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UNIVESIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS Propuestas Metodológicas y Plan de Implementación para procesos de Inicio y Planificación en los departamentos de Campo y Acción Juvenil de Reto Juvenil Internacional LICDA. CONNIE QUESADA MAP40 Noviembre 2007
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UNIVESIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Propuestas Metodológicas y Plan de Implementación para procesos de Inicio y Planificación en los
departamentos de Campo y Acción Juvenil de Reto Juvenil Internacional
LICDA. CONNIE QUESADA
MAP40
Noviembre 2007
ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
HOJA DE APROBACIÓN
Este proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito
parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos
__________________________ M. Sc Bernardo López
Tutor
__________________________ __________________________ M. Sc. Marlon Velázquez M. Sc. Miguel Vallejo Lector Lector
______________________ Connie Quesada Salas
SUSTENTANTE
iii
DEDICATORIA
A las personas que en la vida han dejado huella en la sociedad y/o en
quienes los rodean, siendo pioneros en el mejoramiento del mundo; porque nos permiten saber que nuestros buenos actos no se pierden cuando morimos.
iv
RECONOCIMIENTOS
A Dios y la Virgen María porque siempre han guiado mis pasos hacia la felicidad mediante el trabajo y la entrega a los demás. A mi madre y mi abuela en quienes siempre encontré la motivación y el ejemplo para surgir en la vida como mujer y como profesional. A mi padre, que con su amor incondicional me ha dado la fuerza para sentirme triunfadora a pesar de los fracasos. A mis hermanas: Ivannia ejemplo de excelencia y fortaleza y Melissa mi fuente de apoyo y amor, por estar junto a mí en cada etapa de mi vida. A Sofía mi inspiración y mayor alegría. A Fael por ser mi hermano por el amor y apoyo que ha dado a mi familia. A Esteban quien en corto tiempo inspiró mi vida como persona, como estudiante, como profesional y hoy nos guía desde el cielo. A mis compañeros y amigos de la MAP 40, por hacer de la maestría un reto y una fiesta, con quienes crecí en mi carrera y vida personal. Especialmente Rocío por ser mi compañera de trabajos, amiga y hermana. A mis profesores, de los cuales comprendí que el conocimiento no solo está en los libros, sino en la experiencia de excelentes profesionales.
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INDICE
HOJA DE APROBACIÓN .......................................................... ii DEDICATORIA ......................................................................... iii RECONOCIMIENTOS .............................................................. iv RESUMEN EJECUTIVO ............................................................ 1
Capítulo 1 ................................................................................ 3 I. INTRODUCCION .................................................................. 4
1.1 Antecedentes ...................................................................................................... 4 1.2 Oportunidad del Proyecto ................................................................................... 6 1.3 Justificación ........................................................................................................ 7 1.4 Objetivos ............................................................................................................. 8
Capítulo 2 .............................................................................. 10 II. MARCO TEORICO .......................................................... 11
2.1 Marco Institucional ........................................................................................... 11 2.2 Dirección de Proyectos .................................................................................... 15
2.2.1 Proyecto ..................................................................................................... 15 2.3 Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos ............................................ 16 2.3.1 Grupos de Procesos de Iniciación ............................................................... 16 2.3.2 Grupos de Procesos de Planificación .......................................................... 17 2.4 Áreas del Conocimiento ............................................................................... 18
2.4.1 Gestión del Alcance ................................................................................... 19 2.4.2 Gestión del Tiempo .................................................................................... 19 2.4.3 Gestión de los Recursos Humanos ........................................................... 20 2.4.4 Gestión de las Comunicaciones ................................................................ 21
Capítulo 3 .............................................................................. 22 III MARCO METODOLOGICO ................................................. 23
3.1 Modelo de Investigación Mixto ..................................................................... 23 3.1.1 Investigación Documental ......................................................................... 23 3.1.2 Investigación de Campo ........................................................................... 24
3.2 Técnicas y Herramientas ................................................................................. 25 3.2.1 Revisión Documental ............................................................................... 25 3.2.2 Entrevistas No Estructuradas ................................................................... 26 3.2.3 Análisis Comparativos y Adecuación de Plantillas ................................... 27 3.2.4 Capacitaciones .......................................................................................... 27 3.2.5 Prueba Confirmatoria ............................................................................... 28 3.2.6 Cuestionario ............................................................................................. 29 3.2.7 Reuniones ................................................................................................ 29 3.2.8 Correos Electrónicos ................................................................................ 30
3.3 Herramientas Tecnológicas ............................................................................ 30
vi
3.3.1 Programas Word de Office 2003 .............................................................. 30 3.3.2 Programa WBS Chart Pro ........................................................................ 31 3.3.3 Microsoft Office Project o MS Project (2003)........................................... 31
3.4 Secuencia de la Metodología .......................................................................... 32 3.4.1 Reuniones con el Director de Reto Juvenil Internacional (RJI) .................. 32 3.4.2 Reunión de Inicio ........................................................................................ 32 3.4.2 Diagnóstico .............................................................................................. 32 3.4.3 Capacitación del Personal ........................................................................ 33 3.4.4 Implementación de la Metodología ........................................................... 33 3.4.5 Análisis de Resultados .......................................................................... 33 3.4.6 Reunión de Cierre ...................................................................................... 33
Capítulo 4 .............................................................................. 34 IV. RESULTADOS OBTENIDOS ............................................ 35
4.1 Diagnóstico .................................................................................................. 35 4.1.1 Formulación de las Entrevistas al Equipo de Proyecto ......................... 35 4.1.1.1 Resultados de la revisión bibliográfica .................................................. 35 4.1.2 Adecuación de la Metodología al Departamento de Campo ................. 36 4.1.2.1 Resultados de la entrevista ................................................................... 36 4.1.2.2 Cambios en el Proceso y las Herramientas a Implementar en el Departamento de Campo .................................................................................... 39 4.1.2.3 Lista de temas para la capacitación en el uso de plantillas .................. 44 4.1.3 Adecuación de Plantillas en el Departamento de Acción Juvenil (AJ) .. 45 4.1.3.1 Resultado de la Entrevista .................................................................... 45 4.1.3.2 Cambios en el Proceso y las Herramientas a Implementar en el Departamento de Acción Juvenil ......................................................................... 48 4.1.3.3 4.1.3.3 Lista de Temas para la Capacitación en el Uso de Plantillas ¡Error! Marcador no definido. 4.1.4 Resultados en el Conocimiento de Programas Tecnológicos utilizados en la Metodología a Implementar ........................................................................ 51
4.2 Inducción y Capacitación ............................................................................. 52 4.2.1 Elaboración de la Capacitación en los Principios de Administración de Proyectos ............................................................................................................ 52 4.2.1.2 Resultados de la revisión bibliográfica ................................................... 52 4.2.1.3 Resultados de la Inducción a los principios de Administración de Proyectos ............................................................................................................ 53 4.2.3 Capacitación en Herramientas Tecnológica.......................................... 54 4.2.3.1 Resultados de la capacitación en uso de MS Project .............................. 54 4.2.3.2 Resultados de la Capacitación en el Uso de WBS Chart Pro................ 54
4.3 Implementación de la Metodología ................................................................. 55 4.3.1 Elaboración del Instrumento para la Evaluación de Resultados............... 55
Capítulo 5 .............................................................................. 63 IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................... 64
6.1 Conclusiones .................................................................................................... 64
vii
6.1.1 Metodología para Proyectos en el Departamento de Campo ..................... 64 6.1.2 Metodología para Proyectos en el Departamento de Acción Juvenil ......... 68
6.2 Recomendaciones ............................................................................................ 69 6.2.1 Para el Departamento de Campo ............................................................... 69 6.2.2 Recomendaciones al Departamento de Acción Juvenil ........................... 70 6.2.3 Recomendaciones Generales a RJI: ......................................................... 71
6.3 Lecciones Aprendidas ....................................................................................... 72 6.4 Mejora Continua ............................................................................................... 73
Capítulo 6 .............................................................................. 75 VI BIBLIOGRAFÍA ................................................................... 76
1
RESUMEN EJECUTIVO El proyecto fue realizado en Reto Juvenil Internacional (RJI), una Organización No Gubernamental (ONG) que ejecuta proyectos de desarrollo comunitario en zonas rurales. Es parte de una Alianza de organizaciones de Australia, Canadá, Guyana y Costa Rica llamada Youth Challenge Internacional, quienes llevan a cabo programas y proyectos en Guyana, Vanuatu y Costa Rica. Este proyecto se ve como una oportunidad para incrementar el presupuesto de RJI mediante el aumento de la participación de los voluntarios de la alianza en los programas de Costa Rica. La oportunidad también se da debido a la cultura de apertura y mejora continua del equipo de proyectos de la organización, interesados en optimizar sus técnicas y metodologías con el fin de mejorar la calidad de sus proyectos. A estas oportunidades se les une la reciente necesidad en el departamento de Acción Juvenil, ya que este año terminó su patrocinio parcial por parte de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI) y necesita buscar nuevas maneras de financiamiento. Se espera que esta metodología les permita tener más control en tiempo y alcance en sus proyectos, les facilite la gestión de las Comunicaciones y el manejo del Recurso Humano y mejore la calidad total de los proyectos, haciendo que los voluntarios de la alianza opten por participar en los programas que ofrece RJI y de esta manera aumente el presupuesto de la organización en general, además facilite obtener nuevos patrocinadores para el departamento de Acción Juvenil. El objetivo general es Incorporar las Metodologías Propuestas para la Gestión de los procesos de Inicio y Planificación de los proyectos ejecutados en los departamentos de Campo y Acción Juvenil; para lograrlo se debió adecuar las plantillas creadas por Guzmán (2007) para estas metodologías, capacitar al equipo de proyectos en su uso de los instrumentos y en la utilización de herramientas tecnológicas incluidas en las metodologías. Para validar la metodología en el departamento de Campo se desarrolló un proyecto utilizando las herramientas planteadas en este Proyecto Final de Graduación. Se empleó un modelo investigativo Mixto, utilizando la investigación Documental y la investigación de Campo y un Método Mixto, donde en unos momentos se utilizó el método Deductivo y en otros el Experimental. La secuencia metodológica fue: 1) se planificó el proyecto, 2) se adecuaron los instrumentos a las necesidades de los proyectos, 3) se capacitó al personal en el uso de las herramientas tecnológicas utilizada en las nuevas metodologías, así como en el uso de las plantillas a implementar, 4) se ejecutó un proyecto en el departamento de Campo bajo la nueva metodología, 5) se analizó y documentó la información obtenida y 6) se completará el proceso de sustentación de la tesina.
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Los resultados obtenidos fueron analizados por departamento, porque el alcance del proyecto es distinto en cada uno de ellos. En el departamento de Acción Juvenil, el proceso llegó a la etapa de Elaboración de la Metodología y capacitación del personal, mientras que en el departamento de Campo, además de estas etapas, se ejecutó un proyecto utilizando la metodología propuesta. En el departamento de Campo, los resultados han mostrado que la metodología ayudó a la gestión del tiempo y el alcance del proyecto, sobre todo al compromiso y organización de la comunidad, quienes son los verdaderos gestores del proyecto. La propuesta para la gestión de las comunicaciones y el recurso humano no parece ser tan exitosa en esta ocasión. Sin embargo, van a ser estudiadas para nuevos proyectos a partir de un cambio de visión ocurrido en el departamento. La propuesta tiene gran probabilidad de ser mejorada y ampliada a las otras áreas del conocimiento y grupos de procesos por la responsabilidad, sentido de apropiación y compromiso con que el equipo de trabajo la ha asumido. Para el departamento de Acción Juvenil se puede concluir que la Metodología Propuesta toma en cuenta las necesidades y características planteadas por la organización, pero debe ser probada en un proyecto. Se recomienda al personal del departamento ser responsable y comprometido con la implementación de la Metodología para que la misma sea exitosa y se continúe con el proceso de mejora continua. Las metodologías contaron con la aceptación y el apoyo de los equipos de trabajo y de la organización, por lo que el alcance del proyecto fue en su mayoría positivo y permite que RJI continúe en su proceso de optimización de procesos en sus proyectos.
3
Capítulo 1
4
I. INTRODUCCION
1.1 Antecedentes
Este Proyecto fue realizado en Reto Juvenil Internacional (RJI), una organización de
apoyo a Proyectos Comunitarios en zonas rurales de Costa Rica y en los últimos
años en Centroamérica.
Reto Juvenil pertenece a una alianza de organizaciones Youth Challence
Internacional. Su objetivo es el desarrollo comunitario mediante el aporte de grupos
voluntarios que realizan proyectos de apoyo a distintos grupos, instituciones y
organizaciones de zonas rurales que ayudan a mejorar la calidad de vida de sus
ciudadanos.
Terry y Terry (2001) definen el Desarrollo Comunitario como: "un modelo a través del
cual se busca nivelar de forma dinámica, interrelacionada y armónica los
componentes esenciales del desarrollo humano de los habitantes de las
comunidades con la finalidad de mejorar la calidad de vida, a partir de potenciar la
autosuficiencia local y aprovechando las ventajas que les proporciona el entorno en
cuanto a bienes, servicios y recursos".
Otra de las metas de la Alianza es promover y fortalecer características de liderazgo
en jóvenes y crear en ellos conciencia en temas de intercambio cultural, ambiente,
igualdad de género y salud; de esta manera ellos podrán ser propagadores y actores
de estos principios en sus ciudades de origen.
Esta Alianza cuenta con oficinas en Canadá, Australia, Guyana y Costa Rica y
desarrolla proyectos comunitarios en Costa Rica, Guyana y Vanuatu (Isla
Perteneciente a Australia).
5
La historia de Reto Juvenil Internacional empieza en 1991, cuando Youth Challenge
Canadá crea su sede en Costa Rica, para desarrollar sus proyectos en las zonas
rurales del país, uniéndose a este esfuerzo Youth Challence Australia en 1993.
Reto Juvenil Internacional fue creada con la finalidad de realizar las gestiones para el
contacto con organizaciones y grupos en las comunidades donde se ejecutan los
proyectos, así como el recibir y orientar a los voluntarios en el país.
En 1997 Reto Juvenil deja de ser una sede de Youth Challenge Canadá, para
constituirse como una Asociación sin fines de lucro, empezando su proceso de
crecimiento como Organización de la mano de la Alianza pero de manera más
autónoma.
Tradicionalmente, el objetivo principal de la organización ha sido el coordinar,
planificar y ejecutar los proyectos de Campo, con voluntarios provenientes de la
Alianza, cuyas nacionalidades pueden ser: Canadienses, Australianos,
Costarricenses y Guyaneses.
Los proyectos ejecutados con esta modalidad han sido alrededor de 150, en temas
de “infraestructura comunal, salud y ambiente”(RJI,2005) donde han participado
aproximadamente 1800 voluntarios de los distintos países pertenecientes a la
Alianza.
En el 2002 Reto Juvenil se propone el objetivo estratégico de diversificar sus
programas y buscar otras fuentes de ingresos además de las provenientes de la
Alianza.
Con este propósito se crean dos nuevos departamentos en la organización, el
departamento de Acción Juvenil (antes llamado de Acción Juvenil y Acción de
Mujeres) y el departamento de Nuevos Proyectos.
6
El departamento de Acción Juvenil fue fundado en el año 2003, como complemento a
los proyectos de Campo realizando conferencias en temas relacionados con la
juventud y las mujeres o dirigidas a estas poblaciones.
El patrocinador principal era la Agencia Canadiense para el Desarrollo (ACDI) a
través de Youth Challenge Intl. El acuerdo de ayuda económica era por tres años,
periodo que llegó a su termino en el presente año, lo que ha llevado a la RJI a
replantear los objetivos y funciones del mismo, con el fin de encontrar nuevos
patrocinadores.
El departamento de Nuevos Proyectos fue constituido en esta misma época, y se ha
abocado a realizar proyectos con voluntarios individuales en comunidades rurales y
en ejecutar proyectos en otros países de Centroamérica como: Guatemala, Panamá
y Nicaragua.
En resumen, Reto Juvenil es una organización que trabaja de la mano con otras
instituciones para el desarrollo de la juventud y las comunidades, impulsando el
crecimientos integral de todos sus involucrados mediante el desarrollo sostenible de
las comunidades rurales del país.
1.2 Oportunidad del Proyecto
Reto Juvenil es una organización que cuenta con una amplia trayectoria en proyectos
de desarrollo comunitario, incorporando constantemente experiencias y sugerencias
de los involucrados a sus nuevos proyectos. Esta apertura a la mejora continua ha
dado como fruto una metodología y un cúmulo de herramientas que le permite
realizar proyectos con buena aceptación social y también el darse a conocer a nivel
comunitario como una organización de ayuda a grupos comunitarios, grupos de
mujeres y apoyo organizaciones e instituciones gubernamentales en proyectos
realizados en zonas rurales.
7
Los proyectos ejecutados por el departamento de Campo cuentan con el patrocinio
de la Alianza de Youth Challenge Intl., la cual se subsidia de las donaciones de los
voluntarios que participan en los proyectos realizados en Costa Rica, Guyana y
Vanuatu, por lo que se considera que aumentar la calidad de los proyectos en Costa
Rica puede hacerlos más atractivos y por tanto aumentar el número de voluntarios
que eligen participar en el país.
La profesionalización de los proyectos de Reto también puede ser una oportunidad
para atraer inversionistas a la organización y así llevar a cabo nuevas modalidades
de proyectos independientes de la Alianza de Youth Challenge.
Por otra parte, la organización tiene una nueva necesidad. En la actualidad se esta
reestructurando el departamento de Acción Juvenil que fue financiado por la Agencia
Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI) durante 3 años, terminando su
ayuda en el presente año.
Este departamento debe buscar nuevos financiadores, lo que ha interesado a la
persona encargada del departamento en la implementación de una metodología que
le permita planificar y documentar mejor sus proyectos, para presentarlos de una
forma más atractiva a posibles inversionistas.
1.3 Justificación
Con la Implementación de una metodología basada en los principios de la
Administración de Proyectos, se espera que se puedan seleccionar proyectos que
sean exitosos, es decir, que puedan ser rentables y auto sostenibles.
Otra de las metas que se espera alcanzar con esta implementación es que los
proyectos puedan ser calculados de manera más asertiva, en tiempo y alcance lo
8
que permitiría reducir los costos, con el fin de aumentar la satisfacción de los
involucrados, incrementando la cantidad de voluntarios que opten por participar en
proyectos costarricenses.
Mediante la documentación de los proyectos en sus etapas de inicio y planificación
se podría tener un “know how” de la organización, que sirva de base para la
ejecución de nuevos proyectos y programas.
También se asume que la profesionalización de los proyectos del departamento de
Acción Juvenil aumente sus probabilidades de encontrar un patrocinador.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General:
Implementar la metodología de Administración de Proyectos para la gestión del
alcance, tiempo, comunicaciones y recursos humanos en los procesos de iniciación y
planificación de los proyectos a ejecutar en los departamentos de Campo y Acción
Juvenil de Reto Juvenil Internacional.
