Proyecto de Sistemas de Información

Ing. Julio César Álvarez Reyes

juliozet@hotmail.com

http://juliozet.blogspot.com

http://www.twitter.com/juliozet

Sesión Nro. 2 – Contenidos

¿Qué es proyecto?. ¿Qué es administración de proyectos?. Factores críticos del éxito de un proyecto Relación con otras disciplinas de

administración.

¿Qué es proyecto?

Esfuerzo temporal comprometido para crear un producto o servicio único.

Una tarea única, no repetitiva con inicio y fin bien determinados, formalmente organizado y que congrega y emplea recursos, buscando resultados preestablecidos.

¿Características de un proyecto?

Ejecutado por personas. Restringido por recursos limitados. Planificados, ejecutados y controlados.

¿Ciclo de vida de un proyecto genérico?

Inicio TérminoTiempo

Fase Inicial Fase Final

Fases Intermedias(Una o más)

Nivel delCosto y

Recursos

¿Importancia de los proyectos?

Análisis Diseño

Programacióny Pruebas Instalación

Proceso(Mantiene el estado de las

cosas)N veces

Proyecto(Altera el estado de las

cosas)1 vez

¿Qué es administración de proyectos?

Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para atender los requisitos de un proyecto en particular.

¿Qué es administración de proyectos?

“Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para atender los requisitos de un proyecto en particular”

Conceptos Básicos

Grupos de Procesos (5)

Areas de Conocimiento (9)

Procesos de Gestión de Proyectos (39)

Grupos de Procesos

Serie de procesos realizados a lo largo del ciclo de vida del Proyecto o sus fases por los diferentes participantes, cubriendo:

1. Procesos de Inicio, 2. Procesos de Planeamiento, 3. Procesos de Ejecución, 4. Procesos de Control, y 5. Proceso de Cierre.

Fase deInicio

Nivel deActividad

Tiempo

Procesosde Inicio

Procesos dePlaneamiento

Procesos de Control

Procesos deEjecución

Procesos deCierre

Fase deTérmino

Superposición de Grupos de Procesos en una Faseo Proyecto

Areas de Conocimiento

Describen el conocimiento y práctica requerida para realizar los procesos de los componentes del Proyecto:

1. Integración del Proyecto, 2. Alcance del Proyecto, 3. Tiempo del Proyecto, 4. Costo del Proyecto, 5. Calidad del Proyecto, 6. Recurso humano del Proyecto, 7. Comunicaciones del Proyecto, 8. Riesgo del Proyecto, y 9. Abastecimiento del Proyecto

Procesos de la Gestión de Proyectos

1. Iniciación2. Desarrollo del Plan del Proyecto3. Planeamiento del Alcance4. Definición del Alcance5. Definición de Actividades6. Secuencia de Actividades7. Estimado de Duración de Actividades8. Desarrollo del Plan de Trabajo9. Planeamiento de Recursos10. Estimado del Costo11. Presupuesto del Costo12. Planeamiento de Calidad13. Planeamiento Organizacional14. Reclutamiento del Personal15. Planeamiento de Comunicaciones16. Planeamiento de Gestión del Riesgo17. Identificación del Riesgo18. Análisis Cuantitativo del Riesgo19. Análisis Cualitativo del Riesgo20. Planeamiento de Respuesta al Riesgo

21. Planeamiento del Abastecimiento22. Planeamiento de Solicitudes23. Ejecución del Plan del Proyecto24. Aseguramiento de Calidad25. Desarrollo del Equipo de Trabajo26. Distribución de Información27. Solicitudes28. Selección del Abastecedor29. Administración de Contratos30. Control de Cambio Integrado31. Verificación del Alcance32. Control de Cambio del Alcance33. Control del Plan de Trabajo34. Control del Costo35. Control de Calidad36. Reporte de Performance37. Monitoreo y Control del Riesgo38. Administración del Final del Proyecto39. Término del Contrato

InicioPlanea- miento

EjecuciónMonitoreo y Control

Cierre

Integración del Proyecto 2 23 30

Alcance del Proyecto 1 3, 4 31, 32

Tiempo del Proyecto 5, 6, 7, 8 33

Costo del Proyecto 9, 10, 11 34

Calidad del Proyecto 12 24 35

Recursos humanos del Proyecto

13, 14 25

Comunicaciones del Proyecto

15 26 36 38

Riesgo del Proyecto16, 17, 18,

19, 2037

Abastecimiento del Proyecto

21, 22 27, 28, 29 39

Mapa de Procesos de Gestión de Proyectos por Grupos de Procesos y Areas de Conocimiento

Grupos de Procesos

Are

a d

e C

on

oc

imie

nto

(1) (21) (7) (8) (2)

(3)

(5)(5)

(4)(3)

(3)

(4)

