Proyecto jardin infantil
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DESARROLLO DE SOLUCIONES EN AREAS DE APOYO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU DIAZ ARIZA ELISA CUERVO LANCHEROS JESSICA FERNANDA JIMENEZ ALVAREZ ISRAEL LOPEZ RUIZ JULIO CESAR CORPORACION UNIVERSITARIA C.U.N BOGOTÁ D. C 2015
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DESARROLLO DE SOLUCIONES EN AREAS DE APOYO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU
DIAZ ARIZA ELISA
CUERVO LANCHEROS JESSICA FERNANDA
JIMENEZ ALVAREZ ISRAEL
LOPEZ RUIZ JULIO CESAR
CORPORACION UNIVERSITARIA C.U.N
BOGOTÁ D. C
2015
DESARROLLO DE SOLUCIONES EN AREAS DE APOYO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU
DIAZ ARIZA ELISA
CUERVO LANCHEROS JESSICA FERNANDA
JIMENEZ ALVAREZ ISRAEL
LOPEZ RUIZ JULIO CESAR
PROYECTO
INSTRUCTORA
DIANA PINILLA
CORPORACION UNIVERSITARIA C.U.N
BOGOTÁ D. C
2015
CONTENIDO
1. INTRODUCCION.............................................................................................
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.............................................................
3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA...................................................................
4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.................................................................
5. OBJETIVO
3.1. OBJETIVO GENERAL..............................................................................
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICO.......................................................................
6. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................
7. MARCO REFERENCIAL.................................................................................
7.1.Marco teórico.............................................................................................
7.2.Teoría Clásica..........................................................................................
7.3.Mejora continua.........................................................................................
7.4.Teoría de las relaciones humanas.............................................................
8. MARCO CONCEPTUAL..................................................................................
9. MARCO LEGAL...............................................................................................
10.TIPO DE INVESTIGACIÓN.............................................................................
11.MÉTODO DE INVESTIGACIÓN......................................................................
12.FUENTES DE INFORMACION.......................................................................
12.1. FUENTES PRIMARIAS..........................................................................
12.2. FUENTES SECUNDARIAS....................................................................
13.POBLACIÓN MUESTRA Y MUESTREO........................................................
14.CARACTERIZACIÓN .....................................................................................
15.ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO.........................................................
16.SISTEMA ABIERTO........................................................................................
17.PROCESO ADMINISTRATIVO.......................................................................
18.MANUAL DE FUNCIONES..............................................................................
19.MODELO ADMINISTRATIVO..........................................................................
20.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...............................................................
21.DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.........................................................
22.POLITICAS DE LA EMPRESA........................................................................
3
23.ANALISIS INTERNO Y EXTERNO DE LA EMPRESA
24.MATRIZ DOFA................................................................................................
25.MATRIZ EFE...................................................................................................
26.MATRIZ EFI.....................................................................................................
27.CRONOGRAMA..............................................................................................
28.PRESUPUESTO.............................................................................................
29.PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN A CLIENTES..............................................
30.LISTA DE CHEQUEO EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO.....................
31.PROPUESTA DE RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS............
32.LIBRETA DE CALIFICACIONES DE SASTISFACCION DE LOS PADRES DE FAMILIA.....................................................................................................
33.LISTA DE CHEQUEO PARA EVALUAR SERVICIO AL CLIENTE.................
34.PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE.....................................................
35.PROPUESTA DE EVENTO
CONCLUSIONES............................................................................................
BIBLIOGRAFIA................................................................................................
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1. INTRODUCCION
Este proyecto busca proponer técnicas que ayuden a la mejora de la unidad productiva del jardín infantil “MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU” la cual es objeto de estudio, identificando sus funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias.
Partiendo de reconocer a la empresa como una institución con sistema abierto y formal ya que está constituida legalmente, teniendo como actividad la prestación de sus habilidades para educarlos y destacar sus habilidades catalogándola de esta manera como una institución del sector terciario se procede a analizar su macro y micro entorno para así identificar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas apoyados en las matrices EFI, EFE y DOFA.
También se analiza su manual de funciones en el que notamos que se encuentra incompleta y la cual ninguno de los trabajadores tiene clara su función en la empresa.
Este informe tendrá en cuenta modelos de apoyo administrativos sugeridos anteriormente a la organización jardín infantil mis primeros trazos aeiou. Además de todo encontraremos un pequeño pero sugerido servicio al cliente, que aunque sencillo es un método que mantiene a toda empresa en un nivel de competencia fuerte.
Se observara la forma en la que esta organización maneja la gestión documental, y de este modo se definirá la mejor manera de llevar a cabo el manejo de esta en la organización para contribuir a su conservación ya que en esta, se guarda gran patrimonio e historia de la organización y lo que se busca es poder ofrecer a las otras organizaciones un cuidado especial para dicho fin.
Como punto final se observa la función de la contabilidad en jardín infantil mis primeros trazos aeiou, y la importancia de esta para el manejo de la nómina y el control de los recursos económicos que se evidencian dentro de la organización. Con esto se espera ofrecer al lector una ayuda que contribuya a su organización para un manejo excelente y adecuado de todo lo que en su organización hace referencia para el manejo de la misma.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou está dedicado al cuidado y
educación de niños de 0 a 5 años, a su vez maneja un sistema integro
en el área administrativa con falencias en cuanto a la gestión
documental y el servicio al cliente, ya que la administración del jardín no
cuenta con un manejo adecuado para los de archivos ni existe una
buena atención de servicio al cliente enfocada en resolver quejas de los
padres de familia.
Debido a los problemas mencionados resaltamos aquellas situaciones
en el que los documentos están expuestos a malas condiciones de
almacenamiento y de manejo por parte del personal, que por este
motivo pueden tener daños en los documentos.
3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA En un mundo cambiante, donde el ritmo de vida cada vez es más acelerado y competitivo, es importante y necesario contar con personal idóneo que se sienta parte de la empresa, que busque el crecimiento en cada una de las áreas, por esta razón es indispensable que la empresa cuente con una persona que conozca muy bien el manejo de la misma, de una manera exhaustiva y que se sienta parte de ella. Como en el jardín infantil mis primeros trazos aeiou no existe esta persona, se hace difícil el proceso y manejo de algunas actividades que se realizan en ella, tales como: el servicio al cliente, que es fundamental ya que a medida que la competencia es cada vez mayor, los clientes se vuelven más exigentes, ya que no solo buscan calidad, sino también una buena y rápida atención, un ambiente agradable y un trato personalizado. Al no haber una persona que se encargue del correcto manejo del archivo se genera desorganización, los documentos se pueden traspapelar o deteriorar al no ser tratados correctamente creando demora en diferentes procesos. Es importante manejar tanto de maneras tecnológica como física los diferentes documentos que llegan a la empresa para que haya orden.
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4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo plantear soluciones para el mejoramiento de la gestión
organizacional de las áreas de apoyo administrativas, servicio al cliente, archivo y gestión documental en la empresa objeto de estudio?
5. OBJETIVOS5.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar soluciones para el mejoramiento de la gestión organizacional de los procesos de apoyo administrativos, servicio al cliente, archivo y gestión documental en la empresa jardín infantil mis primeros trazos aeiou
5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar las teorías administrativas que se identifican en la
empresa objeto de estudio. Identificar las teorías modernas de la administración del jardín. Reconocer el debido proceso administrativo. Caracterización de la organización objeto de estudio. Identificar las áreas funcionales de la organización. Identificar la empresa como sistema abierto. Identificar de los modelos administrativos aplicados en la gestión
de la organización. Analizar el proceso de investigación de acuerdo a las
necesidades de la organización. Reconocer los elementos que componen el direccionamiento
estratégico de la empresa. Identificar las variables internas y externas que inciden positiva o
negativamente en las operaciones del “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAXOS AEIOU”.
Realizar las matrices EFE, EFI y DOFA. Identificar los conceptos básicos de metodología de la
investigación, tipos de investigación. Recopilar y emplear la información primaria y secundaria. Dar a conocer la estructura organizacional de la empresa. Plantear un diseño de la planeación estratégica y los elementos
que la constituyen considerando las áreas funcionales de la empresa.
Analizar y fortalecer manual de funciones. Elaborar estrategias para la mejora del servicio al cliente. Elaborar de guías, instructivos o talleres para la manipulación de
documentos.
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Orientación para el uso adecuado de la contabilización de los recursos que se proporcionan.
6. JUSTIFICACION
Mediante el análisis que se ha llevado a cabo con esta investigación se ha determinado que la organización además de ofrecer un buen servicio de educación y aprendizaje, ofrece la oportunidad de estar en un lugar limpio, con una buena presentación, y con ello inspira tranquilidad para los padres de familia los cuales no viven con la preocupación de descuidar a sus hijos mientras van a laborar.
Por lo tanto, se escoge esta empresa como objeto de estudio para proponer nuevas alternativas que contribuyan al mejoramiento de la organización, porque EL EDUCAR como tal, es una palabra que bajo un cargo requiere de mucha colaboración. Por consiguiente requiere de mucha responsabilidad, estrategia, y compromiso. Esto se logra recibiendo un apoyo continuo y eficaz en las áreas que más lo requieran. EL JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU, es una empresa que presta servicios de guardería y jardín infantil; es decir servicios del cuidado de los niños, por ello este proyecto, está encaminado a sugerir soluciones administrativas para la empresa, y que ayuden con el mejoramiento en las áreas de gestión documental y servicio al cliente ya que a medida de la observación se han notado unas leves fallas en el desarrollo de estas actividades
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7. MARCO REFERENCIAL
GRAFICA N°1: (creación propia del gaes)
Teorías modernas
DEFINICION APLICABILIDAD
OBSERVACION
SI NOCALIDAD TOTAL Es el conjunto de técnicas y
actividades, de carácter operativo, utilizadas para verificar los requisitos relativos a la calidad del producto
x
BENCHMARKING Proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones
x
JUSTO A TIEMPO
Es un sistema de organización de la producción para las fábricas.
x
OUTSOURCING Es una tendencia actual que ha formado parte importante en las decisiones administrativas de los últimos años en todas las empresas a nivel mundial.
x
7.1. MARCO TEORICOA continuación se presentaran las bases de información frente a las teorías de la administración que se ven aplicadas en la organización.
7.1.1. TEORIAS CLASICASSegún Fayol, “en la teoría clásica, se destaca lo relevante que es una empresa para la administración, se distinguen por el énfasis en la estructura y las funciones que se deben tener una organización para lograr la eficiencia”.Fayol ve en diferentes fases la administración con un orden específico:
PLANTEAR: visualizar el futuro y trazar el programa de acción. ORGANIZAR: construir las estructuras materiales y sociales de la
empresa. DIRIGIR: guiar y orientar al personal.
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COORDINAR: enlazar, unir y armonizar todos los actos colectivos.
CONTROLAR: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.1
ANALISIS:
Esta hace énfasis en la estructura de la organización por medio de la distribución de las funciones que tienen que cumplir cada una de las personas que integran el jardín para buscar así la eficiencia del mismo.