1.4.2 Objetivos Específicos:
- Realizar un análisis comparativo de las herramientas utilizadas por Reto Juvenil
actualmente en sus proyectos y la nueva metodología propuesta para el 2007 a los
procesos de inicio y planificación.
- Adecuar las plantillas de la metodología propuesta para el 2007 a las necesidades
de los proyectos ejecutados en los departamentos de Campo y Acción Juvenil.
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- Inducir y capacitar al personal de Reto Juvenil en los principios de la Administración
de Proyectos relacionados con la gestión de las áreas del conocimiento planteadas
por el PMI (2004) y capacitarlos en el uso de las herramientas que se implementarán
en la metodología.
- Formular una Metodología para los procesos de Iniciación y Planificación en los
proyectos ejecutados en el departamento de Acción Juvenil.
- Validar la metodología propuesta para el 2007 mediante su incorporación en un
proyecto en el departamento de Campo.
- Evaluar la satisfacción del equipo de trabajo del departamento de Campo, posterior
a la implementación de la metodología, e incluir los cambios aceptados a las
plantillas.
10
Capítulo 2
11
II. MARCO TEORICO
2.1 Marco Institucional
Reto Juvenil Internacional se encuentra ubicada en el Residencial La Alambra, en
Sabanilla, San José, Costa Rica.
Es una Organización No Gubernamental(ONG) que apoya Proyectos Comunitarios
de la mano con otras organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.
Forma parte de la Alianza de Organizaciones Youth Challenge Internacional. La
Alianza está conformada por ONG’s de Canadá, Australia, Guyana y Costa Rica y
lleva a cabo sus proyectos en Costa Rica, Vanuatu y Guyana.
La Alianza ejecuta proyectos de desarrollo comunitario, en conjunto con otros
organismos e instituciones nacionales (en cada país), públicas y privadas con el fin
de fortalecer grupos rurales o disminuir el riesgo social en esta población.
Es importante reconocer que en cada país se ha dado énfasis a diversos puntos de
acción, por ejemplo, en Costa Rica la mayoría de los proyectos son de desarrollo
estructural para grupos comunitarios, mientras Guyana ha puesto sus esfuerzos en el
programas de Acción Social, especialmente VIH/SIDA.
Las organizaciones asociadas a la Alianza también tienen un convenio de
información, donde todos los conocimientos y programas creados y/o utilizados en
sus diferentes proyectos, están accesibles a todas las otras organizaciones aliadas.
Es por este medio que el conocimiento organizacional de RJI es más amplio a la
experiencia de sus propios proyectos.
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RJI nace como una oficina de apoyo a Youth Challenge Internacional Canadá en
1991 para la gestión de los proyectos en las comunidades y la recepción de los
voluntarios en el país.
Para 1997 se consolida como una organización sin fines de lucro en Costa Rica,
adquiriendo más participación en la gestión de políticas y principios de la Alianza
Youth Challenge Internacional.
Algunas de las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales con las que
trabaja Reto en Costa Rica son(RJI,2005):
Cuadro #1
Organizaciones Aliadas a RJI
Dirección Nacional de Desarrollo Comunitario (DINADECO)
Departamento de Acueductos Rurales. Compañía Nacional de Acueductos y
Alcantarillados (AYA)
Programa de Pequeñas Donaciones del Fondo Mundial para el Medio Ambiente (FMMA)
Programa Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)
Sistema Nacional de Parques Nacionales. Ministerio Nacional de Ambiente y Energía
(MINAE)..
Asociación de Preservacionista de Flora y Fauna. (APREFLOFAS, COSTA RICA).
Instituto de Estudios de la Mujer (IEM) Universidad Nacional Autónoma de Costa Rica
(UNA) En los últimos años se han establecido también alianzas con otros organismos internacionales con el
fin de expandir la ayuda a otras comunidades rurales en el resto de Centroamérica, buscan que otros
países de la región se beneficien de la ayuda de la Alianza. Algunas de estas organizaciones son:
Cruz Roja Panameña.
Comité Ecoturístico Uk’UX K’ACHELAJ. Guatemala. Programa de Pequeñas Donaciones a ONG FMAM/PNUD. Guatemala.
Fundación Amigos del río San Juan. Nicaragua.(RJI,2005)
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Como se apuntó, RJI históricamente ha puesto su esfuerzo en proyectos de
desarrollo comunitario, sin embargo, ha buscado expandir su campo de acción a
otras necesidades de esta población, como lo es el desarrollo de programas y
conferencias en diversos temas que buscan responder a necesidades planteadas por
las comunidades.
Esta es una lista de los proyectos ejecutados por Reto Juvenil (RJI,2005)
Internacional hasta el año 2005:
Cuadro #2
Proyectos Ejecutados por RJI
249 proyectos de construcción y apoyo en infraestructura comunal y turística (hasta Mayo del
2005)
16 Construcciones de puestos de Atención Médica.
99 proyectos de Infraestructura Turística y Ambiental
6 programas de agricultura orgánica de autoalimentación.
39 Construcciones de Escuelas .
18 Construcciones de Comedores escolares para alimentación de niños pobres
22 Construcciones de Salones Comunales
8 Construcciones de Talleres de capacitación para Discapacitados
6 Construcciones de Talleres para Grupos de Mujeres.
35 Construcciones de acueductos rurales
1592 atenciones médicas 883 Cirugías Oftalmológicas
460 sondeos e identificación de pacientes con cataratas oculares.
Enfoque Social Comunitario
28 Conferencias de Acción Comunitaria y a Mujeres en temas de Salud, Prevención del
Sida, Prevención de Drogas, planificación familiar etc. En más de 34 comunidades.
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Proyectos Regionales Apoyo en construcción de una Antena de comunicación que enlazó desde diciembre 2004
a 13 comunidades con el servicio 911 en Puerto armuelles. Panamá-Dic 2004
Construcción y tareas varias en infraestructura de la Universidad Indígena de Barú.
Panamá Dic-2004
1 Proyecto de conservación ambiental. El Castillo Nicaragua-Dic 2004
1 Proyecto de Conservación Ambiental e Infraestructura. Los Guatuzos Nicaragua Feb-
2005
Apoyo en Artesanías y Construcción de Iguanario a Grupo de Mujeres. Nicaragua-Ene
2004
Conferencia de Mujeres sobre planificación Familiar. Nicaragua-Feb 2005 (RJI,2005)
De acuerdo a la Carta de Presentación (RJI,2005) se establecen la siguiente visión y
misión de la organización:
Misión:
Reto Juvenil Internacional apoya iniciativas comunitarias que contribuyen al
mejoramiento de la calidad de vida, promoviendo a su vez el desarrollo personal de
jóvenes voluntarios por medio de su participación solidaria y responsable.
Visión:
Seremos una organización comprometida e innovadora con el desarrollo humano
sostenible y el fomento del liderazgo juvenil internacional, en colaboración con otros
actores sociales, para la construcción solidaria de un mundo con más oportunidades
para todas y todos.
Como vemos los dos factores importantes para Reto son el desarrollo sostenible,
especialmente el comunitario en la actualidad, y el desarrollo del liderazgo en la
juventud, primordialmente el de sus participantes. También impulsa el liderazgo de
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los jóvenes en las comunidades que visita mediante las conferencias realizadas por
el Departamento de Acción Juvenil.
2.2 Dirección de Proyectos
“La dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos de un proyecto.”(PMI,2004)
La metodología ha sido basada en los principios y herramientas ofrecidas por Project
Managment Institute (PMI,2004), el cual propone un 9 áreas del conocimiento que
deben ser tomadas en cuenta para la realización de un proyecto, de acuerdo a la
experiencia de los miembros de esta organización.
2.2.1 Proyecto
Según Hermann y Hermann (2007) “se entiende por proyecto una tarea innovadora,
que tiene un objetivo definido, debe ser efectuada en un cierto período, en una zona
geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios; solucionando de esta manera
problemas específicos o mejorando una situación existente. “
Los proyectos por ser únicos e irrepetibles deben tener un tratamiento exclusivo y un
seguimiento constante, es por eso que el proceso de iniciación y planificación son
esenciales para el éxito del mismo.
La asertiva selección y planificación del proyecto permite que tanto los ejecutores
como los involucrados conozcan y compartan la misma meta, así como las tareas y
técnicas previamente definidas para su ejecución.
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En un principio se debe delimitar el alcance del proyecto, para que cumpla con los
requerimientos del cliente y se pueda programar las actividades necesarias para la
creación del producto.
Las compañías y organizaciones cuentan con metodologías establecidas para sus
operaciones funcionales, pero para cada proyecto esta metodología debe ser
diseñada o revisada y adecuada (en caso de proyectos similares) a las
características y particularidades del mismo.
2.3 Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos
Existen 5 grupos de procesos de acuerdo al PMI (2004), ellos son: Iniciación,
Planificación, Ejecución, Control y Seguimiento y Cierre, los cuales se encuentran
determinados por el ciclo de vida del proyecto.
En este trabajo se verán involucrados solo los grupos de procesos de Iniciación y
Planificación.
2.3.1 Grupos de Procesos de Iniciación
Es el que formaliza el inicio de un proyecto, permitiendo que se establezcan las
características del producto y el alcance del proyecto y asegurando el común
acuerdo de las partes de ejecutarlo según lo acordado.
En este caso el proceso de iniciación va a cumplir una segunda tarea: servir de
diagnóstico.
“Si la planificación se inicia con el análisis y evaluación rigurosa de toda la
información pertinente a todo el entorno económico y social, como resultado de ese
diagnóstico se identifican los problemas específicos que han de atenderse, cabe
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entonces adecuar los medios para la solución de dicho problema. La selección de
recursos humanos, físicos y financieros obliga a los planificadores a identificar
restricciones de carácter económico, social, institucional, político, administrativo,
ambiental, técnico, informático, etc. que determinen la viabilidad de las obras a
emprender.”(Miranda,2003)
Aun cuando en el párrafo anterior el diagnóstico se plantea como parte de la
planificación, este objetivo describe claramente lo propuesto como parte del proceso
de iniciación en la metodología a implementar.
Un buen análisis de las condiciones y viabilidad del proyecto influye en el éxito que
este tendrá, porque facilita la selección y planificación del mismo. Se debe
determinar si el grupo comunitario cuenta con las condiciones necesarias para
desarrollar y mantener en el tiempo un proyecto.
Esta herramienta también puede funcionar como insumo para los talleres ejecutados
en el departamento de Acción Juvenil, el cual puede capacitar las comunidades que
actualmente no son candidatas idóneas para los proyectos de Campo y convertirlas
en proyectos viables.
2.3.2 Grupos de Procesos de Planificación
“La planeación...(o planificación)...es la disposición sistemática de tareas para el
logro de un objetivo. El plan establece lo que se necesita y como ha de
hacerse.”(Gido y Clements, 2003)
La planificación es el proceso que señala actividades necesarias para que se logren
los objetivos planteados en un proyecto. Facilita el cálculo de cada actividad, en
tiempo, costo y alcance, permitiendo conocer el presupuesto necesario, duración y
alcance total del proyecto.
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“Todo proyecto está compuesto de tareas o de actividades. Para que el proyecto
tenga éxito, antes de todo es necesario planificar con cuidado las tareas y luego
organizarlas en orden de prioridad.” (TILZ,2007)
Desarrollar un plan detallado de las actividades, tomando en cuenta todas las áreas
del conocimiento que convergen en el proyecto, permite pronosticar el resultado que
se obtendrá y facilita el flujo de la ejecución de las tareas porque los participantes
tiene claro el proceso y su función dentro del mismo.
2.4 Áreas del Conocimiento El PMI (2004) presenta 9 áreas del conocimiento para ser analizadas en la gestión de
un proyecto. Ellas son:
-Gestión de la Integración
- Gestión del Alcance
- Gestión de la Calidad
- Gestión del Tiempo
- Gestión del Costo
- Gestión de las Comunicaciones
- Gestión del Recurso Humano
- Gestión de los Riesgos
- Gestión de las Adquisiciones
La metodología a implementar buscará mejorar la gestión en las siguientes áreas:
Alcance, Tiempo, Comunicaciones y Recursos Humanos.
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2.4.1 Gestión del Alcance
El alcance de un proyecto “Define y controla lo que esta y no esta incluido en un
proyecto. “ (Salas,2006)
El cumplimiento del alcance se da a dos niveles:
2.4.1.1 Alcance del Proyecto
Es la definición de los límites del proyecto. Permite conocer cuales van a ser los
entregables necesarios para que el proyecto se realice exitosamente y cumpliendo
los requerimientos acordados con el cliente.
2.4.1.2 Alcance del Producto
Establece cuales son las características del producto final obtenido en el proyecto.
Determina que contendrá y que no contendrá el producto.
El alcance en los proyectos debe estar bien definido para garantizar la satisfacción
de los involucrados, un mayor logro de los objetivos establecidos y el cálculo en
tiempo y costo de las actividades a realizar.
2.4.2 Gestión del Tiempo
Su finalidad es terminar el proyecto en la fecha establecida.
“Una de las funciones más importantes en la Administración de Proyectos concierne
a la planeación y control de la duración del proyecto.” (Chamoun,2002)
20
La creación de un cronograma que contenga todas las actividades necesarias para
obtener un producto y el conocimiento de los recursos necesarios y/o existentes,
permite dar un cálculo aproximado del tiempo total del proyecto.
2.4.3 Gestión de los Recursos Humanos
La adquisición y organización del recurso humano en el proyecto es muy importante,
así como el obtener un desempeño óptimo de las funciones que se les delegan.
“El éxito del trabajo en un proyecto, naturalmente se ve afectado por las personas
que participan en él. Sí, claro, una buena estructura empresarial importa y una buena
gestión también, pero ninguna de ambas producirá un resultado satisfactorio si no
cuenta con las personas adecuadas y si esas personas no tienen claras sus
funciones.” (Harvard Business Essentials,2004)
Todos los involucrados deben conocer los objetivos establecidos en el proyecto y
quienes serán responsables de realizar cada una de las actividades acordadas en el
plan de proyecto.
El equipo de trabajo es un tipo de organización normalmente utilizada en proyectos y
se puede definir como: “un grupo de personas que trabajan en forma
interdependiente para lograr una meta común.”(Gido y Clements,2003)
En los proyectos de desarrollo comunitario, es común que los equipos de trabajo se
encuentren conformados por miembros de la comunidad y de las organizaciones
involucradas (en caso de haberlas) para lograr su éxito.
21
2.4.4 Gestión de las Comunicaciones
La comunicación dentro de los proyectos debe estar establecida desde la
planificación, se debe definir los medios de comunicación, los responsables de
transmitirla, a quién y cual información.
El fin es “Lograr una comunicación efectiva entre los involucrados y asegurar la
oportuna y apropiada generación, recolección, distribución, archivo y disposición final
de la información del proyecto.” (Chamoun,2002)
La planificación de las comunicaciones sirve para cerciorarse que cada involucrado
tenga conocimiento de los avances y cambios en las actividades que le competen, de
manera oportuna, para que puedan cooperar asertivamente al éxito del proyecto.
22
Capítulo 3
23
III MARCO METODOLOGICO
3.1 Modelo de Investigación Mixto
La investigación para este proyecto combina la revisión de información en temas
relacionados con la Administración de Proyectos, el uso de Herramientas
Tecnológicas y la creación de Herramientas para obtener información de los
involucrados (cuestionarios, capacitaciones y entrevistas), con la aplicación en el
campo de la Metodología Diseñada para analizar su utilidad para los proyectos
desarrollados por el Departamento de Campo.
3.1.1 Investigación Documental
“El objetivo de la investigación documental es elaborar un marco teórico conceptual
para formar un cuerpo de ideas sobre el objeto de estudio.” (Ibarra,2005)
Este método se utilizó para documentar el planteamiento del proyecto, con el fin de
que los objetivos, metodología y marco teórico elegidos para la ejecución del
proyecto concordaran con los principios de la Administración de Proyectos
planteados por el PMI (2004).
Este método también fue utilizado para conocer técnicas adecuadas para gestionar
los proyectos en las áreas del conocimiento involucradas, su correcto uso y formular
las herramientas que permitieron recolectar la información y documentar sus
resultados.
Las técnicas como: cuestionarios, reuniones, entrevistas, capacitaciones, etc., que
fueron utilizadas durante el proyecto, han sido previamente investigadas y
formuladas de acuerdo a lo planteado por la teoría.
24
3.1.2 Investigación de Campo
Este proyecto se efectuó bajo el modelo de Investigación de Campo, donde el
objetivo ha sido la creación e implementación de una metodología diseñada
exclusivamente para el desarrollo de proyectos en el departamento de Campo y el
planteamiento de otra Metodología par los proyectos del departamento de Acción
Juvenil para ser probada en futuros proyectos.
En este tipo modelo “los datos de interés se recogen en forma directa de la
realidad…” (Sabino, 1992) lo que permite una relación interactiva de la información,
haciendo posible aclarar dudas que surjan durante el proceso.
Tanto la creación y adecuación de la metodología, como el análisis de los resultados
de la investigación fueron llevados a cabo por la autora del Proyecto Final de
Graduación, mientras la Implementación de la misma fue ejecutada por los miembros
del equipo de trabajo del departamento involucrado.
El principal insumo fue a metodología planteada por Guzmán (2007) para los
proyectos ejecutados en el departamento de Campo, en donde se abstrajeron las
herramientas propuestas para los procesos de Iniciación y Planificación, en las
siguientes Áreas del Conocimiento: Alcance, Tiempo, Recursos Humano y
Comunicaciones.
La Metodología de Guzmán (2007) fue adecuada a las condiciones expuestas por el
equipo de trabajo del Departamento de Campo y rediseñada de acuerdo a las
necesidades y características de los proyectos ejecutados del Departamento de
Acción Juvenil(AJ).
25
Esta propuesta incluye una serie de herramientas para gestionar y documentar las 4
áreas del conocimiento involucradas: Alcance, Tiempo, Recursos Humanos y
Comunicaciones, en los procesos de Iniciación y Planificación.
Para el proceso de Iniciación se cuenta con plantillas que recopilan la información
necesaria para la selección de proyectos, permitiendo el análisis de las condiciones y
características que faciliten su viabilidad y auto sostenimiento, y verificando que se
encuentren dentro del Área de Acción de la Organización1.
En el proceso de Planificación se proporcionan herramientas donde se define el
alcance del proyecto, su duración, la gestión de las comunicaciones y recurso
humano para las actividades.
3.2 Técnicas y Herramientas
3.2.1 Revisión Documental
Durante el proceso de planificación del PFG se efectuó una revisión de los conceptos
de Administración de Proyecto, recolectando información de libros, tesis y
documentos encontrados en la Internet, para crear un planteamiento del problema,
el marco teórico y el marco metodológico que lo respalden.
Se realizó una revisión de la Metodología utilizada actualmente en Reto Juvenil,
haciendo un chequeo de todas las plantillas y herramientas usadas para los procesos
de iniciación y planificación de sus proyectos, con el fin de conocer los puntos en los
que fue necesario capacitar al personal.
