PROYECTO DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES

TEMA:ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LAS SECRETARIAS DEL

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DEL CANTÓN BABAHOYO

DURANTE EL AÑO 2012 Y SU IMPORTANCIA EN LA IMAGEN

INSTITUCIONAL.

MÁSTER:

ADELITA PINTO YEROVÍ

ALUMNA:

JENNY MILAN

AÑO LECTIVO:

2012-2013

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES, JURÍDICAS Y DE LA EDUCACIÓN

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE BABAHOYO

DEPARTAMENTO DE SECRETARIADO EJECUTIVO BILINGÜE

1. INTRODUCCIÓN

Actualmente las empresas e instituciones tanto públicas como privadas, se encuentran pasando una serie de problemas relacionados con el Desempeño laboral y el acondicionamiento de sus necesidades, unidas a los mecanismos que éstas proporcionan para lograr un grado de motivación adecuada a un desempeño laboral exitoso y productivo.

El desempeño laboral de muchas personas pueden verse afectados por muchos factores uno de los cuales pueden ser los factores humanos que se basan en necesidades que puedan ser conscientes, algunas son primarias, como los requerimientos fisiológicos de agua, aire, alimentos, sueño, sexo y vivienda; otras se pueden tornar como secundarias, tal que el autoestima, la posición social, afiliación con otras personas, el afecto, logro y el auto-respeto, naturalmente que estas varían de intensidad y con el tiempo de acuerdo a las personas.

Es por ello que nace la inquietud de saber qué es lo que en realidad causa el comportamiento en los individuos influyendo así en su desempeño laboral, contribuyendo al entendimiento de la motivación que es la voluntad, el impulso de hacer algo que está condicionado por la habilidad necesaria para realizarlo y satisfacer esa necesidad del individuo.

La misión fundamental de las secretarias es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tereas establecida, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área destinada para su servicio.

El presente proyecto analizara el desempeño laboral de las secretarias del Municipio del Cantón Babahoyo y su incidencia en la imagen institucional partiendo desde una perspectiva amplia abarcando diversos factores que están inmersos dentro de esta temática.

2. RESEÑA DE LA INSTITUCIÓN

MISIÓN

El Gobierno Municipal del Cantón Babahoyo es un organismo local encargado de promover el desarrollo sustentable del cantón utilizando adecuadamente la Planificación Estratégica como herramienta de gestión, el tratamiento equitativo a los problemas que le incumben, la participación ciudadana y el cabal rendimiento de cuentas: con el propósito de contribuir al bienestar material y espiritual de la colectividad, el fortalecimiento del civismo, la confraternidad, el progreso y la unidad nacional

VISIÓN

El Gobierno Municipal del Cantón Babahoyo, contribuirá a crear condiciones dignas de vida para los habitantes del cantón Babahoyo y se constituirá en el motor del progreso Local, con el propósito de garantizar el bienestar actual y futuro a los ciudadanos y ciudadanas, propiciar la igualdad de oportunidades y la satisfacción de las necesidades básicas.

RESEÑA HISTORICA

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

3. JUSTIFICACIÓN

CONC SistemasEJO MUNICIPAL

Alcaldía

Recursos Humanos

Dirección Financiera

Contabilidad

Rentas

Avalúos y Catastros

Tesorería

Bodega

Justicia Policial y Vigilancia

Comisaría

Higiene Ambiental

Dirección de Obras Públicas

Servicios Comunitario

sAgua Potable

Alcantarilladlo

Educación y Cultura

Biblioteca

Asesoría Jurídica Auditoria

Secretaria General

Sistemas

Relaciones Públicas

Comisiones del Consejo

En un mundo globalizado como el que tenemos actualmente los gerentes o personas al frente de cualquier empresa o institución necesitan conocer las necesidades de cada uno de sus empleados para procurar brindarles las atenciones que sus organizaciones necesitan al momento de acoplarlos al estilo de trabajo de su administración.

Comprender las características comunes de la gente dentro de un determinado país, y un puesto específico es importante si se desea tener éxito en el desempeño gerencial.

Para que la administración del recurso humano se lleve a cabo con la máxima eficacia es sumamente importante que las personas al mando conozcan la fuerza motivadora de las necesidades humanas que están presentes en cada una de las personas que trabajan atendiendo a los usuarios y más aún cuando se trata de la ciudadanía de un Cantón donde se debe cuidar la imagen que se proyecta ante ella como organización.

Lo que permitirá en función de las necesidades, intereses y motivos individuales planificar e implementar programas de motivación adecuados que sean capaces de estimular a la fuerza de trabajo en orden de obtener un rendimiento excelente de cada empleado dentro de cada departamento que cuente con una secretaria o secretario.

En este orden de ideas se ha hecho necesario e imprescindible que el Recurso Humano se someta a mecanismos de capacitación y adiestramiento, y relajación entre otros, estableciendo así las diferencias entre los términos que comúnmente se confunden con otros términos como el mal trabajador o la persona de mal carácter desestimando todos los factores que pueden estar ocasionando dichas reacciones.