7.1.2. MEJORA CONTINUA“la base del modelo de mejora continua es la auto evaluación. En ella detectamos puntos fuertes, que hay que tratar de mantener y áreas de mejora, cuyo objeto deberá ser un proyecto de mejora”.La mejora continua implica tanto la implantación de un sistema como el aprendizaje continuo de la organización, el seguimiento de una filosofía de gestión, y la participación activa de todas las personas.Las empresas no pueden seguir dando la ventaja de no utilizar plenamente la capacidad intelectual, creativa y la experiencia de todas las personas. Ya se ha pasado la época en que unos pensaban y otros solo trabajaban. Como en los deportes colectivos donde existía una figura pensante y otros corrían y se sacrificaba a su alrededor, hoy ya en los equipos todos tienen el deber de pensar y correr. De igual forma como producto de los cambios sociales y culturales, en las empresas todos tienen el deber de poner lo mejor de sí para el éxito de la organización. Sus puestos de trabajo, su futuro y sus posibilidades de crecimiento de desarrollo personal y laboral dependen plenamente de ello.2
ANALISIS:
Se utiliza la teoría de mejora continua porque permite conocer cómo está la empresa, en que está fallando, y como debe cada día mejorar formulando estrategias e identificando el problema que en nuestro caso se halla en la estructura organizacional; observarlo, analizarlo y poder identificar las posibles soluciones, para tener una empresa mejor estructurada.
Actualmente, en el jardín, los profesores tienen bastante capacidad para brindar a los niños educación de excelente calidad.
1 (Chiavenato, pág. Introducción a la Teoría General de la Administración )2 http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=305
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TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS
Según Elton Mayo:“Las relaciones humanas se basan principalmente en los vínculos existentes entre los miembros de la sociedad, gracias a la comunicación, que puede ser de diversos tipos como visual o comunicación no verbal, lenguaje icónico o lenguaje de las imágenes, que incluye no solo la apariencia física, imagen corporal sino también los movimientos, las señales, lingüística, chat, comunicación oral, afectiva y, también los lenguajes creados a partir del desarrollo de las sociedades complejas como lenguaje político, económico, gestual, etc.3
ANALISIS:
Esta teoría se aplica en el “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”, ya que se ve desarrollada en la manera en el que hace énfasis en el entorno que se desarrollan los niños ya que la efectividad y rendimiento de estos mismos están ligados con aspectos sociales.
8. MARCO CONCEPTUAL CRONOGRAMA DE GANTT: El diagrama de Gantt es una popular herramienta
grafica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
HIPOTESIS: Es una idea que puede o no ser verdadera, basada en información previa. Su valor reside en la capacidad para establecer más relaciones entre los hechos y explicar el por qué se producen.
MATRIZ DOFA: La matriz DOFA es un instrumento metodológico que sirve para identificar acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de que las acciones estratégicas deben encontrar en la realidad misma del sistema.
MATRIZ EFE: Matriz de evaluación de factores externos permitirá a los estrategas resumir y evaluar toda la información externa, como son las variables ambientales decisivas, predicciones ambientales determinantes y la matriz de perfil competitivo.
MATRIZ EFI: Matriz de evaluación de factores internos, formula estrategias, las fuerzas y debilidades más importantes dentro de las áreas funcionales de una empresa, y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones entre dichas áreas.
3 http://www.geocities.ws/ymarte/trab/admhumana.html
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METODO DEDUCTIVO: La deducción parte en ir de lo general a lo particular; se inicia con la observación de fenómenos generales con el propósito de señalar las verdades particulares, lleva a la formulación de hipótesis y a su comprobación.
OBSERVACION: La observación es una actividad realizada por un ser vivo (como un ser humano), que detecta y asimila los rasgos de un elemento utilizando los sentidos como instrumentos principales.
ESTRATEGIAS: Conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el
tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión.
PLANEACIÓN: Etapa que forma parte del proceso administrativo mediante la cual se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de acción, en función de objetivos y metas generales económicas, sociales y políticas; tomando en consideración la disponibilidad de recursos reales y potenciales que permitan establecer un marco de referencia necesario para concretar programas y acciones específicas en tiempo y espacio. Los diferentes niveles en los que la planeación se realiza son: global, sectorial, institucional y regional. Su cobertura temporal comprende el corto, mediano y largo plazos.
PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL - PEI - a través del cual se busca
un plantel organizado, con una misión claramente definida, con pedagogías
activas y programas curriculares acordes con las necesidades de formación de
los alumnos.
9. MARCO LEGAL
El proyecto está visto para identificar la normatividad y legislación necesaria a esta propuesta y por tal razón es indispensable retomar algunas leyes que rigen los establecimientos dedicados a la prestación de servicios como es la educación. Entre ellos tenemos:
Constitución Política de Colombia. Ley general de educación 115 de 1994. Política pública “Colombia por la primera infancia”.
DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES
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ACUERDO 138: “por medio del cual se regula el funcionamiento de los establecimientos públicos y privados que prestan el servicio de educación inicial”.4
DECRETO 243 DEL 2006: Se define la educación inicial como una “acción intencionada para la garantía de los derechos al cuidado y al desarrollo del ser humano de las niñas y los niños, desde su gestación hasta los cinco años de edad, mediante una pedagogía, que basada en el reconocimiento de las características y potencialidades del niño y la niña lo proporcione ambientes enriquecidos con interacciones y experiencias significativas en la que son corresponsales la familia, la sociedad y el estado.5
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA 1991, ARTICULO 44: “Promueve y garantiza los derechos fundamentales de los niños y las niñas como la vida, la integridad física, salud y la seguridad social, la alimentación equilibrada, su nombre y nacionalidad, tener una familia y no ser separado por ella, el cuidado y amor, la educación…” 6
LEY 1089 DE 2006 CODIGO DE LA INFANCIA Y LA ADOLECENCIA.o ARTICULO 10: Corresponsabilidad “… Se entiende por
corresponsabilidad, la corresponsabilidad, la concurrencia de actores y acciones conducentes a garantizar el ejercicio de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes. La familia, la sociedad y el estado son corresponsables de su atención, cuidado y protección”.7
o ARTICULO 29: Derecho al desarrollo integral en la primera infancia.o ARTICULO 38: De las obligaciones de la familia, la sociedad y el
estado.o ARTICULO 39: Obligaciones de la familia.o ARTICULO 40: Obligaciones del estado.o ARTICULO 41: Obligaciones del estado.o ARTICULO 42: Obligaciones especiales de las instituciones
educativas.o ARTICULO 214: Participación de la sociedad.o Ley No. 12 del 28 de enero de 1991 donde reconoce a los niños y a
las niñas como sujetos sociales, ciudadanos con derechos en contextos democráticos; favorecemos su desarrollo armónico integral, que considera aspectos físicos, psíquicos, afectivos, sociales, cognitivos y espirituales”.
4 http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1986-98655 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=20575
6 http://www.senado.gov.co/el-senado/normatividad/constitucion-politica
7http://www.icbf.gov.co/portal/page/portal/PortalICBF/Especiales/SRPA/CIyA-Ley-1098-de-2006.pdf
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POLITICA DE INFANCIA Y ADOLECENCIALA PROTECCION DE LA VIDA:” Implica actuar con determinación sobre los factores externos que atentan contra la integridad y la seguridad de los niños y niñas, así como garantizar una atención oportuna y de calidad, frente a hechos que amenazan su sobrevivencia y desarrollo”.8
POLITICA PUBLICA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL: “Pretende lograr que los individuos y familias en su diversidades gocen de seguridad alimentaria y nutricional, contando para ello con una disponibilidad suficiente y estable de los suministros de alimentos”.
ARTICULO 13. SOBRE EL DERECHO A LA EDUCACION: “Proporcionar y garantizar la educación para toda la vida…”9
CAMARA DE COMERCIO: Por medio del cual se fijan las fechas límites para la presentación de declaración del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, la sobre tasa para la vigencia 2010 y la retención de industria y comercio, avisos y tableros, para la vigencia fiscal del 2011 la secretaria, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 70 del acuerdo municipal 029 de diciembre 27 de 2004, por el cual se adopta el estatuto de rentas municipal y,…”
RUT: “Es el número de identificación tributaria de una persona y sirve para ubicarla y clasificarla como contribuyente del impuesto de renta o de otros tributos, de patrimonio, o si es responsable del impuesto al valor agregado (IVA). Aquellas personas que desarrollen actividades económicas que requieran registro ante las cámaras de comercio, es decir, que estén obligadas a efectuar el registro mercantil, deben inscribirse en el RUT simultáneamente con la inscripción.”
8http://www.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/polpublicas/PoliticadeInfancia.pdf
9 http://www.escr-net.org/docs/i/428712
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=292
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10.TIPO DE INVESTIGACION
El tipo de investigación que se utilizó fue el descriptivo, llamado también investigación diagnostica, debido a que se busca identificar la percepción que tiene las personas que laboran dentro de la empresa objeto de estudio JARDÍN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU, donde la observación y el análisis hacen parte de la recopilación de información.
La técnica que se utilizó fue la entrevista y el instrumento fue el cuestionario, gracias a esto logramos evidenciar las falencia de la empresa objeto de estudio para que de esta forma lograr formular el problema.
Para el desarrollo de este se siguieron los siguientes pasos a tener en cuenta:
Se examinan las características del problema escogido. Se definen y se formulan las hipótesis. Se enuncian los supuestos, en que se basan los procesos
adoptados y las hipótesis. Se eligen los temas y las fuentes apropiadas. Se seleccionan o elaboran técnicas para la recolección de datos. Se establecen, a fin de clasificar los datos, categorías precisas,
que se adecuen al propósito del estudio y permitan poner de manifiesto las semejanzas, diferencias y relaciones significativas.
Se verifican la validez de las técnicas empleadas para la recolección de datos.
Se realizan observaciones objetivas y exactas. Se describen, analizan e interpretan los datos obtenidos, en
términos claros y precisos.
11.METODO DE INVESTIGACION
Analítico es aquel método de investigación que consiste en la desmembración de
un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas,
la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un hecho en
particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se
estudia para comprender su esencia. Este método nos permite conocer más del
objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar, hacer analogías, comprender
mejor su comportamiento y establecer nuevas teorías.
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12.FUENTES DE INFORMACION
FUENTES PRIMARIAS
Se aplicó al jardín una la entrevista y lista de chequeo para obtener una información general y más amplia del jardín infantil mis primeros trazos aeiou, la entrevista se le hizo a la directora de la misma, La Sra. Sandra Ávila, la lista de chequeo se hizo observando el trabajo de cada uno de los empleados en su respectiva área de trabajo.
MOMENTOS DE OBSERVACION
No INDICADORES CUMPLE OBSERVACIONES
SI NO
1 Se observa buena conducta al interactuar con el personal.
X
2 Se adapta cada miembro de la empresa a su lugar de trabajo.
X No, ya que el jardín no maneja una buena organización ya que no conocen el manual de funciones.
3 Se Evidencia el respeto en las diferentes formas de pensar y actuar.
X El jardín toma las ideas y comportamientos de los niños de forma excelente y tratan de que los niños se sientan bien y aprendan con gran facilidad.
4 Se observa un buen manejo de documentos.
X Existen falencias debido a que se necesita un lugar más adecuado para el manejo de los mismos.
5 Afectan los diversos cambios emocionales en el ámbito laboral del trabajo.
x Ya que el personal tiene diversas emociones y diferentes formas de expresarse pero no siempre se demuestra el entorno o
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área de trabajo
6 Se observa la unión e integración del personal.
X Ya que una de las principales ideologías del jardín es el trabajo en equipo ya sea de los niños con los docentes.
7 Afecta el macro entorno en el ámbito laboral en el que se desarrollan las actividades.
X
8 El personal se viste adecuadamente para laboral en su respectiva área de función
X Las normas jardín establecen un reglamento de un uso adecuado de y porte de un uniforme en cada área que se desarrollan las actividades.
9 Se maneja buena interacción entre el personal en el ámbito laboral
x Se maneja una buena interacción ya que la ideología del jardín es el trabajo en equipo.
