REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS II SEMESTRE 2013€¦ · • Clasificación en el Escalafón...

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO

Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría

Resolución de Rectoría N° 1128 de Julio 30 de 2013

REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS II SEMESTRE

2013

NORMATIVIDAD

Plan de Auditoría 2° Sem_2013

Res. 1128 de 2013

Procedimiento de Auditoría Interna Res. 111 de 2006

Presentación y Aprobación del

Plan de Auditoría

Preparación de Auditorías

Ejecución

Retroalimentación

Mejoramiento

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA

1. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA

Presentación del Plan de Auditoría

Revisión y aprobación del Plan

2. PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS

Planificación de las actividades de la Auditoría

Comunicación de la Apertura

Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría

Ejecución del Plan de Auditoría

Evaluación de Hallazgos

Elaboración del Informe de Auditoría

3. EJECUCIÓN

4. RETROALIMENTACIÓN

Entrega del informe de auditoría

Presentación de observaciones a los hallazgos (Jefe o Director de la Unidad – 5 días hábiles).

Evaluación y validación de los soportes.

5. MEJORAMIENTO

Presentación del Plan de Mejoramiento (Jefe o Director de la Unidad)

Observaciones al Plan (10 días hábiles) ¿Ajustes?

Manejo y seguimiento del Plan de Mejoramiento

(1 Año).

MISIONAL

Escuela de Biología

DIEF Ciencias

CEDEDUIS

DIEF Fisicoquímicas GESTIÓN

Biblioteca

División de Servicios de Información

Vicerrectoría de Investigación y Extensión

PLAN DE AUDITORÍA II SEMESTRE DE 2013

FINANCIERO

Escuela de Educación

Escuela de Matemáticas

División de Planta Física

Escuela de Ingeniería de Petróleos

SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA

Planeación

Escuela de Física

Escuela de Ingeniería de Sistemas

Contratos y convenios gestionados por las UAA

PLAN DE AUDITORÍA II SEMESTRE DE 2013

RECURSOS HUMANOS

DIVISIÓN FINANCIERA

PLANTA FÍSICA MNTO

TECNOLÓGICO

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

ACCIONES INMEDIATAS

CONTRATACIÓN

Se gestiona por parte de la unidad

auditada y/o DCIEG ante los distintos

procesos o UAA, los casos que requieren

soluciones inmediatas o a corto

plazo.

ACCIONES INMEDIATAS

METODOLOGÍA

Verificación de Registros

(Sistemas de información y archivo físico)

Observación Directa

Entrevistas al personal de interés

Aplicación de encuestas a grupos de interés

Diana Castellanos Olaya Jose Alonso Caballero Márquez

1. Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por los profesores planta y cátedra, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría.

2. Determinar el estado actual de las actividades de investigación y los grupos de investigación adscritos a la Unidad auditada, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Investigación y el Estatuto de Investigación.

3. Determinar el estado actual del portafolio de servicios y las actividades de extensión, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Extensión y el Acuerdo del Consejo Superior No. 103 de 2010.

4. Evaluar el estado actual de los procesos de gestión de la calidad académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en la Unidad auditada, de acuerdo con la normatividad aplicable.

5. Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales y de apoyo, desarrolladas

en las Unidades Administrativas, conforme a la normatividad aplicable.

6. Identificar oportunidades de mejora en la gestión misional realizada por la Unidad auditada.

• Docencia

• Programas Académicos Pregrado y Posgrado. • Estudiantes matriculados por Programa para el segundo semestre académico de 2013.

• Profesores Planta: • Clasificación en el Escalafón Docente.

• Nivel de Formación. • Actividad Docente I Semestre Académico de 2013. • Cumplimiento del Plan Institucional de Formación de Profesores 2011 – 2015. • Comisiones de Estudio y Administrativas vigentes a la fecha de la auditoría. • Renovación de Tenencias año 2012 y lo transcurrido del 2013.

• Resultados del último proceso de Evaluación Docente. • Profesores Cátedra: • Base de Elegibles. • Resultados del último proceso de Evaluación Docente.

