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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD Y LA EFICIENCIA

OPERATIVAS EN UNA MESA DE DINERO DEL SECTOR FINANCIERO

COLOMBIANO

GABRIEL CAMILO BAQUERO FANDIÑO

JUAN MANUEL BENITEZ GARCIA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE INGENIERÍA

CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ, D.C.

2004

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD Y LA EFICIENCIA

OPERATIVAS EN UNA MESA DE DINERO DEL SECTOR FINANCIERO

COLOMBIANO

GABRIEL CAMILO BAQUERO FANDIÑO

JUAN MANUEL BENITEZ GARCIA

Trabajo de grado para optar al título de

Ingeniero Industrial.

Director

GERMAN PINILLA

Ingeniero Químico

Codirector

JORGE SILVA

Ingeniero Industrial

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE INGENIERÍA

CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2004

El trabajo de grado titulado “Propuesta de Mejoramiento de la Productividad y la

Eficiencia Operativas en una Mesa de Dinero del Sector Financiero Colombiano”,

presentado por Gabriel Camilo Baquero Fandiño y Juan Manuel Benítez García en

cumplimiento parcial de los requisitos exigidos para optar por el título de Ingeniero

Industrial, fue aprobado en Bogotá el día ______________ del mes

______________ del 2004.

Germán Pinilla Jorge Silva

Ingeniero Químico Ingeniero Industrial

Director del trabajo de grado Codirector del trabajo de grado

Evaluador del trabajo de grado

DIRECTIVAS DE LA UNIVERSIDAD

RECTOR R. P. GERARDO REMOLINA, S. J.

VICERRECTOR ACADÉMICO R. P. JORGE HUMBERTO PELAEZ, S. J.

VICERRECTOR DEL MEDIO R. P. MIGUEL ROZO, S. J.

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO DR. PEDRO PABLO MARTÍNEZ

SECRETARIO GENERAL R. P. JAIME BERNAL S. J.

DIRECTIVAS DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA

DECANO ACADÉMICO ING. ROBERTO ENRIQUE MONTOYA

DECANO DEL MEDIO

UNIVERSITARIO R. P. ANTONIO JOSÉ SARMIENTO, S. J.

DIRECTOR DEPARTAMENTO

PROCESOS PRODUCTIVOS ING. YESID ORLANDO PÉREZ

DIRECTOR CARRERA

INGENIERÍA INDUSTRIAL ING. MARCELA CUEVAS

SECRETARIO ACADÉMICO

FACULTAD DE INGENIERÍA ING. ANDRÉS BARBATO

REGLAMENTO DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

Art. 23 de la Resolución No. 13 del 6 de Julio de 1964

“La Universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus

alumnos en sus trabajos de tesis. Sólo velará porque no se publique nada

contrario al dogma y la moral católica y porque las tesis no contengan ataques o

polémicas puramente personales; antes bien, se ve en ellas el anhelo de buscar la

verdad y la justicia.”

AGRADECIMIENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Germán Pinilla, Ingeniero Químico, Director del Trabajo de Grado y Director del

Trabajo de Grado, por su constante apoyo.

Jorge Silva, Ingeniero Industrial, Codirector del Trabajo de Grado por su valiosa

orientación.

Marco Franco, Orlando Camacho, Maria Fernanda Cuartas, Álvaro Cobo, Nubia

Sarmiento, Nubia Castellanos, Carlos Torres, José Pablo Uribe por su valiosa

colaboración en la realización de este trabajo.

Rafael García, Carlos Navarrete, Héctor Hernández, por aportarnos las

herramientas necesarias para desarrollar esta propuesta.

Familiares y compañeros sin cuyo apoyo a lo largo de estos años este trabajo no

sería realidad.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................. 3

1.1 ANTECEDENTES.......................................................................................... 3

1.2 PREGUNTA................................................................................................... 4

2. OBJETIVOS ........................................................................................................ 5

2.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................... 5

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................... 5

3. MARCO TEÓRICO.............................................................................................. 6

3.1 HERRAMIENTAS DE INGENIERÍA............................................................... 6

3.1.1 Ingeniería de Métodos y Producción ....................................................... 6

3.1.2 Análisis y Diseño de Sistemas de Información........................................ 8

3.1.3 Teoría de Probabilidades e Inferencia Estadística .................................. 9

3.1.4 Evaluación de Proyectos....................................................................... 10

3.2 MERCADO DE TÍTULOS VALORES.......................................................... 12

3.2.1 Mercados Electrónicos .......................................................................... 12

3.2.2. Mercados OTC (Over The Counter) ..................................................... 13

3.2.3 Gestión de una Tesorería en una Entidad Financiera en Colombia ...... 13

ix

3.2.4 Conceptos Generales y Partes involucradas en el Proceso de

Negociación ................................................................................................... 14

4. METODOLOGÍA................................................................................................ 16

4.1 PANORAMA GENERAL .............................................................................. 16

4.2 ESTUDIO DE MÉTODOS............................................................................ 17

4.3 APROXIMACION AL MODELO PROBABILÍSTICO DE MEDICIÓN DEL

RIESGO OPERATIVO....................................................................................... 19

4.4 ESTUDIO DEL RIESGO OPERATIVO COMO FACTOR DE ALTA

INCIDENCIA EN LA PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCIA.................................... 19

4.5 EVALUACION DEL PROYECTO............................................................ 20

5. ESTUDIO DEL TRABAJO................................................................................. 22

5.1. DESCRIPCIÓN DE LA MESA DE DINERO................................................ 22

5.1.1. Profesional I Mesa De Dinero – Liquidez ............................................. 23

5.1.2. Trader Mesa De Dinero........................................................................ 28

5.1.3. Profesional I Mesa De Dinero – Informes............................................. 31

5.1.4. Jefe Mesa De Dinero............................................................................ 35

5.2. ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS POR CARGO ..................................... 38





5.3. ESTUDIO DE TIEMPOS – SITUACIÓN ACTUAL ...................................... 45

5.4. ANALISIS DE TIEMPOS Y CARGA LABORAL POR CARGO ................... 50

x





5.5. DESARROLLO DEL MÉTODO IDEAL ....................................................... 57

5.5.1. Propuesta General En La Mesa ........................................................... 58





6. ANALISIS PROBABILISTICO DEL RIESGO OPERATIVO............................... 71

6.1. GENERALIDADES ..................................................................................... 71

6.2. EL RIESGO OPERATIVO EN LAS ENTIDADES FINANCIERAS............... 73

6.3. ESTUDIO DE PROBABILIDAD .................................................................. 76

6.3.1. Contexto de Análisis............................................................................. 76

6.3.2. Aproximación al Modelo Probabilístico................................................. 77

7. ESTUDIO DEL RIESGO OPERATIVO.............................................................. 86

7.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO EN LA MESA DE DINERO86





xi

7.2. CONTROLES NECESARIOS PARA REDUCIR O ELIMINAR LOS

RIESGOS OPERATIVOS DETECTADOS......................................................... 89

7.3. METODOLOGÍA PARA LA DOCUMENTACIÓN DE EVENTOS

ASOCIADOS AL RIESGO OPERATIVO ........................................................... 91

7.4. DISEÑO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA DESTINADA AL

SEGUIMIENTO DE EVENTOS PARA EL CONTROL DEL RIESGO

OPERATIVO...................................................................................................... 93

7.4.1. Planeación ........................................................................................... 93

7.4.2. Análisis................................................................................................. 94

7.4.3. Diseño .................................................................................................. 94

8. EVALUACIÓN FINANCIERA............................................................................. 97

8.1 ALTERNATIVAS INICIALES........................................................................ 98

8.1.1 Mejoramiento de los Procedimientos .................................................... 98

8.1.2 Mejoramiento en los Aplicativos............................................................ 99

8.1.3 Contratación de un Trader Adicional ................................................... 101

8.1.4 Mejoramiento de los Procedimientos y en los Aplicativos ................... 102

8.1.5 Mejoramiento de los Procedimientos y Contratación de un Trader

adicional ....................................................................................................... 103

8.1.6 Mejoramiento en los Aplicativos y Contratación de un Trader adicional

..................................................................................................................... 104

8.1.7 Mejoramiento en Procedimientos y Aplicativos y Contratación de un

Trader adicional ........................................................................................... 105

8.2 SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA ......................................................... 105

xii

9. CONCLUSIONES............................................................................................ 108

10. RECOMENDACIONES ................................................................................. 111

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 113

GLOSARIO.......................................................................................................... 115

NOTA ACLARATORIA ........................................................................................ 119

ANEXOS ............................................................................................................. 120

xiii

LISTA DE TABLAS

TABLA 1. INDICADORES SITUACIÓN ACTUAL…………………………………..48

TABLA 2. TIEMPOS ESTÁNDAR PROFESIONAL I – LIQUIDEZ………………..51

TABLA 3. ACTIVIDADES CON MAYOR PROPORCIÓN DE CARGA –

LIQUIDEZ……………………………………………………………………………….52

TABLA 4. TIEMPOS ESTÁNDAR TRADER MESA DE DINERO………………...53


TRADER………………………………………………………………………………...53

TABLA 6. REGISTRO DE OPERACIONES DE MERCADO – TRADER………..54

TABLA 7. TIEMPOS ESTÁNDAR PROFESIONAL I – INFORMES……………...55


INFORMES……………………………………………………………………………..55

TABLA 9. TIEMPOS ESTÁNDAR JEFE MESA DE DINERO…………………….56


JEFE…………………………………………………………………………………….57

TABLA 11. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DIARIAS…………………….61

TABLA 12. REGISTRO DE OPERACIONES DE MERCADO…………………….61

TABLA 13. VARIACIÓN DE CARGAS POR DÍA…………………………………...61

TABLA 14. MÉTODO IDEAL TRADER……………………………………………...64

TABLA 15. MÉTODO IDEAL PROFESIONAL I INFORMES……………………...65

TABLA 16. MÉTODO IDEAL JEFE…………………………………………………..67

TABLA 17. INDICADORES MÉTODO IDEAL………………………………………69

TABLA 18. PRUEBAS DE BONDAD DE AJUSTE – RIESGO OPERATIVO…...82

xiv

TABLA 19. ESTADÍSTICAS DISTRIBUCIÓN NORMAL………………………….83

TABLA 20. ESTADÍSTICOS Y MONTOS DE PÉRDIDA POR TIPO

DE RIESGO……………………………………………………………………………85

TABLA 21. FLUJO DE CAJA MEJORAMIENTO PROCEDIMIENTOS…………98

TABLA 22. FLUJO DE CAJA MEJORAMIENTO APLICATIVOS……………….100

TABLA 23. FLUJO DE CAJA MEJORAMIENTO CONTRATACIÓN

TRADER ADICIONAL………………………………………………………………..101

TABLA 24. RESUMEN DE EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS…………….....105

TABLA 25. FLUJO DE CAJA ALTERNATIVA SELECCIONADA…………….....106

TABLA 26. MEJORAS EN PROCEDIMIENTOS………………...........................107

xv

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1. NIVELES DE SERVICIO…………………………………………………..8

FIGURA 2. ETAPAS DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN……………………………………………………………………...8

FIGURA 3. EVALUACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO……………………………17

FIGURA 4. ORGANIGRAMA ACTUAL……………………………………………….23

FIGURA 5. PLANILLA PARA LA REALIZACIÓN DE TRASLADOS DE

VENCIMIENTOS, OPERACIONES Y CUADRE…………………………………….40

FIGURA 6. ARCHIVO DE CUADRE DIARIO, HOJA DE REGISTRO DE

OPERACIONES…………………………………………………………………………41

FIGURA 7. ANÁLISIS DE CONTINGENCIAS……………………………………….49

FIGURA 8. AJUSTE DE CARGAS LABORALES…………………………………...68

FIGURA 9. PÉRDIDAS POR RIESGO OPERATIVO EN ORGANIZACIONES

FINANCIERAS…………………………………………………………………………..73

FIGURA 10. DISTRIBUCIÓN DE EVENTOS POR TIPO DE RIESGO…………...75

FIGURA 11. DISTRIBUCIÓN DE PÉRDIDAS POR TIPO DE RIESGO…………..75

FIGURA 12. DISTRIBUCIÓN DE LA FRECUENCIA Y PÉRDIDAS SEGÚN EL

TIPO DE RIESGO……………………………………………………………………….84

FIGURA 13. REGRESIÓN LOGARÍTMICA DE LAS PÉRDIDAS POR RIESGO

OPERATIVO……………………………………………………………………………..84

FIGURA 14. METODOLOGÍA PARA CLASIFICAR LOS EVENTOS

DE PÉRDIDA…………………………………………………………………………….92

FIGURA 15. INTERFAZ DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA………………...95

FIGURA 16. INTERFAZ ARCHIVO DE ANÁLISIS…………………………………..96

xvi

FIGURA 17. FLUJO DE CAJA, PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS..………..99

FIGURA 18. FLUJO DE CAJA, PROPUESTA DE APLICATIVOS……….………100

FIGURA 19. FLUJO DE CAJA, PROPUESTA CONTRATACIÓN TRADER…….102

FIGURA 20. FLUJO DE CAJA, PROPUESTA PROCEDIMIENTOS Y

APLICATIVOS…………………………………………………………………………..103

FIGURA 21. FLUJO DE CAJA, PROPUESTA PROCEDIMIENTOS Y NUEVO

TRADER…………………………………………………………………………………103

FIGURA 22. FLUJO DE CAJA, PROPUESTA APLICATIVOS Y NUEVO

TRADER…………………………………………………………………………………104

FIGURA 23. FLUJO DE CAJA, PROPUESTA PROCEDIMIENTOS,

APLICATIVOS Y NUEVO TRADER………………………………………………….105

xvii

LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ANEXO B. EVALUACION DE CARGAS DE TRABAJO

ANEXO C. TABLA DE SUPLEMENTOS ILO

ANEXO D. TABLA DE SUPLEMENTOS MESA DE DINERO

ANEXO E. POSICIÓN PROPIA Y DE TERCEROS EN FONDOS EXTERNOS

ANEXO F. TABLAS MÉTODO IDEAL

ANEXO G. DISTRIBUCION DE LAS OPERACIONES

ANEXO H. PROYECCIÓN DE OPERACIONES

ANEXO I. DIAGRAMAS DESCRIPTIVOS DE FUNCIONES POR CARGO

ANEXO J. DIAGRAMAS PROPUESTOS DE FUNCIONES POR CARGO

ANEXO K. DISTRIBUCIÓN DE EVENTOS DE PÉRDIDA PARA UNA MUESTRA

DE 63 BANCOS

ANEXO L. PROBABILIDADES Y DISTRIBUCIONES TEÓRICAS DEL RIESGO

OPERATIVO

ANEXO M. ARCHIVO DE SIMULACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO

ANEXO N. DISTRIBUCIONES POR TIPO DE RIESGO SIMULADO

ANEXO O. AJUSTE DE LA DISTRIBUCIÓN DEL RIESGO OPERATIVO

ANEXO P. MAPAS DE RIESGO

ANEXO Q. CLASIFICACIÓN DE EVENTOS SEGÚN EL TIPO DE RIESGO

ANEXO R. INSTRUCTIVO DE USO DE LA HERRAMIENTA INFORMATICA

ANEXO S. EVALUACION FINANCIERA

ANEXO T. REGRESIONES FRECUENCIA Vs. PÉRDIDA

xviii

RESUMEN

El presente trabajo consiste en un estudio de las actividades y procedimientos desarrollados en una Mesa de Dinero del sector financiero colombiano, con el fin de identificar las fallas y elementos que inciden de manera negativa en su productividad y eficiencia. Una vez identificadas estas deficiencias, por medio de herramientas propias de la Ingeniería Industrial, se plantearon soluciones enfocadas a reducir los tiempos improductivos y la mala utilización de recursos, elevando la productividad de la operación. El estudio se realizó a través de observación directa, toma de tiempos, documentación de actividades y validación con la dirección, sobre todos los procedimientos llevados a cabo por cada uno de los cargos que componen la Mesa de Dinero. Se tomaron muestras por cada día de la semana, durante aquella época del mes donde el nivel de trabajo es mayor, con el objeto de establecer los tiempos estándar sobre los que se evaluaron las propuestas presentadas. Dentro del análisis inicial se detectaron factores negativos que afectan el desempeño de la Mesa, los cuales se presentan de manera generalizada en las funciones desarrolladas por cada cargo. En la búsqueda de un control efectivo que involucre en conjunto la ocurrencia de estas situaciones, se llegó al conocimiento del concepto de Riesgo Operativo, el cual ha sido, poco estudiado en el País. El estudio del Riesgo Operativo se desarrolla enmarcado en regulaciones aceptadas a nivel mundial, mediante la determinación de un modelo probabilístico que se aproxima a la valoración cuantitativa del riesgo y la elaboración de un procedimiento adecuado de control y seguimiento. Finalmente se presenta la evaluación financiera que justifica la viabilidad económica de las propuestas aquí planteadas.

xix

INTRODUCCIÓN

El trabajo presentado a continuación tiene como propósito plantear alternativas de mejoramiento operativo en una Mesa de Dinero mediante la detección de deficiencias inherentes a los procedimientos y la identificación factores que afectan su desempeño, con el fin de incrementar los niveles de productividad y eficiencia para afrontar el crecimiento del mercado de títulos valores en el País. En la parte inicial del desarrollo del Trabajo de Grado, se planteó que el estudio sería realizado en una mesa de dinero con tres Traders, quienes efectuaban negociaciones de diferentes tipos, de acuerdo con el objetivo de su gestión. Durante el avance del proyecto se presentó la posibilidad de trabajar en una mesa de dinero, que a diferencia de la anterior cuenta con un Trader, un Jefe y dos profesionales los cuales realizan en conjunto la gestión de negociación. El modelo escogido permite realizar un estudio más amplio del funcionamiento de una mesa de dinero, involucrando las funciones de los cuatro cargos que la componen, sin limitarse únicamente al procedimiento realizado por el Trader. El desarrollo de la propuesta se estructura a partir de dos estrategias principales: Planteamiento del método ideal a partir de un estudio de tiempos y métodos consistente en el levantamiento del proceso seguido por cada uno de los colaboradores de la Mesa, su análisis cualitativo y cuantitativo con la formulación posterior de mejoras y recomendaciones que generen reducciones en la utilización de recursos y tiempo alcanzando niveles de servicio superiores. La segunda estrategia consiste en un análisis del principal factor identificado como fuente importante de improductividad operativa, el cual genera mala utilización de recursos y tiempo, denominado Riesgo Operacional. Dicho análisis comprende una aproximación a un modelo probabilístico adecuado para valorar y controlar su

1

ocurrencia, el estudio y clasificación de los riesgos operativos presentes actualmente en la Mesa de Dinero y el diseño de una metodología de seguimiento apoyada en una herramienta informática. La capacidad de la Mesa de Dinero debe aumentar permitiéndole realizar un mayor número de operaciones durante el periodo de negociación del mercado. El aumento de capacidad se logra incrementando la eficiencia y la productividad operativas, bien sea a través de la reducción en los insumos utilizados, que en este caso se refieren básicamente a recursos humanos, físicos y económicos, manteniendo constante el nivel de servicio, o aumentando este último en mayor proporción que los insumos. Adicionalmente la información suministrada en el momento de la negociación debe ser oportuna y confiable. En la medida que estas condiciones mejoren, también mejorará la calidad de las negociaciones, se logrará controlar el Riesgo Operativo y por ende se obtendrá un aumento en el nivel de ingresos. Aunque ya existen en la Organización metodologías para medir y controlar los riesgos de crédito y de mercado, aún no se han desarrollado sistemas efectivos que involucren los riesgos operativos, los cuales han cobrado mayor relevancia por haber demostrado tener un impacto considerable sobre los resultados de gestión de las empresas del sector financiero. Por esta razón se ha decidido realizar un procedimiento completo para la identificación de factores de riesgo operativo a partir de los cuales se diseña una metodología que sirva como herramienta en la medición y control de dicho riesgo por parte de la Organización. Para garantizar la viabilidad económica en la implementación de las propuestas aquí presentadas, se presenta una evaluación financiera que justifica la conveniencia de aplicarlas en el funcionamiento de la Mesa de Dinero.

2

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES Durante el 2004 se ha presentado crecimiento en el volumen de operaciones realizado en el mercado de títulos valores a nivel nacional. Esta situación obedece al repunte que ha tenido la economía colombiana durante el último año, a la caída de mercados internacionales, a la depreciación del dólar y al aumento de la confianza por parte de los inversionistas; generando como consecuencia un mayor flujo de capitales hacia el interior del país. “Los flujos de capital hacia Colombia (que se han intensificado en los últimos meses por cuenta de los bajos rendimientos en los mercados externos y la devaluación del dólar) también están ayudando a la reactivación de la economía... De manera similar los fondos de inversión extranjeros han vuelto a comprar acciones y papeles colombianos”1

El aumento presentado en el volumen de operaciones genera oportunidades para las entidades que están negociando en el mercado bursátil. Particularmente en la Mesa de Dinero2 objeto de estudio se observa esta situación, la cual debe ser aprovechada para aumentar su capacidad de negociación. Para lograr que aumente el número de operaciones de la Mesa, esta debe ser más eficiente y productiva, de tal forma que un incremento marginal en los gastos operacionales produzca ingresos en una mayor proporción. La Mesa de Dinero pertenece a un Grupo Económico conformado por varias empresas que operan en diferentes sectores. Una de las estrategias del Grupo es manejar sus negocios de forma integral, haciendo que las empresas se complementen funcionalmente, sin necesidad de fusionarse. Como resultado busca reducir costos y aumentar ingresos, mientras mantiene la independencia de cada una de sus entidades. Específicamente en el área de Tesorería, se han

1 Buenos Tiempos. En: Revista Dinero No.197; p. 34-35. Enero 23 de 2004 2 La Mesa de Dinero en la que se realizará el estudio pertenece a un Grupo Económico en el cual hay más de 10 empresas. El nombre del Grupo no se mencionarán durante el estudio por solicitud de sus directivas.

3

integrado funciones para el análisis de mercado el cual beneficia a todas las empresas y se lleva a cabo en la Mesa de Dinero. Esta decisión ha traído como resultado un aumento adicional en el número de operaciones realizadas en la Mesa. Para el Trader de la Mesa de Dinero, existe una carga de tareas administrativas, la cual depende del volumen de operaciones que sean realizadas durante el día. El aumento del número de operaciones realizadas, ha ocasionando que el trader deba interrumpir actividades de negociación para realizar actividades de tipo administrativo u operativo. Teniendo en cuenta que el proceso de negociación es determinante en el nivel de operación de la Mesa, el impacto es considerable sobre la productividad, generando disminución de ingresos. El interés por lo tanto, consiste en el aumento de la capacidad de la Mesa de Dinero para afrontar las nuevas condiciones del mercado de valores en Colombia considerando que la actividad reguladora del nivel productivo de la Entidad en estudio es la negociación y en torno a ella operan los demás cargos.

1.2 PREGUNTA ¿Cómo incrementar la productividad y la eficiencia en las operaciones de una Mesa de Dinero, para afrontar el crecimiento del volumen de negociaciones del mercado bursátil colombiano?

4

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Generar una alternativa de mejoramiento operativo que conlleve al aumento de la productividad y al desempeño más eficiente de una Mesa de Dinero en el sector financiero colombiano.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Establecer un procedimiento operativo que incremente la eficiencia y productividad del proceso actual realizado por la Mesa de Dinero.

• Determinar un modelo probabilístico asociado con la Mesa de Dinero, el

cual se ajuste al comportamiento de los factores que afectan su productividad y eficiencia, identificados previamente en el estudio de los procesos que se llevan a cabo para su funcionamiento.

• Diseñar una metodología para el seguimiento de los factores detectados en

el funcionamiento de la Mesa de Dinero, que afectan su productividad y eficiencia, la cual se apoye en la creación de una herramienta informática.

• Evaluar la alternativa propuesta en términos de costo / beneficio y elaborar

un plan de implementación para que sea puesta en funcionamiento por la Mesa de Dinero.

5

3. MARCO TEÓRICO 3.1 HERRAMIENTAS DE INGENIERÍA La propuesta que busca solucionar las necesidades de crecimiento de la Mesa de Dinero se abordará a partir del aumento en la productividad y la eficiencia mediante la aplicación de dos estrategias principales, el desarrollo del método ideal que permita la reducción de tiempos y costos y el análisis del principal factor fuente de improductividad en la Mesa, con el fin de reducir el desperdicio de recursos en la Organización. Con el fin de desarrollar estas dos estrategias, se hará uso de importantes herramientas de Ingeniería Industrial aprendidas a lo largo del estudio de la carrera, las cuales son: 3.1.1 Ingeniería de Métodos y Producción La Ingeniería de Métodos incluye diseñar, crear y seleccionar los mejores métodos, procesos, herramientas, equipo y habilidades de operación para que al interactuar con los mejores recursos humanos asociados, generen un aumento en la productividad reduciendo tiempos, recursos y costos mientras aumenta la calidad y confiabilidad en los procesos. Por su parte, la producción basada en administración de las operaciones se orienta en la misma dirección y se define como el diseño, operación y mejoramiento de los sistemas de producción que crean los bienes y servicios primarios de la compañía. Para desarrollar un estudio de los métodos de producción, se sigue el siguiente proceso:

1. Evaluación del proceso desarrollado actualmente: Se debe seleccionar un área que presente deficiencias, bien sea en costos, tiempos de proceso o utilidades generadas.

6

2. Obtener y presentar los datos: Reunir todos los hechos importantes

relacionados con la operación y organizarlos para su posterior análisis a través del uso de técnicas de registro y análisis.

3. Analizar los datos: Usando enfoques básicos de análisis de operaciones

como principios de economía de movimientos y análisis de cargas de trabajo para decidir qué alternativa dará como resultado el mejor servicio.

4. Desarrollar el método ideal: Se selecciona el mejor procedimiento para

cada operación, inspección y transporte tomando en cuenta las restricciones asociadas a cada alternativa y sus implicaciones en productividad, ergonomía y seguridad; aplicando principios para la planeación de la capacidad.

5. Establecer tiempos estándar: Se establece un estándar justo para el

método propuesto mediante la realización de un estudio de tiempos. Análisis de Pareto Principio establecido por el economista Wilfredo Pareto, según el cual en todo proceso de control y verificación existe en promedio un 20% de factores críticos o relevantes que al ser detectados garantizan un cubrimiento aproximado del 80% de los problemas. Diagrama de Cargas de Trabajo Herramienta que permite determinar el porcentaje de tiempo que un trabajador debe dedicar al cumplimiento de sus funciones con el fin de aliviar cargas o incrementar el porcentaje de utilización de los recursos humanos. Planeación de la Capacidad de Servicio La planeación de los niveles de capacidad para los servicios debe tener en cuenta la relación diaria entre la utilización del servicio y la calidad del mismo mientras se controlan las variables de tiempo, ubicación y volubilidad de la demanda. Como lo señala Haywood-Farmer y Nollet3, el mejor punto operacional se encuentra cerca del 70% de la capacidad máxima, el cual es suficiente para mantener los servidores ocupados pero permite tiempo para atender las funciones de manera adecuada y conservar la capacidad necesaria en reserva que evite sobre ocupación.

3 HAYWOOD, John y MOLLET Jean, Services Plus: Efective Service Manageent, Bocherville, Québec, G. Morin Punlisher Ltd., 1991, p.58.

7

Figura 1. Niveles de servicio

Tasa media de servicio µ

Tasa

med

ia d

e lle

gada

s λ

Zona de no Servicio

Zona de Servicio

ρ = 100%

ρ = 70%Zona

Crítica

µ

λ

Tasa media de servicio µ

Tasa

med

ia d

e lle

gada

s λ

Zona de no Servicio

Zona de Servicio

ρ = 100%

ρ = 70%Zona

Crítica

µ

λ

3.1.2 Análisis y Diseño de Sistemas de Información4

Un sistema de información es una solución organizacional y administrativa basada en tecnologías de información como respuesta a un reto que se presenta en el entorno. Para el desarrollo de un sistema de información se debe seguir el siguiente proceso:

Figura 2. Etapas de análisis y diseño de sistemas de información

Planeación

4 Se omiten las actividades que no hacen parte del alcance de la presente propuesta, tales como implantación y transición

Prototipo Transición Análisis

Implantación Diseño

8

3.1.2.1 Planeación Es el conjunto de necesidades estratégicas de la empresa priorizadas para enfocar el sistema de información. 3.1.2.2 Análisis Utilizando las herramientas utilizadas en el levantamiento del proceso se identifican las actividades realizadas entre las cuales existen flujos de información así como los elementos y actores involucrados en dichas actividades; a partir de estos, se realizan los diagramas de contexto, de flujo de datos y el diccionario de datos del sistema. 3.1.2.3. Diseño Haciendo uso de los diagramas elaborados, se realiza el diseño físico del sistema de información y se construyen los modelos de entidad relación que soportarán las bases de datos requeridas. 3.1.2.4 Prototipo Es una versión inicial del sistema de información cuyo objetivo es validar los conceptos del análisis, verificar las decisiones de diseño y corregir problemas detectados. Para el desarrollo de esta propuesta se trabajará con un prototipo desechable el cual solo pretende verificar los requerimientos del sistema.