1 El Área de Acción de RJI corresponde a proyectos que sean para beneficio comunitario, priorizando los que se encuentren en zonas con mayor índice de pobreza.
26
Se analizó la metodología propuesta por Guzmán (2007) para poder adecuarla a las
necesidades de los departamentos involucrados.
Durante el proceso de creación de la metodología, capacitación del personal y
recolección de los resultados de la implementación, se investigó acerca de las
técnicas y herramientas adecuadas, y su correcto uso, para lograr estos fines.
La revisión documental en los casos expuestos fue realizada por la autora del PFG y
supervisada por su tutor.
3.2.2 Entrevistas No Estructuradas
Esta herramienta señala que “...aunque los objetivos de la investigación rigen las
preguntas, su contenido, orden, profundidad y formulación se encuentran por entero
en manos del entrevistador.”(Pineda et al, 1994)
Durante el proceso de comparación con la metodología existente, la adecuación de la
propuesta de Guzmán (2007) en el departamento de Campo y la creación de un
nuevo modelo para la iniciación y planificación de talleres en el departamento de AJ,
la autora utilizó entrevistas abiertas o no estructuradas (Ver Anexo #8) a los
encargados de los departamentos de AJ y Campo, para conocer los instrumentos y
procedimientos utilizados en ese momento en los departamentos, así como las
necesidades y características de cada departamento que le permitieran adecuar o
diseñar las metodologías implementadas.
Se entrevistó a los encargados de cada departamento porque son quienes tienen
mayor conocimiento de los procedimientos utilizados, así como de las capacidades
de su equipo de trabajo, y poseen la autoridad para implementar la nueva
metodología.
27
Otra finalidad de las entrevistas fue conocer las herramientas tecnológicas utilizadas
en ese momento y los conocimientos del equipo de proyectos en el uso de las
herramientas incluidas en la nueva metodología.
3.2.3 Análisis Comparativos y Adecuación de Plantillas
Se realizó un análisis comparativo entre las herramientas utilizadas en el
departamento de Campo y las propuestas por la metodología implementada, para
conocer áreas en las que se debió capacitar al personal. (ver anexos 5.1 y 5.3)
En el departamento de AJ se hizo una adecuación de las herramientas ofrecidas por
Guzmán (2007) para el departamento de Campo, para ajustarlas a las necesidades y
características de los proyectos desarrollados en este departamento.
Las herramientas fueron comparadas en las siguientes áreas: contenido,
consistencia con las necesidades y características de los proyectos de los
departamentos y herramientas tecnológicas utilizadas.
Los productos finales de esta técnica fueron: herramientas ajustadas a las
necesidades de los proyectos ejecutados en cada departamento y un informe con los
temas para las capacitaciones a los miembros del equipo de trabajo de ambos
departamentos. (ver anexos 5.2 y 5.4 )
3.2.4 Capacitaciones
Se planificaron capacitaciones a los miembros de los dos departamento involucrados
en 3 áreas distintas.
28
Primero, se capacitaron los integrantes de los equipos de trabajo en ambos
departamentos y el director de la organización en los principios de la Administración
de Proyectos de acuerdo al PMI (2004) mediante talleres participativos, donde se dio
a conocer la importancia de la gestión de las áreas del conocimiento incluidas en la
metodología propuesta (alcance, tiempo, comunicaciones y recursos humanos).
Segundo, se planificaron y subcontrataron cursos en el uso de las diferentes
herramientas tecnológicas necesarias para ejecutar correctamente la metodología a
implementada.
Se realizó 1 sesión en WBS Chart Pro con los equipos de trabajo de ambos
departamentos para el manejo básico de la herramienta.
Se subcontrató un profesional para impartir el curso de MS Project, el cual constó de
4 sesiones de 3 horas con un examen final para medir el desempeño de los
integrantes en el uso de la herramienta.
Tercero, se les capacitó por departamento, en el manejo de las herramientas
implementadas mediante talleres participativos impartidos por la autora del PFG para
garantizar que la información que se coloque en las plantillas y el orden de la
metodología sean de acuerdo a lo acordado.
3.2.5 Prueba Confirmatoria
Se realizó un prueba confirmatoria al ejecutar un proyecto en el departamento de
Campo utilizando la metodología propuesta para los procesos de iniciación y
planificación.
En el departamento de Campo la prueba fue desarrollada en dos etapas. La primera,
que corresponde al proceso de iniciación, fue aplicada por el equipo de trabajo del
29
departamento y la comunidad, delegando algunas funciones de verificación a los
líderes del proyecto; y la segunda, correspondiente al proceso de planificación, ha
sido ejecutada por el equipo de trabajo, junto con los líderes de grupo del proyecto,
utilizando el cronograma propuesto por la comunidad como insumo. El equipo de
trabajo fue el encargado de capacitar a los líderes.
3.2.6 Cuestionario
“En los cuestionarios se recaba información mediante cédulas de preguntas
impresas, así el encuestado responde de acuerdo con su criterio y proporciona
antecedentes útiles para el investigador.”(Muñoz,1998)
Se formuló un cuestionario para el departamento de Campo (ver anexo 10), cuya
finalidad fue medir la satisfacción del equipo de trabajo con la nueva metodología.
El cuestionario fue dirigido únicamente al equipo de trabajo (aún cuando participaron
otros involucrados) por dos razones. Primero, porque son las personas pueden medir
mejor los cambios producidos por la metodología, ya que para la mayoría de los
involucrados es su primera experiencia en proyectos ejecutados por RJI. Segundo,
porque ellos serán los responsables de continuar aplicando y capacitando al personal
transitorio y la comunidad en la metodología y por lo tanto, deben sentirse cómodos
con este nuevo procedimiento.
3.2.7 Reuniones
Se realizaron 2 reuniones con el Director de Reto Juvenil, para establecer el tema del
PFG y proporcionar información sobre la organización en la etapa de planificación de
este proyecto.
30
Posteriormente se efectuó una reunión de inicio con los 2 encargados de los
departamentos (Campo y Acción Juvenil) para exponer el Proyecto Final de
Graduación, su alcance y las actividades necesarias para realizarlo, y establecer el
calendario de dichas actividades.
Por último, se planificó una reunión de cierre con el Director de la organización, la
encargada del Dep. de AJ y los miembros del Dep. de Campo (3 personas) para
exponer los resultados y aclarar dudas que puedan surgir acerca de la metodología.
3.2.8 Correos Electrónicos
Se utilizó la comunicación por medio de correos electrónicos para consultas rápidas,
notificación de cambios y traspaso de información con los diferentes involucrados del
proyecto, en el momento en que alguno requiriese hacerlo.
3.2 Herramientas Tecnológicas
Se capacitó a los equipos de trabajo en el uso de las herramientas tecnológicas que
requerían utilizar para implementar la Metodología propuesta y que en la entrevista
inicial indicaron no tener conocimiento.
3.3.1 Programas Word de Office 2003
Los documentos en Word permitieron el almacenamiento de los datos sobre los
proyectos de manera electrónica. Se utilizó el programa para las herramientas como
plantillas, cuestionarios y documentos.
31
3.3.2 Programa WBS Chart Pro
Sus siglas WBS (Work Breakdown Structure) en español significan: Estructura de
División del Trabajo o Estructura Detallada del Trabajo (EDT). “Es una técnica que
permite dividir en productos o entregable de un proyecto de manera que permita
definir mejor su alcance, así como el trabajo necesario, ni más ni
menos.”(Salas,2006)
En el proyecto este programa ha sido utilizado para desarrollar las EDT’s o WBS en
la planificación del PFG. También forma parte de la metodología propuesta para los
proyectos ejecutados en Reto Juvenil.
La creación de una EDT permite conocer las tareas que se deben realizar en un
proyecto para poder calcular, el tiempo y el costo de cada una de ellas, lo cual
permitirá estimar el tiempo y el costo total del proyecto.
3.3.3 Microsoft Office Project o MS Project (2003)
El MS Project se emplea en la construcción de cronogramas y almacenamiento de la
información en tiempo, costo y recursos disponibles para cada proyecto.
También facilita el seguimiento de los proyectos, para conocer el cumplimiento de
tareas y cambios realizados durante su ejecución.
32
3.4 Secuencia de la Metodología
3.4.1 Reuniones con el Director de Reto Juvenil Internacional (RJI)
Se realizaron 2 reuniones con el Director de RJI para establecer el tema del PFG, de
manera que fuera útil para el cumplimiento del requisito de graduación de la autora,
pero que aportara a la institución un producto que generara un cambio organizacional
positivo.
3.4.2 Reunión de Inicio
Se llevó a cabo una reunión con los encargados de los departamentos involucrados
para hacer oficial el inicio del proyecto, dar a conocer su objetivo, responder
preguntas acerca del beneficio del mismo para su departamento y calendarizar las
actividades del proyecto.
3.4.2 Diagnóstico
Para realizar el diagnóstico de los departamentos se hizo una revisión comparativa
de las metodologías y herramientas utilizadas en ese momento en los departamentos
y una revisión de las necesidades y características de los proyectos ejecutados en
cada departamento, con el fin de adecuar la metodología propuesta por Guzmán
(2007) a los departamentos de Campo y de Acción Juvenil.
También se recolectó información sobre los temas para la capacitación del personal
en el uso de las herramientas y técnicas del nuevo procedimiento implementado.
33
3.4.3 Capacitación del Personal
Se capacitó al personal de los departamentos de Campo y Acción Juvenil en 3
temas: 1) en los principios de la Administración de Proyectos según el PMI(2004)
para los procesos de Iniciación y Planificación en las áreas del conocimiento,
profundizando en las involucradas en la Metodología Propuesta, 2) en el uso de
herramientas tecnológicas (WBS Chart Pro y MS Project) necesarias para completar
las plantillas y, 3) en el uso de las herramientas propuestas.
3.4.4 Implementación de la Metodología
Se ejecutó 1 proyecto en el departamento de Campo utilizando la metodología
propuesta para los procesos de iniciación y planificación y se evaluó la satisfacción
de los equipos de trabajo con metodología implementada mediante un cuestionario y
una entrevista abierta al Encargo del Departamento.
3.4.5 Análisis de Resultados
Se revisaron los resultados obtenidos del cuestionario y la entrevista para analizar el
nivel de satisfacción del equipo de trabajo con la Metodología Implementada, así
como su utilidad en la selección y planeamiento de los proyectos.
3.4.6 Reunión de Cierre
Se realizará una reunión con el Director de RJI y los equipos de trabajo de ambos
departamentos, para exponer los resultados de proyecto y evacuar dudas que
pudieran surgir al respecto.
34
Capítulo 4
35
IV. RESULTADOS OBTENIDOS
4.1 Diagnóstico
El diagnóstico consta de un estudio para conocer las características y necesidades
de los proyectos desarrollados en los departamentos de Campo y Acción Juvenil
(AJ), posibilitando la adecuación de la metodología propuesta por Guzmán (2007) a
cada uno de ellos.
4.1.1 Formulación de las Entrevistas al Equipo de Proyecto
Se realizaron entrevistas a los encargados de los dos departamentos (Campo y
Acción Juvenil) para conocer la metodología utilizada en ese momento por cada uno
de ellos, las debilidades que presentaba, así como las características y necesidades
de los proyectos que debían ser tomadas en cuenta en la nueva metodología.
4.1.1.1 Resultados de la revisión bibliográfica
Se consideró que las entrevistas a los departamentos de Campo y AJ fueran de tipo
abierta o no estructurada para poder recabar mayor detallen en los temas a indagar.
Se establecieron 3 temas a investigar.
Primero: conocer la metodología utilizada en ese momento por los departamentos en
los procesos de iniciación y planificación, los instrumentos y herramientas que
utilizaban y el flujo de las actividades realizadas, su duración y responsables.
La finalidad de este parte de la investigación fue reconocer algunos temas en los
cuales será necesario capacitar al personal para echar a andar la metodología
propuesta, así como retomar instrumentos que ellos usaban y que sirvieran como
insumo para la nueva metodología.
36
Segundo, indagar las necesidades y características de los proyectos ejecutados en
cada departamento, ajustando los instrumentos propuestos por Guzmán (2007) a la
recopilación de información necesaria para la óptima selección de los proyectos, su
asertiva planificación y ajustada a los tiempo y personal establecido para realizar las
actividades en las etapas de iniciación y planificación de los proyectos ejecutados en
cada departamento.
Por último, investigar el nivel de conocimiento que tenían los equipos de proyectos
,de cada departamento, en el uso de las herramientas tecnológicas (MS Project,
WBS Chart Pro, Office Word) necesarias para desarrollar actividades en la
metodología propuesta, los cuales sirvieron de insumos en la planificación de las
capacitaciones a los equipos de trabajo en estos programas tecnológicos.
4.1.2 Adecuación de la Metodología al Departamento de Campo
Se utilizó como insumo mayor, la metodología propuesta por Guzmán (2007)
relacionada con las áreas del conocimiento involucradas, donde se tuvieron que
fusionar plantillas debido al corto tiempo y rotación del personal establecidos para
estas etapas del ciclo de los proyectos.
4.1.2.1 Resultados de la entrevista
La metodología utilizada para el proceso de iniciación empieza con un Formulario de
Aplicación de Interés llenado por el grupo comunitario que se beneficiaría con el
proyecto.
El formulario es facilitado por organizaciones o instituciones envueltas en el
desarrollo comunitario o por líderes y participantes de proyectos ejecutados cerca de
esa comunidad.
37
Estos formularios son revisados a la luz de los requerimientos establecidos por RJI
para la posible ejecución del proyectos, tales como: alojamiento para el grupo, que
sea para beneficio de un grupo grande de personas o toda la comunidad, que tengan
los materiales necesarios para empezar de inmediato el proyecto, entre otros. De no
contar con los requerimientos la solicitud se mantiene en lista de espera hasta que
puedan cumplirlos.
En caso de ser positiva la respuesta, los proyectos son visitados por el PMT (el
equipo de trabajo del Dep. de Campo) para valorar su viabilidad.
En la visita del PMT a la comunidad se llena el formulario llamado: Identificación de
Proyectos, donde se recopila información acerca de la comunidad, el grupo
beneficiado y del proyecto que están ejecutando o quieren ejecutar.
Posterior a las visitas a las comunidades participantes, el PMT y el Director de RJI
priorizan y seleccionan los proyectos a ejecutar, de acuerdo a los principios
determinados por la organización.
Una vez pasado el proceso de selección, se procede a la etapa de planificación que
cuenta con una duración de 2 semanas. En esta etapa se capacita a los líderes (es el
personal encargado de estar en el proyecto y gestionar al grupo de voluntarios) en
temas relacionados con las funciones que desempeñarán y en liderazgo.
Posteriormente, se envía a los líderes de grupo a la comunidad asignada para
recabar la información restante sobre las condiciones del proyecto y establecer el
compromiso formal con la comunidad.
A su regreso, se reúnen el PMT y los líderes de cada proyecto para revisar toda la
información y finiquitar los detalles. También se tiene una reunión con el
departamento de logística para revisar presupuestos.
38
La duración de los procesos de iniciación y planificación están calculados en un total
de 45 días antes del comienzo de los proyectos y son realizados de manera paralela.
Las visitas del PMT a los proyectos interesados son realizadas durante el primer mes
y los últimos 15 días son utilizados para la selección de los proyecto y la capacitación
del personal de manera simultánea y posteriormente la planificación de los proyectos.
(ver anexo 5.1)
En cuanto a las necesidades y características de los proyectos, estos fueron los
resultados:
Se necesita conocer el detalle de la logística del ingreso, estadía y regreso del grupo
de RJI. Los grupos deben definir y alistar con antelación los materiales, herramientas
y provisiones que serán usadas durante todo el proyecto, así como un aproximado de
los costos de las provisiones que deben ser suplidas en el tiempo de su estadía en la
comunidad, así como posibles proveedores de comida fresca (vegetales y frutas).
Es necesario definir las actividades primarias y secundarias relacionadas al proyecto
que desarrollará el grupo durante su estadía en la comunidad y el tiempo estimado
para cada una de ellas.
Las actividades primarias son las que benefician directamente a la comunidad y son
la razón por la cual el proyecto está siendo ejecutado, por ejemplo: la construcción de
un salón comunal, escuela, un sendero en un Parque Nacional, etc. Las actividades
secundarias, buscan cubrir otras necesidades de la comunidad o estrechar los lazos
entre el grupo y la comunidad, por ejemplo: clases de inglés, ayuda voluntaria a
hospitales, escuelas y otras, actividades con grupos comunitarios, etc.
Se espera que todas las actividades primarias y varias de las secundarias sean
identificadas antes de la ejecución del proyecto.
39
Según el entrevistado, algunos problemas en los proyectos desarrollados
actualmente son:
Falta de detalle en la información. Los formularios utilizados no recolectan toda la
información que ayuda a la optima selección y planificación de los proyectos, lo que
provoca que los datos sean subjetivos, ya que cada miembros de PMT investiga lo
que le parece importante, teniendo algunas veces vacíos en el conocimiento para
determinar la viabilidad y priorización del proyecto.
Atrasos en las tareas por falta de material. Los materiales para los proyectos
dependen mayormente de donaciones institucionales, lo que provoca atrasos en su
entrega, haciendo que los proyectos sean ejecutados a destiempo o posterior a la
partida del grupo. Estos atrasos provocan un cambio en el cronograma del proyecto,
produciendo insatisfacción en los participantes y en la comunidad.
Planificación escueta y acuerdos informales. La planificación de los proyectos es
poco detallada y con acuerdos informales entre RJI y la comunidad, lo que resulta en
planes poco estructurados, atrasos u omisiones de actividades, que la comunidad no
muestre el compromiso hacia el proyecto esperado por RJI y los voluntarios o que se
presenten problemas entre los voluntarios y los miembros de la comunidad por
desacuerdos en la priorización y ejecución de actividades, todo esto frecuentemente
produce insatisfacción en los involucrados.
4.1.2.2 Cambios en el Proceso y las Herramientas a Implementar en el
Departamento de Campo
Las plantillas propuestas por Guzmán (2007) debieron ser modificadas, cambiando
términos conceptuales e información de carácter técnica, para que pudieran ser
entendido por los involucrados de los proyectos.
40
Alguna información fue eliminada, por solicitud del equipo de trabajo del
departamento, ya que se consideró que tenían pocas posibilidades de obtenerla y/o
darle el uso adecuado.
Los instrumento creados para la gestión de las áreas del conocimiento involucradas
fueron fusionados o modificados, ajustándolos a las características y necesidades de
los proyectos, como a los tiempos y particularidades del personal encargado de
recolectar la información.
En el proceso de Iniciación se fusionaron los instrumento propuestos por Guzmán
(2007) para acortar tiempos, tanto en la capacitación del personal (ya que el personal
es rotatorio y debe ser capacitado antes de empezar cada proyecto), como en la
recolección de la información y en la planificación del proyecto. El proceso consta de
tres instrumentos.
