Protocolo de las juntas de trabajoOctubre de 2010.

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Muchas opciones

Definicin: Una junta es una reunin en la que el propsito del intercambio o transaccin se produce entre tres o ms personas con un inters, asunto o problema comn.

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Pero, es realmente necesaria la junta?

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Es realmente necesaria la junta?Se

debe citar a una junta cara a cara presencial cuando no se pueden lograr los objetivos de comunicacin de cualquier otra manera.

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Es realmente necesaria la junta?En

otras palabras: La junta es la herramienta de

comunicacin de ltima instancia. Se utiliza despus de haber considerado y descartado otras formas de intercambio de informacin.

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Es realmente necesaria la junta?Cules

son mis otras opciones?

Conferencia telefnica. Correo electrnico o correo de voz. Teleconferencia. Memo / fax. Y ahora: Cuarto de conversacin (chat). Videollamada por IP (Skype).

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Cundo es necesaria una junta?Diversas

razones:

Suministrar o recibir informacin o aclarar

algn tema en particular. Descubrir, analizar o resolver algn problema de la organizacin. Analizar alternativas para un proyecto y si se desea tomar una decisin final.

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Cundo es necesaria una junta?Diversas

razones:

Planificar actividades que ayudarn a

mejorar la posicin de la organizacin. Evaluar la factibilidad de llevar a cabo una actividad o proyecto. Evaluar los resultados de una decisin, tarea o proyecto.

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Cundo es necesaria una junta?Las

actividades bsicas de una junta son: Planificar o programar. Evaluar la marcha de programas y

acuerdos. Verificar el cumplimiento de objetivos y ajustar la marcha de las cosas. Y: resolver asuntos particulares.

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Cundo es necesaria una junta?Decida

quin debe participar. Invite a: Quienes deben poner en prctica lo que se

ha decidido. Quienes tienen informacin valiosa, las buenas ideas o puntos de vista divergentes. Quienes pueden aprobar los resultados o son indispensables para el xito de la decisin.

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Cundo es necesaria una junta?Aunque

no existe un estndar claro es ms que suficiente de 3 a 6 horas de juntas a la semana.

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Cundo no hacer una juntaEvite

citar a junta cuando:

Los resultados esperados se pueden

obtener a travs otros medios (telfono, carta, memorando, etctera). Los participantes no tienen el suficiente tiempo. No estn disponibles uno o ms de los participantes bsicos.

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La Junta

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Antes de la juntaDefina

con claridad el propsito. De a conocer una agenda: A menos que el secreto sea necesario, las

reuniones tienen ms probabilidades de tener xito con un orden del da.

Prepare

una orden del da y distribyala (por correo electrnico) por lo menos 48 horas antes de la reunin.14

Antes de la juntaNo

olvide incluir:del receso, si lo hubiera. Lugar en que se realizar. Propsito de la junta, claramente establecido. Lista de temas a discutir. Quines deben asistir. Quin o quines presiden la junta. Si es necesario: cmo deben prepararse los asistentes con qu materiales deben asistir.

El horario: la hora de inicio, de terminacin

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Antes de la juntaConfirme

la asistencia de los convocados. Prepare el espacio para la junta:

Que sea del tamao adecuado y cmodo. Acomode el mobiliario de acuerdo al propsito

de la sesin: herradura, crculo, auditorio, etc. Confirme que todo el equipo necesario est disponible y funcionando. Asegrese que la temperatura del saln sea confortable. Que est listo todo lo que se pudiera necesitar: hojas, lpices, computadoras, agua, caf, etc.

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Durante la juntaInicie

las juntas a tiempo. Asigne roles, como moderador y secretario. Controle la duracin de cada tema. Verifique la elaboracin de la minuta. Respete secuencia de la agenda. Regule el tiempo de la participacin. Estimule la discusin y fomente la participacin de todos.17

Durante la juntaDiscuta

solo un tema a la vez. No deje temas inconclusos. Evite las interrupciones externas. Remarque las conclusiones. Asegure claridad en la asignacin de responsabilidades (actividades, objetivos, fechas, etc.).

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Durante la juntaAntes

de finalizar la junta haga un resumen de lo tratado, de lo concluido y comunquelo. Termine a tiempo.

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Durante la juntaSe

presentan desacuerdos en una junta? No los omita. No desaparecern por arte

de magia. Defina y delimite el problema que se est tratando. Trate de que cada parte explique con claridad verbalice su punto de vista. Establezca los criterios de acuerdo: evalelos a la luz de su viabilidad, factibilidad y los derechos de los dems.

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Durante la juntaReglas

de protocolo bsico:

Llegar a tiempo: 10 minutos antes. No salir antes de que termine la reunin. Escuchar con atencin a las personas que

hacen uso de la palabra.Evitar interrupciones innecesarias al orador en turno. Evitar hablar de temas para los que no fueron convocados. Evitar las crticas personales. Evitar monopolizar el uso de la palabra.21

Durante la juntaReglas

de protocolo bsico:

No tomar llamadas telefnicas. Apagar los celulares o en modo vibrar. Evitar usar la computadora para asuntos

ajenos a la junta.

Ni siquiera para revisar el correo electrnico.

No es correcto grabarla sin la autorizacin

de los participantes Evite comer y beber, a menos que est previamente acordado 22

Durante la juntaReglas

de protocolo bsico:

No permitir sarcasmos, humillacin, mofa,

intimidacin o discriminacin. Cuidado con las expresiones sexistas o de doble sentido.

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Despus de la juntaAsegure

integrar la minuta a la brevedad con los siguientes puntos: acuerdos, responsables, fechas y compromisos. Elabore un plan de accin. Distribuya la minuta entre los participantes e interesados. De seguimiento a las acciones, de acuerdo con las fechas acordadas.24

El liderazgo

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Responsabilidades de direccinEl

xito de la reunin depende en gran medida de la competencia y la motivacin del lder. falta de un liderazgo efectivo: Es muy difcil que un grupo, no importa lo

A

bien intencionado que est, pueda alcanzar el xito que se espera.

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Responsabilidades de direccinExisten

diferentes estilos de conduccin de las juntas: Autoritario: seala las actitudes que deben

ser adoptadas. Democrtico: trabaja sobre el principio de participacin y apoyo mutuo. Sin liderazgo: se delega la responsabilidad de una persona al grupo en su conjunto.

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Responsabilidades de direccinComportamiento

que se respeta:

Bien informado y orientado a los

resultados. Oyente agudo. Conducta consistente. Accesible y cercano. Que cumple los compromisos. Honesto.

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Compilacin:

Francisco Vidal Bonifaz. francisco.vidal.b@gmail.com

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