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SESIÓN ORDINARIA Nº 108-2012 19 de abril del 2012

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REUNIÓN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO

SESIÓN ORDINARIA

Nº 108-2012

19 DE ABRIL DEL 2012

Acta de la reunión ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las nueve horas con cinco minutos del diecinueve de abril del dos mil doce. Presentes los señores diputados Juan Carlos Mendoza García, Presidente; José Roberto Rodríguez Quesada, Primer Secretario; José Joaquín Porras Contreras, Segundo Secretario en ejercicio y Gloria Bejarano Almada, Segunda Prosecretaria. Asimismo estuvieron presentes los señores Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo y Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno. ARTÍCULO 1.- Se da lectura a las actas de las sesiones extraordinaria Nº 105-2012,

ordinaria Nº 106-2012 y extraordinaria Nº 107-2012, celebradas por el Directorio Legislativo los días 10, 12 y 17 de abril del 2012, respectivamente y previo a su aprobación, se realizan las siguientes observaciones:

1. En el acta Nº 106-2012, artículo 10, donde se establece que con la

asesoría de la Dirección General de Servicio Civil se hizo un ajuste al cartel y se estableció una curva del 60%, lo correcto es indicar que para lograr como mínimo el 60% de elegibilidad de cada uno de los carteles, se establecieron factores de ajuste a tres de ellos, en particular al de ujieres, agentes de seguridad y trabajadores especializados.

2. En el acta Nº 107-2012, en relación con el viaje del diputado Óscar Alfaro Zamora, se modifica para que únicamente se establezca que se le otorgaron los viáticos y permisos correspondientes. Lo anterior por cuanto el legislador cubrió de su propio peculio el costo del boleto aéreo.

3. El diputado Mendoza García plantea que conversó con los miembros del Directorio con respecto a la extensión del convenio de préstamo de la señora Leda Zamora Chaves, entre la Asamblea Legislativa y el Instituto Costarricense de Electricidad, y acordaron modificarlo para que el plazo sea cambiado a tres meses, en función de que se mantenga colaborando con la próxima presidencia. Esto por los cambios que se dan, pero quedará a discreción del próximo Directorio Legislativo, en función del interés institucional de los procesos que se han seguido, continuar ampliándolo. En ese sentido se acuerda dicha modificación.

Se instruye al Departamento de Asesoría Legal para que efectúe dicha modificación al convenio de préstamo.

4. Con respecto al tema de los convenios de préstamo, el diputado José Roberto Rodríguez se refiere al del funcionario Alfredo Hidalgo

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Bermúdez. Después de una serie de valoraciones, se acuerda autorizar el convenio de préstamo del funcionario y la Unión Nacional de Gobiernos Locales, por un plazo de tres meses, sujeto a que el próximo Directorio Legislativo decida si continúa o no. Se instruye al Departamento de Asesoría Legal para que efectúe dicha modificación al convenio de préstamo.

Hechas las anteriores aclaraciones se aprueban las actas de las sesiones extraordinaria Nº 105-2012, ordinaria Nº 106-2012 y extraordinaria Nº 107-2012 celebradas por el Directorio Legislativo los días 10, 12 y 17 de abril del 2012, respectivamente.

ARTÍCULO 2.- Se conoce oficio D.E.I. 088-04-2012, con fecha 16 de abril del 2012,

suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual manifiesta que el presente oficio tiene por objeto rendir criterio en relación con la nueva propuesta de creación del Departamento de Participación Social, preparada y presentada por un equipo de trabajo del despacho de la Presidencia, en respuesta a instrucción recibida mediante acuerdo del Directorio Legislativo, artículo 19 de la sesión ordinaria No. 102-2012 del 22 de marzo del 2012.

I.- Antecedentes: El Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional (D.E.I.) presentó el Informe No. DEI-21-12-2011 en apego estricto al acuerdo del Directorio Legislativo, artículo 7 de la sesión ordinaria No. 084-2011, celebrada el 17 de noviembre del 2011, que a continuación se transcribe:

“ARTÍCULO 7.- SE ACUERDA: Solicitar al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional que, en un plazo de quince días a partir de la presente notificación, revise y proponga la estructura orgánica y funcional que debería tener la Oficina de Iniciativa Popular, que esté acorde con lo que dispone el Manual de Funciones y Estructura Técnico Administrativa de la Asamblea legislativa, a la luz de lo dispuesto en la Ley de Iniciativa Popular y a la reciente incorporación del Portal Legislativo dentro de sus tareas. ACUERDO FIRME.”

Dicho estudio es presentado por el D.E.I. en la sesión No. 88-2011, celebrada el 15 de diciembre de 2011, inicialmente aprobado (aunque no en firme); posteriormente es analizado en las sesiones 90-2011 del 22 de diciembre de 2011y 91-2012 del 19 de enero de 2012, en las que se le pide al D.E.I., que aclare su posición con respecto a la ubicación del Portal Legislativo, dada la existencia de un criterio anterior al respecto y también que adicione al informe un análisis costo-beneficio de la propuesta. Estos aspectos indicados se cumplen a cabalidad e incluso el Director del D.E.I., es llamado a hacer la presentación respectiva ante el Directorio Legislativo. Paralelamente a la actividad y procedimientos del D.E.I., “el Presidente Legislativo conforma un equipo de trabajo que procederá a realizar entrevistas, investigación documental y presentará propuestas para complementar el razonamiento y finalidad de la propuesta, de manera que se cumpla con el objetivo propuesto, se retroalimente la propuesta de creación del Departamento y se cumpla con lo estipulado en el Acuerdo que 5 fracciones suscribieron en abril de 2011”.

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Debe aclararse que ese acuerdo que se menciona, suscrito por cinco fracciones, obedece a un acuerdo en el seno de la Alianza por Costa Rica y no a un acuerdo del Directorio Legislativo. No resulta claro cuando se dice que ese equipo de trabajo (equipo de la Presidencia de la Asamblea Legislativa (PAL)), “presentará propuestas…, de manera que se cumpla con el objetivo propuesto…”; debe entenderse que el objetivo propuesto es el que se planteó al D.E.I., producto del acuerdo del Directorio Legislativo, citado al inicio de este apartado de antecedentes. II.- Consideraciones varias: 1. El D.E.I. elaboró un estudio y presentó una propuesta (propuesta D.E.I.) en estricto apego al

acuerdo del Directorio Legislativo del artículo 7 de la sesión ordinaria No. 084-2011. Ese estudio y propuesta fueron presentados en la sesión No. 88-2011, celebrada el 15 de diciembre de 2011, en la cual fue aprobada, para dejarla en firme con la aprobación del acta respectiva; sin embargo, eso no sucede y posteriormente es analizado en las sesiones 90-2011 del 22 de diciembre de 2011 y 91-2012 del 19 de enero de 2012, en las que se determina que se requieren mayores insumos para tomar una decisión definitiva al respecto.

2. El Directorio Legislativo le solicita al D.E.I. que aclare su posición con respecto a la ubicación

de las funciones de administración del Portal Legislativo, considerando que en algún momento previo, el D.E.I. manifestó que tal ubicación deberían estar en el Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo; cosa que quedó debidamente aclarada en el entendido que aquella posición nunca varió y que simplemente en el estudio realizado no se analizó ni se refirió al asunto, en el tanto, no fue solicitado. Por el contrario, el acuerdo que origina la propuesta del D.E.I. es clara en manifestar que se considere “la reciente incorporación del Portal Legislativo dentro de sus tareas”, refiriéndose a las tareas de la Oficina de Iniciativa Popular.

3. Sumado a lo anterior, el Directorio Legislativo solicita que el D.E.I. complemente la propuesta

con un análisis costo-beneficio, el cual se desarrolla y presenta. 4. Las consideraciones 2) y 3) anteriores, fueron oportunamente contestadas e incluso, el

director del D.E.I. realizó una presentación ante el Directorio Legislativo, con el propósito de dejar totalmente claras esas razonables inquietudes. Se supone que con estas últimas acciones quedará debidamente presentada la propuesta D.E.I. La posición de ese departamento de sostener que la ubicación de la administración del Portal Legislativo es conveniente que sea en el Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo.

5. El Presidente Legislativo conforma un equipo de trabajo que procedió a realizar entrevistas,

investigación documental y presentó una propuesta (equipo PAL), con el propósito de complementar el razonamiento y finalidad de la propuesta D.E.I. Ese equipo PAL considera dentro de su investigación a algunas dependencias que manifestaron alguna disconformidad con la propuesta D.E.I., a otros actores del proceso de infocomunicación y otros entes como la UTIEG y la Unidad de Personas con Discapacidad.

6. Este equipo PAL presentó al Directorio Legislativo otra propuesta, que toma como insumos la propuesta D.E.I. y los resultados de su investigación, según se indica en el artículo 19 de la sesión ordinaria No. 102-2012, del 22 de marzo del 2012, del Directorio Legislativo.

7. Mediante el artículo 19 de la sesión ordinaria No. 102-2012, el Directorio Legislativo acordó los

siguiente: “Instruir al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional para que emita su criterio en relación con la nueva propuesta de creación del Departamento de Participación Social”.

8. De la lectura del artículo anterior, es importante, para lo que nos interesa, el comentario

externado por el señor Carlos Mora Mora, en su calidad de Auditor Interno; dice el señor Mora, refiriéndose a esta nueva propuesta: “Este es un planteamiento totalmente diferente a lo

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que se había considerado inicialmente, es un sistema totalmente distinto al planteado por el D.E.I., asimismo en la presentación que hizo Doña Erika, según capto, no hubo participación del D.E.I., en la formulación de esta nueva propuesta, por lo que la Auditoría, desde una perspectiva de control interno, hace la sugerencia al Directorio sobre la conveniencia de que ese Departamento participe en la revisión de la propuesta, para que desde su perspectiva realice los aportes y observaciones que correspondan, ya que es la unidad técnica institucional competente en materia de organización. Esta sugerencia tiene el propósito de que los miembros del Directorio dispongan de elementos de juicio suficientes para tomar un decisión sobre el Departamento que se propone establecer”. El destacado no es del original, se transcribe porque parece que este comentario dio origen a la solicitud que se le hace al D.E.I. y en él, el señor Auditor Interno es claro en concluir que la nueva propuesta es totalmente diferente de lo que se consideró primero y por consiguiente de la propuesta que presentó el D.E.I..

9. El día jueves 29 de marzo del 2012, el equipo PAL expuso sin concluir, a los señores Fernando Román, Milton Madriz y Eduardo Sterling, del D.E.I., la propuesta de creación del Departamento de Participación Social e hicieron entrega del documento respectivo bajo el oficio PAL-1567-11/12, firmado por D. Erika Valverde V., en calidad de Jefa de Despacho de la Presidencia.

10. Mediante oficio PAL-1601-11/12, fechado 30 de marzo de 2012, firmado por D. Erika Valverde

V., pero recibido en el DEI el 10 de abril del 2012 (15:08 p.m.), que dice en el primer párrafo: “El jueves 29 de marzo le remití involuntariamente una versión borrador de la propuesta para la “Creación del Departamento de Participación Social, por lo que me permito solicitarle dejar sin efecto el documento que se anexó mediante el oficio PAL-1567-11/12”.

11. La propuesta D.E.I. responde estrictamente a todo lo solicitado desde el origen por el

Directorio Legislativo y responde a un análisis, identificación y diferenciación de los procesos desarrollados en la Oficina de Iniciativa Popular, partiendo de las funciones y competencias asignadas y vigentes de esa dependencia, así como la visión del enfoque doctrinario de lo que es la participación ciudadana y elementos de comunicación política y social, así como la extensión a la sociedad civil.

12. La propuesta del equipo PAL, si bien toma como insumo principal la propuesta D.E.I., se

aparta del acuerdo y espíritu que dio origen a la propuesta D.E.I., e incorpora una serie de variables, que no consideró aquel acuerdo; si acoge la posición del D.E.I. con respecto a la ubicación de la administración del Portal Legislativo. De la misma forma incorpora como insumo que origina la inclusión de otros aspectos “…que se cumpla con lo estipulado en el Acuerdo que 5 fracciones suscribieron en abril de 2011”, refiriéndose a esto, a un acuerdo de la Alianza por Costa Rica.

13. La propuesta del equipo PAL, a diferencia de la propuesta D.E.I., reconoce que no obedece a

un análisis, identificación y diferenciación de procesos, incluso en la nota debajo del organigrama propuesto indica: “el escenario deseable para este Departamento implicaría una horizontalidad en sus funcionarios(as), donde el trabajo sea dividido por los procesos que gestionan, más que por la lógica funcional, sin embargo en el tanto no exista este tipo de administración (por procesos) en la Asamblea Legislativa, se recurre a la estructura funcional aquí esquematizada”. El criterio del D.E.I. es que, en general, la estructura institucional no obedece a una organización por procesos; sin embargo, sí se puede a lo interno de una dependencia, identificar y proponer una organización que al menos se base en esos procesos.

En este punto no se puede faltar al principio de responsabilidad profesional, por lo que debe

manifestarse que lo que no parece que se apegue a algún proceso identificado y diferenciado

en la Oficina de Iniciativa Popular es lo relativo a la “Incidencia y Derechos Humanos”, de

modo que efectivamente incorporar esa novedad no tiene sustento en un análisis e

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identificación de algún proceso existente, ni que se pueda identificar en las funciones y

competencias asignadas y vigentes o sugeridas por el Directorio Legislativo para la Oficina de

Iniciativa Popular.

14. En el primer párrafo de las conclusiones se indica que “Para cumplir con la tarea asignada por la Presidencia Legislativa al Equipo de Trabajo creado para estos fines y, en coordinación con el Departamento de Desarrollo Estratégico,…”, es de capital importancia aclarar, tal como lo “aseveró” el señor Auditor Interno (ver punto 8 anterior), que el D.E.I. no participó en la elaboración de esta nueva propuesta.

15. El informe jurídico As. Leg. 1081-2010, de fecha 24 de noviembre del 2010, con respecto a las potestades del Directorio Legislativo ha indicado:

“Así las cosas, en atención a sus consultas concretas, se debe concluir que si bien el

Directorio Legislativo tiene las competencias necesarias para establecer o variar la estructura

organizacional de la Institución, dicho actuar resultaría de aplicación siempre que obedece y

se ajusta a los parámetros normativos existentes en torno al tema, para lo que esta Asesoría

Legal siempre ha sugerido la necesidad de que dicho cuerpo colegiado valore y

observe los informes técnicos que sustentan las propuestas, ya que por lo general, estos

estudios son realizados en atención y bajo los instrumentos y procedimientos normativos

relacionados con el tema. Este aspecto, sin embargo, no pasa de ser una simple

recomendación ya que el jerarca puede separarse de los mismos, siempre y cuando justifique

adecuadamente su actuar y se mantenga dentro de los parámetros de la legalidad.

Por último, recuérdese además que la inobservancia de la normativa que nos rige genera

responsabilidades de diferente índole que puede ir desde la simple responsabilidad civil, hasta

la comisión de un delito, en casos gravosos, tales como los dispuestos en los capítulos IV y V

de la Ley 8422, Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en el Sector Público;

capítulo X de la Ley de la Contratación Pública; y capítulo V de la Ley 8292, Ley de Control

Interno, entre otros.” (el destacado no es del original).

