Que dice el Código de Comercio con respecto a los Libros Contables que debe llevar

una compañía anónima o sociedad anónima?

Parágrafo 3°: De la contabilidad mercantil

Artículo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual

comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.

Podrá llevar, además todos los libros auxiliares que estimará conveniente para el mayor orden y

claridad de sus operaciones.

Artículo 33 El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido

previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al

Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin

de poner en el primer folio nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su

Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la

oficina.

Artículo 34 En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante,

de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la

negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas

operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan

comprobar tales operaciones, día por día.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal,

directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo

asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las

que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Artículo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de

Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y

de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe

demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará

mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas

bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que

se hallen presentes en su formación.

Se prohíbe a los comerciantes:

1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.

2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.

4. Borrar los asientos o parte de ellos.

5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Artículo 37 Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro

distinto, en la fecha en que se notare la falta.

Artículo 39 Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan

ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con

respecto de los libros necesarios.

Artículo 44. Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del

último asiento de cada libro.

Parágrafo 2°: De los Administradores

Artículo 260. Además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la

compañía deben llevar:

1. El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con

expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por

cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las

cesiones que haga.

2. El libro de actas de la asamblea.

3. El Libro de actas de la junta de administradores.

La siguiente información tomada del Centro de Investigaciones Tributarias

http://tributaria.org/cit/

En atención a las últimas actuaciones en materia de fiscalización de la administración tributaria nacional (SENIAT), se ha observado la solicitud del libro de actas de administradores,

establecidos en el *literal c artículo 328* para las sociedades de responsabilidad limitada y el *numeral 3ero del artículo 260* para el resto de las formas societarias (no es necesario para las empresas unipersonales),del Código de Comercio(*CC*), en atención a este "nuevo" requerimiento de la administración tributaria nos permitimos realizar las siguientes observaciones:

1. Inicialmente debemos identificar qué es y quien ejerce la Administración?, en opinión del SENIAT es la persona o grupo de personas que por estatuto constitutivo ejercen la administración de la compañía. Esto nos lleva a verificar en los estatutos de la empresa si existe la figura de administrador, o si la misma es ejercida por la junta directiva, es decir, si en el estatuto señala explícitamente que: "la administración será ejercida por una junta directiva...", en los dos casos anteriores: administrador nombrado y junta directiva que ejerce administración, es obligatorio y sancionado según el punto 2

2. El libro de actas de administradores es un requerimiento de tipo mercantil que sólo pudiera ser sancionado por un tribunal mercantil, sin embargo el numeral 1ro del artículo 102 del Código Orgánico Tributario, establece que constituye un ilícito formal: *"...1.-**No llevar los libros y registros contables y especiales exigidos por las normas respectivas."*, y en el caso de los libros de actas de administradores el 328 y el 260 del CC señala que se deben llevar, lo que constituye una exigencia *"por la norma respectiva"*, generando una sanción de 50 U.T. la primera vez que es sancionada.

3. Los únicos libros que deben ser presentados ante el registro mercantil, antes de ser puestos en funcionamiento son: diario e inventarios, por lo que el *libro de actas de administradores,* no necesita cumplir tal requerimiento, es decir basta con comprar un libro de actas y colocarle una etiqueta con: Razón social, RIF e identificación del libro (nombre), para cumplir el requisito y evitar la sanción, sin embargo, hay quienes lo sellan en el Registro Mercantil y también es válido. .

4. Finalmente, la compañía obligada a llevar el libro de actas de administradores, no requiere estar lleno si los administradores no se reúnen a deliberar, y no existe ley que los obligue a reunirse.

5. Es oportuno señalar que en las empresas que exista la figura de administradores o junta directiva que ejerza la administración existen algunos deberes adicionales que deben ser revisados.

Nuestra recomendación es cumplir con este requisito por lo sencillo del mismo, de acuerdo a lo expuesto en el punto 3, afines de evitar sanciones.

SOCIEDAD ANÓNIMA o COMPAÑÍA ANÓNIMA El término anónima se debe a que la sociedad no ejerce el comercio bajo el nombre de ninguno de los socios sino que es libre de emplear un nombre distinto o utilizar uno de los socios. Las sociedades anónimas están estructuradas fundamentalmente sobre la base de un capital que los socios se obligan a integran totalmente para que puedan constituir definitivamente la sociedad. Estas sociedades se distinguen por la razón social es decir el nombre de la empresa y al final de este se agrega la denominación C.A o S.A. además

sus obligaciones sociales están garantizadas por un capital determinado y en la que los socios no están obligados sino por el monto de sus acciones solamente.

LIBROS PRINCIPALES Y LOS LIBROS AUXILIARES Libros Principales Los libros para una empresa son fundamentales ya que a partir de allí es donde el empresario lleva un control de su situación de acreedor o de deudor que tengan los terceros con relación a su empresa. Por medios de dichos libros el comerciante al final de cada ejercicio económico se da cuenta de sus ganancias o pérdidas sufridas en dicho ejercicio. Puedo acotar que es un instrumento de mucha ayuda y control tanto internamente como externamente y en un caso de crisis económica allí puede ver el empresario la causa y puede establecer un cálculo aproximado sobre la consistencia de su patrimonio para superar dicha crisis. Los Libros Principales y Los Libros Auxiliares El empresario debe llevar una contabilidad de acuerdo a la naturaleza de su actividad económica, pero en todos los casos debe llevar los libros principales que son: El Libro Diario El Libro de Inventario El Libro Mayor. Pero además de los libros principales también puede llevar otros libros que el comerciante estime convenientes para un mejor orden y claridad en su empresa y estos libros son llamados auxiliares y son por Ej. Libros de Compras Libros de Ventas Libros de Proveedores Libros de Clientes. Los Libros Principales: Libro Diario: Es el libro donde el comerciante va a asentar día a día todas las operaciones

que realice sea pasiva o activa para que estas partidas expresen todo y claramente quien es el acreedor y quien es el deudor sea al contado o a crédito. Libro de Inventario: Es donde el comerciante al iniciar sus actividades, forma en este libro el inventario de su activo y pasivo.

