PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

Definición:

Una provisión para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia establecidas por muchas empresas. La función principal de este tipo de cuenta es proporcionar un colchón contra las facturas de clientes que estén pendientes de pago durante períodos prolongados de tiempo. Las empresas normalmente la base de la cantidad de reservas que se mantienen en la cuenta en las evaluaciones de los clientes de alto riesgo y la probabilidad de que los clientes no podrá honrar a las facturas.

Es importante señalar que la función normal de una provisión para cuentas incobrables no se destina a cubrir los saldos pendientes en las facturas que se encuentran actualmente de menos de seis meses. Hasta ese momento, los esfuerzos de recolección se realizan normalmente, incluidos los intentos de llegar a acuerdos de pago con los clientes que han sufrido algún tipo de inversión financiera. Muchas empresas no tratan de hacer uso de los fondos en la cuenta de provisión dudoso hasta que se determine que el saldo pendiente no es probable que sea coleccionable.

A menudo, la cuenta se gestionará como una partida dentro del presupuesto de funcionamiento o como una categoría dentro de las cuentas por cobrar, y estructurada para permitir la transferencia fácil en la cuentas por cobrar cuando sea necesario.

Mientras que una provisión para cuentas incobrables es una estrategia común empleada por las grandes corporaciones, pequeñas empresas también pueden beneficiarse de establecer este tipo de partida contable en línea. Vista de las reservas, por un lado, y un conjunto de directrices claras en cuanto a cuando las reservas se pueden utilizar es muy importante. Muchas empresas también asegurarse de que al menos dos funcionarios de la empresa puede autorizar la transferencia. La creación de recursos para compensar las deudas que no pueden ser recogidos ayuda a garantizar que la empresa pueda continuar cumpliendo con sus propias deudas, evitando así cargos por mora o daño a la calificación crediticia de la compañía.

CAJA CHICA

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.-

Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados

son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

Clases De Fondos Fijos Y/O Caja Chica.-

La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijob).- Caja Chica con Fondos Variables

1. Caja Chica Con Fondo Fijo.-

Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dichoque este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor forma de administrar dichos fondos.

2. Caja Chica Con Fondo Variable.-

Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a laNecesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuantía.

- Gastos de fotocopias- Gastos de compra de medicamentos para botiquín- Gastos en taxis- pasajes urbanos- Gastos de Revistas y periódicos- Envíos de correspondencia- Gastos de llamadas telefónicas- Gastos de3 servicios de limpieza

- Gastos de artículos de limpieza- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Este tipo de gastos se efectúa el pago en efectivo.

c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo de Egresos)

Aspecto Técnico

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Mediante un memorandum de Gerencia Financiera autoriza la creación o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a realizar.

Siempre sujetándose a la Ley de Bancos y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194.

El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa, tales como: Movilidad Local, Movilidad Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del Territorio de nuestra Republica, Útiles de Escritorio, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín yMedicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados.

Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas empresas lo están utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderías etc.

Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes columnas.

1.- Columna para la fecha de operación.2.- Columna para el detalle o explicación3.- Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.4.- Columna para entradas o reposición de fondos.5.- Columna para las salidas o pagos realizados.6.- Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y Administración.7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente se hará una relación, conteniendo lo más esencial para la conformidad del Control Interno

(fecha de ingreso de los Cheques de Reposición y/o inicio, codificación de los documentos pagados, y/o salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica,si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre incluyendo el saldo anterior y se determina el saldo para el futuro rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.).

El Importe de La Caja Chica es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado según el memorandum, por eso se llama fondo fijo. Utilice un voucher para efectuar la imputacion contable.

El Fondo Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines de la empresa.

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo.

La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado como máximo 80% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relación de sustención de gastos pagados.

Debe haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni los Cobros, ni a la Caja Principal

A la reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo

El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifiquen en los comprobantes pagados por caja chica

Los comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como control interno, todos los documentos de egreso deberán ser aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

El encargado único debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja Chica a efecto de facilitar la determinación del saldo diario y los correspondientes arqueos.

Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.

La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralización.

Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y Finanzas o al Gerente Financiero para la acción correctiva.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

LA CONCILIACIÓN BANCARIA

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.

Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes. Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros

realizados en su nombre o cualquier otro concepto Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Ejemplo: Después de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Venezuela y los registros de la Empresa, se encuentra las siguientes diferencias:

Conciliación por Saldos Ajustados.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera:

Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones.

Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco: Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho , los cuales no aparecen en dicho

estado de cuenta tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora. Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores

u omisiones.

Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir:

Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.

Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).

MÉTODOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA. Ejemplos

Saldos correctos

Comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de

haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

1)b).Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto

de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

2)b).Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

2)c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

2)d).Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y

equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto

por encima o por debajo del monto de emisión.3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en

los libros de la empresa.3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en

vez de abonarse y viceversa.3) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o

abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.

3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

3)b).Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto

por encima o por debajo del monto de emisión.3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un

monto por encima o por debajo del monto de emisión.3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente

pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron

realmente pero no fueron asentados en el banco.3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el

estado de cuenta bancario.3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en

vez de abonarse y viceversa.3) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o

abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.

Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:

Movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:

LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTECODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02

CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96MOVIMIENTOS JULIO DE 2006

FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO01/07/06 Saldo 230.000,0001/07/06 Corrección del Depósito Nº 1956 166.500,00 396.500,0001/07/06 Corrección del Cheque Nº 4505 122.600,00 273.900,0002/07/06 Cheque Nº 4508 47.700,00 226.200,0004/07/06 Depósito Nº 3984 180.000,00 406.200,0006/07/06 N.C. Efectos descontados 100.000,00 506.200,0014/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00 451.200,0020/07/06 Cheque Nº 4510 52.000,00 399.200,0025/07/06 Depósito Nº 4866 130.000,00 529.200,0028/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00 463.700,0030/07/06 Depósito Nº 5698 78.000,00 541.700,0028/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 525.900,0031/07/06 Depósito Nº 6892 40.000,00 565.900,00

Estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A.Capital Bs. 280.000.000,00ESTADO DE CUENTADESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006

CONTROL Nº 3377233EL TRÉBOL C.A.Código de cuenta Nº 5698-22356-96PÁG. 1/1

FECHA CONCEPTOS CARGOS ABONOS SALDOSJULIO Saldo 185.900,0001 Depósito Nº 2365 153.800,00 339.700,0002 Cheque Nº 4508 47.700,00 292.000,0005 Depósito Nº 3984 180.000,00 472.000,0006 N.C. Efectos descontados 100.000,00 572.000,0006 N.D. Gastos de cobranza 5.000,00 567.000,0015 Cheque Nº 4506 25.000,00 542.000,0020 Cheque Nº 4510 25.000,00 517.000,0025 Depósito Nº 4866 130.000,00 647.000,0030 Depósito Nº 5698 78.000,00 725.000,00

Conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.

EL TRÉBOL C.A.CONCILIACIÓN BANCARIABANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOSDESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCOSaldos al 30/06/06 230.000,00 -185.900,00CHEQUES EN TRÁNSITO 17/06/06 Cheque Nº 4506 25.000,00 20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00 65.800,00DEPÓSITOS EN TRANSITO 30/06/06 Deposito Nº 2365 153.800,00 -153.800,00ERRORES DE EMPRESA Deposito Nº 1956 registrado 18.500,00 Deposito Nº 1956 correcto 185.000,00 166.500,00 Cheque Nº 4505 mal ubicado 61.300,00 -122.600,00 SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 273.900,00 -273.900,00

Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.

Primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.

De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.

También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.

Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.

Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.

Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:

EL TRÉBOL C.A.CONCILIACIÓN BANCARIABANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOSDESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCOSaldos al 31/07/06 565.900,00 -725.000,00CHEQUES EN TRÁNSITO 20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00 14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00 28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00 28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 177.100,00DEPÓSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 -40.000,00NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 -5.000,00 ERRORES DE EMPRESA Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00 Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 27.000,00 SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900,00 -587.900,00

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:

EL TRÉBOL C.A.CONCILIACIÓN BANCARIABANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOSDESCRIPCIÓN LIBROS BANCO

DEBE HABER DEBE HABERSaldos al 31/07/06 565.900,00 725.000,00

CHEQUES EN TRÁNSITO 20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00 14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00 28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00 28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 DEPÓSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 ERRORES DE EMPRESA Corrección del Cheque Nº 4510 27.000,00 SUBTOTALES 592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900,00 587.900,00

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.

Saldos encontrados

Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.

Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:

EL TRÉBOL C.A.CONCILIACIÓN BANCARIABANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOSDESCRIPCIÓN PARCIAL TOTALSALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 725.000,00CHEQUES EN TRÁNSITO 20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00 14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00 28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00 28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 -177.100,00DEPÓSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 40.000,00

NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 5.000,00ERRORES DE EMPRESA Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00 Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 565.900,00

Se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se “encontró” el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).