La plantilla IN 01 Aplicación de Interés (ver anexo 6.1) fue conservada. Se agregaron
comentarios explicativos en las preguntas para evitar la subjetividad en las
respuestas.
El instrumento denominado Fórmula de Identificación de Proyectos fue dividida en
dos partes.
La primera parte está contenida en la IN 02 Formulario de Identificación de
Proyectos (ver anexo 6.2), incluyéndole un pequeño apartado del Análisis de Riesgos
y adecuándose a las características de los proyectos, se sustituyeron preguntas
técnicas recomendadas por el PMI (2004), por preguntas específicas de los
proyectos ejecutados en el departamento.
Se eliminaron las preguntas relacionadas a temas de género y juventud por no ser
determinantes para la selección del proyecto.
41
A la segunda parte se le llamó: IN 03 Acuerdo de Compromiso entre la Comunidad y
RJI. (ver anexo 6.3)
A este instrumento se le incorporó una sección de las plantillas propuestas por
Guzmán (2007) denominadas Acta de Constitución del Proyecto e Idea Inicial del
Proyecto (las cuales fueron eliminadas como instrumentos del proceso).
La finalidad de la plantilla creada es lograr la definición detallada del alcance, las
actividades del proyecto e identificación de responsables, de manera que pudiera
constituirse un compromiso formal de todos los involucrados.
Se realizó al igual que la plantilla anterior, el proceso de adecuación de las preguntas
a las características y necesidades de los proyectos y se excluyeron temas
relacionados con la diferenciación de género y Juventud.
Se eliminó la plantilla: Enunciado del Alcance del Proyecto, porque parte de su
contenido viene incluido en el Plan de Proyecto o fue considerado ¨técnico¨ y ¨poco
relevante¨ por el equipo de trabajo del departamento.
Para la etapa de planificación se seleccionaron solo 3 plantillas de las propuestas
por Guzmán (2007) para las áreas del conocimiento involucradas, las demás fueron
eliminadas por la duración y características del personal responsable de recabar la
información.
Por otra parte, se consideró que la información se encontraba incluida en el Plan de
Proyecto, por lo que resultaban repetitivas y una trabajo innecesario para el corto
tiempo disponible en esta etapa.
42
Los instrumento seleccionados fueron:
1) Matriz de Involucrados (Ver Anexo 6.4 ), Plan de Comunicaciones (Ver Anexo 6.5)
y Matriz de Responsabilidades (Ver Anexo 6.6). Los cuales fueron conservados
según la propuesta de Guzmán (2007).
Se mantuvo el Plan de Proyecto (ver anexo 6.7) con los siguientes cambios:
Se excluyeron las secciones que buscaban recabar información para la gestión de
las áreas del conocimiento no involucradas.
En el punto 1.2 (Descripción del proyecto) se eliminaron los espacios para explicar
las métricas utilizadas, limitaciones y factores críticos de éxito, porque el equipo de
trabajo señaló que eran términos técnicos, cuyo resultado no podía ser medido o
utilizado correctamente. Se incluyó la explicación de proyectos secundarios por ser
una guía para la planificación de actividades del proyecto.
En el punto 1.3 (Descripción y Características principales del Producto del Proyecto)
se hizo un recorte de la información requerida, basándose en el corto tiempo y
características del personal a cargo de realizar estas funciones.
Los apartados seleccionados estuvieron relacionados con la organización básica del
tiempo, la comunicación y el recurso humano para el proyecto.
La gestión de la Documentación (punto 1.4) fue eliminada por dos razones: 1) no
contar con el tiempo requerido para ser llenado durante la etapa de planificación y
2) El departamento cuenta con manuales específicos para los líderes donde señalan
la información que se debe presentar al final del proyecto.
43
El instructivo propuesto por Guzmán (2007) para el Plan de Proyecto fue modificado
en alcance y contenido. (ver anexo 6.8) Su nuevo alcance es explicar la metodología
para los procesos de iniciación y planificación, así como los instrumentos utilizados
en cada uno de estos procesos.
El contenido fue adecuado para informar sobre los instrumentos establecidos y el
momento en que debían ser utilizados, además de incluir los cambios mencionados
anteriormente, en la información requerida en el Plan de Proyecto.
Como resultado se obtuvo un flujo de actividades para los procesos de Iniciación y
Planificación que puede verse en el anexo 5.2.
En toda la metodología propuesta por Guzmán (2007) se excluyeron las
herramientas establecidas para la gestión de las áreas del conocimiento que no
serán implementadas en este Proyecto Final de Graduación.
Se eliminaron las plantillas PL 07 Identificación de Riesgos, PL 08 Plan de Acción
contra los riesgos y la sección referente a este tema en el Plan de Proyecto,
propuestos por Guzmán (2007), ya que representan un trabajo exhaustivo que no
puede ser realizado con calidad por los responsables en el tiempo establecidos para
la iniciación y planificación de los proyectos.
La rotación del personal a cargo de recaudar esta información, así como la diversidad
en sus habilidades y conocimientos, son también limitantes de la estandarización de
la información.
En la EDT se excluyó el cálculo de los gastos, ya que el presupuesto asignado para
el proyecto es definido desde el año anterior a su ejecución en la reunión de la
Alianza. RJI corre solo con gastos de transporte, alimentación y un pequeño
presupuesto de emergencias para los voluntarios.
44
El presupuesto asignado para realizar las actividades del proyecto es responsabilidad
de la comunidad.
En lo concerniente al flujo del proceso en las etapas de Iniciación y Planificación, se
determinó que debía ser cambiado principalmente por razones de tiempo.
El proceso de los cambios a la metodología inició con la entrevista al encargado del
departamento de Campo y continuó en la capacitación del equipo de trabajo en el
uso de plantillas. Es en esta segunda etapa donde se plantean la mayoría de
exclusiones de información por razones de tiempo y una adaptación más cercana a
las características de los proyectos. Se toman en cuenta todas las recomendaciones
realizadas por el equipo de trabajo por su opinión experta en el desarrollo de este
tipo de proyectos, porque son quienes implementarán la metodología y deben estar
de acuerdo con ella y porque para ese momento ya habían sido capacitados en los
principios de la Administración de Proyectos de acuerdo al PMI (2004) por lo que
poseían suficiente criterio técnico para no eliminar información importante.
4.1.2.3 Lista de temas para la capacitación en el uso de plantillas
- Elaboración del acta de proyecto y declaración del alcance.
- Creación de cronogramas para las actividades primarias del proyecto.
- Formulación de matrices de comunicaciones y de responsables.
- Elaboración de plan de proyectos.
La lista incluye plantillas que fueron eliminadas o fusionadas posterior a la
capacitación.
45
4.1.3 Adecuación de Plantillas en el Departamento de Acción Juvenil (AJ)
El departamento de Acción Juvenil contaba con una metodología informal para
realizar los talleres, donde la encargada del departamento comunicaba oralmente las
indicaciones a los voluntarios encargados de planificar y ejecutar los talleres. (ver
anexo 5.3)
La Metodología de Guzmán (2007) debió ser rediseñada, por ser una propuesta para
los proyectos del Dep. de Campo, los cuales poseen características y necesidades
distintas a los de este departamento.
4.1.3.1 Resultado de la Entrevista
Los proyectos de este departamento son Talleres para jóvenes y mujeres de
comunidades rurales. Los talleres son planificados por los participantes de los
proyectos del departamento de Campo, los cuales tienen la posibilidad de ejecutar un
máximo de tres actividades durante el proyecto.
La etapa de iniciación consta de un Formulario llamado: Temas de Interés que es
llenado por los líderes en su visita a las comunidades y sirve de insumo para la
reunión inicial que se tendrá con la comunidad.
Durante la orientación de los voluntarios, llevado a cabo antes de iniciar el proyecto,
se selecciona un Comité Organizador de los Talleres, compuesto por un voluntario y
un líder del grupo, quienes serán los responsables de la coordinación con la
comunidad y la planificación y ejecución de los Talleres, así como de encontrar dos
miembros de la comunidad que se unan al Comité.
En las dos primeras semanas del proyecto, se deben realizar reuniones informales
con miembros de la comunidad para indagar temas de interés para los talleres.
46
Al cabo de este tiempo se debe notificar los temas seleccionados a la encargada del
departamento de AJ, quien coordinará con los facilitadores (facilitadores son
voluntarios expertos en diversos temas) para que desarrollen los talleres.
El Comité Organizador es el encargado de coordinar y preparar la logística de las
actividades, algunas de las tareas que deben coordinar son: la búsqueda del local, la
planificación de la alimentación de los asistentes, propaganda de la actividad, entre
otras.
El departamento ha incursionado en distintas poblaciones y tipo de actividades. Por
ejemplo, se prepararon talleres en colegios de la zona urbana, pero el poco éxito y
trabas administrativas hicieron que no se continuara con esta modalidad.
También se ha llevado un proceso de 2 años con un grupo de mujeres en Upala, a
quienes se les ha capacitado, o coordinado capacitaciones, para formar una
organización.
Actualmente, se encuentran realizando un estudio diagnóstico con la Municipalidad
de Belén, en el tema de juventud. El proyecto busca el mejoramiento de la calidad de
vida de los jóvenes, tocando temas como empleabilidad y medio ambiente.
Aunque las modalidades son variadas, se busca establecer una metodología que
responda a los procesos de iniciación y planificación de talleres en sus diversos
ámbitos de acción.
Algunas de las necesidades encontradas en el departamento son:
Los temas de los talleres deben ajustarse a la disponibilidad de los
facilitadores voluntarios expertos en temas específicos, lo que provoca que
47
los talleres no siempre respondan a las necesidades o interés de la
comunidad.
Las actividades deben de ser coordinadas y planificadas con tiempo, para
poder notificar oportunamente a los facilitadores y que no presenten
problemas de calendarización con otros proyectos que estén siendo
ejecutados paralelamente.
Se deben proponer temas novedosos a las comunidades para aumentar el
impacto de los talleres.
Se debe guiar a los voluntarios en el proceso de preparación y
coordinación de los Talleres, ya que la mayoría no tiene experiencia en
este tipo de actividades y/o cuentan con la barrera del idioma y la
diferencia cultural.
Algunos problemas identificados en la metodología actual son:
Los voluntarios presentan los temas tardíamente, dificultando la
participación de los facilitadores en las fechas establecidas para los
Talleres, debido a sus compromisos laborales.
La identificación tardía de temas, hace que en ocasiones coincidan las
fechas de los Talleres en proyectos que se desarrollan paralelamente, lo
que impide a la encargada del departamento participar de todas las
actividades o poder coordinar con todos los facilitadores.
Los facilitadores con que cuenta el departamento son voluntarios, por lo
que hay que ajustar las fechas de las conferencias a su disponibilidad y a
veces suspender su participación por motivos de trabajo.
Dada la poca formación e información a los voluntarios, se presentan
problemas en la planificación, coordinación y divulgación de las
conferencias, lo que tiende a producir una participación comunitaria inferior
a la que se podría lograr.
48
4.1.3.2 Cambios en el Proceso y las Herramientas a Implementar en el
Departamento de Acción Juvenil
La Metodología propuesta por Guzmán (2007) no estaba diseñada para este tipo de
proyectos, por lo que su modificación fue más significativa en cuanto a contenido,
aunque se intentó utilizar algunas de las herramientas ofrecidas.
Modificaciones en el Proceso de Iniciación
La herramienta IN01 Aplicación de Interés (ver anexo 7.1) se modificó para recolectar
la información necesaria para gestionar la realización de un Taller.
Es una herramienta que permite el contacto directo entre la comunidad y el
departamento de Acción Juvenil. Su objetivo es que las comunidades describan la
necesidad de ser capacitados en algún tema.
Esta herramienta solo es utilizada cuando un grupo de voluntarios del departamento
de Campo no esté en la comunidad, por lo que el proceso deba ser gestionado
directamente entre la Comunidad y el Departamento de AJ.
El segundo instrumento del proceso es el IN02 Idea Inicial de los Talleres (ver anexo
7.2). Es utilizado por los líderes en su visita a las comunidades y pretende facilitar el
proceso de iniciación de los talleres mediante la documentación de información que
pueda servir de insumo para la planificación de los talleres.
Facilita al Comité Organizador la identificación de temas, posibles organizaciones e
instituciones que puedan ayudar a realizar la actividad y facilitadores en la
comunidad que puedan apoyar en los temas que sean seleccionados.
49
La plantilla IN03 Identificación de Temas para Talleres, (ver anexo 7.3) es creada
como apoyo al Comité Organizador cuando los voluntarios están realizando un
proyecto en una comunidad (también puede ser utilizada por algún grupo comunitario
que solicita la ayuda directa a RJI para ejecutar algún taller). Busca dirigir al grupo en
la organización de varias actividades tipo Taller durante el proyecto.
Modificaciones en Proceso de Planificación
Se conservaron tres de las plantillas propuesta por Guzmán (2007) para las áreas del
conocimiento gestionadas en la metodología en el proceso de Planificación.
La PL01 Matriz de Responsabilidades (ver anexo 7.4), ya que es una herramienta
técnica que busca definir los roles y responsabilidades necesarios para ejecutar el
proyecto y asignarlos al personal disponible según el cargo y las habilidades que
posea.
La herramienta PL02 Plan de Comunicaciones (ver anexo 7.5) permite al Comité
Organizador delimitar las comunicaciones formales que se deben dar durante el
proyecto con RJI, la Comunidad e Instituciones u Organizaciones Comunales que
estén apoyando el Taller, de modo que puedan conocer el medio, el momento y el
tipo de comunicación que deben tener con cada uno de ellos.
La tercera plantilla seleccionada fue denominada PL03 Solicitud de Cambios (ver
anexo 7.6), donde el grupo podrá documentar los cambios que consideren hacer al
Plan de Taller, permitiendo analizar las razones para hacerlo y el impacto en
diferentes niveles que tendrá sobre el Taller.
La plantillas mencionadas solo fueron alteradas en forma, no en contenido.
50
El instrumento Plan de Proyecto fue denominado Plan del Taller General (ver anexo
7.7) y describe el plan para cada uno de las actividades que el Comité Organizador
realice durante el proyecto.
Se debe establecer un Plan para cada una de las Actividades Generales que se
realicen durante el proyecto.
El contenido fue adecuado a las características de estos proyectos, orientado a
establecer la justificación y objetivos del Taller, la organización de las actividades y el
establecimiento del organigrama e involucrados.
La meta es permitir al Comité Organizador organizar la información recolectada
durante el proceso de Iniciación y la primera etapa de la Planificación, en un solo
documento que les permita controlar la ejecución del Taller.
Al igual que para el departamento de Campo, el instructivo propuesto por Guzmán
(2007) para el Plan de Proyecto fue modificado en su alcance y contenido. (ver anexo
7.8)
Su nuevo alcance es el de explicar la metodología para los procesos de iniciación y
planificación y las plantillas y formularios utilizados en cada uno de estos procesos.
En cuanto al contenido, se busca informar sobre los instrumentos y el momento en
que debían ser utilizados, además se incluyeron los cambios antes mencionados en
la información requerida en el Plan de Proyecto.
El flujo de los procesos de Iniciación y Planificación de los Proyectos fue cambiado,
para que contara con técnicas y herramientas formales. (ver anexo 5.4)
51
4.1.3.3 Lista de temas para la capacitación en el uso de plantillas
- Elaboración del acta de proyecto y declaración del alcance.
- Creación de cronogramas para las actividades primarias del proyecto.
- Formulación de matrices de comunicaciones y de responsables.
- Elaboración de plan de proyectos.
4.1.4 Resultados en el Conocimiento de Programas Tecnológicos utilizados en la
Metodología a Implementar
El conocimiento de los equipos de trabajo de los dos departamentos en el manejo de
los programas tecnológicos se establece de la siguiente manera: en el manejo de MS
Project y WBS Chart Pro ninguno del personal tiene experiencia, ubicándolos en un
nivel de NC (no conoce).
En el uso de las herramientas de Microsoft Office utilizadas en la nueva metodología
se presentará un resultado general de los miembros de los dos departamentos
involucrados. En el departamento de Campo, Álvaro Madrigal cuenta con un nivel
avanzado en Word. Harol Arias y Natalie Salas se ubican en un nivel medio en el uso
de Word.
En el departamento de AJ su única integrante Mónica Salas también presenta una
conocimiento NC en los programas MS Project y WBS Chart Pro. En Word presenta
un manejo medio. Ver Cuadro #3
52
Cuadro #3
Conocimiento de los Equipos de Trabajo en Programas Tecnológicos a Implementar
Nombre MS Project WBS Chart Pro Word
Álvaro Madrigal NC NC Avanzado Harol Arias NC NC Medio
Natalie Salas NC NC Medio Mónica Salas NC NC Medio
4.2 Inducción y Capacitación
Se planificaron y ejecutaron talleres en los siguientes temas: los Principios de
Administración de Proyectos, Herramientas Tecnológica (MS Project y WBS Chart
Pro) y en el Uso de las Plantillas de las Metodologías Propuestas.
4.2.1 Elaboración de la Capacitación en los Principios de Administración de
Proyectos
Se realizó una inducción en los procesos de Iniciación y Planificación y el las Áreas
del Conocimiento: Alcance, Tiempo, Recursos Humanos y Comunicación.
4.2.1.1 Resultados de la revisión bibliográfica
Se investigó el tema de la Administración de Proyectos según los principios
propuestos por el PMI (2004), ya que las Metodologías Propuestas están basadas en
los mismos.
Se incluyeron solamente los grupos de procesos y áreas del conocimiento incluidos
en la metodología por la poca disponibilidad de los participantes, ya que se
53
encontraban en la etapa de ejecución de un proyecto y cerca de la etapa de
iniciación del proyecto en que se implementaría la Metodología.
4.2.1.2 Resultados de la Inducción a los principios de Administración de Proyectos
Se planificó una Inducción en los principios de Administración de Proyectos de
acuerdo al PMI (2004), donde se invitó al personal de todos los departamentos de
RJI.
A la misma asistieron los equipos de trabajo de los departamentos de Campo (3
personas) y Acción Juvenil (1 persona) y el Director de la Organización, un total de 5
personas.
La Capacitación fue ejecutada de acuerdo a lo programado, solo presentándose un
atraso del programa por la extensión de las primeras actividades, el cual fue cubierto
por la holgura establecida para el total del Taller.
Al preguntar a los participantes sobre los temas abordados ellos demostraron
manejar los conceptos básicos incluidos en el programa y poder contextualizarlos
dentro de sus proyectos.
La participación de los asistentes fue activa y la retroalimentación a la facilitadota fue
positiva, solicitando nuevos talleres en el tema.
Por lo anterior se puede calificar el Taller como exitoso.
54
4.2.2 Capacitación en Herramientas Tecnológica
Se capacitó a los equipos de trabajo de los departamentos involucrados en dos
programas, WBS Chart Pro y MS Project.
