Planificador de la Comunicación Institucional y Organización de

Eventos

Organización de Eventos yCeremonial

administra

RESUMEN 29/08

Ce.

definición Disciplina técnica, cuyo objeto es la correcta dispocisión de elementos personas y actos.

Protocolo: regla escrita, establecida por decreto o costumbre.

Etiqueta: Ce. de los estilos, usos y costumbres

Precedencia: es el orden de jerarquía de las personas, Estados o Empresas.

Principios de Precedencia

Ley de la Derecha el sitio de honor es a la derecha de la persona de mayor

Jerarquía (Anfitrión).

El Anfitrión jamás cede su lugar a excepción de que:- presida el acto con su esposa o directivo de igual jerarquía, que deba ser honrado u homenajeado.- cuando asiste el Presidente de la Nación. Centro Métrico la persona de mayor importancia ocupa el centro de la

ceremonia. Ley de Proximidad la persona de 2ª importancia jerárquica será ubicada a

la izquierda del Anfitrión. El valor de la izquierda está dado por la proximidad al Anfitrión. Ley del Orden Lateral establece que todas las autoridades, serán alineadas

por dispocisión lateral. Cuando la línea es número par, el lugar de honor será a la extrema derecha. Cuando es impar, el lugar de honor será en el centro. Ley del Orden lineal en el desplazamiento de autoridades, la fila debe ser

encabezada por la de mayor jerarquía, así esta reciba la der. de la de menor. Ley del Orden Alternado consiste en confeccionar tantos originales de un documento como cantidad de firmantes. Así cada uno conserva y se lleva a su país

un original con su firma en primer lugar.

RESUMEN 12/09

Tipo de mesas

Mesa Cuadrada: menos utilizada protocolarmente.Anfitrión cabecera Invitado de Honor contracabecera.Cuando hay varios invitados de menor jerarquía que el Anfitrión, se colocan de derecha a izquierda según orden de precedencia, y la contracabecera en está ocasión es el último lugar.Con matrimonio de distintas jerarquías, el Anf va a la cabecera y su esposa contracabecera y a sus derechas el Inv. H y su esposa.Cuando el matrimonio es de igual jerarquías, el Anf a la cabeceara esposa de éste contracabecera. A su der. estará la esposa del agasajado. En las contracabecera el invitado de honor, y a su derecha la esposa del Anfitrión.

Mesa Redonda: más utilizada. Ideal 8-10-12 personas.MR con cabecera simple, sin importar el sexo se ubican según el orden de precedencia.MR cabecera doble: Anf cabecera, Inv.H contracabecera.MR con Matrimonio Anfitrión, el sexo establece el orden de precedencia.

Mesa Rectangular: de acuerdo al estilo de su cabecera, se puede denominar:Imperial Francesa: los Anfitriones se ubican en los laterales enfrentadosImperial Inglesa: los Anfitriones se ubican en los extremos enfrentados.

Mesa “T”: es ideal, para cuando hay dos categorías bien diferenciadas. Ya que las personas que se ubican en la cabecera son de una jerarquía mayor y bien diferentes a las personas que ocupan la extensión.

Mesa “U”: es de organización sencilla ya que es un conjunto de una mesa cabecera francesa y dos extensiones de mesa inglesa. Posee dos formas de ubicar los comensales:Cuando es para trabajar, no se ubica en los interiores de las extensiones personas, así todos pueden mirarse frente a frente. Ideal para negociaciones y seminarios.Cuando es una comida, los comensales se ubican, de derecha a izquierda, según orden de precedencia, y en las extensiones se dividen en número 1 y numero 2 para ir ubicando los comensales (se empieza por los extremos y se sigue con los interiores de las extensiones)

Mesa “Peine” es un conjunto formado por una mesa rectangular francesa y más de 2 extensiones inglesa.Es muy compleja

Resumen 03/10

recepción según el horario

de celebración

Desayuno de Trabajo: se realiza entre las 8 y las 11 hs, con una duración de aproximadamente de 1 ½.Se lleva a cabo en la institución, ya que el objetivo del mismo es que conversen de trabajo

