proyecto eContratacion v5 cas...previsi ón de riesgos mayoresn de riesgos mayores , acom,...

eContratacion I) Introducción

1) Marco en el que se inscribe el sistema 2) Integración en el proyecto eAdministracion

II) Plan Director de Implantación del Sistema A) Introducción B) Principios estratégicos del Sistema eContratacion C) Beneficios esperados de la implantación del Sistema

III) Despliegue A) Participación de los Departamentos en el despliegue del sistema B) Previsión de riesgos y propuesta de tratamiento C) Gestión del Cambio en el contexto del Sistema D) Formación E) Centro de Soporte y componentes de la Estrategia C.R.M. F) Marketing y Difusión del Sistema

IV) Objetivos principales V) Características del sistema eContratacion VI) Componentes aplicativos del Sistema

VI.1) En el ámbito de la Contratación VI.2) En el ámbito de la licitación VI.3) En el ámbito de la compra pública VI.4) Aplicaciones Generales del Gobierno VI.5) Relaciones entre las aplicaciones

VII) Ritmos de implantación en los diferentes ámbitos VIII) Presupuesto de implantación IX) Aprobación por parte del Gobierno Vasco del sistema eContratacion X) Organos responsables del sistema

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Dirección de Patrimonio y Contratación Departamento de Hacienda y Administración Pública www.contratacion.info Gobierno Vasco [email protected]

I) Introducción 1) Marco en el que se inscribe el sistema

El Plan Euskadi en la Sociedad de la Información (PESI) comprende, entre otras, la línea de actuación “Administración On Line”, que tiene como objetivo la “reinvención y digitalización de los procesos de las Administraciones Públicas Vascas para acercarse y abrirse al ciudadano y a las empresas y ser más eficiente en la gestión interna de sus recursos”.

Dicha línea de actuación se estructura en distintos programas (Euskalsarea, Zuzenean, Atea,…), entre los que se encuentra el programa llamado “Compras Públicas” cuyo objetivo es “agilizar los procesos de aprovisionamiento del Gobierno y facilitar la accesibilidad a los expedientes de contratación”. Este programa denominado “Compras Públicas”, inicialmente sólo tenía tres ámbitos de actuación: el Portal de Compras Públicas, la Tramitación Telemática de Expedientes de Contratación y la Clasificación de Empresas y el Registro de Contratistas. La implantación del programa, la experiencia con él adquirida y las nuevas necesidades y posibilidades detectadas son el origen de otro proyecto mucho más ambicioso que es el que en esta memoria presentamos: el Sistema eContratacion del Gobierno Vasco.

De la importancia y necesidad del Sistema eContratacion da fe la existencia del llamado compromiso de alto nivel del Consejo de Europa e-europa 2002, en el que la compra pública por medios electrónicos ya figuraba en la lista de 20 servicios públicos básicos definidos para la futura Administración digital. Igualmente, la iniciativa de la Comisión Europea “eEuropa 2005” considera la contratación electrónica como un sistema de obligada implantación por los Estados miembros y anuncia que en el 2005 el Parlamento Europeo legislará al respecto. El carácter estratégico que la Unión Europea desea imprimir a tal iniciativa se sustenta en el hecho de que la administración pública participa en el P.I.B en una proporción estimada en un 11%, por lo que pretende movilizar tal capacidad de compra con el propósito de inducir una rápida adopción de los mecanismos de comercio electrónico entre las empresas europeas, tratando así de hacer frente al cuasi-monopolio americano en la materia.

No podemos olvidar tampoco que la nueva directiva de contratación

administrativa prevé la posible existencia de procedimientos de contratación en los que en un futuro cercano las únicas posibilidades de licitar a los mismos sean por medios exclusivamente electrónicos. La propia exposición de motivos de la nueva directiva recientemente aprobada por el Parlamento Europeo resalta que las nuevas técnicas electrónicas de compra permitirán “ampliar la competencia”, “mejorar la eficacia”, “ahorrar tiempo y dinero”, “garantizando así una utilización óptima de los fondos públicos mediante una amplia competencia”. Es por lo tanto

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muy clara la apuesta de la normativa europea por la contratación electrónica. Es de destacar que los diferentes estudios que, todavía de manera incipiente,

se han realizada para evaluar el impacto económico que la implantación de la contratación electrónica puede tener, concluyen que, para el conjunto de los actuantes en la misma, supondrá ahorros importantes.

Como extensión de lo anterior, y desde la perspectiva de la economía vasca,

resulta lógico enunciar que la adopción de las formas de contratación electrónica por el Gobierno Vasco contribuiría al desarrollo económico general de nuestra Comunidad al impulsar el comercio electrónico por parte de las empresas proveedoras, generando una oportunidad para la experimentación y la familiarización con respecto a un mecanismo que el conjunto de la Administración Pública adoptará en el futuro.

En consecuencia, es imprescindible abordar la digitalización de la

contratación administrativa, y es lo que pretendemos abordar globalmente con este Sistema eContratacion. 2) Integración en el proyecto eAdministracion

El sistema eContratacion se integra en el proyecto eAdminstracion, mucho más amplio que aquel, utilizando los aplicativos de uso común ya definidos y aquellos que se vayan definiendo (p.e. la notificación electrónica o el modo de presencia WEB), y se irá adaptando a los nuevos requerimientos del mismo. II) Plan Director de Implantación del Sistema

• A) Introducción

En nuestra Administración, así como en otras muchas, se han realizado esfuerzos diversos, a veces dispersos, e incluso otras veces contrapuestos, para informatizar la contratación administrativa; pero frecuentemente los resultados de estos esfuerzos han sido limitados, cuando no inexistentes o frustrantes, por no contar con un planteamiento global, que marque los objetivos a conseguir, y el tempo de implantación de los mismos, así como los medios necesarios para conseguirlo.

Además, también es obligado llegar a la conclusión de que el cambio que hay que implantar es de tal envergadura y afecta a tantos elementos internos y externos a la administración, y a una actividad clásica en la misma que se viene realizando desde siempre de una determinada manera, que, si queremos tener unas ciertas garantías de éxito, no sería suficiente con disponer de unos buenos aplicativos en cada ámbito de actuación de la contratación administrativa, que también, sino que es ineludible abordar una serie de estrategias complementarias

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Proyecto eContratacion 6

El Gobierno Vasco estima que la adopciEl Gobierno Vasco estima que la adopcióón del Plan de Contratacin del Plan de Contratacióón Electrn Electróónica por parte de los Administracinica por parte de los Administracióón General de la n General de la Comunidad AutComunidad Autóónoma de Euskadi redundarnoma de Euskadi redundarááen el siguiente conjunto de beneficios para sen el siguiente conjunto de beneficios para síí misma:misma:

••Acceso a nuevos proveedores, particularmente de PymesAcceso a nuevos proveedores, particularmente de Pymes--ss, al minimizar barreras de acceso a la Administraci, al minimizar barreras de acceso a la Administracióón Pn Púública.blica.

••ReducciReduccióón de los costes de procesamiento y transaccin de los costes de procesamiento y transaccióón, a resultas de la fluidificacin, a resultas de la fluidificacióón emanada de la digitalizacin emanada de la digitalizacióón e n e integraciintegracióón del ciclo completo de contratacin del ciclo completo de contratacióón.n. En esta materia, se estima que la implantaciEn esta materia, se estima que la implantacióón del Plan generarn del Plan generaráá los siguientes los siguientes beneficios especbeneficios especííficos para los funcionarios:ficos para los funcionarios:

••ReducciReduccióón de los tiempos de procesamiento.n de los tiempos de procesamiento.

