Propuesta de mejora del proceso de control en el área de...

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

Carrera de Administración de Empresas

PROPUESTA DE MEJORA DEL PROCESO DE

CONTROL EN EL ÁREA DE TESORERÍA PARA

AUMENTAR LA LIQUIDEZ DE LA EMPRESA

INVERSIONES AFEM SAC LIMA 2018

Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional

de Licenciado en Administración de Empresas

ESTHER MAGALI ZEVALLOS MORE

Asesor:

Fredy Balwin Macavilca Capcha

Lima-Perú

2017

2

INDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 6

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA .................. 7

1.1. Datos Generales ............................................................................................................ 7

1.2. Nombre o Razón social de la empresa ........................................................................... 7

1.3. Ubicación de la empresa ................................................................................................ 8

1.4. Giro de la empresa ......................................................................................................... 8

1.5. Tamaño de la empresa .................................................................................................... 8

1.6. Breve reseña histórica de la empresa.............................................................................. 8

1.7. Organigrama de la empresa ........................................................................................... 9

1.8. Misión, Visión y Política ............................................................................................... 10

1.9. Productos y clientes: ..................................................................................................... 10

1.10. Premios y Certificaciones .......................................................................................... 13

1.11 Relación de la empresa con la sociedad ..................................................................... 13

CAPÍTULO 2: DEFINICION Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ...................................... 16

2.1. Caracterización área analizada .................................................................................... 16

2.2. Antecedentes ................................................................................................................ 17

2.2.1. Definición del problema ................................................................................... 24

2.3. Objetivos: General y específico .................................................................................... 29

2.4. Justificación .................................................................................................................. 29

2.5. Alcances y limitaciones ................................................................................................ 30

CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 31

3.1. Bases Teóricas .............................................................................................................. 31

3.2. Definiciones ................................................................................................................... 32

3.2.1. Control ........................................................................................................... 32

3.2.2. Liquidez .......................................................................................................... 35

CAPÍTULO 4: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................... 37

4.1 Entrevista realizada al socio y experto empresario textil. ............................................... 38

4.2 Análisis FODA ............................................................................................................... 43

4.3 Herramienta de Verner .................................................................................................. 44

3

CAPÍTULO 5 : ANÁLISIS CRÍTICO Y PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS ................. 48

5.1. Análisis crítico ............................................................................................................... 48

5.2. Planteamiento de alternativas ....................................................................................... 49

CAPÍTULO 6: JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ESCOGIDA ........................................ 54

CAPÍTULO 7: IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA .................................................... 57

7.1. Cronograma de Acción ................................................................................................. 57

7.2. Monitoreo ..................................................................................................................... 59

CAPÍTULO 8: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................ 60

8.1. Conclusiones ................................................................................................................ 60

8.2. Recomendaciones ........................................................................................................ 61

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................................... 62

ANEXOS .............................................................................................................................. 63

4

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Modelo de Negocio – CANVAS ......................................................................15

Tabla 2. FODA cruzado de Inversiones AFEM ..............................................................19

Tabla 3. Matriz del perfil competitivo ............................................................................23

Tabla 4. FODA del área de tesorería ...............................................................................43

Tabla 5. Herramienta de Verner ......................................................................................44

Tabla 6. Caja y Bancos ...................................................................................................45

Tabla 7. Matriz de Puntos Críticos .................................................................................47

Tabla 8.Costo alternativa 2 ............................................................................................51

Tabla 9.Beneficio /Costo- alternativa 2 .........................................................................51

Tabla 10.Costo anual – personal de cobranzas ..............................................................51

Tabla 11.Costo alternativa 3 ..........................................................................................52

Tabla 12.Beneficio /Costo- alternativa 3 .......................................................................52

Tabla 13.Cuadro de cobranzas de Inversiones AFEM ...................................................55

Tabla 14.Costo alternativas 1 y 2 ...................................................................................56

Tabla 15.Beneficio / Costo alternativas 1 y 2 ................................................................56

Tabla 16. Actividades estrategia 1 ..................................................................................57

Tabla 17. Actividades estrategia 2 ..................................................................................57

Tabla 18. Diagrama de Gantt ..........................................................................................58

Tabla 19. KPI – Indicadores clave de desempeño ..........................................................59

5

INDICE DE FIGURAS

Figura 1. Ficha Ruc Inversiones AFEM SAC ..................................................................7

Figura 2. Ubicación de la empresa ...................................................................................8

Figura 3. Organigrama de la empresa por áreas ...............................................................9

Figura 4. Productos 1......................................................................................................10

Figura 5. Productos 2 .....................................................................................................11

Figura 6. Productos 3......................................................................................................11

Figura 7. Descripción gráfica de clientes ......................................................................12

Figura 8. AFEM alentando a la selección ...................................................................13

Figura 9. Celebración de cumpleaños ............................................................................14

Figura 10. Tachos de basura para reciclar ......................................................................14

Figura 11. Área analizada ..............................................................................................16

Figura 12.Cadena de Valor Inversiones Afem S.AC………………………………20

Figura 13. Las 5 fuerzas de Porter ..................................................................................21

Figura 14. Área de producción Inversiones AFEM ........................................................25

Figura 15. Tesorería Inversiones AFEM –flujo de caja .................................................25

Figura 16. Correo de Cobranzas .....................................................................................26

Figura 17. Tesorería. Cobranzas, Facturación ...............................................................26

Figura 18. Cobranzas del Banco de crédito del Perú .....................................................27

Figura 19. Gráfico Pareto de Problemas.........................................................................28

Figura 20. Administración moderna ...............................................................................33

Figura 21. Mapa conceptual de administración financiera de tesorería de Inversiones

Afem. .............................................................................................................................33

Figura 22. Ciclo financiero de una empresa de producción ...........................................34

Figura 23. Tabulación de Matriz de Verner ...................................................................44

Figura 24. ISHIKAWA Causa / Efecto ..........................................................................46

Figura 25. Grupo recupera – cobranzas administrativas ................................................49

Figura 26. Cotización Defontana ....................................................................................50

Figura 27. Cotización de E&E ......................................................................................53

6

INTRODUCCIÓN

Inversiones Afem SAC, es una empresa textil dedicada a la confección de uniformes

industriales, seguridad y oficina, esta actividad la empezó en el 2006.

El objetivo del presente trabajo es una propuesta para aumentar la liquidez y

minimizar costos, por lo que este trabajo se basa en como la falta de control en el área de

tesorería afecta a la empresa, proponiendo alternativas para solucionar el problema.

La metodología tomada en cuenta está basada en las herramientas de Pareto,

Diagrama de Ishikawa y Matriz de Puntos Críticos, utilizadas para determinar el problema

principal de la empresa, así como también las causas que originan el problema y las áreas

que intervienen, priorizando las que tienen mayor impacto y solución viable al problema.

De esta manera se empezará a proponer soluciones a cada punto encontrado,

haciendo un análisis para determinar la mejor opción a corto y mediano plazo, teniendo

como principal apoyo al personal comprometido en realizar su función así como la

adquisición de tecnología que permita el crecimiento y mejora del área a tratar en la

empresa.

Posteriormente se detalla el Plan de Acción a tomar, la determinación cuantitativa de

la mejora, dando los indicadores financieros necesarios para armar la proyección para los

siguientes meses de implementación así como los Indicadores de Gestión y monitoreo.

7

CAPÍTULO 1

INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

1.1. Datos Generales: Empresa dedicada al rubro textil, elaboración de uniformes

industriales y equipos de Protección Personal (EPP).

1.2. Nombre o Razón social de la empresa:

NOMBRE COMERCIAL: SEBASTIAN’S Inversiones Afem S.A.C. RAZON SOCIAL: Inversiones Afem S.A.C. RUC: 20514026859

Figura 1. Ficha Ruc de Inversiones Afem S.A.C. Fuente: http://e-consultaruc.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias

http://e-consultaruc.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias

8

1.3. Ubicación de la empresa: DIRECCIÒN: AV. NICOLAS ARRIOLA NRO. 743 URB. SANTA CATALINA LIMA – LIMA – LA VICTORIA TELEFONO: 471-7982

Figura 2. Ubicación de la empresa. Fuente: https://www.google.com.pe/maps/searc h/AV.+NICOLAS+ARRIOLA+NRO+743/@- 12.0810957,-77.0158196, 17?hl=es.

1.4. Giro de la empresa: GIRO DE LA EMPRESA: Fabricación de artículos confeccionados CIIU: (17210) Fabricación de Artículos. Confeccionados

(4690) Venta al por mayor no especializada

1.5. Tamaño de la empresa: REMYPE acreditada el 11/11/2011 1.6. Breve reseña histórica de la empresa:

Inversiones Afem es una empresa peruana que se creó en el año 2006, con 11 años de

experiencia en el mercado dedicada a la confección de uniformes industriales, ropa de

oficina así como equipos de protección personal (EPP).

Durante todos estos años ha basado su trabajo en confeccionar las prendas con

altos estándares de calidad, diseños y acabados teniendo como finalidad satisfacer a sus

clientes, de la mano de proveedores reconocidos como NUEVO MUNDO, POLYSTEL, SAN

JACINTO, TEXFORTE SAC, entre otros.

En la actualidad ofrece servicios de bordado y fusionado; los plazos de entrega se

ajustan a las necesidades de los clientes ofreciendo precios competitivos para el mercado.

https://www.google.com.pe/maps/searc

mailto:h/AV.+NICOLAS+ARRIOLA+NRO+743/@-

9

Junta General de Accionistas

Gerencia General

Finanzas

Tesorería

creditos y facturación

Comercial Producción

Corte

taller y producción

Bordado y acabado

Almacen

Contador

1.7. Organigrama de la empresa:

Figura 3.Organigrama de la empresa por áreas Fuente: Elaboración propia (2017)

10

1.8. Misión, Visión y Política:

1.9. Productos y clientes: PRODUCTOS:

Mamelucos manga larga y corta.

Camisas Oxford para oficina.

Pantalones en tela jean y drill con c/s cinta reflectiva.

Casacas térmicas de seguridad.

Chalecos industriales.

Gorros tapanuca y cortavientos.

Chompas

Figura 4. Productos 1 Fuente: Inversiones AFEM (2017)

MISIÓN: Ofrecer a sus clientes los mejores uniformes de seguridad

industrial de tal manera que sus colaboradores tengan la plena seguridad

de que cuentan con los equipos de protección personal de más alta

calidad y resguardo y realicen sus actividades sin preocupación.

VISIÓN: Liderar en el mercado nacional de producción y comercialización

de uniformes de industriales entregando los mejores productos en base a

calidad, garantía y seguridad para todos sus clientes respetando las

normas medioambientales y teniendo un crecimiento sostenible entre

todos los colaboradores.

