INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE

TAMAZUNCHALE.

MATERIA:

GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN II.

REPORTE DE LECTURA UNIDAD V.

“FUNCIONES DE ASOCIACIÓN COMPRAS Y

DISTRIBUCIÓN”.

ALUMNA:GALICIA GUERRERO CAROLINA.

DOCENTE:ING. HELADIO ROSALIO CRUZ.

CARRERA:

INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL.

7° SEMESTRE (CURSOS DE VERANO)

TAMAZUNCHALE, S. L. P. 05 DE AGOSTO DE 2014

Índice

Introducción..............................................................................................................3

Desarrollo…………………………………………………………………………………..5

Unidad 5.- Funciones de asociación compras y distribución................................4

5.1 Aspectos de la información de compras.........................................................5

5.2 Responsabilidades de la función de compras.................................................6

5.3 Planificación de los requerimientos de distribución.........................................8

Conclusión..............................................................................................................12

Bibliografía.............................................................................................................13

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Introducción

El presente reporte de lectura se refiere a las Funciones de asociación compras y

distribución. La cual se puede definir como compras: la organización específica y las

empresas que la abastecen de los bienes y servicios necesarios para que elabore

sus productos. Y distribución, abarca a la organización y a sus clientes; y

ocuparse de proveer los productos a los clientes.

Anteriormente se consideraba que compras y distribución eran dos aspectos

diferentes y que cada uno de ellos debería de ser independiente1 pero a lo largo

del trabajo podemos darnos cuenta que son dos funciones similares y que deben

de estar estrechamente relacionadas para su buen funcionamiento.

Se hace mención de la administración de la cadena de suministros que es el

proceso de planificación, ejecución y control de las operaciones de la cadena de

suministros con el propósito de satisfacer una necesidad del cliente. Y La cadena

de suministros es un conjunto de organizaciones, proveedores y clientes que se

organizan para satisfacer una necesidad específica del mercado. Por lo que nos

damos cuenta de la importancia de estos dos departamentos y su relación que

existe entre ambos.

En el capítulo 5.1 Aspectos de la información de compras se hablara sobre los

requerimientos que exigen la producción en materia de componentes,

subensamblajes, materias primas y servicios, así como la necesidad de bienes y

suministros destinados de manera indirecta a la manufactura.

En el capítulo 5.2 Responsabilidades de la función de compras, veremos qué es lo

que debe hacer o analizar el departamento de compras para obtener la materia

prima necesaria que se requiere en cantidad y tiempo necesario.

En el capítulo 5.3 Planificación de los requerimientos de distribución se hará

referencia a la forma en que se va a distribuir.

1 Planificación y control de la producción. Stephen N. Chapman. Pearson.

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Unidad 5.- Funciones de asociación compras y distribución

El sistema de planificación y control de la operación son dos funciones

delimitantes cuyo trabajo se extiende más allá de la frontera entre las

organizaciones, y que se ven impactadas por el diseño.

En el caso de compras, la frontera se encuentra entre la organización específica y

las empresas que la abastecen de los bienes y servicios necesarios para que

elabore sus productos. Y distribución, abarca a la organización y a sus clientes.

Compras debe saber qué materiales debe abastecer y en qué momento, y la de

distribución debe ocuparse de proveer los productos a los clientes; que la

información de ambas fuentes se convertirá en parte integral del sistema de

planificación.

Solía considerarse que compras y distribución eran aspectos relativamente

distintos e independientes.

Debido a que los sistemas de cómputo han seguido desarrollando su potencia y

efectividad, y a que los clientes continúan demandando mejores respuestas de

parte de los proveedores, las funciones de planificación y control se han integrado

en lo que se denomina administración de la cadena de suministro.

Los vínculos entre estas funciones delimitantes tienen cada vez más importancia

para el sistema integral de planificación y control.

El método de cadena de suministro ofrece ventajas, entre ellas:

Una reducción significativa del inventario; una respuesta más rápida a las

demandas del cliente y la disminución tanto de tiempo como de costo necesarios

para desarrollar nuevos productos.

Cuando se intenta que una organización desarrolle un método de cadena de

suministro,

Varias de sus actividades pueden verse afectadas, por ejemplo:

Se da una asociación estrecha con otras organizaciones: El criterio específico

de elección de cada proveedor debe basarse en una evaluación cuidadosa de

la estrategia de operaciones de la compañía y de su cadena de suministro, de

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manera que las prioridades de selección sean congruentes con la estrategia de

la cadena completa.