3.1.3 Teoría de Probabilidades e Inferencia Estadística Las herramientas de análisis probabilístico, representan un valioso soporte para la Ingeniería Industrial, con infinidad de aplicaciones que permiten analizar el comportamiento de cualquier variable con el fin de predecir de manera confiable su comportamiento futuro para mejorar un proceso de toma de decisiones. Variable Aleatoria Una variable aleatoria X es una cantidad con valor real con la propiedad de que para todo número conjunto B de números reales existe una probabilidad, representada por P[ X esté en B], de que X sea miembro de B. Por tanto X es una variable cuyos valores se toman de manera aleatoria, de acuerdo con una distribución de probabilidad.

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Distribuciones de Probabilidad Las variables aleatorias obedecen a ciertas distribuciones de probabilidad de tipo discreto o continuo, dependiendo de su comportamiento y valores paramétricos. Modelo Normal El modelo probabilístico normal es una distribución continua con las siguientes características:

• Se distribuye por medio de una curva asintótica sobre el eje horizontal • Su curva es simétrica respecto a un eje que pasa por µx • Sus puntos de inflexión se encuentran ubicados en x = µ ± σ • La media coincide con la mediana y la moda de la distribución.

3.1.4 Evaluación de Proyectos Tasa Interna de Retorno Desde el punto de vista matemático, la tasa interna hace que el valor presente de los ingresos sea igual al valor presente de los egresos, en otras palabras hace que la diferencia del valor presente de los ingresos y los egresos sea cero. Esta tasa representa el interés que se gana sobre la parte de la inversión no amortizada o que se encuentra involucrada en el proyecto al comienzo de cada periodo. Esta tasa no implica reinversión, ya que no supone previamente que el inversionista utilice de nuevo sus fondos en el proyecto. El criterio de aceptación mediante esta técnica consiste en comparar la tasas interna de retorno obtenida de un proyecto con la tasa mínima de retorno atractiva TREMA.

Si TIR es mayor a TREMA acepta proyecto Si TIR es menor a TREMA rechaza proyecto Si TIR es igual a TREMA indiferente

La tasa interna de retorno sirve para evaluar una alternativa con respecto a la tasa de oportunidad de un inversionista, sin embargo no es representativa para decidir entre dos alternativas diferentes. Valor Presente Neto Este método se utiliza para traer a valor presente todos los ingresos y egresos de una alternativa a una misma tasa de interés, la diferencia resultante de la comparación de los ingresos y los egresos se denomina Valor Presente Neto.

10

Si VPN es mayor a CERO acepta proyecto Si VPN es menor a CERO rechaza proyecto Si VPN es igual a CERO indiferente

Si el resultado obtenido es mayor o igual que cero, los ingresos del proyecto son suficientes para cubrir la recuperación total de la inversión y obtener un rendimiento sobre el capital no amortizado, equivalente a la tasa de descuento utilizada. Está técnica permite escoger entre varias alternativas, ya que la mejor inversión será la que tenga un valor presente neto mayor. Valor Futuro de los Flujos de Caja Está técnica se fundamenta en el hecho de que si cada proyecto dispone de los mismos recursos iniciales, aquel que tenga mayores recursos al final del ciclo económico será el mejor proyecto. Con este método se plantea la premisa que todo recurso que se reciba o que se tenga disponible en un momento dado, deber ser invertido en una actividad promedio del inversionista, o sea, a la tasa mínima de retorno TREMA. El procedimiento para obtener el Valor Futuro de los Flujos de Caja se realiza calculando la diferencia entre la inversión inicial requerida para un proyecto y el total del dinero disponible para invertir, posteriormente este valor debe ser llevado a futuro con todos los demás ingresos y egresos que se presenten durante la vida del proyecto y finalmente se deben sumar todos los valores para obtener el valor deseado. En una situación en la cual se deba escoger entre varias alternativas, la que tenga el mayor Valor Futuro de los Flujos de Caja será la mejor. Relación Beneficio Costo (B / C) Se basa en la determinación del cociente entre el valor presente neto de los ingresos y el valor presente neto de los egresos, calculados a una tasa de interés dada. Si el resultado obtenido es mayor a la unidad el proyecto se acepta, si es menor a la unidad se rechaza y si es igual a uno la tasa a la cual se realizó el análisis es la tasa interna de retorno. Este sistema mide el número de veces que los flujos de caja netos cubren las inversiones netas propias, en términos del valor presente.

11

3.2 MERCADO DE TÍTULOS VALORES Existen dos tipos de mercados a través de los cuales se realizan las negociaciones de bolsa.

3.2.1 Mercados Electrónicos

Es un mecanismo público para la realización de transacciones de títulos valores, en el cual las ofertas y las demandas se efectúan a través de estaciones de trabajo conectadas a la red computacional de la Bolsa. El mercado electrónico no se limita únicamente a ser un sistema transaccional, también es un sistema de información que permite tanto a los comisionistas miembros como a los inversionistas que poseen suscripción a pantallas de información, consultar en tiempo real ofertas y operaciones de cada uno de los mercados. La conexión a través de sistemas electrónicos de enlace garantiza que todas las operaciones que se realicen en estos mercados sean almacenadas como garantía de las negociaciones. SEN (Sistema Electrónico de Negociación) Es un sistema creado para negociar títulos de Deuda Pública de la Nación, los cuales son emitidos por el Banco de la República. Este mercado es manejado por el Banco de la República. MEC (Mercado Electrónico Colombiano) En este mercado electrónico se manejan todos los títulos en general, sin importar si son de carácter público (nación) o privado (sector real). Este mercado en manejado por comisionistas. SET – FX Mercado de negociación de moneda extranjera, fue creado en el 2003 mediante una alianza entre SIF – Garban Intercapital, la Bolsa Mexicana de Valores y la Bolsa de Valores de Colombia. En la actualidad operan en este mercado bancos, sociedades comisionistas de bolsa, casas de cambio, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial autorizadas por el Banco de la República.

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3.2.2. Mercados OTC (Over The Counter) Todas las operaciones en estos mercados se efectúan por vía telefónica y son grabadas como garantía de las negociaciones realizadas. Interinstitucional A este mercado tienen acceso todos los Corredores de Bolsa y las Entidades Financieras. Es un mercado bilateral, en el cual únicamente hay conocimiento de la negociación por parte de las entidades involucradas (comprador y vendedor). Debido a que la negociación entre las contrapartes es directa no hay pago de comisiones en este mercado. Mercado Público Telefónico (Brokers) Es un mercado al cual únicamente tienen acceso las mesas afiliadas. Se caracteriza principalmente por ser un mercado multilateral, donde un broker realiza la función de pregonar de forma simultánea a nivel nacional ofertas o demandas de títulos. Las adjudicaciones de las negociaciones son realizadas por el Presidente del mercado. A través de una llamada telefónica, las entidades involucradas en una negociación establecen las condiciones de la transacción y el cumplimiento. Intermediarios Comisionistas Son intermediarios entre entidades que se encargan de negociar títulos de deuda pública y dólares.

3.2.3 Gestión de una Tesorería en una Entidad Financiera en Colombia Las tesorerías deben estar divididas en tres áreas principales: Front Office – Mesa de Dinero Es el área encargada de la negociación. Aquí se encuentran los Traders, quienes son responsables de hacer inversiones con títulos valores en el mercado bursátil. Middle Office Área de control de riesgo. Se encarga de controlar y vigilar constantemente la gestión de las negociaciones y las operaciones administrativas, realizadas por el Front Office.

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Back Office Es el área encargada del cumplimiento, mediante la administración de las operaciones realizadas por las entidades y sus contrapartes. Se encarga de hacer entrega física de dinero y de títulos valores.

3.2.4 Conceptos Generales y Partes involucradas en el Proceso de Negociación Trader Es el encargado de realizar la negociación de títulos y/o divisas con otras entidades. Debe realizar funciones comerciales como visitas a clientes o llamadas telefónicas con el fin de conseguir negocios. Realiza funciones administrativas como el reporte de las negociaciones realizadas al Departamento de Operaciones. Sus actividades diarias se dividen en dos jornadas, durante la mañana y hasta la 1 de la tarde se encarga de realizar negociaciones en el mercado de títulos valores y en la tarde debe encargarse de elaborar reportes de las negociaciones realizadas y de buscar negocios con otras entidades mediante visitas y llamadas telefónicas. Los traders son clasificados por su nivel de experiencia, el cual es determinado por la práctica en negociaciones dentro del mercado bursátil y la formación académica específica como cursos de bolsa y herramientas de actualización financiera. Las funciones del Trader deben generar beneficios de tipo cuantitativo los cuales son medibles por medio de las utilidades que se generan en un periodo específico provenientes de los rendimientos producidos por los títulos valores negociados. También deben crear beneficios cualitativos como generación de mercado, calidad en composición de portafolios y mantenimiento de liquidez. Departamento de Operaciones de Tesorería Se encarga de informar a la Bolsa de Valores de Colombia las negociaciones realizadas, cada una con su respectiva tasa de negociación. Esta información se recibe de los traders quienes inicialmente la envían en una carpeta compartida y posteriormente hacen entrega de un ticket, el cual sirve como garantía física de la negociación realizada. En el momento de recibir el reporte de operaciones de los traders, el Departamento de Operaciones transmite la información a la Bolsa de Valores de Colombia, la transferencia se realiza a través de una red de enlace electrónico. Posteriormente envían el ticket como garantía física.

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Esta área se encarga también de ejercer el cumplimiento, función que cumple mediante el intercambio físico de dinero, títulos o divisas. Bolsa de Valores de Colombia Ente regulador de las transacciones realizadas en el mercado de valores. Recibe toda la información de los títulos que fueron negociados durante el día. Esta información viene diferenciada por tipo de papel y viene acompañada de la tasa a la cual se realizó cada negociación. Al cerrar el mercado (1:00 p.m.) elabora un promedio ponderado de los títulos con base en su tasa de negociación. Con este promedio ponderado se obtiene la tasa a la cual se negociará el título el día siguiente. Posteriormente envía la información de los promedios a las Entidades Financieras, Comisionistas de Bolsa y demás entidades participantes del mercado de valores, para que realicen la valoración correspondiente de sus portafolios. Creadores de Mercado Son un grupo de entidades financieras encargadas de negociar títulos de deuda pública en el mercado secundario. Tienen presencia permanente con puntas de compra y venta con el fin de favorecer la liquidez del mercado y cooperar con la Dirección General del Tesoro en la difusión de la deuda del Estado.

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4. METODOLOGÍA

4.1 PANORAMA GENERAL Para desarrollar este estudio y generar la propuesta de mejoramiento, fue necesario realizar el levantamiento de todos los procedimientos llevados a cabo por cada uno de los cargos en la Mesa de Dinero. Estos procedimientos fueron documentados y analizados minuciosamente para detectar fallas y elementos susceptibles de ser mejorados examinando las cargas de trabajo reales para cada colaborador y estableciendo el tiempo estándar como indicador para evaluar las mejoras propuestas. Con el fin de evaluar la productividad y eficiencia operativas, es necesario establecer indicadores que midan estos factores antes y después de las mejoras propuestas, determinando los elementos que generan mayor impacto sobre el desempeño de la Mesa de Dinero. Los indicadores utilizados deben incorporar aquellas variables que son de vital importancia para conseguir los resultados esperados, de acuerdo con la planeación estratégica de la Organización y de las metas fijadas para la operación de la Mesa, ayudando así a identificar los principales factores que afectan la productividad y eficiencia, con el fin de controlarlos. Se profundiza en el estudio del factor principal mediante la identificación de un modelo probabilístico que describa su comportamiento, encaminado a controlar y valorar su impacto real sobre el desempeño operacional y económico. El ajuste al modelo proviene de un estudio teórico, soportado en mediciones realizadas por bancos alrededor del mundo y se emplean datos históricos de la Mesa de Dinero para ejemplificar su aplicación práctica, con el fin de que sea replicado por la Organización por medio de la utilización de información completa y confiable. Continuando con el estudio, se realiza un análisis sobre el funcionamiento de la Mesa, enfocado a la identificación del principal factor que afecta negativamente la productividad y eficiencia operativas. Una vez reconocido, se estableció la metodología adecuada para hacerle seguimiento de manera efectiva, apoyándose en una herramienta informática creada para este fin.

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4.2 ESTUDIO DE MÉTODOS El estudio de métodos permite conocer, medir y analizar los procedimientos que se realizan actualmente en la Mesa de Dinero con el fin de plantear alternativas que mejoren su desempeño, en términos de eficiencia y productividad de las labores realizadas. Para desarrollar el estudio de métodos, se elaboró un levantamiento completo de los procedimientos llevados a cabo por cada funcionario de la Mesa de Dinero. Este se documentó a través de observación directa y comunicación con cada persona, posteriormente se realizó la validación y ajustes necesarios con el apoyo del Jefe de la Mesa. Una vez se conocieron los procesos realizados en la Mesa de Dinero se continuó con la medición de tiempos por actividad para determinar la carga laboral de cada funcionario. Estas mediciones se realizaron durante los cinco días de la semana, con el fin de considerar las diferentes variaciones posibles que se podrían presentar durante su transcurso. Para elegir el tiempo durante el cual se deberían realizar las mediciones, se utilizó el criterio del mayor volumen de operación, teniendo en cuenta el comportamiento de la Mesa, el cual está sujeto a los acontecimientos variables del mercado. Se estableció que durante las semanas intermedias del mes, comprendidas entre el inicio de la segunda semana y el comienzo de la última, son los momentos en los cuales la carga de la Mesa tiene su mayor nivel, esto debido a que el mercado negocia más entre el momento en que se conoce el dato del IPC (quinto día hábil del mes) y el inicio de la última semana del mes (tiempo en el que se ajusta la liquidez de las entidades).

Figura 3. Evaluación de Cargas de Trabajo Gabriel Camilo Baquero Fandiño

Juan Manuel Benitez García

Cargo:

0,00% 0,00%FRECUENCIA # VECES

0,00% 0,00%0,00 0,00% 0,00 0,00%

MAÑANAFRECUENCIA # VECES

CARGA TARDE

FUNCION TAREA

TARDECARGA MAÑANA

CRG. LAB.MENSUAL

HORASMES

CRG. LAB.MENSUALTOTAL

PROMEDIO

HORASMES

PERIODICIDADMEDICIÓN

TOTAL CARGA

CUADRO EVALUATIVO DE CARGAS DE TRABAJO

Mejoramiento Operativo enfocado a la Eficiencia y Productividad en un mesa de dinero del Sector Financiero colombiano

MIN. SEG. MIN.

DURACION

SEG. TOTAL

DURACION

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Después de recolectar la información, se realizó una validación con la dirección de la Mesa de Dinero y se procedió a calcular los tiempos estándar para el método actual. Este cálculo se llevó a cabo empleando la siguiente ecuación5:

iaContingencCsSuplementoS

coTiempoBásiToxVTbValoraciónV

rvadoTiempoObseToCTbxSTbxToxVTSTD

::

:)(::

)%()%()(

=

++= El porcentaje de valoración, equivalente al factor de ajuste del tiempo observado de acuerdo a la velocidad de cada operario fue asignado en 100% para todos los cargos debido a que solo existe un colaborador por cada cargo y de acuerdo al criterio de los evaluadores su desempeño en la realización de labores no presenta ninguna característica especial que lo pueda clasificar como rápido o lento. Con respecto al Porcentaje de suplementos, se utilizó la tabla sugerida por la ILO6 en donde se asignan porcentajes de acuerdo a las condiciones y características del trabajo. (ver Anexo C) Por su parte, las contingencias fueron determinadas mediante el empleo de la técnica de análisis de puntos rojos y verdes, tomando como criterio máximo permitido un 15%7. La técnica de análisis de puntos rojos y verdes consiste en revisar las muestras obtenidas y compararlas con el promedio a través de su varianza, en donde toda medida que se encuentre por encima de una desviación estándar sobre el promedio es marcada como punto rojo y aquella que se encuentre por debajo en la misma proporción se considera un punto verde. Una vez hecha la comparación para todas las muestras se eliminan aquellas que tienen más de 30% de medidas marcadas como puntos rojos o verdes y se repite el procedimiento con las muestras restantes. En esta segunda etapa de ajuste, solo se marcan los puntos rojos, y su diferencia con la media se acumula y se divide sobre la suma total de tiempos promedio para obtener el porcentaje de contingencia variable que se adiciona a la parte fija, establecida por esta metodología en 7%.

5 NIEBEL, Benjamín. Ingeniería Industrial, Métodos, Estándares y Diseño del Trabajo. X Edición. Ed. Alfaomega. 2001. 6 Internacional Labour Office, Estados Unidos, 1957. 7 Ing. Carlos Navarrete Profesor Departamento de Procesos Productivos. Pontificia Universidad Javeriana.

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4.3 APROXIMACION AL MODELO PROBABILÍSTICO DE MEDICIÓN DEL RIESGO OPERATIVO La medición cuantitativa del riesgo operativo se presenta en forma teórica, debido a que hasta el presente no existe información histórica apropiada para su aplicación práctica, falencia que se logrará corregir con el desarrollo y aplicación del capítulo III del presente trabajo. Habida consideración de la restricción anterior, se emplearon los datos acerca de eventos ocurridos durante el último año, los cuales fueron recolectados con la colaboración de los funcionarios de la Mesa, pero carecen de confiabilidad por tratarse de eventos no documentados. Luego de un estudio de los modelos propuestos por entidades internacionales en la medición del riesgo operativo, se seleccionó el modelo adecuado y se realizó su aplicación a los datos disponibles, obteniendo la base para realizar una simulación que describe el comportamiento del riesgo operativo en la Mesa de Dinero durante un periodo considerable de tiempo. Los resultados de dicha simulación se emplean en el ajuste del riesgo operacional a una distribución conocida, permitiendo estimar sus parámetros para conocer el valor esperado de las pérdidas económicas que tienen origen en este tipo de riesgo. Más que los resultados obtenidos, el aporte de los autores a la Organización se encuentra en la metodología de medición, que deberá ser utilizada para el estudio futuro del riesgo operativo, involucrando datos de mayor confiabilidad.

4.4 ESTUDIO DEL RIESGO OPERATIVO COMO FACTOR DE ALTA INCIDENCIA EN LA PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCIA El desarrollo de esta etapa del proyecto estuvo guiado en la primera fase por los siguientes pasos:8

1. Identificar cada uno de los procesos en la Organización. 2. Detallar las actividades específicas que se desarrollan en cada uno de los

procesos identificados. 3. Identificar los riesgos operativos que se pueden presentar en cada etapa 4. Identificar los controles que existen (o deberían existir) para reducir o

eliminar los riesgos operativos detectados.

8 DE LARA, Alfonso. Medición y Control de Riesgos Financieros.2001

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Una vez identificados los riesgos puntuales presentes en la operación de la Mesa de Dinero, se realizó un estudio sobre los estándares mundiales para la documentación, clasificación y seguimiento del riesgo operativo en entidades financieras, con especial apoyo de los documentos presentados por el Banco de Acuerdos Internacionales, institución que tiene como propósito propender por la estabilidad financiera de las naciones a través de la colaboración entre bancos centrales alrededor del mundo y cuya sede central se ubica en Basilea, Suiza. La aplicación del estudio anterior a la situación específica de la Organización permitió establecer una metodología de seguimiento para los eventos de pérdida asociados al riesgo operativo, la cual fue integrada a una herramienta informática diseñada siguiendo los pasos iniciales del proceso de diseño de sistemas de información, teniendo en cuenta que el objetivo de este trabajo difiere de la creación del sistema de información y se limita a la generación del prototipo que facilite la implementación.

4.5 EVALUACION DEL PROYECTO La evaluación financiera de la propuesta, se realizó con base en los estados financieros de la Sociedad y los resultados de la operación del último año. Para determinar la viabilidad en la Mesa de Dinero se determinaron los ingresos y egresos correspondientes a su actividad particular; teniendo en cuenta que la sociedad se compone por diversas áreas adicionales a la de este estudio, fue necesario aislar su desempeño en términos de porcentajes de generación de ingresos y de gastos sobre el total de la sociedad. Cada una de las propuestas recomendadas en el análisis generalizado del comportamiento, involucrando procedimientos y riesgo, fue valorada y comparada con la situación actual de la Mesa, tanto en forma independiente como conjunta, a fin de establecer la mejor combinación de alternativas propuestas y su impacto económico, conducentes a garantizar una decisión adecuada. Se elaboraron Flujos de Caja para representar los ingresos y egresos de dinero en cada una de las etapas del proyecto, mostrando la variación porcentual generada sobre la utilidad total. Posteriormente estos flujos de caja fueron medidos bajo los métodos de evaluación de proyectos para determinar su viabilidad.

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Para la evaluación de las alternativas resultantes de la propuesta se utilizarán tres técnicas de evaluación de proyectos, las cuales fueron explicadas previamente en el marco teórico.

o Tasa Interna de Retorno – TIR o Valor Presente Neto – VPN o Valor Futuro de los Flujos de Caja – VFFC

o Relación Beneficio Costo

Finalmente para determinar la factibilidad de cada alternativa se elaboraron flujos de dinero con proyecciones a 24 meses.

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5. ESTUDIO DEL TRABAJO

5.1. DESCRIPCIÓN DE LA MESA DE DINERO A continuación se presentan la descripción general de la Mesa de Dinero y una síntesis de cada uno de sus cargos, donde se encuentra definida su finalidad y las funciones principales que los componen. Para tener un conocimiento más profundo de los procedimientos, en el Anexo A se encuentra el Manual de Procedimientos por Cargo, el cual fue levantado por los autores durante el desarrollo del Trabajo de Grado. Adicionalmente fueron realizados los Diagramas Descriptivos de Funciones por Cargo con los procedimientos actuales y los propuestos. (Ver anexos I y J). Para cada uno de los cargos pertenecientes a la Mesa, se elaboró un análisis mediante la aplicación de los indicadores de Productividad y Eficiencia. MESA DE DINERO La Mesa de Dinero es el área dentro de una Organización que se encarga de realizar negociaciones de títulos valores en el mercado bursátil, su finalidad es soportar la gestión operativa de una entidad mediante la generación de ingresos provenientes de inversiones financieras, las cuales aumenten la utilidad neta de la empresa El presente trabajo se llevó a cabo en una mesa de dinero compuesta por un Jefe, un Trader y dos Profesionales encargados de manejar la liquidez y elaborar informes para soporte de la gestión, respectivamente. A su cargo tienen la administración de cinco fondos y un portafolio propio, sobre los cuales se deben realizar inversiones en búsqueda de su propio beneficio y del de sus clientes. La organización jerárquica de la Mesa se puede apreciar en el organigrama a continuación.

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Figura 4. Organigrama Actual

ORGANIGRAMA ACTUAL MESA DE DINERO

TRADER

PROFESIONAL I LIQUIDEZ

JEFE

PROFESIONAL I INFORMES

5.1.1. Profesional I Mesa De Dinero – Liquidez

Finalidad Del Cargo Controlar el nivel de liquidez de la Sociedad y de los fondos mediante el seguimiento de los aportes y retiros de los clientes, de las negociaciones realizadas y del cumplimiento de obligaciones. Funciones CUADRE DIARIO Es la función principal del cargo, mediante esta se controla la liquidez de la Sociedad y de cada uno de los fondos y se determina la posición para la toma de decisiones de inversión El Cuadre Diario se lleva a cabo en un archivo de Excel, el cual cuenta con varias hojas vinculadas en las que se registran los saldos de las cuentas y los movimientos que se realizan, como: compras o ventas de títulos, cumplimiento de obligaciones tributarias, pago de nómina, entre otros. Este archivo se actualiza a diario y es guardado como registro de lo ocurrido a lo largo del día. El procedimiento inicia con la consulta de los saldos de las cuentas pertenecientes a los fondos o a la Sociedad, la cual se realiza en el aplicativo CONSULTA EN LINEA, este imprime un reporte en la pantalla del computador con el saldo de las cuentas actualizado al momento de la consulta. El valor de los saldos es determinante para establecer la cantidad de retiros o de aportes que han realizado los clientes durante la noche del día anterior (5:00 p.m. a 8:00 a.m.). Una vez

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aparece el informe del aplicativo se deben transcribir los saldos en el archivo de cuadre diario A diario se debe consultar el valor de los ingresos que van a recibir los fondos o la sociedad por concepto de los vencimientos de los títulos que poseen. Para realizar la consulta se debe ingresar al APLICATIVO FINANCIERO, seleccionar cada uno de los fondos y generar el reporte correspondiente, el cual se debe imprimir. Una vez se han impreso los reportes para la Sociedad y cada uno de los fondos se debe ingresar al archivo de cuadre y actualizar el valor de los vencimientos para el día. La sociedad y los fondos deben cumplir con varias obligaciones de tipo tributario, así como con el pago de comisiones, proveedores y de nómina. Es responsabilidad del Profesional de Liquidez ingresar el valor de estas obligaciones en los días que deben ser canceladas para que el egreso que va a presentarse sea tenido en cuenta dentro de la posición de liquidez del fondo correspondiente o de la Sociedad. La periodicidad del cumplimiento de las obligaciones es la siguiente:

Obligaciones Tributarias o Retención en la Fuente: Mensual, se paga durante los primeros días hábiles

del mes siguiente. o ICA – Impuesto de Industria y Comercio: Se paga bimensualmente. o IVA – Impuesto al Valor Agregado: Se paga bimensualmente.

Nómina: 2 veces al mes, los días 9 y 24 Comisiones: semanalmente, día miércoles. Proveedores: semanalmente, día jueves.

Cuando se ha actualizado el archivo de cuadre con toda la información anterior, se debe informar al Trader y al Jefe del Departamento la posición de cada fondo y de la Sociedad para que se puedan establecer los requerimientos de negociación de acuerdo con la estrategia establecida y el comportamiento del mercado. Durante el transcurso del día se debe llevar registro de las operaciones realizadas por el Trader, así como del comportamiento de las cuentas de retiro y de recaudo, mediante una consulta al medio día al aplicativo CONSULTA EN LINEA. El Profesional – Liquidez debe llevar un control estricto de la liquidez manteniendo el flujo neto (ingresos – egresos) siempre positivo, en caso de presentarse lo contrario debe informar al Trader y al Jefe la situación para que se lleven a cabo las medidas pertinentes.

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Después de las cuatro de la tarde (hora de cierre de las oficinas) se debe hacer una consulta final en el aplicativo CONSULTA EN LINEA, así como una revisión de todos los movimientos efectuados durante el día con el fin de establecer una posición final consolidada y determinar los traslados que se deben realizar entre las cuentas de cada fondo o de la sociedad. ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN DE MERCADO La actualización de mercado consiste en mantener al día los indicadores financieros y económicos de mayor relevancia para el funcionamiento de la Mesa de Dinero. Consulta TRM Se hace mediante una llamada a la Superintendencia Bancaria, donde una grabación proporciona el dato actualizado. Los fines de semana el valor de la TRM es igual durante sábado, domingo y lunes. Cuando hay días festivos en Estados Unidos y / o en Colombia el valor de la TRM es igual al del día anterior. Consulta Tasas Fondos Se realiza a diario con la información enviada por correo electrónico por el Profesional I - Informes El archivo enviado contiene información de las tasas de cada uno de los fondos en diferentes periodicidades y el valor en pesos de cada uno al día anterior. Consulta UVR El valor de la UVR se debe actualizar a diario, este se ajusta con el IPC mensual, el cual se conoce el quinto día hábil de cada mes. El ajuste se hace para los valores de los últimos quince días del mes en curso y de los primeros quince días del mes siguiente. Mensualmente el Departamento de Planeación y Estrategia envía el archivo con los valores de la UVR. Consulta DTF El dato del DTF debe ser actualizado el primer día hábil de cada semana. Se realiza por medio de una llamada al Banco de la Republica, que envía un fax con los principales indicadores económicos Consulta IPC

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El valor del IPC mensual se conoce el quinto día hábil del mes siguiente. Se consulta por vía telefónica en el DANE, en la cual se solicitan los valores de IPC Ingresos Medios y Nacional en variación doce meses. Actualización Tablero Los datos conseguidos deben ser copiados en el tablero de la Mesa de Dinero en las casillas correspondientes. Los valores que estaban anteriormente, deben ser copiados en la columna “Anterior” y los actuales en la columna “Vigente”. TRASLADO DE DINERO ENTRE CUENTAS BANCARIAS Para llevar a cabo todas las operaciones concernientes con las negociaciones, el cumplimiento de obligaciones y el cobro de rendimientos de los fondos o de la Sociedad se deben realizar diversos traslados entre las cuentas pertenecientes a cada uno de estos. Es responsabilidad del Profesional I Mesa de Dinero – Liquidez, elaborar las planillas de traslados necesarios para cumplir con las obligaciones de la Sociedad y cada uno de los fondos. Posteriormente la planilla debe ser entregada al área de operaciones para realice los traslados. Los traslados que se realicen deben ser únicamente entre cuentas pertenecientes a un mismo fondo para que no se viole el principio de independencia el cual dice que cada fondo debe administrar sus propios recursos. Traslados Operaciones Se realiza entre las cuentas exentas de cada fondo o de la sociedad y la cuenta SEBRA del Banco de la Republica. Cuando sale dinero del fondo, se debe trasladar el monto correspondiente desde la cuenta o las cuentas que tengan saldo disponible a la cuenta exenta del fondo, posteriormente se realiza el traslado a la cuenta SEBRA. Traslados Vencimientos Estos traslados se realizan desde la cuenta SEBRA hacia la cuenta de vencimientos de cada fondo o de la Sociedad. Cuando los vencimientos provienen de Deceval deben ser trasladados a la cuenta de vencimientos de la Sociedad y posteriormente desde esta cuenta a la cuenta de vencimientos del fondo correspondiente. Cuando los vencimientos provienen de DCV se trasladan directamente desde SEBRA a la cuenta de vencimientos de cada fondo o de la Sociedad. Traslados Tarde Al final del día las cuentas deben tener saldos positivos, adicionalmente se debe dejar suficiente dinero en las cuentas de retiro de los fondos para que los clientes

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puedan realizar retiros nocturnos sin ningún inconveniente y no se sobregiren las cuentas lo cual genera un gasto para los fondos. El dinero que quede disponible después de aprovisionar las cuentas de retiro debe ser trasladado a la cuenta de ahorros para genere rendimientos durante el tiempo que está en poder del fondo y no haya sido invertido en ningún título valor del mercado. Los traslados se realizan únicamente entre cuentas de un mismo fondo. Contingencias Se pueden presentar equivocaciones en la realización de las planillas, los cuales se deben detectar por el mismo profesional que los elaboró o por el profesional de operaciones que vaya a realizar el traslado. Cuando se presentan equivocaciones se debe identificar la causa del error, corregirla y elaborar de nuevo las planillas para que los traslados se realicen correctamente. REPORTE INTERESES ESPECIALES Las cuentas de ahorro de los fondos reciben un interés especial adicional al básico de acuerdo con el saldo que mantengan. Si al finalizar el día el saldo en la cuenta es superior a 50 millones de pesos, la cuenta generará un interés del 7% efectivo anual, a diferencia del interés básico de 3% efectivo anual. El saldo de la cuenta de ahorros de cada fondo debe ser ingresado a un archivo que contiene el histórico de los saldos en los días anteriores, este archivo se debe enviar a diario por correo electrónico al Departamento de Operaciones Empresariales para que generen el interés especial en caso de que la cuenta tenga el saldo requerido. INFORME VENCIMIENTOS Mensualmente se debe elaborar un informe con los vencimientos diarios de cada uno de los fondos y de la Sociedad para los 2 meses siguientes y otro con los vencimientos mensuales hasta el vencimiento del portafolio, última fecha de redención de un título en el portafolio de un fondo o de la sociedad. Este informe se genera en el APLICATIVO FINANCIERO y se maneja en EXCEL con tablas dinámicas.

