SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA-SIGA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA-SIGA

El SIGA es una herramienta que permite desarrollar la gestin y administracin de los recursos del Estado, en base a procedimientos claros, uso de tecnologa y eficiencia. El objetivo es mejorar la gestin de las Finanzas Pblicas permitiendo la integracin de los procesos de ejecucin presupuestaria, financiera y contable.

Para llevar adelante el desarrollo implantacin ptima del sistema es necesario destinar recursos para equipamiento de computadoras, impresoras, licencias, soporte informtico y de monitoreo y coordinacin, con la finalidad de contar con un instrumento de utilidad prctica, tambin es muy importante sealar el conocimiento que tenga el personal en el uso del sistema y manejo de las normas y procedimientos vigentes.

El SIGA es un sistema que supera el mbito del SIAF, en vista que se requiere un mayor esfuerzo, no solo en la Implantacin del sistema, sino en la revisin y mejora de los procedimientos de trabajo. Contribuye al ordenamiento y simplificacin de los procesos de la Gestin Administrativa en el marco de las normas establecidas por los rganos Rectores de los Sistemas Administrativos.Este sistema se ha desarrollado por Mdulos y Submdulos. A la fecha se cuenta con la versin 4.1.1 del Mdulo de Logstica (SIGA-ML) y del Mdulo de Patrimonio (SIGA-MP). Estos mdulos integrados permiten a la UE ejecutar la cadena de los procesos logsticos, que van desde la programacin del Cuadro de Necesidades y realizacin de los procesos de compras hasta la distribucin de los bienes de los almacenes y su registro patrimonial, en caso de un activo. En la actualidad el SIGA-ML se encuentra integrado al SIAF-SP a travs de una Interfase. El SIGA involucra ms reas, especialmente Logstica, Almacn y Control Patrimonial, el uso del SIGA contribuye al orden pero implica disciplina y respeto por las normas que el Sistema justamente incorpora en cada versin para cuidar que se respeten los procedimientos establecidos.Generalmente los usuarios de este sistema solicitan una flexibilizacin de ciertos procesos, eventualmente esto puede determinar la perforacin del sistema, es decir, que maneje excepciones a las normas para atender casos urgentes.

Las etapas crticas para la puesta en marcha del sistema es tener actualizadas las Tablas de Catlogo de Bienes y Servicios, Personal, Almacenes, Centros de Costos y el sinceramiento del registro de los stocks. Tambin el proceso incluye la migracin de los bienes patrimoniales en el mdulo de control patrimonial, a travs de una tabla de equivalencia de cdigos de bienes.

Los procedimientos que se determinan en el SIGA son puestos en conocimiento de los usuarios a travs del Ministerio de Economa y Finanzas-MEF ente que ha asumido el desarrollo de los procesos en coordinacin con otras entidades. Tambin se hicieron coordinaciones con la Contadura Pblica de la Nacin para el uso de los formatos de Ordenes de Compra, de Servicios, NEAS y PECOSAS.El SIGA es un sistema modular por parmetros personalizados por cada Institucin. En el caso de UEs pequeas cuyas operaciones de compras y contrataciones son reducidas y presentan poca complejidad podran operar directamente con el SIAF que ya vienen utilizando. Para instituciones que s realizan procesos de envergadura estas s deben utilizar el SIGA.