11



12

CLIENTES:

1. Gloria S.A. ( Lima, Arequipa, Trujillo, Cajamarca )

2. Trupal S.A.

3. Agroindustrias del Perú S.A.

4. Agrolmos S.A.

5. Industrias del envase S.A.

6. Frenosa

7. Caral edificaciones S.A:

8. A & A edificaciones S.A.

9. Prosegur

10. Since S.A:

11. Cartavio

12. Adecco Perú S.A.

13. Cementos Sur

14. Mantenimiento y Supervisión S.A:

15. Línea Amarilla S.A.

16. Deprodeca S.A:

17. Casa grande S.A.A.

Figura 7. Descripción Grafica de Clientes Fuente: Google maps (2017)

Glo

ria

Fren

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13

1.10. Premios y Certificaciones: CERTIFICACIONES: Certificado de evaluación MEGACERTIFICACIONES

1.11. Relación de la empresa con la sociedad:

Inversiones Afem, se preocupa por tener una responsabilidad interna dentro de la empresa

creando un clima laboral adecuado , realizando la celebración de cumpleaños de cada

colaborador , así como hacerlos participe de cada logro o adquisición de la empresa .

Figura 8. AFEM alentando a la selección peruana Fuente: Inversiones AFEM (2017)

14

Figura 9. Celebración de cumpleaños Fuente: Inversiones AFEM (2017)

Para la responsabilidad externa, nos hemos organizado para distribuir los desperdicios con

tachos de diferentes nombres para reciclar los vidrios, cartones, plástico ayudando con el

medio ambiente.

Figura 10. Tachos de Basura para reciclar Fuente: Inversiones AFEM (2017

15

Empresa

Proveedores de tela Transporte de pedidos

Costureros Negociar con Proveedores

Sunat Verificar la calidad de los productos

Talleres para la tercerización Costura de Calidad Delivery

Transportista Tercerización de talleres

Medios formales de Comunicación:

Maquinas de acuerdo al mercado Correo

Camión para entrega Telefono de contacto

Costureros calificados

WhatsApp

GASTOS INGRESOS

Servicios Gastos financieros Venta de uniformes de oficina

Pago a terceros Venta de uniformes de seguridad

Materia Prima Venta de uniformes industriales

Planilla Venta de Equipos de protección personal

INVERSIONES AFEM SAC

ACTORES CLAVE ACTIVIDADES CLAVE PROPUESTA DE VALOR VENTAJA ÚNICA CLIENTES

Uniformes de oficina, industriales

y de seguridad con acabados

unicos en el mercado

Empresas en general que requieran

uniformes de oficina , industriales o

de seguridad

RECURSOS CLAVE Canales de ComunicaciónTelas que pasan por un proceso

de mejora asegurando la calidad

del producto

Materiales siempre con la misma

calidad

Atención cercana a los clientes de

provincia

Seguimiento Post-venta

Tabla 1: Modelo de negocio –CANVAS

Fuente: Elaboración Propia (2017)

16

CAPÍTULO 2

DEFINICIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

2.1. Caracterización del área analizada:

El área objeto del presente es tesorería, dentro del organigrama podemos ver que

pertenece al área de finanzas, y tiene una sub área de créditos y cobranzas.

Las actividades principales del dicha área son la de buscar préstamos

bancarios, pagar pagares, flujo de dinero, cajas chicas para cada área, conciliaciones

con los bancos diarios, control los ingresos, facturación, cobranza a los clientes, pagos

diarios, emisión de correos para cobranzas, pago de letras, autorización de compras –

insumos a través de una Operación de requerimiento, cuadre de cajas chicas a diario

con órdenes de compra, depósitos en el banco de la caja chica, entre otras.

Figura 11. Área Analizada


17

2.2. Antecedentes y definición del problema

Primeramente se procede a analizar el entorno empresarial:

MACROENTORNO:

a.-Factores Políticos y Legales: Según el giro de la empresa se busca

analizar primeramente el fomento y leyes que favorecen a que el presente plan

de mejora demuestre su viabilidad primeramente basándose en la oportunidad

que tiene de desarrollarse en el país tienen la Ley Nº 29783 Ley de Seguridad

y Salud en el Trabajo.

En la LEY Nº 29783 (2016)

Artículo 1. Objeto de la Ley La Ley de Seguridad y Salud en el

Trabajo tiene como objetivo promover una cultura de prevención de

riesgos laborales en el país. Para ello, cuenta con el deber de

prevención de los empleadores, el rol de fiscalización y control del

Estado y la participación de los trabajadores y sus organizaciones

sindicales, quienes, a través del diálogo social, velan por la promoción,

difusión y cumplimiento de la normativa sobre la materia.

b.- Factor socio-económico: A pesar de la desaceleración económica en los

últimos meses en el país se tiene una buena perspectiva de crecimiento y

fomento económico para los próximos meses según el Banco Mundial.

Banco Mundial (2017):

Para el 2017, se espera que el PIB se desacelere ligeramente

debido a la estabilización en el sector minero y una todavía débil

inversión privada –esta última se vio afectada por las condiciones

globales adversas y la incertidumbre relacionada con los escándalos de

corrupción de proyectos firmados en años pasados. La política fiscal

sigue siendo prudente, a pesar de que los déficits han aumentado en

años recientes.

18

El mayor déficit proviene de la disminución de los ingresos,

consecuencia de la desaceleración económica, la reforma fiscal de 2014

y el incremento de los gastos recurrentes durante años recientes,

especialmente bienes y servicios y salarios. En el contexto de apoyo a

la economía, mientras la producción minera se estabiliza, se espera que

las autoridades incrementen de forma más agresiva la inversión pública

en el 2017, manteniendo o incrementando marginalmente de esa

manera el nivel deficitario del 2016. El Gobierno espera eliminar

gradualmente los déficits fiscales actuales en el mediano plazo

respaldado por las medidas de gastos y planes para mejorar la

recaudación fiscal.

c.- Factores Tecnológicos: Los avances tecnológicos para la industria textil están

cada vez más posicionados en el mundo, las tecnologías aplicadas a las fibras

permiten una mayor flexibilidad e inclusive facilita el planchado y repele las manchas.

MAPFRE (2017):

Es tan importante la tecnología en rubro textil, que se estima que

registre unas ganancias de 175.000 millones de dólares para el 2020, Los

textiles con tecnología forman un 30% en su sector en la UE (Unión Europea).

Dentro de Europa destaca Alemania, su industria exporta más del 60% de lo

que produce. Para el año 2013 más de la mitad del beneficio llegó por los

tejidos tecnológicos.

Todavía quedan muchos avances tecnológicos en la industria textil. Y las

empresas ya están trabajando sobre ellos.

d.- Factores Ambientales: Es muy importante analizar este factor debido a que los

últimos meses ha impactado directamente en la economía Peruana. Así como la

conservación de las Áreas Naturales Protegidas (ANP) que comprende la flora, fauna,

así como el hábitat donde se encuentran o habitan, es resultado del trabajo y la

coordinación permanente entre la población y el Estado, afirmó la ministra del

Ambiente, Galarza,(2017).

19

F1: Conocimiento del mercado y prestigio ganado D1: Bajo nivel de comunicación entre las areas

F2: Personal Comprometido

F3:Portafolio de productos que permiten diferenciarse de la competencia

F4: Ofrece productos de calidad con medio año de garantía D3: Desconocimiento de los procesos internos

F5: Maquinaria utilizada de última generación D4: Falta mayores herramientas de trabajo para ventas y servicios

F6: Capacidad de producción rapida D5: Falta de sistema de capacitación integral para el personal

F7: 11 años en el mercado como empresa formal y seria. D6: Falta de poder de negociación frente a proveedores

D7: No se duenta con stock minimo de telas para la producción

O3: Desarrollo de nuevos mercados en el norte del país.

O4: Incremento de la línea de credito en los Bancos.

A3: Ingreso de competidores locales.

A4: Facilidades tributarias para el ingreso de empresas extrangeras

A5: Cambios en los regímenes tributarios o aduaneros

D1+A1 : Empoderar al personal , comprometiendolos con el trabajo en

equipo y la comunicación efectiva para asegurar la permanencia en los

puestos de trabajo.

F1+A3: Plan básico de Marketing enfocádo en el Fortalecimiento de la

Marca y posicionamiento de esta. D7+A5 : Tener un stock controlado para que las demoras en

importaciones no afecten el flujo de las operaciones

A2: Caida del precio de los minerales impacta en clientes como mineras

y esto nos afectaría porque podrían cancelar proyectos

F7+O2: Desarrollar alianzas con empresas proveedoras del sector para

garantizar caidad y un mejor precio .

F1+O1: Expandir la marca a travez de nuevos mercados en todo el Perú

F2+O5 : Elaborar procedimientos de control que optimicen las labores

administrativas de la empresa

D6+O3: Ingresar a nuevos segmentos de Mercado en el Norte del país

empoderando a nuestros proveedores con la oportunidad de un

crecimiento B2B

D2+O4: Fortalecer área de tesorería para llevar un control del fijo de

dinero que ingresa a la empresa y no tener problema con las entidades

F7+A3 : Fortalecer las áreas de la empresa implementando un MOF y

capacitando al personal con la Misión y Visión de la empresa

FORTALEZAS DEBILIDADES

D2: Deficiente control de caja chica lo cual dificulta cumplir con

compromisos bancarios

AMENAZAS F+A D+A

A1: Crecimiento económico por debajo de los esperado.

OPORTUNIDADES F+O D+O

O5: Implementación de procedimientos y controles para estandarizarlos

en toda la empresa.

O1: Participación en ferias textiles en sudamerica para conocer las

nuevas tendencas en maquinaria y en optimización de recursos

O2: Creciemiento de la industrial textil nacional en materia de uniformes

de seguridad

MICROENTORNO: FODA Cruzado

Tabla 2. FODA Cruzado de Inversiones AFEM S.A.C.

5 Fuerzas de Porter:


20

Figura 12. Cadena de Valor Inversiones Afem S.A.C Fuente: Elaboración Propia (2017)

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS

COMPRAS

Oficinas / Almacén / Producción

Capacitación constante / ERP Defontana para Remuneración

Contar con la mas sofisticada tecnología para la producción y equipamiento de la empresa.

AC

TIV

IDA

DES

DE

AP

OYO

Equipos de Producción / Importación de telas tratadas

ACTIVIDADES PRIMARIAS

Logística de entrada Recepción de las telas

y M.P. Control de Calidad

Almacenaje

Operaciones Ploteado, Trazado y

Corte de la telaEnvió a Costura

Limpieza Acabados

Logística de salida Elaboración de un

Croquis (Delivery)

Emisión de Guía y Factura

Marketing y ventas

Visitas Corporativas/ Catalogos y

demostraciones

Servicios

Seguimiento Post-venta / Atención

cercana a provincias / Garantia 1 año

M

a

r

g

e

n

21

5 FUERZAS DE

PORTER

PROVEEDORES - BAJA

CLIENTES - ALTA

PRODUCOS SUSTITUTOS -

BAJA FUTUROS

COMPETIDORES - MEDIA

COMPETIDORES - MEDIA

Figura 13. Las 5 Fuerzas de Porter


22

Fuerza 1: Rivalidad entre los Competidores

Inversiones AFEM tiene años trabajando en la calidad de sus productos

con los mejores proveedores del mercado nacional e internacional, esto a

diferencia de los competidores ha hecho que sea conocida como una

empresa que entrega uniformes con la mejora calidad en el mercado, más

en algunas ocasiones el precio determina la decisión de los compradores

es por ello que los Competidores tienen un poder: MEDIO.

