Recibo de Objetos
29
Recibo de Objetos Recepción de Mercancías
-
Upload
rocio-del-pilar-minotta -
Category
Documents
-
view
394 -
download
2
Transcript of Recibo de Objetos
Recibo de ObjetosRecepción de Mercancías
Definición
La recepción de pedido es uno de los procesos de un almacén logístico.
Corresponde al punto de transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente.
Es una etapa de control importante para garantizar la conformidad de la mercancía antes su integración en las existencias de la empresa.
Definición
El proceso de recepción de pedido corresponde generalmente a:
El punto de transferencia de propiedad de la mercancía entre un proveedor (representado por su transportista) y un cliente,
El final del contrato de transporte.
Definición
Permite asegurarse de la conformidad cualitativa y cuantitativa de la mercancía entregada.
Este proceso es un proceso critico de la cadena de suministros porque influye directamente sobre la fiabilidad del stock y de las entregas futuras (especialmente en caso de cross-docking, proceso durante el cual los productos no entran en stock pero son directamente expedidos) y puede generar numerosos litigios con los proveedores.
Recepción de mercancíaLa recepción de las mercancías es por supuesto un paso imprescindible pero no está exenta de peligros si hay dudas sobre el proveedor.
La mercancía entregada puede presentar riesgos potenciales y al aceptarlos se asume al mismo tiempo parte de responsabilidad legal.Para que esta etapa sea más segura, vamos a examinar paso a paso los buenos procedimientos de aceptación de los proveedores, los eventuales criterios a indicar en un pliego de condiciones y luego los controles a aplicar al recibir físicamente los productos. La recepción es la aceptación, condicionada o no, que se realiza al proveedor
Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albarán o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los porteros o vigilantes de la empresa deberán disponer de los libros-registros que indiquen adónde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un número de control de entrada.
RECEPCION DE MERCANCIAS
Es un paso imprescindible pero no esta extenta de
peligros si hay dudas sobre el proveedor
REGISTRO DE LOS PROVEEDORES
DESCRIPCION DE LOS PRODUCTOS
Aquí se implementa el sistema HACCP para la etapa esencial de la recepción lo mas prudente es
recurrir a este sistema.
Es imprescindible describir perfectamente todas las materias
primas, los ingredientes y materiales
CRITERIOS DE ACEPTACION
Se refiere al respeto de la normativa.
La recepción de las mercancías;•Control•Documentación•Comunicación interna
En la recepción se presentan dos variantes :
• Que el transportista sea una agencia.
• Que el transportista sea directamente el suministrador.
A: recepción cuantitativa por los técnicos de la
empresa.
B: la recepción cuantitativa por los
encargados del almacén.
C: Palets
Principales etapas
Las principales etapas del proceso de recepción son :
Control documental Descarga de la mercancía Control cuantitativo y cualitativo Integración de la mercancía recibida en
el stock de la empresa
Los actores de la recepción
El área de recepción
Es el cliente de la entrega y es representado por el operador de recepción.
Es responsable de la recepción física de la mercancía, respetando los plazos legales, y del control de la conformidad cualitativa y cuantitativa de los productos entregados por el proveedor.
El transportador
El transportador es representado por su chófer.
Es responsable de las averías y productos que faltan ocurridos durante el transporte (en caso de detección de no-conformidad durante la recepción de la mercancía y en su presencia).
Los actores de la recepción
El Proveedor
Es responsable de la conformidad en términos de calidad y de cantidad de los productos entregados y de la documentación con relación al pedido del cliente.
El departamento de Compras
Según las organizaciones, puede asegurarse de la conformidad de la recepción, particularmente, prestando asistencia al operador de recepción en caso de litigio de entrega que se refiere a uno de sus pedidos.
El departamento calidad
Según las organizaciones, puede asegurarse de la conformidad cualitativa del producto con relación a las características establecidas en el pliego de condiciones de compra (pruebas prácticas, pruebas en laboratorio...).
EL P
RO
CES
O D
E
REC
EP
CIÓ
N
Se compone generalmente de 5 grandes
etapas.
1. Afectación de un muelle de descarga al vehículo
Una vez verificado por el operador de recepción que la mercancía esta bien destinada al sitio, el chófer esta orientado hacia un muelle de descarga.
2. Verificación de los documentos
El departamento recepción verifica la conformidad de los documentos de entrega comunicados por el chófer (Documento de Transporte y Albarán) con relación al pedido emitido del que el número corresponde al del albarán (número de pedido, detalle de las líneas del albarán, fecha de entrega y sitio de entrega...).
