Redacción organizacional para secretarias y administrativos

Redacción organizacional

para secretarias y administrativos

Dra. Patricia Nigro

[email protected]

La competencia comunicativa

• Lograr antes que nada la claridad.

• Lograr la calidad lingüística que un

profesional debe tener:

• Todo texto es mejorable.

• Los grandes escritores también se

equivocan y corrigen.

• Utilizar la lengua escolarizada escrita

estándar.

• Si se puede hacer una mejor versión del

texto, ha de hacerse.

¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito?

• Tener claros los objetivos, el tema y el destinatario.

• Diseñar el espacio de manera legible y apelar a los

recursos gráficos disponibles.

• Utilizar el lenguaje de manera correcta y elegante.

¿Qué aspectos favorecen el discurso escrito?

• Adelantar el tema que se abordará: decir algo importante en el primer párrafo.

• Poner conectores entre párrafos, de modo que las ideas se articulen con naturalidad.

• Cuidar el trato al destinatario en el léxico, el tono y la forma, en que se hace llegar el escrito.

• Revisar.

¿Qué elementos perjudican el discurso escrito?

• Proceder sin un trabajo previo sobre las ideas y su ordenación.

• Presentar un escrito desaliñado tanto en la tipografía como en el espacio.

• Equivocar el trato con el destinatario.

¿Qué elementos perjudican el discurso escrito?

• Comenzar el texto con circunloquios o ideas secundarias.

• Dejar supuestos sin explicación.

• Presentar un texto con errores gramaticales o con erratas.

Lenguaje organizacional: Habla coloquial de nivel culto

• Concisión: brevedad.

• Claridad: frase corta y directa.

• Captación del interés del lector:

- Organización de los datos.

- Lenguaje claro y atractivo.

• Sencillez de la sintaxis: orden lógico.

• Precisión léxica: la palabra exacta.

• Corrección gramatical.

Principios de la comunicación escrita

• Céntrese en el interés del lector.

• Desarrolle una estructura clara:

– organice las ideas y haga un borrador

antes de escribir,

– respete las reglas de la puntuación (cada

párrafo una idea),

– coloque títulos y subtítulos, si el texto es

muy extenso.


• Diga algo al principio:

– capte la atención del lector

desde el comienzo,

– fije claramente el tema y el

objetivo desde el principio,

– ubique las oraciones

importantes al inicio de

párrafo y los conceptos

importantes al inicio de la

oración.


• Sea económico con las

palabras:

– no use más palabras de

las necesarias,

– no use palabras largas o

complejas, si no es

necesario,

– en caso de poder

sintetizar más la idea, use

varias oraciones simples.


• Sea completo en su información:

– indique los antecedentes de lo que escribe,

– responda a las siguientes preguntas al redactar un mensaje: ¿por qué?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿quién?

• Escriba con naturalidad:

– no use un estilo rebuscado,

– no ostente erudición.

El proceso de la escritura

• Consta de tres etapas:

• La preescritura (invención).

• La escritura (disposición).

• La revisión (elocución).

• La producción de un texto bien logrado es un proceso largo y que requiere de mucho esfuerzo (Serafini).

La revisión

• Es mucho más que una

técnica o una supervisión final

del escrito: implica una

determinada actitud de

escritura y un estilo de

trabajo.

• Calidad profesional.

• ¿ES ESTA LA MEJOR

VERSIÓN DE ESTE TEXTO

QUE SOY CAPAZ DE

ESCRIBIR?

La revisión

Mejorar la calidad del texto en los siguientes aspectos:

• Adecuación del texto a su clase.

• Correspondencia del texto con sus objetivos.

• Organización del texto.

• Legibilidad.

• Tono.

• Adecuación al lector.

Revisión

• Preferir las palabras

simples a las perífrasis (en

vez de “institución

bancaria”, “”banco”).

• Emplear las palabras

indispensables: el

sustantivo y el verbo. No

abusar de los adjetivos.

Revisión

• Definir siglas y

abreviaturas.

• No duplicar los

calificativos (“lisa y

llanamente”; “claro y

profundo”): seleccionar

el término más justo.

Revisión

• Huir de los verbos comodín (hacer, ser, tener,

estar); y de las palabras fáciles (cosa, tema,

asunto). No añaden información y son

imprecisos.

• No abusar de los adverbios, y evitar aquellos

terminados en “-mente” (“Oportunamente,

daremos la información pedida”). Variar su

ubicación dentro de la frase.

• Seguir el orden lógico: sujeto + verbo +

complementos.

Revisión

• Evitar los términos rebuscados, creyendo que

“enriquecen” el texto:

– Es mejor hombre o persona que “individuo”.

– Tomar que “agarrar”.

– Concretar que “concretizar”.

– Recibir que “receptar” o “recepcionar”.

– Ver que “visualizar” o “visionar”.

Revisión

• Preferir la voz activa antes que la pasiva (“El equipo de Cuentas realizó el informe”, y no “El informe fue realizado por el equipo de Cuentas”).

• Colocar punto antes de haber llegado a las tres líneas (30 palabras).