Fuerza 2: Poder de Negociación de clientes

Cada vez se ponen más exigentes en el mercado y exigen mejores

acabados para sus prendas y accesorios, así como la garantía de las

prendas y equipos, dependiendo de la zona donde se encuentren y

cantidad, su poder de Clientes: ALTA

Fuerza 3: Amenazas de Servicios Sustitutos

Los Servicios Sustitutos serían las tiendas de uniformes en general sobre

todo de la zona Gamarra ,pero estos son confeccionados con telas chinas

que no son especiales para el giro industrial por lo tanto su poder es :

BAJA

Fuerza 4: Poder de Negociación de Proveedores

Debido a que el sector Textil es tan demandado en el Perú, q se tiene una

gama de proveedores en tela y demás insumos bastante variada en donde

se puede escoger el proveedor idóneo para determinada prenda y acabado

que requiere el cliente, teniendo una base de proveedores para escoger y

cotizar. Es por ello que estos otorgan facilidades de pago así como menor

tiempo de entrega. Su poder de negociación es BAJA

Fuerza 5: Competidores Entrantes:

Se debe considerar que inversiones AFEM tiene años en el mercado y ha

logrado ocupar un lugar importante dentro de las empresas más

reconocidas del país siendo, la garantía, calidad y reconocimiento sus

pilares para enfrentar a posibles competidores futuros, más se debe

considerar que la confianza es un buen frente sin subestimas las

estrategias y nuevas tendencias en el mercado, es por ello que en esta

fuerza el poder es MEDIO.

23

FACTORES CLAVES DE ÉXITO PONDERACIÓN

Puntaje Resultado Puntaje Resultado Puntaje Resultado Puntaje Resultado

Calidad de las telas 25% 4 1.00 3 0.75 4 1.00 3 0.75

Acabados 20% 3 0.60 4 0.80 2 0.40 2 0.40

Forma de Pago flexible 8% 2 0.16 3 0.24 4 0.32 3 0.24

Precios de venta 25% 4 1.00 4 1.00 3 0.75 3 0.75

Post venta 12% 3 0.36 4 0.48 4 0.48 4 0.48

Posicionamiento 10% 3 0.30 4 0.40 4 0.40 4 0.40

MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO

Inversiones AFEM AGL Confección Atlanta Ufitex

TOTAL RESULTADO PONDERADO 100% 3.42 3.67 3.35 3.02

Competidores:

Tabla 3.

Matriz del Perfil Competitivo


24

2.2.1. Definición del problema:

INVERSIONES AFEM SAC es una empresa que inicio sus actividades en el año 2006,

siendo su principal actividad económica la fabricación y comercialización de uniformes

industriales así como la venta de equipos de protección personal, se caracteriza por

tener los mejores acabados y calidad de telas del mercado esto, sumado al

crecimiento de la economía en el Perú a través de estos años permitió que la empresa

se posiciones y cuente con una cartera de clientes de prestigio tales como Grupo

Gloria, Prosegur, entre otros.

Sin embargo el flujo de operaciones y el crecimiento no controlado desato en el

área de finanzas un descontrol en el flujo de las operaciones de la misma, el día a día

y las operaciones urgentes a las cuales se les tenía que dar prioridad desataron

problemas que a largo plazo impactan en el estado de resultados, y por consecuencia

origina diversos problemas en el área.

Para la obtención de los principales problemas de la empresa se realizó un

“Brain Storming” (reunión por 2 horas de trabajo) con personas claves de Inversiones

AFEM, Socio, Personal y tesista, todo esto apoyado en el Flujo de Caja y bancos,

Estados de Resultados y Balance como sustento de que efectivamente los problemas

hallados son los que tienen mayor impacto en la organización.

Los problemas encontrados se detallan a continuación:

P1: DUPLICIDAD DE ATENCION EN LAS ORDENES QUE REQUIEREN

DISPOSICION DE EFECTIVO.- El jefe de Producción vía correo

electrónico solicita los requerimientos que su área necesita a tesorería,

a su vez su personal ( asistente de producción) hace los mismas

solicitudes, sin hacerle seguimiento al anterior como si fuera uno nuevo,

y el personal de tesorería a pesar del volumen de operaciones que tiene

debe de asegurarse que no se estén duplicando los requerimientos,

cuando esa función corresponde al área de Producción.

25

Figura 14: Área de Producción Inversiones AFEM Fuente: Elaboración Propia (2017)

P2: LA EMPRESA NO TIENE LIQUIDEZ.- A pesar de que la facturación en

la empresa es buena, no hay efectivo para cumplir con los pagos a los

proveedores o con los pagos a los bancos, y cuando se necesita cubrir

una urgencia no hay con que respaldar esos contratiempos , la gestión

de los presupuestos es completamente desordenada, la empresa tiene

que día a día cubrir las cosas urgentes pero no las importantes debido a

que el dinero que entra es para pagar letras atrasadas generando

gastos financieros innecesarios .

Figura 15. Tesorería Inversiones AFEM –Flujo de caja


26

P3: DEMORA EN LAS COBRANZAS.- Al no contar con una herramienta

adecuada de seguimiento a las facturas pagadas, se hacen cobros de

facturas ya canceladas, y las que están en fechas de pago o por vencer,

no se les da seguimiento y quedan pendientes en el tiempo además de

no ser una prioridad para nuestros clientes debido a que no se les emite

el aviso de cobro.

Figura 16.Correo de cobranzas – Cliente


P4: DEMORA EN LA FACTURACIÓN.- La Facturación tiene demoras

debido a que previamente por el conocimiento de la falta de

comunicación y orden se debe de cruzar la información para evitar

doble facturación al cliente, además de la acumulación de trabajo ya

que la misma persona que hace tesorería, hace facturación y

cobranzas.

Figura 17 .Tesorería, Cobranzas, Facturación

Fuente: Inversiones AFEM (2017)

27

P5: DEMORA EN PAGOS A BANCO Y LETRAS.- Al no contar con un

orden en caja afecta directamente a la liquidez de la empresa, las

obligaciones de pago se ven muchas veces retrasadas debido a que la

facturación muchas veces es a 60 y 90 días y las obligaciones son

semanales, así como requerimientos diarios, es ahí donde no se cumple

con las fechas con los bancos y se incurre en gastos financieros que se

pueden evitar.

Figura 18. Cobranza de Banco de Crédito del Perú Fuente: Inversiones AFEM(2017)

28

CODIGO PARETO %%

ACUMULADOPUNTAJE

P.2 LA EMPRESA NO TIENE LIQUIDÉZ 76% 76% 180

P.1 DUPLICIDAD DE ATENCION EN LAS ORDENES QUE REQUIEREN DISPOSICION DE EFECTIVO 8% 84% 19

P.3 DEMORA EN LA COBRANZA 6% 90% 14

P.4 DEMORA EN LA FACTURACIÓN 6% 96% 14

P.5 DEMORA EN PAGOS A BANCO Y LETRAS 4% 100% 9

TOTAL 236

Para la obtención del problema principal se utilizó la herramienta de la Matriz Pareto.

Primeramente se listaron los problemas en una matriz, dándole un puntaje a

cada problema basado en la frecuencia y el impacto en la situación actual de la

empresa, este puntaje lo asignó, un Socio, un asistente administrativo y la gerente

general (tesista) dando por resultado un puntaje por cada problema que utilizando la

herramienta de Pareto, nos indica que el 20% de nuestros problemas tiene un 80%

(76%) de incidencia y puntaje principal dentro del análisis cualitativo del problema.

Figura 19. Gráfico Pareto de Problemas Fuente: Elaboración Propia (2017)

29

Siguiendo los pasos de la Matriz se determina que el problema principal de la empresa

es la FALTA DE LIQUIDEZ DE LA EMPRESA.

Por lo tanto la pregunta sería:

¿Cuál es el beneficio de implementar una mejora de proceso de control en el

área tesorería de la empresa INVERSIONES AFEM SAC, en el año 2017?

2.3. Objetivos: General y específico:

OBJETIVO GENERAL: Determinar el beneficio de la mejora al implementar

procesos de control en el área de tesorería para mejorar la liquidez de la

empresa INVERSIONES AFEM SAC en el año 2017

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Implementar un correcto flujo en las actividades del área de tesorería.

Aperturar un área de cobranzas dedicada exclusivamente al seguimiento y

cobranza efectiva.

Controlar y medir los avances con indicadores de gestión en cuanto a las

facturas emitidas respecto a las facturas cobradas.

2.4. Justificación:

El presente plan de mejora ayudara a aumentar la liquidez de la empresa

permitiéndole cumplir con sus compromisos financieros a tiempo.

Permitirá tener un orden y control de las operaciones de la empresa en cuanto

a requerimientos y flujo de caja.

Permitirá tener una mejor comunicación entre las áreas en cuanto al cruce de

información, será en menor tiempo y permitirá que la facturación sea más

rápida permitiendo así hacer el seguimiento al área de cobranzas de una

manera más rápida y más efectiva.

30

Contribuirá a anticipar los gastos y pagos de manera que no se den a última

hora e incurrir en sobre gastos financieros innecesarios.

2.5. Alcances y limitaciones

El área en el que se desarrollara el plan de mejora es el de Finanzas, siendo la sub-

área de cobranzas con la que se trabajara de manera directa para el año 2017.

El alcance de la presente investigación está enmarcado en el área de tesorería

de la empresa INVERSIONES AFEM SAC en el año 2017, y la limitación dependerá

de la información que se obtenga de la manera en que actualmente es manejada el

área de tesorería y la información que pueda ser obtenida de primera mano; así como

de los recursos con los que disponga la empresa para realizar la mejoras que se

propongan. La aplicación de ésta se basará en la realidad y situación actual del área

de tesorería, no siendo limitante la extensión de ésta a otras áreas de la empresa; se

deberá tomar en cuenta cada realidad y la cantidad de información y recursos

disponibles para la aplicación de la mejora.

31

CAPÍTULO 3

MARCO TEÓRICO

3.1. Bases Teóricas:

a. Control: Encontramos en Reyes Ponce, Agustín. Administración Moderna.

