica, planificación, evaluación, control interno institucional, gestión del riesgo e ingeniería de sistemas organizacionales. Objetivo general

Promover, dirigir, coordinar, dar seguimiento y evaluar los procesos institucionales de gestión estratégica, planificación, evaluación, control interno institucional, gestión del riesgo e ingeniería de sistemas organizacionales, procurando el mejoramiento de la gestión estratégica institucional. Objetivos operativos: No se modifican.

NIVEL GERENCIAL

Función general:

Dirigir y conducir el Departamento hacia el logro de los objetivos Institucionales en materia de gestión estratégica, planificación, evaluación, control interno institucional, gestión del riesgo e ingeniería de sistemas organizacionales, a nivel estratégico y operativo de la Institución. Funciones específicas:

Planificar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar la ejecución de los programas institucionales en materia de planificación, evaluación, control interno institucional, gestión del riesgo, ingeniería de sistemas organizacionales y gestión estratégica, a nivel estratégico y operativo de la Institución.

Asesorar a las autoridades de la Institución en materia de planificación, evaluación, control interno institucional, gestión del riesgo, ingeniería de sistemas organizacionales y gestión estratégica, a nivel estratégico y operativo de la Institución.

Actividades:

Realiza las gestiones administrativas propias del cargo.

Recibe, analiza y distribuye la correspondencia y asigna las responsabilidades de la ejecución departamental.

Firma la correspondencia, constancias y trabajos especiales.

Atiende y responde consultas verbales sobre la ejecución de las actividades propias del departamento.

Autoriza permisos, vacaciones, horas extras del personal a su cargo.

Recibe, aplica y da seguimiento al cumplimiento de las políticas y directrices del Directorio en materia de planificación, evaluación, control interno y valoración de riesgos, así como en materia de ingeniería de sistemas organizacionales a nivel estratégico y operativo de la Institución.



Emite directrices, lineamientos a las divisiones, departamentos y fracciones políticas en materia de planificación, evaluación, control interno y valoración de riesgos, así como en ingeniería de sistemas organizacionales, a nivel estratégico y operativo de la institución.

Propone nuevos modelos en materia de planificación, evaluación, control interno y valoración de riesgos, así como ingeniería organizacional en la Asamblea Legislativa.

Participa en reuniones de alto nivel para la coordinación de los planes de trabajo de la Institución, así como integrar comisiones para organizar y dirigir programas y actividades.

Participa en la definición de las políticas institucionales y tramita los documentos que se generen.

Emite políticas departamentales y gira directrices para la implementación de las políticas institucionales.

Asesora a los jerarcas institucionales en la materia de su competencia.

Coordina acciones con los demás departamentos.

Brinda información oportuna, confiable y exacta en aspectos relacionados con las actividades de su competencia.

Participa en las sesiones de coordinación y evaluación del Área Técnico-Administrativa.

Ejerce la representación del Departamento dentro de la Institución y fuera de ella.

Planifica, evalúa y dirige los procesos de trabajo propios del Departamento, de gestión estratégica, planificación, evaluación, control e ingeniería de sistemas organizacionales, en conjunto con sus colaboradores.

Coordina con las autoridades, los superiores y departamentos, la dotación de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, en la calidad y cantidad requerida.

Gira directrices que conduzcan a una óptima organización y rendimiento de los recursos departamentales.

Controla los fondos que se le asignan y vela por la calidad de los servicios que brinda el Departamento.

Aplica y da seguimiento y gira las directrices para el cumplimiento de los lineamientos, políticas y directrices del Directorio con el personal a su cargo.

Emite políticas, directrices y lineamientos, también revisa los procedimientos que se aplican en el Departamento a su cargo.

Promueve y participa de reuniones de coordinación con las jefaturas de las áreas departamentales.

Dirige y coordina la evaluación del desempeño del personal del Departamento.

Realiza la evaluación del desempeño del personal del departamento.

Propone mecanismos de actualización y capacitación en temáticas vinculadas al ámbito departamental.

Vela por la calidad y oportunidad de los servicios y productos generados en el Departamento.

Evalúa y redefine las cargas de trabajo asignadas al personal a su cargo.



Evalúa la obtención de resultados y logro de metas establecidas para las áreas a su cargo, detectando desviaciones en la ejecución de los procesos e implementando medidas correctivas.

Dirige y promueve proyectos de mejoramiento continuo de la calidad.

Cualquier otra actividad atinente a su cargo.

Con respecto a la Unidad de Desarrollo Organizacional se recomienda que se modifique su nomenclatura y nivel jerárquico y se denomine ÁREA DE INGENIERÍA ORGANIZACIONAL, con las siguientes funciones y actividades: ÁREA DE INGENIERÍA ORGANIZACIONAL Función general:

Diseñar, proponer y asesorar a las unidades orgánicas de la institución en todo lo relativo a la materia de ingeniería de sistemas organizacionales, para adecuar la organización hacia estructuras basadas en sistemas y procesos, sólidas y coherentes con la misión, visión y objetivos estratégicos institucionales, siguiendo los principios administrativos de eficiencia, eficacia y economía en la consecución de los objetivos de la Institución. Funciones específicas:

Diseñar y proponer sistemas, metodologías, instrumentos y acciones para que la operatividad institucional se desarrolle en óptimo alineamiento con el marco estratégico institucional.

Realizar estudios, evaluaciones, análisis e informes sobre el funcionamiento organizacional en materia de sistemas, de procesos y de estructura organizativa de las unidades orgánicas de la institución.

Diseñar y proponer estructuras organizativas basadas en procesos, que respondan a las estrategias definidas por los órganos superiores de la Institución, con el propósito de implementar continuamente mejoras de modernización que la conduzcan hacia una organización dinámica, plana y flexible, que responda adecuadamente a los productos y procesos que las unidades orgánicas y la Institución están obligados a brindar.

Asesorar y brindar apoyo técnico a las diferentes unidades orgánicas en el análisis, diseño e implementación de estructura interna y funciones de acuerdo con los procesos de su competencia; así como en sistemas, métodos, procedimientos e instrumentos para el proceso de mejora organizacional en la Institución.

Asesorar y brindar apoyo técnico en la materia de su competencia a las unidades orgánicas para la formulación de manuales de organización y otros instrumentos relacionados.

Asesorar a las unidades orgánicas en la realización de estudios para la actualización del Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa y realizar los análisis de viabilidad de las propuestas de actualización, por mandato de la Dirección Ejecutiva o del Directorio Legislativo.

Emitir criterios técnicos en la materia de su competencia a solicitud de la Dirección del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, de la Dirección Ejecutiva o del Directorio Legislativo.

Brindar asesoría, apoyo y seguimiento a la Comisión Institucional de Clima Organizacional.



Promover acciones para institucionalizar una cultura organizacional que facilite los procesos de modernización y de gestión del cambio, así como el desarrollo de la capacidad gerencial, con el propósito de incrementar la calidad de los productos y servicios brindados.

Coordinar y apoyar a las otras unidades orgánicas del departamento en sus funciones en lo relativo a la materia de ingeniería de sistemas organizacionales.

Otros que le asigne la dirección departamental en la materia de su competencia. Actividades:

Diseña y propone sistemas, metodologías, instrumentos y acciones para la mejora de los procesos

departamentales e institucionales; así mismo para la mejora de su estructura organizacional.

Analiza, evalúa, coordina y elabora estudios sobre procesos y métodos de trabajo de las unidades

orgánicas e institucionales.

Planifica, dirige, supervisa, controla y evalúa la ejecución del proceso de ingeniería de sistemas

organizacionales aplicados en la institución.

Coordina y apoya a las otras unidades orgánicas y dirección del departamento y a las autoridades de la

Institución en materia de ingeniería de sistemas organizacionales.

Emite criterios técnicos en la materia de su competencia.

Brinda asesoría y da seguimiento a la Comisión Institucional de Clima Organizacional y las unidades

organizacionales.

Recibe, aplica y da seguimiento al cumplimiento de las políticas y directrices de las autoridades

institucionales; igualmente las propone en la materia de su competencia.

Realiza estudios específicos sobre la temática correspondiente a la temática de su competencia.

Propone mecanismos de actualización y capacitación en la temática vinculada con la ingeniería de

sistemas organizacionales y de desarrollo organizacional.

Representa al departamento en la materia de su competencia de acuerdo a las directrices de la Dirección

departamental.

De manera consistente con las recomendaciones anteriores se recomienda que se modifique PARCIALMENTE, según la propuesta de modificación que se presenta a continuación, el apartado correspondiente al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional en el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa. PROPUESTA DE MODIFICACIÓN AL MANUAL DE FUNCIONES YESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN TÉCNICO-ADMINISTRATIVA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA.

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

MISIÓN



Somos un equipo altamente especializado que asesorara a los órganos superiores y gerenciales de la Institución, en los procesos de gestión estratégica, planificación y evaluación, ingeniería de sistemas organizacionales, control interno y gestión del riesgo, a nivel estratégico y operativo, mediante los planes institucionales, políticas, métodos, técnicas e instrumentos de trabajo que les permitan cumplir de manera eficiente y eficaz con sus atribuciones y responsabilidades. 2- VISIÓN

Seremos un departamento altamente posicionado y empoderado en los procesos de gestión estratégica, planificación, evaluación, ingeniería de sistemas organizacionales, control interno y gestión del riesgo, a nivel estratégico y operativo, para la mejora continua y la calidad de los procesos institucionales. 3- FUNCIONES 3-1- FUNCIONES GENERALES:

Promover los procesos atinentes a la formulación, ejecución y evaluación del Plan Estratégico Institucional y los Planes Anuales Operativos de las unidades organizacionales y la institución. Proponer el desarrollo, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno y Gestión del Riesgo de la Institución. Proponer acciones relativas a la ingeniería de sistemas organizacionales, para la adecuación de la organización hacia una estructura sólida y coherente con la misión, visión y los objetivos institucionales. Promover a través de la gestión estratégica, la mejora continua y el desarrollo de la gestión de calidad dirigido al empoderamiento departamental e institucional. 3.2- FUNCIONES ESPECÍFICAS:

Planificar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar la ejecución de los programas institucionales en materia de planificación, ingeniería de sistemas organizacionales, control interno y valoración de riesgos, evaluación, a nivel estratégico y operativo de la Institución.

Asesorar a las autoridades de la Institución materia de gestión estratégica, planificación, ingeniería de sistemas organizacionales, control interno, valoración de riesgos y evaluación, a nivel estratégico y operativo de la Institución.

Proponer mejoras en la estructura funcional y organizacional institucional, basadas en un enfoque de administración estratégica y de gestión por procesos, procurando la modernización y fortalecimiento institucional y para solventar duplicidades o vacíos de competencias.

Asesorar a la Dirección Ejecutiva y al Directorio Legislativo en la orientación y dirección del modelo de gestión estratégica institucional.

4- DEPENDENCIA Y ESTRUCTURA INTERNA 4.1- DEPENDENCIA:

El Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional es un departamento asesor que depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva.



4.2- ESTRUCTURA INTERNA:

El Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional está integrado por la Dirección y tres áreas sustantivas: Área Planificación y Evaluación, Área de Control Interno y Valoración de Riesgos y Área de Ingeniería Organizacional, tal como lo muestra el siguiente organigrama.

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

5- FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS INTERNAS. ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

(nota: estas funciones no varían)

Formular y evaluar el Plan Estratégico Institucional y Plan Anual Operativo Institucional a partir de los

planes de las unidades organizacionales.

Promover el desarrollo de una cultura de planificación y evaluación a nivel institucional.

Brindar asesoría y seguimiento a la Comisión Institucional de Planificación y las unidades

organizacionales, en materia de planificación y evaluación.

Diseñar, proponer y asesorar en el desarrollo de los métodos e instrumentos para el proceso de

planificación y evaluación institucional.

Establecer concordancia de los planes formulados por las dependencias con los establecidos a nivel

Institucional (PEI).

Gestionar, estimular y apoyar la planificación formal y la evaluación en todos los niveles de la

organización para el desarrollo y modernización de la Institución.

Dar seguimiento a los avances y logros derivados de decisiones tomadas con base en el PEI y PAO.

Realizar cualquier otra función comprendida dentro de su ámbito de competencia institucional.



Otras que le asigne la Dirección departamental.

ÁREA CONTROL INTERNO Y VALORACIÓN DE RIESGOS

(nota: estas funciones no varían)

Brindar seguimiento al Sistema de Control Interno y Valoración de Riesgos de cada una de las unidades organizacionales de la Institución.

Brindar asesoría y seguimiento a la Comisión Institucional de Control Interno y las Unidades Organizacionales.

Diseñar y proponer los métodos e instrumentos para el proceso de Control Interno y Valoración de Riesgos en la Institución.

Asesorar, dar seguimiento y elaborar los manuales, reglamentos de índole administrativo, de procedimiento y procedimientos requeridos.

Otras que le asigne la Dirección departamental. ÁREA DE INGENIERÍA ORGANIZACIONAL

Diseñar y proponer sistemas, metodologías, instrumentos y acciones para que la operatividad institucional se realice en óptimo alineamiento con el marco estratégico institucional.

Realizar estudios, evaluaciones, análisis e informes sobre el funcionamiento organizacional en materia de procesos y estructura organizativa de las unidades orgánicas de la institución.

Diseñar y proponer estructuras funcionales y organizativas que respondan a las estrategias definidas por los órganos superiores de la Institución, con el propósito de implementar continuamente mejoras de modernización que la conduzcan hacia una organización dinámica, plana y flexible, que responda adecuadamente a los productos y procesos que las unidades orgánicas y la Institución están obligados a brindar.

Suministrar asesoría y apoyo técnico a las diferentes unidades orgánicas en el análisis, diseño e implementación de propuestas de estructura y funciones, así como de sistemas, métodos, procedimientos e instrumentos para el proceso de desarrollo y mejora institucional.

Asesorar y brindar apoyo técnico en la materia de su competencia a las unidades orgánicas para la formulación de manuales de organización y otros instrumentos normativos.

Asesorar a las unidades orgánicas para la realización de estudios para la actualización del Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa; así como realizar los análisis de viabilidad de las propuestas de actualización, por mandato de la Dirección Ejecutiva o del Directorio Legislativo.

Emitir los criterios técnicos en la materia de su competencia a solicitud de la Dirección del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, de la Dirección Ejecutiva o del Directorio Legislativo.

Brindar asesoría, apoyo y seguimiento a la Comisión Institucional de Clima Organizacional.



Promover acciones para institucionalizar una cultura organizacional que facilite los procesos de modernización y de gestión del cambio, así como el desarrollo de la capacidad gerencial, con el propósito de incrementar la calidad de los productos y servicios brindados.

Coordinar y apoyar a las otras unidades orgánicas del departamento en sus funciones en lo relativo a la materia de ingeniería de sistemas organizacionales.

Otras funciones que le solicite la Dirección departamental acordes con su competencia. Debido a lo especializado y lo complejo del proceso de ingeniería de sistemas organizacionales y de las respectivas funciones y responsabilidades del Área de Ingeniería Organizacional y por lo dictado por la ley y las normas de control interno es necesario que esa unidad orgánica tenga una jefatura formalmente nombrada, ejercida por un profesional especializado y competente en la materia, para ello se solicita y recomienda reasignar un puesto de Profesional 2B con especialidad en ingeniería industrial, que ya existe en el DEI, a Profesional Jefe 1, lo que significaría un costo marginal bruto de ¢210 mil colones mensuales e incluyendo cargas sociales de ¢256 mil, según cuadro adjunto.

IMPACTO PRESUPUESTARIO MENSUAL

(Diferencia salarial entre los puestos de Profesional 2B y Profesional Jefe 1)

(colones)

CONCEPTO SALARIAL Profesional Profesional

DIFERENCIA 2B Jefe 1

Salario Base 625.638 707.227 81.589

Dedicación Exclusiva 344.101 388.975 44.874

Incentivo Legislativo 66.892 101.754 34.862

Carrera profesional 107.082 107.082 0

Anualidades 375.383 424.336 48.953

Total Salario Bruto 1.519.096 1.729.374 210.278

Cargas sociales 334.201 380.462 46.261

TOTAL ₡1.853.297 ₡2.109.836 256.539

Fuente de datos: Departamento de Recursos Humanos (se asumen 54 puntos de carrera profesional y 16 anualidades). Departamento Financiero (se utiliza un 22% de cargas sociales sobre el salario bruto).

SE ACUERDA: Por razones presupuestarias y tomando en

consideración el informe vertido por la Auditoría Interna mediante oficio AI.190-2012, desestimar la recomendación planteada por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, externada mediante informe DEI-03-03-2013, denominado “Análisis de la Unidad de Desarrollo

Organizacional del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, con el propósito de determinar su ubicación y operación más conveniente; según mandato dictado en el artículo 18, sesión No. 153-2013, del Directorio Legislativo e Informe No. 14-2012 de la Auditoría Interna.”.-



En virtud de lo anterior, se ratifica la estructura organizacional del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, aprobada por este Órgano Colegiado. -427-

ARTÍCULO 23.- Se conoce oficio DRH-PA-737-04-2013, con fecha 18 de abril del 2013,

suscrito por el señor Hugo Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el informe técnico No. 007-2013, sobre la solicitud de reasignación del puesto No. 030599, ocupado en propiedad por la servidora Marylen Ulate Mora del Departamento de Servicios Técnicos. Lo anterior, a fin de que sea elevado a conocimiento y resolución final del Directorio Legislativo. Agrega que para la elaboración del informe, se acató lo dispuesto en el Manual de Procedimientos para la Reasignación de Puestos de la Asamblea Legislativa, el Reglamento para la Clasificación y Valoración de Puestos, el Manual Descriptivo de Clases -Asamblea Legislativa- Puestos Administrativos y otra normativa vinculante, resultando el presente informe.

INFORME TÉCNICO Nº 007-2013 IV.- CONSIDERANDOS 1.- Que el Departamento de Servicios Técnicos se encuentra estructural y funcionalmente dividido en: Dirección (inmersa la Subdirección, formalmente establecida por el Departamento de Desarrollo Estrategico), Secretaría, y siete áreas a saber: Investigación, Económica, Socio Ambiental, Jurídica-Económica-Administrativa, Jurídica-Hacendaria, Jurídica-Socio-Agropecuaria y Área Jurídica Internacional Comercio E. 2.-De acuerdo con lo estipulado en el Manual de Clases de puestos, algunas de las actividades generales en la clasificación de Profesional 1 (Nivel A y B), son:

Aplicación de procedimientos, programas, políticas y otros establecidos para la evaluación de del control interno del departamento correspondiente.

Realizar estudios e investigaciones variadas sobre temas específicos que se le asignan.

Elaborar Informes sobre temas que se le asignen propios del ámbito de su competencia.

Proponer y aplicar métodos para la solución de problemas observados.

Dar seguimiento a diferentes asuntos para la solución de problemas o la atención de consultas.



3.- Que las funciones desarrolladas por la funcionaria Marylen Ulate Segura, (labores de Investigaciones especializadas en materia jurídica, análisis comparativos de proyectos y reformas de ley, análisis de las sentencias de la sala constitucional, entre otros), por el nivel de dificultad, responsabilidad, las repercusiones y consecuencias del error, cumplen y se ajustan a lo que establece el Manual de Clases de Puestos para los puestos Profesionales específicamente en el grado de Profesional Nivel 1B, clasificación para la que la funcionaria Ulate Segura cumple con los requisitos académicos, legales y de experiencia estipulados en el Manual de Puestos Institucional. 4.- Que dicho movimiento permite dar uniformidad a la estructura organizacional del Área de Investigación del Departamento de Servicios Técnicos, y homologar la clasificación de dicho puesto con la de sus compañeros de Área en el Departamento de Servicios Técnicos, ya que de conformidad con el presente estudio realizan funciones similares, según lo manifestado por la Directora Departamental y la Jefa de Área correspondiente. En este sentido la actualización de los estudios de puestos, son necesarios para que respondan a las nuevas necesidades institucionales, plasmadas, tanto en modificaciones, como en las actividades que se realizan, los objetivos que se persiguen y en las clasificaciones que se ostentan. V.- CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES: De acuerdo con el análisis realizado de la estructura organizacional y funcional del Departamento de Servicios Técnicos, específicamente en lo que compete a la labor realizada por la funcionaria Marylen Ulate Mora en el área de Investigación del Departamento de Servicios Técnicos, por el nivel de responsabilidad, las repercusiones y consecuencias del error, cumplen y se ajustan a lo que establece el Manual de Puestos para la clase Profesional Nivel 1B. Por lo antes expuesto, se recomienda, reasignar la clasificación del puesto Nº 030599 ocupado por la servidora Marylen Ulate Mora en el Departamento de Servicios Técnicos de la clase Técnico 2 a Profesional Nivel 1B.

SE ACUERDA: Con base en el criterio exteriorizado por el Departamento de Recursos Humanos mediante oficio DRH-PA-737-04-2013 y en el informe técnico 007-2013, reasignar el puesto Nº

030599, ocupado en propiedad por la señora Marylen Ulate Mora, cédula No. 1-645-118, de la clase de Técnico 2 a Profesional Nivel 1B, ubicado presupuestariamente en el Departamento de Servicios Técnicos. Rige a partir del 1 de mayo del 2013.

A la luz de lo dispuesto en el artículo 21 del Manual de Procedimientos para las Reasignaciones de Puestos en la Asamblea Legislativa, este movimiento de personal tendrá una provisionalidad de tres meses a partir de la fecha de vigencia. ACUERDO FIRME. -409-

ARTÍCULO 24.- Se conoce oficio DST-028-2013, con fecha 18 de abril del 2013, suscrito

por la señora Gloria Valerín Rodríguez, Directora del Departamento de Servicios Técnicos, mediante el cual, de conformidad con el acuerdo tomado en sesión Nº 147-2013, presenta a conocimiento del Directorio Legislativo el cuarto informe de resultados del plan de teletrabajo,



correspondiente al mes de marzo del presente año, aplicado en esa dependencia.

Indica la señora Valerín Rodríguez que en el mes de marzo, se

acogieron al teletrabajo 21 asesores, 2 jefaturas de área y el director de la Estación Afiliada del GLIN, para una población total de 24 funcionarios. Cada uno de ellos, convino con la jefatura inmediata su compromiso de gestión, que en el caso de los funcionarios que brindan asesoría, debían elaborar al menos dos informes técnicos en el mes de marzo, con excepción de la señora Ileana Bustamante Salazar, que es bachiller universitaria y se encuentra dentro de la curva de aprendizaje, por lo que se le exige un informe técnico.

La labor de control y seguimiento del cumplimiento de los compromisos

contraídos por cada teletrabajador, estuvo a cargo del Área de Gestión y Control. Tal y como consta en la matriz adjunta a este oficio, con excepción de una funcionaria que se encuentra elaborando un informe complejo (Ley de Garantías Mobiliarias) y de otra que debió suspender la elaboración de uno de sus informes para atender expedientes prioritarios, el resto de los compromisos adquiridos y convenidos por el teletrabajador con la dirección del departamento, fueron cumplidos. Como se observa, en algunos casos, los funcionarios elaboraron más de los informes asignados, por lo que la productividad esperada se incrementó durante este mes. Los 21 asesores teletrabajadores encargados de la asesoría escrita tuvieron en promedio, un tiempo laboral efectivo de 14.5 días, en cuyo lapso elaboraron un total de 47 documentos escritos (39 informes técnicos y 8 consultas técnicas).