••La disponibilidad de mLa disponibilidad de máás tiempo para desarrollar labores de mayor valor as tiempo para desarrollar labores de mayor valor aññadido.adido.

••Ligera reducciLigera reduccióón de costes de gestin de costes de gestióón documental (impresin documental (impresióón, copia, encuadernacin, copia, encuadernacióón, gastos de envn, gastos de envíío por correos).o por correos).

••Mayor control y capacidad de seguimiento del marco regulatorio dMayor control y capacidad de seguimiento del marco regulatorio de los procedimientos de compra pe los procedimientos de compra púública.blica. En efecto, se En efecto, se estima que la adopciestima que la adopcióón global coordinada de las aplicaciones previstas en el marco ten global coordinada de las aplicaciones previstas en el marco tecnolcnolóógico del Plan posibilitargico del Plan posibilitaráá::

--La visibilidad y capacidad de tratamiento digital del ciclo compLa visibilidad y capacidad de tratamiento digital del ciclo completo de contratacileto de contratacióón.n.

--La La extensiextensióón global de la informatizacin global de la informatizacióón de la gestin de la gestióón de expedientes de contratacin de expedientes de contratacióón al conjunto de los Departamentos, mediante n al conjunto de los Departamentos, mediante la adopcila adopcióón coordinada de la aplicacin coordinada de la aplicacióón Ln L--29.29.

--Incrementar la capacidad de cumplimentaciIncrementar la capacidad de cumplimentacióón de normativas actuales y futurasn de normativas actuales y futurasen el en el áámbito de la contratacimbito de la contratacióón pn púública.blica.

El desarrollo El desarrollo del Plan de Contratacidel Plan de Contratacióón Electrn Electróónica constituye un paso lnica constituye un paso lóógico y natural en la digitalizacigico y natural en la digitalizacióón de los servicios de n de los servicios de la Administracila Administracióónn. . En consecuencia, la implantaciEn consecuencia, la implantacióón del Plan n del Plan constituye para los Departamentos:constituye para los Departamentos:

--La creaciLa creacióón de un n de un punto de partida para ulteriores avances.punto de partida para ulteriores avances.

--Una extensiUna extensióón natural de sus planes digitalizacin natural de sus planes digitalizacióón de sus servicios.n de sus servicios.

--Una Una ““oportunidad para la experimentacioportunidad para la experimentacióón y la familiarizacin y la familiarizacióónn”” de de utilidad para el despliegue de ulteriores prestaciones de utilidad para el despliegue de ulteriores prestaciones de administraciadministracióón digital. n digital.

Beneficios esperados de la implantación del proyecto eContratacion

2. Para la administración

pero imprescindibles.

Para ello, hemos elaborado el Plan Director de Implantación del Sistema eContratacion, un extenso documento, que analiza diversas cuestiones, destacando entre ellas:

• B) Principios estratégicos del Sistema eContratacion. De forma global, este

apartado refiere la articulación y coherencia con los principios del Plan Euskadi en la Sociedad de la Información, así como su sincronía con los desarrollos previstos en materia de Administración Digital, tanto en el ámbito de nuestro Gobierno como de la propia Unión Europea.

• C) Beneficios esperados de la implantación del Sistema. Este ámbito ha sido

analizado desde las siguientes perspectivas:

- Beneficios para las Empresas Proveedoras: en términos de facilidad y claridad de acceso a los mercados de la Administración, formación y familiarización con los mecanismos digitales de contratación, superiores niveles de eficacia a resultas de la fluidificación del ciclo completo de

Premio ETIPremio ETIEuskadiEuskadi 20032003

Premio Premio TecnimapTecnimap 20042004

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Proyecto eContratacion 10

La previsión de los riesgos en el desarrollo del Proyecto contratación y propuesta de tratamiento de los mismos.

Este epEste epíígrafe del proyecto estgrafe del proyecto estáá destinado al destinado al estudio de aquellos elementos que estudio de aquellos elementos que ““pudieran no funcionar bienpudieran no funcionar bien”” en relacien relacióón a n a diferentes diferentes áámbitos del Plan y trata de mbitos del Plan y trata de establecer medidas apropiadas para paliar talesestablecer medidas apropiadas para paliar tales problemas, se trata en definitiva de un problemas, se trata en definitiva de un previsiprevisióón de riesgos mayoresn de riesgos mayores, acompa, acompaññada por una ada por una propuesta de tratamiento especpropuesta de tratamiento especííficaficade cada uno de los mismos.de cada uno de los mismos.

A modo de resumen, indiquemos que los riesgos previstos y tratadA modo de resumen, indiquemos que los riesgos previstos y tratados, clasificados por os, clasificados por áámbitos de accimbitos de accióón, tratan las siguientes temn, tratan las siguientes temááticas:ticas:

••Riesgos en materia de Riesgos en materia de Desarrollo Legal y Normativo:Desarrollo Legal y Normativo:

--Ausencia de un marco legal adecuado para el Plan.Ausencia de un marco legal adecuado para el Plan. La legislaciLa legislacióón no contempla el desarrollo tecnoln no contempla el desarrollo tecnolóógico previsto en el Plan.gico previsto en el Plan.

-- Los desarrollos tecnolLos desarrollos tecnolóógicos del Plan no estgicos del Plan no estáán a la altura de las exigencias legales.n a la altura de las exigencias legales. Particularmente, Particularmente, existen dificultades para existen dificultades para asegura la legalidad de los asegura la legalidad de los áámbitos transaccionales de las operaciones de contratacimbitos transaccionales de las operaciones de contratacióón. n.

••Riesgos en materia deRiesgos en materia de Privacidad y Confidencialidad. Privacidad y Confidencialidad. La confidencialidad de las ofertas y de las informaciones de carLa confidencialidad de las ofertas y de las informaciones de caráácter privado cter privado que las empresas deban cargar en el Sistema de Licitacique las empresas deban cargar en el Sistema de Licitacióón Electrn Electróónica es uno de los nica es uno de los áámbitos de preocupacimbitos de preocupacióón para las Empresas. En n para las Empresas. En concreto, en tal concreto, en tal áámbito debemos destacar los siguientes riesgos mayores:mbito debemos destacar los siguientes riesgos mayores:

--Las empresas estiman que no existen suficientes niveles de segurLas empresas estiman que no existen suficientes niveles de seguridad y confidencialidad de sus ofertas.idad y confidencialidad de sus ofertas.

--Las empresas estiman que no existen suficientes niveles de confiLas empresas estiman que no existen suficientes niveles de confidencialidad de las informaciones de los datos privados dencialidad de las informaciones de los datos privados (referencias, datos econ(referencias, datos econóómicos, metodologmicos, metodologíías)as) de los licitantes.de los licitantes.

-- Litigios por razones de confidencialidad y privacidad. Litigios por razones de confidencialidad y privacidad.

Riesgos en materia de Desarrollo TecnolRiesgos en materia de Desarrollo Tecnolóógicogico, en este , en este áámbito enunciamos y tratamos la siguiente tipologmbito enunciamos y tratamos la siguiente tipologíía:a:--DesmaterializaciDesmaterializacióón de los elementos documentales de la contratacin de los elementos documentales de la contratacióón.n.--Disponibilidad del sistema de licitaciDisponibilidad del sistema de licitacióón electrn electróónica.nica.--Dificultades de uso de las aplicaciones telemDificultades de uso de las aplicaciones telemááticas. ticas.

Procedemos, seguidamente, a enunciar algunos detalles en relaciProcedemos, seguidamente, a enunciar algunos detalles en relacióón a tales riesgos:n a tales riesgos:

1

contratación, etc. - Beneficios para la Administración: a resultas tanto de la reducción de los

costes de procesamiento y transacción, de los superiores niveles de control del marco regulatorio de los procedimientos de compra pública, como de la creación de un punto de apoyo para avances complementarios en la digitalización de los servicios de los Departamentos.