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5.1.2. Trader Mesa De Dinero Finalidad Del Cargo Realizar negociaciones en el mercado de títulos valores de acuerdo con la estrategia definida, la posición de los fondos y de la Sociedad y las variaciones en los factores externos. Funciones ACTUALIZACIÒN ECONÓMICA Todos los días al iniciar la mañana se deben conocer las principales noticias económicas a nivel nacional e internacional que van a tener incidencia sobre el comportamiento del mercado a lo largo del día. Esta actividad es fundamental para determinar la estrategia que se utilizará durante la negociación. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA DE INVERSIÓN Al inicio del mes se establece la estrategia de negociación para cada uno de los fondos y para la sociedad por parte del Jefe Mesa de Dinero, sin embargo esta estrategia está sujeta a variaciones debido a los diferentes factores externos que afectan el mercado y al comportamiento de los clientes en términos de retiros o aportes. Todos los días se debe revisar la estrategia y redefinirla, basándose en las condiciones existentes, para que se obtengan los mejores resultados de acuerdo con las necesidades de la Sociedad o los fondos. NEGOCIACIÓN EN MERCADO Esta actividad consiste en realizar operaciones con diversas entidades en el mercado de títulos valores, con el fin de generar rentabilidad para la Mesa de Dinero. Las negociaciones se pueden realizar por vía telefónica o en los mercados electrónicos de negociación.

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Cuando se realiza una negociación por vía telefónica se conoce la contraparte con que se está negociando y las llamadas son grabadas como soporte a la operación. Estas se llevan a cabo únicamente cuando se van a negociar títulos primarios o cuando la negociación se hace por medio de un comisionista que cobra una tasa de intermediación. Si se ha negociado un título primario la operación se cierra telefónicamente y las dos contrapartes deben ingresar los datos al Sistema INVERLACE. Si la operación es con un comisionista, esta se cierra por teléfono y el comisionista debe ingresar las condiciones de la operación al MEC para que la Bolsa de Valores de Colombia tenga conocimiento del movimiento. Las negociaciones en mercado electrónico se realizan en el MEC o el SEN, en estas no se conoce la contraparte, únicamente se conoce el valor de la negociación y la tasa. Para cerrar las operaciones se agreden las puntas y después se conoce la contraparte con que se negoció. Atención de Llamadas Telefónicas Son llamadas de diferentes entidades: bancos, fiduciarias, comisionistas, entre otras, para realizar negociaciones o para intercambiar información de mercado. Consultas en el APLICATIVO FINANCIERO Estas consultas se realizan para obtener diversos reportes sobre el comportamiento de los títulos y la distribución de los portafolios. Con el fin de tener información suficiente para el momento de realizar la negociación. Colocación de Puntas Es el ingreso en el sistema de negociación electrónico de las ofertas o demandas de títulos valores. Cuando se va a realizar una compra o una venta se ingresa una punta (oferta o demanda) determinando el monto y la tasa. En el sistema se organizan las puntas de acuerdo a un orden descendente, en las ofertas aparece en primer lugar la punta con la tasa más alta y en las compras aparece en primer lugar la punta con la tasa más baja, siempre la tasa de compra mas baja será más alta que la tasa de venta más alta. Consulta en MEC Se realiza para ver si han agredido alguna de las puntas ingresadas, para ver el desarrollo de las negociaciones a lo largo del día y para verificar que las contrapartes hayan ingresado los datos de las operaciones efectuadas. Tiempos de Espera Cuando se realizan negociaciones con comisionistas, estos deben ingresar los datos de la operación efectuada al MEC. Al cerrar el mercado el Trader debe elaborar los tickets de cada una de las operaciones, sin embargo las operaciones telefónicas con comisionistas no pueden ser ingresadas al APLICATIVO

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FINANCIERO hasta que la contraparte no ingrese los datos de confirmación de la negociación en el MEC. La confirmación de las contrapartes requiere de tiempos de espera, los cuales no pueden ser determinados con exactitud por que dependen de personas externas. REGISTRO DE COMPRA O VENTA DE TITULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO Cada compra o venta que se efectúe en nombre de la Sociedad o cualquiera de los fondos, debe ser ingresada al APLICATIVO FINANCIERO para que haya un registro en el sistema de la negociación y para que se pueda elaborar el ticket de confirmación. En el ticket debe estar especificado el tipo de operación, la especie del título, el código nemotécnico, la tasa, el valor nominal, el valor de negociación, la contraparte y la fecha de realización. REGISTRO DE APERTURA, PRORROGA O CANCELCIÓN DE REPOS ACTIVOS O PASIVOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO Las aperturas, prorrogas o cancelaciones de las Operaciones de Reporto Activo o Pasivo deben ser ingresadas de igual forma que las compras o ventas de títulos al APLICATIVO FINANCIERO. En el ticket no se especifica la especie del título, ya que no se transfiere la propiedad del mismo, aunque si se deben incluir todos los demás datos de la negociación e ingresar los datos del título que se da como garantía. REGISTRO DE APERTURA INTERBANCARIOS ACTIVOS O PASIVOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO Las aperturas de Interbancarios Activos o Pasivos deben ingresarse al APLICATIVO FINANCIERO. Cuando se elabora el ticket no se incluye ningún título, ya que la entidad que solicita el dinero envía una carta de compromiso con las condiciones de la negociación. CONTINGENCIAS Se presentan cada vez que hay un error en los tickets, cual requiere que se haga nuevamente el ingreso de los datos al APLICATIVO FINANCIERO y la cancelación de los datos ingresados anteriormente.

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ATENCIÓN O REALIZACIÓN DE VISITAS DE NEGOCIOS Dentro de las funciones del Trader se encuentra la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio con otras entidades del sector. A diario el Trader debe destinar tiempo de la tarde realizando visitas o recibiendo personas de otras instituciones interesadas en establecer relaciones comerciales. 5.1.3. Profesional I Mesa De Dinero – Informes Finalidad Del Cargo Soportar el correcto funcionamiento del área mediante la generación de informes de desempeño de la Sociedad y de los fondos, basados en indicadores de gestión que involucren el efecto de los factores externos. Funciones VALORACIÓN RENTA VARIABLE DE MULTIFONDO A diario se debe realizar la valoración del Multifondo, cómo es un fondo de inversión en renta variable la valoración de la unidad está sujeta a las variaciones en el precio de las acciones que componen el portafolio. Para realizar la valoración se debe descargar el archivo de los valores de las acciones que elabora la Bolsa de Valores de Colombia al cierre del mercado, posteriormente se ingresa a un archivo de EXCEL, el cual tiene el comportamiento histórico de las acciones y cuando se ingresa el valor actualizado genera el nuevo valor de la unidad y el total del valor del fondo. Con el valor del fondo se realiza la distribución entre todos los clientes y se determina si las inversiones han generado utilidades o pérdidas.

CAUSACIÓN DIARIA DE LOS TITULOS DE LOS FONDOS Y DE LA SOCIEDAD El APLICATIVO FINANCIERO genera un reporte de la valoración de cada título que hace parte del portafolio de la Sociedad o de los fondos, el reporte se debe

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abrir en un archivo de EXCEL para que sea manejado por medio de tablas dinámicas. Los archivos de EXCEL tienen el histórico de las valoraciones del mes y sirve como comparativo para analizar el desempeño de los fondos y de la Sociedad. Si la valoración en alguno de los fondos o de la Sociedad muestra una tendencia irregular con respecto al comportamiento durante el tiempo del mes que ha transcurrido, se debe revisar el informa y si es necesario generarlo de nuevo para identificar si hay alguna inconsistencia en el procedimiento realizado. COMPOSICIÓN DE LOS PORTAFOLIOS DE LOS FONDOS DE INVERSIÓN Y LOS FONDOS EXTERNOS Durante los primeros cinco días hábiles del mes se debe ingresar al APLICATIVO FINANCIERO para generar el informe de composición de los portafolios de cada uno de los fondos y de la sociedad. Estos informes son ingresados a EXCEL para poder ser utilizados mediante tablas dinámicas. La información generada se organiza de tal forma que pueda ser consultada por:

o Tipo de papel o Moneda o Días al vencimiento o Tasa de referencia

Para los fondos externos de renta fija y renta variable se debe ingresar a las páginas de Internet correspondientes y descargar la información relacionada con su composición para posteriormente ingresarla a EXCEL y manejarla por medio de tablas dinámicas. GENERACIÓN DEL INFORME DIARIO DE TASAS A diario se genera el informe “Tasas Diarias”, el cual contiene los valores de los fondos actualizados al día anterior y las tasas que cada uno paga a los clientes en diferentes periodicidades. El informe se envía al Área Comercial, a la Mesa de Dinero y a la Presidencia con el fin de que tengan conocimiento actualizado del estado de los fondos. DETERMINACIÓN DE LA POSICIÓN PROPIA DEL FONDO VOLUNTARIO DE PENSIONES EN LOS FONDOS EXTERNOS

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Se ingresa al APLICATIVO FINANCIERO y se realiza la consulta de los retiros y recaudos diarios realizados por los clientes, con la cual se determina el saldo de ingresos o egresos a los fondos externos. Con el reporte generado, se ingresa al archivo en EXCEL de “posición en fondos externos” en el cual se utiliza la información generada por el APLICATIVO FINANCIERO para establecer la posición del Fondo Voluntario de Pensiones en los Fondos Externo. La posición propia no tiene un nivel mínimo o máximo establecido, sin embargo siempre debe ser mayor que la de terceros. VALORACIÓN DE LOS FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA Fondo de Renta Fija en Moneda Extranjera Para consultar el NAV del fondo se debe ingresar a la página de Internet y descargar la información Fondo de Renta Variable en Moneda Extranjera El NAV del Fondo en Moneda Extranjera de Renta Variable es actualizado por el Analista III Control de Operaciones. Fondo de Renta Variable en Pesos El valor de la unidad del fondo se recibe por medio de un correo electrónico enviado por el administrador del fondo. Se debe ingresar al archivo de EXCEL para la valoración de los fondos externos y actualizar el valor de la unidad para el fondo en pesos y del NAV para los fondos en moneda extranjera. REALIZACIÒN DE INVERSIONES Y RETIROS EN LOS FONDOS EXTERNOS El Procedimiento para retirar o invertir dinero en cada uno de los fondos externos se realiza de formas diferentes. Inversiones Para el Fondo en Moneda Extranjera de Renta Fija, se debe enviar un correo electrónico al ejecutivo de cuenta informando el monto de la inversión que se va a realizar y posteriormente se envía una carta instructiva al Trader - Mesa de Dinero, informando el valor de la compra en dólares que debe realizar.

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Las inversiones en el Fondo en Moneda Extranjera de Renta Variable requieren de un formato de presentación diligenciado el cual debe ser enviado por fax con las instrucciones de la transferencia, adicionalmente se debe enviar una carta instructiva al Trader, con el valor de la compra en dólares a realizar. Para una inversión en el Fondo de Renta Variable en Pesos se debe informar telefónicamente al ejecutivo de cuenta de la Administradora del Fondo el valor de la inversión que se va a realizar y enviar una carta instructiva al Trader informando el valor de la inversión que debe realizar. Retiros Para efectuar un retiro del Fondo en Moneda Extranjera de Renta Fija se debe enviar un correo electrónico al ejecutivo de cuenta el cual incluya el valor del retiro que se va a realizar. Posteriormente enviaran vía fax un formato de solicitud de retiro, el cual después de diligenciado debe ir acompañado por la firma de autorización del Director del Departamento o el Representante Legal de la Sociedad. Finalmente la solicitud debe ser reenviada por fax al Fondo Los retiros del Fondo en Moneda Extranjera de Renta Variable se realizan enviando un correo electrónico al ejecutivo de cuenta el valor que se va a retirar, posteriormente se envía por fax el formato oficial de retiros del fondo especificando las condiciones de la operación. En el Fondo de Renta variable en Pesos se debe informar telefónicamente al ejecutivo de cuenta de la Administradora del Fondo el valor del retiro que se va a realizar y posteriormente se debe enviar por fax:

o Solicitud de reintegro y consignación o Solicitud de retiro parcial al ejecutivo de cuenta de la Administradora del

Fondo. o Copia del NIT de la Sociedad y de la cédula del Representante Legal.

GENERACIÓN DE INFORMES PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Es responsabilidad del Profesional I Mesa de Dinero – Informes elaborar diversos informes para el área de contabilidad los cuales sirvan para hacer seguimiento al desempeño de los fondos y de la Sociedad. Informe de Tasas Ponderadas del Fondo Voluntario de Pensiones Da una tasa ponderada del Fondo según lo ocurrido durante el mes. Informe de Marcas Mide la variación de los saldos en los fondos, cada uno de los fondos debe pagar mensualmente un valor por manejo de marca, el cual está determinado por el crecimiento del valor del fondo. El monto base que deben pagar los fondos es de $

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7.500.000, si aumenta el valor del fondo el monto a pagar es mayor, pero si disminuye nunca será inferior a la base. Valoración Renta Variable Reporte mensual de la valoración del Multifondo Saldo Fondos Externos Contiene la información de posición propia y de terceros y el valor del NAV para el cierre del mes. GENERACIÓN DE INFORMES PARA ENTIDADES DE CONTROL Consiste en enviar el informe de “Tasas Fondos” actualizado al último día del mes en un formato diseñado previamente. CONTROL DE LA VALORACIÓN Es un control de la valoración realizada por el APLICATIVO FINANCIERO, la cual se realiza en EXCEL y sirve como control a la correcta causación de los títulos. ACTIVIDADES DE APOYO AL AREA Estas actividades consisten en la elaboración de informes periódicos por requerimiento del Jefe del Departamento, adicionalmente la asistencia a eventos informativos y de análisis de mercado. 5.1.4. Jefe Mesa De Dinero Finalidad Del Cargo Planear, organizar, dirigir y controlar el funcionamiento de la Mesa de Dinero de acuerdo con las condiciones establecidas por las directivas, la estrategia de inversión y las condiciones del mercado. Funciones ACTUALIZACIÓN DIARIA Esta actividad consiste en determinar la estrategia de negociación que se utilizará durante el día de acuerdo con los acontecimientos externos y las condiciones en las que se encuentran tanto los fondos con la Sociedad.

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Está compuesta por tres tareas específicas:

o Revisión de Noticias Económicas o Revisión de Posición Diaria o Verificación de las Tasas diarias

ATENCIÓN A MERCADO Durante el día el Jefe del Departamento debe estar al tanto de todo lo que está sucediendo tanto en el mercado, como en el entorno externo; es por esta razón que debe estar en contacto permanente con diferentes agentes del mercado, con los cuales puede complementar información, comparar puntos de vista y estrategias. Adicionalmente puede servir como apoyo al Trader en la realización de ciertas negociaciones. REVISIÓN DE PORTAFOLIOS La estrategia que se defina a principio de mes, está sujeta las condiciones del mercado y las variaciones en el entorno externo, por esta razón el jefe debe realizar un seguimiento permanente a cada uno de los fondos y a la Sociedad. En caso de ser necesario la estrategia debe ser redireccionada con el fin de lograr la aproximación más posible al cumplimiento de las metas. El seguimiento de la estrategia debe ir soportado en la elaboración de un informe en el cual se exponen las condiciones del fondo o de la Sociedad y las tácticas a seguir. SEGUIMIENTO A LAS TAREAS DEL DEPARTAMENTO El Jefe de la Mesa dedica una hora semanal a la evaluación del desempeño de cada funcionario, verificando el desarrollo de las actividades e identificando posibles fallas susceptibles a mejorar. Eventualmente realiza reuniones con cada uno. PROYECTOS ESPECIALES La finalidad de esta función es soportar al Departamento en la gestión de proyectos futuros y en la organización y definición de actividades con otras áreas que tienen incidencia sobre el desempeño de la Mesa de Dinero.

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La función tiene tres actividades principales:

• Apoyo al lanzamiento de nuevos productos • Revisión de normas y cambio en la reglamentación • Implementación de modificaciones operativas • Control a problemas presentados en el APLICATIVO FINANCIERO

REUNIONES El Jefe del Departamento realiza a diario reuniones con diversas áreas de toda la Organización, en las cuales establece las condiciones operativas y promueven el mejoramiento de los procedimientos que se realizan en la actualidad. Dentro de las políticas del cargo se establece que a diario no se pueden realizar más de dos reuniones de una hora y media cada una. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE JUNTA DIRECTIVA

La preparación del informe que se presentará a la Junta Directiva, muestra los resultados del mes anterior y plantea la estrategia del mes siguiente. La presentación ante la Junta Directiva expone el desempeño de los fondos y de la Sociedad durante el mes, considerando el comportamiento de los clientes, las condiciones del mercado y los acontecimientos en el medio externo, adicionalmente plantea nuevas estrategias de acuerdo con las políticas establecidas por las directivas.

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5.2. ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS POR CARGO El análisis que se realiza para cada cargo tiene como fin identificar las deficiencias presentes en las funciones que realizan, determinando las actividades que son ineficientes y que tienen un alto potencial de ocurrencia de error.

5.2.1. Profesional I Mesa De Dinero – Liquidez El procedimiento realizado por el Profesional I Mesa de Dinero – Liquidez, se compone por un número elevado de operaciones repetitivas que se desarrollan de forma manual. En el ejercicio de las funciones de este cargo se puede presentar un alto nivel de ocurrencia de errores, el cual genera ineficiencia, improductividad y riesgo operativo Consulta en el aplicativo CONSULTA EN LINEA y actualización de los saldos de las cuentas de los fondos y de la Sociedad. Para determinar la posición de los fondos y de la sociedad en la mañana, para conocer el movimiento de las cuentas de retiro y de recaudo durante el día y para realizar el cuadre al final de la tarde, se debe ingresar al aplicativo CONSULTA EN LINEA y posteriormente actualizar el archivo de cuadre diario. La información que muestra el aplicativo es el saldo actualizado de cada una de las cuentas, la persona que realiza la operación debe visualizar el saldo y posteriormente digitarlo en el archivo de cuadre diario. Los pasos para realizar la operación una vez se han abierto el aplicativo CONSULTA EN LINEA y el archivo se cuadre, son los siguientes:

1. Buscar número de cuenta a consultar 2. Ubicarse en la fila de la cuenta correspondiente 3. Visualizar el saldo de la cuenta 4. Memorizar valor del saldo 5. Dirigirse al archivo de cuadre 6. Buscar fila correspondiente a la cuenta consultada 7. Ubicarse en la fila 8. Digitar dato

En cualquiera de los pasos anteriores puede presentarse un error y esta operación debe realizarse para cada una de las cuentas de los fondos o de la sociedad, las cuales son 38 en total; adicionalmente el proceso de consulta en el aplicativo

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CONSULTA EN LINEA se realiza tres veces durante el día. En conclusión la operación para actualizar el valor del saldo de una cuenta se realiza en promedio 114 veces por día. Esta operación se considera ineficiente ya que la persona debe realizar 8 pasos diferentes para obtener únicamente un dato. La probabilidad de ocurrencia de error es muy elevada debido a que los pasos se deben repetir cada uno 114 veces en promedio, lo que da como resultado un total de 912 posibilidades de ocurrencia de error durante un día. Consulta de Vencimientos en el APLICATIVO FINANCIERO A diario se debe consultar el valor de los ingresos que van a recibir los fondos o la sociedad por concepto de los vencimientos de los títulos que poseen. Para realizar la consulta se debe ingresar al APLICATIVO FINANCIERO, seleccionar cada uno de los fondos y generar el reporte correspondiente, el cual se debe imprimir. Una vez se han impreso los reportes para la Sociedad y cada uno de los fondos se debe ingresar al archivo de cuadre y actualizar el valor de los vencimientos para el día. Durante esta operación se presenta un potencial de error ya que el valor de los vencimientos debe transcribirse manualmente del papel al sistema, lo cual es ineficiente considerando que debería poder hacerse sin necesidad de realizar impresiones o transcribir datos. La impresión de los informes de vencimientos genera desperdicio de recursos ya que se está destinando papel y tinta de impresión en un informe que no va ser archivado, sino que por el contrario va a ser destruido. Adicionalmente se desperdicia tiempo en el ajuste de los informes para la impresión y en la posterior recolección de los mismos. Traslados entre cuentas para vencimientos, operaciones y cuadre Los traslados entre cuentas se realizan en una planilla la cual debe indicar la ruta, estableciendo una cuenta origen y una de destino, un valor del traslado y el NIT del fondo al que pertenecen

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En la elaboración de las planillas se pueden presentar varios errores que si no son detectados oportunamente llegarían a generar pérdidas considerables para la Mesa.

Figura 5. Planilla para la realización de traslados de vencimientos, operaciones y cuadre. D E P A R T A M E N T O D E P O R T A F O L I O D E T E R C E R O S

0 4 - 0 8 - 2 0 0 4 0 3 : 5 8 : 4 5 p . m .

N o . O R I G E N ( D B ) N I T V o . B o . D E S T I N O ( C R ) N I T V o . B o . M O N T O

1 0 0 7 0 - 0 0 3 7 3 9 6 - 4 5 8 0 0 1 8 2 2 8 1 - 1 2 0 0 7 0 - 6 9 9 9 8 9 7 - 4 4 8 0 0 1 8 2 2 8 1 - 1 2 1 9 5 . 0 0 0 . 0 0 0 , 0 0

2 0 0 7 0 - 0 0 3 5 9 5 8 - 3 4 8 0 0 2 2 4 1 3 4 - 1 2 0 0 4 3 - 6 9 9 9 9 7 8 - 6 4 8 0 0 2 2 4 1 3 4 - 1 2 1 . 2 6 0 . 0 0 0 . 0 0 0 , 0 0

3 0 0 7 0 - 6 9 9 9 8 9 9 - 0 4 8 3 0 0 4 5 0 6 9 - 2 2 0 0 4 3 - 6 9 9 9 9 7 1 - 1 4 8 3 0 0 4 5 0 6 9 - 2 2 8 5 5 . 0 0 0 . 0 0 0 , 0 0

4 0 0 7 0 - 6 9 9 9 9 0 7 - 1 4 8 3 0 1 3 4 1 2 3 - 4 2 0 0 7 0 - 6 9 9 9 9 0 8 - 9 4 8 3 0 1 3 4 1 2 3 - 4 2 3 . 4 3 0 . 3 1 9 , 8 7

5 0 0 4 3 - 6 9 9 9 9 5 9 - 6 4 8 3 0 0 3 7 0 5 0 - 1 2 0 0 4 3 - 6 9 9 9 9 5 7 - 0 4 8 3 0 0 3 7 0 5 0 - 1 2 4 0 0 . 0 0 0 . 0 0 0 , 0 0

5 T O T A L C A J A N C 2 . 7 1 3 . 4 3 0 . 3 1 9 , 8 7 N D 2 . 7 1 3 . 4 3 0 . 3 1 9 , 8 7

T O T A L S E B R A I N G R E S O - E G R E S O S -

N O T A :

F I R M A A U T O R I Z A D A

Los errores que se pueden presentar en la elaboración de las planillas son los siguientes:

o Digitación errada de la cuenta de origen y/o de destino o Digitación errada del valor del traslado o Traslado entre cuentas pertenecientes a diferente fondo o Repetición en la realización de un traslado

El Profesional I Mesa de Dinero, debe realizar una revisión de las planillas para detectar errores antes de entregarlas al área de operaciones que es la responsable de que los traslados se realicen, sin embargo el responsable en el área debe reportar las inconsistencias que se presenten en el momento de ingresar al sistema los datos. Estos son algunos de las consecuencias que se presentan por errores cometidos en la realización de los traslados:

o Sobregiro de cuentas, tasa de usura sobre el valor del traslado: 29.25% e.a.9

o Violación al Principio de Independencia entre fondos o Cobros del GMF10 del 4x1000 sobre el valor del traslado o Penalizaciones de la Superintendencia Bancaria

9 Valor actualizado a septiembre 1 de 2004, tomado de: http://www.corfinsura.com.co 10 GMF, Gravamen a Movimientos Financieros.

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En la realización de los traslados hay un uso indiscriminado de los recursos, durante el día se realizan 3 traslados y para cada uno se deben imprimir en promedio cuatro copias, sin contar con las posibles equivocaciones que se pueden presentar y que requieren de nuevas impresiones de las planillas. En cada traslado se debe imprimir el documento del cual proviene la información; para los vencimientos se imprime el correo electrónico con el reporte definitivo, para las operaciones la planilla de saldo neto y para el cuadre de la tarde la tabla de control de saldos y todos los correos electrónicos que confirmen el cumplimiento de operaciones. En promedio se imprimen 18 hojas diarias por realización de los traslados. Registro de Operaciones de Mercado Durante el tiempo de negociación de mercado es responsabilidad del Profesional I Mesa de Dinero registrar en el archivo de cuadre diario, todas las operaciones que realiza el Trader en nombre de la Sociedad o de los fondos.

Figura 6. Archivo de Cuadre Diario, hoja de registro de operaciones. BANCO REPUBLICA CUENT A Nro. 123445

ENTIDAD DESCRIPCION

INGRESOS EG RESOSSOCIEDAD

77 SEBRA VENCIMIENTOS 0,00TRASLADOS 0,00VENTA TITULOS 0,00CONSTITUCION RP 0,00CANCELACION RA 1.000.177.778,00CONSTITUCION RA 0,00CANCELACION RP 0,00COMPRA TITULOS 1.489.336.069,00

SUBTOTAL SOCIEDAD -489.158.291,00 1.000.177.778,00 1.489.336.069,00FONDO INVERSION 3

84 SEBRA VENCIMIENTOS 109.324,60TRASLADOS 0,00VENTA TITULOS 3.076.170.000,00CONSTITUCIO N RP 0,00CANCELACION RA 0,00CONSTITUCIO N RA 0,00CANCELACION RP/SW AP 0,00COMPRA TITULOS 0,00

M IN HACIENDA INVERSIO N TRD 0,00

SUBTOTAL FONDO 3.076.170.000,00 3.076.279.324,60 0,00FONDO INVERSION 4

84 SEBRA VENCIMIENTOS 0,00TRASLADOS 0,00VENTA TITULOS 0,00CONSTITUCIO N RP 0,00CANCELACION RA 0,00CONSTITUCIO N RA 0,00 0,00CANCELACION RP/SW AP 0,00COMPRA TITULOS 0,00

M IN HACIENDA INVERSIO N TRD 0,00

SUBTOTAL FONDO 0,00 0,00 0,00

Posterior a la elaboración de los tickets por parte del Trader, donde este ingresa al sistema el valor neto de las operaciones, el Profesional I – Liquidez debe digitar de

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nuevo los valores exactos de cada una de las negociaciones, en el archivo de cuadre donde los había relacionado inicialmente. De igual manera estos valores de las negociaciones serán digitados más adelante en el área de operaciones. El proceso de copiar los valores del ticket y digitarlos en el archivo de cuadre, cuando estos han sido ingresados al APLICATIVO FINANCIERO previamente, hace que el proceso sea ineficiente y crea la posible ocurrencia de errores en el cuadre, como equivocaciones entre la correspondencia de los fondos y sus inversiones y el valor exacto de las mismas. 5.2.2. Trader Mesa De Dinero El desempeño del Trader es determinante para el cumplimiento de las metas de la Mesa de Dinero, el es quien se encarga de participar en el mercado y de analizar su comportamiento, para de esta forma establecer los títulos que se deben negociar y el momento apropiado para hacerlo. Carga Administrativa Cada negociación de títulos, sin importar su naturaleza, que sea realizada durante el día, debe ser registrada en el APLICATIVO FINANCIERO, el cual genera un ticket para que se efectúe el cumplimiento de la operación. Los tickets deben elaborarse a la mayor brevedad posible para que el Departamento de Operaciones de Tesorería cumpla con la operación sin que se presenten demoras o incumplimientos con otras entidades, lo cual tiene consecuencias de tipo económico para la Mesa de Dinero. Durante el tiempo de negociación en el mercado, el Trader debe dedicarle tiempo a la elaboración de estos reportes, lo cual implica descuidar el mercado y las posibles oportunidades de negocio que puedan aparecer. En caso de no hacerlo durante el tiempo en el que se encuentra abierto el mercado, debe elaborar los reportes después del cierre y la jornada de la mañana se vuelve excesivamente larga y agotadora. La carga administrativa que debe soportar el Trader hace que se descuide una actividad de gran importancia y que realmente genera valor al área como es la negociación.