Editorial Limusa, México 1992. (pp. 130 – 135) que el autor estudia los

procesos más importantes en la administración como la planeación,

organización, dirección y Control en donde este último proceso será de vital

importancia para el presente estudio, ya que es el paso en donde medimos

resultados y redireccionamos las decisiones para el bien de la empresa.

Según Stephen P, Robbins. Administración, teoría y práctica, 8va Edición,

México 2005. (pp. 457-465) Encontramos que la medición es parte vital del

proceso de Control.

b. Liquidez: Según Diario gestión, (2016) La liquidez es un concepto esencial

en las finanzas personales, Liquidez es un término que se utiliza para describir

qué tan fácil es convertir nuestros activos en efectivo, para cubrir nuestras

obligaciones.

Revista Economía (2011)

No existe un único marco teórico desde el cual analizar la demanda

corporativa de liquidez. En efecto, al interior de la literatura de las Finanzas

Corporativas suelen emplearse tres marcos conceptuales diferentes: el enfoque

de demanda óptima, el de demanda gerencial y el de jerarquías financieras.

A) El primero desea que se obtenga un buen nivel de liquidez para la

empresa, en donde es igual el costo de una unidad monetaria más y el costo

de tener que asumir ausencia de efectivo, al que tienden a acercarse las

tenencias efectivas (Opler et al, 1999); los aportes teóricos en este campo se

agrupan en torno a dos de los motivos de demanda de efectivo desarrollados

por Keynes (1936):

32

B) El motivo transacción, según el cual la cantidad de efectivo

demandada minimiza la suma de dos tipos de costos: el de invertir y ganar

liquidez por un lado, y el costo de oportunidad de mantener efectivo en caja,

por otro; y

C) El motivo precaución, donde la liquidez sirve para poder invertir en

nuevas oportunidades de negocio para la empresa, y no recurrir a otras fuentes

que generan un gasto mayor.

3.2. Definiciones:

3.2.1 Control:

Según Isalberto Chiavenato, Administración 3º edición:

El Proceso administrativo es un flujo continuo de planeación,

organización dirección, y control. Estos elementos guardan relación entre sí. El

Control está relacionado si desconectarse de cada uno de los procesos de la

administración: La planeación la organización y la dirección impactan en los

resultados y flujos del control en una empresa. En varias ocasiones se necesita

cambiar planeación, la organización y la dirección debido a la influencia de

este.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado

depende de la función del área en que aplique puede ser entendida:

1. Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo.

2. Como los medidores de gestión.

3. Como la aplicación de normas para mantener el orden o influenciar en el

comportamiento.

33

Dentro del proceso administrativo y después de analizar los procesos de

planeación, la organización y dirección, es importante comparar y medir los

resultados, con esto se completa el proceso administrativo; para esto es

necesario apoyarse en el CONTROL que se va encargar de revisar si los

elementos anteriores fueron llevados a cabo bien en forma breve.

Figura 20. Administración Moderna

a. Administración Financiera de tesorería:

Figura 21. Mapa Conceptual de Administración Financiera de Tesorería

34

Estructura de la tesorería:

Según Economía Simple (2016), Se entiende como el conjunto de actividades

relacionadas con la contabilidad de la empresa en las que se tienen en cuenta los

registros bancarios o de caja. Así, la tesorería revela directamente los pagos y los

cobros de una empresa.

Abraham indica que “manejar adecuadamente el efectivo en caja y bancos,

para pagar normalmente los pasivos y erogaciones imprevistas, así como reducir el

riesgo de una crisis de liquidez”.

Alfonso Ortega Castro indica que la administración financiera de efectivo

tiene por “objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar su

patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez, mediante el manejo óptimo

de efectivo en caja, bancos y valores negociables en bolsa, para el pago normal de

pasivos y desembolso de imprevistos”.

Figura 22. Ciclo financiero de una empresa de Producción

35

Como se observa, el ciclo operativo se determina en relación con la actividad

principal de la industria, aunque también tiene otras entradas y salidas de efectivo, las

cuales debe considerar dentro de sus operaciones o requerimientos de dinero, ya que

son obligaciones y derechos que se deben cumplir. El flujo de efectivo es un estado

que presenta y determina de manera anticipada el movimiento y las necesidades de

efectivo en la empresa, y se puede realizar de manera mensual, bimestral, trimestral,

semestral o anual, entre más corto es el tiempo más se apega a la realidad.

3.2.2. Liquidez: Capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones de

pago de forma inmediata.

Según el Glosario de Terminos Económicos del BCR, (2011):

Son pasivos financieros u obligaciones monetarias de las instituciones

financieras con el sector privado de la economía. La liquidez puede estar

constituida en moneda nacional o moneda extranjera. La liquidez en moneda

nacional se divide en:

· Dinero: Corresponde a la suma del circulante y los depósitos a la vista

mantenidos por el sector privado.

· Cuasidinero: Constituido por los depósitos de ahorro, depósitos a plazo,

cédulas hipotecarias, letras hipotecarias, bonos emitidos por las instituciones

financieras y otros valores.

La liquidez en moneda extranjera comprende los depósitos (vista,

ahorro y plazo), Certificados Bancarios en Moneda Extranjera, bonos, valores

emitidos por el Banco Central de Reserva del Perú (Certificados de Divisas, de

Libre Disponibilidad y de Plata, bonos) y otras obligaciones en moneda

extranjera.

36

Según Bernstein (1999):

La liquidez es la facilidad, velocidad y el grado de merma para

convertir los activos circulantes en tesorería, y la escasez de ésta la

considera uno de los principales síntomas de dificultades financieras. En

principio la liquidez se puede definir de forma simple como la capacidad

de pago a corto plazo que tiene la empresa, o bien, como la capacidad

de convertir los activos e inversiones en dinero o instrumentos líquidos,

lo que se conoce como tesorería.

Esto quiere decir que fundamentalmente la liquidez es la

capacidad de convertir activos en tesorería para hacer funcionar a la

empresa. A su vez la tesorería es considerada el componente más

líquido con respecto a todos los demás activos, pues proporciona la

mayor flexibilidad de elección a la empresa para decisiones de inversión

o financiación. También este componente representa el inicio y el final

del ciclo de explotación y su conversión va dirigida a todo tipo de

activos, como por ejemplo: las existencias que se convierten en cuentas

por cobrar mediante el proceso de ventas.(p.551)

37

CAPÍTULO 4

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

Como principal herramienta se necesitará usar la recolección de datos, la cual nos

permitirá reunir y clasificar información directa del manejo y funcionamiento del área

de tesorería, ésta luego será analizada a fin de determinar posibles problemas y

causas; para llevar a cabo ésta recolección se usará una hoja de registro.

Como herramientas secundarias se usarán: lluvia de ideas y diagrama de

Ishikawa, las cuales también nos brindan información de primera mano y nos otorgan

mayor detalle de las causas raíces de los problemas encontrados en la recolección de

datos; ésta herramientas simplificará el análisis, a entender mejor los problemas y

analizar las causas y subcausas que contribuyen a que el o los problemas sigan

existiendo.

Posterior a la determinación de las causas será necesario escoger aquellas

que sean las más críticas y afrontarlas, se deberá elaborar un plan de solución y

ejecución de corto y mediano plazo y luego un posterior control a largo plazo con el fin

de asegurarse de que la implementación se mantenga.

Como principal resultado se logrará encontrar los principales problemas

relacionados al mal proceso que se llevaba en el área de tesorería; analizarlos y

buscar solución a los mismos, lo cual permitirá tomar como primera medida el hecho

de definir las funciones y requisitos técnicos de la persona que se desempeñaría en el

puesto de asistente de tesorería, buscar una persona idónea que brinde el soporte y

conocimiento de que las actividades se llevarían a cabo tal cual se definiría en el MOF,

posterior a esto se publicaría en la empresa las labores que se desempeñarían en el

área de tesorería y sobre todo a aquellas áreas que tendrían relación y comunicación

constante con ésta.

38

4.1 Entrevista realizada al socio y experto empresario textil.

ENTREVISTA Nº 1

ENTREVISTADO: Alexander barriga

ENTREVISTADOR: Magali Zevallos

EMPRESA: INVERSIONES AFEM SAC

CARGO: SOCIO

1. ¿podría contarnos sobre su empresa y a que se dedica?

R: somos una empresa que se dedica a la confección de uniformes

industriales, productos de seguridad y uniformes de oficina, nuestra experiencia

en el mercado hace que brindemos a nuestros clientes confecciones de calidad

tratando de cubrir los requerimientos y necesidades, el rubro textil en la

actualidad está muy competitivo y cada vez los clientes son más exigente por lo

que hay que seguir mejorando.

2. ¿Qué Fortalezas tiene el área de Tesorería de su empresa

R: La resolución de los problemas inmediatos, a pesar de muchas circunstancias

de desorden trata de sacar las operaciones adelante.

3. ¿Qué Oportunidades de mejora tiene el área de Tesorería de su empresa?

R: Definitivamente deben de tener un mejor control y orden en las operaciones del

día a día, que todo sea más fluido y que se pueda cruzar la información de una

forma rápida.

4. ¿Su empresa tiene una adecuada liquidez?

R: No, siempre estamos corriendo con ese tema

5. ¿Por qué considera que su empresa no tiene una liquidez adecuada?

R: algunas veces recurrimos a sobregiros y préstamos de terceros.

6. ¿en su empresa que indicadores de liquidez utiliza para saber que le falta o

tienen liquidez de tal manera que vaya monitoreando día a día?

R: flujo de caja diario

7. ¿Considera Ud. que es importante el proceso de control de una empresa?

R: Claro que sí, eso es precisamente lo que le falta a esa área..

39

8. ¿usted utiliza sistemas informáticos que le ayuden a mejorar el control?

Que sistemas utiliza?

R: Actualmente no usamos es uno de los motivos que urge mejorar el área ya que

toda la información está en Excel.

9. ¿Si no tuviera el proceso de control ¿cómo afectaría su liquidez?

R: Claro y se ve claramente en la actualidad como el no tener un proceso de

control ordenado impacta en la liquidez porque las cobranzas y los gastos no

tienen un seguimiento correcto.

10. ¿Qué herramientas considera Ud. que se deben usar en un proceso de

Control para tesorería?

R: Primeramente una persona que se dedique a ordenar la documentación y

cruzar la información, además puede ser un sistema que ayude a que dicho cruce

sea más dinámico y efectivo.

11. ¿Su empresa cuenta con manual de funciones, normas y políticas bien

establecidas?

R: no, es algo que reconozco nos está faltando.

12. ¿De qué manera piensa que esto ayude a aumentar su liquidez?

R: hace que la empresa este mejor organizada y que cada personal este

consciente de sus funciones

13. ¿Cuáles son las áreas de apoyo para que el flujo de operaciones de

tesorería sea eficiente?

R: almacén, comercial, compras

14. ¿respecto al personal considera que debe estar capacitado?