(6)

(6)

Gestión deProyectos

Gestión de la Integracióndel Proyecto

Gestión del Alcancedel Proyecto

Gestión del Tiempo delProyecto

Gestión del Costo delProyecto

Gestión de la Calidad delProyecto

Gestión del RecursoHumano del Proyecto

Gestión de las Comunica-ciones del Proyecto

Gestión del Riesgo delProyecto

Gestión del Abasteci-miento del Proyecto

Gestión deProyectos

Gestión de la Integracióndel Proyecto

Gestión del Alcancedel Proyecto

Gestión del Tiempo delProyecto

Gestión del Costo delProyecto

Gestión de la Calidad delProyecto

Gestión del RecursoHumano del Proyecto

Gestión de las Comunica-ciones del Proyecto

Gestión del Riesgo delProyecto

Gestión del Abasteci-miento del Proyecto

Desarrollo del Plan del ProyectoEjecución del Plan del ProyectoControl de Cambio Integrado

IniciaciónPlaneamiento del AlcanceDefinición del AlcanceVerificación del AlcanceControl de Cambio del Alcance

Definición de ActividadesSecuencia de ActividadesEstimación de Duración de

ActividadesDesarrollo del Plan de TrabajoControl del Plan de Trabajo

Planeamiento de RecursosEstimado del CostoPresupuesto del CostoControl del Costo

Planeamiento de CalidadAseguramiento de CalidadControl de Calidad

Planeamiento OrganizacionalReclutamiento del PersonalDesarrollo del Equipo de Trabajo

Planeamiento de ComunicacionesDistribución de InformaciónReporte de PerformanceAdministración de la Finalización

del Proyecto

Planeamiento de Gestión del RiesgoIdentificación del RiesgoAnálisis Cuantitativo del RiesgoAnálisis Cualitativo del RiesgoPlaneamiento de Respuesta al

RiesgoMonitoreo y Control del Riesgo

Planeamiento del AbastecimientoPlaneamiento de SolicitudesSolicitudesSelección del AbastecedorAdministración de ContratosTérmino del Contrato

Procesos de Gestión de Proyectos (39) por Areas deConocimiento

Participantes del ProyectoSon personas y organizaciones que están activamente involucradas en el proyecto, o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como un resultado de la ejecución del proyecto o del completamiento del proyecto. Ellos también pueden ejercer influencia sobre el proyecto y sus resultados.

Cliente Gerente del Proyecto Organización

Ejecutante Miembros del Equipo de

Trabajo Patrocinador Otros

Factores Críticos del Éxito de un Proyecto

Factores Críticos del Éxito de un Proyecto

• Planeamiento• Objetivos • Plazos • Recursos • Reglas • Cambios • Riesgos • Personas

• Estimaciones• Control y

Revisión• Documentación

Resultados Productividad

Impacto del Objetivo en el Proyecto

Proyectos con Objetivos Claros

Proyectos con Objetivos Imprecisos

ImproductividadImproductividad

Gestión de Proyectos

Trabajo en Equipo

AnalistaUsuario

Líder

AnalistaTécnico

Proveedorde Servicios

Ejecutivo Dueño

UsuarioPrincipal

UsuarioFinal

Gerente delProyecto

IP x (P-1)

2=

Ciclo de VidaImplantación de Aplicaciones

CA

MB

IOS

/ C

AL

IDA

DC

AM

BIO

S /

CA

LID

AD ANUNCIO DEL

PROYECTO

PLANMACRO

PROPUESTA

PLANES DETALLADOS

INSTALACIÓN

ADAPTACIÓN

PRUEBAS

ACEPTACIÓN

REVISIÓN POST IMPLANTACIÓN

Planeamiento y EstimaciónES UN PROCESO DE CREACIÓN

DEPENDE DE LA PERCEPCIÓN Y DEL USO DE CONOCIMIENTOS

Percepción

Planeamiento y Estimación

Conocimiento

Control y Revisión

Control es identificar desvíos en relación a los objetivos y a los planes, y tomar las acciones adecuadas para corregirlos.

Revisión es un instrumento de control por el cual se identifican desvíos.

Documentación

La documentación es un medio para transferir conocimiento.

Tipos: Proyecto Producto o Servicio

Calidad

Es lograr la excelencia de los productos y servicios (entregables del proyecto) a un costo razonable

Es alcanzar o superar las expectativas del usuario o cliente.

Expectativas vs. Resultados.