10 Se respeta las diferentes creencias que tiene tanto los niños como el personal
X Se respeta y se aceptan las diferentes creencias que pueda tener cada niño del jardín.
ENTREVISTA DE RECOLECCION DE INFORMACION PARA LA EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO
La presente entrevista es con el fin de conocer las generalidades del jardín infantil mis primeros trazos aeiou, sus actividades y sus falencias; esto con el fin de hacer un análisis de la información determinar el problema en su gestión y lograr un diseño para el mejoramiento de las áreas de apoyo del Liceo.
Fecha: ____12 de febrero de 2014__________Nombre del entrevistado: ____Sandra Ávila_____________________Empresa o comunidad: ____JARDIN INFANTILMIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU______________________
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OBJETIVO: Conocer las características jardín infantil mis primeros trazos, su funcionamiento y estructura, con el fin de recolectar información.
PREGUNTAS:
1. ¿Con cuántos niños cuenta el jardín?
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou cuenta con 40 niños de 0 a 6 años, de estratos de 1 a 3.
2. ¿Cuántos docentes laboran en el plantel del liceo?“El plantel cuenta con 5 docentes contando con migo”.
3. ¿Cuáles son sus funciones como directora?Entre las funciones que más representan mi papel como rectora son la organización de las actividades que se van a desarrollar en el liceo, procurar mejorar relaciones interpersonales y establecer canales de comunicación entre los diferentes estamentos de la institución para lograr los objetivos trazados, organizar y dirigir la oficina de contabilidad y tesorería de la institución y ejecutar el plan de compras según el presupuesto anual y las prioridades señaladas por mí y actualizarlo mensualmente teniendo en cuenta los ingresos reales del colegio.
4. ¿Cómo es la organización de las actividades diarias del jardín?Cada docente tiene programado sus actividades con los niños con respecto a actividades educativas y lúdicas.
5. ¿El Liceo cuenta con una visión y misión?Si, el liceo cuenta con una misión que cumplimos cada día y una visión que cumpliremos según se determine la meta y a cuánto tiempo.
6. ¿Cuál es el valor que el jardín desea implementar a los niños?Yo pienso que todos los valores humanos son importantes para aplicarlos a nuestra vida diaria, pero el que más deseo que mis niños es que apliquen el respeto hacia sus docentes, compañeros y demás personas que los rodeen.
7. ¿Cómo hacen parte los padres de familia en relación con el jardín?Cada día apoyando a sus hijos con el aprendizaje dado a diario en la institución y velando por el cumplimiento del proyecto educativo institucional y su continua evaluación para lo cual podrá contratar asesorías especializadas.
Muchas gracias por su tiempo y colaboración prestada
ENTREVISTADOR ENTREVISTADO(A)
Jessica Cuervo Sandra Ávila
Diana Cervera
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FUENTES SECUNDARIAS
Para obtener información acerca del entorno del jardín infantil, se buscó en la página web del Ministerio de Educación de Bogotá el Proyecto Educativo Institucional (P.E.I)Que consiste en:Especificar los principios y fines del establecimiento, los recursos docentes y didácticos disponibles y necesarios.
El proyecto educativo institucional debe responder a situaciones y necesidades de los estudiantes, en este caso los niños, de la comunidad local, de la región y del país, ser concreto, factible y evaluable.http://www.min m educacion.gov.co/1621/article-79361.htmlMinisterio De Educación- Proyecto Educativo Institucional (PEI)
13.POBLACIÓN, MUESTRA Y MUESTREO
Población: Conjunto de todos los elementos a que se someten a un estudio estadístico, en este caso son los padres de familia del jardín infantil mis primeros trazos aeiou.
Muestra: Conjunto representativo de la población de referencia, es decir, los padres de familia tomando un padre de familia por cada niño.
Muestra aleatoria simple:
P= n/N
Población = Padres de familia.
Muestra = Cinco (5) Padres de familia.
45 = 5/45.
= 9 Padres de familia.
- Estela López- Marcela Jaramillo- Andrea Aguilar- María Caicedo
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- Adelaida Quiñonez
Muestreo: Es la reunión de todos los datos de la muestra. El investigador puede seleccionar una muestra con la que se le facilite la recolección de información, conocido también como muestreo por seguimiento, ya que la muestra corresponde a una parte, fracción o segmento.
La muestra se compone de aquellos que sean más convenientes, se seleccionan a los individuos más cercanos para participar y se repite el proceso hasta que se obtenga el tamaño de la muestra deseada.
PROCESAMIENTO PARA EL ANALISIS DE LA INFORMACION
Para la recopilación de todos los datos necesarios para la investigación, se
procedió a establecer una cita para la visita al jardín con la previa autorización de
la directora , esta se dio de la siguiente manera: En el momento de desarrollar la
encuesta nos dirigimos a la oficina de la señora Sandra Ávila para iniciar la
encuesta con ella comenzamos con una presentación personal y proseguimos a
desarrollar el cuestionario al finalizarlo con ella nos dio la plena autorización de
realizársela a los padres de familia para una mayor claridad en los datos que
requeríamos para la investigación; iniciamos con la siguiente encuesta:
1. ¿Asisten a las reuniones que realiza el jardín? SI, NO
20
1. RESULTADO 2. VALOR3. SI 4. 35. NO 6. 2
VALORES01234
Asisten a las reuniones que realiza el jardin? si
no
SI NO
2. ¿Participan en actos escolares (actos culturales, fiestas, celebraciones, eventos, etc.)? SI, NO
SI NO 0
0.51
1.52
2.53
3.5
participación en actos escolares
SI NO
3. ¿Consideran suficientes las reuniones que hace el jardín? SÍ, NO
21
RESULTADO VALOR
SI 3
NO 2
RESULTADO VALOR
SI 5
NO O
4. Grado de aceptación del Centro (puntuar de 1 a 5):
¤ Limpieza ¤ Estado del edificio
¤ Puntualidad ¤ Organización escolar
¤ Actividades extraescolares
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SI NO0123456
¿consideran suficientes las reu-niones del Jardín?
SI NO
RESULTADO VALOR
4 3
5 2
4 50
0.51
1.52
2.53
3.5
grado de aceptación
4 5
5. ¿Se sienten seguros al dejar a sus hijos al cuidado del jardín? SI, NO
RESULTADO VALORSI 5NO 0
SI NO0123456
¿se sienten seguros de dejar a sus hijos a cargo del jardin?
14.CARACTERIZACION
RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA: Jardín infantil mis primeros trazos aeiou.
RUT: 52373410-4. REPRESENTANTE LEGAL: Sandra Ávila DIRECCION: carrera 87 i n° 41 s-1 a 41 sur. CODIGO CIIU: 8511. LOCALIDAD: Kennedy, barrió ciudad de Cali. TIPO DE EMPRESA: jardín infantil. SERVICIOS QUE PRESTA: guardería y jardín infantil. AÑOS DE CONSTITUIDA ESTA ORGANIZACIÓN: 3 años.
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NUMERO DE EMPLEADOS: 4 personas ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Funcional SECTOR ECONOMICO: Sector Terciario
GRAFICA N° 1: UBICACIÓN GEOGRAFICA
FUENTE: GOOGLE MAPS
DESCRIPCIÓN: Sector terciario o de servicios: Incluye todas aquellas actividades
que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el
funcionamiento de la economía. Como ejemplos de ello tenemos los servicios de
educación; de igual forma este se encuentra bajo la orientación de sector de
comunicaciones, en este sector se encuentran todas aquellas organizaciones
relacionadas con los medio de comunicación como lo son (, de telefonía fija o
móvil, editoriales, entre otras)...
15.ANALISIS DEL SECTOR ECONOMICO
MACROENTORNO
MARCO LEGAL
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Según la sección segunda de la ley 115 de 1994, el artículo 15 del Decreto Nacional 1860 de 1994 y 17 del Decreto Nacional 2247 de 1997, del Ministerio de Educación, “el grado de preescolar corresponde a la enseñanza cognoscitiva, biológica, psicomotriz, socio-afectiva y espiritual que se le da al niño a través de experiencias de socialización pedagógicas y recreativas. El nivel de preescolar, como mínimo un grado, es obligatorio para niños menores de seis (6) años de edad”.
PRESUPUESTO DEL SECTOR EDUCATIVO
INGRESOSLa principal fuente de recursos del sector educativo, es el SGP (Sistema General de Participaciones), no obstante existen otras fuentes que permiten una mejor calidad y servicio a la educación entre los cuales se encuentran:- Recursos de programas nacionales orientados al mejoramiento del sector educativo- Recursos de regalías y compensaciones- Recursos por entidades u organismos del sector privado como la inversión en educación del sector solidario.
TECNOLOGÍA: Las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación), han influido en sobremanera en la educación con la herramienta llamada e-learning. El e-learning es una herramienta por la cual, alumno y profesor se separan físicamente, y utilizan el internet como medio de distribución de conocimiento.
El Liceo Abeja Maya consta de un salón especialmente para uso de tecnologías como lo son computadores, video vip, televisores, teléfono. Estos implementos van de acuerdo a la necesidad que requiere ya sea el profesor para el desarrollo de clases con sus estudiantes. La cantidad de estos implementos van de acuerdo al sitio y el desarrollo que se les da.
IMPLEMENTO CANTIDAD DESCRIPCIÓN
COMPUTADORES10
Utilizados en el área de informática, de acuerdo por la cantidad mínima es utilizado de modo que los niños desarrollen sus actividades por un computador.
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TELEVISORES 2
Se encuentran en el aula de informática y solo el profesor tiene el derecho de tomar uno para el desarrollo de las actividades.
VIDEO VIP 1El profesor encargado del aula de informática tiene el permiso de prestar el video vip al profesor.
DVD 2Estos si se encuentran en coordinación, quien es la única de prestar el DVD a los profesores.
Basándonos en otro aspecto tecnológico, los niños del jardín infantil mis primeros trazos aeiou al tener uso de las tecnologías de la información y comunicación hace uso de internet para así tener conocimiento adecuado para el desarrollo de sus actividades. A continuación en la siguiente grafica se puede observar el uso necesario que se tiene hoy en día de computadores.
La grafica mostrada hacer referencia a una base de datos en el Censo que se realizó en el año del 2005, donde muestra que la tecnología en los niños desde
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temprana edad se está implementando para hacer uso de computadores y sobre todo el uso de internet.
SOCIAL: De acuerdo a los datos obtenidos por el DANE, logramos analizar cómo influye en el momento que las oportunidades de empleo son mínimas para la sociedad y no son pagadas de acuerdo a las necesidades básicas de cada hogar. La tasa de desempleo según encuesta del DANE noviembre de 2013 quedo en 8,5% a nivel nacional.
INDICADORES DEL MERCADO LABORAL NIVEL NACIONAL- (Noviembre 2013)En noviembre de 2013, la tasa global de participación (TGP) se ubicó en 64,3%, sin presentar variación frente a igual mes del año anterior. La tasa de ocupación se ubicó en 58,8% frente a 58,4% de noviembre de 2012 y la tasa de desempleo fue 8,5%, disminuyendo 0,7 puntos porcentuales frente a la registrada en noviembre de 2012 (9,2%).
(Departamento Administrativo Nacional de Estadisitica, 2013)
De acuerdo a la gráfica anterior podemos deducir que a nivel nacional la tasa de desempleo disminuyó en un 0.7% es decir que de acuerdo al
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año 2012 comparado con el 2013 el liceo se puede ver favorecida debido a que la gente en este caso los padres de familia al tener una ocupación formal puede obtener ingresos para ser utilizados en la educación de sus hijos.
