Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011 · Dactilares) de todos los peruanos,...

POSTULACIÓN AL RECONOCIMIENTO A LA

GESTIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA 2012

CATEGORÍA: SECTOR PÚBLICO

PROYECTO: “IDENTIFICACION DE PERSONAS AL INSTANTE

MEDIANTE EL MODERNO SISTEMA AFIS”

26 DE ABRIL DEL 2012

Categoría: Sector Público

“Identificación de Personas al instante mediante el moderno Sistema AFIS”

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Registro Nacional de Identificación y Estado Civil| www.reniec.gob.pe

INDICE

Información General de la Organización……..………………………………………………. 03

Organigrama……………………………………………………………………………………….. 07

Términos de Aceptación………………………………………………………………………… 08

Perfil del Proyecto ……………………………………………………………………………….. 09

Glosario de términos y abreviaciones…….………………………………………………….. 11

Respuestas a los Criterios y Subcriterios….……………………………………………….. 12



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I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN El Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC) es un organismo público autónomo que cuenta con personería jurídica de derecho público interno y goza de atribuciones exclusivas y excluyentes en materia registral, técnica, administrativa, económica y financiera. Fue creado por Ley N° 26497, de fecha 12 de julio de 1995, en concordancia con los artículos 177º y 183º de la Constitución Política del Perú. Su función principal es la de organizar y mantener el Registro Único de Identificación de las Personas Naturales; siendo la razón de su existencia la de responder a la necesidad de administrar y dirigir el sistema registral del Perú, que involucra el Registro Civil, Registro de Personas y Registro de Naturalización, lo que constituye el registro único de identificación de todos los peruanos. A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC)

RUC 20295613620

Página Web www.reniec.gob.pe

E- Mail [email protected]

Central Telefónica 315-2700

SEDES RENIEC

Sede Administrativa Jr. Bolivia 109, Centro Cívico – Lima

Sede Operativa Jr. Cusco 653 – Lima

Sede Registros Civiles Av. Javier Prado Este 2388 - San Borja

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA Categoría: Sector Público. C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN El RENIEC cuenta con un total de 3,975 trabajadores al 31 de diciembre del 2011. De este total el 78% es personal destinado a las áreas operativas, y el 22% es personal destinado a las áreas administrativas.

http://www.reniec.gob.pe/

mailto:[email protected]



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D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:



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D2. Mercados a los que Destina sus Servicios El mercado del RENEC está compuesto por los 30 millones 200 mil de peruanos, residentes en el Perú, y en el extranjero. Para brindar nuestros servicios y productos, hemos segmentado este mercado de la siguiente manera:

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA INSTITUCIÓN Y ALTERNO

Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2012. Son los siguientes: Jorge Luis Yrivarren Lazo [email protected] Representante. Mariano Cucho Espinoza. [email protected] Alterno. F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN

CARGO FUNCIONAL

NOMBRES Y APELLIDOS Nº DNI

Jefe Nacional Jorge Luis Yrivarren Lazo 07936507

Sub Jefe Nacional Mariano Cucho Espinoza 10401183

G. FIRMA

…………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo Jefe Nacional del RENIEC.

Cuadro D2.1 Segmentos de Mercado por Producto

A través de Internet, se compara las impresiones dactilares contra la



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H. ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD

N° Nombre Rol en el Proyecto Cargo

Gerencia de Procesos de Registros de Identidad

1 Manuel Rodriguez Rojas Perito Dactiloscópico Biométrico y Grafotécnico

Sub Gerente

2 Elizabeth Maguiña Cisneros

Coordinadora del Proyecto Asistente

3 Gisselle Zevallos De la Cruz

Asistente Asistente

4 Sonia Roxana Aris Farje

Coordinadora del Servicio Coordinadora del Servicio

5 Alex Campos Vargas Operador SEIB Operador SEIB

6 Santos Arévalo Morán Operador SEIB Operador SEIB

7 Jorge Huamán Herrera

Coordinador Asistente

Gerencia de Informática

8 Edgar Ramos Mejía Desarrollo de software –

Sistema de Identificación NN Líder Informatice

9 Marcos Iván Cama Díaz Desarrollo de software –

Sistema de Identificación NN Analista Programador

10 Javier Quispitupa Cahua Desarrollo de software –

Sistema de Identificación NN Analista Programador

Sub Jefatura Nacional

11 Mariano Cucho Espinoza Líder del Proyecto Sub Jefe Nacional

12 Amparo Ortega Campana Especialista de Proyectos

Especialista

13 Adelmo Cancino Cancino

Especialista de Proyectos Especialista

14 Heidi Verónica Landa Camayo


15 Rosa Toledo Uribe Especialista de Proyectos

Asistente

16 Rosario Gonzáles Lovón




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II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL RENIEC

HASTA EL TERCER NIVEL ORGANIZACIONAL

JEFATURA NACIONAL

Sub Gerencia de

Racionalización

Sub Gerencia de

Planificación e

Innovación

Tecnológica

Sub Gerencia de

Operaciones

Telemáticas

Sub Gerencia de

Gestión de Base de

Datos

Sub Gerencia de

Soporte Técnico

Operativo

Sub Gerencia de

Logística

Sub Gerencia de

Servicios Generales

Sub Gerencia de

Ingeniería de Software

Sub Gerencia de

Contabilidad

SUBJEFATURA NACIONAL

PROCURADURÍA

PÚBLICA

GERENCIA DE

ASESORÍA JURÍDICA

GERENCIA DE

PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO

Sub Gerencia de

Presupuesto

SECRETARÍA GENERAL

Sub Gerencia de

Administración

Documentaria y

Archivo

GERENCIA DE IMAGEN

INSTITUCIONAL

GERENCIA DE

ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE

INFORMÁTICA

CENTRO DE ALTOS

ESTUDIOS

REGISTRALES

Sub Gerencia de

Investigación

AcadémicaSub Gerencia de

Tesorería

Sub Gerencia de

Capacitación

Sub Gerencia de

Estadística

GERENCIA DE

RECURSOS

HUMANOS

Jefaturas Regionales

GERENCIA DE

REGISTROS DE

IDENTIFICACIÓN

GERENCIA DE

OPERACIONES

REGISTRALES

Sub Gerencia de

Archivo Registral Físico

Sub Gerencia de

Fiscalización y

Evaluación de

Registros Civiles

Sub Gerencia Técnica

de Identificación y

Grafotécnia

Sub Gerencia de

Depuración de

Identificación

Sub Gerencia de

Control y

Fiscalización

GERENCIA DE

CERTIFICACIÓN Y

REGISTRO DIGITAL

Sub Gerencia de

Certificación Digital

Sub Gerencia de

Registro Digital

Sub Gerencia de

Actividades

Electorales

GERENCIA DE

REGISTROS

CIVILES

Sub Gerencia de

Gestión Técnica

Normativa de

Registros Civiles

Sub Gerencia de

Control

Patrimonial

GERENCIA DE

RESTITUCIÓN DE LA

IDENTIDAD Y APOYO

SOCIAL

Sub Gerencia de

Restitución de la

Identidad

Sub Gerencia de

Apoyo Social

ÓRGANO DE

CONTROL

INSTITUCIONAL

OFICINA DE

SEGURIDAD Y

DEFENSA NACIONAL

Sub Gerencia de

Apoyo

Administrativo

Sub Gerencia de

Administración de

Personal

Sub Gerencia de

Prensa y

Comunicaciones

Sub Gerencia de

Relaciones

PúblicasSub Gerencia de

Desarrollo Humano

Departamento de

Evaluación Registral

Sub Gerencia de

Sistematización

Jurídica

Sub Gerencia de

Asuntos Laborales

Sub Gerencia de

Planificación

SUB GERENCIA DE

AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

Sub Gerencia de

Procesamiento de

Registros Civiles

GERENCIA DE

PROCESOS DE

REGISTROS

CIVILES

Sub Gerencia de

Depuración de

Registros Civiles

Sub Gerencia de

Integración de

Registros Civiles

Sub Gerencia de

Procesamiento de

Identificación

SUB GERENCIA DE

AUDITORIA

OPERATIVA

CONSEJO

CONSULTIVO

Órganos de

Asesoría

Órganos

de Línea

Órganos

de Apoyo



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III. TERMINOS DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondiente al año 2012 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resultara ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida por las Bases.

…………………………………… Dr. Jorge Luis Yrivarren Lazo

Jefe Nacional del RENIEC



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IV. PERFIL DEL PROYECTO

El RENIEC como institución encargada de la identificación de los peruanos, establece sus objetivos estratégicos y valores institucionales, orientados entre otros a la atención personalizada de las personas y la excelencia en el servicio, asimismo desarrolla permanentemente acciones para la investigación e innovación tecnológica de sus procesos, tal como es el caso del presente proyecto denominado “Identificación de Personas al instante mediante el moderno Sistema AFIS” dirigido a la identificación de personas en estado de vulnerabilidad y fallecidas. En el año 1996, se inicia el servicio de identificación de personas a través de las impresiones dactilares con la captura, homologación y determinación de la identidad de manera manual, con un plazo de atención de 2 o 3 semanas, recibiéndose de diferentes entidades (PNP, el Poder Judicial, el Ministerio Público, Fiscalía, hospitales, clínicas, morgues, albergues, entre otros) solicitudes para determinar la identidad de las personas (nombres, apellidos y dirección), que se encontraban como “NN”, para resolver problemas administrativos y riesgos quirúrgicos de ser el caso, o ubicar y notificar a sus familiares, para su atención o darle sepultura en el caso de los fallecidos. Para tal fin, las entidades enviaban las huellas dactilares impresas en papel, cuya labor del RENIEC era determinar, a través de sus peritos dactiloscópicos especializados, la identidad plena e indubitable de las personas, cambiando radicalmente de ser declarado “NN”, a ser un ciudadano identificado con nombres y apellidos, dirección domiciliaria, a fin que sus familiares le presten apoyo emocional o económico. En el año 2006, el RENIEC adquiere el Sistema Automatizado de Identificación de Impresiones Dactilares – AFIS, a efectos de contar con una Base de Datos AFIS-RENIEC (Impresiones Dactilares) de todos los peruanos, lográndose almacenar para el año 2010, las impresiones de 19´816,962 de peruanos, reduciendo los plazos de atención a “24 horas”. A partir del año 2010, se implementa el servicio “Identificación de Personas al instante mediante el moderno Sistema AFIS”, reduciendo al máximo el plazo de atención a “5 segundos, cuyo proceso es de “1 a N” (comparación de una impresión dactilar contra el universo de la Base de datos AFIS-RENIEC). Este servicio en línea, se realiza a través de un “Kit de Identificación”, compuesto por un lector biométrico y una computadora portátil con conexión a Internet, que contiene el sistema de identificación biométrica. El objetivo de este servicio, es mejorar el tiempo de proceso de identificación de las personas, de “2 ó 3 semanas” a un tiempo record de solo “5 segundos”, que se encuentran en estado de vulnerabilidad (tercera edad, accidentados, hospitalizados, restringidas de su libertad, en estado de abandono, indocumentados, pacientes con enfermedades mentales, víctimas de desastres naturales y crímenes, entre otros), a fin que las mismas puedan ser identificadas y accedan a los múltiples servicios de manera inmediata, tales como salud, identidad, beneficios y programas sociales. Asimismo, este servicio brinda la identificación inmediata de las personas fallecidas (por terrorismo, narcotráfico, accidentes de transporte, siniestros y crímenes en general), a efectos de proporcionar la información de la base de datos del RENIEC al médico legista, que le permita ubicar su domicilio y a los familiares, evitando que el cadáver lo deriven a la fosa común, dejando a sus familiares con la incertidumbre eterna sobre lo ocurrido o la esperanza de encontrarlo con vida. El Método de Solución de Problemas que empleó el equipo del proyecto, está establecido por la Norma Administrativa Interna NAI-025-GIE/001 “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC” aprobada con Resolución Gerencial N° 000032-2006/GIE/RENIEC del 29DIC2006. El objetivo principal, es establecer lineamientos y acciones a seguir para la investigación, desarrollo y propuesta de innovaciones tecnológicas en el RENIEC, teniendo como finalidad alcanzar procesos eficientes que satisfagan las necesidades de los peruanos, haciendo uso de las tecnologías existentes.