- Beneficios para los Funcionarios: el Sistema contempla el acceso a una

formación especializada cuyos contenidos permitirán el desarrollo de conocimientos y destrezas de interés a efectos de la eContratacion y de otros servicios digitales futuros que involucren el mismo tipo de transacciones y componentes digitales.

• III) Despliegue.

A) Participación de los Departamentos en el despliegue del sistema. Una de las claves fundamentales del Sistema ha residido en su adopción decidida por Departamentos del Gobierno Vasco. Es por ello que, no sólo se propicia un soporte político resuelto, sino que se cuenta con un alto grado de estructuración, organización y liderazgo en cada uno de los Departamentos. A tales efectos, se está poniendo en marcha un Plan de Implementación específico para cada uno de los Departamentos.

• B) Previsión de riesgos y

propuesta de tratamiento. Este apartado está destinado al estudio de los riesgos asociados a la puesta en marcha del Sistema, tratando de establecer medidas apropiadas para paliar eventuales problemas en materias técnicas, formativas, organizativas, legales o de difusión y adopción del sistema por parte de las Empresas y de los propios Departamentos del Gobierno vasco. Se trata, en definitiva, de una previsión de riesgos mayores, acompañada por una propuesta de

tratamiento específico para garantizar el éxito del Sistema.

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REFERENCIA DE LAS FASES REFERENCIA DE LAS FASES CONTEMPLADAS EN LA ESTRATEGIA DE DESPLIEGUE DEL PLAN DE CONTEMPLADAS EN LA ESTRATEGIA DE DESPLIEGUE DEL PLAN DE CONTRATACICONTRATACIÓÓN ELECTRN ELECTRÓÓNICA DEL GOBIERNO VASCO.NICA DEL GOBIERNO VASCO.

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SEPTSEPT20032003

DICI DICI 20032003

FEBRFEBR20042004

ABRIL 2004

ABRIL ABRIL 20042004

JUNJUN--20042004

SEPTSEPT20042004

DECDEC20042004

FEBRFEBR20052005

PRIMERAS LICITACIONES EN PRIMERAS LICITACIONES EN DEPARTAMENTOS PIONEROS.DEPARTAMENTOS PIONEROS.

Aplicaciones de backAplicaciones de back--officeoffice del del Plan EPlan E--AdministaciAdministacióónn y del y del Sistema de ContrataciSistema de Contratacióón n ElectrElectróónica.nica.

Desarrollo Institucional, Desarrollo Institucional, Organizativo y Equipo de Organizativo y Equipo de TrabajoTrabajo..

Desarrollo legal y Normativo.Desarrollo legal y Normativo.

AdopciAdopcióón por la Administracin por la Administracióón.n.

AdopciAdopcióón por las Empresas.n por las Empresas.

El El enfoqueenfoque de fases de fases contempladas en la estrategia de despliegue del contempladas en la estrategia de despliegue del Plan de ContrataciPlan de Contratacióón Electrn Electróónica del Gobierno Vasco toma en nica del Gobierno Vasco toma en consideraciconsideracióón los siguientes periodosn los siguientes periodos::

••Fase NFase Nºº 11, Preparaci, Preparacióón del n del Lanzamiento del SistemaLanzamiento del Sistema de Licitacide Licitacióón n ElectrElectróónica.nica.

••Fase NFase Nºº 2:2: Lanzamiento efectivo del Sistema.Lanzamiento efectivo del Sistema.

••Fase NFase Nºº 3,3, concluye a los 12 meses del concluye a los 12 meses del Lanzamiento del Sistema.Lanzamiento del Sistema.

••Fase Permanente o de RFase Permanente o de Réégimen de Crucero.gimen de Crucero.

Fase NFase Nºº 11

Fase NFase Nºº 22

Fase NFase Nºº 33

ÁÁmbito de la Formacimbito de la Formacióónn

EL RITMO DE DESARROLLO DEL PROYECTO DE TRANSFORMACIEL RITMO DE DESARROLLO DEL PROYECTO DE TRANSFORMACIÓÓN SEGN SEGÚÚN LAS FASES DE EVOLUCIN LAS FASES DE EVOLUCIÓÓN DEL N DEL PROYECTOPROYECTO DE CONTRATACIDE CONTRATACIÓÓN ELECTRN ELECTRÓÓNICA DEL GOBIERNO VASCO.NICA DEL GOBIERNO VASCO.

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EvoluciEvolucióón del Nivel y de la Exigencia n del Nivel y de la Exigencia de Cambio a lo largo del proyecto.de Cambio a lo largo del proyecto.

º

Fase Nº 3: Implantación del Cambio.

•Gestionar la demanda.

•Liderazgo del Cambio.

•Comunicación.

•Gestión de las resistencias al Cambio.

Fase NFase Nºº 3:3: ImplImplaantantacciióónn del Cambio.del Cambio.

••Gestionar la demanda.Gestionar la demanda.

••Liderazgo del Cambio.Liderazgo del Cambio.

••Comunicación.Comunicación.

••Gestión de las resistencias al Cambio.Gestión de las resistencias al Cambio.


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Fase Nº 3: Implantación del Cambio.

•Gestionar la demanda.

•Liderazgo del Cambio.

•Comunicación.

•Gestión de las resistencias al Cambio.

Fase NFase Nºº 3:3: ImplImplaantantacciióónn del Cambio.del Cambio.

••Gestionar la demanda.Gestionar la demanda.

••Liderazgo del Cambio.Liderazgo del Cambio.

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bio EvoluciEvolucióón del Nivel y de la Exigencia n del Nivel y de la Exigencia

de Cambio a lo largo del proyecto.de Cambio a lo largo del proyecto.

ºFase Nº 4: Soporte.

•Medir los beneficios.

•Implantar ajustes.

Fase NFase Nºº 4:4: Soporte.




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bio EvoluciEvolucióón del Nivel y de la Exigencia n del Nivel y de la Exigencia

de Cambio a lo largo del proyecto.de Cambio a lo largo del proyecto.

ºFase Nº 4: Soporte.



Fase NFase Nºº 4:4: Soporte.



• C) Gestión del Cambio en el contexto del Sistema. El desarrollo de servicios

digitales no es solo una cuestión de despliegue de medios tecnológicos, sino que requiere el desarrollo de nuevos procesos de soporte, resortes organizativos y destrezas para hacer frente a las nueva tipologías de

prestaciones y canales de relación. Así, pues, el Sistema contempla la experi-

mentación de mecanis-mos de

incentivación y movilización del personal en vistas de la gestión del cambio requerida por la implantación y prestación de servicios digitales, entendiendo que el Sistema eContratacion es un paso lógico y natural en la digitalización de los servicios de la Administración. • D) Formación. Parte de los mecanismos digitales previstos en la contratación

electrónica resultarán novedosos para las Empresas proveedoras y los propios

86

Propuesta de tipología de form ación a ofrecer en el contexto del Plan de Contratación Electrónica del Gobierno Vasco.

••El El m apa de habilidades y conocim ientosm apa de habilidades y conocim ientos del personal adscrito al del personal adscrito al Centro de Soporte al PlanCentro de Soporte al Plan . .