INDICADORES DEL MERCADO LABORAL TRIMESTRAL EN BOGOTÁ
Bogotá: Tasa de desempleo 7,8%; tasa global de participación 71,4%; tasa de ocupación 65,8%; tasa de subempleo subjetivo 33,5% y tasa de subempleo objetivo 12,3%.
(Departamento Administrativo Nacional de Estadisitica, 2013)
Se observa que durante el año de 2007 la tasa global de ocupación y de desempleo no tiene un crecimiento significativo hasta el año 2013 aunque se ve reflejado que si disminuye en un porcentaje no relativo. Es una breve muestra de que Bogotá esta entre las ciudades con menor tasa de desempleo y la acompaña Barranquilla y Bucaramanga mientras que las que presentaron mayor tasa de desempleo fueron Armenia, Cúcuta y Quibdó. Este dato es importante como anteriormente se mencionó en la gráfica de tasa global de ocupación y desempleo a nivel nacional debido a que favorece en cierta parte porque existe un incremento de ingresos en los padres de familia para que esta bonificación puedan invertirla en la educación de sus hijos.
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POBLACIÓN Y DENSIDAD POBLACIONAL LOCALIDAD DE KENNEDY
La localidad de Kennedy se ubica en el sector sur occidental de la ciudad, la localidad tiene forma de cuadrado y esta demarcada de la siguiente manera: por el oriente, limita con la avenida el congreso eucarístico (av. Kr 68); por el norte, con el rio Fucha y la calle 13; por el sur, con la autopista sur, el rio Tunjuelito y av. calle 40 sur; por el occidente, con cano Osorio bosa y el municipio de Mosquera. Por su posición geográfica, la localidad considerada como una localidad periférica, de conexión entre las localidades de Bogotá y el sur occidente de Cundinamarca.
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En los dos últimos gráficos se muestran las cantidades de familias con hijos de 0 a 5 años.Se puede decir que el lugar donde está ubicado el jardín infantil mis primeros trazos aeiou, es un lugar muy inseguro ya que en este lugar se presentado muchos problemas de robo e inseguridad.
MICRO ENTORNO
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CLIENTES: Los clientes son de tipo natural, del Jardín infantil mis primeros trazos aeiou, son los padres de familia o acudientes que desean que sus hijos se formen intelectual y físicamente en esta institución.
PROVEEDORES: Los principales proveedores del jardín infantil mis primeros trazos aeiou son: El señor Yulman Ule de la Miscelánea y papelería “Dalamo”, El Señor Lacides Jaimes del supermercado Villa Pinzón, La Señora Neify Jaramillo De la sastrería “Gilly” quien hace los uniformes del jardín.
COMPETENCIA:Directa: la competencia directa del jardín infantil mis primeros trazos aeiou es la jardín mi bello despertar, que está ubicado en la CARRERA 87 H # 41-33 Del barrio ciudad de Cali de la localidad de Kennedy. Este jardín cuenta con el apoyo del bienestar familiar, la infraestructura cuenta con mejor calidad para los niños y tiene más programas para la educación de los niños. Cabe decir que esta institución está ubicada muy cerca al jardín infantil mis primeros trazos aeiou.
Indirecta: en este punto se enfocan muchos jardines del bienestar como son: “los panchitos”, “los pitufos”, etc. Aunque los jardines se encuentran con un mismo estatus son una gran competencia para la institución.
16.LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO
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EL “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”, es una empresa como sistema abierto, porque consta de los cuatro elementos esenciales, que son:
ENTRADAS O INSUMOS: en esta variante se encuentran los datos de los estudiantes que se encuentran en el jardín, los pagos que se realizan tanto de las pensiones como las deudas, y los niños que entran al jardín.
PROCESAMIENTO: en él se encuentran las enseñanzas que reciben los niños, las capacitaciones que reciben semanalmente y el análisis financiero del jardín.
SALIDAS: Conocimientos adquiridos y valores inculcados a los niños, satisfacción del cliente, cuentas por cobrar, y pago al personal de la institución.
RETROALIMENTACIÓN: Se divide en interno y externo
INTERNO: reuniones de docentes para las capacitaciones y planeación, organización y digitación respectivo de los niños en las bases de datos.
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PROCESAMIENTO: Enseñanza y Educacion de los niños.capacitacion de los docentes.
Analisis financiero. SALIDAS:conocimiento intelectual.pagos personales. gastos.residuos.sastisfaccion del cliente.
EXTERNO: Encuentro de padres de familia.Entrega de informes estudiantiles.
INTERNO:reuniones de los docentes para capacitaciones y planeacionorganizacion y digitalizacion de bases de datosinformes contables
ENTRADAS:datos de los niños y docentes.pagos de deudas y pagos de pensiones.los estudiantes y docentes.
RETROALIMENTACION
EXTERNO: entregas de informes estudiantiles y reuniones de los padres de familia.
17.PROCESO ADMINISTRATIVO(CREACION PROPIA DEL GAES)
ACTIVIDAD PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
Registrar alumnos nuevos y antiguos matriculados en la institución.
x
Digitar y organizar la información de datos de cada estudiante y de los docentes.
x
Entregar boletines de valoración de logros o evaluaciones finales por alumno al coordinador académico docentes para observaciones y firmas.
x
Preparar, organizar y mantener al día la documentación para las graduaciones de transición.
x
Elaborar certificados y constancias proporcionando información veraz y oportuna relacionada con la historia del alumno y atendiendo los requerimientos de los padres de familia.
x
Llevar los libros reglamentarios. xMantener organizada y actualizada la x
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documentación de estudiantes, docentes y personal en general.
Diligenciar oportunamente el talonario de pago de cada estudiante.
x
Revisar la remisión con la factura y verificar que tenga autorización del ordenador y del ejecutado.
x
Codificar y contabilizar las cuentas por pagar. xRevisión, codificación y contabilización de nómina por pagar.
x
Aplicar las normas y procedimientos contables de acuerdo con los principios y normas generalmente aceptadas en Colombia
x
Preparar la declaración de industria y comercio bimestral.
x
Revisar e imprimir los comprobantes de diario. xPreparar la información para la declaración de renta y elaborar el borrador de la declaración, con sus anexos.
x
Archivar la información contable con todos sus soportes.
x
Producir los informes financieros requeridos por la junta directiva.
x
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Imprimir los libros oficiales de contabilidad.
x
Elaborar el informe anual de ingresos y costos del liceo.
x
ANALISIS: como se puede observar anteriormente en el gráfica, las actividades
aplican según el proceso administrativo que se lleve a cabo en la empresa objeto
de estudio, en este caso el jardín infantil mis primeros trazos aeiou, que entre sus
actividades está la organización de archivos, la producción de informes
académicos, tener soportes contables de sus estados financieros, diligenciar y
tener una base de datos de todos los niños, mantener actualizado la
documentación de los niños que están en la institución, entre otros.
18.MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIONES PARA EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL “LICEO Y PREESCOLAR ABEJA MAYA”
DENOMINACIÓN DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO
JEFE INMEDIATO DIRECTORA
FUNCIONES
Registrar a los niños nuevos y antiguos matriculados en la institución. Digitar, y organizar la información de datos de cada niño y de los docentes.
Preparar, organizar y mantener al día la documentación para las graduaciones.
Elaborar certificados y constancias proporcionando información veraz y oportuna, relacionada con la historia del niño y atendiendo los requerimientos de los padres de familia.
Mantener organizada y actualizada la documentación de los niños, docentes y personal en general.
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Programa la atención de docentes, padres de familia y representantes de los diferentes estamentos públicos y privados que deseen hablar con la directora. Atender cordialmente a padres de familia y en general a todas las personas que requieran información.
Participar en las reuniones de consejo académico, consejo disciplinario y llevar las respectivas actas.
Desempeñar las demás funciones asignadas por director, de acuerdo con la naturaleza del cargo y con la formación y adiestramiento que posea recibir y llevar el control de pensiones.
REQUISITOS DE EXPERIENCIA Un año (1) de experiencia como Asistente Administrativo
De acuerdo al anterior manual de funciones, se observa que están aplicando los momentos de desempeñar cargos asignados por la directora de acuerdo con el conocimiento que se tiene y la formación que se resalta. Sin embargo, notamos que está incompleto y que faltan algunas funciones como lo son cocinera, aseo el cual se rotan cada una de las empleadas.
19.MODELOS ADMINISTRATIVOS
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou brinda formación integral; fomentando valores y alto nivel académico a través de una pedagogía humanizante.Cuenta con un personal altamente calificado que desarrolla procesos en continuo mejoramiento, para dar respuesta a las necesidades y expectativas de los niños, padres de familia y sociedad en general.
Los objetivos de la calidad total son:
Conocer y fortalecer los espacios de interiorización y reflexión, que permitan el crecimiento humano y espiritual de la comunidad educativa.
Revisar, actualizar y establecer planes de mejoramiento continuo a los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad del colegio para mantener altos niveles de competitividad y excelencia en la prestación del servicio educativo.
Mantener altos niveles de desempeño en la gestión del personal del colegio mediante la continua capacitación y formación en la búsqueda de la excelencia educativa.
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EL JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU tiene en mente planear, ejecutar, verificar e implementar acciones que permitan garantizar el mantenimiento y mejoramiento continuo de la calidad total del jardín, y ofrecer un excelente servicio de aprendizaje de acuerdo con los requisitos, necesidades y expectativas de padres de familia.
20.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La empresa maneja una estructura línea funcional, ya que como se evidencia en la siguiente gráfica las áreas funcionales de la empresa representan tareas que por cada docente es la misma, la directora del jardín también reemplaza el cargo como profesora. Se combinan los dos tipos de organización, aprovechando las Ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una. Conservación de la organización lineal o militar, la autoridad que se transmite a través de un solo jefe. Y de la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización es el más utilizado en la actualidad. En el organigrama que a continuación se mostrara no se hace presente el cargo de aseadora o cocinera ya que se van rotando este cargo entre las docentes.
GRAFICA N° 2: ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
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Directora del jardín
Profesora párvulos
Profesora caminadores
Profesora aventureros
Análisis
Se evidencio que la estructura organizacional está mal elaborada ya que no se toma en cuenta otras funciones importantes dentro de la organización y que a su vez desempeñan las mismas madres.
DESCRIPCION DE CARGOS
DIRECTORA: Es la profesional de educación que cumple labores directiva y docente si es necesario. Como encargada es responsable de la dirección, planificación, organización, orientación, funcionamiento y supervisión del hogar infantil.
PROFESORA PÁRVULOS: Es la profesional que tiene a su cargo uno o más grupos de niños para el cual debe planificar desarrollar y evaluar sistemáticamente las actividades docente de su responsabilidad y entregar orientación efectiva hacia los niños y padres de familia.
PROFESORA CAMINADORES: Es la colaboradora activa en la atención y cuidados de los niños en la preparación de materiales didácticos y en todos aquellos aspectos que se estime conveniente para la atención integral del niño en todo momento de la jornada de trabajo.
PROFESORA AVENTUREROS: Es la profesional que tiene como cargo presentar actividades nuevas a los niños utilizando materiales del entorno, también retoma un buen uso de lenguaje y que estime su capacidad intelectual.
SERVICIOS GENERALES Y DE ALIMENTOS: es el personal encargado de realiza el aseo general del servicio. También debe ser una persona con estudios técnicos en manipulación de alimentos, está directamente en contacto con los alimentos ya sea en la preparación elaboración y distribución de los mismos.