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Las principales actividades fueron:

1. Identificar oportunidad y necesidad 2. Analizar el entorno 3. Evaluar alternativas de solución 4. Documentar la solución propuesta

La implementación del presente proyecto, ha permitido la automatización del proceso de identificación con eficacia, logrando los siguientes beneficios:

Reducción del tiempo: en la primera etapa, la identificación de personas se redujo de 2 o 3 semanas a 24 horas; y en la segunda etapa a 5 segundos en el proceso de identificación de las personas en estado de vulnerabilidad y fallecidos.

Confiabilidad en la Identificación de personas: al estar almacenadas las impresiones dactilares de todos los peruanos (21‟597,817 de peruanos) y siendo éstas únicas en el mundo, el procesamiento de la identificación biométrica es altamente confiable.

Reducción de costos de traslado para el solicitante: debido a que no será necesario que el solicitante se desplace hasta las sedes del RENIEC, requiriendo la homologación de las impresiones dactilares de las personas vulnerables y fallecidas.

Simplificación Administrativa: con solo una llamada telefónica, de la institución competente, el RENIEC inmediatamente acude a la identificación de la persona vulnerable o fallecida, brindando su identidad de manera confiable y segura.



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V. GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES

AFIS: Sistema automatizado de identificación de huellas (Automated Fingerprint Identification System).Un sistema biométrico altamente especializado que compara una sola imagen del dedo con una base de datos de las imágenes de dedos. AFIS se utiliza predominantemente para aplicaciones forenses, pero también se está poniendo al uso en aplicaciones civiles. Para aplicaciones forenses, las imágenes del dedo se recogen en las escenas del crimen, conocidas como “latentes”, o se toman de criminales sospechosos cuando se arrestan. En Aplicaciones civiles, las imágenes del dedo pueden ser capturadas colocando un dedo en un explorador o electrónicamente explorando impresiones entintadas en el papel.

EL SISTEMA DE CAPTURA EN VIVO PORTÁTIL: Es un sistema que permitirá la captura de imágenes en tiempo real, de ésta manera concretar facilitando el tramite par adquisición de DNI.

HIT: Cuando las impresiones dactilares de las personas corresponden con alguna de las almacenadas en la Base de Datos del RENIEC.

NO HIT: Cuando las impresiones dactilares de las personas no corresponden con las almacenadas en la Base de Datos del RENIEC.

HUELLAS DIGITALES: Una huella dactilar o huella digital es la impresión visible o moldeada que produce el contacto de las crestas papilares.

IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA: La Identificación biométrica es la verificación de la identidad de una persona basado en características de su cuerpo o de su comportamiento, utilizando por ejemplo su mano, el iris de su ojo, su voz o su cara en el reconocimiento facial.

IMPRESIONES DACTILARES: Es la imagen de la impresión de un dedo, pero que ha sido tomado con la aceptación del usuario final y con métodos adecuados.

KIT DE IDENTIFICACIÓN: compuesto por un lector biométrico y una computadora portátil con conexión a Internet que contiene el sistema de identificación biométrica.

LECTOR BIOMÉTRICO: Es un periférico para la seguridad del ordenador y seguridad informática en general. Está equipado con un módulo de lectura de huella dactilar basado en la tecnología única de biometría.

MOTOR BIOMÉTRICO: Software con el que trabajan los lectores biométricos para la captura de las huellas dactilares.

MODELAMIENTO DE SISTEMAS: El modelado del sistema se muestra cómo el sistema debería estar trabajando. Utilizar esta técnica para examinar cómo los diversos componentes trabajan juntos para producir un resultado particular.

NIST: Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (National Institute of Standards and Technology).

SISTEMAS BIOMÉTRICOS E INTEGRACIÓN DE APLICACIONES: Sistema de identificación automatizada que viene a remplazar sistemas de autentificación como contraseñas o tarjetas inteligentes. La principal ventaja es que los sistemas de identificación biométrica permiten identificar a la persona mediante un rasgo o patrón único, como lo puede ser las huellas dactilares, geometría de las manos, iris, retina, firma y voz que muy difícilmente pueden ser copiados.

SUPLANTACIONES: Acción que consiste en hacerse pasar una persona por otra para obtener algún beneficio.

Abreviaciones CAER: Centro de Altos Estudios Registrales. DNI: Documento Nacional de Identidad.

I+D: Investigación y Desarrollo (I+D). JNAC: Jefatura Nacional

NAI: Norma Administrativa Interna. RENIEC: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil.

GRI: Gerencia de Registro de Identificación SITD: Sistema Integrado de Trámite Documentario

SGTIG: Sub Gerencia Técnica de Identificación y Grafo técnica

SEIB: Servicio especial de identificación biométrica

GI: Gerencia Informática. SGPIT: Sub Gerencia de Planificación e innovación tecnológica.



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VI. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la organización?

El trabajo en equipo dentro de la organización se promueve a través de su Política y Objetivos de Calidad, aprobados con Resolución Jefatural No. 479-2008 y actualizados con Resolución Jefatural No. 009-2009. Asimismo, el Reglamento de Organización y Funciones, contempla la conformación de comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios y personal de distintas unidades orgánicas, con el fin de identificar oportunidades de mejora y solucionar problemas vinculados al trabajo institucional.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

La participación se hace efectiva mediante la conformación de comités multidisciplinarios de trabajo, aprobados con Resolución Jefatural o disposiciones de la Alta Dirección, en los que intervienen funcionarios y personal especializado de todas las unidades orgánicas involucradas en el tema objetivo del comité.

Promoviendo el trabajo en equipo en el personal, mediante las actividades de capacitación que realiza el CAER, desarrollando cursos específicos, tales como: Liderazgo y Trabajo en Equipo, Inteligencia Emocional y Manejo de Conflictos.

Para el proyecto, la Alta Dirección tomó participación directa desde la iniciativa hasta la ejecución del proyecto. Luego del análisis del proyecto de mejora, la Alta Dirección dispuso la conformación de equipo de trabajo, conformado por la Gerencia de Registro de Identificación, Gerencia de Informática, Gerencia de Planificación y Presupuesto, y la Gerencia de Administración, lo que expresa el alto compromiso institucional con las actividades de Investigación e Innovación.

La evaluación y correspondiente proyecto fueron presentados con Informe Técnico No. RE-GI-SGPIT-GC-NSE-ABI-6.1-IT "VERIFICACION BIOMÉTRICA DE IDENTIDAD " de la Sub Gerencia de Tecnología de Información - Gerencia de Informática de fecha 07DIC2007, y fue aprobado con VºBº de la Jefatura Nacional, dando las directrices generales para que se conforme el equipo de proyecto. En adelante, las coordinaciones entre las unidades orgánicas involucradas, directa e indirectamente, se realizaron a través de sus representantes miembros del equipo de proyecto o como proveedores internos para implementar el proyecto.

(3) ¿Cómo participa la alta dirección y el personal en las actividades relacionadas?

La Alta Dirección participa comprometiéndose o haciendo suya la iniciativa para encaminar los grandes proyectos de mejora institucional que impacten positivamente en el país, tal como se dio para este proyecto. En general, las autoridades del RENIEC participan activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo planifica y organiza las actividades a fin de desplegar su ejecución. Finalmente, los funcionarios realizan el seguimiento al plan de trabajo y correspondiente evaluación a los resultados, para la oportuna toma decisiones asegurando que se logren los objetivos trazados.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora

(1) ¿Qué facilidades otorgó la alta dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de una partida en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura.



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La Alta Dirección otorgó facilidades asignando recursos para la fase de concepción del proyecto, encargando la evaluación a las unidades orgánicas directamente involucradas por las funciones que realizan de acuerdo a su competencia funcional, autorizándose así el uso de recursos (horas-hombre, equipos y mobiliario). Una vez aprobado el proyecto, se designó una asignación presupuestal para la implementación de toda la infraestructura, nuevos equipos informáticos, movilidad y materiales necesarios, con las especificaciones técnicas, para cumplir tal servicio. Debido a la envergadura y al impacto social que el proyecto lograría, el equipo contó con diversas facilidades frente a otros trabajos, priorizando su atención y otorgando flexibilidad de horarios, para evaluar y coordinar con las diversas unidades orgánicas que intervienen en el proyecto.

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la alta dirección a

efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo, para su actuación.

Se otorgó el empoderamiento al equipo del proyecto, para la decisión en la ejecución del desarrollo, en lo relacionado a las especificaciones funcionales del sistema de información. La comunicación entre la Alta Dirección y el equipo del proyecto se garantizó mediante reuniones periódicas para la revisión de avances coordinando sobre los recursos necesarios para su despliegue (planificación, diseño, implementación, producción, seguimiento y difusión). El equipo del proyecto obtuvo el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgánicas, gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución.

Asimismo, la comunicación se garantizó a través del uso de los diferentes canales de comunicación con los que cuenta la institución, tales como: el Sistema Integrado de Trámite Documentario, correos electrónicos, comunicaciones escritas, comunicación directa, intranet institucional, reuniones entre el equipo del proyecto y los representantes de la Alta Dirección, dando cumplimiento de la política de calidad del RENIEC “Proporcionar servicios registrales en el marco de la funciones encargadas por la constitución y la ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con personal cortes y altamente especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia, ágil y personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas, ofreciéndoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atención de personas con discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad con el compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad”.

1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implementación de las propuestas de solución.

(1) ¿Qué medios utilizó la alta dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras

propuestas? La Alta Dirección apoyó con la aprobación de disposiciones para implementar las siguientes acciones:

Modificación del Nivel Funcional de la Unidad Orgánica a cargo, es decir, de Departamento

de Dactiloscopia y Grafotecnia a Sub Gerencia Técnica de Identificación y Grafotecnia.

Contratación de personal para cubrir las nuevas funciones aprobadas.

Designación y capacitación de un equipo para el inicio del proyecto.

Aprobación de la Guía de Procedimiento 295-GRI/SGTIG/001 “Servicio Especial de

Identificación Biométrica de Personas NN mediante el Sistema AFIS” mediante Resolución

Jefatural N° 164-2010/JNAC/RENIEC (05MAR2010).

Facilidades para publicidad y cobertura en el lanzamiento del proyecto.



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1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora

(1) Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora que logran resultados destacados?

La Institución cuenta con mecanismos de incentivos para aquellos servidores cuyo trabajo dentro de un proyecto de mejora específico, se haya traducido en un logro significativo. Estos mecanismos son:

Emisión y difusión de documentos de felicitaciones personales.

Resoluciones Jefaturales felicitando la participación de cada uno de los integrantes

involucrados en los proyectos de mejora.

Cartas de agradecimiento por trabajo, compromiso y competencia profesional en el

cumplimiento de las actividades encomendadas.

Constancias por destacada labor profesional.

Diplomas por destacado desempeño en las actividades encomendadas.

Mensajes de la Alta Dirección de felicitaciones y agradecimientos publicados en la Intranet

Institucional y vía correo electrónico institucional.

Publicación de reconocimientos externos y premiaciones a los proyectos de mejora, en el

Boletín Institucional.

Promoción de los proyectos exitosos y los miembros de equipo vía los medios de

comunicación (TV Identidad, Radio Identidad, RENIEC Virtual, Prensa), que incluyen notas,

entrevistas, enlaces vía microondas, reportajes, informes periodísticos.

(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.

El reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora se ha institucionalizado a través de la Política de Calidad, la que considera el reconocimiento personal y grupal de los integrantes de equipos de mejora, sobre los logros obtenidos como instrumento clave para la motivación del personal.

A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, aprobado mediante Resolución Jefatural Nº 251-2003-JEF/RENIEC aprobado el 16JUN2003, el artículo 67º establece que los trabajadores tendrán derecho a incentivos laborales, entendiéndose como incentivos no sólo a la parte económica. Capacitación a través de becas, normada con la Guía de Procedimientos GP-239-GRH/001(30MAR2010), mediante la cual se brinda la oportunidad a los trabajadores de reforzar sus competencias académicas y laborales, generando un mayor compromiso del personal con su entidad, lo que les permite una actualización de sus conocimientos, así como mayor especialización en las labores diarias que ejecutan, logrando maximizar sus habilidades y fortaleciendo la eficiencia, eficacia y consecuente efectividad institucional.



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2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora

(1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?