• Cambiar de párrafo cuando inserte una

perspectiva o idea diferente.

• Utilizar conectores para enlazar ideas o párrafos: sin embargo, asimismo, por un lado/por otro lado.

Revisión

• Acercar los modificadores a sus núcleos:

– Así podremos recordar, en un momento

posterior, nuestros objetivos.

• Eliminar expresiones superfluas:

– Se caracterizó a las jóvenes en términos de su

inserción laboral y de su situación al interior de

los hogares.

Errores más frecuentes en la puntuación

• Uno de los errores más habituales consiste en poner comas donde no deben ir jamás:

* Entre sujeto y verbo:

María, salió de allí.

La guerra, empezó con el ataque a la base naval...

* Entre verbo y objeto:

El autor analiza, los temas más importantes.

Algunas reglas para recordar

No se usa punto en abreviaturas de pesas y

medidas.

No debe ponerse punto en un título ni en un

subtítulo.

No es correcto escribir 1.994; no va punto en la

cifra que expresa años.

Algunas reglas para recordar

Para separar en sílabas una

palabra, se coloca un guión solo

junto a la primera parte (no

debajo, ni en la segunda parte

de la palabra).

Después de los dos puntos,

puede escribirse mayúscula o

minúscula, según el caso.

Uso de las mayúsculas

• En los nombres propios, apodos, atributos divinos.

• En los nombres de instituciones, lugares geográficos, obras.

• En las abreviaturas y siglas (se dice Ud., pero no Usted).

• En títulos y nombres de dignidades (Su Santidad).

• En nombres de instituciones, disciplinas y estudios, congresos, partidos, asociaciones y organismos oficiales.

Uso de las minúsculas

• En los nombres de los meses, de las estaciones

del año, de los días de la semana, de los vientos.

• En los nombres de las monedas.

• En los tratamientos cuando están acompañados

del nombre propio correspondiente.

• En los nombres de los sistemas de gobierno,

cuando no se refieran a épocas concretas.

• En los gentilicios (irlandés), los nombres de

oficios y de profesiones.

Uso de la tilde

• Reglas generales

• Reglas especiales

– Hiatos: raído, leído, reír, raíz.

– Palabras compuestas: político-económico;

rioplatense.

– Pronombres enclíticos: entregándolo; ponete; dejalo.

– No llevan más tilde: guion; hui; rio; fio; este; ese;

aquel; solo.

Uso de la tilde

• El grupo ui lleva tilde cuando así lo requieren las reglas generales de acentuación:

*huída huida

*jesuíta jesuita

*huír huir

*fluído fluido

*construído construido

*ruído ruido

Uso de la tilde

• Los monosílabos fue, dio, fe, vio, vi,

ve, ti, fui jamás llevan tilde.

• Aún lleva tilde cuando equivale a todavía

(Aún hoy lo lamento); cuando equivale

a inclusive , a incluso , no lleva tilde (Aun

cuando se lo pidan, no lo concederá).

Queísmo y dequeísmo

“Tiene la certeza de que ganará las elecciones.”

“Tiene la certeza que ganará las elecciones.”

“Están convencidos de que este camino lleva a Salta.”

“Están convencidos que este camino lleva a Salta.”

“Aconsejó que tomaran el vuelo nocturno.”

“Aconsejó de que tomaran el vuelo nocturno.”

“Pidieron que fueran lo antes posible.”

“Pidieron de que fueran lo antes posible.”

“Piensan que los cambios serán paulatinos.”

“Piensan de que los cambios serán paulatinos.”

CORRECTO INCORRECTO

Uso del gerundio

• En las frases verbales, indica duración o

progreso: andan murmurando, sigue mejorando.

• Expresa simultaneidad cuando acompaña a un

verbo conjugado, con valor de circunstancial de

modo: en bajó las escaleras saltando, ambas

acciones (bajar y saltar) corresponden al mismo

sujeto.

• Es correcto con valor de anterioridad: Habiendo

escaleras, el consorcio...

Uso del gerundio

• Cuando indica posterioridad es incorrecto:

*Cayó del caballo rompiéndose una pierna.

Debe decirse: ...y se rompió una pierna.

• Como adjetivo es incorrecto:

*Caja conteniendo diez comprimidos.

Debe decirse: Caja de diez comprimidos.

Uso del gerundio

• El gerundio cuyo “sujeto” no coincide con el del

verbo principal:

*Nació en Chile, siendo sus padres argentinos.

Debe decirse: ...y sus padres eran/son argentinos.

• Cuando puede dar lugar a ambigüedad, su uso es

incorrecto:

*Vi a tu padre bajando del avión.

Componentes de la carta comercial

• Membrete.

• Lugar y fecha.

• Destinatario y dirección.

• Referencia.

• Saludo inicial.

• Introducción.

• Texto.

• Saludo final.

Componentes de la carta comercial

• Firma, aclaración y cargo.

• Adjuntos

• Dirección del firmante (si no aparece en el

membrete).

• Iniciales del firmante y del escribiente.

• Iniciales de la frase “con copia” (c.c) seguidas del

nombre de la persona a la que se envía la copia.