••El El m apa de habilidades para la im plantacim apa de habilidades para la im plantacióón de funcionalidades de Adm inistracin de funcionalidades de Adm inistracióón Digital:n Digital: El El Gobierno Federal A lemGobierno Federal A lem áán y el Gobierno Britn y el Gobierno Britáánico han desarrollado dos estudios destinados a nico han desarrollado dos estudios destinados a enunciar el com pendio de habilidades y conocim ientos que han de enunciar el com pendio de habilidades y conocim ientos que han de acom paacom paññ ar el despliegue eficaz ar el despliegue eficaz de funcionalidades de Adm inistracide funcionalidades de Adm inistracióón Digital. Este epn Digital. Este epíígrafe los enuncia.grafe los enuncia.

Procedem os, seguidam ente, a enunciar el con tenido de tales e lem entos.

2

de 21


102

Los posibles componentes de la estrategia C.R.M con destino al Plan.

FormaciónFormación

AplicaciAplicacióónn

C.R.MC.R.M

(propia o (propia o compartida.compartida.

Gestión Gestión múltiples múltiples

Canales de Canales de AccesoAcceso

Organización Organización y Gestión del y Gestión del

CambioCambio

Centro de Centro de LlamadasLlamadas

Integración Integración de Procesos de Procesos y Sistemas.y Sistemas.

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Desarrollo Institucional, Desarrollo Institucional, Organizativo y Equipo de Organizativo y Equipo de TrabajoTrabajo ..

AdopciAdopcióó n por la n por la AdministraciAdministracióón.n.

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JUNJUN--20042004

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PRIMERAS LICITACIONES EN PRIMERAS LICITACIONES EN DEPARTAMENTOS PIONEROS.DEPARTAMENTOS PIONEROS.

REFERENCIA DE LAS FASES DE REFERENCIA DE LAS FASES DE ADOPCIADOPCIÓÓ N DEL PLAN DE CONTRATACIN DEL PLAN DE CONTRATACIÓÓN ELECTRN ELECTRÓÓNICA POR NICA POR PARTE DE LOS DEPARTAMENTOS DEL GOBIERNO VASCO.PARTE DE LOS DEPARTAMENTOS DEL GOBIERNO VASCO.

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••Desarrollo de un Compromiso Desarrollo de un Compromiso Institucional del Gobierno Vasco.Institucional del Gobierno Vasco.

••Acordar los medios econAcordar los medios econóómicos micos y humanos.y humanos.

••CreaciCreacióó n del Equipo n del Equipo Institucional.Institucional.

••CreaciCreacióó n del Equipo Operativo n del Equipo Operativo de Direccide Direccióó n del Plan.n del Plan. PrPr

••Desarrollo de acciones de Desarrollo de acciones de comunicacicomunicacióó n con destino a cada n con destino a cada Departamento.Departamento.

••Pactar usuarios pioneros Pactar usuarios pioneros ((““early adoptersearly adopters”” ) entre los ) entre los Departamentos mDepartamentos máás propensos. s propensos.

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••SelecciSeleccióó n del Director del Plan n del Director del Plan del Plan de Contratacidel Plan de Contratacióó n n ElectrElectróó nicanica..

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Primera dotaciPrimera dotacióó n de medios n de medios humanos con destino a la humanos con destino a la DirecciDireccióón del Plan:n del Plan:

••Responsable del Centro de Responsable del Centro de Soporte.Soporte.

••Responsable de Market ing del Plan.Responsable de Market ing del Plan.

••Sec retaria.Sec retaria.

••Responsable de Formac iResponsable de Formac ióó n. n.

••TTééc nico espec ializado en la cnico espec ializado en la c reac ic reac ióó n de materiales format ivos. n de materiales formativos.

••TTééc nico de Formac icnico de Formac ióón. n.

••Gestor de Contenidos Web y Gestor de Contenidos Web y Documentales.Documentales.

••Responsable de Aplicac iones del Responsable de Aplicac iones del Centro de Soporte.Centro de Soporte.

PrPr••IncorporaciIncorporacióó n de tn de téé cnicos de cnicos de soporte legal y normativo.soporte legal y normativo.

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Segunda dotaciSegunda dotacióó n de medios n de medios humanos con destino a la humanos con destino a la DirecciDireccióón del Plan:n del Plan:

••Operador de llamadas del Centro Operador de llamadas del Centro de Soporte.de Soporte.

•• TT éécnico de Integrac icnico de Integrac ióón de Canales n de Canales de Acceso y Operador C.R.M.de Acceso y Operador C.R.M.

••TTéécnico Analista para la cnico Analista para la determinac ideterminac ióón de procedimientos.n de procedimientos.

PrPr

PrPr

••Desarrollar y acordar un Plan de Desarrollar y acordar un Plan de ImplementaciImplementacióó n para cada uno de los n para cada uno de los Departamentos, estableciendo, Departamentos, estableciendo, probablemente, una v isiprobablemente, una v isióón de n de experimentaciexperimentacióó n del Plan para cada n del Plan para cada Departamento.Departamento.

•• DefiniciDefinicióó n de un esquema de liderazgo y n de un esquema de liderazgo y organizaciorganizacióón, seleccin, seleccióó n del n del LLííder del Plan a der del Plan a nivel Departamental.nivel Departamental.

•• El desarrollo de un Plan de despliegue de El desarrollo de un Plan de despliegue de infraestructuras de base y muy infraestructuras de base y muy particularmente, la extensiparticularmente, la extensióó n de la gestin de la gestióó n de n de expedientes de contrataciexpedientes de contratacióó n mediante la n mediante la aplicaciaplicacióó n Ln L-- 29.29.

•• Especificar de un Plan de FormaciEspecificar de un Plan de Formacióó n n adaptado cada uno de los Departamentos. adaptado cada uno de los Departamentos.

PrPr

••ActivaciActivacióón del Plan de n del Plan de Marketing: lanzamiento de los Marketing: lanzamiento de los mensajes para la Administracimensajes para la Administracióó n n en la fase Nen la fase Nºº1. 1.

••Desarrollo de acciones de Desarrollo de acciones de comunicacicomunicacióó n con destino a cada n con destino a cada Departamento.Departamento.

••Pactar usuarios pioneros Pactar usuarios pioneros ((““early adoptersearly adopters”” ) entre los ) entre los Departamentos mDepartamentos máás propensos. s propensos.

PrPr

••Desarrollo del mapa de habilidades y Desarrollo del mapa de habilidades y conocimientos del personal usuario de los conocimientos del personal usuario de los departamentos del Gobierno Vasco. En este departamentos del Gobierno Vasco. En este áá mbito desearmbito desearííamos enunciar la prioridad de:amos enunciar la prioridad de:

-- La formaciLa formacióó n en la gestin en la gestióó n de n de expedientes de contrataciexpedientes de contratacióó n n mediante la aplicacimediante la aplicacióó n Ln L-- 29.29.

-- La formaciLa formacióó n para losn para los supersuper--usuarios.usuarios.

•• EspecificaciEspecificacióó n de un Plan y un Calendario de n de un Plan y un Calendario de lanzamiento de licitaciones piloto para cada lanzamiento de licitaciones piloto para cada Departamento. Departamento.

••EspecificaciEspecificacióón de las funciones de soporte n de las funciones de soporte ttéécnico del Equipo Central del Plan a la cnico del Equipo Central del Plan a la realizacirealizacióó n de las implantaciones. n de las implantaciones.

PrPr

••ActivaciActivacióón del Plan de n del Plan de Marketing: lanzamiento de los Marketing: lanzamiento de los mensajes para la Administracimensajes para la Administracióón n en la fase Nen la fase Nºº2. 2.

PrPr

••ActivaciActivacióón del Plan de n del Plan de Marketing: lanzamiento de los Marketing: lanzamiento de los mensajes para la Administracimensajes para la Administracióó n n en la fase Nen la fase Nºº 3. 3.

