RESUMENES DE REPORTES.docx

7/24/2019 RESUMENES DE REPORTES.docx

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4.4 ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR AGUS

La ejecucin adecuada de una buena poltica de crditos es fundamental para laadministracin exitosa de las cuentas por cobrar

Para conservar los clientes y atraer nuevos, la mayora de las empresas encuentran que es

necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden variar entre camposindustriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmenteofrecen condiciones de crdito similares.

Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyencondiciones de crdito que estipulan el pago en un nmero determinado de das. unquetodas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de crdito, la mayora de ellasse convierten en efectivo en un pla!o inferior a un a"o# en consecuencia, las cuentas porcobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.

Las cuentas por cobrar representan el crdito que concede la empresa a sus clientes con una

cuenta abiertaPolticas de crdito

La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concedersecrdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo ocuparse de los est$ndaresde crdito que establece, sino tambin de la utili!acin correcta de estos est$ndares al tomardecisiones de crdito.

%eben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de an$lisis de crdito.&ada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la administracinexitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin inadecuada de una buena

poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes noproducen resultados ptimos.

'st$ndares de crdito

Los est$ndares de crdito de la empresa definen el criterio mnimo para conceder crdito aun cliente. suntos tales como evaluaciones de crdito, referencias, periodos promedio depago y ciertos ndices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y (acercumplir los est$ndares de crdito.

l reali!ar el an$lisis de los est$ndares se deben tener en cuenta una serie de variablesfundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por cobrar, la estimacin decuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.

)astos de oficina


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*i los est$ndares de crdito se (acen m$s flexibles, m$s crdito se concede. Los est$ndaresde crdito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los est$ndares decrdito son m$s rigurosos se concede menos crdito y por ende los costos disminuyen.

+nversin de cuentas por cobrar

ay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. -ientras m$s alto sea elpromedio de cuentas por cobrar de la empresa, es m$s costoso su manejo y viceversa. *i laempresa (ace m$s flexibles sus est$ndares de crdito, debe elevarse el nivel promedio decuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los est$ndares por endedeben disminuir.

'ntonces se tiene que los est$ndares de crdito m$s flexibles dan como resultado costos demanejos m$s altos y las restricciones en los est$ndares dan como resultado costos menoresde manejo.

La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una

poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimosLos cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en losest$ndares de crdito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respectoa las ventas y otra respecto a los cobros que est$n ntimamente ligados, ya que se esperaque aumenten las ventas a medida que la empresa (aga m$s flexibles sus est$ndares decrdito teniendo como resultado un promedio un mayor nmero de cuentas por cobrar, perosi por el contrario las condiciones de crdito se (acen menos flexibles, se da crdito a pocosindividuos reali!ando un estudio ex(austivo de su capacidad de pago, por ende el promediode cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminucin en el nmero de ventas.

'n conclusin se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simult$neamente paraproducir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los est$ndares de crdito se(acen m$s flexibles y se reducen cuando los est$ndares de crdito se (acen m$s rigurosos.

'stimacin de cuentas incobrables

tra variable que se afecta por los cambios en los est$ndares de crdito es la estimacin decuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difcil cobroaumenta a medida que los est$ndares de crdito se (acen m$s flexibles y viceversa, estodado tambin por el estudio que se (ace de los clientes y su capacidad de pago en el corto yen largo pla!o.

/olumen de ventas&omo se denoto en p$rrafos anteriores, a medida que los est$ndares de crdito se (acen m$sflexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tieneentonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos eingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.

'valuacin de est$ndares de crdito


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Para determinar si una compa"a debe establecer est$ndares de crdito m$s flexibles, esnecesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en las ventas y enel costo de la inversin marginal en las cuentas por cobrar.

&osto de la inversin marginal en cuentas por cobrar

'l costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar se puede calcular estableciendo ladiferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y despus de laimplantacin de est$ndares de crdito m$s flexibles.

*e debe calcular primero la ra!n financiera de promedio de cuentas por cobrar.

Promedio de & x & 0 /entas anuales a crdito 1 2otacin de cuentas por cobrar

%espus se calcula la inversin promedio en cuentas por cobrar, calculando el porcentajedel precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicarlo por elpromedio de cuentas por cobrar.

Por ltimo debe calcularse el costo de la inversin marginal en cuentas porcobrar reali!ando la diferencia entre la inversin promedio en cuentas por cobrar con elprograma propuesto y el actual.

La inversin marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debecomprometer en cuentas por cobrar si (ace m$s flexible su est$ndar de crdito.

3oma de decisiones

Para decidir si una empresa debe (acer m$s flexibles sus est$ndares de crdito, debencompararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversin marginalen cuentas por cobrar.

