RESOLUCION 471 DE 2010

(enero 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Por la cual se constituyen las Cajas Menores del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, parala vigencia 2010 y se reglamenta su funcionamiento

Resumen de Notas de Vigencia

NOTAS DE VIGENCIA:

- Pérdida de fuerza ejecutoria por cumplimiento del término para el cual fue expedida -Constituyen las Cajas Menores del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, para lavigencia 2010 -  

- Modificada por la Resolución 2401 de 13 de agosto de 2010, 'por la cual se adiciona elanexo denominado “Cajas Menores 2010” de la Resolución 0471 de Enero 26 de 2010 'Por lacual se constituyen las cajas menores del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, para lavigencia fiscal de 2010 y se reglamenta su funcionamiento'.

EL DIRECTOR GENERAL (E) DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

En ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las contenidas por elnumeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, y el artículo 2 de la Resolución 001 del 4 deenero de 2010, "por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajasmenores", expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público- Dirección General delPresupuesto Publico Nacional, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 del 28 de enero de 2004, le atribuyo al Despachodel Director General, la facultad de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas ydictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, deconformidad con las normas legales vigentes.

Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto PúblicoNacional, en uso de la facultad que le confiere el artículo 17 de la Ley 1365 del 21 de Diciembrede 2010, " Por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley deapropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010" reglamento através de la Resolución 001 del 4 de enero de 2010, la constitución y el funcionamiento de lasCajas Menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación.

Que el artículo 2., de la Resolución 001 del 04 de enero de 2010 dispone que las Cajas Menoresse constituirán para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita "por el Jefe del respectivoórgano, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que sepueden realizar"

Que la Dirección General del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, las Regionales y

Centros de Formación, requieren disponer de Cajas Menores, con el fin de atenderoportunamente aquellos gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto anualque tengan el carácter de urgente e imprescindible.

Que en consecuencia es necesario constituir las Cajas Menores del SERVICIO NACIONAL DEAPRENDIZAJE - SENA, para la vigencia fiscal de 2010 y reglamentar su funcionamiento.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO I.

CAJAS MENORES.

ARTÍCULO PRIMERO. Constituir las Cajas Menores del SERVICIO NACIONAL DEAPRENDIZAJE - SENA, para la vigencia fiscal de 2010, que se indica en el anexo de estaResolución denominado "Cajas Menores 2010", el cual forma parte integral de la misma, en lacual aparece especificada la denominación, unidades ejecutoras, cuantía total, cuantía de cadarubro presupuestal, conceptos presupuestales de gestión, finalidad y clase de gastos.

ARTÍCULO SEGUNDO. Con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 2. de laResolución 001 de enero 4 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público- DirecciónGeneral del Presupuesto Público Nacional, la constitución y los reembolsos de cada una de lasCajas Menores de que trata la presente Resolución, debe estar amparada por los correspondientescertificados de disponibilidad presupuestal que expida el Coordinador del Grupo de Presupuestoen la Dirección General y quienes hagan sus veces en las Regionales y Centros de Formación.

ARTÍCULO TERCERO. Los dineros de las Cajas Menores, deben ser utilizados únicamentepara sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos contemplados en el PresupuestoGeneral de la Nación que tengan el carácter de "URGENTE E IMPRESCINDIBLE"

La legalización de los gastos de la Caja Menor deberá efectuarse durante los cinco (5) díassiguientes a su realización; no se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta que nohaya legalizado el gasto anterior.

ARTÍCULO CUARTO. La cuenta corriente que se abra para el manejo de cada una de las CajasMenores, deberá abrirse con el NIT del SENA y tener la denominación "CAJA MENOR",seguido del nombre de la Regional y el nombre del Centro de Formación o Dependencia; no serecomienda escribir siglas, ver Instructivo General sobre el Manejo de las Cajas Menores en elSENA, numeral 5, que forma parte integral de esta resolución.

PARÁGRAFO 1: A la cuenta corriente de cada una de las Cajas Menores, sólo podrán ingresarlos dineros provenientes de los reembolsos de acuerdo a las transferencias realizadas por lastesorerías del SENA.

PARÁGRAFO 2: Para efectuar la apertura de la Caja Menor es requisito indispensable habercancelado la cuenta corriente de la vigencia 2009, por lo tanto, es de carácter obligatorio abriruna nueva cuenta corriente para la vigencia fiscal 2010.

El valor de la chequera debe registrarse por el rubro presupuestal Ley "Materiales y Suministros– Rubro Gestión: Papelería y útiles de Escritorio", exceptuando las Cajas Menores de la

Dirección Jurídica y la de Secretaría General en la Dirección General.

ARTÍCULO QUINTO. Para que cada una de las Cajas Menores a que se refiere la presenteResolución entre en funcionamiento, será requisito previo que el Director Administrativo yFinanciero en la Dirección General, los Directores y Subdirectores de Centro, medianteResolución determinen:

1. El funcionario responsable de la administración y manejo de cada Caja Menor, indicando sunombre y apellidos completos, número del documento de identidad y el cargo que desempeñe,ver instructivo, numeral 2.

2. Determinar el código presupuestal Ley-Gestión, concepto y cuantía establecida para cada CajaMenor.

3. El monto máximo de cada pago en cheque que puede efectuar el responsable del manejo de laCaja Menor, el cual, en ningún caso, podrá superar el diez por ciento (10%) de la cuantía de laCaja Menor autorizada.

4. Los conceptos presupuestales de Gestión que apuntan a un determinado rubro Ley, debencorresponder únicamente a los rubros enviados por cada Director Regional y/o Subdirector deCentro en la solicitud que realizó previamente ante la Dirección General.

PARÁGRAFO: Cualquier modificación a los conceptos presupuestales, deberá ser tramitadaante la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General.

ARTÍCULO SEXTO. Cuando la cuantía de la Caja Menor sea igual o superior a DOCEMILLONES DE PESOS ($12.000.000.00), el monto máximo de cada pago en cheque que puedeefectuar el responsable de su manejo, en ningún caso podrá superar la suma de UN MILLONDOSCIENTOS MIL PESOS ($1.200.000.00).

La disponibilidad en efectivo, con el fin de atender gastos urgentes e imprescindibles no podráser superior a CUATROCIENTOS MIL PESOS ($400.000.00).

La Caja Menor asignada al Despacho del Director General no podrá exceder de DOSMILLONES QUINIENTOS SETENTA Y CINCO MIL PESOS ($2.575.000.00) en el manejo delos pagos en cheque y en el efectivo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando por cualquier circunstancia sea necesario cambiar alresponsable del manejo de una Caja Menor, dicho funcionario deberá hacer una legalizacióndefinitiva de los fondos y documentos mediante reembolso definitivo de los gastos realizadoscon corte a la fecha.

Este trámite se realizará previa revisión de documentos por parte de Cuentas por Pagar y dePresupuesto, o quien haga sus veces ante el Tesorero en la Dirección General o quienesdesempeñen esta función en las Regionales y Centros de Formación.

El funcionario a quien se le asigne la responsabilidad del manejo de la Caja Menor, deberáadelantar los trámites de su funcionamiento como si se tratara del inicio de la vigencia.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando el responsable de una Caja Menor se encuentre disfrutandode vacaciones, en licencia, o en comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva CajaMenor, deberá mediante resolución encargar a otro funcionario debidamente afianzado para elmanejo de la misma, mientras subsista la situación e informar por escrito al Coordinador delGrupo Administrativo o Mixto de las Regionales y Centros de Formación y al Tesorero o quienhaga sus veces con copia a Presupuesto y Contabilidad en la Dirección General.