Es tal la importancia del factor humano que se le considera la clave del éxito de una empresa y la gestión de talento humano es concebida como la esencia de la gestión empresarial, por tanto un factor básico para que la empresa pueda obtener altos niveles de productividad, calidad y competitividad.

Esta investigación permite determinar la influencia motivacional como factor fundamental en el desempeño laboral de los empleados de la Alcaldía del Municipio del Cantón Babahoyo específicamente en las secretarios o secretarios, además el abordar esta problemática se justifica por las propias necesidades de organismos públicos y privados por alcanzar mayor motivación del Talento Humano y por ende, mejor rendimiento en sus labores.

Debe considerarse que las personas se apegan emocionalmente a casi todos los elementos de la vida laboral y esto dificulta los cambios para un Desempeño Laboral óptimo en todos los trabajos, en todas las especialidades, la aptitud emocional es a veces más importante que las facultades netamente cognitivas, por ende es necesario que la gerencia considere la Inteligencia Emocional.

Se ha partido del supuesto de que un empleado motivado dará un mayor desenvolvimiento en sus funciones laborales; justificándose así la inquietud en determinar si el factor motivacional es un agente fundamental en el desempeño laboral y en la imagen que esto proyecta a la sociedad en general.

4. IDENTIFICACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA

Problema general:

¿De qué manera incide el desempeño laboral de l@s secretari@s en la imagen institucional del Municipio del Cantón Babahoyo?

Problema derivado:

¿Cuáles son los factores con mayor incidencia en el desempeño laboral de l@s secretari@s del Municipio del Cantón Babahoyo?

¿Qué características se identifican con mayor frecuencia en el desempeño laboral de l@s secretari@s?

¿En qué forma afectan los problemas personales de los empleados a su desempeño laboral?

5. MARCO DE REFERENCIA

Un municipio es una entidad administrativa que puede agrupar una sola localidad o varias, que puede hacer referencia a una ciudad, pueblo o aldea.

El municipio está compuesto por un territorio claramente definido por un término municipal de límites fijados (aunque a veces no es continuo territorialmente, pudiendo extenderse fuera de sus límites con claves y presentando enclaves de otros municipios) y la población que lo habita regulada jurídicamente por instrumentos estadísticos como el padrón municipal y mecanismos que otorgan derechos, como el avecindamiento o vecindad legal, que sólo considera vecino al habitante que cumple determinadas características –origen o antigüedad– y no al mero residente.

El municipio está regido por un órgano colegiado denominado ayuntamiento, municipalidad, alcaldía o concejo, encabezado por una institución unipersonal: el alcalde (en el Antiguo Régimen en España había un alcalde por el estado noble y otro por el estado llano; y en las principales ciudades un corregidor designado por el rey). Por extensión, también se usa el término municipio para referirse al ayuntamiento o municipalidad en sí.

En la mayoría de Estados modernos, un municipio es la división administrativa más pequeña que posee sus propios dirigentes representativos, elegidos democráticamente. En algunos municipios españoles todavía funciona el régimen medieval de gobierno, gestión y decisión por participación asamblearia denominado concejo abierto.

Secretaria es la persona que se encarga de diferentes funciones básicas para que su colaborador o jefe no tenga que preocuparse por ejemplo llamados telefónicos, recepción de documentos y de más. Su profesión seria auxiliar administrativo que gestiona el tiempo del empresario o persona con el cual trabaja.

Las Secretarias deben poseer las siguientes características:

Excelente redacción y ortografía. Facilidad de expresión verbal y escrita. Persona proactiva, y organizada Facilidad para interactuar en grupos. Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet. Brindar apoyo a todos los departamentos. Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa. Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y Atención al

Cliente. Aptitudes para la organización. Buenas relaciones interpersonales. Dinámica y entusiasta.

Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión.

Sus funciones son:

Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos.

Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todo estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más fluida y clara.

Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe.

6. OBJETIVOS

GENERAL

Analizar la incidencia del desempeño laboral de l@s secretari@s en la imagen institucional del Municipio del Cantón Babahoyo.

ESPECÍFICOS

Determinar cuáles son los factores que afectan el desempeño laboral de las secretari@s del Municipio del Cantón Babahoyo.

Identificar las características del desempeño laboral de l@s secretarias en el Municipio del Cantón Babahoyo.

Evidenciar en qué grado incide el desempeño laboral de los empleados en la imagen institucional del Municipio del Cantón Babahoyo.

7. PLAN DE TRABAJO

Este proyecto va a ser fundamentado con evidencias reales tomadas desde el punto de investigación que es el Municipio de Babahoyo, a través de la observación, encuesta y análisis de la problemática reflejada en los documentos y con sus respectivas actividades en tiempo y espacio.

Se llevara a cabo una ardua indagación con la finalidad de recabar toda la información que sustente mi análisis sobre la temática expuesta cuya solución es demostrar analíticamente el grado en que afecta el desempeño laboral a la imagen institucional del Municipio de Babahoyo.

Los datos serán procesados y expuestos en una aplicación en forma gráfica para que sea más fácil de observar los resultados.