El Plan Estratégico (2007-2010, 2011-2015, 2012-2016) implementado en el RENIEC, establece políticas y desarrolla estrategias para la documentación de los ciudadanos, de modo tal que permita ubicar, monitorear y verificar el cumplimiento de nuestros objetivos institucionales, tales como la Identificación Total a la Población, el Registro de los Hechos Vitales, actualizar el Padrón Electoral y Otorgar Servicios a los grupos de interés que lo solicitan, y bajo un proceso integrado de actuación, tal como se muestra en el siguiente gráfico:

Mediante el Plan Estratégico Institucional, se define estrategias con rostro social y humano, gestionando bajo un enfoque al cliente, empresas, instituciones entre otros, trazándose varios objetivos dentro de los cuales se encuentran el objetivo de innovación para nuevos productos y servicios, el mismo que se ha cumplido a través de la mejora continua de sus procesos. Es preciso mencionar que, el presente servicio se encuentra dentro del alcance de la Certificación ISO 9001:2008, fortaleciendo la Cultura Organizacional y las capacidades de los recursos humanos. Las principales estrategias del negocio (PEI 2007-2010, 2011-2015, 2012-2016) se encuentran orientadas a la satisfacción de sus diferentes grupos de interés, para el caso del presente proyecto, se muestra su alineamiento con el objetivo general de “Facilitar el acceso a los servicios que brinda el RENIEC” (*):

Enfoque Estratégico



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Cuadro N° 2.1.1 Objetivos Generales del RENIEC

Para el desarrollo de estas estrategias se han desplegado acciones, asegurándose que éstas se lleven a cabo de manera sostenible y sustentable en el tiempo, que den respuesta a los objetivos institucionales, los cuales serán medidos a través de indicadores cuantitativos identificados y de políticas que conduzcan a la consecución de los mismos.

La Misión, Visión y Valores institucionales, se establecen de acuerdo a las funciones del RENIEC, a la perspectiva futura organizacional de la Alta Dirección del RENIEC y a los compromisos del personal para otorgar un mejor servicio

GRUPOS DE INTERES OBJETIVOS GENERALES OBJETIVOS OPERACIONALES

POBLACIÓN SOCIEDAD

ENTIDADES DEL ESTADO EMPRESAS

SISTEMA ELECTORAL

Población Total Identificada Fortalecer el Sistema de Registros de

Identificación

Desarrollo y Consolidación del Sistema de Registros Civiles

Potenciar el Registro de Registros Civiles

Incrementar la Seguridad Técnica y Jurídica de la Identidad de los Peruanos

Consolidar el Sistema de Certificación Digital

Contribuir a la Consolidación de la Democracia Cumplir con la Oportuna emisión del Padrón

Electoral

Facilitar el Acceso a los Servicios que Brinda el RENIEC (*)

Incrementar los servicios que ofrece el RENIEC

GRUPOS DE INTRES

OBJETIVOS GENERALES

INDICADORES UNIDAD DE

MEDIDA LINEA

BASE 2010 METAS

2011 METAS

2012 METAS

2013 METAS

2014 METAS

2015

POBLACIÓN SOCIEDAD ENTIDADES

DEL ESTADO EMPRESAS

SISTEMA ELECTORAL

Población Total Identificada

Porcentaje de Población

Identificada % 88% >90% >91% >92% >93% >95%

Desarrollo y Consolidación del Sistema de

Registros Civiles

Cobertura de Registro de

Nacimientos en Oficinas

Registrales

% 44% > 50% > 60% > 70% > 75% > 80%

Incrementar la Seguridad Técnica y

Jurídica de la Identidad de los

Peruanos

Emisión de Certificados Digitales a Personas

Naturales y Jurídicas

Certificados Emitidos

0 25,000 500,000 1,500,000 2,300,000 3,100,000

Contribuir a la Consolidación

de la Democracia

Actualizaciones del Padrón Electoral

Cantidad Anual de

Actualizaciones

12 12 12 12 12 12

Facilitar el Acceso a los Servicios que

Brinda el RENIEC (*)

Suministro de Información en

Línea

Consulta Realizada

20,000,000 23,000,000 26,000,000 29,000,000 32,000,000 35,000,000

Cuadro 2.1.2 Alineamiento de los Grupos de Interés- Objetivos Generales, Indicadores y Metas



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Política de Calidad del RENIEC

Lineamientos de Política Institucional del RENIEC:

Promover la documentación con el DNI de los peruanos indocumentados adultos y menores, a través del registro del Acta de Nacimiento y emisión del DNI, acreditando su identidad a través del uso de tecnología de punta, previniendo la indocumentación y restituyéndola de ser el caso.

Facilitar la inscripción del mayor número de personas en las zonas de pobreza y pobreza extrema excluidas, a través de campañas de identificación y registro de hechos vitales, en coordinación con los programas sociales del Estado.

Desarrollar métodos y acciones enfocadas a la sostenibilidad de la identificación con el DNI de todos los peruanos, en todos los segmentos poblacionales.

Promover el cambio tecnológico hacia la Identidad Digital a través de la implementación del DNI Electrónico (DNIe).

Implementar nuevas oficinas registrales y de orientación al indocumentado; así como mejorar el acondicionamiento de las oficinas existentes para brindar una mejor atención y servicio a las personas que lo requieran.

Promover la certificación digital garantizando su total seguridad tecnológica y jurídica, en cumplimiento de las funciones encargadas al RENIEC.

Emitir el Padrón Electoral en forma oportuna en cumplimiento de las funciones institucionales y dispositivos legales, contribuyendo a la consolidación de la democracia en el país.

Consolidar la incorporación de los Registros Civiles que funcionan en Municipalidades de los distritos de Lima Metropolitana y el Callao, así como incorporar en forma paulatina los Registros Civiles del ámbito nacional que funcionan en Municipalidades Provinciales y Distritales, procesando las Actas Registrales para fortalecer la Base de Datos de Registros Civiles del RENIEC.

Promover la especialización del personal de la Institución, a través del incremento de sus competencias; con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia,

“Proporcionar servicios registrales en el marco de las funciones encargadas por la Constitución y la Ley, garantizando la identificación y el registro de los hechos vitales de los peruanos, mediante la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con personal cortés y altamente especializado, con el objetivo de satisfacer a los usuarios a través de un trato de excelencia, ágil y personalizado, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas, ofreciéndoles una infraestructura de servicios moderna que prioriza la atención de personas con discapacidad, excepcionales, menores y adultos de la tercera edad, con el compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente

la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad”.



18


Cuadro N° 2.1.3 Resultados de implementación del Servicio de Identificación Biométrica de personas vulnerables y fallecidas.

ágil y personalizado, en el marco de la mejora continua y el fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad del RENIEC.

Propiciar la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con comunicaciones abiertas y capacidad de respuesta acorde a sus requerimientos y expectativas de los usuarios.

Mejorar los procesos internos de gestión relacionados a la emisión del DNI y Registros Civiles, mediante la actualización e innovación de procedimientos, así como con la intensiva utilización de las tecnologías de información.

Fortalecer el Sistema de Gestión de la Calidad del RENIEC a través de la certificación bajo normas internacionales de una mayor cantidad de procesos internos de gestión, así como desarrollar acciones orientadas hacia su integración.

Continuar con la implementación y el fortalecimiento del Archivo central y periféricos (físico registral y registros civiles) que integran el Sistema Institucional de Archivos, utilizando las tecnologías de información, a fin de brindar un servicio de calidad.

Facilitar las condiciones necesarias para el logro de los objetivos de la Política de Seguridad y Defensa Nacional.

(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la Organización en la

selección del proyecto de mejora a trabajar?

El proyecto de mejora fue seleccionado acorde a:

El quinto proceso clave “Otorgamiento de Servicios”, el cual tiene como objetivo general “Facilitar el Acceso a los Servicios que brinda el RENIEC”, desarrollando nuevos servicios relacionados a la identificación de los peruanos, la cual se encuentra vinculada a la política que propicia la utilización de tecnologías y procedimientos de alta calidad, con capacidad de respuesta a sus requerimientos y expectativas de sus grupos de interés.

El fortalecimiento del Sistema Nacional de Identificación mediante el AFIS, como un sistema que conteniendo las huellas digitales de todos los peruanos registrados, facilite la identificación plena de las personas.

La mejora del servicio, incrementando la eficiencia y eficacia de los procesos de identificación, garantizando la confiabilidad y la oportunidad de la información.

(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo a

resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?

Respecto a los resultados financieros, se precisa que el otorgamiento de este servicio es completamente gratuito, inmediato y eficiente de gran transcendencia, y proporciona al RENIEC un incalculable valor social, por cuanto se ofrece a las personas en situación de vulnerabilidad y fallecidos.

ESTRATEGIA DEL NEGOCIO RESULTADOS FINANCIEROS

PROCESOS INTERNOS DESEMPEÑO DEL

PERSONAL

RESULTADOS DE SATISFACCION DEL

CLIENTE EXTERNOS E INTERNO

OBJETIVO GENERAL

Facilitar el Acceso a los Servicios que brinda el

RENIEC

Aprovechamiento y uso intensivo

de las TIC

Servicio gratuito, subvencionado por

recursos ya existentes en la

institución (AFIS, recursos humanos especializados en informática y en dactiloscopia,

equipos informáticos, unidades móviles)

Reducción de los tiempos en la identificación de las Personas

vulnerables y fallecidas de 2 ó 3 semanas a 5 segundos. Con la implementación del servicio no se requiere la

digitalización de la impresión dactilar tomadas de manera

manual.

Mejora de sus habilidades,

producto de las capacitaciones

especializadas en temas de software y manejo de sistemas

informáticos

Nuestro servicio en la actualidad se puede

percibir una gran satisfacción de los grupos

de interés, debido a la eficacia, rapidez y sobre

todo por cuanto el servicio que brinda RENIEC es

completamente gratuito.



19


2.2 Estimación del impacto en los resultados de la organización. (1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los

proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda.

El RENIEC en su constante interés de ofrecer nuevos servicios y mejorar los actuales, buscó reducir el tiempo de atención para la identificación de personas vulnerables y fallecidas, encontrando para ello, la alternativa de la implementación del servicio “Identificación de Personas al instante mediante el moderno Sistema AFIS”. El análisis del impacto en costos, calidad, entrega, participación en el mercado, productividad, entre otros, se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro Nº 2.2.1 Análisis de Impacto

(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado? Las razones por la que el equipo escogió el proyecto de mejora del Servicio de Identificación de Personas al instante mediante el moderno Sistema AFIS, fueron las siguientes:

Poner a disposición de los peruanos un servicio único en su género, a nivel región Sudamérica y de la sociedad peruana en el marco de la Política de Modernización e Innovación Tecnológica del Estado, completamente gratuito, inmediato y eficiente, de gran transcendencia e incalculable valor social, utilizando tecnología moderna desarrollada por los ingenieros expertos del RENIEC. A la fecha, los beneficiarios potenciales son aproximadamente 21‟597,817 personas, que se encuentran registrados en la Base de Datos AFIS-RENIEC del RENIEC, permitiendo su identificación plena, reduciendo la posibilidad de suplantación y usurpación de identidad.

Fomentar el uso de la tecnología biométrica en el país, de manera que se incrementa el conocimiento y beneficios de ella en favor de la seguridad.

PROYECTO DE MEJORA : SERVICIO DE IDENTIFICACIÓN DE PERSONAS AL INSTANTE MEDIANTE EL

MODERNO SISTEMA AFIS

FACTOR IDENTIFICACION MANUAL -

SEMIAUTOMATICA IDENTIFICACION AUTOMATICA

COSTOS Se mantiene Disminuyó

SEGURIDAD Se mantiene Aumentó

PARTICIPACION DE MERCADO Único Único

CONFIABILIDAD Se mantiene Aumentó

PRODUCTIVIDAD Se mantiene Aumentó

ENTREGA DEL SERVICIO Servicio Gratuito Servicio Gratuito, se mantiene

TIEMPO De 2 o 3 semanas a 24 horas Resultados inmediatos en tiempo

real, de 5 segundos

ACCESIBILIDAD Se mantiene Aumentó



20


Todos los procesos de

la institución se

monitorean continuamente,

teniendo como finalidad

comparar el rendimiento real

con respecto al esperado. Esta

medición permite detectar en forma

temprana alguna anomalía que se presente

dentro del proceso, las cuales serán controladas

con nuevas propuestas de innovación.