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Servicios generales
21.DIRRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
MISIÓN
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou como centro de estimulación adecuada para niños y niñas, se encuentra en permanente proceso de crecimiento el cual estamos siendo reconocidos por la comunidad como un centro educativo de excelente calidad educativa, humana, cálida lúdica y organizada.
Por esto la razón de ser del jardín infantil mis primeros trazos aeiou, es ofrecer una formación integral a sus educandos, haciendo énfasis en el fortalecimiento de valores como el amor, la tolerancia, en principios como la libertad, la democracia, la solidaridad, la justicia, la equidad, la igualdad de género y el trabajo en equipo, y el desarrollo de la creatividad a partir de la danza, teatro, música y las artes plásticas. Manifestaciones que le permitiera a nuestros educandos desempeñarse a futuro.
ANALASIS: Se observó que a la misión está formada con el perfil que ofrecen a los padres de familia.
VISIÓN
El jardín infantil mis primeros trazos aeiou, pretende en su proceso de formación que sus egresados sea seres autónomos, lideres, autogestionarios, generadores de espacios de paz y sana convivencia, capasen de ser miembros proactivos en la solución de sus problemas, los del entorno y la sociedad a la que pertenecen.
ANALISIS: Se evidencia en la visión que para ellos lo importante es explorar a sus niños con nuevos aprendizajes.
OBJETIVOS
Velar por el respeto a la vida. Iniciar el proceso de apropiación del espacio. Fomentar el respeto por la diferencia. Propiciar espacios para la apropiación de los principios cooperativismo. Motivar las buenas relaciones interpersonales y familiares a través del
dialogo. Ofrecer espacios e cooperativismo y solidaridad para toda la comunidad en
general, frente al diario vivir
ANALISIS: se analizó que los objetivos están bien elaborados pero que falta más información.
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ESTRATEGIAS
Planear, organizar, orientar, apoyar, ayudar a la buena educación para sus hijos y manejo de los conocimientos básicos a la hora de enseñar:
Mantenimiento General a los conocimientos diarios adquiridos en sus aulas de clase los niños.
Aseo
Jardinería
Vigilancia
ANALISIS: se analiza que a las estrategias hay que fortalecer un poco ya que es muy poco lo que hacen evidente allí.
22.POLÍTICAS DE LA EMPRESA
La amplia experiencia y vinculación con profesionales en áreas específicas, permite abordar los conocimientos ya adquiridos, recibiendo áreas comunes en entidades oficiales y entidades prestadoras de servicios; la implementación de procedimiento para el estudio, análisis y la contratación de servicio de aseo, vigilancia.
METAS
Mediante el soporte que da el reconocimiento por los servicios prestados. La organización se enfoca en mantener a los padres de familia completamente satisfechos a fin de ganar más reconocimiento en el barrio.
23.ANALISIS INTERNO Y EXTERNO DE LA EMPRESA “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”
OPORTUNIDADES
Aplicación de las estrategias planteadas. Capacitaciones para tener una buena organización de archivos. Leyes que favorecen el desarrollo empresarial en pequeñas empresas.
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Disponibilidad de didácticas para un mejor aprendizaje. Manejo adecuado para la reutilización de la papelería.
AMENAZAS
Falta de medio tecnológicos para mayor seguridad de archivos. Perdida de documentos esenciales por mal manejo de archivo. Perdida de los clientes, en este caso padres de familia. Incumplimiento de pago de pensiones por parte de los padres de familia.
DEBILIDADES
Escasos recursos tecnológicos. Espacio insuficiente para el desarrollo de sus actividades físicas. El personal no está capacitado para la organización de documentos. Falta de personal.
FORTALEZAS
Mal manejo a la hora de archivar los documentos. No hay locales de archivos en buenas condiciones. Manejo adecuado de los recursos del jardín. Persistencia del personal en lograr sus objetivos.
24.MATRICESGRAFICA N°3: MATRIZ DOFA
VARIANTES
OPORTUNIDADESO1: Capacitaciones para tener una buena organización de archivos.O2: Leyes que favorecen el desarrollo empresarial en
AMENAZASA1: Falta de medio tecnológicos para mayor seguridad de archivos. A2: Perdida de documentos esenciales
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pequeñas empresas.O3: Disponibilidad de didácticas para un mejor aprendizaje.O4: Manejo adecuado para la reutilización de la papelería.
por mal manejo de archivo.A3: Perdida de los clientes, en este caso padres de familia.A4: Incumplimiento de pago de pensiones por parte de los padres de familia.
FORTALEZASF1: capacidad de integración con los padres y los niños.F2: solución inmediata de problemas imprevistos.F3: Manejo adecuado de los recursos del jardín.F4: Persistencia del personal en lograr sus objetivos.
FoF1;F2;F3;O1;O3:Tienen mayor capacidad para la solución de problemas y para tener un buen manejo de temáticas para la formación de los niños.F4;O4:Los empleados tienen un buen uso de material y enseñan a los niños a reciclar y saber reutilizar los materiales que tiene cumpliendo así sus objetivos y metas.
Fa F3;F2;A1:A pesar de la falta de algunos medios tecnológicos los trabajadores buscan la forma de enseñar a los niños diversas cosas para que cada día aprendan más.
DEBILIDADESD1: Escasos recursos tecnológicos. D2: Espacio insuficiente para el desarrollo de sus actividades físicas.D3: El personal no está capacitado para la organización de documentos.D4: Falta de personal.
DoD1;D2;D3;O1;O4:A pesar de los problemas que se presentan con archivos o falta de medios tecnológicos, el personal está capacitado de forma adecuada para que hagan de esta debilidad una fortaleza para poder seguir adelante con las dinámicas planteadas.
DaD4;D3;A3;A4:A pesar de que hace falta personal, los docentes no tienen toda la paciencia suficiente para atender a los padres de familia cuando son pagos de pensiones o simplemente con la atención al cliente y esto generan pérdidas tanto de los clientes como los pagos.
ANALISISAl realizar la matriz DOFA con sus cuadrantes (9) se pudo constatar que si se hace un plan estratégico y eficaz se puede lograr cambios de las cosas que están fallando en el funcionamiento interno de la empresa sin que ello afecte su funcionamiento y su economía. Aunque no hay que descuidar las debilidades y amenazas ya que se pueden fortalecer para que suban el rendimiento de la empresa y para que en un corto o mediano plazo podamos superar esas debilidades.25.MATRIZ EFE
GRAFICA N°4:
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FACTORES PARA EL ÉXITO PESO CALIFICACION TOTAL PONDERADO
OPORTUNIDADES1. Capacitaciones para tener una buena organización de archivos.
0.05 4 2
2. Leyes que favorecen el desarrollo empresarial en pequeñas empresas.
0.06 4 0.24
3. Disponibilidad de didácticas para un mejor aprendizaje.
0.09 3 0.27
4. Manejo adecuado para la reutilización de la papelería.
0.05 3 0.15
5. Aplicación de estrategias planteadas.
0.10 3 0.3
AMENAZAS1. Falta de medio tecnológicos para mayor seguridad de archivos.
0.09 1 0.09
2. Perdida de documentos esenciales por mal manejo de archivo.
0.05 2 0.1
3. Perdida de los clientes, en este caso padres de familia.
0.10 1 0.1
4. Incumplimiento de pago de pensiones por parte de los padres de familia.
0.16 3 0.48
5. 0.12 2 0.24TOTAL 1.0 3.97
ANALISISSe observa que a través de la investigación que se llevó a cabo a la organización, esta puede ser definida así: Aunque las oportunidades que tiene la organización son fuertes no llegan a ser tan importantes si no se fortalecen más internamente, mas sin embargo las amenazas las cuales son más de nivel competitivo pueden llegar a ser fatales a la hora de competir en un mercado extranjero o internacional. Ya que una amenaza que no sea bien contrarrestada puede generar pérdidas económicas o incluso la quiebra de la organización.
26.MATRIZ EFI GRAFICA N° 5:
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FACTORES PARA EL ÉXITO PESO CALIFICACIÓN TOTAL PONDERADO
FORTALEZAS1. Manejo adecuado de los recursos del jardín.
0.10 4 0.4
2. Persistencia del personal en lograr sus objetivos.
0.10 4 0.2
3. Solución inmediata a los problemas imprevistos.
0.05 3 0.3
4. Capacidad de integración entre padres y niños.
0.05 3 0.15
5. Persistencia del personal en lograr sus objetivos.
0.12 4 0.48
DEBILIDADES1. Escasos recursos tecnológicos. 0.05 1 0.052. Espacio insuficiente para el desarrollo de sus actividades físicas.
0.05 2 0.1
3. El personal no está capacitado para la organización de documentos.
0.10 1 0.10
4. No hay locales de archivos en buenas condiciones.
0.05 2 0.1
5. Mal manejo a la hora de archivar los documentos.
0.18 2 0.36
TOTAL 1.0 2.24
ANALISISA través de una entrevista realizada a la directora de la unidad productiva, se pudo constatar las falencias o debilidades que tiene la organización, además se encontraron las amenazas que afectan directamente a la organización; sin embargo se encontraron las fortalezas y las oportunidades que esta empresa tiene para seguir compitiendo en el mercado. Con el análisis de estas se pudo realizar el cuadrante en la matriz DOFA, en la matriz EFE y en la matriz EFI. Los cuales fueron graficados con anterioridad y enseguida.
ANALISIS DE TODAS LAS MATRICES
A través de una entrevista realizada a la administradora del jardín , se pudo constatar las falencias o debilidades que tiene la organización, además se encontraron las amenazas que afectan directamente a la organización; sin embargo, se encontraron las fortalezas y las oportunidades que esta
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empresa tiene para seguir compitiendo en el mercado. Con el análisis de estas se pudo realizar el cuadrante en la matriz DOFA, en la matriz EFE y en la matriz EFI. Los cuales fueron graficados con anterioridad y enseguida. Observando los resultados que nos arroja la matriz podemos definir que estableciendo parámetros de similitudes entre las amenazas y las debilidades se hacen más fáciles de fortalecer adicionando que la empresa reduciría la cantidad de problemas a tratar y en cuanto a fortalezas y oportunidades debe seguir trabajando en ellas para lograr un mejor posicionamiento y así cumplir sus objetivos.
27.CRONOGRAMA
1234567
GRAFICA N° 6: (creación propia del gaes)
ANALISISSe hace un listado de todas las guías que hasta el momento se han estudiado en
el proceso de formación como asistentes administrativos, con ellos se elabora el
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1 Elegir una Unidad productiva para el proyecto.
2 Recolectar Información básica para armar la unidad productiva Procesando la información adquirida.
3 Compensación de todos los datos ya adquiridos.
4 Proceso de desarrollo de las guías a trabajar.5 Iniciación del proyecto. 6 Primera Presentación del proyecto establecido
ya.7 Recomendaciones para arreglar el objeto de
estudio.
JUNIOJULIOAGOSTOSEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBREENEROFEBRERO
esquema antes graficado, en él se explica los procesos que se han desarrollado,
el tiempo que se ha dedicado a cada proceso y quien en el grupo autónomo de
estudio lo ha evaluado. Esto con el fin de mostrar la evidente evolución que se ha
tenido como asistentes administrativos y los logros con el debido proceso de
estudio en la unidad productiva, la cual fue “JARDÍN INFANTIL MIS PRIMEROS
TRAZOS AEIOU”.