Entre dichas prioridades se pueden incluir factores como:

• Velocidad y confiabilidad de las entregas.

• Calidad del producto y de aspectos menos tangibles, como comunicación

y respuesta del proveedor.

• Flexibilidad de diseño y flexibilidad para responder eficazmente ante la

variabilidad en el tamaño de los pedidos o los tiempos entrega.

• Costo total del componente, incluyendo no sólo el precio de compra, sino

también las tasas de desperdicio, la facilidad de producción, el costo de

mantenimiento, el costo de reparación, etcétera.

Se hace imprescindible el desarrollo de sistemas de información que puedan

vincularse con otras organizaciones para el flujo apropiado y completo de la

información. Estos vínculos de información incluyen la comunicación de

pedidos de material y la posible participación (e incluso integración) de planes

y programas de producción.

Se presenta un incremento en el envío directo de artículos, lo que ocasiona un

impacto en el almacenaje y en la información que contienen los sistemas de

distribución.

El desarrollo efectivo y la descripción detallada de las cadenas de suministro

implican estrategias interorganizacionales, tecnologías de información,

transportación, elección de proveedores y negociación de relaciones.

5.1 Aspectos de la información de compras.

La actividad de compras debe considerar los requerimientos que exige la

producción en materia de componentes, subensamblajes, materias primas y

servicios, así como la necesidad de bienes y suministros destinados de manera

indirecta a la manufactura, mismos que suelen denominarse MRO (mantenimiento,

reparación y operaciones):

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o La información requerida para los artículos de producción por lo general se

genera a partir del MRP.

o La necesidad de bienes y suministros con destino no productivo (MRO)

puede provenir de diferentes fuentes. En ocasiones son resultado de

necesidades “únicas”.

Existen otros métodos más comunes para programar y satisfacer la demanda de

bienes y servicios adquiridos como el uso de un inventario administrado por el

proveedor: un proveedor mantiene y administra las existencias en inventario

ubicado en un lugar definido de las instalaciones del cliente. Éste puede tomar el

material cuando lo necesite, y el proveedor le cobrará sólo aquel que realmente

utilice.

Algunas compañías, por ejemplo, han establecido vínculos tan estrechos entre los

sistemas que el proveedor puede identificar fácilmente cuáles son las necesidades

del cliente en lo relativo a diseño, color, cantidad y tiempo. A partir de dicha

información, el proveedor puede programar su entrega de manera que el cliente

reciba justo lo que necesita en el tiempo preciso, todo sin que existan solicitudes

formales de compra. Es evidente que esto representa un nivel avanzado de

confianza y vinculación entre el cliente y el proveedor; por otro lado, para que este

método funcione correctamente es preciso que los sistemas de información estén

bien desarrollados y cuenten con información oportuna.

5.2 Responsabilidades de la función de compras.

Una vez que el departamento de compras ha recibido una solicitud, pocas veces

hace el pedido por la cantidad exacta que se le está pidiendo. En vez de ello,

suele modificar las cantidades y algunas veces los tiempos de adquisición con

base en varios aspectos, como:

o Descuentos basados en cantidad. Si el proveedor ofrece un descuento por

cantidad y ésta excede la cantidad ordenada, debe realizarse un análisis

financiero para determinar si el tamaño del pedido debe superar lo

solicitado con el propósito de aprovechar el precio de descuento.

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o Unidades de empaque y de envío. Muchos proveedores acostumbran

empacar el material en cantidades estándar para facilitar su transportación,

producción o almacenamiento, por lo que podría exigir que los pedidos se

hagan en múltiplos de esas cantidades estándar.

o Cargas completas de camiones. La mayoría de los transportes comerciales

harán cotizaciones diferentes para el envío, y establecerán sus honorarios

dependiendo de si se requiere un camión completo o si se está pidiendo

una carga parcial.

o Protección contra variación de precios. Algunos productos están fabricados

con material que está sujeto a precios erráticos en el mercado abierto.