Lo anterior es para recordar que el Directorio Legislativo recibe los informes como insumos no vinculantes para su toma de decisiones, de esa forma que para el caso que nos ocupa, tiene como variables dos propuestas, una la del D.E.I. y otra la del equipo PAL, y tiene la potestad legal y administrativa para decidir y avalar cualquiera de ellas, u otras alternativas que se aparten de ellas, debidamente fundamentadas conforme a las sanas prácticas administrativas.

III.- Criterio D.E.I. con respecto a la propuesta equipo PAL: Partiendo de las consideraciones anteriores, debe resaltarse que en efecto, como concluye el señor Auditor Interno, la propuesta PAL es distinta a la original, y que al tomar como base la propuesta D.E.I., en cuanto a forma y fondo, si reúne las condiciones técnicas para ser considerada en las decisiones que al respecto debe tomar el Directorio Legislativo, eso sí, dejándose claro que es otra propuesta y no una que venga a sustituir la elaborada por el D.E.I. originalmente. No se logra desprender de esta nueva propuesta, las razones que fundamentan el cambio de nombre del departamento de Participación Ciudadana por Participación Social, solo se sobreentiende que es una de dos ideas subjetivas indicadas por el personal de la Oficina de Iniciativa Popular. En la investigación que realizó el D.E.I., se logró observar que la figura que se usa en algunos parlamentos europeos, es la de participación ciudadana, partiendo de que es el parlamento quien se proyecta a la sociedad civil y permite mediante el proceso de la comunicación política y social, la interacción entre distintos actores que enriquecen el quehacer legislativo, en

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este caso el proceso de la ley y el control político entre otros. No obstante no vemos inconveniente la nueva denominación. Esta nueva propuesta no es clara en establecer qué ocurre con el proceso identificado en la Oficina de Iniciativa Popular, como lo es lo correspondiente a la formación cívica-legislativa, aunque se entendería que estaría inmersa en el Área de Iniciativa Popular, lo que no roza con ningún criterio técnico de los que sostiene el D.E.I. La incorporación de un Área de Incidencia y Derechos Humanos se fundamenta en un acuerdo de la Alianza por Costa Rica, por lo que en ese sentido, por apego al estricto orden administrativo, este elemento se aparta del mandato inicial y aunque el Directorio Legislativo puede acogerlo, es menester hacer la observación, ya que no obedece a los procesos vigentes y correspondería en todo a una novedad. Sin embargo, es satisfactorio que con las tres unidades que se sugiere conformen esta unidad orgánica, se resuelve, de alguna forma, una inconsistencia normativa, en la que el D.E.I. ha sido insistente, de que no pueden existir unidades sueltas (sin estar integradas dentro de un área), y es lo que se pretende al crear tres unidades que integren a la Unidad de Equidad e Igualdad de Género, la Unidad de Personas con Discapacidad y la Unidad de Asuntos Indígenas. Complace que en esta iniciativa se ajuste de acuerdo con la posición reiterada del D.E.I., con respecto a la ubicación del Portal Legislativo. Considerando que los temas de discapacidad, género y asunto indígenas son ejes temáticos estratégicos y responden en efecto al respeto e implementación de la amplia gama de los derechos humanos, no se menciona en la propuesta como se integrarían nuevos y futuros ejes temáticos, porque la propuesta abre el camino a pensar que con cada eje temático se tendrá que crear una nueva unidad. IV.- Conclusiones: 1.- La propuesta D.E.I. sobre el departamento de Participación Ciudadana, representa un insumo

más al proceso de toma de decisiones del Directorio Legislativo (conforme a las potestades establecidas en el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa), y es un informe de asesoría técnica que no es vinculante para este cuerpo colegiado, empero se apega al acuerdo que le dio origen.

2.- La propuesta equipo PAL, toma como base la propuesta D.E.I., pero se aparta de aquella y se

rige por un acuerdo de la Alianza por Costa Rica por incorporar un área de atención a los derechos humanos, lo cual es loable y necesario, pero en lo que nos interesa, la convierte en otra nueva propuesta. Por lo tanto, el Directorio Legislativo tiene como insumos para su decisión dos propuestas diferentes.

3.- En adición, la propuesta D.E.I., si podría verse ajustada, si el Directorio Legislativo avala

oficialmente la posición reiterada del D.E.I. con respecto a que la administración del Portal Legislativo debe ubicarse en el Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo, de modo que en la propuesta D.E.I. esta unidad orgánica desaparecería del Departamento de Participación Ciudadana y sus funciones serían asumidas por este departamento dentro de su estructura establecida y vigente.

4.- Tal como lo manifestaron algunos de los entrevistados por el equipo PAL, debe considerarse

que en el Plan Estratégico Institucional (PEI 2012-2016), se incluyen dos áreas estratégicas que tienen que ver una con el tema de estructura organizacional y la otra con el tema de la infocomunicación, y ambas orientadas hacia un tratamiento integral de la Institución, de modo que este mandato estratégico se convierte en un elemento adicional que debe ser considerado en la toma de decisiones del Directorio Legislativo.

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V.- Recomendaciones: En virtud de que el Directorio Legislativo tiene a su haber dos posibles escenarios para la respectiva toma de decisiones, en el caso de querer crear un departamento que contemple los distintos elementos ya señalados en las dos propuestas presentadas, una elaborada por el D.E.I. por mandato del máximo órgano y otra por un equipo de la Presidencia, ese departamento recomienda lo siguiente: 1.- Trasladar funcional y estructuralmente el Portal Legislativo al departamento de Relaciones

Públicas, Prensa y Protocolo, lo anterior conforme al estudio que al inicio recomendó esta acción. En este sentido se recomienda que, por el carácter estratégico y lo complejo de sus funciones, se convierta en un área dentro del departamento y se nombre a un responsable que conduzca los subprocesos, funciones y actividades ya establecidos.

2.- Para el cumplimiento del punto anterior, se sugiere instruir a la Dirección del Departamento de

Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo, para que en coordinación con el departamento de Informática, Asesoría Legal y Desarrollo Estratégico Institucional, proceda al desarrollo de los respectivos reglamentos y manuales que regulen su funcionamiento de manera eficiente, eficaz y efectiva.

3.- En referencia a las dos propuestas presentadas a conocimiento del Directorio Legislativo, en

virtud de que representan dos potenciales escenarios con ciertas diferencias, pero ambos con pertinencia técnica y viabilidad funcional, se sugiere que sea decisión del Directorio Legislativo la figura, que en caso de ser creada, la que mejor se acomode a las necesidades planteadas al inicio por el máximo órgano, satisfaciendo con ello una necesidad hecha evidente desde su origen.

4.- Considerando que todo estudio reorganizativo requiere de un proceso de implementación y de

ajustes, en caso de que el Directorio Legislativo apruebe alguna de las propuestas, se recomienda que la persona que el máximo órgano designe en la dirección de esta unidad orgánica, presente al Directorio Legislativo, en un plazo máximo de tres meses a partir de su designación, una propuesta de los ajustes que considere pertinentes en los procesos y funciones de sus unidades orgánicas internas, así como un plan de trabajo que incorpore acciones a realizar en forma conjunta con otras dependencias de la Institución, que complementariamente coadyuven en el cumplimiento de su misión y funciones estratégicas y operativas.

Importante considerar como insumo en este proceso, el proyecto relativo al tema de Infocomunicación, incorporado en el Plan Estratégico Institucional del Área Técnico Administrativo 2012-2016, que aborda con independencia de los temas de información y comunicación de la Institución. ************************* Por otra parte se conoce un extracto de la propuesta de la Presidencia con respecto a la creación del Departamento de Participación Social:

CONCLUSIONES

Para cumplir con la tarea asignada por la Presidencia Legislativa al Equipo de Trabajo creado para estos fines y, en

coordinación con el Departamento de Desarrollo Estratégico, en seguimiento a los acuerdos del Directorio Legislativo

que dieron origen y contenido al presente estudio, y luego de efectuar un análisis del marco teórico-conceptual, del

marco normativo y de la situación actual, se llega a las siguientes conclusiones:

I. Resulta contraproducente para el proyecto del Directorio Legislativo fortalecer el proceso de participación social,

mediante la integración de funciones de la Oficina de Iniciativa Popular y el Portal Legislativo, ya que en el Manual

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de Funciones y Estructura de la Organización Técnico- Administraba de la Asamblea Legislativa e incluso con

respecto a las sanas prácticas administrativas en materia de estructura organizacional, se considera conveniente

revisar rango jerárquico dado que no aplica la denominación en la Institución de la nomenclatura de oficina; de

manera tal que se requiere definir su estructura interna, establecer su rango jerárquico y su denominación oficial.

II. De acuerdo con el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico- Administraba de la Asamblea

Legislativa la función general de la Oficina de Iniciativa Popular, podría ser consistente con la incorporación de la

administración del portal legislativo. Sin embargo tal y como lo indicó este Departamento en el informe DEI 074-

06-2011, suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico

Institucional, correspondería de manera más adecuada la ubicación de la administración del Portal Legislativo en el

Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, siguiendo los lineamientos que este Directorio ha considerado

para tomar tal decisión: 1. Constitución de un Comité Director del Portal Legislativo, Constitución de un Comité de

Contenidos del Portal Legislativo, y se asigna al Departamento de Informática como el responsable de asesorar y

apoyar en materia técnica el Portal Legislativo, por último se instruye al Director Ejecutivo y las Direcciones de las

Divisiones, que participen activamente con vos, como observadores del buen desempeño de estos órganos.

III. Considerando que la motivación del Directorio Legislativo es la de fortalecer el proceso de participación social, se

logran identificar claramente dos procesos: Gestión de Iniciativas Popular y otro de Incidencia y Derechos

Humanos los dos sustantivos. Lo anterior unido a lo normado con respecto a nomenclatura de las unidades

orgánicas y rangos jerárquicos, se puede concluir que efectivamente existe una clara división de las actividades

desarrolladas en la unidad orgánica en estudio, que obedece a una también clara diferenciación de los procesos

operativos y técnicos por medio de los que se desarrollan precisamente estas actividades, además existe

diferenciación de la población meta de ambos procesos, lo que responde a unidades jerárquicas con rango de

áreas, lo que necesariamente requiere que diseñe una propuesta de reorganización de la Oficina de Iniciativa

Popular, Unidad de Discapacidad, Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género, Unidad de Pueblos indígenas y

se diseñe una propuesta que le otorgue a este conjunto rango jerárquico de Departamento.

IV. El fortalecimiento del proceso de participación social, requiere fortalecer la dotación de recursos materiales,

tecnológicos, de capital humano e infraestructura física, ya que su funcionamiento efectivo va más allá de

establecer una estructura interna que soporte los procesos determinados.

RECOMENDACIONES

Para satisfacer adecuadamente los hallazgos y conclusiones, producto de este estudio, las entrevistas llevadas a cabo, la

investigación documental y sistematizar las propuestas que hicieron llegar los Departamentos y División Legislativa, se

requiere implementar las siguientes recomendaciones:

Considerando la incorporación de las Unidades de Discapacidad, Género y Pueblos Indígenas dentro del proceso de

participación social que se ha descrito, así como a la necesidad de fortalecer la estructura interna de funcionamiento y

asignar recursos para potencializar el trabajo en los ejes legislativo y control político, nombramientos, presupuestos

públicos, vinculación con organizaciones en pro de los derechos humanos, para generar la incidencia, se recomienda:

que esta unidad orgánica se reorganice estructural y funcionalmente, tal como se plantea en recomendación posterior,

para que su operatividad sea bajo un rango jerárquico de departamento, con procesos diferenciados, desarrollados y

sustentados a través de dos áreas.

Se recomienda: que se apruebe la siguiente propuesta de organización interna para el DEPARTAMENTO DE

PARTICIPACIÓN SOCIAL y se proceda a la actualización correspondiente del Manual de Funciones y Estructura de la

Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa.

PROPUESTA:

La propuesta consiste en proponer la información, según el formato y contenido, necesaria para la actualización del

Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, esto implica

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incorporar el apartado correspondiente a esta unidad orgánica, de acuerdo con lo que ha sido la voluntad manifiesta del

Directorio Legislativo. Se presenta a continuación la propuesta respectiva:

I. NOMBRE EXACTO DE LA UNIDAD ORGÁNICA:

Departamento de Participación Social

II. MISIÓN:

Somos un espacio para la participación activa de la sociedad civil en el seno de la Asamblea Legislativa, en donde se pone a disposición de las y los habitantes, instrumentos y mecanismos para informarse y formarse sobre el quehacer institucional, para que quienes así lo requieran, puedan proponer, sugerir e incidir en el proceso de formación de las leyes, en el ejercicio del control político, en los nombramientos de funcionarios(as) a elegir o ratificar por el Plenario Legislativo y en la aprobación de los presupuestos de la República, posibilitando un acercamiento entre la Institución y sus representados, con el fin último de remozar y profundizar el ejercicio de la democracia participativa.

III. VISIÓN: Ser un Departamento que promueva la participación social activa en la Asamblea Legislativa para que los y las habitantes cuenten con mecanismos ágiles, efectivos, accesibles e inclusivos, que permita la promoción, materialización, reconocimiento, goce y ejercicio de los Derechos de las personas.

IV. OBJETIVOS:

Mejorar los mecanismos institucionales de vinculación de la Asamblea Legislativa con las y los habitantes, para contribuir a la democracia representativa y genere una mayor accesibilidad e inclusión de los intereses y demandas sociales.

Transversalizar los temas de Participación Social, Género, Discapacidad, Derechos Humanos y atención a los sectores y las poblaciones específicas, en los procesos de formación de la ley, control político, elección de funcionarios y funcionarias por parte del Plenario Legislativo, en los Presupuestos de la República, así como en la gestión institucional interna (Área Técnico – Administrativa, Área de Fracciones Políticas).

Generar espacios de Rendición de Cuentas, Auditorías Ciudadanas y otros de la institución hacia los y las habitantes.

Garantizar a los y las habitantes que sus gestiones lleguen a las instancias institucionales correspondientes.

Comunicar oportuna y estratégicamente a los y las habitantes por los medios disponibles sobre la gestión institucional de acuerdo a sus intereses y demandas.

Empoderar a los y las habitantes para que se apropien de los espacios de participación social que ofrece la institución y se generen vínculos de confianza.

A partir de la propuesta de Incidencia y Derechos Humanos, visibilizar los sectores y poblaciones que acudan a la institución.

Formar a los y las funcionarias institucionales en las materias aquí propuestas.

V. FUNCIONES

5.1 Funciones generales:

Promover espacios de participación social activa en la Asamblea Legislativa, para facilitar la comunicación de

la población con los representantes populares, facilitando la interacción de los actores sociales con los

procesos legislativos de formulación de la ley, ejercicio del control político, nombramientos y aprobación de

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presupuestos de la República; así como servir de canal para tramitar las iniciativas populares de proyectos de

ley.

5.2 Funciones específicas:

Promover espacios de participación social activa en la Asamblea Legislativa, para facilitar la retroalimentación

de la población con los representantes populares y la interacción en los procesos legislativos.