Almuerzo de Trabajo se pueden celebrar en las,Organizaciones o en algún restaurante o salón de hotel.El menú debe ser liviano. La ingesta de alcohol debe ser casi nula

Cocktail recepción clásica que acompaña las aperturas ycierres de la mayoría de los eventos y reuniones.Se ofrece siempre en los horarios anteriores a la comida, de 12 a 14hs,ó de 18 a 20 hs, ó bien de 19 a 21 hs, con una duración de 2 hs. Seofrece, bocaditos fríos y calientes. Se complementarán con pequeños bocaditos dulces como masa finas.

Buffet o Comida Americana se trata de una comida en la que rige el autoservicio. Dura 3 hs aprox. Aunque por su composición y extensión puede reemplazar una cena, ya que se ofrece; plato de entrada, varios platos fuertes y una mesa de postre.

Vino de Honor Acompaña eventos, entregas de medallas, diplomas, presentaciones de libros, conciertos. Su duración es entre 40´/ 60´ y se puede realizar entre las 11 y las 20hs a excepción de las 13:30 hs y las 18hs.

Resumen 24/10

Ceremonial Escrito

Nota: en el margen superior izquierdo se coloca el logo de la Empresa, puede colocarse en el centro. En el margen superior derecho, lugar y fecha.El encabezamiento, en el margen izquierdo, consta de 4 líneas: *Tratamiento según corresponda: Sr./ Sra./ Al señor; *Cargo de la persona;* Nombre, sí posee un titulo este va primero.*Ciudad o localidad a la que se envía, o también S / D (su despacho)

Esquela: sus medidas son de 14,8 cm. de ancho por 21 cm. de alto. Y puede ser escrita a mano en forma vertical u horizontal. Y el membrete, se ubica en la parte central. El texto de la esquela comienza con la firma de quien envía el mensaje, y este se escribe en tercera persona, finalizando el texto sobre la derecha se escribe lugar y fecha.

Invitaciones: 3 tipos: Tarjeta nominada parcialmente impresa: contiene todos los datos del evento y del anfitrión, dejando un espacio en línea punteada para colocar el nombre del invitado.Tarjeta nominada tipo: contiene impreso datos del Anfitrión, pero deja libre espacio para colocar datos correspondientes al evento y el invitado.Tarjeta sin nominación totalmente impresa: se dirige con la fórmula “Tiene el agrado de invitar a usted” y es utilizada en los eventos en los cuales no se necesita identificar al invitado como por ej., en conferencias públicas – seminarios

Resumen 7/11 Memorando: se refiere a asuntos en curso con la exposición ordenada de elementos de juicio o fundamentos, tiene como objetivo ampliarinformación, hacer seguimientos, recordatorio, peticiones, o requerir acción. Circula entre sectores de una misma organización, a excepción de aquellos que una empresa envía a otra empresa asociada o compañías del grupo.

Correspondencia Institucional y documentos utilizados en las

Organizaciones

Circular: comunicación interna, cuya característica es llegar simultáneamente a varios destinatarios, con un texto común. La estructura formal consta de datos del emisor, de los destinatarios y brevemente se expresa el mensaje común conteniendo el objetivo de la comunicación.

Nota Múltiple: comunicación interna utilizada en forma similar a la circular, especialmente en aquellas empresas que tienen sucursales en todo el país. Se envían con nombre, apellido o cargo en la parte superior. El texto es único para todos y es utilizado para poner en conocimiento determinada situación institucional, hacer extensiva invitaciones a reuniones y comunicar directivas,entre otras.

Carta Comercial o Nota Institucional: debe contener el membrete, que permita visualizar la identidad institucional, fecha y lugar de emisión, los datos deldestinatario, la referencia o asunto que origina la comunicación, el encabezamiento, la formula de despedida, la firma y antefirma, y anexos de ser necesarios.