En este caso, se requerirá de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo ya la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo, así mismo se debe informara tesorería para el cambio de la firma.

ARTÍCULO SÉPTIMO. El primer giro lo efectuará la respectiva Tesorería a la orden delfuncionario responsable de su manejo teniendo en cuenta:

1. Que el funcionario responsable de la Caja Menor se encuentre amparado previamente en lapóliza de manejo y que la misma esté debidamente aprobada por el funcionario competente,quien deberá verificar que la póliza cubra el monto total asignado a la Caja.

2. Que exista el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP y se verifique la existencia dePAC en los rubros correspondientes, según lo señalado en el Decreto 4996 del 24 de diciembrede 2009.

3. Con la Resolución de designación de los funcionarios responsables del manejo de las CajasMenores y establecimiento de los montos, la Tesorería de la Dirección General o quien haga susveces en las Regionales y Centros de Formación, realizará un giro directo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Contablemente las Cajas Menores funcionarán como un Fondo Fijo.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Para el primer giro de cada Caja Menor, se deberán cumplir losrequisitos de que trata el artículo 12 de la Resolución 001 de 2010 del Ministerio de Hacienda yCrédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

PARÁGRAFO TERCERO: El responsable de la caja menor debe proceder a la apertura de loslibros donde se contabilicen diariamente las operaciones que afectan la caja menor indicando:fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes querespalden cada operación.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, los registros seanoportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las áreas financieras de la DirecciónGeneral, de las Regionales y Centros de Formación o aquellas que hagan sus veces deberánefectuar arqueos periódicos (Por lo menos uno cada tres meses ó cuantas veces lo crea necesario)y sin previo aviso, independientemente de la verificación que en cumplimiento de sus funcionesrealice la Oficina de Control Interno.

Para lo anterior el Director Administrativo y Financiero en la Dirección General y losCoordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto o Grupos de Apoyo AdministrativoIntercentros o de los Centros, o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación,designarán por escrito el (los) funcionario(s) idóneos para que Ileven a cabo esta labor.

ARTÍCULO OCTAVO. Cada vez que se realice un pago con cargo a la Caja Menor, el titulardebe registrar: a) el rubro presupuestal al que corresponde inmputarlo y la cuenta contable

respectiva, b) su monto bruto, c) las deducciones practicadas- concepto y monto, d) el montoliquido pagado, e) la fecha de pago, f) el NIT del beneficiario y g) los demás datos que seconsideren necesarios.

ARTICULO NOVENO. Para efectos del reembolso, éste se efectuará por la cuantía de los gastosrealizados, sin exceder, en ningún caso, el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, enforma mensual ó cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos otodos los valores de los rubros presupuestales afectados.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a finde efectuar un corte de numeración y de fechas.

Previa verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales, administrativos yfiscales correspondientes, se exigirá:

1. Que los gastos estén agrupados por conceptos presupuestales de acuerdo a Caja Menor, en larelación anexa y que correspondan exactamente a los autorizados en la presente Resolución.

2. Que los documentos que soporten los gastos sean originales y se encuentren firmados por losacreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidado NIT, objeto y cuantía, no presenten enmendaduras, tachones o borrones y se encuentrendebidamente firmados por los acreedores, identificados claramente por su nombre o razón social,número del documento de identidad o NIT., objeto del gasto, cuantía, fecha y que estén a nombredel SENA.

3. Que la fecha del comprobante del Gasto que se está legalizando, corresponda a la presentevigencia fiscal y no sean hechos cumplidos.

4. Que el gasto se haya efectuado existiendo disponibilidad de fondos en la Caja Menor y que elrubro presupuestal afectado se encuentre previsto y haya sido autorizado en la presenteResolución.

5. Que el gasto realizado se haya afectado por el rubro presupuestal correspondiente.

6. Que el respectivo ordenador haya expedido la Resolución de reconocimiento del gasto,cumpliendo cabalmente lo dispuesto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996 (EstatutoOrgánico del Presupuesto).

7. Que cuando se trate de recursos que hayan sido destinados para sufragar gastos dealimentación, con ocasión de reuniones de trabajo, se establezca debidamente que a ella asista elDirector General del SENA y que él autorice el gasto por escrito.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del pago de las facturas o comprobantes de gastos, sedeberá tener en cuenta las deducciones de Retención en la Fuente, por concepto de Renta,Impuesto a las Ventas, Impuesto de Industria, Comercio y Avisos (ICA), y los demás que existanen la jurisdicción de la respectiva Regional o Centro de Formación y se deben descontar delvalor a reembolsar.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Por lo anterior los reembolsos se deberán realizar por lo menos elpenúltimo día hábil de cada mes.

PARÁGRAFO TERCERO: Al memorando de solicitud de reembolso deberá anexarse una

relación de gastos en la cual se indique: el número de las facturas, fecha, proveedor, NIT. océdula del proveedor, concepto de compra, forma de pago, número de cheque, valor bruto,gravamen 4/1000, IVA, valores retenidos, y valor neto pagado.

Una vez se pague una factura, se le colocará el sello de "cancelado". La factura deberá serrefrendada por el Jefe que solicito el bien o servicio como constancia de recibo a satisfacción.

ARTÍCULO DECIMO. De conformidad con lo previsto en el Artículo 9, de la resolución 001 de2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público,con cargo a los fondos de las Cajas Menores, se prohíbe:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de ContrataciónAdministrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones queestablece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos y telefonía móvil celular.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización, talescomo facturas, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PARÁGRAFO: Cuando una Caja Menor quede inoperante o por cualquier circunstancia se hayasuspendido su funcionamiento, no se podrá constituir otra hasta tanto la anterior haya sidodebidamente legalizada en su totalidad.

Los rubros de ley para funcionamiento, autorizados en la presente Resolución, no podrán sermodificados bajo ninguna circunstancia.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. El Grupo de Contabilidad en la Dirección General o ladependencia que haga sus veces en la respectiva Regional o Centro de Formación Profesional,deberá realizar mensualmente la correspondiente conciliación bancaria de las cuentas corrientesde las Cajas Menores.

La conciliación deberá ser refrendada por quien tenga asignadas las funciones de Contador en lascitadas dependencias.

Para efecto de la elaboración de la respectiva conciliación bancaria y su posterior envío al Grupode Tesorería de la Dirección General, de la Regional o Centro de Formación Profesional, elfuncionario responsable de la administración y manejo de la Caja Menor deberá suministrar a ladependencia de contabilidad a más tardar el diez (10) de cada mes, o el día hábil siguiente a éste,el extracto bancario y el libro de Bancos.

El responsable de la Caja Menor deberá solicitar el extracto a la entidad bancaria si es el caso enforma escrita.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. A más tardar el diez (10) de diciembre de 2010 deberáefectuarse la legalización definitiva de las Cajas Menores constituidas durante la presentevigencia fiscal.

PARÁGRAFO: Cada cuentadante deberá cancelar la cuenta corriente y ceñirse a loslineamientos especificados en el instructivo general sobre el manejo de las Cajas Menores.