Me

dio

ex

ige

nci

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Ca

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am

bio Mensajes a las Empresas M ensajes a las Em presas

Proveedoras.Proveedoras.

Fase NFase Nºº 22

Fase NFase Nºº 33 Fase NFase Nºº 44

Mensajes a los Mensajes a los Departam entos del D epartamentos del Gobierno.Gobierno .

º Esta Fase Nº 3, conclu ye a los 12 meses del Lanzamiento del Sistem a, siendo el enfoque del Plan de M arketing la difusión el siguiente mensaje de relevancia:

•El Plan de Contratación Electrónica; u n paso hacia desarrollo futuro de interés general: la respu esta a los retos tecnológicos, organizativos y de difusión empresarial planteados por el Plan de Contratación Electrónica generará un salto cualitativo de interés general y servirá de punto de lanzamiento de nuevas iniciativas y desarrollos de interés para todos los Departamentos del Gobierno Vasco.

M nM n

Fase NFase Nºº 11

MENSAJES DE MAYOR RELEVANCIA PARA LOS DEPARTAMENTOS DEL GOBIERNOMENSAJES DE M AYOR RELEVANCIA PARA LOS DEPARTAMENTOS DEL GOBIERNO VASCO EN LA VASCO EN LA PROPU ESTA DE M ARK ETING Y DIFU SIPROPUESTA DE MARKETING Y DIFUSIÓÓN DEL PROYECTON DEL PROYECTO DE CONTRATACIDE CONTRATACIÓÓN ELECTRN ELECTRÓÓNICA.NICA.

123

••UtilizaciUtilizacióón, tanto por parte del Gobierno Vasco, como por las Empresas, den, tanto por parte del Gobierno Vasco, como por las Empresas, del l CERTIFICADO CERTIFICADO ““GOVERNMENT ENDORSED ELECTRONIC SUPPLIERGOVERNMENT ENDORSED ELECTRONIC SUPPLIER”” como medio como medio complementario de m arketing y difusicomplementario de marketing y difusióón. n. La creaciLa creacióón de tal Certificado, a imagen n de tal Certificado, a imagen de los certificados de los certificados ““EuskalitEuskalit”” y su correspondiente y su correspondiente ““Q de plataQ de plata”” permitirpermitiríía a desarrollar las siguientes funciones:desarrollar las siguientes funciones:

--Convertir a las Convertir a las empresas que hayan adoptadoempresas que hayan adoptado la licitacila licitacióón electrn electróónica en un nica en un referente tractorreferente tractor para el resto de los proveedores. para el resto de los proveedores.

--Generar un Generar un mecanismo visual para exteriorizar al Planmecanismo visual para exteriorizar al Plan y su adopciy su adopcióón por n por parte de las Empresas. Este mecanismo visual podrparte de las Empresas. Este mecanismo visual podríía ser utilizado a los a ser utilizado a los siguientes efectos:siguientes efectos:

••Desarrollo de Desarrollo de elementos de publicidad.elementos de publicidad.

••EdiciEdicióón de n de certificados o diplomas de adopcicertificados o diplomas de adopcióónn por parte de las por parte de las Empresas.Empresas.

••UtilizaciUtilizacióón por parte de las Empresas a efectos de su papelern por parte de las Empresas a efectos de su papeleríía.a.

••Para la Para la visualizacivisualizacióón en las n en las webweb--s de las Empresas proveedoras.s de las Empresas proveedoras.

••Su incorporaciSu incorporacióón como n como elemento referencial en el currelemento referencial en el curríículo de las culo de las EmpresasEmpresas, a la altura de las referencias ISO, AENOR, , a la altura de las referencias ISO, AENOR, ““EuskalitEuskalit”” y su y su correspondiente correspondiente ““Q de plataQ de plata”” , etc., etc.

2Las acciones singulares de Marketing y Difusión del Plan: Actos públicos de difusión del Plan.

Departamentos del Gobierno, es por ello que el Sistema tipifica perfiles de habilidades y conocimientos y define contenidos específicos en materias tales como: cursos formativos para empresas y funcionarios, guías y manuales, elementos documentales de autoservicio, mecanismos de simulación y experimentación de la licitación, etc.

•• E) Centro de Soporte y componentes de la Estrategia C.R.M. Los retos de la

adopción de la Contratación Electrónica son importantes y no han de ser minimizados. Es por ello que, en coherencia con las líneas establecidas para el P.I.T 2003-2005, se ha establecido la existencia de un Centro de Soporte que se responsabilice de tareas de calidad de servicio, asistencia técnica, articulación de los canales de acceso,

personificación de las prestaciones de marketing y difusión, etc. Destacar que el soporte CRM multicanal va a ser uno de los retos más importantes del referido Centro de Soporte.

•• F) Marketing y Difusión del Sistema. Está destinado a explicar las

características del Sistema, generar mecanismos de adopción por las Empresas y los Departamentos, desarrollar mecanismos de visualización

pública del Sistema y generar una acción continua de difusión de las mejores

prácticas que posibiliten el

de 21


132

Relación de perfiles de interés para el Despliegue del Plan de Contratación Electrónica del Gobierno Vasco.

1

EJEMPLO DE ESQUEMA DE ORGANIZACIEJEMPLO DE ESQUEMA DE ORGANIZACIÓÓN A INCORPORAR PARA EL DESPLIEGUE DEL N A INCORPORAR PARA EL DESPLIEGUE DEL PLAN DE CONTRATACIPLAN DE CONTRATACIÓÓN ELECTRN ELECTRÓÓNICA.NICA.

PrescriptoresPrescriptoresPrescriptores Usuarios.Usuarios.Usuarios.

Super-UsuariosSuperSuper--

UsuariosUsuarios

Perfiles Perfiles DepartamentalesDepartamentales

Líder del Plan

Departamental

LLííder der del Plan del Plan

DepartamentalDepartamental

DirectorDirectorDirector SecretariaSecretariaSecretaria

DirecciDireccióón del Plan de n del Plan de ContrataciContratacióón n ElectrElectróónicanica

Representantes Comisión Central de

Contratación.

Representantes Representantes ComisiComisi óó n n

Central de Central de ContrataciContratacióó n. n.

Director Generalde Patrimonio y

Contratación

Director GeneralDirector Genera lde Patrimo nio y de Patrimo nio y

ContrataciContratacióó nn

Representa ntes Viceconsejería de

Administracióny Servicios.

Representa ntes Representantes ViceconsejerViceconsejer ííaa de de

AdministraciAdministraci óó nny Servicios.y Servicios.

Equipo Institucional Equipo Institucional Impulso al PlanImpulso al Plan

Directores de Recursos

Generales de los Departa mentos

Directores de Directores de Recursos Recursos

Generales de los Generales d e los Departa mentosDepartamentos

OficinaModernizació n

Administració n

OficinaOficinaModernizaciModernizacióó nn

AdministraciAdministracióó nn

Director del Plan de Contratación

Electrónica.

Director del Plan Director del Plan de Contratacide Co ntrataci óón n

ElectrElectróó nica.nica.

Equipo Operativo de Equipo Operativo de DirecciDireccióón del Plann del Plan

Director Generalde Patrimonio y

Contratación

Director GeneralDirector Generalde Patrimonio y de Patrimonio y

ContrataciContrataci óó nn

Director RecursosGenerales d e la

Viceconsejería de Administració n

y Servicios.

Director RecursosDirector RecursosGenerales d e laGenerales d e la

ViceconsejerViceconsejer íí aa de de AdministraciAdministracióó n n

y Servicios.y Servicios.

Dirección General de Informática y

Telecomunicaciones.