R: siempre,

15. ¿Qué características considera debe tener el personal de esta área?

R: proactivo, que sea responsable en su trabajo ya que es un puesto importante

para la empresa.

16. ¿Qué sugerencia podría dar al área de Tesorería para mejorarla?

R: definitivamente orden, se deben definir mejor las funciones.

40

ENTREVISTA Nº 2

ENTREVISTADO: NICOLAS GUIA

ENTREVISTADOR: Magali Zevallos

EMPRESA: NABILA SAC

CARGO: DUEÑO

1. ¿podría contarnos sobre su empresa y a que se dedica?

Somos una distribuidora textil la cual cuenta con más de 600 productos en el

mercado. Cada una de nuestras telas es reconocida por sus estándares de alta

calidad y excelente resistencia ofrecemos lanillas de vestir, drill, denim, tela

antiflama, moda, Oxford, forros, cintas reflexivas y telas de uso industrial pero

sobre todo mantenemos una excelente relación con los clientes y los diferentes

distribuidores del mercado, nuestros locales cuentan con la más moderna

tecnología, al igual que colaboradores capacitados, para poder ofrecer productos

con altos estándares de calidad.

Ofrecemos servicio de delivery gratuito a todo Lima.

Yo soy el dueño me gusta innovar, aprovechando las oportunidades de

negocio, la experiencia ganada en los años un adecuado control y orden han

hecho que podamos crecer como empresa en el rubro textil.

2. ¿Qué Fortalezas tiene el área de Tesorería de su empresa

R: los controles a través de las conciliaciones, arqueos de movimientos bancarios

sobre todo énfasis en el área de Cobranzas y el informe diario del flujo hace que

siempre estemos al tanto de lo que acurre diariamente con el dinero de la

empresa.

3. ¿Qué Oportunidades de mejora tiene el área de Tesorería de su empresa?

R: bueno adquisición de sistemas de informáticos a medida.

4. ¿Su empresa tiene una adecuada liquidez?

R: Bueno tratamos de que así sea de lo contrario no estaríamos en el mercado es

la adecuada.

41

5. ¿Por qué considera que su empresa tiene una liquidez adecuada?

R: cubre las necesidades más importantes

6. ¿en su empresa que indicadores de liquidez utiliza para saber que le falta

o tienen liquidez de tal manera que vaya monitoreando día a día?

R: aplicamos básicamente el índice de tesorería y prueba acida

7. ¿Considera Ud. que es importante el proceso de control de una empresa?

R: Más que importante es necesario solo así se lograran los objetivos trazados.

8. ¿Usted utiliza sistemas informáticos que le ayuden a mejorar el control?

Que sistemas utiliza?

R: Si, CONTASIS ya que podemos registrar planillas ver activos, manejo de control

en la tesorería y está conectada con todas las áreas de la empresa.

9. ¿Si no tuviera el proceso de control ¿cómo afectaría su liquidez?

R: En gran manera pues ello solo traería desorden y desfalco no solo de la parte

liquida sino de los bienes

10. ¿Qué herramientas considera Ud. que se deben usar en un proceso de

Control para tesorería?

R: un sistema adecuado a la medida de la empresa, personal calificado.

11. ¿su empresa cuenta con manual de funciones, normas y políticas bien

establecidas?

R: si, cada área sabe que función realizar esto permite minimizar los conflictos de

cada área marcando responsabilidades ya que divide el trabajo como corresponde

y sobre todo aumentando la productividad

12. ¿De qué manera piensa que esto ayude a aumentar su liquidez?

R: genera orden control y una buena organización.

13. ¿Cuáles son las áreas de apoyo para que el flujo de operaciones de

tesorería sea eficiente?

R: finanzas y comercial así como ventas.

42

14. ¿respecto al personal considera que debe estar capacitado?

R: siempre, mientras más capacitado este el personal su crecimiento individual

aportara en conjunto a la organización.

15. ¿Qué características considera debe tener el personal de esta área?

R: Esta área es una de las más importantes ya que se ve el manejo del efectivo

debe ser una persona responsable , honrada ya que debe saber optimizar el uso

de recursos y obligaciones financieras velando correctamente la liquidez de la caja

así como atender las relaciones del sector financiero .

16. ¿Qué sugerencia podría dar al área de Tesorería para mejorarla?

R: Buscar que el tiempo de facturación al tiempo de cobranza sea el mínimo.

43

4.2 Análisis FODA

Tabla 4.

FODA del Área de Tesorería


1.No hay orden en la Cobranza

2. Proveedores empoderados

3.Pagos a Bancos puntuales

3.Duplicidad de funciones

2.Inseguridad

3.Economía estancada.

D2 +A1 : Nuevo proceso de

requerimientos, mas dinámico y en

menos tiempo.

1. Las otras areas hacen

requerimientos sin medición

FODA DE TESORERÍA

FORTALEZAS

F1 + O3 : Contratación de una

personal que aporte al área para

enfocarse estrictamente a las

cobranzas

F4 + A1 : El compromiso del

personal es básico para empoderar

a las demás areas con el correcto

proceso que no afecte la liquidéz

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

F+O D+O

D+AF+A

1.Experiencia en operaciones de

tesorería

2.No hay control de requerimientos,

gastos, cobranzas

4.Sobrecarga de trabajo para una

persona

4.Área de tesorería con personal

comprometido.

1.Tecnología accesible con buenos

precios.

2.Nuevas formas de negociación

con los bancos

3. Egresados de administración,

contabilidad y finanzas con ganas

de entrar al mrcado laboral

D1 + O1 : Un sistema que ayude al

orden del área de tesosería

44

PROBLEMA PROBLEMA PROBLEMA PROBLEMA PROBLEMA Total problemas A

(activos)

EJE X

P1 P1

P2 P2

FALTA DE LIQUIDEZ EN LA EMPRESA

P3 P3

DEMORA EN LAS COBRANZAS

P4 P4

P5 P5

P1 P2 P3 P4 P5

Total Problemas B (Pasivos)

EJE Y

2 3 11

ANALISIS DE LOS HALLAZGOS DEL DIAGNOSTICO DE LOS PROBLEMAS (MATRIZ DE VERNER)

3 0 0 0 3

0 2 2 2

DEMORA EN PAGOS A BANCO Y LETRAS

DEMORA EN LA FACTURACIÓN

DUPLICIDAD DE ATENCIÓN EN LAS ORDENES QUE

REQUIEREN DISPOSICIÓN DE EFECTIVO

Variables o problemas

3 11 7 4 5

4

0 3 3 0

P1 P2 P3 P4 P5

6

0 3 1 0

6

3 3

9 10 114 5

NÚMER

O DEL

MAYOR

10

9

8

7

6

5

6 7 8

3

2

11

1 2 3

1

10

9

8

7

6

5

4

6 7 8 9 101 2 3 4 5

11

11

4

3

2

1

PA

SIV

O

ACTIVO

P

P2

P3

P4

P5

P1

Luego de obtener el problema principal de la empresa que es la falta de liquidez, se

procede a usar la herramienta de Verner para validar el problema principal de la

empresa.

4.3 Herramienta de Verner

Tabla 5.

Herramienta de Verner

.


Figura 23. Tabulación de Matriz de Verner Fuente: Elaboración Propia (2017)

Además de esto se sustenta y valida con la caja y Banco que muestra falta de liquidez.

45

Tabla 6.

Caja y bancos


FECHA N° CH/. DETALLE INGRESO EGRESO SALDO

01-dic SALDO AL 31/12/2016 1,442.03

02-ene 1348 ALEXANDER BARRIGA - PAGOS VARIOS REQUERIMIENTO 600.00 842.03

02-ene PRESTAMO SR. HOSHI 9,900.00 10,742.03

02-ene PRESTAMO SR. HOSHI 100.00 10,842.03

02-ene TEJIDOS SAN JACINTO S.A - L/ 316997300 F.V. 25/12/16 2,388.10 2,405.03 8,437.00

02-ene CONSORCIO LA PARCELA S.A - L/ 42612-02 F.V. 26/12/16 1,491.87 1,503.91 6,933.09

02-ene 1350 DEPOSITO AL SCOTIABANK 4,650.00 2,283.09

02-ene 1349 CUOTA PRESTAMO - INTERBANK 1,577.20 1,577.20 705.89

02-ene LETRAS DSCTO 3.50 702.39

02-ene PORTE EXTRACTO NUM. 3.50 698.89

02-ene IMPUESTO ITF 0.85 698.04

03-ene PGO ENTEL 316.05 381.99

04-ene DEPOSITO DEL BBVA 500.00 881.99

04-ene CORPORATION EL SHARK S.A.C - L/664 F.V. 27/12/16 751.00 757.93 124.06

04-ene DEPRODECA PGO F/ 5695 424.80 548.86

05-ene PRESTAMO BAVELA 2,900.00 3,448.86

05-ene TEXTIL SICAN S.A.C L/10 2,876.08 2,902.60 546.26

05-ene DEPOSITO DEL BBVA 1,200.00 1,746.26

05-ene 1351 ALEXANDER BARRIGA - PGO CUOTA DE PRESTAMO SCOTIABANK 1,520.35 225.91

05-ene 1351 DEPOSITO AL SCOTIABANK 0.15 225.76

05-ene IMPUESTO ITF 0.30 225.46

06-ene AFE TRANSPORTATION - PGO FACT. 1,062.00 1,287.46

06-ene PRESTAMO BAVELA 4,000.00 5,287.46

06-ene COMERCIAL TEXTIL S.A.C - L/ 412635 F.V. 29/12 937.22 945.86 4,341.60

06-ene AFSS TRADING COMPANY S.A.C - L/ 1/783 F.V. 29/12/16 1,331.67 1,341.11 3,000.49

06-ene CARP Y ASOCIADOS S.C.R.L - L/ 20835 F.V. 29/12/16 2,285.00 2,306.07 694.42

BCP SOLES

46

SELECCIÓN DEL PROBLEMA PRINCIPAL PARA INVERSIONES AFEM S.A.C.

Personal realiza diferentes fuciones

PROBLEMA

No hay medicion en el almacen central

No hay un sistema de trabajo en los almacenes Desconocimiento de herramientas de control

No hay comunicación entre las áreas

Liquidación no cuadra con facturación

No hay cronograma de págo eficáz

Inadecuado sistema de pago de los proveedores

No hay control en el área de cobranzas

Una persona realiza faturación, cobranzas y tesorería

No hay un control en los requerimientos

Generación de reporte de ventas

con mucha demora.

No hay cronograma de visita a

clientes

Personal con sobre carga de trabajo

Una sola persona

encargada del puesto

FALTA DE LIQUIDÉZ EN LA EMPRESA

Almacen Personal

Finanzas Operaciones

En base a esta herramienta se puede concluir que el problema principal es la falta de liquidez en la empresa, y para ello se debe analizar

que causas originan este problema con la herramienta ISHIKAWA :

Figura 24. ISHIKAWA – Causa / Efecto Fuente: Elaboración Propia (2017)

47

PROBLEMA

CAUSAS RELEVANTES¿Es un factor que

lleva al problema?

