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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍAFACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

Proyecto: Implementación de la Metodología BPM a los procesos de la gestión de inventarios de la empresa Selva

Industrial S.A

CURSO: ADMINISTRACION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

ALUMNO: MORAN SARAVIA JOSE MARIA

PROFESOR: ING. FELIPE HIROMOTO HIROMOTO

SABADO 03 DE OCTUBRE DEL 2015

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PROJECT CHARTER

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA BPM A LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA SELVA INDUSTRIAL S.A.

IBPMGS

NECESIDAD DEL PROYECTO

La empresa Selva Industrial S.A presenta problemas en su gestión de inventarios, teniendo serios problemas de descuadre de stocks. La empresa cuenta con un sistema ERP en donde tiene un registro de todos los ítems, sin embargo existe diferencias significativas entre la información del sistema y el inventario físico que se tiene en los almacenes. Estos desajustes representan altos costos a la empresa (inventario perdido), así como también problemas de confusión, ya que la información que se encuentra en el sistema no es la correcta en muchos casos, provocando compras innecesarias y paradas en producción por falta de materiales.

DEFINICIÓN DEL PROYECTO: ¿Qué, quién, cómo, cuándo y dónde?

El proyecto consiste en aplicar la metodología de BPM a los procesos de la gestión de inventarios, realizando un mapeo de los procesos que intervienen, modelarlos a través de una herramienta BPMS logrando su estandarización y mejor control en el desarrollo de las actividades del proceso, finalmente integrarlos con el sistema ERP para tener información exacta en tiempo real, además de generar información útil para los demás procesos interesados.

El desarrollo del proyecto estará liderado por las siguientes personas :

José María Morán: Encargado de la Gestión del Proyecto

Luis Noa: Jefe de Producción

Manuel Vega: Jefe de Almacén

Christian Rodríguez: Jefe de Sistemas

El Proyecto será realizado desde el 25 de setiembre hasta el 11 de diciembre, La gestión del proyecto se realizará en las instalaciones de SELVA INDUSTRIAL S.A.

DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: Descripción del producto o servicio.

E l producto del proyecto consiste en la aplicación de la metodología BPM a los procesos de la gestión de inventarios de la empresa, es decir modelado en una herramienta BPMS e integrado con el sistema ERP que manejan para tener una información exacta y en tiempo real sobre el desarrollo de los procesos para tener un mayor control de las actividades que se están realizando en la gestión de inventarios.

CONTROL DE VERSIONES

Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1.0 JM DB GE 03-10-2015 -

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DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

Gonzalo Ezeta - Sponsor (Gerente general de Selva Industrial S.A) tiene los siguientes requisitos:

Cumplir con los acuerdos presentados en la propuesta , y respetar los requerimientos del cliente

Cliente(Área de almacén) tiene los siguientes requisitos:

El proyecto debe concluir en un plazo no mayor a 3 meses según lo pactado

Entregar un informe mensual sobre las actividades y avances del proyecto el cual será aprobado por la oficina comercial de Selva Industrial S.A.

Entregar un documento final, que contenga la memoria de las actividades realizadas y los resultados alcanzados.

FINALIDAD DEL PROYECTO

Incrementar la rentabilidad de la empresa mediante la reducción de costos realizando una buena gestión de los inventarios y del desarrollo de los procesos que involucran, así como el ahorro de dinero por compras innecesarias. Además se incrementa las ventas al evitar las paradas de producción innecesarias por falta de stocks para producir.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO

ALCANCE Cumplimiento con la elaboración de los siguientes entregables

Mapeo de procesos

Modelado en herramienta BPMS

Integración con sistema ERP

Prueba piloto de la nueva ejecución de los procesos

Aprobación del 100% de entregables por parte del cliente.

TIEMPO Concluir con el proyecto en el plazo solicitado.

Concluir con el proyecto en 14 semanas, desde el 25 de setiembre hasta el 11 de diciembre.