Aprobada la propuesta

Se constituye el proyecto de innovación.

La planificación y ejecución

del proyecto quedará a cargo

del equipo responsable

determinado por la Alta Dirección. La

Ejecución del proyecto se lleva a cabo de

acuerdo a la Metodología de Gestión de

Proyectos para la Gerencia de Informática del RENIEC. (Basada en el PMBOK).Vigente desde el 28 de febrero de 2007.

En este sub proceso se decide la aprobación

de la propuesta de innovación tecnológica

La Alta Direccion de la institucion evalúa la

factibilidad económica y social de la propuesta.

En caso sea aprobada, se determinarán

aspectos relacionados a la

planificación del proyecto

(equipo de proyecto,

recursos requeridos y

etc).

Este sub proceso comienza con la identificación de oportunidades y detección de necesidades, a través de actividades de investigación y análisis de satisfacción de los ciudadanos que acuden diariamente a las oficinas del RENIEC a realizar un trámite, teniendo como resultado una propuesta de innovación tecnológica. En general, una propuesta podría iniciarse por:

Identificación de oportunidades

Tecnológicas, Concepción de

nuevas Ideas, Detección de

necesidades latentes

y/o Recepción de

necesidades explícitas.

3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

3.1. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo?

El Método de Solución de Problemas que empleó el equipo de proyecto, está establecido por la Norma Administrativa Interna NAI-025-GIE/001 “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC”, aprobada con Resolución Gerencial N° 000032-2006/GIE/RENIEC del 29DIC2006. El objetivo principal es establecer lineamientos y acciones a seguir por la Sub Gerencia de Planificación e Innovación Tecnológica para la investigación, desarrollo y propuesta de innovaciones tecnológicas en el RENIEC, teniendo como finalidad alcanzar procesos eficientes que satisfagan las necesidades de los ciudadanos, haciendo uso de las tecnologías existentes. Esta norma comprende la Metodología de Investigación y Desarrollo para la Sub Gerencia de Planificación e Innovación Tecnológica, describiendo el ciclo de innovación tecnológica en la organización, y ha sido elaborada tomando en consideración las metodologías y técnicas recomendadas para el proceso de innovación en las organizaciones, tanto por especialistas reconocidos como por organizaciones internacionales, alineados a la realidad de la institución.

Figura N° 3.1.1 Ciclo de Innovación Tecnológica en el RENIEC

DECISIÓN

EJECUCIÓN MONITOREO

I+D



21


(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados.

El detalle de las etapas desarrolladas fueron:

SUBPROCESO I+D La definición de esta metodología tiene como objetivo presentar la secuencia de actividades, que deberá seguirse durante el Sub Proceso de Investigación y Desarrollo (I+D), para la elaboración de una propuesta de innovación tecnológica.

Habilidades del especialista. Factores Internos.

Figura N° 3.1.2 Metodología para el Sub Proceso de Investigación y Desarrollo

Esta metodología se organiza de la siguiente manera:

Cada propuesta de innovación es iniciada por un “Impulsor de Innovación”.

La elaboración de cada propuesta sigue una secuencia de actividades principales definidas.

El resultado de la ejecución de las cuatro actividades principales, es un entregable. Para garantizar la adecuada elaboración de entregables, se recomienda:

Alinear las propuestas desarrolladas a la estrategia institucional.

Que los especialistas encargados de realizar estos informes posean además de conocimientos especializados ciertas habilidades como la creatividad y la investigación por naturaleza.

IMPULSORES DE LA INNOVACIÓN Una propuesta puede ser iniciada por múltiples factores: Nuevas ideas, detección de necesidades, entre otras. En la definición de los impulsores de la innovación para el sub proceso I+D, se ha tenido en consideración aspectos relacionados a la concepción de la iniciativa. De esta manera, tenemos:

Creatividad Conocimiento Investigación Tecnológica

1. Identificar Oportunidad/Necesidad

2. Analizar

Entorno 3. Evaluar

Alternativas de Solución

4. Documentar la Solución Propuesta

Estrategia Institucional

Inicio

Inicio

Impulsores

de la

Innovación

Entregables

Sub Proceso I+D – Actividades Principales



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Iniciativa Externa Iniciativa Interna

Necesidad detectada por otra Unidad Orgánica o Alta Dirección.

Oportunidad identificada / Necesidad detectada por el Sub Gerente SGIT o Especialistas SGIT.

Realizado por: Alta Dirección/Unidades Orgánicas.

Sub Gerente SGIT/ Especialistas SGIT.

Frecuencia: Por Requerimiento Desarrollo Continuo

Objetivo:

- Investigar y analizar las tecnologías de información y comunicaciones requeridas.

- Determinar los beneficios y riesgos de implementación.

- Evaluar la conveniencia de su aplicación en la institución.

- Proponer estrategias para la Innovación Tecnológica de Información y comunicaciones para la automatización de procesos.

- Aplicación de tecnologías de información y comunicaciones para la automatización de procesos.

- Definición de un nuevo esquema de trabajo (Diseño/Rediseño de Procesos).

- Mejora incremental de un esquema de trabajo existente (Optimización de Procesos).

- Difusión de tecnologías emergentes de información y comunicación (Vigilancia Tecnológica).

Alcance:

- Aplicar tecnologías de información y comunicaciones existentes.

- Mejorar el diseño, la calidad y la tecnología en productos y procesos.

- Proponer nuevos servicios haciendo uso de nuevas tecnologías.

- Preparar, difundir y aplicar normas técnicas/ metodologías de trabajo/ buenas prácticas.

Cuadro Nº 3.1.1 Impulsores de la Innovación

ACTIVIDADES PRINCIPALES La metodología se compone de cuatro actividades principales, a continuación se presenta el objetivo de cada una, y a modo de guía una lista de tareas y técnicas más utilizadas.

Actividad Objetivos Tareas Técnicas

Identificar Oportunidad / Necesidad

Identificar oportunidades.

Detectar o crear necesidades existentes / Proponer la aplicación de nuevas herramientas.

Consolidar la idea para la solución propuesta.

Estimar del tiempo que tomará elaborar la propuesta.

1. Investigación Tecnológica. Investigación.

2. Análisis de la Información Histórica.

Diagrama de Pareto. Diagrama de Dispersión. Histogramas.

3. Análisis de los Procesos Principales.

Pronósticos.

4. Duración de la Propuesta. PERT-PCM.

Analizar Entorno

El objetivo de ésta actividad es analizar la situación actual de la oportunidad identificada necesidad detectada en la institución.

1. Levantamiento de la Información.

Encuestas Indirectas. Entrevista a usuarios. Diagrama de Ishikawa.

2. Análisis de la Información Histórica para la Necesidad Detectada.

Diagrama de Pareto. Diagrama de Dispersión. Histogramas. Pronósticos.

3. Análisis de los Procesos Principales.

Diagrama de Flujo. Diagrama de Bloque. Cursogramas.

Evaluar Alternativas de Solución

Investigación del entorno tecnológico.

Evaluación de alternativas tecnológicas.

Desarrollo de Prototipos / Innovación Tecnológica de Procesos.

1. Investigación del Entorno tecnológico.

Investigación.

2. Evaluación de las alternativas tecnológicas existentes.

Entrevistas con Proveedores. Entrevistas con otras Instituciones. Benchmarking de Tecnologías. Estudio de Factibilidad Técnica. Pruebas de las alternativas tecnológicas.

3. Construcción de prototipos (Aplicativos, Componentes, etc.)

Metodología de Desarrollo de Sistemas. Modelamiento de Sistemas. Entornos de Programación. Gestores de Base de Datos.

4. Rediseño de Procesos. Mapa de Procesos. Modelamiento de Procesos.

Documentar la Solución Propuesta

Especificación de los objetivos de la solución propuesta.

Definición de la estrategia de implementación.

Identificación de Beneficios / Riesgos.

1. Elaboración de Entregables De acuerdo al formato establecido.

Cuadro Nº 3.1.2 Actividades Principales de I+D



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ENTREGABLES La estructura del entregable „Informe Técnico‟ se detalla a continuación:

SECCIÓN EXIG. OPC. DESCRIPCIÓN

Introducción X

En esta sección se brinda toda la información necesaria para que el lector comprenda la solución propuesta. Se incluye los siguientes aspectos:

Las razones que motivaron la elección del tema.

Los fundamentos que lo sustentan.

La metodología utilizada

Objetivos X En esta sección se explica “para qué” se realizó la investigación. Son los propósitos que motivaron al especialista a recomendar una solución para una necesidad planteada u oportunidad identificada.

Glosario de Términos X En esta sección se describe la terminología específica utilizada en el Informe Técnico, que no corresponde al lenguaje común.

Antecedentes X En esta sección se describe el escenario que lleva a identificar el problema y la solución propuesta, considerando los avances alcanzados en el tema ya sea a nivel institucional, nacional o internacional.

Situación Actual X En esta sección se responde con toda precisión las siguientes preguntas: ¿Cuál es el problema que se pretende resolver? y ¿Cuál es su importancia? Se declaran los propósitos y objetivos, y se justifica lo expresado.

Marco Teórico X En esta sección se describen las teorías, tecnologías, tendencias y otros conceptos teóricos que son necesarios para plantear una solución al problema identificado.

Análisis del Entorno Tecnológico

X

En esta sección se presenta la investigación del campo tecnológico que se utilizará en la solución propuesta, teniendo en consideración:

Máximo nivel alcanzado (estado del arte).

Tendencias.

Comparación de tecnologías similares (benchmarking).

Evaluación de los resultados y experiencias similares.

Solución Propuesta / Aplicación en RENIEC

X

En esta sección se responde las siguientes preguntas: ¿Cómo se ha resuelto el problema? y ¿Cómo se aplicaría en nuestra institución? Constituye la parte central de la investigación, por lo que su estructura y su contenido dependerán en cada caso.

Beneficios X En esta sección se describe el impacto positivo que la implementación de la solución propuesta generaría en los procesos afectados.

Riesgos X En esta sección se describen las consideraciones que deberán controlarse para evitar que la solución propuesta cause deficiencias en los procesos afectados.

Conclusiones X

En esta sección, se presentan las consecuencias y los aspectos más importantes de la investigación en forma breve y sintetizada. Es necesario esquematizar las conclusiones en un orden coherente, no deben ser muchas de manera que resalten los aspectos más importantes aportados con la investigación.

Recomendaciones X En esta sección, se especifican los requerimientos que darán soporte a la implementación de la solución propuesta.

Referencias X En esta sección, se presentan en forma ordenada todos los libros, estadísticas, links, etc., que han sido utilizadas como fuente de información durante la investigación.

Anexos X

En esta sección, se brinda toda la información necesaria para que el lector comprenda la solución propuesta. Se recomienda incluir los siguientes aspectos:

Las razones que motivaron la elección del tema.

Los fundamentos que lo sustentan.

La metodología utilizada

Cuadro Nº 3.1.3. Estructura del Entregable “Informe Técnico”

EXIG.: Exigidas. Deberán ser incluidas en la presentación del Informe Técnico. OPC.: Opcionales: Podrán ser incluidas en la presentación del Informe Técnico, de acuerdo al criterio del especialista. 3.2. RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora?

La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora, se obtuvo de la cantidad de impresiones dactilares que se encuentran en la Base de Datos AFIS-RENIEC y la documentación emitida por los cuerpos de estándares internacionales (ISO, NIST, etc.).



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(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?

Para efectuar el análisis de los clientes potenciales y la demanda del nuevo servicio, a crearse con el proyecto de mejora, se recolectó:

Información sobre la cantidad de ciudadanos que se encuentran registrados en la Base de Datos AFIS-RENIEC.

Información sobre sistemas biométricos y su aplicación.

Información de las solicitudes de homologación de impresiones dactilares de la PNP, Poder Judicial, Ministerio Público, morgues, nosocomios, albergues, entre otros.

Para conocer la cantidad de personas que podrían ser beneficiadas, se analizó el porcentaje de impresiones dactilares de ciudadanos incorporados a la Base de Datos AFIS-RENIEC, es decir, cantidad de personas que podrían verificar su identidad mediante este servicio.

(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?