4.2.2.1 Resultados de la capacitación en uso de MS Project
Para el Curso Introducción al MS Project se subcontrató a M. Sc. Xavier Salas por
servicios profesionales. El curso se efectuó en 4 sesiones de 3 horas cada una, en
las oficinas de RJI.
El facilitador tiene experiencia en impartir este curso y presentó un programa formal
y estructurado, incluyendo la evaluación de los participantes en el uso de la
herramienta.
El curso incluye la inducción a los Principios de la Administración de Proyectos y la
Gestión del Tiempo y el Costo de un proyecto, utilizando el MS Project como
herramienta.
4.2.2.2 Resultados de la Capacitación en el Uso de WBS Chart Pro
El taller tuvo una duración de 30 minutos y participaron los equipos de trabajo de los
departamentos de campo y Acción Juvenil.
Se les mostró como crear una Estructura Detallada de Trabajo (EDT) con el
programa y la información que podía incluirse en ella y se aclararon las dudas que
surgieron acerca del uso de la herramienta.
55
Además se les facilitó el Manual virtual llamado “WBS Cart Pro” donde se describen
los detalles del uso de esta herramienta y del programa.
No se dio mucho énfasis en esta capacitación porque los conceptos teóricos de la
herramienta EDT habían sido explicados por el facilitador de Curso Introducción al
MS Project.
Los participantes entendieron el programa y pudieron desarrollar una EDT utilizando
esta herramienta, lo cual era la finalidad del Taller.
4.3 Implementación de la Metodología
La metodología fue implementada en un proyecto del departamento de Campo, por el
equipo de trabajo del departamento y los líderes del proyecto. Se contó con la
colaboración de la comunidad para la creación del cronograma.
4.3.1 Elaboración del Instrumento para la Evaluación de Resultados
El instrumento creado fue tipo cuestionario, con preguntas abiertas para que las
respuestas representaran la opinión y satisfacción del equipo de trabajo con respecto
a la Metodología Implementada y tuvieran la oportunidad de exponer modificaciones
que consideraran necesarias para el mejor funcionamiento y utilidad de la misma.
4.3.2 Resultados Obtenidos de la Evaluación de la Metodología en el proyecto
ejecutado en el Departamento de Campo
El proyecto se está llevando a cabo en una comunidad donde RJI había cooperado
con proyectos pasados. Actualmente, la participación de RJI en el proyecto está en
etapa de Ejecución.
56
Aunque la comunidad ha tenido la experiencia de trabajar con RJI, para los
voluntarios y líderes del proyecto es la primera vez que realizan un proyecto con RJI.
La participación de RJI en el proyecto en ejecución inició en Julio 2007, con la
Aplicación de Interés de la Comunidad, pasando a la Visita del PMT (Equipo de
Trabajo del Departamento) al lugar del proyecto.
Después de analizar la viabilidad del proyecto y pasar la etapa de priorización entre
las opciones existentes, fue seleccionado. El proceso de Planificación empezó con la
capacitación de los líderes, seguido por la visita de los líderes a la comunidad y
finalizó con la creación del Plan del Proyecto.
4.3.2.1 Proceso de Iniciación
Para el equipo de proyecto el proceso de Iniciación se alargó, en comparación con
proyectos anteriores, para incluir la participación de la Comunidad en la creación del
Cronograma de las actividades del proyecto.
Una de las necesidades expresadas por el encargado del departamento en la
entrevista inicial fue la de organizar el trabajo del proyecto, lo cual debía ser realizado
por la comunidad que ejecuta el proyecto.
La metodología implementada presenta a la comunidad el instrumento de la EDT
(Estructura Detallada de Trabajo) para que organicen las tareas a realizar durante el
tiempo en que el grupo de RJI participa del proyecto.
El resultado obtenido fue la creación de una EDT menos estructurada a la plateada
por el PMI (2004), pero que le permitió a la comunidad definir las actividades
generales que se debían desarrollar y determinar los tiempos en que deben ser
ejecutadas.
57
El encargado del departamento expresó en la entrevista final que se podía ver un
cambio en el compromiso de la Comunidad con el proyecto, comparado a otros
proyectos ejecutados por RJI anteriormente, posiblemente producido por la
organización del trabajo, lo que les permitía visualizar mejor el tiempo y aporte que
podían obtener del grupo de RJI para realizar las tareas.
El compromiso y organización de la comunidad fueron considerados los mayores
logros de la Metodología según el encargado del departamento.
4.3.2.2 Proceso de Planificación
El equipo de trabajo se mostró menos satisfechos con la metodología propuesta para
esta etapa, comparado con la propuesta para los procesos de Iniciación.
Señalaron que no utilizaron las plantillas propuestas por ser consideradas todavía
“técnicas y confusas” por lo que resultaron difíciles de entender por el equipo y que
requerían más tiempo del establecido para este proceso para ser llenadas.
La Matriz de Involucrados les pareció poco útil, porque la información aparecía en el
Formulario Identificación de Proyectos, el cual es facilitado al grupo de voluntarios de
RJI para ser revisado durante el proyecto.
Sin embargo, durante la ejecución de este proyecto se dio un vuelco en la visión de
los proyectos ejecutados por este departamento. Entre los acuerdo tomados por la
organización, está el de recategorizar los proyectos denominados como secundarios
a una posición de proyectos primarios, para que fueran realizados con igual
importancia que las tareas antes señaladas como primarias.
58
Por lo tanto, para nuevos proyectos en lugar de estipular un proyecto primario (la
construcción de un salón comunal, un restaurante, un sendero en un Parque
Nacional, etc.) y varios secundarios (impartir clases de inglés a la comunidad, apoyar
al servicio médico en un hospital de manera voluntaria, apoyar a grupos en diversas
funciones y actividades, etc.), ahora se plantearán todos estos proyectos como
primarios y formarán parte del alcance del proyecto total.
El encargado del departamento indica que con este cambio la Plantilla Matriz de
Involucrados adquiere un nuevo interés para ellos, ya que se deben definir desde el
principio los involucrados de cada proyecto primario.
En el futuro se plantea la posibilidad de fusionar esta plantilla al formulario llamado:
Identificación de Proyectos, para tener mayor conocimiento de los involucrados en
cada proyecto primario del proyecto total.
La información requerida en Matriz de Comunicaciones les pareció de poca utilidad,
ya que las comunicaciones se encuentran indicadas en el manual de roles y tareas
que RJI le proporciona a los grupos de voluntarios, por lo que será eliminada, así
como el apartado de las comunicaciones en el Plan de Proyecto.
La Matriz de Responsabilidades tampoco fue utilizado para este proyecto, ya que los
roles y las responsabilidades de los participantes también están recomendadas en el
manual de roles y tareas.
Otra razón presentada por el equipo de trabajo, es que estos proyectos buscan
desarrollar las capacidades de organización y liderazgo de los voluntarios
participantes, por lo que ofrecen solo una guía de recomendaciones básicas y dejan
que la experiencia y habilidades de los líderes y participantes sean las que premien
en la organización interna del grupo.
59
Hay que recordar que el grupo de voluntarios de RJI no es responsable de las tareas
del proyecto sino la comunidad y por lo tanto las responsabilidades planteadas en la
plantilla estaban dirigidas a la organización dentro del grupo y con RJI.
Todavía no se ha decidido si estas plantillas serán eliminadas o replanteado su
función dentro de la metodología.
El Plan de Proyecto si fue llenado casi en su totalidad (excepto la sección de
comunicaciones), y fue considerado beneficioso para el grupo de voluntarios, ya que
les permitió conocer los objetivos de proyecto y las tareas que debían realizar, según
lo indicó el equipo de trabajo en el cuestionario.
Se expresó que el mayor logro en esta etapa fue la identificación de las exclusiones y
supuestos, porque les permitió visualizar el alcance total del proyecto, definir mejor
las tareas que serían desarrolladas por el grupo de voluntarios y conocer cuales
debían ser las condiciones necesarias para que se realizaran, por lo que se podía
proponer cambios posibles al cronograma y tareas que se pudieran realizar en caso
de que no se dieran las condiciones .
4.3.2.3 Resultados de la Metodología por Áreas del Conocimiento
Alcance
Se indica que la Metodología permitió definir mejor el alcance del proyecto,
especialmente por la comunidad, que es la responsable de las actividades del
proyecto primario.
La definición del alcance del proyecto también les permitió conocer las actividades
que debían ser desarrolladas para lograrlo y utilizar mejor los recursos con que
disponían para llevarlas a cabo (incluyendo el grupo de voluntarios de RJI).
60
Como resultado indirecto se presentó un mayor compromiso de la comunidad con el
proyecto, preocupación por el cumplimiento de fechas y la organización general del
trabajo.
La metodología también facilitó la transmisión del Alcance al grupo de voluntarios,
quienes parecían tener claros los objetivos y tareas del proyecto.
Tiempo
La creación de un cronograma de actividades parece haber influido en la
organización y preocupación de la comunidad y de los voluntarios por ejecutar las
tareas en los tiempos planificados, o tomar medidas alternativas cuando las
condiciones no fueron favorables para la ejecución de las tareas planificadas.
Con la organización de las actividades parece haberse dado un mejor uso de los
recursos disponibles, con relación a otros proyectos pasados.
Los voluntarios parecían estar satisfechos con la organización del trabajo del
proyecto, según lo expresado por ellos durante la visita del miembro del equipo de
trabajo al proyecto.
Recursos Humanos
La metodología no parece presentar aporte significativo en la organización del
Recurso Humano en la definición de los roles y responsabilidades para las tareas del
proyecto, porque ellos se encuentran en manos de la comunidad.
61
Por esta razón la metodología ofrecía la gestión del recurso humano de RJI y la
organización del mismo en roles y responsabilidades de la gestión interna del grupo.
Para esta gestión se cuenta desde antes con un manual o guía flexible que presenta
algunos roles y las funciones que deben cumplir, pero que permite que sea el grupo
el que se organice para que desarrolle las habilidades de liderazgo y coordinación.
El desarrollo de éstas habilidades son uno de los objetivos del programa de
voluntariado por lo que una mayor definición de roles y responsabilidades en lugar de
facilitar la gestión del recurso humano, es visto como una obstrucción a este objetivo.
La identificación de involucrados en el formulario de Identificación de proyectos fue
catalogado como positivo, pero no así la Matriz de Involucrados, que pareció
representar un aumento de trabajo innecesario para la planificación del proyecto.
No obstante, con la nueva visión de los proyectos, la identificación de involucrados
podría responder a la nueva necesidad de identificar los involucrados en cada
proyecto primario del proyecto final, con el fin de facilitar la comunicación con ellos.
Comunicaciones
La gestión de las comunicaciones propuesta por la metodología no parece haber
obtenidos una aceptación positiva por parte del equipo, sino fue percibida como una
tarea innecesaria y el instrumento no responde a las necesidades y características
del proyecto.
El equipo expresa que las comunicaciones entre el grupo de voluntarios y el equipo
de trabajo es básica y está claramente definida durante la orientación y en la
información que se le entrega al grupo de voluntarios antes de iniciar el proyecto. Las
62
comunicaciones con la comunidad es informal y es producto de las necesidades que
surjan en el proceso de ejecución, por lo que es difícil de planificar.
4.3.3 Observaciones Generales a la Metodología
El equipo de trabajo expresa la dificultad de generalizar los resultados obtenidos con
la metodología por dos razones: 1) Los proyectos son ejecutados en comunidades y
por grupos de voluntarios distintos todo el tiempo, por lo que algunos de los
resultados podrían no deberse a la Metodología sino a las características de alguno
de estos dos actores o de ambos, 2) La comunidad tiene una larga trayectoria de
proyectos con RJI, contando con una experiencia en este tipo de proyectos que
podrían no presentarse en otras comunidades donde RJI apoye proyectos por
primera vez.
El proyecto donde se utilizó la Metodología planteada para los procesos de Iniciación
y Planificación se encuentra en etapa de Ejecución, por lo que algunos de los
resultados no pudieron ser obtenidos, especialmente los resultados en la
organización y satisfacción de los voluntarios, lo cual era una de las metas de la
implementación de esta metodología.
63
Capítulo 5
64
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones
Se debió hacer un ajuste de la metodología propuesta por Guzmán (2007) a las
características y necesidades de los proyectos realizados por cada uno de los
departamentos involucrados.
5.1.1 Metodología para Proyectos en el Departamento de Campo
La Metodología propuesta por Guzmán (2007) para los procesos de Iniciación y
Planificación debió ser resumida, algunas plantillas fusionadas y otras eliminadas por
ser consideradas técnicas y porque la metodología excedía el tiempo programado
para estas etapas.
El equipo de trabajo del departamento fue capacitado en los Principios de la
Administración de Proyectos según el PMI (2004), y en el uso de herramientas
tecnológicas que serían utilizadas en la metodología propuesta, para que se tuviera
un entendimiento y uso óptimo de las mismas, así como el criterio para continuar el
proceso de mejoramiento continuo de la metodología.
Las capacitaciones dadas al equipo de trabajo les permitió tener compromiso y
entendimiento de la metodología, por lo que tanto la aplicación de los instrumentos,
como la transmisión de la información y capacitación de los líderes del grupo y la
comunidad pueden considerarse exitosas, facilitando el proceso y permitiendo que
los alcances fueran más allá de sus expectativas.
A pesar de la experiencia de la organización (RJI) en ejecutar proyectos, existía poco
conocimiento de sus miembros en la Administración de Proyecto según el PMI
65
(2004), y en el uso de técnicas y herramientas propuestas para la mejora en los
procesos de iniciación y planificación de los proyectos.
Actualmente, los procesos de Iniciación y Planificación de los proyectos cuentan con
técnicas y herramientas formales que facilitan su gestión y pueden ser utilizados
adecuadamente por el personal responsable dado que fueron capacitados en el
tema.
El proceso de Iniciación propuesto permite al equipo de proyecto obtener la
información que requieren en cada momento y les facilita tanto al equipo de trabajo,
como a la comunidad, conocer el alcance y duración de las tareas que se realizarán
durante el proyecto.
El saber el alcance y duración de las tareas ayuda en la selección y planificación de
los proyectos, para que se ajusten a los requerimientos de la organización (RJI) y
permite que se tomen medidas preventivas ante factores que puedan influir
(problemas u oportunidades) en el desarrollo del proyecto.
El incluir la planificación de los proyectos antes de su ejecución le dio a la comunidad
y al grupo la oportunidad de preparar los recursos y condiciones necesarias para la
ejecución de tareas y resolver los problemas que surgieron asertiva y prontamente,
pues contaban con un desglose de tareas que les permitía adelantar, atrasar o
cambiar trabajos para lograr el alcance.
La comunidad y los voluntarios, quienes, en la mayoría de los casos, experimentaban
este tipo de proyectos por primera vez, realizaban las tareas bajo el monitoreo
continuo del equipo de trabajo o utilizaban su propio criterio para organizar el trabajo
y el recurso o para resolver problemas, lo cual excluía parte de la experiencia de la
organización.
66
La metodología permitió que la experiencia y conocimiento de la organización fuera
traducida a instrumentos que guiaran tanto a la comunidad como a los líderes y
voluntarios en sus funciones, abriendo campo al equipo de trabajo para realizar otras
tareas de carácter estratégico y supervisión, en el departamento y en los proyectos.
El trabajo de adecuación de la metodología a las características y necesidades de los
proyectos ejecutados por el departamento, fue realizado de la mano con el equipo
de trabajo, logrando que estuviera ajustada al criterio y experiencia de los mismos.
Esta participación hizo que el equipo se mostrara comprometido y precisaran la
aplicación de los instrumentos y herramientas. Además, en la evaluación de
resultados se observó que el proceso de mejoramiento de la metodología ya había
sido iniciado, lo cual es considerado un éxito para este Proyecto Final de Graduación.
La finalidad de los cambios realizados a la metodología en el proceso de Iniciación
están dirigidos a la identificación del alcance de los proyectos y la estimación del
trabajo necesario para alcanzarlo. Además se buscaba que las comunidades
beneficiadas pudieran organizarse y comprometerse con el proyecto durante el
tiempo en que el grupo de RJI los ayudara, para optimizar el uso de los recursos
disponibles para la realización de las actividades.
Se observó una mejora en ambos puntos, generado satisfacción al equipo de trabajo,
los cuales consideraron que el mayor éxito de la metodología fue que la comunidad
se comprometiera con el proyecto y que el trabajo fuera organizado detalladamente,
facilitando la organización y resolución de problemas.
El éxito de este proceso se puede considerar parcial, dándose una mejora en la
organización y establecimiento del alcance, pero sin determinar de manera precisa
todas las tareas que debían ser ejecutadas, lo cual permitiría conocer
67
específicamente el trabajo y el recurso necesario para cada actividad y utilizar al
máximo el recurso disponible.
El proceso de Planificación fue el que presentó mayores cambios, ya que las
herramientas estaban diseñadas para proyectos que fueran desarrollados por RJI y
no para proyectos ejecutados por Comunidades o Grupos Comunales que cuentan
con el apoyo de voluntarios de RJI.
Los instrumentos creados para involucrar a la comunidad y organizar las actividades
del proyecto, fueron las que tuvieron mayor aceptación y satisfacción para el equipo
de trabajo del departamento, ya que significó una reducción del trabajo de RJI en la
gestión de las comunicaciones e hizo posible que los problemas y disconformidades
de los voluntarios fueran reducidos o resueltos asertivamente y con rapidez.
En el proceso de Planificación se presentaron resultados positivos en las áreas de la
Gestión del Tiempo y el Alcance y no tanto en la gestión del Recurso Humano y las
Comunicaciones, donde las herramientas sugeridas no fueron las más adecuadas
para las características y necesidades de estos proyectos.
Para la creación de plantillas para la gestión de las comunicaciones y el recurso
humano, debieron haberse tomado en cuenta los documentos que RJI entrega a los
líderes y voluntarios, con la información sobre las comunicaciones y los roles que se
recomiendan dentro del grupo, ya que permiten trasmitir la experiencia de la
organización en estas áreas del conocimiento. Los instrumentos propuestos para
este fin, fueron considerados como innecesarios por el equipo de trabajo.
68
5.1.2 Metodología para Proyectos en el Departamento de Acción Juvenil
La metodología propuesta para los proyectos de este departamento busca trasmitir al
Comité Organizador la experiencia que tiene RJI en la ejecución de Talleres, para
que cuenten con herramientas diseñadas para que todas las actividades necesarias
para la realización de talleres sean ejecutadas y aumenten la probabilidad de éxito de
las actividades.
En la entrevista inicial, la encargada del Departamento planteó la necesidad de
establecer una guía para la realización los Talleres, porque no existía en RJI un
documento que trasmitiera la experiencia alcanzada por la organización en este
campo y que le facilitara esta tarea al Comité Organizador.
La metodología fue diseñada para cumplir el objetivo antes planteado utilizando
como insumos las técnicas y herramientas planteadas por Guzmán (2007) .
Para el proceso de Iniciación se modificaron las herramientas propuestas para
adaptarlas a la información que debía ser recolectada para seleccionar los temas de
los talleres e indagar posibles recursos con los que se podría contar durante este
proyecto.