Libro Mayor: es donde se coloca las cuentas utilizadas en las operaciones realizadas por la

empresa para determinar el saldo final de dichas cuentas para ser trasladados a los estados

financieros.

Formalidades que deben cumplir con los libros principales

Después que los libros de contabilidad ya pueden ser habilitados se prohíbe a los comerciantes:

1. Alterar los asientos el orden y la fecha.

2. Dejar líneas en blancos es decir, en asientos o continuación de ellos.

Colocar asientos al margen y hacer interlíneamiento, raspaduras o enmendadura.

3. Borrar los asientos o partes de ellos.

4. Arrancar hojas o mutilar los libros.

Errores y Omisiones

Un error y omisión se pueden llegar a realizar en un comercio, pero de igual forma se puede

enmendar ese error es decir, se puede salvar de cierta manera, se realiza otro asiento para

eliminar este pero, en fecha distinta en donde se encontró la falta.

La Tecnología

Con respecto a la avanzada tecnología de la informática constituye un extraordinario medio por

el cual se puede llevar con mayor exactitud la contabilidad mercantil. Y con esta tecnología

ayuda realmente al contador a realizar una mejor actividad profesional para la empresa.

Información tomada: http://cirlyoficial.blogspot.com/2013/07/consulta-seniat-cronologia-del-libro-de.html

LIBROS de COMPRAS y VENTAS QUE SOLICITA EL SENIAT?

En relación a su segunda interrogante, esta Gerencia emite su pronunciamiento en los siguientes términos:

La Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado en su artículo 56 establece lo siguiente: Artículo 56: Los contribuyentes deberán llevar los libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales del caso para el control del cumplimiento de las disposiciones de esta Ley y de sus normas reglamentarias. Los contribuyentes deberán conservar en forma ordenada, mientras no esté prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas y similares u otros elementos, que se hayan utilizado para efectuar los asientos y registros correspondientes Parágrafo Único: La Administración Tributaria establecerá, mediante normas de carácter general, los requisitos, medios, formalidades y especificaciones que deben cumplirse para llevar los libros, registros, archivos y cuentas previstos en este artículo, así como los sistemas administrativos y contables que se usen a tal efecto…” (Resaltado nuestro) A su vez, el Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado en cumplimiento de la norma ut supra, instituye para los sujetos pasivos del tributo, la obligación de llevar, además de los libros contables, un libro de compras y otro de ventas, los cuales deberán cumplir con las formalidades y requisitos allí previstos. Del mismo modo, se establece que los mencionados libros, podrán ser llevados en forma manuales o mediante sistemas automatizados; debiendo permanecer en el establecimiento del contribuyente y conservarse en buen estado mientras el tributo no esté prescrito. Las obligaciones descritas anteriormente, están estipuladas en los artículos 70, 71 y 73 del Reglamento in comento, a saber: Artículo 70: Los contribuyentes del impuesto además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deberán llevar un Libro de Compras y otro de Ventas (...) Artículo 71: Los Libros de Compras y de Ventas deberán mantenerse permanentemente en el establecimiento del contribuyente (…) Artículo 73: Los contribuyentes que lleven los registros y libros citados en este Reglamento, en forma manual o mediante sistemas mecanizados o automatizados, conservarán en forma ordenada, mientras no esté prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas y similares u otros elementos que se hayan utilizado para efectuar los asientos y registros”. (Resaltado nuestro) El cumplimiento de las formalidades y condiciones supra transcritas, ha sido consagrado como deber formal en el Código Orgánico Tributario, en su artículo 145, el cual a continuación se transcribe: “Artículo 145: Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a cumplir con los deberes formales relativos a las tareas de fiscalización e investigación que realice la Administración Tributaria y, en especial, deberán:

1. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos: a) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable…. 3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles…(Omissis)…” (Resaltado de la Gerencia) Visto así, y en el entendido de que el cumplimiento de los deberes formales por parte de los sujetos pasivos permite a la Administración Tributaria el ejercicio del control fiscal; es que surge la necesidad del legislador de exigir que los libros especiales de compra y ventas se mantengan permanentemente en el establecimiento, y que se encuentren disponibles a los efectos de ser presentados a la Administración Tributaria cuando ésta así lo solicite en ejercicio de las facultades conferidas por el Código Orgánico Tributario; en todo caso la reproducción física de los libros de compras y ventas que se encuentren en medios automatizados o computarizados es necesaria. Dentro de este marco legal, es opinión de esta Gerencia General de Servicios Jurídicos que los libros especiales de compras y ventas podrán ser llevados en medios automatizados o computarizados, siempre y cuando la reproducción física de los mismos sea posible en todo momento, a los fines de ser presentados ante el requerimiento de la Administración Tributaria en un procedimiento de control posterior. Quien artículo rige los documentos FIRMAS PERSONALES?

Artículo 19 Los documentos que deben anotarse en el Registro de Comercio, según el artículo

17, son los siguientes:

Numeral 8.- Las firmas de comercio, sean personales, sean sociales, de conformidad con las

disposiciones del parágrafo 2° de esta Sección.