*i las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben (acerse m$sflexibles los est$ndares de crdito# de otra manera deben mantenerse sin modificar los quese tienen en ese momento aplicados dentro de la empresa.

&uando un cliente desea obtener materias primas, servicios u otros recursos se acerca a lasdiferentes empresas que le puedan proveer crdito, por ello es importante tener una buena(istoria crediticia, ya que esta es la clave para la evaluacin que (ace el departamento decrdito de la empresa proveedora

&ontinuando con el estudio que se est$ reali!ando de la administracin efectiva y eficientede las cuentas por cobrar y aplicando las (erramientas que ya se (an descrito, se (ar$ unesbo!o de las premisas que aplican las empresas para otorgar crdito a sus clientes.

4na ve! que la empresa (a fijado sus est$ndares de crdito, deben establecerseprocedimientos para evaluar a los solicitantes de crdito. menudo la empresa debedeterminar no solamente los mritos que tenga el cliente para el crdito, sino tambincalcular el monto por el cual ste pueda responder.


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4na ve! que esto se (a (ec(o, la empresa puede establecer una lnea de crdito, estipulandoel monto m$ximo que el cliente puede deber a la empresa en un momento cualquiera. Laslneas de crdito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crdito de uncliente importante cada ve! que se (aga una compra a crdito.

'l an$lisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito delos solicitantes para determinar si estos est$n a la altura de los est$ndares de crdito de laempresa

aciendo caso omiso de si el departamento de crdito de la empresa est$ evaluando losmeritos para el crdito de un cliente que desee (acer una transaccin especfica o de uncliente regular para establecer una lnea de crdito, los procedimientos b$sicos son losmismos, la nica diferencia es la minuciosidad del an$lisis.

4na empresa obrara con poca prudencia al gastar m$s dinero del monto que adquieren susclientes para otorgarle un crdito. Los dos pasos b$sicos en el proceso de la investigacindel crdito son obtener informacin de crdito y anali!ar la informacin para tomar la

decisin del crdito.

btencin de la informacin de crdito

&uando un cliente que desee obtener crdito se acerca a una empresa , normalmente eldepartamento de crdito da comien!o a un proceso de evaluacin del crdito pidindole alsolicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita informacin financiera ycrediticia junto con referencias de crdito. 3rabajando con base en la solicitud de crdito, laempresa obtiene entonces informacin adicional del crdito de otras fuentes.

*i la empresa ya le (a concedido anteriormente crdito al solicitante, ya tiene suinformacin (istrica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes externasprincipales de informacin crediticia es la brindada por los estados financieros, por lasoficinas de referencias comerciales, las bolsas de informacin crediticia, la verificacinbancaria y la consulta de otros proveedores.

'stados 5inancieros

Pidindole al solicitante que suministre sus estados financieros de los ltimos a"os, laempresa puede anali!ar la estabilidad financiera de ste, su liquide!, rentabilidad ycapacidad de endeudamiento. unque en un 6alance o un 'stado de resultados no apareceinformacin con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situacinfinanciera de la empresa puede indicar la naturale!a de la administracin financiera total.

La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puedeser un indicador de su situacin financiera. Los estados financieros auditados son unanecesidad en el an$lisis de crdito de solicitantes que deseen (acer compras importantes acrdito o que deseen que se les abran lneas de crdito.

ficinas de intercambio de referencias


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Las empresas pueden obtener informacin de crdito por medio de los sistemas deintercambio de referencias, que es una red que cambia informacin crediticia con base enreciprocidad. ccediendo a suministrar informacin crediticia a esta oficina de crditosacerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derec(o de solicitar informacin ala oficina de crditos relacionada con clientes en perspectiva.

Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de informacincrediticia m$s qu analticos son acerca de casos definidos. &omnmente se cobran(onorarios por cada solicitud.

'l objetivo general con respecto a la administracin de cuentas por cobrar debe ser nosolamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo7beneficio

6olsas directas de informacin crediticia

tra manera de obtener informacin crediticia puede ser por intermedio de asociacioneslocales, regionales o nacionales. 'stas asociaciones se pueden organi!ar como parte de

ciertas asociaciones industriales y comerciales. menudo, una asociacin industrialmantiene cierta informacin crediticia a disposicin de todos sus miembros.

/erificacin bancaria

Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga informacin crediticia del bancodel solicitante. *in embargo, el tipo de informacin que se obtiene probablemente es muyvago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecucin. 8ormalmente sesuministra un estimado del saldo en caja de la empresa.

tros proveedores

'ste consiste en obtener informacin de otros proveedores que vendan al solicitante delcrdito y preguntarles cu$les son las normas de pago y sus relaciones inter7empresariales.

n$lisis de la informacin de crdito

Los estados financieros de un solicitante de crdito y el mayor de cuentas por pagar sepueden utili!ar para calcular su pla!o promedio de cuentas por pagar. 'sta cifra se puedeentonces comparar con las condiciones de crdito que la empresa ofrece actualmente. 4nsegundo paso puede ser el pla!o de las cuentas por pagar del solicitante para obtener unaidea mejor de sus normas de pago.