Para calcular el valor de la CEP (Cantidad Económica de Pedido), se aplica la

siguiente fórmula:

CEP=√ M2DO

La fórmula para determinar el costo total:

CT=DC+Q2M+ D

QO

El departamento de compras lleva a cabo muchas otras actividades de

importancia como son:

o Elección del proveedor y establecimiento de relaciones. Cuando las

empresas remueven hacia la ejecución de los conceptos del sistema de

cadena de suministro. Contar con una fuente única permite que se

establezca un compromiso real mutuo entre las organizaciones, en un tipo

de relación que suele denominarse de “destino conjunto”.

o Negociaciones con el proveedor. La elección de un proveedor casi siempre

se basa en negociaciones muchas veces intensas y, en ocasiones,

prolongadas, sobre todo si se espera que el proveedor se vuelva un socio

de largo plazo. Los aspectos de costo, participación en la información,

calidad del producto, entrega y flexibilidad también son consideraciones

importantes para la selección.

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o Elección de las compañías de transporte y de los métodos que estas

utilizan. La selección de las empresas responsables de transportar los

bienes es una parte muy importante de la función de compras.

5.3 Planificación de los requerimientos de distribución.

La PRD se basa en la misma lógica que el sistema MRP, Y su objetivo es similar

al que persigue MRP.

Por lo general se tiene disponibilidad de diversas opciones para ordenar y reubicar

el inventario en los almacenes y en el sistema de distribución. Se cuenta con el

análisis estadístico de la demanda y los patrones de reabastecimiento, con

métodos clásicos de punto de reorden, y con el uso de técnicas de optimización.

Pero la mayoría de estas técnicas adolecen de uno o más de los siguientes

problemas:

o Demanda irregular. asociado con las reglas del tamaño de lote para la

producción o reabastecimiento de inventario.

o Falta de integración con la estrategia y con los planes estratégicos de

marketing. Los descuentos con base en la cantidad, las campañas de

publicidad, las actividades promocionales y el desarrollo de nuevos clientes

son ejemplos de actividades de marketing que muchas compañías

acostumbran implementar e implicar el desarrollo de niveles de demanda

muy diferentes de los que ordinariamente se podrían predecir a partir del

análisis estadístico de los patrones, los cuales tienden a pronosticar sólo

necesidades basadas en modelos pasados de utilización.

o Cambios en los proveedores o en los contratos de abastecimiento. Impacta

tanto la entrega como los tamaños de lote normales en el caso del material

de reabastecimiento.

o Cambios en el diseño. Es obvio que si el diseño de alguno de los productos

cambia, el almacén puede quedarse con una cantidad importante de

inventario obsoleto.

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El problema es que tanto las estadísticas como casi todas las técnicas de punto de

reorden tienden a responder a la demanda en el momento en que ésta ocurre, en

lugar de anticiparse a ella.

Una alternativa consiste en el uso de un método que, al igual que el sistema MRP,

sea más proactivo, lo que nos permitirá proyectar las futuras necesidades.

La alternativa en cuestión se denomina planificación de requerimientos de

distribución (PRD). La PRD utiliza básicamente la misma lógica que MRP, como

el cálculo bruto-a-neto de requerimientos, el cual finaliza con la planificación de los

pedidos de reabastecimiento. La PRD también puede sincronizar el tiempo de los

requerimientos mediante el uso de una lista de distribución (LDD), cuyas

características se describen más adelante.

Estructura básica de la PRD

Elementos del formato básico de la PRD:

o Periodos: se refieren a bloques de tiempo— pueden ser de un día, una

semana, un mes o cualquier otra unidad de tiempo que tenga sentido en el

contexto de la situación.

o Requerimientos brutos. es la cantidad que debe abastecerse para hacer

frente a la demanda. Existen tres fuentes típicas de tal demanda: pedidos

reales de los clientes, pronósticos y pedidos de reabastecimiento para la

distribución en otras.

o Recepciones programadas. En este caso los pedidos abiertos para

reabastecimiento pueden provenir de un proveedor, de la producción real o

de una sucursal del almacén.

o Planificación de disponibilidad. representa la posición del inventario para

el periodo determinado.

o Recepción planificada de pedidos. Esta cifra es la cantidad que debe

recibirse para impedir que el balance disponible se vuelva negativo.

o Liberación planificada de pedidos. Este valor debe ser el mismo que la

compensación de la liberación planificada de pedido para el tiempo de

espera.

o VTO. Sólo es una abreviatura del término “vencimiento”.

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Requerimientos clave de información.