Mediante las Unidades específicas llevar a cabo la transversalización de los temas de Participación Social,

Género, Discapacidad, Derechos Humanos y atención a los sectores y las poblaciones específicas, en los

procesos de formación de la ley, control político, elección de funcionarios y funcionarias por parte del Plenario

Legislativo, en los Presupuestos de la República, así como en la gestión institucional interna (Área Técnico –

Administrativa, Área de Fracciones Políticas).

6. DEPENDENCIA Y ESTRUCTURA INTERNA

6.1. Dependencia jerárquica:

El Departamento de Participación Social depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva. 6.2 Organigrama:

El Departamento de Participación Social está integrado por la dirección con una Unidad de Gestión, dos áreas y cuatro unidades: Área de Iniciativa Popular, Área Incidencia y Derechos Humanos de la que dependerán: Unidad de Discapacidad, Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género y Unidad de Pueblos Indígenas de acuerdo con el siguiente organigrama:

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTO PARTICIPACIÓN SOCIAL

________________ Nota: El escenario deseable para este Departamento implicaría una horizontalidad en

sus funcionarios(as), donde el trabajo sea dividido por los procesos que gestionan, más que por la lógica funcional, sin embargo en el tanto no exista este tipo de administración (por procesos) en la Asamblea Legislativa, se recurre a la estructura funcional aquí esquematizada.

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6.3 Funciones de las unidades orgánicas internas: 6.3.1 Funciones de la Dirección:

Dirigir y conducir el Departamento de Participación Social hacia el logro de los objetivos institucionales

en las materias de su competencia.

Dirigir los equipos de trabajo hacia el logro de los objetivos departamentales.

Coordinar con otras unidades administrativas, fracciones políticas y legisladores(as) lo relativo a

incorporar la Participación Social, Discapacidad, Género, Pueblos Indígenas, Derechos Humanos y otros

relativos a la materia, en su quehacer.

Promover mecanismos de coordinación interinstitucionales, que permitan coordinar esfuerzos para

atender las solicitudes institucionales en materia de Participación Social, Discapacidad, Género, Pueblos

Indígenas, Derechos Humanos y otros relativos a la materia.

Realizar las gestiones administrativas propias del cargo.

Otras funciones establecidas en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos de la Asamblea Legislativa.

6.3.2 Funciones del Área de Gestión de la Iniciativa Popular.

Recibir de los y las habitantes, poblaciones así como de las organizaciones anteproyectos de ley, comentarios, propuestas y sugerencias con el fin de canalizarlas por las vías institucionales correspondientes y darles el seguimiento respectivo y comunicar a él, la o los(as) interesados el resultado de su gestión.

Brindar información en forma eficiente y expedita sobre el quehacer legislativo.

Orientar a los usuarios a lugares adecuados, dentro de las posibilidades, si la información no es competencia del Parlamento o enviarlos al Departamento adecuado de la Asamblea que les pueda dar la información que requieren.

Coordinar con los diferentes departamentos de la Asamblea, en el momento que lo amerite, con el fin de dar una respuesta oportuna a los requerimientos de información de la comunidad y de las Instituciones del Estado, sobre asuntos de su interés.

Informar y asesorar a los habitantes que lo requieran, sobre la presentación de iniciativas de ley según establece la Ley Nº 8491, de Iniciativa Popular.

Apoyar y facilitar al personal de la Asamblea Legislativa en la búsqueda de la información que requieren los despachos de los diputados, sobre: Participación Social, Derechos Humanos, Género, Discapacidad, Pueblos Indígenas, Derechos Humanos y otras relativas a esta materia.

Atención diaria y oportuna de consultas que se nos hagan por diferentes medios.

Hacer las estadísticas mensuales correspondientes a nuestras labores.

Mantener actualizada la información del departamento en el Portal Legislativo.

Realizar un programa de divulgación de los servicios que brinda el departamento, por diferentes medios de comunicación.

Participar en las comisiones institucionales que señalen los superiores inmediatos.

6.3.3 Funciones del Área de Incidencia y Derechos Humanos

Fomentar la participación social activa por medio de diferentes actividades.

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Facilitar la comunicación y la interacción de los habitantes con el Primer Poder de la República en la búsqueda de la transparencia en la gestión parlamentaria.

Facilitar la participación ciudadana en el proceso de formación de la ley en especial en su etapa de discusión y análisis.

Crear canales institucionalizados para brindar información sobre la actividad de la Asamblea legislativa.

Realizar charlas en instituciones de educación, sobre el quehacer de la Asamblea Legislativa, de acuerdo a convenio con el Ministerio de Educación Pública.

Crear espacios de diálogo, interrelación, información, negociación y retroalimentación entre la sociedad civil y los diputados y diputadas.

Fomentar actividades que permitan el involucramiento de la ciudadanía en el quehacer institucional.

Crear espacios institucionales de participación ciudadana que contribuyan a la transparencia y a la participación en el quehacer institucional.

Facilitar la participación de los diferentes grupos sociales como herramienta de empoderamiento e incidencia ciudadana en la formación de la ley.

Facilitar la interacción entre el Parlamento y la sociedad, de manera accesible, inclusiva y oportuna

Capacitar a las y los funcionarios en materias relativas a Participación Social, Género, Discapacidad, Pueblos Indígenas, Derechos Humanos y otras atinentes a estas materias de los diputados.

Atender las consultas de los usuarios que a través del Portal Legislativo, sean planteadas.

Satisfacer las necesidades de información y los servicios parlamentarios requeridos por los usuarios.

Promocionar una imagen de un parlamento amigable, accesible, de gestión administrativa eficiente, modelo de transparencia e impulsar el valor pertenencia dentro de la sociedad costarricense.

Las unidades de Discapacidad, Igualdad y Equidad de Género y la de Pueblos Indígenas, que pertenecen a esta área mantienen sus funciones tal y como están planteadas, incluyendo el presupuesto aprobado para el año 2012, los equipos, mobiliario y materiales de oficina asignados actualmente.

7. En caso de que el Directorio Legislativo avale la propuesta presentada en el anterior ítem, se recomienda: que el Departamento de Recursos Humanos gestione lo pertinente en relación con las jefaturas que el máximo órgano colegiado designe para dirigir las diferentes unidades orgánicas aprobadas. Igualmente para que coordine lo necesario para la dotación del capital humano requerido, todo de acuerdo con la normativa y procedimientos establecidos para ello. 8. Asimismo si el Directorio Legislativo avala la propuesta presentada considerando que para el verdadero fortalecimiento de aquella unidad orgánica se requiere fortalecer la dotación de recursos materiales, tecnológicos, y de infraestructura física, se recomienda: que el Director o Directora que el Directorio Legislativo designe para la unidad orgánica propuesta gestione y coordine lo necesario con los departamentos especializados de la Institución, con respecto a la dotación de los recursos requeridos. 9. Considerando que todo estudio reorganizativo requiere de un proceso de implementación y de ajustes, en caso que el Directorio Legislativo apruebe la propuesta presentada, se recomienda: que la persona que el Directorio Legislativo designe en la dirección de esta unidad orgánica, presente al máximo órgano colegiado, en un plazo de tres meses, a partir de su designación, una propuesta de los ajustes que considere pertinentes en los procesos y funciones de sus unidades orgánicas internas; así como un plan de trabajo que incorpore acciones a realizar en forma conjunta con otras dependencias de la Institución, que complementariamente coadyuven en el cumplimiento de su misión y funciones.

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10. La división de competencias en la institución y la prestación de servicios entre diferentes unidades orgánicas, tal como lo establecen sus funciones generales, necesariamente obliga a una estrecha coordinación en aras de obtener los mejores resultados institucionales, es así como el tema de la comunicación con la sociedad es un tema complementario de la participación, por lo que se recomienda: que en el abordaje de esta área del plan estratégico institucional que las unidades orgánicas cuyas funciones se relacionan con la participación social y la comunicación con la sociedad, conformen una comisión institucional que permita el diseño y la implementación de los proyectos necesarios para cumplir con los ejes funcionales de la Institución. 11. Tomando en cuenta el análisis realizado en este estudio, y siguiendo las recomendaciones vertidas en el informe DEI 074-06-2011, suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, se recomienda el traslado del Portal Legislativo al Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, lo que implica también el traslado de los y las funcionarios asignados a labores del Portal (nombres), además de la creación de la Comisión Técnica del Portal Legislativo que estará integrada de la siguiente manera: Dirección del Portal Contraloría del Portal

Representantes de los siguientes Departamentos: Servicios Bibliotecarios, Servicios Parlamentarios, Servicios Técnicos, Secretaría del Directorio, Departamento de Participación social, Unidad de Discapacidad, Unidad de Igualdad y Equidad de Género. El soporte técnico lo llevará a cabo el Departamento de Informática. Las Direcciones Ejecutiva, Legislativa y Administrativa llevarán a cabo un papel de observadores y garantes de que lo aquí estipulado se cumpla, en el tanto no se haga un estudio integral que justifique otro tipo de estructura. ________________________ Nota: Se da la bienvenida a funcionarios del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, quienes se

refieren a las valoraciones que desde esa dependencia se han hecho sobre el Departamento de Participación Social, de las consultas hechas a las distintas dependencias y desde la valoración de los resultados de ese proceso. El señor Fernando Román Carvajal realiza un recorrido por los distintos procesos que se han llevado a cabo y de los antecedentes del caso. Plantea que en un momento, la diputada Patricia Pérez Hegg solicitó un estudio del costo/beneficio de la creación de dicho departamento, a lo cual en su momento se presentó un informe en el que se decía que era difícil medir el beneficio en forma puntual, pero que su costo sí rondaba los 10 millones de colones anuales, con las áreas que se pretendía reasignar. Indica el funcionario que, producto del análisis que se presentó en el Directorio, la Presidencia conformó un equipo de trabajo, que presentó en días pasados una propuesta de un departamento que se llamaría Departamento de Participación Social. Allí se acordó solicitar el criterio del departamento a su cargo, sobre esa propuesta que es la que hoy presenta. Es importante citar dentro de las consideraciones, que hay dos propuestas, una del DEI, que en síntesis incorpora tres áreas: una de Iniciativa Popular; una de Formación Cívica Legislativa y otra de Comunicación Política; se llamaría Departamento de Participación Ciudadana. Asimismo, hay una propuesta que presenta el despacho de la Presidencia, el cual consultó en dos oportunidades. Se hicieron una serie de análisis y entrevistas y producto de eso, presentaron una propuesta que en síntesis se llamaría Departamento de Participación Social, estructurado de la siguiente manera: un área de Iniciativa Popular, una de Incidencia y Derechos Humanos, donde se incorporarían las unidades de Pueblos Indígenas, Personas con Discapacidad y la Unidad de Igualdad y Equidad de Género. El señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno manifiesta que de forma muy técnica y en su papel de asesor externo, considera que cuando se presentó la propuesta era importante que contara con el criterio del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, toda vez que había un cambio sustantivo en el abordaje de este departamento, para lo cual se solicitó dicho criterio, pero hay acotaciones importantes que realizar. En la nueva propuesta se retoma el tema del portal legislativo, y se dice de manera satisfactoria que este debería tener su administración el Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo y la parte de soporte en el Departamento de Informática. El señor Román Carvajal manifiesta que en este Departamento de Participación Social se deja el área de Iniciativa Popular, desaparece el área de comunicación política, donde estaba el portal y se retoma

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definiéndola como área de Incidencia y Derechos Humanos, donde se incorporan las unidades de Pueblos Indígenas, Personas con Discapacidad y la Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género. Considera que el Área de Incidencia y Derechos Humanos es necesaria, igual que el departamento, como un espacio que deben tener las organizaciones sociales, los habitantes, etc., para la participación verdadera dentro del quehacer legislativo, espacio focalizado, concreto, de una dependencia que atienda las iniciativas y el tema de la representatividad y participación ciudadana. A esa área de Incidencia y Derechos Humanos no le han podido dar todo el análisis pertinente, por razones de tiempo, pero cree que no estaría mal, desde el punto de vista de un área de esa índole. No obstante lo anterior, indica el señor Román Carvajal que sí tiene como director de departamento, una duda con respeto a la Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género, lo ha venido externando en varias oportunidades y no quiere dejar de mencionarlo, es necesario darle un poco más de análisis al tema. En cuanto a los pueblos indígenas, sí considera que debería estar en este departamento, al igual que la Unidad de Personas con Discapacidad (el encargado de esa área se pronunció positivamente en las reuniones que sostuvieron con el grupo que planteo la propuesta), y particularmente lo conversó con el doctor Martínez Bolívar, que es el coordinador de la Comisión de Discapacidad. Repite que sí tiene dudas con respecto a la UTIEG, porque este tema la Asamblea Legislativa le ha venido dando un papel preponderante y así debe ser, y lo ubicó como una unidad en la Dirección Ejecutiva, con una conformación muy limitada de recursos humanos, pero sí dándole un lugar preponderante. En días pasados la jefa de esa Unidad estuvo conversando con él y le externó la inquietud de que ese tema se viera disminuido y comparte con ella la inquietud, al colocar a la UTIEG en ese departamento, podría estar perdiendo su protagonismo. En cuanto al tema de infocomunicación, el Plan Estratégico Institucional incorpora un área bien definida, donde se pretende --ya se están realizando las acciones pertinentes con un grupo de trabajo-- abordar de manera integral. Indica el señor Román Carvajal que en su momento doña Elena Fallas y otras personas decían que a estas cosas hay que darles el tiempo pertinente para su estudio dentro del proceso del Plan Estratégico Institucional; sin embargo, estima que una cosa no quita la otra, el hecho de que el Departamento de Participación Social se cree con una expectativa, y como propósito bien fundamentado de este Directorio Legislativo, no quita que después se retome porque justamente se dice en su criterio que debe haber un periodo de tres meses, a partir de la aprobación, para que el Directorio escoja una de las dos propuestas, pero cualquiera que sea sí se debe dar un periodo para que la jefatura que tendría esa unidad, realice un proceso de ajuste en cuanto al tema organizativo, de funciones, de recurso humano y se tomen las provisiones pertinentes para que tenga el protagonismo que este Directorio desea darle. Por su parte el señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno hace la observación de que en el último documento que se le pidió al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional revisar, hace referencia de que existen dos propuestas, una la de ellos y la otra la que presenta la Presidencia y que entre ellas dos hay que tomar una decisión. Aquí el comentario que hace la Auditoría es en el sentido de que el Directorio Legislativo debe tener la seguridad que se no se está dando la misma situación que lleva a hacer la revisión de la propuesta inicial del DEI. Aquí se habló mucho, hubo documentos de varias instancias, en donde se hacía referencia a una eventual duplicidad de funciones. En el documento del DEI no hemos visto evidencia de que se haya subsanado ese riesgo de duplicación de funciones entre las diferentes unidades. En cuanto a la propuesta de la Presidencia, tampoco hay evidencia de que esa supuesta duplicidad de funciones efectivamente se subsanó. Incluso en la última sesión se habló de que se iba a hacer una devolución a las diferentes áreas, pero no tenemos conocimiento de sus resultados. Hay que tener una seguridad razonable de que no hay riesgo de duplicidad de funciones con otras áreas.