En el proceso de Planificación se solicitaba la información que guiara al Comité
Organizador a gestionar tareas que se deben identificar antes de ejecutar un taller,
tales como: el lugar, la población, los expositores, posibles donadores, etc.
La Planificación también busca desglosar el trabajo necesario para realizar un taller y
calendarizar las actividades, permitiendo delegar responsabilidades y ejecutar las
tareas a tiempo.
69
No se pudo validar la metodología por razones de tiempo. Los resultados debían
provenir del Comité Organizador y ser analizados por la encargada del departamento
a la luz de experiencias anteriores al uso de esta metodología, lo cual no fue posible
hacer por falta de coordinación entre el Comité Organizador y la Encargada del
Departamento de Acción Juvenil.
Sin embargo, se capacitó al personal del departamento en los Principios de la
Administración de Proyectos según el PMI (2004), y en el uso de las herramientas
tecnológicas y las plantillas incluidas en la metodología propuesta, por lo que el
equipo de trabajo cuenta con los insumos necesarios para ejecutar óptimamente los
proyectos y trasmitir la información y capacitar al Comité Organizador.
5.2 Recomendaciones
Se hacen recomendaciones a cada uno de los departamentos involucrados y a la
Organización (RJI) en general.
5.2.1 Para el Departamento de Campo
Continuar con el proceso de Mejoramiento Continuo de la Metodología
Propuesta.
Adecuar la Metodología a la nueva visión que se tiene para los proyectos
ejecutados por este departamento.
Utilizar los Planes de Proyectos documentados y los resultados obtenidos con
la Metodología que apunten al mejoramiento de los proyectos, como
información incluida en la Publicidad para posibles voluntarios de Australia y
70
Canadá y así aumentar las probabilidades de participación en los programas
de RJI.
Buscar que se implemente las herramientas propuestas por Guzmán (2007)
en las otras áreas del conocimiento y grupos de procesos, para que el ciclo de
vida del proyecto cuente con una metodología integral y efectiva, mejorando
los proyectos.
5.2.2 Recomendaciones al Departamento de Acción Juvenil
Implementar la Metodología en los proyectos ejecutados por este
departamento, comprometiéndose a capacitar al Comité Organizador y
mostrando un compromiso con la realización de las tareas que se encuentren
bajo su responsabilidad.
Iniciar un proceso de Mejoramiento de la Metodología Propuesta, haciendo un
seguimiento exhaustivo de proceso y de los resultados obtenidos que le
permitan adecuar y optimizar las herramientas en la búsqueda de la mejora.
Utilizar los Planes de Talleres Generales documentados y los resultados
obtenidos con la Metodología que apunten al mejoramiento, para encontrar
nuevos patrocinadores del programa.
Adecuar la metodología a las otras modalidades de proyectos ejecutados por
este departamento.
Crear herramientas de seguimiento y control para las tareas que no son
ejecutadas directamente por el equipo de trabajo, para verificar que se utilicen
correctamente.
71
5.2.3 Recomendaciones Generales a RJI:
Rediseñar e implementar la metodología propuesta por Guzmán (2007) para
las otras Áreas del Conocimiento (Integración, Costos, Calidad, Adquisiciones
y Riesgo) y Grupos de Procesos (Ejecución, Control y Seguimiento y Cierre)
no incluidos en este Proyecto Final de Graduación en todos sus
departamentos, para que cuenten con un proceso integrado de gestión de
todos sus proyectos.
Diseñar e implementar metodologías a la luz del la Administración de
Proyectos en los otros departamentos de la Organización, así como incluir
herramientas y técnicas que faciliten y mejoren el proceso de los proyectos
ejecutados por RJI en los departamento funcionales.
Continuar el proceso de Capacitación del Personal en los Principios de la
Administración de Proyectos, para que continúen incluyendo técnicas y
métodos que faciliten y mejoren la gestión de sus proyectos.
Que el director de RJI o alguno de los Encargados de Departamento ingrese a
la Maestría en Administración de Proyectos o llevar cursos en el PMI, para que
la organización implemente adecuadamente la metodología el las otras áreas
del conocimiento y procesos del proyecto.
Utilizar los alcances obtenidos con la metodología para buscar nuevos
patrocinadores de la Organización (RJI).
72
Crear un sistema de base de datos que permita documentar las experiencias
obtenidas en los proyectos y faciliten el proceso de mejora continua y
comunicación intraorganizacional.
Trasmitir los conocimientos y experiencias obtenidas con las nuevas
metodologías a las organizaciones de la Alianza, con el fin de tener un
crecimiento generalizado de todos los proyectos ejecutados por este cúmulo
de organizaciones de bienestar social.
Hacer Bench Marking con otras ONG´s que realicen proyectos similares para
obtener nuevas técnicas y herramientas que ayuden al proceso de mejora
continua.
5.3 Lecciones Aprendidas
La gestión del recurso humano es un tema importante en los proyectos, las
actividades dependen directamente de éste, por lo que son quienes definen el
éxito de un proyecto. Si el equipo de trabajo se encuentra convencido de la
importancia de la metodología hará su mayor esfuerzo para implementarla de
la mejor manera, pero si no es importante para éste, su trabajo carecerá de
calidad y el impacto será menor.
Hay que analizar las habilidades y capacidades de cada uno de los miembros
del equipo de trabajo y establecer un adecuado proceso de seguimiento y
control, no se debe dejar por sentado que al delegar una responsabilidad a
una persona, ésta la realizará correctamente.
73
Las metodologías deben estar ajustadas a las características y necesidades
de los proyectos, así como que a las metas que se buscan obtener con las
mismas estén de acuerdo con los objetivos integrales.
Algunas herramientas a pesar de ser efectivas en la gestión de algunas áreas
del conocimiento, pueden no ser adecuadas para algún tipo de proyecto o no
ser aceptadas por el equipo de trabajo, por lo que para aumentar sus
posibilidades de éxito se debe hacer un manejo de selección de instrumentos
a dos niveles: 1) verificando que cumplan con su función y sean aceptadas por
las personas que las utilizarán y 2) participando al equipo en el proceso de
selección y verificando su aceptación.
Se deben proponer técnicas y herramientas creativas cuando los proyectos
cuentan con características particulares, como los proyectos del departamento
de Campo, que no son gestionados por RJI, pero que su proceso puede ser
apoyado por la experiencia de esta ONG mediante herramientas que permitan
a la comunidad ejecutar el proyecto organizadamente.
5.4 Mejora Continua
Reto Juvenil Internacional es una organización que se ha distinguido por su
búsqueda de mejora continua, utilizando todos los recursos disponibles para
optimizar sus procesos y métodos, por lo que se espera que las metodologías
propuestas no sean la excepción.
El departamento de Campo ha implementado diversas herramientas y técnicas que
facilitan la gestión de sus proyectos y la documentación, por lo que les ha sido
familiar la aceptación de una nueva propuesta, aunque en un principio con
escepticismo, pero con la que han mostrado afinidad y compromiso, al ser elaborada
74
a partir de las necesidades planteadas por ellos, expuesta en su etapa de
planificación y modificada de acuerdo a sus recomendaciones.
Aunque no ha finalizado el proyecto, el equipo de trabajo ya empezó el proceso de
recomendaciones a las herramientas, lo que pronostica un proceso de mejora
exhaustivo por el grado de compromiso que demuestran con su trabajo.
La metodología ha sido vista positivamente y el equipo ha planteado la inquietud de
implementarla para todas las áreas del conocimiento y los procesos de sus
proyectos, para lo que se deberá capacitar al personal en éstos temas.
En el departamento de Acción Juvenil la mejora parece ser un poco más lenta, ya
que todavía no se ha visto una apropiación de la misma por parte de la encargada
del departamento. Se ha expresado un compromiso con la mejora a partir de los
resultados que se obtengan, pero esperando que sea la autora quien los realice.
La encargada de este departamento debe comprometerse con la metodología
propuesta y su optimización para que ocurran cambios importantes en el manejo de
los procesos. La elaboración y adecuación de la metodología para las otras áreas del
conocimiento y procesos de los proyectos, así como la adecuación de la misma a los
proyectos con distintas características, pero realizados por el departamento, también
dependerá de este compromiso.
La optimización de la gestión de todos los proyectos de la Organización tiene
grandes posibilidades porque, como ya se mencionó, RJI es una organización
comprometida con el crecimiento y mejora continua, sin, embargo, estará sujeta a la
capacitación que se de a su personal y a la disponibilidad de los recursos con que
cuente.
75
Capítulo 6
76
VI BIBLIOGRAFÍA Álvarez, M. Presentación Power Point del Curso Tópicos Especiales. Maestría en Administración de Proyectos. Universidad Para la Cooperación Intencional, Costa Rica,2007. Ávila, H. Introducción a la Metodología de la Investigación. México: Eumed.net,2006. Disponible en: http://www.eumed.net/libros/2006c/203/2f.htm. Consultado 16 de mayo de 2007 Chamoun, Y. Administración Profesional de Proyectos La Guía. México: McGraw-Hill/Interamericana Editores S.A.,2002. 268p. Chatfield, C. Y Jonson, T. Microsoft Office Project 2003 Paso a Paso. España: McGraw-Hill/Interamericana de España, S.A.U.,2004. 605p. Eyssutier, M. Metodología de la Investigación. 4 ed. Bogotá, Colombia: International Thomson Editores S.A., 2002. 316p. Gido, J. Y Clements, J. Administración Exitosa de Proyectos. 2 ed. México: International Thomson Editores S.A., 2003. 459p. Guzmán, R. Propuesta Metodológica para la Administración de los Proyectos y su Documentación en Reto Juvenil Internacional-Costa Rica (Tesina). Maestría en Administración de Proyectos. Universidad para la Cooperación Internacional. Costa Rica:2007. 238 p HyH (Herrmann and Herrmann). Planificación de Proyecto Orientada a Objetivos. 2007. Disponible en: http://www.jjponline.com/marcologico/resumido.html Consultado el 21 de mayo de 2007
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77
Muñoz, C. Cómo Elaborara y Asesorar una Investigación de Tesis?. 1 ed. México: Pearson Educación/Prentice Hall,1998. 300p. Pineda, E., Alvarado, E. Y Canales, F. Metodología de la Investigación. 2 ed. Washington, D.C. Estados Unidos: Organización Mundial de la Salud, 1994. 225p. PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. 3 ed. Pennsylvania, Estados Unidos: Project Management Inc.,2004. 392p. RJI (Reto Juvenil Internacional). Carta de Presentación: una historia de juventud y solidaridad. San José, Costa Rica: RJI,2005. 130p. RJI (Reto Juvenil Internacional). Logros RJI (Documento Electrónico). San José, Costa Rica: RJI,2005. 2p. Sabino, C. El Proceso de Invesigación. Carácas, Venezuela: Ed. Panapo,1992. 216p. Disponible en: http://paginas.ufm.edu/Sabino/PI-cap-6.htm. Consultado el 14 de Mayo 2007 Salas, X. Presentación Power Point del Curso AREAS DE CONOCIMIENTO I. Maestría en Administración de Proyectos. Universidad Para la Cooperación Intencional, Costa Rica,2006. Salas, X. Manual WBS Chart Pro. Curso AREAS DE CONOCIMIENTO I. Documento Electrónico. Maestría en Administración de Proyectos. Universidad Para la Cooperación Intencional, Costa Rica,2006. 85p Terry, J.R. y Terry J.A. Desarrollo Comunitario Integrado: Una Aproximación Estratégica. Universidad de Ciego Ávila: 2001 Disponible en: http://www.redel.cl/documentos/Terry.html Consultado 29 de mayo de 2007 TILZ (Tearfunds International learning Zone). Planificación de Proyectos. 2005. Disponible en: http://tilz.tearfund.org/Espanol/Paso+a+Paso+11-20/Paso+a+Paso+17/Planificaci%C3%B3n+de+proyectos.htm . Consultado el 21 de mayo de 2007
Anexos
Anexo 1
ACTA (CHARTER) DEL PROYECTO
Información principal y autorización de proyecto
Fecha: 5 de Mayo del 2007
Nombre de Proyecto: Implementación de la Propuesta Metodológica en los procesos de Inicio y Planificación en los Proyectos realizados en los departamentos de Campo y Acción Juvenil de Reto Juvenil Internacional.
Áreas de conocimiento / procesos: - Área: Alcance, Tiempo, Comunicaciones y Recursos Humanos - Procesos: Inicio y Planificación
Área de aplicación (sector / actividad): - Proyectos de Campo: los cuales son desarrollados por voluntarios provenientes de la alianza de Youth Challenge International y que tienen una duración 10, 8 o 5 semanas. - Talleres con jóvenes y mujeres en zonas rurales.
Fecha de inicio del proyecto: 11 de junio 2007
Fecha de finalización del proyecto: 11 de noviembre 2007
Objetivos del proyecto (general y específicos): General: Implementar la metodología de Administración de Proyectos para la gestión del
alcance, tiempo, comunicaciones y recursos humanos en los procesos de iniciación
y planificación de los proyectos a ejecutar en los departamentos de Campo y
Acción Juvenil de Reto Juvenil Internacional.
Específicos: - Realizar un análisis comparativo de las herramientas utilizadas por Reto Juvenil actualmente en sus proyectos y la nueva metodología propuesta para el 2007 a los procesos de inicio y planificación.
- Adecuar las plantillas de la metodología propuesta para el 2007 a las necesidades de los proyectos ejecutados en los diferentes departamentos de la organización. - Inducir y capacitar al personal de Reto Juvenil en los principios de la Administración de Proyectos relacionados con la gestión de las áreas del conocimiento planteadas por el PMI(2004) y capacitarlos en el uso de las herramientas que se implementarán en la metodología. - Formular una Metodología para los procesos de Iniciación y Planificación el los proyectos ejecutados en el departamento de Acción Juvenil. - Validar la metodología propuesta para el 2007 mediante su incorporación en un proyecto en el departamento de Campo. - Evaluar la satisfacción del equipo de trabajo del departamento de Campo posterior a la implementación de la metodología e incluir los cambios aceptados a las plantillas. Descripción del producto:
Implementación de la metodología para la gestión de la Integración para los procesos de inicio y planificación en 2 proyectos en los departamentos de Campo y 2 proyectos del departamento de Acción Juvenil de Reto Juvenil.
Capacitación al personal en los siguientes temas: 1)Principios de Administración de Proyectos para la gestión de la Integración, 2)Uso de herramientas tecnológicas: WBS Chart Pro y MS Project y 3)Uso de las plantillas a implementar.
Herramientas para la gestión, recolección y almacenamiento de la información en los proyectos.
Oportunidad del proyecto (lo que da origen): Reto Juvenil es una organización que cuenta con una amplia trayectoria en proyectos de desarrollo comunitario, incorporando constantemente experiencias y sugerencias de los involucrados a sus nuevos proyectos. Esta apertura a la mejora continua ha dado como fruto una metodología y un cúmulo de herramientas que le permite realizar proyectos con buena aceptación social y también el darse a conocer a nivel comunitario como una organización de ayuda a grupos comunitarios, grupos de mujeres y apoyo organizaciones e instituciones gubernamentales en proyectos realizados en zonas rurales. Los proyectos ejecutados por el departamento de Campo cuentan con el patrocinio de la Alianza de Youth Challenge, la cual se subsidia de las donaciones de los voluntarios que participan en los proyectos realizados en Costa Rica, Guyana y Vanuatu, por lo que se considera que aumentar la calidad de los proyectos en
Costa Rica puede hacerlos más atractivos y por tanto aumentar el número de voluntarios que eligen participar en el país. La profesionalización de los proyectos de Reto también puede ser una oportunidad para atraer inversionistas a la organización para llevar a cabo nuevas modalidades de proyectos independientes de la Alianza de Youth Challenge. Por otra parte, la organización tiene una nueva necesidad, dado que en la actualidad se esta reestructurando el departamento de Acción Juvenil, el cual era financiado por la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI) durante 3 años, terminando ayuda en el presente año. Este departamento debe buscar un nuevo financiados. Esta necesidad ha interesado a la persona encargada del departamento en buscar nuevas maneras de planificar sus proyectos, con el fin de presentarlos de una forma más atractiva a posibles inversionistas.
Justificación de impacto (aporte y resultados esperados):
Con la Implementación de una metodología que contenga los principios de la Administración de Proyectos se espera que se puedan seleccionar proyectos que sean exitosos, es decir, que puedan ser rentables y autosostenibles. Otra de las metas que se esperan alcanzar con esta implementación es que los proyectos puedan ser calculados de manera más asertiva, en tiempo, costos y alcance, con el fin de amentar la satisfacción de los involucrados, aumentando la cantidad de voluntarios que opten por participar en proyectos costarricenses. Con la documentación de los proyectos en sus etapas de inicio y planificación se podría tener un “know how” de la organización que sirva de base para la ejecución de nuevos proyectos y programas. También se asume que la profesionalización de los proyectos del departamento de Acción Juvenil aumente sus probabilidades de encontrar un patrocinador.
Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito: Restricciones:
No incluye la implementación de la metodología propuesta para los procesos de ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos.
No incluye la implementación de la metodología propuesta en el departamento de Nuevos Proyecto.
Limitantes:
La organización no cuenta con una base de datos que permita la adecuada documentación e interrelación de la información recopilada por los diferentes involucrados en los proyectos. Actualmente lo que se practica es la compilación de la información en diferentes carpetas electrónicas que se almacenan en los CPU’s de los encargados de cada departamento.
El personal permanente de la oficina a cargo de los proyectos es reducido, contando con 3 personas en el departamento de proyectos de Campo, una en el departamento de Nuevos Proyectos y una en el departamento de Acción Juvenil, pudiendo dificultarse la documentación de las plantillas.
El departamento de Acción Juvenil y Mujeres se encuentra actualmente en reestructuración, por lo que la implementación de las plantillas deberá ser ejecutada de manera simultanea a la misma.
Factores Críticos de Éxito:
Que los altos dirigentes de la organización consideren importante la inversión de tiempo y recursos para la implementación de la metodología en la realización de proyectos.
Que los encargados de recopilar la información entiendan y compartan la idea de la importancia de una mejor gestión de tiempo, costos, alcance, comunicaciones, adquisiciones y riesgo en sus proyectos.
Que las plantillas sean lo suficientemente simples para que no se conviertan en un trabajo excesivo para el personal encargado de su documentación.
Que los encargados de proyecto llenen correctamente las plantillas y las mantengan actualizadas.
Que los resultados obtenidos con el uso de las plantillas sean lo suficientemente importantes para que la organización continúe utilizándolas.
Aprobado por: Msc Miguel Vallejo
Firma:
Anexo 2
DECLARACION DEL ALCANCE DEL PROYECTO 1) Proyecto: Implementación de la Propuesta Metodológica para la Gestión del Alcance, Tiempo, Recursos Humanos y Comunicaciones, en los procesos de Inicio y Planificación en los Proyectos realizados en los departamentos de Campo y Acción Juvenil de Reto Juvenil Internacional. Fecha:__________________ 2) Objetivos del Proyecto: General:
Incorporar la Metodología Propuesta para la Gestión de la Integración a los procesos de Inicio y Planificación de los proyectos ejecutados en Reto Juvenil Internacional.