COSTO Cumplir con el presupuesto estimado al inicio del proyecto de S/. 50 000

No exceder con el presupuesto del proyecto.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

La justificación del proyecto se centra en la necesidad de una mejor gestión de inventarios, el ahorro estimado con la implementación del proyecto, el cual es significativo para los intereses de la empresa y en la agilización de los procesos productivos.

DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO

NOMBRE José María Morán NIVELES DE AUTORIDAD

REPORTA A Área de Almacén Exigir el cumplimiento de los entregables del

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proyecto.SUPERVISA A Área de almacén/Área de producción/ Área de sistemas.

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA

Inicio del proyecto 25 de setiembre

Mapeo de procesos 28 de setiembre

Modelado en herramienta BPMS 19 de octubre

Integración con sistema ERP 9 de noviembre

Prueba piloto 2 de diciembre

RESTRICCIONES DEL PROYECTO: Factores que limitan el rendimiento del producto, el rendimiento de un proceso del proyecto, o las opciones de planificación del proyecto. Pueden aplicar a los objetivos del proyecto o a los recursos que se emplean en el proyecto.

INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN

Que el costo del proyecto supere el presupuesto pactado.

Que el tiempo planificado del proyecto no supere lo establecido.

PRINCIPALES RIESGOS DEL PROYECTO

Que el personal inmerso en el proyecto renuncie.

Falta de colaboración de algunas áreas o personas en la realización del proyecto.

Recursos asignados al proyecto pueden ser requeridos para otros proyectos.

Subestimar el impacto de las actividades desconocidas

Consumo de recursos no planificados ocasionados por retrasos del proyecto.

Entregables del proyecto no adecuados.

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO

Conocimientos en el uso de las nuevas tecnologías de información emergentes.

Conocimientos en el uso de nuevas metodologías de gestión.

El logro del proyecto permitirá incrementar la rentabilidad de la empresa.

Mayor agilización en las operaciones del área de almacén y producción de la empresa.

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO

CONCEPTO MONTO

Personal del proyecto S/. 20000

Herramienta BPMS S/. 15000

5

Otros costos S/. 5000

Materiales directos S/. 7000

Materiales indirectos S/. 3000

TOTAL S/. 50000

Mediante la presente Acta damos conformidad de los acuerdos registrados.

------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- Auspiciador del proyecto Gerente de Operaciones Gerente General

------------------------------------------------------ --------------------------------------------------- Jefe de almacén Jefe de producción

------------------------------------------------------ --------------------------------------------------- Jefe de sistemas Gerente del proyecto

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO

Nombre Empresa Cargo Fecha

Gonzalo Ezeta Selva Industrial S.A Gerente General 25-09-2015

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ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

Implementación de la metodología BPM a los procesos de la gestión de inventarios

de la empresa Selva Industrial

1. Gestión del Proyecto

1.1 Inicio

1.2. Planificación

1.3. Ejecución

1.4. Control

1.5 Cierre

2. Levantamiento de información

2.1. Informes de entrevistas con

involucrados

2.2. Informe de data histórica

2.3. Mapeo de procesos

3. Implementación

3.1. Capacitación en BPM

3.2 Modelado de procesos en BPMS

4. Integración

4.1. BPMS -ERP

4.2. Indicadores de gestión

4.3. Prueba Piloto

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CRONOGRAMA DEL PROYECTO

ESTRUCTURA DE COSTOS

PROYECTO

FASE RECURSO MONTO (S/.)

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1. Gestión del proyecto

Personal S/. 1,000.00Materiales S/. 500.00Horas-hombre S/. 500.00

TOTAL FASE S/. 2,000.00

2. Levantamiento de información

Personal S/. 3,000.00

Materiales S/. 500.00Horas-hombre S/ 1,500.00

TOTAL FASE S/.5,000.00

3. Implementación

Personal S/. 6,000.00Materiales S/. 15,000.00Horas-hombre S/. 2,500.00

TOTAL FASE S/. 23,500.00

4. IntegraciónPersonal S/. 4,000.00Materiales S/. 5,000.00Horas-hombre S/. 1,500.00

TOTAL FASE S/. 10,500.00TOTAL FASES S/. 41,000.00OTROS COSTOS S/. 5,000.00SUBTOTAL DEL PROYECTO S/. 46,000.00

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Reserva de Contingencia S/. 1,000.00Reserva de gestión S/.3,000.00PRESUPUESTO TOTAL DEL PROYECTO S/.50,000.00

DETALLE DEL PRESUPUESTO POR RECURSO

PRESUPUESTO DEL PROYECTO POR FASE Y ENTREGABLES

PROYECTO FASE ENTREGABLE MONTO (S/.)