EL P
RO
CES
O D
E
REC
EP
CIÓ
N
Se compone generalmente de 5 grandes
etapas.
3. Descarga de la mercancía
El chófer prepara su vehículo para ser descargado (apertura del portón trasero, desentoldado...).Luego, se procede a la descarga por el chófer o por los equipos de recepción.
Debido al riesgo de seguridad en las operaciones de descarga, es aconsejado detallar estas operaciones así como el material utilizado para la descarga en un protocolo de seguridad comunicable a los proveedores y transportistas.
Luego, con el fin de no obstruir los muelles de descarga, la mercancía es colocada en una zona de recepción aislada de la zona de almacenamiento (para no mezclar los productos en existencias con los en espera de recepción).
EL P
RO
CES
O D
E
REC
EP
CIÓ
N
Se compone generalmente de 5 grandes
etapas.
4. Control cualitativo y cuantitativo
Recepción primaria
El operador de recepción edita el Bono de Recepción correspondiente a la entrega.
Procede al primer control cualitativo visual y controla:• el estado de los embalajes (primer nivel de detección de una rotura eventual) • la identificación de los productos • el número de unidades entregadas Este primer nivel de control se llama también " recepción primaria ".
Entrega conformeEn caso de entrega conforme con el Bono de Recepción, el operador de recepción firma los documentos de transporte y guarda un ejemplar.
EL P
RO
CES
O D
E
REC
EP
CIÓ
N
Se compone generalmente de 5 grandes
etapas.
4. Control cualitativo y cuantitativo
Recepción primaria
Detección de no-conformidades
• Inmediata
Las no-conformidades de entrega identificadas por el operador de recepción en presencia del chófer (producto roto, producto faltante con relación al albarán, embalaje dañado...) se escriben sobre la guía u orden de despacho(para la gestión interna posterior), y el documento de transporte (aspecto jurídico de la ley del transporte) con la fecha, las señas y la firma del receptor y del chófer.
La descripción del litigio escrita sobre el Documento de Transporte debe ser precisa, significativa y redactada en presencia del chófer. Las fórmulas generales del tipo " pendiente de control " o " pendiente de desembalaje " no tienen ningún valor jurídico en caso de litigio.
EL P
RO
CES
O D
E
REC
EP
CIÓ
N
Se compone generalmente de 5 grandes
etapas.
4. Control cualitativo y cuantitativo
• Documental
Las no-conformidades documentales (incumplimiento del formato del despacho, guía de transporte, error de identificación...), pueden, según las organizaciones, ser objeto de un rechazo de recepción. El operador de recepción transmite en este caso la información al servicio responsable de la calidad de los proveedores.
EL P
RO
CES
O D
E
REC
EP
CIÓ
N
Se compone generalmente de 5 grandes
etapas.
4. Control cualitativo y cuantitativo
Recepción secundaria
En un segundo tiempo, una vez la mercancía declarada conforme y el chófer fuera del local, el operador de recepción procede a un segundo nivel de control, llamado " recepción secundaria ".
Realiza un control cuantitativo completo asegurándose que el número (o el peso, el volumen...) de piezas físicamente entregado está conforme con el anunciado en el albarán y el bono de recepción.
Eventualmente se realiza un control cualitativo que permite asegurarse de la conformidad de los productos entregados con el pliego de condiciones validado en el momento de la compra. Este control podrá necesitar recursos externos al departamento recepción (servicio calidad...).
EL P
RO
CES
O D
E
REC
EP
CIÓ
N
Se compone generalmente de 5 grandes
etapas.
4. Control cualitativo y cuantitativo
Detección de no conformidades En caso de constatar ulteriormente no conformidades, éstas deben ser comunicadas al proveedor (o transportista según los términos de compra) en un plazo fijado por la ley de cada país.
5. Recepción informática
Esta operación valida la recepción y genera la integración en las existencias disponibles informáticas de las mercancías recibidas conformes. En los casos de cross-docking no hay integración en existencias sino directamente expedición de la mercancía recibida.La transmisión de las información de recepción informática hacia los servicios centrales responsables del control y del pago de las facturas proveedor pone en marcha el proceso de pago de los proveedores.
Documentación en la carga y entrega de la mercancía
Guías de Despacho Facturas
Introducción
El papel del transportista es conocer en detalles la documentación que acompaña la carga, para que pueda ejecutar una correcta verificación de la mercancía y tomar las medidas adecuadas en
los casos de no conformidad.