Para clientes que solicitan crditos grandes o lneas de crdito, debe (acerse un an$lisis de

ra!ones detallado acerca de la liquide!, rentabilidad y deuda de la empresa utili!ando losestados financieros de sta. 4na comparacin cclica de ra!ones similares en a"osdiferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo.

4na empresa puede establecer las ra!ones o programas de evaluacin de crdito a lamedida de sus propios est$ndares de crdito. 8o (ay procedimientos establecidos, pero laempresa debe encajar su an$lisis a sus necesidades. 'sto da una sensacin de confian!a quese est$n tomando los tipos de riesgos de crdito deseados.


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4na de las principales contribuciones en la decisin final del crdito es el juicio subjetivodel analista financiero acerca de los mritos que tenga una empresa para el crdito. Paradeterminar los mritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos acerca de landole de la administracin del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas(istricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se (aya establecido.

6asado en su propia interpretacin subjetiva de los est$ndares de crdito de la empresa,puede entonces tomar una decisin final acerca de si se debe conceder el crdito alsolicitante y probablemente el monto de ste. -uy a menudo estas decisiones nos la tomauna sola persona, sino un comit de revisin de crditos.

Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pago que seestipulan para todos los clientes a crdito.

&ondiciones de crdito

Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe

tener muc(o cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podran resultarnocivos para la empresa.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa pueden tenerefectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con talescambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuacin.

8ivel ptimo

La empresa debe determinar cu$l es el nivel ptimo de gastos de cobro desde el punto devista costo7beneficio.

%escuentos por pronto pago

&uando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarsecambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, yaque si una empresa est$ dispuesta a pagar al da el precio por unidad disminuye. *i lademanda es el$stica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminucin de esteprecio.

3ambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del manejode cuentas por cobrar. La disminucin en cobran!a proviene del (ec(o de que algunosclientes que antes no tomaban los descuentos por pago a(ora lo (agan.

La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio losclientes pagan m$s pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, esteargumento se basa en el (ec(o de que mientras m$s se demore un cliente en pagar, esmenos probable que lo (aga. -ientras m$s tiempo transcurra, (ay m$s oportunidades deque un cliente se declare tcnicamente insolvente o en bancarrota.

3anto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en laestimacin de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades.


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'l aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminucin enel margen de utilidad por unidad ya que (ay m$s clientes que toman el descuento y paganun precio menor.

La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos contrarios.Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluarpor un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin de cambios de las condiciones decrdito.

Periodo de descuento por pronto pago

'l efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difcilde anali!ar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios enel periodo de descuento que son atribuibles a dos fuer!as que tienen relacin con el periodopromedio de cobro.

&uando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago (ay un efecto positivo sobre

las utilidades porque muc(os clientes que en el pasado no tomaron el descuento por prontopago a(ora lo (acen, reduciendo as el periodo medio de cobros.

*i en el momento de otorgar un crdito el cliente decide pagar su cuenta en un periodomenor al estipulado, este accedera a un descuento.

*in embargo (ay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta elperiodo del descuento porque muc(os de los clientes que ya estaban tomando el descuentopor pronto pago pueden an tomarlo y pagar m$s tarde, retardando el periodo medio decobros. 'l efecto neto de estas dos fuer!as en el periodo medio de cobros es difcil decuantificar.

Periodo de crditoLos cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la empresa. Puedenesperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crdito como unaumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimacinde cuentas incobrables tambin aumenten, as el efecto neto en las utilidades puede sernegativo.

Polticas de cobro

Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar suscuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de cobro de la empresa

se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables.

'ste nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la poltica decrditos en la cual se basa su aprobacin. *i se supone que el nivel de cuentas malasatribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente constante, puedeesperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difcil cobro de laempresa.


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'l aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimacin de cuentas incobrables y elperiodo medio de cobros, aumentando as las utilidades. Los costos de esta estrategia puedeincluir la prdida de ventas adem$s de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestin decobran!a es demasiado intenso# en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a susclientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra

parte, reduciendo as las ventas de la empresa.La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin de cobros, si lospagos no se reciben en la fec(a de su vencimiento, debe esperar un periodo ra!onable antesde iniciar los procedimientos de cobro.