Se exceptúa la Caja Menor del Despacho del Director General que podrá realizar la legalizacióndefinitiva antes del veintitrés (23) de diciembre de 2010.

En caso que se decreten vacaciones colectivas, todos los responsables deberán realizar lalegalización definitiva antes de comenzar el disfrute de las mismas.

CAPITULO II.

DISPOSICIONES GENERALES.

ARTÍCULO DECIMO TERCERO. expedir y adoptar el instructivo General sobre el manejo delas cajas Menores del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, cuyo documento anexo a lapresente Resolución forma parte integral de la misma.

ARTÍCULO DECIMO CUARTO. El funcionamiento de las Cajas Menores en el SENA, estarásujeto a las disposiciones contenidas en la Resolución No. 001 deI 4 de enero de 2010 delMinisterio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacionaly a las previstas en la presente Resolución y al Instructivo General sobre el manejo de las CajasMenores.

PARÁGRAFO: En consecuencia, los funcionarios designados para el manejo de las CajasMenores, serán responsables fiscal, penal, administrativa, disciplinaria y pecuniariamente por elincumplimiento de las disposiciones contenidas en estos actos administrativos y por el malmanejo que le den a los dineros asignados a la Caja Menor, sin perjuicio de las demás accioneslegales a que hubiere lugar.

ARTICULO DECIMO CUARTO. Comunicar y enviar copia de la presente resolución y elInstructivo General sobre el manejo de las Cajas Menores a la Secretaria General, Directores deÁrea, Jefes de Oficina de la Dirección General del SENA, a los Directores Regionales y a losSubdirectores de Centro, y coordinadores de Grupo de apoyo administrativo, para suconocimiento y aplicación.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de suexpedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los

ORBIDIO VELANDIA NIÑO

Director General (E)

CAJAS MENORES 2010

<Nota: Cuadro no Incluido, ver PDF>.

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

DIRECCION GENERAL

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GRUPO DE PRESUPUESTO

INSTRUCTIVO GENERAL SOBRE EL

MANEJO DE LAS CAJAS MENORES EN EL SENA

2010

CONTENIDO

1. CONSTITUCION DE LA CAJA MENOR 22. RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR 23. RECURSOS DE LAS CAJAS MENORES 2,34. APERTURA DE LA CAJA MENOR 35. APERTURA DE CUENTA CORRIENTE 36. AUTENTICACION y REGISTRO EN LIBROS 47. MANEJO DE LOS FONDOS 4,58. GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS 4/1000 59. RUBROS PRESUPUESTALES 510. DEFINICION DE LOS GASTOS 5,6,7,11. SOPORTES DE LOS GASTOS 712. RETENCIONES 7,813. PROHIBICIONES 8,914. REEMBOLSOS 9,1015. SUPRESION DE CAJAS MENORES 1016. CAMBIO RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR 1017. POLIZA GLOBAL DE MANEJO 1018. ARQUEO 1119. CONCILIACION BANCARIA 11,1220. REINTEGRO DEFINITIVO 1221.LEGALIZACION DEFINITIVA (APLICATIVO) 12ANEXOS:RELACION CAJAS MENORES 13RECI80 PROVISIONAL 14RECIBO DEFINITIVO 15COMPROBANTE DE PAGO 16TABLA DE RETENCIONES 17RETENCIONES 18BALANCE 19RELACION DE PAGOS CON CHEQUE 20RELACION DE PAGOS EN EFECTIVO 21SALDOS 22

ARQUEO DE CAJA MENOR 23CERTIFICACION DE ORDENACION DEL PAGO 24COMUNICACIÓN SALDOS PRESUPUESTO 25AUTENTICACIÓN LIBROS 26

INSTRUCTIVO GENERAL SOBRE EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES EN EL SENA- 2010

El presente instructivo contiene los procedimientos que se deberán tener en cuenta para elmanejo de las Cajas Menores en la vigencia, en cumplimiento de la normatividad expedida por elMinisterio de Hacienda y Crédito Público, Dirección General de Presupuesto Público Nacional yla reglamentación interna del SENA.

Además del cumplimiento de la normatividad, el instructivo se convierte en una herramientapara facilitar el manejo, ejecución y control de las Cajas Menores, así como la unificación deprocedimientos a nivel Nacional.

Su observancia es de obligatorio cumplimiento.

1. CONSTITUCION DE LA CAJA MENOR

La creación de las Cajas Menores se soporta con la Resolución anual que expide el Ministerio deHacienda y Crédito Público, Dirección General del Presupuesto Público Nacional (001 de enero4 de 2010) y la Resolución Interna Nacional expedida anualmente por el Director General delSENA, por medio de la cual se constituyen las Cajas Menores del SENA y se reglamenta sufuncionamiento, con base en la cual el Director Administrativo y Financiero en la DirecciónGeneral y los Directores de las Regionales y/o Subdirectores de Centro por medio de unaresolución interna, designan los responsables del manejo de las mismas y se determinan loscódigos, los conceptos presupuestales de gestión y las cuantías de pago establecidas para cadarubro de la Caja Menor sin sobrepasar el total del monto autorizado, teniendo en cuenta lasprohibiciones establecidas en la normatividad vigente, entre otras la compra de devolutivos.

2. RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR

Para el manejo de la caja menor se debedesignar un funcionario de planta diferente alTesorero,Almacenista, lnstructor,(resolución 642 de 2004 (Rige la jornada laboral de los Instructores), óde cualquier funcionario que tenga a su cargo el manejo de bienes o dineros por cualquier otroconcepto.

Dicho funcionario deberá poseer conocimientos contables y se incluirá en la póliza de seguroscomo empleado de manejo.

Será responsabilidad de éste, el correctomanejo de los dineros entregados, los pagos, la ejecuciónreal por los rubros presupuestales asignados, realizar las retenciones de ley, consignarlas en sudebido momento, solicitar los reembolsos en la forma como se indica más adelante en esteinstructivo, solicitar y enviar los extractos bancarios a contabilidad, la legalización definitiva dela caja menor y de todas aquellas funciones que se deriven del manejo de las cajas menores, sopena de incurrir en responsabilidad fiscal, penal, administrativa, disciplinaria y pecuniaria por elincumplimiento de las disposiciones contenidas en la normatividad y por el mal manejo de losdineros públicos entregados para constituir la Caja Menor asignada. Para ello deberá contar conlas disposiciones rigurosas de seguridad que estime convenientes.

Así mismo el responsable de la caja debe poseer 1 libro de bancos, 1 libro de efectivo, 1chequera (adquirir la de menor cantidad de cheques), 3 sellos: uno de cancelado, otro de anuladoy el otro de páguese al primer beneficiario.

3. RECURSOS DE LAS CAJAS MENORES

Los Coordinadores o quien haga sus veces en las Regionales y/o Centros de FormaciónProfesional, con base en la Resolución de Recursos que distribuye la Dirección de Planeación dela Dirección General, deberán asignar los recursos presupuestales que garanticen la apertura ycontinuidad de la caja menor, discriminándolos por cada uno de los rubros y conceptosLey/Gestión autorizados previamente por la Dirección General tanto en funcionamiento como eninversión.