Específicos: Realizar un análisis comparativo de las herramientas utilizadas por Reto
Juvenil actualmente en sus proyectos y las propuestas en la nueva metodología para los procesos de inicio y planificación.
Adecuar las plantillas propuestas a las necesidades de los proyectos ejecutados en los diferentes departamentos de la organización.
Inducir y capacitar al personal de Reto Juvenil en los principios de la administración de proyectos relacionados con la gestión de las áreas del conocimiento propuestas por el PMI(2004) y capacitarlos en el uso de las herramientas que se implementarán en la metodología.
Ejecutar proyectos en los diferentes departamentos de la organización incorporando el uso de la metodología propuesta.
Evaluar el éxito de los proyectos posterior a la implementación de la metodología e implementar los cambios aceptados a las plantillas.
3) Entregables del Proyecto:
Análisis Comparativo de Plantillas Adecuación de Plantillas a Tipos de Proyecto Inducción a los Principios de la Administración de Proyectos Capacitación en el Uso de MS Project y WBS Chart Pro Capacitación en el uso de las Plantillas Implementación de la Metodología en el Proceso de Inicio Implementación de la Metodología en el Proceso de Planificación Evaluación e Inclusión de Cambios Aprobados a la Metodología Revisión de la Información Obtenida en la Implementación Revisión y Ejecución de Pendientes Revisión del Trabajo Final por el Tutor Correcciones Finales
5) Los involucrados serán:
1. La encargada del departamento de Acción Juvenil 2. Los funcionarios del departamento de Campo 3. Las funcionarias del departamento de contabilidad y logística 4. El director de la Organización
6) Descripción del Producto:
La propuesta fue elaborada por Ruth Guzmán en su Proyecto Final de Graduación, en la Maestría de Administración de Proyectos, en la Universidad para la Cooperación Internacional (UCI) en el año 2007. Para el proceso de Inicio la metodología cuenta con una serie de plantillas que recopilan la información necesaria para la selección de proyectos que puedan tener características necesarias para el éxito, con el fin de hacer una elección de proyectos que sean viables y auto sostenibles. En el proceso de Planificación se proporcionan plantillas donde se define el alcance del proyecto, su duración, el presupuesto y recurso humano para las actividades. Define las adquisiciones necesarias para cada proyecto, un análisis de involucrados y la gestión de las comunicaciones. Finalmente, facilita un análisis de los posibles riegos y oportunidades que pueden acontecer, así como un plan de contingencias.
7) Restricciones del Proyecto: La metodología fue diseñada para todos los procesos de los proyectos de Reto Juvenil en el departamento de Campo, contando con herramientas y una metodología para la documentación de cada uno de los procesos (inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre) en las 9 áreas del conocimiento planteadas por el PMI(2004). Sin embargo, por razones de tiempo e impacto se eligió implementar solo la parte de la metodología que abarca el inicio y planificación de los proyectos, para todas las áreas del conocimiento abarcadas por la propuesta. La Metodología se Implementará en los proyectos desarrollados en los departamentos de Campo y Acción Juvenil, excluyendo el departamento de Proyectos Nuevos. 8) Asunciones del Proyecto: Las inducciones y capacitaciones serán facilitadas por la autora del Proyecto, contando con la ayuda de la encargada del departamento de Acción Juvenil para el curso de MS Project, por contar con una capacitación en el mismo. Se asume que los miembros del equipo tendrán la facilidad de aprender sobre el uso de las herramientas propuestas, ya que las mismas están inspiradas en las plantillas utilizadas en la actualidad y porque todos cuentan con experiencia en la ejecución de proyectos, estando familiarizados con algunos de los conceptos y principios planteados por el PMI. 9) Criterios de Aceptación:
Que la metodología facilite la ejecución de los proyectos, disminuyendo la cantidad de imprevistos y mejorando el control de los proyectos.
Que los niveles de satisfacción de los involucrados aumenten, reflejándose en las evaluaciones realizadas por los involucrados.
Que se logre el alcance establecido para el proyecto, mejorando la organización de las actividades y el compromiso de las organizaciones o grupos beneficiados por el proyecto mediante el conocimiento formal de sus responsabilidades.
Que se tenga un mayor control de los costos y las adquisiciones para los proyectos mediante el uso de plantillas y EDT.
Anexo 3
WBS o EDT del Proyecto Final de Graduación
Anexo 4
Cronograma de Actividades del Proyecto Final de Graduación
Anexo 5
FLUJOGRAMAS
5.1 Flujograma de la Metodología Anterior del Departamento de Campo
5.2 Flujograma de la Metodología Propuesta del Departamento de Campo 5.3 Flujograma de la Metodología Anterior del Departamento de AJ
5.4 Flujograma de la Metodología Propuesta del Departamento de AJ
Anexo 6
Metodología Implementada en el Departamento de Campo
Proceso de Iniciación
Formularios Contenidos
6.1 IN01 Aplicación de Interés
6.2 IN02 Identificación de Proyectos
6.3 IN03 Acuerdo de Compromiso entre la Comunidad y RJI
Anexo 6.1
Personal completando el formulario:
APLICACION DE INTERES Quiénes: Organizaciones de la comunidad y/ u organizaciones involucradas, Equipo de Manejo de Proyectos o
gente de la oficina de RJI.
Cuándo: Aproximadamente 8-10 semanas antes del involucramiento del grupo de RJI. Cómo: Este formulario se puede completar por parte de la comunidad u organización involucrada y enviada por
correo o fax a la oficina de RJI; o se puede llamar directamente a la organización y dar la información por
teléfono. Por qué: Este formulario pretende obtener información básica para abrir el diálogo entre RJI y la comunidad. Referencia: Manual de operaciones de staff.
1. DETALLES DE LA COMUNIDAD • Comunidad / localidad • Provincia, Cantón, Distrito • ¿Cómo Identifico el Proyecto
RJI?
• Distancia al pueblo más cercano km Tiempo caminando
Tiempo en vehículo
• Tipo de proyecto
Infraestructura comunitaria ❏ Infraestructura ambiental
❏
Ambiental / Científico ❏ Otro ❏
2. NOMBRE DEL PROYECTO: ¿Qué se quiere hacer y porque? (descripción de la infraestructura o actividades y necesidades que esos tratan de resolver)
Reto Juvenil Internacional
Tel: 280-4325 x107 Fax: 283-3546 x105 Bíper: 224-9090 (Código: Reto2) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca. Residencial La Alambra Casa 2 J. Sabanilla de Montes de Oca. [email protected]
Fecha:
COD IN 01 RETO JUVENIL NTERNACIONAL – COSTA RICA
<Cód. Proyecto>
APLICACIÓN DE INTERÉS Página 1 de 5
¿Quién(es) se beneficiará(n) del proyecto? (¿Mujeres?, ¿Hombres?, ¿Niños?, ¿Jóvenes?)
¿Cuál(es) es(son) la(s) mayor(es) fuente(s) de fondos para el proyecto? (incluir montos)
Fecha de inicio del proyecto: Fecha de fin de proyecto: Costo del Proyecto: ¿Su comunidad puede albergar un grupo de 12 voluntarios? Si ❏ No ❏ 3. ORGANIZACIÓN DE LA COMUNIDAD Y / U ORGANIZACIÓN INVOLUCRADA
Enlistar los contactos claves: (P.ej. Presidente y vice-presidente de la asociación, líderes de la comunidad, doctor / enfermera, maestro, maestro de obras, líderes entre las mujeres, líderes entre los jóvenes)
Nombre de representante(s):
Posición: Forma de contactar (Teléfono, Radio, etc.):
Información adicional:
A. Historia breve de la comunidad B. Como inicio la comunidad C. A que se dedica la mayoría de los pobladores
Anexo 6.2
Personal que completa el formulario:
¿Quién debe llenarlo? Miembro de Equipo de Manejo de Proyecto y/o Líder del Grupo. ¿Cuándo debe llenarse?: Aproximadamente 6-8 semanas antes de involucrarse con RJI. ¿Cómo pueden entregarlo?: Este formulario puede llenarse en una visita preliminar. Durante esta fase es importante considerar el apoyo de la comunidad y la disponibilidad de fondos. ¿Por qué?: Este formulario recoge información básica para calibrar el interés, la compatibilidad de la comunidad y el proyecto para RJI.
NOMBRE DEL PROYECTO:
• Comunidad / localidad • Provincia, Cantón, Distrito • ¿Cómo identificó RJI el proyecto?
• Tipo de proyecto
Infraestructura comunitaria ❏ Ambiental ❏
Infraestructura Educacional ❏ Otro ❏
PERFIL DE LA COMUNIDAD
• Población Total Hombres Mujeres Edades estimadas menores de 13 13-35 35+
• Distancia del pueblo más cercano km
Tiempo Caminando
Tiempo en Vehiculo
• Composición étnica • Actividades principales
• Geografía
• Actividades principales de las
mujeres
ORGANIZACIÓN O ASOCIACIÓN DE LA COMUNIDAD: Nombre de representante(s): Posición: Forma de contactar (Teléfono,
Radio, etc.):
Reto Juvenil Internacional
Tel: 280-4325 x107 Fax: 283-3546 x105 Bíper: 224-9090 (Código: Reto2) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca. Residencial La Alambra Casa 2 J. Sabanilla de Montes de Oca. [email protected]
Fecha:
COD IN 02 RETO JUVENIL NTERNACIONAL – COSTA RICA Plantilla de Iniciación – Formalización del Proyecto
<Cód. Proyecto>
IDENTIFICACION DE PROYECTOS Página 1 de 5
ORGANIZACIÓN(ES) INVOLUNCRADA(S): Nombre de representante(s): 1) 2)
Posición: Misión: Forma de contactar (Teléfono, Radio, etc.):
� Asociación � Foundación �Cooperativa � Otro Fecha de foundación: Cédula: Representante: Posición Tiempo en posición Misión: Presencia de Mujeres en la Organización (Cuantos, que hacen, desde cuando)
Modo de Operación
Logros pasados
Trabajo con RJI Proyectos continuos
Recursos humanos Recursos financieros Comités u otros grupos comunales (Comité de deportes, grupo de jóvenes/ mujeres etc.)
Proyectos de estos grupos
PERFIL EDUCACIONAL
INFORMACIÓN SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LA COMUNIDAD: I
a) Centro Educativos primarIA si no secUndarIA si no b) NOMBRES c) NÚMERO DE ESTUDIANTES
(masculino)
d) NUMERO DE ESTUDIANTAs (femenino)
PERFIL DE SALUD Nombre: ubicación: Distancia / tiempo A) SERVICIOS medico De
emergenciaS Mas cercano
B) PersonAl MEDICo mas cercano C) AMBULANCIA MAS CERCAno D) PROBLEMAS COMUNES
EXISTEN Y FRECUENCIA DE ELLOS (p.e. Diarrea, Malaria, Dengue, parásitos, otros)
PERFIL DE SERVICIOS AGUA POTABLE si no COrriente Electrica si no recoleccion de BASURA si no FONDO Y ORÍGENES DEL PROYECTO (PONGA EL PROYECTO EN UN CONTEXTO SIGNIFICATIVO)
• Presente la comunidad: quiénes constituyen la comunidad, su historia, actividades económicas, estructuras políticas y grupos de interés, factores culturales significativos, factores externos que actúan en la comunidad, y cómo todos éstos están evolucionando
• Identifique los orígenes del proyecto: ¿Cuál es la situación que lo hace necesario? ¿Cuál es el origen de esta situación?¿Quiénes se ven afectados por esta situación? ¿Porqué quiere este proyecto la comunidad u organización involucrada?¿Porqué este proyecto se dio primero? Como afecta este proyecto a las mujeres de la comunidad? ¿Por qué ocupan de mano de obra?
META DEL PROYECTO A mediano o largo plazo, de que manera contribuye este proyecto a mejorar la situación de la comunidad.
OBJETIVO DEL PROYECTO Paso inmediato o a corto plazo (p.e. el proyecto) elegido para llevar a cabo la meta.
IDENTIFICACIÓN Y PARTICIPACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS ¿Quién se beneficia directamente de este proyecto? Indique números de hombres, mujeres, niños, edades:
¿Se beneficia a alguien más con el proyecto?
RESULTADOS ESPERADOS DEL PROYECTO
Los indicadores cuantitativos pueden ser número, frecuencia, porcentaje, proporción, variación, etc. Los indicadores deben satisfacer cada uno de los siguientes cinco criterios: validez, objetividad, practicidad, utilidad y confiabilidad. Ejemplo: Resultado: Acceso a servicios médicos mejorados en la zona. Indicador: Número de personas que pueden recibir atención médica en la comunidad por día. Cuantitativo: 75% del pueblo ya tiene acceso a atención médica 5 días por semana.
Resultado 1 Indicadores cuantitativos Resultado 2 Indicadores cuantitativos Resultado 3 Indicadores cuantitativos
ANÁLISIS DE RIESGOS: (señalar posibles riesgos que puedan afectar directamente las actividades identificadas para los participantes de RJI, por ejemplo: atrasos en entrega de materiales, posible eliminación de tareas por factores ambientales, etc)
ANÁLISIS DE LOS EFECTOS AMBIENTALES
Efectos positivos y negativos en el medio ambiente biofísico y humano del Proyecto
Efectos positivos y negativos en el medio ambiente biofísico y humano del presencia del Grupo
¿Cuáles son las medidas de mitigación que serán implementadas para la eliminación o reducción de los efectos negativos y el aumento de los efectos positivos?
Fecha proyectada para el inicio del proyecto: Fecha proyectada para finalizar el proyecto: Fecha proyectada para el inicio de la participación de RJI: Fecha proyectada para finalizar la participación de RJI: ¿Realizó usted algún acuerdo o compromiso que el PMT necesite saber para darle seguimiento? (incluya fechas límites)_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cronograma de Actividades
A continuación la Comunidad describirá las actividades que hay que realizar en el proyecto, con su duración estimada.
Anexo 6.3
Código IN 03
RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA Página: 1/1
ACUERDO DE COMPROMISO ENTRE LA COMUNIDAD Y RJI
¿Quién debe llenarlo? Miembros la Comunidad encargados del proyecto y Líderes del Grupo. ¿Cuándo debe llenarse?: La comunidad debe llenarlo la semana siguiente a la Visita del PMT y debe ser
firmado durante la visita de los líderes a la comunidad. ¿Cómo pueden entregarlo?: Este formulario debe llenarse por la comunidad y transmitir la información a RJI
por medio de teléfono, fax o e-mail. ¿Por qué?: Este formulario recoge información básica para calibrar el interés, la compatibilidad de la comunidad y el proyecto para RJI. También permite la formalización del compromiso entre la comunidad y RJI.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO Fecha de elaboración de la idea del proyecto Código del proyecto
Nombre del proyecto Tipo de Proyecto:
Nombre del Grupo Beneficiado:
Nombre del Coordinador del Proyecto (miembro de Staff):
DESCRIPCION GENERAL DEL PROYECTO Descripción de la Idea del Proyecto / Problema: (Lo que se quiere conseguir) Beneficios / Impacto en la Organización: Involucramiento de Otras Organizaciones y/o dependencias:
Reto Juvenil Internacional
Tel: 280-4325 x107 Fax: 283-3546 x105 Bíper: 224-9090 (Código: Reto2) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca. Residencial La Alambra Casa 2 J. Sabanilla de Montes de Oca. [email protected]
Fecha:
DETALLES DEL ALCANCE:
Requerimientos a cumplir:
Exclusiones:
Supuestos:
Proyectos Secundarios Identificados:
DETALLE DEL PROYECTO 1. FONDOS DE PROYECTO ¿Como se obtuvieron los fondos para el proyecto, de cuanto se dispone? 2. MATERIALES PARA EL PROYECTO ¿liste los materiales disponibles, los requeridos y cuando llegarían? (cantidades) 3. EQUIPO/ HERRAMIENTAS NECESARIOS ¿de que se dispone, calidad, cantidad?
3.1 LISTE LAS HERRAMIENTAS DISPONIBLES EN LA COMUNIDAD:
3.2 LISTE LAS HERRAMIENTAS QUE OCUPAN DE RJI: 4. MAESTRO Y MANO DE OBRA (existen voluntarios de la comunidad ¿cuantos?) Nombre del maestro obras: Contacto: Comentarios:
5. ALOJAMIENTO DEL GRUPO
Describa el lugar donde el grupo se alojara (¿queda cerca de gente/ familias de la comunidad? Ubicación, tamaño, condiciones…)
• Cocina (tamaño, ubicación) • Fuente de agua (de donde
proviene, regularidad) • Fuente de Luz (condición,
de que tipo, cuanto) • Medios para lavar (existe,
cuantos, ubicación) • Servicios sanitarios
(letrinas/servicios, duchas, cuantos, condiciones)
• Seguridad (alojamiento, equipo, herramientas, etc.)
6. TRANSPORTE
Transporte Si/no Encargado: Comentario: Llegar al sitio del proyecto
Transporte equipo del grupo
Llegar al sitio de trabajo (si es necesario)
Reabastecimiento (recoger al PMT y a la comida)
Salir del sitio del proyecto (equipo y participantes)
Transporte para ir a la feria una vez a la semana
Transporte en caso de emergencia
7. INFORMACIÓN ADICIONAL (Llenar solo si aplica) 7.1 Otras Instituciones de Desarrollo cerca de la comunidad: Nombre Teléfono de Contacto 7.2 Medios de Comunicación Masiva presentes en la zona (Canales de Televisión, Radio y Periódicos): 8. COMPROMISO Nosotros, los representantes de (nombre de organización u asociación)_________ ____ _____________, de (nombre de la comunidad o Parque)_________________________, y la Asociación Reto Juvenil Internacional (RJI), estamos de acuerdo que vamos a trabajar juntos en el proyecto_________________________ y estamos ambos claros del apoyo que RJI ocupa de nosotros, y el apoyo que nosotros ocupamos de RJI. Sabemos que tenemos compromisos al terminar el proyecto, y responsabilidades para el mantenimiento del mismo. Nombre Nombre Posición Líder de Grupo Posición Identificación Cédula Firma Firma Nombre Nombre Posición Líder de Grupo Posición Identificación Cédula Firma Firma
Proceso de Planificación
Plantillas Contenidas
6.4 PL01 Identificación de Involucrados
6.5 PL 02 Matriz de Responsabilidades
6.6 PL 03 Plan de Comunicaciones
6.7 Plan de Proyecto
6.8 Instructivo de la Metodología
Anexo 6.4
Notas:
1. La organización y dependencia se refiere a la entidad a la que pertenece el involucrado.
2. El Criterio de Éxito en el proyecto se refiere al papel que juega su criterio para el éxito del
proyecto.