8. RESULTADOS Y DISCUSIONES

ANALISIS GRAFICO

1. ¿Cómo se ha sentido trabajando en esta empresa?

Satisfecho40%

Muy Satisfecho20%

Insatisfecho20%

Muy Insatisfecho20%

RESULTADO

2. ¿Sus funciones y responsabilidades están bien definidas?

Satisfecho50%Muy Satis-

fecho30%

Insatisfecho10%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

3. ¿Está motivado y le gusta el trabajo que desarrolla?

Satis-fecho40%

Muy Satisfecho30%

Insatisfecho20%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

4. ¿Las condiciones salariales para usted son buenas?

Satisfecho40%

Muy Satisfecho20%

Insatisfecho30%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

5. ¿Cómo califica su relación con los compañeros?

Satisfecho60%

Muy Satisfecho20%

Insatis-fecho10%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

6. ¿Las cargas de trabajo están bien repartidas?

Satisfecho50%Muy Satis-

fecho30%

Insatisfecho10%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

7. ¿Recibió la atención adecuada de la persona que le atendió?

Satisfecho50%

Muy Satisfecho20%

Insatisfecho20%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

8. ¿Cómo califica la atención de las secretarias?

Satisfecho40%

Muy Satisfecho20%

Insatisfecho30%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

9. ¿Cómo califica el desempeño laboral de las secretarias?

Satisfecho50%

Muy Satis-fecho20%

Insatisfecho20%

Muy Insatisfecho10%

RESULTADO

10. ¿Cómo se ha sentido con la atención brindada en esta Institución?

Satisfecho40%

Muy Satisfecho10%

Insatisfecho30%

Muy Insatis-fecho20%

RESULTADO

ANÁLISIS

Después de haber tabulado los resultados de la encuesta realizada tanto a las secretarias como a los usuarios de Municipio del Cantón Babahoyo se ha evidenciado que existe un descontento tanto en las secretarias y los roles que desempeñan en sus cargos como en los ciudadanos que acuden a esta institución a realizar sus trámites.

Encontrándose como los factores con mayor incidencia en el desempeño laboral la disconformidad tanto en sueldos como en motivación y cargas horarias que reciben por parte de los jefes.

Además los usuarios expresaron que no se sienten satisfechos con la atención brindada por las secretari@s ya que se tardan mucho tiempo en dar solución a sus peticiones, o no son amables ni eficientes.

Demostrándose así que el desempeño laboral de las Secretari@s si afecta de manera directa a la imagen que la institución proyecta a la sociedad, quedando ante ella desprestigiada y con comentarios que dejan mucho que a la imaginación.

9. CONCLUSIONES

Luego de todo este análisis previo de datos obtenidos concluyo que:

Se ve afectada la imagen de cualquier institución ya sea pública o privada cuando los empleados no se sienten a gusto desempeñando sus labores.

El clima organizacional dentro de toda institución o empresa debe ser grato y agradable para que las relaciones laborales sean óptimas.

La mayoría de los empleados no se sienten muchas veces a gusto con los sueldos que reciben.

Las cargas horarias normales como extras se deberían distribuir de forma equitativa entre todos los empleados que forman parte de la empresa respetando las funciones que cada uno de ellos desempeña dentro de la Institución.

10.RECOMENDACIONES

Al finalizar mi investigación recomiendo que:

Al contratar al personal se tome en cuenta las competencias y preferencias de cada persona.

Se debe realizar reuniones de confraternización entre los empleados para que se puedan conocer más y sus relaciones mejoren.

Los sueldos deberían de ser sustentables y dar bonificaciones para de esta manera motivar al personal para que realice bien sus funciones.

Todos las Instituciones públicas y privadas deberían brindar charlas de motivación y relaciones humanas a sus empleados para que no se vea afectada su imagen ante la sociedad.

11.BIBLIOGRAFIA

Linkografía

http://es.slideshare.net/alejandrab/desempeo-laboral

http://es.workmeter.com/blog/bid/225512/Mejorando-el-desempe %C3%B1o-laboral-de-los-trabajadores

http://www.monografias.com/trabajos34/motivacion-laboral/ motivacion-laboral.shtml

http://www.urbe.edu/publicaciones/cicag/historico/pdf-volumen4-2/7- inteligencia-emocional-y-desempeno-laboral.pdf

12.ANEXO

ENCUESTA

1. ¿Cómo se ha sentido trabajando en esta empresa?INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

2. ¿Sus funciones y responsabilidades están bien definidas?INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

3. ¿Está motivado y le gusta el trabajo que desarrolla?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

4. ¿Las condiciones salariales para usted son buenas?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

5. ¿Cómo califica su relación con los compañeros?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

6. ¿Las cargas de trabajo están bien repartidas?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

7. ¿Recibió la atención adecuada de la persona que le atendió?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

8. ¿Cómo califica la atención de las secretarias?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

9. ¿Cómo califica el desempeño laboral de las secretarias?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO

10. ¿Cómo se ha sentido con la atención brindada en esta Institución?

INSATISFECHO MUY INSATISFECHO SATISFECHO MUY SATISFECHO