El diputado Mendoza García indica que esa es una preocupación que llevó a un proceso muy amplio de consultas con todos los departamentos para asegurar justamente que no haya duplicidad, es lo que menos quisiera. Indica que tal y como quedaron las definiciones, ese tema está completamente subsanado.

El diputado José Roberto Rodríguez Quesada plantea su preocupación en cuanto a la oficina de Asuntos Indígenas, ya que el nombramiento del coordinador debe hacerse de una forma muy cuidadosa, con el propósito de no afectar la labor de esa dependencia. Indica que puede que al Directorio lleguen muchos currículos, pero hay que discriminar quién será el mejor representante de los pueblos. Es conocedor de las pugnas internas que se dan en este sector y desea que el nombramiento recaiga en un digno representante de los pueblos indígenas y no en una persona inescrupulosa que pueda desvirtuar el objetivo principal de la oficina. Por lo anterior, condiciona su voto a que se haga la consulta de oferentes a las asociaciones de desarrollo comunal de las distintas comunidades para que propongan.

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La señora Erika Valverde Valverde indica que con esta nueva propuesta se generan dos áreas, la Oficina de Iniciativa Popular que en realidad es un área, aquí no se va a tocar ni funciones, ni estructura, es un área y a la par está un área de Incidencia y Derechos Humanos, dentro de la cual estarían las tres unidades, la indígena, la de personas con discapacidad y la de género. Las tres estarían ahí para que constituyan un equipo de trabajo a la par de la experticia que tiene la oficina de Iniciativa Popular.

Indica el diputado Mendoza García que, según lo habían acordado la vez pasada, se envió a los distintos pueblos indígenas una comunicación, para que ellos propongan sus nombres, y esperaría que la próxima semana se pueda finiquitar este tema. Los currículos, que ya están empezando a llegar, al finalizar esta semana los repartirán a todos los miembros para tomar una decisión en un nombramiento que es interino, porque después quedará sujeto a que se haga un proceso de concurso como corresponde.

El diputado Porras Contreras se une a la preocupación de don José Roberto, en cuanto al tema de la designación del titular de la Oficina de Asuntos Indígenas y plantea que hay que tener cuidado con dicho nombramiento, a fin de evitar problemas.

El diputado Mendoza García indica que es necesario buscar un currículo de consenso, hay personas con título que son honestas, no pensemos que todos los que tienen título vendrán a hacer prácticas deshonestas. Estamos aprobando de momento una estructura, ya el nombre de la persona hay que verlo en otro momento, si no se puede nombrar ahora, no vamos a correr.

El señor Antonio Ayales recuerda al Directorio Legislativo que tiene en su poder el informe D.E.I. 080-03-2012, suscrito por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, en el que emite su criterio en relación con la creación de la Unidad de Asuntos Indígenas de la Asamblea Legislativa, el cual no se ha conocido. El señor Carlos Guillermo Mora Mora indica que la Auditoría no conoce aún las funciones que se le asignan a la Oficina de Asuntos Indígenas. Indica que conoce las que se habían propuesto inicialmente, pero no sabe si son las mismas. Plantea que hicieron un esfuerzo y tienen un documento de Servicios Preventivos en borrador, donde hacen algunas consideraciones al respecto, para que los miembros del Directorio las valoren. Eso no obsta de que se apruebe la creación de este departamento. SE ACUERDA: Con base en la propuesta presentada por el grupo de

trabajo de la Presidencia, avalar la creación del Departamento de Participación Social, la cual tendrá la siguiente estructura interna:

NOMBRE EXACTO DE LA UNIDAD ORGÁNICA:

Departamento de Participación Social

1. MISIÓN:

Somos un espacio para la participación activa de la sociedad civil en el seno de la Asamblea Legislativa, en donde se pone a disposición de las y los habitantes, instrumentos y mecanismos para informarse y formarse sobre el quehacer institucional, para que quienes así lo requieran, puedan proponer, sugerir e incidir en el proceso de formación de las leyes, en el ejercicio del control político, en los nombramientos de funcionarios(as) a elegir o ratificar por el Plenario Legislativo y en la aprobación de los presupuestos de la República, posibilitando un acercamiento entre la Institución y sus representados, con el fin último de remozar y profundizar el ejercicio de la democracia participativa.

2. VISIÓN: Ser un Departamento que promueva la participación social activa en la Asamblea Legislativa para que los y las habitantes cuenten con mecanismos ágiles, efectivos, accesibles e inclusivos, que permita la promoción, materialización, reconocimiento, goce y ejercicio de los Derechos de las personas.

3. OBJETIVOS:

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Mejorar los mecanismos institucionales de vinculación de la Asamblea Legislativa con las y los habitantes, para contribuir a la democracia representativa y genere una mayor accesibilidad e inclusión de los intereses y demandas sociales.

Transversalizar los temas de Participación Social, Género, Discapacidad, Derechos Humanos y atención a los sectores y las poblaciones específicas, en los procesos de formación de la ley, control político, elección de funcionarios y funcionarias por parte del Plenario Legislativo, en los Presupuestos de la República, así como en la gestión institucional interna (Área Técnico – Administrativa, Área de Fracciones Políticas).

Generar espacios de Rendición de Cuentas, Auditorías Ciudadanas y otros de la institución hacia los y las habitantes.

Garantizar a los y las habitantes que sus gestiones lleguen a las instancias institucionales correspondientes.

Comunicar oportuna y estratégicamente a los y las habitantes por los medios disponibles sobre la gestión institucional de acuerdo a sus intereses y demandas.

Empoderar a los y las habitantes para que se apropien de los espacios de participación social que ofrece la institución y se generen vínculos de confianza.

A partir de la propuesta de Incidencia y Derechos Humanos, visibilizar los sectores y poblaciones que acudan a la institución.

Formar a los y las funcionarias institucionales en las materias aquí propuestas.

4. FUNCIONES

5.1 Funciones generales:

Promover espacios de participación social activa en la Asamblea Legislativa, para facilitar la comunicación de

la población con los representantes populares, facilitando la interacción de los actores sociales con los

procesos legislativos de formulación de la ley, ejercicio del control político, nombramientos y aprobación de

presupuestos de la República; así como servir de canal para tramitar las iniciativas populares de proyectos de

ley.

5.2 Funciones específicas:

Promover espacios de participación social activa en la Asamblea Legislativa, para facilitar la retroalimentación

de la población con los representantes populares y la interacción en los procesos legislativos.

Mediante las Unidades específicas llevar a cabo la transversalización de los temas de Participación Social,

Género, Discapacidad, Derechos Humanos y atención a los sectores y las poblaciones específicas, en los

procesos de formación de la ley, control político, elección de funcionarios y funcionarias por parte del Plenario

Legislativo, en los Presupuestos de la República, así como en la gestión institucional interna (Área Técnico –

Administrativa, Área de Fracciones Políticas).

5. DEPENDENCIA Y ESTRUCTURA INTERNA

Dependencia jerárquica:

El Departamento de Participación Social depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva. 6.2 Organigrama:

El Departamento de Participación Social, está integrado por la Dirección con una Unidad de Gestión, dos áreas y cuatro unidades: Área de Iniciativa Popular, Área Incidencia y Derechos Humanos de la que dependerán:

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Unidad de Discapacidad, Unidad Técnica de Igualdad y Equidad de Género, y Unidad de Pueblos Indígenas de acuerdo con el siguiente organigrama:

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTO PARTICIPACIÓN SOCIAL

________________ Nota: el escenario deseable para este Departamento implicaría una horizontalidad en

sus funcionarios(as), donde el trabajo sea dividido por los procesos que gestionan, más que por la lógica funcional, sin embargo en el tanto no exista este tipo de administración (por procesos) en la Asamblea Legislativa, se recurre a la estructura funcional aquí esquematizada.

6.3 Funciones de las unidades orgánicas internas: 6.3.1 Funciones de la Dirección:

Dirigir y conducir el Departamento de Participación Social hacia el logro de los objetivos institucionales en las materias de su competencia.

Dirigir los equipos de trabajo hacia el logro de los objetivos departamentales.

Coordinar con otras unidades administrativas, fracciones políticas y legisladores(as) lo relativo a incorporar la Participación Social, Discapacidad, Género, Pueblos Indígenas, Derechos Humanos y otros relativos a la materia, en su quehacer.

Promover mecanismos de coordinación interinstitucionales, que permitan coordinar esfuerzos para atender las solicitudes institucionales en materia de Participación Social, Discapacidad, Género, Pueblos Indígenas, Derechos Humanos y otros relativos a la materia.

Realizar las gestiones administrativas propias del cargo.

Otras funciones establecidas en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos de la Asamblea Legislativa.

6.3.2 Funciones del Área de Gestión de la Iniciativa Popular.

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Recibir de los y las habitantes, poblaciones así como de las organizaciones anteproyectos de ley, comentarios, propuestas y sugerencias con el fin de canalizarlas por las vías institucionales correspondientes y darles el seguimiento respectivo y comunicar a él, la o los(as) interesados el resultado de su gestión.

Brindar información en forma eficiente y expedita sobre el quehacer legislativo.

Orientar a los usuarios a lugares adecuados, dentro de las posibilidades, si la información no es competencia del Parlamento o enviarlos al Departamento adecuado de la Asamblea que les pueda dar la información que requieren.

Coordinar con los diferentes departamentos de la Asamblea, en el momento que lo amerite, con el fin de dar una respuesta oportuna a los requerimientos de información de la comunidad y de las Instituciones del Estado, sobre asuntos de su interés.

Informar y asesorar a los habitantes que lo requieran, sobre la presentación de iniciativas de ley según establece la Ley Nº 8491, de Iniciativa Popular.

Apoyar y facilitar al personal de la Asamblea Legislativa en la búsqueda de la información que requieren los despachos de los diputados, sobre: Participación Social, Derechos Humanos, Género, Discapacidad, Pueblos Indígenas, Derechos Humanos y otras relativas a esta materia.

Atención diaria y oportuna de consultas que se nos hagan por diferentes medios.

Hacer las estadísticas mensuales correspondientes a nuestras labores.

Mantener actualizada la información del departamento en el Portal Legislativo.

Realizar un programa de divulgación de los servicios que brinda el departamento, por diferentes medios de comunicación.

Participar en las comisiones institucionales que señalen los superiores inmediatos.

6.3.3 Funciones del Área de Incidencia y Derechos Humanos

Fomentar la participación social activa por medio de diferentes actividades.

Facilitar la comunicación y la interacción de los habitantes con el Primer Poder de la República en la búsqueda de la transparencia en la gestión parlamentaria.

Facilitar la participación ciudadana en el proceso de formación de la ley en especial en su etapa de discusión y análisis.

Crear canales institucionalizados para brindar información sobre la actividad de la Asamblea legislativa.

Realizar charlas en instituciones de educación, sobre el quehacer de la Asamblea Legislativa, de acuerdo a convenio con el Ministerio de Educación Pública.

Crear espacios de diálogo, interrelación, información, negociación y retroalimentación entre la sociedad civil y los diputados y diputadas.

Fomentar actividades que permitan el involucramiento de la ciudadanía en el quehacer institucional.

Crear espacios institucionales de participación ciudadana que contribuyan a la transparencia y a la participación en el quehacer institucional.

Facilitar la participación de los diferentes grupos sociales como herramienta de empoderamiento e incidencia ciudadana en la formación de la ley.

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Facilitar la interacción entre el Parlamento y la sociedad, de manera accesible, inclusiva y oportuna

Capacitar a las y los funcionarios en materias relativas a Participación Social, Género, Discapacidad, Pueblos Indígenas, Derechos Humanos y otras atinentes a estas materias de los diputados.

Atender las consultas de los usuarios que a través del Portal Legislativo, sean planteadas.

Satisfacer las necesidades de información y los servicios parlamentarios requeridos por los usuarios.

Promocionar una imagen de un parlamento amigable, accesible, de gestión administrativa eficiente, modelo de transparencia e impulsar el valor pertenencia dentro de la sociedad costarricense.

Las unidades de Discapacidad, Igualdad y Equidad de Género y la de Pueblos Indígenas, que pertenecen a esta área mantienen sus funciones tal y como están planteadas, incluyendo el presupuesto aprobado para el año 2012, los equipos, mobiliario y materiales de oficina asignados actualmente.

7. Se acuerda solicitar al Departamento de Recursos Humanos que gestione lo pertinente en relación con las jefaturas que el máximo órgano colegiado designe para dirigir las diferentes unidades orgánicas aprobadas. Igualmente para que coordine lo necesario para la dotación del capital humano requerido, todo de acuerdo con la normativa y procedimientos establecidos para ello. 8. El Director o Directora que se designe para la unidad orgánica propuesta, deberá gestionar y coordinar lo necesario con los departamentos especializados de la Institución, con respecto a la dotación de los recursos requeridos. 9. Considerando que todo estudio reorganizativo requiere de un proceso de implementación y de ajustes, la persona que el Directorio Legislativo designe en la dirección de esta unidad orgánica, deberá presentar al máximo órgano colegiado, en un plazo de tres meses, a partir de su nombramiento, una propuesta de los ajustes que considere pertinentes en los procesos y funciones de sus unidades orgánicas internas; así como un plan de trabajo que incorpore acciones a realizar en forma conjunta con otras dependencias de la Institución, que complementariamente coadyuven en el cumplimiento de su misión y funciones. 10. La división de competencias en la institución y la prestación de servicios entre diferentes unidades orgánicas, tal como lo establecen sus funciones generales, necesariamente obliga a una estrecha coordinación en aras de obtener los mejores resultados institucionales, es así como el tema de la comunicación con la sociedad es complementario de la participación, razón por la cual se acuerda que en el abordaje de esta área del plan estratégico institucional que las unidades orgánicas cuyas funciones se relacionan con la participación social y la comunicación con la sociedad, conformen una comisión institucional que permita el diseño y la implementación de los proyectos necesarios para cumplir con los ejes funcionales de la Institución. 11. Tomando en cuenta el análisis realizado en este estudio, y siguiendo las recomendaciones vertidas en el informe DEI 074-06-2011, suscrito por el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, se acuerda el traslado del Portal Legislativo al Departamento de Relaciones Públicas y Prensa, lo que implica también el traslado de los funcionarios asignados a labores del Portal , además de la creación de la Comisión Técnica del Portal Legislativo que estará integrada de la siguiente manera: Dirección del Portal Contraloría del Portal Representantes de los siguientes Departamentos: Servicios Bibliotecarios, Servicios Parlamentarios, Servicios Técnicos, Secretaría del Directorio, Departamento de Participación Social, Unidad de Discapacidad, Unidad de Igualdad y Equidad de Género.

El soporte técnico lo llevará a cabo el Departamento de Informática. Las Direcciones Ejecutiva, División Legislativa y Administrativa llevarán a cabo un papel de observadores y garantes de que lo aquí estipulado se cumpla, en el tanto no se haga un estudio integral que justifique otro tipo de estructura.