Costo de la Calidad

Costo de Calidad = P + E + D

(P) = Prevención (Actividades requeridas para prevenir defectos en el diseño y desarrollo de un producto o servicio -Metodologías, Estándares, Herramientas, Planeamiento, etc)

(E) = Evaluación (Revisiones, inspecciones, pruebas y otras evaluaciones usadas para determinar si los productos y/o servicios atienden los requerimientos)

(D) = Defecto (Consecuencias de productos/servicios que no atienden los requerimientos - Correcciones, Reprocesos, Rediseños, Sobretiempo, etc)

Duración6 meses

Ahorro20 m/p $ 60 k

PREVENCION 2 m/p 8 m/p

EVALUACION 5 m/p 10 m/p

DEFECTO 41 m/p 10 m/p

PROYECTO TRADICIONAL PROYECTO MEJORADO

50

40

30

20

10

0

$ 144 k

$ 84 k

Costo de Calidad en Meses / Persona

Grupos de Procesos

Procesos de Inicio: Autorización del Proyecto o FaseProcesos de Planeamiento: Definición y refinamiento de los objetivos y seleccionar la mejor alternativa. Procesos de Ejecución: Coordinación de personas y otros recursos para ejecutar el plan. Procesos de Control: Aseguramiento de cumplimiento de objetivos por monitoreo y medición del progreso para identificar desviaciones del plan y tomar acciones correctivas. Proceso de Cierre: Formalización de la aceptación del proyecto o fase para asegurar un término ordenado.

Integración del Proyecto

La gestión de la Integración del Proyecto, define los procesos para asegurar que los múltiples elementos del proyecto sean coordinados apropiadamente

Cubre desarrollo del plan del proyecto, ejecución del plan del proyecto, y control integrado de los cambios

Alcance del Proyecto

La gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos para asegurar que se ha incluido todo el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito

Cubre iniciación, planeamiento del alcance, definición del alcance, verificación del alcance, y control de cambio del alcance

Tiempo del Proyecto

La gestión del Tiempo del Proyecto, describe los procesos para asegurar el completamiento del proyecto a tiempo

Cubre definición de actividades, secuencia de actividades, estimación de la duración de actividades, desarrollo del cronograma, y control del cronograma

Costo del Proyecto

La gestión del Costo del Proyecto, describe los procesos para asegurar el completamiento del proyecto dentro del presupuesto aprobado

Cubre planeamiento del recurso, estimado del costo, presupuesto del costo, y control del costo

Calidad del Proyecto

La gestión de la Calidad del Proyecto, describe los procesos para satisfacer las necesidades por las cuales fue concebido el proyecto

Cubre planeamiento de la calidad, aseguramiento de la calidad y control de la calidad

Recurso Humano del Proyecto

La gestión del Recurso Humano del Proyecto, describe los procesos para hacer más efectivo el uso de la gente involucrada en el proyecto

Cubre planeamiento organizacional, reclutamiento del personal y desarrollo del equipo de trabajo

Comunicaciones del Proyecto

La gestión de las Comunicaciones del Proyecto, describe los procesos para la generación oportuna y apropiada, colección, diseminación, almacenamiento, y última disposición de la información del proyecto

Cubre planeamiento de comunicaciones, distribución de información, eficiencia del reportaje y cierre administrativo del proyecto

Riesgo del Proyecto

La gestión del Riesgo del Proyecto, describe los procesos relacionados con la identificación, análisis y respuesta al riesgo del proyecto

Cubre planeamiento de la administración del riesgo, identificación del riesgo, análisis cualitativo del riesgo, análisis cuantitativo del riesgo, planeamiento de respuesta al riesgo, y monitoreo y control del riesgo

Abastecimiento del Proyecto

La gestión del Abastecimiento del Proyecto, describe los procesos para adquirir bienes y servicios del exterior de la Organización Ejecutante del proyecto

Cubre planeamiento del abastecimiento, planeamiento de la solicitud, la solicitud, selección de la fuente proveedora, administración de contratos, y liquidación del contrato

Participantes del Proyecto Gerente del Proyecto: Persona responsable de la gestión

del proyecto Cliente: Persona u organización que usará el producto del

proyecto. Pueden haber múltiples niveles de clientes Organización Ejecutante: Empresa cuyos empleados están

más directamente involucrados en la ejecución del trabajo requerido por el proyecto

Miembros del Equipo de Trabajo: Grupo de personas que realizan el trabajo del proyecto

Patrocinador: Persona o grupo, interno o externo, de la Organización Ejecutante que proporciona los recursos financieros, en dinero o en especie, para el proyecto

Otros: Persona o grupo, interno o externo, que dependiendo el tamaño o complejidad del proyecto, complementan para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto

Objetivos del Proyecto Características

Meta: ¿El qué? ¿Dónde?. Indicadores: ¿Cuánto? ¿Cuándo? Restricciones: ¿Cómo? ¿Por cuánto?

Ejemplo: “Efectuar los pagos a proveedores en forma

mecanizada, del 95% del total de las facturas a partir del 01 de Enero del 2,006, reduciendo al 50% los actuales recursos humanos”