Tipos de información que se deben determinar con el propósito de constituir el

modelo PRD. El primero está conformado por las políticas de pedido, entre las

cuales hay varias opciones:

o Lote por lote.

o Periodo fijo.

o Tamaño del lote estándar plus.

o Cantidad fija por encima del tamaño de lote estándar.

o Múltiplos del tamaño de lote estándar.

o Modelos de la cantidad económica de pedido (CEP).

o Modelos de costeo por lote.

Algunos otros datos importantes que se deben considerar incluyen:

o Tipo de entrada de la demanda. se debe decidir si sólo los pronósticos, los

pedidos de clientes o alguna combinación de ambos factores debe utilizarse

como una entrada de la demanda.

o Inventario de seguridad.

o Horizonte de tiempo de planificación.

Es preciso que sea por lo menos lo suficientemente amplio para igualar el tiempo

de espera para el artículo con mayor reabastecimiento.

Al igual que el sistema MRP, el resultado general de la PRD es una serie de

liberaciones planificadas de pedidos, así como mensajes de acción y un reporte de

excepción.

La lista de distribución.

Se utiliza para vincular específicamente la sucursal del almacén con la empresa-

proveedor. Algunas veces también se le llama lista invertida de materiales, dado

que la lista de materiales “explota” los requerimientos padre hacia abajo —hasta

los componentes individuales—, mientras que la LDD provoca una “implosión” de

los requerimientos de la sucursal del almacén hacia arriba, hasta el padre o

empresa-proveedor.

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El establecimiento de estas relaciones es importante para garantizar la totalidad

del control logístico a lo largo de la cadena de suministro.

Uso de la lista de distribución para la PRD.

Una vez que se ha establecido la lista de distribución, estamos listos para utilizarla

con el objetivo de ocasionar la “implosión” de las liberaciones planificadas de

pedidos de las sucursales del almacén para convertirlos en requerimientos brutos

del almacén.

PRD en un entorno pull de producción esbelta.

Como en el caso del sistema MRP, la PRD es inherentemente un sistema push y,

por lo tanto, tal vez no se adecue tan bien en un entorno de producción esbelta, o

pull. La realidad es que muchos de los mismos argumentos presentados para el

uso de la lógica

MRP en un ambiente de producción pull son válidos para la lógica de la PRD

como lo son:

o Tiempos de espera amplios.

o Planificación de capacidad.

o Cambios en el diseño.

o La PRD tiene la capacidad de incorporar los movimientos estratégicos de la

empresa, como promociones y campañas de publicidad.

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Conclusión

Como resultado del reporte de lectura, es posible concluir que las funciones de

compras y distribución, son dos funciones de gran importancia dentro de una

empresa u organización, y ambas son muy similares y dependientes, van de la

mano una de otra.

Compras debe saber qué materiales debe abastecer y en qué momento, y la de

distribución debe ocuparse de proveer los productos a los clientes; por lo que es

claro que compras tiene una función muy importante en la empresa, ya que de ella

depende la producción de la empresa, ya que si no se tiene la materia prima en el

lugar, cantidad, tiempo preciso y de la calidad necesaria, se verá obstaculizada la

área de producción, y otra de las áreas importantes como distribución nos dice k

se debe ocupar de hacer llegar los productos ya terminados a los clientes, y esto

no será posible si compras no realizo su trabajo para logra producir, ha aquí donde

podemos ver la importancia de ambas funciones dentro de la empresa.

Pudimos percatarnos de que existen diversas formas para que el departamento de

compras realice su trabajo y como en algunos casos se les proporciona

muchísima comodidad un proveedor a sus clientes, como el caso de contar con un

inventario administrado por el proveedor.

Podemos rescatar que existen algunos aspectos a considerar a la hora de realizar

las compras como son: descuentos basados en cantidad; unidades de empaque y

de envío; cargas completas de camiones y protección contra variación de precios.

Y aprendimos cuales son las actividades que lleva a cabo dicho departamento.

Y finalmente vimos que la Planificación de los requerimientos de distribución

(PRD) se basa en la misma lógica que el sistema MRP, Y su objetivo es similar al

que persigue MRP.

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Bibliografía

Planificación y control de la producción.

Stephen N. Chapman.

Pearson.

Prentice hall.

http://amazon-tec-scm.over-blog.es/article-28318655.html.

Modificación: 24 febrero

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