Las fuentes de datos se seleccionaron de la bases de datos del RENIEC, tanto del servicio de consultas en línea, como de la Base de Datos AFIS-RENIEC; asimismo, de organismos reconocidos como:

ISO – International Organization for Standardization, http://www.iso.org/iso/home.html.

NIST – National Institute of Standards and Technology, http://www.nist.gov/index.html.

FBI – FBI Biometric Center Of Excellence (Entidad especializada en temas biométricos). http://www.fbibiospecs.org/biometric_specs.html.

(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o deficiencia de la información?

En la fecha de análisis de factibilidad del proyecto (DIC2007), gracias al proceso de migración de huellas al Sistema AFIS desde octubre 2006 a diciembre 2007, se logró conformar la Base de Datos AFIS-RENIEC, lográndose procesar más de 12 millones de huellas. Asimismo, por los registros del día a día generados por los trámites de DNI en agencias, se incorporó más de dos millones de huellas dactilares.

Es así que la Base de Datos AFIS-RENIEC, se generó a través de 2 procesos independientes:

Por la migración.

Por los registros producidos por el día a día.

Estos dos procesos dieron como resultado una Base de Datos AFIS-RENIEC de alrededor de 14‟170,458 registros al 2007. Dado que no se contaba con la totalidad de las huellas de todos los ciudadanos por diferentes factores, se procedió con la incorporación de registros del día a día, el cual permitía ir incorporando y actualizando la base datos biométricas por huellas de mejor calidad, llegando a contar con 21,597,817 para abril de 2012.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de mejora.

Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados.

El análisis de la información recolectada se realizó de la siguiente manera:

SERVICIO DE CONSULTAS EN LÍNEA Tal como se indicó anteriormente, el servicio que se plantea con el proyecto de mejora se realizó sobre la base de la información del Servicio de Consultas en Línea que el RENIEC brinda a las instituciones públicas y privadas. Por tal motivo, se recolectó y analizó la información de este servicio sobre:

http://www.iso.org/iso/home.html

http://www.nist.gov/index.html

http://www.fbibiospecs.org/biometric_specs.html



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Cantidad de convenios con instituciones públicas y privadas por año.

Cantidad de consultas por año.

Cantidad de usuarios por año.

Se analizó la demanda del servicio, a fin de conocer la cantidad de clientes potenciales y la cantidad de consultas que podría darse en el servicio que se plantea con el proyecto de mejora.

OPORTUNIDADES DEL SERVICIO Se hizo una lista de usos que se puede dar al servicio, no sólo como Servicio Complementario al Servicio de Consultas en Línea, sino también como un servicio de identificación inmediata a través de sus impresiones dactilares, a las personas vulnerables y fallecidas. El proyecto se desarrolló en un contexto más amplio de las expectativas de los grupos de interés, que estaba considerado en el Plan Estratégico Institucional, específicamente referido a los servicios de consulta al AFIS; por esta razón, el proyecto se enfocó a satisfacer las necesidades de los beneficiarios del servicio como producto de la evaluación de los diferentes casos de personas no identificadas, difundidos a través de los medios de comunicación social, noticas y reportajes, así como, de la recepción de continuas solicitudes de colaboración interinstitucionales, por parte de otras instituciones como el Ministerio Público, PNP y otras entidades, para la identificación de víctimas como consecuencia de siniestros, accidentes, desastres naturales o personas fallecidas ingresadas a la morgue.

3.3. HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD

(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la gestión del proyecto de mejora? De acuerdo a la Norma Administrativa Interna NAI-025-GIE/001 sobre “Investigación y Desarrollo para la Innovación Tecnológica en RENIEC”, las herramientas de calidad están identificadas como técnicas a usar en cada etapa del método:



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ACTIVIDAD TAREAS TÉCNICAS

Identificar Oportunidad /

Necesidad

1. Investigación Tecnológica. Investigación.

2. Análisis de la Información Histórica. Diagrama de Pareto. Diagrama de Dispersión. Histogramas.

3. Análisis de los Procesos Principales. Pronósticos.

4. Duración de la Propuesta. PERT-PCM.

Analizar Entorno

1. Levantamiento de la Información. Encuestas Indirectas. Entrevista a usuarios. Diagrama de Ishikawa.

2. Análisis de la Información Histórica para la Necesidad Detectada.

Diagrama de Pareto. Diagrama de Dispersión. Histogramas. Pronósticos.

3. Análisis de los Procesos Principales. Diagrama de Flujo. Diagrama de Bloque. Cursogramas.

Evaluar Alternativas de

Solución

1. Investigación del Entorno tecnológico. Investigación.

2. Evaluación de las alternativas tecnológicas existentes.

Investigación. Entrevistas con Proveedores. Entrevistas con otras Instituciones. Benchmarking de Tecnologías. Estudio de Factibilidad Técnica. Pruebas de las alternativas tecnológicas.

3. Construcción de prototipos (Aplicativos, Componentes, etc.)

Metodología de Desarrollo de Sistemas. Modelamiento de Sistemas. Entornos de Programación. Gestores de Base de Datos.

4. Rediseño de Procesos. Mapa de Procesos. Modelamiento de Procesos.

Documentar la Solución

Propuesta 1. Elaboración de Entregables De acuerdo al formato establecido.

Cuadro Nº 3.3.1. Técnicas y Herramientas de Calidad

A modo de ilustración, se presenta una de las herramientas de calidad utilizadas para el proyecto de mejora, como es el Diagrama de Ishikawa que nos permitió identificar las causas, efectos y posibles soluciones al problema.



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(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad más utilizadas fueron las siguientes:

HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD Y

TÉCNICAS VENTAJAS DESVENTAJAS

Investigación

- La existencia de fuentes de información masiva como el Internet, facilitaron encontrar información específica y comparativa de manera inmediata.

- Facilitó revisar experiencias similares al proyecto en otros países.

- Cada miembro del equipo cubría un tema de investigación minimizando los tiempos para la recolección y el análisis.

- Demasiada información tecnológica distraía a algunos miembros del equipo y ponía en riesgo el entendimiento del real alcance de la investigación

- Requirió de mucho control para limitar el acceso de información y exigir el cumplimiento de tiempos planificados.

Diagrama Pareto

- Permitió enfocarse en los problemas más repetitivos durante la etapa de pruebas de laboratorio para el funcionamiento del Sistema y usado de manera intensiva durante el monitoreo de la operatividad.

- Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano impacto.

Pronósticos

- Ayudaron a tener una proyección en el tiempo de la demanda de los servicios, ingresos y egresos en la operatividad, que permitió tomar una decisión final sobre la factibilidad económica.

- Sin un software especializado de simulación con iteraciones para análisis cuantitativo, las proyecciones fueron simples y tenían un mediano nivel de certeza.

Diagrama Causa Efecto (Ishikawa)

- Facilitó la discusión grupal para identificar y analizar la causas raíz de los potenciales problemas durante la planificación y para resolver definitivamente las incidencias detectadas durante el monitoreo de la operatividad

- Para los problemas más complejos requirió de facilitadores y expertos en el tema tratado para priorizar y consensuar.

Diagramas de Flujo

- Permitió crear y explicar los principales procesos en forma gráfica y simplificada.

- Sirvió como una herramienta de comunicaciones con el cliente para entender cómo funcionaría el Servicio.

- En algunos casos muy técnicos, el diagrama era enredado y requería de mucho orden en la representación gráfica para su entendimiento.

Mapa de Procesos - Sirvió para el análisis macro del Servicio una vez definido,

con la interrelación de los clientes y proveedores, tanto internos como externos.

- Requirió apoyo de especialistas en gestión por procesos para un mejor aprovechamiento de la herramienta.

Cuadro Nº 3.3.2. Ventajas y Desventajas de las Técnicas y Herramientas de Calidad

3.4. CONCORDANCIA ENTRE EL MÉTODO Y LAS HERRAMIENTAS

(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas?

Al aplicar el método de solución de problemas establecido en la organización, se utilizaron la mayoría de las herramientas de calidad recomendadas para cada etapa del método, comprobando en la práctica que eran acordes a la necesidad de la tarea específica, desarrollada por cada integrante del equipo. Sin embargo, el uso adecuado de las herramientas empleadas era asegurado por el trabajo de revisión y discusión en equipo, en el que se compartía entre todos los miembros, las ventajas y desventajas que se habían encontrado con el uso de las mismas, dando lugar a la retroalimentación de experiencias, y en algunos casos se recomendaba una combinación de herramientas de diversas etapas del método aplicado.



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4. GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO

4.1 CRITERIOS PARA LA CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO

(1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo?

El Líder de Proyecto en coordinación con las áreas involucradas, designaron el equipo de proyecto, considerando los criterios siguientes:

La experiencia profesional.

La capacidad de análisis.

La capacidad de trabajo en equipo.

La disponibilidad de tiempo.

Capacidad de poder establecer relaciones satisfactorias.

Capacidad de iniciativa, tenacidad y optimismo.

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los potenciales miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios? Explique cómo.

Para el inicio del proyecto se utilizó el método de Asignación Previa, es decir, se designó directamente a los integrantes principales debido a que los miembros debían contar básicamente con experiencia y conocimiento especializado en Sistemas Biométricos y Sistemas Informáticos en general, Gestión de Proyectos, así como tener experiencia de varios años en proyectos de la institución.

(3) ¿Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento

de los conocimientos y experiencia de cada miembro?

Se aseguró una conformación balanceada del equipo, analizando su experiencia y teniendo en cuenta la especialización de cada miembro del equipo:

Sistemas biométricos e Integración de Aplicaciones.

Análisis de Sistemas y Nuevos Servicios.

Administrador de Servidores.

Administrador de Base de Datos.

Seguridad de la Información.

Gestión de Proyectos. 4.2 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

(1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto?

El RENIEC recibía de diferentes entidades (PNP, el Poder Judicial, el Ministerio Público, Fiscalía, hospitales, clínicas, morgues, albergues, entre otros), múltiples solicitudes para determinar la identidad de las personas (nombres, apellidos y dirección), que se encontraban como “NN”, para fines administrativos y riesgos quirúrgicos de ser el caso, o ubicación y notificación de sus familiares para su atención o darle sepultura en el caso de los fallecidos. Para ello, las entidades enviaban las huellas dactilares impresas en papel, cuya labor del RENIEC era determinar, a través de sus peritos dactiloscópicos especializados, la identidad plena e indubitable de las personas, cambiando radicalmente de ser declarado “NN”, sin familiares que le presten apoyo emocional o económico, a ser un ciudadano identificado, con nombres y apellidos, dirección domiciliaria y familiares que lo rodean.

Estas solicitudes son atendidas desde el año 1996, el servicio de identificación de personas a través de las impresiones dactilares con la captura, homologación y determinación de la identidad se realizaba de manera manual, con un plazo de atención de 2 o 3 semanas, debido a que no se contaba con una Base de Datos AFIS-RENIEC de Impresiones Dactilares, que permita comparar automáticamente con las impresiones dactilares capturadas de las personas en situación de vulnerabilidad y fallecidos. Siendo este servicio, en algunos casos, no oportuno para los solicitantes.



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Frente a esta situación, el principal problema a resolver era reducir los tiempos de respuesta de identificación, sin perjudicar la confiabilidad de la información proporcionada. En el año 2006, el RENIEC adquiere el Sistema Automatizado de Identificación de Impresiones Dactilares – AFIS, a efectos de contar con una Base de Datos AFIS-RENIEC que contenga las impresiones dactilares de todos los peruanos. En base al problema expuesto, el objetivo del proyecto fue brindar un nuevo servicio para determinar la identidad de las personas vulnerables y fallecidas, de manera inmediata y segura, a través de sus impresiones dactilares en forma automática, en tiempo real y gratuita, aprovechando al máximo la eficacia de nuestro sistema AFIS y de la valiosa información registrada en la Base de Datos AFIS-RENIEC. (2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?

El proyecto se hizo de conocimiento a todas las unidades orgánicas, directamente vinculadas con su desarrollo en base al alcance del proyecto, asignándose funciones y responsabilidades a las unidades orgánicas involucradas, según competencia funcional.

(3) ¿Cómo planificó dichas actividades?