¿Esto ocasiona

directamente el

problema?

¿Si se elimina

corregiría el

problema?

¿Se puede

plantear una

solución factible?

¿Se puede medir

si la solución

funciona?

¿La solución es de

bajo costo?

¿El tiempo para

solucionarlo es

corto?

TOTAL

1. No impacto en la so lución del

problema.

2. Impacto intermedio en

so lución del problema.

3. Impacto grande, mayor en la

so lución del problema.

1. No ocasiona directamente el

problema.

2. influye a medias en el

problema

3.Ocasiona directamente el

problema.

1. Si se elimina no corregiría el

problema.

2.Si se elimina corrige a medias

el problema.

3.Si se elimina corrige y aporta

en la eliminación del problema.

1. No se puede plantear una

so lución factible.

2. Si pienso que podría plantear

una so lución factible.

3. Definitivamente SI se puede

plantear un so lución factible.

1. No se puede medir si la

so lución funciona.

2. Si pienso que se puede medir

la so lución y ver factibilidad.

3. Definitivamente SI se puede

medir una so lución factible.

1. No es de bajo costo la

so lución y cuesta.

2. El costo de la so lución es

intermedio,.

3. El costo de la so lución no es

caro, es factible, es bajo.

1. Requiere mucho tiempo, para

so lucionarlo .( M ayor al año)

2. Requiere un tiempo

prudencial, mediano (6 a 1 año)

3. Se puede so lucionar en corto

plazo (menor a 6 meses)

C1 no hay un control en los requerimientos 1 1 1 2 2 1 2 10

C2 No hay medicion en el almacen central 1 1 1 1 2 1 2 9

C3 No hay un sistema de trabajo en los almacenes 1 1 1 2 1 1 1 8

C4 Una sola persona encargada del puesto 3 2 2 3 2 2 2 16

C5 Personal realiza diferentes funciones 2 2 3 2 1 2 2 14

C6 Personal con sobrecarga de trabajo 3 3 3 3 3 2 3 20

C7 Desconocimiento de herramientas de control 1 1 1 3 1 2 2 11

C8 Liquidación no cuadra con facturación 2 2 3 2 3 2 2 16

C9 Inadecuado sistema de pago de los proveedores 2 2 1 1 2 2 1 11

C10 No hay control en el área de tesorería 3 3 3 3 3 2 3 20

C11 Una sola persona realiza facturación, cobranzas y tesorería 2 2 2 2 3 2 3 16

C12 No hay comunicación entre las áreas 3 3 3 3 2 2 3 19

C13 No hay cronograma de pago eficáz 2 1 1 2 2 3 3 14

C14 No hay cronograma de visita a clientes 2 1 1 2 2 3 3 14

C15 Generación de reporte de ventas con mucha demora. 2 1 2 2 2 1 3 13

MATRIZ DE PRIORIZACION DE PUNTOS CRITICOS

DEMORA EN LA COBRANZA DE FACTURAS

Al listar las causas encontradas en ISHIKAWA y colocarlas en la Matriz de Puntos Críticos podemos determinar cuáles son aquellas causas

que impactan directamente en la solución del problema.

Tabla 7.

Matriz Puntos Críticos


48

CAPÍTULO 5

ANÁLISIS CRÍTICO Y PLANTEAMIENTO DE ALTERNATIVAS

5.1. Análisis Crítico

Puntos Críticos:

Personal con sobrecarga de trabajo.

No hay control en el área de tesorería.

No hay comunicación entre las áreas

PC1: El personal tiene que realizar muchas funciones a la vez, tiene que encargarse

de cruzar diariamente el cruce de información para la facturación, realizar un control

de estas , además del pago a los bancos y demás obligaciones , la cobranza y control

de caja todo esto sumado a las operaciones por requerimientos , pagos de la empresa

y otros.

PC2: No hay un control en el área, no tienen una responsabilidad con el manejo de la

información, la única herramienta de control es el Excel y este tiene muchas fallas,

además de que no hay indicadores de medición ni control por cada una de las

variables como la cobranza y la facturación, es por ello que no se puede planificar a

largo plazo cuanto dinero entrara o saldrá de caja, todo se maneja diariamente.

PC3: Las áreas no tiene una comunicación efectiva, no hay coordinación y hay

rivalidad entre estas, las funciones no están definidas, es por ello que se incurre en

retrasos y problemas de duplicidad de atención.

49

5.2. Planteamiento de alternativas:

Alternativa Nro. 1: Encargar la cobranza a un tercero y pagarle por

comisiones.

Tenemos al Grupo Recupera, ofrece el servicio de cobranzas administrativas, que

por una comisión puede encargarse de la cobranza de las facturas pendientes.

Figura 25. Grupo Recupera – Servicio de cobranzas administrativas.

Fuente: http://www.gruporecupera.com.pe/(2017

50

Alternativa Nro. 2: Adquirir un software ERP

Que aporte a interconectar a las áreas de la empresa, conjuntamente con el control

exacto de costos y gastos, emisión de facturas y control de las cobranzas de estas.

Figura 26. Cotización Defontana

Fuente: Defontana (2017)

51

Tabla 8.

Costo de alternativa: 2


Tabla9.

Beneficio / Costo - Alternativa 2


Alternativa Nro. 3: Contratar a un personal para cobranzas

Un personal que conozca y esté comprometido con la Misión de la empresa, pero que

entiende de la importancia que tiene la cobranzas para la liquidez de la empresa.

Tabla 10.

Costo Anual –Personal de cobranzas

Fuente: Elaboración Propia (2017).

La principal función de la persona encargada de cobranzas será:

Revisar pagos y obligaciones bancarias

Realizar conciliación bancaria

Atender y entregar letras de proveedores así como llenar l antelación de la

cuenta con ellos

Gestionar líneas de crédito con los bancos

Enviar reporte de pagos y transferencias realizadas según lo establecido

Revisar y analizar las cuentas de anticipo de pago. A proveedores, cheques

diferido, letras por pagar

Meta Plan de Acción Estrategias Entregables Responsable Orden

Cronológico Presupuesto Total

Cotizaciones para ERP

COMPRA FORMATO DEFONTANA SAPIENS

(SISTEMA ERP) Magali Zevallos Ver gantt 20.913,75

INSTALACIÓN (TEAMVIEWER) Y

CAPACITACIÓN Magali Zevallos Ver gantt

EJECUCIÒN DE ERP Magali Zevallos Ver gantt

Generar herramientas a que de

un rendimiento a largo plazo

poara ordenar los costos .

Adquirir un software ERP S/. 20.913,75

COSTOS

Pequeña Empresa Sueldo Comisión SUB TOTAL SIS ESSALUD SUB TOTAL GratificaciónBono

ExcepcionalCTS Vacaciones TOTAL

TOTAL

ANUALVendedor 1 S/. 1,200.00 S/. 1,200.00 S/. 108.00 S/. 1,308.00 S/. 100.00 S/. 108.33 S/. 50.00 S/. 1,566.33 S/.18,796.00

TOTAL PLANILLA S/. 1,200.00 S/. 0.00 S/. 1,200.00 S/. 0.00 S/. 108.00 S/. 1,308.00 S/. 100.00 S/. 0.00 S/. 108.33 S/. 50.00 S/. 1,566.33 S/.18,796.00

S/. 277.537,20

S/. 20.913,75

INDICADOR

MODERADO

BENEFICIO /

COSTO

13,27

52

Efectuar llamadas hacer seguimiento a los proveedores así como hacer un

seguimiento a las facturas emitidas que estén por vencer mediante un aviso de

cobro hacia nuestros clientes

Emitir cheques de pago a los trabajadores y proveedores

Manejar caja chica y fondo para pagos en efectivo realizando una rendición

diaria

Tabla 11

Costo de alternativa 3


Tabla 12

Beneficio / Costo- Alternativa 3




Compra de Computadora Magali Zevallos Ver gantt 1.732,00

Muebles de escritorio Magali Zevallos Ver gantt 1.200,00

Útiles de escritorio Magali Zevallos Ver gantt 200,00

MOF para las áreas ( Estratégia de Apoyo) Magali Zevallos Ver gantt

Computrabajo - Anuncio Magali Zevallos Ver gantt 310,00

Entrevistas a terna Magali Zevallos Ver gantt 0,00

Contratación de Gestor de Cobranzas Magali Zevallos Ver gantt 18.796,00

Monitoreo de Cobranzas Magali Zevallos Ver gantt 0,00

Reuniones de seguimiento. Magali Zevallos Ver gantt 0,00

Contratar a un personal para

cobranzas S/. 22.238,00

Implementar un area de

Cobranzas y facturación

conjuntamente con la

contratación de un personal

eficiente y con el perfil

necesario para el puesto

COSTOS

S/. 277.537,20

S/. 22.238,00

INDICADOR

MODERADO

BENEFICIO /

COSTO

12,48

53

Estrategia de apoyo: Elaboración de un MOF

La elaboración de un MOF es primordial para comenzar a ordenar las funciones,

alcances y limitaciones por puesto de trabajo. No podemos comenzar a controlar si

un Manual de Funciones para el equipo de trabajo.

Analizar los puestos a través de la implementación de una metodología

tripartita que contempla: Entrevista +Observación + Mercado, con la finalidad de

que dicha información sirva de imput para proyectos de Gestión Humana dentro de

la empresa.

Análisis de Puestos por etapas:

1. Presentación y validación de la herramienta.

2. Levantamiento de información.

3. Procesamiento de información.

4. Resultados.

Tiempo: 5 días.

Figura 27. Cotización de E&E Especialistas en factor Humano.

Fuente: E&E Especialistas en Factor Humano (2017)

54

CAPÍTULO 6

JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ESCOGIDA

Alternativa 3:

Permitirá eliminar el cuello de botella en el flujo de las operaciones del

área.

Contribuirá con el orden y control necesario para hacer de las

cobranzas una operación efectiva.

Permitirá proyectar los pagos de una forma segura evitando cargos

financieros por demoras en las fechas de pago.

La persona que antes se encargaba de toda el área, podrá tener más

tiempo para otras funciones importantes en la empresa.

Alternativa 2:

El ERP permitirá tener controlada el área, y tener la información

inmediata haciendo comparativos y extrayendo posibles estrategias en

corto tiempo.

El ERP será un activo intangible que generara valor, y minimizará los

tiempos de espera de los requerimientos.

Principalmente reflejara cuales son las facturas pendientes de cobrar,

para que el colaborador de cobranzas pueda acceder fácilmente al

seguimiento y tener la información necesaria para hacer efectiva la

cobranza sin ser invasivo con el cliente.