4. APERTURA DE LA CAJA MENOR

El Director Regional o Subdirector del Centro de Formación Profesional y en la DirecciónGeneral el Director Administrativo y Financiero mediante resolución interna asignarán las cajasmenores, que deberán estar en concordancia con las autorizadas en la Resolución 01 del 4 deenero de 2010, y en la resolucion del SENA que constituye las cajas menores.Si por falta deapropiación presupuestal no es factible abrir la Caja Menor por los montos autorizados en dichaResolución, se deberá dejar constancia en el cuerpo de la resolución interna y en tal sentido lascajas menores funcionaran con los rubros y las cuantías disponibles.

Además en dicha resolución interna se designan los responsables del manejo de las mismas y sedeterminan los códigos, conceptos presupuesta les y cuantías de pago establecidas para cada CajaMenor.

El Coordinador de la dependencia a la cual esta adscrita la Caja Menor debe solicitar al Grupo dePresupuesto o a la oficina que haga sus veces en las Regionales y/o Centros de FormaciónProfesional, la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), por el valorespecificado en la Resolución interna más el valor del Gravamen a los Movimientos Financieros4/1000, (o el autorizado por ley) de acuerdo con los rubros ley/gestión autorizados en dicharesolución.

Con el CDP y la Resolución interna de la Regional o Centro de Formación Profesional el grupode Presupuesto o quien haga sus veces, expide el Certificado de Registro Presupuestal y en elaplicativo genera el Acta 1 a nombre del responsable de la caja menor.

Con los anteriores documentos,Tesorería realiza un giro directo, es decir, giro sin orden de pago,(El registro en Finanzas se hace con el comprobante 104 y tipo de movimiento 54) y por ende nose afecta este presupuesto hasta el momento de la legalización definitiva o con los reembolsosparciales cuando haya lugar; el Grupo de Tesorería registra en el aplicativo Finanzas 2000 elrespectivo pago y procede a realizar el giro, se hace por transferencia electrónica utilizando comomecanismo la macro de excel para general el plano.

5. APERTURA DE CUENTA CORRIENTE

El funcionario que haga las veces de Tesorero en cada Regional o Centro de Formación, debesolicitar la apertura de una cuenta corriente en BANCOLOMBIA, mediante el envío de unacomunicación a la Entidad Bancaria (anexando copia de la resolución de nombramiento,formatos Bancolombia de solicitud unica de vinculación Persona Jurídica y contrato decuenta

corriente), presentando al funcionarioresponsable del manejo de la Caja Menor,asignadomediante resolución, para efectosque sea autorizada su apertura.

Cuando la cuenta corriente sea abierta en unBanco diferente a Bancolombia, procederán segúninstrucciones de cada Entidad Bancaria.

La cuenta corriente que se abra para el manejo de cada una de las Cajas Menores, deberá abrirsecon el NIT del SENA y tener la denominación "CAJA MENOR", seguido del nombre de laRegional y el nombre del Centro de Formación o Dependencia. No utilizar siglas cuando se tratede nombrelargo, preferiblemente parte del nombre más característico, Ej: CAJA MENORSANTANDER AGROEMPRESARIAL Y TURISTICO.

Una vez conocido el número de la cuenta,deberá informarlo a la Tesorería de la Regional, Centrode Formación con copia a la Tesorería de la Dirección General al correo aquzmanasena.edu.copara registrar los datos generales necesarios para sus abonos por apertura y reembolsosperiódicos y demás controles y seguimientos, en elcuadro anexo. Los gastos que ocasionen elmanejo y funcionamiento serán cubiertos por la caja menor.

El responsable de la Caja, deberá verificar su saldo, para confirmar la transferencia realizada porla Tesorería.

NOTA: A la cuenta corriente sólo podrán ingresar los dineros provenientes de los reembolsos, deacuerdo a las transferencias realizadas por Tesorería.

6. AUTENTICACION Y REGISTRO EN LIBROS

Antes de iniciar los registros contables en los libros de caja y bancos, el Coordinador dePresupuesto o quien haga sus veces en las Regionales, Centros de Formación Profesional yDirección General deberá autenticarlos mediante firma y sello en cada folio, con el fin deasegurar la integridad de los mismos, además deberá indicar el número de folios del libro, elnúmero de folios útiles y el destino del mismo. El mismo procedimiento se utiliza para librosnuevos o para libros que vienen de la vigencia anterior. (Ver modelo Anexo 14 )

El registro en los libros se hará en orden cronológico de las operaciones, en forma individual,con base en los comprobantes o documentos soporte de los pagos.

Los libros siempre deben permanecer al día con el registro de todas las transacciones.

Con el comprobante de egreso de la Tesorería o comprobante de la transferencia, se registra laentrada en el libro de bancos.

Los errores de transcripción se salvarán mediante una anotación en el renglón siguiente de talmanera que permita evidenciar la corrección.

La anulación de folios se efectuará mediante dos líneas paralelas entre las cuales se indicará lacausa de la anulación, suscrita por el responsable del manejo de los libros.

No se admiten tachones, borrones ni adulteraciones o cualquier otra enmendadura en los libros.

Dichos libros deberán estar a disposición en el momento que los responsables de los arqueos, losfuncionarios del área de Control Interno u otro ente de vigilancia y control autorizado, losrequieran para adelantar su labor.

El Libro de bancos (o fotocopia del movimiento del mes) junto con los extractos bancariosdeberán ser remitidos a Contabilidad o quien haga sus veces, dentro de los diez primeros días decada mes para realizar la conciliación bancaria.

En caso de extravío de un libro, por cualquier motivo, el responsible de la caja menor deberácolocar la correspondiente denuncia ante las autoridades competentes.

7. MANEJO DE LOS FONDOS

Para el manejo de los Fondos, se sugiere que el cuentadante deba tener: un libro de bancos; unlibro de efectivo; una chequera; tres sellos, uno de cancelado, otro de anulado y otro de págueseal primer beneficiario y una caja de seguridad metálica así como físicamente el sitio adecuado,en donde el cuentadante obtenga la máxima seguridad para guardar los implementos de la caja.

Los pagos deberá realizarlos el funcionario que tenga a su cargo el manejo de la caja menor. Sipor algún motivo la compra del bien o servicio debiera efectuarla otro funcionario, de acuerdo asolicitud por escrito y con el visto bueno del Jefe Inmediato, se le entregará la sumaestrictamente necesaria para el efecto y se le hará firmar un recibo provisional, el cual deberá serreemplazado por el comprobante definitivo en un plazo máximo de cinco (5) días siguientes a surealización. Pasados los cinco (5) días y no se ha legalizado el pago, se le deberá informar al JefeInmediato para que tome los correctivos del caso. (Ver modelo Anexo 1).

Para los pagos en efectivo o giro de cheques, el responsable de la Caja Menor se debe ceñir a losmontos máximos establecidos en la Resolución interna emitida por el Director Administrativo yFinanciero en la Dirección General y los Directores Regionales y Subdirectores de Centros deFormación Profesional.

Cuando se agote el efectivo autorizado o su saldo no sea suficiente para atender dichos gastos, elresponsable de la Caja Menor deberá realizar reembolsos de efectivo, directamente de la cuentacorriente, solamente por el valor de los gastos efectuados hasta ese momento en efectivo, estoquiere decir que nunca se debe exceder ni disminuir el monto máximo autorizado en efectivo.