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Se instruye al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional para que incorpore al Departamento de Participación Social dentro del Manual de Estructura Técnico Administrativo de la Asamblea Legislativa.

Lo anterior rige a partir de la firmeza del presente acuerdo.

ARTÍCULO 3.- Se conoce extracto del informe DEI-03-02-2012, suscrito por el señor

Fernando Román Carvajal, denominado: “Estudio de revisión y actualización de la Comisión Institucional de reciclaje”.

Origen del estudio El presente estudio surge como consecuencia de la aprobación y entrada en vigencia de la Ley 8839, Ley para la Gestión Integral de Residuos, así como del Reglamento para la elaboración de programas de gestión ambiental institucional en el sector público de Costa Rica, Decreto No. 36499-S-MINAET. Paralelo a lo anterior, se reafirma el desarrollo del presente estudio, mediante el oficio DE-1087-2011, del 19 de mayo de 2011, con el cual el Director Ejecutivo de la Institución, Lic. Antonio Ayales Esna, solicita en el marco de las normas precitadas, proceder al respectivo análisis y emisión del criterio correspondiente. Objetivo general El objetivo de este estudio, corresponde a la revisión de los acuerdos de Directorio, directrices y normativa que dio origen a la actual Comisión Institucional de Reciclaje y conforme a nueva normativa y los parámetros establecidos para la puesta en marcha de un Sistema de Gestión Ambiental Institucional, hacer los ajustes requeridos y adecuados a la Asamblea Legislativa. En este informe se actualizan el nombre de la Comisión, sus integrantes, el marco estratégico, se definen sus funciones y actividades, así como el nivel operativo, todo dentro de los lineamientos administrativos y legales que establece la normativa. VIII. Conclusiones 1.- De los resultados obtenidos del análisis y revisión tanto de la Ley No. 8839, Ley para la

Gestión Integral de Residuos, así como la demás normativa conexa que regula la materia, se hace evidente y manifiesto la urgencia de que la Asamblea Legislativa cuente con un órgano colegiado que permita el desarrollo y puesta en marcha de políticas, planes y programas en materia de gestión ambiental, de forma que el ente legislativo, como un órgano público más, pueda cumplir con la implementación de un sistema de gestión ambiental ser parte del proyecto de C-Neutralidad al 2021.

2.- Que los esfuerzos desarrollados mediante la Comisión Institucional de Reciclaje, la

Asamblea Legislativa logra alcanzar una serie de metas ambientales y permitir el logro de permear el ahorro de energía, manejo de desechos y sentar las bases para que a nivel de sensibilización y capacitación, algunos funcionarios asuman roles y funciones para desarrollar un sistema de gestión ambiental.

3.- Que una de las mayores preocupaciones a nivel Institucional, es que la Asamblea

Legislativa no incurra en incumplimientos con los plazos establecidos, para la presentación de su Programa de Gestión Ambiental Institucional y para el desarrollo de diagnósticos que permitan, dentro del proceso de planificación y evaluación, desarrollar indicadores y planes de mejora. Las ventajas que obtiene la Asamblea Legislativa como

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un ente más del sector público, tendría como referente no sólo un mayor ahorro energético, sino además incidir en toda una serie de acciones tendientes a promover el consumo racional de recursos y disponer adecuadamente de sus desechos, todo amparado a una adecuada conciencia y ética ambiental en la gestión pública.

4.- Que la conformación de esta Comisión Institucional de Gestión Ambiental, no implica la

creación de nuevas plazas ni gastos con cargo en el presupuesto de la Institución, siendo por el contrario una instancia que va a promover el ahorro sustantivo en muchos rubros de la Asamblea Legislativa. El personal que trabajará tanto en la Comisión Institucional como en la Unidad de Gestión Ambiental disponen de sus respectivas plazas y no implica ningún tipo de ascenso o reasignación.

IX. Recomendaciones

1.- Oficializar e implementar el presente Informe, de forma que a partir del acuerdo firme, la comisión conocida como Comisión Institucional de Reciclaje, se transforme en la Comisión Institucional de Gestión Ambiental, el cual estará adscrito a la Dirección Ejecutiva.

2.- Se recomienda dejar sin efecto los acuerdos de Directorio anteriores, en los cuales se

menciona a la Comisión Institucional de Reciclaje. 3.- Para el fiel cumplimiento de los objetivos estratégicos y el desarrollo de los planes y

programas a nivel Institucional, se recomienda crear la Unidad de Gestión Ambiental, que estará adscrita al Departamento de Servicios Salud y fungirá como Secretaría Técnica de la Comisión Institucional de Gestión Ambiental, operativizando todo lo concerniente al sistema institucional de gestión ambiental y lo que establezca el reglamento respectivo para tal fin.

4.- Instruir al departamento de Desarrollo Estratégico Institucional y al Departamento de

Asesoría Legal, para que en lo pertinente, brinden la asesoría necesaria, de forma que puedan elaborar el reglamento que rija la materia de su misión, y asimismo desarrollar el respectivo plan anual operativo y la política institucional sobre gestión ambiental.-

5.- Instruir a la Dirección Ejecutiva, para que en coordinación con los departamentos

respectivos, asignen los recursos materiales y financieros necesarios, para la puesta en marcha del Programa de Gestión Ambiental Institucional de la Asamblea Legislativa, y cumplir conforme, a los requerimientos de la Ley No. 8839.

6.- Asignar a un (a) profesional con experiencia y conocimiento en la materia ambiental,

quien fungirá como Secretario (a) Técnico (a) a cargo de la Unidad de Gestión Ambiental y que estará destacado en el Departamento de Servicios de Salud.

En ese mismo sentido se conoce oficio D.S.S. 107b-12, con fecha 10 de abril del 2012, suscrito por el señor Mario Martínez Bolívar, Director del Departamento de Servicios de Salud, mediante el cual informa que, analizada la propuesta hecha por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, esa dependencia está en capacidad de asumir la nueva Unidad de Gestión Ambiental, por las siguientes razones:

No se requiere espacio físico adicional

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No implica un aumento en la planilla institucional ni departamental, por cuanto la persona a quien se le recargaría la Secretaría Técnica, debe ser un funcionario regular que actualmente preste servicios al Departamento de Servicios de Salud.

Mientras no haya un nuevo ejercicio económico que dé contenido,

los recursos presupuestarios iniciales pueden ser sufragados por la Unidad de Salud Ocupacional.

______________________ Nota: Se recibe a funcionarios del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, quienes se refieren al tema de gestión ambiental en la Institución. El señor Milton Madriz Cedeño, coordinador de esa área, inicia la exposición con un recuento de los hechos. Indica el funcionario que hace un año se aprobó la Ley de Residuos, Nº 8839 y esa ley, junto con su reglamento, establecen que las instituciones públicas deben tener una comisión institucional, que defina políticas internas en materia de gestión ambiental, para que a futuro podamos tener neutralidad 0, en cuanto a la disposición de emisión de gases. Hay un reto como política pública a nivel nacional, que en el caso de la Asamblea Legislativa debe apoyar. La Ley 8839 obliga a la Asamblea Legislativa, como institución pública, a cumplir con dos mandatos: uno, tener un plan de gestión ambiental el cual debía presentarse al MINAET en febrero, y el establecimiento de una política ambiental que defina las grandes líneas que la institución, como un todo (área administrativa y fracciones políticas), deben cumplir. Indica el servidor que don Antonio Ayales nombró, a principios de año, la comisión de gestión y lo designó como coordinador, y se conformó un equipo de trabajo que presentó un plan al MINAET, con lo que se cumplió un primer paso; sin embargo, ante la advertencia que se hizo, Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional efectuó el estudio pertinente, era elevar a conocimiento del Directorio el análisis que crea o modifica la Comisión de Reciclaje, en la Comisión Institucional de Gestión Ambiental. De esa forma la Asamblea Legislativa está constituyendo un órgano de asesoría, como comisión que es, y tendría una unidad ejecutora, una Secretaría Técnica, ubicada en el Departamento de Servicios de Salud, por la afinidad con la temática, con lo cual las políticas públicas internas de la Institución en materia ambiental pudiesen alinearse a través de esta Secretaría Técnica. El estudio colige lo que manda la ley, y la Asamblea Legislativa no escapa a esa ley. A lo largo de este año se tienen que desarrollar la política institucional de gestión ambiental, al igual que como se aprobó la de discapacidad y se aprobarán otras.

SE ACUERDA: Avalar el informe DEI-03-02-2012, vertido por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, denominado: “Estudio de revisión y actualización de la Comisión Institucional de reciclaje” y en consecuencia, tomar las siguientes disposiciones:

1.- Oficializar e implementar el presente informe, de forma que a

partir del acuerdo firme, la comisión conocida como Comisión Institucional de Reciclaje, se transforme en la Comisión Institucional de Gestión Ambiental, la cual estará adscrita a la Dirección Ejecutiva.

2.- Dejar sin efecto los acuerdos de Directorio anteriores, en los

cuales se menciona a la Comisión Institucional de Reciclaje.

3.- Para el fiel cumplimiento de los objetivos estratégicos y el desarrollo de los planes y programas a nivel Institucional, se crea la Unidad de Gestión Ambiental, que estará adscrita al

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Departamento de Servicios Salud y fungirá como Secretaría Técnica de la Comisión Institucional de Gestión Ambiental, con el fin de que operativice todo lo concerniente al sistema institucional de gestión ambiental y lo que establezca el reglamento respectivo para tal fin.

4.- Instruir a los departamentos de Desarrollo Estratégico

Institucional y Asesoría Legal, para que en lo pertinente, brinden la asesoría necesaria, de forma que puedan elaborar el reglamento que rija la materia de su misión, y asimismo desarrollar el respectivo plan anual operativo y la política institucional sobre gestión ambiental.

5.- Instruir a la Dirección Ejecutiva, para que en coordinación con

los departamentos respectivos, asignen los recursos materiales y financieros necesarios, para la puesta en marcha del Programa de Gestión Ambiental Institucional de la Asamblea Legislativa, y cumplir conforme a los requerimientos de la Ley No. 8839.

6.- Con base en lo dispuesto en el oficio D.S.S. 107, suscrito por el

señor Mario Martínez Bolívar, Director del Departamento de Servicios de Salud, integrar en esa dependencia la Unidad de Gestión Ambiental, la cual será asumida por un funcionario regular de ese departamento y, mientras no haya un nuevo ejercicio económico que dé contenido, los recursos presupuestarios iniciales, serán sufragados por la Unidad de Salud Ocupacional.

ARTÍCULO 4.- Se conoce oficio DEI-076-03-2012, suscrito por el señor Fernando

Román Carvajal, Director del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante el cual remite para aprobación del Directorio Legislativo la propuesta de modificación al Plan Estratégico del Área Técnico Administrativa 2012-2016, en lo relativo a los derechos de las personas con discapacidad. Aunque este tema se incorporó en el referido plan, se detectó la necesidad de incorporar un objetivo mediante el cual se articulen y concatenen debidamente los derechos mencionados. Asimismo, se hacen algunos ajustes para que el lenguaje sea inclusivo, con lo que se favorece la transversalización de las diferentes acciones. Lo anterior de acuerdo con la solicitud del coordinador de la Comisión Institucional de Discapacidad (CIMAD), Dr. Mario Martínez Bolívar (D.S.S.G.A No. 042), la cual fue conocida en la Comisión de Planificación Institucional. Se debe hacer hincapié en que para la puesta en práctica de las acciones mencionadas, la CIMAD debe asesorar y coordinar con las instancias respectivas, con el fin de lograr la ejecución efectiva de los proyectos y propuestas que se generen.

______________________ Nota: Se recibe al señor Mario Martínez Bolívar, Director del Departamento de Servicios de Salud, quien manifiesta que en la presentación del anterior Plan Estratégico Institucional no

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había quedado muy claro el tema de la política institucional de discapacidad, había quedado un poco relegado y no se veía cuál era su trascendencia; por ello, el departamento a su cargo y la Unidad de Discapacidad, hicieron las observaciones necesarias para que quedara realmente como un eje.

SE ACUERDA: Avalar la propuesta de modificación al Plan Estratégico del Área Técnico Administrativa 2012-2016, a fin de incorporar un objetivo mediante el cual se articulen y concatenen los derechos de las personas con discapacidad. Se encarga al Coordinador de la Comisión Institucional en Materia de Discapacidad (CIMAD), para que asesore y coordine con las instancias respectivas, la puesta en marcha de las acciones pertinentes, a fin de lograr la ejecución efectiva de los proyectos y propuestas que se generen.

ARTÍCULO 5.- Se otorga audiencia a los directores de los departamentos de Servicios

Técnicos y Desarrollo Estratégico Institucional, a fin de que se refieran al informe D.E.I. 04-02-2012, denominado: “Estudio de revisión y fortalecimiento del Departamento de Servicios Técnicos, en cumplimiento del acuerdo Nº 22 de la sesión Nº 10-2010, celebrada por el Directorio Legislativo el 8 de julio del 2010”, cuyo extracto se transcribe a continuación:

Conclusiones

1.- De conformidad con el Informe de Auditoría Interna AI-066-2010, así como los subsecuentes informes

y notas conocidas ante el Directorio Legislativo, el Departamento de Desarrollo Estratégico

Institucional procedió a atender las consultas del órgano auditor, mediante el presente estudio,

logrando no sólo evacuar técnicamente las dudas externadas, sino además plasmando dentro de las

potestades y funciones que posee el D.E.I., una serie de análisis y recomendaciones para fortalecer y

elevar a un mayor nivel, la labor sustantiva de la asesoría parlamentaria que desarrolla el departamento

de Servicios Técnicos.-

2.- Que durante todo el proceso de estudio y análisis, según la metodología desarrollada e implementada

para el logro del presente estudio, aún con los atrasos y limitaciones que se tuvieron de por medio,

siempre existió una estrecha coordinación y cooperación con el departamento de Servicios Técnicos,

garantizándose un nexo efectivo para el ajuste a los propósitos y requerimientos contenidos en las

recomendaciones uno y cuatro del Informe 09-2008 de la Auditoría Interna.

3.- Que conforme a las observaciones señaladas por el departamento de Servicios Técnicos, mediante

oficio DST-003-2010, a fin de analizar una eventual modificación o ampliación del informe que

previamente había presentado el D.E.I. en 2009, efectivamente este departamento procedió a ampliar

criterios, de forma que con una visión integradora de la significancia e importancia de la “asesoría

parlamentaria”, se recomendara fortalecer este proceso en función del mejoramiento de la gestión de

la ley, preocupación siempre externada por la Auditoría Interna.

4.- Que el presente estudio, conforme a los objetivos del mismo y a los requerimientos hechos por la

Auditoría Interna (recomendaciones uno y cuatro) del Informe 09-2008, efectivamente logra mediante

el análisis y metodología aplicada obtener una radiografía departamental, a fin de fortalecer su

operatividad, que se concluye es el elemento más importante y necesario dentro del enfoque de la

ingeniería organizacional (proceso de desarrollo organizacional).