INDICADOR COSTO BENEFICIO

Cada alternativa tiene un presupuesto que en su suma da S/.43 151.75

Soles, con esto tenemos el Costo exacto de la Inversión Propuesta,

más para determinar el Beneficio tenemos un Promedio de lo que se ha

dejado de cobrar mensualmente en la empresa según el siguiente

cuadro:

55

Mes LO QUE SE DEBIÓ COBRAR LO QUE SE COBRÓ

ENERO S/. 110,000.00 S/. 86,610.00

FEBRERO S/. 89,750.00 S/. 64,000.00

MARZO S/. 203,459.00 S/. 167,626.00

ABRIL S/. 68,889.00 S/. 63,325.00

MAYO S/. 95,000.00 S/. 84,000.00

JUNIO S/. 130,320.00 S/. 105,000.00

JULIO S/. 98,780.00 S/. 70,000.00

AGOSTO S/. 99,805.00 S/. 62,805.00

SEPTIEMBRE S/. 85,506.00 S/. 67,803.00

OCTUBRE S/. 125,000.00 S/. 104,059.00

PROMEDIO S/. 110,650.90 S/. 87,522.80

PROMEDIO

MENSUAL -S/. 23,128.10

Tabla 13.

Cuadro de Cobranzas de INVERSIONES AFEM


Cada mes se tiene una proyección de lo que se debe cobrar, además de las

facturas que tienen arrastrando desde tiempo atrás, para evaluar el Beneficio / Costo

en el escenario Moderado, a pesar de que las cobranzas son diferentes cada mes se

toma en cuenta el promedio de lo que se debió cobrar de la sumatoria de los 12

meses de la ejecución del Gantt ( Plan de Mejora) y esto nos arroja un Beneficio /

Costo con un indicador de 6.43 en un escenario moderado, Esto quiere decir que por

cada unidad de medida de inversión la ganancia será de 5.43

56

Tabla 14

Costos alternativa 1 y 2


Tabla 15

Beneficio / Costos alternativa 1 y 2

BENEFICIO / COSTO

S/. 277.537,20

S/. 43.151,75

INDICADOR 6,43

MODERADO




Compra de Computadora Magali Zevallos Ver gantt 1.732,00

Muebles de escritorio Magali Zevallos Ver gantt 1.200,00

Útiles de escritorio Magali Zevallos Ver gantt 200,00

MOF para las áreas ( Estratégia de Apoyo) Magali Zevallos Ver gantt

Computrabajo - Anuncio Magali Zevallos Ver gantt 310,00

Entrevistas a terna Magali Zevallos Ver gantt 0,00

Contratación de Gestor de Cobranzas Magali Zevallos Ver gantt 18.796,00

Monitoreo de Cobranzas Magali Zevallos Ver gantt 0,00

Reuniones de seguimiento. Magali Zevallos Ver gantt 0,00

Cotizaciones para ERP

COMPRA FORMATO DEFONTANA SAPIENS

(SISTEMA ERP) Magali Zevallos Ver gantt 20.913,75

INSTALACIÓN (TEAMVIEWER) Y

CAPACITACIÓN Magali Zevallos Ver gantt

EJECUCIÒN DE ERP Magali Zevallos Ver gantt

TOTAL 43.151,75S/.

Generar herramientas a que de

un rendimiento a largo plazo

poara ordenar los costos .

Adquirir un software ERP S/. 20.913,75

Contratar a un personal para

cobranzas S/. 22.238,00

Implementar un area de

Cobranzas y facturación

conjuntamente con la

contratación de un personal

eficiente y con el perfil

necesario para el puesto

COSTOS

57

CAPÍTULO 7

IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA

7.1 Cronograma de Acción:

Dentro del Plan de Acción se tenemos las 2 estrategias escogidas, para ello se han

evaluado las actividades principales para lograr que dicha implementación sea bien

llevada y controlar y medir cada uno de los pasos a seguir.

Actividades de la Estrategia 1 :

Tabla 16.

Actividades Estrategia 1


Actividades de la Estrategia 2 :

Tabla 17.

Actividades Estrategia 2


No todas las actividades se realizaran a la vez, cada una tiene su propio

tiempo para ser ejecutada, para ello la herramienta de Gantt es la que se utilizará para

la planificación de estas actividades.

1 Compra de Computadora Magali Zevallos

2 Muebles de escritorio Magali Zevallos

3 Útiles de escritorio Magali Zevallos

4 MOF para las áreas ( Estratégia de Apoyo) Magali Zevallos

5 Computrabajo - Anuncio Magali Zevallos

6 Entrevistas a terna Magali Zevallos

7 Contratación de Gestor de Cobranzas Magali Zevallos

8 Monitoreo de Cobranzas Magali Zevallos

# ACTIVIDADES RESPONSABLE

1 Cotizaciones para ERP Magali Zevallos

2 COMPRA FORMATO DEFONTANA SAPIENS (SISTEMA ERP) Magali Zevallos

3 INSTALACIÓN (TEAMVIEWER) Y CAPACITACIÓN Magali Zevallos

4 EJECUCIÒN DE ERP Magali Zevallos

# ACTIVIDADES RESPONSABLE

58

Tabla 18.

Diagrama de Gantt


OBJETIVO:

ESTRATEGIA 1 Contratación de personal de cobranzas Indicador:

ESTRATEGIA 2 Implementación de un ERP Indicador:

PLANES DE ACCIÓN:

ESTRATEGIA 1 Contratación de personal de cobranzas

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Compra de Computadora Magali Zevallos 1.732,00S/.

2 Muebles de escritorio Magali Zevallos 1.200,00S/.

3 Útiles de escritorio Magali Zevallos 200,00S/.

4 MOF para las áreas ( Estratégia de Apoyo) Magali Zevallos

5 Computrabajo - Anuncio Magali Zevallos 310,00S/.

6 Entrevistas a terna Magali Zevallos -S/.

7 Contratación de Gestor de Cobranzas Magali Zevallos 18.796,00S/.

8 Monitoreo de Cobranzas Magali Zevallos -S/.

9 Reuniones de seguimiento. Magali Zevallos -S/.

22.238,00

ESTRATEGIA 2 Implementación de un ERP

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Cotizaciones para ERP Magali Zevallos

2 COMPRA FORMATO DEFONTANA SAPIENS (SISTEMA ERP) Magali Zevallos 20.913,75

3 INSTALACIÓN (TEAMVIEWER) Y CAPACITACIÓN Magali Zevallos

4 EJECUCIÒN DE ERP Magali Zevallos

20.913,75

IMPLEMENTACIÓN Y CONTROL DE LA ESTRATEGIA

Cobranzas en tiempos concretos

Mejora de tiempos y cobranzas

Resultados:

20.913,75

22.238,00

Determinar el beneficio de la mejora al implementar procesos de control en el área de tesorería para mejorar la liquidez de la empresa INVERSIONES AFEM SAC en el año 2017

PRESUPUESTOMES 10 MES 11 MES 12MES 2 MES 3

TOTAL S/.

MES 6 MES 7 MES 8

TOTAL S/.

MES 0# ACTIVIDADES RESPONSABLE

MES 1 MES 9MES 4 MES 5

MES 0 MES 10 MES 11 MES 12

CRONOGRAMA (GANTT)

CRONOGRAMA (GANTT)

PRESUPUESTO

43.151,75

# ACTIVIDADES RESPONSABLEMES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9

59

7.2. Monitoreo: Para monitorear las actividades claves de la empresa tendremos en

cuenta los indicadores del siguiente cuadro.

Tabla 19

KPI – Indicadores clave de Desempeño


KPI

ALINEADORESPONSABLE

DEFINICION OPERATIVA

(fórmula, alcance y

dimensión)

FrecuenciaFuente de

captura

Nivel

Base

Metas

esperadasLímite

EFICIENCIA

OPERATIVA Magali Zevallos

Tiempo Real / Tiempo

Programado Mensual ERP 5%

Tiempo exacto

para los

requerimientos

24 horas -5%tiempo

exacto. 5%

Liquidez Magali Zevallos Facturas Emitidas /

Facturas Cobradas Mensual

Estado de

Resultados

Mes

anterior

Incrementar la

utilidad 5% 15% 20%

Niveles de

Desempeño

de

Competencia

Trabajador

Alexander

Barriga

El porcentaje de

empleados que dominan

las competencias para su

cargo, únicamente para

aquellos puestos definidos

como estratégicos.

Semestral

Mediciones de

Gestión de

Desempeño por

RRHH y Jefes

Directos.

60% 80% Exigente 72% 80% 88%

Utilidad neta Magali Zevallos

Estado de Resultados del

mes actual / El mes

anterior

MensualEstado de

Resultados

Mes

anterior

Incrementar la

utilidad 5% 15% 20%

KPI - INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO

60

CAPÍTULO 8

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

8.1 Conclusiones

1. Habiendo realizado las investigaciones para el plan de mejora para aumentar

la liquidez de la empresa INVERSIONES AFEM, se concluye que la atención al

área de cobranzas es de vital importancia para la liquidez de la empresa y para

ello es necesario contar con herramientas de control y orden , como el factor

humano y la tecnología, trabajando para cumplir con las metas propuestas por

el presente estudio para que el espacio entre la facturación y la cobranza sea

cada vez en menor tiempo y en la fecha acordado con los clientes.

2. Se concluye también, que la viabilidad de las alternativas escogidas, muestran

un indicador positivo de Gestión, en donde claramente se verán las mejoras

dentro del primer año de ejecutado el Plan de Acción.

3. La empresa tiene la fortaleza de contar con clientes y personas claves como

los socios dispuestos a colaborar con la propuesta para la mejora y ser

flexibles en cuanto a la implementación que esta requiere.

61

RECOMENDACIONES

8.2 Recomendaciones

1. La principal recomendación es la ejecución detallada del plan de acción, el fiel

cumplimiento de este, determinará la efectividad de la propuesta.

2. Los indicadores de Gestión para medir los avances a corto y largo plazo son de

vital importancia, para medir la efectividad de la propuesta de mejora así como

los resultados alcanzados cada periodo de tiempo según el factor estudiado.

3. El Factor Humano será clave para que cada propuesta sea llevada a cabo de

una manera eficaz, por lo que se recomienda hacer partícipes a los

colaboradores de todo el proceso de antes y después de la implementación,

esto mejorara la comunicación entre las áreas y el compromiso de ser flexibles

cuando se inicien los cambios en la empresa.