Paralelamente a la producción de documentos escritos, los funcionarios

teletrabajadores atendieron con oportunidad las comisiones que tenían asignadas y participaron en las reuniones programadas, de suerte que se destinaron 112:05 horas a la asesoría presencial.

La jefatura de área de asesoría que se acogió a esta modalidad,

desarrolló sus funciones ordinaras de estudio, revisión y corrección de los informes que realizaron sus subalternos para un total de 8 revisiones, mantuvo contacto con el personal a su cargo para supervisar su labor y brindar acompañamiento y orientación.

Por su parte, la Jefa del Área de Gestión y Control, que únicamente

realiza teletrabajo uno o dos días a la semana, elaboró durante el periodo el informe de resultados de teletrabajo ante el Directorio Legislativo correspondiente al mes de febrero del 2013, así como la relación de puestos de Servicios Técnicos, actualizado a abril del 2013, situación de la planilla de esa dependencia a esa misma fecha. Se revisó asimismo el informe de estudio operativo realizado por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional.



El Director de la Estación Afiliada del GLIN, elaboró durante este periodo 15 registros legislativos, 30 resúmenes (15 en español y 15 en inglés), 15 dataciones y conversiones del informe de Servicios Técnicos, en formato WORD a formato PDF, 15 relaciones vinculadas entre registros de normativas, registros legislativos y ambos, así como la elaboración y preparación para subida de los registros legislativos nuevos.

Los resultados alcanzados permiten afirmar que una vez más, los niveles

de productividad alcanzados en esta modalidad laboral son satisfactorios.

SE ACUERDA: Dar por recibido DST-028-2013, suscrito por la señora Gloria Valerín Rodríguez, Directora del Departamento de Servicios Técnicos, mediante el cual presenta el cuarto informe de resultados del plan de teletrabajo, correspondiente al mes de marzo del presente año, aplicado en esa dependencia. ACUERDO FIRME. -410-

ARTÍCULO 25.- Se conoce oficio RSA 25-04-2013, con fecha 2 de abril del 2013, suscrito

por el diputado Rodolfo Sotomayor Aguilar, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en la sesión No. 159-2013, donde, entre otras cosas, se adoptaron disposiciones relacionadas con el pago y compensación de horas extra a los funcionarios de fracción.

Esa disposición ha circulado entre la población legislativa, y se le ha

consultado en forma reiterada, si con base en lo que establece el punto No. 1, inciso b), procede el pago de horas extra para los funcionarios de fracción que laboren el primero de mayo.

Si bien es conocedor de que tal reconocimiento no ha operado en otras

oportunidades, le parece que del acuerdo se desprende que ese pago sí será procedente en esta oportunidad; sin embargo, como la disposición no es expresa, solicita criterio al respecto.

Transcribe lo siguiente:

“No procede el reconocimiento de tiempo extraordinario y por ende, tampoco la compensación de tiempo acumulado al personal de fracciones políticas, jefes, directores y subdirectores de las diferentes dependencias administrativas institucionales, excepto que se trate de labores que, por razones de urgencia, temporalidad y excepción, se

realicen fuera de la jornada máxima permitida; es decir, de las 12 horas dispuestas en el código laboral o durante los días feriados pagados por ley.” (El subrayado no es del original)

Asimismo se conoce oficio As. Leg. 250-2013, con fecha 17 de abril del 2013, suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere a la consulta presentada por el diputado Rodolfo Sotomayor Aguilar en



relación con la procedencia de reconocer tiempo extraordinario a los funcionarios de fracción que laboren el próximo primero de mayo. Sobre el particular, la señora Marín Jiménez plantea que los días feriados son fechas que establece la legislación de nuestro país para que los trabajadores participen en las festividades especiales que se celebren. Su reconocimiento tiene dos aspectos importantes, uno es el disfrute en tiempo que por principio legal todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar y otro es el pago del salario correspondiente, cuando así lo disponga la legislación nacional. Existen 11 días feriados al año, 9 de los cuales son de pago obligatorio y las dos restantes no tienen esta condición. De manera puntual, el artículo 148 del Código de Trabajo dispone lo siguiente:

“ARTÍCULO 148.- Se considerarán días feriados y, por lo tanto, de pago obligatorio los siguientes: el 1 de enero, el 11 de abril, el Jueves y Viernes Santos, el 1 de mayo, el 25 de julio, el 15 de agosto, el 15 de setiembre, y el 25 de diciembre. Los días 2 de agosto y 12 de octubre también se considerarán días feriados pero su pago no será obligatorio. El pago de los días feriados se efectuará de acuerdo con el salario ordinario, si el trabajador gana por unidad de tiempo, y según el salario promedio devengado durante la semana inmediata al descanso, si el trabajo se realiza a destajo o por piezas. (…)”

Como se observa, el 1 de mayo, día que para efectos del presente estudio es el que interesa, es un feriado de pago obligatorio, por lo que será deber del patrono reconocer el correspondiente pago. Ahora bien, para determinar la procedencia del reconocimiento económico de los días feriados, debe tomarse en consideración la modalidad de pago del salario que se aplica en las empresas o instituciones. En este sentido, si la empresa paga por semana (reconoce únicamente los días laborados), el feriado se disfrutará el mismo día y es deber del patrono reconocerle el valor de un día sencillo a todos sus servidores; en caso de Instituciones donde el pago es quincenal o mensual, éste reconocimiento ya se encuentra incluido en el pago regular u ordinario del servidor, por lo que no procede realizar pago adicional alguno excepto que cuando haya prestación efectiva de labores durante el día feriado. Efectivamente en nuestro caso se aplica el pago mensual fraccionado en quincenas, lo que implica que el salario ordinario tiene contemplado el pago de los treinta días del mes; es decir, el funcionario recibe siempre el pago de la totalidad del mes, condición que incluye sábados, domingos y días feriados. Esto quiere decir que la regla será que el servidor no labore y disfrute del feriado, pero no recibirá remuneración adicional, porque ésta ya se encuentra incluida en su pago ordinario.



Ahora bien, si el funcionario, por necesidades del servicio público, tiene que laborar durante el 1 de mayo o cualquier otro feriado de pago obligatorio, la Institución deberá cancelarle, en forma adicional, el equivalente a un día sencillo de labores para completar, junto con el porcentaje pagado en el salario ordinario, el pago doble establecido por ley. Así, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en su oficio DAJ-AE-130-2009 del 2 de junio de 2009, indicó:

“En el caso en consulta se aplica la modalidad de pago quincenal, por lo que el pago de feriados ya está incluido en el salario sean o no de pago obligatorio, es decir, a TODOS los feriados se les da tratamiento de pago obligatorio. El trabajador, entonces, recibe el salario ordinario de la quincena sin ningún pago adicional. Sin embargo, en caso de que algún trabajador laborara en un día feriado, se le deberá reconocer un adicional sencillo para completar junto con el salario ordinario el pago doble que establece la ley.”

En igual sentido el oficio DAJ-AE-296-07 del 16 de octubre de 2007 del Ministerio de Trabajo, señala:

“En este sentido decimos que dos son las formas o modalidades de pago más importantes que regula nuestra legislación laboral: 1. SEMANAL, que, aunque no es obligatoria, es propia de las empresas que se dedican a la actividad agrícola, ganadera, industrial, de construcción y a las que prestan servicios. Esta modalidad se caracteriza porque reconoce el salario sólo de los días efectivamente laborados. 2. MENSUAL O QUINCENAL, que es obligatoria en las empresas que se dedican a la actividad comercial; pero que, por lo general, otras la asumen voluntariamente aunque se dediquen a otras actividades. Esta forma de pago incluye, en forma global, el salario de TODOS los días del mes, sean hábiles o inhábiles, hasta treinta, aunque se trate de meses de veintiocho o de treinta y un días, conforme lo establece el artículo 152 del Código de Trabajo. Ahora, la modalidad de pago en relación con los días feriados se comporta de la siguiente manera: EMPRESAS CON MODALIDAD DE PAGO SEMANAL: Estas empresas deben reconocer los días feriados en forma adicional al salario que corresponde por los días efectivamente laborados en la semana, siempre y cuando se trate de feriados de pago obligatorio; es decir, además del salario ordinario el trabajador debe recibir un adicional igual al valor del salario diario por cada uno de los días feriados de pago obligatorio que coincidan en la semana de que se trate.



Los feriados que no son pagados o como se acostumbra llamarlos “de pago no obligatorio” sólo se disfrutan en tiempo y no en dinero. Cuando alguno de los feriados de pago obligatorio se labora, el adicional que se reconoce debe ser doble —dos veces el valor del salario diario— de acuerdo con el artículo 149 del Código de Trabajo, mientras que cuando se labora un feriado que no es de pago obligatorio, el adicional es sencillo con base en el inciso e) del artículo 151 del mismo cuerpo de Ley. EMPRESAS CON MODALIDAD DE PAGO MENSUAL O QUINCENAL: Las empresas comerciales o las que hayan asumido voluntariamente el pago mensual, ya han incluido en los salarios que pagan a sus trabajadores el reconocimiento de TODOS los días feriados, sean o no de pago obligatorio; por lo que en esta modalidad de pago a TODOS los once feriados que establece el artículo 148 del Código de Trabajo, se les da el tratamiento de “feriados de pago obligatorio”. Cuando alguno de estos días se labora, el patrono tiene que pagar un salario adicional sencillo para completar junto con el que pagó en el salario regular- el pago doble que establece el artículo 149 del Código de Trabajo.”

Partiendo de lo indicado se debe aclarar que lo jurídicamente procedente en el caso de los servidores regulares, de confianza o interinos que laboren en la Institución durante los días feriados de pago obligatorio, es cancelarles un día sencillo adicional que complemente el pago ordinario y que con ello alcance el pago doble de ley; pero no resulta procedente reconocer dicho servicio bajo la modalidad de tiempo extraordinario, excepto cuando estos servidores, además de cumplir con la jornada ordinaria, se vean en la imperiosa necesidad de mantenerse laborando más allá de su horario y hasta el límite de 12 horas dispuesta como jornada máxima legal. Así las cosas, cuando el Directorio Legislativo en su artículo 43 de la sesión No. 159-2013 del pasado 19 de febrero de 2013 indica que podrá reconocerse tiempo extraordinario a los servidores de fracción que laboren los feriados de ley, debe entenderse bajo las consideraciones esgrimidas; es decir, que se trata de aquel tiempo adicional a la jornada ordinaria que el servidor labore por razones de urgencia, temporalidad y excepción y hasta el máximo de las 12 horas de ley. Finalmente se debe recordar que para efectos de reconocimiento del tiempo extraordinario de cita, se deberá cumplir con el procedimiento dispuesto al efecto, siendo que se hace necesario contar, entre otras cosas, con las autorizaciones previas correspondientes. SE ACUERDA: Avalar la siguiente resolución: CONSIDERANDO 1. Que este Directorio Legislativo ha estudiado detenidamente la

situación planteada por el diputado Rodolfo Sotomayor Aguilar, en



relación con el reconocimiento del tiempo extraordinario a los funcionarios de fracción que laboren el próximo primero de mayo.

2. Que si bien, el Código de Trabajo es claro en plantear que el primero de mayo es un día que debe ser reconocido como un día sencillo adicional, para los funcionarios que lo laboren, existen razones presupuestarias que evidencian la necesidad de tener una reserva con respecto a esta partida.

Esta situación fue advertida por la Auditoría Interna mediante el documento de Servicios Preventivos AI.SP.002.2013, conocido por el Directorio Legislativo en el artículo 18 de la sesión Nº 166-2013, en que se evidencia que la Administración ha tomado medidas a lo largo del tiempo para racionalizar el gasto de ese rubro, como son establecimiento de topes a las dependencias, no utilizar ujieres en actividades coordinadas por el Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo que inicien antes de las ocho de la mañana y la prohibición de pago de tiempo extraordinario al personal administrativo prestado a fracción política y viceversa, entre otros.

3. Que por tradición institucional no se considera el reconocimiento de

este rubro para los funcionarios de confianza que deban venir a laborar este día; razón por la cual no está contemplado en el presupuesto del presente año este costo adicional. Incluso, la partida correspondiente a tiempo extraordinario no tuvo ningún incremento en este presupuesto; es decir, se mantuvo igual a la del año anterior, a pesar de que los aumentos salariales de los funcionarios legislativos repercuten directamente en el valor de la hora.

4. Que los artículos 16 y siguientes del Reglamento para el trámite, el pago y la compensación de horas extra, aprobado por el Directorio Legislativo en el artículo xxx de la sesión Nº 117-2008, plantean lo siguiente:

Artículo 16.—Posibilidad de aplicar descansos compensatorios como

alternativa adicional al pago de tiempo extraordinario. De acuerdo con lo

establecido por la Procuraduría General de la República, se establece la

posibilidad de aplicar descansos compensatorios en tiempo acumulado, como

compensación alternativa y excepcional por el trabajo de tiempo

extraordinario.

Artículo 17.—Requisitos. Para aplicar los descansos compensatorios por

tiempo extraordinario, deben cumplirse las siguientes disposiciones:

a) La compensación se dará cuando existan limitaciones presupuestarias para

efectuar el pago en dinero.

b) Deberá existir proporcionalidad real entre el tiempo compensado y el

precio de cada hora extraordinaria que se compense, se trate de tiempo



sencillo, medio o de tiempo doble, según la jornada que efectivamente

haya laborado el funcionario a quien se le brinde dicha posibilidad.

c) La compensación de tiempo libre por horas adicionales trabajadas, deberá

permitirles a los servidores la posibilidad de escoger, voluntariamente, el

disfrute de tiempo libre como alternativa del pago por horas extra.

Los requisitos mencionados en los incisos anteriores no son excluyentes el

uno del otro y deberán ser cumplidos cabalmente, para que la administración

proceda a conceder dicha compensación alternativa.

Artículo 18.—Solicitud de compensación del pago con tiempo

ordinario. El funcionario que solicite que el tiempo extraordinario laborado

le sea compensado con el disfrute de tiempo ordinario libre, deberá firmar su

solicitud al efecto y contar con la respectiva autorización del jefe inmediato,

quien, con vista en el reporte de tiempo extraordinario, avalará que el

funcionario efectivamente laboró esas horas. Este documento deberá contar,

además, con de las firmas del jerarca de la división y del director ejecutivo.

Artículo 19.—Archivo y control. Sobre la compensación referida en el

artículo anterior, se ejercerá el debido control y de conformidad con las

disposiciones del artículo 28 de este Reglamento, se archivará la solicitud de

compensación de tiempo extraordinario.

POR TANTO: SE ACUERDA: En virtud del escaso presupuesto con que cuenta la Institución para el pago de tiempo extraordinario y en aras de la contención del gasto, este Directorio Legislativo se ve en la obligación de no aprobar el reconocimiento de este rubro a los funcionarios del área de fracciones políticas que laboren el primero de mayo próximo. No obstante lo anterior, a fin de no obstaculizar la labor que desarrollan los funcionarios legislativos durante este día, se plantea a las diferentes fracciones la posibilidad de que se aplique lo dispuesto en los artículos 16 y siguientes del Reglamento para el trámite, el pago y la compensación de horas extra, referente a la posibilidad de compensar con tiempo libre el tiempo extra a los servidores que laboren ese día. Comuníquese a los jefes de las diferentes fracciones políticas, a fin de que tomen las previsiones del caso. -422-

ARTÍCULO 26.- Se conoce oficio D.S.G.-170-2013, con fecha 16 de abril del 2013,

suscrito por el señor Luis Fernando Chacón Monge, Director del Departamento de Servicios Generales, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado en el artículo 3 de la sesión N° 166-2013, celebrada el pasado 9 de abril de 2013, específicamente en el punto 2 del acuerdo adoptado, donde se solicita que se remitan las acciones administrativas que deben de implementarse de inmediato, a fin de mejorar el sistema de



control interno del proceso de giras y servicios de la Unidad de Transportes.

Sobre el particular, plantea la siguiente propuesta de modificación a algunos artículos del reglamento:

Capítulo III, Artículo 7 “Regulaciones de uso”: modificar el inciso f), para que se lea de la siguiente manera: “La Unidad de Transportes ejercerá el control necesario para el correcto uso de los vehículos administrativos de la institución, utilizando controles

internos rigurosos, incluyendo dentro de los cuales estarán los mecanismos de control satelital (GPS) para verificar el gasto de combustible y los viáticos reportados, así como la verificación del cumplimiento de los horarios de circulación en las boletas de gira o servicio aprobados, el cumplimiento de la ruta establecida por parte del conductor. En caso de que se incumpla, se ejercerán las acciones correctivas disciplinarias, en caso de incumplimiento por parte del operador de equipo móvil”.

Capítulo V, Artículo 15 “Requisitos de la Solicitud de Transporte”: agregarle al final del inciso g) lo siguiente: “El usuario autorizado (diputado) tiene la obligación de viajar siempre en el vehículo y bajo ninguna circunstancia podrá delegar en otro funcionario o tercera persona, esa responsabilidad; ni tendrá la potestad de ceder su gira a otro diputado; salvo, en forma anticipada al inicio de esta, exista aprobación del miembro del Directorio designado; caso contrario, el operador de equipo móvil tiene la obligación de informarlo inmediatamente a la Jefatura de Transportes quien deberá tomar las medidas para valorar la conveniencia y oportunidad”. Además agregar un inciso j) que indique lo

siguiente: “Los servicios cortos entre semana en horario del Plenario requerirán permiso expreso de ausentarse por parte de la Presidencia de la Asamblea Legislativa.”

Capítulo VI, Artículo 17 “Deberes y responsabilidades de los conductores de los vehículos”: Agregar al final del inciso i) lo siguiente: “Respetar la ruta de la gira aprobada, sin ninguna modificación de la(s) zona(s) a visitar, ni de los horarios aprobados; salvo situaciones que por caso fortuito en las que se vea obligado a

hacerlo; previa consulta a la Jefatura de Transportes y la aprobación del miembro del Directorio designado. El usuario (diputado) deberá hacer constar en la casilla de observaciones las razones o motivos que justifiquen las variaciones del itinerario, asumiendo así la responsabilidad de la variación.

Capítulo VII, Artículo 18 “Prohibiciones de los Conductores”: agregar un inciso ñ) que indique lo siguiente: “Cambiar las rutas y horarios aprobados en la boleta de gira. Para tal efecto el operador

deberá coordinar con el usuario (diputado) la finalización de las actividades oportunamente, tomando en cuenta el tiempo del recorrido para no exceder la hora de finalización de las giras”. Agregar un inciso o) que indique lo siguiente: “Exceder la jornada máxima 12 horas de trabajo, poniendo en riesgo la seguridad



propia y de los ocupantes del vehículo”. Agregar otro inciso p) que indique lo siguiente: “transitar con el vehículo, fuera del horario autorizado en la boleta de servicio o gira”.

En el Capítulo VIII, Artículo 20 “Deberes y responsabilidades del usuario”: modificar la leyenda del inciso d), para que se lea de la siguiente forma: “Firmar en el dorso de la boleta de gira, avalando

la información de los gastos incurridos durante la gira, apuntada por el operador y llenar además la casilla de calificación del servicio”. Además modificar el inciso f), para que quede de la siguiente forma: “No comprometer al operador, prolongando o

modificando el itinerario de gira aprobado, ya excediendo la jornada máxima de 12 horas de trabajo o laborando fuera de horario hábil”. Agregar un inciso j) que indique lo siguiente: “Programar en forma ordenada y lógica las giras; de manera de que el tiempo efectivo (incluyendo el tiempo de traslados) sea suficiente para cubrir el itinerario diario de la gira aprobado, utilizando además rutas y lugares de pernoctación que tiendan a maximizar, tanto el combustible, como el gasto de viáticos”. Capítulo IX, Artículo 21 “Prohibiciones de los usuarios”: agregar un inciso j) que indique lo siguiente: “Ningún usuario tendrá autoridad para obligar a un conductor a violar el presente reglamento o leyes vigentes.”. Además agregar el inciso k) que indique lo siguiente: “Cambiar las rutas u horarios aprobados en la boleta de gira. En caso de que se requiera algún cambio, no previsto en la boleta de gira, el diputado (usuario) requerirá de la autorización previa y expresa del miembro del Directorio designado, en coordinación con la Jefatura de Transportes. Además el diputado usuario tendrá que justificar el cambio en la casilla de observaciones del dorso de la boleta de transportes, asumiendo la responsabilidad del cambio, con el fin de que se le pueda aprobar al operador las variaciones en la liquidación de los gastos por concepto de la gira”. Finalmente agregar otro inciso l)

que indique lo siguiente: “Utilizar el vehículo oficial para asuntos personales, no oficiales. Los vehículos institucionales no podrán ser utilizados para trasladar a los diputados o funcionarios a sus casas de habitación o viceversa, salvo casos calificados que deberán ser autorizados de previo por el miembro del Directorio designado al efecto”.

Así las cosas, la administración podrá ejercer un control más efectivo en cuanto a la utilización de los vehículos tanto en los servicios cortos o administrativos, así como las giras, y con lo cual puede girar directrices claras a los operadores de equipo móvil, dejándoles claro el ámbito de su responsabilidad, referente a la correcta utilización de la flotilla, el cumplimiento de horarios y rutas aprobadas en las boletas de servicio o gira. Las anteriores modificaciones pretenden salvaguardar la responsabilidad institucional, determinar el alcance de las prerrogativas y potestades de los usuarios del servicio, además de establecer el ámbito de acción del operador de equipo móvil asignado como responsable de la salvaguarda



y manejo del vehículo institucional. La claridad de las reformas garantizan que el servicio que se preste, se ajuste a la justificación dada de previo en la solicitud del servicio, caso contrario, se tendrá la normativa para tomar las acciones administrativas y legales que correspondan. En el momento en que el Órgano Colegiado adopte el acuerdo de modificación del referido Reglamento, y se hayan publicado, esa Dirección girará las siguientes instrucciones a la jefatura de la Unidad de Transportes: A. Distribuir a todos los operadores de equipo móvil una copia del

Reglamento Interno para la Utilización, Adquisición y Sustitución de Vehículos en la Asamblea Legislativa, destacando sus responsabilidades y prohibiciones; haciéndoles ver la necesaria autorización para la modificación de las rutas, ni horarios de las giras y servicios y que por lo tanto ellos son responsables directos de que las giras y servicios aprobados sean concluidos conforme el itinerario (rutas y horario) aprobados en la boleta de transportes, salvo los casos contemplados en el mismo reglamento. En caso contrario tendrán que afrontar las acciones disciplinarias respectivas.

B. A través de los controles implementados con el Sistema de

Posicionamiento Satelital (GPS), la jefatura de la Unidad deberá exigir la correcta presentación de las liquidaciones de gastos en las giras, sin tachones ni correcciones, la presentación de las facturas y documentos acordes a las liquidaciones presentadas.

C. La administración de la Unidad de Transportes deberá revisar y verificar

la correcta presentación de las liquidaciones y documentación adjunta. Además, una vez revisadas las liquidaciones, con el Sistema de Posicionamiento Satelital (GPS) se verificará la veracidad de las liquidaciones presentadas y además confirmará el cumplimiento de los horarios y rutas aprobadas en la boleta de gira. Inmediatamente informará a esa dirección cualquier situación anómala o incumplimiento por parte de algún operador, con el fin de iniciar las acciones disciplinarias correspondientes.