Los documentos que trataremos a continuación surgen como soporte
de las operaciones de venta y transporte de la mercancía.
En base a ellos se lleva a cabo el registro contable y fiscal de las empresas y por esta razón la conformidad de ella con la
carga es fundamental.
El albarán o nota de despacho
Es un documento para respaldar todo traslado de
bienes de cualquier empresa. Es el documento que acompaña la entrega de la mercadería. Se debe emitir una Guía a quien se le esté entregando un bien que se facturará posteriormente (en
proceso de venta), y, además, a quien retire un bien de una empresa para realizar un traslado, aunque no sea venta (reparos, por ejemplo). Se debe emitir la Guía en el momento del inicio del traslado de los
bienes.
Guía de despacho ¿Qué es?
Las Guías de despacho yResponsabilidad del transportista
Si el transportista traslada mercaderías sin guía de despacho y es fiscalizado, debe identificar al vendedor o prestador de
servicios. Si no lo hace, es responsable solidario de las sanciones. Esto es, las
sanciones se le pueden hacer efectivas a él o al vendedor o prestador de servicios.
La guía de despacho la debe emitir el que ordena el traslado, por lo tanto, el transportista no puede confeccionar dicho documento. Sin embargo, conocer sus detalles se hace
necesario para el trabajo de comparación entre la mercadería real y la documental, es decir, verificar si los
datos en la Guía de Despacho corresponden a las mercaderías que serán trasladadas.
Guías de despacho Verificación de la Mercancía
Al recibir la Guía de Despacho y realizar el traslado con ella, el
transportista asume que todo lo que está contenido en el
documento es verdad, y por lo tanto deberá entregar la
mercancía tal como ella está descrita. Por esta razón, la
confirmación de la información documental con la mercancía real
es una etapa muy importante dentro de la prestación de servicios del transportista.La mercancía debe estar conforme en relación a la cantidad y
contenido de los bultos y también en relación a la calidad de los mismos. Cualquier observación a respecto de envases rotos,
dañados o faltantes, debe ser registrada.
Las Guías de despacho y sus campos
Los datos iniciales en la Guía de Despacho tienen relación con
las informaciones del emisor (tales como
razón social, dirección, teléfonos y
giro del negocio).
Las guías también poseen el R.U.T. (NIT])
del emisor
Y un número correlativo único
Cantidad de las especies: indicando número de unidades, peso o volumen si corresponde.
Detalle: nombre y/o características del producto.
Valor unitario: Cuando se trata de traslados de mercaderías que no sean ventas, no es necesario que este campo esté lleno. Pero, debe anotarse en forma clara el motivo del traslado.
Las Guías de despacho y sus camposDatos que deben estar llenados en una guía de despacho
Fecha de emisión de la guía, que debe coincidir con el inicio del traslado. ¡Muy importante!, no se pueden trasladar bienes con guías antiguas.
Identificación del comprador o destinatario de los bienes, con el nombre o razón social, Rut, giro, comuna y teléfono.
Es importante señalar que es necesario poseer 1 Guía de Despacho por dirección de entrega.
Si la entrega de un mismo producto es hecha a un mismo
cliente, pero en dos filiales distintas, el
transportista deberá poseer una Guía de
Despacho para cada una de las entregas.
Una Guía por Dirección
Las Guías de despacho y sus ejemplares
El ejemplar original de la guía deberá
quedar en poder del comprador y será llevado junto a la mercancía por el
transportista.
El duplicado queda en poder del emisor.
El triplicado es enviado al comprador
que deberá devolverlo firmado al
transportista después de estar conforme con
lo pedido.
Observación en el ejemplar original del cliente
Campos que deben ser llenados por el cliente al recibir la mercancía conforme.
Es responsabilidad del transportista solicitar al cliente que firme el triplicado para posteriormente devolverlo a la
empresa.
El transportista debe entregar la factura al cliente después que él firme la guía de despacho, confirmando la entrega conforme de la carga.En los casos en que exista una situación de devolución de parte de la mercancía, una nueva factura tendrá de ser emitida y la anticua deberá ser anulada, ya que existirá una alteración de las cantidades entregadas. Concernirá al transportista comunicar la empresa sobre esta situación.
FACTURALa factura es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella se relacionan detalladamente los artículos que el comerciante entrega al cliente.
Las facturas se confeccionan con los datos que están en la guía de despacho, por lo tanto, ambos deben ser coincidentes en relación a los campos señalados.