-odalidades de procedimiento de cobro

8ormalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. medida queuna cuenta envejece m$s y m$s, la gestin de cobro se (ace m$s personal y m$s estricta.Los procedimientos b$sicos de cobro que se utili!an en el orden que normalmente se siguenen el proceso de cobro.

&artas9 %espus de cierto nmero de das contados a partir de la fec(a de vencimiento deuna cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos trminos,record$ndole al cliente su obligacin. *i la cuenta no se cobra dentro de un periododeterminado despus del envo de la carta, se enva una segunda carta m$s perentoria. Lascartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.

Llamadas telefnicas9 *i las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puedellamar al cliente y exigirle el pago inmediato. *i el cliente tiene una excusa ra!onable, sepuede (acer arreglos para prorrogar el periodo de pago.

4tili!acin de agencias de cobros9 4na empresa puede entregar las cuentas incobrables auna agencia de cobros o a un abogado para que las (aga efectivas. 8ormalmente los(onorarios para esta clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible recibaun porcentaje muc(o menor del que espera recibir.

Procedimiento legal9 'ste es el paso m$s estricto en el proceso de cobro. 's una alternativaque utili!a la agencia de cobros. 'l procedimiento legal es no solamente oneroso, sino quepuede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la posibilidad defuturos negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.

'xiste un punto m$s all$ del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimientosuficiente# la empresa debe tener en cuenta este punto.

s terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar, que como ya seexplic en los anteriores artculos es de gran importancia para la empresa y para losresponsables del $rea financiera y contable.


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4.5 ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS SHEY&oncepto

'l inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciarcon aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, enun periodo econmico determinados. %eben aparecer en el grupo de activos circulantes.

's uno de los activos m$s grandes existentes en una empresa. 'l inventario aparece tanto enel balance general como en el estado de resultados. 'n el balance )eneral, el inventario amenudo es el activo corriente mas grande. 'n el estado de resultado, el inventario final seresta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de

las mercancas vendidas durante un periodo determinado.

3ipos de +nventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, vara ampliamente entre losdistintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedadde artculos, y es por eso que se (an clasificado de acuerdo a su utili!acin en los siguientestipos9

+nventarios de materia prima

+nventarios de produccin en proceso

+nventarios de productos terminados

+nventarios de materiales y suministros

+nventarios de materia prima

&omprende los elementos b$sicos o principales que entran en la elaboracin del producto.'n toda actividad industrial concurren una variedad de artculos :materia prima; ymateriales, los que ser$n sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminadoo acabado. los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se lesconsidera


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aplico la labor directa y gastos indirectos in(erentes al proceso de produccin en unmomento dado.

4na de las caractersticas del inventario de producto en proceso es que va aumentando elvalor a medida que se es transformado de materia prima en el producto terminado comoconsecuencia del proceso de produccin.

+nventarios de Productos 3erminados9

&omprende estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacnde productos terminados por (aber estos# alcan!ado su grado de terminacin total y que a la(ora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los quetodava no (an sido vendidos. 'l nivel de inventarios de productos terminados va adepender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

+nventarios de -ateriales y *uministros

'n el inventario de materiales y suministros se incluye9

> -aterias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, unejemplo# para la industria cervecera es9 sales para el tratamiento de agua.

> rtculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro deestos artculos de consumo los m$s importantes son los destinados a las operaciones, yest$n formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene granrelevancia.

> Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatosoperativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controladoresadecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus necesidades.

+nventario de *eguridad

'ste tipo de inventario es utili!ado para impedir la interrupcin en el aprovisionamientocaudado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante unperiodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est$ ligada al nivel de servicio, lafluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega.

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo estratgico de todaorgani!acin, tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.


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Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la determinacinde los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin

y el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control :el cual determina lascantidades a ordenar o producir, segn sea el caso;.

Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son9

2educir al mnimo ?posible? los niveles de existencias y

segurar la disponibilidad de existencias :producto terminado, producto en curso, materia prima,insumo, etc.; en el momento justo.

&*3* *&+%* L* +8/'832+*

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al mismo, los costosasociados al proceso de sostener un inventario se diferencian segn la naturale!a de la organi!aciny consisten en9

&*3 %' 2%'82

7 Para la actividad comercial9 &onsiste en el proceso de emitir una orden de pedido :llamadastelefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de papeleo, adem$s de los gastosintrnsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los

procesos de recepcin;.

7 Para la actividad productiva :fabricacin o ensamble;9 &onsiste en los costos asociados a losprocesos de alistamiento de corridas de produccin, adem$s del proceso logstico de transmisin derdenes ?concepto de cliente interno?.

&*3 %' 3'8'8&+ **3'8+-+'83 %'L +8/'832+

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario :administrado por la organi!acin; se venpreponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logsticas en unlugar determinado para ello en funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de

manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despac(o.

tro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual serelaciona con la inversin reali!ada en la operacin de los inventarios y que axiom$ticamenteocasiona que la organi!acin prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos queestimulen la generacin de valor agregado.