Indica el señor Chacón Monge que el pasado 8 de los corrientes, le fue enviado a la señora diputada Xinia Espinoza Espinoza, Segunda Secretaria del Directorio Legislativo, el oficio UT-041-04-2013, suscrito por el señor Armando Bottazzi Basti, Jefe de la Unidad de Transportes, el cual cuenta con el visto bueno de esa Dirección, donde se enumeran las consideraciones respecto de los inconvenientes que se presentan a la hora de llevarse a cabo una gira y la liquidación de los viáticos por parte de los operadores, entre otros, comentarios que refuerzan las modificaciones planteadas en el presente oficio; prácticas todas ellas que merecen ser erradicadas, en aras del fortalecimiento del control interno.



SE ACUERDA: Con base en la recomendación planteada por el señor Luis Fernando Chacón Monge, Director del Departamento de Servicios Generales, mediante oficio D.S.G.-170-2013, modificar los siguientes artículos del Reglamento Interno para la Utilización, Adquisición y Sustitución de Vehículos en la Asamblea Legislativa, para que se lea de la siguiente manera:

Capítulo III, Artículo 7 “Regulaciones de uso”: modificar el inciso f), para que se lea de la siguiente manera: “La Unidad de Transportes ejercerá el control necesario para el correcto uso de

los vehículos administrativos de la institución, utilizando controles internos rigurosos, incluyendo dentro de los cuales estarán los mecanismos de control satelital (GPS) para verificar el gasto de combustible y los viáticos reportados, así como la verificación del cumplimiento de los horarios de circulación en las boletas de gira o servicio aprobados, el cumplimiento de la ruta establecida por parte del conductor. En caso de que se incumpla, se ejercerán las acciones correctivas disciplinarias, en caso de incumplimiento por parte del operador de equipo móvil”.

Capítulo V, Artículo 15 “Requisitos de la Solicitud de Transporte”: agregarle al final del inciso g) lo siguiente: “El usuario autorizado (diputado) tiene la obligación de viajar siempre en el vehículo y bajo ninguna circunstancia podrá delegar en otro funcionario o tercera persona, esa responsabilidad; ni tendrá la potestad de ceder su gira a otro diputado; salvo, en forma anticipada al inicio de esta, exista aprobación del miembro del Directorio designado; caso contrario, el operador de equipo móvil tiene la obligación de informarlo inmediatamente a la Jefatura de Transportes.”. Además agregar un inciso j) que indique lo siguiente: “Los servicios cortos entre semana en horario del Plenario requerirán permiso expreso de ausentarse por parte de la Presidencia de la Asamblea Legislativa.”

Capítulo VI, Artículo 17 “Deberes y responsabilidades de los conductores de los vehículos”: Agregar al final del inciso i) lo siguiente: “Respetar la ruta de la gira aprobada, sin ninguna modificación de la(s) zona(s) a visitar, ni de los horarios aprobados; salvo situaciones que por caso fortuito en las que se vea obligado a

hacerlo; previa consulta a la Jefatura de Transportes y la aprobación del miembro del Directorio designado. El usuario (diputado) deberá hacer constar en la casilla de observaciones las razones o motivos que justifiquen las variaciones del itinerario, asumiendo así la responsabilidad de la variación.

Capítulo VII, Artículo 18 “Prohibiciones de los Conductores”: agregar un inciso ñ) que indique lo siguiente: “Cambiar las rutas y horarios aprobados en la boleta de gira. Para tal efecto el operador deberá coordinar con el usuario (diputado) la finalización de las actividades oportunamente, tomando en cuenta el tiempo del recorrido para no exceder la hora de finalización de las giras”. Agregar un inciso o) que indique lo siguiente: “Exceder la jornada máxima 12 horas de trabajo, poniendo en riesgo la seguridad



propia y de los ocupantes del vehículo”. Agregar otro inciso p) que indique lo siguiente: “transitar con el vehículo, fuera del horario autorizado en la boleta de servicio o gira”.

En el Capítulo VIII, Artículo 20 “Deberes y responsabilidades del usuario”: modificar la leyenda del inciso d), para que se lea de la siguiente forma: “Firmar en el dorso de la boleta de gira, avalando

la información de los gastos incurridos durante la gira, apuntada por el operador y llenar además la casilla de calificación del servicio”. Además modificar el inciso f), para que quede de la siguiente forma: “No comprometer al operador, prolongando o

modificando el itinerario de gira aprobado, ya excediendo la jornada máxima de 12 horas de trabajo o laborando fuera de horario hábil”. Agregar un inciso j) que indique lo siguiente: “Programar en forma ordenada y lógica las giras; de manera de que el tiempo efectivo (incluyendo el tiempo de traslados) sea suficiente para cubrir el itinerario diario de la gira aprobado, utilizando además rutas y lugares de pernoctación que tiendan a maximizar, tanto el combustible, como el gasto de viáticos”. Capítulo IX, Artículo 21 “Prohibiciones de los usuarios”: agregar un inciso j) que indique lo siguiente: “Ningún usuario tendrá autoridad para obligar a un conductor a violar el presente reglamento o leyes vigentes.”. Además agregar el inciso k) que indique lo siguiente: “Cambiar las rutas u horarios aprobados en la boleta de gira. En caso de que se requiera algún cambio, no previsto en la boleta de gira, el diputado (usuario) requerirá de la autorización previa y expresa del miembro del Directorio designado, en coordinación con la Jefatura de Transportes. Además el diputado usuario tendrá que justificar el cambio en la casilla de observaciones del dorso de la boleta de transportes, asumiendo la responsabilidad del cambio, con el fin de que se le pueda aprobar al operador las variaciones en la liquidación de los gastos por concepto de la gira”. Finalmente agregar otro inciso l)

que indique lo siguiente: “Utilizar el vehículo oficial para asuntos personales, no oficiales. Los vehículos institucionales no podrán ser utilizados para trasladar a los diputados o funcionarios a sus casas de habitación o viceversa, salvo casos calificados que deberán ser autorizados de previo por el miembro del Directorio designado al efecto”.

Estas modificaciones regirán a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta. Asimismo, se avalan las gestiones administrativas descritas por el señor Chacón Monge en el oficio D.S.G.-170-2013. Finalmente, en virtud de la serie de cambios a los que se ha visto expuesta la anterior normativa, se solicita al Departamento de

Asesoría Legal actualizar y unificar el Reglamento Interno para la Utilización, Adquisición y Sustitución de Vehículos en la Asamblea Legislativa. -428, 429-



ARTÍCULO 27.- Se conoce nota suscrita por las funcionarias Alejandra Cruz Bolaños, Ana Julia Araya Alfaro y Kattia Jiménez Porras, mediante la cual remiten una propuesta de protocolo de atención al acoso laboral en la Asamblea Legislativa. Para la elaboración de dicho instrumento se realizó una revisión bibliográfica, tanto de material teórico como normativa y protocolos aplicados a nivel nacional e internacional. Una vez obtenido un primer borrador se sometió a consulta con especialistas en la materia, representantes del Poder Judicial, Universidad de Costa Rica y Defensoría de los Habitantes, quienes revisaron lo actuado y plantearon sus observaciones. Una vez aprobado el documento final, se requiere proceder con su publicación en el diario oficial La Gaceta, así como publicitarlo a los interno de la institución.

Presentación

La Asamblea Legislativa, consciente de la necesidad de proteger los derechos fundamentales de la persona y especialmente su dignidad en el ámbito laboral, ha considerado necesario la elaboración de un “Protocolo de atención al acoso laboral”. Esta pretensión tiene como finalidad reconocer, prevenir y erradicar todos aquellos comportamientos y factores organizativos que pongan de manifiesto conductas de acoso en el ámbito laboral, así como generar un instrumento de atención tanto a nivel preventivo como de procedimiento disciplinario. Esta acción parte del principio fundamental de que los servidores tienen derecho a ejercer sus labores en un ambiente sano y libre de toda forma de violencia, así como que se garantice la protección a su integridad física, moral y psicológica; todo de conformidad con lo estipulado en los numerales 51 y 56 de la Constitución Política, artículo 14 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos, artículo 5 de la Convención Americana de Derechos Humanos, Ley No.4534, artículos 12, 19, 21, 273 y 282 del Código de Trabajo, la Ley General de la Administración Pública, No. 6227, la, Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, No. 4556, el Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa, y demás leyes conexas. Exposición de motivos

La Administración tiene el deber de vigilar y mejorar las condiciones de trabajo de sus colaboradores, eliminando los riesgos o minimizando los que no se puedan eliminar. La protección no sólo se debe orientar a la atención de los riesgos de carácter físico-ambiental, sino también a aquellos que causen deterioro psíquico en la salud de los servidores. A pesar de la importancia del tema en el quehacer cotidiano, no existe en nuestro país, un marco legal que regule la materia, ni políticas institucionales de prevención, por lo que la presente iniciativa tiene la finalidad de dotar a la Asamblea Legislativa de un mecanismo normativo ágil y oportuno para la atención preventiva y sancionatoria de los casos de acoso laboral que se susciten. Con el diseño de una herramienta formal que permita homogenizar el marco de acción en materia de acoso laboral, la Institución se compromete a implementar procedimientos que permitan prevenir, detectar y abordar los riesgos psicosociales en los servidores, así como a desarrollar el proceso de actuación en materia sancionatoria ante las conductas que supongan un acoso laboral debidamente comprobados.



Lo anterior tiene su origen en una instrucción emitida por la Dirección Ejecutiva, mediante oficio D.E. 0872-05-12 del 2 de mayo de 2012, al identificar la necesidad de llenar el vacío existente. Principios generales El acoso laboral, en cualquiera de sus modalidades, es totalmente inadmisible.

La proscripción de la discriminación, la igualdad de oportunidades y de trato, la dignidad en el trabajo, el derecho a la intimidad e integridad, constituyen principios fundamentales y orientaciones ineludibles para el mejoramiento de las relaciones de trabajo, por lo que deben ser protegidos por la Institución mediante el establecimiento de procesos de prevención y atención de aquellas conductas que atenten contra estos principios. Todos los y las servidores/as tienen derecho a ser tratados con dignidad, consideración y respeto. No se admitirá ningún tipo de acción, conducta, comentario o contacto físico ofensivo o degradante que configure acoso laboral y que ocasione en quien lo recibe, un sentimiento de amenaza, humillación o intimidación; es decir, cualquier comportamiento que, de manera reiterada y sostenida en el tiempo, atente contra la dignidad de los servidores de la Institución, sea cual fuere su condición. Se promoverán las estrategias de acción afirmativa que aborden cualquier situación laboral que fomente la desigualdad y la exclusión, con el propósito de mejorar el ambiente de trabajo y garantizar la permanencia en la Institución. El acoso laboral comprobado será considerado como una falta laboral, objeto de sanción disciplinaria, sin perjuicio de las acciones civiles y/o penales que en su caso pudieran ejercitarse en las vías jurisdiccionales correspondientes. La Asamblea Legislativa reconoce el acoso laboral, producido en el desempeño de sus funciones o con ocasión de éstas, como un riesgo laboral de carácter psicosocial, cualquiera que sea su modalidad, por lo que se compromete a brindar atención individualizada y seguimiento a las víctimas, mediante las instancias institucionales disponibles. Este principio debe ser entendido como un compromiso institucional que no necesariamente abarca los ámbitos de acción propios de las entidades aseguradoras. Este instrumento establece una forma de actuar que facilite la detección de las conductas de acoso, su prevención, denuncia, sanción y erradicación. Las reclamaciones en materia de acoso laboral serán tratadas de manera profesional y confidencial, según las cláusulas establecidas en el presente documento.

SE ACUERDA: Avalar el siguiente documento:

PROTOCOLO DE ATENCIÓN DEL ACOSO LABORAL

EN LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

Capítulo I Disposiciones generales

Artículo 1.- Propósito, bienes jurídicos protegidos y ámbito de aplicación. Este protocolo tiene como propósito

establecer el procedimiento de actuación en materia de acoso laboral, tanto a nivel preventivo, como para la atención y resolución de las denuncias presentadas en perjuicio de los y las funcionarios/as de la Asamblea Legislativa. Además pretende promover el desarrollo de estrategias de acción afirmativa que fomenten los principios de igualdad e inclusión, en procura de un mejoramiento del ambiente de trabajo. Los bienes jurídicos protegidos con el presente protocolo son: la dignidad de las personas servidoras, los derechos de igualdad ante la ley, la integridad personal, el derecho al trabajo en condiciones dignas y justas, la honra y la salud.



Este protocolo rige para los servidores de la Asamblea Legislativa, sea que gocen de un nombramiento en propiedad, de confianza, interino o cualquier otra forma de designación utilizada por la Institución, de conformidad con lo estipulado en la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, No. 4556, Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa, Código de Trabajo, entre otros. Artículo 2.- Definición de acoso laboral. Para efectos del presente protocolo se entenderá por acoso laboral

aquellos comportamientos, palabras, actitudes que de forma sistemática y recurrente, durante un tiempo prolongado, ejerzan una o varias personas, sean superiores jerárquicos o no, sobre uno o varios funcionarios/as con el fin de degradar sus condiciones de trabajo, destruir u obstaculizar sus redes de comunicación, poner en duda su buen nombre o reputación, perturbar el ejercicio de sus labores, desvalorizar su capacidad laboral, procurar su desmotivación laboral o un deficiente ejercicio de sus labores. Incluye el proceso de atormentar, hostigar, aterrorizar psicológicamente y amenazar de palabra o de hecho. Para efectos de la presente definición, se entenderá por “tiempo prolongado” aquellas acciones recurrentes que sucedan al menos durante seis meses. Artículo 3.- Manifestaciones del acoso laboral o psicológico. Entre otras, serán manifestaciones del acoso

laboral las siguientes conductas, en tanto mantengan las condiciones de recurrencia y periodicidad esgrimidas en el artículo anterior:

a) Maltrato laboral: cualquier acto de violencia contra la moral, la libertad física y los bienes de quien se

desempeñe como servidor/a, cualquier expresión verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral o los derechos a la intimidad y al buen nombre de quienes participen en una relación de tipo laboral o cualquier comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad del servidor/a.

b) Persecución laboral: toda conducta cuyas características de reiteración o evidente arbitrariedad

permitan inferir el propósito de inducir la permuta, traslado o renuncia del servidor/a, mediante cualquier acción que tenga la intención de producir desmotivación laboral.

c) Discriminación laboral: todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen familiar o nacional,

credo religioso, preferencia política, orientación sexual, situación de discapacidad o condición social.

d) Entorpecimiento laboral: toda acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento de las labores o hacerlas

más gravosas o retardarlas con perjuicio para el servidor/a. Constituyen acciones de entorpecimiento laboral, entre otras, la privación, ocultación o inutilización de los insumos, documentos o instrumentos para la labor, la destrucción o pérdida de información, el ocultamiento de correspondencia o mensajes electrónicos y la exclusión de las reuniones en las que se requiere su participación, sin justificación razonable.

e) Otras conductas que pueden constituir acoso laboral: sin que se consideren taxativas, las siguientes conductas constituirán acoso laboral:

e.1) Las expresiones injuriosas o ultrajantes sobre la persona, con utilización de palabras soeces o con

alusión a la raza, al género, el origen familiar o nacional, la preferencia política, orientación sexual, situación de discapacidad, estatus social o cualesquier otra manifestación de discriminación. e.2) Los comentarios hostiles o humillantes de descalificación en el ejercicio de sus funciones y las

amenazas de despido injustificadas. e.3) Las múltiples denuncias disciplinarias de cualquiera de los sujetos activos del acoso, cuya temeridad

quede demostrada por el resultado de los respectivos procesos disciplinarios. e.4) Las burlas sobre la apariencia física o la forma de vestir.

e.5) La alusión pública a hechos pertenecientes a la intimidad de la persona.



e.6) La imposición de deberes ostensiblemente extraños a las obligaciones laborales o propias del cargo,

las exigencias abiertamente desproporcionadas sobre el cumplimiento de la labor encomendada, el sometimiento a una situación de aislamiento social o el brusco cambio del lugar de trabajo o de la labor contratada sin ningún fundamento objetivo referente al interés público o a la necesidad técnica de la Institución. e.7) La negativa claramente injustificada a suministrar materiales e información absolutamente

indispensables para el cumplimiento de las labores encomendadas. e.8) Desacreditar públicamente a la persona, atribuyéndole de manera injustificada y reiterada errores en su desempeño, descalificando su trabajo o haciendo comparaciones indebidas. Difamarla, extendiendo por la Institución rumores maliciosos o calumniosos que menoscaben su reputación, su imagen o su profesionalidad. e.9) Ignorar reiteradamente su presencia e impedir o limitar la comunicación de o hacia terceras

personas. e.10) Supervisar y registrar su desempeño laboral mediante la aplicación de controles excesivos,

improcedentes o diferenciados, con el fin de causar daño o perturbación de las labores.

Artículo 4.- Conductas que no constituyen acoso laboral: Entre otras, no constituyen acoso laboral bajo

ninguna de sus modalidades, las siguientes conductas:

a) Las políticas, directrices, exigencias y órdenes necesarias para mantener el orden, la disciplina y el

aprovechamiento de los recursos institucionales, conforme al bloque de legalidad, así como los preceptos establecidos en la Ley General de la Administración Pública, No. 6227, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131, el Código de Trabajo, la Ley General de Control Interno, No. 8292, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, No. 8422, la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, No. 4556, el Estatuto de Servicio Civil No. 1581, así como sus correspondientes Reglamentos, el Reglamento Autónomo de Servicios de la Asamblea Legislativa y demás normas conexas. b) Los actos destinados a ejercer la potestad disciplinaria que legalmente corresponde a las jerarquías

sobre sus colaboradores/as. c) La formulación de comunicados (circulares, oficios, correos electrónicos u otros) encaminados a solicitar

exigencias técnicas o mejorar la eficiencia laboral, así como la evaluación laboral periódica de los y las colaboradores/as conforme a objetivos e indicadores de rendimiento. d) La solicitud de cumplir deberes extraordinarios de colaboración con la Institución, cuando sean

necesarios para garantizar la continuidad del servicio público o para solucionar situaciones particulares en la gestión de la organización. e) Las actuaciones administrativas o gestiones encaminadas a dar por terminada la relación de servicio,

con base en una causa legal o una justa causa, prevista en el Código de Trabajo, Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, No. 4556, el Estatuto de Servicio Civil, No. 1581, y su Reglamento, el Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa o demás legislación sobre la función pública. f) Las órdenes dadas por la jefatura para el fiel cumplimiento de las labores de los y las servidores/as, así

como la formulación de exigencias razonables para la elaboración de un trabajo o cumplimiento de funciones. g) La solicitud que realicen las jefaturas de acatar las prohibiciones y deberes inherentes a su relación de

servicio, establecidos en la normativa vigente.



h) Las diferencias o conflictos personales o laborales aislados, de carácter pasajero, que se presenten en

un momento concreto y en el marco de las relaciones interpersonales, de forma tal que afecte el ámbito laboral pero que su finalidad no sea la destrucción o el deterioro de las partes implicadas en el suceso. i) Denegar justificadamente ascensos o reasignaciones, condición de propiedad, capacitaciones, permisos

o licencias, así como vacaciones, para los que no se cumplan con los requisitos de ley o los requerimientos institucionales según la necesidad del servicio. j) El estrés laboral, como respuesta fisiológica, psicológica y de comportamiento de un individuo que

intenta adaptarse y ajustarse a presiones internas y externas. k) El desgaste profesional, entendido como un estado de agotamiento emocional, despersonalización y

baja realización personal en el ámbito profesional. Artículo 5.- Sujetos. Cualquier persona que labore en la Asamblea Legislativa, con independencia de su tipo

de nombramiento y de la posición que ocupe dentro de la Institución, sea esta jerárquica o no, pueden ser sujetos activos o autores del acoso laboral, o bien, sujetos pasivos o víctimas de esta modalidad de violencia laboral. Serán sujetos partícipes aquellas personas que induzcan o favorezcan el acoso laboral, así como la persona que como representante patronal, omita cumplir los requerimientos o sanciones que se emitan en los términos del presente Protocolo. Capítulo II Medidas preventivas para la resolución de conflictos

Artículo 6.- Medidas preventivas. El Departamento de Recursos Humanos deberá establecer mecanismos de

prevención de los conflictos laborales en general y de las conductas de acoso laboral en particular, de manera permanente, mediante información virtual, boletines, afiches, comunicación en la revista digital, Portal Legislativo, charlas, seminarios, talleres, entre otros. Será su responsabilidad implementar programas institucionales estructurados de capacitación, con la finalidad de sensibilizar a la población legislativa en estas temáticas, así como desarrollar un programa de mediación e intervención de los conflictos laborales, con la finalidad de evitar que estos deriven en desavenencias mayores que generen faltas disciplinarias que deban ser objeto de sanción. El Departamento de Recursos Humanos, deberá incluir dentro del programa de inducción para los y las servidores/as de nuevo ingreso, información referida al presente protocolo de acoso laboral. Para tales efectos, la Administración dotará a este Departamento de los recursos necesarios para la implementación y desarrollo de dichos programas. Artículo 7.- Evaluación de riesgos. El Departamento de Servicios de Salud realizará evaluaciones de riesgos

psicosociales, con el fin de determinar su naturaleza y frecuencia en relación con el trabajo, para detectar posibles situaciones de riesgo que pudieran generar conflicto. Artículo 8.- Medidas alternas. Como parte de las medidas alternas a desarrollar y con la finalidad de atender

las controversias en forma ágil y dialogada de manera previa a la instrucción de un procedimiento administrativo disciplinario, se utilizará la mediación y conciliación como un mecanismo institucional para la resolución de conflictos. Para tales efectos, el Departamento de Recursos Humanos deberá instituir comisiones interdisciplinarias que cuenten con formación y capacitación en materia de resolución de conflictos en general y de abordaje del acoso laboral en particular.



Estas comisiones estarán conformadas por profesionales institucionales con capacitación en el tema de relaciones laborales y abordaje de conflictos, que cumplan con el perfil requerido y mantengan una posición imparcial, objetiva, asertiva y confidencial de los casos sometidos a su consideración. A solicitud de una o ambas partes y previo acuerdo de ambas, el jerarca administrativo en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, convocará a un equipo de integrantes de las comisiones de mediación, quienes atenderán la instrucción que les sea girada, para lo que se les facilitará el tiempo y espacio necesarios para el abordaje del caso concreto. Artículo 9.- Acuerdo de mediación. El proceso de mediación se desarrollará cuando exista consentimiento de

las partes y se cumplan los criterios de admisibilidad y conciliabilidad. Los acuerdos que se tomen serán de acatamiento obligatorio para las personas involucradas y carecerán de recurso ulterior, por lo que tendrán valor de cosa juzgada. Capítulo III Instrucción del procedimiento administrativo disciplinario para casos de acoso laboral

Artículo 10.- Conformación de la comisión instructora y plazo del nombramiento. El Directorio Legislativo y/o

el Director Ejecutivo de la Institución conformarán una comisión instructora del procedimiento, que tendrá como responsabilidad realizar la investigación e instrucción de los casos de acoso laboral que sean denunciados. Esta comisión estará integrada por tres miembros y sus respectivos suplentes: a) un profesional en recursos humanos, b) un profesional en el área de la salud, de la psicología o del trabajo social y; c) un profesional en derecho. Éste último velará por el respeto al debido proceso. Su nombramiento será por un plazo de tres años renovables y la Administración le brindará la capacitación y el apoyo necesario para la ejecución de las labores encomendadas. Artículo 11.- Atribuciones y potestades de la comisión instructora. Serán atribuciones y potestades de la

comisión instructora:

a) Recibir las denuncias por acoso laboral que le sean trasladadas por la Dirección Ejecutiva o el Directorio Legislativo e iniciar la investigación preliminar cuando corresponda;

b) Levantar el expediente e instruir el procedimiento administrativo disciplinario en razón de las denuncias presentadas y de conformidad con el procedimiento previsto en el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, No. 6227;

c) Recibir las pruebas ofrecidas por las partes y recabar las que fueron admitidas;

d) Verificar que el asunto se tramite con celeridad y eficiencia;

e) Garantizar el derecho de defensa y del debido proceso a la persona investigada, así como la confidencialidad del mismo;

f) Proponer las medidas cautelares necesarias para el efectivo desarrollo del procedimiento, las cuales serán adoptadas por el Director Ejecutivo o el Directorio Legislativo según corresponda;

g) Brindar un dictamen final y remitir el expediente al Director Ejecutivo o al Directorio Legislativo según corresponda, quienes serán los encargados de dictar el acto final del procedimiento de conformidad con sus competencias.