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Repetición de operaciones En el momento de realizar el registro de las negociaciones efectuadas en el mercado, el Trader elabora un ticket en el APLICATIVO FINANCIERO el cual contiene todos los datos de la operación, dentro de los cuales se encuentra el valor neto por el cual se negocio el título. Este valor es indispensable para la realización del cuadre de liquidez de cada fondo que elabora el Profesional I – Liquidez, quien recibe el ticket del Trader e ingresa de nuevo al sistema el valor total de la operación y el fondo correspondiente. Esta labor es ineficiente ya que hay dos funcionarios de la mesa encargados de ingresar una misma información al sistema y es improductiva ya que la actividad no genera valor adicional. Mayor énfasis en el mercado y en la negociación Durante el tiempo de negociación el Trader no debe realizar ninguna función diferente a atender el mercado y a negociar; de esta forma se puede garantizar que las operaciones se efectúan bajo la procura de conseguir las mejores condiciones del mercado. Soporte en la subasta de negociación de títulos determinados Los títulos primarios son negociados mediante subastas realizadas por el emisor. Las entidades interesadas en los títulos envían vía fax sus demandas y en caso de ganar se realiza la negociación. Las subastas requieren de una preparación la cual se realiza durante el tiempo de negociación en el mercado, donde el Trader descuida el movimiento de otros títulos que son potenciales negocios. Las subastas deben ser decididas de común accedo con el Trader para determinar los montos y las tasas mas rentables para la Mesa, sin embargo la preparación de la subasta debe ser elaborada por una persona que no deba atender el mercado de forma permanente. 5.2.3. Profesional I Mesa De Dinero – Informes Falta de tareas definidas para el cargo y exceso de funciones esporádicas El profesional de Informes tiene como responsabilidad dar apoyo a la Mesa con la consecución y elaboración de reportes informativos que soporten la gestión de

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área. Dentro de sus funciones existen varios reportes que tienen una periodicidad y finalidad definida, sin embargo existen otros que se realizan de forma esporádica y son requeridos con diferentes fines. El cargo debe contar con funciones más definidas, las cuales permitan establecer una finalidad más clara de las actividades que realiza. Darle mayor importancia y delegar mayor responsabilidad Aunque está al tanto de los resultados obtenidos por la Mesa en la gestión y desarrollo de sus funciones, el Profesional I – Informes no genera mayor impacto dentro del Departamento. Las actividades del cargo deben estar más encaminadas hacia el cumplimiento de la estrategia de la Mesa y deberían ser soporte en el desarrollo de actividades que otros cargos realizan. Procesos repetitivos e innecesarios (Valoración en Excel) La función de valoración en EXCEL es repetitiva e innecesaria, ya que el Profesional I – Liquidez, debe realizar el mismo procedimiento que realiza el APLICATIVO FINANCIERO para la valoración de los títulos. Esta función se debe eliminar del procedimiento y se debe efectuar una revisión en el APLICATIVO FINANCIERO para cerciorarse que el proceso de valoración se realice de forma correcta. El cargo debería realizar en cambio una función de apoyo en la identificación de problemas del APLICATIVO FINANCIERO para que estos sean solucionados y no se desperdicien recursos, como el tiempo, en actividades que no están generando valor para la Mesa. 5.2.4. Jefe Mesa De Dinero Identificación de fallas en el APLICATIVO FINANCIERO Dentro de la función de apoyo a los proyectos especiales, se encuentra la identificación y solución de fallas generadas en el APLICATIVO FINANCIERO. Esta actividad es netamente operativa y desvía al Jefe de la realización de actividades propias de su cargo.

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El Jefe no debe estar identificado y solucionando fallas del APLICATIVO FINANCIERO, esta función se puede trasladar a otro profesional del área que tenga capacidad y que realice funciones más operativas de acuerdo con el perfil de su cargo. Intervención en las negociaciones El Jefe debe soportar el proceso de negociación de la Mesa en momentos en que el Trader se encuentra atendiendo otros negocios, sin embargo esto desvía al Jefe de la realización de sus actividades y del control que debe ejercer con respecto al cumplimiento de la estrategia. En la negociación de títulos primarios el Jefe, en compañía del Trader, debe elaborar las demandas, las cuales serán enviadas a la entidad emisora de los títulos. De cara al constante crecimiento de las operaciones en el mercado de títulos valores, se debería considerar la contratación de un Trader adicional en la Mesa, con el cual se dividan las negociaciones que se realizan actualmente por tipo de título y se pueda tener control total sobre el mercado. Adicionalmente el nuevo Trader se encargaría de las subastas de títulos primarios y eliminaría por completo la intervención del Jefe en los procesos de negociación.

5.3. ESTUDIO DE TIEMPOS – SITUACIÓN ACTUAL Después de realizar el manual de procedimientos y el estudio de tiempos por cargo, con el propósito de abarcar todas las actividades involucradas en el comportamiento de la Mesa, se encontraron los siguientes aspectos que están afectando directamente la eficiencia y productividad de la Mesa de Dinero. Durante la identificación de los cargos se detectaron múltiples actividades que presentan repetitividad; bien sea porque el mismo funcionario las debe realizar más de una vez durante el día, o porque dos funcionarios realizan la misma tarea en diferentes momentos, sin que se agregue ningún valor adicional. Para el cargo de Trader se presenta sobrecarga durante la mañana (102%), debido a que debe estar prestando atención al mercado de forma permanente y adicional a esto llevar a cabo la labor administrativa de elaborar los tickets de operación para registrar las negociaciones. El Jefe de la Mesa tiene una carga laboral excesiva (alrededor del 170%), lo cual se pudo comprobar por medio de observación directa, donde se constató que

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inicia su actividad antes de la hora de ingreso, trabaja durante su tiempo de almuerzo y se termina después de la hora de salida. Las cargas laborales dentro de la Mesa se encuentran mal distribuidas ya que mientras algunos cargos como el del Jefe y el Trader tienen altos porcentajes de ocupación, bien sea durante la mañana o a lo largo de todo el día, hay otros como el Profesional I – informes que está en la mitad de su capacidad (51.03%). El cargo de Profesional I – Informes, carece de definición y proyección, al inicio del estudio no contaba con un manual de funciones establecido, el cual fue elaborado por primera vez, teniendo en cuenta las actividades que normalmente realiza. Se identificó que algunas de las tareas son esporádicas y no tienen una periodicidad constante, tampoco se realizan siempre de la misma forma, ni con la misma finalidad. En este sentido es valido observar el estudio de contingencias (Análisis de Puntos Verdes y Rojos, Función Actividades de Apoyo al Área), donde se presenta una alta variabilidad debido a este fenómeno. Los cargos de Profesional I – Liquidez y Profesional I – Informes no tienen líneas de carrera establecidas, ya que no se involucran en la actividad central de la Mesa de Dinero, es decir la negociación. En consecuencia no se encuentran preparados para asumir los cargos siguientes en jerarquía, volviendo los reemplazos complejos y costosos, por causas como procesos de reclutamiento, capacitación y adaptación al cargo. 5.3.1. Indicadores de Productividad y Eficiencia Cómo se había planteado inicialmente en la metodología, se utilizaron indicadores para determinar los niveles de productividad y las variables que afectan los resultados económicos generados por la Mesa de Dinero. A continuación se presentan los indicadores utilizados.

1. Indicador de Eficiencia Operativa Objetivo: Este indicador mide el nivel de utilización de los recursos humanos en aquellas actividades que generan valor para la Organización, indicando de forma implícita, el porcentaje de la carga laboral destinado a realizar actividades improductivas. La fórmula matemática para el indicador de Eficiencia Operativa es:

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10

1

≤≤

−=

EO

TSTDTAIEO

TAI: Tiempo de Actividades Improductivas TSTD: Tiempo Estándar 2. Indicador de Productividad Laboral Objetivo: El indicador relaciona la carga laboral de todos los empleados de la mesa con la utilidad sobre el patrimonio obtenida, valorados de forma constante con respecto a la base fijada en el dato actual, esto permite estudiar la evolución de la productividad laboral en el tiempo, aislando los efectos de la inflación. La forma de calcular este indicador está dada por:

o

n

ii

j

j

j PLn

CP

UN

PL ∑=

⎟⎠⎞

⎜⎝⎛

= 1

: Utilidad Neta en el momento j jUN : Patrimonio en el momento j jP :Carga laboral del funcionario en el momento j ijC :Número de funcionarios en el momento j jn : Productividad Laboral Base 0PL

3. Indicador de Fuentes de Improductividad

Objetivo: Identificar la proporción de gastos imprevistos asociados a los gastos de negociación. Permite medir los gastos que realmente están siendo destinados al cumplimiento de las funciones de la Mesa.

0

1

FimpGTM

GimpGTN

Fimp i

ii

i

−−

=

47

Gastos Totales de Negociación en el momento i :iGTN

Gastos Imprevistos Asociados a la negociación en el momento i :iGimp Fuentes de Improductividad en el momento 0 (Base) :0Fimp Los resultados obtenidos en la fase de análisis de la situación actual se presentan en la siguiente tabla.

Tabla 1. Indicadores Situación Actual

Profesional I LiquidezProfesional I Informes

TraderJefe

FUENTES DE IMPRODUCTIVIDAD

100.00 100.00

0.670.720.770.80

CARGO EFICIENCIA OPERATIVA PRODUCTIVIDAD LABORAL

Durante el proceso de levantamiento de procedimientos y toma de tiempos se detectaron situaciones que afectan notablemente la productividad. Basados en el estudio se determinó que estas situaciones están involucradas en un concepto poco tenido en cuenta hasta ahora dentro de la Mesa, denominado riesgo operativo El riesgo operativo está asociado con situaciones como fallas frecuentes en los sistemas, errores de los funcionarios y procedimientos inadecuados, las cuales generan pérdidas económicas para las empresas y afectan directamente su eficiencia y productividad. Durante el desarrollo del proyecto se detectaron actividades específicas relacionadas con cada una de las situaciones mencionadas. En el estudio de tiempos se detectó como por fallas en los sistemas, las actividades son afectadas generando demoras o inconsistencias en la información. En la tabla se puede apreciar como la consulta de saldos en la mañana varía drásticamente en la medición # 4, esta demora se debe a un problema del aplicativo CONSULTA EN LÍNEA el cual falló en repetidas oportunidades durante el desarrollo del estudio.

48

Figura 7. Análisis de Contingencias

Consulta Saldos Mañana 8,24 9,30 9,14 14,40 7,28Vencimientos en Aplicativo Financiero 4,15 5,06 4,89 4,64 4,70

Cumplimiento obligaciones diarias 176,62 184,65 162,76 171,62 156,97

Consulta TRM 0,18 0,19 0,21 0,18 0,20Consulta Tasas Fondos 3,13 3,09 3,41 2,90 2,54Consulta UVR 0,17 0,19 0,16 0,17 0,22Consulta DTF 0,00 1,72 0,00 0,00 0,00Consulta IPC 0,00 3,84 0,00 0,00 0,00Actualización Tablero 2,48 3,02 3,71 4,08 3,97

CUADRE DIARIO Consolidación de datos del cuadre 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Traslados Operaciones 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00Traslados Vencimientos 23,66 27,40 25,57 23,21 29,20Traslados Tarde 8,09 9,53 9,64 8,85 7,73Contingencia 5,11 4,27 4,80 5,28 5,30

REPORTE INTERESES ESPECIALES 10,91 11,84 10,82 7,66 8,54

INFORME VENCIMIENTOS 3,76 8,59 0,00 12,14 3,22

ANALISIS DE PUNTOS VERDES Y ROJOS

CUADRE DIARIO

ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN DE MERCADO

TRASLADO DE DINERO ENTRE CUENTAS BANCARIAS

FUNCION TAREAMUESTRAS

1 2 3 4 5

El tiempo en esta medición es mucho más alto que en las demás mediciones.

En el procedimiento de traslados entre cuentas del Profesional I – Liquidez se presentó un error al realizar un movimiento hacia una cuenta de un fondo que no correspondía. Esta situación no se detectó oportunamente y tuvo consecuencias económicas sobre la Mesa, generando un cobro del Gravamen por Movimiento Financiero del 4 X 1000 sobre el valor del traslado (Valor del traslado: 2,000´000,0000 cobro de GMF equivalente a $8’000.000). El procedimiento realizado por el Trader al registrar las operaciones requiere que el valor de cada negociación sea ingresado en el sistema, adicionalmente el Profesional I – Liquidez digita en su archivo de cuadre un valor inicial aproximado de la negociación y posteriormente digita en la misma casilla el valor confirmado. El procedimiento requiere que un mismo dato sea ingresado en el sistema tres veces, generando una alta posibilidad de ocurrencia de error la cual puede ser disminuida mediante una modificación del proceso. Basados en las situaciones descritas anteriormente se hace evidente la importancia de evaluar el Riesgo Operativo, el cual está presente en gran medida dentro de las actividades involucradas en el comportamiento de la Mesa de Dinero. En la Mesa de Dinero actualmente no existe un sistema de control desarrollado para la medición del Riesgo Operativo, afectando considerablemente la eficiencia de los procedimientos y la productividad. Por ser un aspecto involucrado a nivel general dentro de todo el comportamiento de la Mesa, el Trabajo de Grado tendrá un enfoque relacionado con la elaboración

49

de una herramienta que permita documentar el Riesgo Operativo y establecer medidas para mitigarlo. Mediante el levantamiento de procedimientos y el cálculo de la carga laboral, se conoció el impacto que tiene sobre el desempeño de la Mesa de Dinero la gestión de identificar el Riesgo Operativo. Por consiguiente, se procede a determinar un modelo probabilístico, que se ajuste a la ocurrencia de errores en el comportamiento general de la Mesa y a definir una metodología adecuada para hacer seguimiento al riesgo identificado. 5.4. ANALISIS DE TIEMPOS Y CARGA LABORAL POR CARGO A continuación se encuentra el análisis realizado a la medición de tiempos y carga laboral desarrollada en la Mesa de Dinero. En este se exponen los resultados obtenidos, con los cuales se identificó la capacidad de cada uno de los funcionarios y durante que momento del día están más ocupados. El análisis se realizó mediante mediciones directas durante la realización de las funciones, cada cargo fue evaluado de común acuerdo con el funcionario, quien realizaba la actividad mientras los autores tomaban tiempos. Cada día de la semana presenta un comportamiento diferente en términos de comportamiento del mercado, lo cual incide directamente sobre el funcionamiento de la Mesa de Dinero y la carga laboral para cada uno de los funcionarios que trabajan en esta. Por esta razón la medición fue realizada con cinco muestras, una para cada día de la semana y se escogió un rango de días entre el quinto día hábil y el último día de la penúltima semana del mes. El anterior rango se debe a que los días más representativos y de mayor operación, se presentan después de trascurrida la primera semana, cuando las negociaciones aumentan una vez establecida la estrategia de negociación, de acuerdo al comportamiento presentado por el mercado. Disminuyendo durante la última semana del mes por ser el tiempo en que se ajusta la liquidez de los fondos y de la Sociedad. Las cinco muestras se utilizaron para hallar un tiempo promedio, el cual se toma como tiempo observado para cada una de las actividades. Al tiempo observado se le adicionan los suplementos, los cuales se determinan con la aplicación de la tabla de suplementos11 y posteriormente se calculan las 11 NIEBEL, Op. cit., p. 386.

50

contingencias. El cálculo de las contingencias se realizó mediante el método de análisis de puntos verdes y rojos, detallado en el anexo B. Una vez se han adicionado al tiempo observado los suplementos y las contingencias se halla el tiempo estándar con el cual se determina la carga laboral y la capacidad de cada funcionario por cargo.

5.4.1. Profesional I Mesa De Dinero – Liquidez El conjunto de actividades que componen al cargo se dividió en dos grupos: actividades de la mañana y actividades de la tarde, debido a que el cargo es fundamental para llevar a cabo la negociación, la cual se realiza desde las 8 de la mañana hasta la una de la tarde; adicionalmente permite establecer los momentos del día en que la persona se encuentra más ocupada. La carga laboral del Profesional I – Liquidez, está directamente ligada con la cantidad de operaciones que se realizan en el mercado. Durante la mañana existe una carga superior a la de la tarde, ya que es durante la mañana que se llevan a cabo todas las negociaciones y el Profesional debe estar pendiente del comportamiento, en términos de liquidez, de la Sociedad y de los fondos. Durante la mañana tiene un porcentaje de ocupación del 83.11%, lo cual indica que está cercano al tope de su capacidad. En la tarde el porcentaje disminuye al 41.92%, dando como porcentaje total de carga diaria 67.66%

Tabla 2. Tiempos Estándar Profesional I - Liquidez

Cargo:

(MIN) (SEG)Consulta Saldos Mañana diaria 20 12 34,17 4,19 2,62%Vencimientos en Aplicativo Financiero diaria 20 6 5,45 2,03 1,27%

Cumplimiento obligaciones diarias diaria 20 221 37,86 73,88 46,17%

Consulta TRM diaria 20 0 15,00 0,08 0,05%

Consulta Tasas Fondos diaria 20 3 55,01 1,31 0,82%Consulta UVR diaria 20 0 14,09 0,08 0,05%Consulta DTF semanal 4 0 26,85 0,03 0,02%Consulta IPC mensual 1 0 59,87 0,02 0,01%Actualización Tablero diaria 20 4 29,27 1,50 0,93%

83,11%FRECUENCIA # VECES

CUADRE DIARIOConsolidación de datos del cuadre diaria 20 33 32,48 11,18 6,99%

Traslados Operaciones diaria 20 11 23,62 3,80 2,37%

Traslados Vencimientos diaria 20 6 26,16 2,15 1,34%Traslados Tarde diaria 20 12 56,16 4,31 2,69%Contingencia diaria 20 7 12,05 2,40 1,50%

REPORTE INTERESES ESPECIALES diaria 20 3 38,44 1,21 0,76%INFORME VENCIMIENTOS mensual 1 6 1,83 0,10 0,06%

41,92%108,26 67,66%

TIEMPOS ESTÁNDAR

MAÑANAFRECUENCIA # VECES

Profesional I Liquidez Mesa de Dinero

TIEMPO ESTANDAR

CARGA TARDE

TRASLADO DE DINERO ENTRE CUENTAS BANCARIAS

ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN DE MERCADO

TARDE

CUADRE DIARIO

HORASMES

CRG. LAB.MENSUAL

TIEMPO ESTÁNDAR

TOTAL CARGA

CARGA MAÑANA

FUNCIÓN TAREA PERIODICIDAD

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Dentro de todas las tareas desarrolladas por el Profesional I – Liquidez existe una denominada Cumplimiento de Obligaciones Diarias que ocupa el 73.88% del tiempo de la mañana y el 46.17% del tiempo total disponible durante el día.

Tabla 3. Actividades Con Mayor Proporción De Carga - Liquidez

TAREA HORASMES

CARGA TOTALMAÑANA

CARGA TOTALDIARIA

Cumplimiento obligaciones diarias 73,88 73,88% 46,17%

Está tarea esta compuesta por actividades como el ingreso de obligaciones en el archivo de cuadre, el seguimiento a las negociaciones realizadas por el Trader y las consultas en el aplicativo CONSULTA EN LINEA para controlar el nivel de las cuentas de la Sociedad y de los fondos durante el transcurso del día. Adicionalmente se efectúa la confirmación de los valores de los vencimientos y se determinan algunos movimientos entre cuentas de los fondos o de la Sociedad para controlar los saldos de las cuentas. Las actividades mencionadas son de carácter repetitivo y deben llevarse a cabo más de una vez en el transcurso de la mañana, generando un nivel de carga laboral que impide la realización de actividades adicionales. Sin embargo mediante una organización de las funciones y eliminación de procedimientos repetitivos el cargo estaría en capacidad de mejorar su desempeño.

5.4.2. Trader Mesa De Dinero El Trader tiene una carga laboral que se encuentra dividida en dos momentos durante el día, en la mañana su función se debe limitar únicamente a la negociación de títulos valores y durante la tarde a realizar una gestión comercial mediante el contacto con funcionarios de otras entidades.

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Tabla 4. Tiempos Estándar Trader Mesa de Dinero

Cargo:

FRECUENCIA # VECES(MIN) (SEG)

ACTUALIZACIÓN ECONÓMICA diaria 20 29 14,79 9,75 6,09%DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA DE INVERSIÓN diaria 20 13 41,71 4,57 2,85%

Atención de Llamadas Telefónicas diaria 20 76 16,93 25,43 15,89%

Consultas en Aplicativo Financiero diaria 20 24 27,56 8,15 5,10%

Colocación de Puntas diaria 20 9 4,69 3,03 1,89%Consulta de MEC diaria 20 15 55,27 5,31 3,32%

Confirmación Contrapartes diaria 20 79 12,21 26,40 16,50%

REGISTRO DE COMPRA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO diaria 20 24 15,22 8,08 5,05%

REGISTRO DE VENTA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO diaria 20 26 35,02 8,86 5,54%

REGISTRO DE APERTURA REPOS ACTIVOS O PASIVOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO

diaria 20 1 42,79 0,57 0,36%

REGISTRO, PRORROGA O CANCELACIÓN DE REPOS ACTIVOS O PASIVOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO

diaria 20 3 7,44 1,04 0,65%

REGISTRO DE APERTURA INTERBANCARIOS ACTIVOS O PASIVOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO

diaria 20 3 31,62 1,18 0,73%

102,36%FRECUENCIA # VECES

CONTINGENCIAS diaria 20 8 48,54 2,94 1,84%ATENCIÓN O REALIZACIÓN DE VISITAS DE NEGOCIOS semanal 4 44 49,05 2,99 1,87%

9,87%108,29 67,68%

TIEMPOS ESTÁNDAR

TAREACRG. LAB.MENSUAL

TIEMPO ESTÁNDAR

MAÑANA

CARGA TARDE

TARDE

Trader Mesa de Dinero

TIEMPO ESTANDAR HORASMES

PERIODICIDAD

TOTAL CARGA

FUNCIÓN

NEGOCIACIÓN EN MERCADO

CARGA MAÑANA

Durante la mañana el Trader tiene una carga laboral de 102.36% y durante la tarde de 9.87% para un total de carga diaria de 67.68%.

Tabla 5. Actividades Con Mayor Proporción De Carga - Trader

TAREA HORASMES

CARGA TOTALMAÑANA

CARGA TOTALDIARIA

Atención de Llamadas Telefónicas 25,43 25,43% 15,89%

Tiempos de Espera 26,40 26,40% 16,50%

Las tareas que consumen mayor tiempo son la atención de llamadas telefónicas, la cual es indispensable para realizar negocios y recibir información y los tiempos de espera, los cuales dependen del reporte de las negociaciones en el MEC por parte de las contrapartes; durante este tiempo el Trader mantiene su atención en el mercado en búsqueda de negocios. Durante la mañana, el Trader tiene que llevar a cabo una tarea de tipo administrativa que es ajena a la atención de negocios en el mercado, esta consiste

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en elaborar reportes en el APLICATIVO FINANCIERO de las inversiones efectuadas, y generar el ticket para el cumplimiento cada operación.

Tabla 6. Registro De Operaciones De Mercado – Trader

TAREA HORASMES

CARGA TOTALMAÑANA

CARGA TOTALDIARIA

REGISTRO DE COMPRA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO 8,08 8,08% 5,05%

REGISTRO DE VENTA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO 8,86 8,86% 5,54%


0,57 0,57% 0,36%


1,04 1,04% 0,65%


1,18 1,18% 0,73%

TOTALES 19,73 19,73% 12,33%

La realización de estos reportes consume un 12.33% del día y un 19.73% de la mañana, si estas funciones se eliminaran del cargo y fueran realizadas por otro funcionario, el Trader tendría aproximadamente un 20% más de tiempo disponible del que tiene actualmente para estar frente al mercado. 5.4.3. Profesional I Mesa De Dinero – Informes Las funciones desarrolladas por el Profesional I – Informes son de apoyo en el momento posterior a la negociación de títulos en el mercado, ya que están relacionadas con la determinación del comportamiento de los títulos en el mercado y su posterior incidencia sobre la rentabilidad de la Sociedad y / o de los fondos.

54

Tabla 7. Tiempos Estándar Profesional I - Informes

Cargo:

(MIN) (SEG)VALORACIÓN RENTA VARIABLE DE MULTIFONDO diaria 20 38 38,91 12,88 8,05%

CAUSACIÓN DIARIA DE LOS TÍTULOS DE LOS FONDOS Y LA SOCIEDAD diaria 20 39 27,44 13,15 8,22%

COMPOSICIÓN DE LOS PORTAFOLIOS DE LOS FONDOS DE INVERSIÓN Y LOS FONDOS EXTERNOS

mensual 1 153 43,01 2,56 1,60%

GENERACIÓN DEL INFORME DIARIO DE TASAS diaria 20 41 23,99 13,80 8,62%

DETERMINACIÓN DE LA POSICIÓN PROPIA DEL FONDO VOLUNTARIO DE PENSIONES EN LOS FONDOS EXTERNOS

diaria 20 14 24,69 4,80 3,00%

VALORACIÓN DE LOS FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA diaria 20 17 5,08 5,69 3,56%

REALIZACIÓN DE INVERSIONES Y RETIROS EN LOS FONDOS EXTERNOS quincenal 2 14 57,70 0,50 0,31%

GENERACIÓN DE INFORMES PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD mensual 1 72 27,10 1,21 0,75%

GENERACIÓN DE INFORMES PARA ENTIDADES DE CONTROL diaria 20 24 41,17 8,23 5,14%

CONTROL DE VALORACIÓN quincenal 2 81 43,68 2,72 1,70%ACTIVIDADES DE APOYO AL ÁREA diaria 20 48 16,35 16,09 10,06%

81,65 51,03%TOTAL CARGA

FUNCIÓNPERIODICIDAD

TIEMPOS ESTÁNDAR

FRECUENCIA # VECES

Profesional I Informes

TIEMPO ESTANDARTIEMPO ESTÁNDAR

HORASMES

CRG. LAB.MENSUAL

El cargo tiene un nivel de carga laboral del 51.03%, lo cual indica que tiene capacidad adicional para soportar a otros cargos del área en actividades que generan un exceso de su carga.

Tabla 8. Actividades Con Mayor Proporción De Carga – Informes

TAREA HORASMES

CARGA TOTALDIARIA

ACTIVIDADES DE APOYO AL ÁREA 16,09 10,06%

GENERACIÓN DEL INFORME DIARIO DE TASAS 13,80 8,62%

CAUSACIÓN DIARIA DE LOS TÍTULOS DE LOS FONDOS Y LA SOCIEDAD 13,15 8,22%

VALORACIÓN RENTA VARIABLE DE MULTIFONDO 12,88 8,05%

La tarea que consume una mayor parte del tiempo es actividades de apoyo al área, la cual no está definida claramente, porque consiste en diferentes informes y reportes para el Jefe los cuales sirven como apoyo para su gestión.

55

Para este cargo se deben definir funciones específicas para que las actividades de apoyo al área adquieran mayor organización y alcance dentro de la gestión de la Mesa, adicionalmente el cargo tiene capacidad para soportar a otros con la realización de algunas funciones. 5.4.4. Jefe Mesa De Dinero La medición de tiempos para el Jefe de la Mesa de Dinero se realizó de una forma diferente a cómo se realizaron las mediciones de los otros cargos. Debido a que las actividades que realiza el Jefe pueden tener una duración variable, la cual está determinada por factores como la situación en la cual se encuentran los fondos y el comportamiento del mercado, se efectúo un cálculo de la capacidad mediante observación directa y experiencia. Después de haber realizado las observaciones y tomar datos, se determinó la proporción de tiempo que el Jefe dedica durante el día para la realización de cada una de sus tareas. Con el dato de la proporción se determinaron los tiempos de duración de las actividades y de acuerdo a su periodicidad se estableció un tiempo observado con el cual posteriormente se realizo el cálculo para determinar el tiempo estándar, el cálculo de las contingencias se hizo con base en el promedio de las contingencias de los otros cargos (ver Anexo B). El resultado obtenido como total de carga laboral está sujeto a un nivel de error superior al de los otros cargos, debido a la subjetividad de la medición. Sin embargo con la observación realizada se lograron determinar los posibles cambios dentro de las funciones que realiza.

