PROPUESTA PARA REVISAR LA ESTRUCTURA DE AVALÚO ... · Recomendar estrategias para mejorar el...
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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN PONCE
OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y ESTUDIOS INSTITUCIONALES
RECONCEPTUALIZACIÓN DEL
AVALÚO INSTITUCIONAL EN LA UPR EN PONCE: RUMBO AL 2010
PREPARADO Y
SOMETIDO POR:
IVONNE VILARIÑO RODRÍGUEZ, MA. ED.
DIRECTORA
ABRIL 2008
TABLA DE CONTENIDO Introducción .............................................................................................................1
Modelo de Efectividad Institucional .........................................................................4
Estructura Institucional de Avalúo ...........................................................................5
Composición y Funciones de los Comités de Avalúo ..............................................7
¿Qué es lo próximo? ..............................................................................................10
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INTRODUCCIÓN
En 2005, el Equipo Evaluador de la Comisión de Educación Superior de la
Middle States Association (MSACHE) señaló en su Informe del Estándar 7
(Assessment Institucional):
“Because there are so many separate assessment activities occurring simultaneously, and there does not seem to be one coordinated means for organizing and communicating about these activities, there may be duplication of effort….We encourage the institution to create additional channels of communication to further dissemination of information so that all areas of the institution can share assessment findings and decisions made as a result of the data.”
“…there does not seem to be a clear system for allocating resources to both conducting assessment and funding the necessary changes that have been identified as needs and actions the institution indicated it would like to pursue.” “The small planning and institutional research staff does not appear to have sufficient resources to coordinate all of the proposed assessment activities. It is important to provide the necessary resources to support this office so it can support the many campus activities underway and also those planned for the future. The team believes it is important to reiterate that responsibility for assessment activities is college-wide and should not fall on any one office.” “In order to tie the assessment process to planning and budget, the institution should assign the responsibility of using assessment findings to personnel who have the ability to allocate resources. The institution should continue to strive to tie together the assessment, planning, and budgeting processes rather than allow each to proceed without an explicit connection. By integrating this process, the institution should become more efficient possibly by reducing duplicative efforts. Providing a clear, well-communicated timetable for each step should assist the campus in meeting this objective. For example, the assessment cycle should coincide with the budget cycle in some manner so the assessment findings can inform the budget requests.” “The evaluation team recommends that the institution reevaluate its strategic planning process and that it use its assessment results for prioritizing goals.”
La Oficina de Planificación y Estudios Institucionales se encuentra
actualmente trabajando con la reconceptualización del avalúo institucional, con el
propósito atender algunas de las recomendaciones antes mencionadas, y en
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preparación para del Periodic Review Report del 2010. Esta intención de
reconceptualizar nuestros procesos de avalúo es evidencia del compromiso de la UPR
Ponce con el continuo mejoramiento y desarrollo de los procesos de avalúo para el
logro de una mayor efectividad institucional. Se espera que esta acción sea una que
contribuya a una mejor articulación de los procesos de avalúo, planificación y
presupuesto. Asimismo, se espera que contribuya a crear canales de comunicación
más efectivos para informar y diseminar los resultados del avalúo en todos los niveles y
áreas institucionales, facilitando la toma de decisiones para la renovación institucional,
así como la planificación y asignación de presupuesto.
Esta reconceptualización contempla la revisión de los planes de avalúo
institucional y del aprendizaje estudiantil existentes, así como de la estructura para el
avalúo de la efectividad educativa e institucional de la UPR-Ponce. El esquema
consiste de una serie de comités organizados en una estructura piramidal, los cuales
tienen constituyentes y funciones bien definidas. Los comités se enmarcan en las
siguientes categorías, según el foco de las actividades de avalúo:
Avalúo de la efectividad educativa
Programas académicos Educación General Departamentos de servicio académico Actividades educativas relacionadas
Avalúo de servicios y programas de apoyo al estudiante
Oficinas del Decanato de Estudiantes Otros programas de apoyo al estudiante
Avalúo de servicios de apoyo administrativo
Oficinas del Decanato de Administración
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Avalúo de servicios y procesos de las oficinas adscritas a Rectoría Relaciones con la Comunidad OPEI Título V OSI Salud y Seguridad Recursos Externos Otras
MODELO DE EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL
La estructura institucional de avalúo responde al siguiente paradigma para
procurar una renovación institucional continua:
MISIÓN, METAS Y OBJETIVOS DE LA UPR-PONCE
Efectividad educativa
Servicios de Apoyo
Actividades educativas
relacionadas
Servicio a la comunidad
Logros esperados/
Objetivos
Actividades de avalúo
Uso de resultados
Implementación
de planes de
avalúo
Retro-
comunicación de
los resultados de
avalúo
Ajustes,
planificación y
asignación de
recursos
institucionales
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ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DE AVALÚO
La organización de la estructura provee canales de comunicación a través de
comités de orden jerárquico en cada una de las categorías propuestas, con el propósito
de facilitar la divulgación de los resultados del avalúo y promover el uso de los mismos
para mejorar la efectividad en todas las áreas de la Institución. La estructura de avalúo
provee información de los programas, oficinas, departamentos y otras actividades
educativas relacionadas a grupos o individuos en niveles superiores que son
responsables de administrar o de tomar decisiones. El Comité Ejecutivo de
Renovación Institucional (CERI) recibe información de los resultados del avalúo de la
efectividad de todas las áreas que comprenden la Institución a través del Comité
Institucional de Avalúo (CIA), y la utiliza para la planificación estratégica y para
establecer prioridades en la asignación de recursos.