Artículo 12.- Denuncia. Las denuncias por acoso laboral se presentarán ante la Dirección Ejecutiva y como

mínimo deberán contener:



a) lugar y fecha de la denuncia

b) nombre y calidades completas de la persona denunciante e identificación de la persona denunciada

c) identificación precisa de la relación laboral entre la persona denunciante y denunciada

d) descripción de los hechos, con mención exacta o aproximada de fechas

e) ofrecimiento de los medios de prueba que sirvan de apoyo a la denuncia e indicar su ubicación para efectos de evacuación

f) señalamiento de medio o lugar para atender notificaciones y

g) firma de la persona denunciante. Cuando la denuncia no cumpla con los requisitos señalados, la comisión instructora ordenará subsanarla, para ello prevendrá a la persona denunciante que indique los requisitos omitidos o incompletos, o bien, que aclare los hechos confusos o contradictorios. Artículo 13.- De la abstención y recusación. Cuando de conformidad con lo dispuesto en los artículos 230 y

siguientes de la Ley General de la Administración Pública, No. 6227, un miembro de la Comisión Instructora tenga que separarse del conocimiento de un caso determinado, se recurrirá a los institutos de la abstención o recusación y se sustituirá por su respectivo suplente, de conformidad con la especialidad profesional requerida. Artículo 14.- De las garantías procesales. El procedimiento se instruirá de conformidad con las normas

contenidas en el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública, No. 6227, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa de la persona denunciada, lo que incluye la posibilidad de contar con patrocinio letrado. La persona denunciante será tenida como parte del procedimiento y podrá participar activamente del mismo, de manera personal o por medio de su representante legal. El procedimiento deberá realizarse con la intención de lograr un máximo de celeridad y eficiencia, y en cumplimiento de los plazos establecidos al efecto. Los períodos de cierre técnico de la Institución suspenderán dichos plazos. Artículo 15.- Confidencialidad. Será obligatorio guardar total confidencialidad en el trámite de la instrucción

del procedimiento. Cualquier infidencia de quienes integren la comisión, de los testigos o de cualquiera de las personas que tengan participación directa en el proceso, se considerará falta de servicio de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa. Artículo 16.- Traslado de la denuncia. El traslado de la denuncia se realizará con el acto de apertura del

procedimiento administrativo disciplinario, el cual incluirá necesariamente y como mínimo, una intimación puntual de los hechos que se investigan, con referencia expresa de la normativa que se considere infringida con los hechos denunciados y las eventuales sanciones disciplinarias a aplicar en caso de encontrar a la persona denunciada culpable de las faltas que se le imputan. En este mismo acto se podrá programar la audiencia oral y privada dispuesta en el artículo 18 del presente Protocolo. Con este traslado se le concederá a la persona denunciada, un plazo de cinco días hábiles para que se refiera a todos y cada uno de los hechos que se le imputan y para que ofrezca la prueba de cargo y descargo que considere pertinente, la cual podrá ser evacuada por la Comisión previamente a la realización de la comparecencia oral y privada dispuesta en el artículo siguiente, siempre que sea puesta en conocimiento de las partes con la antelación debida. También se requerirá que se señale lugar para notificaciones. En caso que la persona no ejerza su defensa, el proceso continuará hasta concluirse definitivamente con el acto final.



Artículo 17.- Comparecencia oral y privada. Una vez recibida la respuesta del demandado al traslado a la

denuncia, se realizará una comparecencia oral y privada con la comisión instructora, la cual se regirá por lo dispuesto en los artículos 308, siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública, No. 6227, la cual deberá programarse con al menos quince días hábiles de anticipación. En dicha audiencia se admitirá y recibirá toda la prueba que no hubiere sido programada con anterioridad y se oirán los alegatos y conclusiones de las partes. Artículo 18.- Medidas preventivas y cautelares. Se considerarán medidas preventivas y cautelares, aquellas

acciones que tienen como objetivo facilitar la investigación y la paralización inmediata de la situación de conflicto. Podrán ser solicitadas en cualquier etapa del proceso, de oficio o a instancia de parte, previa recomendación de la Comisión Instructora al Director Ejecutivo o Directorio Legislativo, según corresponda, para su adopción. La medida podrá acordarse sin previa audiencia y su duración no podrá superar el plazo dispuesto para la instrucción del procedimiento. Se tomarán como medidas preventivas y cautelares las siguientes:

a) Suspensión con goce de salario del servidor/a denunciado/a

b) Traslado temporal de la persona denunciada

c) Traslado de la persona denunciante, con su consentimiento o a solicitud de sus representantes legales, o de algún testigo, cuando exista relación de subordinación o cuando se presuma la continuación de las aparentes conductas de acoso laboral

d) Cambio en la supervisión de las labores de la persona denunciante, cuando la persona denunciada sea su superior inmediato. La supervisión podrá ser efectuada por otro servidor/a de superior jerarquía

e) Otras medidas que recomiende la comisión instructora, siempre que garanticen los derechos de las partes, guarden proporción y legalidad, y siempre que no afecte el servicio público que se brinda.

Artículo 19.- De la valoración de la prueba. Los medios de prueba podrán ser todos aquellos permitidos por el

derecho público y su valoración se realizará de conformidad con las reglas de la sana crítica. No obstante lo anterior, para la valoración de la misma se podrá tomar en consideración todos los elementos indiciarios y directos aportados por las partes. De igual manera se podrá considerar el estado emocional de las personas denunciante y denunciada, así como su desempeño, cumplimiento y dinámica laboral. Artículo 20.- Dictamen final de la comisión instructora. Una vez instruido el correspondiente procedimiento

disciplinario, la comisión instructora deberá emitir un dictamen final razonado que podrá servir de base para el dictado del acto final por parte de las jerarquías correspondientes. Dicho informe deberá contener como mínimo:

a) Número y fecha de resolución

b) Nombre de la o las personas denunciantes y de la persona o personas denunciadas;

c) Un apartado de resultandos donde se indique el procedimiento seguido en la etapa de instrucción

d) Una descripción de los hechos probados

e) Una descripción de los hechos no probados



f) Un apartado de considerandos de hecho y de derecho que justifiquen claramente las conclusiones a las que se arriba a partir de la instrucción realizada

g) Un detalle de las normas infringidas y de las eventuales sanciones o recomendaciones a aplicar

h) En caso de existir voto de minoría, deberá consignarse el razonamiento respectivo. Artículo 21.- Imposibilidad de conciliación durante el proceso de instrucción. Durante el transcurso de la

instrucción del procedimiento administrativo disciplinario por acoso laboral no habrá etapa de conciliación. Artículo 22.- Garantía del denunciante y testigos. Ninguna persona que, amparada en el presente Protocolo

haya denunciado acoso laboral o haya comparecido como testigo de las partes, podrá ser objeto de represalia por ese motivo. Artículo 23.- Sanciones disciplinarias. Las sanciones disciplinarias por acoso laboral comprobado, se

aplicarán según la gravedad del hecho y la condición jerárquica de la persona denunciada, en concordancia con lo dispuesto en la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, No. 4556, el Estatuto del Servicio Civil, No. 1581, el Código de Trabajo, Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa, Reglamento al Estatuto del Servicio Civil y cualquier otra disposición normativa que regule la materia. Artículo 24.- Sanciones alternas. En caso de que ante la comisión de una falta disciplinaria deba imponerse

una amonestación escrita o una suspensión sin goce de salario, podrán aplicarse sanciones alternas por una única vez, sea a solicitud de la persona denunciada, por decisión del superior jerárquico o por recomendación de la Comisión Instructora. Para la aplicación de esta alternativa es necesario:

a) que la persona denunciada haya reconocido la comisión de la falta.

b) que la persona denunciada se haya caracterizado por un buen desempeño en el pasado, contando con un expediente sin ninguna otra falta análoga cometida

c) que las sanciones alternas recomendadas no sean más gravosas que la sanción original que se le debería aplicar.

Artículo 25.- Medidas complementarias de tratamiento. La persona sancionada podrá solicitar o la comisión

instructora podrá recomendar, medidas complementarias de tratamiento, con la finalidad de orientar el comportamiento de la persona denunciada y de abordar la situación de conflicto existente. Dichas medias podrán contemplar:

a) Asesoría u orientación

b) Tratamiento psicológico individual o grupal

c) Terapias alternativas grupales o individuales

d) Capacitación

e) Cualesquier otra que brinde una alternativa de abordaje a la situación que se presenta

f) La aplicación de cualquiera de estas medidas deberá contemplar el seguimiento necesario del jerarca, para comprobar su efectivo cumplimiento.

Artículo 26.- Derecho de la persona denunciante para recibir atención psicológica. Se le garantiza a la

persona denunciante el derecho a solicitar y obtener en cualquier momento, atención profesional en el



Servicio de Psicología del Departamento de Servicios de Salud de la Asamblea Legislativa, a fin de brindar apoyo para su restablecimiento psicológico. Artículos 27.- Recursos. El dictamen final de la comisión instructora carecerá de recursos por tratarse de un

acto que no tiene efectos sobre la esfera jurídica de las personas investigadas. Será recurrible el acto final adoptado por el jerarca correspondiente, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 342 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública, No. 6227. Artículo 28.- Reincidencia. En caso que la persona denunciada se le haya impuesto una sanción previa y

reincida en la misma infracción dentro del período de doce meses siguientes a la primera, se hará acreedora de la sanción superior inmediata, de conformidad con el Régimen de medidas disciplinarias establecido en la Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, No. 4556, el Estatuto del Servicio Civil, No. 1581, el Código de Trabajo, el Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa, el Reglamento al Estatuto del Servicio Civil y cualquier otra disposición normativa que regule la materia. Capítulo IV Disposiciones finales

Artículo 29.- Denuncias falsas. Quien denuncie falsamente por acoso laboral, podrá incurrir, cuando así se

tipifique, en cualquiera de las conductas propias de la difamación o la injuria, según lo dispuesto en el Código Penal. Artículo 30.- Vigencia y publicidad del protocolo. Este protocolo deberá ser aprobado por el Directorio

Legislativo y rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta. Será obligación de la Administración difundir su texto para conocimiento de la población legislativa mediante los instrumentos de comunicación institucional disponibles.

Asimismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del presente cuerpo normativo, se designa a las funcionarias Alejandra Cruz Bolaños, cédula Nº 1-778-743; Ana Julia Araya Alfaro, cédula Nº 2-354-373 y Kattia Jiménez Porras, cédula Nº 1-771-031 como miembros de la Comisión Instructora del Procedimiento, por un plazo de tres años renovables a partir de la publicación del documento en el diario oficial La Gaceta. Se encarga a los directores de los departamentos de Recursos Humanos, Servicios de Salud y Asesoría Legal para que propongan el nombre de los eventuales suplentes de las funcionarias. Se instruye a la Administración para que ofrezca la colaboración necesaria a la Comisión Instructora del Procedimiento para su efectiva labor y que difunda esta normativa por los canales correspondientes. -431-

ARTÍCULO 28.- Se conoce oficio DRPPP-339-13, con fecha 17 de abril del 2013, suscrito por la señora Karla Granados Brenes, Directora del Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo, mediante el cual remite oficio AA2-0542-13 enviado por el señor Rafael Arias Fallas, Director Asistente del Alcalde de la Municipalidad de San José, en el cual le informa la no autorización del uso del bulevar Ricardo Jiménez Oreamuno para la instalación de las móviles de televisión para el próximo 1 de mayo del presente año.



El señor Arias le remite copia del oficio U.S.V.-230-2013 suscrito por la señora Magaly Camacho Carranza, Jefa de Seguridad quien menciona el informe del oficio C.I.E.-012, suscrito por el señor Mario Martínez Bolívar, Coordinador del Comité Institucional de Emergencias de la Asamblea Legislativa. La señora Camacho le indica al señor Arias que si se instalan las móviles de los canales de televisión “no se le podría brindar las mejores condiciones de seguridad a las personas participantes en la sesión solemne”. Agrega que desde hace varios años su dependencia con la autorización de la Dirección Ejecutiva; ha venido coordinando los permisos con la Municipalidad de San José acatando las disposiciones del Comité Institucional de Emergencias de la Asamblea Legislativa, con el fin de que medios informativos instalen sus equipos sin afectar el paso peatonal, ni obstaculizar las salidas de los puestos 4,5 y 6 para enfrentar cualquier eventualidad. Es necesaria una acción, ya que todos los canales de televisión recibieron las indicaciones de nuestra parte para poder cumplir con la labor informativa el 1 de mayo, respetar el espacio de libre tránsito en el bulevar y no obstaculizar en caso de evacuación. Por lo anterior, solicita instrucciones al respecto para informarle a los medios con la debida antelación, en caso de que no se puedan ubicar las móviles en el bulevar, lo cual tendrá un efecto negativo para la institución y la administración de la Asamblea Legislativa. SE ACUERDA: Tomando en cuenta que la difusión de las sesiones del primero de mayo es un servicio de interés público, instruir al Coordinador de la Comisión Institucional de Emergencias para que implemente un plan de contingencia a fin de que la instalación de las móviles de los medios de comunicación se ubiquen en el bulevar Ricardo Jiménez Oreamuno, sin que ello implique que se vea comprometida la seguridad de los participantes en las diferentes actividades que se organizan en las diferentes edificaciones. Lo anterior en virtud de la imposibilidad material de tener acceso a otro espacio para este fin. ACUERDO FIRME. -399-

ARTÍCULO 29.- Se conoce oficio As. Leg. 246-2013, con fecha 16 de abril del 2013,

suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al oficio Pte. Alg. 434-VEGC, donde se solicita proceder con la confección de la resolución y formalización para el traslado horizontal de la señora Denise Mora López del Sistema Nacional de Radio y Televisión (SINART) a esta



Institución, instruido por el Directorio Legislativo en la sesión ordinaria Nº 151-2012 del día 11 de diciembre de 2012, en su artículo 35.

Al respecto, la señora Marín Jiménez plantea lo siguiente:

1. Trámite previo a la elaboración y formalización de la resolución de traslado

horizontal:

Con oficios As. Leg. 931-2012 de 20 de diciembre de 2012 y As. Leg. 021-2013 de 22 de enero de 2013, le fue solicitada a la señora Karla Granados Brenes, Directora del Departamento de Relaciones Públicas, Prenda y Protocolo, información a fin de proceder a confeccionar el convenio requerido. Pese a lo anterior, al día 4 de marzo del 2013, aún no se contaba con la información solicitada, por lo que procedieron a ponerse en contacto vía telefónica con la señora Denise Mora López, a quien se le explicó la situación y la urgencia de contar con dicha documentación para su análisis y posterior formalización de su convenio, documentación que nos quedó de aportar en cuanto la tuviera en su poder. El día 19 de marzo del 2013, le fue remitido a la señora Mora López, un correo electrónico donde se le hacía un recordatorio de la información solicitada para proceder de conformidad con lo instruido; no obstante, y al no obtener respuesta, el día 2 de abril de 2013, se le envía otro correo electrónico a dicha servidora, donde se le señalaba que en virtud del tiempo que había transcurrido y aún no contábamos con la información requerida para cumplir con lo ordenado por el Directorio Legislativo, se le solicitaba nos indicara si aún persistía el interés en formalizar su traslado porque en caso contrario se debía comunicar a dicho Órgano. Este mismo día y por correo electrónico, la señora Mora López, les comunica que persiste el interés en que se realice su traslado, pero que el problema se había dado con los documentos que se le había solicitado al SINART; sin embargo, les indica que ya los tenía en su poder y que esperaba entregarlos en el transcurso del día. No fue hasta el día 3 de abril de 2013, a las 17:11 horas, que la señora Kattia Zúñiga Delgado, funcionaria de ese despacho, les remite vía correo electrónico los documentos relacionados con el traslado de dicha funcionaria y señala que en el transcurso del día siguiente estaría enviando los documentos originales, los que fueron recibidos el día 4 de abril de 2013 a la 01:49 P.M. Así las cosas, se procedió a la revisión de dicha documentación.

2. Sobre la creación y el régimen de empleo del Sistema Nacional de Radio y

Televisión S.A. (SINART)

Con la aprobación de la Ley Nº 8346, denominada Ley Orgánica del Sistema Nacional de Radio y Televisión Cultural, se produjo la transición de una institución pública a una empresa pública, lo cual generó un cambio en el régimen laboral de los servidores de la institución, pasando de una relación estatutaria a una regida por el derecho laboral



común, quedando derogadas las normas que regían las relaciones entre esa institución y sus servidores.

Se tiene que en el transitorio II de la citada ley, señala que al momento de su aprobación, todos los funcionarios del SINART contratados antes de agosto del 2002, conservarían todos sus derechos laborales referentes a antigüedad, garantías sociales y propiedad de cargos.

Así las cosas, se establece para los trabajadores del SINART S.A. un régimen de empleo distinto del que rige para la administración pública, el cual se da como consecuencia directa de la transformación del antiguo SINART, a una entidad organizada conforme a las disposiciones de derecho privado. Incluso, su propia Ley Orgánica en el artículo 2, la define como una empresa pública, con personalidad jurídica y patrimonio propios, regida por el derecho común.

De manera puntual señala, en lo que interesa, el artículo 2 de cita lo siguiente:

“Artículo 2°- Naturaleza jurídica. Créase una empresa pública, con personalidad jurídica y patrimonio propios, bajo la razón social de Sistema Nacional de Radio y Televisión Sociedad Anónima, denominación que podrá abreviarse SINART, S.A. (…) El Derecho Privado regulará su actividad y los requerimientos de su giro, conforme al segundo párrafo del artículo 3 de la Ley General de Administración Pública, Nº 6227, de 2 de mayo de 1978. En materia de control, la empresa se regirá por el Derecho Público, según esta Ley y las disposiciones de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.”

Como se observa, de conformidad por lo dispuesto por su misma Ley Orgánica, el SINART se rige por el derecho privado, siendo que el derecho público le resulta de aplicación únicamente para efectos de control. Así las cosas, de acuerdo con lo señalado en el artículo 2 de cita, así como en los artículos 3, inciso 2, 111 inciso 3 y 112 inciso 2 y 3 de la Ley General de la Administración Pública, el régimen de empleo público de una empresa constituida como sociedad anónima, como es el caso del SINART S.A., se rigen, en principio, por el derecho laboral común. (Dictamen C-453-2007 del 17 de diciembre de 2007, Procuraduría General de la República)

De igual manera, se desprende del dictamen C-453-2007 de la Procuraduría General de la República, que la Sala Constitucional en su voto Nº 244-2001 de las 14:46 horas del 10 de enero de 2001, reitera el criterio externado en la sentencia número 4453-200 de las 14:56 horas del 24 de mayo de 2000, donde admite que de conformidad con los numerales 191 y 192 constitucionales, en el caso de las empresas públicas dedicadas a una actividad netamente comercial, su régimen de empleo debe someterse al derecho laboral privado.



En el caso del SINART S.A., si bien la actividad que desarrolla es de interés público, su propia ley constitutiva, es clara al señalar que el derecho privado regulará su actividad, y los requerimientos de su giro, conforme al segundo párrafo del artículo 3 de la Ley General de la Administración Pública, el cual expresa “ El derecho privado regulará la actividad de los entes que por su régimen de conjunto y los requerimientos de su giro puedan

estimarse como empresas industriales o mercantiles comunes” por consiguiente su régimen es laboral. Partiendo de lo anterior, resultaría jurídicamente improcedente, reencauzar al derecho público las relaciones laborales de dicha empresa.

3. De la posibilidad de formalizar un traslado horizontal con el Sistema Nacional de

Radio y Televisión S.A. (SINART)

De conformidad con lo estipulado en el artículo 22 de la citada Ley Orgánica, se dispone la exclusión del SINART S.A. del ámbito de aplicación de la Ley Nº 8131, Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, de 18 de setiembre de 2001; es decir, al SINART S.A., no lo cubre el ámbito de la autoridad presupuestaria, y por ende, no le es de aplicación lo establecido en el decreto número 22317-MP-H-MIDEPLAN, el cual señala:

“La Autoridad Presupuestaria autorizará los traslados de plazas, ocupadas o vacantes, entre los Ministerios, Instituciones y Empresas Públicas, cubiertas por su ámbito”.

Por su parte la Procuraduría General de la República, en dictamen C-107-2010 de 19 de mayo de 2010 manifiesta:

“Por su parte la Circular STAP-880-94, en lo que nos interesa dispone:

“El Decreto Ejecutivo Nº 22317-MP-H MIDEPLAN de 18 de julio de 1998, derogó el Decreto Ejecutivo Nº21238-H, el cual a su vez faculta a la Autoridad Presupuestaria para que autorice los traslados de plazas, ocupadas o vacantes entre los Ministerios, Instituciones y Empresas Públicas, cubiertas por su ámbito. La Autoridad Presupuestaria, en acuerdo firme Nº 22887, adoptado en cesión Nº 86-8 de 28 de noviembre de 1998 estableció “Se delega en la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria las funciones que establece el artículo 2º del D.E. 22317-MP-H MIDEPLAN, para que autorice el traslado de plazas ocupadas o vacantes entre los Ministerios, Instituciones y Empresas Públicas, cubiertas por el ámbito de la Autoridad Presupuestaria…”

Por lo expuesto, se tiene claro que uno de los requisitos indispensables para realizar este tipo de traslados, es encontrarse bajo la tutela de la autoridad presupuestaria. En el caso que nos ocupa, el SINART S.A. no cumple con lo dispuesto en el decreto N Nº22317-MP-H MIDEPLAN y la circular STAP-880-94, de encontrarse dentro de las instituciones reguladas por la autoridad presupuestaria. Así las cosas, podemos concluir que:



El SINART S.A. se rige por el derecho privado, por lo que su régimen de empleo es meramente laboral, por lo tanto, carece de fundamento jurídico la aplicación del derecho público a las relaciones laborales de dicha empresa. En el caso de la señora Mora López, se tiene que labora para dicha Institución desde el 1 de febrero del 2008, según constancia UP-106-2013, emitida por la señora Lorena Artavia Álvarez, Jefa de Recursos Humanos del SINART S.A., con lo cual se encuentra excluida de lo dispuesto en el transitorio II, de la citada Ley Orgánica. El SINART S.A. no cumple con el requisito estipulado en el Decreto Nº22317-MP-H MIDEPLAN y la circular stap-880-94, ya que no está sujeto a dispuesto por la autoridad presupuestaria. Ante este panorama y con fundamento en la normativa citada, se tiene que es jurídicamente improcedente realizar el pretendido traslado horizontal de la señora Denise Mora López. SE ACUERDA: Con base en el criterio exteriorizado por Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio As. Leg. 246-2013, dejar sin efecto el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 35 de la sesión No. 151-2012, donde se acordó el traslado horizontal de la señora Denise Mora López del Sistema Nacional de Radio y Televisión (SINART) a la Asamblea Legislativa. No obstante lo anterior, se acuerda mantener vigente el acuerdo tomado en el inciso 2, artículo 24 de la sesión No. 047-2011, donde se autorizó el convenio interinstitucional para el préstamo de la señora Mora López hasta el 30 de abril del 2014. ACUERDO FIRME. -411, 423-

ARTÍCULO 30.- Se conoce oficio As. Leg. 245-2013, con fecha 16 de abril del 2013, suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 4 de la sesión No. 162-2013, relativo a la solicitud de la señora Laura López Salazar y el pago del tiempo laborado.