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/ale la pena recordar que sobre los costos de tenencia :mantenimiento; recaen aquellosconsiderados en distintas fuentes como ?costos de servicios de stoc@? como lo son9 los seguros, losimpuestos y los sobre stoc@s.

4n factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factoragrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin de la naturale!a de loscostos :fijos y variables; ya que estos en mayor medida jugar$n un rol fundamental en ladeterminacin de las unidades ptimas de pedido.

&*3 %' A4+'62' %' *3&B :&*3 %' +8'C+*3'8&+*;

'l costo de quiebre de stoc@ funciona como un ?*(adoD Price? en relacin a cada unidad en

inventario que posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio entre costos deoperacin de inventario. %entro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de unproceso de prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres b$sicos grupos9

7 Prdida de ingresos por ventas

7 )astos generados por incumplimiento de contratos

7 2epedido y sustitucin

*in embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stoc@ es una tareacompleja, dado que una necesidad insatisfec(a puede generar la prdida de un cliente y la prdidade credibilidad de la organi!acin, factores difcilmente cuantificables y que solo a travs de unsistema de gestin de calidad podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivasde las consecuencias del quiebre de stoc@.

P'*2 %' L* &*3* *&+%*, EP2 A4F 3'8'2 +8/'832+*G E*8 L*+8/'832+* 48 -L 8'&'*2+G

La realidad de las organi!aciones ense"a que carecen de supuestos totalmente determinsticos enmateria de la estimacin de la demanda de sus bienes y servicios, para lo cual se buscan alternativasque logren establecer un equilibrio entre la disponibilidad de los mismos :que pondera el nivel deservicio ofrecido por la organi!acin; y los costos que generen estas medidas contingentes. Losinventarios aunque carecen de generacin de valor agregado para las organi!aciones permiten deuna u otra manera proporcionar una disponibilidad de los bienes y servicios prestados por ellas


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adem$s de asegurar la continuidad de los procesos que reali!a la misma. 'ntre otros los principalesobjetivos de un inventario son9

-itigacin de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra lasincertidumbres del mercado.

5acilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorg$ndole flexibilidad a losprocesos de programacin.

-ejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad deaprovec(ar descuentos por volumen.

Por esto y m$s se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se busca que laorgani!acin mantenga determinado nivel de inventario es un ?mal necesario? y que la bsquedapor la minimi!acin de los costos asociados a este generan la necesidad de aplicacin de mltiples(erramientas las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial, d$ndole laoportunidad de ejercer.

&omo encargado de la administracin de los inventarios de una organi!acin se deber$ establecerlos siguientes lineamientos :tomar decisin respecto a;9

&uantas unidades deber$n ser ordenadas o producidas

'n qu momento deber$ de ordenarse o producirse

Aue artculos del inventario merecen una atencin especial, para lo cual se debe definir el grado derigurosidad del control sobre el producto.

3+P* %' +8/'832+*

&lasificacin segn su nivel de terminacin

Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en9

+nventarios de -aterias Primas

+nventarios de +nsumos y -ateriales :-aterias primas de segundo orden;

+nventarios de Productos en proceso

+nventarios de Productos terminados

+nventarios de Productos en 'mbalaje

&lasificacin segn su locali!acin respecto a las instalaciones de la empresa

+nventario en tr$nsito9 quellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en susinstalaciones fsicas destinadas como su ubicacin puntual, por ejemplo9 -ercanca en ruta, encontrol de recepcin :y su ubicacin puntual es otra;, en transporte interno, en paqueteo, etc.


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+nventario en planta9 *on todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en susinstalaciones fsicas puntuales, por ejemplo9 lmacn de materias primas, almacn intermedio,almacn de embalaje, almacn de (erramientas, almacn de mantenimiento, etc.

&lasificacin segn su funcin

*egn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en9+nventario perativo9 's el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de lasunidades que son vendidas o utili!adas en la produccin.

+nventario de *eguridad9 's aquel inventario del cual se dispone para responder a las posiblesfluctuaciones de la demanda y1o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos dereabastecimiento por parte de los proveedores.


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P** P2 2'L+H2 48 +8/'832+I

I. +dentificar los bienes a inventariar9 'l primer paso es tener claro que bienes son los quecorresponde inventariar y que bienes no.