DirecciDireccióó n General n General de Informde Infor máática y tica y

Telecomunicaciones.Telecomunicaciones.

Directores delPlan de

Contratación Electrónica.

Directores delDirectores delPlan de Plan de

ContrataciContrataci óó n n ElectrElectróónica.nica.

OficinaModernizació n

Administració n

OficinaOficinaModernizaciModernizaci óó nn

AdministraciAdministraci óó nn

Responsable del Centro de Soporte

C.R.M al Plan

Responsable del Responsable del Centro de Soporte Centro de Soporte

C.R.M al Plan C.R.M al Plan

Líderes de Impl antación

Departa mentales

LL íí deres de deres de ImplantaciImplantacióón n

Departa mental es Departa mental es

Centro de SoporteCentro de SoporteC.R.M al Plan.C.R.M al Plan.

Responsable de

Aplicaciones.

Responsable Responsable de de

Aplicaciones.Aplicaciones.

Operador del Call Center.

Operador del Operador del Call CenterCall Center..

Técnico Analista

para la determinación

de procedimie ntos

TTéécnico cnico Analista Analista

para la para la determi nacidetermi naci óón n

de procedimie ntosde procedimientos

Responsabledel

Call Center.

ResponsableResponsabledel del

Call CenterCall Center..

Técnico de Integración de Canales

de Acceso y

Operador C.R.M

TTéécnico de cnico de IntegraciIntegraci óón n de Canales de Canales

de Acceso y de Acceso y

Opera dor C.R.MOpera dor C.R.M

Responsable de

Formación.

Responsable Responsable dede

FormaciFormacióón.n.

Técnico desarrollomateriales.

TTéécnico cnico desarrollodesarrollomateriales.materiales.

ÁÁrea de Formacirea de Formacióónn(Centro de Soporte)(Centro de Soporte)

Responsable de

Formación.

Responsable Responsable dede

FormaciFormacióón.n.

Responsablede MarketingResponsableResponsablede Marketingde Marketing

Gestor de Contenidos Web y

Documentales.

Gestor de Gestor de Contenidos Web y Contenidos Web y

Documentales.Documentales.

Marketing y Marketing y Contenidos Contenidos

Documentales.Documentales.

Letrados OMA

Letrados Letrados OMAOMA

LetradosPatrimonio y Contratación.

LetradosLetradosPatrimonio y Patrimonio y ContrataciContratacióó n.n.

Desarrollo Legal yDesarrollo Legal yNormativo.Normativo.



UsuariosUsuarios


Líder del Plan

Departamental





UsuariosUsuarios


Líder del Plan

Departamental





UsuariosUsuarios


Líder del Plan

Departamental





UsuariosUsuarios


Líder del Plan

Departamental



Impulso Institucional y Operativo al planImpulso Institucional Impulso Institucional y Operativo al plany Operativo al plan

Centro de Soporteal Plan

Centro de SoporteCentro de Soporteal Planal Plan

engarce del entramado socioeconómico con respecto al Sistema. • Esquema Organizativo y Medios Humanos. Tal esquema contempla un marco

de referencia, así como las dotaciones de medios humanos y recursos para la gestión de cinco dimensiones (liderazgo institucional, liderazgo operativo, operación, métodos y procedimientos, formación) y

siete áreas funcionales del Sistema (coordinación institu-cional, implantación del sistema en los Departa-mentos, dirección, marketing, gestión de contenidos documentales, centro de soporte, desarrollo legal y normativo).

• Definición de la Estrategia de Despliegue del Sistema. El Sistema contempla 4

diferentes fases de evolución en su desarrollo, desde las fases de experimentación piloto, hasta la consecución de un régimen permanente. Así mismo, para cada una de las fases, se identifican los marcos de actuación específicos para los Departamentos y las empresas proveedoras.

• Elementos Funcionales y Normativos de la Licitación Electrónica. La

desaparición del papel como elemento de soporte y la utilización de mecanismos digitales imprime una naturaleza diferencial a los procedimientos de contratación electrónica. Así, pues, este ámbito refiere el marco normativo y legal específico de cara a temáticas tales como: recepción de ofertas, registro, notificación electrónica, tipología de formatos documentales electrónicos, actuación ante problemas de transmisión o de indisponibilidad de sistemas, etc.

• Adopción de la Licitación Electrónica por las Empresas. El éxito del Sistema

eContratacion depende fundamentalmente de la participación de las empresas

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proveedoras. A tales efectos, se han puesto en marcha una batería de medidas de impulso a la licitación electrónica, abarcando temáticas tales como acuerdos con Asociaciones Empresariales para la representación de los proveedores en la dinamización del Plan, la selección de empresas tractoras líderes en la adopción de la licitación electrónica, la búsqueda de perfiles de tipologías de contrataciones más propensas a la rápida difusión o la determinación de mecanismos para la incitación a la licitación electrónica y a la desaparición decidida de las ofertas recibidas en formato papel.

• Posibles desarrollos futuros del Sistema. Se estima que la respuesta a los retos

tecnológicos, organizativos y de difusión empresarial planteados por el Sistema eContratacion generará un salto cualitativo de interés general y servirá de punto de lanzamiento de nuevas iniciativas y desarrollos, tanto en materia de nuevas prestaciones digitales, de generación de esquemas normativos y legales, como en materia de la posible extensión del uso del sistema de contratación electrónica como infraestructura de interés general por parte de otros niveles de la Administración Pública Vasca (Diputaciones Forales, Administración Local), o, incluso, de otros ámbitos.

IV) Objetivos principales

Mediante el desarrollo e implantación del Sistema eContratacion se pretende: • Incrementar la eficacia y reducir los costes de gestión. • Desarrollar superiores niveles de servicio a las empresas y a los servicios de la

Administración implicados en la contratación y compra pública. • Conducir los procesos de contratación con mayor homogeneidad de criterios,

ofreciendo, además, niveles suplementarios de adecuación a las normas y procedimientos.

• Fomentar la competencia, a través de una comunicación abierta y efectiva que facilite un razonable acceso para que todas las empresas puedan conocer y beneficiarse de las oportunidades de negocio de la Administración Vasca.

• Aprovechar el potencial de compra de la Administración para impulsar la compra electrónica y la Firma Electrónica Reconocida, como dos componentes básicos del Plan Euskadi en la Sociedad de la Información.

• Explotar su potencialidad como elemento troncal o plataforma de interés general a otros niveles de la Administración (Ayuntamientos, Diputaciones, etc.), quienes podrían utilizar tal infraestructura.

• Satisfacer las expectativas de los ciudadanos y las empresas vascas, dando respuesta al esfuerzo de competitividad y desarrollo tecnológico que las empresas vascas están desarrollando.

• Lograr una respuesta adecuada a los retos tecnológicos, organizativos y de difusión empresarial planteados por el Sistema eContratacion, que generará un salto cualitativo de interés general y servirá de punto de lanzamiento de nuevas

de 21


iniciativas y desarrollos.

No podemos tampoco obviar que los diferentes estudios que se han realizado para interpretar el ahorro económico que puede suponer en el conjunto de los implicados en la contratación administrativa la adopción de la contratación electrónica son muy dispares, pero en cualquier caso se prevén porcentajes significativos de ahorro, que van desde el 2-4 al 10-12%.