De acuerdo con la documentación aportada, se indica que la señora Laura López Salazar fue nombrada por el Directorio legislativo en el puesto No. 048192 de Profesional 2B, en sustitución a partir del 1 de agosto de 2012 y mientras la titular del puesto disfrute del permiso sin goce de salario. Asimismo en el artículo donde es nombrada se establece que el anterior nombramiento queda sujeto a la verificación de los requisitos por parte del Departamento de Recursos Humanos.



De conformidad con el nombramiento realizado, la señora López inició labores en el Departamento de Servicios Técnicos a partir del 1 de agosto del 2012, laborando por el espacio de 21 días, en horario normal, realizando labores propias del cargo y de los cual hay prueba suficiente y no hay discusión alguna. Que mediante acuerdo tomado en sesión No. 131-2012 del 21 de agosto de 2012, el Directorio Legislativo decide dejar sin efecto dicho nombramiento por las siguientes razones:

A.- Que el Departamento de Recursos Humanos, una vez revisados los atestados personales de la servidora, acreditados en fecha 13 de agosto, constata que no cumple con los requisitos académicos legales y de experiencia que requiere dicha clase; sin embargo cumple con los requisitos para la clase de técnico 2. B.- Que en la declaración jurada de parentesco se consigna que dicha servidora es familiar (hija) de la funcionaria María Fullmen Salazar Elizondo y que ambos puestos son del Departamento de Servicios Técnicos.

Al respecto la exfuncionaria solicita que se le cancele el salario de los 21 días laborados de buena fe y de acuerdo al nombramiento, ya que el cese no puede ser retroactivo. Asimismo solicita que en caso de no liquidársele el monto de salario por el tiempo laborado, que le sea agotada la vía administrativa para acudir a otra vía. Al respecto, el artículo 192 de la Constitución Política establece claramente que el nombramiento de los servidores públicos debe ser hecho a base de idoneidad comprobada, que se determinará por el procedimiento de selección que se haga con base en el Estatuto del Servicio Civil. El nombramiento que se hace conforme a la ley, es el acto administrativo necesario e indispensable para que se puedan originar derechos y obligaciones entre un servidor y el Estado, y se materializa por el acuerdo de nombramiento correspondiente. (...) Es la idoneidad comprobada, la que debe inspirar la contratación de funcionarios del Estado, sin que se pueda argumentar derecho adquirido alguno, al margen del procedimiento legal, toda vez que el error no crea derecho como reiteradamente se ha dicho..." (Voto 1749-91 de las 14:50 horas

del 5 de setiembre de 1991, Recurso de Amparo interpuesto por G.C.G. contra Ministerio de Educación Pública) El artículo 34 constitucional prohíbe dar aplicación retroactiva a las normas jurídicas cuando ello perjudique al administrado. La Constitución Política, conforme con la terminología clásica, utiliza el concepto de "derechos adquiridos" y "situaciones jurídicas consolidadas" como límites a la aplicación retroactiva de las normas.



Al respecto, la Sala Constitucional ha señalado que “…si el trabajo se concibe como un derecho del individuo cuyo ejercicio beneficia a la sociedad y que en cuanto a la persona garantiza una remuneración periódica, no podría aceptarse que el Estado reciba ese beneficio sin entregar al trabajador nada a cambio o entregándole tardíamente lo que corresponde, por lo que el salario como remuneración debida al trabajador en virtud de un contrato de trabajo, por la labor que haya efectuado o deba efectuar o por los servicios que haya prestado o deba prestar, no es solo una obligación del empleador, sino un derecho constitucionalmente protegido” (voto n° 5138- 94 de las 16:57 horas, del 7 de

setiembre de 1994).

El salario es la contraprestación del trabajo; pues, al ser el contrato de trabajo a título oneroso, exige como elemento esencial el pago del mismo. Así, el salario se considera principalmente como el equivalente del trabajo para el trabajador; y compensador de la producción del servicio recibido o actividad desarrollada en cuanto al patrono o que lo abona. En el caso que nos ocupa, con vista en la información que se remite, le queda claro a esa Asesoría Legal que la señora Laura López Salazar, laboró para la Institución durante 21 días tiempo durante el cual se presentó a laborar y realizó las funciones que le encargó su superior. En caso que la administración no le pagara el tiempo laborado a la exfuncionaria, podría constituirse un enriquecimiento ilícito en favor de la administración ya que se realizó el trabajo asignado a la servidora López Salazar lo que conlleva a un pago por el servicio prestado; no obstante, si se le cancelara el salario de acuerdo al nombramiento, en el puesto de Profesional 2B, se estaría otorgando un pago indebido por no tener requisitos para ocupar la plaza en cuestión. Por lo anterior esa Asesoría Legal recomienda que se le cancelen el salario correspondiente a la exfuncionaria Laura López Salazar, por haber laborado para la Institución durante 21 días. El salario deberá calcularse de acuerdo al nivel profesional que ella ostenta, sea técnico 2 de acuerdo al análisis hecho por el Departamento de Recursos Humanos. SE ACUERDA: Con base en el criterio exteriorizado por el Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio As. Leg. 245-2013, instruir al Departamento de Recursos Humanos, a fin de que gestione el pago del salario a la señora Laura López Salazar por el tiempo laborado (21 días). Lo anterior en el entendido de que dicho pago deberá realizarse en la categoría de Técnico 2. ACUERDO FIRME. -412-




suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual indica que en su función de órgano instructor de los procedimientos administrativos disciplinarios han logrado determinar la existencia de algunas inconsistencias en el Reglamento Autónomo de Servicios que permite a algunos servidores reiterar de manera frecuente e improcedente sus faltas y ausencias, sin hacerse acreedores de eventuales sanciones mayores, haciendo nugatorio el principio de gradualidad. Por lo anterior, respetuosamente solicita se sirva elevar a conocimiento del Directorio Legislativo la presente propuesta de reforma del Reglamento Autónomo, con la finalidad que sea revisada y aprobada por dicha instancia, para luego ser remitida a conocimiento y homologación de la Dirección General del Servicio Civil y a la Imprenta Nacional para su publicación. Las modificaciones serían las siguientes:

i. Los artículos 51 y siguientes disponen las sanciones para las faltas disciplinarias en general, con excepción de las ausencias y llegadas tardías. En este sentido, el artículo 54 dispone la gradualidad cuando un servidor haya sido amonestado por tres faltas disciplinarias de la misma naturaleza, dentro de un mismo mes calendario; situación que lo hace inaplicable ya que por los plazos de ley, los procedimientos administrativos pueden durar hasta dos meses y las sanciones no se aplican hasta tanto no se haya substanciado dicho procedimiento. Por lo anterior, se sugiere ajustar la redacción del inciso a) del artículo 54 para que se lea de la siguiente manera:

“Artículo 54.- La suspensión del trabajo se aplicará hasta por ocho días y sin goce de salario, una vez que se haya oído al interesado y a los compañeros (as) de trabajo que él indique, en los siguientes casos: a) Cuando el servidor (a), después de haber sido amonestado por escrito, incurra, dentro de un período de tres meses a partir de la sanción correspondiente, en una nueva infracción a las disposiciones enumeradas en el artículo 52 anterior; y, (…)”

ii. Los artículos 56 y siguientes establecen las medidas disciplinarias para

casos particulares de ausencias y llegadas tardías. El artículo 57 establece las reglas para sancionar dichas faltas dentro del período de un mes calendario (incisos a, b, c y d) o bien, cuando las ausencias sean consecutivas aunque se presenten en meses diferentes (inciso e).



No obstante lo anterior, no existe figura de reincidencia o reiteración, lo que permite que algunos servidores se aprovechen de dicho vacío normativo y se ausenten, en forma reiterada, todos los meses, ya que la sanción a aplicar no es más que una llamada de atención verbal. Por lo tanto sugerimos la creación de un artículo 57 bis que disponga:

“Artículo 57 bis.- Es reincidente el servidor que incurra de nuevo en una ausencia injustificada dentro de los tres meses siguientes a la comisión de otra por la que fue sancionado, de conformidad con el artículo 57 de este Reglamento. Al reincidente se le aplicará la sanción inmediata más grave según lo dispuesto en el presente artículo, excepto si la última falta diere mérito para una sanción más severa: a) Por una segunda ausencia, el servidor se hará acreedor

de una suspensión sin goce de salario hasta por ocho días;

b) Por una tercera ausencia, despido sin responsabilidad patronal.”

En ese mismo sentido se conoce oficio As. Leg. 260-2013, con fecha 22 de abril del 2013, suscrito por la señora Reyna J. Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual, en adición al oficio As. Leg. 238-2013 del 16 de abril de 2013, manifiesta que en razón de una serie de errores materiales -en los que se consigna de forma incorrecta la referencia que se hace a otros numerales del mismo cuerpo reglamentario-, se requiere ajustar los artículos 16, 18, 19 y 35 inciso m) del Reglamento Autónomo de Servicio de la Asamblea Legislativa, en los siguientes términos:

Artículo 16 párrafo tercero: donde dice artículo 53, debe leerse correctamente artículo 56 del presente Reglamento;

Artículo 18: para que se lea artículo 57 en lugar de artículo 54;

Artículo 19, párrafo segundo: donde dice artículo 55 se debe leer correctamente artículo 58; y,

Artículo 35 inciso m): para que se lea correctamente artículo 82 en lugar de artículo 79 del presente Reglamento.

En caso de aprobarse la presente propuesta, el asunto deberá ser trasladado a la Dirección General del Servicio Civil para su correspondiente homologación y posteriormente a la Imprenta Nacional para su publicación.



SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el Departamento de Asesoría Legal mediante oficios As. Leg. 238-2013 y As. Leg.

260-2013, avalar las siguientes modificaciones a los artículos 54 y 57 bis del Reglamento Autónomo de Servicios de la Asamblea Legislativa, para que se lean de la siguiente manera:

“Artículo 54.- La suspensión del trabajo se aplicará hasta por ocho días y sin goce de salario, una vez que se haya oído al interesado y a los compañeros (as) de trabajo que él indique, en los siguientes casos: b) Cuando el servidor (a), después de haber sido amonestado por escrito, incurra, dentro de un período de tres meses a partir de la sanción correspondiente, en una nueva infracción a las disposiciones enumeradas en el artículo 52 anterior; y, (…)”

“Artículo 57 bis.- Es reincidente el servidor que incurra de nuevo en una ausencia injustificada dentro de los tres meses siguientes a la comisión de otra por la que fue sancionado, de conformidad con el artículo 57 de este Reglamento. Al reincidente se le aplicará la sanción inmediata más grave según lo dispuesto en el presente artículo, excepto si la última falta diere mérito para una sanción más severa: a) Por una segunda ausencia, el servidor se hará

acreedor de una suspensión sin goce de salario hasta por ocho días;

b) Por una tercera ausencia, despido sin

responsabilidad patronal.”

Asimismo, se acuerda ajustar los artículos 16, 18, 19 y 35 inciso m) del citado reglamento para que se lean de la siguiente manera: Artículo 16 párrafo tercero: donde dice artículo 53, debe leerse

correctamente artículo 56 del presente Reglamento;

Artículo 18: para que se lea artículo 57 en lugar de artículo 54;

Artículo 19, párrafo segundo: donde dice artículo 55 se debe leer correctamente artículo 58; y,

Artículo 35 inciso m): para que se lea correctamente artículo 82 en lugar de artículo 79 del presente Reglamento.

Se encarga al Departamento de Asesoría Legal para que tramite el visto bueno por parte de la Dirección General de Servicio Civil.



Posterior a ello, se encarga a la Administración a gestionar la publicación en el diario oficial La Gaceta. ACUERDO FIRME. -413, 478-


suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 3 de la sesión No. 165-2013, en relación al punto 4 del por tanto del citado acuerdo, donde se le solicita que remita un informe sobre el procedimiento a seguir en cuanto a las posibles faltas penales cometidas por el diputado José Joaquín Porras Contreras, todo a la luz de la irregularidades derivadas del mal uso de los vehículos y recursos institucionales citados en el oficio As. Leg.- 189-2013.

Sobre el particular manifiesta que esa Asesoría Legal en el oficio

As.Leg.189-2013 del 19 de marzo del 2013, no hizo mención acerca de la posible comisión de delitos penales, de parte de funcionarios legislativos o del señor diputado Porras Contreras.

Ahora bien, si de la lectura del informe arriba indicado, el Directorio Legislativo considera que sí se pudieron cometer faltas que constituyan delitos penales, lo procedente sería plantear las denuncias ante las autoridades judiciales correspondientes, es decir ante el Ministerio Público, con las pruebas que sustenten la comisión del hecho punible, de modo que permita a ese ente, comprobar la comisión y proceder de conformidad. SE ACUERDA: Trasladar al Ministerio Público la investigación preliminar realizada al legislador José Joaquín Porras Contreras, con el fin de que este determine si eventualmente existe alguna falta que pueda configurar un delito. ACUERDO FIRME. -Pte.Aleg.465-


suscrito por la señora Reyna Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 17 de sesión No. 156-2013, en el cual se acordó la modificación de los artículos 1 y 7 del Reglamento de Ausencias de los diputados, a fin de resolver y ajustar dichas normas al actual Reglamento de la Asamblea Legislativa.

Mediante correo electrónico de fecha 5 de marzo del presente año, el señor Marco William Quesada, Director del Departamento de la Secretaría del Directorio solicita que en el párrafo segundo del artículo 1 se incorpore la expresión “Primera”, a fin de evitar alguna confusión entre el Departamento de Secretaría de Directorio y la Primera Secretaría. Dicho oficio fue presentado ante la Dirección Ejecutiva, la cual remitió dicha inquietud a ese departamento. Una vez analizada la sugerencia del señor Quesada Bermúdez, se estima que resulta de recibo, por lo que se



propone respetuosamente que se modifique nuevamente el párrafo segundo del artículo 1. La redacción con la modificación propuesta sería la siguiente:

“En las Comisiones Permanentes con Potestad Legislativa Plena, el máximo de permisos será de cuatro por sesión y el Presidente de la Asamblea Legislativa no dará curso a las solicitudes que se formulen, sino tienen el visto bueno del Presidente de la respectiva Comisión. Las solicitudes de permiso deberán ser presentadas por el diputado, en la Secretaría de la Comisión Permanente con Potestad Legislativa Plena, la cual, con el visto bueno del Presidente de la respectiva Comisión, la remitirá a la Primera Secretaría del Directorio, a fin de que se le dé trámite, de conformidad con el artículo 28 del Reglamento de Orden, de la Asamblea Legislativa. Los permisos presentados que excedan el número autorizado: diez sesiones del Plenario, cuatro de Comisión Permanente con Potestad Legislativa Plena, no se tramitarán aunque las sesiones respectivas se hayan realizado.”

Agrega que cualquier otra propuesta de reforma deberá ajustarse a lo dispuesto en los artículos 28 y 30 inciso 8) del Reglamento de la Asamblea Legislativa, que son las normas base del procedimiento establecido en el Reglamento de Ausencias de los Diputados. SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el Departamento de Asesoría Legal mediante oficio As. Leg. 252-2013, modificar el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 17 de la sesión Nº 156-2013, con el propósito de que se lea integralmente como sigue:

“SE ACUERDA: Avalar la recomendación planteada por el Departamento de Asesoría Legal mediante oficio As. Leg. 044-2013 y en consecuencia, modificar los artículos 1 y 7 del Reglamento de ausencia de los señores Diputados, con el propósito de que se lean de la siguiente manera:

“Artículo 1º - El Diputado que se vea obligado a dejar de asistir a una o más sesiones del Plenario de la Asamblea Legislativa, de las Comisiones Permanentes con Potestad Legislativa Plena o de sus otras Comisiones, deberá presentar una solicitud de licencia al Presidente de la Asamblea, quien para autorizarlo, tendrá en consideración los permisos que se han otorgado para viajes al exterior, de modo que no superen las ausencias de diez diputados.

En las Comisiones Permanentes con Potestad Legislativa Plena,

el máximo de permisos será de cuatro por sesión y el Presidente de la Asamblea Legislativa no dará curso a las solicitudes que se



formulen, si no tienen el visto bueno del Presidente de la respectiva Comisión. Las solicitudes de permiso deberán ser presentadas por el diputado, en la Secretaría de la Comisión Permanente con Potestad Legislativa Plena, la cual, con el visto bueno del Presidente de la respectiva Comisión, la remitirá a la Primera Secretaría del Directorio, a fin de que se le dé trámite, de conformidad con el artículo 28 del Reglamento de Orden, de la Asamblea Legislativa. Los permisos presentados que excedan el número autorizado: diez sesiones del Plenario, cuatro de Comisión Permanente con Potestad Legislativa Plena, no se tramitarán aunque las sesiones respectivas se hayan realizado.”

Cualquier apelación al respecto deberá ser presentado en el Plenario de la Asamblea Legislativa de acuerdo con lo que dispone el artículo 156 del Reglamento de la Asamblea Legislativa. La Secretaría del Directorio de la Asamblea Legislativa remitirá, al Presidente de la Asamblea Legislativa y a los Presidentes de las Comisiones Permanentes con Potestad Legislativa Plena, el día anterior, un informe sobre los permisos otorgados para las sesiones del día siguiente.”

“Artículo 7º Las resoluciones del Presidente fuera del silencio afirmativo, en que se rechacen las solicitudes a que se refieren los artículos anteriores, deberán ser motivadas, se consignarán por escrito y se comunicarán a los interesados y a los correspondientes servicios administrativos de la Asamblea Legislativa.

Esas resoluciones son apelables ante el Plenario de la Asamblea, en los términos establecidos en el Reglamento de la Asamblea Legislativa.” Publíquese. -414-

ARTÍCULO 34.- Se conoce nota con fecha 18 de abril del 2013, suscrito por el señor

Armando Bottazzi Basti, Jefe de la Unidad de Transportes, mediante el cual se refiere al contenido del oficio del Departamento de Asesoría Legal, As. Leg. 241-2013, en el que plantea que para poder continuar con el trámite de cobro ante el Instituto Nacional de Seguros, por concepto de indemnización del vehículo placa 339-36, es indispensable gestionar un acuerdo específico ante el Directorio Legislativo, con el propósito de que se solicite la desinscripción ante el Registro Nacional del vehículo antes señalado, el cual, por accidente de tránsito fue declarado como pérdida total por el ente asegurador.

Solicita además que se autorice en el mismo acuerdo al funcionario de

esa unidad, señor Fabio Benavides Morales, cédula Nº 1-591-070 para que se encargue de las gestiones correspondientes ante el Registro Nacional de la Propiedad.

Recomienda ese departamento que, una vez tomado el acuerdo, el señor

Presidente, como jerarca institucional, deberá extender un poder especial al funcionario Benavides Morales para realizar los trámites pertinentes.



En ese mismo sentido se conoce oficio As. Leg. 241-2013, con fecha 16 de abril del 2013, suscrito por la señora Reyna J. Marín Jiménez, Directora del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al oficio U.T-048-04-2013, del 10 de abril del presente año, donde se le solicita a esa Asesoría Legal gestionar ante el Departamento el Diario del Registro Nacional de la Propiedad, la desiscripción de la móvil No.339-39, ya que sufrió un accidente y fue declarada por el Instituto Nacional de Seguros como pérdida total, según consta en el expediente No.172212-14223; asimismo se requiere para que en la misma gestión se indique que el señor Fabio Benavides Morales sea la persona autorizada para realizar los trámites ante dicha institución registral.

Sobre lo anterior indica: -Para el inicio de dicha gestión administrativa, se deberá de solicitar al señor Director Ejecutivo para que se requiera al Directorio Legislativo, el acuerdo correspondiente para la desinscripción del vehículo señalado, dentro del mismo acuerdo se podrá solicitar el nombramiento del señor Benavides Morales, para que él se encargue de las gestiones correspondientes ante el Registro Nacional de la Propiedad, sin embargo es requisito necesario que después de tomada la decisión anteriormente indicada, se le extienda por parte del señor Presidente, como jerarca institucional, un poder especial al señor Benavides Morales para realizar dicha función. -Los requisitos necesarios para la desiscripición del vehículo son los siguientes:

Poder especial por parte del jerarca institucional, para realizar la desincripción indicada.

Certificación por parte del Ministerio de Hacienda y del Instituto Nacional de Seguros de que el vehículo se encuentra al día en todos los impuestos correspondientes.

Certificación de por parte de COSEVI, de que el vehículo no tiene ningún tipo de multas o infracciones a la Ley de Tránsito.

Declaración por parte del Instituto Nacional de Seguros, sobre la pérdida total por colisión del automotor indicado.

Depósito de placas, en el Departamento de Bienes Muebles (vehículos), del Registro Nacional de la Propiedad.

SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el Departamento de Asesoría Legal mediante oficio As. Leg. 241-2013, instruir a la



Administración a solicitar ante el Registro Nacional la desinscripción del vehículo propiedad de la Asamblea Legislativa, placa 339-36, en virtud de que este fue declarado como pérdida total por el Instituto Nacional de Seguros, tal y como consta en el expediente No.172212-14223. Asimismo, se encarga al funcionario Fabio Benavides Morales, cédula Nº 1-591-070 para que realice los trámites ante dicha institución registral. ACUERDO FIRME. -421-

ARTÍCULO 35.- Se conoce oficio DEI-027-2013, con fecha 4 de marzo del 2013, suscrito

por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual adjunta oficio DEI-009-02-2013 de fecha 28 de febrero de 2013, suscrito por la señora Guiselle Ruíz Obando Jefa del Área de Control Interno y Valoración de Riesgos, mediante el cual anexa el Informe de Autoevaluación Institucional del sistema de Control Interno correspondiente al año 2012, de conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno Nº 8292. Como se anota en el oficio ha habido una superación en los esfuerzos institucionales desde la promulgación de la ley a la fecha por mejorar el sistema de control interno de la organización. No obstante es de mérito resaltar algunas acciones que debe impulsar la Administración para fortalecer y mejorar los diferentes procesos Institucionales en aras de que el control interno promueva de manera permanente el alcance de los objetivos institucionales. Esos aspectos se hayan contenidos en el informe que nos ocupa.