Los valores de retenciones siempre se deben trabajar aproximándolos al peso por exceso o pordefecto, así como todos sus pagos por todo concepto que realice las Cajas Menores.

El valor del GMF 4/1000, se refleja en la conciliación o en el extracto bancario que elcuentadante solicita mensualmente al banco para la respectiva conciliación en el grupo decontabilidad y registra en el libro de bancos y en el balance y lo adjunta.

Es responsabilidad del CUENTADANTE Y DEL ORDENADOR DEL GASTO el manejo de losdineros de las Cajas Menores, así como velar por la correcta afectación de los rubrospresupuestales asignados, sin sobrepasar los montos autorizados.

8. GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS 411000 (o el autorizado por Ley)

Se debe tener en cuenta las siguientes observaciones para el manejo de las Cajas Menores:

- Apertura: El responsable de la caja menor, una vez expedida la resolución de asignación ycuantías, deberá solicitar el CDP al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces, por el valorasignado a la Caja más el valor del 4/1000 (o el autorizado por ley). El Grupo de Presupuesto oquien haga sus veces expedirá el CDP y el Certificado de Registro Presupuestal discriminando elvalor del 4/1000 (o el autorizado por ley), por los mismos rubros.

- Reembolsos Mensuales artículo 15 de la Resolución 001 del 4 de enero de 2010 del Ministeriode Hacienda y Crédito Público: En la relación de pagos con cheques y en la relación de pagos enefectivo se debe prever el rubro de Impuestos y Multas para la afectación del GMF 4/1000 (o elautorizado por ley) cobrado por la Entidad Bancaria, que se refleja en el extracto Bancario. En elBalance se refleja únicamente el valor neto girado (realmente lo pagado o girado) tanto de larelación de gastos en efectivo como en cheque, el valor del 4/1000 corresponde al reflejado en elextracto bancario o en la conciliación bancaria. El Grupo de Presupuesto o quien haga sus vecesexpedirá el Certificado de Registro Presupuestal Acta 2 por el valor bruto (incluído IVA) más el4/1000.

- Registro en libros: Los responsables de la Cajas Menores deberán registrar el GMF 4/1000 (o elautorizado por ley), en el libro de bancos el cual deberá ser Ilevado presupuestalmente por elrubro de Impuestos y Multas.

9. RUBROS PRESUPUESTALES

Solamente podrá realizarse gastos autorizados en los respectivos rubros presupuestales de Leyasignados a cada Caja Menor en la Resolución Interna Regional y/o Centro de FormaciónProfesional.

De igual forma se deberá tener en cuenta la desagregación autorizada en el presupuesto degestión en las Regionales y Centros de Formación Profesional y Dirección General.

Los funcionarios responsables de las Cajas Menores deberán apoyarse siempre en el Grupo dePresupuesto o quien haga sus veces en la Regional, Centros de Formación Profesional oDirección General cuando se tenga una duda sobre la afectación correcta de un gasto.

En el caso que se ejecuten gastos por un rubro no aprobado o se exceda en los montos asignadosa cada uno de los rubros, el responsable de la caja menor deberá responder pecuniariamente pordichos valores.

Se recomienda prever en el rubro de Papelería y útiles de escritorio el valor o valores de laschequeras que cobran las entidades financieras mediante notas debito.

10. DEFINICION DE LOS GASTOS

La siguiente es una guía sobre los gastos que corresponden a los rubros autorizados para elmanejo, haciendo la aclaración que su adquisición por Caja Menor se efectúan estrictamente sison URGENTES E IMPRESCINDIBLES:

Materiales, aceites y combustibles (346): Materiales de consumo requeridos para los equipos detransporte y maquinaria y equipo, tales como aceites, acetileno, ACPM, gasolina, grasas,lubricantes, líquidos de frenos y petróleo.

Materiales, papelería y útiles de escritorio (346): Elementos necesarios para el funcionamiento delas áreas administrativas y operativas y materiales fungibles requeridos para el apoyo de loscentros y dependencias tales como anillos plásticos, bandas de caucho, blocks de papel, carpetas(fólderes), cartulinas, cassettes para audio, cd's, chequeras, chinches, cintas pegantes, cintas depapel, colbón, diskettes, esferos, estilógrafos, formas contínuas, ganchos clips, ganchos paracosedora, ganchos para legajar, lápices, legajadores AZ, libretas, marcadores, minas paraportaminas, papel carbón, cuadriculado, pegante de oficina o dibujo, pinceles de dibujo,

proformas, repuestos para esferográficos, resaltadores, revisteros, sacaganchos, sobres, tintas,tintas para fax, toner para impresoras y videocasetes.

Materiales, elementos de aseo, cafetería y otros (346): Adquisición de bienes de consumo finalque no son objeto de devolución (excepto repuestos), destinados para atender el servicio de aseoy cafetería, tales como Acabado para pisos (sellador), ambientador, aromáticas, azúcar, baldes,bases para vasos desechables, bolsa para aspiradora, bolsa para la basura, café, cepillos, ceras,churrusco para aseo, cucharas desechables, disco de felpara para brilladora, escobas, filtro paragrecas, ganchos para fijar discos, guantes para aseo, jabones, jarras, lanilla, limpiadores,limpiones, líquidos brilladores, mangueras para aspiradora, papel higiénico, papeleras, pitillomezclador, recogedor para basura, servilletas, termo, toallas de papel, traperos, vaso cafeterodesechable, vaso de vidrio, virulana y bandera.

Materiales, adquisición de Ilantas y otros elementos vehículos (346): Por este concepto se podráncomprar entre otros llantas y neumáticos para los vehículos de la entidad.

Mantenimiento de edificios (347):

Elementos y servicios necesarios para la conservación y reparación de los bienes inmuebles de laentidad, incluyendo accesorios y repuestos tales como adaptadores, alambre termoplástico, arena,balastos, bisagras, bombillos, breakers, brochas, cable de redes, cemento, cerraduras, chapas,clavijas, candados, diafragma para fluxómetro, encerramientos, fluxómetros para sanitario,grifos, hierro, interruptores, llaves de paso y de salida, manijas, mezclador, pintura, pisos,portalámparas, puertas, arreglo de redes eléctricas e hidráulicas, rejas, rejillas, revisión y arreglode alarmas, rodillos, rosetas, sockets para tubos fluorescentes, tableros de distribución, tapa ciegagalvanizada, techcis, tejas, timbres, tomas, tubos fluorescentes, ues-uniones universales,ventanas, vidrios y yees.

Mantenimiento de maquinaria y equipo (347): Elementos y servicios necesarios para elmantenimiento preventivo y correctivo de maquinaria y equipo, herramientas y equipos deoficina, incluyendo accesorios, tales como afilado de cuchillas, arreglo de telón de proyección,bombillos para retroproyector, cerraduras para escritorio, conectores, pilas, piñones.

Mantenimiento equipo de transporte (347): Elementos y servicios necesarios para laconservación y reparación de equipo de transporte, incluyendo repuestos y accesorios,despinchada de llantas.

Mantenimiento Muebles y Enseres (347): Elementos y servicios necesarios para la conservaciónde mobiliario y enseres como bibliotecas, archivadores, escritorios, sillas, mesas, etc.