28.PRESUPUESTOGRAFICA N°7: (creación propia del gaes)
GASTOS GASTOS X DIA GASTOS TOTALES EN LOS 20 DIAS QUE SE VISITO LA EMPRESA
PAPELERIA $8000 $16000INTERNET $5000 $100.000LLAMADAS $2000 $40.000ALMUERZOS $12000 $240.000TRASPORTES $6800 $136000TOTALES $33800 $532.000
ANALISIS
Se toma en cuenta para esta grafica primero el tiempo que se ha dedicado al
estudio dentro del centro de aprendizaje –SENA- el costo que implica estar allí
cada fin de semana, desde el inicio de las clases desde el día 22 de abril del 2013
hasta el día 28 de febrero del 2014, esto se multiplica por cuatro que son el
número de integrantes del GAES.
Esto se hace también con los gastos que se han generado el asistir a la empresa
objeto de estudio, con los gastos que se generan cuando se reúne todo el grupo
para realizar los trabajos en grupo.
29.PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN A CLIENTES DEL JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU
OBJETIVO: Buscar por medio de un CRM la identificación de aquellos clientes frecuentes que tienen relación con la organización del jardín infantil mis primeros trazos aeiou para lograr así una fidelización de los mismos, y a su vez buscar aquellos padres de familias que están interesados en la
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educación impartida por el jardín para que logren incorporarse en la organización.
PUBLICO OBJETIVO: Organizar por medio de este programa de fidelización aquellos padres de familia que se localizan en la ciudad de Bogotá, localidad de Kennedy barrio ciudad de Cali, que se encuentran actualmente activos con la organización, y así mismo atraer aquellos que aún no están incorporados con la institución, para lograr una relación más cercana entre la institución y los padres de familia.
BENEFICIO DEL PROGRAMA DE FIDELIZACIÓN
El programa de fidelización busca una relación íntima con la institución y los padres de familia ya que por medio de este se beneficiaran tanto la organización como sus clientes que lo conforman. Estos beneficios reflejaran la necesidad del cliente y compromiso de la organización del jardín infantil mis primeros trazos aeiou para para complacer las necesidades presentadas.
RETENCIÓN DE LOS CLIENTES De acuerdo al tema de la retención de los clientes, va enfocado en los parámetros que estamos presentando ya como anteriormente mencionado por medio de un 10% de descuento en la pensión que presenta la organización y demás beneficios que puede ofrecer el jardín infantil mis primeros trazos aeiou.
CONOCIMIENTO VERDADERO D E LOS CLIENTES DE LA ORGANIZACIÓN
Para llevar un mejor conocimiento de los clientes, se sugiere llevar una base de datos en la cual se obtenga información personal de los padres de familia, ya sea la dirección teléfono e integrantes de la familia para poder llevar a cabo un breve seguimiento para el conocimiento de la satisfacción que ofrece el Liceo y Preescolar Abeja Maya prestando su servicio.
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Cumplimiento de pagos de pensión en la organización.
Por medio de la mensualidad que el colegio recibe por parte de los padres, de acuerdo al cumplimiento de los mismos, se beneficiaría los padres de familia de acuerdo a un breve descuento que posiblemente podría brindar la organización.
1.Nombre Acudiente
Estudiante Valor Matricula
Pensión Pensión con 10% de Descuento
Miriam Gutiérrez
Cindy Luciana Gutiérrez
$ 80.000 $ 120.000 $108.000
Yimer Esterlín
Sofía Esterlín Quiñones
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
Mirtha Quiñones
Sharith Valentina Vargas Quiñones
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
Yulman Ule Guadalupe Ule Martínez
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
Estela Gamboa
David Santiago Gamboa
$ 80.000 $ 120.000 $207.000
REDUCCIÓN DE LA TASA DE DESERCIÓN DE LOS CLIENTES
Esta reducción va acompañada de ciertos beneficios que la organización ofrece para satisfacer a sus clientes y que estos mismos sientan una relación más íntima con la empresa. Como anteriormente mencionados, ya sea por medio de la construcción de la base de datos, se implementaran ciertos detalles que la empresa puede ofrecer y que para el cliente le `parezcan agradables y novedosos.
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RECUPERACIÓN DE CLIENTES RENTABLES
En primer lugar la empresa debería averiguar qué fue lo que no agrado para que el cliente tuviese la necesidad de romper relación con la empresa. Y así mismo implementar una estrategia en la cual la necesidad anteriormente no resuelta sea solucionada de tal manera que el cliente sienta que es importante para la organización.
ENLACE FUERTE CON LOS CLIENTES
Para poder mantener una relación acorde con los clientes en este caso con los padres de familia, la empresa debería obtener cierta información de sus clientes para lograr una comunicación más acorde de acuerdo al desempeño y el servicio que presta la institución. Es decir entablar una conversación donde el cliente como tal se entere de lo que pasa en el entorno de la organización basado en los servicios que presta este y a su vez, la organización tomar opiniones y diferentes puntos de vista para el mejoramiento de problemáticas o solicitudes que puedan tener los clientes
COMPETENCIA
En la organización se tiene en claro que existe mucha competencia en el entorno del que se rodea de acuerdo al servicio que el jardín infantil mis primeros trazos aeiou presenta a sus clientes. Es por eso que se implementa una estrategia en la que se pueda maximizar el valor de sus clientes y a su vez lograr una
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fidelización de los mismos.
PORQUE NO EL CMR
El CRM es una herramienta muy útil y rentable para cualquier organización debido a que el software es avanzado este tiene un costo alto de alto. En estos momentos la empresa no está en condiciones de implementar uno de estos; esto se debe a que la empresa a pesar de lleva 3 años en el mercado no cuenta con sedes y por consiguiente es pequeña. La implementación de la base de datos para la empresa es algo básico y que no genera costos extras, es rentable y ayuda a mejorar relación con los clientes.
FINANCIACION DEL PROGRAMA SERVICIO
El programa de fidelizacion no tiene ningun costo solo es es cuestion de implementar la cultura de momentos de verdad en la empresa eduacar y motivar a los clientes internos y por ende a los clientes externo.
30.LISTA DE CHEQUEO EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DEL “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”
Objetivo: Identificar los puntos que deben ser inspeccionados en función de los conocimientos que se tienen sobre las características y riesgos de las instalaciones enfocado en la organización y manejo de archivos.
Instrucción: Califique marcando con una X en la casilla de SI y NO dependiendo la descripción que se le emite en la lista de chequeo.
N- DESCRIPCIÓN SI NO OBSERVACIONES
1 Existe un manejo de archivo. X
2 Conocimiento de la ley de archivo. X
3 La organización del Jardín sabe que tipos de archivo maneja.
X
4 Maneja alguna técnica de archivo. X
5 Manejo de soporte documental. X
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6 Todo documento que llega a la empresa es radicado.
X
7 Deja evidencia de los documentos enviados. X Algunas veces lo haces pero no es frecuente.
8 Han recibido capacitación para el manejo de archivo.
X
9 Todo el personal está autorizado para el manejo de archivos.
X
10 Cuenta con las instalaciones adecuadas para el almacenamiento del archivo.
X
11 Catalogan con frecuencia el archivo. X
12 El archivo muerto es digitalizado. X
13 Realizan foliación a los archivos. X
14 Tiene en cuenta la cantidad de documentos almacenados en una carpeta.
X
15 Manejan historias laborales de la organización.
X
16 La organización realiza transferencias documentales.
X
17 Esta establecido un procedimiento para la transferencia de documentos.
X
18 Utilizan los equipos adecuados para la protección del archivo.
X
19 Manejan dotación para el manejo del archivo. X
20 Tienen sistema de ordenación de archivo. X
21 El personal que trabaja en el área de archivo tiene preparación previa para la gestión documental.
X
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22 Siguen la normatividad y lineamientos para desarrollar los procesos archivísticos.
X
23 Cuenta con un programa de gestión documental.
X
24 Se realizan jornadas de limpieza minuciosa en el cuidado de los archivos.
X
31.PROPUESTA DE RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Según a la caracterización anteriormente desarrollada, con los enfoques y análisis del almacenamiento de archivo, se considera que la organización jardín infantil mis primeros trazos aeiou no cuenta con los parámetros ni normas establecidas para el cuidado de este. Es por eso que a continuación se propondrá una manera más factible y acorde para el cuidado y organización de los mismos.
ASPECTO FÍSICO: Ya que la organización no cuenta con un aspecto físico adecuado, se recomienda seguir las indicaciones que se presenta como lo sería en la construcción de un techo en la cual no se pueda filtra humedad que pueda afectar a los archivos. En el salón de organización de archivos las paredes están perfectamente proporcionadas de ladrillo de acuerdo a lo recomendado con un grosor de 25 cm. El suelo está bien constituido ya que emplean en la baldosa por la facilidad de movimiento de archivos de la organización.
ASPECTO AMBIENTAL: se recomienda en el área de archivos una temperatura local entre 16 y 21 grados, ya que a organización no cuenta con ese requisito y dado a no tenerlo en cuenta, los archivos se pueden deteriorar con rapidez. La humedad de la sala está establecida para que los archivos le salgan moho de acuerdo a lo anterior y es por eso que se sugiere tener el archivo lejos de salidas de vapor etc. En parte de la organización se establecen que sigan manejando la iluminación que tienen hasta el momento debido a que es la incandescente y esta genera menos calor que la luz amarilla.
SEGURIDAD DE ARCHIVOS EL MANEJO Y LA RESERVACIÓN DE LOS MISMOS: es de gran cuidado en la organización jardín infantil mis primeros trazos aeiou, ya que prevén las situaciones de riesgo que puede ocasionar en cualquier momento. En materia de instrumentos de medición los aprendices no sugieren
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utilización de estos ya que por ser una microempresa esta no estará dispuesta a asumir el gasto de instrumentos de medición para los archivos.
La conservación de los archivos de la empresa contiene ciertas cosas positivas en la cual favorece en la duración del archivo como los son as tintas que se utilizan para el papeleo, Aunque se recomienda la no utilización de los materiales metálicos debido a que estos pueden ocasionar rasuras en el papel en el modo de asegurarlo y además en la oxidación del mismo gancho. En materia del manejo de los archivos muertos estos se deben almacenar en un pc para evitar ocupación del espacio o se sugiere trasladarlos a un cuarto en el cual se puedan conservar para la utilización si se llegase a requerir más adelante.
En parte del almacenamiento de los archivos encontramos y recomendamos los instrumentos de conservación en los cuales unos son más simples y fáciles de obtener por la empresa en el caso de un extintor en ocasión de incendios. No podemos hacer parámetros para que la empresa se fije en aquellos instrumentos que serían un gran costo para la organización como lo son el estereoscopio, la estufa de desinfección y la autoclave. En la distribución del área de archivo en la organización es sobresaliente ya que existe solo una persona encargada en recibir y dar información y manejo de los mismos documentos de la empresa, en la eliminación de documento no necesarios estos acuden a la destrucción del papel es por eso que se realiza poca énfasis en el manejo y distribución del archivo.
En la movilización de archivos se recomienda en la utilización de muebles con una distancia al piso en la cual los archivos no sientan el frio que pueda tener el suelo y que estén a una altura conveniente para el traslado de este. Se recomienda en la utilización de muebles con ruedas para facilidad y traslado de los mismos como también se recomienda carpetas de acordeón para manejo de archivos por medio de enumeración u orden alfabético.
CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN LA EMPRESADe acuerdo a la observación realizada por los aprendices, se pudo identificar aquellas características que tiene el lugar de organización de archivo en el Liceo y Preescolar Abeja Maya. A continuación describiremos el lugar de manejo de los archivos.