SE ACUERDA: Acoger para estudio el oficio DEI-027-2013, suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual remite a consideración del Directorio Legislativo el informe de Autoevaluación Institucional del sistema de Control Interno correspondiente al año 2012, de conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno Nº 8292. ACUERDO FIRME. -415-

ARTÍCULO 36.- Se conoce oficio DEI-045-2013, con fecha 17 de abril del 2013, suscrito

por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual adjunta nota DEI-044-04-2013 del 17 de los corrientes, en la cual la señora Guiselle Ruíz Obando, Jefa del Área de Control Interno y Valoración del Riesgo, remite el “Manual de Procedimientos para el trámite del Adelanto y la Liquidación de Gastos de Viaje al Exterior del País”, el cual fue elaborado en coordinación con las unidades involucradas y cuenta con la revisión filológica.



SE ACUERDA: Con base en la solicitud planteada por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante oficio DEI-045-2013, avalar el siguiente Manual de Procedimientos para el trámite del Adelanto y la Liquidación de Gastos de Viaje al Exterior del País, el cual incluye algunas modificaciones sugeridas por la Dirección Ejecutiva:

SE ACUERDA:

1. Marco conceptual

El presente instrumento describe la secuencia de las actividades a ejecutar para el trámite del adelanto y la liquidación de los gastos de viaje al exterior. Se incluyen una sucesión de procedimientos que comprenden revisiones, verificaciones y análisis jurídico, contable y presupuestario de la documentación que los respalda, para comprobar su ajuste al bloque de legalidad e identificar al responsable de su ejecución. El procedimiento contiene las acciones necesarias para ejercer un control previo, concomitante y posterior en las diversas etapas del proceso inherente al trámite del adelanto y la liquidación de los gastos de viaje al exterior, así como acciones diseñadas para coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno, especialmente, aquellos que protegen y conservan el patrimonio público contra la pérdida, el despilfarro, el uso indebido, la irregularidad o acto ilegal y el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico. El enunciado incorpora los requerimientos para el control, tales como las responsabilidades delimitadas; la segregación de las funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones entre los diferentes puestos; las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, distribuidas entre distintas unidades organizacionales; la comprobación de datos; la elaboración, la revisión y la verificación de los cálculos aritméticos; la autorización y la aprobación de las transacciones, las operaciones y la ejecución de los procesos, por parte de los diputados y los funcionarios con potestad para concederlas; la documentación de procesos y transacciones; la supervisión constante y el registro en el sistema contable y presupuestario. La herramienta complementa el conjunto de normas jurídicas y técnicas que regula los viajes al exterior cubiertos con fondos públicos, que alcanza por igual a los diputados y a los funcionarios de la Asamblea Legislativa. Origen

El presente Manual de Procedimientos se origina en el documento de Servicios Preventivos AI.SP. 009.2012, de10 de diciembre de 2012, realizado por la Auditoría Interna. Objetivo

Asegurar el pago correcto de los gastos de viaje al exterior, de conformidad con el bloque de legalidad. Alcance

Comprende el procedimiento relativo al trámite del adelanto y la liquidación de gastos de viaje al exterior del país. Se incluye, como parte de este, la elaboración, la revisión, la verificación y la fiscalización de los comprobantes y los justificantes que soportan el reconocimiento y el pago de este tipo de gastos, con ajuste al bloque de legalidad. Este documento aplica al personal que participa en el proceso del trámite, el reconocimiento y el pago del adelanto y la liquidación de gastos de viaje al exterior, así como al ejecutor del gasto o beneficiario, en lo que corresponda.



Responsabilidades

El director y cada uno de los demás funcionarios del Departamento Financiero son los responsables de cumplir oportunamente cada uno de los procedimientos que les corresponde ejecutar en el trámite del adelanto y la liquidación de gastos de viaje al exterior, así como de velar por que el gasto cumpla el bloque de legalidad aplicable, cada uno dentro de su ámbito de competencia Los diputados y los funcionarios que participan en los procedimientos de autorización y aprobación del viaje y de los gastos respectivos, así como los ejecutores del gasto son responsables de que sus acciones se ajusten al bloque de legalidad, en lo que les corresponde. Responsable de la revisión del procedimiento

El director del Departamento Financiero será el responsable de la revisión de este documento y de presentar las propuestas de actualización y modificación al director ejecutivo para su aprobación. El director ejecutivo, previo a su aprobación, solicitará al Departamento de Desarrollo Estratégico institucional el estudio sobre los cambios propuestos, para que presente el resultado de sus análisis y valoraciones con respecto a la procedencia de estos. Frecuencia de la revisión del procedimiento

Este procedimiento deberá ser revisado al menos una vez al año, o bien, cada vez que se requiera cambiar los procedimientos utilizados, para ajustarlos a la práctica adecuada o normativa modificada. Marco jurídico y normativo aplicable

Constitución Política (Art. 184).

Ley General de Control Interno (capítulos I, II y III).

Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (artículo 69 y el inciso f) del

artículo 110).

Reglamento de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Decreto ejecutivo N.º 32988-H-MP-PLAN (artículos 56 y 94).

Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos.

Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República.

Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado (aparte 1, 2 y 4).

Normas de control interno para el sector público (norma 2.5 y sus derivadas, normas del capítulo IV aplicables).

Reglamento para la custodia y la administración de la caja chica de la Asamblea Legislativa.

Manual de procedimientos de custodia y administración del monto fijo de caja chica.

Manual de procedimientos del proceso de visado de gastos con cargo al presupuesto de la República.

Formulario “Adelanto de viáticos al exterior”.

Liquidación de gastos de viaje y de transporte en el exterior.



Factura de gobierno. Descripción del procedimiento

ADELANTO DE GASTOS DE VIAJE AL EXTERIOR

N.º DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

1. Ingreso de la solicitud en el Orden del Día del Directorio Legislativo, con el propósito de que sea considerada por ese Órgano Colegiado.

Dirección Ejecutiva ( funcionario responsable

agenda)

2. Emisión del acuerdo de autorización del viaje al exterior en la forma que señala el artículo 31 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transportes para los funcionarios públicos, emitido por la Contraloría General de la República, en adelante “RGV” (artículos 7 y 31 del RGV, norma 2.5.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, en adelante las “NCISP”).

Directorio legislativo u órgano con facultad para

emitirlo

2.1 Revisar que exista una estrecha relación entre el motivo del viaje y la naturaleza del cargo que desempeñan cualquiera de los sujetos beneficiarios de los gastos de viaje al exterior (artículo 5 del RGV).

3. Comunicación del acuerdo de autorización del viaje, mediante oficio, al director del Departamento de la Secretaría del Directorio (publicación), con copia al director del Departamento Financiero y a la Jefatura del Área de Gestión de Pago a Diputados (trámite del adelanto de gastos de viaje), al director del Departamento de Proveeduría (compra de boleto), al diputado o funcionario interesado, a la Jefatura del Área de la Comisión de Relaciones Internacionales y a la directora del Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo, en estos dos últimos casos cuando sea solicitado.

Dirección Ejecutiva (Director Ejecutivo)

4. Verificar que el acuerdo de autorización del viaje haya sido extendido por la autoridad competente y contenga como mínimo: el nombre del funcionario, el cargo que desempeña el servidor, los países a visitar, el período y los objetivos del viaje, así como los gastos conexos autorizados y otros gastos necesarios autorizados (artículos 7 y 31 del RGV).

Área de Gestión de Pago a Diputados (Jefatura)

4.1 Comprobar que el sujeto beneficiario de los gastos de viaje al exterior corresponde a un diputado o a un funcionario que presta sus servicios a la Asamblea Legislativa o se encuentra dentro de las excepciones establecidas en el RGV (artículos 3, 4 y 53 del RGV).

4.2 Revisar que el diputado o el funcionario no tenga pendiente la liquidación del viaje anterior (artículo 12 del RGV y el artículo 24 del RCCH).

4.3 Cuando el viaje responda a una invitación formulada por el ente auspiciador de un evento o cuando este financie o satisfaga la totalidad o parte de los gastos de transporte, la alimentación, el hospedaje u otros al diputado o funcionario que asiste, se solicitará copia de dicha invitación y/o de los respectivos documentos en que conste esa participación o ayuda del organismo auspiciador, con el fin de indicar a la persona encargada de la confección del adelanto que no incluya suma alguna por concepto de gastos de viaje y de transporte en el monto del adelanto, si estos son financiados por ese organismo auspiciador, salvo las excepciones autorizadas que establece el RGV (artículos 8 y 39 del RGV).




4.4 Determinar la tarifa que corresponde al beneficiario según el nivel de la tabla de viáticos en que se encuentre el cargo que desempeña, e instruir a la persona encargada de la confección del adelanto sobre la tarifa a reconocer (artículos 34, 36 y 37 del RGV).

5. Obtener el itinerario del viaje y entregarlo a la Jefatura del Área de Gestión de Pago a Diputados, al director del Departamento Financiero y a la Comisión de Internacionales, por medio de correo electrónico.

Departamento de Proveeduría

(analista encargada del proceso de tiquetes aéreos)

6. Trasladar el acuerdo de autorización de viaje y el itinerario de viaje a la persona encargada de la confección del adelanto de viáticos.


7. Elaborar el adelanto de viáticos en el formulario establecido para ese efecto en tres tantos originales (anexo N.º 1), de conformidad con los siguientes documentos:

El RGV. El acuerdo de autorización del viaje. El itinerario completo del viaje que permite verificar la fecha

y la hora local previstas de salida y de ingreso a Costa Rica y las de las escalas efectuadas en otros países, si contempla o no alimentación o requiere la compra, y asignar los porcentajes correspondientes en los ítems de desayuno, almuerzo, cena, otros gastos y hospedaje (artículo 11 del RGV).

Las indicaciones del Departamento de Proveeduría con respecto a la duración del viaje. Cuando el itinerario del viaje incorpora varios días de más, se consulta a la persona encargada de la compra de los tiquetes en ese Departamento si esos días corren por cuenta del diputado o si es el único itinerario disponible, esto se hará mediante correo electrónico.

Área de Gestión de Pago a Diputados

(Encargada de confección

de adelantos y liquidaciones de viáticos)

7.1 Calcular la estimación de los gastos de viaje al exterior que correspondan al período de la gira, con ajuste a las tarifas y las disposiciones que contiene el RGV y el acuerdo de autorización del viaje. Para tal efecto, se considerará: el itinerario, la tarifa diaria para el país destino, los días completos de estadía en este país, la tarifa parcial del día en que el diputado o el funcionario sale y regresa al país, conforme los porcentajes aprobados y asignados para cada uno de los conceptos de gasto que componen la tarifa, porque la alimentación será suministrada gratuitamente por la línea aérea u otro ente público o privado y/o por la fecha y hora de llegada y salida del país destino, la tarifa en lugares de tránsito (inciso 4) del apartado 2.1 del instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado, en adelante “IADEP”, los artículos 8, 34, 35, 42 y 42 bis del RGV y 22 del reglamento para la custodia y la administración de la caja chica de la Asamblea Legislativa, en adelante “RCCH”).

7.2 Utilizar el tipo de cambio de referencia dado por el Banco Central de Costa Rica correspondiente a la fecha en que se gire el adelanto, para convertir dólares a colones (artículo 46 del RGV).




7.4 Firmar el adelanto de viáticos al exterior en el espacio asignado para la persona que lo confecciona.

7.5 Preparar tres juegos de documentos que contengan el adelanto de viáticos al exterior, el acuerdo del Directorio, el itinerario y la página del Banco Central con el tipo de cambio del día.

8. Revisar los datos consignados en la fórmula del adelanto de viáticos y comprobar que estén correctos el nombre del diputado o el funcionario autorizado a viajar, los países de la gira, el porcentaje de los viáticos autorizado por el Directorio legislativo, los días de la gira y la tarifa que corresponde por día, según cada servicio o concepto de gasto y el tipo de cambio, de conformidad con el RGV. Cotejar, además, que sea concordante con lo dispuesto en el acuerdo del Directorio legislativo y el itinerario del viaje, por cuanto es necesario precisar el período de la gira, la hora prevista de entrada y salida del país destino.


8.1 Verificar que los cálculos aritméticos estén correctos. Si el resultado de la revisión es satisfactorio, se estampará el sello del Área en cada una de las tres fórmulas del adelanto de viáticos y su firma en el espacio preestablecido en la fórmula (inciso 4) del aparte 2.1, los incisos 5) y 7) del apartado 2.2 del IADEP, los artículos 8, 34, 35, 42, 42 bis, 46 del RGV y el artículo 22 del RCCH).

8.2 Trasladar los tres juegos de documentos al Área de Presupuesto.

9. Verificar que exista partida y contenido presupuestario, que el código presupuestario se ajuste a lo establecido en el presupuesto de la República vigente (el título, el programa, el subprograma, la partida, la subpartida y la fuente de financiamiento) y que la descripción del objeto del gasto esté de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias y el diccionario de imputaciones presupuestarias vigentes. Asignar el contenido presupuestario; anotar en el registro de reserva abierta de recursos, deduciendo provisionalmente el saldo de esta, y otorgar el visto bueno en cada uno de los originales de la fórmula del adelanto, mediante sello, firma y fecha. El número y monto de la reserva abierta se estableció y comunicó previamente al Área de Gestión de Pago a Diputados (artículo 69 e inciso f) del artículo 110 de la LAFPP, el artículo 94 del reglamento de la LAFPP, los incisos b) y c) del punto 2 del artículo 13 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República; incisos 2) del apartado 2.1 y 2) y 3) del apartado 2.2 del IADEP, norma 2.5.2 de las NCISP y los artículos 5 y 14 del RCCH).

Área de Presupuesto (analista de presupuesto)

9.1 Conservar para el archivo un juego de documentos y devolver dos al Área de Gestión de Pago a Diputados.

10. Conservar un juego de documentos del adelanto para su archivo y remitir otro al Área de Control y Fiscalización de Pagos.


(encargada de confección de adelantos y liquidaciones

de viáticos) 11. Corroborar la tarifa correspondiente para el país destino; revisar el desglose

aportado en el adelanto de viáticos para lo que corresponde otorgar por día y conforme con lo que establece el RGV, así como el acuerdo del Directorio legislativo y el itinerario del viaje, para comprobar que los días de viáticos

Área de Control y Fiscalización de Pagos

(fiscalizador)




considerados para el adelanto corresponden a los autorizados y que los cálculos estén correctos. Verificar el tipo de cambio del dólar del día, para confirmar el monto del adelanto en colones (inciso 3 del artículo 4, los artículos 10 y 11 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República; inciso 4) del apartado 2.1 e inciso 5) del apartado 2.2 del IADEP, los artículos 8, 34, 35, 42, 42 bis y 46 del RGV y el artículo 22 del RCCH).

11.1 Verificar que el acuerdo de autorización de viaje haya sido extendido por la autoridad competente y contenga como mínimo: el nombre del funcionario, el cargo que desempeña el servidor, el país o los países a visitar, el período y los objetivos del viaje, el monto desglosado de las sumas adelantadas con su respectivo concepto, así como los gastos conexos autorizados y otros gastos necesarios autorizados (artículos 7 y 31 del RGV).

11.2 Devolver al Área de Gestión de Pago a Diputados, para corregir o aclarar, en caso de que se encuentre algún error, omisión o duda.

11.3 Estampar el sello del área que contiene el nombre del fiscalizador y consignar la fecha y la firma, si el documento no contiene errores (inciso 7) del apartado 2.2 del IADEP).

11.4 Trasladar el juego de documentos a lo interno del Área para que se confeccione el cheque.

12. Solicitar la fórmula del cheque al Área de Custodia y Entrega de Valores (Tesorería)


(encargado confección del cheque)

13. Facilitar el formulario de cheques al Área de Control y Fiscalización de Pagos para su confección.

Área de Custodia y Entrega de Valores

(funcionario designado del Área)

14. Confeccionar el cheque, consignar la fecha, el nombre del beneficiario o la persona física a cuya orden se dispone hacer el pago, el monto en números a máquina e imprimirlo con la máquina protectora (artículos 5 y 17 del RCCH). Anotar en la coletilla del cheque el detalle de la justificación del pago a realizar, que contenga el motivo del pago, el nombre del beneficiario, la fecha de salida y regreso del viaje, el número del oficio con que se comunica el acuerdo de viaje, el tipo de cambio, el número de reserva y subpartida y el monto total del cheque. Firmar en el espacio consignado “Hecho por:______”. Estampar el sello “CANCELADO CAJA CHICA” en el formulario de adelanto de viáticos al exterior y anotar el número del cheque y la fecha de emisión (artículo 25 del RCCH). Devolver el cheque y la documentación soporte al fiscalizador.



15. Revisar que se hayan consignado correctamente cada uno de los datos que contiene el cheque y pasarlo junto con toda la documentación soporte al superior para su revisión (artículos 5, 17 y 25 del RCCH).


(fiscalizador)

16. Verificar que el acuerdo de autorización de viaje haya sido extendido por el Directorio legislativo y contenga como mínimo: el nombre del funcionario, el cargo que desempeña el servidor, el país o los países a visitar, el período y los objetivos del viaje, así como los gastos conexos autorizados y otros gastos necesarios autorizados (artículo 7 y 31 del RGV).


(Jefatura)




Revisar y comprobar que todos los documentos y el adelanto de los viáticos cumplan el bloque de legalidad y los pasos descritos en el procedimiento relacionado con el Área de Control y Fiscalización (inciso 3 del artículo 4, los artículos 10 y 11 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República, el inciso 4) del apartado 2.1 e incisos 5) y 7) del apartado 2.2 del IADEP, los artículos 8, 34, 35, 42, 42 bis y 46 del RGV y los artículos 5, 17, 22 y 25 del RCCH). Trasladar los documentos al Área de Contabilidad si la revisión es satisfactoria.

17. Verificar que el gasto corresponda a la naturaleza de la cuenta. Comprobar el cálculo aritmético del adelanto y la conversión de dólares a colones, según la hoja “Adelanto de viáticos al exterior” y el tipo de cambio de referencia, publicado por el Banco Central de Costa Rica, correspondiente a la fecha en que se gire dicho adelanto (inciso 5) del apartado 2.2 del IADEP y el artículo 46 del RGV). Revisar que el cheque incluya el nombre del beneficiario, monto en colones y detalle del pago efectuado (artículo 17 del RCCH). Firmar el cheque en el espacio “Revisado por: _____” y efectuar la entrega de este junto con la documentación soporte al Área de Custodia y Entrega de Valores.

Área de Contabilidad (encargado de Contabilidad)

18. Efectuar la matricula del cheque del adelanto en el Banco de Costa Rica; anotar el número, el monto y el nombre del beneficiario, imprimir la información y archivar para el control respectivo.



18.1 Obtener las firmas de este por parte de los funcionarios autorizados, el

director o el subdirector del Departamento Financiero y del director ejecutivo o del director de la División Administrativa, en ausencia del director ejecutivo (norma 2.5.2 de las NCISP, artículo 17 del RCCH).

18.2 Coordinar con el diputado o el funcionario interesado y entregar el cheque, junto con una copia del documento “Adelanto de viáticos al exterior”, previo acuse de recibo conforme del cheque por parte del beneficiario, en la copia amarilla (firma, fecha y cédula).

18.3 Distribuir una copia del cheque al Área de Gestión de Pago a Diputados y la copia verde al Área de Contabilidad.

18.4 Registrar el nombre del diputado o el funcionario, el número de cheque, el monto y el período de la gira en el auxiliar llamado control de documentos para informe de caja chica general pendiente por reintegrar (registro de adelantos de viáticos), -formulario del anexo N.º 2- (inciso 4) del apartado 2.1 del IADEP, inciso b) del artículo 13 del RGV).

19. Registrar los datos del cheque en el auxiliar saldo de bancos. Área de Custodia y Entrega de Valores

(Jefatura del Área)

20. Recibir la copia verde del cheque del adelanto y efectuar el registro contable; debitar la cuenta 101-1101 Cuenta por Cobrar Adelanto de Viáticos y acreditar la cuenta 101-0110 Banco de Costa Rica, cuenta corriente N.º 225129-9 caja chica (inciso c) del punto 2 del artículo 13 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República, inciso 1) del apartado 2.2 del IADEP).


20.1 Incluir los datos del cheque en el registro auxiliar “Viáticos al Exterior Liquidación 20__ que se lleva en Excell, a saber: el número de cheque, la fecha de emisión del cheque, el nombre del beneficiario y el monto en colones.




20.2 Este registro auxiliar se concilia con el saldo contable de la cuenta de mayor al cierre de cada mes (4.4.5 de las NCISP).

Control de la presentación de la liquidación de gastos de viaje y de transporte al exterior y del reintegro, si el viaje se ha

cancelado o pospuesto

21. Controlar que el ejecutor del gasto presente la liquidación de los gastos de viaje dentro del plazo de siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a este. Coordinar con el Área de Gestión de Pago a Diputados para que se encarguen de comunicar a los beneficiarios sobre el vencimiento de los plazos de presentación de la liquidación (artículo 10 del RGV y el artículo 23 del RCCH).

Área de Custodia y Entrega de Valores (Jefatura)

22. Solicitar, por una única vez, la presentación de la liquidación al ejecutor del gasto de viaje, cuando no la haya presentado dentro del plazo de los siete días hábiles dispuesto en el RGV, para lo cual dará un término improrrogable de tres días hábiles, vencido el cual autorizará a la administración para exigir el reintegro inmediato, por parte del funcionario, de la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto, de conformidad con las regulaciones formales establecidas, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones disciplinarias que establezcan las leyes, los reglamentos u otras disposiciones internas de la Asamblea Legislativa, para lo cual informará del vencimiento de dicho plazo al órgano superior correspondiente (artículos 10 y 12 e inciso b) del artículo 13 del RGV).


(Jefatura del Área)

22.1 Verificar que se haya realizado el reintegro inmediato, dentro del término máximo de tres días, por parte del funcionario, de la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto, si el viaje se ha cancelado o pospuesto (artículo 10 del RGV).

Procedimiento para la liquidación de los

gastos de viaje al exterior

23. Presentar a la Jefatura del Área de Gestión de Pago a Diputados, directamente o por medio de la Dirección del Departamento Financiero, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a este, el oficio y los documentos de la liquidación del viaje, tales como los “boarding pass”, el tiquete electrónico, el original y la fotocopia del pasaporte en el caso de los diputados y las facturas, si corresponden. Los funcionarios que utilizan pasaporte de servicio presentan únicamente fotocopia de este, ya que Migración lo retiene cuando ingresan al país (artículo 10 del RGV y el artículo 23 del RCCH).

Diputado o funcionario ejecutor del gasto de viaje

Dirección del Departamento

Financiero (director o subdirector)

24. Confrontar los sellos del original del pasaporte con los de la fotocopia, directamente o por medio de la encargada de la confección de la liquidación, y devolver el original.

Área de Gestión de Pago a

Diputados

24.1 Revisar que el sujeto beneficiario del gasto no cobre los servicios de transporte, alimentación, hospedaje, lavado u otro que reciban gratuitamente durante los viajes que realicen en cumplimiento de sus funciones, ya sea que el servicio lo hayan recibido directamente de la Asamblea Legislativa, por medio de contrataciones de esta con terceros, o bien, por medio de otros entes públicos o privados (artículo 28 del RGV).