5.- Que del análisis de antecedentes del Departamento de Servicios Técnicos, el aspecto más relevante

que debe rescatarse es que esta unidad organizacional es una de las más antiguas en el Primer Poder de

la República y se infiere que desde los años sesenta del siglo anterior, fue una de las mayores

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preocupaciones de los diputados y diputadas de entonces, para contar con un ente que les asesora en

el proceso de formación de la ley. Es así como desde 1969, los diputados crean el departamento de

Estudios y Referencias, y a lo largo de los años van fortaleciendo esta unidad organizacional, llegándola

a contemplar en el propio Reglamento de la Asamblea Legislativa (artículos 118 y 122) como parte

fundamental en el inicio de todo proceso y trámite de ley, por su carácter asesor.

6.- Que dentro del análisis de tendencias de la asesoría parlamentaria en otros Parlamentos del orbe, se

logra concluir, que los órganos legislativos le dan absoluta relevancia a este proceso y que más aún

dentro de la modernización misma de los parlamentos, se le otorga, como parte del proceso de la ley,

un sitial de plena relevancia, por su relación directa no sólo con los mismos diputados y diputadas, sino

además con los otros órganos legislativos (Plenario, Comisiones Plenas y Comisiones Legislativas entre

otros). Además se busca que esta asesoría sea plenamente apartidista, objetiva, rápida y eficaz, de

manera que repercuta de forma positiva y efectiva en el trámite de todo proyecto de ley.

7.- Que conforme a la doctrina y análisis de tendencias de parlamentos, se concluye que estructuralmente

el departamento de Servicios Técnicos guarda gran rezago y obsolescencia, primero con respecto a su

ubicación estructural dentro del organigrama de la Asamblea Legislativo, al estar ubicado en un

escalafón muy bajo dentro de una División, cuando lo correcto y lo que dicta la doctrina es que debe

estar en el más alto nivel, muy cercano a la población meta objeto de sus servicios y productos; y en

segunda instancia que el nombre que ostenta el departamento desde hace ya casi más de cuarenta

años, debe mutar al que correctamente legitima su función sustantiva, como departamento titularísimo

de la Asesoría Parlamentaria, lo que necesariamente obligaría posteriormente a la correspondiente

modificación de los reglamentos respectivos. Adicionalmente cabe agregar que la normativa interna

vigente indica que este departamento depende técnica y funcionalmente del Directorio Legislativo.

8.- Que del análisis efectuado, de la revisión del marco jurídico y conforme al estudio comparado de

parlamentos, así como de la doctrina moderna sobre la asesoría parlamentaria, se concluye que el

Departamento de Servicios Técnicos es la única unidad organizacional de la Asamblea Legislativa con

potestad y capacidad técnica y profesional para rendir formalmente asesoría parlamentaria o legislativa,

aumentando este valor y exclusividad de servicio por el capital humano con que cuenta, altamente

profesional y con una experiencia acumulada. Lo anterior con una pequeña excepción, de aquellas

instancias, que por sus funciones especializadas, podrían dar algún tipo de asesoría técnica

parlamentaria, como ocurre con el caso del Departamento de Análisis Presupuestario, que asesora

puntualmente sobre una materia.

9.- Que con vista en el Reglamento de la Asamblea Legislativa (artículos 118 y 122), así como el

reglamento del departamento de Servicios Técnicos que data de 1992, se concluye que urge una

actualización de los mismos, de forma que las funciones asesoras, todas en función del mejoramiento

de la calidad de la ley, deban incorporarse como corresponde, dando al departamento potestades,

funciones y actividades de alta profesionalización e incidencia técnica-jurídica que permeen el proceso

de formación de la ley, con una mayor efectividad, eficiencia y calidad.

10.- Que es un mandato del Plan Estratégico Institucional (PEI), período 2012-2016, establecido en un

objetivo general y seis objetivos específicos: “Reorientar el asesoramiento técnico de modo que

garantice la calidad y responsa a los requerimientos institucionales”. Se concluye que esta

reorientación de política institucional debe incidir en una modificación de su operatividad para dar al

Departamento de Servicios Técnicos un sitial correcto en el organigrama funcional de la Institución y

por tanto empoderar sus funciones como corresponden, dentro del macroproceso legislativo y su

incidencia directa en la asesoría que se brinda a los diputados, diputadas y los órganos legislativos que

se conforman en el trámite y proceso de la ley.

11.- Que de la revisión y análisis de estructura interna que posee el Departamento de Servicios Técnicos, se

colige que conforme a la teoría del desarrollo organizacional y a los requeridos por la Auditoría

Interna, amerita una serie de ajustes que permitan mejorar sus procesos internos en función de la

calidad de asesoría parlamentaria. A grosso modo se deben nombrar los dos coordinadores asistentes

de la Dirección, conforme al Artículo No. 2 del Reglamento Interno del Departamento de Servicios

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Técnicos; fortalecer el “Consejo Asesor” como órgano interno staff, de carácter consultivo;

empoderar y modernizar la Unidad de Gestión de Control, que cumple un rol sumamente importante

dentro de todos los procesos internos, ya que es el que fortalece los procedimientos, técnicamente

fortalece los procedimientos importantes dentro de todos los procesos internos, ya que es el que

fortalece los procedencia técnicas y controles para una mayor eficiencia, eficacia y efectividad de los

productos y servicios; y finalmente fortalecer los equipos de trabajo que conforman las áreas asesoras,

de forma que exista una distribución equitativa de capital humano, conforme a criterios de profesión,

idoneidad, y especialización, los cuales deberá definir la Dirección departamental bajo criterio experto.

12.- Que de la experiencia desarrollada mediante la modalidad de teletrabajo, la cual fue autorizada su

ejecución en el departamento de Servicios Técnicos, en la Sesión Ordinaria No. 184-2010 del

Directorio Legislativo, se concluye con vista en los informes elaborados de este proceso, que los

resultados arrojados de esta modalidad de teletrabajo fueron provechosos y positivos, que no afectó

negativamente el cumplimiento de las Áreas y que la productividad del departamento se incrementó

significativamente, siendo que la cifra estimada de dos informes por mes por funcionario (a), fue

superada con creces. Esta situación conforme a los informes evaluativos, amerita que esta práctica y

modelo de trabajo pueda implementarse en el departamento cuando corresponda, según los ciclos y

picos de trabajo de acuerdo a los períodos legislativos.-

13.- Que conforme a la técnica aplicada de “Focus Groups” (generada entre todos los jefes de área y

Dirección), y en relación a los requerimientos expresados por la Auditoría Interna, alineados al

enfoque de desarrollo organizacional, la consideración más importante es que los equipos de trabajo

deben reformularse y adecuarse (flexibilidad del equipo humano) según las condiciones y exigencias del

trabajo que se desarrolla, de forma que se pueda responder de manera efectiva y eficiente. Esta

organización interna debe ser flexible, de forma que la Dirección departamental tenga la opción y

potestad plena de agrupar los equipos de trabajo de acuerdo a la demanda de servicio, al tipo de

informes, temáticas de los proyectos en trámite, su complejidad y mecanismo de abordaje, así como la

idoneidad y experticia de los profesionales que conformen dichos equipos de trabajo.

14.- Que relacionado con la conclusión anterior, se considera de vital importancia y un requisito implícito de

esta unidad organizacional, que los asesores y asesoras que conforman el departamento deban ser

personas altamente capacitadas, permanentes, objeto de capacitación de alto nivel y con posibilidades

serias y formales de desarrollar carrera parlamentaria, recibiendo como corresponde incentivos

proporcionales a su función asesora especializada. Pero igualmente es necesario disponer de un

instrumento de evaluación del desempeño que garantice que los índices de productividad de los

asesores sea equitativo.

15.- Se concluye además, en referencia a los resultados obtenidos del “Focus Groups”, que el departamento

requiere de nuevas metodologías, guías y procedimientos formales que permitan un mejor desarrollo y

normalización de la asesoría que desarrollan, los cuales pueden incidir negativa o positivamente en la

gestión asesora, dependiendo de la existencia de los mismos y su aplicabilidad. Lo relevante es que

para cumplir con las observaciones de la Auditoría Interna, este aspecto pueda ser corregido y

subsanar mucho y en parte la gestión de calidad de la asesoría y su impacto en el proceso de la ley.

16.- En lo que respecta al capital humano del departamento, se concluye que debe ser requisito el desarrollo

de un examen de admisión al departamento, de forma que las personas que integran el equipo asesor

departamental sea del más alto nivel, especialistas en materia parlamentaria, con gran dominio de la

lengua castellana y preferiblemente otros idiomas, con posgrados, que como se señala en los resultados

del “Focus groups”, se requieren con especial énfasis abogados con especialidad y posgrados en materia

constitucional y penal, así como economistas de carrera, para el área asesora que corresponda.

17.- En referencia a los resultados obtenidos del análisis de cargas de trabajo, que corresponde a la

metodología de medición para obtener información fidedigna de rendimientos operativos en el

departamento, se concluye que definitivamente existe una demanda insatisfecha en relación con la

demanda de informes escritos, que es la base de cálculo para la estimación de capital humano necesario

para atender la demanda insatisfecha.

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18.- Que los índices de productividad junto con la matriz de informes pendientes por área asesora

(estimación de demanda insatisfecha), permiten estimar el capital humano asesor adicional en cada área

para cubrir la demanda no evacuada. Como se desprende de los cuadros que respaldan esta

información, se concluye como una estimación, que el departamento de Servicios Técnicos requiere

contar con 41 asesores (as) adicionales, para hacer frente a la demanda insatisfecha, esto distribuido

conforme a los cuadros que se señalan en el estudio y anexos. Es menester señalar que a este

respecto la Administración Superior debe tomar una serie de decisiones para recuperar el personal

que se encuentra fuera del departamento (prestado a fracciones políticas u otros departamentos), o

bien crear plazas nuevas para subsanar el faltante de recurso humano.

19.- Se concluye además del análisis efectuado, que con respecto a los informes jurídicos, los nombres de la

áreas no responden con la cobertura que realizan las diversas áreas, es decir, se asignan expedientes de

diferentes comisiones a una misma área, lo cual se entiende obedece a la dinámica institucional, pero

entonces debería de revisarse lo correspondiente; de igual forma la metodología de integración debe

someterse a un análisis objetivo para contestar si la integración ayuda o no a cumplir con la satisfacción

de la demanda, especialmente en tiempo y si aporta valor agregado a sus “clientes”.

20.- En referencia a la recomendación No. 4 del Informe No. 09-2008 de la Auditoría Interna, se procedió a

aplicar una técnica de encuesta de satisfacción por productos y servicios del Área de Gestión

Documental del departamento de Servicios Técnicos, en función de los conceptos homologados de

“oportunidad, adecuación, calidad y pertenencia”. En virtud de que a lo interno del departamento esta

Área sufrió en el último año grandes transformaciones y ajuste de Áreas y funciones, la vinculación de

la preocupación externada por la Auditoría Interna en el período 2008 ya no guardaba relación con la

realidad encontrada en el período de estudio, empero los hallazgos encontrados con respecto a los

mismos criterios externados originalmente y los resultados de la encuesta de satisfacción, arrojaron

que el área IGD desarrolla los siguientes productos y servicios:

Obtención de Estudios registrales.

Cuadros comparativos entre contenidos de iniciativas de ley y legislación vigente.

Votos de la Sala Constitucional, jurisprudencia administrativa y judicial, decretos.

Remisión de consultas a instituciones y organizaciones.

Búsqueda de información sobre planes nacionales o programas institucionales.

búsqueda de estudios e investigaciones puntuales según requerimientos de las Áreas.

Búsqueda de Normativa jurídica conforme lo solicitado por las Áreas.

Búsqueda de Información en comisiones (respuestas de institucionales)

Fuentes normativas de toda jerarquía, jurisprudencia (judicial y administrativa), antecedentes internos relacionados con

proyectos de ley o consultas a evacuar, pronunciamientos de las diversas instituciones del Sector Público, Información elaborada por Organizaciones no gubernamentales y grupos organizados de la sociedad civil, información editada en los medios de prensa escrita.

Asimismo en referencia a la medición de coherencia de los productos, su profundidad de contenido,

oportunidad (entregados a tiempo) y si representan un valor agregado, la mayoría de los encuestados

indican muy bueno o bueno de satisfacción. Y en referencia a si existe insatisfacción o quejas en las

distintas áreas por productos no entregados por la AIGD a tiempo o por incumplimiento, todos responden

de forma positiva en relación con el servicio recibido.

Finalmente los encuestados, coinciden en que los productos y servicios de la AIGD, pueden mejorarse,

unificándose las metodologías de los funcionarios que integran el Área en cuanto a las investigaciones

realizadas, dar mayor información al Departamento de Servicios Técnicos sobre los productos y servicios

que ofrecen, que el Área cuente con una base de datos sobre las consultas evacuadas por instituciones y

expertos y socializarse al Área sistemáticamente por área temática, de forma que los funcionarios tengan

más conocimiento a nivel jurídico a fin brindar mejores investigaciones conforme las áreas temáticas.

Es importante indicar que de la encuesta de opinión se concluye, que la cartera de productos y servicios

que brinda la AIGD, no están claramente definidos, ni estandarizados, desde el punto de vista de los

usuarios, por lo que resulta necesario previo a cualquier análisis de cargas de trabajo y de estimación del

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capital humano, realizar un estudio especializado a lo interno del Departamento de Servicios Técnicos a fin

de determinarlos y de igual forma establecer las metodologías y procedimientos correspondientes.

Recomendaciones

1.- De conformidad con los distintos Informes de la Auditoría Interna, así como del análisis y estudio

realizado por el departamento de Desarrollo Estratégico Institucional en materia de desarrollo

organizacional, recomendar al Directorio Legislativo que establezca como prioridad y de interés

institucional el fortalecimiento y empoderamiento del departamento de Servicios

Técnicos, como unidad organizacional especializada en la asesoría parlamentaria.

2.- Que para el logro de este objetivo de fortalecimiento y modernización departamental, se valore una

ubicación estructural y funcional de dicho Departamento en un escalafón jerárquico de mayor nivel, de

forma que su vinculación con la población meta de sus productos y servicios sea absolutamente directa.

Esta ubicación estructural debe garantizarle una alta autonomía técnica, que le permita conforme a las

nuevas tendencias de modernización de parlamentos, un mayor nivel de eficiencia, eficacia, efectividad,

objetividad, profesionalización y permanencia de los funcionarios y funcionarias asesores. A este

respecto se sugiere que dicha dependencia técnico-administrativa, debe ser con el Directorio

Legislativo.

3.- Que conforme al análisis de tendencias de modernización de parlamentos en el orbe, se recomienda que

el departamento de Servicios Técnicos, Estudios y Referencias, cambie su nombre al de

Departamento de Asesoría Parlamentaria y que dentro de la estructura organizacional y

funcional, se le destaque como la única unidad organizacional administrativa con potestades asesoras en

materia legislativa. Se recomienda además como parte del ajuste de esta nueva nomenclatura, solicitar

las respectivas modificaciones a los reglamentos que contemplan su anterior nombre.