4. Se sugieren reuniones periódicas con el equipo de trabajo del área, para

hacerle seguimiento a la efectividad de los procesos así como también a que

se pueda mejorar la calidad del trabajo de cada uno, así como escuchar

sugerencias de los colaboradores para que el pan de mejora pueda ser visto

como un verdadero trabajo en equipo

62

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Banco Mundial . (17 de Abril de 2017). http://www.bancomundial.org. Recuperado el 2017 de

Setiembre de 3, de http://www.bancomundial.org/es/country/peru/overview

Diario gestión . (24 de 06 de 2016). Gestion.pe. Recuperado el 15 de 11 de 2017, de

https://gestion.pe/tu-dinero/liquidez-importante-1-125091

galarza, E. (09 de Setiembre de 2017). http://www.minam.gob.pe. Recuperado el 09 de

Setiembre de 2017, de http://www.minam.gob.pe/notas-de-prensa/ministra-del-

ambiente-trabajo-conjunto-entre-la-sociedad-y-el-estado-permite-la-conservacion-de-

nuestros-recursos-naturales/

Glosario de Terminos Económicos del BCR. (Marzo de 2011). Banco Central de Reserva del

Perú. Recuperado el 16 de Agosto de 2017, de

http://www.bcrp.gob.pe/docs/Publicaciones/Glosario/Glosario-BCRP.pdf

LEY Nº 29783. (27 de Octubre de 2016). http://www.munlima.gob.pe. Recuperado el 10 de

Setiembre de 2017, de http://www.munlima.gob.pe/images/descargas/Seguridad-

Salud-en-el-

Trabajo/Ley%2029783%20_%20Ley%20de%20Seguridad%20y%20Salud%20en%20el%

20Trabajo.pdf

RED SINERGIA. (30 de Junio de 2017). http://redsinergia.com. Recuperado el 03 de Setiembre

de 2017, de http://redsinergia.com/avances-tecnologicos-en-la-industria-textil/

63

ANEXOS

64

ANEXO Nº1 : PROBLEMA DE COBRANZAS

65

ANEXO 2

66

ANEXO 3

67

ANEXO 4

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA GESTIÓN DE FONDOS

LOGÍSTICAPRODUCCIÓN TESORERÍA

Fa

se

Inicio

Generación de la

operación en físico.

Emisión del

requerimiento de

materiales

Verificación de

coincidiencia entre

la OC y el

requerimiento.

Emisión del

cheque.

Verificación de

disponibilidad de

efectivo.

Conciliación en el

cuadro de cuenta

bancaria

Fin

no

¿El proveedor

acepta

transferencia?

Transferencia

BancariaSi

68

ANEXO 5

Estado de Situación Financiera (Balance General) 2015-2016

ACTIVOS ACUMULADO ACUMULADO ACUMULADO

2015 2016 2017

MAYO

ACTIVOS CORRIENTES

CAJA Y BANCOS 152,508.00 194,030.00 156,852.00

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 283,816.00 514,582.00 669,401.00

EXISTENCIAS 344,594.00 334,828.00 616,441.00

OTROS ACTIVOS CORRIENTES 50,948.00 10,750.00

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 831,866.00 1,043,440.00 1,453,444.00

ACTIVOS NO CORRIENTES

INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO (NETO) 200,824.00 205,301.00 205,301.00

DEPRECIACIÓN ACUMULADA (108,231.00) (139,663.00) (139,663.00)

TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 92,593.00 65,638.00 65,638.00

TOTAL ACTIVOS 924,459.00 1,109,078.00 1,519,082.00

PASIVOS Y PATRIMONIO

PASIVOS

TRIBUTOS POR PAGAR 85,846.00 39,757.00 2,517.00

PROVEEDORES 29,111.00 42,560.00 2,413.00

OBLIGACIONES FINANCIERAS 445,407.00 370,968.00 922,409.00

TOTAL PASIVOS CORRIENTES 560,364.00 453,285.00 927,339.00

OBLIGACIONES FINANCIERAS - LARGO PLAZO 121,436.00

TOTAL PASIVO NO CORRIENTE 121,436.00

TOTAL PASIVOS 560,364.00 574,721.00 927,339.00

PATRIMONIO

CAPITAL 193,749.00 364,095.00 486,579.00

RESULTADOS ACUMULADOS 70,507.00 170,262.00 105,164.00

RESULTADO DEL EJERCICIO 99,839.00

TOTAL PATRIMONIO NETO 364,095.00 534,357.00 591,743.00

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO NETO 924,459.00 1,109,078.00 1,519,082.00

BALANCE GENERAL

PERIODO/EJERCICIO 2015 Y 2016

RUC : 20514026859

RAZON SOCIAL: Inversiones Afem S.A.C.

MONEDA: NUEVOS SOLES

69

ANEXO 6

PROPUESTA DE POLITICAS COBRANZAS DE INVERSIONES AFEM SAC

Misión: El departamento de cobranzas es responsable de mantener una alta calidad en sus

cuentas, y mantener sus indicadores de medición de cobranzas siempre en positivo, como

política de la empresa al proporcionar créditos a empresas responsables, es darles

seguimiento continuo a las facturas sin ser invasivos con el cliente con la mejor atención.

Objetivo: Esta política tiene como principal objetivo el minimizar los indicadores de mora de la

empresa Inversiones Afem.

Objetivos específicos:

Medir mediante el flujo de caja y el EERR la cobranza

Mantener menos del 10% de cuentas vencidas.

Mantener el plazo de cobro no mayor a 60 días.

Mantener al día las revisiones de la facturación y cruzarla con el reporte del sistema.

Alcance:

Todas las ventas a crédito de la empresa.

Condiciones de Venta.

Cantidad:

Tipo de Tela

Precio

Se elabora la cotización

Condiciones de pago: Entre 30,45 o 60 después de entregada la mercadería.

Medio de Pago: Transferencia / Cheque gerencia.

Cliente aprueba la cotización

Se elabora una muestra

Cliente firma la muestra

Condiciones de Cobranza.

Antes de los 5 días de vencida la Factura se envía un aviso de cobranza.

Se envía un correo de amable recordatorio (un día antes del vencimiento).

Seguimiento al cliente vía sistema.

De ser vencido el plazo: Se negocia un compromiso de pago.

De ser el caso de pasada la fecha de pago en 90 días se envía carta notarial y se

procede a elaborar letras para ser ingresadas al banco.

70

5 a 10 días

conformidad

30 días – entrega total

10 días – de ampliación de entrega

(comunicación previa)

Orden de compraProceso de producción de

uniformes

Plazo de

pago

4425547249Ingreso de guía y

factura60 días

ANEXO 7

CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO

Este ciclo de conversión de efectivo varía según el plazo de pago que puede ser 30, 45 y como

máximo 60 de acuerdo a la cantidad de orden de compra y cliente.

La empresa desde que empieza la producción hasta que cobra se demora 110 días lo cual

significa que la empresa necesita dinero para estos 110 días.

El problema de la empresa es que no está cobrando a tiempo y como se observa a en el cuadro

de los proveedores, ellos nos cobran antes de que nos paguen los clientes.

proveedores Plazo de pago a proveedores

CASIMIRES NABILA 120 DIAS

TEJIDOS SAN JACINTO 90 DIAS

TEXTIL SICAN 30-60 DIAS

PLAZO DE PAGO

0 10 60 90 120

Materia prima TEXTIL SICAN SAN JACINTO NABILA

Lo ideal es que los clientes paguen de 30 hasta 45 días como máximo, así se podrá cumplir con

los proveedores en el tiempo adecuado.

0 30 40 50 110

Se genera la O/C y la producción de las prendas

10 dias de tolerancia

por demora

5 a 10 días de

conformidadPlazo de Pago

71

ANEXO 8

PLANTEAMIENTO DE MOF DEL ASISTENTE DE COBRANZA

SERVICIOS CORPORATIVOS

Manual de Organización y Funciones

Dirección de Recursos Humanos

72

Unidad de Servicios Corporativos Pág.

2


Inversiones Afem S.A.C.

Código

MOF-DRH

UNIDAD:

SERVICIOS CORPORATIVOS E&E CONSULTORES

DOCUMENTO:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

DIRECCIÓN: GERENCIA GENERAL FECHA: 29/01/2018

En señal de haber revisado, estar conforme y aprobar el presente, Manual de

Organización y Funciones de la Dirección de Gerencia General de la unidad de

Servicios Corporativos firman

_______________

Gerente General Inversiones AFEM

Magali Zevallos

Elaborado: E & E Consultores, unidad de Servicios Corporativos Fecha:29 /01/2018

Revisado: Gerencia General Inversiones AFEM Revisión: 1 año

Aprobado: Gerencia General Inversiones AFEM

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I.- ORGANIGRAMA




Finanzas

Tesorería

Facturación

Cobranzas

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II.- ANALISIS DE PUESTO

II.1. ANÁLISIS DEL PUESTO: ASISTENTE DE COBRANZAS

PERFIL DE PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN GENERAL

Denominación : asistente de cobranzas

Área : Finanzas

Fecha : 29/01/2018

II. DIMENSIONES DEL PUESTO

1. Nivel de Reporte

· Reporta a : Gerencia Financiera

· Puestos que le reportan : Ninguno

2. Responsabilidad

· Decisiones Autónomas : Ninguno

· Decisiones Consultadas : Si

· Nivel de Decisiones : Consultadas con Área Legal

3. Nivel de Relación

· Interna : Toda la organización

· Externa : Bancos, Sunat, proveedores varios, Clientes.

III. MISIÓN DEL PUESTO:

Participar en el plan de recaudación de la deuda y saldo 2017 y facturación 2018 ,mediante la gestión de cobranza personalizada a los clientes de Inversiones AFEM.

IV. FUNCIONES:

Administración y gestión de la cartera en cobranza

Realizar la gestión de cobranzas a través de llamadas telefónicas , correos y visitas personales

Realizar la cobranza preventiva a los clientes potencialmente morosos

Emitir reporte diarios de avance de cobranza y saldos

Velar por la correcta aplicación de políticas metas y objetivos relacionados con el proceso de cobro

Programar controlar y recuperar las cuentas morosas

Enfocarse en los clientes difíciles de pago, considerando el motivo de dicho atraso.

Participar activamente en reuniones convocadas por la gerencia

Otras funciones indicadas por la jefatura inmediata

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V. COMPETENCIAS DEL PUESTO

I. Competencias técnicas

I.I De Formación

Bachiller/Licenciada/en Administración de Empresas

I.2. Conocimientos complementarios

Office a nivel usuario: Excel avanzado (tablas, formulas, etc.), PPTT, Word,

Manejo de Internet y correo electrónico, base de datos y sistemas tipo usuario relacionados

I.3 Experiencia

Un año en posiciones similares

VI. OTRAS CARACTERISTICAS

Edad: 26-35 años

Personalidad: reservada

2. Competencias Organizacionales

2.1 Competencias Cardinales (Generales): Trabajo en Equipo, Orientación al cliente, Orientación a resultados

2.2 Competencias Funcionales (Especificas/por Área): Comunicación, Orden y Organización, Flexibilidad, Integridad, Compromiso




Propuesta de mejora del proceso de control en el área de...

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