24.2 Verificar que no se incluya la factura que no corresponda reconocer, tales como facturas por lavado y planchado de ropa, así como traslados dentro de la ciudad durante el viaje, ya que están reconocidos dentro de las tarifas en el exterior del país, según la tabla contenida en el RGV (artículo 34 del RCCH).

24.3 Comprobar que no se reconozca suma alguna por concepto de gastos de

viaje y de transporte, si estos son financiados por el organismo auspiciador de un cónclave, seminario o congreso, al diputado o funcionario que asista, salvo las excepciones autorizadas que establece el RGV (artículos 8 y 39 del RGV).

24.4 Verificar que si se reconocen gastos de traslado estos correspondan a las sumas desembolsadas para pagar servicios desde el domicilio de los funcionarios hasta la terminal de transporte y viceversa, desde la terminal de transporte de la ciudad destino del viaje hasta el hotel o sitio de hospedaje y viceversa, así como el transporte entre las ciudades, según lo establece el RGV (artículo 32 del RGV).

24.5 Comprobar que si se reconocen tributos o tarifas estas correspondan a los que se deben pagar en las terminales de transporte, así como los gastos necesarios por concepto de pasaporte, visa y cualesquiera otros requisitos migratorios esenciales, los cuales deberán ser debidamente justificados. Si no se utiliza el pasaporte de servicio, deberá justificarse adecuadamente para autorizar el pago del impuesto de salida del país (artículo 33 del RGV).

24.6 Revisar y aceptar solo aquellos gastos de viaje y de transporte, que estén debidamente autorizados por el Directorio legislativo o el RGV, o autorizados posteriormente por el órgano colegiado, siempre y cuando estén comprendidos dentro del concepto de viáticos y se deje constancia escrita de las razones o los fundamentos para aprobarlos, previa solicitud por escrito del interesado ante sus superiores. Explicar la necesidad del gasto y presentar los comprobantes o facturas de respaldo (artículos 7 y 10 del RGV).

24.7 Verificar que se haya suscrito una póliza de seguro de viajeros para cubrir los gastos que se generen en los casos de lesiones, enfermedad o muerte del diputado o funcionario, incluyendo en este último caso los gastos derivados por el traslado del cuerpo hasta Costa Rica, siempre y cuando estos gastos no estén cubiertos por algún organismo auspiciador y no existan convenios internacionales de reciprocidad entre la Caja Costarricense de Seguro Social y algún otro órgano de seguridad social del país de que se trate, que cubran esos conceptos (artículo 47 del RGV).

24.8 Verificar directamente o por medio de la encargada de la confección de la liquidación que la información que presentó el ejecutor del gasto de viaje esté completa.

24.9 Si está incompleta, en el plazo máximo de tres días hábiles, contados a partir del recibo de la documentación en el Departamento Financiero, apercibir por escrito al diputado o al funcionario el cumplimiento de todos los requisitos omitidos y las aclaraciones que correspondan, extendiendo un plazo único de tres días hábiles al diputado o al funcionario para que complete la información y las aclaraciones pertinentes, según corresponda, vencido el cual, se tendrá por no presentada la liquidación con las sanciones que dicho incumplimiento amerite, conforme lo dispone el RGV (artículos 10 y 12 del RGV).

24.10 Una vez que esté completa, trasladar el oficio y los documentos de la liquidación del viaje a la persona encargada de la elaboración de la liquidación de gastos de viaje y de transporte al exterior.




25. Examinar en los documentos aportados, para lo cual dispone de tres días, lo siguiente: la coincidencia de las horas y las fechas del itinerario con los “boarding pass” y los sellos de salida y entrada del pasaporte, tanto de Costa Rica como del país destino, así como en las facturas, la fecha, que sean originales, legibles, que no presenten alteraciones, tachaduras ni borrones que hagan dudar de su veracidad; el monto, la rotulación, la moneda y que el gasto sea conforme con el reglamento de gastos de viaje y de transporte (inciso 4) del apartado 2.1 del IADEP, los artículos 11, 34, 35, 41, 42, 42 bis, 46 y 52 del RGV y el artículo16 del RCCH).



de viáticos)

25.1 Revisar los gastos de viaje ante un cambio de itinerario, para determinar el gasto real que corresponde, con ajuste al bloque de legalidad que aplica.

25.2 Determinar si se requiere solicitar un reintegro de las sumas adelantadas en exceso, en relación con el gasto reconocido del viaje y comunicarlo a la Jefatura de esa Área.

26. Solicitar el reintegro de las sumas adelantadas en exceso en relación con el gasto reconocido del viaje, previa verificación de su procedencia. El reintegro que se derive de la liquidación se hace en la misma moneda en que se giró el adelanto (inciso a) del artículo 13) y artículo 46 del RGV).


27. Recibir del beneficiario el reintegro de las sumas adelantadas en exceso, en relación con el gasto reconocido del viaje; extender un recibo de dinero, del cual se remitirá una copia al Área de Contabilidad, otra al Área de Gestión de Pago a Diputados y conservar una, para realizar el respectivo depósito bancario a la cuenta general de caja chica de la institución.



27.1 Especificar en el recibo de dinero el nombre del diputado o el funcionario, el monto y una breve explicación de la devolución.

27.2 Si la persona que realizó el viaje depositó el reintegro en una entidad bancaria a la cuenta de la caja chica de la institución, se solicitará el comprobante de depósito y se extenderá el recibo respectivo.

28. Comprobar que se haya depositado el monto de exceso de la suma adelantada, con la copia del recibo del dinero que le remite la Tesorería.


(Jefatura)

28.1 Girar instrucciones a la encargada respectiva para que confeccione la

liquidación de viáticos.

29. Elaborar el reporte de liquidación de gastos de viaje y de transporte en el exterior (formulario del anexo N.º 3) y la factura de gobierno, para asegurarse de que los datos de los dos documentos sean coincidentes (artículo 9 del RGV).



de viáticos)

30. Revisar la totalidad de los datos. Considerar, entre otros aspectos, la confrontación con el adelanto de viáticos y si está correcta; otorgar el visto bueno a la liquidación y obtener las firmas del director del Depto. Financiero, el director ejecutivo y del diputado(a) o funcionario(a) autorizado para viajar.





30.1 Entregar una copia de la factura de gobierno, física o mediante el SIAF, al Área de Contabilidad y trasladar al Área de Presupuesto el original del reporte de la liquidación, la factura de gobierno, física o mediante el SIAF, el acuerdo del Directorio, el formulario de adelanto de viáticos, la página del Banco Central donde se establece el tipo de cambio, las fotocopias del pasaporte, el original del tiquete electrónico y de los “boarding pass”, las fotocopias del cheque de adelanto, los originales de las facturas comerciales y la fotocopia del recibo de dinero, cuando corresponde. Conservar una copia de los documentos (incisos 4) del apartado 2.1 y 7) del apartado 2.2 del IADEP; los artículos 9, 34, 35, 41, 42, 42 bis, 46 y 52 del RGV y el artículo 16 del RCCH).


31. Verificar que el código presupuestario se ajuste a lo establecido en el presupuesto de la República vigente (el título, el programa, el subprograma, la partida, la subpartida y la fuente de financiamiento), que la descripción del objeto del gasto esté de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias y el diccionario de imputaciones presupuestarias vigentes. Asimismo, si se considera necesario, solicitar información adicional y verificar cualquier cálculo, ítem de gasto y su pertinencia.

Área de Presupuesto (analista de Presupuesto

designado)

31.1 Si la revisión es satisfactoria, asignar el contenido presupuestario definitivo; revisar los registros presupuestarios; rebajar de la reserva el monto definitivo y otorgar el visto bueno correspondiente.

31.2 Trasladar la factura de gobierno, física o mediante el SIAF, y comprobantes adjuntos a otro analista del Área encargado de realizar los movimientos presupuestarios en el módulo de poderes.

31.3 Verificar en el módulo de poderes el número de la reserva y el saldo; realizar los movimientos presupuestarios de dicha reserva y visar la factura de gobierno, física o mediante el SIAF.

31.4 Trasladar la factura de gobierno, física o mediante el SIAF, con los comprobantes adjuntos al Área de Control y Fiscalización de Pagos.

31.5 (Artículo 69, inciso f) del artículo 110 de la LAFPP, artículo 94 del reglamento a la LAFPP, incisos b) y c) del punto 2 del artículo 13 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República, inciso 2) del apartado 2.1 e incisos 2) y 3) del apartado 2.2 del IADEP, norma 2.5.2 de las NCISP, artículos 5 y 14 del RCCH).

32. Analizar, revisar y fiscalizar la documentación y visar el pago de los viáticos. En el ejercicio de esta labor, revisar y fiscalizar que la factura de mercaderías, de servicios y otros cobros a cargo del Estado (factura de gobierno) contemple los siguientes datos del viaje realizado por el diputado o el funcionario: el desglose de los días y el monto diario en números de los viáticos dados, el tipo de cambio vigente al momento del adelanto, el monto total en letras, las firmas del diputado o el funcionario que liquida, del director del Depto. Financiero y del director ejecutivo, el número de reserva y de subpartida y el sello de visto bueno por parte del Área de Presupuesto.


(fiscalizador)

32.1 En el documento de reporte de liquidación de gastos de viaje al exterior, la fecha, para establecer que la liquidación se haya presentado dentro del término de los siete días posteriores al regreso de la gira que establece el RGV; el monto indicado como suma adelantada, para verificar que coincida con el monto indicado en la copia del cheque de adelanto y en el formulario que contiene el desglose del adelanto aprobado; la subpartida, que corresponda con el catálogo de presupuesto; el recibido del cheque correspondiente por parte del diputado o el funcionario al que se le giró; la




fecha y la hora de llegada y salida del país destino y la cantidad de días del viaje, por cuanto deben coincidir con lo indicado en los “boarding pass” y las fechas consignadas en la copia del pasaporte, con el fin de asegurar que la gira se realizó de acuerdo con lo autorizado y que los viáticos corresponden a esa fecha y a la hora de llegada y salida del país destino y se ajusten a las tarifas y las disposiciones establecidas en el RGV y que consten las firmas del analista financiero, el director ejecutivo, el director del Departamento Financiero y del diputado o funcionario que viajó (incisos 4) del apartado 2.1, 5 y 7) del apartado 2.2 del IADEP, el artículo 23 RCCH y los artículos 9, 10, 32, 33, 34, 35, 41, 42, 42 bis, 46 y 52 del RGV).

32.2 Confrontar los datos consignados en la liquidación de viáticos con los de la factura de gobierno.

Copia de los “boarding pass” y del pasaporte.

Copia del cheque de adelanto con las firmas de recibido.

32.3 Revisar y fiscalizar el comprobante de ingreso por la devolución del excedente del monto de adelanto girado, emitido por el Área de Custodia y Entrega de Valores.

32.4 Devolver el comprobante al Área de Gestión de Pago a Diputados, para corregir o aclarar, en caso de detectarse algún error en la liquidación.

32.5 Visar cada una de las hojas que comprende la liquidación, se estampará la firma y el sello del fiscalizador y la fecha en que se realiza esta acción, si la revisión resulta satisfactoria y no existe diferencia entre la suma adelantada para los gastos de viaje y el gasto efectivo, o ha sido reintegrado el excedente de adelanto con respecto al gasto. Trasladar en estos casos la documentación a su superior para la revisión (inciso 3 del artículo 4 y artículos 10 y 11 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República).

32.6 Revisar y fiscalizar las facturas comerciales aportadas por el diputado o el funcionario, para que se le reconozca los viáticos no considerados en el monto del adelanto, como pueden ser, entre otros, el cobro por concepto de desayuno, almuerzo, cena u hospedaje no otorgado durante el vuelo e incurrido por el funcionario o diputado, siempre y cuando no sobrepase el monto autorizado para cada rubro; los gastos de traslado autorizados; los gastos conexos autorizados en el acuerdo de viaje y otros gastos no previstos por el acuerdo de viaje, siempre y cuando estos estén autorizados por el Directorio legislativo y de conformidad con el bloque de legalidad. Dejar constancia escrita de las razones o los fundamentos para aprobarlos, previa solicitud por escrito de la persona que realizó el viaje. Explicar la necesidad del gasto y presentar los comprobantes y las facturas de respaldo (artículos 41, 46 y 52 del RGV).

32.7 Revisar que las facturas sean originales, con la indicación clara del monto y los servicios suministrados, que carezcan de borrones, tachaduras o alteraciones que hagan dudar de su veracidad, que contengan la fecha de emisión y estén dentro del período del viaje. En el caso de cobro de transporte de taxi se verifica con respecto al reglamento de viajes que cumpla los lineamientos (artículo 16 del RCCH).




32.8 Trasladar, de ser procedente, el reconocimiento de esos gastos de viaje, la documentación a lo interno del Área al encargado de la elaboración de cheques, para reintegrarle al funcionario o al diputado las sumas no reconocidas en el monto del adelanto, para lo cual se aplicará el tipo de cambio del colón con respecto al dólar utilizado por la administración para girar el adelanto.

33. Solicitar la fórmula del cheque al Área de Custodia y Entrega de Valores (Tesorería), si corresponde el reconocimiento de algún rubro no contemplado en el adelanto de viáticos al exterior.



34. Facilitar el formulario de cheques al Área de Control y Fiscalización de Pagos para su confección.



35. Confeccionar el cheque con la fecha, el nombre del beneficiario o la persona física a cuya orden se dispone hacer el pago, y el monto en números a máquina; además, se imprimirá con la máquina protectora (artículos 5 y 17 del RCCH).



35.1 Anotar en la coletilla del cheque el detalle de la justificación del pago a

realizar, que contenga el motivo del pago, el nombre del beneficiario, el tipo de cambio y la fecha de este, el número de reserva y la subpartida y el monto total del cheque. Firmar en el espacio consignado “Hecho por:______”.

35.2 Estampar el sello “CANCELADO CAJA CHICA” en la factura de gobierno y demás documentos anexos que se emiten como liquidación total de viáticos y anotar los datos requeridos relativos al número de cheque y la fecha de emisión (artículo 25 del RCCH).

35.3 Devolver el cheque y la documentación de soporte al fiscalizador.

36. Revisar que se hayan consignado correctamente cada uno de los datos que contiene el cheque y pasarlo junto con toda la documentación de soporte al superior para su revisión (artículos 5, 17 y 25 del RCCH).


(fiscalizador)

37. Verificar que el acuerdo de autorización del viaje haya sido extendido por la autoridad competente y que contenga como mínimo: el nombre del funcionario, el cargo que desempeña el servidor, el país o los países por visitar, el período y los objetivos del viaje, así como los gastos conexos autorizados y otros gastos necesarios autorizados (artículos 7 y 31 del RGV).


(Jefatura)

37.1 Revisar y comprobar que todos los documentos y la liquidación de los viáticos cumplan el bloque de legalidad y los pasos descritos en el procedimiento relacionado con el Área de Control y Fiscalización (inciso 3) del artículo 4, los artículos 10 y 11 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República. el inciso 4) del apartado 2.1 y los incisos 5) y 7) del apartado 2.2 del IADEP, los artículos 9, 10, 32, 33, 34, 35, 41, 42, 42 bis, 46 y 52 del RGV y los artículos 5, 17, 23 y 25 RCCH).

37.2 Trasladar los documentos al Área de Contabilidad si la revisión es satisfactoria.

38. Verificar que el gasto corresponda a la naturaleza de la cuenta. Área de Contabilidad (encargado de Contabilidad)




38.1 Comprobar el cálculo aritmético de la liquidación y la conversión de dólares a colones, según el tipo de cambio de referencia publicado por el Banco Central de Costa Rica, correspondiente a la fecha en que se gire dicho adelanto (inciso 5) del apartado 2.2 del IADEP y el artículo 46 del RGV).

38.2 Revisar que el cheque incluya el nombre del beneficiario, el monto en colones y el detalle del pago efectuado (artículo 17 del RCCH).

38.3 Firmar el cheque en el espacio “Revisado por: _____” y efectuar la entrega de este junto con la documentación de soporte al Área de Custodia y Entrega de Valores.

39. Efectuar la matricula del cheque en el Banco de Costa Rica; anotar su número, el monto y el nombre del beneficiario. Se imprimirá la información y se archivará para el control respectivo.



39.1 Obtener las firmas por parte de los funcionarios autorizados, el director o subdirector del Departamento Financiero y el director ejecutivo o el director de la División Administrativa, en ausencia del director ejecutivo (norma 2.5.2 de las NCISP y el artículo 17 del RCCH).

39.2 Coordinar con el diputado o el funcionario ejecutor del gasto y entregar el cheque, previo acuse de recibo conforme de este por parte del beneficiario, en la copia amarilla (la firma, la fecha y la cédula).

39.3 Distribuir una copia del cheque al Área de Gestión de Pago a Diputados y la copia verde al Área de Contabilidad.

40. Registrar los datos del cheque y del recibo de ingreso cuando efectúa el depósito bancario a la cuenta general de caja chica de la institución, por las diferencias resultantes de la liquidación, en el auxiliar saldo de bancos.


(Jefatura de Área)

40.1 Excluir los datos relacionados con la liquidación finiquitada en el registro de control de adelantos de viáticos, para que se muestren únicamente los adelantos pendientes de liquidar, el formulario del anexo N.º 2- (inciso 4) del apartado 2.1 del IADEP y el inciso b) del artículo 13 del RGV).

40.2 Custodiar los comprobantes y los justificantes de cada liquidación en un ampo de documentos pendientes de reintegro de la caja chica, para que el encargado del manejo de esta, cuando lo considere necesario, los traslade al Área de Presupuesto junto con una solicitud de reintegro de dinero de la cuenta corriente de la caja chica general de la institución.

41. Con la copia de la factura de gobierno, física o mediante el SIAF, relativa a la liquidación del viaje, que recibe del Área de Gestión de Pago a Diputados, incluir en el registro auxiliar la siguiente información: el número, la fecha y el monto de la factura de gobierno y el saldo del adelanto.


41.1 Registrar el gasto por medio de asiento de diario, según la fecha de la factura de Gobierno, como la fecha del registro contable (inciso c) del punto 2 del artículo 13 del reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República y el inciso 1) del apartado 2.2 del IADEP).




41.2 Con el registro de la factura de gobierno para la liquidación del adelanto, se presentan tres situaciones: A. Que el monto del adelanto (cheque) sea el mismo monto de la

factura de Gobierno, los saldos quedan conciliados y el adelanto liquidado.

B. Que el monto del adelanto (cheque) sea mayor al monto de la factura de gobierno, quedando un saldo por cobrar al diputado o al funcionario. Este saldo debe ser cancelado en efectivo en el Área de Custodia y Entrega de Valores (recibo de dinero) o deducido de la planilla con autorización previa del diputado o el funcionario. Si el saldo corresponde a períodos anteriores, en ambos casos la Contabilidad confirma que el monto cobrado o deducido concilie con el monto a cobrar al diputado o al funcionario, por lo tanto el adelanto queda liquidado. En caso de que el reintegro corresponda a períodos anteriores, se procede de la siguiente forma: I. En efectivo: se deposita en la cuenta de caja única del Estado, debido a que el período fue liquidado, esto imposibilita depositarlo en la cuenta corriente de caja chica de la institución en el Banco de Costa Rica. II. Por deducción de planilla: en este caso se estará ejecutando de menos el presupuesto de la institución del período, al deducirlo se solicitará una cantidad menor de dinero a la Tesorería Nacional para el pago de la planilla correspondiente.

C. Que el monto del adelanto (cheque) sea menor al monto de la factura de Gobierno; esto hará que quede un saldo por pagar al diputado o al funcionario, que se liquida por medio de la emisión de un segundo cheque. En este caso, la Contabilidad confirma que el monto pagado en el segundo cheque concilie con el monto a pagar al diputado o al funcionario, por lo tanto el adelanto queda liquidado.


Finalmente, se solicita al Director del Departamento Financiero divulgar y mantener en práctica permanente el presente procedimiento para el trámite del adelanto y la liquidación de gastos de viaje al exterior del país, lo conserve dentro de un manual o compendio de procedimientos y esté disponible en el Portal Legislativo de la Asamblea Legislativa, en el sitio asignado al Departamento Financiero; e implementar un programa de actualización permanente para perfeccionarlo. -432-

ARTÍCULO 37.- Se conocen oficios PPZ-FPLN-0041-2013 y PPZ-FPLN-0049-2013, con

fecha 1 y 16 de abril del 2013, respectivamente, suscritos por la diputada Pilar Porras Zúñiga, mediante los cuales solicita justificar las ausencias en las sesiones ordinarias y extraordinarias de las reuniones de fracción y del Plenario Legislativo y demás órganos legislativos de los que es miembro. Lo anterior con el objeto de participar en el encuentro 2013 del Grupo de Mujeres Parlamentarias, un grupo de trabajo permanente de



ParlAméricas en la actividad denominada “Mujeres en el Poder: cambios recientes en la escena política”, a realizarse en Paramaribo, Surinam, los días 16 y 17 de mayo de los corrientes, a la que está invitada en su condición de Presidenta de la Comisión Permanente Especial de la Mujer. En virtud de lo anterior solicita autorización de pago de tiquetes aéreos y viáticos del 14 al 19 de mayo, considerando el tiempo del traslado. Esta solicitud cuenta con el visto bueno del diputado Fabio Molina Rojas, Jefe de Fracción del Partido Liberación Nacional. SE ACUERDA: Por la vía de la excepción, autorizar la participación de la diputada Pilar Porras Zúñiga en el encuentro 2013 del Grupo de Mujeres Parlamentarias, un grupo de trabajo permanente de ParlAméricas en la actividad denominada “Mujeres en el Poder: cambios recientes en la escena política”, a realizarse en Paramaribo, Surinam, los días 16 y 17 de mayo del 2013. Asimismo se acuerda otorgar a la legisladora los tiquetes aéreos y los viáticos correspondientes, de conformidad con lo que establece el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos y con el itinerario de vuelo. Finalmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del citado reglamento, una vez concluida la participación de la diputada en dicha actividad, se le solicita remitir a la Comisión de Relaciones Internacionales el respectivo informe de misión. ACUERDO FIRME. -401, 400-

ARTÍCULO 38.- SE ACUERDA: Con motivo de las consultas que deben realizarse a algunos pueblos indígenas para atender los requerimientos del proyecto que se tramita con el expediente Nº 18.700, “APROBACIÓN

DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 8194-CR SUSCRITO ENTRE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA Y EL BANCO INTERNACIONAL DE RECONSTRUCCIÓN Y FOMENTO PARA FINANCIAR EL PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA

EDUCACIÓN SUPERIOR”, encargar a la señora Ana Isabel Durán Castro, cédula Nº 1-448-396, funcionaria del Departamento de Secretaría del Directorio, para que efectúe las notificaciones correspondientes. Para tal efecto, se acepta el ofrecimiento del transporte aéreo por parte del Consejo Nacional de Rectores (CONARE). Asimismo, se instruye al Director Ejecutivo para que autorice los viáticos necesarios a la servidora Durán Castro, durante la realización de las notificaciones. ACUERDO FIRME. -416-



ARTÍCULO 39.- Se conoce oficio MMH-262-04-2013, suscrito por el diputado Manuel Hernández Rivera, en el que se refiere a la renuncia planteada por la funcionaria Zaida Martínez Rodríguez (quien se encuentra en sustitución de la señora Elba Espinoza Retana).