Las actividades se planificaron siguiendo los lineamientos dados por la Metodología de Gestión de Proyectos para la Gerencia de Informática del RENIEC (Basada en el PMBOK), que consistió en desglosar los componentes del EDT hasta el nivel de paquetes de trabajo, y luego éstos fueron descompuestos en actividades, estableciéndose plazos, indicadores y metas, así como un cronograma de trabajo, en donde se detalla el diseño, monitoreo y evaluación, siendo la técnica y herramienta principal el “Juicio de Expertos” de los propios miembros del equipo, que fueron incorporándose progresivamente, además de la participación clave de los grupos de interés.

Las actividades del proyecto de mejora se definieron por fases:

Análisis del Servicio.

Diseño del Servicio.

Construcción del Prototipo.

Construcción del Servicio.

Implementación.

Seguimiento y Mejora.

(4) ¿Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos

Las actividades de cada fase del proyecto, los plazos de ejecución, asignación de responsabilidades y recursos, se establecieron sobre la base de los lineamientos dados por la Alta Dirección, la metodología adaptada de métrica V3 para el RENIEC, la experiencia de los especialistas en el tema y los lineamientos dados por la Metodología de Gestión de Proyectos para la Gerencia de Informática del RENIEC (Basada en el PMBOK). Estos lineamientos se resumen en:

El cronograma fue elaborado convenientemente por el Jefe del Proyecto en coordinación con los miembros del Equipo para obtener una estimación realista en la duración de las actividades.

Todos los miembros del Equipo de Proyecto conocieron el cronograma antes de aprobarse, independientemente a que pertenezcan a diferentes áreas.

El cronograma fue aprobado por el Jefe del Proyecto y por el Subgerente a cargo.

El cronograma fue elaborado en la Plantilla del Project establecida por la Subgerencia de Planificación e Innovación Tecnológica para los Proyectos de la Gerencia de Informática.

La definición de los entregables, actividades para elaborar los entregables, secuencia y duración de las actividades, así como los recursos involucrados, fueron de entera responsabilidad de los jefes de grupo, y contaron con la aprobación de los Sub gerentes a cargo.

Las actividades (tareas) no tuvieron una duración mayor a 5 días útiles. Cualquier actividad con una duración mayor, fue dividida en otras actividades menores que puedan ser verificables.



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La duración de una actividad quedó distribuida en igual cantidad de horas diarias por todo el periodo de duración. No se manejaron diferentes cantidades de horas diarias para una misma actividad.

Para programar un período de espera entre dos actividades, debe incluirse (en el MS Project) como un atraso a la segunda actividad, a fin de mantener la secuencia de actividades.

La asignación de un recurso fue como máximo al 100% en un mismo día laborable. Los recursos asignados a más de un proyecto, debían sumar sus asignaciones en un mismo día y no debía ser mayor al 100%. En todo caso, los recursos sobreasignados en el MS Project (asignación mayor al 100%) fueron balanceados con mayores recursos o mayor tiempo para las actividades.

4.3 GESTIÓN DEL TIEMPO (1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto? Se aseguró el cumplimiento de los plazos previstos del proyecto, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Metodología de Gestión de Proyectos de la Gerencia de Informática del RENIEC (basada en el PMBOK).

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y por miembro, la preparación de

agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos.

La planificación detallada se realizó siguiendo los siguientes pasos:

El cronograma, una vez aprobado, se guardó con Línea Base en el MS Project, antes de

registrarse en el Project Web Access que administra la Subgerencia de Planificación e

Innovación Tecnológica.

Toda fecha de término de un entregable implicó, que en esa fecha, se obtenga la aprobación

del mismo, habiéndose incluido tiempos de pruebas, verificaciones, ajustes y aceptaciones

finales correspondientes.

Deben definirse obligatoriamente “Hitos” para los entregables importantes que se vayan

obteniendo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Los cambios realizados en el alcance del proyecto, generalmente por interés del

cliente/usuario, fueron solicitados y/o trasladados (resumidos) en la “Plantilla de Solicitud de

Cambios en el Alcance” por el Jefe del Proyecto y coordinado con el cliente/usuario para su

aprobación. Finalmente, fue aprobado por el Subgerente a cargo para su implementación.

Los cambios que se requieran en el cronograma del proyecto, generalmente por interés del

equipo de proyecto, fueron solicitados y/o trasladados (resumidos) en la “Plantilla de Solicitud

de Cambios en el Cronograma” por el Jefe del Proyecto y coordinado con el cliente/usuario

para su aprobación. Finalmente, fue aprobado por el Subgerente a cargo para su

implementación.

Una vez aprobado el cambio en el alcance y/o cronograma, se actualizó el cronograma

guardándose necesariamente una nueva Línea Base en el MS Project antes de registrarse en

el Project Web Access. Las plantillas con los cambios aprobados formaron parte del

Enunciado del Alcance del Proyecto.

Los cambios en el alcance y/o cronograma, una vez aprobados, fueron comunicados a los

clientes/usuarios, el equipo de proyecto y a la Subgerencia de Planificación e Innovación

Tecnológica.



31


4.4 GESTIÓN DE LA RELACIÓN CON PERSONAS Y ÁREAS CLAVE DE LA ORGANIZACIÓN (1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la

organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto? De las facilidades al equipo otorgado en la aprobación del proyecto:

La Alta Dirección brindó las facilidades al equipo de proyecto de mejora, para el desarrollo del

mismo, con la participación de las áreas directamente involucradas.

Se logró la colaboración de las áreas clave de la organización, mediante la participación

temprana que permitió planificar el trabajo en toda su estructura.

El buen clima organizacional facilitó la participación proactiva y compromiso de las personas

directamente involucradas de las distintas unidades orgánicas.

4.5 DOCUMENTACIÓN (1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de reuniones, informes, estudios y registros de la labor del equipo. Los documentos que se utilizaron para gestionar el proyecto son los siguientes:

Informe Técnico de la propuesta.

Documentos Normativos Internos que facilitaron las comunicaciones oficiales.

Documentación de los procesos de contrataciones (consultas, bases, propuestas,

evaluaciones, contratos).

Actas de reuniones y acuerdos con los grupos de interés.

Comunicación electrónica vía correo institucional para las coordinaciones internas y con

grupos de interés, válidamente aceptado entre las partes.

Cronogramas, flujogramas, esquemas gráficos y tablas.

(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la documentación? Los criterios para el manejo de la documentación fueron:

Identificación de fuentes de información.

Clasificación de la información.

Centralización controlada y pública.

Seguridad de la información.

Control de acceso.

Repositorio exclusivo para el proyecto.

(3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación? Refiérase además a toda la documentación de soporte que utiliza el equipo y el uso de los registros que de ella se derivan.

Se definieron responsables para la redacción, registro, control y mantenimiento de la documentación, por grupos de documentos:

Gestión de proyecto.

Desarrollo de sistemas informáticos.

Pruebas de proveedores externos.

Gestión administrativa interna.

El control y la distribución de la documentación fueron facilitados a través del Sistema Integrado de Trámite Documentario y el Servidor del Centro de Proyectos.



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5. CAPACITACIÓN

5.1 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DEL EQUIPO

(1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

Para el desarrollo de este proyecto de mejora, era necesario que el personal de la Gerencia de Informática del RENIEC contara con conocimiento técnico especializado relacionado con los Sistemas Biométricos y en especial del Sistema AFIS del RENIEC, implementado en el año 2006, de esta manera, se podría crear nuevos servicios relacionados con este sistema. Asimismo, los requerimientos de capacitación se identificaron mediante el análisis de las capacidades mínimas, requeridas para la puesta en marcha del proyecto de mejora, encontrando una brecha mínima entre sus conocimientos, experiencia y/o habilidades interiorizadas, respecto de lo demandado para la implementación del proyecto. Las necesidades de capacitación de los miembros del equipo se identificaron a partir de la naturaleza del proyecto, que en nuestro caso, hace un uso intensivo de las tecnologías, seguridad de la información, procesos y aspectos técnicos de la producción de Identificación Biométrica. Esta necesidad de capacitación debía cubrir el claro entendimiento integral, considerando la complejidad de los procesos involucrados, del rendimiento de los dispositivos hardware y software, y del mismo modo, el diseño y la utilización del equipamiento.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta

capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas, herramientas de la calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos específicos del proyecto.

Para abordar el proyecto, se ha tenido que disponer de los conocimientos y habilidades profesionales ya adquiridos y desarrollados por cada uno de los miembros del equipo, a través de su formación personal en centros de educación superior y de cursos de capacitación, gestionados por la institución, orientados a las soluciones tecnológicas implementadas en sus operaciones.

En relación a los temas de la capacitación, éstos se dieron en 2 campos:

Personal operativo del proyecto.- Se realizó un cronograma anual de capacitaciones, en la cuales se les proveía de los conocimientos necesarios para un desempeño óptimo, en el proceso de Identificación Biométrica.

Personal que intervino en el proyecto.- Se realizaron capacitaciones en los siguientes temas:

Administración del AFIS Civil. Visión General del AFIS. Herramientas de calidad. Gestión de procesos. Talleres de tecnología y manejo del Sistema AFIS (certificación Peritos FSV-SAGEM). Administración de la Base de Datos AFIS. Herramientas para la gestión de calidad. Taller de sistemas de calidad ISO 9001:2008. Indicadores de gestión. Atención al cliente. Talleres de trabajo integrador. Gestión de la calidad. Auditoría de gestión de la calidad.

(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos,

experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo.



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Para establecer la brecha entre la situación inicial y el estado actual, se realizó una evaluación de las capacidades, experiencia y conocimientos de cada uno de los integrantes del equipo, permitiendo identificar los puntos débiles a ser mejorados a través de capacitaciones, reforzándose los puntos fuertes, lo cual nos condujo a la mejora de las competencias del equipo.

Se encontró una mínima brecha, de los conocimientos, experiencia y/o habilidades adquiridas, de los miembros del equipo, respecto de lo demandado para la implementación del proyecto de mejora. Cada miembro enfocó sus carencias específicas como reto de autoaprendizaje y/o perfeccionamiento, factibles de resolver, mediante lecturas de textos o manuales técnicos, consultas en fuentes del Internet, intercambio de experiencias con sus pares, estudios grupales y consultas a expertos internos y externos.

5.2 EVALUACIÓN E IMPACTO DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN (1) ¿Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para la

mejora del desempeño del equipo?

La evaluación del incremento de conocimientos, capacidades y habilidades obtenidos por cada uno de los miembros del equipo, en la realización de sus funciones asignadas, se realizó mediante el método de prueba en campo, donde cada miembro demostraba haber logrado una rápida adaptación para el manejo de los componentes hardware y software, sobre los cuales realizó un auto aprendizaje y/o perfeccionamiento, dentro de los plazos que permitía el cronograma de trabajo.

(2) ¿De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada

para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación?

El método de prueba en campo reside principalmente en cada miembro del equipo, razón por la que este autoaprendizaje y perfeccionamiento, es aprovechado a través del involucramiento de los miembros del equipo en nuevos proyectos, que requieran los conocimientos adquiridos y el juicio experto ganado con la experiencia directa. Asimismo, estas personas son aprovechadas al interior de la organización para que compartan sus conocimientos con sus demás colegas. De esa manera, la obtención de resultados institucionales, podrá ir a la par con el desarrollo del personal, promoviendo el incentivo de capacitación y superación profesional. Ello se entendería además, como recurso complementario para premiar los buenos resultados con beneficio económico, en el entorno de administración pública del RENIEC.



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6. INNOVACIÓN

6.1 AMPLITUD EN LA BÚSQUEDA DE OPCIONES Y DESARROLLO DE ALTERNATIVAS (1) ¿Cómo el equipo recopiló y analizó información relacionada con los objetivos del proyecto?

El equipo recopiló información de la documentación emitida por los cuerpos de estándares internacionales (ISO, NIST, etc.), analizándose específicamente los existentes en materia biométrica (estándar de almacenamiento de plantillas, estándares de calidad de huellas capturadas), con lo que se implementó una solución que fuera interoperable, tanto en software como en hardware, de manera que el usuario final, la Sub Gerencia Técnica de Identificación y Grafotecnia, pueda operar el “Kit de Identificación”, sin mayor dificultad.

(2) ¿Cómo el equipo desarrolló alternativas de solución de bajo costo, comparadas con otras

soluciones convencionales o de menor beneficio?