MÉTODOS DE INVENTARIO

ConceptoRepresenta la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para

comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

Clases de InventariosDe acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de

inventarios:

Inventario de Mercancías:Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea

comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales,

los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o

industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que

todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser

cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

MÉTODOS DE INVENTARIO

Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son:

Inventario periódico:

Es el que se realiza al final del ejercicio económico y consiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de sus valores. Cuando se realiza para verificar el Inventario Continuo puede practicarse en cualquier momento. La ejecución de este método de inventario se lleva a cabo en dos etapas: la preparación y la realización. La primera consiste en la organización del trabajo: planificación, ordenamiento de los productos, entrenamiento del personal, etc. La segunda comprende el conteo propiamente dicho de los artículos, el registro en las hojas de inventario y la valoración de los mismos.

Inventario Perpetuo o Continuo:

Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e importe del inventario en existencia. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta de inventario, en este método no se utiliza ninguna cuenta de Compras. Cuando se vende una mercancía, se requieren dos asientos contables:

1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)2.- Por la reducción en el inventario (registrada al costo).Un ejemplo ilustrativo sería:Una compañía que comercia con Televisores, los que compra al mayor en Bs. 70.000 cada uno y los vende al detal a Bs. 80.000 su asiento sería: Inventario inicial – 4 unidades.........................................Bs. 280.000Compra en el período – 10 unidades ............................ Bs. 700.000Vende en el período – 9 unidades:Precio de venta ............................................... Bs. 720.000Costo de las unidades vendidas ................. ............. Bs. 630.000Inventario Final – 5 unidades ....... ........................... Bs. 350.000Inventario Inicial: 280.000

PERIODICO PERPETUO

REF DESCRIPCION DEBE HABER DEBE HABER

a) Compras 700.000

b) Cuentas por pagar 700.000

a) Inventario 700.000

b) Cuentas por pagar 700.000

a) Cuentas por Cobrar 720.000

b) Ventas 720.000

a) Cuentas por Cobrar 720.000

b) Ventas 720.000

c) Costo de Ventas 630.000

d) Inventario 630.000

Asiento de ajuste (inventario final determinado por recuento físico)Inventario ........................................... Bs. 350.000Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000Inventario ........................................... Bs.280.000Compras ............................................ Bs.700.000Asiento de cierre (Inventario Periódico)Ventas ................................................ Bs. 720.000Costo de Ventas ................................. Bs. 630.000Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000Asiento de cierre (Inventario Perpetuo) (*)Ventas ............................................... Bs. 720.000Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000ESTADO PARCIAL DE GANANCIAS Y PERDIDASVentas............................................. Bs.720.000Costo de Ventas.............................. Bs.630.000Utilidad bruta sobre ventas............. Bs. 90.000(*) Para ambos métodos es el mismo asiento.

En la mayoría de los casos en que se usa el método de inventario perpetuo se mantiene un registro continuo, en cantidades, para cada uno de los distintos tipos de artículos que se tienen para la venta. Un modelo simplificado puede tener la siguiente presentación:

TARJETA DE INVENTARIO

Descripción: Televisores

------------ CANTIDADES ------------------ ------------------ VALORES --------------------

Fecha Compradas Vendidas Existencia Cargos Créditos Saldo

20-Enero-1985 4 280.000

10 14 700.000 980.000

9 5 630.000 350.000

LA EVALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS

Entre los métodos más importantes para evaluar los inventarios, tenemos: Costo o Mercado el Más Bajo: Se toma como base el precio inferior de las existencias,

manteniendo el principio contabilístico del Conservatismo el cual no anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas.

El Método FIFO o PEPS: Este método se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes.

El Método LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercancía que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios.

El Método del Costo Promedio Aritmético: El resultado lo dará la media aritmética de los precios unitarios de los artículos.

El Método del Promedio Armónico o Ponderado: Este promedio se calculará ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades.

El Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo: Calcula el valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios sucesivos.

El Método del Costo Básico: Por medio de este método se atribuyen valores fijos a las existencias mínimas, este método es bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica solamente a la cantidad de inventario mínimo.

El Método del Precio de Venta al Detal: Permite la estimación de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario físico se practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los artículos.

U.E.P.S: TRADICIONAL

El método U.E.P.S. asigna los costo a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de ultimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma.

Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes.

El reconocimiento de los costos mas recientes de los artículos vendidos. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor.

La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere.

Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación:

Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de producto. La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras

que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S

El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.

U.E.P.S MONETARIO

Debido a los fuertes cambios que pueden ocurrir en la combinación de artículos específicos del inventario general bajo el método U.E.P.S se ha tenido que incurrir en ajustes en la valoración de los inventarios, por tal motivo, se ve en la necesidad de aplicar el método. U.E.P.S monetario.

El objetivo del método consiste en determinar el cambio ocurrido realmente en el numero de unidades disponibles por grupo o segmento de inventario y valuar estas unidades al precio adecuado. Como el inventario original es la base de la cual se registran los cambios

el inventario final de cada periodo se valuaran de acuerdo con los precios del año base y los precios de los diferentes extractos que lo conforman.