La estructura está diseñada para asegurar que las actividades, programas,
oficinas, departamentos y comités “informen” y “sean informados” sobre las decisiones
que les impacten relacionadas a la planificación y a la asignación de recursos.
Gráficamente, la estructura se puede representar de la siguiente forma:
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COMPOSICIÓN Y FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE AVALÚO
Comité Composición del comité Funciones
Comité
Ejecutivo de
Renovación
Institucional
(CERI)
Rector
Decanos
Dir. Presupuesto
Dir. OPEI
Coord. Institucional de Avalúo
Coord. Auditorías
Coord. Proyecto Efectividad
Institucional
Fomentar y mantener una cultura
de avalúo que permee a través de
todos los componentes
institucionales
Ofrecer retrocomunicación a los
constituyentes mediante
conversatorios, reflexiones
individuales y grupales, informes,
reuniones
Hacer uso de los resultados del
avalúo de la efectividad
institucional para la planificación y
para la asignación de recursos
Comité
Institucional De
Avalúo (CIA)
Coord. Institucional de
Avalúo
Coord. CAAE
Coord. CASPE
Coord. CASAA
Coord. CAOR
Producir o revisar guías y
directrices para llevar a cabo las
actividades de avalúo
Generar actividades profesionales
encaminadas a que todos los
componentes institucionales
logren entendimiento en temas de
avalúo
Colaborar con la implementación
del Plan Institucional de Avalúo
Comité de
Avalúo del
Aprendizaje
Estudiantil
(CAAE)
Coord. Avalúo Aprendizaje
Estudiantil
Representantes de comités de
avalúo:
o Programas Académicos
o Educación General
o Biblioteca
o DECEP
o Programa de Honor
o Estudios
Internacionales
Producir o revisar guías y
directrices para llevar a cabo las
actividades de avalúo del
aprendizaje
Cotejar planes de avalúo y
someter recomendaciones
Analizar los resultados del avalúo
y fomentar el uso adecuado de
los mismos
Promover la divulgación de los
hallazgos relacionados con el
nivel de logro de las metas
educativas por parte de los
estudiantes
Fomentar el uso de los resultados
del proceso de avalúo para tomar
decisiones informadas
enaminadas a mejorar o
mantener la efectividad educativa
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Comité Composición del comité Funciones
Comité de
Avalúo de
Servicios y
Programas
Estudiantiles
(CASPE)
Coord. Avalúo Servicios y
Programas Estudiantiles
Representantes oficinas
servicios y programas de apoyo
al estudiante
Elaborar un Plan de Avalúo de los
servicios de apoyo al estudiante
con la colaboración de todas las
Oficinas y areas de servicio
estudiantil y coordinar la
implementación del mismo
Ofrecer la orientación y el
adiestramiento necesario en
temas de avalúo al personal de
Oficinas
Organizar y mantener la
documentación pertinente
Someter informes anuales y
mantener a la comunidad
informada de los resultados del
avalúo y de las acciones a tomar
para mejorar los servicios
Fomentar el uso de los resultados
para mejorar la calidad de los
servicios
Comité de
Avalúo de
Servicios de
Apoyo
Administrativo
(CASAA)
Coord. Avalúo Servicios de
Apoyo Administrativo
Representantes oficinas
servicios de apoyo
administrativo
Elaborar un Plan de Avalúo de los
servicios de apoyo administrativo
con la colaboración de todas las
Oficinas l y coordinar la
implementación del mismo
Ofrecer la orientación y el
adiestramiento necesario en
temas de avalúo al personal de
Oficinas
Organizar y mantener la
documentación pertinente
Someter informes anuales y
mantener a la comunidad
informada de los resultados del
avalúo y de las acciones a tomar
para mejorar los servicios
Fomentar el uso de los resultados
para mejorar la calidad de los
servicios
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Comité Composición del comité Funciones
Comité de
Avalúo de
Oficinas
Adscritas a
Rectoría (CAOR)
Coord. Avalúo de Oficinas
Adscritas a Rectoría
Representantes oficinas
adscritas a la Rectoría
Elaborar un Plan de Avalúo de las
oficinas adscritas a Rectoría con
la colaboración del personal de
las mismas y coordinar la
implementación del mismo
Ofrecer la orientación y el
adiestramiento necesario en