CARACTERIZACIÓN DEL ARCHIVO
- Cuentan con programas demasiado básicos para guardar los documentos.
- El archivo permanece en una habitación la cual cuenta con ventilación.
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- Cuentan con una estantería, en la cual los archivos están clasificados básicamente, pero no con el debido cuidado que se debe tener ya que la estantería tiene un poco de óxido.
- Los archivadores están en buen estado sin ningún inconveniente.- La habitación en donde se encuentra no cuenta con un extintor.- La habitación no recibe luz solar, por lo tanto el archivo está en buenas
condiciones.- Se encuentra debidamente aseada la habitación para así no tener el
riesgo de que entren roedores al lugar.- No tiene un proceso o un certificado de control de plagas.- El computador en donde tienen los documentos está en buen estado,
cuenta con antivirus.
32. LIBRETA DE CALIFICACIONES DE SATISFACCIÒN A PADRES DE FAMILIA DEL “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU”
Objetivo de la Evaluación: Evaluar y valorar el servicio al cliente de parte del jardín infantil mis primeros trazos aeiou.
Instrucción: Califique de 1 a 5 el grado de satisfacción de acuerdo a las preguntas planteadas a continuación, teniendo en cuenta que 1 es el puntaje más bajo y 5 es el puntaje más alto.
Nombre: Edad Fecha
Cargo:
1 2 3 4 5
Califique la metodología de aprendizaje que recibe su hijo(a) en el jardín.
X
¿Es la presentación personal adecuada del cuerpo docente de la institución?
X
Califique, desde su punto de vista como es el trato del docente y directivas de la institución hacia los estudiantes
X
Califique la atención que ofrecen las personas que trabajan en este plantel, teniendo en cuenta desde las directivas hasta el personal de servicios generales
X
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Buena Regular Mala
¿Qué concepto tiene acerca de la institución?
x
¿Qué concepto tiene acerca de las docentes de la institución?
x
¿Cómo calificaría la institución? x
RESULTADO VALOR
4 3
5 2
4 50
0.51
1.52
2.53
3.5
Grafica de los resultados
Grafica de los resul-tados
1. LISTA DE CHEQUEO PARA EVALUAR SERVICIO AL CLIENTE
GRAFICA N° 8:
NOMBRE APELLIDOS IDENTIFICACION FIRMA
Jessica Fernanda
Cuervo lancheros
96041016172
FECHA DE APLICACIÓN
DIA
14
MES
noviembre
AÑO
2013
LUGAR DE JARDIN INFANTIL
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EVALUACION MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU
MOMENTOS DE OBSEVACION VALORACION CUMPLE
OBSEVACION
INDICADORES SI/ NO
1 ¿La presentación personal del empleado es óptima?
X
2 ¿Se sintió bien atendido por el personal del jardín?
X
3 ¿Pudo aclarar todas sus dudas? X No todas las dudas de las personas quedan suficientemente aclaradas.
4 ¿El personal tiene el conocimiento necesario sobre el servicio que prestan?
X
5 ¿La atención prestada es eficiente y oportuna?
X
6 ¿El personal maneja un lenguaje adecuado?
X
7 ¿Se dan respuesta a todas los interrogantes que pueda tener el cliente?
X No siempre brindan la suficiente información o en algunos casos no tienen información de esta.
8 ¿Se ofrece varias alternativas de solución?
X
9 ¿El servicio prestado cumple con las expectativas del cliente?
X
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10 ¿Al terminar la atención se despiden de manera atenta y cordial?
X
OBSERVACIONES GENERALES
Tiene que haber un buen servicio al cliente ya que por mal uso de este están perdiendo clientes.
2. PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
OBJETIVO GENERAL
Diseñar una propuesta para el mejoramiento de la calidad de servicio al cliente y gestión documental en la empresa JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer un diagnóstico para la empresa JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU. En lo pertinente al desempeño con respeto a servicio al cliente y gestión documental, con el fin de conocer la en el tema.
Establecer una aplicación mediante un instrumento de medición tipo encuesta.
Diseñar una propuesta para dar a conocer que errores tiene EL JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU para corregir lograr ser una empresa correcta.
Elaborando planes de acción inmediata. Con esto se atenderán de manera igualitaria a todos los clientes que llegaran en el mismo momento, para que no se sientan menos importantes que los otros.
Renovando siempre en la forma como se deben atender a los imprevistos dentro de la organización, esto se logra cuando la empresa cuenta con apoyo adecuado y capacitado, para atender a todas las personas clientes y no clientes, que llegan en busca de información, para poderles brindar una atención que para ellos a primera vista cause impresión y agrado.
Llevando un control adecuado en cuanto a las forma de organizar una documentación tanto de los papeles de la empresa, como lo puede ser la
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documentación de los clientes tanto internos como externos; lo que se busca con esto es que estén siempre a la mano pero que a su vez no sea un montón de papeles que terminen en lugares inadecuados como lo pueden ser cajones llenos de polvo y suciedad, que termina siendo perjudicial para documentos muy importantes. Y con ello además se busca que a la hora de requerir un documento importante de algún cliente este no se encuentra en mal estado o en caso peor que no se halle el mismo.
Es aquí donde se puede aportar el hecho de que la organización requiera de un excelente y adecuado personal que sepa la manera de atender y archivar, para este caso se aconsejaría que todo el personal que pertenezca a la organización sepa estos puntos clave, ya que así entre todos colaborarían haciendo orden y no desorden, además de brindar una atención inmediata y adecuada, en caso de no estar disponible el encargado principal.
PARA EL SERVICIO AL CLIENTE:
1. Llevando un orden adecuado en el debido proceso, es decir que todo cliente que interponga una queja o reclamo, debe ser atendido directamente por el vendedor, y si no le compete a él, este debe remitirlo al jefe del mismo y así sucesivamente, pero lo ideal es solucionar el inconveniente apenas ingrese. En este caso apenas llegue una solicitud de uno de los residentes de los conjuntos, es necesario atenderlo de primera mano para evitar que el cliente quede con el sinsabor de no poder solucionar su problema a tiempo.2. Tener en cuenta que no todos los clientes son iguales, que todos manejan temperamentos diferentes y que por tal motivo se debe saber tratar a todos, de manera respetuosa y amable. Y en este caso mantener una capacitación seguida, con el fin mantener al personal más capacitado con el fin de poder llevar de la manera adecuada cualquier inconveniente con uno de sus clientes si tener que acudir a las faltas de respeto. 3. Escuchar con atención todos los requerimientos, sin pretender agredirlos, por el contrario, brindándole siempre las vías que les lleven a estar más contentos con los servicios que se le ofrezcan. En este caso se sugeriría que el cliente en caso de no estar a gusto con algún servicio pase un reclamo por escrito a la organización, esto buscaría en lo pronto que la organización encontrara un medio más fácil y eficaz para satisfacer al cliente sin pretender desatender sus requerimientos.4. Acercarse más al cliente, esto se lograría con medios de encuestas ya que así se sabrá por estos medios que es lo que manos le gusta al cliente, que es lo que le llama y como lograría mejorarlo, además de fortalecer lo que mejor le motiva al cliente, para así lograr seguir con su preferencia por
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la empresa además de mejorar las falencias que la empresa tenga, según los puntos de vista de los residentes o clientes.
FUNDAMENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE
En la organización se llevan a cabo procesos que generan la directora cargas pesadas, y que a su vez pueden ocasionar que generen una mala atención al cliente, en esto se observa también que es el cliente (Padres o Madre de familia) quien mantiene a la organización, pues este para quien se crea toda empresa.
Los fundamentos del servicio al cliente se generan en el momento en el que un residente de los casas vecinas cuando interpone alguna queja o sugerencia ante la administración, y este quien en pocas palabras generara en el padre la capacidad de confianza o por el contrario, la desconfianza y su retiro de la participación del jardín...
Estos fundamentos también se observan cuando los residentes se muestran con agrado a los servicios que le son brindados por parte de la empresa, cuando se dan cuenta que el personal es responsable y cumplidor de sus deberes, y sus obligaciones dentro de las instalaciones o de los conjuntos.
Por eso el Jardín infantil mis primeros trazos aeiou, cuenta con dos tipos de clientes los clientes internos y los clientes externos, y son definidos de la siguiente manera:
PERFIL DEL CLIENTE INTERNO:
Este tipo de personal tiene alta experiencia en los servicios de aseo, jardinería, mantenimiento general, vigilancia y administración.
Asume con responsabilidad sus compromisos y labores.
PERFIL CLIENTE EXTERNO:
Se cuenta con clientes de estrato 1, 2,3.
Oscilan entre los 0 y 6 años
Empresa radicada en Bogotá, más exactamente en el barrio ciudad de Cali localidad de Kennedy.
El 90 % de las madres trabajan en una empresa legal, el otro 10% de las madres trabaja como independiente. .
MOMENTOS DE VERDAD:
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En la organización se pueden generar varios momentos de verdad los cuales son los que definen en ella una respuesta positiva o negativa, y estos se pueden explicar de la siguiente manera:
MOMENTOS DE VERDAD INDIRECTOS NEGATIVOS:
Esos se reflejan cuando los residentes muestran desagrado con relación a la forma en la que los empleados realizan su función, es decir cuando los residentes por medio escrito le comunican al administrador su descontento por haber encontrado sucios los pisos de la entrada al edificio, de la entrada a los apartamentos o por que tuvieron que esperar fuera del edificio mientras el vigilante aparecía para abrirles la puerta, o que no les ponen más cuidado a la hora de permitir el ingreso a personal que no es de los conjuntos, también se ve reflejado cuando se quejan porque el empleado de la organización les contesto de mala manera a algún comentario que este le haya hecho.
MOMENTOS DE VERDAD DIRECTOS NEGATIVOS:
Estos se reflejan en el momento en el que un residente interpone alguna queja o comentario personalmente al administrador, pero este no le brinda o no le ofrece una solución pronta, lo cual puede causar en el residente algo de molestia por no recibir una solución a sugerencia.
GRAFICA N° 9
También se ve reflejado cuando el residente se muestra descontento por algún cobro extra en su recibo de administración, sin habérsele informado con anticipación del porqué del cobro.
MOMENTOS DE VERDAD DIRECTOS POSITIVOS:
Aquí se resalta el agrado que genera en los residentes cuando a manera de integración la administración organiza una reunión o fiesta en el salón comunal e invita de forma cordial a todos los residentes del conjunto.
Cuando el administración resuelve de forma rápida y eficaz algún inconveniente que le haya interpuesto un residente.
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ResidenteInterpone queja al administrador
Administrador ignora esto
Cliente insatisfecho
Cuando el administrador mantiene todas las fechas al pendiente y hace algún evento con el fin de celebrarlas, ejemplo Halloween, el día del niño, el día de la mujer, el día de la madre, etc.
GRAFICA N° 10:
MEDIOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE: La atención al cliente que se maneja dentro de la organización está clasificada así: DIRECTA: Se representa en la gestión de atención al cliente de forma personal, es decir el residente se acerca a la administración para plantear algún inconveniente, queja reclamo y es allí donde el administrador le atiende personalmente. INDIRECTA: se refleja en las quejas que le son generadas a la administración por medio escrito. POR TELÉFONO: entra a ser una atención del cliente de forma indirecta, pero que al igual se maneja una atención con el cliente en sí, aunque este no esté personalmente hablando con la administración. Aquí entra más que todo son los contactos que el administrador tiene con los proveedores, los cuales también son clientes de la organización. POR COMPUTADOR: aquí le toca atender a los clientes de manera indirecta, ya que por medios de mensajes les llega al correo mensajes a los cuales tiene que darles prioridad ya que muchos de ellos pueden ser de atención inmediata.