Impresos y publicaciones (352): Por este rubro se pueden pagar autenticaciones, avisos,ediciones, fotocopias, sellos, suscripciones y trabajos tipográficos. Los gastos correspondientesdeben ajustarse al plan de racionalización establecido en la Ley 617 de 2000 y el Decreto 2209de 1998.

Comunicaciones (353): Se cubre por este concepto los gastos por alquiler de líneas, mensajería,beeper, correo, correo electrónico, telégrafos, télex y otras formas de comunicación.

Transporte (353): Por este concepto se pueden adquirir entre otros los servicios de acarreo deelementos, embalaje de elementos y el transporte de funcionarios de la entidad.

Impuestos y Contribuciones (340): Comprende gastos como comisión más iva por cobro decheques de otras plazas, contribuciones, estampillas de timbre nacional, gastos notariales,impuesto predial, impuesto sobre la renta, multas, peajes siempre y cuando no haya viáticos,registro y matrícula de vehículos y tasas.

Gastos Judiciales – Gastos Defensa SENA (357): Se podrá llevar gastos tales como costosjudiciales, fotocopias de expedientes necesarias en los procesos, gastos notariales, transportepara efectuar peritazgos y diligencias judiciales, peritazgos, y gastos menores que se incurranúnica y exclusivamente para los procesos que se adelanten para la defensa de la Entidad.

Gastos Inversión Social: Para los conceptos de gestión en el presupuesto de Inversión se debenutilizar los semejantes a los descritos anteriormente y además:

Materiales para formación Profesional: Son aquellos materiales fungibles adquiridos con destinoa las prácticas de Formación Profesional.

Gastos Bienestar Alumnos: Son los gastos por conceptos de seguros, alimentación, transporte(urbano), servicio médico y todos aquellos que tengan relación directa con la formación deaprendices.

11. SOPORTES DE LOS GASTOS

Para poder efectuar gastos por Caja Menor se deben tener en cuenta las siguientes observaciones:

- Solicitud por escrito y radicada, ó la Norma vigente sobre las comunicaciones, solicitada por elJefe de la Dependencia que requiere el bien o servicio.

- Certificación del Almacenista que a la fecha de solicitud de los elementos no hay existenciafísica de los mismos en Almacén; o certificación del Jefe de Bienes y Logística o quien haga susveces que a la fecha de la solicitud de los servicios no existen contratos vigentes demantenimiento o de los servicios solicitados.

- Factura original o documento equivalente expedido con los requisitos de ley y en especial losrequisitos contemplados en los Artículos 617 a 619 del Estatuto Tributario a saber:

- Estar denominada expresamente como factura de venta.

- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o quien preste el servicio.

- El adquirente de los bienes o servicios debe ser siempre el SENA.

- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta.

- Fecha de su expedición.

- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

- Valor total de la operación.

- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

- Resolución de la DIAN VIGENTE dondese autoriza el rango de numeración.

Esta factura o documento equivalente deberá ser refrendado por el Jefe de la dependenciabeneficiaria del bien o servicio adquirido, como recibo a satisfacción.

Cuando por razones del servicio (ejemplo transporte local de un mensajero), no es posibleobtener factura o documento equivalente, se utilizara el formato de vale definitivo. (Ver modeloAnexo 2).

Comprobante de pago consecutivo, para los pagos realizados con cheque, donde se detallen lasdeducciones y el valor neto girado. (Ver modelo Anexo 3), este comprobante deberá serrefrendado por el proveedor como constancia de recibo a satisfacción del cheque.

Los pagos en efectivo deberán Ilevar una numeración consecutiva independiente de la de pagoscon cheque. Dicha numeración se podrá realizardirectamente sobre la factura sin necesidad derealizar comprobante de pago.

12. RETENCIONES.

El responsable del manejo de la Caja Menor deberá efectuar las retenciones establecidas por leya saber:

- Retención en la fuente (Retefuente)

- Retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA)

- Retención del Impuesto de Industria Comercio y Avisos (ICA), para la Dirección General yRegional Bogotá.

- Retención Impuesto vigente Distrital o Municipal vigente para cada Regional o Centro deFormación.

- Otras retenciones de impuestos Regionales.

Todas las anteriores con base en las normas tributarias vigentes.

Para su conocimiento y aplicación anexamos la tabla de retenciones para la presente vigenciaactualizada. (Ver modelo Anexo 4).

El responsable de la caja menor deberá controlar cuando se elaboren adquisiciones de bienes oservicios a un mismo proveedor, que no sobrepase los topes mensuales objeto de retención y si losobrepasa, elaborar las retenciones correspondientes.

Los menores valores retenidos deberán ser asumidos por el responsable del manejo de la CajaMenor.

Teniendo en cuenta que se deben realizar reembolsos mensualmente, de acuerdo con el artículo15 de la Resolución 001 del 4 de enero de 2010, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,las retenciones realizadas se le descontarán al cuentadante del valor a reembolsar.

De ahí la importancia de realizar los reembolsos el penúltimo día hábil de cada mes, como seindica en el numeral 14 del presente instructivo.

Se debe anexar al reembolso el formado de retenciones (Ver modelo Anexo 5), sin excepciónalguna; lo anterior teniendo en cuenta que el SENA como entidad estatal es agente retenedor, lo

que nos obliga a efectuar las retenciones, presentar declaración y consignar las retenciones en lasfechas establecidas por la DIAN.

13. PROHIBICIONES

El responsable de la Caja Menor deberá tener en cuenta las siguientes prohibiciones:

No podrá atender con dineros de la Caja Menor gastos personales, préstamos, ni cambiarcheques.

Tampoco podrá:

- Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en stock de almacenes o depósitos.

- Adquirir elementos Devolutivos.

- Fraccionar compras de un mismo elemento.

- Realizar desembolsos para fines distintos a los establecidos en la creación de la caja menor.

- Efectuar cualquier pago por concepto de contratos u órdenes de pedido cuando de conformidadcon el Artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito.

- Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones queestablece la ley sobre la nómina, cesantías y  pensiones.

- Girar cheque en descubierto (portador), prohibición que debe expresarse claramente al abrir lacuenta corriente.

- Girar cheques superiores a la cuantía autorizada.

- Permitir demoras superiores a cinco (5) días en la legalización de los recibos provisionales.

- Obtener créditos para compra de bienes o servicios.

- Realizar desembolsos por gastos de otras entidades diferentes al SENA.

- Atender almuerzos o refrigerios de trabajo que no estén autorizados por escrito por el DirectorGeneral y en los cuales el Director General no asiste.

- Atender gastos de arrendamiento para vehículos o auxilio de transporte en forma permanente,sólo podrá atender el pago de recibos de parqueo de vehículos oficiales cuando en razón de unadelegación se requiera utilizar este servicio en forma esporádica.

- Atender gastos de viáticos y gastos de viaje.

- Aceptar documentos soportes (facturas) sin los requisitos de ley, tachados, enmendados oadulterados.

- Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto o por encima del saldo del rubro.

- Omitir o retardar el pago de las obligaciones legalmente contraídas.

- Atender gastos que correspondan a hechos cumplidos.

- Delegar los pagos en terceras personas.

- Efectuar gastos de servicios públicos y telefonía móvil celular.

Si hiciere alguna de estas prohibiciones incurrirá en las responsabilidades descritas en el numeral2 de este instructivo.