Ventajas que presente el metido U.E.P.S monetarios Se reduce significativamente el nivel de trabajo. La exclusión o inclusión de un articulo a un grupo determinado del inventario no

afecta la base U.E.P.S del total. Reducción del margen de error en los cálculos aritméticos, pues se realizan sobre

grupos de artículos y no para cada uno de ellos.

Información que se requiere para poder desarrollar el método: Selección de un año base Obtención de la lista de precios de todos los artículos que componen el inventario al

inicio del año base y la lista de precios de los artículos que componen el inventario al final de cada periodo en estudio.

Determinación de los grupos del inventario Determinación del índice de precios de cada grupo

.Procedimiento para el cálculo de inventarios bajo el método U.E.P.S. monetario

El método U.E.P.S monetario lo que pretende en si es un ajuste contable del U.E.P.S tradicional; este ajuste se debe básicamente a los cambios en los precios y variación de los productos que comercializa la empresa; para tener claro como realizar el calculo de la valoración del U.E.P.S monetario, es importante definir ciertos conceptos que serán de uso frecuente.

Año baseEl año base es aquel que se tomara para definir los incrementos o disminuciones de

los inventarios de un periodo a otro, este concepto es de suma importancia, ya que es el punto de partida para poder realizar los cálculos para la valuación de inventarios bajo el método U.E.P.S monetario.

Inventario Final:Este inventario se refiere al inventario final calculado en un periodo dado, por el

método U.E.P.S tradicional

Inventario a Precios del año base:Este tipo de inventario se obtiene al multiplicar el inventario final por el índice de

precios; este calculo es de suma importancia para el desarrollo del método U.E.P.S monetario, ya con este resultado se hará una comparación entre dos periodos y se obtendrá el Inventario final bajo el método U.E.P.S monetario.

Índice de Precios:

Es el resultado de comparar los inventarios finales de ciertos periodos con base al año base; el calculo matemático se obtiene multiplicando la cantidad de unidades en inventario del año a evaluar, con los precios del mismo y los precios del año base o año subsiguientes al año base; así, se obtiene los resultados de ambos periodos y se calcula la variación que hubo entre ambos calculando así la variación porcentual entre ambos.

Estrato (Aumento) o Disminución entre periodos:Una vez obtenido los inventarios a precios del año base entre dos periodos, se debe

de calcular la variación nominal de los mismos, así, por ejemplo, si el año a evaluar obtuvo un inventario mayor que con el que se esta comparando (año base, años subsiguientes al año base) este tendrá un aumento en su inventario, y el estrato se debe calcular multiplicando el aumento en inventarios promedio por el índice de precios del año a evaluar; cabe señalar que el estrato se da solo si hay un aumento entre inventarios; ósea, si el inventario del año a evaluar es mayor al inventario del año base o años subsiguientes al año base.

Inventario final U.E.P.S monetario:Es el resultado al cual se desea llegar, este se obtiene sumándole el estrato obtenido

del año a evaluar con el inventario a precios del año base del año con que se le compara. Si envés de un estrato se determina una disminución en el inventario a evaluar en el año, este se le resta de igual forma para obtener el Inventario final U.E.P.S monetario.

Registro contablePara cumplir con las disposiciones legales y llevar un control del monto del inventario

valuado por el método U.E.P.S monetario y recordando que este método lo que pretende es realizar ajustes al método U.E.P.S tradicional, todos los registros contables que se realicen serán ajustes a los ya realizados cuando se realizaron las valuaciones de inventarios y registro del costo de la mercadería vendida así como el impuesto sobre la renta.

El registro del inventario evaluado por el método U.E.P.S monetario debe de llevarse a cabo de la siguiente manera:

Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y acreedores, a fin de poder realizar el asiento contable por la valuación hecha por el método U.E.P.S monetario, esta se deberá de afectar todos los años a evaluar, por lo cual, lo que se acredita y debita en un periodo debe de reversarse el siguiente periodos para poder registrar lo actual.

En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba como deducible de impuesto, debe realizarse como un ajuste por el monto de más el cual no fue registrado, afectando así un gasto por impuestos diferido por la cantidad que se detecte. Esto se obtiene comparando los inventarios, el finales en libros (U.E.P.S tradicional) con el método U.E.P.S monetario de un mismo periodo, esta diferencia se pude deducir del impuesto siempre y cuando la valoración del inventario bajo el método monetario sea menor al valor que tiene el inventario en libros, deduciéndolo según sea la tasa impositiva aplicada.

MÉTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.