El sistema se desarrolló sobre la base a las librerías de desarrollo del algoritmo biométrico del Sistema AFIS del RENIEC, del cual los profesionales del RENIEC hicieron un desarrollo independiente, de manera que no se comprometió los recursos del Sistema AFIS actual; así se generó un ahorro para la institución, pues no se incrementó la capacidad del motor biométrico actual, y aun así, se obtuvo un nuevo servicio con la misma calidad y eficiencia (en cuanto a verificación de identidad). En beneficio de la sociedad, el sistema se realizó tomando como unidad de intercambio la plantilla biométrica (que es una representación de las características únicas de cada persona) y que tienen un tamaño de almacenamiento menor. Esta plantilla cumple los estándares internacionales de interoperabilidad.

6.2 ORIGINALIDAD DE LA SOLUCIÓN PROPUESTA

(1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizó soluciones no convencionales, para romper

paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes?

Se analizó la realidad y se identificó la necesidad de proporcionar información inmediata sobre la identidad de las personas a las instituciones que lo requieran con resultados en tiempo real. Este servicio es único en su género a nivel región Sudamérica, completamente gratuito, inmediato y eficiente, de gran transcendencia e incalculable valor social. El proyecto tiene como finalidad proporcionar a la sociedad, un servicio dinámico, proactivo y de alta eficiencia, mediante desplazamientos diarios a los diferentes hospitales, clínicas, morgues, albergues, entre otros, a efectos de determinar automáticamente y en 5 segundos, la identidad de las personas vulnerables o fallecidas, y su valor social radica en que es un servicio completamente gratuito.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución propuesta

comparada con otras opciones?

En el mercado existían varias alternativas de identificación biométrica, tales como identificación a través del iris, facial, vascular, ente otros; sin embargo, al realizar las investigaciones sobre el tiempo de respuesta de estos sistemas para la determinación de la identidad de las personas, se observó que éstos eran lentos y sumamente costosos, en comparación con la identificación a través de las impresiones dactilares. Al adquirir el RENIEC el AFIS, cuyo objetivo era almacenar, en su base de datos, todas las impresiones dactilares de las personas, con el fin de comparar y determinar la identidad de las personas, en forma inmediata y en tiempo real, se optó por esta solución.

Los beneficios reportados se orientan por la confiabilidad de la información, debido a que al comparar la impresión dactilar de una persona vulnerable o fallecida, determinará plenamente la identidad de estas personas, lo que no se ha podido verificar con otras alternativas de solución. Al respecto, se mencionan algunos casos reales del servicio:



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Caso 1: En lo referente a determinar las causas de la muerte, permite a la PNP, iniciar con éxito sus investigaciones orientadas a la identificación de posible(s) homicida(s), ya que en la mayoría de casos, los cadáveres NN corresponden a personas que fueron asesinadas y a las Autoridades del Ministerio Público y Poder Judicial una correcta administración de justicia , como es el caso del cadáver de una mujer NN encontrada en la Urb. Los Ángeles en la ciudad de Puno, el 21SET2011, con evidencias de mutilación de extremidades inferiores y violación sexual, quien fue identificada en la fecha como Lucy Emilda Mamami Ccori (23) titular del DNI Nº 45645490.

Caso 2: Mientras la PNP busca el resto del cuerpo, la tarde del 15SET2010, el personal del RENIEC, haciendo uso del servicio de Identificación de personas al instante mediante el moderno Sistema AFIS, identificando a la víctima, en la Morgue Central de Lima, como la puneña Bárbara Mamani Gamarra, quien laboraba como empleada doméstica en el inmueble de la Manzana H, Lote 1, Cooperativa Las Américas, San Juan de Miraflores.



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Caso 3: Campañas realizadas entre el RENIEC y Defensoría del Pueblo del Callao, a fin de determinar la identidad de ancianos NN, que se encuentran en nosocomios y entidades de apoyo social como albergues de ancianos.

Al respecto, se adjunta la siguiente nota de prensa:

NOTICIASPERU SERVICIO DE NOTICIAS

Lima, set. 09 (ANDINA). Con la finalidad de iniciar el proceso de identificación de adultos mayores que no cuentan con su respectivo documento de identidad, funcionarios de la Defensoría del Pueblo del Callao y del RENIEC, realizan campaña de identificación de adultos, a través de la Identificación Biométrica (de las características físicas) de las personas que habitan en el Asilo “Santa María de la Caridad”.

“Con esta actividad se busca que los adultos mayores que se encuentran en estado de abandono y sin identificación, y que viven en los asilos del Callao, puedan acceder al Documento Nacional de Identidad (DNI) y, con ello, al Aseguramiento Universal de Salud”, manifestó la jefa de la Oficina Defensorial del Callao, Yolanda Falcón.

Más adelante explicó que esta tarea se produjo gracias a la coordinación efectuada con la Sub Gerencia Técnica de Identidad y Grafotecnia del RENIEC, instancia que tiene a su cargo la toma de huellas digitales de adultos mayores, que actualmente están registrados como "NN” o no identificados.

En el curso de la jornada, el grupo de dactiloscópicos del RENIEC, realizó la toma de huellas digitales a 10 adultos mayores en situación de indocumentación absoluta. Dicha tarea continuará en los asilos “San Lucas” y “Las Hermanitas de los Ancianos Desamparados”, con lo cual se proyecta identificar y, posteriormente, documentar a no menos de 100 adultos mayores.

Por otro lado, funcionarios de la Defensoría del Pueblo y el RENIEC ya se encuentran coordinando una próxima actividad, programada para el miércoles 15 de septiembre, en el Asilo “San Lucas” de la Provincia Constitucional del Callao.

Fuente: ANDINA.COM.PE / 09-09-2010



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6.3 HABILIDAD PARA IMPLANTAR SOLUCIONES DE BAJO COSTO Y ALTO IMPACTO

(1) ¿Cómo el equipo aseguró una adecuada implantación de la solución?

El RENIEC tiene como política seleccionar personal altamente calificado, en todos los ámbitos de su quehacer institucional, desde las áreas informáticas, presupuestales, administrativas, de recursos humanos, imagen corporativa, asesoría jurídica, capacitación e investigación educativa, y áreas operativas, que requieren de un alto grado de calidad, compromiso y conocimiento de los procesos, para lo cual se elaboró la Guía de Procedimiento N° 295-GRI/SGTIG/001 versión 2, “Servicio Especial de Identificación Biométrica de Personas NN mediante Sistema AFIS”, y la Norma Administrativa Interna N° 311-GRI/SGTIG/04 versión 2, “Procesamiento de Identificación Positiva mediante el Sistema AFIS”. Siendo así, al momento de formarse el equipo encargado de la implementación del proyecto de mejora, cada uno de sus integrantes, desde su especialidad y materia de competencia, se encontraba en la capacidad de contribuir con la implementación de la solución. Una suma de talentos multidisciplinarios, emanados de una política institucional comprometida con la calidad y la excelencia y, que poseía las calificaciones necesarias para la elaboración y puesta en marcha del proyecto, desde la determinación del problema y la necesidad de la que se deriva del mismo, pasando por la elaboración de los objetivos, viabilidad, elaboración y aplicación del piloto, evaluación y resultados, hasta la ejecución final del presente proyecto. Con esta práctica, el RENIEC ha logrado la implementación del proyecto de mejora, denominado “Identificación de Personas al Instante mediante el Moderno Sistema AFIS”, el mismo que ha logrado: Disminución del tiempo de procesamiento y respuesta: en la búsqueda para determinar la

identidad de las personas vulnerables y fallecidas. El solicitante tendrá respuesta inmediata, luego de 5 segundos de colocado sus índices izquierdo y derecho, en el lector biométrico.

Confiabilidad en la Identificación de personas: al estar almacenadas las impresiones dactilares de todos los peruanos (21‟597,817 de peruanos) y siendo éstas únicas en el mundo, el procesamiento de la identificación biométrica es altamente confiable, a través del “Kit de Identificación”.

(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto impacto?

La solución es de bajo costo porque se aplicó estándares de Hardware/Software, de manera tal que la solución sea tecnológicamente interoperable (condición mediante la cual sistemas heterogéneos pueden intercambiar procesos o datos), y no requiera costos de interfaces de comunicación entre diferentes tecnologías afines. Además, no requirió de mayor inversión, debido a que se utilizaron las librerías de desarrollo del Sistema AFIS del RENIEC adquirido. El RENIEC es una organización moderna, que cuenta con el recurso humano especializado en innovación tecnológica y aplicativos necesarios para desarrollar nuevas herramientas informáticas, siendo así que el Proyecto de Mejora es creado por la Institución, no involucrando recursos en la contratación de terceros para la implementación de este tipo de proyectos tecnológicos; adicional a esto, el Proyecto de Mejora Escogido (Identificación de Persona al instante mediante el Moderno Sistema AFIS), implica un ahorro en relación a otras alternativas más costosas a lo largo del tiempo, pero menos efectivas. El alto impacto radica en que este proyecto de mejora será entregado gratuitamente a todas las instituciones públicas que lo requieran, así el RENIEC contribuye con la Política de Estado de atender a las personas más vulnerables y fallecidas. Asimismo, se ha logrado reducir drásticamente el tiempo de atención de las solicitudes de 2 o 3 semanas a 5 segundos, y con una confiabilidad del 100% (ver cuadro N° 2.2.1).



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7. RESULTADOS

7.1 RESULTADO DE ORIENTACIÓN HACIA EL CLIENTE INTERNO/EXTERNO

(1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible al proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios internos/externos.

VARIABLE INDICADOR

TIEMPO Disminución de tiempo de 2 o 3 semanas a 24 horas, en una primera etapa, y finalmente, a un tiempo record a 5 segundos.

PROCESO

Se han identificado a 1,786 personas, luego de haberse procesado sus impresiones dactilares, por el Servicio de Identificación de personas al instante mediante el Moderno Sistema AFIS (ENE2007-DIC2011).

Se determinaron 2,402 personas que no fueron identificados en la base de datos del RENIEC, muchos de ellos, debido a que aún no habían procesado su DNI, no contando con identificación alguna (ENE2007-DIC2011).

SOLICITUDES ATENDIDAS

Se ha atendido a 5,551 personas a nivel nacional, pasando por el Servicio de Identificación de personas al instante mediante el Moderno Sistema AFIS, para su identificación en la situación de NN.

Cuadro Nº 7.1.1. Beneficios obtenidos por Servicio de Identificación de personas al instante mediante el Moderno Sistemas AFIS

IDENTIFICACION POSITIVA - 2007

SOLICITUDES EXTERNAS HIT NO HIT MALA

CALIDAD TOTAL

CASOS NN (Impr. Dactilares tomadas por los Peritos del DDG) 15 4 0 19

JUZGADOS 3 10 16 29

FISCALICA 12 34 15 61

PNP 26 47 26 99

RREE 9 22 3 34

MIGRACIONES 0 1 0 1

MINISTERIO PUBLICO 0 1 0 1

NOTARIA 0 0 2 2

SALA PENAL 2 2 0 4

SUNAT 0 2 0 2

BANCO DE LA NACION 0 0 2 2

SUB TOTAL 67 123 64 254

IDENTIFICACION POSITIVA 2008


CALIDAD TOTAL


HOSPITALES Y/O ALBERGUES 2 12 4 18

CIUDADANO 0 1 0 1

JUZGADOS 18 29 59 106

FISCALIAS 24 25 22 71

PNP 29 62 56 147

RREE 8 26 12 46

INABIF 0 0 1 1

INPE 12 10 2 24


MINISTERIO DE EDUCACION 1 0 0 1

SALA PENAL NACIONAL 0 15 0 15

SUB TOTAL 101 192 159 452



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CALIDAD TOTAL

CASOS NN (Imp. Dactilares tomadas por los Peritos del DDG) 43 24 3 70


CENTRO DE REHABILITACION 0 1 0 1

CIUDADANO 0 2 1 3

JUZGADOS 30 38 50 118

FISCALIAS 29 45 46 120

PNP 70 148 76 294

POLICIA CHILENA 1 0 0 1

RREE 42 30 9 81

NOTARIA 0 2 0 2

DEFENSORIA DEL PUEBLO 1 0 0 1

SALA PENAL 2 1 0 3

PODER JUDICIAL 1 2 0 3

MUNICIPALIDAD 0 1 0 1

OCMA 0 0 2 2

SUB TOTAL 223 298 190 711



CALIDAD TOTAL



ESTUDIO DE ABOGADOS 0 1 0 1

JUZGADOS 93 62 78 233

FISCALIAS 91 71 110 272

PNP 177 296 155 628

POLICIA CHILENA 0 0 0 0

RREE 70 47 9 126

INABIF 0 0 0 0

INPE 0 0 2 2

PODER JUDICIAL 0 0 0 0


SALA PENAL 9 15 5 29

JNE 0 0 10 10

REGISTRO CIVIL 0 1 0 1

SUB TOTAL 471 553 396 1420



CALIDAD TOTAL

CASOS NN (Imp. Dactilares tomadas por los Peritos del DDG) 43 45 17 105


ESTUDIO DE ABOGADOS

0

JUZGADOS 97 66 59 222

FISCALIAS 54 86 123 263

PNP 248 586 183 1017

POLICIA CHILENA

0

RREE 30 40 7 77

INABIF

1 1

INPE

0

ONP

1

1

MINISTERIO PUBLICO

1

1

SALA PENAL 9 15 8 32

JNE

0

BANCO DE LA NACION

1 1

SUB TOTAL 483 846 401 1730

Cuadro Nº 7.1.2. Procesamiento de Identificación por Impresiones Dactilares en el Sistema AFIS – 2007 al 2011



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7.2 Resultados Financieros (1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la ejecución

del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda.