Guía de corrección de cartas

organizacionales • Mantener una misma persona gramatical:

primera o tercera.

• Mantener el número: singular o plural.

• Evitar frases hechas y circunloquios.

• Usar un final sobrio evitando ser repetitivo.

• La fórmula de inicio debe ser: “de nuestra

consideración”.

• El destinatario es una sola persona.

Guía de corrección de cartas

institucionales • Usar una diagramación apropiada.

• Usar una puntuación correcta (incluidas las

mayúsculas).

• Evitar ambigüedades o faltas de precisión.

• Usar oraciones completas.

• Usar apropiadamente las preposiciones y las

abreviaturas.

• Mantener el nivel de lengua adecuado a la

situación.

El correo electrónico

• El correo electrónico no es un tipo de texto sino un canal de comunicación. En verdad, se trata de un “mensaje electrónico o carta electrónica”.

• Texto híbrido: inmediatez de la comunicación oral pero permanencia de la comunicación escrita. Punto medio entre el teléfono y la carta.


• Otras características: espontaneidad, facilidad de

reenvío y bajo costo PERO desprolijidad, falta a la

privacidad, desacierto en el tono.

• Importancia de la formalidad en los mensajes

electrónicos de una empresa. Tiene validez en los

tribunales.

• Como canal de transmisión: envío de boletines

informativos, mensajes individuales, breves

cartas, copias de documentos, comunicados de

prensa...


• Cuidado en la redacción del mensaje: gramática,

propiedad del lenguaje, infidencias, adecuación al

destinatario real, a la situación comunicativa,

claridad, brevedad, precisión y concisión,

tipografía, uso de mayúsculas.

• Formato: destinatario y copias a la vista y

ocultas; asunto; encabezamiento; texto, saludo

final y firma.


• Los siete grandes errores:

– pasarlo por alto,

– basarse en supuestos,

– demasiadas palabras,

– desprolijidad,

– falta de tacto,

– fingir no haberlo

recibido.

El correo electrónico: consejos

• El “asunto” debe reflejar el contenido. Es un título

informativo.

• Elegir un saludo adecuado.

• Tener en cuenta el punto de vista del receptor.

• Ir al grano.

• Elaborar un guión con la información que se

incluirá.


• Revisar el contenido y la forma del texto: no precipitarse.

• Leer atentamente el mensaje pensando sobre todo en el receptor.

• Preguntarse por su relevancia y por su urgencia.

• No abusar de él ni hacerse “adicto”.

• Responder con historial.


• No realizar envíos

indiscriminados o colectivos ni

incluir direcciones ajenas a

cualquiera.

• No incluir “emoticonos” ni

abreviaturas “caseras”.

• En las firmas automáticas, sólo

incluir los datos esenciales. No

pasarse de las cinco líneas.


• No reenviar “cadenas”.

• Revisar siempre la dirección o las direcciones a

las que se escribe.

• Revisar que estén los textos adjuntos que se

anuncian.

• Preguntarse: “¿hace falta decirlo?, ¿se puede

llamar por teléfono?,¿le interesa esto a mi

receptor?, ¿es una pérdida de tiempo?”

• Nunca criticar a nadie (y menos por escrito).


• Revisar el tamaño de los

adjuntos.

• Tener un buen antivirus.

• Sólo responder cuando sea

necesario.

• Organizar los mensajes en

carpetas, por fechas, por

destinadores...

• Pedir confirmación automática

de recepción.

El informe

• Formato básico:

– portada,

– índice o tabla de contenido,

– resumen “gerencial”,

– cuerpo del texto:

• introducción,

• desarrollo.

– conclusiones o recomendaciones,

– bibliografía,

– apéndices o anexos.

Para hacer más eficaces nuestros informes

• El texto puede dividirse en

partes, capítulos, secciones y

apartados.

• Debe haber un equilibrio entre

todos ellos.

• Todos estarán debidamente

numerados. Es importante el uso

de referencias internas (implica

una buena organización).


• AYUDAS GRÁFICAS:

– Es mejor la utilización dentro del texto. Si son

suplementarias, van en los apéndices.

– No analizar detalles minuciosos ni repetir la

información que está en el cuadro.

– Cada gráfico ha de ir numerado y con título. (Se

realiza un índice de gráficos, si se requiere).

– Tipos de gráficos: de torta, de barras y de líneas.


• DEFECTOS EN LA CONFECCIÓN DE

INFORMES:

– En el contenido y en la forma.

– Omisión.

– Redundancia.

– Exageración.

– Irrelevancia (detalles menores).


• Confusión (falta de

lógica).

• Errores de tipeo y de

gramática.

• Terminología imprecisa.

• Falta de armonía entre

las partes.

• Excesiva longitud.


• Hay que tener en claro:

– Sobre qué tema se escribe.

– Por qué debe leerse.

– Qué se encontrará en él.

• Adaptar el estilo a los lectores: captar rápidamente su

atención, debe ser una necesidad para el lector.

• Uso de encabezados o títulos que aclaren las partes del

texto. Los títulos deben ser redactados de forma corta y

precisa.

• Se debe mantener coherencia en la numeración.

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