Tabla 9. Tiempos Estándar Jefe Mesa de Dinero

Cargo: Jefe Mesa de Dinero

FRECUENCIA # VECES (MIN) (SEG)Revisión de Noticias Económicas diaria 20 24 5,56 8,03 5,02%

Revisión de Posición Diaria diaria 20 12 2,78 4,02 2,51%

Verificación de las tasas diarias diaria 20 24 5,56 8,03 5,02%

Atención de llamadas de negociación diaria 20 24 5,56 8,03 5,02%

Atención de llamadas informativas y de actualización de mercado

diaria 20 24 5,56 8,03 5,02%

Seguimiento de Estrategia y Redirección diaria 20 301 9,47 100,39 62,74%

Elaboración de Informe diaria 20 30 6,95 10,04 6,27%SEGUIMIENTO A TAREAS DEL DEPARTAMENTO 3 veces por semana 12 60 13,89 12,05 7,53%

PROYECTOS ESPECIALES diaria 20 120 27,79 40,15 25,10%REUNIONES diaria 20 150 34,74 50,19 31,37%PREPARACIÓN JUNTA DIRECTIVA mensual 1 1204 37,90 20,08 12,55%PRESENTACIÓN JUNTA DIRECTIVA mensual 1 301 9,47 5,02 3,14%

274,05 171,28%

TIEMPOS ESTÁNDAR

TIEMPO ESTANDAR HORASMES

CRG. LAB.MENSUAL

TIEMPO ESTÁNDAR

TOTAL CARGA

ATENCIÓN A MERCADO

REVISIÓN DE PORTAFOLIOS

PERIODICIDADFUNCIÓN TAREAS

ACTUALIZACIÓN DIARIA

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La carga laboral total es de 177.68%, representando un alto nivel de sobrecarga laboral, la cual de acuerdo con las regulaciones de la OIT12, no debe exceder del 120% para cargos de tipo administrativo. Esta sobrecarga tiene efectos negativos sobre el Jefe y el funcionamiento de la Mesa de Dinero, generando agotamiento y posibilidad de ocurrencia de errores provenientes del exceso de trabajo.

Tabla 10. Actividades Con Mayor Proporción De Carga – Jefe

Dentro stá el

lgunas de las actividades anteriores pueden ser delegadas o distribuidas entre

l Seguimiento de Estrategia y Redirección que se debe llevar a cabo para cada

os Proyectos Especiales también se pueden dividir, entregándole a otro cargo la

.5. DESARROLLO DEL MÉTODO IDEAL

l Método Ideal se realizó con base en las deficiencias identificadas en la Mesa de Dinero, mediante el levantamiento de los procedimientos y la medición de tiempos y carga de trabajo.

TAREA HORASMES

CARGA TOTALDIARIA

Seguimiento de Estrategia y Redirección 100,39 62,74%

Reuniones 60,23 37,64%

Proyectos Especiales 40,15 25,10%

Preparación Junta Directiva 20,08 12,55%

de las actividades que tienen mayor ocupación de tiempo eSeguimiento de Estrategia y Redirección, las Reuniones, los Proyectos Especiales y la Preparación de la Junta Directiva. Adiferentes cargos de la mesa. Euno de los fondos y la Sociedad puede ser dividido con otro cargo, dejándole al Jefe el manejo de los 3 fondos más grandes y de la Sociedad y al otro cargo el manejo de 2 fondos únicamente. Lresponsabilidad sobre la identificación y solución de inconvenientes y errores generados por el APLICATIVO FINANCIERO. 5 E

12 OIT, Organización Internacional del Trabajo.

57

Es una propuesta con la que se busca reducir el número de operaciones repetitivas y la posibilidad de ocurrencia de errores; enfocada hacia una

istribución más equitativa de las cargas de trabajo y con el fin de aumentar la

a Mesa y a la disminución de tareas petitivas.

la carga laboral, se elaboró una tabla comparativa de la carga actual la carga ideal para cada cargo. En los cuadros las actividades que aparecen en

Mesa de Dinero debe definir sus funciones con base en la realización de ento de objetivos y la generación de valor,

e manera eficiente y productiva.

mente se realizan propuestas específicas para ada uno de los cargos.

s el sistema mediante el cual se lleva registro de las negociaciones de la Mesa y s valores.

on mayor facilidad a la información.

s programas.

sido generados.

dproductividad y la eficiencia de la Mesa. La propuesta se encuentra encaminada hacia la definición de actividades de los funcionarios que generen valor para lre Para definir las actividades de los funcionarios, mediante una distribución equitativa deyazul son las que se le añadieron a los cargos y las que están en rojo son a las que se les redujo el tiempo o fueron removidas. 5.5.1. Propuesta General En La Mesa Laactividades enfocadas hacia el cumplimid Inicialmente se proponen mejoras en los sistemas sobre los cuales se soporta la operación de la Mesa y posteriorc Mejoras Al Aplicativo Financiero Eque realiza la valoración de los título Se recomienda que los siguientes puntos sean revisados en conjunto con el proveedor del sistema:

o El aplicativo debe tener una interfase más sencilla para los usuarios, la cual permita acceder c

o Debe permitir que los datos sean copiados para que no tengan que ser

impresos y posteriormente digitados en archivos de otro

o Debe elaborar informes con presentación gerencial, lo cual evite que sean ingresados en otros programas para modificarlos después de haber

58

o El aplicativo debe estar vinculado con archivos de otros programas para que los datos puedan ser actualizados sin que tengan que ser digitados más de una vez.

arios que los generan no tengan que revisarlos posteriormente.

Mejora Es el aplicativo que se utiliza para revisar los saldos de las cuentas de los fondos y e la Sociedad.

o Debe ofrecer la posibilidad de copiar los datos para que no tengan que ser

n el archivo de cuadre.

s.

5.5. . Las propuestas sobre este cargo van encaminadas a darle una mayor proyección al profesional que lo realiza. En la actualidad el profesional cumple con funciones

jos de caja de los fondos, sin mbargo no tiene conocimiento del proceso que se realiza para la negociación de

ar esta posición sin que la capacitación sea un proceso uy prolongado.

a Sociedad, y manejará las variables que están involucradas en l proceso de negociación como son: tasas, contrapartes y plazos, entre otras. La

o El procedimiento que efectúa el aplicativo para la elaboración de informes

de vencimientos y valoración de títulos debe ser analizado y corregido para que los funcion

s Al Aplicativo Consulta En Línea

d

visualizados, memorizados y posteriormente digitados por el Profesional I – Liquidez e

o Debe estar vinculado con archivos de Excel de tal forma que las

actualizaciones de saldos se hagan automáticamente y no sea necesario consultarlas en repetidas ocasione

2 Profesional I Mesa De Dinero – Liquidez

netamente operativas para el control de los fluetítulos en el mercado. El propósito que se busca es que el cargo de Profesional I – Liquídez se encuentre en la posición anterior al Trader dentro del escalafón laboral y que en caso de promoción pueda ocupm El Profesional I – Liquidez estará encargado de elaborar los tickets de negociación. De esta forma conocerá los títulos que componen los portafolios de cada fondo y de leresponsabilidad sobre los tickets seguirá siendo del Trader quien efectuará una revisión previa a la impresión para que las operaciones no presenten ningún error.

59

El traslado de funciones del Trader al Profesional I genera un aumento de la carga laboral, sin embargo para que esta se vea compensada deben realizarse las mejoras propuestas en el APLICATIVO FINANCIERO y en el aplicativo

nte al cargo y se eterminará su factibilidad en la evaluación financiera. La tabla de Método Ideal

ancarias. Este porcentaje se obtuvo de estimaciones realizadas por entidades

minuciones están directamente ligadas con las mejoras que se alicen en los aplicativos y sus porcentajes obtenidos por medio de los tiempos

n el aplicativo CONSULTA EN LINEA, asumiéndose que stos se podían copiar y pegar en el archivo de cuadre diario. El tiempo obtenido

. El tiempo de duración fue 4:09.97 ue comparado con el estándar de 6:05.45 tiene una disminución del 31.6%.

ctividades que se benefician con las mejoras en los plicativos y el tiempo actual de cada una de las actividades que componen la

CONSULTA EN LINEA; las cuales permitirán que los datos ingresados en los tickets sean incluidos simultáneamente en el archivo de cuadre diario y que los saldos de las cuentas no tengan que ser memorizados y digitados, eliminando repetición de funciones y posibilidades de ocurrencia de riesgo. Dentro de las propuestas para el área se encuentra la contratación de un Trader adicional, la cual se explicará en el Método Ideal correspondiedpara el Profesional I se calculó teniendo en cuenta la carga con uno y dos Traders. Para calcular la carga con dos Traders se asumió un porcentaje adicional del 25% en las funciones de registro de negociaciones y Traslados entre Cuentas Bdel sector sobre el incremento esperado en volumen de negociaciones con un nuevo Trader13. La carga ideal tiene reducciones de tiempo en las tareas de la función Cuadre Diario, estas disreestándar (ver Anexo F). La tarea Consultas Saldos Mañana fue simulada sin que se memorizaran los valores que aparecían eefue 5:50.69, en comparación con el tiempo estándar de 12:34.17, con lo cual se obtiene una reducción del 53.5% de la carga. La consulta de vencimientos se simuló sin que se imprimieran los reportes generados por el APLICATIVO FINANCIEROqAdicionalmente se debe tener en cuenta el ahorro de papel, a diario se imprimen en promedio 5 hojas para desarrollar esta tarea, lo cual es un gasto mensual aproximado de 100 hojas. El cumplimiento de obligaciones tiene una reducción del 24.66%, la cual se calculó con la simulación de las aatarea. Ver tabla 11.

13 Dato proveniente de las Directivas de la Mesa de Dinero, estimado con base en la experiencia que han tenido otras entidades pertenecientes al mismo grupo económico.

60

Tabla 11. Cumplimiento De Obligaciones Diarias

TIEMPO ACTUAL % TOTAL TIEMPO

SIMULADO PORCENTAJEREDUCCION

REDUCCIÓMREAL

1 Revisión correo electrónico. 22,02 9,93% 22,02 0,00% 0,00%2 Impresión correos con movimientos de dinero 7,09 3,20% 3,87 45,45% 1,45%3 Digitar los ingresos y egresos 8,13 3,67% 8,13 0,00% 0,00%4 Informe de la posición 6,94 3,13% 6,94 0,00% 0,00%5 Registro operaciones de negociación 73,88 33,33% 73,88 0,00% 0,00%6 Copia de datos de columnas 7,39 3,33% 7,39 0,00% 0,00%7 CONSULTA EN LINEA 22,31 10,07% 10,87 51,28% 5,16%8 Análisis nueva posición de liquidez. 14,78 6,67% 14,78 0,00% 0,00%9 Informar nueva posición 6,80 3,07% 6,80 0,00% 0,00%

10 Recibir tickets 7,98 3,60% - 100,00% 3,60%11 Actualizar valor de las operaciones 22,16 10,00% - 100,00% 10,00%12 Recibir correo de vencimientos 8,27 3,73% 2,76 66,67% 2,49%13 Actualizar valores de los vencimientos 6,50 2,93% 2,17 66,67% 1,96%14 Consulta del total de movimientos 2,96 1,33% 2,96 0,00% 0,00%15 Verificación dato total de la cuenta SEBRA 4,43 2,00% 4,43 0,00% 0,00%

100,00% 24,66%

ANALISIS DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DIARIAS

TOTAL

ACTIVIDADES

La adición del registro de operaciones en el aplicativo financiero genera un incremento de la carga en 19.73% durante la mañana y de 12.33% en el total del día.

Tabla 12. Registro De Operaciones De Mercado

ta los siguientes resultados:

Tabla 13. Variación De Cargas Por Día

REGISTRO DE COMPRA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO 5,05%

REGISTRO DE VENTA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FIREEN EL APLICATIVO FINANCIERO 0,36%

REGISTRO, PRORROGA O CANCELACIÓN DE REPOS ACTIVOS O PASIVOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO 0,65%

REGISTRO DE APERTURA INTERBANCARIOS ACTIVOS O PASIVOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO 0,73%

CARGA MAÑANA 19,73%CARGA TOTAL 12,33%

NANCIERO 5,54%

GISTRO DE APERTURA REPOS ACTIVOS O PASIVOS

La variación total de la carga laboral durante el día presen

Variación Mañana Variación Total Día Un Trader sin modificaciones en los aplicativos Aumentó 19.73% Aumentó 12.33% Un Trader con modificaciones en los aplicativos Disminuyó 1.37% Disminuyó 0.85% Dos Traders sin modificaciones en los aplicativos Aumentó 24.67% Aumentó 17.39% Dos Traders con mentó 4.21% modificaciones en los aplicativos Aumentó 3.57% Au

61

5.5.3. Trader Mesa De Dinero

l Método Ideal para el Trader tiene como propósito enfocar su gestión hacia la alización de la actividad que genera mayor valor a la Mesa de Dinero, la

iones realizadas, conocidos como tickets. Esta actividad requiere de empo de atención al mercado, el cual el Trader no debe descuidar mientras se

bilidad de la correcta elaboración de los tickets seguirá iendo del Trader quien debe revisarlos e imprimirlos para después firmarlos.

ctualmente se realiza un promedio de 8 operaciones por día entre compras,

s.

% para la visión y 1.40% para la impresión respectivamente.

Erenegociación.

En la actualidad como se ha mencionado anteriormente, el Trader cumple con una función administrativa durante la mañana, la cual consiste en elaborar los registros de las operactiencuentre operando. Con este Método se propone que el Trader no siga realizando registros de las operaciones durante la mañana, delegándole esta función al Profesional I Liquidez. La responsas Con la eliminación de esta función se reducirá la carga del Trader en un 19.73% durante la mañana, dándole mayor tiempo de atención al mercado. Aventas y operaciones de reporto con un tiempo de registro promedio de 6:21.28, incluyendo el tiempo requerido para la impresión y firma de los ticket Las nuevas operaciones tendrán la siguiente duración, revisión: 1:15.6 e impresión 54.6 seg. Se asume que estas funciones se realizarán en un promedio de 8 veces por día con una periodicidad diaria, dando una carga laboral de 2.10re

min segRevisión 1 15,6 10,08 2,10%Impresión 0 50,4 6,72

TIEMPO TIEMPO TOTAL OPER. (min) CARGA LABORALTAREA

1,40%

En este momento la Mesa de Dinero cuenta con un solo Trader quien es el encargado de negociar para todos los fondos y para la Sociedad, esta situación genera un riesgo alto hacia el funcionamiento de la Mesa, ya que si el Trader se

ga a ausentar de forma permanente o definitiva, el proceso de negociación se

es para la Sociedad y los dos fondos de mayor valor

lleverá interrumpido bruscamente por no tener otra persona que pueda cumplir con su función. Adicionalmente la carga laboral para esta persona es alta así como la responsabilidad que maneja. Se propone la contratación de un nuevo Trader para que sea divida la carga de negociación que tiene la Mesa en la actualidad. El Trader con experiencia se encargará de las negociacion

62

y el nuevo Trader tendrá a su cargo la negociación los otros tres fondos;

nte de la autorización de la peración.

e acuerdo con la estrategia establecida.

urante la tarde el Trader debe realizar una gestión comercial mediante el

jores condiciones para negociaciones futuras.

e propone que el Trader duplique el tiempo dedicado a la gestión comercial

rios de otras áreas de la Organización. En caso de que aya dos Traders, estos se dividirán la asistencia a las reuniones en iguales

otorgándole a cada uno la responsabilidad de manejar portafolios específicos, y disminuyendo el riesgo que se presenta actualmente. Las negociaciones de títulos primarios, que se realizan por medio de subastas, se efectuarán de común acuerdo entre los dos Traders, sin necesidad de que el Jefe interfiera en el proceso, sino que se encargue únicameo En caso de presentarse competencia entre los dos Traders, por negociación de un título determinado, el Jefe de la Mesa será quien decida que fondo hará la operación d La factibilidad de la contratación se analizará en el capitulo de evolución financiera. Dcontacto con funcionarios de otras entidades, con el fin de fortalecer vínculos que generen me Actualmente el Trader dedica poco tiempo de la tarde a la realización de esta tarea, lo cual se puede apreciar con su porcentaje de carga durante a tarde: 9.87%. Smediante la visita a mesas de dinero de otras entidades y mediante la atención de funcionarios externos. Como soporte a la Mesa el Trader utilizará el tiempo disponible que tiene durante la tarde para apoyar al Jefe de la Mesa, asistiendo en representación suya, a las reuniones con funcionahproporciones.

63

Tabla 14. Método Ideal Trader

Cargo:

ACTUALIZACIÓN ECONÓMICA 6,09% 0,00% 6,09% 0,00% 6,09%DEFINICIÓN DE ESTRATEGIA DE INVERSIÓN 2,85% 0,00% 2,85% 0,00% 2,85%

Atención de Llamadas Telefónicas 15,89% 0,00% 15,89% 0,00% 15,89%

Consultas en Aplicativo Financiero 5,10% 0,00% 5,10% 0,00% 5,10%

Colocación de Puntas 1,89% 0,00% 1,89% 0,00% 1,89%Consulta de MEC 3,32% 0,00% 3,32% 0,00% 3,32%Tiempos de Espera 16,50% 0,00% 16,50% 0,00% 16,50%

REGISTRO DE COMPRA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO 5,05% -100,00% 0,00% -100,00% 0,00%

REGISTRO DE VENTA DE TÍTULOS EN EL APLICATIVO FINANCIERO 5,54% -100,00% 0,00% -100,00% 0,00%


0,36% -100,00% 0,00% -100,00% 0,00%


0,65% -100,00% 0,00% -100,00% 0,00%


0,73% -100,00% 0,00% -100,00% 0,00%

1,40% 1,40% 1,40%-14,13% -14,13% 88,23%

CONTINGENCIASATENCIÓN O REALIZACIÓN DE VISITAS DE NEGOCIOS 1,87% 100,00% 3,73% 100,00% 3,73%

REUNIONES

REVISION TICKETS

CARGA MAÑA

Revisar 2,10% 2,10% 2,10%Imprimir

102,36% 88,23%

1,84% 0,00% 1,84% 0,00% 1,84%

31,37% -20,00% 25,10% -60,00% 12,55%9,87% 71,90% 81,78% 38,44% 48,32%

67,68% 18,13% 85,81% 5,58% 73,26%

MAÑANA

MÉTODO IDEAL

Trader Mesa de Dinero

FUNCIÓN

NEGOCIACIÓN EN MERCADO

CARGA TARDE

TARDE

TOTAL CARGA

NA

2 TRADERS

B.L

CRG. LAB.IDEAL% VARIACION

TAREA CRG. LAB.MENSUALACTUAL

1 TRADER

CRG. LAIDEA% VARIACION

En la tabla se pueden apreciar las variaciones que se obtendrían con los dos escenarios.

n Trader

e 14.13% en la mañana y un aumento en la tarde del 71.90%, para un umento total en la carga de trabajo de 18.13%

educción de 14.13% en la mañana y un aumento en la tarde del 38.44%, para un umento total en la carga de trabajo de 5.58%

a labor del Profesional I Informes adquirirá mayor importancia en la Mesa de inero debido a que sus funciones estarán encaminadas a la ejecución de

U Reducción da Dos Traders Ra 5.5.4. Profesional I Mesa De Dinero – Informes LDactividades que generen valor.

64

Continuará realizando las funciones actuales, las cuales deben ser evaluadas

r si las negociaciones que se han realizado con los fondos son acorde con estrategia establecida y determinar si es necesario un redireccionamiento de

Ideal Profesional I Informes

permanentemente para garantizar que generen un aporte considerable para el área. Será apoyo directo para el Jefe de la Mesa, encargándose de la función de revisión de portafolios para los tres fondos de menor valor. En esta función debe analizalaacuerdo a los resultados, además generará un informe para que el Jefe del área pueda tomar las decisiones pertinentes. Tendrá la responsabilidad dentro de la función de proyectos especiales del Jefe, de controlar las diferentes situaciones que se presenten con respecto a problemas en el APLICATIVO FINANCIERO. La distribución propuesta del cargo se puede apreciar en la siguiente tabla.

Tabla 15. Método

MÉTODO IDEAL

Cargo: Profesional I - Informes

VALORACIÓN RENTA VARIABLE DE MULTIFONDO 8,05% 0,00% 8,05%

CAUSACIÓN DIARIA DE LOS TÍTULOS DE LOS FONDOS Y LA SOCIEDAD 8,22% 0,00% 8,22%

COMPOSICIÓN DE LOS PORTAFOLIOS DE LOS FONDOS DE INVERSIÓN Y LOS FONDOS EXTERNOS

1,60% 0,00% 1,60%

GENERACIÓN DEL INFORME DIARIO DE TASAS 8,62% 0,00% 8,62%

DETERMINACIÓN DE LA POSICIÓN PROPIA DEL FONDO VOLUNTARIO DE PENSIONES EN LOS FONDOS EXTERNOS

3,00% 0,00% 3,00%

VALORACIÓN DE LOS FONDOS EN MONEDA EXTRANJERA 3,56% 0,00% 3,56%

REALIZACIÓN DE INVERSIONES Y RETIROS EN LOS FONDOS EXTERNOS 0,31% 0,00% 0,31%

GENERACIÓN DE INFORMES PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 0,75% 0,00% 0,75%

GENERACIÓN DE INFORMES PARA ENTIDADES DE CONTROL 5,14% 0,00% 5,14%

CONTROL DE VALORACIÓN 1,70% -100,00% 0,00%ACTIVIDADES DE APOYO AL ÁREA 10,06% 0,00% 10,06%

Seguimiento de Estrategia y Redirección 62,74% -55,00% 28,23%-55,00%-33,21%

PROYECTOS ESPECIALES 25,10% -50,00% 12,55%51,03% 40,76% 91,79%

1,68%

CRG. LAB.IDEAL

TOTAL CARGA

REVISIÓN DE PORTAFOLIOSElaboración de Informe 6,27%

CRG. LAB.M ENSUALACTUAL

% VARIACIONFUNCIÓN TAREAS

La variación total en la carga será un incremento 43.61%, dando como resultado una carga total de 94.63%. Este porcentaje debe disminuir paulatinamente con lavaluación de las actividades realizadas por el Profesional I Informes, con la cual e determinará si realmente son necesarias dentro de la gestión de la Mesa.

es

65

5.5.5. Jefe Mesa De Dinero El Método Ideal para el Jefe de la Mesa busca la disminución de la carga laboral ctual. Serán eliminadas dentro de sus funciones las tareas que se consideran de

dejando vigentes las que realmente están enfocadas la planeación, organización, dirección y control del funcionamiento de la Mesa

al mercado. En el Método Ideal para el Trader se ropuso la reducción de las tareas desarrolladas durante el tiempo de

á informes para reportarle al efe los resultados de la gestión. Las reuniones de entrega de informes se

amenor impacto en su gestión,amediante estrategias definidas. La atención de llamadas de negociación será eliminada, ya que esta función puede ser atendida por el Trader, quien con las modificaciones a su cargo, cuenta con mayor tiempo para atender pnegociación, e inclusive la contratación de un nuevo Trader, con quien se dividirían las operaciones por fondos y el Jefe estaría encargado únicamente de autorizar las operaciones que lo requirieran. Con la eliminación de esta tarea se obtiene una reducción de la carga laboral de 5.02%. El Jefe delegará la función Revisión de Portafolios para los tres fondos de menor valor, al Profesional I – Informes, quien se encargará de hacer seguimiento a la estrategia de negociación de cada fondo y elaborarJrealizarán durante el tiempo destinado en la función de Seguimiento a Tareas del Departamento, las cuales se realizan semanalmente. La variación en la carga laboral generada por está modificación genera una disminución de 31.06%.

Carga a

DISMINUCION REVISION DE PORTAFOLIOS

ctual Carga Propuesta Variación

62,74% 34,51% 28,23%

6,27% 2,51% 3,76%31,99%TOTAL

Dentro de la función Proyectos Especiales se delegarán las tareas relacionadas con la solución de problemas en el APLICATIVO FINANCIERO l Profesional I Informes, con los resultados de la siguiente tabla.

a

DISMINUCION PROYECTOS ESPECIALES

Carga actual Carga Propuesta Disminución 25,10% 12,55% 12,55%

66

Las reuniones con de la n serán asumidas por el Trader o los Tr uedando encargad e únicamente de las

reas con la Alta Gerencia. Con la distribución de esta función el Jefe tendrá una ducción del 25.10% de su carga.

funcionarios otras áreas de Organizacióaders, q como o el Jef

tare

Tabla 16. Método Ideal Jefe

Cargo: Jefe Mesa de Dinero

Revisión de Noticias Económicas 5,02% 0,00% 5,02%

Revisión de Posición Diaria 2,51% 0,00% 2,51%

Verificación de las tasas diarias 5,02% 0,00% 5,02%

Atención de llamadas de negociación 5,02% -100,00% 0,00%

Atención de llamadas informativas y de actualización de mercado

5,02% 0,00% 5,02%

Seguimiento de Estrategia y Redirección 62,74% -45,00% 34,51%

-45,00%-33,21%

31,37% -80,00% 6,27%RACIÓN JUNTA DIRECTIVA 12,55% 0,00% 12,55%NTACIÓN JUNTA DIRECTIVA 3,14% 0,00% 3,14%

71,28% -74,66% 63%

6,27% 2,51%

A

Elaboración de Informe

SEGUIMIENTO A TAREAS DEL DEPARTAMENTO 7,53% 0,00% 7,53%

PROYECTOS ESPECIALES 25,10% -50,00% 12,55%REUNIONESPREPAPRESE

1 96,TOTAL CARG

FUNCIÓN TAREAS

ACTUALIZACIÓN DIARIA

ATENCIÓN A MERCADO

REVISIÓN DE PORTAFOLIOS

.MENSUALACTUAL

% VARIACION

MÉTODO IDEAL

CRG. LAB.IDEAL

CRG. LAB

El resultado final con la aplicación del Método Ideal al cargo del Jefe tiene una disminución de 73.72%, encontrándose actualmente con una carga de 171.28% y teniendo una carga modificada del 97.56%.

ando deficiencias dentro de

Mediante la aplicación del método ideal en todos los procedimientos, se logró equilibrar la distribución de las cargas laborales correspondientes a cada uno de

La carga que se obtuvo como resultado para el Jefe no se puede considerar ideal, ya que sigue teniendo un porcentaje alto de ocupación durante el día, sin embargo se logró una reducción considerable. Adicionalmente se propone que el cargo sea valuado permanentemente para que se sigan identifice

las funciones las cuales permitan hacer cambios en pro del buen funcionamiento de la Mesa.

Resultado Consolidado de las Mejoras en los Procedimientos

67

los cargos. En la figura 8 se puede apreciar la carga actual de los funcionarios, ontrastada con la propuesta planteada. c

Figura 8. Ajuste de Cargas Laborales

67,66% 67,68%

51,03%

171,28%

85,05% 85,38%

94,63% 97,56%

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

140,00%

160,00%

180,00%

PROFESIONAL I LIQUIDEZ TRADER PROFESIONAL I INFORMES JEFE ACTUAL

PROPUESTO

Con base en el análisis del comportamiento general de la Mesa y de cada uno de los funcionarios se estableció que existe una alta tasa de ocurrencia de error, la cual proviene de equivocaciones de los empleados, deficiencia en la definición de procedimientos y fallas en los sistemas. Las tres condiciones mencionadas para la ocurrencia de error convergen en un solo concepto, el cual se considera una fuente importante de improductividad e ineficiencia operativa, denominado Riego Operativo.

El riesgo operativo está asociado con situaciones como fallas frecuentes en los sistemas, errores de los funcionarios y procedimientos inadecuados, las cuales generan pérdidas económicas para las empresas y afectan directamente su ficiencia y productividad. e

68

Específicamente, el riesgo operativo se presenta dentro de los procedimientos de cada uno de los cargos y se evidencia a través del análisis realizado, por medio de

s indicadores establecidos.

7. Indicadores Método Ideal

lo

Tabla 1

ACTUAL PROPUESTO ACTUAL PROPUESTO ACTUAL PROPUESTOProfesional I Liquidez 0.67 0.81Profesional I Informes 0.72 0.85

Trader 0.77 0.93Jefe 0.80 0.96

100.00 130.18 100.00 52.06

CARGO EFICIENCIA OPERATIVA PRODUCTIVIDAD LABORAL FUENTES DE IMPRODUCTIVIDAD

Para el Profesional I Liquidez se presenta un incremento de 14 puntos orcentuales en su productividad, encontrándose inicialmente en 67% y nalizando en 81% de operaciones productivas, mejora obtenida por medio de la

la eliminación de la tarea de valoración y la reducción e los reportes al área de contabilidad (50%)

77% a un 93% de operaciones roductivas, generando así mayor valor para el área, ya que permanece más

ausa de la eliminación de atención de llamadas de negociación, un 80% e reducción en las reuniones, 45% en la revisión de portafolios y el 50% en los

n actual, debido a la distribución equitativa de las cargas borales en el área y el aumento de la utilidad generado por la implementación de

pfireducción de tiempos en los cambios realizados a los aplicativos. Esta variación se obtiene debido a que la función inicialmente destinaba el 45% del tiempo a la realización de actividades repetitivas que no generaban ningún valor, las cuales se eliminan con la propuesta. El Profesional I Informes obtiene un aumento de 13 puntos porcentuales en su productividad, originado end Mediante la eliminación del registro de operaciones en el mercado, el Trader logró aumentar su nivel de productividad de unptiempo en atención al mercado. Esta disminución se da debido a la eliminación de las funciones relacionadas con el registro de operaciones en el mercado de títulos valores. Por su parte el Jefe ascendió de un porcentaje de operaciones productivas del 80 al 96, a cdproyectos especiales, específicamente aquellos relacionados con detección de fallas en los aplicativos. Con respecto al indicador de productividad laboral se logró un aumento del 30% con respecto a la situaciólalas alternativas propuestas en el método ideal. El Trader redujo su carga operativa durante el momento de atención al mercado, lo cual genera una mayor capacidad de negociación.