Indica que la señora Martínez Rodríguez está presentando su renuncia a

partir del 1 de mayo del 2013, razón por la cual solicita considerar el nombramiento de la señorita Ana Lucía Pérez Ávila, cédula Nº 7-192-655 en dicho código y que se mantenga en su despacho hasta el retorno de la propietaria, con el fin de que la nueva funcionaria realice labores relevantes y de suma importancia en la redacción de proyectos de ley y otras tareas propias de su despacho.

SE ACUERDA: Dar por recibido el oficio MMH-262-04-2013, suscrito por el diputado Manuel Hernández Rivera, en el que solicita considerar el nombramiento de la señorita Ana Lucía Pérez Ávila, cédula Nº 7-192-655 en el código Nº 000197 de Profesional 2 B. -433-

ARTÍCULO 40.- Se conoce oficio AI.062.2013, con fecha 9 de abril del 2013, suscrito por

el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, mediante el cual indica que, en atención al plan de trabajo para el año 2013 y como parte de los procesos necesarios para el aseguramiento de la calidad en el ejercicio de la actividad de auditoría interna, de conformidad con lo dispuesto en las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público

1 y las “Directrices para la autoevaluación anual y la

evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público

2”, emitidas por la Contraloría General de la República, ese

órgano fiscalizador se está sometiendo a un proceso de evaluación de calidad de su gestión correspondiente al período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012, con el propósito de mejorarla, fortalecerla y alinearla al ordenamiento contenido en dichas Normas, que constituye el documento técnico normativo de referencia básica para el desempeño de la actividad que ejerce.

Este ejercicio se ejecuta conforme las directrices precitadas y la metodología y herramientas contenidas en el documento “Marco de referencia técnico jurídico, metodología y herramientas, para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de la Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa”, elaborado por la Auditoría con base en dichas directrices.

La autoevaluación tiene como objetivos:

•Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de auditoría interna.

1 Resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicada en La Gaceta Nº 28 del 10 de febrero, 2010.

2 Resolución R-CO-33-2008 del 11 de julio de 2008, publicada en La Gaceta Nº 147 del 31 de julio de 2008 y su reforma.



• Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de auditoría interna.

• Brindar una opinión sobre el cumplimiento de las Normas para el

ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

• Cumplir con lo dispuesto en los puntos 1.3, 1.3.1 y 1.3.2 de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, 210.02 del Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público, el artículo 52 del Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna y las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, en lo concerniente a la revisión periódica de la calidad de la auditoría que se debe realizar, mediante la autoevaluación.

•Preparar a la Auditoría Interna para la evaluación externa de calidad.

La responsabilidad de conducir la autoevaluación se designará posteriormente, que contará con la supervisión del señor Avelino Álvarez Vega, Subauditor Interno, acreditado como evaluador/validador de calidad interna ante The Institute of Internal Auditors, asociación internacional dedicada al desarrollo profesional continuado del auditor interno y de la profesión de auditoría interna. Como parte del trabajo que se lleva a cabo, se solicita la colaboración para que se complete el formulario denominado “Encuesta para las instancias auditadas”, que tiene como objetivo conocer la percepción de esa instancia sobre la calidad de la Auditoría Interna, con respecto a los servicios aportados a la administración activa durante el período del 1º de enero al 31 de diciembre de 2012. La selección de esa instancia para recopilar la información, se realizó en virtud de que en ese período la Auditoría tramitó algún informe o documento de servicio preventivo vinculado con esa unidad administrativa. La información que se suministre, integrada a la que se obtenga del Directorio Legislativo, otras instancias institucionales auditadas y los funcionarios de la Auditoría Interna, así como de la aplicación de procedimientos de verificación del cumplimiento de la normativa técnica que rige a este órgano asesor, será muy útil y valiosa, para determinar el cumplimiento de los criterios de calidad que lo rigen, a efecto de establecer y programar la ejecución de las medidas correctivas y de mejora necesarias, acerca de aquellos aspectos que lo ameriten, con el propósito de consolidar la debida ejecución de la gestión de la Auditoría Interna, para coadyuvar en el mejoramiento de las operaciones de este Primer Poder de la República y agregar valor a los procesos de administración del riesgo, control y dirección institucionales, por lo que su respuesta es muy importante.



La encuesta es anónima y su respuesta será tratada de forma estrictamente confidencial. Se agradece la colaboración en la atención de la presente nota y se solicita entregar el cuestionario debidamente completo, en sobre cerrado, a más tardar el 26 de abril próximo, a efecto de cumplir con el cometido definido, para lo cual se dispone de una caja ubicada en el espacio que ocupa la Secretaria de la Auditoría Interna, con el fin de que sean depositados en ésta. SE ACUERDA: Avalar el documento denominado “Encuesta para las instancias auditadas”, remitido por la diputada Rita Chaves Casanova, en su calidad de enlace entre este Órgano Colegiado y la Auditoría Interna, sobre la valoración de este Directorio Legislativo acerca de su desempeño durante el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012. Se instruye a la Administración para que remita dicha encuesta a la Auditoría Interna. -434-

ARTÍCULO 41.- Se conoce oficio AI.064.2013, con fecha 9 de abril del 2013, suscrito por el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, mediante el cual remite a conocimiento del Directorio Legislativo, los resultados de la autoevaluación interna y la evaluación externa de la calidad de la gestión de esa unidad fiscalizadora para el periodo 2010. La norma 1.3 Aseguramiento de la calidad de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, establece que el auditor interno debe instaurar y velar por la aplicación de los procesos para el aseguramiento de la calidad en el ejercicio de la auditoría interna, mediante evaluaciones internas y externas. La norma 1.3.1 hace referencia a esas evaluaciones y que se deben realizar conforme las directrices emitidas por la Contraloría General de la República, en tanto que la 1.3.2 relativa a las evaluaciones internas de calidad, expresa que estas deben incluir la ejecución de revisiones periódicas mediante la autoevaluación; además, que con base en los resultados se deben implementar las mejoras que se determinen pertinentes. Por otra parte, la norma 210 Calidad en la auditoría del Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público, señala que la organización de auditoría debe asumir el compromiso y responsabilidad con el aseguramiento de la calidad en la auditoría, para garantizar que los procesos y productos se realizan de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada y bajo un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo. Indica que para ello se deben realizar, entre otros, procesos de revisión interna de la calidad de la auditoría (autoevaluación) y someterse periódicamente a revisiones externas de calidad, realizadas por profesionales externos e independientes, con el propósito de obtener una opinión objetiva sobre el nivel de observancia de las políticas y metodologías internas establecidas, así como el cumplimiento de la normativa técnica y jurídica relacionada.



Finalmente, el Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, artículo 52 Programa de aseguramiento de la calidad, dispone que la Auditoría Interna basará la calidad de su trabajo en un programa de aseguramiento de la calidad y que supervisará y evaluará la eficacia de este, mediante evaluaciones internas y externas, conforme las normas citadas. De lo expuesto se deriva que la Auditoría debe asegurar la calidad de su gestión, por medio de evaluaciones internas o autoevaluaciones y evaluaciones externas de la actividad de auditoría interna que realiza. Las primeras son efectuadas por el propio capital humano de la Auditoría y la segunda por profesionales externos e independientes de esta unidad asesora. En cumplimiento de las citadas disposiciones y de su plan anual de trabajo, la Auditoría realizó procesos orientados a efectuar la autoevaluación de la calidad de su gestión para el año 2010, asimismo, promovió la contratación y ejecución de una evaluación externa, por parte de una firma especializada e independiente, aspectos a los que se hace referencia a continuación.

1. Autoevaluación de la calidad de gestión de la Auditoría Interna del periodo 2010

En el Documento Nº 1 anexo a este oficio, se presenta para conocimiento del Directorio Legislativo, el informe relativo a la autoevaluación practicada por este órgano asesor, realizada por la señora Yanina Solano Fernández con la supervisión del señor Avelino Álvarez Vega, Subauditor Interno, en cuya ejecución no tuvo participación directa el Auditor Interno, salvo para el suministro de la información que conforme al plan de trabajo y herramientas para su ejecución, le fue solicitada como parte del estudio efectuado. Los objetivos planteados para la autoevaluación son:

a) Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de auditoría interna.

b) Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de auditoría interna.

c) Brindar una opinión sobre el cumplimiento del Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna

en el Sector Público.

d) Cumplir con lo dispuesto en las normas 1.3, 1.3.1 y 1.3.2 de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, 210.02 del Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público, el artículo 52 del Reglamento de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna y las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, en lo concerniente a la revisión periódica de la calidad de la auditoría que se debe realizar, mediante la autoevaluación.

e) Preparar a la Auditoría Interna para la evaluación externa de calidad. El alcance se orientó a obtener y verificar información relacionada con la calidad de la actividad de auditoría interna y cubrió la totalidad de los contenidos previstos en las directrices precitadas emitidas por la Contraloría General, atinentes a los atributos de la Auditoría Interna y su personal, administración de la actividad de auditoría interna y valor agregado de la actividad de auditoría interna. Abarcó el período 2010 y se desarrolló con sujeción a las Normas y las directrices mencionadas, así como al documento “Marco de referencia técnico jurídico, metodología y herramientas, para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de la Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa”, elaborado por este órgano fiscalizador. Además, comprendió la obtención de información por parte del Directorio Legislativo, las instancias auditadas y el capital humano de la Auditoría.



Se reunió información sobre cómo la Auditoría Interna está organizada y realiza sus actividades; la percepción del jerarca, de las instancias auditadas y del personal de la Auditoría respecto a la calidad de la gestión de la actividad de auditoría interna, la cual se comparó con un estándar de normas de calidad que la regulan, contenidas fundamentalmente en la Ley General de Control Interno y la normativa antes indicada, con la finalidad de determinar áreas donde el órgano asesor presenta oportunidades de mejora. Los resultados obtenidos se detallan en el aparte II del informe indicado, relativos a atributos de la Auditoría y su personal; administración, valor agregado y percepción de la calidad de la actividad de auditoría interna. En el aparte III se exponen las conclusiones que se derivan de estos sobre la calidad de la gestión de la Auditoría y las oportunidades de mejora determinadas, a las cuales se hace referencia seguidamente. a) Se obtuvo una valoración de un 91,62% de cumplimiento de la normativa para el ejercicio de la auditoría interna en el desarrollo de la gestión de esta unidad asesora, que constituye un nivel sumamente satisfactorio respecto a la calidad de la actividad de auditoría interna. b) Se considera que la eficiencia y eficacia de la Auditoría es satisfactoria, lo cual refleja el esfuerzo realizado de implementar una serie de acciones para fortalecer, actualizar y modernizar su accionar, actividades que se han ejecutado con el limitado capital humano disponible, lo cual no obstante, a la vez incide de manera desfavorable en cobertura, producción y oportunidad de los servicios de fiscalización. c) Las encuestas aplicadas al jerarca, instancias auditadas y capital humano de la Auditoría, evidencian en términos generales una percepción aceptable de la labor de esta unidad. Algunas apreciaciones reflejan que se debe orientar esfuerzos a profundizar en áreas de mayor riesgo, para agregar mayor valor a los procesos de valoración de riesgo y control interno. Los funcionarios de esta unidad consideran necesario fortalecer sus conocimientos en ciertas áreas, mejorar la oportunidad de las comunicaciones con la Administración y desarrollar procedimientos uniformes para la ejecución de la gestión. d) Se determinaron oportunidades de mejora en cuanto a la formulación de más procedimientos escritos para la ejecución de la gestión de auditoría, de guías para documentar la supervisión que se realiza de la ejecución del trabajo y de la comunicación de resultados, así como algunos aspectos de planificación. Con el propósito de desarrollar las oportunidades de mejora determinadas, en el Anexo Nº5 del informe de la autoevaluación se presenta un plan de mejora, en el que se detallan los aspectos que requieren fortalecerse, la acción de mejora a ejecutar, el responsable y las fechas para su implementación, entre otros elementos. Algunos de esos aspectos se trabajaron en el año 2012, otros están contemplados en el plan anual de trabajo de la Auditoría del 2013 para su atención y otros se programa atenderlos en el 2014, para lo cual se comprenderán en el plan de trabajo de ese año, todo conforme la posibilidades de la Auditoría. 1. Evaluación externa de la calidad de gestión de la Auditoría Interna del periodo 2012

La evaluación externa de la gestión de la Auditoría se realizó bajo la modalidad de una validación independiente de la autoevaluación efectuada por esta unidad para el período 2010, que consiste en realizar una evaluación por parte de un profesional independiente, respecto de la Asamblea y de la Auditoría, dirigida a determinar si la autoevaluación realizada es adecuada y son razonables las afirmaciones efectuadas sobre el grado de cumplimiento de la normativa en la gestión de auditoría interna. Para tal efecto el Departamento de Proveeduría en coordinación con la Auditoría, realizó un proceso de contratación administrativa que se adjudicó a la empresa Consultores Internacionales y Capacitación Interamericana (CICAI), que tuvo a cargo la evaluación externa. Para la ejecución de ese proceso se contó con el pleno apoyo y respaldo del Director Ejecutivo, Lic. Antonio Ayales Esna. El objetivo general de la evaluación fue determinar si la autoevaluación anual de calidad efectuada por la Auditoría Interna de la Asamblea para el referido periodo es adecuada y si las afirmaciones sobre el grado de cumplimiento de la normativa son razonables. Como objetivos específicos se plantean:

a. Evaluar la eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna e identificar oportunidades de mejora.



b. Brindar una opinión sobre el cumplimiento de la normativa que rige el ejercicio de la auditoría interna en

el Sector Público.

c. Comprobar que la Auditoría Interna de la Asamblea está cumpliendo con las normas de aseguramiento de la calidad.

Como documento Nº 2 de este oficio se anexa fotocopia de la opinión de los evaluadores externos sobre el cumplimiento de la normativa de auditoría interna y fotocopia del Informe presentado por esa firma sobre la evaluación externa de la calidad bajo la modalidad de validación independiente de la autoevaluación de la Auditoría Interna período 2010. Según se indica en el documento contentivo de la referida Opinión, el trabajo del evaluador externo comprendió la verificación del proceso de autoevaluación realizado por la Auditoría Interna, la verificación selectiva de documentación, prueba de los procedimientos aplicados y los resultados obtenidos por esta y aplicación de entrevistas al jerarca, personal de auditoría interna y auditados, así como otras técnicas que se estimaron procedentes. Es relevante resaltar que la opinión del evaluador externo expresa que: “En opinión del suscrito, la Actividad de Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa, cumple con las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna, con un calificación general de 91.23% asimismo el proceso de autoevaluación conducido por la auditoría interna de la Asamblea Legislativa se ajusta a los requerimiento prescritos por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República, y asimismo los resultados, las conclusiones y demás afirmaciones contenidas en el informe de autoevaluación que se adjunta, son razonables y coherentes frente a la normativa vigente. Por consiguiente, la implementación de las recomendaciones contenidas en el informe de autoevaluación, así como las recomendaciones emitidas como producto de nuestra validación, contribuirá a fortalecer la efectividad y la calidad de la actividad de auditoría interna, así como el cumplimiento continuado de las regulaciones que le aplican.” El resaltado no es del original. La evaluación externa evidencia que el trabajo de autoevaluación practicado por la Auditoría y sus resultados son adecuados, profesionales, objetivos, razonables y por lo tanto confiables, asimismo, debe señalarse que la calificación de cumplimiento de la normativa determinada por el evaluador externo fue prácticamente la misma que la obtenida por esta unidad asesora, con una diferencia de apenas 0.39, sea menos de medio punto. El informe de la evaluación externa comprende un resumen ejecutivo, los objetivos, resultados, conclusiones, recomendaciones finales y anexos. Del informe ejecutivo que presenta la evaluadora, interesa destacar lo manifestado en relación con que la evaluación externa es un instrumento que permite a la Auditoría identificar oportunidades de mejora y desarrollar acciones para fortalecer y mejorar la calidad de sus actividades en materia de fiscalización y control, para responder a los cambios de la organización, así como reforzar la conciencia en los funcionarios de una identidad positiva y que asuman una responsabilidad en su comportamiento personal y laboral. Asimismo, se resalta lo expresado en cuanto a que se observó que el entorno donde se realizó la evaluación es profesional y bien organizado y se encontró una fuerte voluntad de mejorar los procesos y herramientas de auditoría. La sección 1.5 Resultados del mencionado informe hace referencia a las normas que cumple y generalmente cumple la Auditoría y las no aplicables a ésta; la verificación del cumplimiento de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público se desarrolla en el punto 2. y; la percepción de los entrevistados sobre la calidad de la gestión de esta unidad en el 3. En el aparte 4. presenta las conclusiones, las cuales junto con esos resultados reflejan las oportunidades de mejora a las que es susceptible esta unidad; finalmente el acápite 5 expone las recomendaciones respectivas. Se tiene que los resultados y



oportunidades de mejora de la evaluación externa en muchos aspectos guardan similitud y consistencia con los determinados en la autoevaluación practicada por el órgano auditor. En el documento Nº 3 adjunto a esta misiva, la Auditoría presenta un cuadro que resume las oportunidades de mejora y recomendaciones propuestas, además, incluye una columna en la que se indican las acciones emprendidas o que se realizarán por parte de este órgano auditor para su atención. Se abordan temas relativos a la documentación de las fases de los estudios, actualización del capital humano en ciertos temas, monitoreo continuo del programa de aseguramiento de la calidad; fortalecimiento de la fiscalización de objetivos y metas del plan operativo institucional, de temas éticos y de la valoración sobre la gestión y desempeño de la institución; plan estratégico de la auditoría, evaluación de riesgos en los estudios, documentación de la supervisión que se realiza en estos y continuar el desarrollo de procedimientos de los procesos de las actividades de la Auditoría. Adicionalmente, las conclusiones hacen referencia a un excelente cumplimiento normativo sobre atributos y que a nivel de opiniones de los entes auditados se destaca una muy adecuada percepción de la labor de la Auditoría en los diferentes elementos valorados. Los procesos y resultados relativos a la autoevaluación y la evaluación externa fueron expuestos al capital humano de la Auditoría en una sesión realizada con esa finalidad, asimismo, sus respectivos informes y plan de mejora, le serán suministrados de manera conjunta con este oficio. La Auditoría está a disposición de la Primera Secretaría y el Directorio Legislativo, para aclarar o complementar cualquier aspecto de esta misiva que eventualmente se estime necesario y agradeceré se le comunique el artículo de la sesión en que sea conocido por el órgano colegiado.

SE ACUERDA: Dar por recibido el oficio AI.064.2013, suscrito por el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, mediante el cual remite a conocimiento del Directorio Legislativo, los resultados de la autoevaluación interna y la evaluación externa de la calidad de la gestión de esa unidad fiscalizadora para el periodo 2010. -435-

ARTÍCULO 42.- Se conoce nota con fecha 22 de abril del 2013, suscrita por el señor Pedro León Potoy, mediante la cual solicita que se le brinde la oportunidad de poder trasladar su puesto No. 000066 de la Unidad de Ujieres al Departamento de Proveeduría, a partir del 2 de mayo del 2013. Lo anterior, debido a que desea devolver a la institución la experiencia que ha adquirido durante algunos años, relacionada con gestiones administrativas atinentes a dicha dependencia. Agrega que la señora Jenny Salas Díaz se encuentra nombrada interinamente en su código, por lo que ella estaría destacada en la Unidad de Ujieres hasta que regrese al puesto. Asimismo solicita que una vez que se reincorpore al puesto, este sea reasignado como Trabajador Especializado 1, ya que cuenta con la experiencia requerida. SE ACUERDA: Trasladar presupuestariamente el código Nº 000066 de Ujier, ocupado en propiedad por el señor Pedro León Potoy del



Departamento de Servicios Generales, específicamente de la Unidad de Ujieres al de Proveeduría, a partir del 2 de mayo del 2013. Lo anterior en el entendido de que la señora Jenny Salas Díaz, cédula No. 1-832-866, seguirá destacada en la Unidad de Ujieres hasta el retorno del señor León Potoy a su puesto. -417-

ARTÍCULO 43.- Se conoce nota con fecha 22 de abril del 2013, suscrita por el funcionario

Edwin Alberto Porras Arias, mediante la cual solicita trasladar su puesto No. 108945 de la Unidad de Ujieres al Departamento de Archivo, a partir del 2 de mayo del 2013.

SE ACUERDA: Trasladar presupuestariamente el código Nº 108945

de Ujier, ocupado en propiedad por el señor Edwin Alberto Porras Arias, del Departamento de Servicios Generales, específicamente de la Unidad de Ujieres al de Archivo, a partir del 2 de mayo del 2013. -424-

ARTÍCULO 44.- Se conoce nota suscrita por la funcionaria Jannixia Villalobos Vindas,

mediante la cual informa que a partir del 30 de abril del 2013, dejará de laborar para el diputado Carlos Avendaño Calvo, Jefe de Fracción de la Fracción del Partido Restauración Nacional, razón por la cual solicita que se considere la posibilidad de que su puesto se destaque temporalmente en el despacho del diputado Walter Céspedes Salazar, a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014.

Se conoce nota con fecha 23 de abril del 2013, suscrita por el diputado

Walter Céspedes Salazar, mediante la cual solicita que la funcionaria Jannixia Villalobos Vindas, quien ocupa el puesto No. 112290 de Profesional B2, sea destacada en su despacho, a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014. SE ACUERDA: Tomar las siguientes disposiciones:

1. Dejar sin efecto el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo

en el artículo 25 de la sesión No. 004-2010, donde se destacó temporalmente en el despacho del diputado Carlos Avendaño Calvo, a la funcionaria Jannixia Villalobos Vindas.

2. Destacar temporalmente en el despacho del diputado Walter Céspedes Salazar, a la funcionaria Jannixia Villalobos Vindas, cédula 1-779-859, quien ocupa el puesto Nº 112290 de Profesional 2B, ubicado presupuestariamente en el Departamento de Recursos Humanos. Rige a partir del 1 de mayo de 2013 hasta el 30 de abril de 2014.



La señora Villalobos Vindas conservará todos los derechos y garantías que como funcionaria en propiedad le corresponden. -418-

ARTÍCULO 45.- SE ACUERDA: Nombrar a la señora Marlin Castillo Garro, cédula Nº

1-1032-724, en el puesto Nº 000051 de Profesional 1B, en sustitución de la señora Anny Córdoba Barrantes quien se encuentra incapacitada. Rige a partir del 29 de abril del 2013 y hasta el retorno de la titular del puesto.

El anterior nombramiento queda sujeto a la verificación de los requisitos por parte del Departamento de Recursos Humanos.

La señora Castillo Garro estará destacada en el Departamento de Servicios Bibliotecarios. ACUERDO FIRME. -397-

ARTÍCULO 46.- SE ACUERDA: Destacar temporalmente en el despacho del

diputado Víctor Emilio Granados Calvo al funcionario José Joaquín Chacón Amador, cédula Nº 1-715-347, quien ocupa el puesto Nº 022534 de Profesional 2 A, ubicado presupuestariamente en el Departamento de Servicios Técnicos. Rige a partir del 1 de mayo del 2013 y hasta el 30 de abril del 2014. -425-

Se levanta la sesión a la 1:55 p.m.

Víctor Emilio Granados Calvo PRESIDENTE

Rita Chaves Casanova Xinia Espinoza Espinoza PRIMERA SECRETARIA SEGUNDA SECRETARIA

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