J. %eterminar los lugares a inventariar9 4na ve! aclarado cu$les son los bienes que correspondeincluir en el inventario, (abr$ que tener presente todos los lugares en los que est$n para noomitirlos. tra recomendacin de ndoles metodolgica, teniendo en cuenta la cantidad de lugarespor los que deberemos pasar al (acer inventario9 nos conviene con anticipacin recorrer esoslugares y ordenarlos, si es que no lo est$n, a fin de poder identificar sin problemas los bienes yevitar reiteraciones u omisiones.

K. rmar un equipo de trabajo9 &onsideramos de suma importancia este tema porque adem$s de

(acer la tarea de manera m$s eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por partede las personas que (acen parte del almacn.

. 2ecorrido, recuento y registro9 4na ve! cumplidos los pasos anteriores estamos en condicionesde comen!ar el inventario propiamente dic(o. Para ello se fijar$ un da y (ora en que se llevar$ acabo :es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad;. 'simportante que se familiaricen con las planillas a utili!ar, dado que estas deben convertirse en unaayuda que facilite el trabajo, no en un obst$culo. 4n detalle a tener en cuenta es el riesgo de noinventariar algn objeto, o de contarlo m$s de una ve!. Para que esto no suceda, lo ideal es dejaralgn tipo de marca que indique con claridad que ese tem ya fue contado.

&ada equipo de trabajo definir$ cual es la mejor manera de (acerlo, la que m$s se adecue al tipo debien de que se trate, tal ve! colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podran ser algunoscaminos a seguir.

1.- INVENTARIOS: Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el

curso ordinario del negocio o para ser consuidos en la producci!n de bienes o

servicios para su posterior coerciali"aci!n.

#.- VENTA$AS % &ESVENTA$AS:

- 'ane(o )luido * e)iciente de las operaciones.

- Econo+as de producci!n con taa,o de lotes adecuados.

- Estabili"aci!n de las cargas de traba(o.

.- ARATERISTIAS O /ARA'ETROS:


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0.- &E'AN&A: Si la )inalidad de la adinistraci!n de inventario )uera solo inii"ar las

ventas satis)aciendo instantneaente la deanda2 la epresa alacenar+a

cantidades e3cesivaente grandes del producto * as+ no incluir+a en los costos

asociados con una alta satis)acci!n ni la perdida de un cliente etc. Sin ebargo resulta

e3treadaente costoso tener inventarios estticos parali"ando un capital que sepodr+a eplear con provec4.

5.- ARATERISTIAS:

aracter+sticas

6na de las caracter+sticas principales de los inventarios son las etapas en el proceso de

producci!n2 entre estas estn coo prier paso la ateria pria2 segundo2 los

productos en proceso2 luego productos terinados * por 7ltio suinistros *

repuestos.

En caso de ateria pria2 esta es iportada o nacional2 si es local e3isten probleas

de abasteciiento2 si es iportada el tiepo de aprovisionaiento. 8a obsolencia delos inventarios2 tanto por nueva tecnolog+a coo por desgaste tiepo de rotaci!n2

tienen seguro contra incontinencias2 deber reali"arse la inspecci!n visual de dic4a

ercader+a. Se debe saber la )ora de contabili"aci!n de los inventarios.

Otra de las caracter+sticas es la pol+tica de adinistraci!n9 con quienes se abastecen2

que tan seguro es2 preocupaci!n por tener ba(os precios * e(or calidad9 cuantos

eses de ventas antienen en ateria pria2 productos en procesos * productos

terinados9 cual es la rotaci!n de los inventarios )i(ada o deterinada.

E3isten varios paretros de los inventarios:

El costo )i(o2 que iplica el costo asociado a la colocaci!n de un pedido o con la

preparaci!n inicial de una instalaci!n de producci!n2 los precios de copra o costo de

producci!n2 el precio de venta * el costo de anteniiento del inventario

&eanda:

8a deanda se puede de)inir coo una de las dos )uer"as que est presente en el

ercado deanda * o)erta; * representa la cantidad de productos o servicios que el

p7blico ob(etivo quiere * puede adquirir para satis)acer sus necesidades o deseos.

&eoras en la entrega:

uando se reali"a un pedido2 este puede entregarse al oento o puede transcurrir

cierto tiepo antes de que la entrega se e)ect7e. El tiepo entre la colocaci!n de un

pedido * su surtido se conoce coo deora en la entrega. Esta deora puede ser

deterinista o probabil+stica.

Reabasto del alac


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producto se )abrica localente dentro de la organi"aci!n.

=ori"onte de Tiepo:

Se entiende coo 4ori"onte de tiepo el per+odo sobre el cual el nivel de inventarios

estar controlado. Este )actor puede ser )inito o in)inito2 dependiendo de la naturale"a

o la deanda.