69

El indicador de fuentes de improductividad presentó una reducción considerable del 48%, teniendo en cuenta la disminución de eventos de riesgo operativo que se

gra con las mejoras en los operativos, y la creación de una metodología de

ficiente de la Mesa de Dinero,

locontrol y seguimiento para los mismos. Finalmente se ilustra el organigrama propuesto de acuerdo con las mejoras ugeridas para el funcionamiento más es

TRADER

PROFESIONAL ILIQUIDEZ

JEFE

PROFESIONAL IINFORMES

ORGANIGRAMA PROPUESTO MESA DE DINERO

70

6. ANALISIS PROBABILISTICO DEL RIESGO OPERATIVO

6.1. GENERALIDADES El riesgo en general se puede definir como la variación potencial en el valor de una inversión o conjunto de inversiones. Cuando se trata de una Organización que administra elevadas sumas de dinero, no solo de su propiedad, sino de terceros entre los cuales se encuentran grandes, medianas y pequeñas empresas, instituciones públicas, privadas y personas jurídicas, estos riesgos adquieren una relevancia importante convirtiendo su determinación y control mas que en un deber de la Organización administradora de dinero, en una forma de supervivencia ante las innumerables contingencias que se pueden presentar. La actividad bancaria, estuvo por muchos años concentrada en la evaluación de los riesgos de crédito y hacia los años setenta reconoció un tipo de riesgo que se acentuaba a medida que aumentaba la comunicación y globalización, el riesgo de mercado. De hecho la preocupación por garantizar la solvencia de las entidades financieras ha llevado a los gobiernos a aplicar sistemas regulatorios enfocados a controlar el riesgo. Hoy en día, los tipos de riesgos que se manejan en la gestión de una Organización Financiera son Riesgo de Crédito, de Mercado y Operacional. Teniendo en cuenta que los primeros dos no siempre son perjudiciales para la Organización y de hecho son aceptados pues generan oportunidades de inversión cuando son gestionados adecuadamente. Sin embargo, el riesgo operativo no tiene esta misma cualidad ya que no se puede incluir en la prima de riesgo que se paga o se cobra por algún título, por esta razón este tipo de riesgo solo genera improductividad a través de pérdidas en los recursos y en consecuencia debe ser controlado eficientemente. A partir del análisis anterior, se puede apreciar como el riesgo operativo ha ido adquiriendo mayor importancia en la gestión de riesgo de las organizaciones a medida que se ha detectado mayor cantidad de eventos que involucran pérdidas, ocasionados por factores que anteriormente no eran tenidos en cuenta; de manera

71

simultánea los siguientes elementos14 han generado en las últimas décadas un aumento notable del riesgo operativo presente en las organizaciones:

• El uso de procedimientos altamente automatizados • El crecimiento del comercio electrónico • Proliferación de nuevos productos altamente complejos • Las fusiones y adquisiciones a gran escala, con los problemas de

integración de funciones que suponen • El crecimiento del Outsourcing • El surgimiento de los bancos como proveedores de servicios a gran escala • El uso generalizado de técnicas tendientes a reducir el riesgo de mercado y

de crédito pero que incrementan el riesgo operacional El riesgo operativo ha sido definido como “El riesgo de pérdida ocasionada por personas, sistemas y procesos internos inadecuados o fallas en los mismos, así como eventos externos. Incluye riesgo legal pero excluye riesgo estratégico y reputacional”15, en donde el riesgo legal es entendido como la probabilidad de pérdida ocasionada por incumplimiento de las normas legales, de las obligaciones contractuales y las posibles demandas derivadas de la operación de la Firma. La importancia que ha adquirido su identificación y control está sustentada en tres hechos clave: No existe un consenso general sobre la definición de riesgo operativo y por lo tanto no se encuentran identificadas con exactitud las variables que se deben incluir en su estudio. Mientras los riesgos de mercado y de crédito han sido estimados y controlados por muchos años, estableciendo incluso las primas de riesgo como su remuneración, el riesgo operativo ha tenido que ser descontado contablemente en los estados financieros directamente de los recursos propios, pero sin ser estimado previamente, con el consecuente impacto en las finanzas corporativas. Por último, el Comité de Supervisión Bancaria en su documento International Convergence Of Capital Measurement indica la necesidad de que las entidades financieras estimen su riesgo operacional con el fin de gestionarlo de la misma forma en que lo hacen con los riesgos de mercado y de crédito, a través de recursos propios. 14 BASEL COMMITTEE OF BANKING SUPERVISION, Working Paper on the Regulatory Treatment of Operational Risk: Advanced Measurement Approaches for Regulatory Capital. Basilea, Septiembre 2001. 15 BASEL COMITTEE OF BANKING SUPERVISION. International Convergence of Capital Measurement and Capital Standards. A revised framework. Basilea, Junio 2004.

72

A continuación se presenta una gráfica de estimación de pérdidas por riesgo operacional presentada por el Quantitative Impact Study (QIC) realizado en el 2002 por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea.

Figura 9. Pérdidas por Riesgo Operativo en Organizaciones Financieras

Hechas estas consideraciones, se busca encontrar una metodología adecuada de identificación, medición y control del riesgo operativo para la Mesa de Dinero objeto de este estudio.

6.2. EL RIESGO OPERATIVO EN LAS ENTIDADES FINANCIERAS Partiendo de la definición de riesgo operativo antes mencionada, podemos desglosar cada elemento en los factores que puede contener de la siguiente forma: El riesgo asociado a las personas, se refiere al riesgo proveniente de fallas administrativas, estructuras organizacionales y demás aspectos relacionados con el recurso humano, los cuales pueden ser originados o incrementados por mala capacitación del personal, controles inadecuados y procesos de reclutamiento deficientes.

73

Los riesgos derivados de los procesos incluyen aquellas fallas en procesos preestablecidos ocasionadas por no seguir los procedimientos adecuados o por una mala planeación de los procesos al interior de la Organización. En cuanto a los riesgos involucrados en los sistemas, se cuentan todas aquellas fallas de interrupción o caída total de sistemas tanto en las operaciones internas como las realizadas por outsourcing. Por último, los eventos externos se refieren a desastres naturales, eventos políticos, terrorismo y vandalismo que afecte la operación de la Firma. Los anteriores factores han sido recopilados en siete categorías16, de acuerdo con las cuales se debe realizar la medición del riesgo operativo y la pérdida asociada a este, entendida como aquel desembolso financiero ocasionado por un evento operacional: Fraudes Internos Consiste en cualquier acto encaminado a defraudar, cambiar propiedad de bienes ilegalmente o evadir las normas, leyes o políticas organizacionales, en el se encuentra involucrado al menos un trabajador interno.

Fraudes Externos Cualquier acto encaminado a defraudar, cambiar propiedad de bienes ilegalmente o evadir las leyes, ejecutado por un tercero.

Prácticas de Empleados y Seguridad del Lugar de Trabajo Aquellas acciones contrarias a la ley laboral, de seguridad o de salud que derivan en pagos por lesiones y demandas.

Clientes, Productos y Prácticas Empresariales Es el no cumplimiento involuntario o negligente de obligaciones previamente contraídas con los clientes debido al diseño de los productos.

Daño de Activos Físicos Incluye todas las perdidas y daños causados a activos físicos por desastres naturales y otros eventos.

Interrupción del Servicio o Fallas en los Sistemas Interrupción de las actividades de funcionamiento o fallas en los sistemas que dificulten o impidan la operación.

Ejecución, Entrega y Administración de Procesos 16 BASEL COMITTEE OF BANKING SUPERVISION. Operational Risk Data Collection Exercise. Basilea, Junio 2002. p. 3.

74

Fallas en el procesamiento de operaciones o la administración de los procesos relacionadas con relaciones con vendedores y contrapartes en general.

A continuación se presentan los resultados obtenidos del estudio realizado en el 2002 por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea sobre la distribución de los eventos y las pérdidas financieras en una muestra de 63 bancos.

Figura 10. Distribución de Eventos por Tipo de Riesgo

43,9%

8,0%

35,4%

1,0%0,9%

0,2% 3,5%

7,1%Fraude InternoFraude ExternoPractica de empleados y seguridad en el lugar de trabajoClientes, productos y prácticas empresarialesDaño de Activos FísicosInterrupción del Servicio o Falla en los SistemasEjecución, Entrega y Administración de ProcesosNo Clasificados

Fuente: Comité de Supervisión Bancaria de Basilea

Figura 11. Distribución de Pérdidas por Tipo de Riesgo

7,0%16,0%

7,0%

13,0%24,0%

3,0%

29,0%1,0%

Fraude InternoFraude ExternoPractica de empleados y seguridad en el lugar de trabajoClientes, productos y prácticas empresarialesDaño de Activos FísicosInterrupción del Servicio o Falla en los SistemasEjecución, Entrega y Administración de ProcesosNo Clasificados

Fuente: Comité de Supervisión Bancaria de Basilea

75

De la misma forma, los riesgos operativos se distribuyen a lo largo de las organizaciones financieras en sus diferentes líneas de negocio, las cuales se han agrupado en ocho funciones principales para facilitar la identificación de factores de riesgo operativo. Las líneas de negocio reconocidas por el documento guía para la medición del riesgo operativo del Comité de Supervisión Bancaria de Basilea son:

• Banca Corporativa • Intermediación y Negociación • Banca al Por Menor • Banca Comercial • Liquidación y Compensación • Servicios y Custodia • Gestión de Activos • Intermediación al Por Menor

El alcance de este trabajo se limita a la operación de la mesa de dinero, razón por la cual se trabajará con la identificación y medición de riesgo para la parte de Intermediación y Negociación, dejando la base para extender el estudio al resto de actividades empresariales.

6.3. ESTUDIO DE PROBABILIDAD

6.3.1. Contexto de Análisis A partir de los datos históricos que se lograron recolectar para los eventos de pérdida asociada a riesgo operativo durante el último año de funcionamiento de la Mesa de Dinero, se busca identificar la distribución de ocurrencias para cada tipo de evento y determinar el monto de pérdida esperada mediante la asociación de un nivel de impacto para cada clasificación de riesgo operativo. Dentro de los datos utilizados, se cuenta con 5 datos completamente documentados y cifras reales. Los 27 datos adicionales para el último año de operación fueron obtenidos a partir de la entrevista con cada uno de los funcionarios de la Mesa, en la cual se les pidió que recordaran eventos ocurridos durante dicho periodo así como fechas y montos aproximados. Por esta razón es necesario tener en cuenta que este ejercicio se realiza a manera de ejemplo para que sea replicado por la Mesa de Dinero cuando, después de implementar la metodología de seguimiento propuesta en el capítulo 7 de este trabajo, disponga de información suficiente y confiable que le permita obtener resultados más ajustados a la realidad. Por este motivo se aclara que los resultados aquí presentados no tienen la validez estadística necesaria para la toma de decisiones acertadas.

76

6.3.2. Aproximación al Modelo Probabilístico Para estudiar el riesgo operativo en la Mesa de Dinero, se puede representar la variable aleatoria X como la ocurrencia o no ocurrencia de un evento de pérdida, en donde al primer caso se asigna un valor X = 1 y al segundo X = 0, para el cual:

P(0) = P [ X = 0] = 1 – p = q

P(1) = P [ X = 1] = p Siendo p la probabilidad de ocurrencia con valores 10 ≤≤ p . Se puede afirmar que la variable aleatoria X presenta una distribución de Bernoulli17. Ahora, ya que se cuenta con información para el último año de operación, es decir 250 días de operación analizada con respecto a la ocurrencia de eventos de riesgo operativo, podemos definir X como una variable aleatoria que cuenta el número de eventos ocurridos en n días de operación y de esta forma se afirma que X tiene una distribución Binomial con parámetros (n,p)18. Dicha distribución de masa de probabilidad esta dada, matemáticamente por la siguiente ecuación:

xx ppxn

xp −−⎟⎟⎠

⎞⎜⎜⎝

⎛= 1)1()( x = 0,1,….,n

En donde n es el número de días de operación y x es el número de eventos ocurridos durante el mismo periodo. Es necesario tener en cuenta que se encuentra implícito el supuesto de independencia de los ensayos en donde se asume que la ocurrencia o no ocurrencia de un evento en el día n –1 no afecta la del día n. Dadas las características propias del fenómeno en estudio, en donde los niveles de probabilidad p son inferiores a 0.05 y se cuenta con un tamaño elevado de ensayos n, la distribución anterior se puede simplificar de la siguiente forma19:

Reemplazando n

p λ= en la fórmula de la distribución binomial

17 ROSS, Sheldon. A First Course in Probability. Ed. Prentice Hall., p. 144 18 Ibid., p. 144 19 MILLER, Irwin. Probabilidad y Estadística para Ingenieros. Ed. Prentice Hall., p. 116

77

xnx

xnx

xnx

nxn

xnn

nxxnnnn

nnxnxnpnxb

−

−

−

⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −

⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −−⎟

⎠⎞

⎜⎝⎛ −⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −

=

⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −

+−−−=

⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −⎟

⎠⎞

⎜⎝⎛

−=

λλ

λλ

λλ

1)(!

11...2111

1)(!

)1)...(2)(1(

1)!(!

),;(

cuando ∞→n tenemos que

λλ λλλ −−−

→⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −⎥⎥

⎦

⎤

⎢⎢

⎣

⎡⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −=⎟

⎠⎞

⎜⎝⎛ −

→⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −−⎟

⎠⎞

⎜⎝⎛ −⎟⎠⎞

⎜⎝⎛ −

ennn

nx

nnx

nxn

111

111...2111

entonces, simplificando para el caso de ∞→n

!xex λλ −

para x = 0,1,2,…

Esta nueva distribución se denomina distribución de Poisson y ha sido ampliamente empleada en el estudio del riesgo operativo de las entidades financieras que formaron parte del Quantitative impact study llevado a cabo por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea el 5 de Mayo de 2003. Con respecto a los parámetros característicos de esta distribución, la media y la varianza se pueden determinar de la siguiente forma:

[ ]

∑

∑

∑

∞

=

−−

∞

=

−−

∞

=

−

=

−=

=Ε

1

1

1

1

0

!

)!1(

!

x

x

x

xx

x

je

xe

xxeX

λλ

λλ

λ

λ

λ

λ

donde j = i – 1 dado que la serie de McLaurin para es: λe

78

∑∞

=

=0 !j

j

Je λλ

tenemos que

[ ][ ] λ

λ λλ

=Ε=Ε −

XeeX

Para el caso de la varianza, se puede deducir como

[ ] [ ]( )[ ]( ) 22

22)(

λ=Ε

Ε−Ε=

X

XXxVar

[ ]

[ ]1

1

!!

!!

!)1()!1(

!

0

0

0 0

00

0

1

10

22

+=

⎥⎦

⎤⎢⎣

⎡+=

⎥⎦

⎤⎢⎣

⎡+=

⎥⎦

⎤⎢⎣

⎡+=

⎥⎦

⎤⎢⎣

⎡+=

+=

−=

=Ε

∑

∑

∑ ∑

∑∑

∑

∑

∑

∞

=

∞

=

−−

∞

=

∞

=

−−

∞

=

−∞

=

−

∞

=

−

∞

=

−−

∞

=

−

λλ

λ

λ

λλλ

λλλ

λλ

λλ

λ

λλλλ

λλ

λλ

λ

λ

λ

j

j

j j

jj

j

j

j

j

j

j

x

xx

x

j

eejee

je

jje

je

jje

jej

xxe

xexX

entonces,

[ ]

λλλλ

λλλ

=−+=

−+=22

21)(xVar

79

En conclusión podemos determinar que los eventos de riesgo operativo en la mesa de dinero presentan una distribución de Poisson con parámetro λ .

)(~ λPERO Para cada uno de los tipos de riesgo se efectuó un análisis de ocurrencias durante los últimos 250 días de operación, determinando su probabilidad y el parámetro λ asociado (ver Anexo L). En el caso de aquellas clasificaciones que no presentaron eventos asociados en el último año de funcionamiento, se asumió su tasa de ocurrencia en 1=λ con el fin de no desestimar su probabilidad de impacto. Posteriormente se procede a realizar una Simulación de Montecarlo empleando el programa Cristal Ball20, mediante la cual se incorporaron las probabilidades asociadas a cada tipo de riesgo para obtener datos del comportamiento generalizado del riesgo en un intervalo de 10.000 años. El histograma de frecuencias, que se puede apreciar en el Anexo N, resultante para el total de eventos de riesgo operativo se ajusta a una distribución conocida por medio de dos pruebas de bondad de ajuste diferentes, partiendo de cinco distribuciones posibles21: Normal, Lognormal, Weibull, Gamma y Beta. La primera prueba se conoce como ji-cuadrada y consiste en realizar la siguiente prueba de hipótesis, empleando un nivel de significancia que se ha establecido en el 5%:

λλ

λλ

≠

=∧

∧

:

:0

aH

H

Para este ajuste se utiliza como estadístico de prueba la siguiente variable aleatoria:

( )∑ −=

EsperadaFrecEsperadaFrecObservadaFrec

... 2

2χ

donde ~ ji-Cuadrada con (m – k) grados de libertad siendo m el número de clasificaciones y k el número de parámetros estudiados.

2χ

20 Cristal Ball 7. Copyright Decitioneering, Inc., 2004 21 DE LARA, Alfonso. Medición y Control de Riesgos Financieros, p. 186

80

La segunda prueba se conoce con el nombre de Kolmogorov-Smirnov la cual es válida únicamente para ajuste a variables continuas, y consiste en comparar la función de distribución teórica con la observada, calculando un valor de discrepancia, representado como la variable aleatoria D, correspondiente a la diferencia máxima en valor absoluto entre la distribución observada y la distribución teórica.

( ) ( )

1+=

−=

NnF

xFxFMaxD

n

iin

Donde:

: Frecuencia observada acumulada con datos luego de ordenar las

observaciones en forma ascendente nF

n: Número de observación N: Número total de observaciones Este estadístico de prueba, al igual que la prueba ji-cuadrada, es comparado con un valor de tabla para realizar la prueba de hipótesis.

λλ

λλ

≠

=∧

∧

:

:0

aH

H

En donde si , siendo el valor crítico de D en la prueba de Kolmogorov-Smirnov, se acepta la hipótesis nula indicando que el ajuste es adecuado, dado el nivel de confianza asumido.

DtD ≤ Dt

De manera práctica, cuando se requiere ajustar la observación a un modelo de varios posibles, se comparan los valores ji-cuadrado y de Kolmogorov-Smirnov para cada distribución, siendo aquella que presente los menores valores la más ajustada. Los resultados de ajuste para cada distribución escogida por medio de los dos métodos descritos se presentan en la tabla 18.

81

Tabla 18. Pruebas de Bondad de Ajuste – Riesgo Operativo

Distribution Chi-Square K-SNormal 24963,21 0,04Beta 24963,21 0,04Gamma 25018,46 0,04Weibull 25105,87 0,06Lognormal 25073,32 0,06

PRUEBAS DE BONDAD DE AJUSTE

Se aprecia que el ajuste es igualmente adecuado para las distribuciones Beta y Normal teniendo en cuenta los dos métodos de ajuste mencionados. Razón por la cual se continúa el análisis del riesgo operativo en la Mesa de Dinero el cual presenta una distribución normal con parámetros µ y σ .

( )σµ,~ NRO La obtención del estimador adecuado que permita realizar inferencia sobre el comportamiento real del riesgo operativo en la Mesa de Dinero, se hace mediante el método de máxima verosimilitud para la distribución Normal en estudio, de la siguiente forma:

Estimador de Máxima Verosimilitud para 1

∧

θ µ

( )( )

( )

( )( )

( )

( ) ( )

( ) ( )

Χ==

=

=−

=⎟⎠

⎞⎜⎝

⎛−

=−=∂

∂

−−−=

⎥⎦

⎤⎢⎣

⎡−−=

⎥⎦

⎤⎢⎣

⎡−−=

∑

∑

∑

∑

∑

∑

∑

=

=

=

=

=

=

=

11

11

11

112

11

21

21

1

21

2221

1

21

222

21

21

221

2

21

ˆ

ˆ

0ˆ

0ˆ1

0ˆ22

1,ln2

12ln2

,ln

21exp

2

1,

21exp

2

1,

θ

θ

θ

θθ

θθθ

θθ

θθ

πθθθ

θθπθ

θθ

θθπθ

θθ

n

x

nx

nx

nx

xL

xnL

xL

xf

n

ii

n

ii

n

ii

n

ii

n

ii

n

ii

n

iin

i

82

Estimador de Máxima Verosimilitud para 2

∧

θ 2σ

( ) ( )

( )

( )

( )∑

∑

∑

∑

=

=

=

=

Χ−==

−=

−=

=−+−=∂

∂

n

ii

n

ii

n

ii

n

ii

xn

S

xn

xn

xnL

1

22

2

1

212

1

212

22

1

212

222

21

1ˆ

1ˆ

ˆ21

ˆ2

0ˆ42

ˆ22

2,ln

θ

θθ

θθθ

θθθπ

πθ

θθ

Estos estimadores cumplen con las condiciones necesarias para proveer una aproximación acertada del parámetro poblacional, ya que son insesgados, eficientes, consistentes y suficientes; la demostración de estas propiedades no se incluye por considerarse ajena al alcance del proyecto. El valor de los estimadores, así como otras estadísticas propias de la distribución normal que describe el riesgo operativo en la Mesa, se muestra en la tabla 19.

Tabla 19. Pruebas de Bondad de Ajuste

Statistic : Normal distribData valuesValues '--- 10,000Mean 36.01 36.01Median 36.01 36Mode 36.01 36Standard Devia 6.03 6.03Variance 36.37 36.37Skewness 0 0.15109Kurtosis 3 3.03Coeff. of Variab 0.16748 0.16748Minimum '-Infinity 14Maximum '+Infinity 61Mean Std. Error '--- 0.06

ESTADISTICAS

Una vez modelada la frecuencia de los eventos de riesgo operacional, se considera necesario evaluar la relación que existe entre el número de eventos ocurridos en un periodo de tiempo y el monto de pérdida que ellos ocasionan, con el fin de determinar la incidencia real de cada tipo de riesgo sobre el riesgo total y el valor anual que la mesa pierde por este concepto.

83

En este sentido, se presentan las frecuencias y pérdidas para cada categoría de riesgo recolectadas en el Quantitative impact study llevado a cabo por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea el 5 de Mayo de 2003, para una muestra de 63 bancos (ver Anexo K):

Figura 12. Distribución de la Frecuencia y pérdidas según el tipo de riesgo

0,0%5,0%

10,0%15,0%20,0%25,0%30,0%35,0%40,0%45,0%

Fraude Interno Fraude Externo Practica deempleados y

seguridad en ellugar de trabajo

Clientes, productosy prácticas

empresariales

Daño de ActivosFísicos

Interrupción delServicio o Falla en

los Sistemas

Ejecución, Entregay Administración de

Procesos

Pérdidas Frecuencia

Fuente: Comité de Supervisión Bancaria de Basilea A continuación se realiza un gráfico de dispersión entre las dos variables en estudio:

Figura 13. Regresión Logarítmica de las Pérdidas por Riesgo Operativo

y = 0,1178Ln(x) + 0,4011R2 = 0,2804

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

40,0%

45,0%

50,0%

0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0% 30,0% 35,0%

Frecuencia

Pérd

ida

Se realiza una regresión logarítmica por presentar el mejor ajuste en términos de R2 la cual permite corroborar que la correlación entre la frecuencia y el monto de las pérdidas es considerablemente baja puesto que el modelo logarítmico de las pérdidas en función de la frecuencia presenta un coeficiente de determinación R2

84

de 0,28, es decir que la frecuencia tan solo explica las pérdidas en un 28%, lo cual indica que no necesariamente aquellos factores de riesgo que se presentan con mayor frecuencia en la operación son los que vale la pena estudiar; teniendo en cuenta que el seguimiento y control de cada variable de riesgo implica costos en ocasiones elevados, que deben estar remunerados adecuadamente por el beneficio que se obtiene de gestionar el riesgo. Teniendo en cuenta el análisis anterior, se requiere ponderar las frecuencias obtenidas de acuerdo al monto de pérdida asociado a cada tipo de riesgo, lo cual muestra la incidencia real de cada clasificación de riesgo sobre la productividad de la Mesa de Dinero y al mismo tiempo, estima el valor anual esperado de las pérdidas originadas en el riesgo operativo. Al igual que los datos de frecuencia, los montos de pérdida asociada se determinaron en forma aproximada partiendo de los cinco datos reales disponibles y los 27 datos obtenidos de la entrevista con los funcionarios. De nuevo se aclara que la validez de los datos es muy limitada debido a la baja confiabilidad y cantidad de información. En la tabla se puede apreciar la pérdida anual esperada para cada uno de los tipos de riesgo.

Tabla 20. Estadísticos y Montos de Pérdida por Tipo de Riesgo

1 2 3 4 5 6 7Trials 10000 10000 10000 10000 10000 10000 10000Mean 1,00 0,99 3,02 0,99 0,99 10,01 19,01Median 1,00 1,00 3,00 1,00 1,00 10,00 19,00Mode 1,00 0,00 2,00 0,00 1,00 10,00 20,00Standard Deviation 0,99 1,01 1,73 0,99 0,99 3,16 4,40Variance 0,98 1,02 3,00 0,98 0,98 9,98 19,36Kurtosis 4,09 4,09 3,41 3,84 3,97 3,14 3,01Coeff. of Variability 0,99 1,02 0,57 1,00 1,00 0,32 0,23Minimum 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1,00 5,00Maximum 7,00 7,00 13,00 6,00 6,00 26,00 38,00Range Width 7,00 7,00 13,00 6,00 6,00 25,00 33,00Mean Std. Error 0,01 0,01 0,02 0,01 0,01 0,03 0,04Pérdida Asociada (pesos) 23.600.000 51.000.000 5.947.667 38.500.000 67.000.000 8.440.000 5.885.789Pérdida Esperada (pesos) 23.486.720 50.622.600 17.985.744 38.249.750 66.376.900 84.443.044 111.891.212

Ejecución, Entrega y Admon.

De Procesos

Práctica de Empleados y Seguridad

Clientes Productos y

Prácticas

Daño de Activos Físicos

Interrupción del Servicio o Fallas

en SistemasStatisticsFraude Interno Fraude Externo

Asumiendo que los tipos de riesgo se distribuyen en forma independiente, se obtiene un monto total de pérdida esperada por periodo, equivalente a $393 millones de pesos. El impacto del riesgo operativo se considera alto, si se tiene en cuenta que el valor de la nómina para un año de operación de la Mesa de Dinero, es aproximadamente el 54% de dicha suma (ver Anexo S).

85

7. ESTUDIO DEL RIESGO OPERATIVO

7.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO OPERATIVO EN LA MESA DE DINERO El instrumento que se desarrolla en este trabajo tiene como objetivo establecer una metodología de medición cualitativa y cuantitativa del riesgo operativo presente en la Mesa de Dinero en estudio, con el fin de facilitar su control y de esta forma mejorar la productividad en la operación. Este capítulo se ocupa de la identificación cualitativa de los factores incidentes en el riesgo operativo, para lo cual se presentará al final una metodología completa de seguimiento, apoyada en un prototipo de herramienta informática que facilite la implementación y puesta en práctica de este documento. Para identificar los riesgos operativos de una manera sistemática y organizada, se ha determinado conveniente seguir los pasos propuestos por Alfonso de Lara22:

5. Identificar cada uno de los procesos en la Organización. 6. Detallar las actividades específicas que se desarrollan en cada uno de los

procesos identificados. 7. Identificar los riesgos operativos que se pueden presentar en cada etapa 8. Identificar los controles que existen (o deberían existir) para reducir o

eliminar los riesgos operativos detectados. Dado que las primeras 2 actividades se han realizado con anterioridad en este trabajo, se parte de la tercera actividad para el proceso de identificación. A continuación se presenta un análisis de los riesgos operativos presentes en los procedimientos de cada uno de los cargos, el cual se encuentra resumido en los mapas de riesgo en el Anexo P.