IMPL

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RAL 1. Gestión del

proyecto1.1 PLAN DE PROYECTO ACTUALIZADO. S/. 200,001.2.INFORME DE MONITOREO Y CONTROL. S/. 300,00 1.2.1. Requerimientos del Cambios. S/.150,00 1.2.2. Informe de Desempeño S/.200,001.2.3. Informe de Control de Cambios. S/. 150,001.2.4. Informe de Control de Tiempos. S/.200,001.2.5. Informe de Control de Riesgos. S/. 200,001.3.INFORMES DE CIERRE S/. 100,001.3.1.Acta de Aceptación Final S/. 150,001.3.2. Documentación de lecciones aprendidas.

S/. 350.00

TIPO DE RECURSO MONTO (S/.)% DEL SUBTOTAL

% DEL PRESUPUESTO

RECURSOS HUMANOS S/. 14,000.00 30% 28%RECURSOS MATERIALES S/. 21,000.00 47% 42%HORAS HOMBRE S/. 6,000.00 13% 12%OTROS COSTOS S/. 5,000.00 10% 10%SUBTOTAL DEL PROYECTO S/. 46,000.00 100% 92%Reserva de Contingencia S/. 1,000.00 2%Reserva de Gestión S/.3,000.00 6%PRESUPUESTO TOTAL DEL PROYECTO S/.50,000.00 100%

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TOTAL FASE S/. 2000.00

2. Levantamiento de información

2.1. Entrevistas con involucrados (almacén y producción)

S/. 2,000.00

2.2. Data Histórica S/. 500.002.3. Mapeo de procesos S/. 2500.00

TOTAL FASE S/. 5,000.00

3. Implementación

3.1 Compra de herramienta BPMS

S/. 15,000.00

3.2 Modelado de los procesos

S/. 5,500.00

3.3Capacitaciones en BPM S/. 3,000,00TOTAL FASE S/. 23,500.00

4. IntegraciónIntegración BPM – ERP S/. 3,000.00Indicadores de gestión S/. 2,000.00Prueba Piloto S/. 5,500,00

TOTAL FASE S/. 10,500.00TOTAL FASES S/. 41,000.00OTROS COSTOS S/. 5,000.00SUBTOTAL DEL PROYECTO S/. 46,000.00Reserva de Contingencia S/. 1,000.00Reserva de gestión S/.3,000.00PRESUPUESTO TOTAL DEL PROYECTO S/.50,000.00

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO

TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN

Orden de Magnitud Análisis de Reserva -50% al +100%

Presupuesto Bottom Up -15% al +25%

UNIDADES DE MEDIDA

TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA

Recurso Personal Costo / hora

Recurso Material Unidades

Horas hombre Costo/hora-hombre

UMBRALES DE CONTROL

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ALCANCE:PROYECTO/FASE/ENTREGABLE VARIACIÓN PERMITIDA

ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓNEXCEDE LO PERMITIDO

Proyecto Completo +/- 5% costo planificado

Se tomarán medidas a partir de las reuniones entre el equipo y con juicio de expertos

MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADOALCANCE:PROYECTO / FASE / ENTREGABLE

MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN

Proyecto CompletoValor acumulado – Curva S

Reporte del performance Semanal del Proyecto

FORMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO

TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULAMODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE

EAC variaciones típicas AC + (BAC-EV)/CPI Informes del Performance del proyecto.

PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS

PROCESO DE GESTIÓN DE COSTOS

DESCRIPCIÓN

Estimación de Costes

Se estima los costes del proyecto en base al tipo de estimación por presupuesto.

Preparación de suPrepuesto de Costes

Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión del proyecto. Este documento es elaborado por el Gerente de del proyecto

Control de Costes Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al auspiciador los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo).El análisis de impacto deberá ser presentado al auspiciador y evaluará distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales

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corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción.Toda variación final dentro del +/- 5% del presupuesto será considerada como normal.Toda variación final fuera del +/- 5% del presupuesto será considerada como causa asignable y deberá ser auditada. Se presentará un informe de auditoría, y de ser el caso se generará una lección aprendida.

FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS

FORMATO DE GESTIÓN DE COSTOS

DESCRIPCIÓN

Plan de Gestión deCostos

Documento que informa la planificación para la gestión del costo del proyecto.

Costeo del Proyecto Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable, según el tipo de recurso que participe.

Presupuesto por Fase yEntregable

El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del proyecto, divididos por Fases, y cada fase dividido en entregables.

Presupuesto por Fase ypor Tipo de Recurso

El formato de Presupuesto por Fase y por Tipo de Recurso informe los costos del proyecto divididos por fases, y cada fase en los 3 tipos de recursos (personal, materiales, horas hombre).

Presupuesto porSemana

El formato Presupuesto por Semana informa los costes del proyecto por semana y los costes acumulados por semana.

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

DESCRIPCIÓN

Cada responsable del equipo de proyecto emite un reporte semanal informando los entregables realizados y el porcentaje de avance.. De esta manera se actualiza el estado del proyecto, y se emite el Informe Semanal del Performance del Proyecto.

El coste del proyecto puede tener una variación de +/- 5 % del total planeado, si como resultado de la re-planificación del proyecto estos márgenes son superados se necesitará emitir una solicitud de cambio, la cual deberá ser revisada y aprobada por el Jefe del Proyecto y el Sponsor.

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS

El Sponsor y el Jefe del Proyecto son los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios.

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Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son: -Solicitud de Cambios.-Acta de reunión de coordinación del proyecto.-Plan del Proyecto (re-planificación de todos los planes que sean afectados)En primera instancia el que tiene la potestad de resolver cualquier disputa relativa al tema es el Jefe del Proyecto, si está no puede ser resuelta por el, es el Sponsor que asume la responsabilidad.Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el +/- 5% del presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Jefe del Proyecto, un requerimiento de cambio superior será resuelta por el Sponsor.

FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO

Entre las fuentes de financiamiento que se utilizaron para financiar el proyecto fue: Fuentes Internas que es el uso de recursos propios o autogenerados, así tenemos; el aporte de miembros del proyecto, para la compra de materiales que se utilizaran en todo el proyecto.

COSTOS BENEFICIO

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Los costos considerados han sido especificados en la estructura de costos antes detallada. Se ha adicionado un costo de mantenimiento, regulación y control el

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VAN =

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%

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cual consta en el soporte al sistema BPMS, al ERP, y a la regularización en los controles del inventario con el sistema.

En relación con las proyecciones de los ingresos calculados, las áreas de almacén, compras y producción, han realizado un diagnóstico de la situación en el supuesto que mejoraría la gestión de inventarios según lo establecido en los parámetros del proyecto a realizar. La información brindada es la que cada área cada mes identifica como pérdida, mala gestión o paradas innecesarias (en el caso de producción) de los inventarios.

La empresa ha exigido un horizonte de 1 año para evaluar el costo-beneficio del proyecto a implementar.

La tasa utilizada para el cálculo del VAN, ha sido de 7.5% que es el valor del CPPC de la empresa, que es el costo de pedir dinero a terceros, valor que se utiliza para calcular el EVA de una empresa. Este valor ha sido establecido por la Gerencia Financiera.

El valor del VAN es de S/. 52,608 y una TIR de 22%. Lo cual indica que el proyecto es provecho para la empresa, dando resultados positivos para sus intereses financieros.