MDULOS DEL SIGA Mdulo de Logstica del SIGA-ML1ER. SUBMDULO TABLAS

CATALOGO DE BIENES Y SERVICIOS

DATOS GENERALES

PARAMETROS

CENTROS DE COSTO

ENCARGOS

PROVEEDORES

TIPO DE CAMBIO

SALIR

2DO.SUBMDULO PROGRAMACION

TECHO PRESUPUESTAL

CUADRO DE NECESIDADES

REQUISICION DEL PAO

PROYECTO DEL PPTO.DE LOGISTICA

PLAN ANUAL DE OBTENCION

ESTUDIO DE MERCADO

3ER.SUBMDULO PEDIDOS

REGISTRO DEL PEDIDO

AUTORIZACION DEL PEDIDO

PEDIDOS CONSOLIDADOS PARA COMPRA

REGISTRO DE GASTOS GENERALES

COMPRA POR ENCARGO

4TO.SUBMDULO PROCESOS DE SELECCION

COMITES

PROCESOS DE MENOR CUANTA ECONOMICO

PROCESOS DE MENOR CUANTA

PROCESOS DE ADJUDICACION DIRECTA

PROCESOS DE LICITACION/CONC.PUBLICO

ADJUDICACION DE POSTORES

CONTRATOS

5TO.SUBMDULO ADQUISICIONES

CUADRO DE ADQUISICION

ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE SERVICIO

SECUENCIAS DE FASE

6TO.SUBMDULO ALMACENES

ENTRADAS AL ALMACEN

ATENCION DE PEDIDOS

CONSULTA DE PECOSAS

TRANSFERENCIAS EN ALMACEN

INVENT. INICIAL DE ALMACEN

KARDEX DEL ALMACEN

INVENTARIO FISICO ALMACENES

PROCESO DE PRE-CIERRE MENSUAL

7MO.SUBMODULO VIATICOS

PLANILLA DE VIATICOS

ORDEN DE PASAJE

8VO.SUBMODULO SNP

GENERACION DE CONTRATOS

GENERACION DE PLANILLA SNP

COMPROMISO DE PLANILLA SNP

CONSULTAS Y REPORTES

9N0.SUBMODULO UTILITARIOS

RESULTADO SCRIPTS

GENERA BACKUPS

EJECUTAR SCRIPTS ANTERIORES

EJECUTAR SCRIPTS PERSONALIZADOS

SEGUIMIENTO Y MONITOREO

AUDITORIA DE TRANSACCIONES SIGA

JUSTIFICACION DE CATALOGO

ITEMS DIFERENTE UNIDAD DE USO

Mdulo de Patrimonio SIGA-MPMODULOSIGA PATRIMONIO-ML-MP

DEFINICIONES :

Registro del Inventario Inicial.

Actualizacin de movimientos.

Asignacin de Bienes.

Salida por Reparacin.

Registro de la Baja de los Bienes.

Depreciacin y Ajuste por ACM.

Generacin del archivo para la SBN.

VENTAJASSegn las apreciaciones descritas el Mdulo del SIGA otorga muchas ventajas, que ya se han mencionado, siendo las principales:

-apoya a la mejora de la eficiencia en la Gestin de los Procesos de Abastecimiento y Control Patrimonial.

-permite realizar la programacin del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios y del Plan

Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

-el registro de los procesos de seleccin en sus distintas etapas.

-la generacin de rdenes de compra y de servicios.

-disminucin de malas prcticas.

-simplificacin de los procesos.

-la atencin de los Pedidos de Bienes y Servicios de las reas usuarias.

-registro y contabilizacin de los movimientos en el almacn.

-registro y control de los Bienes Patrimoniales

-el seguimiento a travs de consultas y reportes.

DESVENTAJAS

Como cualquier sistema el SIGA tambin tiene sus desventajas, entre las que se pueden mencionar:

-para operar en forma ptima el sistema se requiere invertir en adecuadas CPU, impresoras, servidor y cableado de RED que permita tener el sistema en todos los usuarios.

-el SIGA est diseado en SQL y ORACLE, lenguajes que debe tener conocimiento la Oficina de Informtica en forma general.

-no existe un sinceramiento adecuado de los saldos de almacenes y patrimoniales.

-es un sistema muy ordenado y su uso denota cierta disciplina y conocimiento de los procesos logsticos, ya que su estructura se basa en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.-es un sistema que debe monitoreado por un Coordinador con la finalidad de que los usuarios tengan el apoyo y solucin de sus problemas en forma inmediata.

-en el caso de problemas mayores en la Base de Datos del sistema se debe recurrir al sectorista del MEF quin brindar el apoyo necesario.