Abasteciiento 7ltiple:

6n sistea de inventario puede tener varios puntos de alacenaiento. Estos puntos

de alacenaiento se organi"an de tal anera que un punto act7a coo una )uente

de abasteciiento para otros puntos. Este tipo de operaci!n puede repetirse de un

odo en que un punto de deanda pueda llegar a ser un nuevo punto de

abasteciiento. Esto se denoina sistea de abasteciiento 7ltiple.

N7ero de art+culos:

6n sistea de inventarios puede coprender s de un ercanc+a. Este caso es deinter


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Posee adems todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeacin,realizacin y control de pagos. Adems sus efectivos reportes le garantizan plenoconocimiento de sus movimientos bancarios.

n Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar

los pagos, imprimir sus c!eques, consultar pagos, efectuar movimientos a susc!equeras, as" como auxiliarlo en su conciliacin bancaria, entre otras actividades.

Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos que lefacilita el anlisis de proveedores y sus pagos, como son los siguientes#

$ Control de saldos en pesos y dlares por proveedor

$ stados de cuenta

$ %eporte de vencimientos

$ Control de saldos de proveedores

$ Catlogos de bancos y c!equeras

$ Anticipos o pagos efectuados

$ &eneral de cuentas por pagar

$ 'iario de bancos

$ Conciliacin bancaria

Cuentas por pagar le ofrece adems dispositivos de seguridad de entrada, pormdulo y usuario para que tenga la absoluta confianza y privacidad en lainformacin de pagos, as" como del manejo del sistema.

4.6.1 Condiciones de crdito

(as condiciones de cr)dito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, perose debe tener muc!o cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que enocasiones podr"an resultar nocivos para la empresa.

(os cambios en cualquier aspecto de las condiciones de cr)dito de la empresapuede tener efectos en su rentabilidad total. (os factores positivos y negativosrelacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlosse presentan a continuacin.

'escuentos por pronto pago


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Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago puedenesperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventasdebe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al d"a el precio porunidad disminuye. *i la demanda es elstica, las ventas deben aumentar comoresultado de la disminucin de este precio.

+ambi)n el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as" el costo delmanejo de cuentas por cobrar. (a disminucin en cobranza proviene del !ec!o deque algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago a!ora lo!agan.

(a estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promediolos clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,este argumento se basa en el !ec!o de que mientras ms se demore un cliente enpagar, es menos probable que lo !aga. ientras ms tiempo transcurra, !ay msoportunidades de que un cliente se declare t)cnicamente insolvente o en

bancarrota.

+anto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en laestimacin de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en lasutilidades. l aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago esuna disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que !ay ms clientes quetoman el descuento y pagan un precio menor. (a disminucin o eliminacin de undescuento por pronto pago tendr"a efectos contrarios. (os efectos cuantitativos delos cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un m)todo porun m)todo similar al de la evaluacin de cambios de las condiciones de cr)dito.

Periodo de descuento por pronto pago

l efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago esbastante dif"cil de analizar debido a los problemas para determinar los resultadosexactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dosfuerzas que tienen relacin con el periodo promedio de cobro. Cuando se aumentaun periodo de descuento por pronto pago !ay un efecto positivo sobre lasutilidades porque muc!os clientes que en el pasado no tomaron el descuento porpronto pago a!ora lo !acen, reduciendo as" el periodo medio de cobros.

*in embargo !ay tambi)n un efecto negativo sobre las utilidades cuando seaumenta el periodo del descuento porque muc!os de los clientes que ya estabantomando el descuento por pronto pago pueden a-n tomarlo y pagar ms tarde,retardando el periodo medio de cobros. l efecto neto de estas dos fuerzas en elperiodo medio de cobros es dif"cil de cuantificar.

4.6.2 Periodos de crdito

(os cambios en el periodo de cr)dito tambi)n afectan la rentabilidad de laempresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el


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periodo de cr)dito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto elperiodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambi)n aumenten,as" el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

l periodo que se concede para liquidar el importe de los bienes o servicios

vendidos o prestados a cr)dito.

Cr)dito# entrega de un valor actual bajo la promesa de una confianza de recuperareste valor a futuro con un inter)s adicional. l valor actual pueden ser bienesmateriales, dinero o servicios.

(as tasas de inter)s suelen ser fijas, pero los pagos mensuales son flexibles,mientras canceles el m"nimo requerido por el contrato, que generalmentecorresponde a la porcin de intereses.

n la actualidad el cr)dito es de importancia vital para la econom"a de los pa"ses y

de todas las empresas, ya que su utilizacin, adems produce, entre otrosbeneficios, los siguientes#

Aumento de los vol-menes de venta.

ncremento de la produccin de bienes y servicios, y, como consecuencia, unadisminucin de los costos unitarios.

levacin del consumo, al permitir que determinados sectores socioeconmicosadquieran bienes y servicios que no estar"an a su alcance si tuvieran que pagarlosde contado

Creacin de ms fuentes de trabajo, mediante nuevas empresas y ampliacin delas ya existentes.