14. REEMBOLSOS.

Para efectos del reembolso mensual éste se efectuará por la cuantía de los gastos realizados, sinexceder, en ningún caso, el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensualo cuando se haya consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de alguno o todos losvalores de los rubros presupuestales afectados, según el artículo 15 de la Resolución 01 del 4 deenero de 2010, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a finde efectuar un corte de numeración y de fechas.

En la relación de pagos con cheques y en la relación de pagos en efectivo se debe prever el rubrode Impuestos y Multas para la afectación del GMF 4/1000 (o el autorizado por ley) cobrado porla Entidad Bancaria, que se refleja en el extracto Bancario.

En el Balance se refleja únicamente el valor neto (descontadas las retenciones) girado de gastosen efectivo, en cheque y el GMF 4/1000 (o el autorizado por Ley), teniendo en cuenta que lasretenciones no se consignan en Tesorería y se descuentan del valor a reem bolsar.

El Ordenador del Gasto de la dependencia a la cual esta adscrita la Caja deberá mediantememorando radicado ó la norma vigente sobre las comunicaciones a Contabilidad (Grupo deCuentas por pagar), remitir los siguientes documentos en original y dos copias:

Balance (Ver modelo Anexo 6)

- Relación de pagos con cheque (Ver modelo Anexo 7)

- Relación de pagos en efectivo y Total por Rubros Presupuestales.

LA RELACIÓN DE RUBROS PRESUPUESTALES SE ELIMINA Y EN SU REEMPLAZO SEINCLUYE EL RESUMEN TOTAL POR RUBROS EN LA PARTE INFERIOR DERECHA DELA RELACIÓN DE PAGOS EN EFECTIVO. (Ver modelo Anexo 8)

- Relación de retenciones (Ver modelo Anexo 5)

- Relación de saldos (Ver modelo Anexo 9)

- En los casos que se requiera, las Regionales y Centros de Formación donde funcionan CajasMenoresdistantes de la Sede Central la Certificación del Ordenador (Jefe de Centro), dondeordena el pago del reembolso. (Ver modelo Anexo 11).

Además de las facturas o documentos equivalentes soportes y los comprobantes de egresorespectivos.

Cuentas por pagar o quien haga sus veces, una vez realice la revisión respectiva, remitirá dichosdocumentos al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces para la revisión de afectación

presupuestal y expide el certificado de registro presupuestal en la aplicación Finanzas 2000, conbase en los valores brutos (inclu ído IVA) de las relaciones de efectivo y cheques más el 4/1000así:

Llama el documento que creo con la apertura de la Caja Menor (Resolución de apertura RES), loque quiere decir que se crea el Acta 2 del mismo documento.

Si hay presupuesto por los rubros que solicita realiza el correspondiente registro presupuestal.

En el caso de no existir saldo disponible en uno o varios de los conceptos del gasto, Presupuestoo quien haga sus veces realiza el registro Acta 2 de los conceptos con presupuesto y afecta elActa 1 de los conceptos sin presupuesto.

El Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces debe informar legalmente al módulo de Cuentaspor Pagar o quien haga sus veces el valor a cargar del Acta 1 de la misma Resolución de aperturay al responsable de la Caja Menor sobre la NO existencia del disponible presupuestal para querealice gastos hasta el saldo que se le informe (Ver modelo Anexo 12).

El Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces remite al módulo de Cuentas por Pagar o quienhaga sus veces los soportes y el Certificado de Registro Presupuestal con el fin de elaborar larespectiva Orden de Pago.

El módulo de Cuentas por pagar o quien haga sus veces deberá prever en el momento de laelaboración de la Orden de Pago la ejecución presupuestal en el caso que haya que afectar elActa 1; De igual forma deberá afectar los rubros de los gastos que correspondan.

El módulo de Cuentas por Pagar o quien haga sus veces deberá elaborar la orden de pago por elvalor total solicitado en el reembolso, para garantizar que se mantenga el monto de la caja menorautorizado.

Luego, una vez ordenada la Orden de Pago el Grupo de Tesorería o quien haga sus vecesprocederá a realizar transferencia electrónica con el Nit del SENA y a nombre de TESORALSENA, Nombre de la Caja Menor y Nombre del Funcionario.

El responsable de la caja menor deberá efectuar gastos hasta los saldos presupuestales resultantesdespués de los reem bolsos mensuales, así tenga saldo de dinero disponible en caja y bancos.

NOTA: El cuentadante es el único autorizado para manejar los fondos de la Caja Menor.

15. SUPRESION DE UNA CAJA MENOR.

La supresión de una Caja Menor se realizará mediante comunicación del Ordenador del Gasto dela Dependencia a la cual esta adscrita la Caja Menor dirigida al Coordinador de Presupuesto concopia al Tesorero o quien haga sus veces, indicando las causales de su supresión; El responsablede la Caja Menor deberá realizar el reintegro definitivo ante la Tesorería o quien haga sus vecescomo lo indica el numeral 20 de este instructivo.

La cuenta corriente deberá quedar cancelada por el cuentadante y deberá presentar a Tesorería oquien haga sus veces junto con el reintegro definitivo una Certificación expedida por el bancoque la cuenta fue cancelada.

16. CAMBIO DEL RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR.

El Ordenador del Gasto a la cual está adscrita la Caja Menor, enviará una comunicaciónlegalizada al Coordinador de Presupuesto o quien haga sus veces, con copia al Tesorero,informando el cambio del Cuentadante para efecto de:

- Realizar el arqueo previo al cambio de cuentadante.

- Realizar los registros correspondientes en el aplicativo de Presupuesto y

- Realizar los trámites a que haya lugar por parte del Tesorero o quien haga sus veces ante elBanco para gestionar el cambio del responsable y el registro de la nueva firma, para ello elcuentadante saliente, deberá realizar una legalización definitiva, efectuando el reembolso total delos gastos realizados con corte a la fecha.

17. POLIZA GLOBAL DE MANEJO

Todas las Cajas Menores del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se encuentran cubiertaspor una póliza de seguros, que gestiona el Grupo de Servicios Generales, Adquisiciones yConstrucciones, ante la Unidad de Seguros, ubicada en la Dirección General, Torre Sur, Piso 1°,teléfono 5461500 ext. 12759, 12760.

NOTA: en caso de un siniestro, el cuentadante debe llamar inmediatamente a la Unidad deSeguros e informar la eventualidad. El responsable del manejo de la Caja Menor, deberá enviarinmediatamente una fotocopia legible del denuncio al Coordinador del Grupo de ServiciosGenerales, Adquisiciones y Construcciones de la Dirección General, para iniciar los trámites antela Entidad Aseguradora.

Para ello el Coordinador de Presupuesto o quien haga sus veces en la Dirección General deberáremitir el consolidado por Regional y Centros de Formación Profesional de cada una de las CajasMenores autorizadas al Coordinador Grupo de Servicios Generales, Adquisiciones yConstrucciones de la Dirección General, o quien haga sus veces, dependencia que se encargaráde solicitar y tramitar la Póliza respectiva.

En las Regionales y Centros de Formación Profesional se debe verificar que todos y cada uno delos responsables de Cajas Menores, este incluido en la Póliza Global como funcionario demanejo, enviando la resolución por medio de la cual entra en funcionamiento la caja menor,(artículo 5. resolución expedida por el Director General para el 2010).

Esta labor de verificación la puede realizar cada uno de los responsables de Cajas Menores.