31. PROPUESTA PARA EL EVENTO.
Evento de integración con el objeto de presentar la propuesta para el mejoramiento del servicio al cliente.
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Administrador organiza eventos de socialización
Realiza invitaciones a todos los residentes
Residentes asisten y se muestran contentos porque son tenidos en cuenta
Cliente satisfecho
LOGISTICA.
1. OBJETIVO:Mostrar a los padres de familias la propuesta que se ofrece del servicio al cliente para el servicio de los residentes y propietarios del JARDIN INFANTILMIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU.2. JUSTIFICACION:El JARDIN cuenta con una serie de servicio al cliente pero se observa que no es el mejor, no obstante, se establece una forma adecuada para hacer uso de este, queremos que con esta propuesta los beneficiados sean los padres de familia ya que de esta forma se sentirán cómodos al ingresar en la institución, además que es de buen agrado ingresar a un plantel donde se sienta a gusto con la atención.
3. PLANTEAMIENTO:Teniendo en cuenta que un buen servicio al cliente es vital para el jardín y que con este servicio podemos atraer más clientes, queremos que los docentes estén más capacitados para desarrollar esta actividad y de esta forma hacer que los clientes que ya se tienen se sientan aún más felices y confiados con nuestra organización.Dentro de las alternativas planteadas se ha considerado realizar un bingo-bazar, teniendo en cuenta que en él pueden participar todos los residentes de los barrios alrededor en cualquier nivel.
REQUERIMIENTO PARA LA INAUGURACION
Listones, tijeras, micrófonos inalámbricos. Presídium, tarima para el presídium. Personalizadores para el presídium. Equipo de sonido. Iluminación. Confirmar asistencia invitados importantes. Fotógrafos, videos. Discurso. Definir el responsable del evento. Determinar el objetivo de evento. Determinar la audiencia meta. Definición de sede. Definir el recinto. investigar vía de comunicación que conecta con la base de datos.
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Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, y listone, tijeras, micrófonos inalámbricos.
Personalizadores para el presídium. Equipo de sonido, Confirmar asistencia invitados importantes.
FINANZAS Revisar el presupuesto. Solicitar cotizaciones de las opciones de sede. Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas. Revisión de avance. Revisar y solicitar base de datos actualizada de la audiencia meta y su
costo. Fotógrafos. Invitaciones. Recordatorios.
33.PROBLEMAS ERGONÓMICOS EN EL PUESTO DE TRABAJO
DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU
Algunos trabajadores manifiestan cansancio laboral y recargo de labores en sus actividades cotidianas. Esto debido a que la empresa es de cableado estructurado y es de vital importancia estar concentrado para esta labor tan pesada esto con respecto a los trabajadores y que emplean su labor de pie se podría contar con pausas activas la hora del almuerzo, la hora de las once, y hora de ir al baño.
Las pausas activas que tiene los trabajadores en general es la hora del almuerzo, cuando van a sacar una fotocopia o van llevar algún papel a otra área, tomar un tinto e ir al baño. Actualmente la empresa cuenta con sillas ergonómicas que hacen que los empleados no se sientas tan cansados de su cuerpo ya que esta labor requieren de estar sentados la mayor parte del tiempo. La distancia que tiene del computador a los ojos al momento de digitalizar datos de los niños es de 45 a 65 cm en esta aspecto si se cumple la distancia pero la mala postura de la espalda y la mala posición de los brazo hacen que el trabajo se note muy cansado. Actualmente una empleada del área administrativa tiene con problemas de rodillas y calambres musculares. Los lugares no son amplios y el mobiliario con el que cuenta la empresa de igual manera es amplio.
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34.PROPUESTA DE ERGONOMÍA, PUESTO DE TRABAJO Y PAUSAS ACTIVAS PARA LA EMPRESA JVTEL REDES Y COMUNICACIONES
Objetivo general:
Proponer la ergonomía en el puesto de trabajo y las pausas activas para mejorar la calidad de vida de los empleados de la organización y la reducción de riesgos en el área laboral.
Objetivos específicos
Seleccionar una metodología adecuada y acorde para el personal a la hora de realizar pausas activas.
Promover y mantener el habito de hacer pausas activas ya sea en grupo o individual
Plantear un entorno laboral de manera que el trabajo resulte cómodo, fácil y acorde con las condiciones de seguridad y salud.
¿Qué es la ergonomía?
La ergonomía es la disciplina tecnológica que se encarga del diseño de lugares de trabajo, herramientas y tareas que coinciden con las características fisiológicas, anatómicas, psicológicas y las capacidades del trabajador. Busca la optimización de los tres elementos del sistema
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(humano-máquina-ambiente), para lo cual elabora métodos de estudio de la persona, de la técnica y de la organización.
¿Qué es puesto de trabajo?
El puesto de trabajo es el lugar que un trabajador ocupa cuando desempeña una tarea. Puede estar ocupado todo el tiempo o ser uno de los varios lugares en que se efectúa el trabajo. Es importante que el puesto de trabajo esté bien diseñado para evitar enfermedades relacionadas con condiciones laborales deficientes, así como para asegurar que el trabajo sea productivo. Hay que diseñar todo puesto de trabajo teniendo en cuenta al trabajador y la tarea que va a realizar a fin de que ésta se lleve a cabo cómodamente, sin problemas y eficientemente.
Si el puesto de trabajo está diseñado adecuadamente, el trabajador podrá mantener una postura corporal correcta y cómoda, lo cual es importante porque una postura laboral incómoda puede ocasionar múltiples problemas, entre otros:
lesiones en la espalda; problemas de circulación en las piernas.
La posición correcta a la hora de permanecer sentados frente al computador es:
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Pasos:
1. asiento ergonómico
2. espada recta
3. cabeza, cuello recto y hombros relajados
4. pies reposa sobre el reposapiés
5. la distancia del teclado debe ser de 10 cm para apoyar los antebrazos
6. La distancia que tiene le computador a los ojos de una persona es de 45 a 65 cm
7. el ratón debe estar cerca al teclado
POSICIÓN DEL TECLADO
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Pasos:
1. no hacer esfuerzo a la hora de presionar las teclas del teclado
2. la mano derecha comprende la mitad del teclado y la izquierda la otra mitad
3. la mano izquierda comprende las letras que van desde la A hasta F y la derecha va desde la H hasta la L
4. las manos deben estar por encima del teclado y derechas
POSICIÓN CORRECTA PATA LOS TRABAJADORES QUE NECESITAN ESTAR DE MUCHO TIEMPO DE PIE
Siempre que sea posible se debe evitar permanecer en pie trabajando durante largos períodos de tiempo. El permanecer mucho tiempo de pie puede provocar dolores de espalda, inflamación de las piernas, problemas de circulación sanguínea, llagas en los pies y cansancio muscular.
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Pasos:
1. se debe facilitar al trabajador un asiento para que pueda sentarse a intervalos periódicos.
2. Los trabajadores deben trabajar con los brazos a lo largo del cuerpo y sin tener que encorvarse ni girar la espalda
3. La superficie de trabajo se debe ajustar a la altura del trabajador4. Debe haber espacio bastante en el suelo y para las rodillas a fin de que
el trabajador pueda cambiar de postura mientras trabaja5. El trabajo debe ser adecuado para que el trabajador no levante los
brazos y los codos estén cerca del cuerpo.6. No encorvar las muñecas7. No utilizar herramientas con huecos donde puedan quedar atrapados los
dedos
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Espalda recta
Descansa pies
Silla para descansar intervalos
Codos reposando en la mesa
FORMA CORRECTA FORMA INCORRECTA EXPLICACIÓN
A la hora de levantar cajas es mejor agacharse a levantarlas.
En el momento de llevar carretillas siempre se debe hacer con la espalda recta.
Ropa adecuada cada para el tipo de trabajo.
¿Que son pausas activas?
Las pausas activas son breves descansos durante la jornada laboral que sirven para recuperar energía, mejorar el desempeño y eficiencia en el trabajo, además de prevenir enfermedades causadas por trabajos que no implican mucho movimiento. A través de diferentes técnicas y ejercicios que ayudan a reducir la fatiga muscular, se previenen los trastornos osteo musculares y se evita el estrés ocupacional.
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Cuando los músculos permanecen estáticos, en ellos se acumulan desechos tóxicos que producen la fatiga. Cuando se tiene una labor sedentaria, el cansancio se concentra comúnmente en el cuello y los hombros; también se presentan en las piernas al disminuir el retorno venoso, generando calambres y dolor en las pantorrillas y los pies.
Los objetivos principales de la pausa activa son:
Prevenir: alteraciones psicofísicas causadas por la fatiga física y mental, Potencial el funcionamiento cerebral incrementando la productividad y el
rendimiento laboral, Disminuir el estrés laboral y físico (generados por lesiones músculo
esqueléticas) Aumentar, la armonía laboral, Aliviar tensiones laborales producidas por inadecuadas posturas y rutina
laboral, Aumentar el rendimiento en el puesto de trabajo.
Consejo sobre algunos ejercicios con el cuerpo
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Con las manos
Es necesario que se implemente varias rutinas al día de pausas activas esto debido a que el cuerpo necesita relajación de esta manera el trabajador rendirá más en sus actividades.
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CONCLUSIÓN
Es una empresa que presta servicios de guardería respondiendo a las necesidades de los padres.
En el estudio realizado se encontró que la empresa objeto de estudio cuenta con las siguientes áreas funcionales como lo son Junta de directiva o de los padres., Gerente, Auditora o revisor a fiscal, Área sub-alterna.
Se identifica la empresa como un sistema abierto ya que depende de 4 elementos primordiales para su funcionamiento los cuales son:ENTRADAS O INSUMOS: Estos son generados por los proveedores.PROCESAMIENTO U OPERACIÓN: Este caso se genera a raíz de los servicios prestados por la empresa de vigilancia, de aseo, de jardinería, y por supuesto el servicio de administración.SALIDAS O RESULTADOS: Este caso se ve, cuando los PADRES del jardín y casas residenciales muestran su agrado con los servicios recibidos, anteriormente nombrados.RETROALIMENTACIÓN: Se genera mediante los buenos servicios que brinda la administración, es decir que al existir buena administración, se genera un buen entorno laboral para los integrantes de la organización JARDÍN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU.
Nuestro objeto de estudio no cumple a cabalidad con todos los modelos administrativos porque son insuficientes al aplicarlos dentro de la organización administrativa
Lo que se encontró dentro del objeto de estudio es crear un manual de objetivos para mejorar el proceso de administración y de operación de las tareas específicas de la organización con el fin de dar solución a las necesidades específicas del cliente y con esto demostrar la calidad del servicio prestado.
Se reconoce que el representante legal cumple las funciones de gerente administrativo y delega funciones en los cargos operativos que se encuentran en el organigrama de la empresa.Los cargos operativos son específicos dentro de los requerimientos de la administración de la propiedad tales como: Celadores, aseadoras, jardineros y operarios de mantenimiento logístico.
En la empresa objeto de estudio se encuentran manuales de funciones específicos para el área operativa y se presenta en este proyecto un manual de funciones para la administración ya que no cuenta con dicha herramienta se hace énfasis en la necesidad de la organización de dichos manuales y de prestación del servicio de asistencia administrativa.
La organización cuenta con objetivos y proyecciones claras especificadas en la misión, visión y objetivos que fueron planeadas en la estructura de creación de la empresa.
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BIBLIOGRAFIA
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