REPRESENTACIÓN GRAFICA DE LOS PROCESOS

LA MEJOR FORMA DE ENTENDER UN PROCESO ES MEDIANTE SU DIAGRAMACIÓN O FLUJOGRAMA

FLUJOGRAMAEs un método para describir

gráficamente un proceso, mediante la utilización de símbolos, líneas y

palabras similares. Permite conocer y comprender los

procesos a través delos diferentes pasos, documentos y unidades administrativas comprendidas.

VENTAJAS DEL FLUJOGRAMA

● Facilita ejecutarlos trabajos● Describe los diferentes pasos del proceso

● Impide las improvisaciones● Permite visualizar todos los procesos

● Identifica las debilidades y fortalezas del proceso● Permite un equilibrio de las cargas laborales

● Genera un sentido de la responsabilidad● Establece los limites del proceso

● Genera calidad y productividad

SÍMBOLOS ESTANDARIZADOS

SÍMBOLO SIGNIFICADO

LIMITESIndica el principio y el fin del proceso, dentro del

símbolo se escribe la palabra inicio o fin.

ACCIÓNSe utiliza para representar una actividad, por

ejemplo, recibir, elaborar, entregar, etc. Se incluye en el rectángulo una breve descripción de la

actividad.

SÍMBOLO SIGNIFICADO

INSPECCIÓNIndica que el proceso se ha detenido. Involucra

una inspección por alguien diferente a quien desarrolla la actividad, este símbolo requiere una

firma de aprobación.

DECISIÓNPlantea la posibilidad de elegir una

alternativa para continuar en una u otra vía, incluye una pregunta clave.

DOCUMENTACIÓNIndica que se requiere una documentación para desarrollar el proceso, ej., una autorización, un informe, una orden de compra, una factura, etc.

SÍMBOLO SIGNIFICADO

ESPERATambién llamado bala se utiliza para indicar una

espera antes de realizar una actividad.

CORRECTORSe utiliza para efectuar un enlace de

una pagina a otra donde se continua el flujograma.

SENTIDO DEL FLUJOLa flecha indica la dirección del flujo, puede ser

ascendente, descendente u horizontal

SÍMBOLO SIGNIFICADO

TRANSMISIÓNLa flecha quebrada se utiliza para mostrar

transmisión de los datos por vía telefónica o fax o electrónica.

TRANSPORTELa flecha ancha significa movimiento

del OUTPUT.Ej. El envío de un documento por

correo.

DISEÑO DEL FLUJOGRAMA

1. Emplear el mínimo de los símbolos, para simplificar el flujograma

2. En lo posible se debe utilizar una sola hoja con el fin de facilitar su manejo

3. El tamaño de los símbolos debe ser uniforme

4. Las líneas de unión se representan por líneas rectas

5. El texto dentro del símbolo debe ser breve

6. Si hay varios documentos, el original se representa con la letra O y las copias con números (1,2,3,etc.) anotados en el extremos superior derecho

7. El área o el cargo que intervine en el proceso aparezca en el diagrama

8. La presentación debe ser clara y explicita y no dando lugar a confusión

FLUJOGRAMA PICTÓRICORefleja el flujo del proceso en forma grafica simple, mediante dibujos que

muestran los diferentes elementos del proceso y esta dirigido al publico en

general.

FLUJOGRAMA DE BLOQUES

Es una forma sencilla de diseñar un proceso mediante la utilización de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del proceso. Al lado de cada bloque se coloca el

nombre del encargado de la actividad.

FLUJOGRAMA VERTICALSe desarrolla de arriba abajo

utilizando la simbología ya anotada o simplemente los

bloques, los textos se pueden anotar en los mismo símbolos

FLUJOGRAMA HORIZONTAL

Se hace en sentido horizontal. No se recomienda cuando el proceso tiene demasiados pasos pues se

complicaría su lectura y comprensión