22 DE LARA, Op. cit., p. 180.

86

7.1.1. Profesional I Mesa De Dinero – Liquidez En el análisis de este procedimiento se detectaron situaciones generadoras de riesgo operativo relacionadas con cuatro tipos de evento. Debido a la cantidad elevada de funciones de tipo operativo, entre las cuales se detectaron problemas de duplicidad en las tareas y procedimientos que involucran trascripción de cifras importantes, como saldos de cuentas y montos de traslados, se pueden presentar errores humanos de digitación que derivan en incumplimiento de obligaciones y multas, razón por la cual se clasifican como de Ejecución Entrega y Administración de Procesos. Por otra parte, las operaciones del cargo presentan alta dependencia con respecto a los sistemas informáticos y herramientas de cómputo sin las cuales es imposible realizar los traslados, operaciones de cuadre y algunas consultas, con la correspondiente pérdida inevitable de dinero. De esta manera, se presenta riesgo operativo relacionado con el Daño de Activos Físicos e Interrupción del Servicio o Fallas en los Sistemas. Igualmente se detectó presencia importante de riesgo operativo asociado a Práctica de Empleados y Seguridad especialmente en aquellas tareas que pueden derivar en procesos legales por incumplimiento en el pago de nómina, como consecuencia de una mala operación de cumplimiento de obligaciones diarias y traslados correspondientes. 7.1.2. Trader Mesa De Dinero En este cargo se detectó la mayor cantidad de riesgos operativos, fundamentalmente por la variedad de funciones que desarrolla y el impacto que estas tienen en el desempeño de la Mesa de Dinero. Al mismo tiempo se identifica la necesidad de ejercer especial control sobre el riesgo operativo asociado a este cargo por la incidencia que puede tener sobre la productividad y eficiencia operativas. La actividad del Trader se encuentra muy ligada al correcto funcionamiento de los equipos de comunicaciones y cómputo, así como a las herramientas informáticas como el APLICATIVO FINANCIERO y el MEC. Por esta razón el riesgo operativo se encuentra presente en prácticamente todas las actividades en las categorías de Daño de Activos Físicos e Interrupción del Servicio o Fallas en los Sistemas. Otro tipo de riesgo que se presenta a lo largo de toda la operación del cargo es el de Ejecución Entrega y Administración de Procesos, dentro del cual se destacan los riesgos derivados de la mala comunicación, fallas en la operación de modelos y sistemas y errores en el reporte de operaciones.

87

En las actividades en las cuales existe interacción con el mercado se observa presencia significativa de riesgo operativo de tipo Clientes, Productos y Prácticas Empresariales; en esta categoría se pueden reconocer eventos como prácticas inapropiadas de negociación y mercado, manipulación del mercado, negociación interna en busca del beneficio propio, uso inadecuado de información confidencial y defectos de los productos y modelos preestablecidos, que conlleven a la pérdida de dinero. Debido a la naturaleza del cargo, por la cual tiene cierto nivel de autonomía para realizar negociaciones por montos elevados, se presenta la posibilidad de realizar fraudes en complicidad con entidades externas para obtener beneficios a expensas pérdidas en la Mesa; estos eventos se clasifican como Fraude Interno por involucrar al menos a un funcionario de la Organización. La modalidad de Fraude Externo se presenta en las operaciones en las cuales se involucran sistemas en red que pueden ser atacados por Hackers en búsqueda de perjudicar económicamente a las entidades financieras. Finalmente se identificó la existencia de riesgo operativo en la realización de visitas de negocio a clientes actuales y potenciales, debido a los posibles accidentes de trabajo que se pueden ocasionar con un considerable impacto sobre la Mesa por la alta dependencia que se ha observado con respecto a este colaborador. Dicho riesgo se clasifica como de Práctica de Empleados y Seguridad. 7.1.3. Profesional I Mesa De Dinero – Informes En todas las actividades llevadas a cabo por este cargo se detectaron situaciones de riesgo operativo relacionadas con la Ejecución, Entrega y Administración de Procesos, principalmente originadas en los errores que se pueden presentar durante la preparación de informes, bien sea por errores del colaborador o por reportes externos inexactos que tienen como consecuencia la pérdida de dinero. Dentro de esta clasificación también se encuentran los errores cometidos en la valoración de los fondos. También se encontró la importancia de los sistemas y herramientas de cómputo en el correcto desarrollo de sus funciones, razón por la cual existe riesgo asociado a las actividades de valoración, causación y algunos informes, clasificado como Daño de Activos Físicos e Interrupción del servicio o fallas en los sistemas. Las pérdidas de dinero pueden darse como consecuencia de estrategias mal elaboradas soportadas sobre informes errados o por retiros o aportes de clientes valorados inadecuadamente.

88

7.1.4. Jefe Mesa De Dinero Al igual que los cargos anteriores, la Ejecución, Entrega y Administración de Procesos constituye el tipo de riesgo operativo con mayor presencia en las funciones realizadas por el Jefe de la Mesa de Dinero. Entre los posibles eventos que sustentan esta afirmación se encuentran los errores en el análisis y elaboración de informes y reportes, los reportes externos inexactos que conllevan a la toma de decisiones inadecuadas y fallas en la comunicación con personal interno o externo. Se observa una dependencia relativa con relación a los sistemas de cómputo y comunicaciones, razón por la cual los Daños en Activos Físicos e Interrupciones del Servicio o Fallas en los Sistemas constituyen fuentes de pérdida económica asociadas al riesgo operativo. Debido a que el cargo tiene entre sus funciones la atención de llamadas de negociación, se pueden presentar los mismos tipos de eventos de riesgo operativo analizados anteriormente para el Trader, es decir, prácticas inapropiadas de negociación y mercado, manipulación del mercado, negociación interna en busca del beneficio propio, uso inadecuado de información confidencial y defectos de los productos y modelos preestablecidos que conlleven a la pérdida de dinero, todos clasificados como Clientes, Productos y Prácticas Empresariales. 7.2. CONTROLES NECESARIOS PARA REDUCIR O ELIMINAR LOS RIESGOS OPERATIVOS DETECTADOS Se propone como primera medida la conformación de un comité de riesgo operativo, el cual sea integrado por personas con tres puntos de vista diferentes sobre la Mesa de Dinero. Una persona externa a ella, con suficiente conocimiento y manejo del concepto de riesgo es un elemento clave que enlaza las expectativas y necesidades de la Organización con la gestión del riesgo operativo, garantizando el compromiso de la dirección con los objetivos del comité; se requiere también una persona interna con amplios conocimientos sobre el funcionamiento de la Mesa, cuya función sea aportar información acerca de la operación diaria y los riesgos asociados a ella. Finalmente se debe contar con la visión y apoyo del Jefe de la Mesa de Dinero pues es quien se encarga de analizar y gestionar el comportamiento del riesgo operativo. De esta forma el comité debe ser integrado por el Jefe de la Mesa de Dinero, el Trader y el Jefe de Riesgo de la Organización.

89

Dicho comité debe reunirse en forma mensual para analizar el comportamiento del riesgo operativo en la mesa, identificando tendencias en la distribución del riesgo y el valor de pérdida causado por este, así como las causas y consecuencias de los eventos recientes. Esta actividad se debe apoyar en los informes generados por el Jefe de la Mesa haciendo uso de la herramienta de análisis y seguimiento del riesgo operativo estructurada en este trabajo. Así mismo, entre las actividades del grupo se contempla la formulación de propuestas enfocadas a reducir el riesgo operativo y la evaluación de propuestas aplicadas con anterioridad. En el análisis anterior se observó la presencia importante de riesgo operativo relacionado con Ejecución, Entrega y Administración de Procesos, el cual se puede reducir introduciendo controles de verificación en los sistemas que crucen la información entre archivos para verificar veracidad. Igualmente los cambios planteados en el capítulo uno para los sistemas de información proporcionan una reducción considerable en este tipo de riesgo. Otro tipo de riesgo con alta incidencia sobre la operación de la Mesa, de acuerdo con el análisis realizado, es el que se refiere a Interrupciones del Servicio o Fallas en los Sistemas. La reducción de este tipo de riesgo se puede lograr a través de acuerdos con los proveedores de software, en los cuales se comprometan a realizar mantenimiento periódico y correcciones oportunas de debilidades en los sistemas de información, a cambio del aseguramiento sobre futuras adquisiciones. Con respecto al riesgo asociado con Daños en Activos Físicos, la naturaleza impredecible de estos eventos dificulta el establecimiento de controles destinados a reducirlos, por esta razón la forma más efectiva de lograrlo es mediante el cubrimiento a través de seguros. Aunque la Organización cuenta con seguros para sus activos físicos, conviene estudiar la conveniencia de incrementar el tipo de eventos cubiertos por estos. En la actividad del Trader se observó gran presencia de riesgo relacionado con Clientes, Productos y Prácticas Empresariales, especialmente por la posibilidad de realizar prácticas inapropiadas en la negociación de títulos. Una capacitación permanente en temas de regulación interna y externa para este tipo de actividades, acompañada de una mayor trazabilidad de sus operaciones proporcionará un control adecuado sobre este tipo de riesgo operativo.

90

7.3. METODOLOGÍA PARA LA DOCUMENTACIÓN DE EVENTOS ASOCIADOS AL RIESGO OPERATIVO No obstante ya han sido identificadas las principales fuentes de riesgo operativo presentes en los procedimientos actualmente realizados por la Mesa de Dinero, es necesario plantear un método para realizar seguimiento a los eventos que se presentan a diario en su funcionamiento con el fin de que sean clasificados, medidos y controlados oportunamente en busca de mayor productividad operativa. Cuando se presenta un evento de pérdida asociado al riesgo operativo, se debe documentar incluyendo la información relevante para el posterior estudio y contabilización del caso. Esta información debe incluir:

• Volumen de pérdida en dinero: Monto total estimado de pérdida ocasionada directa o indirectamente por el evento

• Descripción completa del evento: Recopilación completa de todos los sucesos ocurridos en el desarrollo del evento de pérdida.

• Lugar donde se reporta la pérdida y lugar de origen: Puesto de trabajo de la Organización en donde se detecta la pérdida y puesto al cual se asigna el origen del evento.

• Categoría de clasificación del tipo de evento: Clasificación del evento de acuerdo con la clasificación preestablecida. (Ver Anexo Q)

• Fecha de la pérdida: Fecha en la cual se presenta la pérdida económica. • Fecha de reporte de la pérdida: Fecha en la cual se descubre la pérdida

económica. • Fecha de finalización del evento: Fecha en la cual el evento que originó la

pérdida termina. • Acciones administrativas emprendidas: Todas aquellas actividades

propuestas por la Dirección para controlar el evento, evitar la repetición y minimizar su impacto.

• Cubrimientos por seguros: Monto de la pérdida cubierto por los seguros de la Firma.

• Otros cubrimientos: Monto de la pérdida cubierto por reservas y otros medios.

• Ajustes al estimado de pérdida: Monto de las pérdidas detectadas posteriormente al evento inicial pero asociadas con su ocurrencia.

• Total de Pérdida: Valor total de pérdida teniendo en cuenta ajustes y cubrimientos.

Uno de los datos con mayor relevancia en la información recolectada es la clasificación en la cual se puede ubicar el evento, ya que permitirá realizar análisis posteriores discriminados por tipo de evento para detectar fallas en la gestión operativa. Previamente se han planteado 7 categorías principales de clasificación

91

de los riesgos, las cuales a su vez pueden dividirse en 19 subcategorías para definir aún mejor el tipo de evento (ver anexo Q). Es importante tener en cuenta que la información recolectada debe ser periódicamente analizada por un comité destinado al control del riesgo operativo en la Mesa de Dinero, cuyas características y funciones serán explicadas más adelante en este trabajo. Para determinar la categoría donde debe situarse el evento se sugiere la siguiente metodología en forma de árbol de decisión:

Figura 14. Metodología para clasificar los eventos de pérdida

E l e v e n to a fe c tón e g a t iv a m e n te e l d e s e m p e ñ o

e c o n ó m ic o d e la E m p re s a ?

E l im p a c to e c o n ó m ic o d e le v e n to p ro v ie n e d e c o s to s

le g a le s , a c c ío n e sre g u la to r ia s , R e s t itu c io n e s ,

p é rd id a s d e re c u rs o s , d a ñ o op é rd id a d e a c t iv o s f ís ic o s ?

E l e v e n to h a re s u lta d o e n lad is m in u c ió n d e in g re s o s o

a u m e n to d e c o s to s , p ro d u c tod e u n a d e c is ió n té c t ic a oe s tra té g ic a d e l n e g o c io ?

H a s id o e s ta b le c id a ,d e te rm in a d a o a le g a d a u n a

in te n c ió n a p a re n te o e v id e n ted e fra u d e , e v a s ió n d e

n o rm a s , v io la c ió n d e la le y od e la s p o lí t ic a s

o rg a n iz a c io n a le s ?

N o e s u n e v e n to d e r ie s g oo p e ra t iv o

S I

N O

N O

S I

N o e s u n e v e n to d e r ie s g oo p e ra t iv o

S I

N O

S I

E l a c to in v o lu n ta r io o d eo m is ió n e s c o n tra r io a la

le g is la c ió n la b o ra l, d es e g u r id a d o s a lu d , o e s u np a g o p o r le s ió n p e rs o n a l?

N O

F u e u n a c to in te n c io n a l, d eo m is ió n o p a tró n d e

c o m p o r ta m ie n to c o n tra r io ala le g is la c ió n la b o ra l, d e

s e g u r id a d o s a lu d ?

P rá c t ic a s d e e m p le a d o s yS e g u r id a d e n e l L u g a r d e

T ra b a jo

S I

S I

L a p é rd id a o d a ñ o fu eo c a s io n a d a a a c t iv o s f i jo s

f ís ic o s ?

S I

O c u r r ió u n a in te r ru p c ió n oc a id a e n lo s s is te m a s

te c n o ló g ic o s (h a rd w a re /s o f tw a re ) , d e

te le c o m u n ic a c io n e s o fa l la e nla s u t i l id a d e s in fo rm á tic a s ?

S e p re s e n to fa l la e n e lc u m p lim ie n to d e la s

o b lig a c io n e s c o n lo s c l ie n te s ,n o s e a c tu ó e n c o n s e c u e n c ia

c o n s u s in te re s e s o e s to ss u fr ie ro n p é rd id a s d e b id o ala n a tu ra le z a o e l d is e ñ o d e

lo s p ro d u c to s ?

S I

D a ñ o a a c t iv o s f ís ic o s

N O

N O

S I In te r ru p c ió n d e l s e rv ic io oF a lla s e n lo s s is te m a s

A l m e n o s u n t ra b a ja d o r d e laO rg a n iz a c ió n e s tu v o

in v o lu c ra d o e n e l e v e n to ?

N O

F ra u d e E x te rn o F ra u d e In te rn o

N O S I

S e a fe c tó a l c l ie n te c o m oc o n s e c u e n c ia d e u n e r ro r d e

d o c u m e n ta c ió n ,a d m in is t ra c ió n d e c u e n ta s o

p ro c e s a m ie n to d etra n s a c c io n e s ?

N O

N O

E je c u c ió n , e n tre g a ya d m in is tra c ió n d e p ro c e s o s

S I

C lie n te s , p ro d u c to s yp rá c t ic a s e p re s a r ia le s

N O

Basado en: Operacional Risk Data Collection Exercise – 2002. Comité de supervisión bancaria de Basilea

92

Una vez determinada la categoría principal, en la cual se clasifica el evento, se debe proceder a clasificarlo en la subcategoría de acuerdo con las características propias del mismo. La herramienta informática propuesta facilitará esta tarea mediante un formato de selección de las categorías y subcategorías preestablecidas el cual incluye una breve explicación de cada una para orientar la decisión en el momento de la clasificación. El cuadro 6 muestra la clasificación completa de los riesgos operativos incluyendo los posibles eventos que pueden suceder dentro de cada categoría. 7.4. DISEÑO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA DESTINADA AL SEGUIMIENTO DE EVENTOS PARA EL CONTROL DEL RIESGO OPERATIVO Para desarrollar la herramienta, se siguen los pasos sugeridos en el diseño de sistemas de información, con el fin de estructurarla en forma ordenada y clara para facilitar su posterior implementación. 7.4.1. Planeación Partiendo de la metodología descrita en el punto anterior, se desarrolla a continuación una herramienta informática que además de facilitar la clasificación, documentación y valoración del riesgo operacional, permitirá:

• Identificar nuevos factores de riesgo operacional en la Mesa de Dinero • Sistematizar el proceso de seguimiento de los eventos asociados al riesgo

operacional. • Estandarizar el tratamiento de los eventos de pérdida por riesgo operativo • Realizar análisis sobre el comportamiento del riesgo operativo en la

Organización • Implementar controles oportunos sobre factores de riesgo operativo

La herramienta informática propuesta debe ser fácilmente aplicable y no interferir con otros programas como el aplicativo financiero. Su uso debe ser lo más sencillo posible facilitando el ingreso de información en forma ágil a través de menús desplegables de selección de opciones con el fin de no incrementar sustancialmente las cargas de trabajo ni generar aversión de los colaboradores hacia el registro de los eventos.

93

Igualmente se requieren ayudas explicativas para cada uno de los campos a llenar, las cuales sirvan de guía en el proceso de documentación y garanticen la comprensión e interpretación adecuadas por parte de quien lo realiza. 7.4.2. Análisis La necesidad de identificar y realizar seguimiento a los eventos que representan riesgo operativo en la Mesa de Dinero, con el fin de obtener datos que permitan la cuantificación y estimación del riesgo operativo en términos de pérdida económica, hace imprescindible contar con una metodología que además de unificar los conceptos necesarios y el tipo de información requerida, sistematice la información para facilitar su manejo y análisis enfocado a la toma de decisiones por parte de la dirección de la Mesa. Actualmente la existencia de sistemas de información poco flexibles en la Mesa de Dinero como el aplicativo financiero, dificulta la implementación de un sistema de información adicional, por esta razón se recomienda la creación de una herramienta más sencilla, económica y practica como lo es una base de datos. El seguimiento realizado a través de una base de datos permitirá la elaboración de tablas dinámicas para clasificar y analizar la información que posteriormente será incluida dentro del modelo probabilístico propuesto en el siguiente capítulo, logrando cuantificar y estimar el riesgo actual presente en la operación. Como se explicó anteriormente, los elementos relevantes para incluir en la base de datos son:

• Volumen de pérdida en dinero • Descripción completa del evento • Lugar donde se reporta la pérdida y lugar donde se asigna • Categoría de clasificación del tipo de evento • Fecha de la pérdida • Fecha del descubrimiento de la pérdida • Fecha de finalización del evento • Acciones administrativas emprendidas • Cubrimientos por seguros • Otros cubrimientos • Ajustes al estimado de pérdida

7.4.3. Diseño Para la construcción de la base de datos se tuvo en cuenta facilitar al máximo la labor de ingreso de eventos al sistema de seguimiento del riesgo operativo, con el fin de garantizar el adecuado registro de los eventos sin importar la persona que lo realice. Esto se logró mediante el uso de la interfaz del programa Excel con la cual

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los colaboradores se encuentran familiarizados y trabajan una gran parte de su día; adicionalmente se dispuso de menús desplegables de selección para evitar problemas de interpretación y agilizar el proceso de ingreso, así como comentarios de ayuda para explicar cada uno de los conceptos a ingresar. En la etapa inicial se desarrolló en Excel el formato de ingreso para cada uno de los factores antes mencionados, ingresando previamente pequeñas bases de datos ocultas que soportan los menús de selección y pueden ser fácilmente modificadas en caso de requerir el ingreso de eventos de riesgo no detectados previamente o ampliar el uso de la herramienta a otras áreas de la Organización. En la figura 15 se muestra la interfaz del formato de ingreso de eventos de riesgo operativo

Figura 15. Interfaz de la Herramienta Informática FECHA DE REPORTE (dd/mm/aa)

EVENTO TIPO DE RIESGO

CATEGORÍA DE RIESGO

LUGAR DE REPORTE

LUGAR DE OCURRENCIA

FECHA DE OCURRENCIA (dd/mm/AA)

04/11/2003 Caida de sistemas e interrupcionesINTERRUPCION DEL SERVICIO O FALLA EN LOS SISTEMAS

Sistemas Jefe Trader 04/11/2003

24/11/2003 Error en ingreso de datos, mantenimiento o carga de archivos

EJECUCIÓN, ENTREGA Y

ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

Ingreso de transacciones, ejecuciones y

mantenimiento

Profesional 1 Liquidez Profesional 1 Liquidez 24/11/2003





mantenimiento


05/12/2003 Reportes externos inexactos que involucran perdidas de dinero



Monitoreo y Reporte Profesional 1 Liquidez Externo 05/12/2003

12/12/2003 Mala comunicación




mantenimiento

Jefe Jefe 12/12/2003

19/12/2003 SoftwareINTERRUPCION DEL SERVICIO O FALLA EN LOS SISTEMAS

Sistemas Profesional 1 Informes Profesional 1 Informes 19/12/2003

02/01/2004 Eventos relacionados con salud y seguridad

PRACTICA DE EMPLEADOS Y

SEGURIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO

Seguridad Industrial Jefe Trader 02/01/2004

13/01/2004 Caida de sistemas e interrupcionesINTERRUPCION DEL SERVICIO O FALLA EN LOS SISTEMAS

Sistemas Jefe Trader 13/01/2004





mantenimiento






mantenimiento


EVENTOFECHA DE REPORTE

TIPO DE RIESGO

CATEGORIA DE RIESGO

CARGO QUEREPORTA

CARGOINVOLUCRADO

FECHAOCURRENCIA

Empleando el formato de ingreso, se documentaron los datos históricos con los que se cuenta actualmente en la Mesa de Dinero, los cuales sirven inicialmente para explicar el uso y aplicación de la herramienta informática y posteriormente serán utilizados en el estudio del modelo probabilístico que se ajusta al comportamiento del riesgo operativo en la mesa. En una segunda etapa se creó un archivo en el programa Access, al cual se vinculó la base de datos que contiene los eventos de riesgo operativo para realizar las consultas pertinentes sobre los datos almacenados. Dichas consultas se

95

programaron de tal forma que tan solo deben ser ejecutadas una vez por el Jefe de la Mesa o el integrante del comité de riesgo operativo en el momento de analizar los datos, sin que sea requisito poseer mayores conocimientos del programa. La tercera etapa en el diseño de la herramienta informática corresponde a la construcción del archivo de análisis en el programa Excel, en el cual se vincularon las consultas obtenidas de Access y se elaboraron tablas dinámicas que permiten analizar los datos en todas las combinaciones posibles de forma rápida y sencilla, apoyadas sobre gráficos explicativos. En la figura se observa la interfaz del archivo de análisis

Figura 16. Interfaz Archivo de Análisis

TIPO DE RIESGO EVENTO DURACION DEL EVENTO TOTAL DE LA PÉRDIDA

EJECUCIÓN, ENTREGA Y ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS 111.830.000

Error en ingreso de datos, mantenimiento o carga de archivos 50.900.000

0 34.800.000 1 16.100.000

Mala comunicación 26.880.000 0 26.880.000

Reportes externos inexactos que involucran perdidas de dinero 34.050.000

0 13.500.000 1 20.550.000

INTERRUPCION DEL SERVICIO O FALLA EN LOS SISTEMAS 84.400.000

Software 76.865.000 0 76.865.000

Caida de sistemas e interrupciones 7.535.000 0 3.190.000 1 2.845.000 2 1.500.000

PRACTICA DE EMPLEADOS Y SEGURIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO 17.843.100

Eventos relacionados con salud y seguridad 17.843.100 0 17.843.100

Total general 214.073.100

Adicionalmente se elaboró un instructivo de uso de la herramienta informática (ver anexo R) que garantiza su adecuada implementación en la operación de la Mesa de Dinero.

96

8. EVALUACIÓN FINANCIERA

La evaluación financiera tiene como fin determinar la viabilidad de cada una de las alternativas que han surgido durante el desarrollo del estudio en la Mesa de Dinero. Medir qué tan factible es una alternativa en términos económicos requiere de un análisis de la rentabilidad de los flujos de dinero y del beneficio que esta genera para el inversionista. Para realizar un análisis financiero se requiere de información previa la cual ubique a los evaluadores en la situación actual en la que se encuentra la entidad, en la realización de este estudio fue necesario consultar los Estados Financieros de la Organización, como Balance General y Estado de Resultados, este último debió ser modificado para que cada uno de los montos tuviera correspondencia con la gestión desarrollada por la Mesa. Dentro de la entidad donde se desarrolló el estudio, la Mesa de Dinero es fundamental en términos de obtención de resultados económicos, ya que la mayoría de los ingresos son generados por la negociación que se realiza en el mercado de títulos valores. En la actualidad la entidad tiene una Utilidad Neta de $6,321 millones de los cuales $5,277 millones son generados por la Mesa de Dinero, con lo que se puede afirmar que el 83,49% de las utilidades de la entidad son generadas por la Mesa (ver Anexo S). El Patrimonio de la sociedad es de $34,608 millones con este dato y con la Utilidad Neta se obtuvo un rendimiento sobre el patrimonio de 18.27% E.A., valor que será utilizado como tasa mínima de retorno o TREMA. La propuesta de mejoramiento se compone por tres alternativas diferentes las cuales provienen del estudio realizado en la Mesa, estas pueden combinarse entre si dando como resultado 7 opciones diferentes, las cuales serán evaluadas de forma independiente para determinar cual es la más factible. Dentro de la evaluación económica se asumió un valor correspondiente al costo de elaboración del estudio, el cual fue desarrollado por dos profesionales que trabajaron medio tiempo durante 8 meses. En los Flujos de Caja el valor total de la inversión fue asignado al mes cero de cada una de las alternativas, proyectándolo con la TREMA de la Mesa de Dinero.

97

Cada una de las opciones fue analizada mediante un flujo de la inversión proyectado a 24 meses a partir del momento de la inversión de capital e implementación de las propuestas. Las propuestas están fundamentadas sobre los datos obtenidos de operaciones durante el último año, los cuales fueron ajustados a un modelo distribuido normal con un error estándar de 15%.

8.1 ALTERNATIVAS INICIALES

Las alternativas evaluadas a continuación vienen del estudio previo sobre el comportamiento generalizado de la Mesa, mediante el cual fue posible conocer su funcionamiento y evaluarlo en términos de productividad y eficiencia. Con base en este, se elaboró una propuesta de Método Ideal, de la cual hacen parte las siguientes opciones, enfocadas a la mitigación del efecto causado por las deficiencias identificadas.

8.1.1 Mejoramiento de los Procedimientos Esta alternativa consiste en la eliminación de las tareas repetitivas que son llevadas a cabo por el Trader y el Profesional I Liquidez. Cómo se explicó previamente en el análisis de procedimientos, existen labores de tipo operativo realizadas por ambos funcionarios durante el tiempo de negociación en el mercado, que pueden ser desarrolladas únicamente por el Profesional I Liquidez. Actualmente el Trader realiza un promedio de 8.14 operaciones por día (ver Anexo G), con el traslado de estas actividades al Profesional I Liquidez, se genera un incremento del tiempo disponible para negociar, quedando en capacidad de realizar 8.81 operaciones diarias.

Tabla 21. Flujo De Caja Mejoramiento Procedimientos

MENSUAL AÑO MES 0 MESES SIG. AÑOINGRESOSUtilidad de Negociación 621.506.373 7.458.076.471 621.506.373 672.609.375 8.020.209.494 7,54%Ingresos de Negociación 1.576.068.006 18.912.816.076 1.576.068.006 1.705.659.287 20.338.320.160 Gastos de Negociación 954.561.634 11.454.739.605 954.561.634 1.033.049.912 12.318.110.666

EGRESOSCostos Trader - Salario 4.425.000 53.100.000 4.425.000 4.425.000 53.100.000 Equipo y Adaptación de Sistemas 378.067 4.536.800 378.067 378.067 4.536.800 Capacitación - - 1.403.831 - 1.403.831

Gastos AdicionalesContratación Profesionales 25.216.441 25.216.441 Salario demás cargos 13.275.000 159.300.000 13.275.000 13.275.000 159.300.000 Gastos por Servicios 3.345.044 40.140.528 3.345.044 3.345.044 40.140.528 Otros Gastos Operacionales 720.000 8.640.000 720.000 720.000 8.640.000 Impuestos 159.565.983 1.914.791.801 152.478.979 173.170.923 2.057.359.129

FLUJO NETO 439.797.279 5.277.567.342 420.264.010 477.295.341 5.670.512.765 7,45%

ACTUAL PROPUESTA PROCEDIMIENTOS % VARIACIÓN ANUAL

98

La utilidad por negociación realizada es de $3.82 millones, con el incremento del número de operaciones realizadas se estima que la utilidad diaria aumentaría en $2.55 millones. El costo para llevar a cabo esta alternativa es de $1.4 millones y corresponde a una capacitación que se debe realizar para que el Profesional I Liquidez esté en capacidad de elaborar los tickets de reporte de operaciones. La utilidad anual generada es de 613 millones, lo que equivale a un incremento de la misma del 7.45%. El flujo de la inverión se aprecia en el siguiente cuadro donde los primeros periodos negativos corresponden a los egresos por contratación de los profesionales que realizaron el estudio y la capacitación del Profesional I Liquidez y los positivos corresponden a los ingresos percibidos por concepto de aumento de presencia en el mercado.

Figura 17. Flujo de Caja, Propuesta de Procedimientos

PROPUESTA PROCEDIMIENTOS

-$ 20.000.000

$ 0

$ 20.000.000

$ 40.000.000

-7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

La alternativa fue evaluada bajo los tres métodos explicados en la metodología obteniendo los siguientes resultados

TIR 38,21%VPN 655.069.725,12$ VFFC 1.115.981.360,63$ B / C 28,52

8.1.2 Mejoramiento en los Aplicativos El Mejoramiento en los Aplicativos obedece a la necesidad de evitar que los sistemas generen errores que disminuyan la utilidad de la Mesa de Dinero. Durante el estudio de las variables que afectaban la productividad y la eficiencia se detectó que las fallas en los aplicativos repercuten en pérdidas que son asociadas como gastos de negociación, sin que estas dependan directamente de la gestión realizada en el mercado.