V) Características del sistema eContratacion

Al sistema eContratacion del Gobierno Vasco lo podemos calificar como: Un sistema global. Porque incluye e informatiza todos los ámbitos de la contratación administrativa, tanto en su aspecto interno como externo, relacionándolos todos ellos entre sí, con el objetivo de que la información sólo se introduzca en el sistema una única vez. Porque es consciente de los cambios organizativos que su implantación supone, así como los riesgos y su tratamiento, planificando todos los esfuerzos necesarios para lograr un éxito razonable del sistema. Un sistema modular. Porque cada ámbito de actuación, aunque relacionado con los demás, es a su vez independiente, de tal forma que la evolución de alguno de ellos no suponga un cambio en todo el sistema global, sino un cambio de su aplicativo y en los interfaces de relación con los demás. Un sistema progresivo. Porque se pretende ir incorporando al sistema, sin precipitaciones pero sin pausa, cada vez más elementos que contratan, empezando por la Comisión Central de Contratación, los diversos Departamentos del Gobierno, sus Organismos Autónomos y sus Entes Públicos de Derecho Privado, así como otras Administraciones Forales o Locales que lo deseen. Es de reseñar, que sólo en el ámbito del Gobierno Vasco estamos hablando de muchos cientos de funcionarios y cargos de la Administración implicados, con 100 Mesas de contratación, 150 Organos de Contratación e innumerables órganos de gestión, prácticamente tantos como Direcciones y servicios existen, pues todas ellas contratan y además han de contratar con el mismo procedimiento. Un sistema de claro servicio al ciudadano y abierto al mismo. Porque no nos vamos a detener en los procesos internos, sino que hemos abierto la contratación electrónica al exterior, al contratista-licitador-adjudicatario de los procedimientos de contratación, mediante un portal especializado (www.contratacion.info), pero integrado en el general del Gobierno Vasco (www.ej-gv.net y www.euskadi.net). Un sistema decididamente digital. Porque incorpora el libro registro digital de entradas y salidas, la notificación electrónica y la firma electrónica reconocida, tanto en el ámbito interno como externo. Y porque la informatización va a sustituir al procedimiento “a papel”, no queremos que sea un trabajo paralelo al mismo, de tal modo que la firma valida será aquella que esté firmada digitalmente en el expediente y no la firma manuscrita sobre el documento que imprime la aplicación, y la notificación valida será la realizada electrónicamente y no la realizada por correo paralelamente a aquella.

de 21


Un sistema novedoso y ambicioso. Porque a pesar de ser la contratación administrativa una actividad muy común en las administraciones, no hay precedentes en este ámbito de un sistema global de este alcance.

Un Proyecto Reconocido y Valorado. Porque ha sido galardonado con los premios “ETI EUSKADI 2003” al mejor proyecto institucional y “TECNIMAP 2004” al mejor servicio electrónico destinado a empresas. Igualmente ha sido evaluado de manera positiva en el ámbito del proyecto “IDA” de la Unión Europea. siendo analizado junto a otras siete iniciativas de diversas administraciones, posiblemente las más relevantes en materia de eProcurement (contratación electrónica) en toda Europa, entre ellas algunas tan prestigiosas como el proyecto CONSIP del Ministerio de Economía y Finanzas Italiano, el proyecto OGC del Gobierno del Reino Unido o el MINDEF del Gobierno Francés VI) Componentes aplicativos del Sistema

El sistema eContratacion comprende o afecta a más de una docena aplicaciones informáticas. Aquí explicaremos muy someramente a que necesidades responde cada aplicación (entre paréntesis señalamos el código que, en su caso, tiene la aplicación). VI.1) En el ámbito de la Contratación (L-29) APLICACIÓN DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN

Para cualquier sistema de información que pretenda informatizar la contratación administrativa, la aplicación de gestión de expedientes constituye la aplicación troncal del sistema, ya que de ella se alimentan la mayoría del resto de

aplicaciones del sistema y es la que marca el tiempo de la contratación y, por lo tanto, de las mismas. No podemos olvidar que la contrata-ción administrati-va, en mayor medida incluso que el resto de los expedientes admi-nistrativos, es un elemento cam-biante en el

tiempo, y lo que se necesita es que las diferentes aplicaciones reflejen la situación real de cada momento. Las funcionalidades de una aplicación de este tenor han de

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incluir: • Todos los supuestos

previstos por la Ley. • La mecanización de todas

las fases del expediente. • La gestión de todas las

posibles incidencias. • Funcionalidades de

producción automática de documentos.

En la Comisión Central de Contratación y en la mayoría de los Departa-mentos del Gobierno hay ya implantada una aplicación de gestión de expedientes de contrata-ción, la L-29, que cumple con todas las funcionalidades antes enunciadas.

(K-60) REGISTRO DE CONTRATISTAS

Aglutina los datos más importantes de las empresas que han decidido registrarse en el Gobierno Vasco, obteniendo como

ventaja la no obligatoriedad de

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presentación en las licitaciones de ninguna documentación jurídica y tributaria, al estar ya confiadas al Registro. Al ser necesaria en la contratación administrativa la comprobación fehaciente de esas circunstancias para poder admitir una oferta, esta aplicación sirve de alguna manera del necesario “filtro de acceso” al sistema.

(K-68) CLASIFICACIÓN DE EMPRESAS

Para poder presentarse a la mayoría de las licitaciones de la Admón. pública, es necesario tener determinada clasifi-cación empresarial. Desde que la

legislación estatal

lo permite, el Gobier-no Vasco da este servicio a las empresas vascas. (P-32) WEB DE REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE EMPRESAS Permite la libre consulta de las empresas regis-tradas y su correspondiente clasificación. Permite asimis-mo la consulta online del propio certificado del registro, siendo en este caso necesario acredi-

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tarse en el sistema mediante certificado de firma electrónica reconocida. Esta posibilidad es de un gran interés para los miembros de las mesas de contratación de otras administraciones publicas. REGISTRO DE CONTRATOS

Recogerá información sobre los contratos del Gobierno Vasco. En función de que todas las mesas de contratación tengan en el futuro informatizados sus exptes. de contratación, esta información resultará automáticamente de la L-29. VI.2) En el ámbito de la licitación (P- 90 a y b)SISTEMA DE LICITACIÓN ELECTRÓNICA

Partiendo de la publicación de los expedientes de contratación y de sus

correspondientes bases en Internet, permite el envío y la recepción de las ofertas de los concursantes, me-diante firma electrónica reconocida, así como la adjudicación del expe-diente a través de procedimientos electró-nicos articulados entorno a esta Aplicación de Licitación Electrónica. El sistema garantiza la confidencialidad de las ofertas mediante su

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troceado y encriptación en el ordenador de la empresa que presenta la oferta, y su apertura sólo con la concurrencia del quórum necesario de la mesa de contratación, mediante el uso de los certificados de firma electrónica reconocida de sus componentes. Asimismo está previsto en la aplicación la posibilidad de asistencia “virtual” a las mesas de contratación por los interesados. Es otra de las aplicaciones fundamentales del Sistema y la que culmina cualquier sistema de contratación electrónica. (M-20) WEB INFORMATIVA A LICITADORES

Pone a disposición de los potenciales licitadores información sobre los

contratos administrativos que las diferentes Mesas de Contratación del Gobierno Vasco pretenden realizar, incluyendo las bases técnicas y administrativas de cada contratación, otros datos diversos, así como un enlace al anuncio publicado en el Boletín Oficial del País Vasco.