4.- Con el objetivo de fortalecer el proceso interno de gestión de la calidad y control departamental, así

como implementar en el corto plazo nuevas metodologías, métodos y herramientas para propugnar

por una asesoría más efectiva, eficaz y eficiente, se recomienda transformar la Unidad de Control de

Gestión, en el Área de Gestión y Control y nombrar al respectivo jefe de área. Lo anterior para

dar relevancia absoluta a los procesos y actividades internas departamentales para el mejoramiento

continuo de la gestión de calidad en la asesoría parlamentaria y adicionalmente, para ser consistentes

con la normativa interna en materia de niveles jerárquicos, denominaciones y división de las estructuras

internas departamentales, corrigiendo ese roce con respecto a esa normativa.

5.- Que se instruya a la Dirección del Departamento de Servicios Técnicos, para que mediante el Área de

Gestión y Control, incorporen dentro de sus herramientas de gestión ordinaria la matriz de cobertura

que mediante este estudio fue desarrollada, y de esta forma incidir en un mayor control de

productividad y eficiencia de productos y servicios por áreas. Asimismo, implemente dentro de sus

actividades ordinarias efectuar los controles de productividad que se utilizaron en las tablas No. 1,2,3 y

4 de este informe; también deben llevarse controles de asignación de expedientes (trasladar este rol de

la Secretaría al Área de Gestión y Control), como los presentados en los anexos 3 y 4, de modo que se

solucione el asunto de falta de registros de datos consistentes; de modo que el Área de Gestión y

Control incorpore en sus procedimientos los instrumentos de captura y procesamiento de datos que

se utilizaron en este estudio y que es necesario que disponga como parte de su capital humano un

profesional en informática o en una profesión afín, que le permita el procesamiento de datos y efectuar

este tipo de análisis.

6.- Que el Directorio Legislativo, conforme a los análisis de cargas de trabajo, de demanda insatisfecha y de

carencia de capital humano especializado, instruya al departamento de Recursos Humanos, para que en

el plazo no mayor de un mes y en conjunto con el departamento de Servicios Técnicos, proceda a la

elaboración de una propuesta, para definir acciones concretas con el objeto de subsanar el faltante de

41 plazas de profesionales que requiere el departamento para responder a la demanda insatisfecha que

tiende a acrecentarse y afectar el efectivo proceso de formación de la ley. Asimismo ventilar el futuro

de los funcionarios o funcionarias que se encuentran fuera del departamento, para que en el menor

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plazo se decida sobre su futura ubicación presupuestaria, afín de conocer si se contará con este

recurso humano o deberá reponerse con la creación de nuevas plazas.

7.- Que se instruya al Departamento de Recursos Humanos, para que en un plazo no mayor de un mes,

presente una propuesta de capacitación especializada y permanente, para el mejoramiento del capital

humano del departamento de Servicios Técnicos, donde se contemple además todas las opciones de

programas y proyectos becarios con especializaciones en posgrado.-

8.- Que se instruya al Departamento de Recursos Humanos, para que en coordinación con el

Departamento de Desarrollo Estratégico y el departamento de Servicios Técnicos, en el plazo no

mayor de dos meses, presente al Directorio Legislativo, una propuesta de modificación al Manual

descriptivo de clases de la Asamblea Legislativa, de forma que se otorgue una categorización distinta y

superior a los profesionales que fungen como asesores parlamentarios y que por su nivel de

responsabilidad y elevado riesgo en los criterios que rinden, ameritan una clasificación de puesto

superior y diferenciada. Complementariamente que tanto el departamento de Recursos Humanos,

como el de Servicios Técnicos, establezcan un instrumento de evaluación del desempeño, diferente al

institucional, que garantice el cumplimiento de los estándares con que debe cumplir un departamento

de asesoría parlamentaria como el del objeto de este estudio.

9.- Que se instruya a la Directora del Departamento de Servicios Técnicos, para que con el apoyo del

Consejo Asesor, en un plazo no mayor a seis meses, proceda a una revisión y distribución del capital

humano asesor, de forma que las áreas asesoras responsan a equipos de trabajo especializados por

áreas temáticas, según funcionen las Comisiones Legislativas y los requerimientos del Plenario

Legislativo.

10.- Se instruya al Departamento de Recursos Humanos, para que se proceda a nombrar a los dos

coordinadores asistentes de la Dirección, conforme al Artículo No. 2 del Reglamento Interno del

Departamento de Servicios Técnicos, y proceder a la respectiva modificación del Manual descriptivo de

clases de la Asamblea Legislativa.

____________________ Nota: Previo a que se realice la exposición, el señor Fernando Román Carvajal, Director del Departamento de

Desarrollo Estratégico Institucional, aclara que en el estudio de cita recomendó que el Departamento de Servicios Técnicos dependiera del Directorio Legislativo; no obstante, en el Congreso de los Diputados de España, el cual siempre se ha tomado como modelo, ese departamento (que ahí se le llama Asistencia Técnico Parlamentaria) está ubicada en la Dirección Ejecutiva (o Secretaría General). Esta es una valoración importante que debe tener presente el Directorio Legislativo para tomar su decisión. La señora Odette Fonseca León, en representación del Departamento de Servicios Técnicos, manifiesta que este informe tiene alrededor de año y medio de estarse realizando y significa una gran oportunidad de fortalecimiento de esa dependencia. Indica la servidora que tienen una estructura que fue aprobada en el 2005, pero antes de eso, el departamento tiene un reglamento bastante antiguo, con lo cual considera que este estudio viene a ponerlo a la altura de las tendencias de modernización. La ubicación jerárquica propuesta (en el Directorio Legislativo) le parece estratégica, ya que son un departamento asesor, por ello no deberían estar dependiendo de la División Legislativa. Los criterios que emite ese departamento son técnicamente muy autónomos; es decir, no tienen ninguna línea de la División Legislativa. Administrativamente dependen de esa división, pero técnicamente, del Directorio. Cambiar el nombre le parece excelente, porque dan asesoría parlamentaria, sería estratégico. Hay recomendaciones derivadas del estudio donde se establece un escalafón de puestos distinto, para evitar la fuga; tienen actualmente un 40% de la planilla fuera del departamento; los mejores funcionarios se los llevan los diputados, por ello deben hacer grandes esfuerzos con los recursos que poseen. El estudio reveló que hay apenas un 49% cubierto de todos los expedientes que están en la corriente legislativa con informe técnico, porque no pueden dar abasto, personal existente está sobrecargado y eso no es conveniente. Actualmente atienden hasta tres o cuatro comisiones cada uno y sin embargo, se cumple con el 100% de las comisiones que están funcionando. Ahora, con el plan fiscal se tenían personas trabajando sábados y domingos, a pesar de que se contaba tan solo tres economistas. El diputado Mendoza García manifiesta su preocupación en cuanto a que la asesoría dependa del Directorio Legislativo, en virtud del riesgo de que la influencia política es permanente y en Servicios Técnicos no ha sido

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la excepción; en Comisiones se ha visto en distintos momentos. Lo preocupante es el tema de la fuga de personal en ese departamento por parte de algunas fracciones políticas, porque no son todas, y además el hecho de que se hayan incorporado perfiles de funcionarios que vienen de partidos políticos en el departamento que responden, en algunos casos (porque hay trabajo técnico muy calificado que sabe distanciarse de las valoraciones políticas).

Entiende la relación con la División Legislativa, cree que cuando se da una línea conocida como staff, esa relación se distancia de otros procesos administrativos; sin embargo, si se tiene una Dirección Ejecutiva que pueda servir de pararrayos político, ante los intentos de influencia, puede generar algún nivel de contención a solicitudes cuando son desproporcionadas y buscan influenciar una decisión técnica en política. La señora Odette Fonseca indica que desde la época cuando la diputada Rina Contreras fue Presidenta de la Asamblea Legislativa, se decidió que técnicamente el Departamento de Servicios Técnicos debía depender del Directorio, eso los distanciaría con el resto de departamentos y como órgano asesor, les daría una ubicación jerárquica más estratégica. Cuando se estaba discutiendo el referéndum, por ejemplo, siendo don Mario García el Director, dijo que la votación era “no calificada”, a pesar de que el grueso de los asesores opinaban lo contrario y ahí la División Legislativa nunca se pronunció, entra después el Gobierno de don Óscar Arias y el departamento cambió el criterio. Eso demuestra que no están sesgados políticamente, eso depende del jerarca que tenga al frente el departamento. Han estado desarrollando una cultura de homologación de criterios jurídicos en cuanto a temas importantes, polémicos. Esos temas se llevan a un foro de discusión entre los abogados y se toman acuerdos departamentales por consenso, técnicamente razonados. Plantea la señora Fonseca León que el departamento ha ido madurando en su independencia técnica, algunas veces como en el caso del plan fiscal, la Sala Constitucional coincide con ellos, otras veces no, pero siempre hay una independencia que siente que no se va a ver afectada por el hecho de salir de la División Legislativa. Como departamento tienen un quehacer independiente y distinto al resto de dependencias que tiene la esfera legislativa. El señor Antonio Ayales, comparte plenamente la necesidad de recuperar del Departamento de Servicios Técnicos plazas que han sido prestadas; sin embargo, el Directorio debe valorar en qué momento hacerlo, sobre todo pensando en el espacio físico y equipamiento. Por otra parte manifiesta su preocupación por el alcance que pueda tener el punto tercero cuando se cita: “Que conforme al análisis de tendencias de modernización de parlamentos en el orbe, se

recomienda que el departamento de Servicios Técnicos, Estudios y Referencias, cambie su nombre al de

Departamento de Asesoría Parlamentaria y que dentro de la estructura organizacional y funcional, se

le destaque como la única unidad organizacional administrativa con potestades asesoras en materia

legislativa”, me pregunto, análisis presupuestario por ejemplo, es asesor de la comisión de hacendarios en el

trámite de la ley de presupuesto, ahí no riñe hay incongruencia.

Plantea el señor Ayales Esna que hay otras unidades, como el Departamento de Análisis Presupuestario, que dan asesoría en materia presupuestaria.

Respecto al comentario del señor Ayales Esna, el señor Román Carvajal plantea que el Manual de Estructura y Funciones es muy claro con respecto a las competencias de las diferentes dependencias, entonces hay que agregar en el informe, que esto sería sin demérito de las funciones que le asisten a las demás dependencias, de conformidad con el Manual de Estructura y Funciones. Este tema ha sido muy discutido, pero el propósito que el estudio tiene es el tema de las asesorías desde el punto de vista de los procesos relevantes, de asesoría técnica del Plenario, en lo que corresponde al Departamento de Servicios Técnicos. Obviamente en el Departamento de Análisis Presupuestario se lleva a cabo una asesoría de carácter presupuestario y las concordantes, es conveniente por tanto eliminar la palabra “única”.

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Página Nº 31

El señor Carlos Guillermo Mora Mora, Auditor Interno, manifiesta que este documento nace a partir de una serie de recomendaciones que había dado esa auditoría en un trabajo que se había hecho, pero desde esa fecha han ocurrido una serie de circunstancias. Básicamente el alcance de lo que recomendaba la auditoría abarcaba dos aspectos, uno que se determinara el personal necesario competente que requería el Departamento de Servicios Técnicos, y ahí se proponía que se considerara un análisis de procesos del departamento, así como aspectos de cargas de trabajo, responsabilidades, etc., en el documento se especifica que se trató de hacer un primer ejercicio en ese sentido; sin embargo, se abortó porque había limitaciones de información, entonces, la cantidad de personal se determina con base en una demanda insatisfecha de informes de servicios técnicos sin atender, así como en una determinación de una productividad de los funcionarios que se considera equivalente. La consulta que plantea va en el sentido de si esa cantidad de personas que se señalan (41) con esas limitaciones, es razonable y es confiable, de acuerdo con lo que desarrollaron como requerimiento. La otra recomendación es que se debían considerar una serie de aspectos, con respecto al Área de Investigación y Gestión Documental. Aquí señalaban cinco elementos a considerar: que se determinara si el recurso humano asignado al área en cuanto a cantidad y competencia se ajusta a las necesidades del departamento; establecer la oportunidad, calidad y pertinencia de los productos; recomendar las acciones requeridas para fortalecer la gestión del área de investigación y gestión documental, y que si eventualmente se determina que el área dispone de personal en exceso, analizar la conveniencia y procedencia de incorporarlos a las áreas técnicas que tienen deficiencias de capital humano. En el informe se hace referencia a que la situación que presenta esa unidad en este momento (o en el momento en que se hizo el estudio) es diferente a la que estaba cuando hizo su trabajo la Auditoría; sin embargo, a raíz del análisis focus que se aplicó, se hace referencia a que en los productos hay más satisfacción y que son más utilizados, pero se señala una serie de oportunidades de mejora y debilidades en esa área, pero no se aprecia que haya recomendaciones orientadas a fortalecer, subsanar o aprovechar esas oportunidades de mejora, básicamente esas son las dos consultas. Indica el señor Mora Mora que la Auditoría realizó una revisión muy general y rápida al documento presentado por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional y no con la exhaustividad que se requería, en virtud de que se están atendiendo otros estudios requeridos por el Directorio y hay un costo de oportunidad en el tiempo, pues quisieran hacer un estudio más detallado, en función de su obligación de darle seguimiento a las recomendaciones. Indica el señor Román Carvajal que en referencia al personal que se hablaba de 41 personas, conlleva la devolución de 29 y quedan 12. Como bien lo mencionó don Antonio, pretender que se devuelvan todos es materialmente imposible, empezando por el espacio físico y luego por aspectos presupuestarios de crear plazas nuevas. Lo que sí se pretende es que se tome alguna política de regreso de los 29 funcionarios, pero no ahora, sino de manera paulatina. Lo importante es que haya una política al respecto. En cuanto a la Unidad de Gestión Documental, lo principal es que esa unidad debe definir realmente cuáles son los productos que requieren los asesores, y una vez que se tenga claramente definido cuál es el valor agregado que necesita el dictamen de Servicios Técnicos en el área jurídica, económica, ambiental, etc., se definan los procedimientos y las metodologías para que ese producto sea de primera calidad. Unido a lo anterior, hay otras recomendaciones que van en la integralidad del estudio como es la capacitación del personal, especialización y sobre todo la contratación de personal y que su ingreso se dé a través de concursos de oposición, exámenes y otros medios.

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Página Nº 32

El diputado Mendoza García manifiesta que, fuera del estudio, es necesario extender un agradecimiento al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, por los aportes fundamentales que ha hecho a este Directorio Legislativo en análisis que eran necesarios y permitieron hacer cambios importantes a nivel legislativo. Indica que tiene claro que cuentan con escasos recursos y muchas necesidades, pero cree que es un departamento que hay que reforzar. Así como a nivel nacional, la planificación no es el fuerte del país y eso denota una serie de problemas posteriores a nivel institucional, las posibilidades de un desarrollo estratégico, la planificación y la evaluación son fundamentales y está agradecido con el trabajo que se ha hecho.