18. ARQUEO DE CAJA MENOR

Con el fin de garantizar que las operaciones estén sustentadas, los registros sean oportunos y quelos saldos correspondan, las áreas financieras de la Dirección General y de las Regionales yCentros de Formación Profesional o aquellas que hagan sus veces deberán efectuar arqueosperiódicos (Por lo menos cada tres meses, a partir de su apertura o cuantas veces lo creanecesario) y sin previo aviso, independientemente de la verificación que en cumplimiento de susfunciones realice la Oficina de Control Interno.

Para lo anterior el Coordinador del Area en las Regionales y/o Centros de Formación, el DirectorAdministrativo y Financiero en la Dirección General, designará a los funcionarios idóneos paraque lleven a cabo esta labor.

Los funcionarios designados realizarán los arqueos de la siguiente forma:

- Realizar el conteo físico del dinero, hacer el seguimiento a los cheques girados y disponibles,revisar y verificar la chequera y que todos los cheques en blanco tengan las líneas paralelas queindiquen que esta cruzado.

- Controlar la utilización de cada uno de los rubros presupuestales autorizados, sin exceder lossaldos o verificando saldos.

- Verificar que las retenciones se hayan realizado de acuerdo con las normas tributarias.

- Comprobar el saldo de efectivo: Sumatoria de monedas y billetes contra el saldo del libro decaja.

- Verificar el saldo de bancos. Saldo presentado en el balance contra saldo en libros o contrasaldo de la entidad financiera donde se tiene la cuenta.

- Verificar que los documentos soportes (facturas, etc.) contengan los requisitos de ley y que nose encuentren enmendados, tachados ni adulterados y que sean originales.

- Verificar que los cheques anulados se encuentren registrados en el libro de bancos.

- Verificar que los libros se encuentren actualizados al día y que no presenten tachaduras nienmendaduras.

- Verificar que todos los documentos contengan su previa solicitud, certificación de no existenciade elementos o contratos de mantenimiento y el recibido a satisfacción.

- Verificar que todas las facturas tengan el sello de cancelado.

- Realizar las observaciones que sean necesarias, a las cuales se les debe hacer seguimiento enlos siguientes arqueos.

- Levantar Acta de arqueo de caja menor firmado por las partes. (Ver modelo Anexo 10).

El funcionario asignado para realizar los arqueos deberá hacer seguimiento a las observacionesplanteadas en cada Acta. Si por alguna razón el responsable de la Caja Menor no firma el Acta,el funcionario asignado para realizar el arqueo firmará dejando constancia del hecho.

Copia de los arqueos realizados deberá ser remitida al Coordinador de Presupuesto de laDirección General.

19. CONCILIACION BANCARIA.

Contabilidad o la dependencia que haga sus veces en las Regionales y Centros de Formacióndebe elaborar la conciliación bancaria de las cajas menores.

Para lo anterior cada responsable de caja menor debe enviar a Contabilidad o quien haga susveces, dentro de los 10 primeros días de cada mes el extracto y el libro de bancos (o fotocopiadel movimiento del mes del libro de bancos, teniendo en cuenta la distancia de Contabilidad conlos sitios donde funcionan las Cajas y para tener siempre a disponibilidad los libros para suactualización diaria o requerimiento para los arqueos).

El extracto bancario lo debe solicitar cada responsable de caja menor y por escrito, en el caso que

la entidad bancaria no lo suministre. (Ante cualquier anomalía se puede apoyar con el grupo deTesorería en la Dirección General o quien haga sus veces).

Una vez realizada la conciliación bancaria, la oficina de Contabilidad o quien haga sus vecesdeberá remitir a la Tesorería o quien haga sus veces en cada Regional, Centro de FormaciónProfesional o Dirección General, la conciliación en original y copia anexando el respectivoextracto bancario y entregará copia de la conciliación al responsable de la Caja Menor paradeterminar las diferencias si las hubiere.

20. REINTEGRO DEFINITIVO.

La legalización definitiva de las cajas menores la deberá realizar los responsables de las CajasMenores ante las Oficinas de Cuentas por Pagar y Presupuesto o quien haga sus veces en laDirección General, Regional y Centros de Formación Profesional de la siguiente forma:anexando los libros de bancos y efectivo, los soportes de los gastos sin legalizar y las relacionesprevistas en este instructivo.

Cuando la cuenta se abra en un Banco diferente a Bancolombia, se deberá consignar el saldo enefectivo en la cuenta recaudadora de la Regional por el botón de pagos PSE, ingresando a lapágina del SENA y solicitar el traslado del saldo en bancos teniendo en cuenta los chequesentregados y no cobrados con su GMF y la cancelación de la cuenta corriente al correoaquzmanasena.edu.co

Cuando la cuenta sea de Bancolombia, se deberá indicar los siguientes datos: número de lacuenta corriente, nombre del banco, nombre de la Regional, nombre de la caja menor segúnregistro en Bancos, de acuerdo a las instrucciones impartidas en este instructivo y el saldo areintegrar.

A vuelta de correo, se informará al Tesorero de la Regional respectiva para que realice el registroy con ello se legalice contablemente la caja menor a su cargo.

El Jefe directo del Cuentadante deberá conserver en su custodia los libros auxiliaries de efectivoy bancos, los sellos y la urna metálica.

NOTA 1: Si al reintegrar al banco la chequera éste no la recibe, se debe proceder a realizar unACTA DE DESTRUCCION, debidamente firmada por el cuentadante y el CoordinadorAdministrativo o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, en laDirección General el Tesorero y Cuentadante. Copia de esta acta se entregará al momento delegalizar el reintegro definitivo.

Allegar la relación de la legalización utilizando los cuadros de los reembolsos y adjuntando lasfacturas correspondientes.

NOTA 2: Se debe realizar la legalización definitiva en forma oportuna con el fin de contar conlos recursos de PAC necesarios.

21. LEGALIZACION DEFINITIVA EN LA APLICACIÓN FINANZAS.

Con base en la documentación de reintegro definitivo (Numeral anterior) la oficina dePresupuesto o quien haga sus veces, según registro elaborado por el grupo de Tesorería o quienhaga sus veces, debe afectar el documento que se utilizó para la apertura de Caja Menor (ResActa 1) en los diferentes rubros presupuestales y con tipos de movimiento CAUSACION (09) y

GIRO (10), hasta por el valor de cada concepto del gasto ejecutado, el saldo disponible deldocumento Res Acta 1, se debe reversar con tipo de movimiento REVERSION COMPROMISO(11).

Bogota D.C., Enero de 2010

<Nota: Cuadros no Incluidos, ver PDF>

El anexo “Cajas Menores 2010, el cual forma parte integral de esta Resolución fue adicionadopor la Resolución 2401 de 2010 10, en la Regional Bolívar - Centro de Comercio y Servicios -Casa del Marqués, en el siguiente rubro, concepto y valor:

REGIONAL BOLIVAR

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS - CASA DEL MARQUES:

CODIGO LEY CONCEPTO VALOR310704207  1708 Centro de Comercio y Servicios 5.000.000.00TOTAL CENTRO 5.000.000.00

 

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.Normograma del SenaISSN PendienteÚltima actualización: 5 de julio de 2022 - (Diario Oficial No. 52066 - 15 de junio de 2022)

 

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