(os gerentes de mercadotecnia deben ponderar cuidadosamente la importanciadel cr)dito con relacin a las necesidades del mercado meta. Por ejemplo, elobjeto del cr)dito que se otorga a los compradores intermediarios puede sertotalmente distinto al que se concede a los consumidores finales.

l periodo de cr)dito neto se refiere al tiempo al que se !a extendido el cr)dito. Alestablecer el periodo de cr)dito neto el objeto, es !acer que el tiempo iguale, en loposible, al tiempo que necesita el comprador para obtener un ingreso de la ventadel producto aludido.

(as ventas de cr)dito a plazos se usan normalmente para bienes de consumoduradero o de un costo relativamente alto como autos, muebles y art"culos para el!ogar. Por lo regular estos bienes tienen tambi)n un valor de reposicin,generalmente se requiere un pago inicial, el consumidor promete realizar pagosmensuales durante un periodo determinado.


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l cr)dito en efectivo al consumidor difiere en que el consumidor obtiene fondosen vez de mercanc"as a cambio de una promesa de pago. (as fuentes principalesde cr)dito en efectivo al consumidor son las compa/"as de financiamientopersonal, los bancos y las uniones de cr)dito.

(as mensualidades no son fijas0 As", si un mes no ests en capacidad de pagar elmonto mximo, puedes slo cancelar los intereses acumulados y agregar mscapital el prximo mes.

+u l"mite est determinado por el monto mximo del cr)dito, no por limitacin detiempo. 1o ests obligado a cancelar el cr)dito en un per"odo determinado poranticipacin, como un a/o o 2 n-mero de meses.

(as l"neas de cr)dito tambi)n pueden estar avaladas por la equidad o capitalpagado en tu auto, en un bote o alg-n bien sustancialmente valioso.

(as l"neas de cr)dito tambi)n pueden estar avaladas por instrumentos deinversin como cuentas de a!orro, C', cuentas de seguro3a!orro 45!ole lifeinsurance6, o activos de fcil liquidacin.

4.6.3 Descuento por pronto pago

l descuento es una disminucin que se !ace a una cantidad por pagarse antesde su vencimiento, es decir el pago anticipado de un valor que se vence en elfuturo, el descuento var"a atendiendo a las caracter"sticas del contrato.

'escuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un

descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades,esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa estdispuesta a pagar al d"a el precio por unidad disminuye.

*i la demanda es elstica, las ventas debenaumentar como resultado de la disminucin deeste precio. +ambi)n el periodo de cobropromedio debe disminuir, reduciendo as" elcosto del manejo de cuentas por cobrar. (adisminucin en cobranza proviene del !ec!o deque algunos clientes que antes no tomaban losdescuentos por pago a!ora lo !agan.

(a estimacin de las cuentas incobrables debedisminuir, pues como en promedio los clientes

pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, esteargumento se basa en el !ec!o de que mientras ms se demore un cliente enpagar, es menos probable que lo !aga.


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ientras ms tiempo transcurra, !ay ms oportunidades de que un cliente sedeclare t)cnicamente insolvente o en bancarrota.

+anto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en laestimacin de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las

utilidades.

l aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es unadisminucin en el margen de utilidad por unidad ya que !ay ms clientes quetoman el descuento y pagan un precio menor.

(a disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendr"a efectoscontrarios.

(os efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago sepueden evaluar por un m)todo por un m)todo similar al de la evaluacin de

cambios de las condiciones de cr)dito.

Periodo de descuento por pronto pago l efecto neto de los cambios en el periodode descuento por pronto pago es bastante dif"cil de analizar debido a losproblemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo dedescuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relacin con el periodopromedio de cobro.

Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago !ay un efectopositivo sobre las utilidades porque muc!os clientes que en el pasado no tomaronel descuento por pronto pago a!ora lo !acen, reduciendo as" el periodo medio decobros.

*i en el momento de otorgar un cr)dito el cliente decide pagar su cuenta en unperiodo menor al estipulado, este acceder"a a un descuento.

*in embargo !ay tambi)n un efecto negativo sobre las utilidades cuando seaumenta el periodo del descuento por que muc!os de los clientes que ya estabantomando el descuento por pronto pago pueden a-n tomarlo y pagar ms tarde,retardando el periodo medio de cobros.

l efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es dif"cil decuantificar.

Periodo de cr)dito (os cambios en el periodo de cr)dito tambi)n afectan larentabilidad de la empresa.

Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo decr)dito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de


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cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambi)n aumenten, as" elefecto neto en las utilidades puede ser negativo.

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