SE ACUERDA: Desestimar las recomendaciones planteadas por el Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, mediante informe D.E.I. 04-02-2012, denominado: “Estudio de revisión y fortalecimiento del Departamento de Servicios Técnicos, en cumplimiento del acuerdo Nº 22 de la sesión Nº 10-2010, celebrada por el Directorio Legislativo el 8 de julio del 2010”. ________________________ Nota: Los legisladores Rodríguez Quesada y Porras Contreras votan en

contra del informe y el diputado Mendoza García vota a favor. ARTÍCULO 6.- La señora Leda Zamora Chaves, Coordinadora de la Comisión Institucional

de Concurso Interno manifiesta que a raíz de las apelaciones que se habían planteado, hubo una serie de ajustes a la forma en la que se iba a valorar el tema de capacitación y el factor de ajuste que se haría para mejorar la elegibilidad de los carteles. En ese sentido es importante que conste en actas y que así se apruebe, si lo tienen a bien los miembros del Directorio, que en el cartel de los agentes de seguridad, se aplicó un factor de ajuste de dos punto cinco y se determinó cuantificar el curso técnico básico policial en otros estudios para agentes y técnicos de seguridad. Además se determinó considerar otro tipo de capacitación, como lo son los casos de inglés y computación. Eso logró mejorar bastante el desempeño de los muchachos.

En el caso de técnico de seguridad, se determinó cuantificar el técnico

básico policial en “otros estudios” para agentes y para técnicos de seguridad y además se determinó considerar otro tipo de capacitación de igual manera como inglés y computación. Para ujieres el factor de ajuste que se aplicó fue de 15.5% y para trabajador especializado 1, la aplicación de un factor de 13.44% para incrementar la elegibilidad, en al menos el 60%. Ello dado que son cuatro puestos en concurso, solamente participaron dos personas, los dos superaron la calificación del 70 en las pruebas del servicio civil y por lo tanto quedarían elegibles.

Después, esto es muy importante y así solicita que se incluya en actas, la totalidad. En el siguiente cuadro están los nombres de las personas que se están manejando con excepción de requisitos académicos. La mayoría de ellos están elegibles, otros no, pero sí es importante que conste en actas que estas son las excepciones que por ley corresponden y no otras: INTERINOS CON EXCEPCIÓN DE REQUISITOS

puesto clase Clase de puesto Nombre Interino Departamento al que pertenece

Nombramiento interino

038770 14692 TÉCNICO 2 Rubí Acuña Mayra División Legislativa 31/3/08

000033 1204 ASISTENTE ADMINISTRATIVO Segura Arias Evelyn Serv. Generales 25/08/08

053253 14681 TÉCNICO 1 Quirós Araya Durley Mantenimiento 05/01/09

000101 13120 SECRETARIA DE PARLAMENTO Brenes Martínez Marjorie Ujieres 06/12/08

030606 16459 UJIER Marín Zumbado Luis Carlos Ujieres 01/09/09

356481 16459 UJIER Agüero Cedeño José Antonio Ujieres 01/05/09

356483 16459 UJIER Álvarez Mata Martha Delia Ujieres 01/05/09

356484 16459 UJIER Zúñiga Vargas Víctor Manuel Ujieres 05/01/09

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Página Nº 33

351313 15038 TÉCNICO EN SEGURIDAD Arroyo Cordero Luis Diego Seguridad 01/11/08

030605 303 AGENTE DE SEGURIDAD Davis Smith Orlando Seguridad 30/10/03

030607 303 AGENTE DE SEGURIDAD Fuentes Núñez Carlos M. Seguridad 01/11/09

103470 303 AGENTE DE SEGURIDAD Rojas Mora Carlos Seguridad 01/01/06

103472 303 AGENTE DE SEGURIDAD Rodríguez Calvo Juan Carlos Seguridad 16/02/09

112304 303 AGENTE DE SEGURIDAD Chacón Murillo Álvaro Seguridad 16/10/09

351315 303 AGENTE DE SEGURIDAD Baker Dixon Carlos A. Seguridad 01/08/09

356474 303 AGENTE DE SEGURIDAD Jiménez Valverde Miguel Ángel Seguridad 01/01/09

015054 10818 OPERADOR EQUIPO MÓVIL Hernández Ramírez Julio Transportes 01/04/08

019180 TÉCNICO 2 Ramírez Arias Guiselle Recursos Humanos 16/07/09

Finamente, indica la señora Zamora Chaves, hay un recurso de apelación sobre el criterio de la Comisión de Concurso Interno que determinó que las comunicaciones que se le enviaban a los participantes no tenían recurso de apelación ni revocatoria, por tanto, no constituyen un acto administrativo. Es un simple acto de comunicación; sin embargo, llegó un recurso de la funcionaria Lucía Estrada Rodríguez, que apela esta situación, con base en los siguientes argumentos:

Se conoce recurso de apelación por inadmisión presentado por la señora Lucía

Estrada Rodríguez en contra de lo dispuesto en el oficio DRH-PA-1159-2010, de fecha 15 de abril del 2012, mediante el cual se le comunicó el rechazo del recurso de revocatoria con apelación en subsidio que interpuso contra los oficios DRH-PA-857-03-2012 y DRH-PA-877-03- 2012, mediante los cuales se le comunicó la calificación otorgada para su participación en el concurso para las clases de Ujier, Asistente administrativa y Técnico 2.

En el supra referido oficio N° DRH-PA-1159-2010 se dispone "confirmar lo actuado en la evaluación y calificación comunicada". Además, se le deniega su derecho a la segunda instancia, aduciendo que "de acuerdo con lo establecido en la Ley General de la Administración Pública, artículo 342 y siguientes, las aclaraciones que se presenten contra los informes de notas, no se encuentran dentro de lo establecido como apelable o recurrible". Y se le rechaza la revocatoria y se le deja sin instancia de alzada; así de fácil. En primer lugar, no sabe qué estará interpretando el señor Jefe de Recursos Humanos, porque el citado artículo lo que establece es lo siguiente:

"Artículo 342.- Las partes podrán recurrir contra resoluciones de mero trámite, o incidentales o finales, en los términos de esta ley, por motivos de legalidad o de oportunidad."

¿De dónde saca dicho funcionario que el recurso por ella presentado es una "aclaración" contra un "informe de notas"? Si la Administración Pública se expresa por medio de los actos administrativos, y si esos se definen como una manifestación unilateral de voluntad en el ejercicio de sus atribuciones administrativas, y si en los oficios DRH-PA- 857-03-2012 y DRH-PA-877-03-2012, la Administración emitió un acto declarativo que contenía su voluntad en cuanto a otorgarle una determinada calificación para participar en los concursos aludidos, es claro que esta en presencia de un acto administrativo recurrible y no de una mera "aclaración" contra un "informe de notas". En ese sentido, si en tiempo y forma recurrió el contenido de esos oficios; es decir, si le manifestó a la Administración su inconformidad con su voluntad contenida en dichos actos administrativos, lo procedente era que se revisara en las instancias que correspondiera esa voluntad. Inicialmente por el órgano que dictó el acto -recurso de revocatoria- y, de persistir su criterio, por el órgano de alzada -recurso de apelación-, a los efectos de que ese último valore los criterios expuestos por aquel, y los confirme, revoque o modifique, según lo dispone la Ley General de la Administración Pública:

"Artículo 102.- El superior jerárquico tendrá las siguientes potestades: ( . . . )

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b) Vigilar la acción del inferior para constatar su legalidad y conveniencia, y utilizar todos los medios necesarios o útiles para ese fin que no estén jurídicamente prohibidos; (...)

Artículo 351.- 1. Al decidirse el recurso de apelación, se resolverá sobre su admisibilidad y, de ser admisible, se confirmará, modificará o revocará el acto impugnado. (...)" Lo actuado por el Jefe de Recursos Humanos también violenta la cita Ley en cuanto a esta disposición: "Artículo 347.- ( . . . ) 3. Si se interponen ambos recursos a la vez, se tramitará la apelación una vez declarada sin lugar la revocatoria."

Es decir, si el Jefe de Recursos Humanos, al resolver el recurso de revocatoria interpuesto contra los oficios DRH-PA-857-03-2012 y DRH-PA-877-03-2012, decidió mantener su criterio, rechazando su recurso, lo procedente era elevar en alzada ante el Directorio, a efecto de que ese órgano procediera a resolver la apelación interpuesta por ella, y no denegar su derecho en la forma arbitraria en que lo hizo, lo cual es muy grave. Así las cosas, por medio del presente recurso expresamente solicita al Directorio que se pronuncie sobre los argumentos que expuso en su momento al recurrir lo dispuesto en los oficios DRH-PA-857-03-2012 y DRH-PA-877-03-2012, y que fueran rechazados en primera instancia por el Jefe de Recursos Humanos mediante el oficio DRH-PA-1 159- 2010; argumentos los cuales reitera en su totalidad. Ahora bien, previendo que los asesores legales del Directorio les indiquen que en la Ley General de la Administración Pública no está contemplado el recurso

de apelación por inadmisión, indica que esa norma señala:

"Artículo 229.- 1. El presente Libro regirá los procedimientos de toda la

Administración, salvo disposición que se le oponga.

2. En ausencia de disposición expresa de su texto, se aplicarán supletoriamente, en lo que fueren compatibles, los demás Libros de esta ley, el Código Procesal Contencioso-Administrativo, las demás normas, escritas y no escritas, con rango legal o reglamentario, del ordenamiento administrativo y, en último término, el Código Procesal Civil, la Ley Orgánica del Poder Judicial y el resto del Derecho común."

Por su parte, el Código Procesal Civil dispone:

"Artículo 551.- Clases de recursos. Las resoluciones judiciales serán recurribles mediante revocatoria, apelación, apelación por inadmisión, apelación adhesiva, casación y revisión.

Artículo 583.- Procedencia. El recurso de apelación por inadmisión deberá presentarse ante el superior correspondiente, y procederá contra las resoluciones que denieguen ¡legalmente un recurso de apelación"

Indica la señora Leda Zamora Chaves que hay que aclararle a la señora Estrada

Rodríguez que el artículo 342 de la Ley General de la Administración

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Pública, dice cuáles son los actos que las partes pueden recurrir, siendo las

resoluciones de mero trámite, o incidentales o finales.

La comunicación de las calificaciones obtenidas por la quejosa, por parte del Departamento de Recursos Humanos, no constituye por sí un acto recurrible, pues es meramente un acto de comunicación, donde se le informan los puntajes de los rubros evaluados. No constituye una "resolución", pues estas se definen como solución a un problema, conflicto o litigio, es una decisión; en otras palabras, la resolución es un tipo de acto administrativo que decide la pretensión suscitada en un procedimiento. Con esta comunicación de notas no se está decidiendo aún nada en el procedimiento, solamente se le informa de las calificaciones. Hay que hacerle ver a la quejosa que el artículo 551 del Código Procesal Civil, que ella señala, se refiere asimismo a resoluciones, naturaleza jurídica ajena al acto de comunicación al cual ella se refiere. Estando así las cosas, se debe rechazar de plano dicho recurso.

SE ACUERDA: Tomar las siguientes disposiciones:

1. Avalar el siguiente grupo de interinos con excepción de requisitos: INTERINOS CON EXCEPCIÓN DE REQUISITOS

puesto clase Clase de puesto Nombre Interino Departamento al que pertenece

Nombramiento interino

038770 14692 TÉCNICO 2 Rubí Acuña Mayra División Legislativa 31/3/08

000033 1204 ASISTENTE ADMINISTRATIVO Segura Arias Evelyn Serv. Generales 25/08/08

053253 14681 TÉCNICO 1 Quirós Araya Durley Mantenimiento 05/01/09

000101 13120 SECRETARIA DE PARLAMENTO Brenes Martínez Marjorie Ujieres 06/12/08

030606 16459 UJIER Marín Zumbado Luis Carlos Ujieres 01/09/09

356481 16459 UJIER Agüero Cedeño José Antonio Ujieres 01/05/09

356483 16459 UJIER Álvarez Mata Martha Delia Ujieres 01/05/09

356484 16459 UJIER Zúñiga Vargas Víctor Manuel Ujieres 05/01/09

351313 15038 TÉCNICO EN SEGURIDAD Arroyo Cordero Luis Diego Seguridad 01/11/08

030605 303 AGENTE DE SEGURIDAD Davis Smith Orlando Seguridad 30/10/03

030607 303 AGENTE DE SEGURIDAD Fuentes Núñez Carlos M. Seguridad 01/11/09

103470 303 AGENTE DE SEGURIDAD Rojas Mora Carlos Seguridad 01/01/06

103472 303 AGENTE DE SEGURIDAD Rodríguez Calvo Juan Carlos Seguridad 16/02/09

112304 303 AGENTE DE SEGURIDAD Chacón Murillo Álvaro Seguridad 16/10/09

351315 303 AGENTE DE SEGURIDAD Baker Dixon Carlos A. Seguridad 01/08/09

356474 303 AGENTE DE SEGURIDAD Jiménez Valverde Miguel Ángel Seguridad 01/01/09

015054 10818 OPERADOR EQUIPO MÓVIL Hernández Ramírez Julio Transportes 01/04/08

019180 TÉCNICO 2 Ramírez Arias Guiselle Recursos Humanos 16/07/09

2. Acoger el recurso de apelación planteado por la funcionaria Lucía Estrada

Rodríguez, contra los oficios DRH-PA-857-03-2012 y DRH-PA-877-03- 2012, mediante los cuales se le comunicó la calificación otorgada para su participación en el concurso para las clases de Ujier, Asistente administrativa y Técnico 2. ______________________ Nota: El diputado Mendoza García vota en contra de la disposición contenida en

el inciso 2.

ARTÍCULO 7.- El diputado José Joaquín Porras Contreras pide al Directorio Legislativo conocer el documento que se refiere al proceso que se está siguiendo a don Antonio Ayales y otros funcionarios, con el cual no está de acuerdo, pues plantea que vinieron aquí no a hacer daño sino a aportar y la vez pasada lo defendió pero había un abogado que no pudo hablar pues es asesor. Dijeron en esa oportunidad que el asunto estaba en la Sala y por eso no se podía archivar, pero solicita nuevamente al Directorio conocer el siguiente documento al que le da lectura:

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Página Nº 36

“….la resolución del caso a favor del administrado en sede administrativa responde al deber en que se encontraba la administración de proteger los DERECHOS FUNDAMENTALES AGREDIDOS QUE LO MOTIVARON A FORMULAR EL RECURSODE AMPARO, POR TANTO, CON LA RESOLUCIÓN QUE DESESTIMA EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SE RESTITUYE AL ADMINISTRADO EN EL GOCE DE SUS DERECHOS Y RESTABLECE LAS COSAS AL ESTADO QUE SE ENCONTRABAN ANTES DE LA VIOLACIÓN ALEGADA EN SEDI: CONSTITUCIONAL; DECISIÓN QUE NO INCUMPLE CON LO ORDENADO POR LA SALA; ADEMÁS, NO SE DEBE COMUNICAR A LA SALA, A PESAR DE QUE HACERLO, NO AFECTA LOS PROCEDIMIENTOS PORQUE, LA SALA CONSTITUCIONAL DE TODAS FORMAS TIENE QUE PRONUNCIARSE SOBRE EL RECURSO DE AMPARO.

El diputado Mendoza García manifiesta que debe retirarse para asistir a la reunión con los jefes de fracción, pero que los diputados pueden continuar con el tema.

Se levanta la sesión a las 11:10 a.m.

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