99

Para obtener las mejoras en los aplicativos, la empresa creadora del software debe realizar modificaciones específicas de acuerdo con las necesidades de la Mesa de Dinero. Las mejoras en los aplicativos tienen un costo de US $5,000 para el Aplicativo Financiero y US $4,500 dólares para el aplicativo Consulta en Línea. Adicionalmente se recomienda un mantenimiento trimestral por valor de US $60 por visita, para garantizar que los aplicativos funcionen de manera apropiada, previniendo así posibles ocurrencias de errores. El costo de la inversión se calculó en pesos con una tasa de cambio de $2,583.74, vigente al 10 de octubre de 2004, para un total de $24.5 millones (ver Anexo S)

Tabla 22. Flujo De Caja Mejoramiento Aplicativos

MENSUAL AÑO MES 0 MESES SIG. AÑOINGRESOSUtilidad de Negociación 621.506.373 7.458.076.471 621.506.373 627.924.289 7.528.673.554 0,95%Ingresos de Negociación 1.576.068.006 18.912.816.076 1.576.068.006 1.576.068.006 18.912.816.076 Gastos de Negociación 954.561.634 11.454.739.605 954.561.634 948.143.717 11.384.142.522

EGRESOSCostos TraderSalario 4.425.000 53.100.000 4.425.000 4.425.000 53.100.000 Equipo y Adaptación de Sistemas 378.067 4.536.800 378.067 378.067 4.536.800 Capacitación

Gastos AdicionalesMejoras a Aplicativos - - 24.545.530 - 24.545.530 Salario demás cargos 13.275.000 159.300.000 13.275.000 13.275.000 159.300.000 Gastos por Servicios 3.345.044 40.140.528 3.345.044 3.345.044 40.140.528 Otros Gastos Operacionales 720.000 8.640.000 720.000 720.000 8.640.000 Impuestos 159.565.983 1.914.791.801 153.031.329 161.274.599 1.927.051.914

FLUJO NETO 439.797.279 5.277.567.342 421.786.403 444.506.580 5.311.358.782 0,64%

PROPUESTA MEJORA APLICATIVOS % VARIACIÓN ANUAL

ACTUAL

Con las mejoras realizadas en los aplicativos se espera reducir la ocurrencia de errores y de esta forma aumentar la utilidad de la Mesa mediante la disminución de gastos. Una de las fallas más costosas se presenta en el cálculo de la valoración de los títulos, esta se debe a que el sistema ejecuta un procedimiento de forma inapropiada y cómo consecuencia genera valor de unidad diferente al real. Se conocen cinco casos de ocurrencia de este error durante el último año, los cuales han generado una pérdida estimada en $77 millones. Con la eliminación de estas fallas la Utilidad de Negociación y la Utilidad Neta aumentarían en 0.95% y 0.64% respectivamente.

Figura 18. Flujo de Caja, Propuesta de Aplicativos

PROPUESTA APLICATIVOS

-$ 30.000.000

-$ 20.000.000

-$ 10.000.000

$ 0

$ 10.000.000

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

100

Con la utilización de las técnicas de evaluación de proyectos en el flujo de la inversión se obtuvieron los siguientes resultados.

TIR 18,70%VPN 68.801.294,76$ VFFC 188.926.136,23$ B / C 2,58

8.1.3 Contratación de un Trader Adicional Cómo respuesta a la problemática determinada para la realización del Trabajo de Grado, la cual busca el aprovechamiento de la tendencia creciente de las operaciones en el mercado de títulos valores, evidenciada en el Anexo H de este trabajo, se propone la contratación de un Trader adicional. El Trader con experiencia distribuirá su frente de acción con el nuevo Trader, entregándole la gestión de negociación para los fondos de menor valor. Con este cambio se busca realizar una mejor gestión de negociación para cada uno de los portafolios y aprovechar los pronósticos de crecimiento del mercado. Con el Trader adicional se pretende lograr un aumento del 25% en el número de operaciones, basándose en los resultados suministrados por la mesa de dinero de otra entidad perteneciente al grupo económico, con experiencia previa en este tipo de contrataciones. La alternativa requiere de una inversión compuesta por adquisición de equipos y sistemas, pago de salarios adicionales y capacitación la cual se puede apreciar en el flujo de caja a partir del mes cero y se detalla en el Anexo S.

Tabla 23. Flujo De Caja Mejoramiento Contratación Trader Adicional

MENSUAL AÑO MES 0 MESES SIG. AÑOINGRESOSUtilidad de Negociación 621.506.373 7.458.076.471 621.506.373 776.882.966 9.167.218.995 22,92%Ingresos de Negociación 1.576.068.006 18.912.816.076 1.576.068.006 1.970.085.008 23.247.003.093 Gastos de Negociación 954.561.634 11.454.739.605 954.561.634 1.193.202.042 14.079.784.098

EGRESOSCostos TraderSalario 4.425.000 53.100.000 7.965.000 7.965.000 95.580.000 Equipo y Adaptación de Sistemas 378.067 4.536.800 9.356.133 756.133 17.673.600 Capacitación - - 1.244.531 - 1.244.531

Gastos AdicionalesContratación Profesionales 25.216.441 25.216.441 Salario demás cargos 13.275.000 159.300.000 13.275.000 13.275.000 159.300.000 Gastos por Servicios 3.345.044 40.140.528 3.345.044 3.345.044 40.140.528 Otros Gastos Operacionales 720.000 8.640.000 720.000 720.000 8.640.000 Impuestos 159.565.983 1.914.791.801 149.188.756 199.888.156 2.347.958.469

FLUJO NETO 439.797.279 5.277.567.342 411.195.467 550.933.633 6.471.465.426 22,62%

ACTUAL % VARIACIÓN ANUAL

CONTRATACIÓN TRADER ADICIONAL

101

La implementación de esta alternativa generaría un incremento de la Utilidad Neta de la Mesa del orden de $1,190 millones de pesos, aproximadamente un 22.62% adicional a la actual.

Figura 19. Flujo de Caja, Propuesta Contratación Trader

PROPUESTA CONTRATACIÓN TRADER

-$ 40.000.000-$ 20.000.000

$ 0$ 20.000.000$ 40.000.000$ 60.000.000$ 80.000.000

$ 100.000.000$ 120.000.000

-7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

El flujo anterior muestra los egresos iniciales correspondientes a la contratación de los Profesionales que realizaron el estudio, la inversión en el momento cero del proyecto y los ingresos correspondientes al aumento en negociación. A continuación se presentan los resultados obtenidos al utilizar los métodos de evaluación de proyectos.

TIR 55,40%VPN 1.899.066.443,06$ VFFC 3.061.802.345,91$ B / C 54,96

8.1.4 Mejoramiento de los Procedimientos y en los Aplicativos La opción de mejorar los procedimientos y los aplicativos simultáneamente incluye las condiciones de las dos alternativas explicadas anteriormente. En el flujo de la inversión se encuentra el costo de contratación de los profesionales, $3 millones mensuales y la inversión en el mes cero para el mejoramiento de los aplicativos de $28.9 millones.

102

Figura 20. Flujo de Caja, Propuesta Procedimientos y Aplicativos

.1.5 Mejoramiento de los Procedimientos y Contratación de un Trader

de mejoramiento combinada en procedimientos y contratación es una

aja, Propuesta Procedimientos y Nuevo Trader

PROPUESTA PROCEDIMIENTOS Y APLICATIVOS

103

Los ingresos generados en los meses siguientes tienen un valor de $42.2 millones. La siguiente tabla muestra el resultado obtenido mediante la utilización de las técnicas de evaluación.

8adicional a opción L

alternativa muy rentable, ya que requiere de una inversión pequeña en relación con los beneficios que genera. En el mes cero la inversión requerida es de $18.5 millones y los ingresos que se recibirán al mes siguiente de su implementación serán de $114.3 millones.

Figura 21. Flujo de C

-$ 40.000.000

-$ 30.000.000

-$ 20.000.000

-$ 10.000.000

$ 0

$ 10.000.000

$ 20.000.000

$ 30.000.000

$ 40.000.000

$ 50.000.000

-7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

TIR 36,30%VPN 717.457.150,46$ VFFC 1.213.565.831,47$ B / C 16,68

PROPUESTA PROCEDIMIENTOS Y CONTRATACIÓN TRADER

-$ 40.000.000

-$ 20.000.000$ 0

$ 20.000.000$ 40.000.000

$ 60.000.000

$ 80.000.000$ 100.000.000

$ 120.000.000$ 140.000.000

$ 160.000.000

-7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Los resultados obtenidos con los métodos de evaluación demuestran la afirmación

icial, ya que se puede apreciar una tasa de retorno alta y una elevada relación

.1.6 Mejoramiento en los Aplicativos y Contratación de un Trader adicional

Esta opción mezcla el beneficio de las mejoras en los procedimientos asociados

el es siguiente ascienden a $111.5 millones.

sultados.

inbeneficio costo.

TIR 61,35%VPN 2.576.684.420,25$ VFFC 4.121.711.315,93$ B / C 71,69

8

con el aprovechamiento del potencial presente en el mercado de títulos valores. La inversión en el mes cero, después de haber pagado durante 7 meses por la contratación de los profesionales, es de $41.7 millones y los ingresos a partir dm

Figura 22. Flujo de Caja, Propuesta Aplicativos y Nuevo Trader

PROPUESTA APLICATIVOS Y CONTRATACIÓN TRADER

-$ 60.000.000

-$ 40.000.000

-$ 20.000.000

$ 0

$ 20.000.000

$ 40.000.000

$ 60.000.000

$ 80.000.000

$ 100.000.000

$ 120.00

-7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

0.000

Mediante las técnicas de evaluación de proyectos se obtuvieron los siguientesre

TIR 53,76%VPN 1.961.453.868,40$ VFFC 3.159.386.816,75$ B / C 35,33

104

8.1.7 Mejoramiento en Procedimientos Contratación de un Trader adicional a última opción es la combinación de todas las alternativas de mejoramiento lanteadas durante el estudio, esta involucra mejoramiento en los procesos esarrollados actualmente y en los sistemas utilizados, adicionalmente prepara a Mesa para afrontar la tendencia creciente del mercado aumentado su potencial

Figura 23. Flujo de Caja, Propuesta Procedimientos, Aplicativos y Nuevo

ual que el Valor Futuro de lo Flujos de Caja.

Para seleccionar la mejor opción de todas las alternativas planteadas anteriormente se elaboró una tabla resum ual se encuentran todos los

y Aplicativos y

Lpdlade negociación.

Trader

PROPUESTA PROCEDIMIENTOS, APLICATIVOS Y CONTRATACIÓN TRADER

$ 150.000.000

$ 200.000.000

-$ 100.000.000

-$ 50.000.000

$ 100.000.000

-7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24$ 0

$ 50.000.000

5 6 7 8

En el análisis de las técnicas de evaluación tiene una alto Valor Presente Neto al ig

8.2 SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA

en en la cresultados de las técnicas de evaluación utilizadas.

Tabla 24. Resumen De Evaluación De Alternativas

TIR 59,87%VPN 2.639.071.845,59$ VFFC 4.219.295.786,77 B / C 46,19

ALTERNATIVA TIR VPN VFFC B / CPROPUESTA PROCEDIMIENTOS 38,21% 655.069.725 1.115.981.361 28,52

2 PROPUESTA MEJORA APLICATIVOS 18,70% 68.801.295 188.926.136 2,5855,40% 1.899.066.443 3.061.802.346 54,96

1

3 CONTRATACIÓN TRADER ADICIONAL

105

4 PROPUESTA PROCEDIMIENTOS Y MEJORA APLICATIVOS 36,30% 717.457.150 1.213.565.831 16,68

5 PROPUESTA PROCEDIMIENTOS Y CONTRATACIÓN TRADER 61,35% 2.576.684.420 4.121.711.316 71,69

6 PROPUESTA MEJORA APLICATIVOS Y CONTRATACIÓN TRADER 53,76% 1.961.453.868 3.159.386.817 35,33

7 PROPUESTA PROCEDIMIENTOS, MEJORA APLICATIVOS Y CONTRATACIÓN TRADER

59,87% 2.639.071.846 4.219.295.787 46,19

Basados en el criterio del Valor Presente Neto y del Valor Futuro de los Flujos de Caja para escoger entre proyectos con una misma duración, se escogió la

n

eneran un impacto significativo por el triple efecto en el aumento de la

alternativa que presenta el mayor valor en cada uno de estos métodos La alternativa 7 además de combinar todas las opciones planteadas en relación con el mejoramiento de procesos y sistemas, tiene un valor superior al de lasdemás en términos de generación de ingresos para la Mesa de Dinero. En el flujo de caja se aprecia un incremento de la utilidad neta anual del 33.83%, pasando de $6,277 millones en la actualidad a $7,063 millones en la propuesta.

Tabla 25. Flujo De Caja Alternativa Seleccionada

MENSUAL AÑO MES 0 MESES SIG. AÑOINGRESOS

ilidad de Negociación 621.506.373 7.458.076.471 672.609.375 840.761.718 9.998.003.276 34,06%1.576.068.006 18.912.816.076 1.705.659.287 2.132.074.108 25.158.474.479

stos Adicionales

Impuestos 159.565.983 1.914.791.801 156.259.041 216.894.330 2.562.600.052

FLUJO NETO 62.594 33,83%

PROPUESTA PROCEDIMIENTOS, MEJORA EN APLICATIVOS Y CONTRATACIÓN TRADER ADICIONAL ACTUAL % VARIACIÓN

ANUAL

Ut

954.561.634 11.454.739.605 1.033.049.912 1.291.312.390 15.160.471.203

EGRESOSCostos TraderSalario 4.425.000 53.100.000 7.965.000 7.965.000 95.580.000 Equipo y Adaptación de Sistemas 378.067 4.536.800 9.356.133 756.133 17.673.600 Capacitación - - 1.244.531 - 1.244.531

GaContratación Profesionales 25.216.441 25.216.441 Mejoras a Aplicativos - - 24.545.530 - 24.545.530 Salario demás cargos 13.275.000 159.300.000 13.275.000 13.275.000 159.300.000 Gastos por Servicios 3.345.044 40.140.528 3.345.044 3.345.044 40.140.528 Otros Gastos Operacionales 720.000 8.640.000 720.000 720.000 8.640.000

439.797.279 5.277.567.342 430.682.654 597.806.211 7.063.0

7 PROPUESTA PROCEDIMIENTOS, MEJORA APLICATIVOS Y CONTRATACIÓN TRADER

59,87% 2.639.071.846 4.219.295.787 46,19

Mediante la selección de esta alternativa se cumplen los objetivos planteados en el momento inicial de la propuesta del Trabajo de Grado, ya que se estámejorando los procedimientos realizados actualmente, se está previniendo la ocurrencia de eventos que afecten la productividad y la eficiencia, y se está incrementado la capacidad actual, con el propósito de tener potencial disponible para afrontar la tendencia creciente que presenta el mercado de títulos valores en Colombia. Con la selección de la alternativa se generan beneficios adicionales, los cuales no pueden ser cuantificados en términos económicos a corto plazo. Estos beneficiosgproductividad y eficiencia de los procesos. Ejemplificando un caso, se puede ver cómo al trasladar una función del Jefe de la Mesa al Profesional I Informes se reduce el costo de hora hombre asociado a la actividad y se libera tiempo disponible del Jefe, el cual será utilizado en actividades que generan mayor valor al área. Simultáneamente la reducción en los

106

tiempos improductivos presentes en los procedimientos, hace aún más económica la operación.

Tabla 26. Evaluación Mejoras en Procedimientos CARGO ACTIVIDAD % INICIAL HRS. INICIAL % FINAL HRS. FINAL REDUC. HRS. VALOR

Registro de Operaciones 12.33% 19.73 0.00% - 19.73 152,814 Revisión de Tickets 0.00% - 3.07% 4.91 -4.91 -135,848 Reuniones 31.37% 50.19 6.27% 10.04 40.15 755,153 Atención Llamadas de Negociación 5.02% 8.03 0.00% - 8.03 373,135 Seguimiento Estrategia 62.74% Elaboración de Informes 6.27%

Jefe

Trader

100.39 34.51% 55.21 45.17 2,098,882 10.04 3.45% 5.52 4.52 209,888

Proyectos Especiales 25.10% 40.15 12.55% 20.08 20.08 599,681 132.78 4,053,706

51,103,002 7,170,000

1,593.30 620,406,025 *Ver tabla de utilidad por negociación**Evento ocurrido el 12 de diciembre de 2003 (Ejecución, Entrega y Administración de Procesos)

AUMENTO DE EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD OPERATIVAS

DISMINUCION RIESGO OPERATIVO**AUMENTO EN UTILIDAD DE NEGOCIACION*

TOTAL

En la Tabla 26, se puede apreciar cómo con el traslado de funciones entre diferentes cargos, se genera una reducción del valor total de las operaciones stimado en $e 4 millones.

107

9. CONCLUSIONES

Para llevar a cabo un estudio sobre el funcionamiento de una empresa de

servicios, es imprescindible analizar los tres elementos principales que son

fuentes potenciales de improductividad e ineficiencia, estos son: las personas, los

procedimientos desarrollados y los sistemas.

Cuando se busca incrementar la productividad en una organización, mediante una

propuesta de mejoramiento, esta no se debe plantear con el ánimo de eliminar el

recurso humano, sino de aprovechar su potencial para enfocarlo hacia la ejecución

de tareas que generen valor agregado.

Todos los procesos organizacionales están sujetos a variaciones permanentes,

tanto en su forma, como en el tiempo invertido en ellos. Por esta razón es

necesario establecer procedimientos estándar que minimicen dicha variabilidad y

conlleven a la ejecución de actividades más eficientes y productivas, permitiendo a

la Organización el cumplimiento de sus metas.

El uso de sistemas genera grandes beneficios para las Organizaciones en

términos de agilidad y eficiencia, sin embargo es importante que su

implementación sea evaluada y monitoreada, para que con su uso no se obtengan

resultados contrarios a los esperados, como tareas repetitivas y controles

innecesarias, los cuales repercuten negativamente sobre la productividad de la

Organización.

108

Las personas, como el recurso más importante de cualquier Organización, deben

ser estimuladas mediante la delegación de tareas que conlleven a su realización

individual. Siempre que se plantee un mejoramiento que involucre el recurso

humano, debe enfocarse hacia el empoderamiento de los trabajadores

involucrados, para que de esta forma sus objetivos personales se cumplan en la

medida en que se cumplen las metas organizacionales.

Para la realización de una propuesta de mejoramiento de eficiencia y

productividad es indispensable definir indicadores que permitan evaluar la

situación actual en la que se encuentra la Organización involucrada y con los

cuales se puedan medir los resultados de las mejoras planteadas.

El Riesgo Operativo se encuentra presente en el funcionamiento de la Mesa de

Dinero y es un factor determinante que genera disminución en sus niveles de

utilidad, por esta razón debe ser gestionado de forma adecuada, en busca de

reducir las pérdidas económicas y darle un uso apropiado a los recursos.

Las herramientas probabilísticas permiten determinar el comportamiento de un

fenómeno hacia el futuro partiendo de datos históricos, mediante su aplicación las

Organizaciones pueden establecer medidas que impidan o reduzcan el impacto

negativo de nuevos acontecimientos. Específicamente la Simulación de

Montecarlo es de gran utilidad en la valoración de los eventos futuros

relacionados con el Riesgo Operativo.

Mediante el seguimiento a los eventos de Riesgo Operativo se pueden identificar

las fuentes generadoras y las causas que los producen, así como patrones de

ocurrencia e impacto en la Organización. Por esta razón se creó la herramienta

informática con la cual se llevará registro de los casos en los que está presente el

109

Riesgo Operativo para que posteriormente sean analizados y valorados, tanto

históricamente como hacia el futuro.

Al evaluar las mejoras planteadas por medio de diversas técnicas financieras, se

concluye que estas son rentables para la Organización, adicionalmente generan

beneficios que no pueden ser evaluados por medio de esta técnicas y se debe

recurrir a consideraciones de tipo cualitativo para valorarlas.

Con la selección de las alternativas propuestas en el estudio se da solución a la

problemática establecida al inicio del presente trabajo, logrando aumentar la

capacidad de la Mesa de Dinero y preparándola para enfrentar el comportamiento

creciente de las operaciones en mercado de títulos valores colombiano.

110

10. RECOMENDACIONES

La Organización debe implementar la alternativa propuesta al final del desarrollo

del presente trabajo, teniendo en cuenta los beneficios que esta genera, en

términos operativos y financieros. Sin embargo se recomienda realizar un

seguimiento permanente, mediante el uso de los indicadores planteados para que

sus resultados esperados sean alcanzados.

Es necesario evaluar de forma periódica los procedimientos desarrollados por

cada uno de los cargos, y documentar las modificaciones que se realicen sobre

estos; de esta forma se puede tener un mayor control sobre las operaciones que

se llevan a cabo y se garantiza su correcto enfoque hacia la generación de valor

para la Organización.

Se considera importante establecer líneas de carrera al interior de la Mesa de

Dinero, teniendo en cuenta que estas motivan a los funcionarios que se

encuentran en cargos bajos o intermedios, en busca de una promoción laboral,

mejorando su desempeño en la realización de tareas y aumentando su

compromiso y sentido de pertenencia hacia la Organización.

Se propone la creación de un Comité de Riesgo Operativo, el cual esté

conformado por funcionarios de la Mesa de Dinero y un representante del área de

riesgo (Middle Office), el cual analice de forma periódica el comportamiento del

Riesgo Operativo y genere propuestas de control y cubrimiento ante eventos

futuros.

111

Para efectuar un adecuado seguimiento y control sobre el Riesgo Operativo, se

propone la utilización de la herramienta informática creada por los autores. Como

complemento se sugiere adquirir el paquete de software Cristal Ball, el cual

permitirá realizar análisis probabilísticos basados en los registros históricos

provenientes de la herramienta creada.

Capacitar a un funcionario de la Mesa de Dinero, el cual sea responsable de

hacerle seguimiento al Riesgo Operativo, y que formará parte del comité

propuesto, facilitando las labores de implementación de propuestas directamente

en el área.

Se recomienda a la Organización, una revisión completa sobre las actividades que

realiza en la actualidad y aquellas que planea implementar hacia el futuro, con el

fin de enmarcarlas dentro de su planeación estratégica y encaminarlas hacia la

generación de valor.

112

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GLOSARIO DTF: Esta tasa es el promedio ponderado de las diferentes tasas de interés de captación que reconocen las entidades financieras en los certificados de depósito a término (CDT) con duración de 90 días. IPC: Indicador que refleja las variaciones en conjunto de los precios de bienes consumidos normalmente por los habitantes del país, se calcula mediante un promedio ponderado de los precios de los bienes y servicios adquiridos por las familias en las áreas urbanas. Es el principal instrumento para la cuantificación de la inflación y su cálculo es responsabilidad del DANE, que mensualmente publica los resultados del indicador para el mes inmediatamente anterior. UVR (Unidad de Valor Real): Es una unidad de cuenta que refleja el poder adquisitivo de la moneda, con base en la variación del índice de precios al consumidor, IPC. Empezó a funcionar el primero de enero del año 2000 con un valor de $103.3396 y su variación será constante con base en el costo de vida. Tasa Representativa Del Mercado – TRM: Expresa la cantidad de pesos que se deben pagar por una unidad de moneda extranjera, en Colombia se toma como base el dólar por ser la divisa más utilizada para las transacciones con el exterior. La tasa de cambio sube o baja dependiendo de la oferta y la demanda Vencimientos De Títulos: El vencimiento es el valor que recibe el propietario de un título en el momento de su redención o en los periodos en los cuales genera rendimientos.

115

Los títulos tienen una periodicidad establecida y cada vez que esta se cumple generan un rendimiento sobre el capital invertido. En el momento de la redención se recibe el valor del rendimiento durante el último periodo de vigencia del título más el valor del capital. Unidad: Los fondos de inversión se componen por unidades, la unidad corresponde a una porción del fondo que tiene un valor determinado por la valoración de sus inversiones. En el momento de ingresar a un fondo se tiene una cantidad de dinero determinada, esta cantidad corresponderá a un número de unidades dentro del fondo. A diario las inversiones del fondo están sujetas a negociación y a las variaciones de mercado, generando una valoración sobre las unidades que se causa a diario. El número de unidades permanece constante pero su valor puede aumentar o disminuir de acuerdo con el comportamiento de las inversiones. Portafolio: Es una combinación de activos financieros en poder de una misma persona, ya sea natural o jurídica, con el fin de obtener rendimientos y ganancias por pago de dividendos e intereses, no por la compra y venta de los títulos. Liquidez: Disponibilidad de efectivo con que cuenta la Organización para responder a los requerimientos de sus clientes y realizar transacciones de compra y venta de títulos valores. Ticket: Formato de registro que contiene la información de una operación realizada en el mercado de títulos valores. Mercado Primario: Mercado financiero donde las empresas emiten acciones y títulos que nunca antes han sido negociados. Mercado Secundario: Mercado financiero donde se negocian los activos financieros que previamente han sido emitidos en el mercado primario Sebra: Sistema electrónico de transferencia de pagos que funciona bajo el esquema de abono en cuenta del Banco de la República.

116

Deceval: Depósito Centralizado de Valores S.A. Entidad encargada de recibir en depósito títulos valores que se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, para cumplir la labor de administrarlos por medio de un sistema computarizado de alta tecnología, que garantiza la seguridad de los títulos y elimina los riesgos asociados con el manejo físico de los mismos, tales como registros, transferencias y pagos de intereses. DCV: Depósito Central de Valores. Es un sistema computarizado diseñado para el manejo, mediante registros electrónicos, de los títulos valores que emite o administra el Banco de la República; tiene como objetivos eliminar el riesgo que para los tenedores representa el manejo de títulos físicos, agilizar las transacciones en el mercado secundario y facilitar el cobro de rendimientos de capital e intereses. Titulo Primario: Título que se negocia por primera vez en el mercado. Inverlace: Sistema de registro e información de las operaciones que se realizan en el mercado OTC colombiano. Puntas de Negociación: Ofertas y demandas de títulos valores que se colocan en el mercado para realizar transacciones. Código Nemotécnico: Código de un Título en la Bolsa de Valores de Colombia Cupo: Monto límite de negociación que se establece con una entidad. Los cupos son sugeridos por el Front Office al Middle Office. Ahí por medio de un comité, se hace un análisis de riesgo y posteriormente se envía una propuesta a la Junta Directiva quien la ratifica o la rechaza. Operaciones De Reporto: Acuerdos o contratos de compraventa de títulos, mediante el cual el comprador adquiere la obligación de transferir nuevamente al vendedor inicial la propiedad de los títulos negociados, ya sean los mismos u otros de la misma especie, dentro de un plazo y bajo las condiciones fijadas en el negocio inicial. NAV : Net Asset Value / Valor Neto del Activo

117

Principio de Independencia entre Fondos: Dos fondos de inversión pertenecientes a una misma entidad, no pueden compartir recursos en ningún caso. Cumplimiento De Operaciones: En operaciones de venta, consiste en la entrega física del título valor negociado, o de los derechos sobre el mismo si este se encuentra en un depósito centralizado de valores. En el caso de una compra, es la entrega del dinero correspondiente a los títulos comprados al precio pactado. Subasta de Títulos: Consisten en la liquidación mediante martilleo a la mejor oferta de títulos valores. TIR: Es la tasa interna de rentabilidad (o de retorno) que equivale a todos los ingresos por encima de la inversión, medida en términos porcentuales. Es la tasa de interés que hace equivalentes los ingresos netos con los egresos netos. Varianza: Es el estadístico de dispersión que mide el grado de variabilidad respecto de una o varias variables numéricas continuas o cuantitativas. VPN: Es el valor presente neto. Es la diferencia entre el valor presente de los ingresos y el valor presente de los egresos, descontados a una misma tasa de interés. Posición Propia: A través del Fondo Voluntario de Pensiones los clientes tienen la posibilidad de invertir en fondos de renta variable y renta fija en el exterior. Para ofrecer esta posibilidad el Fondo debe manejar posiciones propias en los fondos externos las cuales le permitan recibir depósitos de los clientes en Colombia y realizar inversiones por fuera (ver Anexo E). Simulación de Montecarlo: Es una técnica numérica para conducir experimentos en una computadora. Estos experimentos involucran distribuciones de probabilidad, las cuales son necesarias para describir el comportamiento y la estructura de sistemas complejos reales a través de largos períodos de tiempos

118

NOTA ACLARATORIA

La medición del Riesgo Operativo debe hacerse teniendo en cuenta todas las categorías que lo

componen y que fueron mencionadas durante el desarrollo del presente trabajo de grado.

Es de vital importancia que el lector en el momento de consultar el presente trabajo y utilizarlo

como fuente bibliográfica para la realización de estudios relacionados con el Riesgo Operativo,

tenga en consideración la metodología desarrollada e involucre todos los aspectos que tienen

incidencia sobre los eventos relacionados con el mencionado riesgo, sin limitarse únicamente a

aquellos que se presentan con mayor frecuencia.

119

ANEXOS

120

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