•Investigación

• Grupos de Investigación: • Reconocimiento Institucional.

• Investigadores vinculados. • Actividades y proyectos de Investigación vigentes a la fecha de la auditoría.

•Extensión

• Portafolio de Servicios. • Convenios y contratos de extensión desarrollados con entidades externas.

• Propuestas y proyectos de extensión vigentes a la fecha de la auditoría. • Educación Continuada: Diplomados y cursos.

•Procesos de Calidad Académica. • Registro Calificado, Acreditación o Renovación de la Acreditación, Creación y/o Reforma de

Programas Académicos.

Escuela de Biología

• Funciones según Acuerdo del Consejo Superior N° 073 de 2005.

• Estrategias de promoción de las actividades de Investigación y Extensión. • Estrategias para consolidación de grupos de investigación y equipos de

extensión. • Articulación de las capacidades académicas de la Facultad a las demandas

externas de servicios.

• Administración, seguimiento y evaluación de los proyectos de investigación con financiación interna de la Facultad.

• Participación en el COIE. • Divulgación de la actividad investigativa y de extensión de la Facultad.

• Asesoría en la presentación de propuestas de investigación y extensión.

• Evaluación de la producción intelectual de los profesores de la Facultad.

• Estado actual de proyectos de investigación y extensión de la Facultad con financiación interna finalizados y en ejecución a I semestre de 2013.

• Participación en el Consejo de Facultad según Estatuto General.

• Programas de apoyo la Vicerrectoría de Investigación y Extensión a cargo de la DIEF .

DIEF

Ciencias

DIEF Fisicoquímicas

• Docencia • Programas académicos.

• Posgrado.

• Perfeccionamiento Docente. • Profesores Planta:

• Clasificación en el Escalafón Docente. • Nivel de Formación.

• Actividad Docente I Semestre Académico de 2013. • Cumplimiento del Plan Institucional de Formación de Profesores 2011 – 2015. • Comisiones de Estudio y Administrativas vigentes a la fecha de la auditoría.

• Renovación de Tenencias año 2012 y lo transcurrido del 2013.

• Investigación • Grupos de Investigación:

• Reconocimiento Institucional. • Investigadores vinculados. • Actividades y proyectos de Investigación vigentes a la fecha de la auditoría.

• Extensión

• Portafolio de Servicios. • Convenios y contratos de extensión desarrollados con entidades externas. • Propuestas y proyectos de extensión vigentes a la fecha de la auditoría.

• Educación Continuada: Diplomados y cursos.

• Procesos de Calidad Académica. • Registro Calificado, Acreditación o Renovación de la Acreditación, Creación y/o

Reforma de Programas Académicos.

CEDEDUIS

Cómo se materializa el cumplimiento de las Funciones y Objetivos de la Unidad. (AS 060/82, AS 057/94, AA 225/10, AS 090/10)

Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994.

Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009.

Plan de Formación Docente 2011 – 2015, A.S. 015 de 2011.

Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982.

Reglamento General de Posgrado, A.S 090 de 2010.

Requisitos y procedimientos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada, A.S. 103 de 2010.

Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de 2008.

Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008.

Estrategia Organizacional para la Evaluación y Mejoramiento de la Calidad de los Procesos Académicos, A.A 100 de 2006.

Lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los programas académicos, A.A 225 de 2010.

Reforma del Estatuto General, creación de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión A.S 073 de 2005.

Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018.

Políticas de Investigación, A.S. 047 de 2004.

Políticas de Extensión, A.S. 006 de 2005.

Estatuto de Investigación, A.S. 043 de 2011.

Estatuto General, A.S. 166 de 1993.

Estructura Organizacional, A.S. 057 de 1994.

Reunión de Apertura

Agosto 15 de 2013 Auditoría

Agosto 22 y 23 de 2013

Auditoría

Septiembre 9 y 10 de 2013


Agosto 15 de 2013

Auditoría

Septiembre 24 y 25 de 2013


Agosto 15 de 2013

Auditoría

Octubre 29 y 30 de 2013


Agosto 15 de 2013

DIVISIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN

BIBLIOTECA

VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y

EXTENSIÓN

Grupo 1 Grupo 2

• VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

Identificar las modalidades de la función extensión que se ofrecen en la Universidad a través de las diferentes unidades académicas y administrativas.

Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en los procesos Extensión.

Revisar la gestión de la Dirección de Transferencia de Conocimiento

Verificar el establecimiento de los procedimientos para la aplicación del reglamento de propiedad intelectual.

Identificar los criterios para la ocupación y puesta en funcionamiento de los laboratorios del Edificio de Investigaciones (EDI) ubicado en el Parque Tecnológico Guatiguará y su efectividad.

Portafolio de servicios de extensión ofrecidos en los años 2012-2013

Actualización documentación procedimientos de extensión del Sistema de Gestión Integrado, posteriores a Diciembre 13 de 2010.

Documentación derivada de la aprobación del Reglamento de Propiedad Intelectual – Noviembre 12 de 2010 a la fecha.

Ocupación a la fecha de la auditoría del Edificio de Investigaciones- Parque Tecnológico Guatiguará

Vicerrectoría de Investigación y Extensión Acuerdo Consejo Superior N° 073 de 2005

Políticas, principios orientadores y objetivos de la función

extensión Acuerdo Consejo Superior N ° 006 de 2005

Reglamento de Propiedad Intelectual Acuerdo Consejo Superior N ° 093 de 2010

Requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada Acuerdo Consejo Superior N ° 103 de 2010

Resolución 786 de 2012 por la cual se establecen las delegaciones para ejercer la representación legal de la Universidad en asuntos contractuales, se fijan los rangos de clasificaciones de las propuestas de actividades de extensión en la modalidad de asesoría y consultoría profesional, servicios tecnológicos y servicios de educación continuada y se delega su presentación.

Procedimiento de educación no formal – PEX.01

Procedimiento de asesoría y consultoría – PEX.02

Políticas y / o criterios establecidos para la distribución de los espacios en el Edificio de Investigaciones (EDI)

• DIVISIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN

• BIBLIOTECA

Validar el estado de avance de los proyectos de la unidad registrados en el módulo del Programa de Gestión 2013.

Identificar los programas y/o proyectos de gestión adicionales que adelanta la Unidad y no están registrados en el Programa de Gestión 2013.

Verificar la formulación y estado de avance de los proyectos de la unidad, registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión para el año 2013.

Revisar la propuesta para la formulación del Programa de Gestión 2014

Programa de Gestión 2013 Evaluación de actividades Evaluación de indicadores Nivel de cumplimiento Observaciones Avances a la fecha de auditoría

Programa de Gestión 2014 – Avance Formulación de proyectos Clasificación por dimensión Ponderación

Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018 Acuerdo Consejo Superior N° 080 de 2007 Programa Anual de Gestión 2013 Acuerdo Consejo Superior N° 092 de 2012 Sistema de Información Programa de Gestión Año 2013 – 2014

Documentos soporte Referentes del Proceso de

Planificación 2014 Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 015 de 2000 Política de Extensión Acuerdo Consejo Superior N° 006 de 2005 Política de Investigación Acuerdo Consejo Superior N° 047 de 2004 Estatuto de Investigación Acuerdo Consejo Superior N° 043 de 2011 Instructivo 2014 Prioridades 2014

Nombre de la Unidad

Información relacionada con el lugar, fecha, hora y persona encargada de atender la Auditoría

Información de contacto

Información Proyectos

• 16 de Agosto de 2013

REUNIÓN DE APERTURA

• 22 y 23 de Agosto de 2013

AUDITORÍA



• 20 y 23 de Septiembre de 2013

AUDITORÍA



• 13 y 14 de Noviembre de 2013

AUDITORÍA

Gloria Isabel Román Pinilla Profesional Equipo Auditor Financiero

Jolman Leandro Chavarro Martínez Auxiliar Administrativo

OBJETIVOS

Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría.

Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente.

Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la Unidad auditada.