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VI.3) En el ámbito de la compra pública (C-12) APLICACIÓN DE GESTIÓN DE COMPRA Y ALMACENES

Gestiona las solicitudes de material homologado de los Departamentos,

realizando el control presupuestario, la gestión de los diferentes almacenes del Gobierno Vasco, la selección de proveedores y aporta una ayuda a la adjudicación. (C-12 w) WEB DE PROVEEDORES

Toda la relación de la ad-ministración con los proveedores homologados se realiza a través de esta pagina web, incluyendo desde el pedido electró-nico hasta el con-trol de la entrega, de la facturación y del pago de los productos.

de 21


VI.4) Aplicaciones Generales del Gobierno a interrelacionar con los aplicativos propios de la contratación administrativa antes enumerados: CERTIFICACIÓN, TARJETA Y FIRMA DIGITAL RECONOCIDA

Proporciona servicios de Certificación y Firma Electrónica reconocida al conjunto del Sistema de eContratacion con objeto de incorporarlos a los procesos de tramitación telemática de los servicios. Es la cuarta pieza clave del Sistema. (P-91) SISTEMA DE NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

Notificación de todo tipo de documentos, incluidos aquellos que necesitan

constancia fehaciente de su recepción a efectos de plazos de recurso, etc. (N-38) ANOTACION AUTOMATICA EN EL LIBRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS DOCUMENTOS QUE SE ENVIAN

Tanto aquellos que se notifiquen electrónica como manualmente, en todas las aplicaciones que lo requieran. CENTRO DE SOPORTE C.R.M A USUARIOS

Centro especializado en materia de contratación electrónica de Soporte y atención a usuarios del Sistema, tanto internos como externos, pero no sólo durante la implantación del mismo, sino con carácter de permanencia.

de 21


(P-08) REPOSITORIO DE CONSULTAS DE EXPEDIENTES (ATEA). ¿CÓMO ESTÁ LO MÍO?

Repositorio de información de diversos expedientes del Gobierno Vasco, entre ellos los de Contratación administrativa. Posibilita a los interesados su

consulta a través de Internet. Acceso restringido y personalizado de las empresas o personas únicamente a sus expedientes vía Autenticación con Certificado de Firma Electrónica Reconocida.

PORTAL ESPECIALIZADO EN CONTRATACION ELECTRONICA: www.contratacion.info, www.ogasun.ejgv.euskadi.net y www.euskadi.net

Dentro del portal de servicios de la Administración Pública Vasca para facilitar la relación de los ciudadanos con la administración vasca a través de Internet, se ha incluido el portal especializado en contratación electrónica OTROS Aplicación de gestión del Boletín Oficial del País Vasco (L-19), avales-fianzas para las licitaciones, etc.

Aplicaciones operacionales existentes en Gobierno Vasco

Modelo Básico de Tramitación + Metodología

RegistroE / S

2. Esquema solución ATEAVisión global

PortalAcceso

Seguridad

LDAP

Otros gestores deexpedientes

(K41, B29, L29, ...)

TramitadorRepositorio imagen

Gestor deExpedientes

ciudadano

gestor

Repositorio corporativo de

información BW (SAP)

tramitación telemática (PKI)

de 21


VI.5) Relaciones entre las aplicaciones Es básico en nuestro sistema la relación multilateral entre las aplicaciones que lo conforman, al objeto de introducir los datos en el sistema una sola vez y por lo tanto configurar un único sistema de información. Sin animo de ser exhaustivos (no es el objeto de esta memoria), en el esquema de abajo podemos apreciar las relaciones más importantes y el esquema global del Sistema eContratacion.

Clasificación de Empresas

ContrataciónContratación

Registro de Contratistas

LicitaciónLicitación

BOPV

Anuncios Licitación en Internet

Registro de Contratos

ComprasComprasCompras públicas

Compras y almacenes

Web Registro y Clasificación

www.contratacion.infowww.contratacion.info

R2

R5

R9

R1

Licitación electrónica

R8

R7

R6

R11

R10

R3

R4

Repositorio ATEA

Gestión Expedientes de Contratación

Notif. electrónica

Libro Registro E/S

AvalesSIMAP BOPV

de 21


VII) Ritmos de implantación en los diferentes ámbitos

La multiplicidad y diversidad de mesas y órganos de contratación que componen el entramado de la contratación administrativa en el Gobierno y la gran diferencia de tipología entre los diferentes aplicativos que componen el Sistema eContratacion, obligan a que exista un diferente ritmo de implantación para cada una de los aplicativos y de las mesas de contratación. Las capturas de pantallas que ilustran esta memoria, la mayoría de aplicaciones plenamente operativas, demuestran el alto grado de desarrollo e implantación en el que se encuentra el sistema eContratacion.

Conviene resaltar, en cualquier caso, los siguientes principios generales: • Implantación de todos los aplicativos del sistema en la Comisión

Central de Contratación a lo largo del presente año. • Extensión de los mismos a la mayor parte del resto de mesas de

contratación del Gobierno Vasco. • Utilización generalizada de los mecanismos de Firma Electrónica

Reconocida. • Amplia utilización efectiva de la notificación y de la licitación

electrónica en la contratación administrativa. • Máxima implicación de los usuarios externos (licitadores).

VIII) Presupuesto de implantación

Los diferentes aplicativos del sistema, sus interfaces de relación, la implantación de Firma Electrónica, así como otros elementos del mismo se han realizado y se realizaran en el futuro en función a la cobertura y disponibilidad presupuestaria que se ha obtenido o se vaya obteniendo en cada caso para los mismos, pero el propio desarrollo del Plan Director de implantación también se ha dotado económicamente en un ámbito temporal de tres anualidades, ya que es imprescindible desarrollar, entre otras, acciones formativas, acciones de marketing, desarrollar sus contenidos documentales, dotarlo de un centro soporte de llamadas (C.R.M.), para implantar con garantías razonables de éxito el sistema.

IX) Aprobación por parte del Gobierno Vasco del sistema eContratacion Después de más de tres años de trabajos y desarrollos previos, con fecha 7 de abril de 2004, la Comisión Delegada para Asuntos Económicos del Gobierno Vasco ha ratificado el sistema eContratacion de acuerdo a las líneas básicas expuestas en esta memoria.

de 21


Orden de la Consejera del Departamento de Hacienda y Ad. Pública En el BOPV del día 27 de Agosto de 2004 se publica una orden de fecha 16 de Agosto que ofrece la imprescindible cobertura jurídica para la puesta de en marcha que algunas de las funcionalidades que el sistema pone en marcha. El objeto de la orden es triple: poner en marcha es registro telemático de contratación electrónica, autorizar la utilización de la notificación electrónica en las materias propias de la contratación administrativa y regular la licitación electrónica. La norma regula de manera profusa todos los aspectos relativos a estas materias, incluido aquellos más problemáticos (formatos, virus, ofertas voluminosas, …), pero no por ello menos necesarios. X) Organos responsables del sistema El acuerdo de la Comisión Delegada encomienda, por una parte, el desarrollo y la ejecución del sistema a la Dirección de Patrimonio y Contratación del Departamento de Hacienda y Administración Pública, y por otro lado, su impulso y su coordinación a la Dirección para la Oficina de la Modernización de la Administración de la Vicepresidencia del Gobierno.

Asimismo, existe un Comité de Dirección del Plan Director del sistema, en el que intervienen, entre otros, las dos direcciones antes mencionadas junto a la Dirección de Informática y Telecomunicaciones y la de Servicios, ambas del Departamento de Hacienda y Administración Pública, con el apoyo de la Sociedad Informática del Gobierno Vasco (EJIE) y la entidad de certificación y firma electrónica de las administraciones vascas (IZENPE).

Así mismo, con el objeto de dar entrada a los Departamentos en el sistema,

y con el objetivo fundamental de lograr una coordinación efectiva, se ha creado en el seno de la Junta Asesora de Contratación Administrativa, en la que están representados todos los Departamentos, una Comisión de Contratación Electrónica.

proyecto eContratacion v5 cas...previsi ón de riesgos mayoresn de riesgos mayores , acom,...

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