temas de avalúo al personal de
Oficinas
Organizar y mantener la
documentación pertinente
Someter informes anuales y
mantener a la comunidad
informada de los resultados del
avalúo y de las acciones a tomar
para mejorar los servicios
Fomentar el uso de los resultados
para mejorar la calidad de los
servicios
Comité
Institucional de
Avalúo de
Educación
General
Un profesor de cada área
relacionada con educación
general (Ejemplo:
Humanidades, Matemática,
Español, Inglés, Biblioteca)
Coordinador de avalúo del
aprendizaje
Coordinador institucional de
avalúo
Esbozar los elementos del
componente de educación
general de la UPR en Ponce
Elaborar e implantar el Plan
Institucional de Avalúo de
Educación General fundamentado
con la filosofía, política y
estructura de educación general y
con las características del Perfil
del Egresado de la UPR en
Ponce
Producir y divulgar informes con
los resultados del avalúo de
educación general
Recomendar estrategias para
mejorar el desarrollo de las
competencias de educación
general de los estudiantes
Fomentar el uso de los resultados
del avalúo de educación general
para mejorar la efectividad
institucional
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¿QUÉ ES LO PRÓXIMO?
Para comenzar la reconceptualización propuesta de los procesos de avalúo en la UPR
Ponce se sugieren las siguientes acciones inmediatas:
1. Revisar las funciones del puesto de Coordinador Institucional de Avalúo adscrito
a la Oficina de Planificación y Estudios Institucionales.
2. Constituir los comités de avalúo de cada programa, departamento u oficina con
sus respectivos coordinadores o representantes. Se sugiere una descarga de al
menos 2 créditos para el coordinador de avalúo de los programas académicos
que ofrecen grado.
3. Nombrar el Coordinador de Avalúo del Aprendizaje Estudiantil. Éste debe de
ser un miembro de la facultad con reconocido compromiso y experiencia con el
avalúo del aprendizaje estudiantil con una descarga de seis créditos y se sugiere
que esté adscrito a la Oficina de la Decana de Asuntos Académicos (se
recomienda que no sea un Decano Asociado de Asuntos Académicos).
4. Nombrar el Comité Institucional de Avalúo de Educación General con su
correspondiente coordinador, con una descarga de al menos dos créditos.
5. Nombrar los coordinadores de avalúo de los comités de avalúo de servicios de
apoyo estudiantiles, administrativos y de las oficinas adscritas a la Rectoría.
6. Una vez nombrados los Comités, éstos deberán iniciar sus trabajos con un
proceso reflexivo de los procesos actuales de avalúo en sus respectivas áreas.
De este proceso debe surgir la necesidad de revisar los planes de avalúo
institucional y el del aprendizaje estudiantil, de revisar las guías, directrices e
instrumentos para el avalúo y la de elaborar un plan institucional para el avalúo
de las destrezas de educación general, entre otras acciones.
7. El Coordinador Institucional de Avalúo será responsable de revisar el Plan
Institucional de Avalúo y el coordinador de Avalúo del Aprendizaje Estudiantil
tendrá la responsabilidad de revisar el Plan de Avalúo del Aprendizaje. Ambos
trabajarán en colaboración en esta encomienda, de manera que exista
articulación entre estos dos planes.
8. Se recomienda que se elaboren planes de avalúo a cinco años y que se
operacionalicen anualmente mediante las formas del modelo de Nichols.
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9. Evaluar y revisar la articulación entre los procesos de avalúo, planificación
estratégica y asignación presupuestaria para que ésta sea una más clara y
documentada.
10. Se sugiere que se mejore la sincronización entre los ciclos de los diferentes
procesos de planificación estratégica, avalúo y asignación presupuestaria.
11. Proveer oportunidades de adiestramientos a los líderes de los procesos de
avalúo, especialmente en actividades auspiciadas por organizaciones, agencias
o universidades reconocidas en el área de avalúo.
12. Fortalecer a la OPEI con los recursos físicos, tecnológicos y humanos
necesarios para apoyar efectivamente los esfuerzos de avalúo de la Institución
en todos los niveles.