F: Fundamental / I influyente / PI Poco influyente / NI No Influyente
3. Descripción de datos personales
COD PL 01 RETO JUVENIL NTERNACIONAL – COSTA RICA
<Cód. Proyecto>
Identificación de Involucrados Página 1 de 1
Nombre del proyecto:
Líder del proyecto:
Líder del proyecto:
Nombre Puesto Organización y dependencia
Función en el proyecto
Número de Teléfono
Correo Electr.
Anexo 6.5
COD PL 02 RETO JUVENIL NTERNACIONAL – COSTA RICA
<Cód. Proyecto>
Matriz de Responsabilidades Página 1 de 1
Nombre del proyecto: Líder del proyecto: Líder del proyecto: P Participante E Encargado R Revisión RR Retroalimentación Requerida
ID Responsabilidades por Roles
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12
Anexo 6.6
Notas: 1:
El Tipo de información puede ser: Informe de avance, solicitud de cambio etc. 2. El Período de tiempo se refiere a: semanal, quincenal, mensual, semestral según acuerdo. 3. El Canal de información determina la vía por la cual se Comunicará directamente o a través de una reunión formal. 4. El Medio de comunicación se refiere a si es un informe, una reunión, un boletín, etc.
COD PL 03 RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA Administración de Proyectos
<Cód. Proyecto>
Plan de Comunicaciones Página 1 de 1
Nombre del Proyecto:
Líder del proyecto:
Líder del proyecto:
Responsable de generar
la información
Persona u Organización que
recibe la información
Tipo de información a transmitir
Periodo de tiempo
Canal de Información
Medio de comunicación
Anexo 7
Metodología Implementada en el Departamento de Acción Juvenil
Proceso de Iniciación
Formularios Contenidos
7.1 IN01 Aplicación de Interés
7.2 IN02 Idea Inicial de los Talleres
7.3 IN03 Identificación de Temas para Talleres
Anexo 7.1
Quiénes: Organizaciones de la comunidad y/ u organizaciones involucradas, Departamento de Acción Juvenil o líderes y particiantes de proyecto RJI. Cómo: Este formulario se puede completar por parte de la comunidad u organización involucrada y enviada por correo o fax a la oficina de RJI; o se puede llamar directamente a la organización y dar la información por teléfono. Se puede completar también en la visita del Staff o los líderes a la comunidad. Por qué: Este formulario pretende obtener información básica para abrir el diálogo entre Ia Oficina de Acción Juvenil y la organización o grupo interesado en recibir un Taller. Referencia: Guía metodológica – Instructivo, Para los Procesos de Iniciación y Planificación, Departamento de Acción Juvenil, Reto Juvenil Internacional – Costa Rica 1. DETALLES DE LA COMUNIDAD • Comunidad / localidad • Provincia, Cantón, Distrito • Nombre del Grupo o
Institución Interesada
• Población
Tamaño de la comunidad o comunidad más cerca
❏ Grande (>2000)
❏ Medio (1000-2000)
❏ Pequeño (<1000)
Tamaño de la Población beneficiada con el taller
❏ Grande (>100)
❏ Medio (50-100)
❏ Pequeño (<50)
• Distancia al pueblo más cercano km
Tiempo caminando
Tiempo en vehículo
• Temas de los Talleres:
Salud ❏ Ambiental ❏
Desarrollo Juvenil ❏ Educación ❏
Derechos ❏ Otro ❏
2. TEMA O TEMAS DE LOS TALLERES:
¿Cuál es el tema o los Temas de los Talleres? (nombrar el tema o los temas a abordar en el taller o talleres)
Reto Juvenil Internacional
Tel: 280-4325 x107 Fax: 283-3546 x105 Bíper: 224-9090 (Código: Reto2) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca. Residencial La Alambra Casa 2 J. Sabanilla de Montes de Oca. [email protected]
Fecha:
COD IN 01
RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA Talleres
<Cód. Proyecto>
APLICACION DE INTERES Página 1 de 2
¿Cuáles son las necesidades a cubrir con los talleres? (describir cuales son las necesidades o intereses de la población beneficiada)
¿Quién(es) se beneficiará(n) con los Talleres? (¿Mujeres?, ¿Jóvenes? ¿Comunidad en general?)
¿Qué tipo de apoyo busca de Reto Juvenil? (talleristas, organización de la actividad, apoyo económico para realizar los talleres)
¿De qué forma su grupo puede colaborar a la realización de estos talleres? (brindando alimentación, hospedaje y/o transporte de facilitadores, buscando facilitadores de la comunidad, etc)
Fecha de Inicio Estimada para los Talleres: Fecha de Finalización Estimada para los Talleres: Costo de la elaboración de los Talleres: (Incluya transporte, alojamiento, local, comida, materiales, etc) 3. ORGANIZACIÓN DE LA COMUNIDAD Y / U ORGANIZACIÓN(ES) INVOLUCRADA(S)
Enlistar los contactos claves: (P.ej. Presidente y vice-presidente de la asociación, líderes de la comunidad, doctor / enfermera, maestro, líderes entre las mujeres, líderes entre los jóvenes, etc) Nombre de representante(s):
Posición: Forma de contactar (Teléfono, Radio, etc.):
En su comunidad, cuantos miembros son mujeres y cuantos son jóvenes?
Jóvenes: Mujeres:
Anexo 7.2
Quién: Miembro del Comité Organizador o Representante del Departamento de Acción Juvenil. Cuando: Durante la visita del los líderes a proyecto y terminarla en las primeras 2 semanas de proyecto. En caso de ser un taller fuera de proyecto, llenarlo en la visita del personal del Departamento de Acción Juvenil o por el Comité Organizador de los Tallleres y suministrar la información a la Encargada del Departamento de Acción Juvenil. Por qué: Este formulario recoge información básica para identificar los temas de interés de la comunidad y las características de ubicación y calibrar el interés, para poder identificar los facilitadores y poder gestionar los detalles de los talleres. Referencia: Guía metodológica – Instructivo, Para los Procesos de Iniciación y Planificación, Departamento de Acción Juvenil, Reto Juvenil Internacional – Costa Rica
1. NOMBRE DE LOS TALLERES:
• Comunidad / localidad • Provincia, Cantón, Distrito
2. COMITÉ ORGANIZADOR:
Nombre de representante(s): Posición: Forma de contactar (Teléfono, Radio, etc.):
Director: 3. OTRAS ORGANIZACIONES O ASOCIACIONES INVOLUCRADAS: Nombre de representante(s): Posición: Forma de contactar
(Teléfono, Radio, etc.):
Reto Juvenil Internacional
Tel: 280-4325 x107 Fax: 283-3546 x105 Bíper: 224-9090 (Código: Reto2) Apdo. 2035-2050 San Pedro de Montes de Oca. Residencial La Alambra Casa 2 J. Sabanilla de Montes de Oca. [email protected]
Fecha:
COD IN 02
RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA Talleres
<Cód. Proyecto
IDENTIFICACIÓN DE TEMAS PARA TALLERES Página 1 de 3
Tema seleccionado Expositores locales identificados Organización a la que pertenece
Tema seleccionado Expositores locales identificados Organización a la que pertenece
Tema seleccionado Expositores locales identificados Organización a la que pertenece
5. PLANIFICACION DE LA ACTIVIDAD:
Taller general 1 (comprende todos los subtemas a abordar)
Fecha estimada: Lugar identificado: Población Invitada: Presupuesto Estimado:
Posibles Donaciones:
Taller general 2
Fecha estimada: Lugar identificado: Población Invitada: Presupuesto Estimado: Posibles Donaciones:
Taller general 3
Fecha estimada: Lugar identificado: Población Invitada: Presupuesto Estimado:
Posibles Donaciones:
6. TIEMPO DE NOTIFICACIÓN AL DEPARTAMENTO DE ACCIÓN JUVENIL: (la
4. TEMAS SELECIONADOS:
notificación al debe darse antes de finalizar la segunda semana de proyecto o un mes de anticipación del taller)
Fecha de notificación taller general 1: Fecha de notificación taller general 2: Fecha de notificación taller general 3:
Anexo 7.3
COD IN 03
RETO JUVENIL INTERNACIONAL – COSTA RICA
<Cód. Proyecto>
Idea Inicial de los Talleres
Debe ser llenado por Líderes en la Visita a Proyecto
Página 1 de 1
Nombre del proyecto:
Código del Proyecto:
Aspectos Generales:
1. Grupos o Personas Entrevistadas:
2. Temas Propuestos:
- - - - -
- - - - -
3. Personas Interesadas en formar parte del Comité Organizador:
4. Grupos Interesados en Apoyar los Talleres:
- - - - -
- - - - -
5. Posibles Facilitadores locales Identificados:
6 Posibles Donadores Identificados:
- - - -
- - - - -
Proceso de Planificación
Plantillas Contenidas
7.4 PL01 Matriz de Responsabilidades
7.5 PL 02 Plan de Comunicación
7.6 PL 03 Solicitud de Cambios
7.7 Plan del Taller General
7.8 Instructivo de la Metodología
Anexo 7.4
COD PL 01 RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA Talleres
<Cód. Proyecto>
Matriz de Responsabilidades Página 1 de 1
Tema del Taller General: Nombre del Proyecto: (en caso de ser desarrollada durante un proyecto de Campo) CODIGO PL 04
Fecha: P Participante E Encargado R Revisión RR Retroalimentación Requerida F Firma Requerida
ID Descripción Actividad
Mie
mbr
o de
l com
ité
Mie
mbr
o de
l Com
ité
Lide
r del
Pro
yect
o
P
artic
ipan
te
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12
Anexo 7.5
Notas:
1:El Tipo de información puede ser: Informe de avance, solicitud de cambio etc. 2. El Período de tiempo se refiere a: semanal, quincenal, mensual, semestral según acuerdo. 3. El Canal de información determina la vía por la cual se Comunicará directamente o a través de una reunión formal. 4. El Medio de comunicación se refiere a si es un informe, una reunión, un boletín, etc.
5. La retroalimentación se refiere a cual es el aporte de la información enviada: aprobación, modificaciones, toma de decisiones o recibido conforme.
COD PL 02 RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA Talleres
<Cód. Proyecto>
Plan de Comunicación Página 1 de 1
Nombre del Proyecto:
Director del Comité:
Responsable de generar
la información
Persona u Organización que recibe la información
Tipo de información a
transmitir
Periodo de
tiempo
Canal de Informaci
ón
Medio de comunica
ción
Anexo 7.6
RESOLUCION:
Aceptado Rechazado Aceptado con Condiciones
APROBADO POR:
Miembro del Comité Organizador Fecha Firma
COD PL 03
RETO JUVENIL INTERNACIONAL –COSTA RICA Talleres
<Cód. Proyecto
Solicitud de Cambio
Página 1 de 1
Nombre del Taller:
<Indicar el nombre del taller>
Persona que Solicita el Cambio:
<Indicar el nombre del Ivolucrado que solicita el cambio>
Requerimiento de Cambio No:
<Indicar el número consecutivo del cambio>
Fecha:
<Indicar fecha de solicitud del cambio>
1. CAMBIO PROPUESTO <Descripción del cambio solicitado>
2. JUSTIFICACION <Explicar la razón para realizar el cambio>
3. REGISTRO DE IMPACTO <Indicación del Impacto que tendrá en el Taller el cambio solicitado>
Compromisos Establecidos Impacto Técnico: <Describir el impacto técnico, puede ser en el usuario, por uso de nuevas tecnologías, etc.> Impacto en Presupuesto: <Describir el impacto presupuestario, no solo es dinero, sino también horas hombre u otros> Impacto en Cronograma: <Describir el impacto en cronograma, se modifica la fecha de fin de entrega de producto> Impacto en Rendimiento: <Describir el impacto en rendimiento, se sacrifica la calidad del producto>
Impacto en Recursos: <Describir el impacto en recursos, si se requiere trabajar horas extras o buscar más recursos>
Anexo 8
Entrevista Inicial
Nombre del Entrevistado (a):__________
__________________________________
Fecha: ___________________________
Puesto en la Organización:____________ __________________________________
Nombre de la entrevistadora:_________ _________________________________
Preguntas: 1) Qué Tipos de Proyectos se manejan en su Departamento? Descríbalos 2) Cuáles son las herramientas que utilizan para recolectar información durante el proyecto? 3) Cuáles herramientas utilizan para los Procesos de Iniciación? (se explica brevemente la definición de la etapa de iniciación de un proyecto según lo planteado por el PMI (2004)) 4) Cuáles herramientas utilizan para los Procesos de Planificación? (se explica brevemente la definición de la etapa de planificación de un proyecto según lo planteado por el PMI 2004)) 5) Qué otras técnicas y/o instrumentos utilizan para obtener información en estas etapas del proyecto? 6) Cuáles herramientas tecnológicas utilizan en la Metodología actual para identificar y planificar los proyectos? 7) Cuál es el procedimiento metodológico que tienen los proyectos en las etapas de Iniciación y Planificación? 8) Cuáles aspectos de la metodología actual ayudan a la gestión de loas proyectos? Cuáles cambiaría? 9) Mencione algunos problemas comunes que ocurren en los proyectos. 10) Cuánto tiempo duran identificando y seleccionando los proyectos? Quiénes son los encargados de este proceso?
11) Cuánto tiempo tardan planificando los proyectos? Quiénes son los encargados de este proceso? 12) Conoce usted o alguno de su equipo el programa MS Project? En qué nivel se ubicaría? 13) Conoce usted o alguno de su equipo el programa WBS Chart Pro? En qué nivel se ubicaría? 14) Conoce usted o alguno de su equipo el programa Word? En qué nivel se ubicaría?
Anexo 9
Inducción a los Principios de la Administración de Proyectos según el PMI (2004)
Tema: Inducción a la Administración de Proyectos
Fecha: 10 de Julio
Hora: de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
Lugar: Oficinas de RJI
Programa: -Introducción a la Administración de Proyectos del PMI (15 min)
-Dinámica sobre Proceso de Iniciación (20 min)
-Dinámica sobre Proceso de Planificación(20 min)
-Descanso (15 min)
-Dinámica sobre las 9 áreas del Conocimiento(20 min)
-Dinámica sobre Tiempo, Alcance (20 min)
-Dinámica sobre Comunicación y Recursos Humanos(20 min)
-Resumen(15 min)
-Almuerzo(30 min)
-Procesos en Alcance, Tiempo(20 min)
-Procesos en Comunicación y RH(20 min)
-Dudas y Comentarios(15 min)
Actividades Realizadas:
1. Introducción a AP
- Lluvia de ideas sobre concepto de proyecto.
- Definición de AP y PMI-Se por medio de presentación Power Point
2. Dinámica sobre proceso de Iniciación
-Deben planear un viaje a la playa contestando las siguientes preguntas:
Qué se hace en la etapa de iniciación?
Qué tareas hay que realizar?
Que información deben recolectarse?
Cómo lo hacen?
-Se refuerza con la presentación Power Point
3. Dinámica sobre planificación
Basándose en el mismo proyecto a la playa, deben contestar estas preguntas:
Que se hace en planificación?
Cual información importante?
Qué tareas hay que hacer?
Como lo hacen?
-Se refuerza con la presentación Power Point
4. Dinámica de las Áreas del Conocimiento
-Se presentan papeles con las áreas del conocimiento y definen el concepto, si lo
hacen bien se ganan un confite.
-Se refuerza con la presentación Power Point
5. Dinámica tiempo – alcance
-Se divide en grupo en 2 equipos y se les pide que hagan un edificio con puertas y
ventanas, tiempo límite 5 min.
Al final se revisan los edificios construido versus tiempo utilizado y se les presenta la
foto de un edificio esperado (una foto de un edificio real y altamente elaborado) y se
discute sobre la información que es importante conocer antes de hacer un proyecto,
la importancia de conocer el alcance del proyecto esperado por el cliente y la
estimación del tiempo necesario para realizarlo.
-Se refuerza con la presentación Power Point
6. Dinámica Comunicaciones y Recursos Humanos
- Tienen que planificar la confección de una camisa. Se plantea que la compañía
tiene 7 departamentos encargados de diferentes tareas para la elaboración y venta
de las camisetas.
Ellos deben proponer un plan para las comunicaciones de la compañía y definir el
personal responsable de las tareas a realizar por cada departamento, proponiendo
que el personal disponible son las personas que participan de esta capacitación.
Departamentos:
-Proveduría
-Mantenimiento de Maquinas
-Diseño
-Corte
-Confección
-Empaque
-Ventas
-Se refuerza con la presentación Power Point.
7. Presentación de los Grupos de Procesos en el Alcance, Tiempo,
Comunicaciones y Recursos Humanos
Presentación Power Point.
Anexo 10
CUESTIONARIO EXPLORATORIO Organización:_________________________________________________________________
Departamento:_______________________ ___________________________________
Nombre del Funcionario:__________________ ______________________________________
Fecha:_________________________________________________________________
1. Cuáles actividades nuevas debieron ser agregadas al proceso de iniciación? 2. Usted cree que estas actividades son importantes para mejorar el proyecto? Porqué? 3. Cuáles actividades nuevas fueron necesario agregar al proceso de planificación? 4. Usted cree que estas actividades son importantes para mejorar los resultados del
proyecto? Porqué? 5. Cuáles son las ventajas que tiene la nueva metodología en el éxito del proyecto? 6. Cuáles son las desventajas que tiene la nueva metodología en el éxito del proyecto? 7. Hasta este momento, ha podido identificar alguna diferencia en la gestión del
tiempo en el proyecto en relación con proyectos pasados? 8. Ha notado algún cambio en el desempeño de funciones de los líderes y
participantes? (si responde sí continúe con la pregunta 9, si responde no continúe con la pregunta 11)
9. Considera que el cambio ha sido positivo o negativo? 10. Cree que el cambio tenga relación con la nueva metodología? Porqué? 11. Considera que el alcance del proyecto ha sido mejor definido con la nueva
metodología? (si responde sí continúe con la pregunta 12, si responde no continúe con la pregunta 13)
12. Esto ha representado una ventaja o una desventaja para el desempeño del proyecto? 13. En los reportes semanales de los participantes, ha visto algún cambio con otros
reportes realizados en proyectos pasados? 14. Ha podido identificar algún cambio en la forma que la comunidad ejecuta el
proyecto que usted considere que se deba a la implementación de la metodología? 15. Cree que organizaciones comunales, instituciones y/o la comunidad se han
comprometido más o se han comprometido menos con actividades del proyecto? 16. Cree que esto tenga relación con algún aspecto de la nueva metodología? Cuál aspecto? 17. A su parecer, Cuáles fueron los aspectos positivos de esta metodología? Porqué? 18. A su parecer, Cuáles fueron los aspectos negativos de esta metodología? Porqué? 19. Considera que la nueva metodología tendrá una influencia en el éxito del proyecto?
En caso de que su respuesta sea positiva, cree que lo hará positiva o negativamente?
20. Qué le pareció la metodología implementada?
21. Qué cambios recomienda usted a la metodología implementada?