El otorgamiento del servicio es completamente gratuito, debido a que no percibe ningún tipo de ingreso, al estar orientado a una labor social, en beneficio de los peruanos en situación de vulnerabilidad y de fallecidos. A continuación, se muestran los costos efectuados para la implementación en equipos, el cual asciende a S/. 18,800 como inversión única.

RECURSO CANTIDAD COSTO UNITARIO S/. COSTO TOTAL S/.

Laptop 2 2,800.00 5,600.00

Impresora Portátil 2 3,400.00 6,800.00

Escáner Biométrico 2 3,200.00 6,400.00

TOTAL 18,800.00

Cuadro Nº 7.2.1. Costos de Implementación de Equipos

Asimismo, los costos operativos mensuales ascienden a S/. 13,213, sin embargo, este monto es plenamente justificado por el valor social del servicio, toda vez que su práctica permite salvar vidas, en los casos de pacientes poder recibir intervenciones quirúrgicas, y en los casos más lamentables para recibir una digna sepultura.

CUADRO DE COSTOS MENSUALES

RECURSO CANTIDAD COSTO MENSUAL S/.

COSTO TOTAL MENSUAL S/.

Recursos humanos 3 1,500.00 4,500.00

Alquiler de vehículo mensual 2 3,834.00 7,668.00

Combustible mensual 2 350 700.00

Tóner (Tinta a color) 1 65 65.00

Internet móvil mensual 2 70 140

Telefonía celular mensual 2 70 140

TOTAL 13,213.00

Cuadro Nº 7.2.2. Costos Mensuales

7.3 Resultados de la eficiencia organizacional.

(1) ¿Cómo mejoró la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como

consecuencia de la ejecución del proyecto?

La eficiencia en los procesos de Identificación Positiva, se ve reflejada principalmente por:

* Disminución del tiempo de procesamiento para la determinación de la identidad, en el análisis de documentos, tales como: búsqueda de documentos registrales relacionados con la identidad de la persona, solicitud de documentos registrales, homologación de las impresiones dactilares registradas en papel contra los documentos registrales de la persona en consulta, identificación de los puntos característicos, elaboración del informe para la entrega de resultados, los que demoraban aproximadamente de 2 o 3 semanas.



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* Con el progresivo almacenamiento de las impresiones dactilares de los peruanos en la Base de Datos AFIS-RENIEC, se desarrolla el aplicativo de Identificación Positiva, el mismo que permitió la determinación de la identidad de los peruanos vulnerables y fallecidos, mediante la captura de sus impresiones dactilares estampadas en papel, las mismas que se digitalizan bajo parámetros y estándares internacionales, para la creación de los archivos NIST, que luego se ingresan a la Base de Datos AFIS, para comparar con todas las impresiones dactilares contenidas en dicha base, determinándose finalmente, la identidad real de las personas en 24 horas.

Comparación 1 a N de la impresión dactilar capturada contra las almacenadas en la Base de Datos AFIS-RENIEC



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* El RENIEC al contar con casi la totalidad de las impresiones dactilares de los ciudadanos, decide implementar el proyecto de mejora denominado “Servicio de Identificación de personas al instante mediante el Moderno Sistema AFIS”, el cual está compuesto por un aplicativo informático desarrollado por profesionales expertos del RENIEC, y un “Kit de Identificación”, lográndose la determinación de la identidad de los peruanos en situación de vulnerabilidad y fallecidos, con solo la captura del índice izquierdo y derecho a través del escáner biométrico, teniendo respuesta de la identidad, en un tiempo record de 5 segundos.

Esquema del Funcionamiento del Servicio de Identificación de Personas al Instante mediante el Moderno Sistema AFIS



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8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA.

8.1 Sostenibilidad y Mejora.

(1) ¿Qué análisis realizó el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora alcanzada?

Diariamente, se emite un reporte de la cantidad de consultas efectuadas e incidencias reportadas por los usuarios al servicio y mensualmente, se realiza un análisis de la información generada por el servicio, permitiendo detectar oportunidades de mejora.

Del análisis realizado se detectaron los siguientes inconvenientes:

Diariamente, antes del desplazamiento del equipo, se realiza una revisión de la operatividad del “Kit de Identificación”, de identificar alguna falla, se reporta al asistente operativo o administrativo, para comunicar a Mesa de Ayuda, para el servicio técnico respectivo.

En algunos casos, las huellas digitales de las personas son de mala calidad, debido a su desgaste o deterioro de sus crestas papilares, lo cual no permite la comparación de éstas contra las almacenadas en la Base de Datos AFIS - RENIEC.

Debido a factores externos, como la caída de la señal o zonas cerradas que dificultan el acceso al internet, no existiendo conexión a la Base de Datos AFIS – RENIEC.

Asimismo, al finalizar el año 2011, se realizó la Evaluación del Uso del Servicio, obteniéndose los siguientes resultados:

El servicio otorgado a la PNP (2,244), Fiscalía (834), Juzgados (719), RREE (364), Salas Penales (69), Hospitales - Albergues (868), Morgues (34).

Siendo el porcentaje de resultados HIT: PNP (25%), Fiscalía (25%), Juzgados (34%), RREE (44%), Salas Penales (32%), Hospitales - Albergues (48%), Morgues (82%).

Los Hospitales – Albergues, Morgues, tienen alto porcentaje de resultados HIT, debido a que el proceso es completamente automático.

Asimismo, complementariamente el equipo ha realizado un análisis del mantenimiento de la mejora alcanzada, mediante el Informe N° 15-2010/GRI/SGTIG/RENIEC (06ABR10), en el cual se detallan los Requerimientos, Especificaciones Técnicas y Términos de Referencia de Bienes y Servicios, necesarios para la implementación del Servicio de Identificación de Personas al instante mediante el Moderno Sistema AFIS.

(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la estandarización y la mejora del proyecto implementado?

La sostenibilidad del proyecto está ligada con la aceptación de la propuesta por la Alta Dirección (JNAC), así como la asignación del presupuesto necesario para la ejecución del mismo. Es por ello, que el equipo del proyecto para garantizar su sostenibilidad, incluyó dentro de sus requerimientos anuales 2010, 2011 y 2012, todo lo requerido para el funcionamiento óptimo del Servicio de Identificación de Personas al instante mediante el Moderno Sistema AFIS. Dentro de esto podemos identificar los siguientes requerimientos:

Servicio de Telefonía Móvil de Equipos Celulares con RPM.

Adquisición de Cámara Fotográfica Digital.

Adquisición de Mesas Rodables para Laptop.

Adquisición de Maletas Cabineras (Menor a 1/8 de la UIT) de lona con ruedas.

Adquisición de Chalecos de Dril tipo Periodista Unisex Talla S.

Adquisición de Chalecos de Dril tipo Periodista Unisex Talla M.

Adquisición de Chalecos de Dril tipo Periodista Unisex Talla L.



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Adquisición de Chalecos de Dril tipo Periodista Unisex Talla XL.

Adquisición de Teléfonos IP.

Adquisición de Rollos de Papel Toalla.

Adquisición de Botellas de Alcohol de 1 Lt.

Adquisición de Gorros Quirúrgicos Desechables.

Adquisición de Mandiles Quirúrgicos Desechables.

Adquisición de Paquetes de Algodón Hidrófilo de 500 gr.

Adquisición de Pares de Guantes Quirúrgicos Desechables.

Adquisición de Mascarillas Quirúrgicas Desechables.

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y asegurar la continuidad de la mejora?

Las metas e indicadores del presente proyecto están dados en función a la demanda del servicio por parte de los Hospitales, morgues, Albergues, Palacio de Justicia, entre otros, por lo que se estableció como única meta objetivo, que el servicio se mantenga operativo permanentemente, precisándose, que desde su inicio a la fecha, el servicio se brinda ininterrumpidamente eb . El servicio de Identificación de Personas al instante mediante el Moderno Sistema AFIS, permitirá dentro de poco que los hospitales, morgues, albergues, Poder Judicial, Fiscalía, entre otros, cuente con este servicio en sus instalaciones, de manera gratuita y sea operado por ellos mismos. Las metas e indicadores establecidos para evaluar el desempeño en el presente año son los siguientes:

Reducir la cantidad de consultas NO HIT en el proceso automático, menos del 20%.

Incrementar el porcentaje de personas identificadas al 99.9%, para los casos de personas mayores de edad.

Otorgar el servicio de manera gratuita a otras entidades, para su autoadministración con recursos propios, mayor o igual a 2.



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ANEXOS

A. FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIO

La entidad pública que desee hacer uso del servicio debe formalizar su utilización y registro de uso ante el RENIEC, mediante un convenio de uso del servicio; asimismo, a la fecha de su puesta en funcionamiento, tenga los componentes de hardware (lector biométrico, PC) y software (de extracción de minucias), y conexión a Internet, necesarios para el acceso y uso del mismo.

El funcionamiento del servicio se describe a continuación:

A1. RECURSOS INFORMÁTICOS DEL SERVICIO

El sistema informático del servicio comprende los componentes de hardware y software siguientes:

En el Cliente En el RENIEC

Hardware:

- PC. - Lector biométrico. Software:

- Software de extracción de minucias. - Software Cliente del Servicio (*).

Hardware:

- Servidor de Aplicaciones. - Servidor de Base de Datos. - Servidor de Verificación Biométrica.

Software:

- Webservices (*). - MOO-Matcher One to One, software de

verificación biométrica (*).

Base de Datos

- Base de Datos de Ciudadanos. - Base de Datos Biométrica.

* Software desarrollado por el RENIEC para el Servicio.

El Software cliente del servicio ha sido integrado con los lectores biométricos y el software de extracción de minucias siguientes:

Lector: SAGEM MSO 300. Software de codificación: Morphokit SDK.

Lector: IDENTIX DFR 2100. Software de codificación: Bioengine 6.0.

Lector: IDENTIX BTO 500. Software de codificación: Bioengine 6.0.

Lector: CROSSMATCH VERIFIER 300 LC2.0. Software de codificación: Extract & Match SDK.



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A2. ESQUEMA DEL SERVICIO

El Flujo del Proceso del Servicio se describe a continuación:

A3. MODO DE USO DEL SERVICIO

Acceso al Servicio con la Impresión Dactilar

El usuario ingresa su código de acceso y se

autentifica usando su impresión dactilar del dedo

índice derecho o izquierdo para acceder al Servicio.

Verificación de la Identidad de un ciudadano

La verificación de la identidad de las personas mediante este Servicio, se efectúa capturando sus impresiones dactilares del dedo índice derecho e izquierdo, usando el lector biométrico.

Luego de verificar la correspondencia de ambas impresiones dactilares capturadas en vivo contra todas las plantillas almacenadas en la base de datos AFIS - RENIEC, muestra el resultado de la determinación de la identidad de las personas (1 a N).

El sistema otorga la posibilidad de imprimir un reporte del resultado de la determinación de la identidad de la persona.

Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2011 · Dactilares) de todos los peruanos,...

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