MOVIMIENTO PRESUPUESTAL Y

DE EFECTIVO

GESTIÓN DE CARTERA

• Presupuesto

• Ingresos

• Egresos

• Cuentas Por Cobrar

• Cartera Vencida

• Seguimiento Cartera

Vencida

CUENTAS POR PAGAR A

PROVEEDORES

AUDITORÍA

FINANCIERA

CONVENIOS Y/O CONTRATOS SUSCRITOS

ALCANCE

CRITERIOS

Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)

Procedimiento Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Menor a 50 SMLMV - PC0.01. Versión 7.

Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01. Versión 8.

Manual Plan de Cuentas Presupuestales – MFI.03. Versión 12.

Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS – MFI.04. Versión 2.

Normatividad de Austeridad en el Gasto Público

Sistema de Información Financiero UIS

MAPA DE PROCESOS

SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO

•Reunión de Apertura

Agosto

15

•Auditoría

Agosto

22, 23 y 26

CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS

DIVISIÓN DE PLANTA FÍSICA

ESCUELA DE INGENIERÍA DE PETRÓLEOS


Agosto

15

•Auditoría

Septiembre

9 y 10



Agosto

15

•Auditoría

Septiembre

23 y 24


ESCUELA DE EDUCACIÓN


Agosto

15

•Auditoría

Noviembre

7 y 8


ESCUELA DE MATEMÁTICAS

Eje de Sistemas e Infraestructura

Física y Tecnológica

Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Sistemas Leydy Johana Cerón Chaparro Auxiliar

1. Verificar y evaluar el grado de cumplimiento en la gestión de la infraestructura física y los recursos tecnológicos de apoyo, requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Universidad en las unidades auditadas.

2. Evaluar (si aplica) el cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas seleccionadas de las unidades incluidas en el Plan de Auditoría.

3. Identificar y promover oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en las unidades.

4. Realizar seguimiento al tramite de contratos y convenios de de las UAA.

OBJETIVOS

Está definido para cubrir los siguientes componentes:

• 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra aleatoria) (Capacidad, estado, mantenimiento)

• Áreas de oficinas (Incluye mobiliario)

• Laboratorios

• Talleres

• Redes eléctrica y de datos.

• Administración y disponibilidad de recursos, oportunos y eficientes, para el soporte de la infraestructura de la unidad auditada.

• 2. RECURSOS TECNOLÓGICOS

• Equipos de laboratorio

• Sistemas y Equipos para el procesamiento de los datos

• otros

ALCANCE DE LA AUDITORÍA (1)

• 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SYSO

• Áreas administrativas

• Áreas académicas

• Laboratorios • Talleres

• 4. PROYECTOS DE INVERSIÓN (Sólo aplica para Planeación Institucional).

• Estado de los proyectos

• Sistemas de Información

• 5. CONTRATOS Y CONVENIOS DE LAS UAA (Sólo aplica para Auditoría conjunta con el proceso de Contratación).

Está definido para cubrir los siguientes componentes:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA (2)

Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 019/2005 y Res. 809/2005).

Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SYSO).

Sistema de Información Financiero UIS

Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS.

Plan de Gestión Institucional y de las unidades auditadas.

CRITERIOS DE AUDITORÍA (NORMATIVIDAD)

ESCUELA DE FÍSICA

PLANEACIÓN

(Proyectos de inversión, software)

UNIDADES A AUDITAR:

ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

CONTRATOS Y

CONVENIOS DE LAS UAA

UNIDADES A AUDITAR:

ESCUELA DE FÍSICA

• Agosto 9 (Viernes)


• Agosto 14 y 15 (Miércoles y Jueves)

AUDITORÍA

PLANEACIÓN (Proyectos de Inversión, Software)

• Agosto 9 (Viernes)


• Agosto 29 y 30 (Jueves y Viernes)

AUDITORÍA

Contratos y Convenios de las UAA

• Septiembre 12 (Jueves)


• Septiembre 18 y 19

AUDITORÍA

ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

• Noviembre 6 (Miércoles)


• Noviembre 14 y 15 (Jueves y Viernes)

AUDITORÍA

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